Proceso Gestion Para El Empleo

C11-5050 / 12-08

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Modelo de Mejora Continua

Versión: 3.0

CARACTERIZACION DE PROCESO

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RESPONSABLE DEL PROCESO:

NOMBRE DEL PROCESO:

GESTION PARA EL EMPLEO

OBJETIVO DEL PROCESO:

Diseño de planes y programas relacionados con la información para el empleo y articulación entre las necesidades laborales y los programas de formación profesional, ALCANCE: la certificación ocupacional, la intermediación laboral, el emprendimiento y el desarrollo tecnológico que adelanta la entidad.

PROCESOS PROVEEDORES

ACTIVIDADES

• Director de Empleo y Trabajo • Coordinador Grupo Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano de la Dirección de Empleo y Trabajo y su equipo. • Coordinadores Servicio Público de Empleo a nivel regional. • Funcionario encargado del Centro de Servicio Público de Empleo Este proceso promueve la pertinencia de la formación ofrecida por el SENA y sirve de puente para conectar a los demandantes con las vacantes que genera el sector productivo. PROCESOS CLIENTES

• Proceso de Inteligencia Organizacional • Proceso de Planeación Estratégica • Proceso de Normalización de Competencias Laborales • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional • Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios

P

• Proceso de Inteligencia Organizacional Diseñar estrategias, planes, programas y proyectos relacionados con la información para el empleo y la articulación • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional entre las necesidades laborales y la misión institucional. • Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios

• Proceso de Ejecución de la Formación Profesional • Proceso de Normalización de Competencias Laborales

H

Realizar vigilancia y análisis laboral y ocupacional que contribuya a verificar la pertinencia de la formación ofrecida por el SENA y facilitar la toma de decisiones

• Proceso de Planeación Estratégica

H

Realizar Intermediación laboral

• Proceso Convenios y Alianzas • Proceso Ejecución de la Formación Profesional • Proceso Certificación de Competencias Laborales • Proceso Mejora Continua

• Proceso Ejecución de la Formación Profesional

• Proceso de Inteligencia Organizacional • Proceso de Planeación Estratégica

V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

• Proceso de Mejora Continua

PROCESO: GESTIÓN PARA EL EMPLEO PROCEDIMIENTO: VIGILANCIA Y ANÁLISIS LABORAL Y OCUPACIONAL

Objetivo del Procedimiento: Proporcionar información que contribuya al análisis de pertinencia de la formación ofrecida por el SENA y a la toma de decisiones y diseño de respuestas a los requerimientos del entorno, con base en estudios, investigaciones, análisis y seguimiento periódico al comportamiento del mercado laboral. Responsable: • Coordinador Grupo Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano de la Dirección de Empleo y Trabajo y su equipo. • Coordinadores Servicio Público de Empleo a nivel regional.

Alcance: Este procedimiento inicia con el análisis de las estadísticas obtenidas del Servicio Público de Empleo y otras fuentes de información, y culmina con la publicación del comportamiento de las estadísticas ocupacionales.

Proceso/Procedimiento Proveedor: • Proceso de Inteligencia Organizacional • Proceso de Planeación Estratégica • Proceso de Normalización de Competencias Laborales • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional • Procedimiento de Intermediación Laboral

Proceso/Procedimiento Cliente: • Proceso de Inteligencia Organizacional • Proceso de Normalización de Competencias • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional

Entradas • Información económica, social y demográfica. • Diagnósticos de necesidades de formación para el trabajo • Resultados de la encuesta a egresados • Comportamiento del contrato de aprendizaje. • Requerimientos de empresarios para la formación • Ejecución de cursos de formación ofrecidos por el SENA • Priorización de ocupaciones en agendas de competitividad. • Lineamientos del Plan Estratégico • Estudios de caracterización ocupacional • Nuevas competencias laborales por ocupación. • Tendencias de la demanda de empleo a nivel internacional. • Información del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE con la Clasificación Nacional de Ocupaciones. • Información de mesas sectoriales

Salidas • Informe de ocupaciones dinámicas del mercado laboral. • Informe de ocupaciones nuevas, emergentes o en transformación. • Informe de nuevas competencias laborales. • Publicaciones de tendencias laborales y ocupacionales

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PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y ANALISIS LABORAL Y/O OCUPACIONAL

Indicadores: • Porcentaje de programas examinados: Número de informes elaborados / Total de programas. • Porcentaje de estudios de pertinencia: Número de estudios de pertinencia / Número de convocatorias de oferta educativa. • Porcentaje de ocupaciones en transformación: Número de ocupaciones en transformación / Total de ocupaciones • Porcentaje de nuevas competencias: Número de nuevas competencias / Total de competencias. • Ocupaciones dinámicas: Número de publicaciones.

Modelo de Mejora Continua

Riesgos: • Baja utilización del Servicio Público de Empleo por parte de los empresarios. • Demora en los tiempos de actualización de la información. • Mala calidad de la información suministrada en los Centros de Servicio Público de Empleo o a través del aplicativo

REQUISITOS BASICOS MINIMOS: • • • • • •

Información estadística del mercado laboral proveniente del Servicio Público de Empleo. Información oportuna del proceso de inteligencia organizacional. Información de proyectos nuevos o en expansión a nivel de regional. Información correspondiente a la actualización de competencias laborales. Estudios del mercado laboral para determinar ocupaciones nuevas emergentes o en transformación y nuevas competencias laborales. Metodologías de análisis laboral y ocupacional.

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PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y ANALISIS LABORAL Y/O OCUPACIONAL

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Fase

Descripción

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En esta fase el Grupo del Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano realiza el análisis del mercado laboral con base en las estadísticas obtenidas del Servicio Público de empleo y de otras fuentes de información, para lo cual desarrolla las siguientes actividades: • •

• • • •

2

Actualiza el aplicativo del Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano creando archivos históricos. Produce y publica trimestralmente indicadores de las ocupaciones: dinámicas (con abundantes vacantes y buscadores de empleo), dinámicas en demanda (abundantes vacantes pero escasos buscadores de empleo), dinámicas en oferta (muchos buscadores de empleo pero pocas vacantes) o poco dinámicas (escasos buscadores de empleo y vacantes), a nivel nacional y regional. Genera reportes y consolidados a partir de la información existente en las bases de datos o fuentes de información externas a la del Servicio Público de Empleo, aplicando metodologías de análisis de información laboral. Realiza monitoreo sobre proyectos de inversión nuevos o en expansión, a nivel nacional. Publica en la página Web del Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano la información sobre las ocupaciones, por series trimestrales, semestrales y anuales. Realiza monitoreo sobre tendencias de las ocupaciones a nivel nacional e internacional en medios, otros observatorios, sector productivo y sector formativo.

De acuerdo con las normas y directrices para la actualización de la Clasificación Nacional de Ocupaciones, el responsable debe ejecutar las siguientes actividades: • • •

• • •

Realizar el análisis referencial de la Clasificación Nacional de Ocupaciones (C.N.O.) y de la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones (CIUO) vigentes. Investigar sobre nuevas metodologías de clasificación ocupacional, así como de las vigentes desarrolladas en otros países, que sirven de modelo para la Clasificación Nacional de Ocupaciones de Colombia. Recopilar información resultante de: la gestión de los Centros de Servicio Público de Empleo, la consulta de redes informáticas, páginas de empleo, avisos clasificados, mesas sectoriales y otras fuentes de consulta, acerca de las nuevas ocupaciones, emergentes o en transformación, en el mercado laboral y denominaciones ocupacionales. Analizar y consolidar la información recopilada, de acuerdo con los parámetros de la clasificación y la estructura del mercado laboral colombiano. Clasificar y codificar la información consolidada, de acuerdo con los criterios: Área de Desempeño y Nivel de Cualificación. Actualizar los contenidos de las ocupaciones existentes. Para ello compara la informacion registrada en el Clasificación Nacional de Ocupaciones Vigentes frente a la informacion obtenida, e identifica y registra, las competencias faltantes de cada ocupación. Versión

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PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y ANALISIS LABORAL Y/O OCUPACIONAL

•

Si se va a incorporar una nueva ocupacion en la Clasificación, se debe: - Elaborar la descripción introductoria de la nueva ocupación. - Enunciar los posibles denominaciones ocupacionales. - Describir las principales funciones. - Establecer las ocupaciones con funciones relacionadas. - Una vez descrita la ocupacion se determinan las competencias básicas, genéricas y específicas de cada ocupacion. -

•

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Modelo de Mejora Continua

Establecidas las competencias de cada ocupacion, se debe actualizar y registrar la denominacion de acuerdo con los criterios establecidos en el documento “Documentos Laborales y Ocupacionales” parte 1 Marco Conceptual.

Actualizar la tabla correlativa, en la que se establece la interrelacion de las clasificiaciones realizadas por el SENA y el DANE.

En la fase de edición y divulgación de la Clasificación Nacional de Ocupaciones, el responsable del procedimiento, ejecuta las siguientes acciones: •

Organizar y compilar el documento final.

•

Realizar talleres para la validación de la Clasificación Nacional de Ocupaciones con grupos de expertos.

•

Validar el documento, mediante consulta publica en la pagina web del Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano.

•

Realizar ajustes al documento, con base en recomendaciones obtenidas en la validación.

•

Publicar en la pagina web del observatorio laboral y ocupacional la clasificacion nacional de ocupaciones actualizada.

Con base en el análisis del mercado laboral, el responsable del análisis de pertinencia de la formación debe realizar las siguientes actividades: •

Correlacionar los programas de formación ofrecidos por el SENA con las ocupaciones dinámicas en demanda y dinámicas, con agendas de competitividad, contratos de aprendizaje, empleabilidad de egresados, tendencias internacionales, flujos migratorios, demanda social y con todo el entorno del mercado laboral.

•

Generar reportes y consolidados a partir de la información existente en las bases de datos o fuentes de información externas al Servicio Público de Empleo, aplicando metodologías de análisis de información laboral para la pertinencia de la formación.

•

Publicar en la página Web del Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano la información sobre los resultados de los ejercicios realizados.

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PROCESO: GESTIÓN PARA EL EMPLEO PROCEDIMIENTO: INTERMEDIACION LABORAL

Objetivo del Procedimiento: Prestar el servicio de intermediación laboral para conectar de manera eficiente a los oferentes y demandantes de trabajo. La intermediación busca disminuir las asimetrías de información y otras fallas del mercado laboral colombiano que dificultan el contacto entre los buscadores de empleo y las empresas, intermediando a través del Servicio Público de Empleo, SPE. La intermediación del SPE permite disminuir los costos, monetarios y de tiempo, de quienes buscan empleo, y simultáneamente les permite a los empresarios encontrar rápidamente personal con perfiles adecuados según las necesidades productivas. Responsable: • Funcionario encargado del Servicio Público de Empleo en el Centro, en la regional y en la Dirección General.

Alcance: Este procedimiento inicia con el suministro de información tanto al oferente como al demandante de trabajo, sobre cómo realizar su inscripción en la base de datos, y finaliza con el envío del listado de los oferentes a los demandantes y de los no vinculados a orientación o formación ocupacional.

Proceso/Procedimiento proveedor: • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional • Procedimiento de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales

Proceso/Procedimiento Cliente: • Proceso de Inteligencia Organizacional • Proceso de Convenios y Alianzas • Proceso de Ejecución de la Formación Profesional • Procedimiento de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales

Entradas • Plan Operativo Centros • Plan Operativo de Empleo • Clasificación Nacional de Ocupaciones • Hojas de vida de los oferentes • Vacantes de los demandantes

Salidas • Informes de Seguimiento (inscritos, vacantes, colocados y orientados) • Planes de Mejoramiento • Listado de no vinculados que buscan capacitación

Indicadores: • Porcentaje de cumplimiento en inscritos en el Servicio Público de Empleo en la Regional • Porcentaje de cumplimiento en vacantes registradas en el Servicio Público de Empleo • Porcentaje de cumplimiento en personas colocadas a través del Servicio Público de Empleo • Porcentaje de cumplimiento en personas desempleadas que reciben orientación • Porcentaje de cumplimiento en profesionales inscritos en el SPE

Riesgos: • Que las herramientas del aplicativo puedan ser utilizadas por bolsas de empleo para obtener información de la base de datos • Que las empresas no informen o registren las colocaciones • Que los postulados no cumplan los requerimientos de la vacante

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•

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No. de empresas nuevas que reportan vacantes en el SPE .

REQUISITOS BASICOS MINIMOS: • • •

Que se reciban y publiquen las vacantes que no publica directamente la empresa (convocatorias especiales y flujos migratorios). Que la empresa demandante de trabajo esté legalmente constituida. Que los datos básicos del oferente y del demandante se encuentren registrados en el aplicativo el sistema Público de Empleo.

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Fase

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Descripción El procedimiento de intermediación de empleo comprende las fases de Inscripción de buscadores de empleo y captación de vacantes, Seguimiento a la oferta y demanda, orientación ocupacional y formación ocupacional. Dentro de la primera fase, las actividades que se realizan para la inscripción de buscadores de empleo son:

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La persona responsable del procedimiento, imparte inducción a los buscadores de empleo, sobre el manejo adecuado del aplicativo Web del Servicio Público de Empleo, los servicios que presta y la manera de acceder a ellos. Si el buscador de empleo ya está inscrito en la base de datos, verificar si debe actualizar los datos de la hoja de vida y proceder a la actualización, debe verificar que los documentos entregados por el buscador de empleo concuerden con la información registrada en el aplicativo. Si los documentos no están completos, solicitar la documentación faltante. Si el buscador de empleo cumple con las condiciones anteriores, con apoyo de la persona encargada del sistema, el buscador procede a consultar vacantes disponibles de acuerdo con su perfil. Una vez sea ubicada la vacante en el procedimiento de auto consulta del aplicativo el buscador debe imprimir la ficha de auto envió, la cual es generada por el sistema y en la cual indica los datos de la empresa que posee la vacante. Si no existen vacantes para el perfil del buscador de empleo, luego de tres consultas en el sistema, la persona responsable del Servicio Público de Empleo, debe informar al buscador acerca de los servicios de orientación ocupacional que brinda la entidad. Para el caso de la Inscripción de la empresa o captación de vacantes, se realizan las siguientes actividades: el servidor responsable del Sistema Público de Empleo, suministra información al empresario sobre el manejo del aplicativo de empleo y el estado de la empresa en el sistema. Cuando la empresa se inscribe por primera vez, la persona responsable debe verificar la presentación de la documentación requerida (NIT Y Certificado de Cámara de Comercio). Una vez realizada la inscripción de la empresa y la solicitud de vacantes en el aplicativo del Servicio Público de Empleo, el encargado debe revisar permanentemente el estado de las vacantes. Una vez estén los inscritos en el aplicativo, tanto el buscador como el empresario y, en caso que este último requiera del SENA que le envíen buscadores de empleo previamente seleccionados, la persona responsable del Centro realiza: la valoración técnica, aplica las pruebas psicotécnicas básicas y la entrevista de preselección. Los resultados de este proceso los debe enviar al empresario junto con la relación de los aspirantes a la vacante. Solicitar a la empresa la actualización de la vacante en caso de ser cubierta. 2

En la fase de seguimiento a la oferta y demanda activa en el sistema, el funcionario encargado del Servicio Público de Empleo, después de generar un listado del estado de las vacantes, verifica a través de llamadas telefónicas, visitas o encuestas el estado de las vacantes inscritas. Actualiza el sistema de acuerdo con la información suministrada por el empresario. Si el buscador de empleo fue contratado, registra en el sistema la colocación, en caso contrario, registra el motivo de rechazo y ofrece al buscador el servicio de orientación ocupacional. Si la vacante no ha sido cubierta, analiza junto con el empresario las posibles causas y orienta al mismo en la definición de perfiles ocupacionales, la asignación salarial, entre otras. Analiza los datos del seguimiento y las estadísticas de

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colocación y elaborar un informe. 3

En la fase de Orientación Ocupacional la persona responsable del Servicio Público de Empleo ejecuta de acuerdo con la información del seguimiento a la oferta y demanda activa, y procede a elaborar y publicar en las carteleras del Centro y en la página Web del Servicio Público de Empleo, la programación de los talleres de orientación. Inscribir a los buscadores de empleo interesados en los talleres. Realiza los talleres de orientación tanto grupal como individualmente. Registra en el sistema la acción de orientación y los talleres llevados a cabo. Establece cuales de los buscadores de empleo requieren recalificar el perfil. Informa a los buscadores acerca de la necesidad de actualizar la hoja de vida o de inscribirse a los cursos de formación ocupacional para recalificar el perfil.

4

En la fase de Formación Ocupacional, con base en el informe sobre la Caracterización de Ocupaciones por niveles remitido por el Observatorio Laboral y Ocupacional y en las necesidades detectadas en el perfil ocupacional de los buscadores de empleo y el informe de poblaciones vulnerables., el servidor responsable del Servicio Público de Empleo debe concertar y programar los cursos, con el Coordinador Académico de los Centros de Formación Profesional. Publica en la página Web del Servicio Público de Empleo, la programación de cursos de formación ocupacional. Realiza la inscripción a los cursos y genera el listado de personas matriculadas. Hace seguimiento a los usuarios inscritos en los cursos de formación ocupacional. Registra los resultados de las novedades y ejecución de los cursos finalizados.

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