Paralelo Clases De Documetos.docx

PARALELO CLASES DE DOCUMETOS.

El documento por su estructuración es medio de comunicación de información y conocimiento. se caracteriza por su suporte físico o material, el mensaje y la información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir e infundir ese conocimiento . hay dos tipos de docuemto .

DIFERENCIAS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 

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Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información, producida o recibida por una entidad pública o privada , en razón de sus actividades y funciones . Son en físico , se realizan en papel y respectivamente se archivara en un ampo , folder,entre otros . Tendrán las siguientes características :

Características internas: hacen parte de la esencia. 1. Entidad productora. empresa o autor que expedí el documento 2. Orígenes funcionales: función cargo o tramite que motiva la elaboración y producción del documento. 3. Fecha y lugar de producción: señala con precisión el origen del documento. 4. Contenido sustantivo .cuerpo o contenido del documento. Características externas: son características que no dependen del cuerpo. 1. Clase: el tipo de mensaje que desea trasmitir el documento sea textual o no textual. 2. Tipo: motivo que genera la creación del documento. 3. Forma: señala específicamente su contenido en original y copia. 4. Formato: refleja la presentación en físico. 5. Cantidad: hace referencia al núm. de ejemplares.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO 

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Toda la información enviada , generada, recibida ,alamacenmda o acumulada por un medio electrinico . Para la gstion documental esta la digitalización, que conciste en la captura de la información y su transformación a formato digital , para que se pueda maipular desde un ordenador . También hay documentos electrónicos de archivo que cumlen su acción durante todo el ciclo vital docuemntal . Los medios tecnológicos rebasan la concepción de escrito , ya que brindan gran variedad de posibilidaes de transporte de información como son soportes multimediales, archivos informaticos ,paginas web entre otros . A diferencia de un archivo físico , el elctronico permite que se conserve de forma mas segura la información , y s evite la perdida de docuemtos . A diferencia del papel , las imágenes seconservan con nitidez Se reduce en las areas de archivo físico ,lo que implica ahorro monetario .

Documentos de archivo .

1. Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones .surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor. 2. Se pueden encontrar documentos de archivo como apoyo informativo por ejemplo publicaciones, fotocopias d legislación, folletos, copias de escritos, boletines oficiales, circulares. 3. El archivero es una forma activa en la gestión documental, desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos de documentales.

Documentos electrónicos .

1. Permite comunicar varias empresas, entre si por medio de las nuevas tecnologías. 2. Ahorra gran cantidad de papales y dejar de entender lo que llamamos depósito de papeles. 3. Se realiza lo que es metadatos donde, la cual me permite transferencias de datos, la documentación de datos.