Propoal Projek Work 4

KATA PENGANTAR Puji sykur kehadiran Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan proposal ini dengan judul “Pengarsipan Dokumen”. Tujuan utama disusunya proposal ini adalah untuk melengkapi syarat ujian UAS/UAN taun ajran 2008/2009 dan untuk melatih siswa agar mampu untuk meningkatkan penetahuan, menggambarkan kemampuan dan memberi bakat untuk belajar lebih lanjtu dalam memahami pengelolaan dokumen khsunya pengarsipan. Dalam mnyelesaikan pembuatan proposal ini penulis dibantu oleh guru pembimbing dan pihak-pihak tertentu yang membantu dalam penyelesaian proposal/project work, untuk itu penulis tidak lupa mengucapkan rasa terima kasih kepada : 1. Dudi/Puskesmas K. Kuning I SPA 2. Kepala sekolah SMK bangun Nusantara 3. Guru pembimbing 4. Senua majlis guru khususnya jurusan sekretaris 5. Dan semua teman-teman kelas III SK Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian proposal ini masih banyak kesalahan dan kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan masukan dan saran yang membangun demi keempurnaan.

K. Kuning,…………………2009

Penulis

iii

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………… ………..…i LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………………..ii KATA PENGANTAR ……………………………………………………………….iii DAFTAR ISI………………………………………………………………………….iv I.

Latar Belakang………………………………………………..……………….1

II.

Keuntungan Pengarsipan mengunakan System wilayah………………………………………………..………1

III.

Bahan…………………………………………………………………………..1

IV.

Peralatan……………………………………………………………………….2

V.

Sistematika pekerjaan………………………………………………………….3

VI.

Rencana anggaran biaya………………………………………………….........4 a. Daftar Harga bahan……………………………………………………4 b. Daftar harga peralatan…………………………………………………4

VII.

Sasaran pengguna……………………………………………………………...5

VIII.

Jadwal pelaksanaan………………………………………………………........5

IX.

PENUTUP……………………………………………………………………...6 a

Kesimpulan…………………………………………………………..…….6

b. Saran………………………………………………………………..……..6 Lampiran 1. Lembar kemajuan pelaksanaan 2. Daftar rancana bukti belajar

iv

I.

Latar Belakang

Seperti kita ketahui bahwa kegiatan pengarsipan akan selalu ada pada penesahan besar maupun kecil, baik lembaga pemerintah atau swasta, oleh karena itu dibutuhkan sekretaris yang terampilan dalam mengelola dokumen agar dokumen tersimpan dengan baik. Sekretaris adalah orang yang diangkat oleh pimpinan untuk menerjakan tugas yang sipatnya khusus dari pimpinan/intansi agar dokumen dapat ditemukan pada saat diperlukan maka tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan dengan baik dan sesuai dengan system pengarsipan yang berlaku dalam organisasi tersebut. Pada kantor/organisasi yang memilolki kantor cabgangdala pengelolaan dokumennya dapat menggunakan system wilayah karena system wilayahnya dapat mengehemat tenaga dan wilayah. Pegngarsipan berdaarkan system wilayah adalah suatu system penyimpanan dan penemuan kemabali arsip berdasarkan nama wilayah asal/tujuan. Dengan maksud apabila dibutuhkan kembali petugas aesip tidak kesulitan untuk menemukan karena dikeumen telah disusn berdasarkan sub-sub wilayah kerja organisasi tersebut. Untuk itu penulis menganjurkan proposal ini agar dapat membri masukan dalam system pengarsipan yagn ada dipeuskesmas kuamang kuning I SPA. II. Keuntungan Menggunakan Sistem Wilayah. Dalam penanganan pengarsipan pada organisasi yang memilki kantor cabang sebaiknya mengunakan sistem wilayah Karena dapat mempurmudah pekerjaan sekretaris, adapun keuntungannya adalah : 1. Dapat menghemat waktu dan biaya 2. Dalam menemukan kembali arsip lebih mudah karena berdasar wilayah. 3. Cocok untuk organisasi yang memiliki kantor cabang 4. Sederhana. III.Bahan yang diperlukan dalam pengarsipan dengan system wilayah adalah sebagai berikut : No 1

Nama Bahan Kertas bergaris

2

Lem kertas

3

Stop map

4

Kertas HVS

5

Kertas catatan

6

Isi staples

Spesifikasi Folio

Satuan Buah

Jumlah 5

Kecil

Botol

1

3 Warna

Buah

10

A4

Pak

1

Pos IT

Pak

1

Ukuran 10

Pak

1

1

IV. No 1

Peralatan Nama Peralatan Gunting

Spesifikasi Standar

Satuan Buah

Jumlah 1

2

Pelubang kertas

Kanggaro

Buah

1

3

Penganggaris

30 cm

Buah

1

4

Pelpen

Pilot

Buah

1

5

Pensil

2B

Buah

1

6

Spidol

Permanen

Buah

1

7

Tipe x

Standart

Buah

1

8

Stapler

Ukuran 10

Buah

1

9

Bak stempel

Tinta biru

Buah

1

V. Gambar Kerja /sketsa gambar Adapun seketsa gambar proses pengarsipan berdasarkan system wilayah dipuskesmas k. Kuning I SPA adalah sebagai berikut : Pengumpulan warkat

Penelitian tanda pelepas

Penetapan indeks

Pemberian kode

Penyortiran

PenyimpananPenyimp anan/penataan warkat

Perawatan

2 Proses Produksi/sistematika Kerja Sistematika krja pengarsipan berdasarkan system wilayah adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan warkat/dokumen Mengumpulkan semua dokumen-dokumen/warkat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan untuk disimpan. 2. Penelitian tanda pelepas Dalam penelitian disini bertujuan untuk mengetahui penting atau tidaknya dokumen

itu

disimpan,

biasanya

warkat/dokumen

disimpan

setelah

mendapat tanda pelepas dari pimpinan tanda pelepasan itu berupa kata-kata seperti : simpan, arsipkan, atau farap 3. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepasan oleh pimpinan harus indeks berdasarkan prauran yang berlaku dalam organisasi tersebtu 4. Prmberian kode workat/dokumen Workat/dokumen diperlukan sebagai dasar penemparan didalam laci didalam polder mana suwaktu workat akan disimpan atau kode berdasarkan wilayah kerja suatu organisasi tersebut 5. Penyortiran Memisahkan workat/dokumen yang akan disimpan menurt wilayh kerja, menurut sipatnya rahasia atau tidak rahasia, dokumen tersebut memerlukan penanganan khusus. Berdasarkan kode yang telah ditetapkan 6. Penyimpanan dan penataan workat/dokumen Menaruh atau menyimpan workat/dokumen kedalam polder masing-masing berdasarkan kode wilayh kerja yang telah ditetapkan dan menyusunnya menurut ketentuan yang berlaku, dokumen yang telah disimpan sesekali ditata kembali supay arsip tetap utuh/tidak rusak. Setiap minggu/sebulan sekali detiliti kembali 7. Perawatan Workat/dokumen yang telah disimpan perlu perawan, supaya dokumen tersebut biasa digunakan kembali atau impormasi yang terkandung didalamnya masih utuh. Cara perawatan : 1. Dokumen dibuca kembali supaya tidak rusak 2. Dokumen yang berbentuk kaset, dvd setiap sebulan sekali diputar kembali.

3

VI. RENCANA ANGGARAN BIAYA a. Daftar harga bahan

No

Nama Bahan

Spesifika

Satuan

Jumlah

harga

Total

1

Buku bergari

si Folio

Buah

5

12.000

12.000

2

Lem kertas

Kecil

Botol

1

1.000

1.000

3

Stop map

3 Warna

Buah

10

1.000

10.000

4

Kertas HVS

A4

Pak

5

5

Kertas catatan

Post

Pak

1

3.000

.000

6

Isi stapler

Ukuran

Pak

1

1.500

2.000

30.0003

1.500 Jumlah

57.500

B. Daftar harga peralatan No

Nama Peralatan

Spesifikasi

Satuan

Juml

harga

harga

1

Gunting

Standar

Buah

ah 1

4.000

4.000

2

Pelubang kertas

Kanggaro

Buah

1

15.000

15.000

3

Penggaris

30 cm

Buah

1

1.000

1.000

4

Pulpen

Pilot

Buah

1

2.000

2.000

5

Pensil

2B

Buah

1

2.000

2.000

6

Spidol

Permanen

Buah

1

5.000

5.000

Buah

1

3.000

3.000

Tipe x Stopler

Ukuran 10

Buah

1

10.000

10.000

Bak stempel

Tinta biru

Buah

1

10.0000

10.000

Jumlah

52.000

Total biaya dibutuhkan : a. Biaya bahan

Rp. 57.500

b. Biaya alat

Rp. 52.000

c. Biaya jasa

Rp. 200.000

Jumlah

Rp. 309.000,4

VII. Sasaran pengguna Dalam penangan arsip dikantor yang memiliki kantor cabang sebaiknya digunakan system wilayah sehingga akan mempermudah dala menyimpan dan menemukan arsip dan sasarn pengguna akan ditujukan kepada pembaca : 1. Intansi pemerintah Sebagai laporan untuk mempertanggung jawabkan suatu proyek/pekerjaan kepada pemerintah pusat atau intansi terakit. 2. Intansi itu sendiri Sebagai acuan untuk meningkatkan kembali kinerja organisasi tersebut 3. Masyarakat Sebagai barang bukti kepada pihak lain apabila ada suatu kesalahan atau ketidak percayaan seorang VIII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan 1 2 3 4 5 6

Desember Januari Februari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Proposal Konsultasi Proses Laporan Verifikasi Uji Nas

5

IX. Penutup Dengan sesuainya penyusunan proposal ini penulis berharap semoga proposal ini dapat bermampaat, dan juga bias digunakan sebagai bahan acuan untuk

meningkatkan kualitas belajar dan bekerja baik dimasa sekarang atau dimasa yang akan dating. A. Kesimpulan Dalam mengelola dokumen yang baik diperlukan orang yang mempunyai keahlia khusus, karena dokumen merupakan salah satu kunci keberhasilan suatu persahaan oleh sebab itu setiap organisasi harus memiliki sekretaris yang terampil dalam menganganii pengarsipan karena apabila suatu ketika organisasi membutuhkan dokumen maka sekretaris dapat langsung menetukan kemabli arsip yang dibutuhkan. Dengan adanya sekolah menengah kejuruan (SMK), setiap siswa mendapat pembelajaran tentang teori kegiatan dalam suatu kantor , selain itu siswa juga dituntut untuk uji praktek kelapangan sehingga apabila para siswa sudah keluar/lulus, setiap siswa sudah m,endapat keteerampilan dasar untuk terjun kedunia kerja.

B. Saran 1. Sebelum siswa melaksanakan praktek, sebaiknya siswa diberikan pembekalan yang akan maksimal 2. Dalam uji kompetensi harus diperpanjang waktunya 3. Setiap guru pembimbing harus monitor para siswanya sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 4. Dalam mrnyusun proposal guru pembimbing harus menuntun para siswa dengan baik

6

LEMBAR PENGESAHAN PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK Satuan Pendidikan

: Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian

: Sekretaris

Paket keahlian

;Sekretaris junior

Kode

:

Alokasi Waktu: Nomor Peserta: Nama Peserta

: Kristian Hamsyah

Judul Projek Work

:

PRODUK Produk PENGARSIPAN DENGAN SYSTEM WILAYAH Jasa Pengarsipan Dokumen PADA PUSKESMAS KUAMANG KUNING 1 SPA Kuamang

Kuning……………….2009

Menyetujui DU/DI/Pemberi Order

Peserta Uji

Firdaus,SKM

Kristian Hamsyah

Nip: Mengetahui : Kepala Sekolah

Guru Pembimbing

Drs.Sunaryo

Rice Febrianti.Spd

Nip:

Nip: ii

Proposal

Proyek Tugas Akhir/Project Work Pengelolaan Dokumen

Disusun Oleh : Nama

: Kristian Hamsyah

Nis

:

Kelas

:III SK

Jurusan

: Sekretaris

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BANGUN NUSANTARA Kecamatan Pelepat Ilir Kabupaten Bungo Kuamang Kuning 2008-2009 i