Tesouraria - Organização E Controle

TESOURARIA – ORGANIZAÇÃO E CONTROLE Edno Oliveira dos Santos WWW.IEF.COM.BR

Em seu formato típico, a tesouraria engloba as atividades de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros. Contas a pagar e contas a receber representam o núcleo da tesouraria, já que toda organização tem essas duas funções. Em toda tesouraria existe uma tendência natural ao surgimento de problemas operacionais, fato que exige a adoção de medidas corretivas e preventivas. Aqui vamos rotular o surgimento de problemas na tesouraria como desorganização. Assim, o termo desorganização será usado num sentido amplo, pois inclui tudo aquilo que causa incômodos, insatisfações ou perdas. As causas da desorganização numa tesouraria podem ser externas ou uma combinação dessas duas.

internas,

As principais causas internas de desorganização numa tesouraria são as seguintes: 1) Deficiência no processo de informatização. Neste caso podemos ter a tesouraria usando processos manuais no lugar de processos informatizados, mas também pode acontecer o contrário. Há também o caso em que a informatização foi feita, porém de modo inapropriado. No caso de implantação de sistemas corporativos integrados (também denominados ERP’s), às vezes é necessária uma mudança nos padrões de operação da empresa, o que acaba não acontecendo e frustrando a obtenção dos resultados desejados com o novo e caro sistema. 2) Pessoal de tesouraria com perfil inadequado para a função. Com frequência encontramos pessoas trabalhando na tesouraria e que dizem ter “caído de pára-quedas” lá, dado que não tiveram o necessário preparo para fazer o trabalho. Outra situação frequente é a da tesouraria que têm pessoas que aprenderam fazendo, mas que carecem de reciclagem ou mesmo de formação apropriada. 3) Falta de planejamento e controle nos processos de contas a pagar e receber.

Mudanças repentinas no esquema de pagamento e recebimento, por decisões de última hora dos sócios ou administradores, sem qualquer tipo de planejamento contribuem para a criação de caos nas operações da tesouraria. 4) Inadequado entrosamento das atividades de contas a pagar com as áreas de compras e contratos. Excessiva quantidade de pagamentos urgentes, pagamentos cancelados em cima da hora e compras realizadas sem a necessária programação financeira também contribuem para o surgimento de problemas operacionais na tesouraria. 5) Inadequado entrosamento das atividades de contas a receber com a área comercial. Há casos em que a área comercial oferece todo tipo de opção para os clientes quitarem suas compras (cheques próprios, cheques de terceiros, depósitos em conta-corrente, uma mistura das opções anteriores etc.) acarretando um complexo e demorado controle das contas correntes. A conciliação bancária se torna bastante complicada. 6. Controle excessivo Em algumas empresas, os processos de pagamento e recebimento estão submetidos a um excessivo controle, decorrente, principalmente, de uma grande centralização dos processos de autorização. Na aparência pode parecer cuidado com a organização, mas em muitos casos é a causa de lentidão e desorganização. 7. Fluxo de caixa deficiente Quando a empresa não consegue projetar adequadamente seus saldos de caixa, as operações de pagamento, recebimento e decisões ligadas a estas (negociações com clientes e fornecedores) ficam bastante incertas, contribuindo para maior estresse na tesouraria. Quanto aos fatores externos causadores de problemas na tesouraria, os principais são: 1) Desorganização importada de clientes e fornecedores. Algumas empresas além de conviverem com um alto grau de desorganização, ainda insistem em exportar suas práticas para clientes e fornecedores. Estes aceitam conviver com esse estado de coisas porque temem perder clientes importantes ou fornecedores estratégicos. Essa tolerância se reflete negativamente na operação de sua tesouraria. 2) Interpretação da legislação tributária por parte de clientes. Em alguns casos, as empresas sofrem tratamento tributário incorreto por parte de seus clientes, incorrendo em perdas ou mesmo erros tributários. Exemplo disso é a retenção tributária (Imposto de Renda, Contribuição Social, COFINS e PIS)

feita por empresas sobre desconto incondicional recebido quando fazem pagamento a seus clientes. 3) Legislação do ISS de algumas cidades Por conta da legislação do ISS de algumas cidades, uma empresa pode ser sofrer bi-tributação quando presta serviços fora de sua sede. Além da perda econômica, este fato gera vários transtornos para a tesouraria. Soluções: As soluções para os problemas vivenciados na tesouraria das empresas são factíveis na maioria das vezes, embora sua implementação não seja simples. Em alguns casos, além de mudanças nos processos de operação, também são necessárias mudanças nos valores e na cultura da empresa. Do ponto de vista dos profissionais que trabalham na tesouraria, as seguintes medidas são indicadas para melhorar os processos numa tesouraria: •Perguntar-se: o que posso fazer ou sugerir para melhorar meu processo de trabalho? •Considerar que todo processo operacional pode sempre ser melhorado. •Para problemas mais complexos, buscar desenvolver soluções em grupo. •Considerar os três elementos básicos dos processos de uma tesouraria: custo, velocidade e confiabilidade. •Usar um método para solução de problemas. Conclusão: em muitas empresas, a desorganização na tesouraria é vista como um fato natural, algo como sendo “ossos do ofício” e tratada com certa tolerância. Entretanto, essa desorganização produz mais estragos do que aparenta. Gera insatisfação profissional, perdas financeiras (algumas normalmente não percebidas) e prejuízo de imagem junto a parceiros importantes como bancos, fornecedores e clientes. Melhorar os padrões de organização da tesouraria deveria ser uma meta de todo gestor financeiro.