4 Actividad 2 Taller Programa Y Plan De Auditoría.docx

ACTIVIDAD 2. Taller Programa y Plan de Auditoría Realice el taller Programa y Plan de Auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. b. c. d. e. f.

Objetivos y alcance del programa de auditoría. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. Criterios de auditoría. Auditores seleccionados por procesos. Recursos necesarios. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. b. c. d.

Objetivos y alcance de la auditoría. Procesos a ser auditados. Criterios de auditoría y documentación de referencia. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e. Métodos de auditoría a utilizar. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:  

Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías". Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

DESARROLLO TALLER 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. OBJETIVOS. Objetivo General Contar con un documento de planeación técnicamente elaborado, que defina los procesos, objeto de evaluación y seguimiento durante la vigencia 2018, los cuales son el medio para dar alcance a los objetivos trazados en el desarrollo de la Misión Organizacional. En él se definen los tiempos, metodologías y responsables de los procesos auditados. Objetivos Específicos 



 

Utilizar el Plan de Auditoria Interna para realizar acompañamiento, seguimiento, evaluación y control de la ejecución de los procesos ejecutados en el desarrollo de las funciones Administrativas, con el fin de garantizar la calidad y oportunidad de la labor misional. Obtener la información y evidencias necesarias para efectuar recomendaciones en cuanto a la eficiencia, eficacia, efectividad y economía de los procesos, las actividades, sistemas y controles, para fundamentar el concepto sobre la gestión y el logro de los resultados obtenidos. Comunicar los resultados de manera que le permita a la Alta Dirección de Ingenius Pro, emplearlos en la toma de decisiones para su mejoramiento continuo. Propender por el mejoramiento en la gestión realizada y de esta manera, mitigar los posibles hallazgos antes de que los entes de control externos realicen su auditoría integral.

Alcance del Programa de Auditoría Marco o límite de una auditoria en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la ejecución. Inicia con la elaboración del programa anual de auditoria interna para la vigencia y termina con la presentación de los resultados al responsable de cada proceso o área auditada y al Gerente con el fin de que las recomendaciones sean incluidas en el plan de mejoramiento del proceso o del área.

Esta decisión debe ser efectuada teniendo en cuenta la sensibilidad, riesgo, factibilidad y costo, así como, la transcendencia de los posibles resultaos a informar. b. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORÍAS A REALIZAR EN EL AÑO DETALLE Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización Seguimiento

FECHA DE AUDITORÍA 4, 5 y 6 de Julio 9 y 10 de Julio 11 de Julio 12, 13, 16, 17, 18 y 19 de Julio 23 y 24 de Julio 25 de Julio 26 de Julio 27, 30 y 31 de Julio Agosto

c. CRITERIOS DE AUDITORÍA. PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTE

RESPONSABLE

Elaborar el programa de Auditoria Elaborar Planes de Auditoria *Programa Auditoria *Plan *Alta dirección Auditoria *Dependencias *Procesos de de la entidad Entidad *Organismos de *Planes Control Mejoramiento Vigentes *Auditorias Anteriores

de Preparar la auditoria reunión de de Realizar apertura de la la Recolección Información de Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre Informe de Auditoria

*Evidencias de la Auditoria *Alta Dirección *Hallazgos *Dependencias *Acciones y/o procesos de Correctivas y la entidad Preventivas. Organismos de *Informes de Control Auditoria *Planes de Mejoramiento

Jefe de Control Interno Líder grupo auditor

Distribuir el Informe Realizar Seguimiento.

d. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS. DETALLE

NOMBRE

CARGO

ELABORÓ JOSÉ LUIS JIMÉNEZ RODRÍGUEZ

Auditor Líder CONSULTING

REVISÓ

ALFREDO RAMÍREZ

Gerente Ingenius Pro

APROBÓ

ALFREDO RAMÍREZ

Gerente Ingenius Pro

FECHA

FIRMA

e. RECURSOS NECESARIOS   

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de CONSULTING, Auditores de calidad de la entidad. TECNOLÓGICOS HARDWARE: Equipos de computadoras e impresoras Software: Internet, aplicativos, Office. INFRAESTRUCTURA Y DEMÁS: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores, viáticos, papelería entre otros.

MANEJO DEL RIESGO

MEDIDAS

5 IMPORTANTE

Asumir y enfrentar el riesgo

Capacitación constante

Informes no basados en las evidencias reales

Decisiones Equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad de la entidad

X

X

5 IMPORTANTE

Asumir y enfrentar el riesgo

Capacitación constante

2

3

6 Inaceptable

X

1

5 Importante

X

3

4 Moderado

Deficiencia en el seguimiento a la gestión y la calidad

2

3 Tolerable

Que el programa de auditoria no se cumpla en su totalidad

1

2 Aceptable

POSIBLES CONSECUENCIAS

IMPACTO PROBABILIDAD VALORACIÓN DEL RIESGO (I+P)

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

Inexactitud

Incumplimiento

NOMBRE DEL RIESGO

f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO: Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión financiera y de servicio de Ingenius Pro. ALCANCE: Ejecución presupuestal y académica correspondiente al 2018 por el concepto de gastos generales y los servicios educativos. b. PROCESOS A SER AUDITADOS Planeación Estratégica.  Desarrollo del Plan Estratégico.  Desarrollo de Planes.  Procesos Misionales.

 Proceso Operativo. Procesos de apoyo conexos:  Proceso de servicio al cliente.  PQR Procesos de Apoyo.  Proceso Estratégico.  Proceso de Contratación.  Proceso Financiero.  Proceso de Gestión Humana.  Procesos Administrativos.  Procesos de Evaluación y Control. c. CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 

Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:  Determinación del tipo de auditoría.  Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.  Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y entrega de informe.  Asignación de tareas al equipo auditor.  Determinación de recursos necesarios. Definir:

  

 Objetivo.  Alcance  Antecedentes Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del jefe de la oficina de Control Interno. Generar comunicaciones necesarias. Abrir archivo documental de la auditoria.

d. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Cronograma. Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:          

Preparación del Plan de Auditoría. Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración. Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de la auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración. Preparación del informe de auditoría Aprobación y distribución del informe de auditoría.

e. MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:     

Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen. Aplicación de normas generales a situaciones específicas Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

f. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR  



Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

  

Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Crear una empresa no solamente es importante para sus dueños, sino que no es fácil mantenerla activa durante el tiempo. Es así que las organizaciones en busca de su sostenibilidad en el mercado, han implementado controles que les permitan, evaluar paulatinamente o en el momento que sea necesario el desarrollo de sus procedimientos y el cumplimiento de sus objetivos, con el fin de verificar su correcto funcionamiento o según el caso implementar las acciones correctivas necesarias. La formulación y elaboración de un Plan de Auditorias es un reto importante para los profesionales en auditoría así como para fortalecer las relaciones de quienes participan activamente en la empresa. Hoy en día, diseñar un plan anual de auditoría se debe centralizar en aquellas áreas de negocios o procesos significativos respecto al tipo de riesgo que enfrenta la empresa. Con base a lo anterior, nos obliga a ser creativos y dinámicos para la formulación de un plan anual de auditoría. No obstante, la realidad es que el área de auditoría dispone de recursos limitados y por consiguiente es imposible auditar todo el universo auditable en un año. Las Auditorías Internas no son la excepción en cuanto a que los profesionales de esta rama deben estar permanentemente actualizados con los conocimientos en la aplicación de la misma. JOSÉ LUIS JIMÉNEZ RODRÍGUEZ Aprendiz Código Ficha 1860825