Panduan Pengelolaan Alur Pasien.docx

BAB I DEFINISI Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. RS Citama harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di RS Citama , mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RS Citama mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi. A. Tujuan 1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama. 2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah : a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat. b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan. c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan.

B. Tanggung Jawab 1. Direktur RS Citama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait. 2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:  Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka  Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka  Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya kebijakan ini  Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut. Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa: a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk kepatuhannya. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa: - Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini - Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan SPO lainnya - Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin - Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.

BAB II RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan : a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi b. One day care (ODC) c. Instalasi Gawat Darurat d. VK (Ponek) e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di RS Citama jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RS Citama atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, RS Citama memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

BAB III KEBIJAKAN

1.

Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2.

Surat Pengangkatan Direktur 017/SK/DIR/CMH/2017

3.

Undang-undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran

4.

Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan

5.

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

6.

Undang-undang Nomor 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan

7.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis

8.

Peraturan

Kebijakan

Akses

264/SK/DIR/RSC/VIII/2018

Ke

Rumah

Sakit

dan

Kontinuitas

Pelayanan

BAB IV TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien. A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan: 1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian. 2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran 3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum : 4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat rujukan / Surat Kontrol ) a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP) d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju e. Di Pelayanan / Poliklinik: - Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien; - Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi; - Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum 5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut :

 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien 

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.

 Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS, Inhealth dll) dengan sarat lengkap.  . Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju  Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien  Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?  Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;  Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.  Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum  Petugas mempersilahkan pasien pulang B. Jenis-jenis pendaftaran : 1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap. 2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap. 3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap. 4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini: - Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD - Pendaftaran pasien Rawat Inap

- Penerimaan pelayanan di IGD - Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan - Observasi pasien di IGD - Observasi pasien di VK C. Proses penerimaan pasien rawat inap: 1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi 2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta. 3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan. 4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan 5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain : a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan; b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien; 6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan pasien: a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan. b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada. c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan pasien. d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan pasien. e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien. 7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru. a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan. b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap. 8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien: a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak. b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan yang dituju. c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.

9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk pulang; a. Jika

diperbolehkan untuk

pulang,

petugas mempersilahkan

pasien

untuk

menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir; b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang; c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap; Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah Sakit. Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan. I.

Pelayanan Instalasi Pelayanan Instalasi meliputi : pelayanan IGD, Rawat Intensif, Laboratorium dan

Radiologi dilaksanakan dalam 24 jam. Pelayanan kasus emergency diidentifikasi, dan dilakukan oleh tenaga medis yang kompeten di Instalasi Gawat Darurat.

II.

Pelayanan Kamar Operasi Pelayanan Kamar Operasi dilaksanakan dalam 24 jam, operasi elektif dikerjakan pada

jam kerja (08.00 – 21.00 WIB) dan dilanjutkan dengan sistem on call jika ada tindakan cyto Seluruh staf RS harus bekerja sesuai dengan standar profesi, pedoman/panduan dan standar prosedur opersional yang berlaku, serta sesuai dengan etika profesi, etika RS dan etiket RS yang berlaku, berorientasi pada mutu dan keselamatan pasien. Seluruh staf melaksanakan pekerjaannya wajib selalu sesuai dengan ketentuan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3), termasuk dalam penggunaan alat pelindung diri (APD).

a.

Skrining dan triase Skrining dilakukan pada kontak pertama untuk menetapkan apakah pasien dapat dilayani

oleh RS , Skrining dilaksanakan melalui kriteria triase, visual atau pengamatan, pemeriksaan fisik, psikologik, laboratorium klinik atau diagnostik imajing sebelumnya.

b.

Transfer/ perpindahan di dalam rumah sakit Transfer dilaksanakan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan antar ruangan , dari

ICU ke ruang perawatan dan perawatan ke ICU, OK, VK dari dan keruang perawatan. Transfer pasien dirawat jalan antar rawat jalan untuk konsultasi tergantung keadaan / kondisi pasien didampingi / tidak didampingi oleh pertugas. Pasien yang ditransfer harus dilakukan stabilisasi terlebih dahulu sebelum dipindahkan. Rumah sakit melaksanakan proses untuk memberikan pelayanan asuhan pasien yang berkelanjutan didalam rumah sakit dan koordinasi antar para tenaga medis. Bila ada indikasi, rumah sakit dapat membuat rencana kontinuitas pelayanan yang diperlukan pasien sedini mungkin..

c.

Transportasi : 1. Transportasi milik rumah sakit, harus sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku berkenaan dengan pengoperasian, kondisi dan pemeliharaan 2. Transportasi disediakan atau diatur sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pasien 3. Semua kendaraan yang dipergunakan untuk transportasi, baik kontrak maupun milik rumah sakit, dilengkapi dengan peralatan yang memadai, perbekalan dan medikamentosa sesuai dengan kebutuhan pasien yang dibawa. 4. Pelayanan ambulance 24 jam

d.

Asesmen pasien : 1.

Semua pasien yang dilayani rumah sakit

harus diidentifikasi kebutuhan

pelayanannya melalui suatu proses asesmen yang baku. 2.

Asesmen awal setiap pasien meliputi evaluasi faktor fisik, psikologis, sosial dan ekonomi, termasuk pemeriksaan fisik dan riwayat kesehatan

3.

Hanya mereka yang kompeten sesuai perizinan, undang-undang dan peraturan yang berlaku dan dapat melakukan asesmen

4.

Asesmen awal medis dilaksanakan dalam 24 jam pertama sejak rawat inap atau lebih dini/cepat sesuai kondisi pasien atau kebijakan rumah sakit.

5.

Asesmen awal keperawatan dilaksanakan dalam 24 jam pertama sejak rawat inap atau lebih cepat sesuai kondisi pasien atau kebijakan rumah sakit.

6.

Asesmen awal medis yang dilakukan sebelum pasien di rawat inap, atau sebelum tindakan pada rawat jalan di rumah sakit, tidak boleh lebih dari 30 hari, atau riwayat medis telah diperbaharui dan pemeriksaan fisik telah diulangi.

7.

Untuk asesmen kurang dari 30 hari, setiap perubahan kondisi pasien yang signifikan, sejak asesmen dicatat dalam rekam medis pasien pada saat masuk rawat inap.

8.

Asesmen awal termasuk menentukan kebutuhan rencana pemulangan pasien (discharge)

9.

Semua pasien dilakukan asesmen ulang pada interval tertentu atas dasar kondisi dan pengobatan untuk menetapkan respons terhadap pengobatan dan untuk merencanakan pengobatan atau untuk pemulangan pasien.

10. Data dan informasi asesmen pasien dianalisis dan diintegrasikan. f. Pemulangan pasien : 1. DPJP yang bertanggung jawab atas pelayanan pasien tersebut, harus menentukan kesiapan pasien untuk dipulangkan. 2. Keluarga pasien dilibatkan dalam perencanaan proses pemulangan yang terbaik atau sesuai kebutuhan pasien. 3. Rencana pemulangan pasien meliputi kebutuhan pelayanan penunjang dan kelanjutan pelayanan medis. 4. Identifikasi organisasi dan individu penyedia pelayanan kesehatan di lingkungannya yang sangat berhubungan dengan pelayanan yang ada di rumah sakit serta populasi pasien. 5. Resume pasien pulang dibuat oleh DPJP sebelum pasien pulang. 6. Resume berisi pula instruksi untuk tindak lanjut. 7. Salinan resume pasien pulang didokumentasikan dalam rekam medis. 8. Salinan resume pasien pulang diberikan kepada praktisi kesehatan perujuk Dalam pengelolaan alur pasien sangat penting untuk mencegah terjadinya penumpukan, yang selanjutnya mengganggu terhadap keselamatan pasien. Pengelolaan yang efektif terhadap alur pasien ( seperti penerimaan, assesmen dan tindakan, transfer pasien dan pemulangan) dapat mengurangi penundaan asuhan kepada pasien. Komponen dari pengelolaan alur pasien termasuk : 

Ketersediaan tempat tidur rawat inap, jika kamar atau kelas yang dituju tidak ada pasien dapat di titip diruangan yang tersedia atau jika keluarga bersedia dapat naik ke kelas yang tersedia



Fasilitas yang tersedia untuk pasien yang di titipkan sementara tersedia sesuai kebutuhan pasien



Untuk pasien yang rencana rujuk dengan fasilitas ICU dapat di sediakan ruangan HCU dengan fasilitas yang tersedia di ruangan HCU



Jika terjadi penumpukan di unit IGD, dokter Jaga Ruangan membantu pelayanan di Unit IGD



Jika ruangan rawat inap yang tersedia masih terisi pasien yang belum pulang, maka pasien untuk sementara menunggu di ruang IGD



Memberikan pelayanan sesuai kebutuhan pasien, jika tidak tersedia pasien harus di rujuk



Menjelaskan alur kepada pasien jika akan di rawat inap



Menjelaskan alur kepada pasien jika akan dilakukan pemeriksaan penunjang



Menjelaskan alur kepada pasien jika akan dilakukan tindakan operasi dan pasca anestesi



Menyediakan tranportasi untuk pasien rujuk dan pasien pulang ke rumah



Menyediakan akses yang mendukung untuk pekerja sosial, keaagamaan dan sebagainya

BAB V DOKUMENTASI

1.

SPO Alur Pelayanan