Panduan Validasi Data.docx

Kata Pengantar Dalam upayan meningkatan mutu pelayan kesehatan, khisusnya di Rumah Sakit (RS) disusun suatu indicator sederhana untuk mengukur kualitas pelayanan. RSIA Puri Bunda telah menetapkan seberapa sering data dikumpulkan dan di analisis. Frekuensi ini tergantung dari kegiatan dari area yang dikaji dan prioritas yang ditetapkan oleh rumah sakit. Data-data indikator yang telah dikumpulkan tersebut harus divalidasi sebelum dinyatakan valid untuk menjadi pengukuran. Panduan ini membahas mengenai validasi yang dilakukan di RS Puri Bunda dan digunakan sebagai acuan seluruh unit.

Banyumas, Maret 2018

Penyusun

BAB I DEFINISI VALIDASI

Beberapa definisi mengenai validasi adalah :

“A documented act of providing that any procedure, process, equipment, material, activity or system, actually leads to the expected result.” (WHO). Badan POM RI (Anonim, 2006) memberikan definisi validasi sebagai : “Tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, system, kelengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.” (CPOB: 2006) Dari termwiki : “Proses untuk memastikan bahwa data memenuhi kriteria tertentu.” Dalam Kasus Besar Bahasa Indonesia : “Validitas adalah menentukan tingkat kebenaran, kekuatan, atau keabsahan suatu fakta atau informasi. Dalam presentasi Dr Arjaty W Daud MARS, Ketua IMRK : “Validasi data merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menjaga konsistensi data.” Program peningkatan mutu dianggap valid jika sesuai data yang dikumpulkan. Untuk memastikan bahwa data yang benar dan bermanfaat telah dikumpulkn, validasi data secara internal harus ada.

BAB II Validasi Data Indikator Mutu dan Keselamatan Pasien

A. Dilaksanakan validasi data bila : o Indikator baru ditetapkan. khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk membantu RS melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting. o Cara pengumpulan datanya atau cara pemantauan telah diubah, seperti kalau sebelumnya dengan manual sekarang berupa elektronik. o Agar diketahui publik yaitu data dimuat di web site RS atau dengan cara lain. o Terdapat perubahan pada indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data atau sumber datanya berubah, contoh reaksi tranfusi dipantau di rawat inap kemudian diganti di bank darah o Perubahan data pengukuran tanpa dketahui sebabnya o Bila ada perubahan subjek data seperti perubahan umur rata rata pasien protocol risit diubah o PIC berubah, missal karena rotasi, atau cuti melahirkan o Standar dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan penerapan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/ dilaksanakan. o Data-data menunjukkan hasil yang berbeda. Misalnya, setiap bulan trennya meningkat namun tiba-tiba bulan tertentu menurun. B. Cakupanan validasi data Proses validasi data mencakup pada: 1. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses pengumpulan data sebelumnya

2. Menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang shahih secara statistic. Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlaaah pencataatan data kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya. 3. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang 4. Menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikali 100. Tingkat akurasi 90% 5. Jika elemen data yang dketemukan ternyata tidak sama C. tahapan Validasi 1. Tahap 1 : Memastikan keakuratan profil indikator Profil indikator merupakan panduan untuk melakukan pengumpulan dat. Validasi tahap awal adalah dengan memastikan bahwa pengumpulan data sudah sesuai dengan profil indikator, yaitu dimulai dari definisi operasional, kemudian numerator dan denumerator serta frekuensi pengambilan data. Profil indikator disusun bersama antara Panitia PMKP dengan Unit/ Instalasi/ Bagian yang bersangkutan. 2. Tahap 2 : Validasi data-data yang digunakan oleh Instalasi Rekam Medik dalam membuat laporan Laporan RM terdiri dari 2 jenis, yaitu : o Laporan eksternal (Laporan yang diharuskan oleh pemerintah), yaitu laporan mortalitas, imunisasi, surveillans, dll. o Laporan internal, yaitu laporan produktivitas RS dan mutu pelayanan yang menjadi laporan kinerja RS. Laporan internal sangat penting karena menjadi laporan Drektur RS kepada Pemilik dan acuan dalam menentukan target kinerja RS untuk tahun berikutnya. Seluruh laporan yang dihasilkan oleh Rekam Medik sudah melalui beberapa tahapan validasi, yaitu : a. Memvalidasi data jumlah pasien yang terdapaat dalam sistem informasi RS dengan data manual yang diperiksa berdasarkan berkas RM pasien. Petugas

RM harus memeriksa status pembayaran pasien, apabila belum membayar berarti tidak dimasukkan dalam jumlah pasien pada hari tersebut. b. Memvalidasi data pasien rujukan dari luar (bidan, dokter kerjasama) yang terdapat dalam sistem informasi RS dengan surat rujukannya dari bidan atau dokter pengirim. Apabila data pasien tidak dapat dilengkapi dengan surat rujukan maka tidak dimasukkan dalam data pasien rujukan. c. Data-data laporan kasus survei (morbiditas) yang terdapat dalam sistem informasi RS harus divalidasi dengan data dignosa yang tertulis di berkas RM, untuk melihat kesesuaian antara diagnose, jenis kelamin, data pasien. d. Semua laporan yang sudah divalidasi oleh petugas RM akan diperiksa kembali oleh Kepala Instalasi RM. Apabila sudah dapat dipertanggung jawabkan/ akuntabilitasnya, maka laporan tersebut dapat dipublikasikan. 3. Tahap 3 : Telusur lapangan apabila ada data meragukan Validasi data dilakukan dengan menelusuri ke lapangan untuk melihat bagaimana data dikumpulkan dan dicatat. 4. Tahap 4 : Pengumpulan data kembali oleh individu yang berbeda. Validasi data dilakukan oleh orang kedua (validator) yang tidak terlibat dalam pengumpulan data asli (data pertama). Orang kedua bisa merupakan Panitia PMKP atau staf di unit yang bersangkutan, namun bukan pengumpul data pertama. Dilakukan untuk : 

Data yang akan dipublikasikan



Indikator baru atau ada perubahan dalam profilnya.

(Diterangkan lebih lengkap dalam Bab III).

BAB III VALIDASI DENGAN 2 PENGAMBIL DATA Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan penting untuk menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) dari pengambil keputusan terhadap data itu sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas evaluasi, memilih apa yang harus di evaluasi, memilih dan mengkaji indikator, mengumpulkan data, validasi data dan menggunakan data untuk peningkatan mutu. Penentuan sampel untuk pengambilan data : (Sampel 100% hanya akan dibutuhkan ketika jumlah data sangat kecil kurang dari 50.) Ketentuan

Contoh

Jika Populasi < 50

Diambil semua populasi

Populasi 40 : Sampel 40

Jika Populasi > 50

Sampel diambil minimal 50 Populasi 50 : Sampel 50 Populasi 80 : Sampel 50 atau 10% populasi (mana Populasi 600 : Sampel (10% x 600) = 60 yang jumlahnya > )

A. Tahapan : 1. Pengumpul data pertama mengumpulkan data sesuai dengan jumlah sampel yang disepakati. Data dapat diambil dari berkas Rekam Medis atau buku laporan lainnya (Sampel statistik yang valid dari Rekam Medik dan data lainnya). 2. Berkas Rekam medis atau buku laporan lainnya yang sama dan sudah digunakan oleh pengumpulan data pertama diberikan ke pengumpul data kedua untuk dilakukan pengumpulan ulang. 3. Pengumpul data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau populasi yang sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama.

4. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang Menghitung akurasi dengan :

Jumlah kesamaan data yang ditemukan -------------------------------------------- x 100 Jumlah total data

Apabila hasilnya > 90% artinya baik. Contoh : Data yang terkumpul sebanyak = 64 elemen data Data dicocokkan antara pengumpul data 1 dengan pengumpul 2. Data yang cocok = 59 Data yang tidak cocok

=5

Tingkat akurasi

= 59/64 x 100 = 92%

Nilai > 90% , tidak perlu investigasi Apabila hasilnya < 90% , maka perlu dilakukan perbaikan. 5. Etika elemen data yang ditemukan tidak sama, maka dibuat catatan alasannya. Misalnya definisi data tidak jelas, data yang dikumpulkan tidak sesuai dengan indikator, jumlah sampel tidak sesuai, dll. 6. Lakukan tindakan untuk perbaikan. 7. Mengumpulkan sampel baru setelah semua tindakan perbaikan dilaksanakan untuk memastikan tindakan validasi menghasilkan tingkat akurasi yang diinginkan

BAB IV PENUTUP Indikator yang telah ditetapkan oleh RS merupakan suatu alat ukur mutu. Data pemenuhan indikator yang telah dikumpulkan harus divalidasi agar data terpercaya. Staf yang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan menganalisa data-data di RS harus mampu melakukan validasi sederhana terhadap data-data yang telah dikumpulkan.

BAB V DAFTAR PUSTAKA 1. Bahan presentasi Analisa dan Validasi, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013. 2. Bahan presentasi Data Indikator, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013. 3. Buku Standar Akreditasi Rumah Sakit versi 2012, KARS, 2011.