Plan Van Aanpak

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 1

Plan van aanpak Project: Concept Cooking Organisatie: Business Meeting Twente

Plaats, datum:

Enschede, 08-09-2009

Opgesteld door:

Projectgroep V.E.R.A. [V. Geerdink] [E. Ravenhorst] [R. Moelard] [A. Trines]

[[email protected]] [[email protected]] [[email protected]] [[email protected]]

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 2

Inhoudsopgave plan van aanpak

1. Achtergronden.......................................................................................................................3 2. De projectopdracht...............................................................................................................4 4. Projectgrenzen.......................................................................................................................8 6. Kwaliteit concept.................................................................................................................10 7. De projectorganisatie..........................................................................................................11 8. Planning...............................................................................................................................12 9. Risico’s ................................................................................................................................13 10. Gedragsregels Team V.E.R.A.........................................................................................14 Bijlage I....................................................................................................................................15 Het script..................................................................................................................................15

Instructies en tips • De indeling van dit plan van aanpak is volgens hoofdstuk 5 van het boek Projectmanagement door Roel Grit, uitgegeven bij Wolters-Noordhoff te Groningen. • In dit boek vind je een uitgebreide beschrijving hoe je een plan van aanpak kunt maken. • Op de website http://www.grit-projectmanagement.wolters.nl bij het boek is een checklist te vinden waarmee je het plan van aanpak op kwaliteit kunt controleren. • De bovenstaande inhoudsopgave is automatisch gegenereerd. Deze kun je opnieuw genereren door met de rechtermuisknop in het tekstvlak van de inhoudsopgave te klikken en vervolgens te kiezen voor: ‘! Veld bijwerken’, ‘In zijn geheel bijwerken’. • Door op de paginanummers achter een hoofdstuk in de inhoudsopgave te klikken, wordt automatisch naar het betreffende hoofdstuk gesprongen. • Vergeet niet de kop- en voetregels aan te passen. • Gebruik altijd de spellingscontrole van Word. • Een plan van aanpak is geen blauwdruk. Hoewel het plan een zo specifiek mogelijke inschatting is van het project, is het plan nooit af. Wijzigingen aanbrengen mag dan ook altijd.

Vergeet niet bovenstaande en overige instructies te verwijderen.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 3

1. Achtergronden Team V.E.R.A gaat een commercial, in de vorm van een viral, produceren in opdracht van BMT, Business Meeting Twente. Deze commercial maken we, zodat we meer mensen naar dit evenement kunnen lokken. Business Meeting Twente is een business-to-businessevent voor Oost-Nederland waar ondernemers, managers en bestuurders elkaar kunnen ontmoeten, informeren en inspireren. Een boeiend programma, inspirerende sprekers, een professionele beursvloer, het netwerkcafé en de uitreiking van de Beste Werkgever Award maken dit evenement tot een succesvol ondernemersplatform. De aankleding en inrichting van de beursvloer zorgen voor de informele sfeer en een uitstekend klimaat om de netwerkactiviteiten van de bezoekers verder te ontplooien. De beurs staat dit jaar in het teken van het thema “bouwen aan de toekomst”. De crisistijd zo snel mogelijk achter ons laten en een positieve blik werpen op de toekomst en groei; dat is het thema waar het om draait tijdens Business Meeting Twente 2009. De belangrijkste contactpersonen zijn:

Beursdirectie: Clemens van den Biggelaar [email protected]

Projectmanagement: Sharon Idink M: 06-52 687 938 [email protected]

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 4

2. De projectopdracht Team V.E.R.A gaat een commercial, in de vorm van een viral, produceren in opdracht van BMT, Business Meeting Twente. BMT organiseert jaarlijks een beurs waar lokale ondernemers, bedrijven, starters en studenten contact zoeken met elkaar. Dit met als hoofddoel de zakelijke netwerken uit te breidden, mensen in contact met elkaar brengen, en kennis te delen. Tevens kijkt BMT ook buiten de regiogrenzen en zou graag meer ondernemers uit het gehele land, en zo mogelijk zelfs internationaal naar zich toe trekken. BMT is in het kort gezegd een matchmaker voor de zakelijke markt. De sfeer waarin de meeting wordt georganiseerd is serieus met veel ruimte voor gezelligheid en contact. BMT staat open voor alle soorten van ondernemingen en bedrijven, ze is dus ruimdenkend. Wat dit project uiteindelijk zal moeten opleveren, of waarmaken, is meer bezoekers naar de BMT trekken, zowel regionaal, nationaal, en hopelijk ook internationaal, door middel van een viral actie in de media. De viral zal, om in sfeer te blijven van BMT, draaien om de verschillende kernwoorden: Verleiden, Flirten Matchmaking Spanning Verrassend, experimenteel Openheid

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 5

Om tot een passende viral, een die past bij BMT, te komen zijn er binnen het team verschillende ideeën ontwikkeld, waarvan uiteindelijk de beste verder is uitgewerkt tot een op zichzelf staand concept. De volgende concepten hadden goede kans, maar zijn uiteindelijk terzijde geschoven. Deze ideeën zullen hier even kort beschreven worden, met de reden waarom zij het niet zijn geworden. Een concept wat even speelde was het idee om een zakenman compleet verward over een verlaten industrieterrein te laten dwalen. Steeds paniekeriger zou hij over het terrein heen rennen op zoek naar contact met andere mensen. Naarmate de tijd verstrijkt wordt hij wanhopig, totdat hij op een deur van een bedrijf een briefje ziet hangen met daarop de mededeling dat ze even naar BMT zijn. Het feit dat bovenstaand idee niet is uitgewerkt is enerzijds jammer, maar het is afgeketst op het feit dat het gevaar bestond dat het beeld snel saai zou worden en, bovenal, verwarring willen wij niet associëren met BMT. Een ander idee wat even ter sprake kwam, was het beeld van een persoon als levende reclamezuil waarop post-its worden geplakt en verwijderd met een soort zoekertjes erop. Dit idee is snel afgekeurd op grond van het feit dat het sterk lijkt op een bestaande commercial en dat het weinig doorstuur-, of virale waarde heeft. Over het volgend concept is het team het eens dat het een mooi beeld is, maar toch geen aanbeveling heeft. Het idee is om in 3d een top view van twente te laten zien. Vanuit iedere woonplaats groeien wortels naar het centrum van twente, waar zij samen een grote sterke boom vormen. Net als bovenstaand idee heeft het weinig virale waarde, en daarbij is het te veel animeer werk voor de tijd die gegeven is voor dit project.

Maar dan, het laatste idee wat we hier beschrijven heeft de gezamenlijke voorkeur van team V.E.R.A. We hebben dit concept uitgekozen op de volgende gronden:

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 6

De verleiding Bekend feit is dat sex sells. De viral zal hier ook gebruik van maken, en dan wel op sensuele, insinuerende, humoristische en smaakvolle wijze. Matchmaking De hoofdpersoon uit de viral maakt contact met allerlei mensen, welke metafoor staan voor de doelgroep, en laat deze mensen kennis maken met elkaar Het experiment Het onderzoekende karakter en vrij denkende aspect van BMT komt tot uiting in de viral door de hoofdpersoon te laten zoenen met een tegenspeler. Het open karakter De hoofdpersoon treed in contact met breed scala aan karakters. De herkenning Men zal in eerste instantie bij het zien van de viral misschien associaties krijgen met commercials van o.a Axe en Coca Cola Light. Jongeren binnen de doelgroep zullen op het verkeerde been gezet worden tot het einde. De beeldtaal van de viral en het bedrijf lijken niet overeen te komen. Enkel de gebruikte metaforen zullen wijzen op BMT. Doel is om de BMT hier mee in hetzelfde rijtje te plaatsen als de gevestigde modische merken. In het kort is het concept om een mooie Twents sprekende dame te laten flirten met allerlei mannen in stereotype vormen van ondernemers en bedrijven. De confrontaties zullen op een sensuele en humoristische manier verlopen. Op een gegeven moment zal ze een andere vrouw zoenen, waarop iedereen kompleet uit zijn dak gaat.

Plan van Aanpak Concept Cooking

3.

pagina 7

Projectactiviteiten

De projectactiviteiten en taakverdeling betreft deze activiteiten. Taakverdeling (PROJECT) Vera:

Moodboard maken, Camera hanteren tijdens het filmen, Video monteren, Audio verzamelen, Onderzoek doen naar andere virals.

Edgar:

Planning maken, Werkboek onderhouden, Apparatuur regelen, Crew Ondersteunen tijdens opnames, Vergaderingen plannen, Onepager maken, Klant relatie onderhouden, Callsheets maken.

Roy:

PVA onderhouden, Assistent Regie op de set, Audio monteren, Video monteren, Audio verzamelen, Breakdown sheets maken, Scenario schrijven, Documentatie controleren en verbeteren.

Aloys:

Achterliggende gedachte van het verhaal bedenken, Storyboard maken, Concept Art ontwerpen, Regie op de set, Audio bewerken, Logo ontwerpen, Huisstijl ontwerpen, Callsheets maken.

Gezamelijk: Brainstormen, Casting werven, (Licht op de set), Filmdagen plannen, Locatiescouten.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 8

4. Projectgrenzen Voorwaarden voor de video-viral: - alle beelden moeten rechten vrij zijn - compositie van de shots en licht is inhoudelijk passend bij het verhaal - de mise-en-scene is bewust gekozen en kadrering is bewust gebruikt - montage is professioneel en draagt bij aan het vertellen van het verhaal - montage is technisch correct in overeenstemming met het scenario - er is gebruik gemaakt van Flash, After Effects of Maya - muziek is vrij te kiezen - locatie sound mag gebruikt worden Voorwaarden van de opdrachtgever: - alles mag, alles kan - willen graag de doelgroep uitbreiden - door middel van de viral willen ze bezoekersaantal met 500 verhogen - deadline van levering is uiterlijk 10 november 2009 - doel viral: BMT op een eigentijdse wijze onder de aandacht brengen Wat gaan wij doen? Wij gaan net iets over het ‘randje’. Gewaagdheid mag, is zelfs graag gewild. We willen ook wat 'jongere' zakenpartners de aandacht trekken dat zij ook welkom zijn. Wij gaan een viral maken die door zijn verleiding en kracht doorgestuurd zal worden. We zullen zoveel mogelijk uit de kast halen om onze viral tot een succes te maken. Wat gaan wij niet doen? In de viral zullen wij niet meteen duidelijk maken wat je bij Bussiness Meeting Twente zult vinden, dit moeten ze namelijk zelf ervaren en ontdekken. De gezelligheid en saamhorigheid op de beurs vinden ze pas als ze er heen gaan! Verder zullen wij een aantal dingen niet kunnen doen vanwege het budget. We moeten opzoek naar niet betaalde acteurs een ook zullen wij niet zoveel eisen kunnen stellen aan onze locatie. We zullen ook maar één locatie gaan gebruiken, aangezien we een redelijk groot aantal acteurs willen. Op één locatie filmen scheelt tijd en de kans is groter dat alle acteurs tegelijk beschikbaar zijn.

Plan van Aanpak Concept Cooking

5.

pagina 9

De producten

De opdracht van BMT zal buiten het eindproduct, in de vorm van een viral, nog enkele andere gerelateerde producten opleveren. Ten eerste is er natuurlijk de viral, van welke de inhoud in het hoofdstuk achtergronden wordt behandeld. De viral zal aan BMT worden gepresenteerd in een pitch. Met deze pitch zullen wij onszelf als bedrijf, als wel de viral op een zo gunstige mogelijke manier verkopen aan BMT. Vervolgens dient er een one-pager te worden opgesteld. Via deze one-pager zullen we BMT op een concrete manier de essentie van het concept en het proces op de hoogte stellen. Dit zal een belangrijke bron van communicatie zijn tijdens de pitch. Dit onderdeel zal geheel opgemaakt worden conform de huisstijl van V.E.R.A. en appelleren aan de sfeer van BMT. Ten derde Is de prestentatie van het moodboard een onderdeel wat opgeleverd zal moeten worden. Dit natuurlijk ten bate van het vormgeven van het eindproduct, de viral, als wel als communicatiemiddel naar BMT. Het moodboard geeft BMT met een blik een duidelijk beeld van de sfeer en doelgroep die bereikt dient te worden met de viral. Om de viral uiteindelijk te kunnen realiseren, en om het concept dat ontwikkeld is over te kunnen brengen aan BMT, zal er gebruik gemaakt gaan worden van een storyboard. Deze zal bij de pitch gepresenteerd worden. Ook deze is conform de huisstijl van V.E.R.A. vormgegeven. Naast deze onderdelen zal ook het plan van aanpak en de verslaglegging van het proces als document worden opgeleverd. Buiten deze verplicht grote onderdelen zullen er meerdere kleinere producten gerealiseerd moeten worden. Deze zijn opgenomen in de go-nogo momenten en zullen hier niet specifiek worden beschreven. Nadere details over de producten zullen gaandeweg worden opgenomen in het PVA.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 10

6. Kwaliteit concept Het eindproduct wordt pas leverbaar genoemd als deze voldoet aan de volgende punten: •

Compleet PVA Deze is vormgegeven naar onze persoonlijke stijl en heeft de volgende eisen:

•

–

Regelafstand van 1,5

–

Times New Roman

–

Paginanummering

–

Inhoudsopgave

–

Individuele onderdelen

Moodboard Deze moet de sfeer weergeven van Business Meeting Twente en van onze viral.

•

Viral Deze wordt als kwalitatief goed beschouwd zodra deze voldoet aan de volgende punten:

•

–

Gebruik van HD kwaliteit opnames.

–

Het filmpje 2 tot 4 minuten duurt.

–

Montage van individuele beelden zorgt voor een actief filmpje.

–

De audio synchroon loopt met het beeld.

–

De boodschap wordt overgedragen.

Storyboard Deze moet duidelijk weergeven hoe er gefilmd moet worden.

•

Onepager Deze bevat de volgende punten: –

Onze huisstijl

–

Ons Logo

–

Informatie over de voortgang.

–

Informatie over ons idee.

–

Informatie over belangrijke data

Al deze onderdelen worden besproken tijden geplande vergaderingen en consultatie momenten.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 11

7. De projectorganisatie De betrokken studenten: Vera Geerdink, Edgar Ravenhorst, Roy Moelard en Aloys Trines. Communicatie: De communicatie verloopt als volgt. Dataverkeer

: Dit gebeurt allemaal via www.eSnips.com.

Gesprekken

: Gesprekken worden gevoerd op stijdens vergaderingen of via e-mail.

Afspraken

: Deze worden gemaakt tijdens de vergaderingen.

Vergaderingen : Vergaderingen worden van te voren ingepland. Deze vinden op het Saxion plaats. Vooralsnog verloopt de communicatie onderling zeer goed. Met de opdrachtgever is nog niet gesproken. Taakverdeling (PVA) Vera:

Projectgrenzen maken, Moodboard.

Edgar:

Kwaliteit Concept, Projectorganisatie, Planning.

Roy:

Achtergronden opzetten van BMT en waarom we dit project doen, risico’s samenvoegen.

Aloys:

Project en Productomschrijving (pagina 11 van PVA).

Taakverdeling (PROJECT) Vera:

Moodboard, Camera, Video monteren, Audio verzamelen, Onderzoek doen naar andere virals.

Edgar:

Planning maken, Werkboek onderhouden, Apparatuur regelen, Crew ondersteunen, Vergaderingen plannen, Onepager maken, Klant relatie onderhouden, Callsheets.

Roy:

PVA onderhouden, Assistent Regie, Audio, Video monteren, Audio verzamelen, Breakdown sheets, Scenario, Documentatie controleren en verbeteren.

Aloys:

Achterliggende gedachte verhaal bedenken, Storyboard, Concept Art, Regie, Audio bewerken, Logo ontwerpen, Huisstijl ontwerpen, Callsheets.

Gezamelijk: Brainstormen, Casting werven, (Licht), Filmdagen plannen, Locatiescouten.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 12

8. Planning Maak een strokenplanning (GANTT chart) op basis van onder meer de fasen, activiteiten, mijlpalen, werktijd, doorlooptijd en taakverdeling. Houd rekening met speling zodat jullie eigen deadlines eerder zijn dan de ingeroosterde deadlines.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 13

9. Risico’s Interne risico’s

Hoe kan het gebeuren

We kunnen de plank

Hoe kan het voorkomen worden Door de opdracht niet goed te De opdracht beter lezen, en

helemaal misslaan waardoor

interpreteren, of door geen

beter voorbereiden op de

de boodschap niet overkomt.

goed onderzoek te doen naar

doelgroep

Rechten schenden door

de doelgroep Mensen en/of merken in

Toestemming vragen voor het

mensen en/of merken

beeld laten komen zonder

in beeld brengen van de

ongeoorloofd in beeld te laten daarvoor toestemming te

desbetreffende mensen en/of

komen. Mensen komen ongeoorloofd

merken Van te voren doorgeven

hebben gekregen Spijbelen, niet afzeggen

niet opdagen Mensen komen ongeoorloofd

wanneer een afspraak niet Verslapen

wordt nagekomen Van te voren doorgeven

te laat

wanneer de persoon te laat

Niet genoeg tapes om handen

Te weinig tapes geregeld

dreigt te komen Meer tapes regelen

Externe risico’s

Hoe kan het gebeuren

Hoe kan het voorkomen

Weigerend apparatuur

Allerlei technische redenen

worden Proberen zelf het probleem

hebben

op te lossen, mocht dit niet lukken, iemand inlichten die Accu leeg

Accu niet goed opgeladen

er verstand van heeft Op tijd beginnen met opladen

Apparatuur zoek

van te voren Niet meer weten waar het ligt

Onthouden waar het apparatuur ligt

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 14

10. Gedragsregels Team V.E.R.A. De volgende regels zijn opgesteld om een zo goed als mogelijk functionerend team te vormen uit de volgende vier deelnemers, Vera Geerdink, Edgar Ravenhorst, Roy Moelard en Aloys Trines, samen vormen wij team V.E.R.A. In een poging om mogelijke problemen voor te zijn gelden er binnen in het team, zonder uitzondering van persoon, de hierna volgende regels.

-

Ieder teamlid voltooid zo goed mogelijk naar kunnen zijn of haar taken.

-

Ieder teamlid dient op de hoogte te zijn van alle informatie betreffende het project.

-

Blijf niet met problemen zitten, vraag het team of docent om raad.

-

Afwezigheid van geplande bijeenkomsten zoals vergaderingen of presentaties dienen gemeld te worden bij de andere teamleden, ofwel via de voorzitter, dan wel individueel.

-

Deadlines zijn deadlines.

-

We werken samen aan een coherent eindproduct.

-

In dienst van het product dient men kritisch naar elkaars werk te kijken, kritiek is puur constructief bedoeld voor het eindproduct en niet persoonlijk gericht.

-

Laat weten waar je als teamlid mee bezig bent.

-

We verlangen bloed,zweet en tranen, maar nog meer, veel plezier bij dit project.

Deze regels zijn in onderling overleg goedgekeurd en zodoende opgenomen in het PVA.

Plan van Aanpak Concept Cooking

pagina 15

Bijlage I Het script In elke verschillende scene zien we een mooie jongedame, sexy gekleed over straat lopen. Zij pikt allerlei mannen onderweg op, of wijst ze af, begeleidt door haar heerlijke Twentse accent. De mannen die zij oppikt zijn van divers pluimage, maar staan allemaal als metafoor voor verschillende zakelijke en ondernemende sectoren. Per type onderneming zal een stereotiep karakter een confrontatie hebben met de mooie Twentse dame. Deze Twentse dame staat symbool voor BMT als de grote verleider en matchmaker. De ontmoetingen worden dan ook begeleid door een suggestief erotisch geladen tekst passend bij de situatie, maar ook altijd relevant aan zakenrelaties. Na een hele stroom van confrontaties te hebben gezien, wordt de mooie dame door een horde mannen gevolgd. Even later draait ze zich abrupt om. De mannen blijven staan en kijken haar hunkerend aan. Op dat moment stormt de mooie dame door de mannen op zoek naar “die ene opening”. Op dat moment ziet ze een andere dame staan. Ze blijven verstijfd tegenover elkaar staan en kijken elkaar aan. Uiteindelijk vliegen de dames elkaar in de armen en ontstaat er een vurige scene. De mannen zien ze zoenen. Ze zijn enthousiast. Ze juichen, joelen, schreeuwen, dansen, zwaaien, roepen en schudden elkaar de hand. Hierna vertrekt de mooie dame weer met de hele groep mannen achter haar aan. De getroffen dame blijft verstijft staan. Na een paar seconden, komt ze weer bij zinnen en beseft zich dat ze nog meer wil. Ze rent achter de rest aan.