Mesyuarat

TAJUK 4 MESYUARAT

KALAISELVAN A/L PATCHEYAPAN JABATAN ILMU PENDIDIKAN IPGM KAMPUS PERLIS

PENGENALAN  Mesyuarat

adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.  Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung  Diadakan sekali setahun atau sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan.  Dihadiri oleh semua ahli.  Laporan aktiviti, laporan kewangan akan dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan.  Pemilihan Ahli jawatankuasa baru akan diadakan.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Tergempar  Membincangkan hanya satu agenda sahaja.  Keputusan perlu dibuat dengan segera.  Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan kepada perlembagaan.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung Luar Biasa  Untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara.  Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan kepada perlembagaan.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Ahli Jawatankuasa  Mesyuarat biasa yang diadakan oleh persatuan untuk menggerakkan aktiviti persatuan.  Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola diadakan untuk membincang, merancang dan mengendalikan sesuatu projek.

AGENDA MESYUARAT 



Sebelum sesuatu mesyuarat diadakan surat panggilan mesyuarat mesti dihantar kepada semua ahli-ahli berkenaan. Surat panggilan mesti ada agenda mesyuarat.

AGENDA MESYUARAT 

Contoh agenda mesyuarat: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Perutusan Pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit. Perkara-perkara baru untuk perbincangan. Pembentangan kertas-kertas kerja. Hal-hal lain. Penutup.

Definisi dan Konsep Mesyuarat  Perbincangan

formal yang melibatkan sekurang-kurangnya tiga orang.  Untuk mengumpul idea-idea atau penyatuan fikiran.  Menggunakan agenda tertentu untuk mencapai objektif, keputusan bersama atau mencapai sesuatu keputusan.  Melalui proses komunikasi.

Definisi dan Konsep Minit Mesyuarat  Suatu

catatan ringkas, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.  Gambaran satu kesatuan idea yang memperlihatkan pertalian fikiran di antara satu perkara dengan perkara lain dalam rangka memenuhi konsep organisasi.  Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang telah ditetapkan.

Definisi dan Konsep Minit Mesyuarat  Menjadi

rujukan dan tindakan susulan AJK tertentu selepas mesyuarat.  Sebagai makluma balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.

Tatasusila Mesyuarat  Jangan

tiba lewat.  Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting.  Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran.  Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat.

Tatasusila Mesyuarat  Mendengar

dengan aktif dan memberi

perhatian.  Memberi sumbangan.  Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai.  Mencari perkara-perkara yang positif.  Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

MINIT MESYUARAT  

Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti ada minitnya. Minit mesyuarat dicatat dan disediakan oleh setiausaha mesyuarat serta diedarkan kepada semua ahli sebelum mesyuarat seterusnya agar tindakantindakan yang perlu, dapat diambil.

MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut: • • • • •

•

Nama mesyuarat, bilangan dan tahun Tarikh, masa dan tempat Senarai kehadiran Senarai hadir bersama Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan Perutusan Pengerusi

MINIT MESYUARAT • Pengesahan Minit Mesyuarat • Perkara-perkara Berbangkit • Perbincangan perkara baru – susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat. • Perbincangan kertas kerja • Hal-hal lain • Penutup • Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit • Tarikh

TUGASAN Adakah satu mesyuarat bagi membincang satu projek bagi Unit Beruniform. Sediakan minit mesyuarat mengikut format yang telah diberikan.

Terima Kasih