Organisasi Si Sttgarut

2008

Perkembangan Organisasi Teknologi Informasi SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT Definisi tahap perkembangan dan perubahan bentuk organisasi teknologi informasi di Sekolah Tinggi Teknologi Garut dari tahun 2004 sampai dengan 2008.

UPT Perpustakaan Sekolah Tinggi Teknologi Garut 2008-01-01

1|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Latar Belakang PROFILE SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT (STT-GARUT) Sekolah Tinggi Teknologi Garut diselenggarakan mulai tahun 1991 berdasarkan keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 0.167/0/1991 tanggal 28 Maret 1991 dan bernaung di bawah Yayasan Al-Musaddadiyah. Pada saat ini STT-Garut menyelenggarakan empat jurusan/ program studi, yang terdiri dari 3 (tiga) jenjang strata satu (S-1) yaitu Teknik Industri, Teknik Sipil dan Teknik Informatika, serta 1 (satu) studi jenjang diploma tiga (D-3) yaitu Teknik Komputer. [HILDA] STT-Garut dalam pelaksanaan dan implementasinya, dikelola oleh seorang Ketua yang dibantu oleh para Pembantu Ketua. Di bawah Ketua dan Pembantu Ketua, terdapat unsur pimpinan jurusan yaitu Ketua dan Sekretaris Jurusan, serta pelaksana yaitu Staf Akademik (Dosen) yang didukung oleh unit-unit kerja yang meliputi Lembaga

Pengabdian

Masyarakat,

Bagian

Administrasi

Keuangan,

Bagian

Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Bagian Administrasi Umum dan Kepala Unit Pelayanan Teknis. Selain itu, untuk menjamin mutu pendidikan maka dibentuk Biro Penjaminan Mutu Pendidikan yang langsung bertanggung jawab kepada ketua. [HILDA] ORGANISASI TI DALAM STRUKTUR ORGANISASI STT-GARUT Sistem Informasi sudah menjadi sasaran pengembangan dalam Rencana Strategis STT-Garut tanun 2004 sampai dengan 2009 [RENSTRA: 23], namun organisasi TI dalam bentuk Strategic Business Unit (SBU) Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi mulai diberlakukan tanggal 3 Maret 2008 melalui SK Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Garut

U P T S y s t e m I n f o r m a s i |2

Gambar 1: Struktur Organisasi STT-Garut sebelum tahun 2008. YAYASAN AL-MUSADDADIYAH Senat Sekolah Tinggi KETUA Pembantu Ketua I

Biro Penjaminan Mutu

Biro Administrasi Akademik

UPT Perpustakaan

Pembantu Ketua II

Biro Administrasi Keuangan

Pembantu Ketua III

Senat Mahasiswa

Biro Umum

Program Studi

Koordinator Laboratorium

Dosen

Laboratorium

Keterangan: :

Jalur HIrarki

:

Jalur Koordinasi

UPT Sistem Informasi

Gambar 2: Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Teknologi Garut tahun 2008.

3|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

TUJUAN PENELITIAN Tulisan ini ditujukan untuk menjawab sejumlah pertanyaan berikut ini: 1. Bagaimana perkembangan organisasi TI di STT-Garut? 2. Bagaimana cara pandang organisasi terhadap Teknologi Informasi (TI) / Sistem Informasi (SI) dan organisasinya di setiap periode perkembangannya?. 3. Sejauh mana STT-Garut memposisikan organisasi TI dalam bisnisnya? Dan juga untuk memberikan sejumlah masukan kepada Manajemen Eksekutif STTGarut seputar manajemen organisasi TI yang sedang berjalan. METODE PENELITIAN Penelitian ditempuh dengan melakukan studi dokumen, observasi, dan wawancara.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i |4

Permasalahan Manajemen TI STT-Garut Sekitar tahun 1997-an, sebagian besar pekerjaan di Sekolah Tinggi Teknologi Garut (STT-Garut) dikerjakan dengan menggunakan perangkat komputer Pentium I yang saling terhubung melalui jaringan coaxial. Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Akademik sudah dioperasikan untuk kepentingan pencatatan, pemrosesan dan pencetakan dokumen akademik. Organisasi telah menunjuk Ahmad Zaky sebagai staf yang bertanggung jawab atas instalasi, perawatan, dan pengembangan TI/SI - meliputi perangkat keras komputer dan jaringannya, serta perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Akademik. KONTRIBUSI MAHASISWA Mahasiswa Dan Kepengurusan Laboratorium Komputer Sekitar tahun 2001-an, STT-Garut melalui Jurusan Teknik Informatika memutuskan untuk melibatkan mahasiswa Teknik Informatika dalam mengelola Laboratorium Komputer, sebagaimana tertulis dalam Laporan Pertanggung Jawaban mereka tanggal 4 Januari 2002, “Dalam salah satu pertemuan berikutnya, bapak Syakur (Sekretaris Jurusan Teknik Informatika saat itu, Red.) menegaskan bahwa kami mengganti posisi rekan kami (kakak angkatan, Red.) yang sebelumnya telah ditunjuk sebagai pengurus / kordinator laboratorium.” [LABKOM]. Di dalam laporan tersebut disebutkan bahwa kegiatan mereka meliputi : 1. Penjadwalan kegiatan praktikum komputer 2. Instalasi perangkat lunak komputer 3. Instalasi jaringan komputer 4. Inventarisasi komputer 5. Perakitan atau maintenance komputer

5|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

6. Penelitian untuk pengembangan teknologi informasi, dengan tujuan: “untuk pengembangan dan pemberdayaan teknologi komputer di laboratorium komputer STT-Garut.” [LABKOM] Pengelolaan Laboratorium Komputer Oleh Mahasiswa Di dalam laporan diceritakan bahwa, “Dalam pertemuan berikutnya, bapak Syakur menyebutkan bahwa bapak Wahyudin adalah ketua Laboratorium dan kami berada di bawahnya.”

[LABKOM] Sekalipun Labkom telah terpetakan dalam struktur

organisasi STT-Garut, namun menurut mahasiswa kepengurusan Labkom STT-Garut saat itu belum optimal karena ketua Labkom STT-Garut belum ditetapkan secara formal melalui SK. Tidak adanya kordinasi antara ketua Labkom dengan mahasiswa disebabkan karena penunjukan tersebut belum dikuatkan dengan Surat Keputusan Ketua STT-Garut, sebagaimana tersebut dalam laporan, “Tiada SK yang menegaskan beliau memiliki kapasitas tugas seperti itu. Inilah yang menyebabkan beliau tidak membuat jalur kordinasi dengan kami.” [LABKOM] Hal menarik pada isi laporan tersebut adalah bahwa pada tahun 2001 dan sebelumnya, organisasi laboratorium komputer yang bertugas melayani kegiatan praktikum semua Jurusan di STT-Garut dioperasikan sepenuhnya oleh mahasiswa teknik Informatika yang diperbantukan oleh Jurusan Teknik Informatika di Laboratorium Komputer. Dalam laporan tersirat bahwa sebelumnya organisasi Labkom dikelola penuh oleh mahasiswa, ”Dengan ketidakjelasan tersebut (Tidak adanya SK pengangkatan ketua Labkom, Red.), maka dipastikan kami akan kewalahan menghadapi tugas-tugas Labkom yang jumlahnya banyak dan seharusnya diurus di bawah kordinasi ketua Laboratorium.” [LABKOM] Pusat Teknologi Komputer (PUSTEKOM) Melalui laporan yang mereka tulis diketahui bahwa mahasiswa memiliki visi pengembangan organisasi Labkom. Hal tersebut tersirat dalam harapan mereka yang dituliskan pada bagian pendahuluan laporan, bahwa mereka berharap agar laporan

U P T S y s t e m I n f o r m a s i |6

tersebut “menjadi pembuka bagi usaha perbaikan dan pengembangan organisasi serta kegiatan laboratorium komputer.” [LABKOM]. Visi mereka kemudian diwujudkan dengan membuat Bab khusus dalam laporan tentang pengembangan organisasi yang dimaksud oleh mereka, yakni PUSTEKOM Dalam Laporan tersebut diusulkan agar “Pengurus laboratorium komputer diberi otoritas penuh atas pengelolaan laboratorium komputer, mulai dari pengelolaan organisasi, pengelolaan dana, dan penyelenggaraan kegiatan laboratorium komputer.” [LABKOM]. Mereka ingin STT-Garut memiliki unit dengan otonomi yang luas yang mengampu otoritas tersebut yakni PUSTEKOM, yang kegiatannya antara lain sebagai berikut: 1) Menyelenggarakan helpdesk, 2) Mengadakan dan merawat perangkat komputer, 3) Mengembangkan perangkat teknologi komputer dalam penelitian, dan 4) Pengabdian masyarakat dalam bentuk proyek implementasi teknologi komputer untuk masyarakat. Secara tidak langsung, mahasiswa telah memetakan kegiatan PUSTEKOM ke dalam tridarma perguruan tinggi, di mana bagian darma akademiknya diwujudkan dalam bentuk dukungan terhadap kegiatan akdemik (point 1 dan 2). Dalam laporan tersebut, mahasiswa menggambarkan struktur organisasi Pustekom, dipimpin oleh ketua yang ditunjuk oleh lembaga pendidikan, dibantu oleh satu atau lebih staf yang diangkat oleh lembaga pendidikan dan mahasiswa yang diangkat oleh kepengurusan. Mereka pun memetakan kegiatan PUSTEKOM secara spesifik diselenggarakan di : 1. Ruang Praktikum 2. Perpustakaan khusus 3. Aula pertemuan (untuk forum diskusi) 4. Pusat informasi (untuk Helpdesk) 5. Balai Usaha

7|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

6. Laboratorium Riset dan Teknologi 7. Ruang Organisasi Usulan tersebut kemudian direspon positif oleh ketua STT-Garut saat itu dan meminta agar Ahmad Hazairin Ramli Dipl.Inf (Dosen Teknik Informatika) untuk menjadi kepala Pustekom. Namun karena kesibukan di perusahaan konsultan TI yang dipimpinnya, akhirnya Pustekom tidak terwujud. PELEBARAN WILAYAH TUGAS LABKOM Sebagai akibat dari layanan Labkom yang tidak hanya untuk jurusan Teknik Informatika saja, tetapi juga bagi jurusan lain yang menggunakan Labkom, maka jabatan kepala Labkom kemudian diubah menjadi Koordinator Labkom dan mahasiswa yang diperbantukan disebut asisten kordinator Labkom. Sekitar tahun 2002-an, seiring dengan penurunan kinerja staf TI sebagai akibat dari kesibukan di perusahaan konsultan TI yang dipimpinnya, penanganan perangkat TI di STT-Garut akhirnya dilakukan oleh staf lain yang fungsinya berada di luar TI. Begitu pula dengan mahasiswa yang diangkat sebagai asisten kordinator Labkom, terkadang mereka ikut menangani perangkat TI di luar Labkom. Dengan demikian maka pelayanan Labkom saat itu tidak hanya bagi para pengguna Labkom semua jurusan saja, tetapi juga untuk staf STT-Garut, apakah pelayananan tersebut karena diminta pengguna atau inisiatif sendiri. Pada tahun ini asisten telah melakukan pengembangan teknologi sebagai berikut: 1. File server untuk tujuan: a. Mengakses sumber daya yang diperlukan asisten saat memasang dan merawat perangkat komputer. b. Pengamanan komputer terpusat dengan server anti virus. c. Membagi koneksi internet.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i |8

2. Menghubungkan jaringan kantor dengan laboratorium melalui file server. Wilayah layanan Labkom pada tahun ini hampir meliputi setiap bagian di STT-Garut. Permasalahan timbul awal tahun 2003, yakni saat Kordinator Labkom terlalu mempercayakan semua urusan Laboratorium Komputer kepada asistennya – mungkin karena hingga tahun 2003 SK pengangkatan belum dikeluarkan. Sementara itu, pekerjaan di luar Labkom menyebabkan asisten kehilangan banyak waktu untuk menangani pekerjaan utamanya di Laboratorium Komputer. Dengan kata lain, Labkom hampir telah ditinggalkan oleh pengurusnya. Sejumlah besar pengajuan kebijakan seputar penggunaan Laboratorium Komputer dari para penggunanya tidak dikeluarkan. Beberapa diantaranya kemudian menyebabkan terganggunya kegiatan di Laboratorium Komputer sehingga menurunkan tingkat kepercayaan pengguna dan berujung pada penggantian Koordinator Labkom. Kemudian jabatan kordinator Labkom diserahkan kepada staf TI STT-Garut, dan alumni yang saat mahasiswa mengajukan PUSTEKOM kemudian diangkat sebagai staf dan kepala Labkom STTGarut. Tahun 2003 merupakan tahun di mana terjadi peningkatan penggunaan komputer di Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Sistem informasi kedua dikembangkan melalui mekanisme outsourcing, yakni Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa. Pada awalnya sistem ini dikembangkan dengan menggunakan arsitektur local database sebagaimana Sistem Informasi Manajemen Akademik. Tetapi kebijakan manajemen untuk melayani transaksi melalui lebih dari satu loket menyebabkan perombakan arsitektur menjadi client server database. Perombakan tersebut menyebabkan munculnya aristektur database baru, yakni Database Server dan pekerjaan baru yakni administrasi Database Management Sistem - yang meliputi user dan maintenance database. Lembaga tidak mengeluarkan kebijakan mengangkat staf TI khusus untuk pekerjaan tersebut, melainkan membebankannya kepada kepala Laboratorium Komputer.

9|P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tahun 2004 sistem ketiga dikembangkan melalui mekanisme outsourcing, yakni Sistem

Pencatatan

Kehadiran

dan

Pembayaran

Honor

Dosen.

Karena

pengembangnya sama dengan sistem kedua, maka database-nya bersatu. Namun integrasi database belum dianggap persoalan penting oleh Lembaga, sehingga pada periode berikutnya SMS Center dikembangkan dengan database terpisah sekalipun data nya bersumber dari database Sistem Informasi Manajemen Akademik dan dua Sistem lainnya. Hal ini menyebabkan munculnya tugas baru bagi kepala Laboratorium Komputer, yakni memperbaharui database SMS Center setiap semester. Tahun 2007, Sekolah Tinggi Teknologi Garut mulai hadir di internet. Pembuatan situs kampus dilakukan melalui mekanisme outsourcing. Beberapa bulan kemudian, tugas pengelolaan situs dilimpahkan kepada Laboratorium Komputer. Sehingga kini kepala Laboratorium Komputer selain bertanggung jawab atas perangkat dan kegiatan di Laboratorium Komputer, juga bertanggung jawab atas semua perangkat lunak yang beroperasi di berbagai medium, seperti tampak pada model berikut ini:

Wide Area Network Jaringan Kompter Kabel dan Nirkabel Berbasis W E B

Sistem Informasi Manajemen Kampus Ja rin ga n

Se lu le r

Berbasis Windows

l ca Lo

ea Ar

t Ne

rk wo

Gambar 3. Model Jalur Informasi STT-Garut.

Pada tahun yang sama, ketua STT-Garut menunjuk Laboratorium Komputer untuk membangun internet hotspot di lingkungan kampus. Kesuksesan hotspot di STTGarut menyebabkan Yayasan al-Musaddadiyah menunjuk Laboratorium Komputer

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 10

STT-Garut untuk membangun jaringan kota dan bertanggung jawab atas distribusi internet di seluruh lembaga yang berada di bawah naungannya.

Gambar 4 : Internet Hotspot Sekolah Tinggi Teknologi Garut

Gambar 5: Layout Jaringan MAN Yayasan al-Musaddadiyah

11 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

W i-F

i

W i-F i

Gambar 6: Disribusi Internet al-Musaddadiyah melalui jaringan kota

Hingga akhir tahun 2007, tugas Laboratorium Komputer yang dijalankan oleh kepala Laboratorium Komputer dan dua asisten mahasiswanya meliputi: 1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut. 2. Pengelolaan data library, ftp server dan backup pada file server. 3. Pengelolaan Database Management Sistem pada database server. 4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi terkait dan anjungan internet. 5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut. 6. Penelitian dan Pengembangan perangkat lunak penunjang Sistem Informasi yang harus dipublikasikan melalui Buletin Teknologi Informasi. 7. Pengelolaan kegiatan forum TI tahunan dalam bentuk Workshop. Pembebanan tugas Laboratorium Komputer di luar fungsi dan kapasitasnya tersebut menyebabkan dikeluarkannya sebuah keputusan internal oleh kepala Labkom, yakni

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 12

otomatisasi terhadap sejumlah pekerjaan Labkom. Dan dikeluarkan pula sebuah usulan kepala Labkom kepada STT-Garut agar STT-Garut membentuk Unit Teknologi Informasi yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas pekerjaan yang sebagian besar telah dibebankan kepada Laboratorium Komputer. Akhirnya, usulan pembentukan Unit Teknologi Informasi (UTI) sebagai organisasi TI disetujui oleh ketua STT-Garut di dalam rapat senat pada tahun 2007. Namun karena belum ada SK Ketua STT-Garut untuk UTI, maka selama masa menunggu itu pekerjaan kepala Labkom pada domain organisasi TI hanya merancang struktur dan fungsi organisasi berdasarkan ide PUSTEKOM, mensimulasikan fungsi tersebut dengan bantuan mahasiswa, dan melaporkan sejumlah rancangan parsialnya kepada ketua STT-Garut, di antaranya program jangka panjang, mekanisme pembinaan kegiatan kemahasiswaan dalam organisasi TI, serta fungsi dan struktur organisasi TI. Pada tanggal 3 Maret 2008, ketua STT-Garut kemudian menetapkan organisasi TI dalam bentuk UPT Sistem Informasi.

Gambar 7: Model kegiatan UTI yang dikembangkan oleh Kepala Labkom STT-Garut tahun 2007 berkaitan dengan penjaringan pelajar sebagai potential market perguruan tinggi

13 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Gambar 8: Perangkat Otomatisasi Ekspor Database

ANGGARAN PENGEMBANGAN TI Pengelolaan keuangan UPT TI terkait dengan pengembangan TI masih dipegang oleh biro keuangan STT-Garut. Mulai tahun 2003, rata-rata setiap satu tahun sekali STTGarut mengalokasikan dana pengembangan Sistem Informasi. 2003

:

Sistem Pembayaran Uang Kuliah Mahasiswa

2004

:

Sistem Pembayaran Honor Dosen

2005

:

Pengadaan perangkat komputer terminal Sistem Informasi

2006

:

SMS Center dan pengadaan server

2007

:

Sistem Perpustakaan dan jaringan Wifi

2008

:

Pengadaan Infrastruktur SI

sebagai

Setiap bulan STT-Garut menganggarkan dana cadangan untuk pengadaan dan perawatan perangkat, serta honor kepala UPT TI berikut asistennya.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 14

Gambar 9: Ruang Unit Teknologi Informasi

TAHAP PERKEMBANGAN ORGANISASI TI STT-GARUT Dengan demikian maka tahapan penting perkembangan organisasi TI di STT-Garut dari tahun 1997 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut: 1. Tahap Awal. Pada awalnya pengelolaan TI di STT-Garut dilakukan oleh staf TI. 2. Tahap Ide. Saat kinerja staf TI melemah, mahasiswa yang menjadi asisten kordinator Labkom menggantikan fungsinya. Hal ini menyebabkan wilayah tugas Labkom meluas dan menambah beban asisten. Beban ini menstimulus asisten untuk mengusulkan PUSTEKOM sebagai organisasi TI yang menjalankan fungsi pelayanan, pengelolaan dan pengembangan terhadap teknologi komputer di wilayah tridarma perguruan tinggi. 3. Tahap Persiapan. Unit Teknologi Informasi yang diajukan oleh kepala Laboratorium Komputer sekalipun telah disetujui oleh ketua STT-Garut melalu rapat senat tapi belum ditentukan posisinya dalam struktur organisasi.

15 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

4. Tahap Pembentukan. Organisasi TI ditetapkan kedudukannya dalam struktur organisasi STT-Garut melalui SK Ketua STT-Garut , dalam bentuk SBU Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi.

Gambar 10: Perkembangan kontribusi asisten kordinator Labkom dan senat Perguruan Tinggi STTGarut terhadap pembentukan organisasi TI STT-Garut

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 16

Analisis Kondisi Organisasi TI Terkini PANDANGAN STT-GARUT TERHADAP ORGANISASI TI Tujuan Strategis Di dalam rencana strategisnya disebutkan bahwa tujuan kegiatan akademik STTGarut dalam lima tahun mendatang dirumuskan secara umum sebagai berikut: 1.

Meningkatkan efisiensi pendidikan dan pengajaran.

2.

Menghasilkan output lulusan yang berkualitas yang bukan saja dapat menjawab tantangan pembangunan dan kebutuhan tenaga kerja bidang rekayasa dan teknologi informasi tetapi juga mempunyai peluang dalam bidang kewirausahaan.

3.

Meningkatkan posisi STT-Garut sebagai perguruan tinggi yang dapat terus mengikuti

perkembangan

teknologi

dan

informasi

serta

berupaya

menghasilkan lulusan yang berkualitas sehingga mampu bersaing secara global [RENSTRA: 4]. Salah satu upaya yang ditempuh untuk meningkatkan posisi tersebut adalah dengan menetapkan Sistem Informasi sebagai salah satu sasaran pengembangan [RENSTRA : 23]. STT-Garut menetapkan pengembangan Sistem Informasi merupakan bagian dari rencana strategis untuk mencapai tujuan strategis nya [RENSTRA : 21]. Rencana Pengembangan Sistem Informasi Sub bab ini dikutip seluruhnya dari Rencana Strategis 2004-2009 Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Keberadaan sarana sistem informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tinggi merupakan suatu tuntutan dan keharusan. Pemenuhan kebutuhan sistem informasi di STT-Garut dilakukan dengan mengimplementasikan sistem manajemen informasi. Sistem informasi manajemen tidak hanya menghubungkan unit-unit yang berada

17 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

dalam lembaga juga antara lembaga dengan dunia luar. Sistem jaringan informasi yang digunakan selain dengan menggunakan sistem LAN (Local Area Network), juga telah dilengkapi dengan sistem jaringan internet. Seiring dengan visi dan misi STT-Garut, maka sistem informasi manajemen ini menggunakan sistem komputerisasi.

Hal ini dimaksudkan untuk peningkatan

layanan dan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan informasi. Selain itu juga sistem informasi ini diharapkan dapat menunjang dan mendukung serta peningkatan proses belajar mengajar yang ada di lingkungan STT-Garut (merupakan salah satu dari tujuan strategis) yang senantiasa berkaitan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan cara memperluas jaringan baik lokal maupun global dengan jalan: 1.

Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa dipergunakan oleh seluruh komponen sivitas akademika.

2.

Mengadakan program pelatihan untuk mengakses informasi dengan perangkat yang telah ada kepada seluruh sivitas akademika.

3.

Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui internet sehingga mempermudah masyarakat luas (khususnya civitas akademika) untuk mendapatkan informasi yang lengkap mengenai STTG.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 18

Tabel 1 Ringkasan Pengembangan Sistem Informasi Sasaran No

Kegiatan

Pelaksana t1

t2

t3

t4

t5

1

Up date web

PI

PI

PI

PI

PI

S

2

Hot Spot area

PII

PII

PI

PI

PI

S

3

Sistem Infomasi Akademik

PI

PI

PI

PI

PI

S

4

Sistem Informasi Keuangan

PII

PII

PI

PI

PI

S

5

Sistem Informasi Personalia

PII

PII

PII

PI

PI

S

6

Sistem Informasi Perpustakaan

PII

PII

PII

PI

PI

S

7

Sistem Informasi Ruang/ Lahan

PII

PII

PII

PII

PI

S

8

Integrasi informasi unit fungsional

PII

PII

PI

PI

PI

S

9

Media Informasi elektronik

PII

PII

PII

PI

PI

S

PI

:

rencana harus dilakukan sepenuhnya

P II

:

rencana dilaksanakan sejauh memungkinkan

P III

:

rencana dilaksanakan sesuai dengan kemampuan sumberdaya yang tersedia

19 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tugas Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi (UPT SI) Menurut SK Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008, UPT Sistem informasi adalah unsur pelaksana kegiatan di bidang pengolahan data dan sistem informasi akademik pada STTG, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Ketua STTG. UPT Sistem Informasi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menyimpan data dan informasi serta memberikan pelayanan untuk kebutuhan Administrasi Akademik, Umum, Keuangan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta tugas-tugas lain yang diberikan oleh Ketua STTG. Untuk menyelenggarakan tugasnya, UPT Sistem Informasi dibantu oleh Sub-Biro/ Staf: 1. Input dan Processing data yang bertugas mengumpulkan dan mengolah data dan informasi; 2. Output dan Arsip data yang bertugas menyajikan, menyampaikan dan menyimpan data dan informasi; 3.

Administrasi yang bertugas melaksanakan urusan tata usaha UPT Sistem Informasi;

LINGKUP TUGAS UPT SI DALAM MELAKSANAKAN RENSTRA PENGEMBANGAN SI Berikut ini digambarkan tentang sejauh mana tugas UPT SI mengakomodasi renstra pengembangan SI:

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 20

JALAN PENGEMBANGAN 1. Menyediakan perangkat sistem informasi yang bisa dipergunakan oleh seluruh komponen sivitas akademika 2. Mengadakan program pelatihan untuk mengakses, informasi dengan perangkat yang telah ada kepada seluruh

MAMPU

X/√ √

sivitas akademika 3. Menyediakan akses tentang STTG secara on-line melalui internet sehingga mempermudah masyarakat luas

X/√

(khususnya civitas akademika) untuk mendapatkan informasi yang lengkap mengenai STTG Menyediakan perangkat untuk mengakses informasi di LAN ataupun Internet tidak dapat dilakukan oleh UPT SI jika tugas staf 1 dan 2 hanya seputar penanganan data atau informasi. Namun jika meliputi pengelolaan perangkat teknologinya, maka UPT SI mampu untuk memenuhi jalan pengembangan. Jika memang UPT SI tidak dapat menyediakan perangkat, maka pengelolaannya mungkin dilakukan oleh pihak ketiga melalui mekanisme outsorcing. ORGANISASI BERDASARKAN FUNGSI UPT SI TAHUN 2008 Fungsi UPT SI UPT SI melanjutkan

aktivitas yang selama ini dijalankan oleh Labkom. UPT SI

berusaha untuk mengambil sebagian besar tugas organisasi Labkom, kecuali pengelolaan kegiatan di Labkom. Fungsi UPT SI STT-Garut antara lain sebagai berikut: 1. Perawatan dan instalasi perangkat komputer di lingkungan STT-Garut. 2. Pengelolaan file server untuk kepentingan data library dan backup data. 3. Pengelolaan database server.

21 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

4. Pengelolaan jaringan internet LAN dan MAN, berikut perangkat interkoneksi terkait dan anjungan internet. 5. Pengelolaan situs kampus STT-Garut. 6. Riset Teknologi Informasi seputar pengembangan perangkat lunak penunjang sistem informasi, perkuliahan, praktikum dan kegiatan bisnis masyarakat yang dipublikasikan melalui Forum Diskusi TI, Workshop, atau Buletin Teknologi Informasi. 7. Pengelolaan inventory 8. Pengelolaan Perpustakaan 9. Helpdesk Fungsi tersebut kemudian dikelompokan berdasarkan wilayah tugas dan kelompok fungsi sebagai berikut:

WILAYAH TUGAS / KELOMPOK FUNGSI CORE FUNCTION

INFORMASI 1) Perencanaan dan pengelolaan situs kampus 2) Perencanaan dan pengelolaan Anjungan Informasi

INFRASTRUKTUR

RISTI

Perencanaan, Instalasi, pengawasan, dan perawatan infrastruktur TI di lingkungan STTGarut.

1) RISTI seputar pengembangan perangkat lunak penunjang sistem informasi, perkuliahan, praktikum dan kegiatan bisnis masyarakat 2) Publikasi produk kegiatan RISTI dalam bentuk Workshop ataupun Buletin TI. 3) Pengelolaan Balai Latihan Kerja Mahasiswa (BLKM) 4) Pengelolaan kegiatan pelatihan dan sertifikasi.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 22

SUPPORT FUNCTION System Administration

1) Penanganan Database Management Sistem pada database server. 2) User Management dan Folder Security pada File Server

1) Bandwidth Controller pada Router 2) Filter dan Internet Cache Management pada Firewall 3) Antivirus Client Server Management

3) User & content management pada situs kampus.

Data Warehouse Quality

&

1) Pengumpulan dan pengelolaan kualitas bahan baku informasi digital, seperti album foto, gambar, suara, video, dan sebagainya pada file server. 2) Data & informasi quality assurance

Management

2) Software & Hardware Quality Assurance

1) Standarisasi, pemetaan, dan pemantauan Jaringan.

2) Pengembangan SOP layanan informasi pada web atau anjungan informasi

2) Pengelolaan Registrasi Internet Hotspot

Information Centre, menangani buku tamu online dan pertanyaan seputar kampus atau organisasi TI.

Pengumpulan dan pengelolaan kualitas referensi digital dan non digital terkait RISTI, misalnya e-Book dan Referensi Teknis lainnya pada file server.

3) Inventarisasi Aset Organisasi TI.

1) Pencatatan alamat kontak internet sivitas akademika

3) Multimedia processing

Helpdesk

1) Pengumpulan dan pengelolaan kualitas sumber daya perangkat lunak pada file server

3) Pencatatan masalah perangkat TI 4) Pengembangan standard operational procedure penggunaan perangkat teknologi informasi. Support Centre, menangani persoalan seputar perangkat TI

1) Pencatatan risalah kegiatan forum TI. 2) Dokumentasi Administrasi BLKM 3) Pengelolaan registrasi pelatihan dan sertifikasi TI. 4) Pengembangan standard operational procedure dan kurikulum pelatihan atau sertifikasi TI.

Learning Centre, melayani informasi seputar pelatihan dan sertifikasi TI.

23 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Organisasi UPT SI Berdasarkan fungsi tersebut dan disesuaikan dengan sumber daya yang ada, kepala UPT SI merancang struktur organisasi UPT TI sebagai berikut:

Gambar 11. Struktur Organisasi UPT SI

Deskripsi Tugas Chief of Information Organization

:

Memimpin organisasi, merancang rencana strategis TI dan mengambil keputusan

berdasarkan kepada rencana

strategis STT-Garut untuk mewujudkan misi dan visi STTGarut.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 24

INFORMATION CENTRE Data Warehouse &

:

Quality Assurance

1. Mengelola data pada file server, meliputi: pengumpulan, pengujian, pengelompokan, dan penetapan hak akses atas data tersebut. 2. Melakukan pengukuran terhadap kualitas data dan informasi yang tersimpan pada file server, ataupun yang menjadi input atau yang diproduksi oleh SI

Information

:

Engineering

Merekayasa informasi sesuai dengan kebutuhan sub biro lainnya. Rekayasa informasi dalam bentuk multimedia processing dan lain sebagainya. Produk rekayasa informasi misalnya, spot iklan yang dipublikasikan di Web, Anjungan Informasi, Radio, dan lain sebagainya.

Data Base

:

Mengelola Data Base Management System meliputi hak akses pengguna, maintenance data base dan server, dan lain sebagainya.

WEB

:

Mengelola dan mengembangkan portal kampus di internet yang meliputi situs kampus, berita, rumah alumni, rumah mahasiswa, rumah dosen, forum, galeri kegiatan, elearning, email, UPT, SIMAK Online, dan lain sebagainya.

Kegiatannya

meliputi

publikasi

produk

rekayasa informasi, pengamanan portal, penentuan hak user atau pengunjung, dan lain sebagainya. Hep Desk

:

1. Melayani kunjungan dan pertanyaan secara online ataupun offline seputar kampus dan organisasi TI

25 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

khususnya berdasarkan data dan informasi. 2. Melakukan

survei

kepada

customer

yang

menunjang pengukuran layanan dan tingkat kematangan organisasi TI. TECHNICAL SUPPORT CENTRE Inventory

:

Mengelola aset organisasi TI khususnya dan aset TI di STTGarut. Kegiatannya meliputi pendataan dan pengamanan aset, serta pencatatan peminjaman dan perbaikannya.

Peripheral

:

Mengelola perangkat lunak dan keras komputer serta piranti terkait (seperti printer dan lain sebagainya). Kegiatannya

meliputi

instalasi,

pengamanan

dan

troubleshooting, Network

:

Mengelola pengamanan,

jaringan

komputer,

troubleshooting,

meliputi

instalasi,

pemetaan,

dan

pengembangan jaringan. Help Desk

:

Melayani kunjungan, pertanyaan seputar perangkat, mengelola registrasi internet hotspot, dan permintaan penanganan teknis.

LEARNING CENTRE Research

:

1. Melakukan penelitian terhadap perangkat TI (khususnya Open Source) yang dapat diterapkan dan menunjang bisnis strategis STT-Garut. 2. Mendiskusikan penelitian di dalam forum TI

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 26

3. Mempublikasikan hasil penelitian melalui Buletin Teknologi Informasi. Education

:

1. Menyelenggarakan pelatihan seputar TI dari sisi teknik ataupun managemen. Diharapkan dapat bekerja sama dengan penyelenggara sertifikasi TI. 2. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk diperbantukan pada UPT SI dalam menjalankan fungsinya.

Grounding Hall

:

Menyelenggarakan balai latihan kerja mahasiswa di bidang TI, yang secara jangka panjang diharapkan dapat menjadi sektor real yang memberikan keuntungan pendidikan bagi mahasiswa, dan finansial (minimalnya dapat menunjang operasional UPT SI) dan popularitas bagi bagi UPT SI khususnya dan STT-Garut umumnya.

Help desk

:

Menginformasikan registrasinya.

kegiatan

kursus

dan

melayani

27 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Proses Bisnis Relasi Penelitian dan Pelatihan dalam Proses Bisnis

Strategi Pengujian Organisasi dan Fungsinya Setelah ditetapkan sebagai organisasi TI yang ada begitu struktur organisasi baru ditetapkan tahun 2008, rencana strategis pun harus diimplementasikan. Termasuk di dalamnya tugas UPT SI harus dijalankan, dan staf harus segera diadakan. Namun hingga bulan Oktober ini, keputusan penambahan staf belum dikeluarkan oleh ketua STT-Garut. Jabatan kepala UPT SI masih dirangkap dengan kepala Labkom. Padahal semua fungsi tidak dapat dilakukan oleh kepala UPT SI seorang diri.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 28

Untuk menguji organisasi UPT SI dan fungsinya, kepala UPT SI menunjuk empat orang mahasiswa sebagai asisten untuk mengkoordinasikan mahasiswa yang menjalankan fungsi pusat layanan UPT SI (Service Centre: Information, Technical Support, & Learning), yakni satu orang dalam fungsi penanganan informasi, dua orang dalam fungsi penanganan infrastruktur (untuk network dan peripheral), dan satu orang untuk fungsi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. UPT SI menyertakan sejumlah mahasiswa untuk membantu tugas keempat asisten tersebut. Mahasiswa yang membantu tersebut disebut workgroup, diseleksi mengikuti mekanisme perekrutan yang telah ditetapkan UPT SI, dimana asisten adalah mahasiswa tingkat III, dan pembantu mereka adalah mahasiswa tingkat II, dan mereka telah mengikuti forum TI serta memenuhi syarat kompetensi yang diperoleh dengan atau tanpa mengikuti diklat yang diselenggarakan oleh UPT SI. Semua anggota workgroup wajib mengikuti kegiatan penelitian dan pengabdian UPT SI. Fungsi hepdesk dijalankan secara bergantian oleh anggota workgroup. Kedudukan asisten kepala UPT SI di dalam helpdesk sebagai support. Asisten memberikan pelatihan kepada anggota workgroup-nya agar dapat menjalankan fungsi helpdesk. Sementara asisten mempelajari berbagai tugas manajemen TI dan melakukan penelitian dalam bimbingan kepala UPT TI. Kegiatan penelitian selain untuk perkembangan TI STT-Garut juga dapat dijadikan kegiatan Kerja Praktek untuk masing-masing asisten. Pengembangan TI juga dilakukan oleh mahasiswa yang magang di UPT SI

29 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Penutup KESIMPULAN Dalam perjalanan pengembangan TI, terjadi pergeseran dari organisasi Labkom menjadi organisasi TI yang secara umum disebabkan karena : 1. Penurunan kinerja staf TI. 2. Penunjukan tugas tanpa kekuatan hukum (Surat Keputusan). 3. Munculnya ide PUSTEKOM dari mahasiswa yang menjadi asisten kordinator Labkom. 4. Keleluasaan asisten kordinator Labkom dalam mengembangkan fungsi Labkom. STT-Garut kemudian menjadikan Sistem Informasi sebagai salah satu objek pengembangan dalam RENSTRA tahun 2004-2009. Tahun 2008 STT-Garut menetapkan organisasi TI dalam bentuk SBU, yakni UPT Sistem Informasi yang tugas staf / sub biro dalam RENSTRA diragukan dapat menjalankan sejumlah fungsi yang sementara ini sudah dijalankan oleh Labkom. Tugas UPT SI cenderung difokuskan kepada pengelolaan informasi saja, dan tidak meliputi infrastruktur. Pada kenyataannya UPT SI masih berada pada tahap persiapan, karena belum ditunjang dengan ketersediaan staf serta kepala UPT yang bebas rangkap jabatan dan ditunjuk dengan kekuatan hukum dan kontrak kerja yang mengikat (melalui Surat Keputusan Ketua STT-Garut). Keikutsertaan mahasiswa dalam kepengurusan UPT SI hanya merupakan strategi untuk meguji organisasi dan fungsi manajemen TI dengan level layanan atau kegiatan yang minimal.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 30

SARAN 1. Aktivitas manajemen TI yang dilaksanakan oleh Labkom dan dilanjutkan oleh UPT SI adalah kebutuhan kritikal, yang dilakukan karena memang diperlukan. Kebijakan

dan

dukungan

STT-Garut

terhadap

organisasi

TI

akan

mempengaruhi banyak pekerjaan terkomputerisasi. Karenanya organisasi TI akan mempengaruhi performa bisnis proses STT-Garut. STT-Garut harus segera meningkatkan performa layanan organisasi TI, dengan cara meningkatkan sumber daya. 2. Sebaiknya diperjelas dalam RENSTRA berikutnya, apakah tugas UPT SI meliputi pengelolaan terhadap teknologi TI atau tidak?. Jika meliputi, maka harus ada penjelasan atas rincian tugas UPT SI yang disebutkan dalam SK Ketua STT-Garut Nomor: 170/STTG/A-1/III/2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Jika tidak meliputi, maka harus dijelaskan pula apakah STT-Garut memiliki unsur penunjang khusus yang menangani teknologi seperti misalnya UPT Teknologi Informasi yang dipimpin oleh Chief of Techology Organization (CTO), atau diserahkan pengelolaannya kepada pihak ketiga. Jika demikian maka harus dikeluarkan surat ketetapan baru yang mencantumkan unsur penunjang khusus tersebut atau penjelasan tentang pengelolaan infrastruktur TI. Bagaimanapun, harus ada kejelasan siapakah pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan teknologi atau infrastruktur TI ini karena merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan SI. 3. Dalam performanya yang sekarang ini, UPT TI harus tetap memperhatikan kunci sukses yang didefinisikan oleh Treacy dan Wirsema: Operational excellence, product leadership, dan customer intimacy.

31 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Gambar 12 Advantage and disadvantage—dimensions of competency (source: M. Treacy and F. Wiersma, The Discipline of Market Leaders: Choose Your Customers, Narrow Your Focus, Dominate Your Market, HarperCollins, London, 1995)

Operational excelence: UPT SI harus menyediakan produk atau layanan yang murah, mudah, dan berkualitas. Product leadership: UPT SI harus terus mengembangkan produk dan layanannya agar lebih memenuhi kebutuhan customernya. Customer Intimacy: UPT SI harus proaktif mencari tahu kebutuhan customernya. 4. Kondisi permintaan layanan yang banyak dengan tingkat pelayanan yang rendah menyebabkan UPT SI disebut ‘Wild cat’. Kesuksesan dicapai dengan meningkatkan inovasi. Dalam posisi ini strategi TI/SI difokuskan pada tugas dan pengembangan proses, mengidentifikasi pelanggan potensial, dan jenis segmen pelanggan.

U P T S y s t e m I n f o r m a s i | 32

Gambar 13: Product portfolio (source: Boston Consulting Group)

Referensi Hilda Ainis Syifa, 2008. Rencana Strategis Pengembangan Lembaga Pendidikan (Studi Kasus pada Sekolah Tinggi Teknologi Garut). Program Pascasarjana Universitas Negeri Sunan Gunung Djati Bandung.Indonesia. John Ward dan Joe Pappard. 2002. Strategic Planning for Information System 3rd Edition. John Wiley & Sons, Ltd. England. Laporan Pertanggung Jawaban Periode Kepengurusan 2002/2003. Laboratorium Komputer Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia. Panduan Akademik. 2001. Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia. Rencana Strategis 2004/2009 Sekolah Tinggi Teknologi Garut, 2004. Indonesia. Rinda Cahyana, 2007. 10 Years Yamusa Network. Unit Teknologi Informasi Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Indonesia.

33 | P e r k e m b a n g a n O r g a n i s a s i T I

Tentang Penulis Rinda Cahyana, lahir di Ciamis tanggal 17 Oktober 1979. Lepas dari program IPA SMUN 1 Subang tahun 1997 sempat di terima sebagai mahasiswa sarjana program studi teknik mesin Sekolah Tinggi Teknologi Kutawaringin Subang, dan peserta calon mahasiswa Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri (STPDN). Namun pendidikan sarjananya diselesaikan pada program studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Pada tahun 2003 sempat diterima sebagai Staf TI di PT Pratita Prama Nugraha Jakarta Pusat, dan hingga kini sebagai tenaga pengajar dan kepala Laboratorium Komputer di Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2005 diangkat sebagai tenaga pengajar Pegawai Negeri Sipil Departemen Pendidikan Nasional di lingkungan Kordinator Perguruan Tinggi Swasta Wilayah IV Jawa Barat dan Banten yang diperbantukan di Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Tahun 2007 melanjutkan pendidikan pascasarjana program studi Teknik Informatika spesialis Sisten Informasi di Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung.