Ponencia Gestion Tecnologica Duti

III Jornadas de Docentes Universitarios de Sistemas y Tecnologías de Información en Ciencias Económicas

“La Gestión Tecnológica en las organizaciones” Área(s) del conocimiento que aborda la investigación: 1.1. Teoría Informática y de Sistemas de Información Incumbencias Profesionales

Autoras: Lic. y Cra. Sandra F. Aronica [email protected] y Lic. Ma. Florencia Peretti [email protected] Investigadoras del Instituto de Administración Docentes de la Cátedra de Sistemas de Información y Procesamiento de Datos I Facultad de Ciencias Económicas – Universidad Nacional de Córdoba Av. Valparaíso s/n – Ciudad Universitaria – Córdoba Te: (0351) 443-7300 interno 262

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“La Gestión Tecnológica en las organizaciones” Resumen En sus primeras aplicaciones, las organizaciones utilizaron los SI para automatizar tareas organizativas de índole administrativa-contable sin considerar de forma adecuada su impacto estratégico. Sin embargo, actualmente la TI tiene que apoyar SI que permitan mejoras estratégicas y en este sentido, la organización debe administrar a sus recursos humanos, tareas, tecnología, cultura y estructura de acuerdo con las interdependencias que se generan en torno a los flujos de información acorde a las estrategias del negocio. El presente trabajo tiene como objetivo resaltar la importancia de la “gestión tecnológica”, es decir, la administración de la TI que utilizan las organizaciones. Este tema está relacionado con la tecnología incorporada en las organizaciones que soporta a los SI y con las personas que la administran. Es por ello que consideramos necesario explorar sobre sus implicancias y, especialmente, sobre el rol que debemos asumir los profesionales en ciencias económicas con respecto a esta función. Como primera aproximación a este concepto nos proponemos indagar sobre: ¿qué es la gestión tecnológica? ¿cuál es su ámbito? ¿cuál es el alcance de las actividades de la gestión tecnológica? ¿quién, y con qué conocimientos y competencias, se ocupa de estas actividades en las organizaciones?. Estas son preguntas que todavía no tienen una respuesta definitiva y, por tanto, constituyen un oportuno tema de debate para desarrollar en eventos académicos como éste.

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Origen: El presente trabajo ha sido realizado por docentes/investigadoras de la FCE-UNC, para ser presentado exclusivamente en las III de Jornadas Docentes Universitarios de Tecnología Informática, a realizarse en Paraná en el presente año 2008. El tema, además de ser de nuestro interés por nuestra pertenencia a la cátedra de Sistemas de Información y Procesamiento de Datos 1 desde hace varios años, (no decimos cuántos porque somos mujeres...), fue seleccionado teniendo en cuenta su importancia en los tiempos actuales y la falta de información sistematizada existente en nuestro medio con respecto a esta materia. Importancia: No hay dudas de que la Tecnología de Información (TI) y los Sistemas de Información (SI) que soporta brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite o para innovar los procesos de una organización y es por ello que su gestión es sumamente necesaria. La importancia estratégica y operativa de los Sistemas de Información en los negocios no es cuestionada. Por lo tanto existe la necesidad real de que los administradores y profesionales de negocios sepan cómo administrar esta función organizacional vital. Objetivos: El presente trabajo tiene como objetivo resaltar la importancia de la “gestión tecnológica”, es decir, la administración de la TI que utilizan las organizaciones. Este tema está relacionado con la tecnología incorporada en las organizaciones que soporta a los SI y con las personas que la administran. Es por ello que consideramos necesario explorar sobre sus implicancias y, especialmente, sobre el rol que debemos asumir los profesionales en ciencias económicas con respecto a esta función. Con ese fin nos proponemos recopilar algunos aportes teóricos acerca de esta temática, otros publicados en normas internacionales de gestión y control y algunas conceptualizaciones genéricas que se encuentran esparcidas dentro la bibliografía que actualmente utiliza la cátedra, de manera tal, de sintetizarlos y sistematizarlos para poder ampliarlos y tratar de incorporarlos en un futuro al material de estudio de los futuros profesionales. Introducción: En sus primeras aplicaciones, las organizaciones utilizaron los SI para automatizar tareas organizativas de índole administrativa-contable sin considerar de forma adecuada su impacto estratégico. Sin embargo, actualmente la TI tiene que apoyar SI que permitan mejoras estratégicas y en este sentido, la organización debe administrar a sus recursos humanos, tareas, tecnología, cultura y estructura de acuerdo con las interdependencias que se generan en torno a los flujos de información acorde a las estrategias del negocio. Los procesos de una organización son con frecuencia complejos e ineficientes. En muchos casos la TI se ha utilizado para “hacer lo mismo” de una manera “más rápida” con el consecuente ahorro de costos. Pero, en los días que corren esto está cambiando y la TI no solo hace más eficientes los procedimientos, si no que además puede utilizarse “estratégicamente” como fuente de ventajas competitivas sostenibles. La gestión tecnológica busca integrar el proceso de cambio tecnológico con los aspectos estratégicos y operativos del control y la toma de decisiones de la empresa. Así, se

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concibe la tecnología como un arma competitiva y como tal, debe constituir un punto esencial del planeamiento estratégico a largo plazo. Como primera aproximación a este concepto, deberíamos indagar sobre: ¿qué es la gestión tecnológica? ¿cuál es su ámbito? ¿cuál es el alcance de las actividades de la gestión tecnológica? ¿quién, y con qué conocimientos y competencias, se ocupa de estas actividades en las organizaciones?. Estas son preguntas que todavía no tienen una respuesta definitiva y, por tanto, constituyen un oportuno tema de debate para desarrollar en eventos académicos como éste. Contenido: Todo lo referente a la gestión tecnológica se encuentra aún en proceso de definiciones debido a lo reciente de las reflexiones sobre la temática, los constantes cambios en las reglas, modelos, valores, procedimientos e instituciones requeridos para configurar la nueva lógica general de gestión empresarial en el contexto del nuevo paradigma tecnoeconómico. La complejidad y velocidad de los cambios que se están produciendo, el uso intensivo del conocimiento, la tecnología y la innovación como factores dominantes y responsables del éxito de las empresas en el nuevo ambiente empresarial, demandan nuevas prácticas de gestión. Esta necesidad de búsqueda intencionada y sistemática del desarrollo de innovaciones apoyadas en la tecnología, al ritmo impuesto por la velocidad de cambios de conocimientos y del mercado, están promoviendo la gestión tecnológica como la función más importante en la gestión empresarial, por ser ella la responsable de la gestión del recurso clave para la competitividad. (Gaynor, 1996). •

¿Qué es la gestión tecnológica?

En la literatura no se encuentra una definición universalmente aceptada para “gestión tecnológica”. Para muchos significa gestión de ingeniería. Para otros significa gestión de información, gestión de la investigación, gestión del desarrollo, gestión de operaciones de manufactura, gestión de actividades de ingenieros y científicos, o gestión de actividades funcionales sin importar el espectro total de actividades que abarcan los procesos empresariales, desde el concepto del negocio hasta la comercialización. (Gaynor, 1996). En términos generales los conceptos de gestión, administración y gerencia son sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la práctica se observa el término “management” traducido como administración pero también como gerencia. Y en los libros clásicos se toman como sinónimos. Lo esencial de dicho concepto - administración, gestión y gerencia - está en que los tres se refieren a un “proceso” de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" como lo planteara H. Fayol al principio del siglo pasado o Koontz actualmente. En un sentido amplio, la tecnología es el conjunto de conocimientos científicos y empíricos, habilidades, experiencias y organización requeridos para producir, distribuir, comercializar y utilizar bienes y servicios. Incluye tanto conocimientos teóricos como prácticos, medios físicos, know how, métodos y procedimientos productivos, gerenciales y organizativos, entre otros, así como la identificación y asimilación de éxitos y fracasos anteriores, la capacidad y destrezas de los recursos humanos. (Migdely, 2000). Lo que sí se observa, en la práctica de la gestión tecnológica en las empresas, es una evolución desde el alcance limitado de la gestión de la investigación y el desarrollo, a una función integradora y holística, que extiende sus actividades al diseño, la manufactura, el mercadeo, las ventas, la distribución, el servicio al cliente, los sistemas de información, los La Gestión Tecnológica en las organizaciones

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...Queremos destacar que en los textos de administración así como en sus funciones prácticas no aparece la palabra “ejecutar”, pues si somos esquemáticos podríamos decir: unos hacen y otros administran...

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recursos humanos, las finanzas, las compras, los clientes, los proveedores, las relaciones públicas y la administración general (Gaynor, 1996). Es decir, la gestión tecnológica en las organizaciones está evolucionando hacia un sistema de gestión que cumple una función integradora y holística en la gestión empresarial. Dicho esto, estamos en condiciones de definir Gestión Tecnológica (GT) tal cual como la encontramos en un glosario de términos1: "La gestión tecnológica es la disciplina en la que se mezclan conocimientos de ingeniería, ciencias y administración con el fin de realizar la planeación, el desarrollo y la implantación de soluciones tecnológicas que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos de una organización". La GT busca integrar el proceso de cambio tecnológico con los aspectos estratégicos y operativos del control y la toma de decisiones de la empresa. Así, se concibe la tecnología como un arma competitiva y como tal, debe constituir un punto esencial del planteamiento estratégico a largo plazo. La gestión tecnológica es conocimiento y es práctica. Es un sistema de conocimientos y prácticas relacionados con los procesos de creación, desarrollo, transferencia y uso de la tecnología. En esta perspectiva, el desarrollo, adquisición, utilización efectiva y consolidación de las capacidades tecnológicas pasa a tener una importancia capital en la gestión de la tecnología. Se hace mucho más relevante esta función de la gestión tecnológica a partir del reconocimiento de que los recursos tecnológicos son los elementos esenciales que habilitan a las empresas y los países para participar en forma estable y creciente en los mercados. Son ellos los que les permiten a empresas y países desarrollar competencias distintivas, con las cuales construyen y sostienen su competitividad (Bessant, 1995). Como dice Leandro Pérez Manzanera en su libro Las Tecnologías de la Información en la Nueva Economía: “Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones están cambiando de ser un mero soporte de las operaciones de las compañías a constituirse en el motor de una nueva economía que explica el crecimiento y el cambio de cultura económica y financiera en el mundo desarrollado, y que junto con los procesos de Globalización y Desregulación se han sumado decisivamente a las fuerzas convencionales que configuran el marco competitivo de las empresas. “ •

La gestión tecnológica en la empresa. ¿Cuál es su ámbito?

En el ambiente empresarial la gestión tecnológica se revela en sus planes, políticas y estrategias tecnológicas para la adquisición, uso y creación de tecnología, así como cuando se asume la innovación como eje de las estrategias de desarrollo de los negocios. (Colciencias, 1998). Otros autores (Ávalos, 1993) también agrupan los procesos de gestión tecnológica en la empresa en tres ámbitos: 1) Adquisición de tecnología, 2) Uso propiamente dicho de la misma, 3) Investigación y desarrollo. Ante la necesidad de una gestión de la TI, la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información (Information Systems Audit and Control Association ISACA), ha propuesto los Objetivos de Control para la Información y la Tecnología Relacionada (Control Objectives for Information and Related Technology CobiT) como un modelo de referencia para la Administración de Tecnología de Información (ATI) desde un enfoque de control 1

Concepto extraído de la “Colección Ciencia y Tecnología Nº. 28”. Santiago de Chile, 1990.

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Los conocimientos tecnológicos se incorporan en diversos objetos:
Hardware: objetos materiales, maquinarias, equipos.
Software: en registros procedimientos, manuales, bancos de datos, aplicaciones
Humanware: en el hombre, conocimientos, habilidades, (know how)
Orgware: en instituciones, estructuras y formas organizativas, interacciones, experiencia empresarial. Es decir que, una misma tecnología, puede y debe incorporarse en diferentes objetos, cuando esto no ocurre, la tecnología se encuentra incompleta.

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CobiT ha sido publicado en 3 versiones (1996, 1998 y 2000) y actualmente se encuentra una cuarta versión en desarrollo dirigida a la pequeña y mediana empresa. La versión 2000 contiene 6 volúmenes: Resumen Ejecutivo, Marco de Trabajo, Objetivos de Control, Guías de Auditoria, Herramientas de Implementación y Guías Gerenciales. Presenta una estructura de Dominios, Procesos y Actividades (ver figura 1) Figura 1 - Estructura planteada por CobiT.

CobiT es el resultado del análisis de diversos estándares internacionales existentes en el área de control de TI, desarrollado por ISACA (Information Systems Audit and Control Association). y está orientado a tres audiencias:
administradores, para ayudarlos a lograr un balance óptimo entre los riesgos y las inversiones de control;
usuarios, para garantizarles seguridad y control en sus servicios de TI; y
auditores, para ayudarles a soportar sus opiniones y consejos a la gerencia sobre controles internos.

Fuente: Elaboración propia

El conjunto de lineamientos y estándares internacionales presenta 4 “dominios” principales, a saber: 1- Planificación y organización, cubre la preparación de estrategias y tácticas de TI. 2- Adquisición e implantación, comprende la provisión (identificación, desarrollo ó adquisición) de las soluciones de TI, así como su integración a los procesos del negocio. 3- Soporte y Servicios, cubre la entrega de los servicios requeridos, sincronizando aspectos como la instalación, capacitación, seguridad y continuidad. 4- Monitoreo abarca la verificación a través del tiempo de la calidad y el cumplimiento de los procesos de TI en cuanto a los requerimientos de control, con el fin de tomar las respectivas acciones correctivas Estos dominios planteados por COBIT agrupan objetivos de control de alto nivel, que cubren tanto los aspectos de información, como de la tecnología que la respalda. Asimismo, se deben tomar en cuenta los recursos que proporciona la tecnología de información, tales como: datos, aplicaciones, plataformas tecnológicas, instalaciones y recurso humano. Este enfoque adoptado internacionalmente, da un espectro más amplio de los problemas involucrados en la administración de la tecnología. Además de ser una herramienta de La Gestión Tecnológica en las organizaciones

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gobierno de TI que ha cambiado la forma en que trabajan los profesionales de tecnología, vinculando tecnología informática y prácticas de control y gestión, el modelo COBIT consolida y armoniza estándares de fuentes globales prominentes en un recurso crítico para la gerencia, los profesionales de control y los auditores. El modelo COBIT se aplica a los sistemas de información de toda la empresa y está basado en la filosofía de que los recursos TI necesitan ser administrados por un conjunto de procesos naturalmente agrupados para proveer la información pertinente y confiable que requiere una organización para lograr sus objetivos. Lo interesante de éste modelo, además de ser más completo que los planteados por los autores individuales, es que puede ser enfocado desde tres puntos estratégicos: los recursos de TI, requerimientos de negocio para la información y los procesos de TI. •

¿Cuál es el alcance de las actividades de la gestión tecnológica?

Hidalgo (1999) define a la gestión de la tecnología como el proceso de manejar todas aquellas “actividades” que capaciten a la empresa para hacer el uso más eficiente de la tecnología - la generada internamente o la adquirida a terceros-. Por lo tanto, la gestión tecnológica no trata solamente de que la empresa pueda aplicar tecnología con éxito en algunas ocasiones, sino que persigue implantar una conciencia elevada de la necesidad de “administrar” continuamente la tecnología aplicada. En una empresa que ha integrado la gestión tecnológica a su cultura, las actividades propias de ella están incorporadas en su cadena de valor y son realizadas en forma sistemática mediante procesos básicos que desarrollan funciones de gestión tecnológica. En el Cuadro 1 exponemos las actividades comprendidas en la GT según los autores consultados. Muchas de las actividades planteadas son coincidentes (afortunadamente) y otras tantas se complementan entre sí según quien las exponga. Sin desmerecer los aportes mencionados, consideramos que donde mejor se sintetizan las actividades de la Gestión Tecnológica es en el compendio de COBIT. Resumiendo, CobiT dice “los Recursos de TI necesitan ser administrados por un conjunto de procesos agrupados en forma natural, con el fin de proporcionar la información que la empresa necesita para alcanzar sus objetivos”. Además de detallar cuáles son los puntos o actividades que se deben desarrollar para cada dominio, algo que es importante por que no descuida ningún punto, para cada uno de ellos, también menciona e ilustra los criterios de información que están involucrados en forma primaria o secundaria y los recursos TI que se encuentran afectados. Para ilustrar estos conceptos en el Cuadro2 exponemos la “Tabla Resumen” de CobiT, la cual esquematiza para cada uno de los dominios, los procesos que están comprendidos y los recursos TI que involucran. Cuadro 1: Actividades de la Gestión Tecnológica AUTORES

ACTIVIDADES DE LA GESTION TECNOLOGICA

Morín (1985) citado Análisis e inventario de la capacidad tecnológica, evaluación y por Escorsa y Valls planificación, optimización del uso de la tecnología, mejora de la (2001) capacidad tecnológica, protección, vigilancia tecnológica Ávalos (1993)

Adquisición, uso propiamente dicho de la tecnología, adaptación, mejora y realización de actividades de investigación y desarrollo,

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Procesos básicos de GT: se integran por competencias tecnológicas, competencias de gestión y recursos disponibles para la empresa en el cumplimiento de sus propósitos, objetivos, estrategias y operaciones. Los Procesos de GT involucran también el uso de datos, información y conocimientos, y la interacción social de personas en la creación y el desarrollo de innovaciones para la creación de valor y de ventajas competitivas (Gaynor, 1996).

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registro de la experiencia. Identificación, evaluación y selección de tecnologías, desagregación de paquetes tecnológicos, negociación de tecnologías, construcción y puesta en marcha de sistemas productivos, uso y asimilación de tecnologías, adaptación y mejoramiento de la tecnología, generación y comercialización de nuevas tecnologías. García T (1990) CINDA (1994)

Zorrilla (1997)

Colciencias (1998)

Monitoreo, análisis y prospectiva tecnológica. Planificación del desarrollo tecnológico. Diseño de estrategias de desarrollo tecnológico. Identificación, evaluación y selección de tecnologías. Adaptación e innovación tecnológica. Negociación, adquisición y contratación de tecnologías. Comercialización de tecnologías de la empresa. Patentamiento. Financiación del desarrollo tecnológico. Selección y capacitación de asesores y operadores tecnológicos. Gestión de proyectos de investigación y desarrollo. Suministro y evaluación de información técnica. Prospección, Selección, Negociación, Adquisición, Adaptación, Modificación y Generación (innovación) Inventariar, vigilar, evaluar, enriquecer (adquisición), asimilar, proteger.

Gaynor (1999)

Percepción, adquisición, adaptación, avance y abandono.

Hidalgo (1999)

Uso eficiente de la tecnología generada internamente y de la adquirida a terceros incorporación de nuevos productos (innovación de producto) y a las formas en que los producen y se entregan al mercado (innovación de proceso)

Martínez (2002)

Creación, adquisición, perfeccionamiento, transferencia, cambios técnicos, normalización, asimilación, control de calidad, y comercialización Fuente: Elaboración propia.

AI1

Definir un plan estratégico de sistemas Definir la arquitectura de información Determinar la dirección tecnológica Definir la organización y sus relaciones Administrar las inversiones en TI Comunicar la dirección y objetivos a la gerencia Administrar los recursos humanos Asegurar el apego a las disposiciones externas Evaluar riesgos Administrar proyectos Administrar calidad Identificar soluciones de automatización

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Datos

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Tecnología

Planeación y organización

PROCESO

Sist. de aplicación

DOMINIO

Recursos

Cuadro 2: Tabla Resumen CobiT

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Implementación

Entrega de servicios y Soporte

AI2 AI3 AI4 AI5 AI6 DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS6 DS7 DS8 DS9 DS10 DS11 DS12 DS13

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Adquirir y mantener software de aplicación Adquirir y mantener la arquitectura tecnológica Desarrollar y mantener procedimientos Instalar y acreditar sistemas de información Administrar los cambios Definir niveles de servicio Administrar servicios de terceros Administrar desempeño y capacidad Asegurar continuidad de servicio Garantizar la seguridad de los sistemas Identificar y asignar costos Educar y capacitar a usuarios Apoyar y orientar a clientes Administrar la configuración Administrar problemas e incidentes Administrar la información Administrar las instalaciones Administrar la operación

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Monitoreo

M1 Monitorear el proceso X X X X X M2 Evaluar lo adecuado del control interno X X X X X M3 Obtener aseguramiento independiente X X X X X M4 Proporcionar auditoria independiente X X X X X Fuente: Adaptado de la Tabla Resumen del Compendio CobiT. Objetivos de control. Pag. 21.

Esto también lo podemos observar en forma gráfica en la Figura 2 a continuación: Figura 2: Procesos de TI de CobiT dentro de los 4 Dominios

Fuente: Compendio CobiT. Objetivos de control. Pag. 7.

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¿Quién debe gestionar la tecnología?

Podemos comenzar definiendo al Administrador de Recursos Informáticos (RI) como la persona encargada de gestionar uno o más RI, para lo cual hay que tener muy en claro cuáles son exactamente los recursos considerados como “informáticos”, por lo que nos remitimos a los mencionados por COBIT (recursos, sistemas de aplicación, tecnología, instalaciones y datos) Andreu, Ricart y Valor (1996) mencionan 4 fases por las cuales transitó el área de sistemas desde los años 60 hasta la actualidad y de cómo fueron cambiando los responsables de la tecnología dentro de la organización a medida que, la misma, fue cambiando su protagonismo. Nolan, por su parte, desarrolló la teoría de que la función informática transita en las organizaciones por 6 etapas de madurez. Estos enfoques nos ayudan a comprender el por qué, el como pasó, el cómo se llegó a la situación actual por la cual, tecnológicamente hablando, transitan muchas organizaciones. Si comparamos ambos enfoques (ver Cuadro 3) obtendremos una primera aproximación de “a quién” le ha correspondido gestionar la TI en los distintos momentos. Cuadro 3: ¿Quién gestiona la TI en la empresa? Etapas según Nolan

Fases según Andreu:

¿Quién gestiona la TI?

Etapa 1. Inicio: El SI se utiliza para tareas de tipo operativas. Hay poca planificación de los sistemas de información. Los usuarios no son demasiado consientes del valor de la tecnología.

Fase 1: Aparición masiva de la informática por los Departamento de años 60, con grandes aparatos que requerían un Procesamiento de ambiente acomodado especialmente para los Datos (PD). Generalmente mismos. Aislamiento progresivo del departamento de procesamiento de datos (PD) del resto de la dependiente del Área organización. El objetivo primordial de los directivos al de Administración. incorporar la informática a sus empresas era la reducción de costos de proceso de información, por “Profesionales con ello las primeras aplicaciones de sistemas de formación técnica” información fueron la contabilidad, nómina y facturación. Procesos puramente administrativos, que las nuevas tecnologías permitían en aquel momento hacer lo mismo de forma mucho más eficiente y con mayor precisión

Etapa 2. Expansión. Crecen las expectativas de los usuarios en lo relativo a las posibilidades que la TI les brinda. Sin embargo no hay una comprensión clara de sus beneficios y sus limitaciones. La tecnología se considera un añadido a la organización y se miden poco las necesidades reales de los que la están utilizando. El control de presupuestos y gastos en las herramientas tecnológicas es mínimo y aparecen problemas técnicos con el desarrollo de programas. Una porción creciente del esfuerzo en programación se utiliza en el mantenimiento de los sistemas. Se está en un momento de crecimiento con falta de planificación

Fase2: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas. El departamento de informática se ve progresivamente en la necesidad de hacer frente a peticiones de usuarios que cada vez son más complejas y relacionadas con el funcionamiento del negocio. Entre otras razones, la incomprensión de los responsables de informática de los problemas planteados por los usuarios, hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde el punto global de la compañía.

“Departamento de Sistemas” es el responsable de los SI, (este dpto ya no depende solo de Administración... ) y sigue siendo el responsable de asignar los recursos y prioridades a las peticiones de las diferentes unidades funcionales (ya no usuarios puntuales) “Técnicos con conocimientos administrativos puntuales”

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Etapa 3. Formalización. A medida que se suceden los problemas de forma continua debido a la falta de planificación de los SI hay una necesidad creciente de hacer un esfuerzo por planificar. Se reorganiza el departamento de procesamiento de datos. Su dirección ha de justificar gastos y actividades de la misma forma que otros grandes departamentos en la organización. Se controla la proliferación de proyectos imponiendo cargas en los departamentos de los usuarios por el desarrollo de proyectos y el uso de servicios informáticos

Fase3: Las grandes inversiones y las quejas de los usuarios que no ven sus necesidades cubiertas como antes (cuando sólo era automatizar tareas rutinarias) hacen que los responsables de la compañía decidan afrontar el problema de los SI desde un punto de vista global. A partir de este momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía. El “Responsable de Sistemas” coordina al equipo interdepartamental que elabora la propuesta del “Plan de Sistemas”.

Etapa 4. Integración. Consolidada la etapa 3, la función de procesamiento de información toma una nu8eva dirección. Se orienta mucho mas hacia la obtención de información propiamente dicha. De forma paralela se produce la introducción de terminales interactivos en los departamentos de los usuarios, el desarrollo de una base de datos con presencia de tecnologías de comunicación. Los usuarios antes controlados presupuestariamente, ahora son capaces de satisfacer su demanda de necesidades informáticas. Hay un crecimiento en la demanda de aplicaciones y por tanto, un aumento considerable en la oferta y gasto para satisfacer esta demanda. A medida que tiene lugar un crecimiento rápido, el control a través de las tecnologías resulta ineficiente. De forma particular la redundancia de datos y la duplicación de los mismos se convierten en un problema significativo

Una vez aprobado el plan de sistemas por la dirección, fija los presupuestos de SI, las aplicaciones a desarrollar en el período presupuestario y las políticas de asignación a los recursos que puedan seguir a cargo del responsable de SI, por ejemplo, mantenimiento

“Gerencia de Sistemas”. Sus responsabilidades han cambiado completamente, se ha convertido en un “coordinador” del equipo interdepartamental que elabora el “Plan de Sistemas” “Técnicos / Administradores”

Etapa 5. Administración de datos. La respuesta a los problemas de la etapa 4 consiste en tratar de controlar la gestión de los datos. Se pasa a considerar a los datos como insumos en el proceso de producir información a considerarlos un resultado, teniendo en cuenta que los datos son recursos en las empresas. Por lo tanto tienen que ser gestionados. En esta fase se desarrolla una base de datos integrada que da servicio a las necesidades organizativas. Las aplicaciones crecen alrededor de esta base de datos. Los usuarios han de mantener una mayor integridad y uso correcto de los recursos de información Etapa 6. Madurez. El SI es integral, para todo el funcionamiento de la empresa. La cartera de aplicaciones encaja cada vez más con las actividades de la organización. La estructura de datos se convierte en un modelo de datos

Fase 4: Es difícil obtener ventajas competitivas La “Dirección” o “Alta sostenibles si los planes de TI/SI se desarrollan de Gerencia” es manera pasiva solamente en función de la estrategia responsable por la de la empresa y para apoyar a la misma; es necesario gestión de la TI/SI algo más, integrar las posibilidades de los SI y las TI utilizados con la estrategia de la empresa en el momento de estratégicamente por formularla. Es preciso pasar a una situación activa de la empresa. cooperación TI/SI-estrategia de la compañía. “Administradores con nociones técnicas”

Fuente: elaboración propia

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Como podemos observar, la gestión de la tecnología, a la vez que fue tomando protagonismo en el interior de las organizaciones, requirió cada vez en sus responsables de capacidades de “gestión” además de los conocimientos tecnológicos. La planificación, el diseño y la implementación de SI no son procedimientos triviales, se debe tener en cuenta la relación de los mismos con los demás sistemas que configuran la infraestructura de la empresa y deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa. En una organización, cuando se desea utilizar TI en la implementación de SI conviene darse cuenta que, a menudo, no será posible simplemente hacer lo mismo antes de la misma manera, solo que utilizando tecnología diferente. Es necesario tener en cuenta las características de la tecnología a incorporar, ya que la misma puede llevar a reconsiderar la manera de hacer las cosas para que los SI funcionen bien. Figura 3 Por lo tanto la tecnología puede llevar a dos situaciones: 1) aportar mejores maneras de hacer las cosas o, 2) forzar a tener que hacer las cosas de peor manera (quizás más eficientes, pero menos efectivas). Los puntos 1 y 2 nos conducen directamente a la situación de la Figura 3. Para evitar este resultado es imprescindible conocer claramente las posibilidades de la tecnología en términos de lo que puede aportar para nuestro SI /estrategia/negocio/empresa. En muchos casos conviene estar dispuestos a prescindir de la tecnología si sus aportes no son suficientes para justificar los sacrificios de toda índole que su adopción pueda suponer. Es importante que “alguien” en la estructura organizativa esté atento y se responsabilice de mantener una actitud crítica frente a las necesidades de la organización y las cambiantes posibilidades de TI. (Andreu, Ricart y Valor;1996).

Fuente: Andreu, Ricart y Valor; 1996. pag. 26

Con el pasar del tiempo, la tecnología se fue colando en los diferentes procesos de la empresa, ahora la tecnología se encuentra en todos los ámbitos; soporta la toma de decisiones, relaciones con externos, el negocio, su administración, etc. por lo que los usuarios se ven forzados a estudiar más de tecnología y los técnicos deben conocer más de administración y de los negocios. Es por ello que la gestión de los recursos de información (RI) es una responsabilidad cada vez más importante para los directivos. La información y el soporte tecnológico que la contiene se deben gestionar adecuadamente para asegurar su uso eficiente buscando siempre el beneficio operativo y estratégico de la organización. Conclusiones La gestión tecnológica está evolucionando hacia un sistema cuya función última es el desarrollo, la integración y el uso efectivo de recursos tecnológicos, para la creación de valor en las organizaciones. En esencia, lo que ayuda a una empresa a competir en mejores condiciones no es la tecnología por sí misma, sino la capacidad para gestionarla en beneficio del negocio frente a los competidores y en armonía con el resto de sus funciones estratégicas. Gestionar la TI requiere un proceso de planificación paralelo que forma a su vez parte de la planificación estratégica, táctica y operativa de la organización.

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Por todo esto se convierte en una necesidad vital para las organizaciones el desarrollar capacidades de gestión en esta materia. De ahí que consideramos que es sumamente necesaria la incorporación de este tipo de conocimientos en la currícula de nuestros estudiantes, incluyendo los provenientes de normativas internacionalmente aceptadas como CobiT, que dan un manto de luz a este nuevo y cambiante desafío “la gestión tecnológica”. De esta manera, la gestión de la Tecnología de Información es hoy una necesidad a contemplar en nuestras incumbencias profesionales Utilizar estratégicamente la TI para mejorar las organizaciones, además de ser una “oportunidad profesional”, es también una oportunidad que se debería incluir en la currícula de los estudiantes en Ciencias Económicas, especialmente en la de los futuros administradores. La formación hoy comúnmente establecida en esta área de conocimiento se encuentra mayormente ligada a la “Ingeniería en Sistemas” y menos relacionada con el proceso organizacional de planeación, organización, dirección y control del conjunto de recursos tecnológicos que sirven de plataforma al manejo estratégico de la información en una organización. Es en este sentido que nos proponemos seguir trabajando para consolidar un marco teórico que contemple la realidad de las empresas locales y que nos permita transferir las herramientas de gestión tecnológica a los futuros administradores para mejorar sus competencias profesionales y adecuarlas a las necesidades actuales. Bibliografía Consultada: Andreu,R. Ricart, j. Valor J. “Estrategia y Sistemas de Información”. 2da. Ed.. McGraw Hill. 1996 Ávalos, I "Aproximación a la gerencia de la tecnología en la empresa". Martínez E. (editor). Estrategias, planificación y gestión de ciencia y tecnología. Editorial Nueva Sociedad. Caracas Venezuela. 1993. Brito, Beatriz, Hernández, Gilberto y Álvarez, Arnaldo (1998) “Gestión Tecnológica y Desarrollo Sostenible y Solidario en los países latinoamericanos: experiencia Cubana”. Revista Espacios http://www.revistaespacios.com/a98v19n02/40981902.html Cinda (1994). “Gestión Tecnológica y Desarrollo Universitario”. Citado 04 de Febrero 2006 (Revista en línea) http://www.cinda.cl/pag/libro_17.htm Colciencias, “Plan estratégico del programa nacional de desarrollo tecnológico industrial y calidad”. Santa fe de Bogotá, mayo de 1998. Colciencias. "Sistema Nacional de innovación: Nuevo escenario de la competitividad". Bogotá. 1998 Daccach T J. “Gerencia de http://www.deltaasesores.com/prof/PRO013.html

Tecnología”.

Artículos

Delta.

Escorsa, P y Valls, J.Tecnología e innovación en la Empresa. Dirección y Gestión. Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V. Ediciones UPC. Impreso en Colombia. 2001. Gaynor, G. "Management of Technology: description, scope, and implicatios”. Gaynor, H. (ed.). "Handbook of Technology Management". McGraw-Hill. New York. 1996. Hidalgo, A. (1999) “La Gestión de la Tecnología como Factor Estratégico de la Competitividad”. Citado 04 de Febrero 2006 Madrid: Revista Economía Industrial No. 133/VI págs. 43-54. http://www.mityc.es/NR/rdonlyres/82176417-FF18-4FD8-B78D290E1B104E90/0/08ahid.pdf La Gestión Tecnológica en las organizaciones

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Sandra Fabiana Aronica

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La Gestión Tecnológica en las organizaciones

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