Performances N°22

L A L E T T R E D E L’ E N C A D R E M E N T S U P E R I E U R D E L A F O N C T I O N P U B L I Q U E M a i

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Editorial La réorganisation des services départementaux de l’Etat est, au sein de la RGPP, l’une des mesures les plus structurantes mais aussi probablement, et notamment en matière de GRH, la plus innovante. Le remplacement des réseaux départementaux de nombreux ministères par les nouvelles directions départementales interministérielles (DDI) modifie en effet profondément les conditions d’exercice au niveau local des politiques publiques. Les DDI permettent en effet de coordonner et d’adapter plus facilement les actions de l’Etat en prenant mieux en compte les attentes des populations et les besoins des territoires. Concrètement, la mise en œuvre de cette réorganisation amène à traiter toute une série de questions (immobilier, systèmes informatiques...) dont celle de la GRH. Cette dernière est essentielle pour réussir la mise en place des DDI et pour les faire vivre. Le sujet de la GRH n’est pas uniquement technique ou juridique : il touche également à l’identité professionnelle des agents qui s’est construite jusqu’à présent davantage en référence au ministère qu’au métier. Aussi convient-il de s’appuyer sur le socle des valeurs du service public partagées par les agents pour opérer ce changement organisationnel. Il faut pour cela rappeler et expliquer sans cesse l’objectif poursuivi : améliorer la qualité de l’action de l’Etat en l’adaptant. D’où la très grande importance de l’information des agents et du dialogue social tout au long du processus. Cette information doit tout d’abord s’appuyer sur les décisions du CMPP et les circulaires du Premier ministre qui présentent la réforme et ses modalités de mise en œuvre. En matière de GRH, la dernière circulaire, celle du 27 février 2009, précise les modalités d’affectation et de gestion des agents. Les délais qui nous ont été fixés sont courts puisque les agents doivent être affectés dans les DDI pour le 1er janvier 2010, raison de plus pour suivre de façon la plus fidèle possible les étapes précisées dans la circulaire. Ainsi, pendant que les préfigurateurs nouvellement nommés enclenchent le processus d’affectation, une charte de gestion est actuellement préparée par un groupe de travail présidé par Emmanuel Rébeillé-Borgella et Dominique Lacambre et composé de représentants des services centraux et déconcentrés des ministères directement concernés. Cette charte précisera les modalités du dialogue de gestion entre le niveau départemental, les directions régionales et les services centraux ainsi que les conditions permettant de donner vie aux nouveaux collectifs de travail des DDI. L’objectif n’est pas de gommer les spécificités des ministères liées à leurs métiers, mais bien celui de construire un nouvel espace de travail et de mobilité interministériel. Outre l’implication de tous les ministères sous l’égide de la Mission interministérielle pour la réforme de l’administration territoriale de l’Etat (Mirate) et l’association des partenaires sociaux au niveau national comme au niveau local, l’engagement des préfigurateurs et de l’ensemble de l’encadrement est essentiel pour réussir. Ils pourront compter sur l’appui des plates-formes régionales interministérielles de GRH qui se mettent en place auprès des SGAR dès ce printemps. Paul PENY Directeur général de l’administration et de la fonction publique

MINISTÈRE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS ET DE LA FONCTION PUBLIQUE

Sommaire ® Editorial et brèves ® Le volet GRH de la réorganisation départementale ® L’élaboration de la charte de gestion ® Interview : U Yves Colcombet, directeur de la Mirate

Brèves L’Ecole de la GRH lance sa seconde campagne de labellisation d’actions de formation L’Ecole de la GRH doit faciliter, pour l’ensemble des acteurs RH et formation de la fonction publique, le repérage des meilleures actions de formation dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Le label « Ecole de la GRH » est un gage de qualité. C’est également une référence interministérielle. Une formation labellisée « Ecole de la GRH » permet ainsi à un agent d’être assuré de suivre un cursus reconnu au plan interministériel, quelle que soit l’administration où il exerce. Les actions de formation continue dispensées par les services de formation des ministères, leurs services déconcentrés ou leurs établissements publics peuvent être labellisées. Pour valoriser son action et bénéficier des meilleurs retours d’expérience, chaque administration est invitée à candidater. Le dossier de demande de labellisation est téléchargeable sur le site du ministère chargé de la fonction publique.

Un programme de formation continue pour l’encadrement supérieur La DGAFP organise, en partenariat avec l’Ena, un cycle de sessions de formation continue destiné à l’encadrement supérieur. Deux de ces sessions ont été conçues spécialement à l’intention des chefs de service et sous-directeurs d’administration centrale : « accompagner le changement » les 23 et 24 septembre 2009, et « évaluation et performance » les 10 et 11 décembre 2009. Renseignements et inscriptions

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Mai 2009 - n°22

LA LETTRE DE L’ENCADREMENT SUPERIEUR DE LA FONCTION PUBLIQUE

Le volet GRH de la réorganisation départementale Les directions départementales interministérielles doivent être mises en place pour le 1er janvier 2010. Cela suppose d’affecter à cette date les agents, les gérer dans ce nouveau cadre et créer de nouvelles communautés de travail. La description des modalités de mise en oeuvre RH de ce projet de réorganisation est l’objet de la circulaire du Premier ministre du 27 février 2009 (1). L’élaboration de la circulaire a pris en compte les expériences déjà existantes, en particulier au MEEDDAT, et a été concertée avec les administrations concernées et les organisations syndicales. Elle a notamment été présentée au Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat le 12 février dernier. A cet égard, la circulaire insiste sur la nécessité d’un dialogue social formel et informel le plus dense possible à tous les niveaux de la conduite du projet, national comme local. Elle prévoit également un dispositif réactif de pilotage et d’alerte devant relayer très vite l’information et faciliter la prise des décisions et des arbitrages. La circulaire précise enfin les principales étapes du projet et son calendrier prévisionnel.

Sur les questions de GRH, la circulaire distingue trois sujets qui peuvent être traités de façon différenciée : l’affectation, la gestion et les conditions de travail et d’emploi. En matière d’affectation, une majorité d’agents ne changeront pas de poste de travail. Ils continueront à assurer leurs fonctions mais ils le feront au sein des nouvelles directions. Aussi, la mise en place d’un accompagnement individualisé « obligatoire » ne concerne-t-elle que les agents occupant un poste qui sera reconfiguré, voire supprimé dans le cadre des nouveaux organigrammes. Le nombre d’entretiens d’affectation sera donc limité et ils pourront ainsi être conduits avec soin(2). Pour démarrer ce processus, les préfigurateurs, sous l’autorité du préfet et en concertation avec l’encadrement, les agents et les partenaires sociaux, doivent établir très vite un organigramme détaillé identifiant précisément le positionnement des postes de travail. En matière de gestion des agents, celle-ci demeure assurée par les ministères ; une gestion de tous les agents dans le cadre d’un programme budgétaire unique a en effet été écartée.

Les agents peuvent cependant être en position de mobilité au sein de la DDI et donc leur rémunération prise en charge par un autre ministère que le leur. Des adaptations sont néanmoins nécessaires. Il en est ainsi du dialogue de gestion entre les DDI, les directions régionales et les services centraux, mais aussi de certaines conditions de travail et d’emploi qui doivent être harmonisées pour développer le sentiment d’appartenance à un même collectif de travail. Dans cette perspective, une charte de gestion est en cours d’élaboration par un groupe de travail spécifique pour être finalisée à l’automne prochain (cf. encadré ci-dessous). La concertation au niveau national avec les partenaires sociaux est assurée notamment dans le cadre du Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat. Un point d’étape sera ainsi réalisé lors de la séance du 12 juin, puis à nouveau lors de la réunion de juillet. 1) La circulaire du Premier ministre du 27 février 2009 complète celle du 31 décembre 2008. 2) Les agents dont le poste de travail est inchangé pourront néanmoins demander à bénéficier de l’entretien individuel d’affectation.

L’élaboration de la charte de gestion Quel sera son contenu ?

Quel est l’état d’avancement des travaux ?

La charte de gestion sera composée de deux parties : 1.La première partie précisera les conditions d’organisation du dialogue de gestion RH entre les services centraux, les directions régionales et les directions départementales en précisant les objectifs attendus, les modalités et le calendrier. 2.La seconde partie précisera les modalités d’harmonisation des conditions d’emploi et de travail lorsque cela est nécessaire.

Le groupe de travail a identifié les sujets à traiter, précisé sa méthode de travail et son calendrier.

Par qui est-t-elle élaborée ? La charte de gestion est élaborée par un groupe de travail présidé par Dominique Lacambre, directeur du Fonds national de solidarité et Emmanuel RébeilléBorgella, inspecteur général de l’Equipement avec l’appui de Véronique Marchal, représentante de la DGAFP. Ce groupe est composé d’un représentant de chaque ministère concerné, d’un représentant de la DGAFP, d’un représentant de la DGME, d’un représentant de l’Opérateur national de paie (ONP), ainsi que d’un certain nombre de correspondants départementaux RH, de préfigurateurs et de directeurs de plates-formes régionales. La Mirate participe, en tant que de besoin, au groupe de travail. Dans quel délai ? Un premier projet devra être remis à l’été pour une validation à l’automne 2009.

1. Les sujets à traiter Sept thèmes ont été identifiés : - régimes indemnitaires - primes - NBI - temps de travail - recrutement / mobilité - formation / évaluation / promotion - action sociale / hygiène et sécurité - dialogue social - encadrement supérieur 2.La méthode de travail La méthode de travail délègue à des sous-groupes de travail thématiques la responsabilité de collecter les pratiques des différents gestionnaires RH concernés, de repérer les divergences et de faire des propositions d’harmonisation. Les réunions plénières permettent d’échanger sur la base des restitutions des sousgroupes et d’acter les principales dispositions du document de synthèse et valider sa version finale.

- Le sous-groupe n°2 sur le régime indemnitaire et le temps de travail est animé par Jean-Luc Nevache, SG de la préfecture du Val-de-Marne ; - Le sous-groupe n°3 sur la formation, l’évaluation et la promotion est animé par François Moreau, adjoint au chef de service RH au MAP ; - Le sous-groupe n°4 sur l’action sociale, l’hygiène et la sécurité et les droits syndicaux est animé par Eric Fritsch, préfigurateur de la plate-forme interministérielle régionale RH ; - Le sous-groupe n°5 sur le recrutement, la mobilité et l’encadrement supérieur est animé par Daniel Watrin, chef de service adjoint au DRH aux Affaires sociales. Le sujet du dialogue social est un thème transversal qui est traité dans chaque sous-groupe. Il est à noter que le groupe a prévu une concertation avec les organisations syndicales avant une présentation de ses travaux au Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat. Par ailleurs, le processus de validation de la proposition finale du groupe de travail par le comité des secrétaires généraux se fera sous l’égide de la Mirate.

Les cinq sous-groupes mis en place ont été répartis de la façon suivante : - Le sous-groupe n° 1 sur le dialogue de gestion est animé par Didier Martin, SG de la préfecture des Bouches-du-Rhône ;

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Mai 2009 - n°22 LA LETTRE DE L’ENCADREMENT SUPERIEUR DE LA FONCTION PUBLIQUE

Interview : « La gestion des ressources humaines au cœur de la RéATE (Réforme de l’administration territoriale de l’Etat) »

Yves Colcombet,

directeur de la Mission interministérielle pour la réforme de l’administration territoriale de l’Etat (Mirate) Performances : Quelle est la place des ressources humaines dans les dossiers que vous suivez ? Yves Colcombet : La gestion des ressources humaines est, bien entendu, au cœur de la réforme en cours de l’administration territoriale de l’Etat. A l’échelon central, les secrétaires généraux, les directeurs de ressources humaines des ministères sont en première ligne. A l’échelon déconcentré, cette GRH est tout aussi sensible et elle s’exerce directement au contact des agents. Le rôle de l’encadrement y est crucial pour que les agents s’approprient le projet, comprennent leur futur cadre de travail, discernent leurs marges de fonctionnement. Le but principal de la réforme, qui est d’optimiser l’utilité de postes budgétaires moins nombreux mais mieux occupés et plus productifs, ne peut être atteint que par des équipes motivées qui comprennent et partagent des objectifs définis. J’ajoute que la réforme qui a vocation à responsabiliser davantage les agents, en comptant davantage sur leur initiative et leurs compétences, sera un facteur d’enrichissement et de progrès pour chacun. Cette transformation ne se fera pas en un jour mais c’est un mouvement qu’il faut engager et ne pas interrompre. La réforme vise à réduire les tâches trop faiblement utiles pour les administrés et pour l’administration, au regard de la ressources qu’elles mobilisent. C’est un facteur de mobilisation réel, à condition que les objectifs soient bien expliqués et qu’ils se traduisent dans le pilotage quotidien des services.

Performances : Quelle implication pour l’encadrement le plus proche du terrain ? Y. C.: Nous avons conscience d’avoir des efforts à fournir pour mieux faire « redescendre » l’information, irriguer la pyramide du haut en bas. Cette phase est prévue. Il est en effet prioritaire que l’encadrement intermédiaire soit bien au courant de la cible de la réforme en terme d’organisation, qu’il comprenne le projet. Le nombre de ministères et de services concernés rend le mouvement trop lent aux yeux de ceux qui en sont les acteurs et qui s’impatientent mais il faut aussi prendre des précautions, respecter les consultations obligatoires au niveau central, retenir les meilleures solutions interministérielles… J’ai accompagné dans les départements à plusieurs reprises le secrétaire d’Etat, André Santini, dialoguer

avec les agents, les écouter et leur expliquer les motifs et les objectifs de la réforme. Maintenant que les « macro-organigrammes », documents de cadrage des missions et de positionnement des moyens ont été approuvés, l’initiative revient au terrain, aux préfets, aux préfigurateurs (tout justes nommés ou près de l’être) et aux équipes qui les épauleront, pour utiliser les marges de manœuvre larges dont ils disposent, appliquer avec intelligence les principes nationaux à la réalité des services et des besoins du territoire, pour établir les meilleures organisations. Il est essentiel, pour ce faire, que les divers services appelés à composer les nouvelles directions découvrent leurs missions et métiers respectifs (savoirfaire, exigences, risques, résultats visés) et fassent émerger les possibilités de coopération les plus intéressantes pour tous. La fonction de préfigurateur est difficile mais passionnante. Nous leur demandons d’être autant des managers attentifs aux personnes que des experts reconnus dans leur domaine, conscients des particularités des diverses composantes des futures directions départementales interministérielles (DDI). La récente circulaire du Premier ministre consacrée à la gestion des ressources humaines (27 février 2009) est importante à cet égard.

Performances : Compte tenu du calendrier, comment accompagner les préfigurateurs et les préfets dans la mise en œuvre du volet RH départemental ? Y. C. : En termes de calendrier, il faut savoir cerner les priorités. La principale, c’est la mise en place des DDI, dans tous les départements, pour le 1er janvier 2010. Le respect de cette date-butoir est indispensable. En même temps, il faut répondre aux interrogations du terrain sur des sujets parfois complexes, élaborer des solutions, au besoin d’ordre réglementaire, faciliter les échanges entre préfigurateurs… Un accompagnement à plusieurs niveaux est en cours de mise en place à leur intention, comme à celle des préfets. Dans chaque ministère, des correspondants ministériels « RH » travaillent déjà de concert pour assurer le suivi de la création des DDI, élaborer les lignes directrices nationales en réponses aux questions techniques les nécessitant, sur les sujets transversaux et les fonctions support.

Deux comités techniques nationaux sont constitués : l’un pour suivre la construction des nouvelles DDT (directions départementales des territoires), dans le prolongement du pilotage national des cinquante cinq DDEA (directions départementales de l’équipement et de l’agriculture) déjà créées, l’autre pour accompagner la création des DDI chargées de la cohésion sociale et de la protection des populations. Trois groupes de travail transversaux ont déjà bien engagé leurs réflexions et commencent à proposer des décisions : le groupe de travail national sur la « charte de gestion des RH », celui sur les « systèmes informatiques », celui sur les « achats et la logistique des DDI ». Cette vaste réforme fait ainsi l’objet d’un pilotage national rigoureux, approfondi et interministériel, qui ne laisse aucune question posée par les responsables de terrain – même difficile – de côté, de manière à ce que la réforme soit effective et produise les résultats attendus.

Brèves Conseil en mobilité carrière : une formation interministérielle La DGAFP a préconisé, dans le cadre de la modernisation de la gestion des ressources humaines, la création, dans tous les ministères, de postes de conseillers carrière et mobilité. A cet effet elle vient de publier un guide méthodologique (cf. Performances n° 20) et propose une formation « prise de poste » des nouveaux conseillers mobilité carrière aux ministères qui le souhaitent. Les premières formations démarreront avant l’été. Contacts : B4 [email protected] et B10 [email protected]

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