Proposal Projek Work 2

PROPOSAL PROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT WORK) PENGELOLAAN DOKUMEN

Disusun Oleh : Nama

: Fitri Afriana

NIS

: 0423

Jurusan

: Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BANGUN NUSANTARA KECAMATAN PELEPAT ILIR KAB. BUNGO TAHUN AJARAN 2008/2009

PROPOSAL PROJECT WORK Satuan Pendidikan

: Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian

: Sekretaris / Administrari Perkantoran

Kode

:

Alokasi Waktu: Nomor Peserta: Nama Peserta

: Fitri Afriana

Judul Projek Work

: Pengarsipan Dokumen pada PT. Federal International Finance Kuamang Kuning PRODUK Produk JASA PENGARSIPAN DOKUMEN Jasa Pengarsipan Dokumen Kuamang

Kuning……………….2009

Menyetujui DU/DI/Pemberi Order

Peserta Uji

Erwin Virdiansyah

Fitri Afriana

Mengetahui : Kepala Sekolah

Drs.Sunaryo Nip:

Guru Pembimbing

Binti Markamah.Amd Nip:

KATA PENGATAR Dengan mengucapkan alhamdulillah penulis sangat bersyukur atas segala rahmat dan hidayah yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha esa dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang membantu penyusunan proposal ini. Proposal ini dibuat sesuai dengan praktek kerja yang telah dilaksanakan selam 4 bulan untuk menunjang proses belajar mengajar yang merupakan program pelaksanaan PSG (Pendidikan Sistem Ganda) yang juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas lulusan SMK yang propesional. Proposal ini juga merupakan persyaratan untuk mengikuti ujian akhir nasional. Penyusun proposal ini bertujuan agar sisiwa menengah kejuruan mampu mengembangkan pengetahuan dalam dunia industri, tidak hanya teori namun dapat menerapkannya dengan praktek kerja yang nyata seiring dengan kemajuan teknologi bangsa ini yang selalu mencari generasi yang cerdas dan memiliki keterampilan ataupun bakat nyata, maka penulis menyusun proposal ini dengan judul pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance. Dengan melaksanakan praktek kerja ini siswa mampu berpikir untuk selalu berusaha dalam memenuhi kebutuhan hidup dan ikut melestarikan lingkungan alam sebagai ungkapan rasa syukur atas segala anugrah Tuhan Yang Maha Esa. Tak ada gading yang tak retak, tak ada manusia yang sempurna, maka penulis sangat yakin dalam penyusunan proposal ini masih memiliki banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharap saran dan kritik dari berbagai pihak untuk memperbaiki proposal ini. Kuamang Kuning,………….2009

Penulis

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….…i LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………….ii KATA PENGANTAR……………………………………………………….............iii DAFTAR ISI…………………………………………………………………............iv I.

Latar Belakang ………………………………………………………1

II.

Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen…………….1

III.

Bahan………………………………………………………………….2

IV.

Peralatan………………………………………………………...........2

V.

Sistematika Kerja……………………………………………….......... a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip ………………………...........3 a. 2 Keterangan………………………………………………...........4 b. 1 Seketsa kerja penemuan kembali arsip……………………….6 b. 2 Keterangan………………………………………………...........7

VI.

Rencana Anggaran Biaya ……………………………………………. a. Daftar Harga Bahan ……………………………………………..9 b. Daftar Harga Peralatan …………………………………………9

VII.

Sasaran Pengguna…………………………………………………..10

VIII.

Jadwal Pelaksanaan ………………………………………………..10

IX.

Penutup……………………………………………………………...10

Lampiran……………………………………………………………………………… 1.

Lembar kemajuan Pelaksana…………………………………………

2.

Daftar rencana bukti belajar…………………………………………

1. Latar Belakang Semakin maraknya persaingan-persaingan perusahaan dalam mencari tenaga kerja yang ahli disetiap kegiatan yang ada diperusahaan, maka setiap orang harus memiliki keahlian khusus . Seperti halnya dalam pengarsipan dokumen. Dengan mengarsipkan dokumen hendaknya dilaksanakan oleh seseorang yang ahli, agar dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan secara sistematis. Namun didalam sebuah perusahaan tidak semua sekretaris dapat melakukan secara rutin, seringkali terlihat banyak dokumen yang hendak harus diarsipkan masih menumpuk dimeja kerja sekretaris. Dengan kejadian itu seorang sekretaris sering mendapat teguran dari atasan karna kurang teratur dalam mengarsipkan dokumen sehingga dapat menajadika dokumen rusak atau hilang. Kejadian diatas juga terjadi pada sistem pengarsipan dokumen di PT. Federal International finance (FIF). Sehingga membutuhkan adanya pembenahan dalam mengarsipkan dokumen diperusahaan tersebut juga perlu dilakkan penyediaan order untuk tempat penyusunan dokumen yang akan disimpan sehingga tidak terjadi kekurangan. Untuk itu penulis mengajukan proposal ini agar dapat memerbaiki pola kerja dalam sisitem pengarsipan dokumen sehingga lebih teratur dan sistematis dengan judul pengarsipan dokumen dengan sisitem wilayah. II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen Pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan sistematis mempunyai keuntungan dan keunggulan antara lain : 1. Dokumen-dokumen tidak akan cepat rusak rusak dan hilang 2. Penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah 3. Dokumen dapat disusun secara sistematis 4. Ruang kerja terlihat rapi dan bersih

III. Bahan No 1

Nama Bahan Kertas HVS

Spesifikasi A4

Satuan Lembar

Jumlah 15

2

Pena “Pilot”

Hitam

Buah

1

3

Buku Agenda

Folio

Buah

1

4

Tipe x

Buah

1

5

Penggaris

Buah

1

6

Pensil

Buah

1

7

Penghapus Pensil

Buah

1

8

Ordner

Buah

10

9

Gide Card

Lembar

10

10

Kartu Indeks

Lembar

10

11

Map

Lembar

10

12

Kartu Klaper

Lembar

10

IV. Peralatan No 1

Nama Peralatan Rak penyartir

Spesifikasi

Satuan Unit

Jumlah 1

2

Lemari arsip

Unit

1

3

Pelobang kertas

Buah

1

4

Stepler

Besar & kecil

Buah

2

5

Isi stepler

Besar & kecil

Buah

2

V. Sistematika Kerja a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip

Adapun proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : Pengumpulan

Penelitian

Pentapan Indeks

Penetapan Kode

Penyortiran

Penyimpanan

Penataan

Perawatan

a. 2 Keterangan 1. Pengumpulan

Pemusnahan

Merupakan kegiatan bagian kearsipan untuk mngumpulkan dokumendokumen yang diarsipkan. 2. Penelitian Penelitian dokumen-dokumen dilakukan untuk memastikan data-data dokumen seperti alamat, nama pengirim, atau penerima terjadi kesalahan. Dalam meneliti dokumen tidak haya data yang diteliti namun perlu diteliti jumlah lampiran untuk mengetahui sama tidaknya dengan yang terlampir pada surat / dokumen. 3. Penetapan indeks abjad Setelah penelitian dokumen maka langkah selanjutnya adalah penetapan indeks dengan sistem wilayah untuk membuat daftar klasifikasi. Contoh daftar klasipikasi wilayah adalah sebagai berikut. Daftar klasipikasi Wilayah Wilayah Bungo

Bungo

Sub Wilayah Bungo

Sub-sub Wilayah

Jambi

Jambi

Jambi

Kuamang Kuning

Bangun Harjo

Jl. Jujuhan Jl. Kubang Ujo Jl. Pamenang Jl. Rimbo Bjang Jl. Singkut

Karya Harapan Mukti

Jl. Banda aceh Jl. Bandung Jl. Jakarta Jl. Jogja

Dengan penetapan indeks yang disesuaikan dengan daftar kalsifikasi diatas maka langkah selanjutnya adalah penetapan kode abjad.

4. Penetapan kode abjad Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah

bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah sebagai berikut : BI No

Tanggal

Bungo – Jambi No. Kartu : 1 M atau K Perusahaan

isi

Ke

urut

5. Penyortiran Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa. Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan. 6. Penyimpanan Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper. 7. Penataan Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata / terlihat lebih rapi. Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara horizontal, vertikal dan lateral. 8. Perawatan hingga pemusnahan Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu

membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat menimbulkan arsip rusak. Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan. b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut : Penelitian Kode

Penetapan tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pergantian dengan Bon Pinjam

Pengambilan

b. 2. Keterangan 1. Penelitian kode

Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip. 2. Penetapan tempat Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan mudah. 3. Pencarian dokumen Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta. 4. Pengambilan Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi. 5. Pergantian dengan bon pinjam. Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip Tanggal : ......................

1. Kode arsip

: ....................................................

2. Nomor surat

: ....................................................

3. Tanggal surat

: ....................................................

4. Hal surat

: ....................................................

5. Nama peminjam

: ....................................................

a. Bagian

: ....................................................

b. Jabatan

: ....................................................

6. Lama dipinjam

; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan

Yang meminjam

Tanda tangan

Tanda tangan

Nama Terang

Nama Terang

6. Penyerahan Peminjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA a. Daftar harga bahan

No

Nama Bahan

Spesifik

Satuan

Jumlah

harga

Total

1

Kertas HVS

asi A4

Lembar

15

200

Harga 3000

2

Pena “Plat”

Hitam

Buah

1

2000

2000

3

Buku agenda

falio

Buah

1

11000

11000

4

Tipe x

Buah

1

2500

2500

5

Pengaris

Buah

1

100

1000

6

Pensil

Buah

1

1500

1500

7

Penghapus k

Buah

1

1000

1.000

8

Ordner

Buah

1

15000

150.000

9

Guide card

Lembar

10

700

7000

10

Kartu indeks

Lembar

10

700

7000

11

Kartu klaper

Lemabr

10

700

7000

12

map Jumlah

Lembar

10

500

5000 198.000

b. Daftar harga peralatan No

Nama Peralatan

Spesifikas

Satuan

i

J

harga

uml

Total Harga

1

Rak penyortir

Unit

ah 1

2

Lemari arsip

Unit

1

3

Pelubang k

Buah

1

30.000

4

Stepler

Bsr&kcl

Buah

2

1.000

2500

5

Isi stepler

Bsr/kcl

Buah

2

1.000

1000

Jumlah Total biaya yang dibutuhkan a. Biaya bahan

100.00020

3000

0.000

2000 11000

332.000

Rp. 198.000

b. Biaya alat

Rp. 332.000

c. Biaya jasa

Rp. 250.000

Total biaya

Rp. 780.000,-

VII. Sasaran Pengguna Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance dilakukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan

pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasi-organisasi baik swasta maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah. VII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan 1 2 3 4 5 6

Desember Januari Februari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Proposal Konsultasi Proses Laporan Verifikasi Uji Nas

IX. Penutup Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.