A Informatização Do Inps Avanços E Desafios.pdf

Instituto Nacional de Previdência Social – Cabo Verde

Curso: Estatística da Seg. Social Data: 18 a 22 Out. 2010 Local: Praia, Cabo Verde Victor Varela

A informatização do INPS Avanços e desafios SIPS - Sistema Integrado para a Previdência Social

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Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Objectivos - Reforma Tecnologica e Organizacional Desafios INPS Estratégia , componentes do Projecto Integração Demo SIPS Reporting Modelo Estatísticas 2

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Objectivo • Modernizar o Sistema de Previdência Social Cabo-verdiano: – Aposta Forte nas Novas Tecnologias; – Repensar o Modelo Organizacional; – Aumentar a Eficiência do INPS; – Alargar a População coberta pelo INPS.

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A Insularidade: um desafio Representação Concelhias • Porto Novo •Paul

Delegação do Sal

Coordenação de Região Norte Subdelegação de São Nicolau Representação Concelhias Tarrafal

Subdelegação da Boavista

Sede Subdelegação do Fogo Representação Concelhias Brava

Representação Concelhias Mosteiros

Representação Concelhias Maio

Representação Concelhias: • Santa Catarina •Santa Cruz •Tarrafal

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Desafios Organizacionais do INPS Representação Concelhias • Porto Novo •Paul

Coordenação de Região Norte Subdelegação de São

Delegação do Sal

Nicolau Representação Concelhias Tarrafal Subdelegação da Boavista

Sede Subdelegação do Fogo Representação Concelhias Brava

Representação Concelhias Mosteiros

Representação Concelhias Maio

Representação Concelhias: • Santa Catarina •Santa Cruz •Tarrafal

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Organizacional e Estratégica (Leadership)

Assistência Técnica SI (NOSI)

RECURSOS HUMANOS DO INPS

Sistemas de Informação

Consultoria

PROCESSOS

Estratégia/Organização

Estratégia

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Potencial de Crescimento  População Actualmente coberta pelo INPS: 250000

100% 200000 75% 150000 % 100000

Nº Pessoas

198855 148855 25%

50000 50000 0 População Activa

População não Inscritos

População Coberta

7

População Activa - fonte IEFP e INE

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Componentes do Projecto

PESSOAS

Estudo dos Processos

INPS Sistemas

BD

Data Center

Externo Comm.

Farmácias

Unidades de Saúde

Out..

8

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Análise do Negócio Missão • Perceber o Negócio do INPS • O que se faz e como se faz? Funcionamento interno • Transformar esse conhecimento em processos de Negócio

• Especificar os requisitos do novo sistema

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Análise do Negócio  Análise Ambiente Interno  Modelação dos Processos de Negócio  Optimização dos Processos  Identificação das necessidades em termos de Sistemas de Informação

 Análise do Ambiente Externo  Perceber as relações entre o INPS e os seus principais Stakeholders  Perceber a influência do meio envolvente  Identificação de novos meios de interacção de forma a maximizar a performance do INPS. 10

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Análise do Negócio (Interno) Total: +- 130 Pessoas Entrevistadas Praia (+- 60) •Celina Ramos •Denise Nascimento •João Carlos Salomão •Severino Osório •Ruth Vasconcelos •Vânia Oliveira •Karina Silva •Juvenal Barros •Angélica Varela •Helder Gonçalves •Saluciano Moreira •Elísio Barros •Mário Sá Nogueira •Elsa Fonseca •Edna Monteiro •Helena Silva •António Sérgio •João Mette •Isabel Aurora •Filomena Modesto •Lúcia Varela •Vitória Landim •Rita Tavares •Emanuel Simas •Isabel Baleno •Conceição Pires •Conceição Barros •Ricardina Monteiro

•Sónia Delgado •Nancy Monteiro •Maria José Vera Cruz •Kátia Cardoso Rodrigues •Rosa Oliveira •Jacira •Rui •Isilda Moura •Hermelindo •João José •Mário Pires •João Mendes •Serventes •Condutores •Marina Santos •Ernestina Monteiro •Arsénia Esteves •Carlos Brazão •Teresa Mendes •Eduarda Barros •José Maria •Daniel Santos •Alexandre Querido •Gilberto •Auxilia

Mindelo (+-50) •Armandina Mascarenhas Medina •Astrides Évora Oliveira Soares •Fátima Filomena Nascimen. dos Reis •Francelino Almeida •Lucília Évora Silva •Ana Maria Santiago Amarante •Maria da Luz Lima Silva •Maria Francisca Nascimento dos Reis •António Luís Rodrigues Duarte •Emídio Sousa Fonseca •Marcelina Joana Morais H. Lopes •Rogério Baptista Teixeira Rodrigues •Vicência Sousa Delgado •Pedro da Cruz •Alexandrina da Conceição Dias •Domingos Gonçalves da Conceição •Luís Jorge Andrade Almeida •Fredson Andrade Pimentel •Maria de Lurdes Baptista Costa •Míguel Abílio Fernandes •Alexandrina Fonseca Sousa Lopes •Julieta Ramos Pinto Monteiro •Maria da Glória Neves Semedo •Nelly Antónia Santiago •Rui Lima do Rosário •Natália dos Santos Mariano •Autelinda Fonseca Évora •Carlos Veríssimo Lopes dos Santos

•Célia Cristina Monteiro Dias •Lúcia Almeida Lopes Ramos •Maria Fernanda Oliveira Fonseca •Luís Tomás Vasconcelos dos Santos •Adilson Fortunato O. Silves Ferreira •Carlos Alberto Andrade Rodrigues •João António Neves •João Valentim Gomes •Manuel Valentim R. Gomes Martins •Maria Augusta A.Nascimento Lima •Matilde Francisca Cruz do Rosário •Perpétua Antónia Alves •Adilen Lima Vasconcelos •Miriam Salete S. Gomes Coelho •Romilda Sofia Evangelista Silva •Angelina Chantre C. Rodrigues •Lígia Soares •Renato Rocha •Coordenador

Espargos (+-20) •Gustavo Antonio do Rosário •Gloria Santos •Manuel Ramos •Rosa Soares •Nuno Sousa •Claudete Araujo dos Reis •David Almeida •Milena Lopes Pinheiro •Vanda Gomes •Admilton de Pina •Jose Pedro do Rosário •Natália dos Santos Mariano •Vanda Pinheiro Pinto •Daniel Almeida •Delci Ascenção •Eliseu Fonseca •Pedro Ramos •Lidiane Nascimento •Francisco Tomar

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Análise do Negócio (Interno)

Contribuições

Prestações

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Análise do Negócio (Interno) Big Picture do INPS

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Análise do Negócio (Interno)

GESTÃO DE ENTRADAS E SAÍDAS DO SISTEMA INPS

GESTÃO DE DEVERES

GESTÃO DE DIREITOS INSTRUMENT OS DE APOIO

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Análise do Negócio (Interno)  Nível de Automatização dos Processos  Total de Processos – 73  Total de Tarefas - 375

350

300

300

18%

250

9%

200 150 100 50

Automatizadas 69

80%

Semi-Automatizadas 6

Manuais

0

 O porquê desta percentagem de tarefas manuais?

15

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Fixaram-se cinco linhas de orientação para o redesenho, cuja aplicabilidade é justificada pelo próprio negócio e estratégia do INPS.

Linhas de Orientação para o Redesenho Uniformizar o Atendimento

Simplificar Processos

Delegar Competências

1

2

3

 A uniformização do atendimento surge como linha de orientação para o redesenho alinhada com uma das grandes prioridades da estratégia e do novo modelo organizacional: o atendimento.  Todos os Balcões de Atendimento deverão ganhar competências para efectuar as mesmas actividades e tramitar os processos da mesma forma, tendo em vista a satisfação do utente.

 A simplificação de processos consiste em melhorar a execução das actividades numa perspectiva de eficiência interna e melhoria da capacidade de resposta ao utente.  Esta simplificação pode ser materializada através da eliminação de actividades redundantes, da reorganização dos processos, troca de ordem das actividades para facilitar circulação, etc.  A delegação de competências, ainda que parcial, é fundamental no redesenho, uma vez que as actividades correspondentes aos níveis hierárquicos mais elevados são, na generalidade, e devido ao acumular de funções, as mais demoradas.  Assim sendo, é natural que se assuma a delegação de competências como uma linha de orientação para o redesenho, ainda mais quando se trata de uma organização com estruturas descentralizadas.

Aproveitar Potencialidades dos SI

Reduzir Documentação em Papel

4

 A informatização dos processos é uma das principais bases para o redesenho, sendo necessário aproveitar todas as potencialidades dos Sistemas Informáticos, tendo em vista o apoio e a facilidade que os mesmos introduzem na execução das actividades e, numa fase seguinte, tendo em conta a utilização dos mesmos pelos utentes para satisfação dos seus pedidos.

5

 O redesenho processual assume como linha de orientação a redução da circulação de documentação em papel, alinhado com o desenvolvimento dos sistemas de informação 16 e com a evolução da maturidade tecnológica da organização.

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2. Simplificar Processos Atendimento Entrega mensal das facturas e credenciais

1

Recepção da documentação e envio para o Chefe da SPE

Chefe Secção de Prestações em Espécie

Reformulação 1

7

Validação dos valores processados

Chefe Secção de Prestações em Espécie

2

Distribuição das facturas por ordem de chegada

Director Prestações

8

Aprovação e assinatura dos valores processados

Secção de Prestações em Espécie

Secção de Prestações em Espécie

3

Processamento das facturas na aplicação

Conferência das facturas

9 Valores superiores a 1.000 mil ECV?

4

Administrador

Sim

10

Aprovação e assinatura dos valores processados

Secção de Prestações em Espécie

5

Impressão de recibos do sistema (2 vias)

Chefe Secção de Prestações em Espécie

11

Lançamento dos valores no Primavera

Secção de Prestações em Espécie

6

Registo das despesas a pagar (em Excel)

Chefe Secção de Prestações 12 em Espécie Elaboração de listagem com documentos introduzidos

1

2

Não

Chefe Secção de Prestações em Espécie 2

13

Envio da listagem para a tesouraria

Tesouraria

Emissão de cheques

14

Conselho de Administração/ 15 Directores Assinatura dos cheques

16

Secção de Prestações em 17 Espécie

Envio dos cheques para a S. Administrativa para envio

Envio para arquivo

Tesouraria

Introdução de outros meios de pagamento FIM

Aplicabilidade

Em todos os processos redesenhados introduziu-se uma perspectiva de simplificação e clarificação processual, traduzindo-se numa procedimentação correcta dos processos de negócio. Observações

A simplificação não tem uma consequência directa de redução do número de actividades, uma vez que o objectivo de clarificação e introdução de várias possibilidades (p.e., meios de pagamento) pode não compensar as actividades eliminadas e aumentar o número de actividades. 17

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Análise do Negócio (Externo) Países de Convenção

Ministério de Saúde

Hospitais

Junta Médica

Clínicas Privadas

Médicos Especialistas

Embaixada de PT em CV

Ópticas

Embaixada de CV em PT

Dir. Geral de Farmácia

CNPS

Farmácias

Dir. Geral Trabalho

Finanças (DGCI)

Agências de Viagem

Câmaras Municipais

Correios

Conservatória

INE Bancos

Contribuintes

Segurados

Beneficiários

Tribunais Advogados

18

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Análise do Negócio (Externo) A influência do Meio Envolvente

19

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Análise do Negócio (Externo)  Estado Futuro – Processso Inscrição de Contribuinte 1.a – Consulta de Dados de Identificação

Conservatória (RNI)

DGT

DGCI

- Câmara Municipal - Câmara de Comércio - Dr. Geral Indústria - Dr. Geral Turismo - Min. Infraestrutura

1.b – Escritura da Constituição de Sociedade (empresa do dia)

1 – Pedido de Inscrição de Contribuinte

1.c – Consulta Informação de Inicio de Actividade

1.d – Consulta de NIF

1.e – Alvará de Licenciamento (depende tipo empresa – retalho, turismo, etc.)

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Análise do Negócio (Externo)  Inquérito aos 30 maiores Contribuintes – Entrega de FOS 12

11

10

8

6 4 4

Nº Empresas

3

2 2

1

1

1

1

1

1

1

0

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Integração com a Saúde

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Integração com a Saúde Relação INPS e Saúde Estruturas de Saúde

Delegacias de Saúde

Hospitais

Direcção Geral das Farmácias

Centros de Saúde

ARFA

Postos de Saúde

Clínicas Privadas

Farmácias 23

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Integração com a Saúde Relação INPS e Saúde

Delegacias e Centros Credencial On-Line INPS

Marcação de Consultas On-Line

- Inexistência de Especialidades - Evacuações

Cidadão

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Marcação de Consultas

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Marcação de Consultas

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Marcação de Consultas

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Integração com a Saúde - Consulta Beneficiário

Consultas/Análises /Internamentos Hospitais

- Confirma Direito - Disponibilização dos Actos Hospitalares ao INPS - Prescrição Electrónica

Prescrição Electrónica

Farmácias

Aplicação das Farmácias

- Submissão de prescrição ao INPS (off-line) - Facturação Electrónica

DGF

- Lista Nacional de Medicamentos

- Código Único

ARFA

- Preços dos Medicamentos

- Importação de Medicamentos Especiais 28 - Monitorização do Mercado

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Prescrição Electrónica

29

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Prescrição Electrónica (contra prova)

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Integração com a Saúde

- Consulta Beneficiário

Clínicas Privadas

- Confirma Direito

Solução Para Clínicas

- Submissão de Tratamentos - Facturação Electrónica

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Clínicas Privadas

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Clínicas Privadas

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Clínicas Privadas

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Clínicas Privadas

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Clínicas Privadas

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Integração: Acerto de Contas

INPS

Conta Corrente

Saúde

INPS

Conta Corrente

Embaixadas

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Impacto na Estrutura Organizacional

38

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Futuro do INPS Desmaterializado Desmaterialização

Integração de Sistemas • Saúde • DGCI • Câmaras • RNI •…

Desmaterialização Documental

• FOS • Prescrições médicas • Qualquer outro documento em papel necessário para qualquer processo

• Vantagem • Processos disponíveis no momento e em qualquer ponto 39

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Desmaterialização Documental

40

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Desmaterialização Documental Extrai

Benefícios •

Inovação;

•

Celeridade e Controlo nos processos;

•

Segurança;

•

Qualidade de Serviço;

•

Eficiência;

•

Carimbador (Imprint);

Valida

Separa

Entrega

Recolhe

AutoExtracção

Auto-Classificação

AutoSeparação ?

? 41

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Eficiência!!! Serviço!!! • Chega de papéis!!!

Qualidade!!!

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Desafios • • • • •

Alargamento e qualidade do atendimento Maior competencia no front-office Entrada de dados / Reconciliação Disponibilidade dos sistemas Formação e adapção constante dos colaboradores • Procedimentos adequados • Construção OLAP – base de dados analitica 43

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Síntese •

Desmaterialização e Reengenharia dos processos

•

Introdução forte de novas tecnologia

•

Integração do SIPS com outras entidades do Estado

•

SI que facilite o acesso às informações, que seja um gerador de conhecimento e um aliado nas decisões

•

Criação de novos canais de comunicação entre o INPS e seus utentes (forte presença na internet)

•

Construção de um SI integrado que permita que o INPS tenha uma presença forte em todo o território nacional

•

Prestação de serviços de qualidade

•

Atendimento forte e especializado

•

Desmaterialização e Desterritorialização

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Demo • SIPS – http://intrainps.gov.cv • Reporting | Estatisticas INPS

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Referencias NOSi – www.nosi.cv LEADERSHIP – www.leadership.pt Peoplescosnseil – www.peoplesconseil.com INPS – www.inps.cv

OBRIGADO

? 46