Paper Pengantar Ilmu Administrasi - Ratna.docx

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

PENGELOLAAN ARSIP DALAM PENCAPAIAN EFISIENSI KERJA

Disusun oleh: RATNA KARTIKASARI 1932090113 Administrasi Bisnis Sektor Publik

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA JAKARTA APRIL 2019

BAB I| PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi

politik,

organisasi

kemasyarakatan,

dan

peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah instansi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip benar-bear menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua pegawai khususnya di bidang tata usaha. Pada Kementerian Pariwisata, sering kurang adanya kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk. Hal ini harus disikapi dan dicermati dengan benar, karena arsip tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka dibutuhkan suatu sistem administrasi yang baku, untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip, yang nanti nya mudah untuk disesuaikan atau direvisi jika terjadi perubahan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas. Agar

peranan arsip yang potensial mampu memberikan pelayanan informasi/data secara cepat, tepat diperlukan suatu sistem pengelolaannya yang baik dan mudah.

B. Teori Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Administrasi secara sempit diatas dapat diartikan sebagai berikut : 

Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.



Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.



Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan

Administrasi secara luas diatas dapat diartikan sebagai berikut : 

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris “Administration”, yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)



Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980) Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional, Tata kearsipan adalah kegiatan

pengelolaan arsip sejak diterima, diciptakan, diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie : a. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding). b. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. Macam – macam sistem kearsipan Menurut Atmosudirjo dalam Ig. Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut: 1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) b. Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad) 2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto (1992:173) adalah sebagai berikut: 1. Alphabetical arrangement (susunan abjad) 

Subjet (pokok soal)



Phonetic (suara)

2. Numerical arrangement (susunan nomor) 

Serial (seri)



Coded (kode)

3. Geographical arrangement (susunan wilayah) 4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)

C. Hasil Pengamatan Kementerian Pariwisata, sering kali kurang memiliki kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk. Hal ini harus disikapi dan dicermati dengan benar, karena arsip tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka dibutuhkan suatu sistem administrasi yang baku, untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip, yang nanti nya mudah untuk disesuaikan atau direvisi jika terjadi perubahan. Tata kearsipan yang sudah ada saat ini masih menggunakan nomenklatur yang lama. Belum berubahnya klasifikasi persuratan dan arsip membuat pengklasifikasian dokumen dan arsip belum dilakukan secara maksimal dan sesuai urusan kegiatan organisasi nya. Begitu pula dengan tata kearsipan yang masih memakai dari jaman Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata.

BAB II| PEMBAHASAN A. PEMBAHASAN Setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan

berhubungan

dengan

kegiatan

kearsipan.

Kegiatan organisasi

memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Dalam Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan

perseorangan

dalam

pelaksanaan

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan,

pengambilan

keputusan,

pengendalian

dan

pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran. Melihat sering kali kurang memiliki kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk pada Kementerian Pariwisata maka diperlukan suatu sistem administrasi yang baku dan sistematis, terkait pengaturan korespondensi dan kearsipan. Salah satu nya melalui revisi Tata Kearsipan Kementerian Pariwisata. Tetapi keadaan sekarang ini, instrumen penunjang administrasi tersebut belum direvisi, bahkan Tata Kearsipan masih menggunakan pada masa Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata. Tentu hal tersebut dapat memperhambat proses administrasi kedinasan di Kementerian Pariwisata.

B. SOLUSI Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih. Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis adalah: a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip. b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. c. Pencarian secara full-text. d. Kecil kemungkinan file akan hilang. e. Menghemat tempat. f. Mengarsip secara digital. g. Berbagi dokumen dengan klien akan mudah dilakukan melaui LAN. h. Meningkatken keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relatif sulit mengaksesnya. i.

Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.

Dalam setiap organisasi, karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pegawai pada hakikatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi. Pegawai sebagai sumber jalannya bagi organisasi harus mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efisiensi dalam suatu organisasi dapat tercapai dengan baik pula. Semangat kerja merupakan sikap yang perlu dimiliki oleh karyawan, sedangkan semangat kerja itu sendiri adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat sehingga pekerjaan dapat diharapkan lebih cepat dan baik. Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

BAB III|KESIMPULAN Dalam menciptakan efisiensi kerja, hal yang perlu diperhatikan yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Kementerian Pariwisata pada masa sekarang mulai beralih menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih. Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masingmasing pegawai. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

DAFTAR PUSTAKA Silalahi, Ulbert. Studi Tentang Ilmu Administrasi : Konsep, Teori, dan Dimensi. Jakarta: Sinar Baru Algesindo. The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty. Wursanto, 1991, Kearsipan 1, Yogyakarta : Kanisius Yogyakarta. Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Arsip Nasional Republik Indonesia Jakarta. Republik Indonesia. 2015. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pariwisata. Kementerian Pariwisata Republik Indonesia Jakarta PERATURAN

MENTERI

KEMENTERIAN

PARIWISATA

DAN

KREATIF NOMOR PM.133/UM.001/ MPEK/2012 TAHUN 2012

EKONOMI