Microsoft Powerpoint - 1.introduccion A La Gestion De Proyectos.pptx.pdf

1 Introducción 1. I d ió a lla gestión ió d de proyectos

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

1. Índice 1.1

Introducción

1.2

¿Qué es la Gestión de Proyectos? ¿ y

1.3

¿Qué es un Proyecto?

1.4

Operaciones y proyectos

1.5

¿Qué es un Plan de Proyecto?

1.6

Vocabulario común

17 1.7

Relacionar R l i y aplicar li llos ffundamentos d t bá básicos i d de G Gestión tió d de P Proyectos t y Pl Plan d de Proyectos.

18 1.8

Utilizar el vocabulario común en la Gestión de Proyectos

1.9

Ejercicios prácticos on-line.

1 1 Introducción 1.1 I d ió a lla gestión ió d de proyectos

Tanto los proyectos como su gestión no son nada nuevo nuevo, como ha quedado patente a lo largo de la historia del hombre. Un ejemplo claro son las edificaciones de etapas de la historia muy diversas, como por ejemplo: las pirámides de Egipto, la Gran Muralla china o el Monasterio de El Escorial. Sin embargo, en estos últimos años, la Dirección/Gestión de Proyectos ha sido reconocida como una profesión independiente, que está dentro de la estructura organizacional y que cuenta con sus propios colegios y organizaciones profesionales (www.pmi.org o www.ipma.ch) y con un creciente cuerpo de técnicas y herramientas, h bilid d habilidades, competencias t i y procedimientos. di i t

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

¿Cuál es la finalidad de la Gestión de Proyectos? Iniciar, Planificar, Ejecutar, Controlar y Cerrar todas las tareas del proyecto para:

 

Obtener el máximo éxito con nuestro proyecto y así se beneficien nuestro/s cliente/s, nuestro/s patrocinador/es, nuestro equipo de proyecto y nuestra compañía. Proponer su cierre lo antes posible en caso de predecir fundadamente su inviabilidad, con las herramientas de las que dispondremos y nos dotaremos.

La G L Gestión tió d de un P Proyecto t d de cierta i t complejidad l jid d requiere i algo l más á que lla aplicación li ió d de una serie i d de técnicas y herramientas, más o menos sofisticadas. Requiere de nuestro criterio, que lo sustentaremos con los resultados obtenidos al aplicar estas técnicas y herramientas que aprenderemos a usar en este curso. Será S á a ttravés é d de nuestro t criterio it i como podremos d tomar t decisiones, d i i planificar, l ifi organizar, i aplicar li ell sentido tid común, adelantarnos a acontecimientos, etc.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Todos los conceptos descritos y tratados en este curso son los “universalmente utilizados” por los profesionales de la Dirección de Proyectos. De esta forma, conseguiremos entender y trabajar con las mejores prácticas y con un vocabulario común que nos permita entender, hablar y comunicarnos con otros gestores t de d proyectos. t Cuando se dice que es “universalmente utilizado” significa que es un estándar de facto y que todos los conocimientos, conceptos y prácticas descritos son los empleados en la mayoría de los proyectos y que hay un amplio consenso sobre su utilidad y eficacia eficacia.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

1 2 ¿Qué 1.2 Q é es la l G Gestión ió d de P Proyectos? ?

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

¿Qué es la Gestión de Proyectos? Es la aplicación del conocimiento, conocimiento habilidades, habilidades técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir con los requisitos del mismo, balanceando:

  

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad. Las necesidades (requerimientos identificados). Los diferentes intereses y expectativas de los stakeholders (o interesados).

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Diferencia entre ”Dirigir” Dirigir Proyectos y “Gestionarlos” Gestionarlos Veamos lo que significa cada término en el diccionario. Para ello emplearemos el de la REAL ACADEMIA ESPAÑOLA (www (www.rae.es): rae es): “Dirigir”: ★ Guiar, mostrando o dando las señas de un camino. ★ Encaminar la intención y las operaciones a determinado fin. ★ Gobernar, regir, dar reglas para el manejo de una dependencia, empresa o pretensión. “Gestionar”: ★ Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Según estas acepciones podríamos decir que Dirigir es tener una idea y emplear el poder y/o influencia para que se lleve a cabo. Mientras que Gestionar sería hacer realidad esta idea, llevando a cabo los trabajos necesarios p para ello. Ejemplo: Cuando cogemos un taxi tenemos en mente ir a una calle, o sea, dirigimos al taxista hacia ese lugar al comunicárselo. El taxista gestiona nuestra petición, lleva a cabo la circulación del vehículo para conducirnos a nuestro destino. Nosotros actuaríamos como director y el taxista como gestor.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

¿Qué es la Gestión de Proyectos? (4) Veamos cómo se aplica esto en las compañías. El siguiente gráfico ilustra la aplicación de los conceptos de dirigir y gestionar.

PROYECTO

MERCADO

REPUTACIÓN

ALTERNATIVAS

METODOLOGÍA (TÁCTICA) ★ Vocabulario común ★ Herramientas ★ Mejores prácticas

PERCEPCIÓN

ACCIÓN

DECISION

IMPACTO

INICIAR

PLANIFICAR

CONTROLAR

EJECUTAR

CERRAR

RESULTADOS

Más adelante analizaremos a fondo y desde varias perspectivas esta imagen. PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Por ahora, P h lo l importante i t t sería í que como Directores Di t de d Proyectos P t estaríamos t í implicados i li d en todos t d los l procesos de la imagen, mientras que como Gestores estaríamos implicados en los incluidos en la zona delimitada por la elipse. ¿Cuál sería tu posición en la empresa? Ese es el planteamiento que nos debemos hacer para poder cumplir con éxito las expectativas depositadas en nosotros. NOTA: O Hay que tener en cuenta que las palabras inglesas “Project “ Manager”, ” en su traducción ó al castellano, se utilizan para definir tanto al DIRECTOR de Proyectos como al GESTOR de Proyectos. Así, en muchas ocasiones a lo largo del curso, nos podremos encontrar con algunas dificultades al distinguirlos. No obstante, no hay que darle mucha importancia a esta diferenciación.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Beneficios de la Gestión de Proyectos A lo largo de las sucesivas lecciones iremos analizando los beneficios que la Gestión de Proyectos aporta tanto a la organización como a los individuos. Si nos paramos un momento a observar a las organizaciones, vemos que tienen que estar continuamente adaptándose a las nuevas y cambiantes situaciones del mercado, cuyo entorno operacional se vuelve cada vez más g global,, exigente g y competitivo; p ; es decir: “hacer más con menos y p por menos”. Esto hace q que estén obligadas a innovar continuamente y responder rápidamente a ese entorno. ¿Cómo pueden lograr este objetivo? ¿Con qué estrategia? Pues con una buena Gestión de Proyectos. Por lo tanto, podemos concretar:

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Beneficios de la Gestión de Proyectos Beneficios potenciales para la organización:

   

Mantiene a las empresas en mercado pues son un motor de cambio al permitir aprovechar las nuevas oportunidades que se le brindan. Mejora del soporte, desde el punto de vista de proyectos, a las nuevas oportunidades. Maximiza las capacidades creativas e innovadoras de la organización. Mejora del rendimiento, tanto de la organización como de los equipos de trabajo.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Beneficios potenciales para el individuo:

      

Reconocimiento de la Gestión de Proyectos como una profesión. Fuente de futuros líderes de la organización. Alta visibilidad de los resultados de los proyectos. Alta visibilidad de las capacidades de la organización. O t id d d Oportunidades de crecimiento i i t personall y profesional. f i l Incrementar la propia reputación y aumentar su red de influencia. Adquirir habilidades y experiencias exportables a otras aventuras personales personales.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

1 3 ¿Qué 1.3 Q é es un P Proyecto? ?

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

¿Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto servicio o resultado producto, resultado. No debemos confundirlo con lo que se denomina la “declaración de trabajo” (Statement of Work, habitualmente se utiliza el acrónimo inglés SoW) que es una descripción de los productos o servicios que serán suministrados por el proyecto bajo contrato.

Características básicas de un proyecto: 1.

Temporal

2.

Único

3.

Elaboración progresiva

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

1. Temporal No significa de corta duración, sino que se refiere a que tiene un principio y un final definidos, determinado. Hay dos posibilidades:

 

En +, este final dependerá de que se hayan conseguido los objetivos j del p proyecto y En -, el final ocurrirá cuando se tenga la certeza de que es imposible cumplir con sus objetivos o simplemente que el proyecto p y yya no es necesario.

Este concepto no se aplica a los productos o servicios que se deriven del p proyecto, y , yya q que el objetivo j de la organización g es conseguir resultados estables y duraderos en el tiempo. Se refiere exclusivamente a que el esfuerzo del proyecto no debe ser indefinido sino que debe acotarse en el tiempo.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

La calificación de temporal también se podría extender a lo concerniente a la obtención de esos objetivos j en una fecha determinada (aprovechar oportunidades, temas regulatorios, situación del mercado, acuerdo con el usuario o el cliente, etc). Podemos también referirnos a temporal si pensamos en que el equipo de trabajo del proyecto variará en su composición a lo largo de la ejecución del proyecto, ya que cada persona del equipo, o en su caso subcontratas, tendrán una ventana de tiempo en la que serán necesarias yy, en cualquier caso caso, una vez terminado el proyecto, el equipo humano será reasignado a otros proyectos u otras funciones.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

2. Único Se refiere a que los proyectos se desarrollan para hacer algo (un producto o un servicio) que no se ha realizado con anterioridad, aunque conlleve un gran número de tareas repetitivas (que se hayan hecho en otros proyectos). Ejemplo: La construcción de un barco. Cada barco puede tener dif diferente tamaño, dif diferente uso, dif diferentes subcontratistas, b i diferente armador, etc.

3 Elaboración progresiva 3. El concepto de único del producto o servicio no significa que en el momento de la concepción del proyecto se conozcan perfectamente las características del producto o servicio que se quiere conseguir, sino que ésto se conseguirá de una forma progresiva.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Ejemplo: Podemos referirnos a los contratos de transferencia y/o desarrollo de tecnología en los que inicialmente suministradores y clientes, y algunas veces la administración pública, se reúnen con una idea básica que sirve de punto de partida para elaborar progresivamente las características del producto hasta llegar a una oferta del suministrador que se concretará en la firma de un contrato con el cliente en el que estará perfectamente descrito el alcance y características del producto. La elaboración progresiva del producto debe estar sincronizada con los objetivos del proyecto. Esto es básico para el éxito del proyecto.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Por otro lado el término elaboración progresiva tiene dos conceptos:

 

El concepto t progresivo i se refiere fi ““paso a paso”” El concepto elaborado se refiere a “trabajar con cuidado y detalladamente”.

El objetivo fundamental del Proyecto La siguiente pregunta que debemos hacer es: ¿cuál es el objetivo fundamental de un proyecto? Recordemos la definición: Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Vamos a verlo desde dos perspectivas distintas para hacernos la composición más exacta:

1.

Desde la perspectiva del cliente:

Cuando hablamos del cliente nos referimos a la persona, persona organización o compañía que ha encargado el producto o servicio. El cliente podrá ser interno o externo a nuestra organización. El usuario es el que usará (valga la redundancia) el producto o servicio. El usuario final o el cliente que nos ha demandado este producto o servicio querrán que el producto o servicio satisfaga l ffuncionalidades las i lid d para llas que h ha sido id creado d y que previamente se definieron durante la vida del proyecto. Es decir, que el producto o servicio tenga calidad y cumpla con los requisitos y/o especificaciones definidas.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

En el caso de que el proyecto tenga diferentes entregables se consensuará la lista de prioridades de éstos. El carácter de temporal se refiere también a tener listo el producto o servicio para una determinada fecha de acuerdo con el usuario final o con el cliente, y poder transferir el derecho de uso o la propiedad del producto o servicio, si se da el caso.

2.

Hay otra componente muy importante y es nuestra compañía:

Nuestra organización tiene recursos limitados tanto humanos como económicos y esto hace que quiera que limitemos el gasto ocasionado en la ejecución del proyecto. O si el proyecto está relacionado con una venta, querrá obtener un porcentaje t j de d b beneficio fi i d determinado, t i d por llo que ell coste t estará t á di directamente t t limitado por el precio de venta al cliente, y por dicho porcentaje de beneficio. En ambos casos el proyecto estará dotado de un presupuesto previamente acordado. d d PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

1 4 Operaciones 1.4 O i y proyectos

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Todas las organizaciones realizan “trabajos” para lograr un conjunto de objetivos. Estos trabajos se clasifican en proyectos y operaciones. En algunos casos se pueden superponer. Podemos decir que operaciones y proyectos tienen en común que:

1.

Son realizados por personas.

2.

Están condicionados p por la limitación de recursos.

3.

Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.

4 4.

L dos Los d titipos d de ttrabajos b j son procesos.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Operaciones y proyectos (2)

Para obtener unos resultados adecuados necesitamos gestionar tanto las operaciones como los proyectos. Es decir, ambos son capaces de producir un resultado, producto o servicio (salida) al aplicar unas herramientas y técnicas (proceso) a una información o producto preelaborado (entrada). Gráficamente, sería:

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Operaciones y proyectos (3)

Tanto las operaciones como los proyectos pueden consistir en una serie de tareas o actividades enlazadas de forma que la actividad sucesora se comporta como cliente de la actividad predecesora. ¿Cuál es su diferencia básica? La diferencia básica estriba en:  Las Operaciones son continuas y repetitivas.



PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Los Proyectos son temporales y únicos.

Otras diferencias a tener en cuenta serían:

A.

 

El proyecto t variará i á su composición i ió a llo llargo d de lla ejecución j ió d dell mismo i y una vez terminado, el equipo humano será reasignado a otros proyectos o funciones. En las operaciones, el equipo de trabajo es al menos semipermanente. Además, ell equipo i h humano es mas h homogéneo é que en llos proyectos. t

B.

 

Desde el punto de vista del equipo de trabajo:

Podemos también distinguirlos por su origen o su relevancia:

Las organizaciones establecen sus políticas organizativas, expresando los valores que inspiran a la organización y a sus miembros. Estas políticas se traducen en diferentes tipos de planes estratégicos. Los proyectos son el medio para ejecutar las políticas establecidas y los planes correspondientes siendo su meta alcanzar los objetivos y luego concluir concluir. Las operaciones continuas lo que pretenden es dar respaldo al negocio.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

C.

 

Eficacia y eficiencia:

Las operaciones tienen que ser eficientes. Los proyectos primero tienen que ser eficaces y después intentar ser lo más eficientes posibles.

Resumiendo: Operaciones

Proyectos

    

 

Realizado por personas Condicionado por la limitación de recursos Planificados, ejecutados y controlados Continuo Repetitivo

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Temporal Único

1 5 ¿Qué 1.5 Q é es un Pl Plan d de P Proyecto? ?

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

¿Qué Q é es un n plan de pro proyecto? ecto? Este es un término de gran importancia. Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el producto o servicio comprometido. Normalmente será un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que quedar claro es que NO es el cronograma de las actividades del proyecto o, mejor dicho, incluye al cronograma y a otros muchos documentos.

¿Cuándo lo generamos? Para ello hay que conocer el ciclo de vida de Gestión del Proyecto, distinto al ciclo de vida técnico y que engarzaremos el uno en el otro otro. El ciclo de vida para la Gestión de Proyectos sería:

Inicio

Planificación

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Ejecución

Control

Cierre

Básicamente, este ciclo responde al de PDCA de Calidad:

Planificar Actuar

Hacer Chequear

El Plan de Proyecto lo generaremos como resultado de la “Fase de Planificación” o, también llamada de “Programación del Proyecto”.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc. son

¿Qué es un plan de proyecto? (3)

¿De qué documentos se pueden componer? Se puede componer, entre otros, de los siguientes:

         

Plan de gestión del alcance Plan de comunicaciones Plan de gestión de riesgos Plan de escalación / crisis Plan de control de cambios / control de configuración g Plan de gestión del ciclo de vida Plan Financiero Plan de despliegue Plan de documentación Plan de hardware

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc. son

          

Plan de seguridad Plan de calidad Plan de formación Plan de transición Plan de software Plan de instalación Plan de subcontratación Plan de integración Plan de pruebas y aceptación Plan de formación del cliente Plan de relaciones con el cliente

1 6 Vocabulario 1.6 V b l i común ú

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

E esta sección En ió d describimos ibi una serie i d de conceptos muy utilizados ili d en ell resto d dell curso.

Los Stakeholders Son los participantes clave del proyecto: Interesados en el proyecto Equipo del proyecto Equipo de dirección del proyecto Director del proyecto p y

Patrocinador

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Son los individuos u organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto (internos o externos a nuestra organización), o cuyos intereses se pueden ver afectados, positivamente o negativamente, como resultado de la ejecución del proyecto y/o por su exitosa finalización (esta definición está sacada del glosario del Project Management Institute, A Guide to de Project Management Body of Knowledge (PMBOK®Guide) 5ª ed, Project Manegement Institut, Inc.2013). Los stakeholders centrales de nuestro proyecto serían:

 

Director y/o Gestor del proyecto Equipo de Dirección de Proyecto

 

Equipo de Proyecto Patrocinador

Con mucha influencia:



Cliente



Usuario



Organización

El Gestor de Proyectos debe gestionar las necesidades y expectativas de los participantes clave y resolver sus diferencias en favor del cliente.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc. son

Un objetivo del proyecto es cumplir con los requisitos (objetivos/entregables: productos o servicios) definidos, acordados y, a poder ser, firmados en un contrato del proyecto. Se trata de dar al cliente (usuario, cliente interno o externo) a tiempo aquello por lo que ha pagado, de forma que cumpla con las especificaciones y funcionalidades definidas y acordadas acordadas. De esta relación honesta en la que cumplimos con los compromisos contraídos con el cliente es de donde nace la fidelización. En la sección de Gestión de stakeholders, ampliaremos este concepto.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc. son

La duda. Suposiciones e hipótesis Es una d E de las l herramientas h i t más á poderosas d que tenemos. t Si damos d ell asunto t por sentado t d no podremos d analizarlo y ver sus posibilidades: no podemos gestionar lo que no conocemos. Las suposiciones está bien usarlas y nos son muy útiles para el día a día pero también tenemos que ser conscientes de cuándo las estamos usando. Por ejemplo, no podemos dudar todos los días cuando nos despertamos si tenemos el suelo en el mismo sitio donde lo dejamos la noche anterior anterior, etc etc. Una suposición que documentamos y partimos de ella ante una falta de información, pasa a ser una hipótesis. Su utilidad radica en la necesidad o no de dar marcha atrás: tendremos un fundamento de porqué llegamos a tomar esa decisión y no otra.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Eficacia y eficiencia Efi Eficacia. i Una U solución l ió tiene ti eficacia fi i cuando d resuelve l ell problema. bl Eficiencia. Una solución es eficiente cuando resuelve el problema de la mejor forma posible según las circ nstancias esto es circunstancias, es, de las posibles sol soluciones ciones (son todas eficaces) se selecciona la q que e mejor res resuelve el e la situación. Ejemplo: Hay una mosca en la pared y queremos matarla matarla. Soluciones eficaces: matamoscas, poner miel, emplear un spray, usar un cañón, etc. Suponiendo que la pared la acabamos de pintar hace unos días y no queremos mancharla ni estropearla, la más eficiente sería el spray.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Ejemplos: Si quisiésemos reducir el tiempo de ejecución de un proyecto lo podríamos hacer aumentando los recursos, recursos pero eso llevaría acarreado un aumento de costes. Si perdiésemos alguna persona clave del proyecto y solo la pudiésemos sustituir con otra menos preparada preparada, tendríamos que gastar dinero para formarla si fuese posible y hubiese tiempo. Aunque esta nueva persona fuese mas barata necesitaría mas tiempo para ejecutar las tareas, con lo que se alargaría el tiempo de ejecución e incluso llegado el momento aumentarían también los costes. Si en este caso quisiésemos dejar el tiempo fijo, lo haríamos a base de reducir quizás la calidad del producto o servicio o reduciendo el alcance o los objetivos del proyecto.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Equilibrio (3)

ALCANCE (SCOPE)

Enfoque al cliente

RIESGO

OBJETIVOS

TIEMPO

Tipo / Clima de i ió organización

RESTRICCIONES PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Regulaciones normas

RIESGO

CALIDAD RIES SGO

RIESGO

Estrategias comerciales

COSTE

Influencias culturales

R RECURSO OS

Políticas corporativas

Nacional / Internacional

L Leyes Madurez del proyecto

La Gestión de Proyectos aparece como una figura capaz de equilibrar las diferentes fuerzas y circunstancias adversas que tratan t t de d dificultar difi lt lla ejecución j ió exitosa it d dell proyecto t y, por otra lado, trata de establecer armonía y equilibrio entre los intereses de los diferentes stakeholders, introduciendo el concepto p de “gano-ganas” g g de forma q que todos los participantes clave del proyecto obtengan un beneficio (tangible o intangible) razonable y equilibrado con relación a los otros.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Expectativas VS necesidades La expectativa es una necesidad subjetiva e indefinida y por tanto introduce un grado de incertidumbre en el proyecto imposible de gestionar. gestionar Hay que intentar eliminarla lo más posible objetivándola: Ante todo hay que tener en cuenta que trabajamos con equipos i h humanos y es iimposible ibl eliminar li i completamente l t t llas expectativas, pero en la medida de lo posible y teniendo en cuenta que el gestor de proyectos deberá incluir entre sus habilidades las de Liderazgo, g , tratará de convertir las expectativas en necesidades identificadas y explicitadas. Las expectativas, al quitarles el componente de sentimiento, las transformamos en necesidades,, pieza p clave de los criterios de éxito como veremos en un tema posterior.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Los p procesos Conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un conjunto específico de productos, resultados o servicios. Se compone de los siguientes elementos: Entradas

Salidas

Datos: documentos o elementos documentables sobre los que se va a trabajar

Mecanismos aplicados a los datos de entrada para generar resultados

Resultados: documentos o elementos documentables que son el resultado del proceso

Ejemplo. Comprar los ingredientes para hacer una paella. ★ Partimos de una lista de ingredientes. ★ Herramientas y técnicas que usamos: coche para ir a comprarlos, selección de los ingredientes más adecuados, tarjeta de crédito para pagar, etc. ★ Salida: Todos los ingredientes encima de la mesa de la cocina. PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Procedimientos Serie de pasos que se siguen en un orden regular con un propósito Ejemplo: posibles pasos que se dan para preparar una paella.

Paso 1.

Comprar los ingredientes

Paso 2.

Prepararlos

Paso 3. Paso 4.

Cocinarlo s. Reposar

Paso 5. 5

Presentación y servir

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Tareas y actividades Definimos tarea como sinónimo de trabajo. Esto es importante pues dependiendo de en qué norma nos movamos, las tareas incluirán actividades o viceversa. ¿Y qué es una actividad?. Un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

1 7 Relacionar y aplicar los fundamentos 1.7 básicos de Gestión de Proyectos y Plan de Proyectos.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

La gestión L tió de d proyectos t se enfoca f en la l planificación l ifi ió d de llas actividades, ti id d en programarlas l y lluego, mientras i t se está en el proceso de ejecución del proyecto, realizar un adecuado control de dichas actividades. Sin embargo gestionar un proyecto específicamente consiste en mantener tres factores bajo control, los cuales son: tiempo tiempo, coste y alcance alcance. El manejo que se requiere es impecable ya que las diferentes áreas de la organización pueden entrar en conflicto entre sí respecto a los factores anteriores por los intereses particulares de cada departamento. Los proyectos cuentan con restricciones en el uso de recursos recursos, presupuesto y el tiempo asignado asignado, por lo que la gestión de los mismos debe considerar el uso eficiente de estos recursos y el cumplimiento de los plazos establecidos. En el desarrollo mismo de cada proyecto es importante el establecimiento de procesos y tareas, y el seguimiento de cada etapa, así como la definición de protocolos internos de comunicación que permitan realizar un seguimiento exhaustivo de su desarrollo.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Todo esto conlleva a un control íntegro de la planificación de cada uno de los pasos que serán necesarios llevar a cabo para poder elaborar el Plan de Proyecto, aplicando las técnicas necesarias para cada uno de los procesos implicados en este proceso, que se verán más adelante. La aplicación de las herramientas disponibles para desarrollar cada uno de los procesos pertenecientes a la planificación para la elaboración del Plan de Proyectos es necesaria, pero será necesario también la aplicación de los conocimientos del Gestor de Proyectos y de su equipo al igual que las habilidades que éste deberá tener para desenvolverse a la hora de Gestionar el Proyecto y resolver los diferentes conflictos que puedas surgir en el camino.

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Los fundamentos básicos de la Gestión de proyectos engloba aspectos que se analizarán a lo largo de este curso como son:

  

La metodología utilizada para llevar a cabo la Gestión del Proyecto Las fases de un proyecto y el ciclo de vida del mismo Las áreas de conocimiento y los procesos de la Dirección de Proyectos

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

Teniendo en cuenta todos y cada uno de estos puntos, junto con la aplicación del conocimiento, habilidades y técnicas del Gestor del Proyecto, se podrá conseguir el Plan completo del Proyecto, obteniendo por cada área de conocimiento un Plan concreto del Proyecto, podremos elaborar, entre otros, los siguientes Planes:

   

Plan de Gestión del Tiempo Plan de Gestión de Costes Plan de Gestión de las Adquisiciones Plan de Gestión de los Riesgos g

PMBOK®Guide, CAPM®, CAPM®, PMP®, PMP®, PMI-SP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PMI-RMP®, PgMP® PgMP® PMBOK®Guide, son son marcas marcas registradas registradas del del Project Project Management Management Institute, Institute, Inc. Inc.

    

Plan de Gestión de la Calidad Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión de las Comunicaciones Plan de Gestión de Cambios

1 8 Utilizar el vocabulario común en la Gestión 1.8 de Proyectos Proyectos.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

En el mundo en el que vivimos hoy en día el trabajo realizado es cada vez más global e internacional, es decir, el modelo de negocio de muchas empresas afincadas en un d t determinado i d llugar no es solo l ejercer j su actividad ti id d en su llugar de afincamiento sino que cada vez las organizaciones están más internacionalizadas y pretenden extender su actividad lo máximo posible. p Esta necesidad que se ha creado para las empresas conlleva a que éstas operen en distintos países, con distintas culturas, distintos lenguajes…..por g j p lo q que el trabajo j de g grupos p de personas que pertenezcan a diferentes países y culturas, puede resultar más complicado, incluso en determinados momentos puede haber confusiones en el momento de ejecutar una acción a realizar o confusiones en la comunicación.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Lo que se pretende con la aplicación de una metodología común y un lenguaje común a nivel internacional, es facilitar el trabajo de los componentes de un proyecto, facilitar sus comunicaciones i i y evitar it confusiones f i por malos l entendimientos a la hora de proceder, pudiendo afectar estos malos entendimientos de una manera muy negativa a los proyectos p y q que se desarrollen. De todo esto nace la importancia del uso de un lenguaje común en la Gestión de Proyectos y de la utilización de una metodología g común a nivel internacional.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

1.9 Ejercicios prácticos on-line.

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Organización de un evento: El Proyecto que se va a llevar a cabo será la organización de un evento. El evento en cuestión es una feria de empresas de tecnología que tendrá una duración de 3 días días. Indica:

   

La temporalidad del proyecto. Dos beneficios p para la entidad organizadora. g Cinco stakeholders del proyecto. El procedimiento, resumido, que seguirás para conseguir el objetivo

PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.