Proceso Comunicaciones Institucionales

C17-1023 / 12-08

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Versión: 3.0

CARACTERIZACION DE PROCESO

Modelo de Mejora Continua

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NOMBRE DEL PROCESO:

COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

RESPONSABLE DEL PROCESO:

• Jefe Oficina de Comunicaciones • Director Promoción y Relaciones Corporativas • Red de comunicadores • Director Regionales • Subdirectores de Centro

OBJETIVO DEL PROCESO:

Velar por la preservación de la identidad corporativa y la difusión de información institucional al interior y exterior de la entidad

ALCANCE:

Este proceso esta orientado a garantizar un uso adecuado de la información y de la imagen corporativa

PROCESOS PROVEEDORES

• Todos los procesos

• Todos los procesos

ACTIVIDADES

P

Diseñar estrategias y herramientas de comunicación que preserven la imagen corporativa de la entidad y que brinden información correcta a funcionarios, aprendices y usuarios sobre los servicios y actividades del SENA

H

Preparar y desarrollar las estrategias de comunicación

V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejoramiento

PROCESOS CLIENTES

• Todos los procesos

• Todos los procesos • Proceso de Mejora Continua

PROCESO: COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PREPARACION Y DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Objetivo del Procedimiento: Direccionar la gestión hacia la preservación y unidad de la Identidad Corporativa, y la confiabilidad en la comunicación, por medio del diseño y desarrollo de lineamientos y mecanismos para el manejo de la imagen y de la información institucional, orientados a optimizar, los flujos de comunicación para un adecuado conocimiento institucional de acuerdo con las directrices de la Dirección General. Responsables: • • • • •

Jefe Oficina de Comunicaciones Directores de Área Red de comunicadores Directores Regionales Subdirectores de Centro

Alcance: Las comunicaciones institucionales inician con la definición de la política, la cual se oficializa a través del Manual de Identidad Corporativa, y se da a conocer a nivel nacional para que Directores de Área, Directores Regionales y Subdirectores realicen su aplicación en cada una de las líneas de los diferentes medios impresos, audiovisuales, y virtuales.

Proceso / Procedimiento Proveedor: • Todos los procesos

Proceso / Procedimiento Cliente: • Todos los procesos

Entradas: • Plan estratégico institucional • Inconsistencias en Identidad Corporativa • Necesidad de unificar estándares en contenido, publicación e imagen en los diferentes canales de comunicación impresos, audiovisuales y virtuales • Tendencias Comunicación Organizacional

Salidas: • Política de comunicaciones • Manual de Identidad Corporativa • Productos de comunicaciones (Portal Web, Buenas Nuevas, Déjame Decirte, Periódico Instructores, TV Educativa, apoyo a eventos, Comunicaciones institucionales, carteleras comunidad Sena y Empresarios, medios de comunicación , campañas de divulgación, Sena al Aire, Sena TV, Sena Presenta TV y Radio, Free Press, Correo Electrónico, Redes de Trabajo Colaborativo, Banco de Fotos, Revista Formar, Separatas, piezas impresas, audiovisuales y virtuales, Red de Blogs, entre otros)

Indicadores: • Porcentaje de noticias enviadas por la regional como contribución a la proyección de boletines de prensa. • Porcentaje de notas enviadas para el programa institucional "El SENA Presenta" • Porcentaje de notas enviadas para

Riesgos: • No aplicación de la política • Inconvenientes operativos, tecnológicos y técnicos • Falta de recursos

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publicación Portal Web, Buenas Nuevas.

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Fase 1

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Descripción La Oficina de Comunicaciones de la Dirección General diseña la política de comunicaciones de la Entidad, dirigida a establecer los parámetros acordes para preservar y unificar la identidad corporativa, con base en la situación actual y en lo establecido en el Decreto 249. La política es oficializada por medio del Manual de Identidad Corporativa, y sus lineamientos deben ser aplicados en los diferentes productos de información y comunicación internos y externos de la entidad. La Oficina de Comunicaciones a través de la red de comunicadores elabora las Estrategias de Comunicación orientadas a dar cumplimiento a la política de comunicaciones y a la divulgación de los productos y servicios, y/o necesidades de las diferentes áreas, programas y proyectos de la entidad. Es responsabilidad de los Directores de Área, los Directores Regionales, y los Subdirectores de Centro dar aplicación a los lineamientos establecidos y utilizar los medios definidos. Las estrategias se desarrollan en el marco del impulso a las TICS, por medio de los diferentes canales de comunicación internos y externos, de acuerdo al público objetivo al que estén dirigidas, y conllevan tres lineamientos estratégicos: la identidad corporativa, la integración y organización por medio de Redes de Trabajo Colaborativo, y el fortalecimiento de la cultura organizacional. Su ejecución incluye desde el rediseño del portal institucional y la intranet, hasta el diseño, producción y distribución de diferentes productos de comunicación a través de los canales y medios necesarios para la divulgación y optimización del flujo informativo de la institución. Las estrategias deben ser apoyadas por la Red de Comunicadores, quienes a su vez contribuirán con la generación de contenidos y material necesario para los diferentes productos y canales, y con la promoción y divulgación a nivel regional.

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La Red de Comunicadores es la encargada de apoyar la ejecución de la política de comunicación y de hacer seguimiento al desarrollo de la misma.

Documentos Asociados: • Manual de Identidad Corporativa

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