Modul 9 - Communication Management.docx

MODUL PERKULIAHAN

MANAJEMEN KONSTRUKSI Project Communication Management

Fakultas

Program Studi

Fakultas Teknik Perencanaan dan Desain

Program Studi Teknik Sipil

12017

1

e-learning

09

Kode MK

Disusun Oleh

81004

Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Abstrak

Kompetensi

Modul ini memberikan pengetahuan kepada mahasiswa mengenai pengertian dan fungsi manajemen, pengertian proyek, manajemen proyek, unsur-unsur yang terlibat serta hubungan kerja diantaranya mereka

Mahasiswa mengetahui dan memahami pengertian manajemen proyek, unsur-unsur yang terlibat dan hubungan kerja diantara mereka.

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

1. PENDAHULUAN Sebagian besar waktu seorang project manager digunakan untuk pekerjaan yang bersifat komunikasi, contoh : telepon, korespondensi, email, laporan, presentasi, negosiasi, klarifikasi dan lain – lain. Banyak salah paham terjadi akibat komunikasi yang tidak teratur. Informasi yang tidak jelas, simpang siur dan tidak akurat sangat sering terjadi pada proyek berskala besar. Kesuksesan proyek memerlukan proses komunikasi yang baik antara stakeholder untuk menyampaikan ide dan informasi. Project communication management terdiri dari 3 proses, yaitu : a.

Communication planning, meliputi identifikasi stakeholder dan kebutuhan mereka dalam berkomunikasi dan menentukan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut

b.

Manage communications, meliputi mengelola stakeholder, distribusi informasi dan laporan proyek. Stakeholder adalah seluruh pihak yang berkepentingan terhadap suksesnya sebuah proyek. Oleh karena itu mereka harus diintegrasikan dengan komunikasi yang baik. Project manager harus mendistribusikan informasi yang benar pada waktu yang tepat kepada stakeholder yang memerlukannya. Project manager juga harus melaporkan kemajuan pekerjaan dan membuat prakiraan terhadap kondiri proyek di masa mendatang

c.

Control communication, merupakan proses monitoring dan kontrol untuk memastikan bahwa seluruh informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder telah dipenuhi

22017

2

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Pengalaman memberikan pelajaran bahwa kita perlu sebuah rencana komunikasi yang terstruktur, baik untuk yang informal maupun formal. Komunikasi proyek bukan sekedar laporan berkala, tetapi banyak hal yang masih harus diatur, sebagai contoh adalah bentuk komunikasi yang bagaimana yang diinginkan oleh stakeholders tertentu. Informasi apa yang diperlukan oleh masing – masing stakeholder, bagaimana frekuensi pelaporannya dan lain sebagainya. 2. PLAN COMMUNICATION MANAGEMENT Perencanaan komunikasi proyek fokus pada informasi apa saja yang diperlukan, siapa saja yang memerlukan informasi dan kapan diperlukannya. Project manager harus mempertimbangkan faktor kondisi / budaya perusahaan, antara lain sebagai berikut : a. Struktur organisasi dan budaya perusahaan b. Peraturan – peraturan dan standar operation procedure c. Sistem dan prosedur d. Sumber daya manusia e. Kondisi pasar yang ditarget oleh perusahaan f.

Toleransi terhadap resiko

g. Sistem manajemen informasi h. Historical information i.

Lesson learned dari proyek sebelumnya

Setiap proyek memiliki batasan dan asumsi – asumsi yang diterapkan dalam pelaksanaannya. Contoh dari batasan tersebut adalah kewajiban kontraktual, dimana ini merupakan komunikasi tertulis yang sangat mengikat pada kedua belah pihak. Makin detail dokumen kontrak, maka makin mengurangi perselisihan antara pemberi tugas dengan kontraktor / konsultan. Sedangkan contoh dari asumsi adalah sistem komunikasi kepada atasan yang harus bersifat tatap muka, tetapi seharusnya dapat melalui email saja. Asumsi yang tidak tepat akan memicu salah paham. Stakeholders

memerlukan

informasi

yang

berbeda

beda

tergantung

dari

kepentingannya terhadap proyek. Dengan demikian informasi tertentu tidak perlu didistribusikan secara merata kepada seluruh stakeholder. Project manager harus menentukan jalur komunikasi yang tepat dan efektif untuk tiap group stakeholder. Sebagai contoh, untuk group konsultan dapat memanfaatkan teknologi Whatsapp, sedangkan untuk group upper management harus lebih formal menggunakan email dan surat. Budaya dan kebiasaan perusahaan sangat mempengaruhi saluran komunikasi ini. Komunikasi dengan birokrat biasanya menggunakan surat atau memo secara formal.

32017

3

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Berdasar analisa stakeholder, project manager dapat menentukan laporan apa yang diperlukan. Memberikan informasi yang tidak diperlukan hanya akan membuang tenaga, waktu dan pikiran. Perencanaan komunikasi dalam manajemen proyek meliputi hal sebagai berikut : a. Komunikasi yang diperlukan oleh masing – masing stakeholder b. Format dan prosedur komunikasi untuk masing – masing pihak / stakeholder (email, tatap muka, surat, lisan) c. Kepada siapa saja informasi boleh diberikan d. Jadwal distribusi suatu komunikasi, contoh : meeting mingguan atau dua mingguan, laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan tahunan dan sebagainya e. Cara mendapatkan informasi, contoh : suatu dokumen dapat didownload atau harus diambil langsung oleh yang berkepentingan f.

Cara update informasi seiring dengan progres proyek, contoh : melalui platform online, update manual dalam laporan tertulis, upload pada website (laporan tahunan biasanya dipublikasikan via website)

Pemahaman terhadap karakteristik stakeholder sangat penting dalam mendukung kelancaran proses komunikasi. Masing – masing stakeholder memiliki profil resiko sendiri – sendiri tergantung dari seberapa besar mereka memiliki toleransi. Intensitas toleransi terhadap resiko tersebut menggambarkan kesediaan masing – masing orang untuk mengambil resiko. Perbedaan ini seringkali menimbulkan perselisihan antar individu. Sebagai contoh, biasanya kontraktor lebih berani mengambil resiko dibandingkan dengan konsultan atau konsumen. Dengan memahami hal ini sejak dini, akan meminimalisir perselisihan di kemudian hari. Tanpa pemahaman ini, maka keputusan yang diambil oleh project manager akan menyimpang dari apa yang diharapkan oleh customer. Berikut ini terdapat tiga level intensitas toleransi terhadap resiko :

42017

4

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

a. Intensitas tinggi / berani ambil resiko : seseorang yang berani mengambil keputusan dalam kondisi resiko tinggi. Sebagai contoh pengambil keputusan berdasar anggaran yang diperoleh dari prakiraan kasar. Dalam keadaan ini maka resiko yang akan terjadi adalah pelaksanaan proyek yang meleset jauh dari anggaran. Namun tipe orang ini adalah selalu optimis sehingga akan berupaya sedemikian rupa untuk mencari cara agar proyek tidak over budget. Biasanya orang jenis ini bukan tipe micro managers yang gemar mengurusi detail proyek. Tipe ini lebih banyak mendelegasikan tugas kepada anggota tim b. Intensitas sedang / kurang berani ambil resiko : seseorang yang berhati – hati dalam mengambil keputusan dalam kondisi resiko tinggi. Sebagai contoh tipe orang ini adalah berani menjalankan proyek berdasar anggaran prakiraan kasar, namun akan segera menghindari resiko setelah mengetahui bahwa benar proyeknya mulai over budget. c. Intensitas rendah : seseorang yang tidak berani mengambil keputusan dalam kondisi resio tinggi. Tipe orang ini sama sekali takut akan resiko yang timbul dalam sebuah proyek. Tindakannya sangat berhati – hati berdasar perhitungan yang detail dalam mengambil keputusan. Asumsi – asumsi sebisa mungkin dihindari, dokumen harus tertulis jelas asal usulnya dan siapa yang menyetujuinya. Orang ini memerlukan laporan / dokumen yang lengkap dan detail sehingga perlu waktu lebih panjang untuk mengambil keputusan. Biasanya ini tipe orang yang perfectionist. Beberapa jenis pekerjaan yang cocok adalah quantity surveyor, quality control atau perencana

3. MANAGE COMMUNICATIONS Pengelolaan informasi proyek meliputi pendistribusiannya kepada stakeholder yang tepat pada waktu dan cara yang tepat. Termasuk juga bagaimana pengarsipan dari informasi tersebut. Manajer proyek harus menentukan metode, cara dan gaya penyampaian informasi tersebut. Secara garis besar, distribusi informasi dapat disampaikan secara verbal, tertulis maupun visual. Masing – masing cara ini memiliki kelebihan dan resiko. Komunikasi biasanya kurang dianggap perlu dalam pelaksanaan proyek. Banyak orang lebih menghargai keahlian teknis (hard skill) daripada keahlian komunikasi (soft skill). Pada kenyataannya masalah teknis dan masalah komunikasi memiliki sumbangsih yang sama dalam pelaksanaan proyek. Proyek memiliki atau menghasilkan berbagai macam data yang harus dianalisa dan didistribusikan. Tanpa pengelolaan yang hati – hati, maka ribuan data proyek akan menyebabkan kekacauan dalam proyek. 52017

5

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Stakeholders sebuah proyek terdiri dari berbagai orang dengan kepentingan yang berbeda – beda. Berdasarkan kebutuhannya maka dapat dikategorikan dalam 2 golongan, yaitu tingkatan strategis (high level) dan tingkatan fungsional (low level). Tingkatan strategis terdiri dari berbagai pihak yang memerlukan laporan secara global atau umum, tidak menginginkan hal yang detail. Proses terjadinya suatu kejadian tidak penting bagi mereka, hanya hasilnya saja yang diperlukan. Dengan demikian laporan dan segala bentuk komunikasi harus disesuaikan. Sedangkan pada tingkatan fungsional, diperlukan komunikasi lengkap dengan data dan detail kejadian yang nantinya harus dianalisa dan disajikan berupa risalah untuk pengambilan keputusan. Contoh dari masing – masing golongan tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.

62017

6

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Mengingat pentingnya cara pendistribusian informasi, alangkah baikya ditanyakan lebih dahulu kepada klien, cara mana yang paling nyaman untuknya. Bila kita berkomunikasi dengan seseorang yang lebih menyukai grafik / diagram, maka laporan kita harus banyak memvisualisasikan data dalam bentuk diagram, sebaliknya orang lain ada juga yang memahami lebih cepat melalui dokumen tertulis atau tabel (spreadsheet). Terdapat berbagai macam komunikasi dalam proyek sebagai berikut : a. Komunikasi verbal / lisan Jenis komunikasi yang paling banyak terjadi adalah jenis verbal. Dalam komunikasi verbal kita harus sadar bahwa separuh dari aktifitas ini adalah mendengarkan. Artinya kita harus yakin bahwa lawan bicara mengerti maksud yang kita ucapkan. Kita dapat mengetahuinya dengan mengamati bahasa tubuh, nada bicara, adanya umpan balik atau konfirmasi dari lawan bicara. Penguasaan atas komunikasi verbal sangat penting karena merupakan hal yang mendasar dalam berkomunikasi sehari – hari Dalam pengelolaan proyek, komunikasi verbal hanya dapat digunakan untuk suatu hal yang tidak memerlukan pencatatan untuk keperluan penelusuran bukti kesepakatan / instruksi di kemudian hari. Instruksi lisan tidak dapat dijadikan pedoman untuk melaksanakan suatu aktifitas formal. Bahasa lisan biasanya hanya digunakan untuk brainstorming, percakapan informal, ataupun instruksi yang bersifat penjelasan terhadap sesuatu yang tertulis. Salah satu tantangan komunikasi verbal adalah pembicaraan melalui telpon atau video conference. Pembicaraan tanpa tatap muka banyak memicu salah paham karena tidak dapat melihat bahasa tubuh lawan bicara. Kualitas suara dan pemahaman bahasa asing juga merupakan gangguan serius pada komunikasi jenis ini. Oleh karena itu, segera setelah berkomunikasi lisan, kita harus merangkum kembali hasil pembicaraan lisan tersebut, kemudian mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan secara tertulis melalui media email atau surat Berikut ini jenis komunikasi verbal yang dapat digunakan untuk keperluan proyek : a. Pembicaraan secara tatap muka. Secara formal dapat berbentuk presentasi, rapat, seminar atau wawancara. Sedangkan secara informal dapat berbentuk brainstorming, instruksi lisan, percakapan lisan dan sebagainya. Tatap muka secara formal selalu memiliki agenda dan tujuan tertentu, oleh karena itu harus ditindaklanjuti dengan pendistribusian risalah rapat kepada seluruh pihak terkait. Sedangkan tatap muka informal perlu dibuat risalahnya bila di dalamnya terkandung keputusan –keputusan atau instruksi penting (biasanya dari atasan). Risalah pertemuan tersebut juga

72017

7

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

memberi kesempatan pada pembicara untuk koreksi, bila tidak sesuai dengan yang dimaksud b. Komunikasi tertulis. Termasuk dalam kategori ini antara lain email, memo, laporan tertulis, risalah rapat, segala bentuk tanda terima dan sebagainya. Komunikasi secara tertulis diyakini memuat informasi yang sah dan benar, karena dapat dijadikan bukti untuk melakukan hal tertentu. Terdapat tiga jenis komunikasi tertulis, yaitu : 

Komunikasi melalui email. Saat ini sebagian besar komunikasi formal dilakukan melalui email karena banyak sekali keuntungannya dibandingkan cara lainnya. Email merupakan cara yang relatif murah, dapat menjangkau penerima

dimanapun

tanpa

ada

batasan

geografis,

sangat

cepat

pendistribusiannya kepada banyak penerima serta berbagai macam fitur pendukung termasuk fasilitas lampiran dalam berbagai macam format. Mengingat kemudahan email tersebut, kita terbiasa mengirimkan surat tembusan kepada pihak yang sebenarnya tidak terlalu berkepentingan. Hal seperti ini memang tidak merugikan siapapun, hanya terkadang agak merepotkan. Makin banyak kita menerima email, maka memori penyimpanan juga makin habis. 

Komunikasi tertulis pada kertas, merupakan cara pelaporan proyek yang sampai sekarang belum tergantikan untuk hal – hal tertentu. Penyimpanan berkas secara elektronik mengandung resiko besar terhadap kerusakan media yang seringkali tak terduga, contoh file di flashdisk yang tiba – tiba error atau server yang terserang virus, compact disk yang usang tidak compatible lagi dengan perangkat jaman moderen. Hal ini tidak akan terjadi pada dokumen cetak selama bentuk fisik dokumen tersebut tidak rusak.



Komunikasi elektronik, dapat berupa instant messenger (Yahoo Messanger, Microsoft Lynk, Groupme) atau text messages (WA, BBM, Line, Telegram, Yammer). Alat ini merupakan cara modern berkomunikasi, tetapi tergolong informal. Suatu pembicaraan dapat saja di print screen, dan dijadikan bukti atas suatu kejadian namun karena kecanggihan teknologi pula text messages yang dicetak

dapat

pula

dimanipulasi.

Komunikasi

ini

digunakan

karena

kecepatannya dalam menjangkau lawan bicara dan terdapat status bahwa pesan sudah dibaca atau belum. Namun untuk hal yang penting, harus disampaikan secara email atau surat agar bersifat lebih formal. Kelemahan jenis ini karena aspek keamanan / kerahasiaan yang sulit dijaga. Kita menggunakan platform chatting yang bersifat open source, sehingga sangat

82017

8

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

mungkin dibajak atau disortir oleh server administrator . Oleh karena itu, informasi yang bersifat rahasia tidak disarankan menggunakan media ini. c. Komunikasi visual. Digunakan untuk presentasi dengan data grafis, tabel dan gambar. Komunikasi visual lebih mudah dan lebih cepat dimengerti. Dengan demikian lebih menghemat banyak waktu untuk penyampaian idenya. Keindahan tampilan sangat berpengaruh untuk mendapatkan perhatian dari para hadirin. Sebaliknya presentasi yang datar dan terlalu banyak tulisan akan membosankan dan tidak menarik perhatian. Berbagai macam trik presentasi dapat dipelajari dari berbagai sumber. Visualisasi menggunakan video, untuk tujuan tertentu dapat menyampaikan pesan lebih efektif. Laporan progres proyek cukup disajikan dalam presentasi grafik, namun suatu proses produksi atau konstruksi akan lebih mudah dimengerti bila ditayangkan dalam gambar bergerak. Proses tahap demi tahap yang tidak dapat disajikan hanya dalam beberapa slide presentasi. Dengan video, kita juga dapat mengulang – ulang tampilan proses tertentu bahkan dapat mencari letak keberadaan suatu tayangan.

Makin moderen perkembangan jaman, maka kualitas tampilan makin baik dan makin banyak fitur – fitur yang mempermudah pekerjaan kita. Kelemahan dari video adalah biaya pembuatannya relatif mahal dan diperlukan media untuk menampung ukuran file yang cukup besar. Makin besar ukuran file, maka makin besar pula keterbatasan dalam pendistribusiannya. Namun makin berkembangnya jaman, kita optimis hal tersebut akan teratasi. 4. CONTROL COMMUNICATION Pengelolaan komunikasi harus dimonitor dan dikontrol agar sesuai dengan rencana yang telah dibuat, yaitu komunikasi secara benar kepada orang – orang yang tepat pada waktu yang tepat. Dalam rencana komunikasi seharusnya sudah memuat 92017

9

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

detail bagaimana cara mengukur efektifitas dan efisiensi proses komunikasi yang dilaksanakan. Jadi proses kontrol ini adalah tentang pengukuran untuk menentukan apakah rencana komunikasi sudah dilaksanakan dan apakah proses komunikasi sudah memenuhi kebutuhan stakeholder. Bila ternyata tidak sesuai rencana, maka harus segera dicari penyebabnya dan membuat penyesuaian lagi. Permasalahannya adalah bagaimana menilai bahwa proses komunikasi sudah ideal. Tidak ada cara spesifik selain melakukan pengamatan terhadap proses komunikasi antara lain sebagai berikut : 

Apabila risalah rapat tidak terdistribusi dengan cepat dan tepat sasaran



Apabila peserta rapat tidak membaca risalah rapat sebelumnya



Apabila banyak terjadi informasi yang tidak diketahui oleh stakeholder yang berkepentingan



Apabila peserta meeting tidak follow up risalah rapat

Selain mengamati gejala – gejala tersebut, kita juga harus minta umpan balik kepada para stakeholders, apakah proses komunikasi sudah berjalan baik atau masih ada kekurangan. Umpan balik dapat berupa temuan – temuan hambatan pada proses komunikasi atau berupa solusi untuk menyempurnakan proses komunikasi. Kontrol komunikasi bila tidak dilakukan akan mengakibatkan salah paham, instruksi yang tidak jelas, keputusan tidak tepat sasaran, scope pekerjaan tidak fokus dan lain sebagainya. Dalam fase konstruksi, informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder harus sesuai dengan rencana komunikasi sebelumnya. Hal ini untuk menjaga agar keterlibatan masing – masing stakeholder tetap terjaga sesuai dengan kepentingannya. Dengan mendekatkan kepada stakeholder dan mendapatkan dukungannya, maka proyek dapat lebih lancar jalannya. Hal terpenting adalah menjaga kepercayaan dan hubungan baik melalui komunikasi.

10201 7

10

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

DAFTAR PUSTAKA 1. Ervianto,W.I., Teori Aplikasi Manajemen Konstruksi, Yogyakarta : Andi Offset. 2.

H. N. Ahuja, S. M. AbouRizk dan D. S.P.1994,Project Management: Techniques in Planning and Controlling Construction Projects, NewBYork: John Wiley and. Sons.

3. I. Soeharto, 1995, Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Jakarta: Erlangga. 4. A Guide to The Project Management Body of Knowledge, fifth edition, Project Management Institute Inc, 2013

11201 7

11

Manajemen Konstruksi Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id