Pedoman Pengorganisasian.docx

BAB I Pendahuluan

Rumah sakit adalah insitusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Menurut pasal 4 Undang-undang Republik Indonesia no.36 tahun 2009 tentang kesehatan menyebutkan bahwa setiap orang berhak atas kesehatan. Menurut pasal 29 undang-undang republik

Indonesia no. 44 tahun 2009 tentang

rumah sakit menyebutkan bahwa setiap rumah sakit mempunyai kewajiban memberikan pelayanan gawat darurat kepada pasien sesuai dengan kemampuannya serta membuat, melaksanakan dan menjaga standar pelayanan kesehatan di rumah sakit sebagai acuan dalam melayani pasien. Pelayanan kesehatan adalah upaya yang di selenggarakan oleh suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan ,mencegah dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan individu,keluarga,kelompok dan masyarakat. Pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelyanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk,serta penyelenggaraan sesuai dengan kode etik dan standar pelayanan profesi yang telah ditetapkan. Pelayanan gawat darurat merupakan pelayanan yang dapat memberikan tindakan yang cepat dan tepat pada seseorang atau kelompok orang agar dapat meminimalkan angka kematian dan mencegah angka kecacatan yang tidak perlu.upaya peningkatan gawat darurat ditujukan untuk menunjang pelayanan dasar ,sehingga dapat menanggulangi pasien gawat darurat baik dalam keadaan sehari-hari maupun dalam keadaan bencana. Dengan demikan meningkatkan jumlah gawat darurat ,maka diperlukan peningkatan pelayanan gawat darurat baik yang diselenggarakan ditempat kejadiian ,selama perjalanan kerumah sakit maupun di rumah sakit. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka intalasi gawat darurat perlu dibuat standar pelayanan yang merupakan pedoman bagi semua pihak dalam tata cara pelaksanaan pelayanan yang diberikan kepada pasien pada umum nya dan rumah sakit citama bogor pada khususnya. Berkaitan dengan hal tersebut diatas maka, dalam melakukan pelayanan gawat darurat di IGD rumah sakit citama bogor harus berdasarkan standar pelayanan gawat darurat rumah sakit citama bogor.

BAB II GAMBARAN UMUM RS CITAMA

1.

Sejarah RS. CITAMA

Berawal dari sebuah praktek dokter umum yang berlokasi di Jl. Raya Citayam No. 10 Citayam (saat itu masih merupakan wilayah kecamatan Bojonggede, Kabupaten Bogor). Praktek dokter 24 jam yang didirikan oleh dr. Sortaman Yo Saragih ini dijalankan oleh pendiri langsung beserta tiga orang perawat lulusan SpK. Oleh pendirinya Klinik 24 jam ini diberi nama Klinik Citama. Dengan mengedepankan motto “Cepat – Tepat – Akrab dan Tuntas”, kehadiran Klinik Citama ini, ternyata mendapat tempat di hati masyarakat khususnya bagi pasien dan keluarganya. Masyarakat yang membutuhkan penanganan kesehatan semakin akrab dan familier dengan Klinik Citama. Bukan hanya masyarakat wilayah Citayam semata, tetapi juga dari wilayah yang lebih jauh seperti Jembatan Serong, Pabuaran, Bojonggede, Raga Jaya dan lain-lain. Kadang pasien tidak dapat dilayani dengan maksimal lagi karena keterbatasan sarana prasarana dan gedung. Sementara upaya melengkapi sarana dan membesarkan gedung tidak dapat dilakukan karena gedung masih berstatus kontrak dan keterbatansan modal. Untuk memberi pelayanan kepada masyarakat yang lebih luas maka pilihan adalah mengontrak gedung dan membuka klinik Citama yang baru di kantong-kantong sumber-sumber pasien. Kebijakan ini membuat Klinik Citama muncul secara bertahap di Bojonggede, Jembatan Serong, Pitara, Cipayung dan di Gaperi, namun semuanya masih berada di wilayah Kabupaten Bogor dan Kota Depok. Dari analisa dan evaluasi pelayanan yang menyebar ini, diputuskan untuk mendirikan sebuah Rumah Sakit sebagai pusat rujukan dari Klinik Citama yang ada. Akhirnya pada tahun 2007 dibangun RS Citama dan beroperasi secara resmi sejak Oktober 2010. Lokasi RS CITAMA sangat strategis dan mudah dijangkau. Terletak pada radius kurang dari 1 km dari stasiun kereta api Citayam yang beralamat di Jl. Raya Pabuaran No. 52, Bojong Gede, Bogor . RS.CITAMA dibangun di atas tanah seluas ± 2.000 M2, bangunan berlantai 3 dengan luas bangunan ± 1.200 M2. Dengan perkembangan dan tuntutan akan pelayanan kesehatan yang harus memadai pada saat ini, maka RS Citama

terus meningkatkan kualitas dalam pengembangan pelayanan kesehatan

untuk memenuhi kebutuhan kesehatan bagi masyarakat, rekanan dari perusahaan dan pihak asuransi yang telah menjalin kerja sama dengan RS Citama secara optimal dan professional.

RS Citama memberikan fasilitas perawatan dengan kapasitas….tempat tidur, terdiri dari kamar perawatan kelas VIP,

Kelas I, Kelas II, dan Kelas III yang

seluruhnya dibuat senyaman mungkin guna memberikan kepuasan bagi pasien / pengunjung RS Citama, dilengkapi juga dengan fasilitas ruang tunggu dan lahan parkir yang memadai untuk memberikan kemudahan bagi para pasien/pengunjung. Pelayanan yang dapat diberikan di RS Citama adalah Pelayanan Medik Umum, Pelayanan Unit

Gawat Darurat,

Pelayanan Medik Spesialis Dasar, Pelayanan

Spesialis Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi, Pelayanan Keperawatan dan Kebidanan. Arti Logo : Palang Hijau

: adalah singkatan dari kata Citama

Pondasi

: adalah simbol bahwa Citama dibangun dalam pondasi yang kokoh

dari kebersamaan

Jajaran direksi : Direktur, Manajemen Operasional, Manajemen Pelayanan, HRD, Supervisor Keuangan,

Duty Manejer .

2. Tugas pokok dan Fungsi RS CITAMA Rumah Sakit Citama adalah rumah sakit dengan kapasitas 97 tempat tidur,yang mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna. Dalam tersebut mengembangkan fungsi diatas, Rumah Sakit Citama. Mempunyai tugas pokok berupa: 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi. 2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RS Citama agar selalu memberikan pelayanan secara professional, etis dan bermartabat. 3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.

BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS 1. Visi RS. CITAMA Menjadi Rumah Sakit Terbaik di Kabupaten Bogor tahun 2018 2. Misi RS. CITAMA a. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, memuaskan, dan terjangkau masyarakat. b. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang mudah, cepat, dan tepat. c. Menciptakan hubungan kemitraan yang baik dengan pihak luar baik professional medis maupun bidang kemasyarakatan. d. Menjadi rumah sakit yang terstandar dalam akreditasi. 3. FALSAFAH Mengutamakan kemitraan dan kekeluargaan guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan paripurna. 4. TUJUAN 1. Tujuan Umum RS Citama adalah mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal bagi semua lapisan masyarakat dalam rangka terwujudnya masyarakat adil dan makmur melalui pendekatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh dan dengan tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan. 2. Tujuan khusus RS Citama adalah : a. Meningkatkan loyalitas SDM terhadap RS Citama. b. Meningkatkan profesionalisme SDM sesuai standar kompetensi. c. Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna (promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif)sesuai denganstandarbakupelayanankesehatan. d. Membantu pemerintah dalam meningkatkan Sarana Pelayanan Kesehatan e. Meningkatkankualitasmutupelayananankesehatan. f.

Memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

g. Memberikan pelayanan yang terjangkau oleh semua lapisan masyarakat. h. Mewujudkan pengembangan fisik rumah sakit sesuai dengan harapan masyarakat sehingga mampu bersaing di era globalisasi. MELAYANI

Sikap dan perilaku yang berorientasi memberikan yang terbaik untuk memenuhi harapan konsumen tanpa memandang perbedaan tingkat ekonomi, warna kulit, dan SARA. AKRAB Sikap dan perilaku yang kreatif dan inovatif untuk mendekatkan diri sehingga semua konsumen menjadi bersahabat akrab dengan petugas Rumah Sakit Citama dalam menjalankan Pelayanan Kesehatan. PROFESIONAL Sikap dan perilaku yang menjunjung tinggi etika dan standar-standar profesi. PASSION Sikap dan perilaku kerja/pelayanan yang dilaksanakan dengan senang hati, sungguh-sungguh, disiplin tanpa rasa terpaksa atau seperti suatu beban. KOLABORASI Sikap dan perilaku yang sanggup bekerja sama dalam sebuah tim, menghargai perbedaan dan keragaman, serta menghargaikelebihan dan hak orang lain. MOTTO “CEPAT-TEPAT-AKRAB-TUNTAS” Motto pelayanan RS Citama adalah “Cepat-Tepat-Akrab-Tuntas” LOGO Memiliki arti : Palang Hijau : adalah merupakan lambang pemberi layanan kesehatan Leter C

: adalah singkatan dari kata Citama

Pondasi

: adalah simbol bahwa Citama dibangun dalam pondasi yang kokoh dari kebersamaan.

Warna Biru menunjukkan kebijakan yang bersifat dinamis penuh inspirasi dan kreatifitas disertai perasaan cinta, kasih saying, dan kepercayaan terhadap loyalitas kenyamanan pelayanan.

BAB IV Struktur Organisasi RS

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT CITAMA KETUA YAYASAN CITAMA Dr. Sortaman Saragih, SH, MARS

DIREKTUR Dr. Yustitia, MARS

SPI KOMITE MEDIS Dr. Bernard A.S.D, Sp.Pd

MANAJER PELAYANAN MEDIS & PENUNJANG MEDIS Dr. Elisabeth Dwi Astiningrum

KOMITE KEPERAWATAN

SUPERVISOR PELAYANAN MEDIS dr. Alice Steviani Mukowati

UNIT GAWAT DARURAT

MANAJER KEPERAWATAN Rudy Rudolf P, Amd. Kep

SUPERVISOR RAWAT INAP Ns. Verawati Tarigan

SUPERVISOR PENUNJANG MEDIS dr. Ikhlaq Muluk

UNIT REKAM MEDIS & ADMISSION

MANAJER UMUM Murdo Suwardjoko, SE, MKes

SUPERVISOR RAWAT JALAN Sortalina Haloho

SUPERVISOR KEUANGAN & PERENCANAAN Mandalina Silalahi, SE

UNIT KASIR

UNIT LOGISTIK UNIT RADIOLOGI

UNIT KEBIDANAN

UNIT POLI

UNIT RANAP ANAK

UNIT OK

RAWAT JALAN

LEGAL

KEPEGAWAIAN UNIT FISIOTERAPI

SUPERVISOR OPERASIONAL Erlina Surbakti, SE

SUPERVISOR HRD & LEGAL Milza N Rosad, SH, MARS

UNIT GIZI

ASURANSI MEKANIK & ELEKTRIK

SIPIL & BANGUNAN BENDAHARA

SECURITY

RAWAT INAP

UNIT LABORATORIUM

UNIT FARMASI

UNIT RANAP DEWASA PRIA

UNIT GAWAT DARURAT

ELEKTRO MEDIK

INFORMASI TEKNOLOGI

INKASO

ADMINISTRASI

OK/HCU KESLING & K3

VK/PERINA

UNIT RANAP DEWASA WANITA

RUMAH TANGGA

AKUNTANSI

HUMAS UNIT HCU

Bogor, 13 November 2015 Yayasan Citama Raya,

dr. Sortaman Saragih, SH, MARS

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja

DIREKTUR

MANAJER UMUM

PENANGGUNG JAWAB

STAF PELAKSANA ADMISSION

BAB VI Uraian Jabatan 1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Admission Uraian Tugas :  Hadir bekerja tepat waktu  Semua staf Admission hadir tepat waktu  Memastikan daftar pasien prioritas yang akan masuk rawatan  Melakukan briefing dan amprahan setiap shift  Menjamin pelayanan pasien admission sesuai respon time RS Citama  Memastikan semua staf bekerja dengan CTAT sesuai SPO  Membuat buku kerja harian  Berkoordinasi dengan unit lain  Menjamin pelayanan pendaftaran yang berurutan  Mengusai semua informasi di RS Citama  Mengarahkan pendaftaran pasien sesuai dengan kebutuhan pasien  Memastikan tidak ada kesalahan penginputan admission  Membuat laporan evaluasi staf  Mengikuti rapat penunjang sebelum gajian  Mengikuti rapat manajemen bulanan 2. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Registrasi Uraian tugas :              

Datang dinas tepat waktu Memberikan kartu berobat kepada pasien Bekerja sesuai SPO Benar registrasi asuransi Mengikuti rapat unit dibagian admission Mengikuti sosialisasi informasi terbaru tentang asuransi dan BPJS Melakukan pelayanan pendaftaran secara berurutan Melakukan pelayanan pendaftaran secara benar tujuan dan pembiayaan Mengikuti informasi terbaru RS. Citama Melakukan salam eksternal Melaporkan masalah harian kepada penanggung jawab Menulis buku harian kerja Berpakaian rapih sesuai dengan ketentuan Mampu berkoordinasi antar unit

BAB VII Tata Hubungan Kerja

IGD Rawatinap

Poliklinik

HCU

Kasir

ADMISSION

RM Logistik Fisiotrapi

A. InstalasiGawatDarurat, Poliklinik Petugas IGD mengarahkan keluargapasien kebagian admission (pasien poliklinik/rawat jalan, langsung melakukan pendaftaran kebagian admission).Keluarga pasien melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran untuk pasien baru dan menunjukkan kartu berobat pasien. Petugas admission melakukan regsitrasi pasien ke computer dan memintakan status rekam medis ke bagian rekam medis. B. RawatInap Keluarga pasien melakukan pendaftaran rawat inap dengan mengisi formulir persetujuan rawat inap berdasarkan surat pengantar rawat inap dari unit rawat jalan atau IGD. Keluarga pasien diarahkan ke kasir untuk melakukan pembayaran pendaftaran rawat inap untuk pasien umum. C. HCU Pasien yang dianjurkan perawatan HCU dari IGD maupun rawat inap, melakukan pendaftaran rawat inap dengan mengisi formulir pendaftaran rawat inap. Keluarga pasien melakukan persetujuan rawat inap HCU. Keluarga pasien diarahkan kekasir untuk melakukan pembayaran pendaftaran rawat inap untuk pasien umum. D. Kasir Pasien umum yang sudah melakukan pendaftaran diarahkan kekasir untuk melakukan pembayaran administrasi rawat inap. Untuk pasien umum rawat jalan, sebelum melakukan pemeriksaan di IGD atau poliklinik, diarahkan kebagian kasir untuk melakukan pembayaran administrasi E. Rekam Medis

Petugas admission melakukan registrasi dan petugas rekam medis menyiapkan status rekam medis dengan melihat data regsitrasi pasien di computer. F. Fisioterapi Keluarga pasien melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran pasien baru atau menunjukkan kartu berobat untuk pasien lama. Petugas admission mengarahkan pasien ke unit fisiotherapi. G. Logistik Petugas admission melakukan permintaan pengadaan barang alat tulis kantor dan alat fasilitas umum kebagian logistik.

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil Tenaga admission terdiridaritenaga D III administrasi yang memiliki kemampuan sikap dan komunikasi yang baik. Pola ketenagaan admission No

NamaJabatan

1

PenanggungJawab

2

StafPelaksana

Kualifikasi Pendidikan Pelatihan 1. Service excellent S1 2. Komputer 3. Leadership 1. Service D III excellent 2. Komputer

Tenaga yang dibutuhkan 1

12

BAB IX Kegiatan Orientasi Kegiatan organisasi di unit admission dilakukan selama 1 bulan dengan periode pelaksanaan sebagai berikut :

ORIENTASI KHUSUS STAFADMISSION RUMAH SAKIT CITAMA

Nama

: ..............................................

Unit Kerja

: ..............................................

Para N o

Target Penilaian

Minggu I (Tgl ......../......../........... 1

Perkenalan tiap unit

2 3

Memperkenalkan SPO serta uraian tugas yang terdapat di admission Mampu beretika salam dan berkomunikasi dengan baik

4

Mampu memberikan informasi tentang pelayanan RS. Citama

5

Memperkenalkan aplikasi Komputer

6

Memperkenalkan aplikasi registrasi rawat jalan yang terdapat di admission Kesimpulan:

Minggu II (Tgl ........../.........../...........) 1

Memperkenalkan aplikasi BPJS

2

Mampu menjelaskan berkas dan alur BPJS

3

Terampil dalam melakukan registrasi pasien dan mampu mengaplikasikan program BPJS Mampu menggunakan mesin EDC asuransi yang terdapat di admission Mampu melakukan konfirmasi dengan pihak asuransi untuk pendaftaran rawat jalan

4 5

Y

Tid

f Ka.

a

ak

Unit

6

Mampu melakukan operan atau laporan pekerjaan kepada shift selanjutnya Kesimpulan:

Minggu III (Tgl ........./........./............) 1 2 3 4 5

Mampu melakukan pencatatan data pasien pada map status Rekam Medis Memperkenalkan cara untuk pengisian formulir persetujuan rawat inap Mampu melakukan pelayanan pendaftaran rawat inap umum Mampu menjelaskan pelayanan pendaftaran rawat inap untuk pasien BPJS Mampu menjelaskan tata tertib RS. Citama

6

Mampu melakukan registrasi rawat inap dalam aplikasi komputer Kesimpulan:

Minggu IV (Tgl ........./........./............) 1

Terampil menggunakan program aplikasi computer admission

2

Terampil dalam menjelaskan alur rawat jalan BPJS

3

5

Memberitahukan untuk alur rawat inap asuransi dan berkas persetujuan Mampu melakukan konfirmasi dengan pihak asuransi untuk pendaftaran rawat inap dan surat jaminan Terampil saat menjelaskan alur pendaftaran rawat inap asuransi

6

Mampu melakukan registrasi pendaftaran rawat inap asuransi

4

Kesimpulan:

Minggu V (Tgl ........./........./............) 1

3

Mampu melakukan konfirmasi dengan pihak asuransi untuk pemulangan pasien Terampil dalam konfirmasi untuk penerbitan surat jaminan pasien pulang Terampil dalam memberikan penjelasan alur pelayanan

4

Mampu menjelaskan fasilitas yang ada di RS. Citama

5

Mampu memberikan informasi kepada pengunjung dengan benar Terampil mengoprasikan aplikasi komputer admission

2

6

Kesimpulan:

Evaluasi oleh Supervisor:

Manajer Umum

Kepala Unit

Yang Bersangkutan

BAB X PERTEMUAN / RAPAT Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memilki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. Berikut beberapa rapat yang dilakukan di admission : 1. Rapat unit admission Rapat yang dilakukan untuk seluruh petugas admission ini bertujuan untuk menjaga komunikasi yang baik, melakukan evaluasi kinerja, evaluasi SDM terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan serta rekomendasi ataupun usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan. 2. Rapat divisi umum Pada rapat divisi umum membahas apa saja yang terjadi ataupun kendala yang sering terjadi sehingga menjadi masalah di lapangan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kinerja yang baik sesuai spo. 3. Rapat evaluasi pelayanan Rapat evaluasi pelayanan dilakukan secara keseluruhan untuk setiap kepala unit bersama dengan management. Rapat ini dilakukan untuk memaparkan apa yang sudah dilakukan dengan ada tidaknya kendala serta usulan agar dijadikan rencana kerja selanjutnya. 4. Rapat unit terkait Rapat unit terkait dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah atau kendala dalam bekerja kemudian meluruskan apa yang sedang terjadi untuk tidak terjadinya salah pemahaman.

BAB XI PELAPORAN Pencatatan dan pelaporan kegiatan admission diperlukan dalam perencanaan, pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan pelayanan admission. Untuk itu kegiatan ini harus dilakuakan secara cermat dan teliti, karena kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan dalam menetapkan suatu tindakan. Pelaporan kegiatan pelayanan admission terdiri dari : 1. Laporan Harian Laporan harian ini dilakukan setiap hari. Kegiatan pelaporan harian ini dilakukan oleh kepala unit admission ataupun petugas admission baik secara lisan maupun tulisan. Pelaporan harian ini seperti laporan mengenai jumlah petugas admission yang dinas dengan jumlah pasien yang ditangani dan kendala yang dihadapi setiap harinya, pelaporan keluhan pasien atau pegawai yang berhubungan untuk kebaikan rumah sakit. Pelaporan harian ini biasanya disampaikan kepada unit atau kepala bidang terkait. 2. Laporan Bulanan Laporan bulanan dilakukan setiap bulan sebagai tindak lanjut dari laporan kejadian setiap hari dalam kegiatan pelayanan admission. Pelaporan ini biasanya menyangkut kegiatan program kerja yang dilakukan unit admission dalam kurun waktu setahun. Pelaporan ini dapat berupa: laporan rapat bulanan intern, laporan penilaian karyawan, laporan evaluasi program kerja admission, laporan kebutuhan karyawan, laporan kejadian di admission. 3. Laporan Tahunan Laporan tahunan biasanya dilakukan setiap akhir tahun. Tujuan laporan tahunan ini untuk mengevalusi seluruh laporan harian dan bulanan sehingga dapat dilihat total kegiatan yang berlangsung dalam pelayanan admission sehingga dapat dilakukan tindak lanjut dari evaluasi laporan tahunan ini.