Mesyuarat Guru

Mesyuarat Guru Yang Berkesan?

Bulat air kerana pembetung; Bulat manusia kerana muafakat. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.

Apa senarionya kini? • Sudah lama tidak adakan mesyuarat? • Ada sekolah buat mesyuarat sekali sahaja setahun; ada yang dua kali (awal dan akhir tahun),ada yang buat tiga kali sahaja, malah ada yang buat ikut rasa dan selera Guru Besar sahaja. • Ada mesyuarat tetapi tidak ada minit, tidak ada agenda ‘perkara berbangkit’. • Buat mesyuarat tidak sesuai dengan masa atau mengambil masa yang sangat panjang (sampai ada ‘break’ untuk solat dan makan).

Ciri Mesyuarat Berkesan Hendaklah bersifat Profesional, berwibawa dan berkualiti dari segi: • Agendanya • Pengisiannya • Penyelesaian konfliknya • Membuat keputusan • Menepati masa

Strategi Mesyuarat Yang Efektif Merancang: Tentukan tujuan sesuatu mesyuarat Tuliskan objektif yang jadi target Tentukan agenda, susun ikut turutan yang logik sebelum mesyarat dimula Setkan had masa bagi sesuatu agenda Tentukan keseluruhan masa mesyuarat itu.

Strategi Mesyuarat…(samb.) Mengelola: Putuskan siapa patut hadir dan mengapa. Pilih seorang pencatat minit, penjaga masa dan seorang fasilitator. Jadualkan tarikh, masa dan tempat yang terbaik. Hantar memo kepada yang terlibat, sertakan persediaan awal yang perlu.

Strategi Mesyuarat…(samb.) Mengendali: Mulakan mesyuarat tepat pada masanya. Takrifkan masalah khusus untuk diselesaikan. Jana beberapa penyelesaian alternatif bagi setiap isu. Rujuk dan patuhi agenda bagi tentukan kumpulan tidak tersasar.

Strategi Mesyuarat…(samb.) Menutup: Agihkan tanggungjawab dan tentukan tempoh akhir sesuatu tugas spesifik. Bersetuju dengan tindakan yang akan diambil bagi pastikan setiap keputusan dilaksanakan dengan betul dan sempurna.

Strategi Mesyuarat…(samb.) Menilai: Kekesanan mesyuarat harus dibuat pada akhir sesuatu mesyuarat. Dapatkan maklumbalas. Nilai mesyuarat itu, bincang apa tingkah-laku membantu objektifnya dan apa yang perlu diperbaiki bagi mesyuarat akan datang.

‘Do’s and Don’ts’ bagi mesyuarat yang efektif 1. Buat mesyuarat kurang dari 2 jam. 2. Jangan tunggu ahli-ahli yang lambat; mulakan tepat pada masanya bagi menghargai mereka yang telah bersedia awal. 3. Jangan benarkan peserta “melalut” atau terkeluar dari tajuk-tajuk agenda.

Ingat

Bukan ini….anda menentukannya!