Cómo Calcular El Valor Ganado En Microsoft Project.pptx

CÓMO CALCULAR EL VALOR GANADO EN MICROSOFT PROJECT

OBJETIVO DE LA SESIÓN El valor acumulado es una eficaz característica de seguimiento y presupuesto de Project. A pesar de la gran cantidad de acrónimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, VA y similares), no resulta especialmente complicado. El valor acumulado le ayuda a responder a preguntas como “Mirando la cantidad de trabajo realizada hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se suponía que hemos gastado?”, lo cual lleva a otras preguntas como "¿Terminaremos a tiempo?" Un ejemplo sencillo Supongamos que está trabajando en un proyecto de jardinería para 10 casas en una calle sin salida, y tiene previsto terminar todo el proyecto de las 10 casas en un plazo de 10 meses. Además, tiene que completar el jardín de una casa cada mes. Veamos algunos de los detalles de este proyecto. 

10.000 Bs $ es el presupuesto total para las 10 casas.



Hay presupuestados 1.000 Bs $ para cada casa, lo que significa que planea gastar 1.000 Bs $ al mes en todo el proyecto. Esto incluye el dinero gastado en plantas, herramientas y un jardinero.



Pide su cuenta para un informe después de que hayan transcurrido 2 meses. El contable le dice que se han gastado 1.500 Bs $ en el proyecto hasta el momento. Piensa "Muy bien, estoy ahorrando dinero”.



Después se da cuenta de su error. Tras un período de 2 meses, se debería haber realizado el 20 por ciento del proyecto, porque 2 meses suponen el 20 por ciento de los 10 meses que había planificado originalmente gastar en el proyecto. Sin embargo, solo se ha realizado realmente un jardín y medio, no 2.



Por tanto, después de dos meses, debería haber gastado el 20 por ciento x 10.000 Bs $ (o 2.000 $) en el proyecto para terminarlo a tiempo, y se deberían haber completado dos jardines —y no 1.500 Bs $ para un jardín y medio. Ahora se da cuenta de que realmente está por detrás del presupuesto. Es hora de hablar con el jardinero.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Este es el truco (y la parte genial) del valor acumulado. Enlaza el tiempo con el dinero porque multiplica la moneda por el tiempo programado (o el porcentaje completado, en la jerga de los directores de proyecto profesionales). ¿La lección? Como dice el refrán, “El tiempo es oro”. Ahora todavía puede fomentar bastante su destreza con el valor acumulado. Tiene que leer sobre. . . Más información sobre valor acumulado Mostrar valor acumulado Uso de informes Uso de vistas Interpretar valor acumulado Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado Lecturas adicionales Mostrar valor acumulado Project muestra la información de valor acumulado de dos formas: con vistas y con informes. Sin embargo, primero tiene que realizar algunas acciones para configurar el valor acumulado para informes

OBJETIVO DE LA SESIÓN Definir una línea base Definir y guardar una línea base Cuando su jefe le pregunta cómo hace en comparación con el plan original del proyecto, lo último que desea decir es "No sé." Puede evitar que alcance estableciendo y guardar una línea base como una instantánea de la programación original antes de su proyecto obtiene sucesiva. Online Escritorio Definir una línea de base 1. Haga clic en proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

2. Seleccione la línea base que desea definir. Sugerencia: Puede establecer hasta 11 líneas base en un único proyecto. Se recomienda hacerlo para obtener instantáneas frecuentes del estado del proyecto.

OBJETIVO DE LA SESIÓN 3.

Haga clic en Proyecto completo.

No es necesario hacer nada especial para guardar la línea base. Cuando guarde el proyecto, la línea base se guarda con él. Sugerencia de administración de proyectos Si los datos actuales nunca se parecen a sincronizar con las líneas de base, tendrá que eche un vistazo disco duro de su plan original. Que haya modificado el ámbito del proyecto, por ejemplo, o es posible que tenga más recursos de lo que piensa en primer lugar. Póngase en contacto con su proyecto partes interesadas y considere la posibilidad de establecer una nueva línea de base mediante el procedimiento anterior. Actualizar una línea de base Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base. 1.

Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base. Si contiene sub tareas, asegúrese de seleccionarlas también.

2.

Haga clic en proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea de base que desea actualizar.

OBJETIVO DE LA SESIÓN 3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar. 4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas. 5. Para agregar sub tareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las sub tareas a las tareas de resumen correspondientes. o

Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de línea base actualizada de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.

De sub tareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.



Definir una fecha de estado

Establecer la fecha de estado para la generación de informes de un proyecto El procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto en un día determinado (la fecha de estado), para administrar o comentar dicho proyecto. Por ejemplo, para obtener las cifras del informe de ventas del último mes, deberá definir la fecha de estado en el último día de ese mes. O, imaginando que ciertos informes de progreso vencen el viernes pero se enviaron tarde, podría restaurar la fecha de estado al viernes antes de generar un informe sobre la información de progreso. La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo que deberá establecerla:

OBJETIVO DE LA SESIÓN

1.

Haga clic en proyecto > fecha de estado.

2.

Seleccione la nueva fecha de estado. Para restaurar la fecha de estado a la fecha actual, especifíquela o escriba ND en el campo de fecha.

Visualizar la fecha de estado en el diagrama de Gantt 1.

En el diagrama de Gantt, haga clic en Formato > Cuadrícula.

2.

En Cambiar la línea, elija Fecha de estado, y seleccione un color y un estilo de línea.

OBJETIVO DE LA SESIÓN 

Especificar el método de valor acumulado para el porcentaje acumulado (opcional)

Cambiar el tipo de porcentaje completado para los análisis de valor acumulado Project para Office 365 Project Professional 2013 Project Standard 2013 ¿Cómo se calcula el porcentaje completado de un proyecto? Si depende de si se ha completa un elemento físico (en lugar del tiempo transcurrido o la cantidad de trabajo realizado), le interesará establecer la opción Método predeterminado del valor acumulado de tarea en % físico completado. Nota: Otros valores se calculan a partir del valor acumulado, de modo que su decisión afectará a todo el análisis del valor acumulado. Cambiar el ajuste predeterminado del porcentaje completado Este procedimiento afecta a todas las tareas nuevas que agregue después de cambiar el ajuste. 1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas. 2. Desplácese a Opciones de valor acumulado para este proyecto 3.

Elija una opción de la lista Método predeterminado del valor acumulado de tarea. o

Puede hacer que el Porcentaje completado lo calcule Project o puede escribirlo usted mismo, dependiendo del método que use para seguir el trabajo actual. Este es el ajuste predeterminado para proyectos nuevos.

o

El porcentaje físico completado siempre se escribe de forma manual.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Cambiar la configuración del porcentaje completo para tareas específicas Use este procedimiento para cambiar el método del valor acumulado para tareas existentes concretas: 1. Seleccione las tareas que desee cambiar. 2. Haga clic con el botón secundario en la tarea y haga clic en Información. Seguidamente, haga clic en la pestaña Avanzado. 3. En el cuadro Método del valor acumulado, haga clic en el método de cálculo que desee. Sugerencia: Si su proyecto consta de algunas tareas que utilizan un tipo de método de valor acumulado y otras que usan otro tipo, le recomendamos agregar la columna Método de valor acumulado a la vista. De esta forma le resultará más fácil ver de un vistazo qué método se está utilizando para cada tarea y también es más fácil cambiar la opción de una tarea si fuera necesario. En la fila del encabezado de la columna, haga clic con el botón secundario en el punto donde desee insertar la columna y, a continuación, haga clic en Insertar columna > Método de valor acumulado. Uso de informes 1. Haga clic en Proyecto > Informes > Más informes. 2. Haga clic en Costos y, a continuación, en Valor acumulado.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Uso de vistas 1. Haga clic en Vista > Tabla y, a continuación, en Más tablas.

2. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado o Indicadores de programación del valor acumulado. Si no está seguro de qué tabla elegir, seleccione Valor acumulado. 3. Haga clic en Aplicar. Interpretar valor acumulado Hay tres valores clave en la raíz del análisis de valor acumulado y necesita bastante conocer al menos tres de estos valores para usar el valor acumulado.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Valor planeado (PV) También se conoce con el acrónimo CPTP.

Este es el costo (o línea de base) presupuestado de tareas estimado al inicio del plan de proyecto, basado en los costos de Recursos asignados a dichas tareas, más cualquier coste fijo asociado a las tareas, hasta la fecha de estado que elija. Por ejemplo, el presupuesto planificado total para una tarea de 4 días es de 100 $ y empieza un lunes. Si establece la fecha de estado al siguiente miércoles, verá que el PV es 75 $. Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto.

Costo real (AC) También se conoce como CRTR.

Este es el coste real requerido para completar todas las tareas, o parte de ellas, hasta la fecha de estado. Por ejemplo, si la tarea de 4 días realmente incurre en un costo total de 35 $ cada uno de los 2 primeros días, el AC para este período es de 70 $ (pero el PV será todavía de 75 $). Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto. Por ejemplo, si planificó terminar más trabajo para los mismos 70 $, eso no suena bien. Tiene que saber (o adivinarlo) el valor acumulado para evaluar por completo la eficiencia del proyecto.

Valor acumulado (VA) También se conoce como CPTR

Este es el valor del trabajo llevado a cabo por la fecha de estado, medida en la moneda. Por ejemplo, si después de que se haya completado el porcentaje del 60% de 2 días de una tarea, puede prever haber gastado el 60 por ciento del presupuesto total de la tarea, o 60 $. Si resulta que ha gastado 80$, puede decir con seguridad que ha sobrepasado el presupuesto y que se encuentra por detrás de la programación.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Un tema importante que ejecuta estos términos de valor acumulado comunes es la fecha de estado. El análisis de valor acumulado supone que desea ver el progreso en el proyecto antes de punto específico a tiempo que elija. Dado que una imagen vale más que mil palabras, miremos esto de manera gráfica. Este es un gráfico en el que se muestra una acumulación firme del costo a lo largo de la vigencia de un proyecto. La línea de puntos muestra unos gastos fijos durante la vigencia del proyecto.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Una vez que ha comenzado el trabajo en el proyecto, un gráfico de los valores clave del análisis de valor acumulado puede tener el siguiente aspecto.

La fecha del estado determina los valores que Project calcula. El costo real (AC) de este proyecto ha superado el costo presupuestado. El valor acumulado (VA) refleja el valor verdadero del trabajo realizado. En este caso, el valor del trabajo realizado es menor que el importe gastado para realizar dicho trabajo.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado Haga esto

Cómo

Tomar medidas pronto

Cuanto antes en el ciclo de vida de un proyecto identifique dichas discrepancias entres los costos reales, los costos presupuestados y el valor acumulado, antes puede realizar pasos para poner remedio al problema.

Trabajar más

Dicho y hecho. Cuanto más trabajo realice antes de la siguiente fecha de estado para determinar el valor acumulado, mejor. Puede que no ayude la simple contratación de más trabajadores, pero sí la contratación de trabajadores más baratos. O bien, puede que necesite, "andar de un lado a otro" para averiguar por qué los trabajadores no están siendo productivos. O quizá el problema se produce con los directores que están produciendo maquinaria que necesita más mantenimiento de lo esperado. Podría haber muchos motivos pero lo fundamental es que, usando un "enfoque numérico" con el valor acumulado ayudará a detectar tendencias negativas.

Trabajar de manera más inteligente

No ande detrás de los problemas de productividad en las tareas que sean menos importantes que otras. Compruebe las tareas en la ruta de acceso crítica primero por el mayor impacto en los números de valor acumulado positivos.

OBJETIVO DE LA SESIÓN

Haga esto

Cómo

Volver a ejecutar sus informes

Un análisis de valor acumulado al final de un proyecto tiene realmente poco valor. Los orígenes de los problemas del proyecto se encuentran con probabilidad al principio y probablemente han tenido mucho impacto para corregir sin incurrir en grandes costos y frustraciones por parte de su equipo, director y otras partes interesadas. Habitúese a ejecutar informes de valor acumulado mensualmente, si los va a realizar.

No sufra al principio

Si ve problemas muy pronto en el proyecto, podría deberse solo a costos de puesta en marcha, o a los costos de formación, la incorporación de todo el mundo, la colaboración temprana abundante pero necesaria con el equipo y otras tareas domésticas. No pase por alto estos primeros síntomas de problemas, si bien pueden ser más comprensibles en la primera etapa del proyecto que posteriormente.

OBJETIVO DE LA SESIÓN Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project

OBJETIVO DE LA SESIÓN El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto. En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente, Línea de Base o Planificación inicial: 1. La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo. 2. Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h. La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente: 3. Juan trabajó 8h el lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el Jueves con normalidad. 4. El trabajo de 8h del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h

OBJETIVO DE LA SESIÓN El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o Earned Value (EV) Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado) y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de: un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material. N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste. El análisis del valor acumulado se centra en tres valores principales:

OBJETIVO DE LA SESIÓN o

o

o

El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP)también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal. El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real. El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).

El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual. El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado

OBJETIVO DE LA SESIÓN Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son: -

Valor acumulado

-

Indicadores de costo del valor acumulado

-

Indicadores de programación del valor acumulado

Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA” que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro! Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación: La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto. Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores. Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo, que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

OBJETIVO DE LA SESIÓN El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo. El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación. -

Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar) Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera. Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea. Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project