Presentasi Proposal Magang.pptx

PRESENTASI PROPOSAL MAGANG ANALISIS KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP KE BAGIAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TOELOENGREDJO SAYYIDAH MIRFAT MMRS FKUB

PROFIL RUMAH SAKIT • • • • • • • • • • •

Nama RS Kelas RS Status Kepemilikan Alamat Kecamatan Kabupaten Provinsi No. Tlp Email Website Jumlah TT

: : : : : : : : : : :

RS. TOELOENGREDJO Type C PT. Nusantara Medika Utama Jl. A. Yani No. 25 Pare – Kediri Pare Kediri Jawa Timur 0354-391047 [email protected] www.rshva.com 160 TT

VIS I

• Menjadi rumah sakit pilihan masyarakat yang mengutamakan peningkatan mutu dan keselamatan pasien

MISI RS TOELOENGREDJO Menyediakan layanan kesehatan yang bermutu tinggi melebihi harapan pelanggan dengan mengutamakan keselamatan pasien

Meningkatkan kompetensi dan profesionalisme sumber daya manusia

Mengembangkan fasilitas rumah sakit berdasarkan kebutuhan masyarakat

Memotivasi karyawan untuk bekerja dalam tim dengan dedikasi tinggi dan inovatif

Menyediakan lingkungan rumah sakit yang aman dan menunjang keselamatan dan kesehatan kerja (K3)

Mewujudkan rumah sakit berwawasan lingkungan

SDM 33 dokter spesialis

124 perawat

5 apoteker

8 dokter umum

16 bidan

18 asisten apoteker

3 dokter gigi umum

19 tenaga kesehatan lainnya

109 tenaga non medis

337 ORANG

No

Uraian

2013

2014

2015

S/D JUNI

Standar

2016 1

BOR

82,32 % 97,23%

91,85%

96,70%

60-85%

2

LOS

4,54

4,08

4,16

4,16

6-9 hari

3

TOI

1,02

0,12

0,37

0,14

1-3 hari

4

BTO

63,54

84,61

81,46

42,34

40-50 kali

5

GDR

3,83

40.86

44.65

45.85

≤45%

6

NDR

2,49

28.28

22.79

23.24

< 25%

STUDI PENDAHULUAN PENGUMPULAN DATA UMUM RS

TELUSUR UNIT

OBSERVASI

PENGUMPULAN DATA UMUM UNIT

WAWANCARA

No

DAFTAR PERMASALAHAN (1) Masalah

Unit pelayanan 1 BOR terlalu tinggi (96,70%) Rawat inap dibandingkan standar (60-85%) -

Dampak

Pasien kurang mendapat perhatian Menurunya kualitas kinerja dokter

-

Risiko infeksi nosokomial tinggi

-

Menurunnya kepuasan dan keselamatan pasien

- Meningkatnya pendapatan 2 TOI terlalu rendah (0,14 hari) Rawat inap Risiko infeksi nosokomial tinggi dibandingkan standar (1-3 hari) 3 Jumlah dokter umum kurang (8 Rawat inap - Pasien kurang mendapat perhatian orang) dibandingkan standar RS - Kepuasan pasien menurun tipe C (9 orang) 4 GDR (45,8 %) dibandingkan standar Rawat inap (< 45%)

Citra terhadap rumah sakit akan menurun

DAFTAR PERMASALAHAN (2) No 5 6 7

Masalah

Unit Dampak pelayanan Kelengkapan rekam medis setelah Rekam medis Menghambat pelayanan selesai pelayanan belum sesuai standar (96,2%) Kalibrasi alat belum sesuai standar Manajemen Meningkatnya KTD (22%) Anggota tim PPI yang sudah PPI - Monitoring terhadap kegiatan PPI kurang terlatih belum sesuai standar 27%, maksimal seharusnya 100% - Tingginya risiko infeksi nosokomial -

8

Kegiatan pencatatan infeksi belum PPI sesuai standar yaitu 75 %, seharusnya 100%

-

Menurunnya kepuasan dan keselamatan pasien Tingginya risiko infeksi nosokomial Menurunnya kepuasan dan keselamatan pasien

DAFTAR PERMASALAHAN (3) No 9 10 11

12 13

Masalah

Unit Dampak pelayanan Angka ketidaklengkapan Rekam medis Meningkatnya risiko tuntutan hukum Persetujuan Tindakan Kedokteran 20% Angka tidak tersedianya dokumen Rekam medis Menurunnya kontinuitas pelayanan rekam medis di rekam medis rawat jalan 5,94 % Tingginya angka infeksi luka infus 6 Rawat inap - Tingginya risiko infeksi nosokomial %, seharusnya ≤ 3% - Menurunnya kepuasan dan keselamatan pasien Keterlambatan pengembalian Rekam medis dokumen rawat inap ke bagian rekam medis (>7 hari) Angka ketidaklengkapan verifikasi Rekam medis LACABAK dalam berrkas RM RI 6%

Pengeluaran rumah sakit semakin tinggi Menghambat pelayanan Meningkatnya risiko KTD

Penentuan Prioritas Masalah

• metode strategi grid dengan indikator dampak masalah terhadap rumah sakit dan kemudahan penyelesaian masalah. Pemberian skor 1-4 yang interpretasinya sebagai berikut : • Dampak : • Skor 1 : sangat tidak berdampak besar terhadap rumah sakit • Skor 2 : tidak besar dampaknya terhadap rumah sakit • Skor 3 : besar dampaknya terhadap rumah sakit • Skor 4 : sangat besar dampaknya terhadap rumah sakit • Kemudahan penyelesaian • Skor 1 : sangat tidak mudah diselesaikan • Skor 2 : tidak mudah diselesaikan • Skor 3 : mudah diselesaikan • Skor 4 : sangat mudah diselesaikan

• BRAINSTORMING BERSAMA KARUMKIT, KADIV YANMED (PL), MANAJER PPI, KASUBDIV RM, PESERTA MAGANG

NO

PERMASALAHAN

DAMPAK

1 2

Angka infeksi luka infus 5,94 %, seharusnya <3% Keterlambatan pengembalian DRM rawat inap ke bagian rekam medis (rata-rata >7hari), seharusnya 2x24 jam Angka ketidaklengkapan Persetujuan Tindakan Kedokteran 20 %, seharusnya 0% Anggota tim PPI (IPCN dan IPCLN) yang sudah terlatih belum sesuai

3 4 5 6 7 8

standar 27 %, seharusnya 100% Kegiatan pencatatan infeksi belum sesuai standar yaitu 75 %, seharusnya 100% Kelengkapan rekam medis setelah selesai pelayanan belum sesuai standar (96,2%) Kalibrasi alat belum sesuai standar (22%) Jumlah dokter umum kurang (8 orang) dibandingkan standar RS tipe C (9

HASIL KALI

3,2 3,2

KEMUDAHAN PENYELESAIAN 2,8 2,4

3,2

2,4

7,68

3,2

2,4

7,68

2,6

2,8

7,28

3

2,4

7,2

3 2

2,2 3,2

6,6 6,4

2,4

2,6

6,24

2,8

2

5,6

8,96 7,68

10

orang) Angka ketidaklengkapan verifikasi LACABAK dalam berkas RM RI 6%, seharusnya 0% TOI terlalu rendah (0,14 hari) dibandingkan standar (1-3 hari)

11

Angka tidak tersedianya DRM rawat jalan 5,94%, seharusnya 0%

2,4

2,2

5,28

12 13

GDR masih tinggi (45,8‰) dibandingkan standar (< 45‰) BOR terlalu tinggi (96,70%) dibandingkan standar (60-85%)

2 2,4

2,4 1,8

4,8 4,32

9

• unit penunjang yang sangat penting. Walaupun tidak menghasilkan uang secara langsung, tetapi rekam medis memegang peranan yang sangat penting. Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk menghitung rincian biaya pelayanan kesehatan oleh pasien. Selain itu jika tersandung masalah hukum, rekam medis dapat dijadikan barang bukti di pengadilan. Keterlambatan pengembalian rekam medis dapat memberikan dampak negatif terhadap pelayanan di rumah sakit antara lain terhambatnya pelayanan kepada pasien, terlambatnya laporan serta pengajuan klaim.

Evaluasi Lama Penyetoran DRM RI dan KLPCM Rawat Inap RS Toeloengredjo Januari-Juli 2016 Rata2 Lama Setor DRM RI RS. Toeloengredjo 2016 12.0 11.0 10.0 8.3

8.0

7.7

7.6

7.2

Rata2

6.0 6.2

6.2

4.0

2.0

0.0

1

2

3

4

5

6

7

• Saat wawancara dengan perawat diketahui bahwa rekam medis tersebut bukan hanya milik pasien yang baru diperbolehkan pulang, tetapi juga milik pasien yang sudah pulang lebih dari empat hari. Kebanyakan berkas rekam medis tersebut merupakan milik pasien yang advis pulangnya oleh DPJP (dokter penanggung jawab pelayanan) diberikan lewat telepon. Sehingga resume medis belum diisi lengkap terutama bagian diagnosis utama dan tanda tangan. • Dengan adanya kejadian ini maka dapat diartikan bahwa kelengkapan rekam medis di RS Toeloengredjo masih kurang walaupun dari data didapatkan bahwa KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan medik) di tahun 2016 sampai dengan bulan Juli 2016 sebesar 96,2%. Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap belum diketahui dengan pasti dan akan dikaji lebih dalam pada saat pelaksanaan proses magang.

RUMUSAN MASALAH • Apa penyebab keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis di Rumah Sakit Toeloengredjo? • Bagaimana akar masalah keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap terhadap kualitas pelayanan Rumah Sakit Toeloengredjo? • Apa alternatif solusi agar keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis di Rumah Sakit Toeloengredjo dapat diminimalisir?

• Tujuan Umum • Untuk memperbaiki sistem di ruang rawat inap dan unit rekam medis Rumah Sakit Toeloengredjo agar keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis dapat diminimalisir. • 1.3.2 Tujuan Khusus • Untuk mengetahui penyebab keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis di Rumah Sakit Toeloengredjo • Untuk mencari akar masalah keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap terhadap kualitas pelayanan Rumah Sakit Toeloengredjo • Untuk mengembangkan alternatif solusi agar keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis di Rumah Sakit Toeloengredjo dapat diminimalisir

• Manfaat bagi Peserta Magang

• Melalui proses magang ini mahasiswa diharapkan dapat memahami berbagai problem di rumah sakit dan mampu menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan ilmu manajemen rumah sakit. • Manfaat bagi Institusi Pendidikan

• Proses magang dapat menjadi sarana bagi Program Studi Magister Manajemen Rumah Sakit untuk mengevaluasi hasil pembelajaran yang telah diberikan kepada mahasiswa. • Manfaat bagi Rumah Sakit Toeloengredjo

• Manajemen Rumah Sakit Toeloengredjo dapat mengetahui akar permasalahan keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis serta dapat menerapkan alternatif solusi yang didapatkan melalui proses magang.

METODE PENELITIAN

wawancara mendalam (in depth interview)

observasi

METODE KUALITATIF

brainstorming

SUBYEK PENELITIAN dokter

perawat

staf rekam medis

verifikator BPJS

METODE IDENTIFIKASI AKAR MASALAH Tahapan

Tujuan

Metode

Instrumen dan

Out Put

Waktu

sumber Identifikasi akar Mengidentifikasi

- Wawancara

Brainstorming

Daftar

permasalahan

mendalam

bersama

identifikasi

pembimbing

akar masalah

kemungkinan akar permasalahan

- Brainstorming - Analisis dengan menggunakan diagram fishbone

5 hari

lapangan, staf rekam medis, staf keperawatan dan dokter

(Analisis 4 P)

Time motion study

Mengamati jalannya rekam

Daftar identifikasi

medis pasien yang

akar masalah

dinyatakan pulang oleh DPJP

2.

hari

METODE IDENTIFIKASI ALTERNATIF SOLUSI Tahapan Identifikasi alternatif solusi

Penyusunan rencana penyelesaian masalah

Tujuan

Metode

Mengidentifikas Brainstorming i alternatif solusi dari akar permasalahan Literature review

Menetapkan tujuan dan indikator pencapaian tujuan

Brainstorming mengenai solusi terpilih yang akan dilakukan

Instrumen dan sumber Diskusi dengan pembimbing lapangan dan pihak RS Jurnal penelitian

Out Put Daftar solusi yang mungkin

Alternatif solusi yang pernah diteliti Diskusi dengan Plan of pembimbing Action lapangan dan (POA) pihak RS

Waktu 3 hari

6 minggu

24hari

Gantt chart kegiatan magang Bulan No

Kegiatan

1

Presentasi proposal magang (supervisi 1)

2

Wawancara dengan staf keperawatan, dokter, pihak lain yang terkait

3

Time motion study

4

Brainstorming akar permasalahan

5

Literature review

6

Penyusunan alternatif solusi

7

Implementasi solusi (POA)

8

Evaluasi

9

Penyusunan laporan magang

10

Presentasi laporan magang (supervisi 2)

September I

II

III

Oktober IV

V

I

II

III

IV

V

BIAYA SARANA DAN PRASARANA No

Kegiatan

Perkiraan Biaya

1

Konsumsi supervisi 1

Rp 500.000

2

Penggandaan naskah proposal magang

Rp 250.000

3

Rp 200.000

4

Biaya untuk brainstorming akar masalah dan solusi Snack dan souvenir untuk responden

5

Penggandaan naskah laporan magang

Rp 350.000

6

Konsumsi supervisi 2

Rp 500.000

Jumlah

Rp 300.000

Rp 2.100.000

TERIMA KASIH