Plan Van Aanpak

Plan van aanpak Communicatie en participatie Bedrijvenpark Larenstein

Concept versie februari 2005

Inleiding

Met de vaststelling van het inrichtingsplan voor bedrijvenpark Larenstein in november 2004 is de planfase van het project afgesloten. Nu staat de realisatie van het bedrijvenpark voor de deur. Deze fase vraagt om een andere wijze van communiceren met de bewoners, bedrijven en andere belangengroepen. Dit is de reden waarom een nieuw communicatie - en participatieplan voor het bedrijvenpark opgesteld wordt. Dit plan biedt een structuur in het totaalpakket aan gewenste methoden, werkwijzen en middelen van communicatie en participatie. Daarnaast geeft het een beeld en overzicht van hoe we vanaf januari 2005 om willen gaan met de communicatie en participatie rondom bedrijvenpark Larenstein. Doelstellingen informatie - en participatieplan Dit plan is bedoeld als een werkdocument. Tussentijdse evaluaties leiden tot bijstellingen zodat een actuele stand van zaken uitgangspunt is voor de planning. Met dit plan worden de volgende zaken gerealiseerd: • Een samenhangend beeld van de informatie en participatie • Leggen van logische dwarsverbanden binnen informatie en participatie • Onnodige dubbelingen voorkomen • Vermijden dat per project de informatie en participatie op ad hoc basis wordt opgesteld • Transparante werkwijze richting bestuur, bedrijven, bewoners en andere betrokken partijen. Gevolgde werkwijze Dit plan is in samenspraak met de projectleiders voor bedrijvenpark Larenstein opgesteld. Het plan wordt besproken in de projectgroep en ter kennisname gestuurd aan de stuurgroep Larenstein, klankbordgroep Larenstein en het College. Leeswijzer Hoofdstuk 1 behandelt ten eerste de doelstellingen van communicatie en participatie voor de realisatie van Larenstein. Vervolgens worden de diverse belangengroepen in beeld gebracht. Hoofdstuk 2 beschrijft de aanpak waarbij de communicatiemiddelen en informatiemomenten gekoppeld worden. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van wie, wat, waar en wanneer aan communicatieactiviteiten uitvoert. Tenslotte eindigt het plan met een beschrijving van de organisatie en de financiën.

1.0 Doelstellingen en belangengroepen 1.1 Doelstellingen communicatie bedrijvenpark Larenstein De doelstellingen voor de communicatie en participatie tijdens de realisatie van bedrijvenpark Larenstein zijn: • Alle betrokken partijen zijn tijdig en volledig geïnformeerd • De betrokken partijen hebben realistische informatie ontvangen (die overeenkomt met de werkelijkheid) • De bedrijven weten wanneer en hoe zij zich kunnen vestigen en voelen zich betrokken bij het bedrijvenpark • De bewoners weten hoe en wanneer zij inspraak hebben in het realisatietraject • De invulling van het entreegebied en de groene zone tussen het bedrijvenpark en de woningen sluit beter aan bij de wensen en behoeften van de bewoners Deze doelstellingen hebben de volgende beoogde effecten: - draagvlak (verdienen) voor de realisatie van het bedrijvenpark - bijdrage leveren aan leefbaarheid rondom en op het bedrijvenpark

Tijdige, volledige en realistische informatie leidt tot minder ongerichte vragen en acties die mogelijk de realisatie van Larenstein kunnen vertragen. Deze doelstellingen komen dan ook alleen tot stand door middel van communicatie over en weer met de betrokken partijen. In de volgende paragraaf worden deze partijen nader toegelicht.

1.2 Betrokken partijen De partijen zijn te verdelen in de volgende vier groepen omwonenden, bedrijven, belangenorganisaties en bestuur. Hierbij zal in deze notitie een onderscheid gemaakt worden in externe communicatie (omwonenden, bedrijven en belangenorganisaties) en interne communicatie (bestuur). Omwonenden • Rechthebbenden erfdienstbaarheid MOB-complex • Direct omwonenden (hoogbouw en laagbouw Kometenlaan, bewoners dienstwoningen) • Bewoners Groenekanseweg, Biltse Rading • Stichting Tegen! Het belang van deze groep is dat het bedrijvenpark niet gerealiseerd wordt of in ieder geval met de maximale vertraging. Zij richten zich op mogelijke overlast op het gebied van geluid, licht, stank, verkeer en zicht als gevolg van de realisatie Larenstein. Een deel van deze groep is al in de planvorming betrokken door middel van participatie in de klankbordgroep Larenstein. Hierin konden zij de stuurgroep Larenstein adviseren in de planvorming (bestemmingsplan, stedenbouwkundig plan, inrichtingsplan, verkeersontsluiting, etc.). Daarnaast is de grotere groep bewoners op diverse informatieavonden geïnformeerd over de stand van zaken van de ontwikkeling van het bedrijvenpark. De relatie tussen de gemeente en de omwonenden van Larenstein is erg kwetsbaar. De omwonenden denken dat er tijdens de planvorming niet naar hen geluisterd is en de toezeggingen vanuit de gemeente niet nagekomen zijn. Zij zoeken regelmatig de publiciteit op om de ontwikkeling van Larenstein in een negatief daglicht te stellen (waaronder website www.larenstein-nee.nl ). Het is daarom van groot belang de communicatie richting de bewoners zeer zorgvuldig plaatsvindt. Bedrijven Het gaat hier om de bedrijven die zich op Larenstein zullen vestigen. Deze groep is verdeeld in de volgende clusters: • Cluster auto -en garagebedrijven • Cluster bouw - en overige bedrijven • Bedrijfsverzamelgebouw Daarnaast zijn deze bedrijven lid van de Stichting bedrijventerrein De Bilt die hun belangen vertegenwoordigt in het planproces. Voor deze bedrijven is het van belang dat bedrijvenpark Larenstein op dusdanige wijze ontwikkeld wordt waardoor zij op een efficiënte en betaalbare wijze kunnen functioneren. De bedrijven zijn gedurende het planproces op verschillende manieren betrokken geweest. Zo heeft een vertegenwoordiger deel genomen aan de klankbordgroep en stuurgroep. Daarnaast zijn er per bedrijvencluster diverse overleggen geweest over onder andere de beeldkwaliteit, het bestemmingsplan en de kavelindeling op bedrijvenpark Larenstein.

Belangenorganisaties De meest betrokken belangenorganisaties zijn: • Groenekans Landschap • Hondenuitlaters De hondenuitlaters hechten belang aan het behoud van de uitlaatmogelijkheden van de honden. Het Groenekans Landschap aan het behoud van de groene omgeving. Deze belangenorganisaties worden in het communicatieproces regelmatig met de omwonenden samengebracht omdat deze groepen veel overlap hebben in hun belangen. Bestuur Het College B&W, de gemeenteraad en de commissie openbare ruimte zijn op diverse momenten betrokken geweest bij de besluitvorming in het planproces en ze zijn op de hoogte gehouden door middel van (vertrouwelijke) informatiebijeenkomsten. De provincie ziet het project Larenstein als voorbeeldproject binnen de provincie op het gebied van duurzaamheid van bedrijventerrein. Door middel van deelname aan de stuurgroep Larenstein heeft zij in het planproces geparticipeerd. Daarnaast heeft de gedeputeerde van de provincie recentelijk nog een projectbezoek gebracht aan de gemeente. De communicatie met de provincie is van belang vanwege onder andere het bestemmingsplan, maar zeker ook vanwege de toegekende subsidiegeleden vanuit de provincie.

2.De aanpak: communicatiemomenten en middelen Met de start van de uitvoering dient de wijze van communicatie met de betrokken groepen overzichtelijk en concreet te zijn. Gedurende het realisatietraject zijn er specifieke momenten waarop bewoners, bedrijven en andere betrokkenen actief geïnformeerd moeten worden. De wijze van communicatie verschilt per onderwerp en doelgroep. Hieronder worden de momenten van communicatie en de wijze waarop het plaatsvindt behandeld. Omdat de betrokken partijen een scala aan belangen hebben, zal bij de communicatiemomenten onderscheid worden gemaakt in de belangengroepen.

2.1 Communicatiemomenten tijdens de realisatie Voor alle betrokken partijen (zowel intern als extern) geldt dat zijn geïnformeerd moeten blijven over de planning van de activiteiten. Daarnaast zijn er zaken waarbij slechts een deel van de betrokken partijen actief benaderd worden. Hieronder wordt per betrokken aangegeven over welke onderwerpen zij direct kunnen meepraten, dan wel actief geïnformeerd worden. Omwonenden en belangengroepen Met de afsluiting van de planvormingfase is de communicatie met de omwonenden in het realisatieproces gewijzigd van participeren naar informeren. Twee onderdelen van de realisatieactiviteiten vormen hierop een uitzondering en dat zijn "de invulling groenstrook tussen het bedrijvenpark en de woningen" en "de invulling van de tankstationlocatie op Larenstein". Voor de invulling van de groenstrook zal een apart overleg gevoerd worden met de direct aanwonende bewoners van de laag - en hoogbouw van de Kometenlaan. Dit overleg is in maart 2005 gepland. De verdere invulling van de tankstationlocatie kan pas plaatsvinden op het moment dat de toekomstige exploitant van het station gekozen is. Het ontwerp van de invulling zal in de klankbordgroep Larenstein besproken worden.

De omwonenden en belangengroepen zullen gedurende de realisatie van Larenstein over de volgende onderwerpen geïnformeerd worden: • Planning van de activiteiten • Werkzaamheden realisatie bedrijvenpark Larenstein Bedrijven Omdat bij de realisatie van Larenstein in principe de klant bekend is (namelijk de bedrijven), zal deze partij op een actieve wijze betrokken blijven in het proces. Enerzijds zullen zij coproducent zijn over bepaalde onderwerpen en anderzijds zullen zij over bepaalde onderwerpen alleen geïnformeerd worden. De Stichting Bedrijventerrein De Bilt heeft met de gemeente een samenwerkingsovereenkomst getekend om te komen tot een parkmanagementorganisatie. Dit betekent dat de bedrijven voorbereidende werkzaamheden uitvoeren voor inhoudelijke zaken als beheer - en onderhoud op het eigen terrein, bouw hekwerk, type beveiliging, collectief parkeren etc. De bedrijvenstichting heeft een coördinator aangesteld die deze parkmanagementorganisatie in gaat vullen. De gemeente heeft hierbij een beslissende bevoegdheid. Daarnaast moeten de bedrijven bouwplannen indienen bij de gemeente. Deze worden door de gemeente getoetst. Hiervoor wordt een speciale aanpak gehanteerd waarbij de bedrijven de mogelijkheid hebben gekregen om plannen in vroegtijdig stadium in te dienen zodat ze tijdig begeleid worden bij hun ontwerpactiviteiten. De clusters die het eerst kunnen bouwen (bedrijfsverzamelgebouw en bouw - en installatiecluster (m.u.v. bedrijven voor boskamers)), zijn het eerst benaderd voor het indienen van de bouwplannen. Tenslotte zullen de bedrijven geïnformeerd worden over de planning van de werkzaamheden, stand van zaken over de opheffingsprocedure van de erfdienstbaarheid en de uitgiftetermijnen. Los van de realisatie van Larenstein worden gelijktijdig met de bedrijven afspraken gemaakt over de mogelijkheden van de achter te laten bedrijfslocatie. De communicatie rondom deze zaken wordt beschreven in het, nog op te stellen, communicatieplan van de achterliggende locaties.

Bestuur Het gemeentebestuur wordt over een verscheidenheid aan onderwerpen geïnformeerd. Voor 2005 staan in ieder geval de volgende onderwerpen op de planning: • Keuze gebruik of sloop van de bunker op het MOB -gedeelte; • Keuze functiegericht of multifunctioneel saneren van de bodemverontreiniging op MOB -gedeelte; • Uitgiftestrategie tankstationlocatie • Actualisatie planexploitatie • Afspraken parkmanagement (incl. collectief parkeren) • Uitvoeringsplanning • Opheffingsprocedure erfdienstbaarheid MOB-complex • Stand van zaken vergunningen en procedures • Contracten De provincie zal ook in de realiseringsfase op actieve wijze betrokken blijven bij Larenstein. De onderwerpen voor de provincie zijn: • Procedure bestemmingsplan • Verantwoording subsidiegelden (ISV en TIPP-gelden) • Wijze van bodemsanering en besschikking Wbb

2.2 Communicatiemiddelen voor externe communicatie Om de bovenstaande onderwerpen op een juiste wijze over te brengen op de partijen worden de diverse communicatiemiddelen ingezet. Eerst worden de middelen voor de externe communicatie (omwonenden, belangengroepen en bedrijven) beschreven. In de volgende paragraaf voor de interne partijen (gemeentebestuur).

• • • • •

Nieuwsbrief Bedrijvenpark Larenstein Website www.debilt.nl Informatieavond Lokale media Reguliere overleggen

Nieuwsbrief Bedrijvenpark Larenstein In deze nieuwsbrief worden belangstellenden op de hoogte gehouden over actuele ontwikkelingen in de werkzaamheden voor Larenstein. Daarnaast staan er zakelijke aankondigingen in over informatieavonden in de nabije toekomst en eventuele formele procedures. Voorgesteld wordt dat deze nieuwsbrief een standaard lay out heeft (zoals de nieuwsbrief van december 2004) met een eigen logo voor bedrijvenpark Larenstein. Dit zal de herkenbaarheid vergroten. Deze nieuwsbrief wordt verspreid onder de direct omwonenden, betrokken bedrijven, belangengroepen en het bestuur. Daarnaast zullen enkele exemplaren bij de receptie van het gemeentehuis liggen. Tenslotte wordt de nieuwsbrief op de gemeentelijke website geplaatst. Website gemeente De Bilt Op de gemeentelijke website www.debilt.nl is onder de naam "projecten" de mogelijkheid om informatie over Larenstein te plaatsen. Deze site heeft een informerend karakter. Hier kunnen de belangstellenden informatie vinden over: • Doelstellingen van bedrijvenpark Larenstein • Nieuwsbrieven • Opheffingsprocedure erfdienstbaarheid • Planning • Persberichten Mochten mensen vragen hebben, dan staat de naam van de gemeentelijke contactpersoon vermeld op de site. Gedurende de realisatie bestaat altijd de mogelijkheid om aanvullende onderwerpen op de site te plaatsen. Ten slotte zal de naam van de website in alle nieuwsbrieven en persberichten vermeld worden. Informatie ronden De informatieavonden worden georganiseerd aan de hand van een actueel onderwerp. Afhankelijk van het onderwerp van georganiseerd worden (inloopavond, plenaire presentatie etc.). Voor iedere avond wordt een het onderwerp worden de relevante betrokken partijen uitgenodigd. Er kunnen diverse soorten informatieavonden apart draaiboek gemaakt met daarin de opzet en de praktische organisatie ervan. Media Pers is essentieel. De belangenstellende mensen baseren hun beeld over bedrijvenpark Larenstein voor een belangrijk deel op informatie vanuit de media. Het is dus belangrijk dat er een reëel beeld ontstaat over Larenstein. Daarvoor moet de pers goed en structureel geïnformeerd worden. Positief nieuws (zoals ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de stichting bedrijventerrein De Bilt) moet op een actieve wijze naar buiten worden gebracht door middel van interviews en het uitnodigen van de pers tijdens belangrijke momenten. De perscontacten lopen via de projectleider en een medewerker van de afdeling communicatie.

Reguliere overleggen Net als tijdens de planfase worden reguliere overleggen gepland met de betrokken partijen over specifieke onderdelen van de realisatie. Voor het realisatietraject zijn de volgende overleggroepen samengesteld:

• • •

Stuurgroep: hierin zitten de portefeuillehouder, stichting bedrijventerrein De Bilt, kamer van koophandel en de provincie. Zij hebben een sturende en coördinerende bevoegdheid; Klankbordgroep: hierin zitten de omwonenden, stichting bedrijventerrein De Bilt en belangengroepen. Zij hebben een adviserende taak richting de stuurgroep; Clusteroverleg: hierin zitten de voorzitters van de drie clusters en worden onderwerpen besproken die direct van invloed zijn op de bedrijven

Formele procedures Elke burger heeft een recht op deelname aan de formele procedures. Het gaat hierbij onder andere om procedures voor het bestemmingsplan, kap -, sloop -, en bouwvergunningen en de LNVontheffingsaanvraag. De verplichte communicatiemomenten bij deze procedures zijn niet opgenomen in de bijlage 2 van dit plan van aanpak. Deze communicatie wordt verzorgd door de afdelingen Bouw - en Woningtoezicht en Groen (kapvergunningen). Wel zullen de betrokken partijen geïnformeerd worden over de planning van deze procedures met behulp van de bovenstaande communicatiemiddelen.

2.3 Communicatiemiddelen voor interne communicatie Zowel het college van B&W als de gemeenteraad zullen tijdens realisatie van Larenstein regelmatig geïnformeerd worden over de voortgang van de werkzaamheden. Daarnaast liggen er nog diverse beslismomenten in het vooruitzicht. Deze momenten zijn reeds in paragraaf 2.1 behandeld. Om de regelmaat in de informatievoorziening richting het bestuur te houden worden de volgende communicatiemiddelen voorgesteld Tweewekelijks voortgangsoverleg Aan dit overleg nemen de betrokken wethouders, de directeur Openbare Ruimte en de projectleider Larenstein deel. Hierin worden de wethouders geïnformeerd over de lopende zaken en, indien nodig, worden besluiten voorbereid. Werkbezoek college (en raad?) De organisatie van een werkbezoek is bedoeld om het college "met eigen ogen" te laten zien wat er zich rondom het project Larenstein afspeelt. Het bezoek heeft een bepaald, vaak actueel thema. Hierbij is te denken aan een bezoek tijdens de werkzaamheden van het bouwrijp maken van de sportvelden of een bezoek aan één van de bedrijfskandidaten of het bedrijfsverzamelgebouw die hun bouwplan presenteren. Het werkbezoek zal in ieder geval één maal per jaar plaatsvinden. Informatiebijeenkomsten Raadscommissie Net als tijdens de planfase, zullen de leden van de van de raadscommissie openbare ruimte geïnformeerd worden over de stand van zaken voor Larenstein. Deze informatiebijeenkomsten worden gepland voor of tijdens de vergaderingen van de raadscommissie. Voortgangsbericht voorde gemeenteraad, commissie O.R. en College B&W In dit voortgangsbericht wordt de gemeenteraad geïnformeerd over actuele onderwerpen en besluiten. Dit voortgangsbericht zal tweemaandelijks ter kennisname aan de raadsleden verzonden worden. Nieuwsbrief Larenstein Ten slotte zullen de collegeleden en gemeenteraadsleden ook de nieuwsbrief over Larenstein ontvangen.

* Ontwerp logo bedrijvenpark Larenstein (Ben) * Opstellen draaiboek voor verspreiding nieuwsbrief en voortgangsbericht (Nicole en dames secretariaat)

3.3 Organisatie en financiën Organisatie • De communicatieactiviteiten worden gecoördineerd door Nicole, in samenspraak met de projectleiders Larenstein en de afdeling communicatie. • Afhankelijk van de inhoudelijke boodschap zal de hiervoor aangewezen persoon betrokken worden bij het opstellen van voortgangsrapportages, nieuwsbrieven etc. • De organisatorische activiteiten worden door de dames van het BWT secretariaat uitgevoerd. • Bij het opstellen van nieuwsbrieven wordt Kees van den Heuvel betrokken als tekstschrijver Financiën Het overgrote deel van de werkzaamheden wordt intern uitgezet, met uitzondering van: • het opstellen van de nieuwsbrief • eventuele werkzaamheden rondom de informatieavond (voorzitter, huur pand etc.). • ontwerp logo Bedrijvenpark Larenstein De kosten hiervan zijn globaal: Opstellen, drukken en verspreiding nieuwsbrief Informatieavond (huur, consumpties, notulist) Inhuren voorzitter Ontwerp logo bedrijvenpark Larenstein

€ 1.200,€ 600,€ p.m. € 2.000,-

Bijlage 1 Niveaus van participatie 1.Informeren: gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen hiervan op de hoogte. De gemeente maakt in dit geval geen gebruik van de mogelijkheid om betrokkenen inbreng te laten geven. De rol van de deelnemer is die van toehoorder. 2 Raadplegen: de gemeente bepaalt zelf in hoge mate de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekpartners bij ontwikkeling van beleid. Gemeente verbindt zich echter niet aan resultaten die uit de gesprekken voortkomen. De rol van de deelnemer is die van geconsulteerde. 3 Adviseren: de gemeente stelt in het beginsel de agenda samen, maar geeft betrokkenen gelegenheid om problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren, waarbij deze ideeën een volwaardige rol spelen in de ontwikkeling van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de deelnemer is die van adviseur. 4.Coproduceren: Gemeente en betrokkenen bepalen gezamenlijk de agenda, waarna samen naar oplossingen wordt gezocht. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen met betrekking tot de uiteindelijke besluitvorming. De van de deelnemer is de samenwerkingspartner. 5.Meebeslissen: Gemeente laat de ontwikkeling van en de besluitvorming over het beleid over aan de betrokkenen, waar het ambtelijke apparaat een adviserende rol vervult. De politiek neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden. De rol van de deelnemer, is die van medebeslisser.

Bijlage 2

Communicatiemomenten formele procedures

Ontheffingsaanvraag LNV sportvelden en MOB-complex • Bekendmaking beschikking maart 2005- november 2005 Kapvergunning Sportvelden • Publicatie aanvraag • Publicatie verleende vergunning

november 2004 januari 2005

Kapvergunning MOB-complex • Publicatie aanvraag • Publicatie verleende vergunning

december 2005 januari 2006

Sloopvergunning Artikel 19, lid 1/2 (voor rotonde en aansluiting) • Inspraak conform artikel 6a maart 2005