описание 1с отель.docx

1. Номерной фонд 1)Гостиницы Предназначен для введения данных по гостинице( адрес, телефон, факс, емаил, сайт) 2)Классы помещений Справочник «Классы помещений» предназначен для ведения списка классов помещений гостиниц. Для каждого класса указывается тип помещения, для которого этот класс предназначен. Для каждого класса с типом помещения «Номер» нужно указать количество основных мест. Элементы справочника «Классы помещений» содержат следующие реквизиты:       

Код; Наименование; Полное наименование; Мест в номере (количество основных мест); Тип помещения; Описание; Комментарий. 3)Корпуса

Справочник «Корпуса» предназначен для ведения списка корпусов гостиниц (отелей, санаториев и т.д.). 4)Этажи Справочник «Этажи» предназначен для ведения списка этажей корпуса. Данный справочник подчинен справочнику «Корпуса». 5)Номера Справочник «Помещения (Номера)» содержит информацию о составе фонда помещений (включая номера, доп. помещения, процедурные кабинеты), существующих в гостиницах. Данный иерархический справочник подчинен справочнику «Этажи». В справочник «Помещения» может быть введено любое количество элементов. При вводе помещения можно заполнить реквизиты:   

Наименование; Этаж - обязательный реквизит (владелец), определяет этаж, на котором расположено помещение; Тип помещения - три предопределенных значения: Номер, Доп. Помещение, Процедурный кабинет. Данный реквизит определяет: - возможность заселения в данное помещение и использование элемента в обработке «Рабочее место администратора» (доступно только для типа помещения Номер); - возможность добавления мест в поле «Места» (доступно только для типа помещения «Номер»); возможность оказания услуги (процедуры) (доступно только для типа помещения «Доп. помещение», «Процедурный кабинет»).



Класс номера – определяет класс помещения (служебный, эконом-класс, бизнескласс, полу-люкс, люкс, апартаменты т.д.).

Основная Услуги (процедуры) Места Основная На вкладке Основная расположены следующие характеристики помещения:    

Телефон; Описание номера; Наличие ванной (только для типа помещения «Номер»); Наличие туалета (только для типа помещения «Номер»).

Также на этой вкладке можно указать организации-владельцы данного помещения. Услуги (процедуры) Вкладка содержит список услуг (процедур), доступна только после записи элемента справочника «Помещения» при условии, что тип помещения «Доп. Помещения» или «Процедурный кабинет». Места Вкладка содержит список мест, доступна только после записи элемента справочника «Помещения» при условии, что тип помещения «Номер». При установке флага «Дополнительное место», место считается дополнительным. - Доп.помещения Справочник «Помещения (Номера)» содержит информацию о составе фонда помещений (включая номера, доп. помещения, процедурные кабинеты), существующих в гостиницах. Данный иерархический справочник подчинен справочнику «Этажи». В справочник «Помещения» может быть введено любое количество элементов. При вводе помещения можно заполнить реквизиты:   

Наименование; Этаж - обязательный реквизит (владелец), определяет этаж, на котором расположено помещение; Тип помещения - три предопределенных значения: Номер, Доп. Помещение, Процедурный кабинет. Данный реквизит определяет: - возможность заселения в данное помещение и использование элемента в обработке «Рабочее место администратора» (доступно только для типа помещения Номер); - возможность добавления мест в поле «Места» (доступно только для типа помещения «Номер»); -



возможность оказания услуги (процедуры) (доступно только для типа помещения «Доп. помещение», «Процедурный кабинет»). Класс номера – определяет класс помещения (служебный, эконом-класс, бизнескласс, полу-люкс, люкс, апартаменты т.д.).

Основная Услуги (процедуры) Места Основная На вкладке Основная расположены следующие характеристики помещения:    

Телефон; Описание номера; Наличие ванной (только для типа помещения «Номер»); Наличие туалета (только для типа помещения «Номер»).

Также на этой вкладке можно указать организации-владельцы данного помещения. Услуги (процедуры) Вкладка содержит список услуг (процедур), доступна только после записи элемента справочника «Помещения» при условии, что тип помещения «Доп. Помещения» или «Процедурный кабинет». Места Вкладка содержит список мест, доступна только после записи элемента справочника «Помещения» при условии, что тип помещения «Номер». При установке флага «Дополнительное место», место считается дополнительным.

2. Настройка параметров учета гостиниц 1) Номенклатура - Создаем папки: Проживание, Питание, Дополнительные услуги В папке Питание указываем варианты заселения в номера по классам помещений В папке питание указываем завтрак, обед, ужин. В папке Дополнительные услуги указываем различные виды услуг: Доставка еды в номер, банкет, Массаж, Поздний выезд, Ранний заезд, Химчистка, Стрижка + укладка и т.д.

2)Номенклатура проживания

В регистр сведений "Номенклатура проживания" заносится информация о соответствии класса номера и номенклатуры проживания (номенклатура проживания при покупке номера полностью, номенклатура проживания при подселении, номенклатура проживания для детей, номенклатура проживания при покупке дополнительного места, номенклатура проживания при почасовом расчете. 3)Пакеты услуг Справочник Пакеты услуг предназначен для хранения информации о различных пакетах услуг. Элементы этого справочника описывают комплекты услуг проживания. По умолчанию любой комплект услуг включает в себя проживание; дополнительные товары и услуги вводятся в табличную часть Услуги (в пакете услуг указывается количество услуг на 1 человека). Услугу проживания вносить в табличную часть не требуется, т.к. она будет определяться исходя из класса номера и количества человек в строке размещения. Признак Включено в стоимость обозначает, что цена данной услуги включена в стоимость проживания и сумма за услугу начисляться не будет. Признак На утро указывает на оказание услуги на следующий день (например, услуга Завтрак должна быть оказана на следующее утро после дня проживания). 4)Тарифы Указываются тип цен 5)Виды источников заявок Виды источников заявок определяются во вновь создаваемом одноименном справочнике «Виды источников заявок». Справочник не является иерархическим. Справочник включает два интерфейсных окна: окно списка и окно элемента справочника. По умолчанию основным окном является окно списка элементов справочника. 6)Настройка параметров учета гостиниц Форма предназначена для установки параметров ведения учета гостиницы, которые являются индивидуальными для каждой организации информационной базы. Главная Почта\АТС Эквайринг\Касса Расчет Доступ Главная

На вкладке Главная необходимо указать следующие параметры:       









     



Уборка по местам – признак того, что в гостинице уборка будет вестись по местам. Уборка по номерам - признак того, что в гостинице уборка будет вестись по номерам. Пакет по умолчанию – пакет услуг, который будет подставляться автоматически в новый документ «Карточка бронирования». Тариф по умолчанию - тариф, который будет подставляться автоматически в новый документ «Карточка бронирования». Склад для продажи товаров – склад, с которого будет происходить реализация товаров (обязательно к заполнению). Тип цен для договоров по умолчанию – тип цен, который будет проставляться автоматически в договор при создании контрагента. Группа номенклатуры «Питание» - устанавливается группа номенклатуры, где будет находиться номенклатура «Питание» ( завтраки, обеды, ужины и т.п), для вывода в отчет по питанию. Использовать функционал санатория – если установлен флаг, то доступны некоторые опции, например, «График процедур» в «Карточке бронирования» и «Пересчитать документы» в «Установке цен номенклатуры». Расчет стоимости размещения для детей - если установлен флаг, то появляется возможность использования номенклатуры проживания для детей и начисления услуг проживания при размещении детей. Для этого требуется, чтобы в регистре сведений «Номенклатура проживания» была указана номенклатура для детского размещения. В документе «Карточка бронирования» на вкладке «Гости» появляется дополнительная колонка, где можно указать флагом, что определенный гость является ребенком. Вести контроль доп. мест - если установлен данный флаг, то при бронировании, размещении или продлении проживания на дополнительном месте будет проверка остатка дополнительных мест, введенных документом «Ввод дополнительных мест». Использовать подселение – включение опции позволяет осуществлять подселения гостей, то есть заселять гостей на разные места одного номера (в том числе и разными карточками бронирования). Регламентное время заезда – определяет регламентное время заезда клиентов в гостиницу. Регламентное время выезда – определяет регламентное время выезда клиентов из гостиницы. Единый контрагент для ФЛ - устанавливается контрагент, подставляемый по умолчанию в карточке бронирования с типом клиента «Физ. лицо». Страна размещения гостиницы – страна, в которой расположена гостиница (используется для определения иностранцев). Каталог выгрузки в АС ПСОУ – каталог для выгрузки данных, для автоматического обмена данными с ФМС. Тариф для ввода цен вручную – тариф, при выборе которого становится доступным корректировка цен услуг начисленных за проживание. Если в карточке бронирования указать данный тариф, цены в ТЧ «Проживание» остаются незаполненными, их необходимо ввести вручную. Номенклатура услуг – если в данном поле выбрана номенклатура, то при закрытии реализации она будет подставляться вместо товаров.

Почта\АТС

На вкладке Почта\АТС располагаются настройки, связанные с отправкой электронной почты, и настройка взаимодействия системы с АТС.     

Почтовый адрес – адрес электронной почты, с которой будет отправляться письмо. Пароль почты – пароль к почте, с которой будут отсылаться письма. SMTP сервер – сервер исходящей почты. Время ожидания – время, в течение которого будет ожидаться отклик от сервера почты. Путь к файлу АТС БАРСУМ - указывается путь к файлу, в который будут выгружаться данные системой БАРСУМ.

Эквайринг\Касса Вкладка содержит данные для настройки оплаты по пластиковым картам, а также настройки печати чеков ККМ.  

 

Банк эквайринга – указывается банк-эквайер. Договор эквайринга – устанавливается договор, по которому будет происходить взаимодействие с банком-эквайером. Для заполнения договора эквайринга необходимо создать элемент справочника «Договоры эквайринга», заполнить его. Подробно см. справочник «Договоры». Обязательная печать чека при оплате картой – если установлен данный признак, то при оплате платежной картой печатается чек. Обязательная печать чека ККМ – если установлен данный признак, то оплата наличными возможна лишь при подключении кассового аппарата при печати чека.

Расчет На данной вкладке настраиваются параметры расчета цен проживания, раннего заезда, позднего выезда при бронировании и размещении: 







Рассчитывать доп. услуги по стандартному тарифу – включение опции позволяет исключить необходимость установки цен номенклатуры (кроме номенклатуры проживания и номенклатуры пакета услуг) для каждого из существующих тарифов и ограничиться установкой цен только для стандартного тарифа. Рассчитывать цену по дате оплаты – если флаг установлен, то цена проживания определяется на дату первой оплаты, иначе на дату заказа. При этом если изменения и дополнения вносятся в карточку бронирования в ТЧ «Номера» закладки «Гости и размещение» отдельной строкой, первоначально оплаченные услуги автоматически не пересчитываются, а на вновь добавленные услуги цена будет формироваться в соответствии с установленной ценой на дату документа оплаты. Если услуги были оплачены по безналу, то в качестве даты оплаты воспринимается дата счета, а не дата оплаты счета. Определять цены на первую дату проживания – если флаг установлен, цена всех дней проживания определяется равной цене первого дня, иначе каждый день рассчитывается в соответствии с установленной на этот день ценой. Расчет Раннего Заезда и Позднего Выезда по законодательству РФ Начисление ранних заездов и поздних выездов будет происходить автоматически, по закону. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не







 





взимается. В случае задержки выезда потребителя плата за проживание взимается в следующем порядке:  не более 6 часов после расчетного часа - почасовая оплата;  от 6 до 12 часов после расчетного часа - плата за половину суток;  от 12 до 24 часов после расчетного часа - плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты);  при проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа. Начисление Раннего Заезда и Позднего Выезда вручную - если установлен данный признак, то доплата за ранний заезд и поздний выезд автоматически начисляться не будет, при необходимости надо вносить ее вручную в ТЧ «Доп. услуги». Полностью почасовое начисление Раннего Заезда и Позднего Выезда – при включенной опции расчет раннего заезда и позднего выезда происходит по часам по установленной цене часа проживания. Отменить привязку - при включении данного признака расчет позднего выезда осуществляется без привязки к регламентному времени, за точку отсчета принимается время заезда. Номенклатура Ранний Заезд – устанавливается номенклатура, которая будет начисляться в карточке бронирования при оказании клиенту услуг раннего заезда. Номенклатура Поздний Выезд – устанавливается номенклатура, которая будет начисляться в карточке бронирования при оказании клиенту услуг позднего выезда. Кол-во часов Раннего Заезда для расчета процентом - опция имеет смысл, если не стоит ни один флаг в настройке расчета раннего заезда и позднего выезда; определяет, от какого количества часов раннего заезда проживание будет рассчитываться процентом от стоимости суток проживания. Кол-во часов Позднего Выезда для расчета процентом - опция имеет смысл, если не стоит ни один флаг в настройке расчета раннего заезда и позднего выезда; определяет, от какого количества часов позднего выезда проживание будет рассчитываться процентом от стоимости суток проживания.

Доступ На данной закладке настраиваются ограничения доступа к содержимому справочников «Контрагенты» и «Номенклатура» для администраторов. 



Ограничение доступа к контрагентам для администраторов – задает группу справочника «Контрагенты», к которой учетные записи администраторов имеют доступ. Ограничение доступа к номенклатуре для администраторов - задает группу справочника «Номенклатура», к которой учетные записи администраторов имеют доступ.

7)Установка цен номенклатуры Документ предназначен для установки цен номенклатуры для определенного тарифа («Вида путевки»). В документе необходимо заполнить реквизит Тариф. Затем заполнить таблицу цен. В ТЧ Цены необходимо заполнить реквизиты:

   



Номенклатура; Цена; Валюта; Дата от (сезон): и Дата до (сезон): - период, на который устанавливается данная цена (если поле Дата до (сезон): не будет заполнено, то цена будет действовать до следующего введения цены по данному тарифу на данную номенклатуру); Поле Период от… дней необходимо заполнять, если цена будет зависеть от количества дней проживания. 8)Установка оплаты раннего заезда и позднего выезда

Документ предназначен для установки процента надбавки за ранний заезд и поздний выезд. Используется в случае, когда конфигурация настроена на расчет процентом. Если в настройках параметров учета гостиницы на вкладке Расчет стоит флаг Полностью почасовое начисление Раннего Заезда и Позднего Выезда, то процент рассчитывается от номенклатуры часа проживания. Если в настройках параметров учета гостиницы на вкладке Расчет в настройке расчета раннего заезда и позднего выезда ни один флаг не установлен, процент раннего заезда или позднего выезда рассчитывается от стоимости номенклатуры проживания. В документе необходимо заполнить поле Организация (Гостиница), Дата введения, с которой вступает в действие данный расчет. Заполнить таблицу процентов:   

до…часов - до какого количества часов от предыдущего по величине значения действует данный процент; Процент раннего заезда, % - какой процент от стоимости проживания будет начисляться за ранний заезд; Процент позднего выезда, % - какой процент от стоимости проживания будет начисляться за поздний выезд.

Гостиница 1 ) С п Виды источников заявок определяются во вновь создаваемом одноименном справочнике р «Виды источников заявок». Справочник не является иерархическим. Справочник а включает два интерфейсных окна: окно списка и окно элемента справочника. По в умолчанию основным окном является окно списка элементов справочника. Структура элемента справочника содержит код и наименование. о ч н 2)Установка цен номенклатуры и к Документ предназначен для установки цен номенклатуры для определенного тарифа («Вида путевки»). В и д ы и с

В документе необходимо заполнить реквизит Тариф. Затем заполнить таблицу цен. В ТЧ Цены необходимо заполнить реквизиты:    



Номенклатура; Цена; Валюта; Дата от (сезон): и Дата до (сезон): - период, на который устанавливается данная цена (если поле Дата до (сезон): не будет заполнено, то цена будет действовать до следующего введения цены по данному тарифу на данную номенклатуру); Поле Период от… дней необходимо заполнять, если цена будет зависеть от количества дней проживания.

3)Установка оплаты раннего заезда и позднего выезда Документ предназначен для установки процента надбавки за ранний заезд и поздний выезд. Используется в случае, когда конфигурация настроена на расчет процентом. Если в настройках параметров учета гостиницы на вкладке Расчет стоит флаг Полностью почасовое начисление Раннего Заезда и Позднего Выезда, то процент рассчитывается от номенклатуры часа проживания. Если в настройках параметров учета гостиницы на вкладке Расчет в настройке расчета раннего заезда и позднего выезда ни один флаг не установлен, процент раннего заезда или позднего выезда рассчитывается от стоимости номенклатуры проживания. В документе необходимо заполнить поле Организация (Гостиница), Дата введения, с которой вступает в действие данный расчет. Заполнить таблицу процентов:   

до…часов - до какого количества часов от предыдущего по величине значения действует данный процент; Процент раннего заезда, % - какой процент от стоимости проживания будет начисляться за ранний заезд; Процент позднего выезда, % - какой процент от стоимости проживания будет начисляться за поздний выезд.

4)Документ Установка сложного расчета цен Клиенты 1)Справочник Гости В справочник Гости заносится вся необходимая информация о клиентах (гостях) гостиниц (проживающих). Для записи нового гостя необходимо заполнить ФИО. Желательно заполнить сведения о документе, удостоверяющем личность, место и дату рождения гостя. При выборе гражданства клиента, отличного от страны размещения, указанной в настройках параметров гостиницы, появляется вкладка Данные иностранного гражданина, на которой указываются данные миграционной карты, разрешения на въезд и т.п. На вкладке История гостя показываются периоды проживания гостя и номера. На вкладке Статус гостя отражается история изменения статуса гостя. Здесь же можно

установить новый статус. На вкладке Дисконтные карты можно указать информацию о дисконтных картах гостя. Кнопки Прикрепить файл и Сканировать изображение со сканера на панели управления служат для вызова диалогов выбора и прикрепления файлов, а также сканирования и прикрепления бумажных документов. 2) Регистр сведений Дисконтные карты гостей Клиенты  Дисконтные карты гостей Регистр предназначен для хранения информации о дисконтных картах гостей Регистр имеет следующие поля для заполнения:     

Номер карты - персональный номер дисконтной карты клиента Организация - организация, которой принадлежит дисконтная карта Гость - фамилия имя отчество клиента Действует с... по... - период, с которого действует дисконтная карта Скидка - процент скидки дисконтной карты клиента

Регистр сведений Статусы клиентов Клиенты  Статусы клиентов Регистр сведений, содержащий информацию о статусах клиентов. В табличной части содержит следующие поля для заполнения:  Период – период, с которого установлен статус клиенту.  Клиент – поле для заполнения клиента. Заполняется путем выбора нужного клиента из справочника "Контрагенты"  Статус клиента – статус, который присваивается клиенту. Заполняется путем выбора нужного значения из справочника "Статус гостя"  Причина установки – текстовое поле для ввода причины присвоения статуса клиенту

Справочник Контрагенты» Справочник содержит информацию о контрагентах Организации (юридических и физических лицах) и используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета. Справочник может быть иерархическим. Создание групп может облегчить поиск нужного элемента в справочнике, если список контрагентов достаточно большой. Справочник «Контрагенты» содержит три подчиненных справочника по каждому из контрагентов: «Договоры», «Расчетные счета». Такие справочники называются подчиненными. Для каждого контрагента можно открыть подчиненный справочник и

затем отредактировать его. Открыть справочник можно при помощи кнопки на панели управления «перейти»

Общие  



Наименование - наименование предприятия для быстрого поиска. Полное наименование» - полное наименование предприятия согласно уставным документам. Именно полное наименование будет использоваться во всех печатных формах. Тип контрагента - статус контрагента: организация или частное лицо.

При заполнении сведений о контрагенте необходимо указать его юридический и почтовый адреса, телефоны, фискальный код, регистрационный номер плательщика НДС.

Расчетные счета На данной закладке можно внести все расчетные счета организации или частного лица. Необходимо указать основной счет для автоматического заполнения в документах, с помощью кнопки «Установить основным».

Паспортные данные Если в качестве контрагента выбран тип «Частное лицо», тогда активна закладка «Паспортные данные». На данной закладке заполняются данные документа, удостоверяющего личность физического лица 5) Документ Скидки контрагентов Документ предназначен для установки скидок контрагентов (скидка по тарифу, скидка на доп.услуги, скидка на проживание детей) Необходимо заполнить следующую информацию: Организация (Гостиница), Контрагент (для кого устанавливают скидку) Дата начала действия - дата, с которой начинает действовать скидка Необходимо заполнить соответствующие значения скидок. 6) Обработка «Электронная рассылка» Данная обработка предназначена для групповой или индивидуальной рассылки рекламных и прочих сообщений клиентам, зарегистрированным в справочнике Гости. Необходимо указать организацию для подстановки в шаблон приветствия и имя отправителя при открытии формы обработки. Кнопка Заполнить формирует список имеющихся в справочнике Гости адресов электронной почты. В ТЧ Гости необходимо указать, кому будут отпралены электронные сообщения. Для этого снимите\поставьте флаги в нужных строках. Поле ввода Прикрепить файл предназначено для выбора файла вложения, если это

необходимо. Таким образом можно вложить в отправляемое письмо, например, рекламный буклет, приглашение или прайс-лист.

Обработка «Рабочее место администратора» Данная обработка предназначена для удобного и наглядного отображения текущего состояния номеров в разрезе дат и ввода новых документов. Таким образом, Рабочее место администратора (РМА) делает работу администраторов с номерным фондом гостиниц более эффективной. Чтобы открыть рабочее место администратора, нужно выбрать меню Рабочее место администратора на главной панели. Также можно настроить автоматическое открытие РМА для любого пользователя. Для этого необходимо выбрать меню Сервис - Настройки пользователя и поставить флаг Открывать "Рабочее место администратора" при начале работы программы. Настройка Рабочего места администратора Закладка «Вид» Функции кнопок боковой панели РМА Создание/изменение документов по проживанию при помощи РМА Управление состоянием уборки номеров Закладка «Дополнительные помещения» («Мед.услуги») Настройка Рабочего места администратора

Для каждого пользователя предусмотрены индивидуальные настройки и их сохранение до следующего запуска обработки. Для первоначального заполнения настроек рабочего места или для их последующего изменения нужно:  

1. Установить период отображаемой информации. 2. На боковой панели РМА нажать кнопку Настройки. После этого справа откроется форма настроек. Чтобы скрыть форму настроек нужно на боковой панели РМА нажать кнопку Свернуть. o Необходимо обязательно заполнить Организацию (Гостиница, номерной фонд которой будет отображаться). o Табличное поле Отбор по номерам предназначено для фильтрации выводимых номеров по заданным параметрам помещения. Для добавления нового отбора необходимо в табличном поле Отбор по номерам нажать правой кнопкой мыши и выбрать Добавить. Далее необходимо выбрать поле (признак по которому будет отбор, например Номер – Класс Номера), тип сравнения и значение, установить флаг (для отключения отбора достаточно снять флаг). o Элементы отбора статусов и состояний уборки номеров позволяют вывести необходимые данные с соответствующими параметрами. o Для отбора свободных номеров на период устанавливается признак Свободные на период. Если необходимы только целиком свободные номера, указывается признак Только целиком, затем необходимо установить период.

o



Для обновления отображения информации на шахматке необходимо использовать кнопку Обновить. o Чтобы скрыть форму настроек нужно на боковой панели РМА нажать кнопку Свернуть. 3. Чтобы настроить цветовую палитру отображения документов, нужно перейти на закладку Вид.

Закладка «Вид»

На данной закладке настраивается цветовая гамма раскраски состояний номеров, состояний уборки номеров и вид РМА. Основные параметры:  



    

Отображать шахматку по местам - флаг включает отображение койко-мест. Ограничение кол-ва дней - пороговое число дней периода формирования шахматки. При попытке формирования шахматки на период, превышающий пороговое значение, появляется диалоговое окно подтверждения выполнения операции. Вид «Отображать по цветам контрагента - флаг позволяет выводить номера на шахматке в цвете, указанном в элементе справочника Контрагенты в соответствии с выбранным контрагентом в карточке бронирования. Отображать группировки - флаг включает/отключает группировки номерного фонда по иерархии номерного фонда. Свернуть комментарий - флаг сворачивает поле комментария документа. Ширина колонки "Номера" - ширина колонки с именем номера и места. Фон «Рабочего места администратора - можно выбрать рисунок, который будет заполнять фон РМА (для каждого пользователя свой). Фон Карточки бронирования - можно выбрать рисунок, который будет заполнять фон карточки бронирования (для каждого пользователя свой).

Функции кнопок боковой панели РМА

Функциональные возможности боковой панели рабочего места администратора: 

    

Поиск (горячая клавиша F1) – поиск документов Карточки бронирования и гостей по определенным полям. Для поиска в открывшейся форме необходимо указать параметры поиска и отметить флагом отбор по данному параметру, нажать кнопку Найти. Карточки бронирования (горячая клавиша F2) – открывает список документов Карточка бронирования. Группы (горячая клавиша F3) – открывает список документов Карточка группы. Выход (горячая клавиша F10) – служит для завершения работы программы. Настройки (горячая клавиша F4) – включает настройку обработки Рабочее место администратора (см. «Настройка Рабочего места администратора»). Обновить (горячая клавиша F5) – запускает принудительное обновление отображения РМА.

Создание/изменение документов по проживанию при помощи РМА

После выполнения основных настроек (выбора гостиницы и рабочего периода) можно начинать работу с номерным фондом. Процедура интерактивного создания/изменения документов аналогична для всех видов документов по проживанию.

Создание документа из РМА производится следующим образом: Выделяется необходимый номер или места номера (если установлен вид Отображать шахматку по местам) на необходимый период (возможно выделение нескольких областей с зажатой кнопкой Ctrl). На выделенную область делается клик правой кнопкой мыши, в открывшемся контекстном меню выбирается необходимое действие (Бронь). При этом если выделять период с середины дня, регламентное время в карточке бронирования будет проставлено автоматически. Открытие документа производится двойным кликом мыши на состояние. Также возможно изменять статус номера (Заселен, Выехал) из шахматки через контекстное меню правой клавиши мыши. Управление состоянием уборки номеров

Состояние уборки номерного фонда отображается цветом индикатора слева от наименования номера. Изменять состояние можно с помощью контекстного меню правой кнопки мыши (См. документ «Уборка номеров»). Закладка «Дополнительные помещения» («Мед.услуги»)

Шахматка отображает состояния помещений (мест) с типом помещения, установленным в значения Доп. помещение или Процедурный кабинет. В случае использования санаторного функционала закладка называется Мед.услуги. Для настройки отбора на данной закладке нужно использовать панель отбора. Для бронирования выделите ячейки необходимого помещения, нажмите правую кнопку мыши, выберите Забронировать. Будет выдано диалоговое окно Присоединить к существующей карточке бронирования?. 



Если выбрать Да, будет открыта форма выбора карточек бронирования с периодами проживания. При выборе карточки текущее бронирование доп. помещения будет добавлено в карточку. При этом автоматически будет добавлена строка с услугой аренды доп. помещения. Необходимо выбрать количество. Если выбрать Нет, будет создана новая карточка бронирования «без проживания». При этом будет добавлена строка с услугой аренды доп. помещения.

Внимание! Доп. помещения бронируются по местам! Для бронирования доп. помещения целиком выделите ячейки, соответствующие всем местам доп. помещения. Внимание! Для того, чтобы можно было провести карточку бронирования «без проживания», необходимо создать запись регистра сведений Номенклатура проживания вида Доп. помещения для того доп. помещения, которое должно быть забронировано. Для установки перерывов доп. помещений можно аналогично бронированию с шахматки выделить необходимое помещение на период перерыва, нажать правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню пункт Перерыв. Появится диалоговое окно с вопросом Установить перерыв?. В случае выбора ответа Да будет создан и открыт документ Технологические перерывы.

При щелчке правой клавишей мыши по ячейкам забронированных или используемых помещений в контекстном меню будут доступны соответственно пункты Начать использование или Освободить. Выбор этих пунктов установит соответствующее состояние для данного помещения в документе Карточка бронирования, которым помещение было забронировано.

Документ «Карточка бронирования» Документ вводится при бронировании клиентом или группой клиентов номеров в отеле на заданный период. После первоначального проведения документа выбранные номера (места) принимают статус «Забронирован» на период бронирования. Для бронирования номеров воспользуйтесь обработкой Рабочее место администратора, выделив необходимые номера и нажав «Бронь», или откройте список документов Карточка бронирования. Для этого в меню «Регистрация и расчет» выберите «Карточка бронирования». Основная Гости Комиссия / предоплата Скидки Номера Доп. помещения Гость и контрагент Проживание Доп. услуги Документы расчетов Журнал Заезд, выезд и проведение документа Оплата услуг Печать Создание напоминаний Присоединение\Исключение из группы График процедур

После открытия документа курсор автоматически устанавливается на фамилию гостя. При вводе фамилии гостя после нажатия клавиши «Enter» будет инициирован автоматический поиск гостей в базе с данной фамилией. Если гости будут найдены, то откроется окно выбора; если гость не найден, будет создан новый гость с данной фамилией и открыта его карточка для заполнения данных. Если окно открылось, но необходимого гостя в базе нет, при нажатии кнопки «Создать нового» будет открыта карточка нового гостя. После заполнения данных в карточке гостя необходимо нажать «Ок» (запись данных). Более подробно про заполнение карточки гостя см. в справочнике «Гости». В окне выбора гостей можно выбрать существующего в архиве гостя (двойным нажатием) или создать нового (нажатием кнопки «Создать нового»). При выборе уже существующего гостя система автоматически проверяет статус гостя. Если гость находится в черном списке, то система выдаст предупреждение. Основная

Поле Оплатить до заполняется при необходимости установить дату и время, до которого гость должен совершить оплату услуг. В этом случае создается Напоминание, которое появляется на экране в указанное время оплаты. У администратора есть возможность вовремя проверить оплату, увидев напоминание. Существует возможность предварительно указать планируемый Тип оплаты (наличный/безналичный). По умолчанию в карточку бронирования устанавливается организация (гостиница), которая выбрана в качестве основной. В поле Источник обращения указывается, каким образом клиент оформил бронь. Эти сведения могут быть полезны для отдела маркетинга. Номер дисконтной карты заполняется при наличии у гостя действующей дисконтной карты, по которой гость может получить скидку. Если в настройках параметров учета гостиницы указаны Тариф по умолчанию и Пакет услуг по умолчанию, то они будут заполнены автоматически. Гости

На вкладке Гости указывается список размещенных гостей в карточке бронирования. Комиссия / предоплата На данной закладке заполняется информация об агентском вознаграждении и предоплате.

Для начисления агентского вознаграждения необходимо установить флаг Агентское вознаграждение, выбрать Агента; если Процент в карточке агента не указан, то установить процент вручную. Сумма агентского вознаграждения будет рассчитана

автоматически на основании данных таблицы Проживание, при необходимости можно откорректировать сумму агентского вознаграждения вручную. Если по документу осуществляется предоплата сторонней организацией, то необходимо установить флаг Предоплата, выбрать Контрагента, который вносит предоплату, установить Период предоплаты. Сумма предоплаты будет рассчитана автоматически (будут оплачены все услуги из ТЧ на закладке Проживание, которые попадают в период предоплаты). Счет на оплату будет сформирован автоматически после проведения документа. Открыть его можно с помощью нажатия кнопки открытия на поле Счет на оплату. Внимание! Если начисляется агентское вознаграждение и происходит предоплата через эту же фирму, то часть суммы агентского вознаграждения будет вычтена из цены услуг в счете. Если включать сумму агентского вознаграждения в счет на оплату не надо, то выставлять счет на оплату необходимо из меню Оплата - Счет на безнал. (флаг предоплата при этом должен быть убран). Скидки

На данной закладке заполняется информация о скидках. Для начисления скидки необходимо установить период действия скидки, включающий весь или часть периода проживания, процент скидки на тариф (доп. услуги) либо сумму скидки. Внимание! Если по данной карточке бронирования уже созданы документы оплаты, то введение скидки невозможно. Номера

На вкладке Номера указываются периоды проживания с указанием номера, при необходимости места (если возможно подселение), и гостей, проживающих в номере.     

  

Цел. – признак сдачи номера целиком. Номер – номер проживания. Класс номера - класс номера. Место – место в номере. Дата начала, дата окончания – период проживания со временем. (При выборе даты из календаря подставится выбранная дата с регламентным временем заезда-выезда, установленным в Параметрах учета гостиницы, время затем можно откорректировать вручную.) Чел. - количество человек, проживающих на основных местах. Доп. - количество дополнительных мест. Гости - список гостей, которые будут проживать на основных местах. При нажатии на кнопку выбора гостей, откроется форма выбора гостей. Для выбора гостей к проживанию в данном номере необходимо дважды кликнуть на необходимого гостя в ТЧ Подбор гостей. Изначально отображены гости, указанные в карточке бронирования (ТЧ Гости); чтобы вывести всех гостей, необходимо установить переключатель Все клиенты. В ТЧ Гости к заселению в номер перечислены гости из правой табличной части, выбранные к

 

заселению на место в номере из таблицы размещения. Если в левой части перечислен более чем один гость, то при попытке записи программой будет выдано предупреждение. Дата заказа - дата, когда была добавлена данная строка проживания, определяет актуальность цен за проживание. Гости доп. - список гостей, которые будут проживать на дополнительных местах. Если происходит переселение или продление проживания, или приехал еще один гость, то каждый период проживания необходимо указывать отдельной строкой с соответствующими значениями. Если происходит преждевременный выезд, то сначала должен быть изменен период проживания в соответствующей строке, затем должна быть произведена корректировка начисленных услуг на вкладке Проживание, и при необходимости производится возврат денежных средств.

Доп. помещения

На вкладке Доп. помещения вводится информация о бронировании дополнительных помещений (сауна, конференц-зал и т.п.). Для бронирования дополнительного помещения можно воспользоваться вкладкой Доп. помещения обработки Рабочее место администратора или ввести данные вручную. При вводе данных вручную необходимо добавить строку в ТЧ вкладки Доп. помещения, выбрать помещение, место, период бронирования, указать начальное состояние. После ввода данных автоматически появится строка в ТЧ Доп.услуги. Требуется ввести количество, а если необходимо, то и цену, вручную. После проведения документа состояние данных доп. помещений будет отражено на вкладке Доп. помещения Рабочей области администратора. Гость и контрагент

Здесь отображается информация о выделенном в данный момент госте (ТЧ Гости на закладке Гости) и выбранном контрагенте. Основная информация о госте и контрагенте автоматически заполняется из их карточек. Также выводится информация об их статусах. В части контрагента при открытии документа автоматически подставляется Тип клиента - «Физ. Лицо». Если в качестве контрагента выступает юридическое лицо, то в поле Тип клиента нужно выбрать «Юр.лицо». Необходимо выбрать договор. Контактное лицо заполняется автоматически выбранным в качестве «Основного». Если ни одно контактное лицо не выбрано в качестве «Основного», то поле остается пустым. Проживание На данной вкладке выводятся услуги, оказываемые за время проживания гостя, с индикатором оплаты. Услуги начисляются по каждой строке проживания в таблице размещения. Чтобы перерассчитать и переначислить услуги по строке, необходимо нажать кнопку Рассчитать. Если указан признак Разделить счет, то услуги будут распределены между проживающими гостями, которые заполнены в колонке «Гости» в строке размещения в таблице размещения. Если стоит разделение счета, то на вкладке Проживание отражаются услуги, начисленные гостю,

выделенному в данный момент в ТЧ Гости карточки бронирования. Признак Разделить счет необходимо установить перед оплатой, чтобы корректно зачитывались документы оплаты в соответствии с начисленными услугами по каждому гостю. Если необходимо внести аванс с признаком разделения счета и сумма этого аванса больше доли суммы одного гостя, то аванс тоже нужно разделять по гостям и вносить от каждого по отдельности. Если указан признак Свернуть по тарифу (по умолчанию), то услуги, входящие в пакет услуг, будут свернуты в услугу проживания. Если выбран тариф, установленный в настройках параметров гостиницы как «Тариф для ввода цен вручную», то таблица будет доступна для редактирования. В колонке Опл. отображается цветом состояние оплаты данной услуги:   

красным - начисленные и не оплаченные услуги; зеленым - оплаченные услуги; синим - еще не начисленные и не оплаченные услуги.

При необходимости можно менять состав и расположение колонок. Расположение и размер перетаскиванием. Состав – нажав правой кнопкой на таблицу и выбрав «Настройка списка». Разделение счета или свертку по тарифу можно осуществить, если услуги еще не были оплачены. Для разделения счета необходимо или выполнить возврат услуг, или уменьшить период проживания по данной карточке бронирования и создать еще одну (продление) с разделением счета или свернутым/развернутым тарифом. Доп. услуги На вкладке Доп. услуги вводятся дополнительные услуги, оказываемые гостям. Если цена корректируется вручную, то необходимо указать ее в колонке Цена вручную. Документы расчетов

На вкладке Документы расчетов находится табличная часть Документы расчетов. В ней отображаются все документы, по которым была произведена оплата услуг по данному документу. Документ оплаты открывается двойным щелчком по полю документа в табличной части. Также на данной вкладке расположена кнопка Создать реализацию. Она предназначена для формирования документа Реализация товаров и услуг. Формирование реализации происходит на того контрагента, который осуществил оплату, если оплаты данной услуги еще не было, то пользователю предлагается выбор, закрыть на контрагента взаиморасчетов по карточке (Физ. лицо или фирма) или выбрать контрагентов вручную для закрытия реализации. Журнал

На вкладке Журнал отображаются действия пользователей по данному документу. Заезд, выезд и проведение документа

После заполнения нового документа при проведении для него будет установлено состояние Забронирован; если необходимо его сразу заселить, то можно сразу нажать кнопку Заселить.

Внимание! Если «Дата начала», на которую создается бронь, просрочена, то при проведении нового документа система выдаст предупреждение. Если же Вы все-таки хотите создать «Карточку бронирования» со статусом Забронировано, то сначала необходимо заселить по данной карточке, нажав кнопку Заселить, а затем вернуть статус Забронировано (кнопка Вернуть статус «Забронировано»). Для заселения клиента необходимо нажать кнопку Заселить , для выезда – кнопку Выселить. Чтобы отменить бронирование, необходимо нажать кнопку Снятие брони, откроется форма, в которой необходимо указать причину снятия брони, и нажать кнопку Удалить бронь. Чтобы вернуть статус Забронировано, необходимо нажать кнопку Вернуть статус «Забронировано». Внимание! После выезда документ будет недоступен для редактирования. Для изменения данных необходимо вернуть статус Заселен. Оплата услуг

Для оплаты услуг в зависимости от вида оплаты вводятся различные платежные документы. Для этого необходимо выбрать меню «Оплата» и в нем выбрать тип платежного документа. Подробнее о платежных документах написано в соответствующих разделах. Печать

Для печати подтверждения бронирования необходимо нажать кнопку Печать подтверждения вверху формы документа. Откроется форма печати подтверждения. Более подробно см. «Печать подтверждения». Для печати общего счета и итогового счета необходимо нажать кнопку Печать счета. Печать остальных счетов производится из документов оплаты (отрыть их можно из вкладки Документы расчетов). Более подробно см. обработку «Печать счета». Печать унифицированных форм производится из выпадающего меню «Печать». Для печати «Уведомления о прибытии иностранного гражданина» необходимо выделить необходимого гостя, выбрать Уведомление ФМС. После нажатия будет показано диалоговое окно, где нужно выбрать необходимые периоды проживания и действующие разрешение на въезд и миграционную карту. Данные по миграционным картам и разрешениям вводятся в карточке гостя. Создание напоминаний

При необходимости можно создавать напоминания, привязывая их к карточке бронирования. Создать напоминания возможно с помощью кнопки Напоминания. Более подробно см. Обработки «Напоминания». Присоединение\Исключение из группы

Если требуется присоединить данную карточку бронирования к группе, необходимо нажать кнопку Присоединить к группе. Если же требуется удалить данную карточку из группы, то следует нажать кнопку Исключить из группы.

Для создания документа Карточка бронирования с видом Доп. помещения без проживания необходимо выделить на вкладке Доп. помещения обработки Рабочее место администратора требуемое доп. помещение на определенный период, в контекстном меню выбрать «Бронь». В появившемся диалоговом окне выбрать один из двух вариантов - присоединить к имеющейся карточке бронирования или создать новую карточку бронирования «Без проживания». Внимание! При создании карточки бронирования без проживания необходимо, чтобы существовала номенклатура проживания вида «доп. помещения» для соответствующего доп. помещения. Если такой номенклатуры проживания не создано, карточку записать не удастся. График процедур

Форма предназначена для быстрого заполнения табличных частей на вкладке Доп. помещения согласно настраиваемому расписанию. Кнопка График процедур доступна, если в «Настройках параметров учета гостиниц» на вкладке Главная установлен флаг Использовать функционал санатория. Порядок заполнения полей формы:    

  



 



Гость – в выпадающем списке по нажатию на кнопку отображаются все гости из карточки бронирования. Необходимо выбрать гостя. Кабинет – нужно выбрать из выпадающего списка помещение (в списке отражены все помещения, у которых тип помещения установлен в значение «Процедурный кабинет»). Процедура – нужно выбрать процедуру из выпадающего списка (в списке отражены все процедуры, предлагаемые в выбранном кабинете). Флаг Начислять услуги в карточку – если флаг установлен, в карточку будут начислены услуги, соответствующие выбранным процедурам, иначе в карточке будет отражена только занятость кабинетов. Время – время проведения процедур (соответственно занятости процедурных кабинетов). Дата – дата, начиная с которой формируется расписание процедур. Флаг Повторять – если флаг не установлен, то процедура будет назначена только на выбранную дату, иначе процедура будет повторяться, начиная с выбранной «Даты» указанное количество дней. Флаги с Пн по Вс - можно отметить флагами дни недели, в которые будет назначена процедура (если не выбран ни один день недели или выбраны все, то процедуры будут назначаться на каждый день, начиная с выбранной «Даты»). Комментарий – можно ввести сопроводительную информацию, которая будет добавлена к каждой записи расписания процедур. Кнопка Добавить - необходимо нажать на эту кнопку, чтобы заполнить табличную часть «Назначенные процедуры» согласно выполненным выше настройкам. Внимание! Пункты 1 – 10 можно повторить, если требуется добавить несколько разных процедур или процедуры для разных гостей из карточки бронирования. Кнопка Завершить - после того, как табличная часть «Назначенные процедуры» заполнена всеми необходимыми записями, нужно нажать кнопку «Завершить». Форма «График процедур» закроется. В карточке бронирования на закладке «Доп. Помещения» сформируются записи согласно настроенному графику процедур.

Документ «Карточка группы» Документ Карточка группы предназначен для группового бронирования. Необходимо заполнить наименование группы, фирму - если необходимо, выбрать тариф и пакет услуг для проживающих.

Заказ Размещение Документы расчетов Цены за проживание Предоплата Заказ

На вкладке расположена таблица заказа без указания конкретных номеров, с указанием только класса номеров и параметров проживания. Необходимо выбрать Класс номера, указать количество номеров, количество занимаемых основных и дополнительных мест в номере, период проживания. Дата заказа (дата актуальности цен) будет заполнена автоматически текущей датой. При правильном заполнении строк табличной части Заказ табличная часть Размещение будет заполнена автоматически. Размещение

На вкладке производится распределение гостей по номерам. Для этого необходимо в строке, в которой еще не произведено размещение, в поле выбора номера нажать кнопку выбора «…». Откроется форма подбора номера, где будут отражены все свободные номера на необходимый период проживания. Выбор номера производится двойным нажатием на необходимый номер. Несколько следующих строк будут заполнены койко-местами из номера (зависит от параметров размещения, указанных в табличной части Заказ). Документы расчетов

На вкладке отражается список документов оплаты, возврата и счета на безнал по данной группе. Оплата услуг производится аналогично документу Карточка бронирования с помощью выпадающего меню Оплата. Цены за проживание

На вкладке расположена таблица с перечнем услуг за проживание по размещенным карточкам бронирования и еще не размещенным местам. Для создания карточек бронирования по каждому выбранному номеру необходимо провести документ Карточка группы. Чтобы присоединить существующий документ Карточка бронирования к карточке группы, необходимо в карточке бронирования нажать кнопку Присоединить к группе (см. описание документа «Карточка бронирования»).

Предоплата

На вкладке располагаются данные по предоплате. Для создания счета на предоплату необходимо установить флаг Счет на предоплату, выбрать период предоплаты. Счет на предоплату будет создан при проведении документа. Если необходимо изменить период предоплаты или изменилось количество услуг или тариф, и уже создан счет, то счет будет переформирован при нажатии кнопки Переформировать счет. Если начисляется агентское вознаграждение, то необходимо установить флаг Агентское вознаграждение (агентское вознаграждение будет начисляться на фирму, указанную в документе).

Документ "Лист ожидания" Регистрация и расчет  Лист ожидания В случае, когда в гостинице отсутствуют свободные номера с определенными параметрами, но имеются клиенты, желающие забронировать номера с такими параметрами, можно создать очередь на бронирование, сформировав документы «Лист ожидания». Документ имеет следующие поля для заполнения:  Номер - номер документу будет автоматически присвоен при записи  От... - поле для ввода даты, которая будет присвоена документу  Флаг "Обработана" - флаг устанавливается в случае если лист ожидания был обработан  Организация - поле для выбора организации  Фамилия - поле для ввода фамилии клиента  Имя - поле для ввода имени клиента  Отчество - поле для ввода отчества клиента  Телефон, E-mail - поле для ввода контактной информации клиента Табличная часть документа:     

Класс - поле для выбора класса номера Кол. осн. мест - количество основных мест, которое планируется забронировать Кол. доп. мест - количество дополнительных мест, которое планируется забронировать Дата начала - дата, с которой планируется бронь Дата окончания - дата окончания заезда

Обработка «Печать счета» Обработка предназначена для печати различных видов счетов. Для печати Общего счета или Итогового счета необходимо запустить эту обработку из документа Карточка бронирования, нажав на кнопку Печать счета вверху формы. После этого откроется форма печати.

При печати Общего счета необходимо выбрать: 

  

Тип услуг («Проживание», «Доп. услуги» или «Проживание и доп. Услуги»). По умолчанию установлено значение, соответствующее вкладке, которая была открыта на момент нажатия кнопки Печать счета. Услуги – услуги, которые будут напечатаны в счете. Гость – гость, на которого оформлен счет. Фирма – фирма-контрагент.

После заполнения необходимых реквизитов для предварительного просмотра необходимо нажать кнопку Просмотр. Для печати Счета гостя или Счета гостя с фирмой необходимо создать документ Оплата наличными, выбрать услуги и нажать «ОК». В случае удачного проведения форма печати будет открыта автоматически. Для повторной печати необходимо открыть необходимый документ оплаты на закладке Документы расчетов и нажать Печать. Для печати Безналичного счета необходимо сформировать документ Оплата безнал (Счет на оплату покупателю), заполнить услуги и нажать «ОК». Форма печати будет открыта автоматически.

Обработка «Печать подтверждения» Для печати подтверждения брони необходимо нажать кнопку Печать подтверждения на карточке бронирования. Откроется форма обработки. Текст подтверждения будет заполнен данными из карточки. При нажатии на печать будет сформирован табличный документ, который можно распечатать, откорректировать или сохранить в Excel (Меню «Файл» - «Сохранить копию» - выбрать необходимый формат).

«Напоминания» Для того чтобы воспользоваться напоминаниями, необходимо перейти в документ Карточка бронирования и в верхнем меню выбрать Напоминания. После чего, если ранее у этого документа были напоминания, то откроется форма списка напоминаний, иначе - форма для создания нового напоминания. Основные реквизиты:     

Тема напоминания - необходимо указать краткое название напоминания; Дата и время напоминания - выбор даты и точного время напоминания; Выполнена - указывает на статус напоминания; Напомнить - вкл./выкл. данного напоминания; Детальное описание - текстовое поле для полного описания напоминания.

Каждый пользователь системы может отказаться или наоборот включить систему напоминания. Для того чтобы включить/отключить напоминания, нужно перейти в меню Сервис - Настройки пользователя и в списке поставить или убрать флаг напротив поля Использовать напоминания. Если у вас подключена система напоминания и наступило время напоминания, то должно появиться окно напоминания.

Реквизиты окна:  

Объект - указывается ссылка на форму напоминания; Документ - карточка бронирования, которой принадлежит напоминание.

Если появилась необходимость вызвать это напоминание чуть позже, то можно выбрать из списка нужное время и нажать Отложить. Если напоминание выполнено, то нажать кнопку Выполнено.

Документ «Оплата/Возврат» («Касса») Документ «Оплата/Возврат» предназначен для учета поступлений наличных денежных средств (через кассу). Документ имеет несколько видов операции: оплата, возврат, перерасчет, внесение аванса. В зависимости от выбранного вида операции меняется внешний вид формы документа:    

Оплата – форма содержит ТЧ «Неоплаченные услуги» и «Услуги к оплате». Возврат - форма содержит ТЧ «Оплаченные услуги» и «Услуги к возврату». Перерасчет – форма содержит все четыре ТЧ, соответствующие ТЧ из форм «Оплата» и «Возврат». Внесение аванса – ТЧ неактивны. Поле «Сумма аванса» доступно для редактирования, в него вводится сумма вносимого аванса.

Назначение видов операций:   



Оплата – используется для регистрации наличной оплаты услуг. Возврат – используется для регистрации возврата оплаченных ранее услуг. Перерасчет – используется для зачета внесенных ранее оплат одних услуг в уплату других (то есть одномоментный возврат и оплата). В случае, когда сумма оплачиваемых услуг превышает или наоборот оказывается меньше суммы возвращаемых услуг, документ начисляет соответственно доплату или возврат на сумму разницы, в противном случае сумма документа остается нулевой. Внесение аванса – используется для регистрации внесения гостем некой суммы для дальнейшего расходования ее в уплату оказанных услуг. Дальнейшее расходование внесенного аванса происходит автоматически при создании новых документов оплаты. Остаток неизрасходованного аванса отражается в поле «Остаток аванса» и уменьшается по мере помещения неоплаченных услуг в таблицу «Услуги к оплате».

Выбор вида операции можно осуществить с помощью нескольких переключателей и флажков в верхней левой части формы. Попытка изменения вида операции в проведенном документе невозможна до отмены проведения документа. Изменение вида операции в непроведенном документе приводит к очистке табличных полей. Выбор значения в поле Гость влияет на состав доступных к оплате\возврату услуг, если в карточке бронирования установлен признак Разделить счет. Заполнение нового документа осуществляется путем переноса (при помощи кнопокстрелок) неоплаченных и\или оплаченных услуг в ТЧ Услуги к оплате и Услуги к возврату соответственно. При нажатии Оплатить, если установлен признак Обязательная печать чека ККМ в настройках параметров учета, будет обязательно напечатан чек, произведены оплата\возврат выбранных услуг и открыта форма печати счета.

Перед возвратом услуг, необходимо изменить период проживания или удалить услуги из доп. услуг, и провести документ Карточка бронирования, т.к. только после проведения документа возникает переплата услуг гостем. Для изменения даты документа необходимо открыть меню Действия и выбрать пункт Изменить дату документа. После этого поле даты документа станет доступно для редактирования. Правом выполнения этой процедуры обладают роли Старший администратор гостиницы и Полные права.

Документ «Оплата кредитной картой» Для оплаты по кредитной карте необходимо на основании документа - размещения или бронирования, ввести документ Оплата кредитной картой.

Основные реквизиты документа: 

  

   

Организация - автоматически подставляется значение организации из карточки бронирования, если документ введен на основании карточки бронирования, или основная организация. Контрагент - автоматически подставляется значение из карточки бронирования, если документ введен на основании карточки бронирования. Карточка бронирования – документ «Карточка бронирования», на основании которого введен документ «Оплата кредитной картой». Вид карты – указывается вид карты (из справочника «Виды оплаты ККМ»), при этом данные закладки будут заполнены автоматически из справочника «Договоры эквайринга» ( Перед этим должны быть заполнены данные «Настройка параметров гостиницы», вкладка «Эквайринг» см. Настройка параметров учета гостиниц). Вид операции – автоматически заполняется значением «Оплата от покупателя». Группа – документ «Карточка группы», на основании которого введен документ «Оплата кредитной картой». Гость – гость, записанный в документе бронирования. Услуги начисляются из документа бронирования на имя гостя. Владелец и Номер карты – данные о владельце карты и номере карты.

На вкладке Основная необходимо выбрать оплачиваемые услуги. Если платежный терминал не подключен к компьютеру, номер кредитной карты и владельца необходимо ввести вручную и провести документ, нажав кнопку «ОК» или «Провести». На вкладке Эквайринг должны быть заполнены поля Эквайер, Договор контрагента, Договор эквайера, Процент торговой уступки, Сумма торговой уступки в соответствии с установленными значениями для договора эквайера. Внимание! Если к системе подключен терминал эквайринговой системы и драйвер настроен, тогда: 



Для оплаты по терминалу необходимо нажать Оплатить картой, после чего на форме появится признак, что операция выполнена, и документ будет проведен. После оплаты через терминал документ будет недоступен для редактирования. Для настройки и подключения торгового оборудования необходимо воспользоваться обработкой Подключение и настройка торгового оборудования (меню Сервис Служебные).

Документ «Счет на оплату» Документ «Списание с расчетного счета» Документ «Оплата квитанцией» Документ предназначен для регистрации оплаты по банковской квитанции.

Реквизиты документа:     

Контрагент – автоматически подставляется контрагент из карточки бронирования, может быть выбран произвольно из справочника контрагентов. Организация – автоматически подставляется из карточки бронирования. Карточка бронирования - документ, на основании которого введена «Оплата квитанцией». Сумма – сумма документа (сумма оплаты), указывается вручную. Назначение платежа - описание назначения платежа.

Документ «Закрытие дня» Документ предназначен для установки статуса уборки Грязный в номерах. Документ необходимо создавать и проводить до начала дневной уборки. Отследить статусы номеров и статусы гостей можно с помощью отчета Состояние номерного фонда. Реквизиты документа:  

Организация – гостиница, в которой производится закрытие дня. Дата – дата, на которую производится закрытие. Одновременно она является датой документа, так что при редакции созданного документа и изменении в нем даты закрытия изменяется дата самого документа.

После указания даты и организации необходимо нажать кнопку Заполнить. Табличная часть будет заполнена списком номеров, в которых на данную дату проживают гости. При проведении документа для номеров автоматически установится признак Грязный.

Документ «Технологические перерывы» Документ вводится в случае необходимости оформить перерывы (например, технологические, обеденные и прочие) одного или нескольких помещений. В новом документе есть два способа заполнения табличной части:





Заполнение табличной части вручную. Нажмите правой клавишей мыши в любом месте табличного поля и выберите пункт «Добавить». В созданной строке заполните все поля. Настройка расписания (предназначена для быстрого заполнения табличной части большим количеством записей с указанной периодичностью). Ниже полей Организация и Ответственный расположены инструменты Настройка расписания:  Реквизиты Помещение и Место - соответственно помещение и место (в выбранном помещении), для которых устанавливаются перерывы.  Период - период, на который формируется расписание перерывов.  Нерабочие дни целиком - флагами отмечаются дни недели, которые полностью будут нерабочими (например, выходные).  Причина - текстовое описание или название перерыва, например «выходной».  Перерыв - часы перерыва, которые будут установлены для выбранного помещения на каждый день заданного периода кроме дней недели, отмеченных как «Нерабочие дни целиком».  Причина - текстовое описание или название перерыва, например «обед» или «ремонт».  Кнопка Заполнить из расписания - нажатие этой кнопки создаст в табличной части записи, соответствующие параметрам из Настройки расписания.  Поле Место в табличной части и Настройка расписания необязательно к заполнению. В случае, когда Место не заполнено, документ создаст перерыв для каждого места у выбранного помещения.

Документ "Overbooking" Номерной фонд  Overbooking Overbooking (сверхбронирование) — стратегия сбыта товаров (услуг), при которой поставщик товаров (услуг) принимает на себя больше обязательств по поставке товара (предоставлению услуг), чем может выполнить. В такой ситуации забронированное место получает тот клиент, который явился на регистрацию первым.

Представленная форма документа имеет следующие поля для заполнения:  Период – период, на который в организации применяется стратегия сверхбронирования с указанным количеством мест/номеров сверх имеющегося номерного фонда.  Общий процент – в указанном поле можно проставить общий процент сверхбронирования для всего номерного фонда. Указанное значение будет подставлено в соответствующее поле по каждому классу, количество мест и номеров для сверхбронирования будет рассчитано автоматически.

В табличной части указываются количество мест/номеров для сверхбронирования по каждому классу в отдельности. Табличная часть документа:  Класс – значение из справочника «Классы помещений»  Кол-во мест – количество мест для сверхбронирования по данному классу. Указывается, если сверхбронирование ведётся по местам.  Кол-во номеров – количество номеров для сверхбронирования по данному классу. Указывается, если сверхбронирование ведётся по номерам. При заполнении поля значение в поле «Кол-во мест» рассчитывается автоматически исходя из количества мест в номере данного класса.  Процент – процент от количества номеров по данному классу данного класса. При заполнении поля количество номеров и мест в строке рассчитается автоматически. При создании нового документа «Overbooking» его табличная часть заполняется автоматически всеми имеющимися классами номеров. Также, автоматическое заполнение может быть произведено нажатием кнопки «Заполнить».

Документ «Уборка номера» Документ предназначен для установки состояния уборки номеров на определенный момент времени. Для документа следует указать Организацию (гостиницу). Дата документа является датой уборки. В ТЧ Уборка следует добавить строки с номерами. Также необходимо заполнить следующие реквизиты:  

Состояние – состояние уборки, которое устанавливается для данного номера. Работник – работник, который убирал комнаты.

Также состояние уборки номера, можно установить с «шахматки» (РМА). Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на индикатор состояния уборки номера или места и установить необходимый статус. При этом документы Уборка номера автоматически не создаются.

Отчеты Отчет «История заселения» Отчет предназначен для просмотра истории заселения гостей в номера, а именно списка номеров гостиницы и физических лиц, которые проживали в номере, период проживания

и т.д. (благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах).

Отчет «Планируемый выезд» Отчет предназначен для просмотра списка номеров гостиницы и контрагентов (плательщиков), для которых планируется выезд на заданный период, с аналитикой по номерам, датам, контрагентам и т.д. (благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах).

Отчет «Прайс-лист» Отчет Прайс-лист предназначен для просмотра информации о ценах на номера, питание и дополнительные услуги на заданный период по дням. Благодаря системе отбора, возможно сформировать отчет по определенным видам номенклатуры и типу цен.

Отчет «Анализ брони» Отчет предназначен для просмотра списка забронированных номеров гостиницы, а также номеров с просроченной бронью за период. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах. Существует возможность просматривать информацию только по просроченной брони, если указать прошедший период.

Отчет «Проживающие в гостинице» Отчет отображает всех проживающих в гостинице гостей на указанный период. Отчет предназначен для просмотра списка номеров гостиницы, в которых проживают клиенты, с аналитикой по датам заезда и выезда, классам номеров, документам и т.д. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Анализ по просроченным визам» Отчет предназначен для просмотра списка клиентов, проживающих в гостинице, у которых истек или истекает срок действия визы. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Размещение за день» Отчет предназначен для просмотра информации о заселении в течение дня, а именно списка номеров гостиницы и физических лиц, которые заселились в указанный день (благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах).

Отчет «Технологические перерывы» Отчет предназначен для просмотра информации о технологических перерывах помещений (благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах).

Отчет «Статус гостей на дату» Отчет предназначен для просмотра информации о статусах гостей на выбранную дату (благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах).

Отчет «Загрузка номерного фонда» Отчет позволяет получить данные об общей загруженности номерного фонда организации за период. Отчет отображает загруженность номеров в виде таблицы и в виде 2 - х диаграмм. Для отображения отчета необходимо установить организацию, период действия. Различные классы номеров могут быть отображены различными цветами на диаграммах , если установлен флаг Отображать по классам. Для отображения по месяцам, необходимо установить флаг Отображать по месяцам. После вывода диаграмм, при необходимости их можно расширить, для этого необходимо выделить диаграмму, расширить окно диаграммы зажав кнопку мыши на рамке диаграммы.

Отчет «Услуги контрагентам» Отчет позволяет посмотреть все оказанные услуги по гостинице за период. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Доходность» Отчет предназначен для просмотра информации о доходах и загрузке номерного фонда по дням. В отчете отражены количество номеров (общее/занято), количество проживающих человек (всего за день), процент загрузки номеров, доход от продажи номеров и общий доход с учетом дополнительных услуг - отдельными колонками выводится начисленный и оплаченный. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «История гостя» Отчет предназначен для просмотра истории визитов гостя в разрезе тарифов («Видов путевки» в случае использования санаторного функционала), документов, номеров. Отчет позволяет видеть итоги сумм и количества дней проживания для отдельных карточек бронирования, а также общие. Суммы также можно видеть для отдельных позиций номенклатуры. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Журнал регистрации иностранных граждан» Отчет предназначен для просмотра регистрационной информации о гостях-иностранцах. Отчет содержит информацию о дате заселения в гостиницу, номере проживания, данные из миграционных карт и разрешений на въезд, а также из элементов справочника Клиенты. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Питание на период» Отчет позволяет посмотреть количество услуг «Питание» по датам на заданный период в разрезе документов бронирования и номеров. С помощью отчета можно получить информацию о питании гостей и отправить ее в обработку на кухню. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Анализ кредитных карт» Отчет позволяет посмотреть все оплаты кредитными картами по организации за период. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Журнал регистрации действий пользователей» Отчет позволяет посмотреть все созданные и измененные документы "Карточка бронирования" в разрезе пользователей по организации. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Состояние уборки номерного фонда» Отчет предназначен для определения текущего состояния уборки номеров и мест. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Движение денежных средств» Отчет показывает, какие взаиморасчеты были произведены за заданный период по всем документам оплаты и возврата. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Загрузка процедурного кабинета» Отчет предназначен для просмотра информации о расписании процедурных кабинетов на период. В случае, если кабинет и процедура не выбраны, отчет формируется по всем кабинетам и процедурам за выбранный период. Если указан только кабинет, то отчет формируется по всем процедурам, осуществляемым в этом кабинете за выбранный период. Если выбрана только процедура, то отчет формируется по всем кабинетам, в которых эта процедура осуществляется, но только по выбранной процедуре.

Отчет «Расписание процедур клиента» Отчет предназначен для просмотра и печати информации о процедурах клиента за период или по конкретной карточке бронирования.

Открытие формы отчета производится следующим образом: в меню программы нужно выбрать пункт «Отчеты» - «Аналитические» - «Аналитика по гостям и клиентам» «Расписание процедур клиента». Также отчет можно открыть из документа «Карточка бронирования», выбрав в меню «Печать» пункт «Расписание процедур».

Отчет «Тарифная сетка» Отчет Тарифная сетка предназначен для просмотра и печати прейскуранта за период. В табличном поле Настройка печатной формы содержится перечень существующих в информационной базе видов путевок. Флаг в поле Выводить в отчет - отмечаются те виды путевок, для которых будет формироваться отчет. Флаг в поле Выводить цены - отмечаются виды путевок, для которых в отчете будут выводиться не только стоимости путевок, но и цены за день проживания. В колонках кол-во дней можно задать длительность путевок. Для таких путевок в отчет будет выводиться стоимость. Кнопка Обновить список позволяет перезаполнить в табличном поле Настройка печатной формы (при нажатии на кнопку в список вновь добавятся виды путевок, которые ранее были удалены из него). Если на какую-либо номенклатуру проживания в заданный период установлено несколько различных цен, то в отчет будет выбрана последняя установленная цена (а если одним документом установлены цены на разные периоды, то в отчет выводится цена, установленная на более ранний период).

Отчет «Регистрация по месту пребывания» Отчет предназначен для печати заявлений на регистрацию граждан РФ по месту пребывания (Форма 1) пакетно за период или для определенной карточки бронирования. Открытие формы отчета производится следующим образом: в меню программы нужно выбрать пункт Отчеты - Аналитические - Аналитика по гостям и клиентам "Регистрация по месту пребывания" за период. Также отчет может быть вызван из меню Печать документа Карточка бронирования. Для формирования отчета необходимо выбрать один из двух вариантов: Печать за период или Печать из документа размещения. В первом случае необходимо настроить период. Для этого введите даты вручную или с помощью кнопок. Также можно настроить период с помощью кнопки настройки периода . Во втором случае параметры отчета будут заполнены автоматически из карточки бронирования. После настройки периода или выбора карточки бронирования в ТЧ формы сформируется список гостей, удовлетворяющих заданным параметрам – являются гражданами РФ, а также заселены в пределах выбранного периода или заселены выбранным документом

размещения. Флагами ТЧ необходимо выбрать гостей, для которых требуется печать Заявления (Формы 1). Также перед печатью можно отредактировать в ТЧ некоторые данные, если в текущем формате они некорректно выводятся на печатную форму (например, не помещается адрес в отведенное для него поле печатной формы). Внимание! Редактирование записей ТЧ данного отчета не меняет данных информационной базы (ИБ). При следующем открытии формы отчета данные о госте примут первоначальный вид. Для внесения изменений в информацию о гостях в ИБ необходимо открыть соответствующий элемент справочника. Например, изменить данные о госте можно, открыв соответствующий элемент справочника «Гости».

Отчет «Сверка взаиморасчетов по проживанию» Отчет позволяет посмотреть все данные по взаиморасчетам с контрагентами в разрезе определенного документа Карточка бронирования или Карточка группы за выбранный период. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Задолженность по заселенным номерам» Отчет показывает задолженность, если она существует, для заселенных номеров организации. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Листы ожидания» Отчет отражает данные документов Лист ожидания, у которых стоит флаг Активен. При выборе организации или корпуса в соответствующих полях отбор будет совершаться только для этих параметров. Данный отчет предназначен для просмотра информации об очереди на бронирование при отсутствии свободных номеров с желаемыми параметрами проживания. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Снятие брони» В данном отчете отражаются документы "Карточка бронирования", по которым ранее была снята или удалена бронь, а также в нем можно посмотреть причину снятия или удаления брони. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Взаиморасчеты с контрагентами» Отчет Взаиморасчеты с контрагентами позволяет просмотреть все документы расчетов с контрагентами по организации за период. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Состояние уборки номерного фонда»

Отчет предназначен для определения текущего состояния уборки номеров и мест. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.

Отчет «Питание на период» Отчет позволяет посмотреть количество услуг «Питание» по датам на заданный период в разрезе документов бронирования и номеров. С помощью отчета можно получить информацию о питании гостей и отправить ее в обработку на кухню. Благодаря гибкой системе настроек, возможно сформировать отчет в различных видах.