Procedimiento Encuesta Anual Clima Laboral

PROCEDIMIENTO

REALIZACIÓN DE LA ENCUESTA ANUAL DE CLIMA LABORAL EN EL TRABAJO

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INDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. DESARROLLO 4.1. El director de calidad inicia el procedimiento de realización de la encuesta. 4.2. Las responsables del procedimiento reciben la petición. 4.3. Las responsables del procedimiento comunican a los/las directores/as. 4.4. Los/las Directores/as de los Centros/Servicios o de las áreas de apoyo/divisiones reciben la petición y la encuesta. 4.5. Preparación de la documentación necesaria. 4.6. Comunicación y entrega de encuestas a los trabajadores. 4.7. Devolución de la encuesta cumplimentada. 4.8. Recogida de datos. 4.9. Análisis y elaboración de informes de resultados. 4.10. Comunicación de resultados. 4.11. Cronograma del procedimiento.

5. CONTROL INTERNO

6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

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REALIZACIÓN DE LA ENCUESTA ANUAL DE CLIMA LABORAL EN EL TRABAJO

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1. OBJETO: Recoger y analizar la información sobre la satisfacción y calidad de vida de los trabajadores a través de la Encuesta de Clima Laboral en el Trabajo que se pasa anualmente a los profesionales para evaluar y mejorar su satisfacción.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los trabajadores de la organización excepto:



Los/las trabajadores/as de plantilla que lleven menos de 2 meses en el puesto de trabajo. Los/las suplentes no “estables”: aquellos profesionales con menos de 3 meses de suplencia a lo largo del año en el que se pasa la encuesta.

No deben contestar la encuesta (y por lo tanto no se entrega), los/las trabajadores/as de empresas de servicios subcontratados (por ejemplo empresa de catering). En caso de trabajadores/as que hagan parte de la jornada en un centro y parte en otro, podrán contestar una encuesta para cada uno de los centros. Eso supone que el número total de encuestas cumplimentadas no coincida con el número de personas que han participado en este proceso.

3. RESPONSABILIDADES: • El responsable general del procedimiento es el Director/a de Calidad. • Responsables de calidad interna para las delegaciones territoriales.

4. DESARROLLO: 4.1. El director de calidad inicia el procedimiento de realización de la encuesta. 4.2. Las responsables del procedimiento reciben la petición. 4.3. Las responsables del procedimiento comunican a los/las directores/as. 4.4. Los/las Directores/as de los Centros/Servicios apoyo/divisiones reciben la petición y la encuesta.

o

de

las

áreas

de

En la petición que reciben se especifican los plazos para comunicar a los equipos el inicio del procedimiento y para entregar y recoger las encuestas cumplimentadas.

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También se comunica verbalmente: Para la división de gestión de servicios los/las responsables del procedimiento comunican el inicio del mismo a través de las reuniones propias de cada una de las delegaciones, asegurándose que se transmite la importancia de la encuesta y su finalidad. Se clarifican las posibles dudas del procedimiento y se anima a la participación y a la aportación de sugerencias. 4.5. Preparación de la documentación necesaria: Los/las Directores/as de los Centros/Servicios o de las áreas de apoyo/divisiones preparan la documentación para los/las trabajadores/as que cumplen las condiciones definidas en el alcance del procedimiento. Documentación a preparar:
Tantos sobres como trabajadores hay en el Centros/Servicios o de las áreas de apoyo/divisiones.
Con el sello y la dirección de donde esté ubicado/a el/la responsable del procedimiento.
El sobre debe contener: la carta de presentación y la encuesta en la que debe figurar el nombre del servicio para asegurar la validez de la misma. Esta misma documentación será facilitada en soporte electrónico, a solicitud del/la trabajador/a que desee cumplimentarla de esta manera. 4.6. Comunicación y entrega de encuestas a los trabajadores: Los/las directores/as de Centros/Servicios entregan el sobre a los/las trabajadores/as en una reunión con sus equipos en la que les transmite:
La importancia y la necesidad de responderla para poder así conocer sus opiniones de forma que permitan un mejor diseño de las políticas de personal y el posterior establecimiento de acciones de mejora continua.
Las vías de retorno de la encuesta cumplimentada.
La posibilidad de responder en formato electrónico.
El plazo de respuesta.
La devolución de los resultados en una próxima reunión de equipo. 4.7. Devolución de la encuesta cumplimentada: La encuesta se devuelve al/la responsable del procedimiento de las siguientes formas: -Por correo ordinario en el sobre entregado. -Depositando la encuesta dentro del sobre en el lugar acordado del Centro/Servicio o sede. En este caso, el/la directora/a del Centro/Servicio asegura que las encuestas llegan al/la responsable del procedimiento. -Por correo electrónico. 4.8. Recogida de datos: Los/as responsables del procedimiento se encargan de: a. Controlar que en el plazo establecido se hayan retornado las encuestas contestadas. b. Tabular los datos.

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4.9. Análisis y elaboración de informes de resultados: Los/as responsables del procedimiento se encargan de elaborar el análisis y presentación de resultados: informe anual de resultados de la encuesta de Clima Laboral en el Trabajo por Delegaciones y Áreas, y los envían al Director de calidad, quien elabora el Informe anual de resultados de la encuesta de Clima Laboral en el Trabajo.

4.10. Comunicación de resultados. El director de calidad, una vez elaborado el Informe , lo envía a la dirección ejecutiva para que lo aprueben. Los/las distintos/as responsables de los diferentes Centros / Servicios o Áreas de Apoyo / Divisiones, una vez enviados los informes correspondientes, realizaran reuniones con sus respectivos equipos. De estas reuniones se consensuarán posibles resultados y se hará un Plan de mejora para el año siguiente sobre el Clima Laboral en el Trabajo de los/las trabajadores/as de la organización.

4.11. Cronograma del procedimiento Fecha inicio de la primera acción: 1 de septiembre Fecha final de comunicación de resultados: 15 de diciembre ACCIÓN

Definición de los/las trabajadores/as a los que se entrega la encuesta y preparación de las encuestas (imprimir, personalizar nombre, preparación sobres, etc.) Comunicación del inicio del procedimiento y entrega de la documentación a los/as directores/as de centros y servicios o directores de áreas funcionales. Comunicación y entrega de encuestas a los trabajadores. Devolución de la encuesta cumplimentada. Seguimiento de la participación. Recogida de datos y realización del informe de resultados 1 que deberá estar concluido a 15 de noviembre. Recogida de datos y realización del informe de resultados 2 que deberá estar concluido a 24 de noviembre. Comunicación de resultados.

DURACIÓN APROXIMADA

5 días laborables

10 días laborables 8 días laborables 11 días laborables 10 días laborables 7 días laborables 10 días laborables

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5. CONTROL INTERNO: Los/las responsables del procedimiento hacen el seguimiento de la participación. Si se observa que el nivel de participación se aleja del estándar deseado (90%), se hacen las acciones oportunas para mejorarlo (enviar mails a los directores de los servicios para que hagan un recordatorio en los equipos, llamadas,...). E igualmente controlan el cumplimiento del calendario.

6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: - Carta de presentación de la encuesta de Clima Laboral en el trabajo - Encuesta de Clima Laboral en el trabajo - Informe 1: informe anual de resultados de la encuesta de Clima Laboral en el Trabajo por delegaciones territoriales o áreas funcionales. - Informe 2: informe anual de resultados de la encuesta de Clima Laboral en el Trabajo del global de la organización. - Actas de reuniones.

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