Pelan Perancangan Perniagaan

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

MERANCANG HALATUJU PERNIAGAAN Oleh: Osman Mohamad T. Ramayah It is the set of sails, not the strength of the gales, which determine the course of the ship. - Old English seafaring saying Anyone who says businessmen deal only in facts, not fiction, has never read old five-year projections. - Malcolm Fraser Pengenalan Tindakan menubuhkan syarikat perniagaan adalah satu titik permulaan bersejarah bagi seseorang ushawan. Sebagai usahawan beliau berkeyakinan bahawa beliau mempunyai ide atau konsep dan berupaya dipasarkan sebagai satu produk yang boleh memenuhi keperluan insan yang lain. Menrealisasikan ide perniagaan dan memperkenalkan ide tersebut kepada pasaran sasaran memerlukan perancangan yang teliti. Segala pelan tindakan dipaparkan dalam satu dokumen yang dikenali sebagai rancangan perniagaan. Kos menilai dan mengubahsuai rancangan perniagaan dalam bentuk penulisan tidaklah membebankan berbanding dengan kos dan kerugia yang terpaksa ditanggung ekoran dari kegagalan menyediakan perancangan yang rapi. Tujuan Menyediakan Rancangan Perniagaan Untuk menulis rancangan perniagaan usahawan terpaksa meneliti setiap aspek perniagaan. Rancangan perniagaan membolehkan usahawan menganggarkan jumlah pelaburan yang diperlukan untuk mengharungi tempoh pelancaran dan pembangunan pasaran. Rancangan perniagaan boleh diumpamakan sebagai sebuah peta perjalanan yang memberi garis panduan tentang perjalanan untuk menuju ke destinasi tertentu. Ia menerangkan cara bagaimana sesebuah organisasi boleh mencapai objektifnya atau bergerak maju ke tahap yang lebih baik dari kedudukan sekarang. Ia memberi maklumat terperinci dan menerangkan setiap langkah yang harus diambil Apabila perniagaan semakin berkembang dan mencatatkan keuntungan, rancangan untuk memperbesarkan lagi perniagaan akan menjadi agenda utama. Dengan menggunakan rancangan perniagaan yang sedia ada sebagai asas, usahawan dapat mengenalpasti bidang perniagaan yang lain, dan membuat perkiraan sama ada perniagaan baru akan menyumbang kepada pertumbuhan dan perkembangan yang diharapkan. Rancangan perniagaan juga sangat berguna dalam usaha untuk mengagih sumber-sumber syarikat dengan lebih teratur. Sumber-sumber yang ada dalam syarikat sama ada dari segi kewangan, sumber manusia, peralatan, bahan-bahan dan juga masa adalah terhad dalam

2

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

sesuatu jangka masa tertentu. Maka pengagihan sumber perlu dilakukan dengan baik supaya memperoleh hasil yang optimum. Rancangan perniagaan juga berguna kepada orang luar seperti bank dan juga bakal pelabur. Rancangan perniagaan tersebut lebih merupakan dokumen sokongan untuk memperoleh pinjaman daripada institusi-institusi kewangan atau medapatkan rakan kongsi untuk membuat pelaburan. Rancangan perniagaan memberi jawapan kepada persoalan yang sering dibangkitkan oleh orang luar, antaranya: • • • • • •

Apakah perniagaan dan ide yang dicadangkan ini berpotensi? Apakah terdapat sesuatu yang unik tentang produk dan perkhidmatan yang dicadangkan berbanding dengan apa yang ada dalam pasaran masakini? Apakah pasarannya telah dikenalpasti? Apakah pelunjuran kewangan boleh dipercayai? Apakah pasukan pengurusan dan kakitangan teknikal mempunyai pengalaman yang sesuai dan rekod yang baik? Apakah rancangan perniagaan itu memperincikan bagaimana pinjaman itu akan dilunaskan?

Perkara-perkara yang patut dielakkan semasa menyediakan Rancangan Perniagaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Rancangan perniagaan yang tidak bertaip Kesilapan ejaan dan ayat dalam rancangan perniagaan Surat dari rakan sebagai sokongan kepada usahawan Menyertakan sampel yang tidak berfungsi Mengabaikan pesaing dan menyatakan produk/perkhidmatan anda adalah unik Menyediakan rancangan kewangan tanpa andaian tertentu Tidak menyediakan ringkasan eksekutif

Kandungan Rancangan Perniagaan Topik-topik dalam rancangan perniagaan boleh dikategorikan seperti berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Ringkasan Eksekutif Pernyataan Misi Sejarah Syarikat Profil Perniagaan dan Industri Perihal mengenai Produk/Perkhidmatan Syarikat Strategi Perniagaan Strategi Pemasaran Analisis Persaingan Maklumat Pemilik, Pengurus dan Pekerja Rancangan Operasi dan Pengeluaran Rancangan Kewangan Lokasi Perniagaa dan Kemudahan

3

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Ringkasan Eksekutif Bahagian ini mestilah menjelaskan jumlah kewangan yang ingin dipohon, bagaimana dana ini akan digunakan dan juga bagaimana pembayaran balik akan dilakukan. Bahagian ini mestilah ditulis sebegitu rupa sehingga ia dapat menarik minat pembaca untuk terus membaca rancangan perniagaan anda. Jika bahagian ini tidak menarik minat pembaca mungkin mereka tidak akan terus membaca rancangan perniagaan yang disediakan. Satu ringkasan eksekutif yang baik merupakan batu asas dalam membentuk “first impression” yang baik dan ia akan membantu dalam usaha mendapat sumber kewangan. Walaupun bahagian ini merupakan komponen pertama dalam rancangan perniagaan namun ia mestilah bahagian terakhir di tulis. Pernyataan Misi Misi ialah satu pernyataan yang menerangkan secara umum dan luas tentang mengapa organisasi diwujudkan. Ia memberikan panduan yang umum tentang arah perkembangan organisasi. Pernyataan misi membezakan antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Secara umumnya sesuatu pernyataan misi yang lengkap merangkumi sembilan komponen berikut: • •

Pelanggan Keluaran atau perkhidmatan

• •

Pasaran Teknologi

•

Menitikberatkan kewujudan dan pertumbuhan organisasi Pegangan asas, nilai, aspirasi dan keutamaan falsafah organisasi Konsep diri Menitikberatkan imej umum Menitikberatkan pekerja

• • • •

Siapakah pelanggan syarikat? Apakah produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat? Dalam pasaran apa syarikat bersaing? Adakah teknologi yang digunakan mengikuti arus perkembangan terkini? Apakah organisasi mempunyai daya maju? Adakah syarikat mempunyai nilai-nilai murni? Apakah ciri-ciri tersendiri organisasi? Apakah tanggungjawab sosial dan persekitaran? Adakah kebajikan pekerja dijaga?

Sebagai satu pernyataan yang menggambarkan wawasan dan inspirasi syarikat, misi perlu menekankan nilai-nilai dan polisi yang akan diamalkan dengan gigih untuk membina harapan syarikat. Suatu pernyataan misi yang baik mesti dapat menyediakan panduan bersama diantara pihak pengurusan, pihak fungsian dan pihak operasian untuk menuju kearah yang sama dan mengambil peluang yang wujud di persekitaran. Ia juga memberi garis panduan kepada setiap ahli organisasi yang mungkin berselerak dari segi kedudukan geografi yang bertindak secara individu atau berkumpulan tetapi mempunyai matlamat yang sama untuk mecapai objektif syarikat.

4

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Latarbelakang Syarikat dan Perniagaan Seseorang usahawan mestilah menyediakan secara ringkas sejarah operasi syarikat dan cuba menonjolkan apa-apa kejadian yang signifikan yang terjadi dalam beberapa tahun yang lampau. Bahagian ini mestilah menjelaskan bila dan kenapa syarikat ditubuhkan dan bagaimana ia telah berkembang serta apakah visi usahawan untuk masa depan syarikat. Ia juga mestilah menonjolkan pencapaian objektif masa lampau dan menyampaikan imej syarikat yang ingin ditonjolkan dalam pasaran. Profil Perniagaan dan Industri Untuk memperkenalkan pembaca kepada sifat perniagaan kita, bahagian ini mestilah menjelaskan apakah gol am syarikat dan juga objektif yang lebih spesifik. Kedua-duanya akan menunjukkan apa yang ingin dicapai oleh rancangan perniagaan, bagaimana, bila dan siapa yang akan melakukannya. Berlandaskan misi, syarikat menetapkan gol syarikat yang merupakan jangkaan pihak pengurusan atasan yang khusus tentang pencapaian organisasi dalam jangkamasa panjang. Ia biasanya merangkumi: • • • •

pertumbuhan jualan syer pasaran peringkat keuntungan dan pulangan pelaburan untuk jangka panjang.

Gol akan memberi maklumat kepada semua bahagian dalam organisasi tentang apa yang harus dicapai dan bagaimana membentuk strategi-strategi tertentu untuk mencapai gol tersebut. Ia juga dapat memberi panduan untuk menetapkan objektif-objektif jangka pendek yang akan menjurus kepada pencapaian objektif jangka panjang. Objektif pula adalah merupakan strategi jangka pendek yang menyatakan dengan jelas sasaran spesifik yang ingin boleh di capai, di ukur dan boleh di kawal. Setiap objektif mestilah mencerminkan gol perniagaan yang tertentu dan mestilah meliputi teknik untuk mengukur sama ada ia dicapai atau tidak. Bahagian ini juga mestilah menjelaskan latarbelakang syarikat, “state of the art” masa kini dan apa yang perlu dilakukan untuk berjaya dalam perniagaan ini. Penjelasan mestilah merangkumi apakah kegunaan produk/perkhidmatan masa kini dan penggunaannya di masa akan datang. Dalam analisis industri pula kita mestilah memfokus kepada keuntungan yang dijangka dalam pasaran sasaran kita. Kemasukan atau penarikan diri firma serta kesannya terhadap pola persaingan mestilah juga dibincangkan. Adakah keluar/masuk dikawal oleh industri atau tiada sekatan langsung. Apa-apa perubahan mendadak yang telah berlaku kebelakangan juga mestilah dibincangakan. Contohnya kawalan kerajaan atau undangundang.

5

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Strategi Perniagaan Bahagian ini membincangkan strategi yang diperlukan atau akan diambil untuk berdepan dengan pesaing dan mengalahkan mereka. Dalam bahagian sebelum ini dibincangkan ke manakah usahawan ingin syarikatnya menuju manakala bahagian ini membincangkan bagaimana kita dapat mencapai tujuan kita itu. Bagaimana dapat kita mencapai kelebihan persaingan dan bagaimana dapat mencapai gol dan objektif dengan mengambilkira persaingan dan juga undang-undang kerajaan. Tumpuan bahagian ini adalah bagaimana usahawan dapat membezakan produk/perkhidmatan yang ditawarkannya berbanding dengan pesaing. Contohnya jika kejayaan perniagaan bergantung kepada pasukan jurujual yang terlatih, maka usahawan mestilah menyatakan bagaimana pasukan ini akan di bentuk dan dilatih. Perihalan mengenai Produk/Perkhidmatan Syarikat Faktor-faktor yang mencetuskan ide perniagaan dan kenapa konsep produk yang ingin dilancarkan itu dijangka akan diterima pengguna.Terangkan situasi pasaran dan mengapa produk itu dijangka mempunyai kelebihan dari apa yang terdapat dalam pasaran sekarang ini. Huraikan pelunjuran untuk jangkamasa pendek dan panjang. Umpamanya, dalam tahun 2000, firma akan memperkenalkan barisan produk baru dan anggaran jualan. Kadar pertumbuhan jualan dan titik pulang modal. Pembiayaan tambahan yang diperlukan untuk melancarkan barisan produk tersebut. Bahagian ini mestilah membezakan produk kita dari dua segi, pertama ciri-ciri dan yang kedua faedahnya. Ciri-ciri bermaksud apakah kelebihan produk kita, contohnya katakan modem 56K, ciri-cirinya kita boleh katakan bahawa produk ini mempunyai kelajuan yang tinggi dan boleh dipercayai. Faedahnya adalah pelanggan tidak perlu takut mengenai produk itu mudah rosak dan juga penjimatan semasa penggunaan internet kerana penggunaan internet bergantung kepada masa. Strategi Pemasaran Nyatakan pasaran sasaran – pasaran industri atau pasaran pengguna? Apakah ciri-ciri yang digunakan untuk menerangkan pasaran tersebut? Bagi usahawan yang mengeluarkan barangan makanan, pasarannya boleh terdiri daripada institusi perniagaan yang mengendalikan restoran dan juga orang awam dalam pasaran pengguna. Perincikan cirriciri pasaran sasaran. Perbincangan seterusnya ialah bagaimana produk atau ide perniagaan itu disalurkan dan ditawarkan kepada pengguna dalam pasaran sasaran. Pelan tindakan untuk meyakinkan pengguna bahawa mereka perlu memiliki produk yang ditawarkan oleh syarikat mestilah meliputi objektif pemasaran dan seterusnya setiap campuran pemasaran, iaitu produk, penetapan harga, pengagihan dan promosi. Untuk perbincangan lanjut, sila rujuk Bab Rancangan Pemasaran.

6

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Topik perbincangan boleh dibahagikan kepada: • Pasaran sasaran • Pengiklanan dan Promosi • Saiz Pasaran dan Haluan • Lokasi • Letakharga • Pengedaran Analisis Pesaing Dalam bahagian ini seseorang usahawan mestilah membincangkan persaingan yang bakal dan akan dihadapi oleh syarikat. Usahawan boleh mengumpul maklumat mengenai syer pasaran, produk serta strategi pesaing dari sumber sekunder seperti persatuan peniaga, pelanggan, jurnal industri, wakil penjual dan lintasan susastera (literature) jualan. Bahagian ini cuba menunjukkan syarikat mempunyai kelebihan Topik yang perlu dibincangkan ialah: • • • •

berbanding pesaing.

Siapakah pesaing utama kita? Apakah kekuatan dan kelemaha mereka? Apakah imej mereka dalam pasaran? Apakah tahap kejayaan mereka?

Maklumat Pemilik, Pengurus dan Pekerja Manusia berinteraksi untuk menghasilkan sesuatu yang diperlukan oleh pasaran sasaran. Kelebihan dalam mengurus tenaga manusia menyumbang kepada keterampilan syarikat. Huraikan kekuatan individu yang menaja perniagaan dan pasukan pengurusan atasan syarikat. Pengalaman dan penglibatan mereka dalam dunia perniagaan, dan seterusnya penglibatan mereka dalam aktiviti-aktiviti yang memanfaatkan masyarakat umum. Senaraikan nama setiap ahli pengurusan atasan yang akan memimpin dan melaksanakan tugas-tugas utama dalam menrealisasikan misi syarikat. Kebolehan dan kepakaran para pekerja diperingkat pertengahan dan operasi juga perlu ditonjolkan. Dasar latihan dan pembangunan kakitangan hendaklah diperincikan agar pembaca dapat menghayati iltizam syarikat. Nyatakan juga, jika firma mendapat sokongan dari mana-mana agensi atau individu yang pakar dalam bidang-bidang tertentu bersabit dengan perniagaan yang dikendalikan. Rancangan Operasi dan Pengeluaran Bahagian operasi hendaklah menerangkan proses menghasilkan produk yang hendak ditawarkan kepada pasaran sasaran. Perkara yang perlu diberi perhatian ialah bagaimana dan apakah yang diperlukan untuk melicinkan proses pengeluaran. Pada amnya rancangan pengeluaran bolehlah dipecahkan kepada tiga peringkat: •

Bahan mentah

Senaraikan jenis bahan mentah yang diperlukan, proses perolehan dan pembekal, dan juga kos yang terlibat.

7

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

•

Proses pengeluaran

Terangkan bagaimana bahan mentah itu akan diproses, mesin dan tenaga pekerja yang diperlukan, aliran tugas dan pergerakan bahan mentah dalam proses pengeluaran.

•

Barangsiap

Terangkan bagaimana produk yang telah siap itu akan diuruskan supaya selaras dengan pelan tindakan pemasaran.

Dasar pengurusan kualiti, logistik, kawalan inventori, kos pengeluaran, teknologi pemprosesan dan pengurusan kakitangan yang terlibat hendaklah disediakan. Rancangan Kewangan Penyata kewangan memaklumkan kepada pembaca bagaimana sesuatu perniagaan itu dibiayai, jenis asset yang dimiliki dan juga kos pengendalian perniagaan. Bagi firma yang telah lama beroperasi, penyata kewangan bagi tahun-tahun yang lepas hendaklah disediakan agar pembaca dapat membuat penilaian yang positif akan kebolehan syarikat menguruskan sumber kewangan. Bagi organisasi yang memerlukan bantuan kewangan untuk memperkembangkan perniagaan, perancangan kewangan hendaklah menitikberatkan aliran tunai dan pelunjuran penyata pendapatan sepanjang tempoh pembiayaan. Sediakan satu penyata pelunjuran kewangan serta justifikasi jika rancangan perniagaan ini disediakan untuk tujuan mendapat pinjaman. Kesimpulan Rancangan perniagaan boleh diumpamakan sebagai peta perjalanan untuk kesuluruhan organisasi untuk jangkamasa tertentu. Rancangan perniagaan merangkumi rancangan pemasaran, rancangan operasi dan pengeluran, rancangan sumber tenaga manusia, rancangan kewangan, dan rancangan penyelidikan dan pembangunan. Rancangan perniagaan disediakan untuk kegunaan orang dalaman dan juga orang luar . Rancangan perniagaan untuk kegunaan orang dalaman bertujuan menerangkan langkah-langkah pengembangan firma untuk masa depan. Sementara itu rancangan perniagaan untuk bacaan orang luar bertujuan menarik minat pelabur atau meyakinkan institusi bank dan kewangan untuk mendapat pinjaman. Jadi kandungan rancangan perniagaan hendaklah disesuaikan dengan kehendak mereka yang akan membacanya dan juga jenis perniagaan. Bagi perniagaan kecil, rancangan perniagaan dan rancangan pemasaran itu adalah dokumen yang sama. Tetapi bagi firma perniagaan yang bersaiz besar dan perniagaannya merentasi berbagai jenis produk dan pasaran, rancangan perniagaannya tentulah lebih luas skopnya

8

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

CONTOH RANCANGAN PERNIAGAAN Cyberzone Computers adalah sebuah syarikat yang mengedar perkakasan dan perisian komputer serta perkhidmatan penyenggaraan. Cik Cheah Siew Gaik pemilik syarikat telah menyediakan rancangan perniagaan yang dibentangkan di bawah ini untuk memohon overdraf sebanyak RM150,000 dari bank beliau. Nama Syarikat: Alamat Berdaftar: Tapak Perniagaan: No. Telefon: No. Fax: E-mail: Website: Bank: Jenis Perniagaan:

Cyberzone Computers 123 Kampung Pisang Raja, Air Itam, Pulau Pinang. Tingkat 2, Bangunan Pintar, Sungai Satu, Pulau Pinang

Bank Bumiputra Malaysia Berhad Pembekal perkakasan dan perisian komputer; perkhidmatan penyenggaraan

RINGKASAN EKSEKUTIF Baru! Berbeza! Diperbuat dari peralatan yang terbaik! Berapa kalikah kenyataan seperti ini timbul mengenai sesuatu produk di pasaran. Berapa kalikah telah anda kecewa setelah anda membeli produk sebegini. Jangan putus asa, teruskan membaca dan anda akan yakin bahawa Cyberzone Computers tidak akan mengecewakan anda. Cyberzone Computers pasti akan memenuhi apa yang dilaung dan akan berusaha untuk mengekalkan kepuasan anda. Cyberzone Computers adalah sebuah syarikat milik tunggal yang menjual perkakasan komputer dan perisian serta menawarkan perkhidmatan penyenggaraan komputer. Cik Siew Gaik, pemilik syarikat ini mempunyai 5 tahun pengalaman dalam perniagaan komputer. Walaupun tidak mempunyai kelayakan profesional namun beliau mempunyai pengalaman “hands on” yang lebih berguna semasa beliau bekerja di sektor perkilangan dan hartanah. Cik Siew Gaik pula dibantu oleh dua orang kakak, bapa dan abang iparnya. Syarikat ini adalah perniagaan milik keluarga disebabkan oleh persaingan yang sengit dari segi harga. Kedua-dua orang kakak beliau mempunyai pengalaman mengurus di sektor perkilangan. Sumbangan mereka dari segi pengalaman dan kreativiti berupaya untuk menjayakan syarikat ini. Manakala bapa beliau, Teong Eng pula membantu sebagai pekerja am. Encik Terry pula merupakan abang ipar Cik Siew Gaik, berkelulusan Sarjana Pentadbiran Perniagaan, beliau mempunyai kelayakan profesional dan juga wawasan untuk memajukan syarikat dari segi keupayaan teknikal beliau dalam perkakasan dan perisian komputer. Tambahan pula beliau mempunyai ramai kenalan dalam dunia perniagaan yang dapat membantu dalam perkembangan syarikat ini. Sasaran pasaran kami adalah terdiri daripada 3 kumpulan iaitu pengguna akhir, sektor kerajaan dan juga pengedar kecil-kecilan. Termasuk dalam pelanggan potensi kami adalah mereka yang belum lagi memiliki komputer dan juga mereka yang sudah pun memiliki komputer tetapi tidak puashati dengan perkhidmatan yang diberikan oleh syarikat langganan mereka sekarang.

9

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Komponen utama dalam strategi perniagaan kami adalah dari segi perkhidmatan, kami berusaha untuk memberikan perkhidamatan yang terbaik kepada pelanggan kami. Kaedah ini telah berjaya menarik lebih ramai pelanggan untuk berlanggan dengan syarikat ini. Kami juga tidak akan bersaing dari segi harga tetapi cuba menyedarkan pelanggan bahawa perkhidmatan selepas belian adalah juga sama penting. Semua sumber kewangan sebelum ini adalah dari simpanan pemilik dan juga ahli keluarganya. Dengan rancangan perkembangan yang dicadangkan kami rasakan kami memerlukan kewangan tambahan sebanyak RM150,000. Sumber ini bukanlah sebagai pinjaman jangka panjang (term loan) tetapi sebagai overdraf. Kami menjangka tidak akan menghadapi masalah dari segi pembayaran balik kerana jika dilihat dari segi ramalan jualan dan keuntungan syarikat, syarikat berupaya untuk terus maju dan membayar semua tanggungan syarikat tanpa apa-apa masalah. Cyberzone Computer adalah hasil misi syarikat untuk mengutamakan perkhidmatan kepada pelanggan dan bukan semata-mata untuk menjual produk sahaja. “Niche” yang diterokai ini berupaya untuk memberikan pulangan yang lumayan di masa akan datang. LATARBELAKANG SYARIKAT Syarikat persendirian ini milik Cik Cheah Siew Gaik mula beroperasi pada 9/9/1992. Teras perniagaannya ialah perkakasan dan perisian komputer serta perkhidmatan penyenggaraan. Cik Cheah Siew Gaik mendapat ilham untuk menjalankan perniagaan ini apabila Kementerian Pendidikan mula memperkenalkan mata pelajaran komputer disekolah-sekolah dan juga minat rakyat Malaysia terhadap komputer. Perniagaan komputer dan perkhidmatan penyenggaraan komputer dijangka meningkat pada kadar pertumbuhan yang memberangsangkan pada masa akan datang. Cik Cheah Siew Gaik yang memiliki ijazah sarjana muda pengurusan dari USM berjaya meyakinkan ahli keluarganya, terutama dua adik perempuannya untuk turut melabur dan bersama-sama membangun syarikatnya. Pelanggannya setakat ini terhad kepada pelajar dan kakitangan USM. Dengan perlantikan suami kakaknya sebagai pengurus teknikal Cik Cheah Siew Gaik berharap untuk menerokai pasaran agensi kerajaan dan sektor perkilangan serta meningkatkan perkhidmatan penyenggaraan. Maklumat Pengurusan Pengurusan:

Cik Cheah Siew Gaik Cik Cheah Siew Chin Cik Cheah Siew Kim Encik Cheah Teong Eng En. Terry

Pemilik Pengurus Eksekutif Jualan Pekerja Am Pengurus Teknikal

Carta organisasi dipaparkan dalam Rajah 1.

10

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah 1: Carta Organisasi Pemilik Perunding Teknikal Pengurus

Pekerja Am

Eksekutif Jualan Dalaman

Misi Perniagaan Kami Menawarkan Perkhidmatan Berkualiti Tinggi Yang Pantas, Efisyen Dan Boleh Dipercayai Analisis Pasaran Industri teknologi maklumat mula mencatat perkembangan yang pesat dengan meningkatnya kepentingan tknologi informasi (IT) dalam pelbagai aspek perniagaan dan pelajaran serta kehidupan harian. Teknologi e-mel dan interenet telah mengubah cara hidup manusia. Pembekal-pembekal peralatan komputer mula tumbuh bagai cendawan. Disekitar bangunan pusat jualan Cyberzone Computers sahaja terdapat 8 kedai komputer. Sejak akhir-akhir ini persaingan bertambah sengit apabila syarikat-syarikat peruncitan yang dahulunya menjual barangan perabut dan peralatan dapur mula menjual peralatan komputer pada kadar harga yang sangat rendah. Kami di Cyberzone Computers berpendapat kualiti perkhidmatan, bukannya saiz syarikat, yang akan menentukan kejayaan. Jadi perkhidmatan berkualiti adalah istilah keramat bagi syarikat kami. Komputer adalah barang yang sofistikated. Teknologi komputer dan semua produk yang bersangkut dengan komputer mengalami proses pembaharuan yang sangat pantas. Oleh kerana sesuatu produk itu boleh menjadi usang dalam masa yang singkat, maka para pengguna akan menghadapi masalah mengikuti perkembangan industri teknologi maklumat. Cyberzone Computers bersedia untuk menjadi pemangkin masyarakat dalam menghayati gelombang teknologi komputer. Ini akan dicapai dengan penawaran pakej komputer yang canggih dan disokong oleh perkhidmatan selepas jualan dan penyenggaraan yang efisyen dan boleh dipercayai. Syarikat ini bermula secara kecil-kecilan dengan membekal komputer kepada pelajar dan kakitangan USM. Perkembangan seterusnya ialah pembekalan komputer kepada beberapa pusat pengajian. Jualan terus meningkat dan perkhidmatan yang baik menggamit lebih ramai pelajar dan kakitangan USM untuk berlanggan dengan Cyberzone Computers.

11

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Syarikat bercadang meneroka pasaran baru – agensi kerajaan dan firm perkilangan di kawasan FTZ Bayan Baru. Disamping itu perkhidmatan penyenggaraan juga akan diberi penekanan. Syarikat ini juga ingin menjadi pembekal kepada pengedar komputer secara serius. Penerokaan segmen ini memerlukan modal yang banyak. Para pengedar pula sudah pasti akan meminta kemudahan kredit 30 hari. Rajah 2: Pecahan Pasaran Sasaran

Pengedar Kilang Pengguna Kerajaan

Kami memilih “perkhidmatan berkualiti” sebagi “niche” dan melancarkan strategi untuk menawan pelanggan dengan memberi perkhidmatan berkualiti selepas jualan berbanding dengan strategi harga yang rendah yang diamalkan oleh pesaing. Untuk melaksanakan strategi perkhidmatan, Cyberzone Computers juga memperkenalkan komputer klon. Pasaran komputer berjenama dikawal oleh syarikat gergasi. Oleh kerana kawalan harga yang ketat, margin keuntungan amat sedikit. Cyberzone Computers pula tidak dibenarkan mengusik atau cuba menyelenggara masalah yang berkaitan. Kalau ini dilakukan, maka waranti akan batal secara automatik. Komputer mestilah dihantar kepada pembekal untuk dibaikpulih. Rungutan pelanggan ialah masa yang diambil untuk kerja baikpulih terlalu lama. Pelanggan tidak sanggup berpisah terlalu lama dengan komputer mereka. Cyberzone Computers bercadang untuk menawarkan produk dan perkhidmatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh pengguna. Dengan memperkenalkan sistem komputer klon, Cyberzone Computers bebas memilih perkakas yang hendak digunakan. “Cyberzone Computers System” akan mengguna perkakas yang terkini dan harganya pula berpatutan. Strategi ini berjaya apabila Cyberzone Computers menerima banyak tempahan ekoran dari promosi “mulut” yang dilakukan oleh pelanggan Cyberzone Computers. Strategi perkhidmatan berkualiti telah membantu Cyberzone Computers menghadapi tekanan pesaing. Pesaing mengguna pendekatan “cash and carry”. Harga rendah dan perkhidmatan tak menentu. Perkhidmatan berkualiti membolehkan Cyberzone Computers berhadapan dengan pesaing, malah menarik pelanggan yang kecewa dengan perkhidmatan

12

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

yang ditawarkan oleh pesaing. Jualan kembali meningkat dan pendapatan dari aktiviti penyenggaraan terus meningkat. Tindakan kerajaan memansuhkan duti import dan cukai jualan serta rebet cukai pendapatan memberi kesan yang positif. Segmen pasaran “isirumah” (household) diramalakn akan berkembang pesat. Seterusnya persaingan dikalangan syarikat yang menawarkan perkhidmatan INTERNET memanfaatkan pengguna dan mencetus permintaan kepada produk IT. Rancangan Pemasaran Promosi terhad kepada penyediaan risalah dan edaran dalam kedai dan juga aktiviti masyarakt kampus USM dan kerja amal. Namun oleh kerana perkhidamatan yang disediakan oleh Cyberzone Computers, terdapat beberapa pengedar besar yang telah melantik Cyberzone Computers sebagai pengedar sah mereka dan dalam pengiklanan produk mereka nama Cyberzone Computers juga sering dimasukkan. Ini juga merupakan satu bentuk penghargaan kepada Cyberzone Computers kerana walau masih muda sudah pun di beri kepercayaan untuk mengedar barangan jenama oleh pengedar yang besar. Harga ditetapkan dengan mengguna kaedah cost-plus. Margin keuntungan bagi setiap unit komputer ialah RM200 - RM300.00 . Harga juga berbeza jika bayarannya secari tunai. Cyberzone Computers tidak akan berlawan harga dengan kedai komputer lain. Cyberzone Computers akan meyakinkan pembeli bahawa perkhidmatan selepas jualan sama penting dengan harga. Dasar produk disesuaikan dengan citarasa dan permintaan pengguna. Iltizam Cyberzone Computers ialah untuk memasang komputer peribadi yang berlabelkan logo “Cyberzone Computer System” dan disokong dengan perkhidmatan selepas jualan yang berkualiti. Untuk memberi pilihan kepada pelanggan, Cyberzone Computers juga menjual sistem komputer berjenama seperti ACER, NEC, HYUNDAI, SIEMENS, PACKARD BELL dan IBM atas dasar pesanan sahaja. Operasi Syarikat beroperasi ditingkat dua Bangunan Pintar yang menjadi tumpuan pelajar dan kakitangan USM. Kedudukan pejabat jualan tidaklah begitu strategik. Sungguhpun papantanda perniagaan dan risalah sering diedarkan dalam kampus, kajian menunjukkan ramai pelajar dan masyarakat sekeliling masih tidak tahu keujudan Cyberzone Computers. Cadangan dan tindakan segera ialah berpindah ketingkat bawah. Perjanjian telah dimeterai dengan pemilik kedai. Pelan pejabat jualan dan pameran di paparkan dalam Rajah 2. Tindakan ini juga dikira bertepatan kerana ramai pemilik-pemilik kondominium disekitar Bangunan Pintar telah mula berpindah masuk ke unit masing-masing. Pertambahan penduduk bermakna pasaran segmen isirumah juga meningkat.

13

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah 2: Susunatur Kedai

Setor

Pejabat Pengurus

Faks & Komputer

Bilik Air

Kawasan Baikpulih Komputer

Meja

Kaunter Perkhidmatan Pelanggan

Rak Pamiran Kawasan Pamiran Perkakasan Komputer Komputer

Rak Pamiran Perkakasan Komputer

Peti Ais

Pintu Masuk Utama

Kewangan Sejak dari penubuhannya, Cyberzone Computers telah berurusan dengan Bank Bumiputra Malaysia Berhad (BBMB). BBMB memberi kemudahan OD kepada Cyberzone Computers sebanyak RM50,000.00 . Berdasarkan cadangan diatas, Cik Cheah Siew Gaik memerlukan tambahan modal. Setakat ini sumber kewangan ialah dari simpanan sendiri, saudara mara, kredit dari pembekal dan kemudahan OD dari bank. Cik Cheah Siew Gaik berpendapat kemudahan OD sebanyak RM100,000.00 memadai untuk meluaskan operasinya. Jadual menunjukkan trend jualan untuk tahun 1996 – 1998. Jualan untuk tahun 1999 dijangka mencecah RM2 juta dan keuntungan bersih RM36,000.00 . Dengan rekod

14

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

prestasi yang baik BBMB dijangka akan terus menyokong program perkembangan yang dirancangkan. Jadual 1: Perangkaan Kewangan Tahun

Jualan

Keuntungan Sebelum Cukai

Untung Bersih

1993

$81,922.10

$2,198.96

$2198.96

1994

$527,766.90

$14,767.74

$14,139.51

1995

$1,160,525.60

$28,725.54

$26,567.84

1996

$1,750,000.00

$76,781.86

$66,781.86

Jadual 2: Nisbah Kewangan

Tahun

Nisbah Kecairan

Nisbah Leveraj

Pusing Ganti Aset

Pusing Ganti Inventori

Margin Keuntungan

Pulangan atas Pelaburan

1993

64.62%

2%

2.62

2.74

3%

7%

1994

3.64%

25%

14.64

16.67

3%

39%

1995

90.55%

1%

18.76

61.62

2%

43%

1996

90.55%

1%

29.46

46.46

4%

112%

Rajah 3: Jualan Tahunan 1993-1998

2000000.00 1500000.00 1000000.00 500000.00 0.00

1993

1994

1995

1996

1997

1998

15

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah 4: Untung Selepas Cukai

40000.00 30000.00 20000.00 10000.00 0.00

1993

1994

1995

1996

1997

1998

Rajah 5: Nisbah Kecairan

100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 0.00 1993 1994

1995 1996 1997 1998

Rajah 6: Margin Keuntungan

0.03 0.02 0.01 0.00 1993 1994

1995 1996 1997 1998

16

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah 7: Nisbah Leveraj

0.80 0.60 0.40 0.20 0.00 1993 1994

1995 1996 1997 1998

Rajah 8: Nisbah Pusing Ganti Inventori

80.00 60.00 40.00 20.00 0.00 1993 1994

1995 1996 1997 1998

Rajah 9: Pulangan atas Modal (ROI)

0.50 0.40 0.30 0.20 0.10 0.00 1993 1994

1995 1996 1997 1998

17

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah 10: Nisbah Pusing Ganti Aset

20.00 15.00 10.00 5.00

1998

1997

1996

1995

1994

1993

0.00

Jadual 3: Ramalan Jualan 5 tahun Cyberzone Computers YEAR

1997

1998

1999

2000

2001

PENGGUNA AKHIR KERAJAAN KILANG PENGEDAR

1006250 402500 402500 201250

1157188 462875 462875 231438

1330766 532306 532306 266153

1530380 612152 612152 306076

1759938 703975 703975 351988

JUMLAH

2012500

2314375

2661531

3060761

3519875

Rujukan Linda Pinson, Jerry Jinnett , Anatomy of a Business Plan : (1999)A Step-By-Step Guide to Starting Smart, Building the Business, and Securing Your Company's Future (Anatomy of a Business), Dearborn Trade. Joseph A. Covello, Brian J. Hazelgren , The Complete Book of Business Plans : (1994)Simple Steps to Writing a Powerful Business Plan (Small Business Sourcebooks), Sourcebooks Trade. Eric S. Siegel, Brian R. Ford, Jay M. Bornstein, G. Young Ernst, The Ernst & Young Business Plan Guide, John Wiley & Sons. (1993)

18

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Jadual 4: Penyata Pendapatan (Bagi Tahun 1997-2001) HASIL / JUALAN Jualan Kasar Tolak: pulangan + rosak Jualan Bersih

1997 2012500 10063 2002438

1998 2314375 11572 2302803

1999 2661531 13308 2648224

2000 3060761 15304 3045457

2001 3519875 17599 3502276

KOS JUALAN Jumlah Kos Barang Dijual Untung (rugi) Kasar

1802194 200244

2072523 230280

2383401 264822

2740911 304546

3152048 350228

9000 20024 10012 4005 43041

9600 23028 11514 4606 48748

10800 26482 13241 5296 55820

10200 30455 15227 6091 61973

10800 35023 17511 7005 70339

24000 3630 14400 3600 4278 2500 3000

25200 3828 14400 3780 4378 3000 3300

26400 4092 18000 3960 4478 3500 3600

27600 4158 18000 4140 4578 4000 3900

28800 4356 18000 4320 4678 4500 4200

1000 1000 300 1000 600 4005 58708

1100 1000 330 2000 600 4606 62316

1200 1000 360 3000 600 5296 69590

1300 1000 390 4000 600 6091 73066

1400 1000 420 5000 600 7005 76674

Jumlah Belanja Operasi

152111

111064

125410

135039

147013

Untung Bersih Sebelum Cukai Cukai atas untung Untung Bersih Selepas Cukai

98494

119217

139413

169507

203215

18513 79981

24532 94685

30793 108620

40317 129190

51104 152111

BELANJA OPERASI Jualan: Gaji Komisen Pengiklanan Lain-lain Jumlah Belanja Jualan Am dan Pentadbiran Gaji KWSP Sewa Utiliti Susutnilai Bekalan Pejabat Pengangkutan & Perjalanan Pos Faedah Caj Bank Perabut dan Peralatan Caj Perakaunan Lain-lain Jumlah Belanja Am & Pentadbiran

19

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Rajah11: Gambaran Pencapaian Operasi

OPERATING PERFORMANCE HIGHLIGHTS (ALL FIGURES IN RM) 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 1997

1998

1999

2000

2001

YEAR NET SALES

GROSS PROFIT

NET INCOME

(Graf di buat atas andaian Kadar Pertumbuhan Jualan Tahunan 15% dan Untung Kasar Sasaran sebanyak 10%)

20

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

Jadual 5: Aliran Tunai bagi Tahun 1997 Cyberzone Computers Januari Baki Permulaan Tunai Tunai dari operasi Jumlah tunai yang ada Tolak: Belian Belanja Operasi Cukai Belum Bayar Jumlah Pembayaran Lebihan (Defisit) Tunai Sebelum Pembiayaan Fasiliti Overdraf Lebihan (Defisit) Tunai Selepas Pembiayaan

113825

Februari

Mac

April

Mei

Jun

Julai

Ogos

Sept

Oktober

Nov

Dec

17500 43653 61153

113825 118405 101909 146079 215734 264484

78815 88647 64616 49869 2439 28344 155794 149950 168684 241846 274355 232403 234610 238597 233299 291715 276794 260747

24347 182695 207042

58008 53955 133044 122813 191052 176768

87307 8479 1543 97329

87307 175647 8479 8479 1543 1543 97329 185669

135941 163959 173408 279254 238428 226379 8479 8479 8479 8479 8479 8479 1543 1543 1543 1543 1543 1543 145963 173981 183430 289276 248450 236400

139012 8479 1543 149034

127075 118550 8479 8479 1543 1543 137097 128572

-36175 150000

118405 78815

88647

64616

49869

2439

28344

24347

58008

53955

48196

Andaian: 1. 2. 3. 4.

Jualan adalah 50% Tunai dan baki 50% dikutip pada bulan berikutnya Cukai perlu bayar di caj secara seragam bagi tempoh 12 bulan Perbelanjaan operasi di caj secara seragam bagi tempoh 12 bulan Kemudahan overdarf sebanyak RM150,000 diperolehi pada permulaan tahun 1997

21

Bahagian I : Kemahiran Dan Pengetahuan Asas Pengurusan Perniagaan

22