Proposal Pengelolaan Dokumen

KATA PENGANTAR

Puji sukur penulis panjatkan kehadirat tuhan yang maha esa karena berkat rahmat,iman,kesehatan dan kekuatan yang telah di limpahkan nya sehingga penulis dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik.Tujuan utama disusunnya proposal ini adalah untuk melengkapi UAS/UAN tahun ajaran 2008/2009 dan agar siswa mampu untuk meningkatkan pengetahuan dan memberi bekal untuk belajar lebih lanjut. Tidak lupa pula penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan proposal tugas akhir atau project work,. khusus nya kepada:  Kepala sekolah SMK Bangun Nusantara.  Semua majelis guru khususnya jurusan sekretaris.  Guru pembimbing.  Dodi puskesmas kuamang kuning I spa dan,  Semua teman-teman kelas III sk. Akhirnya penulis menyadari dalam penulisan proposal ini masih belum sempurna, oleh karna itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang sifatnya memperbaiki atau menyempurnakan proposal ini. Kuamang kuning,

Penulis

april 2009

PROPOSAL PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK “MENGELOLA DOKUMEN”

Disusun Oleh : Nama

: Aan Sukoco

Nis

: 0393

Kelas

: III SK

Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BANGUN NUSANTARA KECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN BUNGO TAHUN AJARAN 2008/2009

DAFTAR ISI

Halaman judul ……………………………………………………………………..i Lembar pengesahan ………………………………………………………………..ii Kata pengantar …………………………………………….………………………..iii Daftar isi……………………………………………………...………………………iv

I.

Latar belakang……………………………………………….....……………1

II.

Keuntungan prosedur jasa penangan Surat keluar………...…..………….2

III.

Bahan………………….…………………………………………………..…..2

IV.

Peralatan …………………………….…………………………………..……3

V.

Sistematika …………………………….……………………………..………3

VI.

Rencana anggaran biaya………………………………………….…………4 a. Daftar harga bahan …………………………….………………..……... 4 b. Daftar harga peralatan…………………………..………………..……..4

VII.

Sasaran pengguna……………………………….….……………..…….…..5

VIII.

Jadwal pelaksanaan…………………………….….……………….….…...5

IX.

Penutup……………………………………………….……………….……..6 A. Kesimpulan……………………………………..………………….….…6 B. Saran………………………………………..……………………….…...6 Lampiran 1. lembar kemajuan pelaksanaan 2. Daftar rencana bukti belajar

1. Latar belakang Kegiatan administrai dilaksanakan lembaga pemerintah atau swasta,yang mana setiap kantor menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal kantor atau eksternal.Di setiap perkantoran membutuhkan sekretaris yang man tugas nya atau kegiatan nya menangani berkas baik menangani surat keluar yang di mulai dari surat masuk sampai surat keluar sebagai bahan pertimbangan surat tersebut menjadi arsip. Pada perkantoran yang sering menjadi permasalahan bagi penanganan surat adalah surat keluar,selain banyak hal-hal dalam penanganan surat keluar yang membuat seorang sekretaris selalu di marahi oleh atasan,seperti pada kejadian penanganan surat yang penting dan mempunyai batas waktu yang mendesak,dimana surat di catat oleh sekretaris lalu di sampaikan ke atasan sampai surat di kirim,dan sekretaris akan kena tegur karena tidak mengingatkan atasan tentang surat tersebut. Untuk itu di ajukan proposal ini yang akan dapat memperbaiki penanganan surat keluar secara efesien dan efektif.

II keuntungan prosedur penanganan surat keluar. Kejadian di atas tentang masalah penanganan surat keluar yang terjadi dapat di perbaiki dengan prosedur yang akan di ajukan,serta mempunyai keuntungan . a. Semua surat akan tercatat secara detail,dan dapat di telusuri apabila hilang. b. Surat yang di tangani dan di berikan ke atasan agar dapat di tindak lanjuti oleh atasan karena akan di buat berdasarkan klasifikasi kepentingan nya. c. Surat yang telah di berikan di sposisi oleh atasan agar cepat di tangani d. Semua surat tidak akan mengalami keterlambatan dalam penanganan nya. III Bahan yang di gunakan dalam menangani surat keluar No

Nama bahan

spesifikasi

Satuan

jumlah

1

Buku tulis bergaris

folio

buah

1

2

Lem kertas

kecil

botol

1

3

Kertas HVS

A4

lembar

15

4

Isi stapler

Ukuran 10

pak

1

5

Stap map

3 warna

buah

10

6

Kertas catatan

Post IT

pak

1

IV Peralatan yang diperlukan dalam menangani surat keluar No 1

Nama peralatan Baki surat

spesifikasi 3 susun

satuan set

jumlah 2

2

Pembuka surat

Gunting/cutter buah

1

3

pensil

2B

buah

1

4

penggaris

30 cm

buah

1

5

stabilo

1 Warna

buah

1

6

stapler

Ukuran 10

buah

1

7

stempel tangan

Manual

buah

1

8

pena

2 Warna

buah

2

9

bak stempel

Tinta biru

buah

1

10

spidol

permanent

buah

1

V Sistematika pekerjaan Dalam pengujian proposal ini yang akan di lakukan adalah sistem di sentralisasi di mana surat keluar yang akan di kelola masing-masing bagian dalam melaksanakan sistem ini. Adapun sketsa gambar dalam proses surat keluar adalah sebagai berikut :

Instruksi pimpinan

Pembuatan konsep

Persetujuan konsep

pengatikan

Penanda tangan

pencatatan

pengiriman

penyimpanan

Keterangan gambar : a. Pembuka konsep Pembuka konsep sebaiknya di buat secara lengkap di sesuai kan dengan bentuk yang di kehendaki di suatu organisasi kantor,sehingga memprmudah pengetikan dalam mengetik surat.

b. Persetujuan konsep

Apabila konsep surat sudah selesai di buat maka konsep surat harus di minta persetujuan kepada pimpinan,apabila konsep surat terdapat kesalahan,maka konsep surat akan di betulkan oleh pimpinan. c. Pengetikan Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode Nomor surat,diserah kan kepada petugas pengetikan konsep surat itu menjadi bentuk surat setelah melalui koreksi kesalahan. d. Penanda tangan Kemudian surat tersebut di sampaikan pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk menanda tangani nya. e. Pencatatan Kemudian surat tersebut di catat dalam buku agenda atau verbal khusus untuk mencatat surat surat keluar dan surat tiap di kirim. f. Pengiriman. Surat di kirim pada organisasi kantor yang di tujudapat mempergunakan buku ekspedisi. g. Penyimpanan. Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah di tanggapi di simpan oleh sekretaris dalam lemari arsip.

VI

Rencana anggaran biaya

A. Daftar harga bahan No Nama bahan 1 Buku tulis bergaris

spesifikasi folio

satuan buah

jumlah 1

harga 10.000

total 10.000

2

Lem kertas

kecil

botol

1

2.500

2.500

3

Kertas HVS

A4

lembar

15

100

1.500

4

Isi staples

Ukuran 10

pak

1

2.000

2.000

5

Stop map

3 Warna

buah

10

500

5.000

6

Kertas catatan

Post IT

pak

1

4.000

4.000

Jumlah

25000

B. Daftar harga peralatan No

Nama peralatan

spesifikasi

satuan

jumlah

harga

total

set

2

20.000

40.000

1

Buku surat

3 susun

2

Pembuka surat

Gunting/cutter

buah

1

4.000

4.000

3

Pensil

2B

buah

1

2.000

2.000

4

Penggaris

30 cm

buah

1

2.000

2.000

5

Stabillo

1 Warna

buah

1

5.000

5.000

6

Staples

Ukuran 10

buah

1

10.000

10.000

7

Stempel tunggal

Manual

buah

1

15.000

15.000

8

Pena

2 Warna

buah

1

2.000

2.000

9

Bak stempel

Tinta biru

buah

1

10.000

10.000

10

Spidol

permanent

buah

1

8.000

8.000

Jumlah

98.000

Total biaya di butuhkan : A. Biaya bahan

: Rp. 25.000

B. Biaya peralatan

: Rp. 98.000

C. Biaya jasa

: Rp.150.000

Total biaya; Rp. 273.000

VII

Sasaran pengguna

Di dalam proyek penanganan surat keluar di puskesmas kuamang kuning I spa dapat di lakukan oleh organisasi itu sendiri, terutama para sekretaris yang menangani surat kaluar dan sasaran akan di lanjutkan ke lembaga

:

1. Instansi pemerintah Surat keluar digunakan sebagai alat komunikasi langsung maupun tidak langsung 2. Instansi swasta. Sebagai barang bukti untuk kemajuan usaha yang sedang di laksanakan sebagai bahan bukti 3. Masyarakat umum Masyarakat sangat membutuhkan sebagai contoh atau bukti Kepada orang lain apabila orang itu tidak percaya.

VII

Jadwal pelaksanaan Kegiatan

1 2 3 4 5 6

IX

Desember Januari Februari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Proposal Konsultasi Proses Laporan Verifikasi Uji Nas

PENUTUP Penulis berharap semoga proposal ini bermanfaat dan diharap kan menjadi

pedoman dalam memasuki dunia kerja agar dalam praktek nya nanti dapat mudah

mengelola dokumen,sehingga pengelolaan dokumen dalam suatu instasi /perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.serta instasi /perusahaan yang terkait dalam proposal ini dapat memberikan kerja sama yang baik,bagi pembaca hendak nya mengetahui isi atau maksuddaru proposal ini.

A. Kesimpulan 1. pemahaman proses surat keluar dapat lebih di kuasai dengan praktek langsung 2. keterampilan mengelola dokumen sangat di butuh kan oleh seorang sekretaris 3. cara mengelola surat keluar harus dilakukan dengan baik 4. tugas pokok seorang sekretaris adalah mengelola dokumen 5. dengan adanya uji kompetensi maka kemampuan siswa-siswi dapat di ketahui

B. Saran 1. sebelum siswa melakukan praktek sebaik nya di adakan pembekalan terlebih dahulu 2. semoga kami dapat memanfaatkan apa yang telah kami pelajari baik teori atau praktek 3. dengan ada nya proposal ini dapat membantu dan bisa bermanfaat bagi semua pihak serta lebih baik lagi untuk tahun baru.

LEMBAR PENGESAHAN PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK SATUAN PENDIDIKAN

: SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

PROGRAM KEAHLIAN

: SEKRETARIS

KODE

: F-26

ALOKASI WAKTU

: 80 s/d 100 JAM

Nomor peserta : Nama peserta

: Aan sukoco

Judul proyek

: pengelolaan dokumen

PRODUK JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR

DI

RUANG LINGKUP PUSKESMAS KUAMANG KUNING I SPA Kuamang kuning,

Di setujui

November 2008

Peserta WI

Du/di/pemberi order

Mengetahui

Guru pembimbing

Kepala sekolah PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK Satuan Pendidikan

: Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian

: Sekretaris

Kode

: F - 26

Alokasi Waktu: 80 s/d 100 Jam Nomor Peserta: Nama Peserta

: Aan sukoco

Judul Projek Work

: Pengelolaan Dokumen JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR DIRUANG LINGKUP PUSKESMAS KUAMANG KUNING I SPA Kuamang Kuning,……………2009

Menyetujui DU/DI/Pemberi Order

Firdaus. SKM Nip.

Peserta Uji

Aan Sukoco Nis.

Mengetahui : Kepala Sekolah

Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Nip.

Rice Febriyanti. Spd Nip.