Panduan Pengurusan Pejabat

BRP: Panduan Pengurusan Pejabat

Oleh: A. Rahim Mahmod REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI Istilah: satu dokumen mustahak mengandungi segala maklumat seseorg pegawai dr mula dilantik hingga akhir. -Maklumat peribadi -Maklumat perkhidmatan Tanggungjwb Ketua Jabatan: Btgjwb menentukn maklumat perkhidmatan pegawai direkod dgn teratur, lengkap n terkini Tggjwb Pegawai: Perlu maklumkan maklumat diri sms melapor diri btugas dan btggjwb memaklumkan segala perubahan agar sentiasa dikemaskini • • • • • • • • • •

• • • •

Mklmt dlm rekod perkhdmatan: nama jawatan, tarikh lantikan, pengenalan dlm pkhd keputusan peperiksaan jabatan yg tidak kira lulus/ gagal tindakan tatatertib Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja Kursus dlm latihan yg dihadiri dan ikatan perjanjian(jika ada) Cuti yg beri kesan kpd perkhdmatn Semua jenis pinjaman kerajaan Kuniaan2 spt APC Pengisytiharan harta Kelayakn kemudahan lain berkala spt bantuan pakaian panas, pakaian istiadat dll. Penyelenggaraan Tak bleh dipinda tanpa kelulusan Mengambil tindakan sesuai bg menjamin reked dipercayai dan selamat -buat salinan Kemaskini Rekod adalah bertaraf sulit

Surat menyurat 11 Ogos 2009 9:21

Definisi Sejenis kom bertulis satu hala bg menyampaikan pesanan dr 1 pihak ke yg lain. Fungsi -alat perhubungan -Sebagai rekod -Bahan bukti -imej Bentuk: -poskad Surat bisa

Surat berdaftar -surat akuan terima -bungkusan

•

Jenis2 Surat Tidak Rasmi: Surat Rasmi: alat kom bertulis ditulis oleh jabatan/individu utk berhubung scr rasmi antara satu sama lain Memo: alat kom bertulis dalam jabatan sendiri utk bhubug scr rasmi.

• • • • • •

Klasifikasi surat Terbuka Terhad Sulit Rahsia Rahsia besar Persendirian

• • • • • •

Membuat surat Taip atas kertas rasmi jabatan Isi kandungan jelas No rujukan dan tajuk surat Berperenggan dan bernombor Isi surat jelas Satu surat satu perkara

• •

Mengalamatkan surat Ketua organisasi Ketua pentadbir

• •

Teknik/kaedah • • • • •

Rujukan dan tarikh (atas, kanan) Alamat poskod (highlight) Untuk perhatian Melalui (jika perlu) Salinan (jika perlu)

• • • • • • •

Format Pengenalan pengirim Ada no.rujukan fail Ada tajuk surat Isi surat (satu perkara shj) Akhir surat (harapan, nama pengirim dan jawatan) Jarak perenggan Jarak baris

•

Struktur bahasa Cam biasa (formal)

• •

Menyediakan surat Kepala surat Nombor fail

• • • • • •

Rujukan silang Kata2 hormat Tajuk surat Kandungan surat yang jelas Perenggan bernombor tanda pengkelasan Ditaip

• • • •

Membuka Surat Cop tarikh terima Rekod Masukkan ke dlm fail berkenaan Minit Menulis minit

1. 2. 3. 4.

MEMBUKA SAMPUL KECIL SEBAGAAI TINDAKAN SEMENTARA FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN SURAT YANG DITERIMA PERLU SEGERA BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL BUKA FAIL SEMENTARA BILA DIJUMPAI - MASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL Rekod surat-surat yang diterima a) Surat yang mempunyai pengelasan peringkat/keselamatan rekod dalam daftar surat-surat.

• • • •

Sebab-sebab Kelewatan Proses penyediaan Surat lewat ditandatangani Surat lambat di poskan Surat berjendela tidak disediakan, alamat perlu di tapi atau diposkan Surat dikutip tidak mengikut jadual

• •

Proses Penghantaran Surat tidak diasingkan mengikut saiz dan alamat

• •

Proses Penerimaan dan Pengedaran Surat bagi agensi berselerek di ibu pejabat

Fail 11 Ogos 2009 11:00

Sistem Perfailan DEFINISI Proses m'klasifikasikan, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail2 bg memudahkan pengurusannya apabila diperlukan. WARNA KULIT FAIL Terhad

Putih (catatan TERHAD)

Sulit

Hijau (catatan (SULIT)

Rahsia

Merah Jambu Berpalang

Rahsia Besar

Kuning berpalang merah

1. Pengelasan fail pejabat besar a. Perlu sistematik b. Menyiasat apa2 tuduhan c. m'dapatkn khidmat nasihat drp Bhg Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri 2. Pengelasan pejabat kecil a. Fail tdak perlu khidmat nasihat JPM b. Sediakan huruf kod yg sesuai (k= kewangan) 3. Memberi tajuk fail a. Diberi tajuk ringkas membyangkn isi b. Satu fail = satu perkara c. Fail2 baru tidak dibuka tanpa pengetahuan Bhg Pentaftaran fail. 4. Pengelasan Keselamatan fail a. Tgjwb Ketua Jabatan b. Terhad, sulit, rahsia c. Disimpan dibilik fail tertutup d. Ada masalah berhubung dgn Pegawai Keselamatan Kerajaan, JPM 5. Memakai kulit fail yg sesuai a. Jabatan hendaklah menggunakan kulit yg direka Arkib Negara b. Mudahkn jabatan patuhi peraturan Arkib negara - ttg pemindahan dan pemusnahan rekod kerajaan 6. Merendahkn Peringkat Pengelasan Keselamatan fail a. Ketua Jabatan perlu semak, jika perlu perlu rendahkan taraf utk dipindah.dimusnah 7. Pendaftaran scr nombor dan abjad 8. Tahun buka fail Mustahak Dicatat pd Doket rekod Nombor a. Masukkan tarikh fail dibuka pd kertas doket b. Memudahkn tindakan memisah 9. Kertas Minit dan Surat2 a. Kandungan fail - kertas minit dan surat2 yg diterima b. Kertas minit sebelah kiri dan surat2 sebelah kanan c. Kertas minit - ditebuk 10.Merekod surat2 di kertas minit SURAT MASUK o Guna pen dakwat merah o Catat tarikh penerimaan

o

Nama agensi pengirim

SURAT KELUAR o Guna pen dakwat biru atau hitam o Catat tarikh surat o Catat nama agensi dihantar 11.Membuka fail sambungan a. Tajuk dan nombor mesti sama b. Jilid baru 12.Peringkat Tindakan Fail b. Perlukan tindakan 'segera' atau 'sementara' - sematkan pd perkataan berkenaan dan tanggalkan bila selesai 13.Catatan Pengedaran Perlu dibuat pd Rekod Nombor 14.Tanggungjwb Pegawai dlm Pengedaran Fail 15.Memulangkan fail c. Jika perlu, beri tarikh dan Simpan Dlm Perhatian (SDP) 16.Pengedaran fail yg punyai pengelasan Keselamatan d. Beg berkunci 17.Memelihara Fail dr keciciran 18.Mengasingkn fail2 Mati Blh dibawa dan dilihat tp dlm kaw jabatan shj (fail peribadi, soalan periksa) Hny blh dilihat oleh pegawai yg berkenaan shj (fail prestasi) Hny blh dibaca tau diketahui oleh pegawai berkenaan shj Maklumat sulit kerajaan. Jika didedahkan kpd pihak luar blh mengancam kestabilan negara (fail pertahanan tentera

Rekod Kerajaan 11 Ogos 2009 11:38

Memelihara dan menyimpan rekod2 kerajaan • • •

OBJEKTIF Mengenali dokumen Rekod Kerajaan Memahami prosedur penyimpanan dan kepentingannya Fahami peranan n tgjwb penjawat awam terhadap rekod kerajaan

• • •

Contoh rekod kerajaan Surat Buku Rekod daftar

• • • •

Mikrofilem Rakaman Suara Cd Peta Kepentingan rekod Kerajaan

• •

Rekod Awam/Kerajaan adalah warisan negara yg m'ngandungi pelbagai maklumat penting dan sejarah Sumber utama rujukan oleh kerajaan n awam

• • • •

Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara rekod kerajaan Tidak boleh musnahkan tanpa kebenaran Arkib Negara Melantik Pegawai Rekod Jabatan B'hubung dgn Arkib Negara Pegawai Rekod Jabatan o Dr kump kerja dan separa ikhtisas o Berhubing dgn Arkib o Jaga pelihara

• • • • • • •

Pemeliharaan Rekod Mesti dipelihara dgn baik Simpan di rak BESI/KAYU Rak 6 inci dr lantai Jika lembap - dianginkan, tdk blh dijemur Jika koyak - perlu ditampal guna tpg ubi kayu Jika berlapuk (cendawan) -dibersihkan Jika kertas/ lampiran tertanggal - sematkan semula

• • • • • • •

Ciri2 tempat simpanan rekod Kedudukn selamat dr banjir Kering, tidak berlubang Jauh dr serangga dan binatang Tertutup dr cahaya matahari Peredaran udara sesuai B ersih kemas Tidak salahguna bilik - bilik mesti khusus utk tujuan failan

PERANAN ARKIB NEGARA 1. Utk pelihara rekod kerajaan 2. Simpan rekod tidak aktif 3. Beri khidmat nasihat • •

Ciri2 rekod yg dihantar ke Arkib Rekod berusia lebih 20 thn Sudah dibuka

•

Prosedur pemindahan Senaraikan dlm borg khas