Proceso De Gestion Registros_.docx

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Reviso: Coordinador de calidad

Aprobó: Gerente general de Néctares de la Costa

OBJETIVO Definir el Control y verificación de la veracidad de la información de los registros, almacenarla, protegerla, retenerla y disponerla de una manera fácilmente identificable y recuperable.

Código: PGD-CR.01 Versión: 0 Pág. 1 de 3

Fecha de aprobación: 05/06/2014

ALCANCE Este procedimiento contempla desde la identificación del registro hasta su disposición final en el almacenamiento en archivadores y/o material magnético.

NORMATIVIDAD Norma Internacional ISO 9001-2008 Normas HACCP Decreto 3075 de 1997 (BPM)

DEFINICIONES 

Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

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Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

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Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición.

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Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

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Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

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Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

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Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados.

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Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

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SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros sistemas que la universidad incorpore.

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

Código: PGD-01 Versión: 0 Pág. 2 de 3

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REF.

INICIO

IDENTIFICACION

ALMACENAMIENTO

PROTECCION

1. Identificar los registros de la gestión integral de acuerdo a la guía de elaboración de documentos, asignándole un código y nombre del proceso a registrar; de igual manera se hacer para modificar o eliminar un registro, y disponerlo en un listado de control de los mismos.

Líder del proceso de gestión Integral de la calidad/persona encargada

2. Almacenar los registros generados de la gestión integrada de la calidad en medios físicos como: carpetas (A-Z), folder, dispuestos en archivadores o escritorios que se encuentren en un medio libre de polvo, de humedad y de agentes biológicos que deterioren la integridad de los registros. De igual forma se podrá disponer de material magnético para el almacenamiento de los registros en un lugar libre de electromagnetismo. Esta información se debe disponer en la lista maestra de control de registro

Líder del proceso de gestión Integral de la calidad/persona encargada

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3. Proteger la información de los registros disponiéndolos en estructuras físicas y magnéticas

Líder del proceso de gestión Integral de la

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Listado maestro de registro. Guía de organización de archivos

Listado maestro de registro.

que la protejan del ambiente externo y de posibles siniestros. sentar en listado maestro de control de registro.

calidad/persona encargada

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Código: PGD-01 Versión: 0 Pág. 3 de 3

1

Líder del proceso de gestión Integral de la calidad/persona encargada del sistema con la presencia del líder encargado

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Listado maestro de registro.

RECUPERACION

4. Identificar las carpetas o folders que contienen los registros dispuestos en los archivadores para su fácil identificación y recuperación, subir a la web la información de los registros para su fácil recuperación después de situaciones eventuales e inesperadas (siniestros). Sentar esta información en la lista maestra de control de registro.

RETENCION Y DISPOSICION

5. Retener y disponer los registros de acuerdo a los tiempos estipulados en la tabla e control de registros.

Líder del proceso de gestión Integral de la calidad/persona encargada

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Listado maestro de registro.

FIN

ALDEMAR ARTURO BARRERA BOALÑO Gestión de la Producción Industrial 598760 Junio 05 de 2014