Meci Consolidado

RESOLUCION No. 0893 DEL 3 DE JUNIO DE 2008 Por medio del cual se adopta el código del buen gobierno y código de ética o de conducta del Hospital Universitario de Sincelejo EL GERENTE DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, ESE, EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES Y ESTATURARIAS Y, CONSIDERANDO Que, todos los actores de la seguridad social en Colombia adopten y apliquen un código de conducta y de buen gobierno que orienta la prestación de los servicios a su cargo y asegure la realización de la ley 1122, tal como lo precisa el literal h y d en su art. 40 de la misma. Que, según lo ordenado por la circular No. 045 de 2007, se tratan de normas auto impuestas que más allá del acatamiento de carácter jurídico, se establecen por los directos responsables del servicio como mecanismo autorregulatorio de alcance ético y que sirven para orientar el desarrollo de cada organización. En mérito de lo expuesto. RESUELVE ARTICULO PRIMERO: Adóptese el código de buen gobierno y de ética o de conducta para todos los procesos y funcionarios del H.U.S. ARTICULO SEGUNDO: La máxima instancia a la que se acudirá cuando se presenten discusiones o discrepancias en las actividades diarias, tanto administrativas como asistenciales es a la comisión del buen gobierno. ARTICULO TERCERO: Las funciones de la comisión del buen gobierno son: • • •

Vigilar el cumplimiento de las reglas establecidas en el código del buen gobierno. Analizar las quejas y denuncias de carácter ético presentadas por los funcionarios o los usuarios de los servicios de salud. Plantear la reforma del código del buen gobierno que sean necesarias y resolver los conflictos de interés que se presenten en cualquier nivel de la administración.

ARTICULO CUARTO: Los miembros de la comisión del buen gobierno son: Gerente, el subgerente Operativo, Subgerente de Servicios Asistenciales, Líder de talento Humano, Jefe de la Oficina de Jurídico o quien haga sus veces, control Interno, Planeación y Control Disciplinario o quien haga sus veces. ARTICULO QUINTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias en la materia. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Sincelejo a los 03 JUN. 2008 JUAN ARANA CHACON Gerente

INTRODUCCIÓN El Código de Buen Gobierno es el documento que contempla las normas, las reglas y los principios, de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Sincelejo, que rige el direccionamiento de las relaciones entre la Gerencia, Junta Directiva y todos sus Empleados, en busca del bienestar de la empresa. Las disposiciones aquí plasmadas complementan toda la normatividad legal aplicable a la organización. TITULO I GENERALIDADES •

Que es el Código del Buen Gobierno, objetivos, mecanismos para logar el buen gobierno, aplicación y naturaleza jurídica.

CAPITULO I EL CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO: Es el documento que ayudará al logro de los objetivos y compromisos éticos de la dirección con respecto a la gestión, garantizando la adecuada administración, el acatamiento de las normas tanto internas como externa, la transparencia de todas las actuaciones administrativas y la actuación ética de los funcionarios. El presente documento contempla las disposiciones de carácter estatutario de obligatorio cumplimiento para los directivos y todos los funcionarios de la ESE, orientados a garantizar el buen gobierno de la empresa. OBJETIVOS: Acoger el código del buen gobierno como el instrumento organizacional que asegure la mayor transparencia en las actividades internas como externa de la empresa. Crear mecanismos claros que dejen ver una cultura basada en los principios básicos de gobernabilidad empresarial. Implementar y operatividad los principios del buen gobierno para crear mayor confianza en los procesos internos de la organización y en el mercado. MECANISMOS PARA LOGRAR UN BUEN GOBIERNO • • • • • • •

Aplicar los valores de la empresa. Utilizar el principio de Igualdad para todos los empleados. Actuar con buena fe, con celeridad y velar por los intereses empresariales. Lealtad con los compañeros de trabajo y la empresa. Virtud en el desempeño de las funciones asignadas, comunicando oportunamente todo hecho anómalo que pueda lastimar los intereses de la organización. Rechazar situaciones que permitan actos incorrectos o punibles. Trabajar por el bienestar de la empresa y la región.

ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente código del buen gobierno, es de obligatorio cumplimiento para todos y cada uno de los empleados en cualquier nivel y en cada una de sus áreas. NATURALEZA JURÍDICA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO: Es una institución pública descentralizada del orden Departamental con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, bajo la dirección del Ministerio de la Protección Social. TITULO II ORIENTACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE: CAPITULO I MISIÓN: Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios integrales de salud de mediana y alta complejidad, en el Departamento de Sucre, apoyando la investigación y formación universitaria, buscando generar satisfacción integral con los más altos estándares de calidad, ética y rentabilidad social, respetando los deberes y derechos de nuestros usuarios, con racionalidad técnico – científica, en condiciones de equilibrio financiero, excelente recurso humano fundamentado en valores y principios comprometidos en la presentación de los servicios. VISIÓN El Hospital Universitario de Sincelejo, será para el año 2012 la Empresa Social del Estado líder en la región en prestar servicios de salud, con énfasis en alta complejidad, acreditada, y reconocida por su alta excelencia en la gestión, con viabilidad financiera, investigación científica, docencia y como Hospital de referencia, orientado a la satisfacción del usuario con eficiencia, calidad y responsabilidad social. VALORES El Hospital Universitario de Sincelejo se rige bajo los siguientes valores: RESPETO: Apreciar, aceptar y valorar las cualidades de los demás, considerar de forma tolerante sus opiniones. TOLERANCIA: Capacidad para saber escuchar a los demás. HONESTIDAD: Expresarse y comportarse con coherencia y sinceridad y de acuerdo con valores de verdad y justicia. CREATIVIDAD: Organizar producir y desarrollar una actitud innovadora y valiosa. COMPROMISO: Establecer el ir más allá del simple deber, transcender la norma y lograr el deber ser. SOLIDARIDAD: Integración adecuada de las personas para asociar esfuerzos con el propósito de obtener determinados fines para algunos o para todos.

PERTENENCIA: Compromiso con la realización de nuestra organización RESPONSABILIDAD: Hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en la cantidad esperada y con la calidad deseada. VOCACIÓN SOCIAL: Capacidad de interpretar la necesidad del otro y ofrecer alternativas de solución desde el servicio. CAPITULO II PRINCIPIOS: El Hospital Universitario de Sincelejo se rige bajo los siguientes principios. CALIDAD: Buscar siempre la excelencia en la prestación de los servicios. ECONOMÍA: Relación costo beneficio (construir, mantener y operar la entidad, minimizando los costos y entregando nuestro mejor recurso el servicio). TRANSPARENCIA: La entidad seleccionará de manera objetiva las mejores propuestas, a través de procesos que aseguren la imparcialidad y la igualdad de oportunidades. PUBLICIDAD: Los procesos se adelantaran, de tal forma que se garantice el libre acceso de las personas naturales y jurídicas que manifiesten interés en contratar y cumplan todos los requisitos. ECOLOGÍA: Relación hombre – medio ambiente, contribuir al equilibrio con el entorno natural. Esto en aras de optimizar los procesos y procedimientos, con la finalidad de hacerlos más equitativos y transparentes, minimizar los riesgos que ponen en peligro el ejercicio de los valores institucionales. TITULO III DE LA DIRECCION DE LA ENTIDAD CAPITULO I GERENCIA GENERAL La designación del Gerente general se hará de acuerdo a lo establecido en el articulo 28 ley 1122 de 2007. FUNCIONES: • • •

Dirigir la entidad, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión y objetivos de la misma. Realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la empresa, de acuerdo con los planes y programas establecidos, teniendo en cuenta los Perfiles epidemiológicos del área de influencia, las características del entorno y las condiciones internas de la empresa.

Planear, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales buscando cumplir con los objetivos establecidos. Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen la institución. Dirigir la acción administrativa asumiendo el liderazgo que se requiere para el complemento de los planes y programas, estableciendo relaciones de trabajo tanto al interior de la administración como con otras instituciones fuera de la administración. Las otras establecidas por la ley y los estatutos.

• • •

•

CAPITULO II INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL GERENTE GENERAL. No podrá ser nombrado gerente general quien tenga los siguientes impedimentos: • • • • • • • •

Ser pariente hasta cuarto grado de grado de consanguinidad, único civil o segundo de afinidad con algunos de los miembros principales o suplentes de la junta directiva. Haber sido condenado por delito sancionado con pena privativa de la libertad o estar siendo investigado por delitos contra la fe pública, el patrimonio publico. Haber sido sancionado disciplinariamente con ocasión del desempeño en cargos del sector público. Haber sido miembro principal o suplente de la Junta directiva de la empresa en los doce meses anteriores a la fecha de su nombramiento. Haber demandado judicialmente al Hospital Universitario de Sincelejo ESE. Tener conflictos de intereses con la ESE o miembros de la Junta Directiva. Haber sido suspendido en el ejercicio de su profesión o excluido de esta. Las demás establecidas en la Constitución política nacional, en el código disciplinario único arts. 36 a 41 y demás normas que apliquen a los servidores públicos.

CAPITULO III CONFLICTO DE INTERESES. Los conflictos de interés que llegasen a presentarse entre el gerente y la empresa, o entre éste y los miembros de la Junta Directiva, serán puestos en conocimiento del ministerio de la protección social y serán resueltos por la comisión del buen gobierno implementada en la empresa. CAPITULO IV PROHIBICIONES. • • • • •

Utilizar los medios y recursos de la empresa en beneficios propios o de un tercero. Utilizar indebidamente información privilegiada. Crear cargos nuevos desde el nivel de jefe de departamento sin autorización previa de la Junta Directiva y del departamento administrativo de la función pública. Ocultar información relevante a la Junta Directiva. Incumplir las disposiciones internas, como circulares, o evadir procedimientos establecidos.

TITULO IV TIPOS DE CONTROLES DE LA ESE: CAPITULO I CONTROL INTERNO: Es un sistema constituido por un conjunto de elementos interrelacionado, dentro de una organización cuyos resultados están previamente definidos, hace seguimiento y evaluación continua del logro de los resultados y de los procesos para alcanzarlos.

El control interno de gestión está a cargo de la oficina de control interno. Es un componente de la evaluación y de la gestión institucional, el control externo lo ejerce el revisor fiscal, el control fiscal lo practica la contraloría general del Departamento y el control económico social y financiero la contaduría general de la nación. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: 1. 2.

3. 4.

5. 6.

7. 8. 9.

Realizar y distribuir comunicados, circulares, informes y otros documentos a las diferentes dependencias, dando a conocer información relacionada con el desarrollo de sus actividades. Apoyar en la supervisión del cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos establecidos por la entidad, informando en qué medida se están respetando los lineamientos institucionales. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en el área o dependencia, para la realización de las labores propias de su cargo. Reportar al jefe inmediato o a la subgerencia logística, en forma oportuna las inconsistencias o anomalías encontradas producto de la prestación del servicio administrativo, así como las relaciones con verificaciones o controles propios de los procesos y procedimientos desarrollados para prestar el servicio. Generar y preservar los registros de las actividades ejecutadas de acuerdo a los lineamientos determinados y dados a conocer por el jefe inmediato a la subgerencia científica. Dar repuesta a quejas y reclamos relacionados con las actividades desarrolladas en la prestación de los servicios administrativos poniendo en marcha acciones de mejoras necesarias y establecidas para un mayor desempeño de los procesos y el servicio. Realizar arqueo de caja, comprobando que el dinero recaudado corresponda a lo realmente facturado y así asegurar los recursos de la institución entre otras. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por las normas legales y que correspondan a las funciones propias del cargo. Los principios para ejercer el control interno son: Responsabilidad, Comunicación útil, Liderazgo, Trabajo en equipo.

OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO: Es evaluar la gestión de la empresa, comparando el resultado programado de la labor frente a lo efectivamente logrado, estableciendo las diferencias y causas. Integrantes del sistema de control interno: Junta Directiva, Gerente, el equipo de dirección, comité de control interno y todos los empleados vinculados a la empresa.

Los componentes del sistema de control interno: son específicamente información sobre programación detallada, resultados logrados, mediciones periódicas,

la

Producción de indicadores por cada área, calificación cuantitativa y recomendaciones para mejora de la gestión. CAPITULO II CONTROL DISCIPLINARIO Corresponde a una exigencia de la ley 734 de 2002, en su art. 76; para adelantar las investigaciones disciplinarias producto de las conductas irregulares atribuidas a los servidores públicos. Se deberá adelantar investigación y juzgamiento en primera instancia de las conductas que constituyan faltas disciplinarias cometidas por los servidores públicos del Hospital, correspondiendo la segunda instancia al Gerente. En el cumplimiento del control disciplinario regirán los principios rectores de la constitución política, la ley 734 de 2002, lo dispuesto en los códigos contencioso administrativo, penal y procedimiento civil en lo que no quebrante la naturaleza del derecho disciplinario. CAPITULO III REVISOR FISCAL De conformidad en lo establecido del Decreto Ley 1750 de 2003 en su artículo 14, el régimen contractual para las empresas sociales del estado serán las establecidas por las normas del derecho privado. Por lo anterior para todos los efectos legales del contrato, así como para su celebración ejecución y liquidación serán las normas del derecho privado y las demás que de común acuerdo se expresen en el mismo. El Hospital Universitario se intereso en una persona natural con capacidad para ejecutar los servicios profesionales como revisor fiscal, en atención a las normas legales relacionada con la revisoría fiscal, según lo expresa el artículo 7º inciso 3º de la Ley 43 de 1990, y los artículos 207, 208 y 209 del código de comercio y demás normas concordantes. La Superintendencia Nacional de Salud, hace precisión en materia del ejercicio de las funciones del revisor fiscal en los entes vigilados por la misma; los cuales deberán ejercer las siguientes funciones entre otras: 1.

Cerciorarse que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la entidad objeto de su fiscalización se ajusten a las prescripciones legales y estatutarias y a las decisiones de la junta directiva, o quien haga sus veces e igualmente que las mismas se hayan desarrollado con eficiencia en pro de los objetivos sociales.

2.

Dar oportuna cuenta por escrito, a la junta directiva o quien haga sus veces y, al gerente según el caso, de las irregularidades que se presenten en el funcionamiento de la entidad.

3.

Colaborar con la Superintendencia Nacional de Salud, Rindiéndole los informes oportunos, confiables, verificables, razonables y propios del ejercicio de la revisoría fiscal, así como aquellos que requiera el ente de control con fundamento en lo ordenado por las circulares externas expedidas por la superintendencia. 4. Velar por que se lleve regularmente la contabilidad de la entidad o por que en la misma se reflejen verazmente la totalidad de las operaciones sociales e igualmente por que se lleven o conserven debidamente la correspondencia y los libros de actas y registros de los asociados o afiliados. 5. Velar por que al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, se preparen, presente y difundan oportunamente, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptado y las normas legales, los estados financieros de propósito general junto con sus notas, debidamente certificados y, por que los mismos hayan sido tomados fielmente de los libros oficiales del ente, verificando que se encuentren sustentados en comprobantes, soportes y documentos reales y fidedignos. 6. Revisar y evaluar periódicamente el sistema de control interno adoptado por la entidad. 7. Velar por que se lleven debidamente las actas de las reuniones de la junta directiva o de quien haga sus veces. 8. Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título. 9. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente de los valores sociales. 10. Emitir el dictamen respectivo, sobre los estados financieros de propósito, así como aquellos estados financieros regulados por la contaduría general de la nación y demás organismos competentes preparados, presentados y certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya Responsabilidad se prepararon, incluyendo la concordancia sobre el informe de gestión preparado por la administración. Los revisores fiscales no deberán suscribir y emitir dictámenes sobre estados financieros que no se encuentren sustentados en los libros oficiales de contabilidad o que no se hallen previamente certificados por la administración. 11. Emitir con destino a la superintendencia nacional de salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluyendo el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos. 12. Velar por que los administradores con funciones de responsabilidad y manejo, constituyan fianzas que garanticen adecuadamente el cumplimiento de sus funciones y el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados durante el ejercicio del cargo.

13. Velar por que la administración garantice la adecuada atención de los usuarios, así como el manejo técnico de su información en bases de datos actualizadas, de acuerdo con sanos principios de administración y conforme con las disposiciones que rigen el sistema de seguridad social en salud. 14. Informar a la superintendencia nacional de salud sobre el incumplimiento de las obligaciones que la entidad posea, así como las causas que le dieron origen. 15. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas tributarias y aquellas de contenido parafiscal. 16. Informar, cuando los administradores no lo hicieren, y dentro de una oportunidad prudencial, sobre la ocurrencia de hechos que, conforme a las normas legales, sean causal de sometimiento

17.

18.

19. 20.

de la entidad a vigilancia, supervisión especial, control, intervención, toma de posesión, concordato, Liquidación obligatoria, revocatoria de su licencia o permiso de funcionamiento y, en general de cualquier situación que indique que el ente económico no podrá seguir funcionando normalmente. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud y de las circulares e instrucciones emanadas de la superintendencia nacional de salud. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con los anteriores le encomiende la Junta Directiva. En general ejercer una fiscalización oportuna, integral y permanente, sobre los actos de los administradores, las operaciones sociales, los bienes, los derechos, los libros, los comprobantes, la correspondencia y demás documentos inherentes, con el fin de garantizar el manejo oportuno, eficiente, eficaz y transparente de los recursos financieros del sector salud y lograr así la adecuada prestación del servicio esencial de la salud a la población residente en el territorio colombiano.

CAPITULO IV PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Vigila el cumplimiento de los actos administrativos, de las decisiones judiciales, de las leyes, de la constitución; protege los derechos humanos, vigila el cumplimiento diligente y eficiente de las funciones administrativas. CAPITULO V CONTRALORIA GENERAL DEPARTAMENTO. Ejerce el control fiscal sobre la gestión de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la nación, este control es posterior y selectivo conforme a los procedimientos, principios que establece la ley, la vigilancia de la gestión fiscal del estado incluye un control financiero, de gestión y de resultados, basados en la equidad, eficiencia, la economía y la valoración de los costos ambientales. CAPÌTULO VI CONTADURÌA GENERAL DE LA NACIÓN Ejerce el control económico social y financiero a las entidades que manejan fondos de la nación. TITULO V ATENCIÓN AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO. Se diseñaran y aplicaran una serie de estrategias para satisfacer necesidades y expectativas de los usuarios. Para conseguir la fidelidad de los mismos, la ESE debe ir adelante respecto a las otras empresas prestadoras de servicio de salud, ampliar el mercado existente en procura de un volumen más alto de negocio.

Para obtener resultados positivos, es necesario la colaboración activa de todos los funcionarios del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, utilizando algunos valores de la empresa especialmente, el respeto, la tolerancia, solidaridad y la honestidad los cuales deben resaltar entre las relaciones laborales, es decir, si no existe respeto, tolerancia, solidaridad y honestidad entre compañeros, no se garantiza respeto hacia los usuarios, lo cual disipa todos nuestros mejores propósitos. CAPITULO I CLIENTE INTERNO Con respecto al cliente interno se requiere una serie de características: • • • • • • • •

Comportamiento profesional en horas de servicio. Cortesía del personal en el trato a superiores jerárquicos, compañeros y subalternos. Obtener ayuda de cualquier empleado en el momento en que se requiera. Contestación inmediata del empleado cuando le sea solicitada su ayuda. Terminación del trabajo dentro de los plazos previstos. Cumplimiento de informes, medición. Cumplimiento de los empleados de las disposiciones internas, procedimientos y plazos. Cumplir y hacer cumplir los valores corporativos.

CAPITULO II CLIENTE EXTERNO Las acciones del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, en todas sus áreas deben orientarse al logro de la satisfacción de los clientes en busca de su fidelidad y coquetear a nuevos clientes. En este orden de ideas, es necesario implementar un programa de calidad de servicio que contenga los siguientes aspectos: CELERIDAD, en las respuestas a cualquier necesidad puntual de los usuarios, mejorando sustancialmente la calidad de atención. Debemos eliminar para siempre la confrontación del usuario con el funcionario, de modo que ganemos confianza y credibilidad y formemos usuarios satisfechos, los cuales nunca se marcharán de forma intempestiva por que en lugar de resentimiento habrá agradecimiento. CAPITULO III PROHIBICIONES. Se deben eliminar expresiones como: “No sé, estoy solo, mi compañero está enfermo, lo siento pero yo no estoy autorizado, tendrá que esperar, es imposible hacerlo, ustedes los usuarios se quejan demasiado, no me entiende, ya se lo he explicado varias veces, no me escucha, no tengo tiempo, le he dicho que no, eso no es conmigo, ya es la hora de salida, estoy ocupado”.

CAPITULO IV

IMPLEMENTAR. Se debe adoptar frases como: “Buenos días señor (a) por su nombre, para servirle, gracias por utilizar nuestros servicios, por supuesto, enseguida con mucho gusto, siéntese por favor, bienvenido, hasta pronto, espero haberle servido, que se mejore". Debemos colocar nuestra mejor expresión y que una sonrisa sea nuestra carta de presentación, tengamos en cuenta que una sonrisa trae por respuesta otra sonrisa, esta será nuestra mejor bienvenida. Los empleados del Hospital Universitario debemos ser diestros en solucionar conflictos; es una labor fácil que requiere de nuestra voluntad, es la forma más eficaz y menos onerosa de conservar al cliente y atraer a otros. TITULO VI DE LOS COMITES Para fortalecer la función de la Gerencia del Hospital Universitario de Sincelejo, y con la finalidad de hacer un seguimiento formal de las funciones desarrolladas y del cumplimiento de los objetivos es obligatorio que operen los siguientes comités: Comité de Gerencia o Técnico. Comité de Compras. Comité Científico. Otros. CAPITULO I FUNCIONAMIENTO DE COMITES. COMITE DE GERENCIA O TÉCNICO: Se recomienda reuniones mensuales. FUNCIONES: • • • • • •

Evaluar el desempeño durante el mes, a nivel de prestación de servicios, presupuesto, financiero y plan de desarrollo definido. Revisar el cumplimiento de metas de prestación de servicios, ejecución presupuestal, facturación y recaudo. Analizar situaciones irregulares y poner correctivos. Evaluar la oferta frente a la demanda de servicios. Evaluar cada una de las áreas de negocios de la empresa. Toma de decisiones administrativas.

INTEGRANTES: Gerente General, Subgerente Servicios Asistencial, Subgerente Operativo, Planeación, Presupuesto, control Interno, Contabilidad, Cartera, Talento Humano, Atención al Cliente, Calidad, Información y Oficina Jurídica. COMITÉ DE COMPRAS: Se recomiendan reuniones quincenales. FUNCIONES: • • • • • •

•

•

Estudiar el programa general de compras y proponer las modificaciones necesarias y trazar los procedimientos de ejecución de dichos programas. Asesorar en la toma de decisiones en cuanto a la adjudicación de procedimientos, contratos a efectuar de acuerdo con el volumen y clases de suministros. Ajustar los programas trimestrales de compra de acuerdo con las novedades que se presenten. Emitir concepto previo favorable sobre todo contrato de compraventa y suministro de bienes muebles acorde con normas de contratación. Emitir concepto previo favorable sobre todo contrato de obra pública acorde de contratación. Cuando la entidad permute bienes muebles, efectuar el avaluó previo de los bienes muebles que se den en pago de los que se adquieran para el servicio, para cuyo efecto podrá asesorarse con peritos. Emitir conceptos previos para dar de baja a bienes muebles que por su desgaste o deterioro o por obsolencia no sean útiles para el servicio al cual se hayan destinados, o susceptible en adaptación o reparación. Otras funciones asignadas por las disposiciones legales vigentes.

INTEGRANTES: Gerente General, Subgerentes, Responsable de Enfermería y Planeación.

Almacén, Presupuesto, Representante de

COMITÉ CIENTIFICO: Se llevará a cabo mensualmente. FUNCIONES: • • • • •

Discutir casos médicos especiales. Definir los procedimientos que permitan la operativización de las políticas, planes y programas del área asistencial. Definir los requerimientos tecnológicos necesarios para una adecuada prestación de servicios asistenciales. Evaluar el desempeño de las diferentes áreas médica de la ESE. Analizar indicadores de gestión de atención en la ESE y proponer acciones para mejorarlo.

INTEGRANTES: Gerente, Subgerente Servicios Asistenciales, Subgerente Operativo, auditor medico, Representante de Enfermería, Representantes de los servicios médicos y quirúrgicos. TITULO VII POLITICA AMBIENTAL. Es el conjunto coordinado de todos los componentes que son necesarios para el manejo adecuado de los residuos por los generadores y publico especial de aseo. Se inicia con un diagnostico situacional y un real compromiso de los generadores y prestadores de los servicios. La gestión integral comprende dos componentes generales: Gestión interna que incluye generación, segregación, recorrido interno, almacenamiento y desactivación y la gestión externa, incluye recolección transporte, tratamiento y/o disposición final. Estas implican de planeación y cobertura de las actividades relacionada con la gestión de los residuos hospitalarios, desde su generación hasta su disposición final. CAPITULO I COMPROMISO INSTITUCIONAL: •

• • •

• • •

El Hospital Universitario de Sincelejo, protegerá el medio ambiente, conservará los recursos renovables y dará cumplimiento a la normatividad ambiental vigente, involucrando todos los actores que desarrollen actividades de servicios en la ESE. La ESE se compromete a observar las normas de bioseguridad para la atención de los usuarios y del personal que labora en la ESE. La ESE adelantara procesos de reciclaje de materiales no biodegradables. El Hospital Universitario conciente de salvaguardar el medio ambiente se compromete a capacitar a los funcionarios con respecto a las normas de prevención, y en especial las relativas al manejo de residuos hospitalarios. Inspeccionar la gestión en materia ambiental para conocer los avances, fortalezas e inconformidades que presente el cumplimiento de la política ambiental. Difundir profusamente la política ambiental entre la comunidad de usuarios y los contratistas de la ESE. Promover una política de minimización en el uso del papel prefiriendo una comunicación por vía electrónica y el uso de otras alternativas tecnológicas, para contribuir en la preservación de los recursos forestales.

RESOLUCION No

Por medio de la cual se crea el Comité de Gestión Ética y Valores para el Hospital Universitario de Sincelejo ESE EL GERENTE DEL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO: Que mediante el Decreto 1599 de 2005 el Gobierno Nacional adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005. Que en el numeral 3º del Decreto antes enunciado se determinó y estableció la Estructura de Control Interno de las Entidades del Estado, y dentro del Subsistema de Control Estratégico se encuentra inmerso el componente Ambiente de Control; en uno de sus elementos, se describe la definición de Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Que la Gerencia del Hospital Universitario de Sincelejo ESE en virtud de las normas antes citadas y las que le reglamenten con posterioridad, tienden a preservar la moralidad pública, Que en virtud de lo antes expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1.- Creación: Crease el Comité de Ética y Valores del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, como instancia orientadora de la Gestión Ética y Valores, el cual se regirá por la presente Resolución . ARTÍCULO 2.- Integrantes: El Comité de Ética y Valores estará conformado • El Gerente o su Delegado • El profesional Universitario de Planeación. • El profesional Universitario de Control Interno. • El subgerente Operativo • El Profesional Universitario de recursos Humanos. ARTÍCULO 3.- Funciones: Son funciones principales del Comité de Ética y Valores: 1. Definir las políticas del programa de gestión ética y Valores. 2. Diseñar las estrategias para dinamizar la gestión ética y de Valores 3. Promover de manera general la conformación de comunidades de prácticas éticas en las áreas organizacionales. 4.

Hacer seguimiento y evaluar los resultados de proceso de implantación de la gestión ética y de Valores para disponer los ajustes a las actividades programadas.

5.

Proponer recomendaciones de conformidad con la actuación que se deriva del numeral precedente. Ser vocero oficial de la Entidad en la interpretación de los dilemas éticos que se presenten en la organización.

6.

7.

Establecer su propio reglamento si es el caso.

ARTÍCULO 4.- Reuniones: El Comité de Ética deberá reunirse ordinariamente cada dos (2) meses y de manera extraordinaria cuando sea convocado, levantando siempre la correspondiente acta. ARTÍCULO 5.- Gestor de Ética, nombramiento y funciones: Es el agente ejecutor y dinamizador del proceso de Gestión Ética en la entidad, que trabaja en estrecha conexión con el Comité de Ética. Las principales funciones del Gestor de Ética son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Convocar y presidir las reuniones del Comité de Ética. Coordinar el diseño y ejecución de planes de acción para la gestión de las decisiones del Comité de Ética. Identificar promotores de prácticas éticas en las distintas áreas organizacionales. Promover la realización de acciones formativas y comunicativas en torno a las palabras éticas en las diferentes áreas organizacionales. Coordinar los procesos de evaluación a la gestión ética. Motivar para la conformación de comunidades de prácticas éticas y coordinar las reuniones de las mismas. Intervenir como mediador en situaciones de conflicto o dilemas éticos para generar procesos reflexivos concernientes a prácticas no éticas que se presenten en la organización. Rendir informe Bimensual al Comité de Ética acerca de las actividades y el desarrollo del Programa de Gestión Ética.

ARTICULO 6. Designación del Gestor de Ética: Se designa como Gestor Ético de la Entidad a la Subgerencia Científica. ARTÍCULO 7.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Sincelejo a los, JUAN ARANA CHACON Gerente

CÓDIGO DE ÉTICA O DE CONDUCTA INTRODUCCION El código de ética del Hospital Universitario de Sincelejo está fundamentado en los principios y valores de la empresa, según los postulados de la constitución política de Colombia para la prestación de servicios de salud articulo 49 y la ley 734 de 2002 código único disciplinario. Sus proposiciones deberán ser acogidas por toda persona que labore o preste servicios en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE. TITULO I DISPOSICIONES GENERALES OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA: CAPITULO I OBJETIVO GENERAL Sensibilizar a los servidores de la empresa y darles las herramientas necesarias para que por convicción se comprometan a cambiar los hábitos que impiden su desarrollo individual y por lo tanto el desarrollo de todo el personal. Proporcionándonos un modelo de cultura moral buscando fortalecer la voluntad de servicio, vivir con mayor conciencia y actuar con compromiso, para obtener la responsabilidad, la unión y la fortaleza que demanda la misión del Hospital Universitario de Sincelejo. CAPITULO II OBJETIVOS ESPECIFICOS • • • •

Cumplir con la constitución y la ley. Implementar reglas de comportamiento. Denunciar acciones delictivas y disciplinarias. Solucionar conflicto de intereses que puedan afectar a clientes externos e internos de la ESE.

TITULO II RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO EN EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES. Artículo 1º. Como persona comprometida con la esencia de su actividad laboral, el funcionario del hospital, conoce la responsabilidad social implicada en su trabajo, por ello se mantiene alerta frente a situaciones o presiones personales, sociales, institucionales, económicas o políticas, que puedan conducirlo al abuso de su prestigio o influencia. Todos los funcionarios deberán velar exclusivamente por la tutela y protección de los intereses de la ESE, sin privilegiar intereses propios o de terceros.

Artículo 2º. Como funcionario de la institución, desarrollará su trabajo con rectitud y sentido profesional, con respeto, pertenencia, solidaridad, participación, productividad, eficiencia, ética, responsabilidad, compromiso, honestidad, transparencia, calidad y tiene la responsabilidad de permanecer alerta y no aceptar presiones que puedan distorsionar sus informes, y las labores propias de sus funciones e impedir el uso apropiado de los mismos. Artículo 3º. Los funcionarios deberán proponerse realizar todas las acciones tendientes a mejorar constantemente su rendimiento, proponiéndose actualizar sus conocimientos partiendo de su capacidad y formación individual. Articulo 4º. La custodia de los bienes del Hospital Universitario de Sincelejo y los de terceros recibidos en comodato son responsabilidad de los empleados, quienes los cuidarán, sacándoles el máximo beneficio en el desempeño de las funciones para el logro de los objetivos y metas institucionales. Estos bienes no se usarán para fines distintos a los asignados en el desempeño del objeto social de la institución, de igual manera se comunicará inmediatamente cualquier daño o pérdida. TITULO III DE LA SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS CAPITULO I PROCESO DE SELECCIÓN Articulo 5º. Para el proceso de reclutamiento de funcionarios y contratistas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 1.- El hospital Universitario de Sincelejo vinculará a sus empleados con fundamento en sus meritos profesionales y experiencia, todos los procesos que se realicen en la entidad, se harán con transparencia y honestidad. 2.- El Gerente, los subgerentes y líder de talento humano, tienen el deber como parte del proceso de selección considerar los siguientes aspectos: los requisitos de acuerdo al manual de funciones y competencia, integridad y moralidad; así mismo se verificarán los certificados de estudio y experiencia profesional y se comprobarán las referencias y la autenticidad de los documentos. 3.- Dando cumplimiento al artículo 122 de la Constitución política que dice, no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento para proveer los de carácter remunerado se requieren que estén contemplados en la respectiva planta de personal y provistos sus emolumentos, en el presupuesto correspondiente. - Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben. - Antes de tomar posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente lo solicite deberá declarar, bajo juramento, el monto de sus bienes y rentas.

- Dicha declaración solo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servidor público. - Sin perjuicio de las demás sanciones que establezca la ley, el servidor público que sea condenado por delitos contra el patrimonio del estado, quedará inhabilitado para el desempeño de funciones públicas. - Y las demás disposiciones que tenga la empresa.

TITULO IV MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y LEALTAD CON LA ENTIDAD CAPITULO I CONFIDENCIALIDAD Artículo 6º. No podrán ser divulgados ni utilizados en provecho propio o de un tercero, los datos personalísimos de los directivos y funcionarios o beneficiarios, las reservas legales o bancarias y todo lo que tenga relación con los derechos o registros de la empresa. Artículo 7º. Los funcionarios obviarán facilitar información con la intención de beneficiar o perjudicar a cualquier individuo, en los procesos que se adelanten en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, en desarrollo de su actividad contractual. CAPITULO II DE LA LEALTAD Artículo 8º. Compete a todos los funcionarios velar por el buen nombre de la empresa en todo el globo terrestre, hacer con animo constructivo las criticas para corregir posibles errores y fomentar un clima de comunicación cimentado en el respeto, la lealtad, la cooperación, el trabajo en equipo para así elevar la calidad de los servicios. TITULO V COMPORTAMIENTO DEL FUNCIONARIO DENTRO DE LA EMPRESA: CAPITULO I DEL ACTUAR DE LOS FUNCIONARIOS Artículo 9º. Las relaciones de los empleados dentro de la ESE se basaran en el respeto, compañerismo, tolerancia, lealtad, solidaridad y la bondad.

Artículo 10º. Los empleados procederán en todos los casos con criterio justo, evitando dar o propiciar comentarios de hechos que beneficien a personas en perjuicio de la empresa, del estado o de terceras personas. Artículo 11º. Los directivos y funcionarios del Hospital no podrán participar en la selección y adjudicación de contratos, administración de recursos, operaciones financieras, en las que sea parte su conyugue y parientes que se encuentren hasta el segundo grado consanguinidad o afinidad o con personas jurídicas en las que posean más del 25% de su capital social u ocupen cargos de dirección y manejo. Articulo 12º. Los funcionarios no podrán recibir dadivas por parte de los proveedores del hospital en ninguna época del año. Así mismo les está prohibido recibir beneficios de farmacias, laboratorios, ópticas entre otras instituciones similares encargadas del suministro de elementos de prescripción médica. Artículo 13º. Los empleados comunicarán a sus superiores todo hecho o irregularidad cometido por si mismo, por parte de otro funcionario o de un tercero que pueda lesionar los intereses de la empresa. No intervendrán en situaciones que permitan actos incorrectos o punibles, o que puedan utilizarse para excitar a error o usarse en forma contraria al interés público. TITULO VI EL MEDICO Y SUS FUNCIONES Articulo 14º. Los médicos tendrán en cuenta los principios éticos que protegen los interese de la ciencia y los derechos de la persona, e igualmente se obliga a trasmitir conocimiento al tiempo que ejerce la profesión conservando la salud de las personas. CAPITULO I INTERACCIÓN MÉDICO - PACIENTE Artículo 15º. La interacción medico paciente puede darse mediante cualquiera de las siguientes situaciones: 1.- Por disposición voluntaria de ambas partes. 2.- Por solicitud de terceras personas. 3.- Por decisión personal del médico en caso de accidente. 4.- Por compromiso adquirido con una entidad prestadora de servicios de salud. Artículo 16º. El médico utilizará los procedimientos y medicamentos a su disposición, mientras subsista la esperanza de aliviar o curar la enfermedad. Artículo 17º. El médico no prestará sus servicios para actos que le sean contrarias a su ética e impidan el libre y correcto ejercicio de la profesión, respetará la decisión del paciente de prescindir de sus servicios; en su consultorio puede recibir y tratar a todo paciente que lo solicite con el decoro y la responsabilidad que se requiere, en su evaluación expedirá los exámenes necesarios para

precisar el diagnostico y prescribir el tratamiento correspondiente. No podrá exigir al paciente exámenes innecesarios, ni lo someterá a tratamientos o procedimientos quirúrgicos que no se justifiquen. Articulo 18º. El médico no intervendrá quirúrgicamente a personas incapaces, en estado de inconsciencia o a menores de edad sin la autorización de las personas responsables a menos que la urgencia del caso así lo amerite. Artículo 19º. Los tratamientos médicos y quirúrgicos que sean indispensables y puedan afectar física o psíquicamente al paciente, el profesional de la salud tiene el deber de informar por anticipado al paciente o al responsable de tales consecuencias. Artículo 20º. La responsabilidad médica por reacciones adversas, inmediatas o tardías causadas a consecuencia del tratamiento, no irá más allá del riesgo previsto, el médico hará la advertencia al paciente o a sus familiares. TITULO VII DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS Artículo 21º. Las historias clínicas deberán ser diligenciadas con claridad y en cumplimiento de la resolución Nº 1995 de 1999 del ministerio de la protección social. El conocimiento que de estas tengan las auxiliares de los profesionales de la salud no son violatorios del carácter privado y reservado de ésta (D.3380/81. Art. 23). Artículo 22º. Cuando haya cambio de médicos, el médico saliente esta obligado a entregar la historia con sus anexos a su reemplazante. Articulo 23º. Podrán tener acceso a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la ley: a) el equipo de salud, b) el usuario, c) las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la Ley Resolución 1995 de 1999 art. 14. Artículo 24º. El secreto profesional médico es aquel que no es ético revelar sin justa causa, el personal asistencial esta obligado a guardar el secreto hasta cuando reciba orden contraria de autoridades competentes. TITULO VIII DEL PERSONAL ASISTENCIAL Y SU COMPORTAMIENTO EN LA EMPRESA Artículo 25º. Además de las establecidas para el personal administrativo, se contemplan las siguientes normas de conductas para el personal asistencial de la ESE. Hospital Universitario de Sincelejo. 1.- Los funcionarios del área asistencial tendrán por sus colegas y personal auxiliar subalterno respeto, lealtad, aprecio, solidaridad y la consideración que se merecen, sin descuidar su categoría profesional y cumplimiento de sus deberes como superior; es de anotar que los valores antes mencionados son la base fundamental de las relaciones entre los funcionarios.

2.- Los médicos no criticaran los procedimientos efectuados por sus colegas ni expresaran dudas sobre los métodos de trabajo ni de sus capacidades. Así mismo no los calumniaran ni los injuriaran ni trataran de perjudicarlo en su ejercicio profesional. 3.- Los especialistas de la salud se centraran únicamente en la atención de su especialidad cuando se trate de un paciente remitido. 4.- Los médicos tienen la obligación de proteger la salud de sus pacientes sin comisionar en personas menos calificadas cualquier procedimiento que requiera de su idoneidad profesional, de igual forma prescribirán y supervisaran la labor del personal auxiliar con el objeto de prestar al paciente un excelente servicio. 5.- Los médicos tienen la obligatoriedad de requerir el apoyo de sus colegas que por su experiencia y capacidades puedan contribuir a mejorar la salud de sus pacientes, de igual forma éste obligado a prestar su colaboración cuando le sea requerida. 6.- Los médicos no podrán recibir emolumentos de los pacientes que atienden en el Hospital Universitario de Sincelejo como paga por sus servicios, al igual que el personal auxiliar. 7.- El personal auxiliar no está facultado para cambiar los tratamientos prescrito por los médicos aún cuando se lo solicite el paciente, u otro médico sin el consentimiento del colega. 8.- Es de estricto cumplimiento del personal asistencial informar por escrito a la subgerencia Servicios Asistenciales de cualquier acto deshonesto y antitético cometido por cualquier colega. TITULO IX INHABILIDADES, IMPEDIMENTOS, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES CAPITULO I DE LAS INHABILIDADES Se entiende por inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades, y conflicto de intereses los señalados en la constitución y en la Ley. Articulo 26º: Inhabilidades sobrevinientes. Las inhabilidades sobrevinientes se presentan cuando al quedar en firme la sanción de destitución e inhabilidad especial o cuando se presente el hecho que las generan el sujeto disciplinable sancionado se encuentra ejerciendo cargo o función pública diferente de aquel o aquella en cuyo ejercicio cometió la falta objeto de la sanción. En tal caso, se le comunicará al actual nominador para que proceda en forma inmediata a hacer efectivas sus consecuencias. CAPITULO II DE LAS INCOMPATIBILIDADES Artículo 27º. Constituyen incompatibilidades para desempeñar cargos públicos los siguientes:

Para todo servidor público, adquirir o intervenir directa o indirectamente, en remate o venta de bienes que se efectúen en la entidad donde labore o en cualquier otra en la cual ejerza control jerárquico o de tutela o funcione de inspección, control y vigilancia. Esta prohibición se extiende aún encontrándose en uso de licencia. CAPITULO III DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES Artículo 28º: Conflicto de intereses. Todo empleado deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o di lo tuviere su conyugue, compañero (a) permanente, o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público, el empleado deberá declararse impedido. TITULO X CAUSALES DE DISTITUCIÓN Según los literales f) y g) del artículo 37 de la Ley 443 de 1998, son causales de retiro del cargo los siguientes: f) Por destitución, desvinculación o remoción como consecuencia de investigación disciplinaria.

•

g) Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo. El Código Disciplinario Único, art. 44, establece que el servidor público está sometido a las siguientes sanciones: a) Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima.

•

b) Suspensión en e ejercicio del cargo e inhabilidad especial para las faltas graves dolosas o gravísimas culposas. •

De conformidad con el código Disciplinario, son faltas gravísimas las contempladas en el art. 48 en cada uno de sus 63 incisos.

TITULO XI REGENCIA Y RESOLUCIÓN DE DIVERGENCIAS. CAPITULO I COMISIÓN DE BUEN GOBIERNO: Es la máxima instancia a la que se acudirá cuando se presenten discusiones o discrepancias en las actividades diarias, tanto administrativas como asistenciales de la empresa.

CAPITULO II FUNCIONES • • •

Vigilar el cumplimiento de las reglas establecidas en el código de Buen Gobierno. Analizar las quejas y denuncias de carácter ético presentadas por los funcionarios o los usuarios de los servicios de salud. Plantear las reformas del código de Buen Gobierno que sean necesarias y resolver los conflictos de interés que se presenten en cualquier nivel de la administración.

CAPITULO III MIEMBROS El Gerente General, el Subgerente Operativo, Subgerente Servicios Asistenciales, Líder de Talento Humano, el Jefe de Oficina Jurídica o quien haga sus veces, Control Interno, Planeación y Control Disciplinario o quien haga sus veces. TITULO XII VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMAS DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. Rige a partir de la fecha de su expedición y será divulgado a todo el personal que preste sus servicios en la empresa. Para reformarlo se hará la solicitud mediante petición escrita a la Comisión de Buen Gobierno. JUAN JOSÉ ARANA CHACON GERENTE

RESOLUCION: No. "Por medio de la cual se adoptan las políticas de Comunicación Pública organizacional y de medios de comunicación del Hospital Universitario de Sincelejo ESE” EL GERENTE DEL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus facultades legales, y CONSIDERANDO Que la constitución política en el artículo 20 establece que; “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad; No habrá censura”. Que la Ley 489 de 1998 en su artículo 3 establece que; “La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen. y en su artículo 37, que Los sistemas de información de los organismos y entidades de la administración pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. Que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6 dispuso que “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del Representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”. Que en desarrollo de las normas generales señaladas en la Ley 87 de 1993, el Presidente de la República, expidió el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Que la Gerencia del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, mediante Resolución N°. 0407 del 11de Marzo del 2008, adopta el modelo estándar de control interno MECI 1000-2005. Que dicha resolución en el artículo 4 sobre objetivos específicos del sistema de control interno señala que constituyen objetivos de control de ejecución de la entidad, entre otros:


Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad, y diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

Que de igual manera, establece que constituyen objetivos de control a la información de la entidad:


Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna,




Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo, garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad y garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas

Que el manual de implementación del MECI, en el subsistema de control de gestión, establece el componente de comunicación pública constituido por los elementos de comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación. Que la entidad pública debe contar con mecanismos estandarizados y eficientes, que le permitan conocer y recopilar información adecuada acerca de las características del entorno inmediato, y en general la información requerida para un desempeño efectivo de las operaciones, y para la adecuada toma de decisiones. Que la comunicación interna se da al interior de la entidad y se orienta al cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia, y publicidad. Que se debe realizar la implementación de sistemas de información adecuadamente diseñados, integrados, confiables, seguros, teniendo en cuenta la necesidad de capturar, almacenar y procesar los flujos de información primaria y secundaria de la entidad y generar reportes oportunos y exactos, para la toma de decisiones interna y para los grupos de interés. Que la comunicación informativa, constituye la información amplia y transparente hacia la sociedad y los diferentes grupos de interés externos, acerca de los objetivos y los resultados comparativos de la gestión de la entidad. Permite la rendición de cuentas a la comunidad y la confianza en lo público y lo institucional. Que los medios de comunicación garantizan la calidad, pertinencia y oportunidad de la información o mensaje que se quiere comunicar a los grupos de interés. Para poder conocer si esto se está logrando se realiza un diagnóstico que permita conocer si existen estándares definidos para el manejo de medios de comunicación. Que la política de comunicación pública será la herramienta conceptual y metodológica que permite garantizar la existencia de este componente del SCI al interior de la entidad. Que en virtud de lo anterior, se hace necesario adoptar las políticas de comunicación pública organizacional, informativa y de medios de comunicación para el Hospital Universitario de Sincelejo, ESE. RESUELVE: ARTÍCULO 1º. Adoptar las políticas de Comunicación Pública, definidas por el Comité Coordinador y Operativo del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, los cuales hacen parte integral del presente acto administrativo.

Las Políticas de Comunicación Pública establecen y señalan las guías de acción para que todos los servidores del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, estén al tanto de los lineamientos generales para manejar la comunicación organizacional, la comunicación informativa y los medios de comunicación. ARTICULO 2º La comunicación pública en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, tendrá un carácter prioritario y estratégico, fundamentado en el MECI. ARTÍCULO 3º. El responsable de la definición de las políticas de comunicación pública es el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. ARTICULO 4 º. Las herramientas conceptuales y metodológicas para la ejecución de la comunicación pública en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, serán las políticas de comunicación pública, y las políticas de medios de comunicación. PARAGRAFO UNICO: La responsabilidad de la comunicación organizacional estará a cargo de todos los funcionarios del Hospital Universitario de Sincelejo ESE. El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno es el encargado de aprobar y adoptar las modificaciones a la política de comunicación pública del Hospital. La medición de los avances de las acciones de las políticas definidos, estará a cargo de la oficina de control interno. ARTÍCULO 5º De acuerdo a las políticas de comunicación pública establecida por el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, se debe monitorear las políticas de comunicación y las políticas de medios de comunicación, con el fin de actualizarlo permanentemente. ARTÍCULO 6º DIVULGACION. Las Políticas de Comunicación Pública y las políticas de medios publicitarios se divulgarán a todos los funcionarios del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, a través de la página web de la entidad, charlas informativas así como la socialización al interior de cada uno de los procesos y en los medios masivos de comunicación. ARTICULO 7º VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE y CÚMPLASE

Dado en Sincelejo a los, JUAN ARANA CHACON GERENTE Elaboró Eder V

RESOLUCION NÚMERO 0576 DE abril 7 de 2009

Por la cual se adopta el Plan de Incentivos para los funcionarios del Hospital Universitario de Sincelejo ESE de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción período 2009 y 2010, pecuniarios y no pecuniarios para los funcionarios de la Entidad. EL GERENTE DEL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus facultades legales, y CONSIDERANDO Que el Artículo 77 del Decreto 1227 del 25 de abril de 2005, establece que el Jefe de cada Entidad adoptará anualmente el Plan de Incentivos Institucionales y señalará en él los incentivos no pecuniarios que se ofrecerán al mejor empleado de carrera de la Entidad, a los mejores empleados de carrera de cada nivel jerárquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remoción, así como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Que el capítulo IV del Decreto 1567 de 1998 establece el Sistema de estímulos para los funcionarios del Estado. Que el programa de incentivos debe sujetarse a un plan previamente establecido por la entidad que se oriente a reconocer los desempeños individuales del mejor funcionario de la entidad y de cada uno de los niveles jerárquicos que la integran, así como de los equipos de trabajo que la conforman. Que el Plan de incentivos que se adopta tiene como finalidad que los funcionarios mantengan su compromiso y eleven al nivel sobresaliente su esfuerzo en las tareas que desempeñan. Que el Plan de incentivos debe contribuir al desarrollo profesional y humano de los funcionarios del Hospital y debe tener relación directa con las actuaciones de los mismos. Que según el parágrafo del artículo 77 del Decreto 1227 de 2006, se entenderá por equipo de trabajo el grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando las habilidades individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el cumplimiento de planes y objetivos institucionales. Que el artículo 78, señala que para otorgar los incentivos, el nivel de excelencia de los empleados se establecerá con base en la calificación definitiva resultante de la evaluación del desempeño laboral y el de los equipos de trabajo se determinará con base en la evaluación de los resultados del trabajo en equipo; de la calidad del mismo y de sus efectos en el mejoramiento del servicio; de la eficiencia con que se haya realizado su labor y de su funcionamiento como equipo de trabajo. Que los empleados deberán reunir los siguientes requisitos para participar de los incentivos institucionales: Acreditar tiempo de servicio continuo en la entidad no inferior a un año; No haber sido sancionados disciplinariamente en el año anterior a la fecha de postulación o durante el proceso de selección y Acreditar nivel de excelencia en la evaluación del desempeño en firme, correspondiente al año inmediatamente anterior a la fecha de postulación, citados en el artículo 80 del Decreto 1227 de 2005.

Que de conformidad con el artículo 79 de la misma norma, cada entidad establecerá el procedimiento para la selección de los mejores empleados de carrera, así como para la selección y evaluación de los equipos de trabajo y los criterios a seguir para dirimir los empates. El mejor empleado de carrera de la entidad, será quien tenga la más alta calificación entre los seleccionados como los mejores de cada nivel. Que el Plan de Incentivos no podrá modificar los regímenes salariales y prestacionales de los funcionarios Que el Comité de Incentivos y la Comisión de Personal del Hospital han participado y orientado los diseños del Plan de Incentivos pecuniarios y no pecuniarios. Que para el cumplimiento de la presente Resolución existe disponibilidad presupuestal para dar cumplimiento al plan en el 2009-2010 Que en mérito de lo expuesto, R E S U E L V E:

ARTÍCULO 1º. Adoptar el Plan de Incentivos no pecuniarios, para premiar el desempeño de los funcionarios de la Entidad de carrera administrativa y el de libre nombramiento y remoción que se encuentren en niveles de excelencia, de acuerdo con la evaluación del comité designado para el periodo 2009 – 2010, y pecuniarios y no pecuniarios para premiar los mejores equipos de trabajo de la Entidad, en los términos y condiciones que se describen más adelante. ARTÍCULO 2º. Los incentivos no pecuniarios que se podrán otorgar a los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, son los siguientes: Funcionarios con las más altas calificaciones en la evaluación de desempeño de carrera administrativa de los niveles Profesional, Técnico y Asistencial del área misional y de apoyo. 1.

Reconocimiento a su labor meritoria a través de pergamino y resolución de distinción.

2.

Traslados: Este incentivo aplica en el caso que el funcionario solicite por encontrarlo de interés para su desarrollo siempre y cuando se pueda realizar el traslado con otro funcionario del mismo nivel o haya el cupo disponible donde lo solicite.

3.

Encargos: Este incentivo aplica en el caso de existir una vacante ya sea temporal o definitiva de un cargo de carrera administrativa, supeditado al cumplimiento de requisitos y por un período de seis meses.

4.

Comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento o remoción o de período siempre y cuando exista la vacante y reúna los requisitos para el mismo, en el tiempo estipulado por las normas.

Para el mejor funcionario de Libre nombramiento y remoción del Nivel Profesional, Técnico y Asistencial del área misional y de apoyo. 1.

Reconocimiento a su labor meritoria a través de pergamino y resolución de distinción.

2.

Traslados: Este incentivo aplica en el caso que el funcionario solicite por encontrarlo de interés para su desarrollo siempre y cuando se pueda realizar el traslado con otro funcionario del mismo nivel o haya el cupo disponible donde lo solicite.

3.

Encargos: Este incentivo aplica en el caso de existir una vacante ya sea temporal o definitiva de un cargo de carrera administrativa, supeditado al cumplimiento de requisitos y por un período de seis meses.

ARTÍCULO 3º. Para asignar los incentivos no pecuniarios el Comité de Incentivos se basará en el informe de las calificaciones que entregue el Grupo de Talento Humano sobre la evaluación del desempeño de los funcionarios de la Entidad. ARTICULO 4°. Los incentivos pecuniarios que se podrán otorgar a los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, de los niveles Profesional, Técnico y Asistencial de las áreas misional y de apoyo, que tengan como mínimo un año de servicio en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, son los siguientes: 1.

Se otorgara el 30% de la matricula para estudios superiores y de posgrado.

2.

Prestamos para estudios formales al empleado destacado hasta por un valor de TRES MILLONES DE PESOS MCTE. ($3.000.000) A 0% DE INTERESES, siempre y cuando tenga capacidad de pago y una duración hasta 18 meses para su cancelación.

3.

Préstamos para recreación, a los empleados destacados por valor de DOS MILLONES DE PESOS MCTE.($2.000.000) a 0% de intereses, siempre y cuando tenga capacidad de pago y una duración hasta 18 meses.

ARTÍCULO 5º. El Comité de Incentivos seleccionará los mejores funcionarios así:

Los tres (3) de más alta calificaciones por cada nivel. ARTÍCULO 6º. El mejor empleado de carrera administrativa de la Entidad se escogerá dentro de los primeros cinco días siguientes a su otorgamiento, en primer lugar el incentivo de su preferencia entre los ofrecidos; los demás empleados de carrera acreedores a incentivos lo escogerán por mutuo acuerdo o por sorteo cuando no sea posible el acuerdo. ARTÍCULO 7º. . El mejor empleado de libre nombramiento y remoción de la Entidad escogerá dentro de los primeros cinco días siguientes a su otorgamiento, el incentivo de su preferencia entre los ofrecidos. Los incentivos deben ser utilizados por los funcionarios seleccionados dentro del año 2009 y 2010 ARTÍCULO 8º. El Comité de Incentivos convocará al concurso de los mejores equipos de trabajo o funcionarios, los cuales deberán cumplir los siguientes requisitos:

• • •

Podrán integrar el equipo funcionarios de la misma o de diferentes dependencias. Uno de los integrantes del equipo puede inscribir el proyecto Posteriormente el Comité de Incentivos señalará las fechas para la presentación y sustentación de los proyectos, lo mismo que los criterios y requisitos para la selección.

ARTICULO 9°. Todos los empleados: Se entregará a todos los funcionarios de la entidad de planta un bono de QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($500.000) para libre inversión, cuando haya cumplido un año de servicio, si no lo ha cumplido se le entregará proporcionalmente, por su labor meritoria ARTÍCULO 9º. En ningún caso los incentivos otorgados en la presente resolución, son factor salarial ni prestacional y no podrán ser reconocidos proporcionalmente al tiempo de servicio. ARTÍCULO 10º. En lo no previsto en este acto administrativo, el plan anual de incentivos de la Entidad se regirá por las disposiciones contenidas en el decreto 1567 de 1998, la Ley 909 de 2004, el Decreto 1227 de 2005, y las normas que los modifiquen o adicionen. ARTÍCULO 11º. El Hospital Universitario de Sincelejo ESE, mediante acto administrativo y con fundamento en el Acta que elabore el Comité de Incentivos y la disponibilidad presupuestal, asignará los respectivos incentivos. ARTICULO 12º. seleccionados.

El Comité de Incentivos,

hará entrega de los premios a los funcionarios

ARTICULO 13º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Sincelejo a los, 7 de abril de 2009 JUAN ARANA CHACON Gerente

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MISIÓN. Generar transformación cultural y organizacional en el logro de objetivos y metas institucionales mediante el desarrollo del talento humano del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, basado en un modelo de competencias, que viabiliza la interacción coherente con las habilidades y conocimientos requeridos por los procesos corporativos, el fortalecimiento de equipos de trabajo, y la relación sistémica de las actividades misionales de la gestión del talento humano, caracterizando así una visión estratégica del gerenciamiento del capital más valioso de toda Organización. VISIÓN. Al finalizar el período del actual Gerente, debe haberse logrado el liderazgo a nivel regional del desarrollo humano integral y potencializando el talento humano del Hospital. OBJETIVOS GENERALES. 1.

2. 3. 4.

Lograr el direccionamiento unificado del desarrollo del talento humano, implementando políticas para el ámbito administrativo y operativo, de tal forma que aseguren el crecimiento y desarrollo integral de las potencialidades individuales e institucionales. Innovar el desarrollo de conocimientos, habilidades, destrezas, valores, actitudes y aptitudes de acuerdo a los requerimientos de calidad esperados en los resultados de la gestión. Fortalece estrategias de desarrollo organizacional para poyar el avance en la transformación cultural. Obtener un mejoramiento sustancial del clima organizacional, mediante la transformación de hábitos y prácticos del personal administrativo y operativo.

ÁREAS CLAVES. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Políticas. Temas Corporativos. Competencias. Formación. Evaluación Talento Humano. Desarrollo Organización. Remuneración. Clima Organizacional. Estímulos.

DIAGNÓSTICO. Políticas. No existen políticas formalizadas. Temas Corporativos. Actualmente se tienen unas actividades que considerándose como temas corporativos se tienen dispersas en las diferentes dependencias de la entidad tales como la contratación, la formulación y evaluación de la gestión, el soporte jurídico. Es necesario asumirlas en el despacho de la entidad por la transversalidad e impacto.

Competencias El ingreso de los servidores y servidoras a las entidades públicas antes de implementarse la carrera administrativa se daba por intermediaciones políticas relación de afecto y amistad. Con la ley 443 de 1.998 se empezó a cambiar el panorama en estas entidades, quien ingresaba por concurso, se consideraba una persona con conocimientos y requisitos de estudio y experiencia necesarios para desempeñarse adecuadamente en su puesto de trabajo, quien lo hacia por provisionalidad, mínimo debía cumplir con unos requisitos establecidos en la norma. Con la ley 909 de 2004, se pretende de que no solo al ingresar a las entidades publicas tenga un titulo o unos conocimientos teóricos, sino que además cumpla con unas competencias comunes, comportamentales y funcionales, lo que es un complemento perfecto a la hora de desempeñarse efectivamente en el puesto de trabajo. La proyección de las entidades públicas es ingresar y mantener a todos los servidores y servidoras independiente de su nivel jerárquico, por sus meritos y logros, es decir por una adecuada repuesta en la evaluación del desempeño y en los acuerdos de gestión, mas que por un cambio de esquema político o administrativo. Es necesario entonces en el momento de definir un manual de funciones y competencias laborales, identificar claramente las competencias requeridas en los puestos de trabajo de la entidad, y así poder responder efectivamente a los logros institucionales. Formación La formación en las entidades públicas a estado enfocada mas al cubrimiento de una demanda o a satisfacer necesidades puntuales encontradas en las diferentes dependencias de la entidad. Hoy con instrumentos tales como la Evaluación del Desempeño, Acuerdos de gestión, Evaluación de competencias Laborales, Evaluación de los equipos internos de trabajo y la misma evaluación institucional, podemos emprender un plan de capacitación que permita mejorar y fortalecer los conocimientos y competencias requeridas por cada servidor o servidora de una forma acelerada y oportuna. Si bien hoy las entidades públicas no tendrán la autoridad para ingresar a quien considere la persona más competente para hacer parte de su equipo de trabajo, tienen a su mano, tienen a su mano un instrumento perfecto como es el plan de capacitación, para ir formando a estas personas de acuerdo a lo previamente detectado como competencias laborales necesarias en cada puesto de trabajo, para hacer efectivo su resultado.

Evaluación Talento Humano Proceso mediante el cual se estima el rendimiento global del servidor en su puesto de trabajo. Hoy en día la evaluación del desempeño ha dejado de convertirse en una verdadera herramienta administrativa para convertirse en una responsabilidad forzada para quienes la tienen que utilizar, a sido también una estrategia al momento de presionar o amenazar ciertas situaciones cada vez que se acerca la hora de la calificación, no hay conciencia de la importancia de realizar una adecuada

concertación de objetivos y una evaluación que permita identificar los verdaderas fortalezas y debilidades de los evaluados. Las evaluaciones son casi siempre el resultado de las actividades realizadas al mes o dos meses antes de la evaluación, lo que hace que asta no sea real y transparente. Es necesario entonces empezar a generar una cultura tanto para evaluados como para evaluadores, donde encontremos en la evaluación del desempeño la oportunidad para fortalecer a través del plan general de capacitación, las debilidades en nuestros resultados y poder perfeccionar cada vez mas nuestras competencias laborales. Basados en lo establecido por la ley 909 de 2004, ya la evaluación del desempeño no se va a mirar de forma personal, hoy si gano tu ganas, si ganas yo gano. Mi evaluación va a ser el resultado de la evaluación de mi equipo de trabajo y de la evaluación institucional, cada vez se hace más urgente el trabajo en equipo. Con esta situación se resalta más aun la necesidad de que la evaluación del desempeño no sea simplemente una calificación anual semestral sino un insumo para identificar y perfeccionar las fortalezas y debilidades de los equipos de trabajo y por ende de cada servidor o servidora. Desarrollo organizacional La documentación, normalización y mejoramiento de los procesos corporativos fueron asumidos directamente por el despacho de la secretaria de servicios administrativos. La estructura administrativa al igual que el manejo de la planta reempleos, la sustentación técnica de novedades y el manual de funciones y competencias laborales es llevada a cabo por la unidad de Adaptación Organizacional. Clima Organizacional. Por Clima Laborar se entiende el conjunto de cualidades, atributos o propiedades relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto que son percibidas, sentidas o experimentadas por las personas que componen la organización empresarial y que influyen sobre su conducta. Antes se tenía un concepto y tratamiento anquilosado y paquidérmico sobre el ser humano, el hombre como un medio más de la producción, al igual que la tierra y el capital, el hombre como máquina productiva, el hombre como esclavo, el hombre como la única alternativa de reducir costos productivos y/o administrativos, sin mirarlo desde un enfoque social, donde el hombre pasa a ser el centro de todo desarrollo, como única alternativa de sobrevivencia de nuestras organizaciones, donde se hace necesario invertir en las personas, otorgarles y garantizarles la igualdad de oportunidades, opciones y de recursos para el logro de sus satisfacciones, asimismo, es necesario que tengan influencia en las decisiones que se tomen y diseñen. Hoy la oficina de talento humano viene desarrollando un estudio de clima organizacional, buscando determinar aquellas variables objetivas que puedan incidir negativamente sobre la percepción que tienen las personas sobre la calidad de trabajo en que se encuentran. Esta calidad influirá en el rendimiento del desempeño y por lo tanto en los resultados organizacionales, comprometiéndose así a la permanencia estable, productiva y saludable de los servidores y servidoras.

El hecho de que las organizaciones sean flexibles, hace que los estudios de clima organizacional no sean solo de un momento determinado, sino que debe volverse una responsabilidad permanente en las organizaciones, dado a que mantener un buen diagnóstico es evitar problemas a corto y largo plazo. Un clima positivo propicia una mayor motivación y por ende una mejor productividad por parte de los trabajadores. Otra ventaja importante de un clima organizacional adecuado es el aumento del compromiso y de la lealtad.

Estímulos. Actualmente la Subgerencia Operativa y Talento Humano trabajo en la elaboración de un Plan de Estímulos, Incentivos y Beneficios, entre las cuales se incluirán:    

Fondo de Calamidad. Fondo de Vivienda. Becas de Estudio. Incentivo al mejor empleado en cada nivel.

Hoy con la implementación de la Ley 909 de 2004, es necesario ampliar la cobertura en cuanto al Plan General de Incentivos, donde se tenga en cuenta el rendimiento de los equipos internos de trabajo, proyectos exitosos y demás componentes que contribuyan a mejorar el clima laboral. Es necesario hacer un verdadero diagnóstico de las variables a tener en cuenta en dicho plan y detectar aquellas que tienen un verdadero impacto sobre el mejoramiento del clima organizacional. Remuneración. Actualmente el manejo de la nómina es responsabilidad de la Subdirección Administrativa, que por tener a cargo múltiples responsabilidades, impide el direccionamiento unificado y la optimización de recursos, dificultando intervenciones en los diferentes componentes del talento humano. Analizando la naturaleza y razón de ser de la Gestión del Talento Humano, se puede observar que en la actualidad tiene dos temas que no contribuyen al cumplimiento de su misión, ya que si bien es cierto le aporta insumos a su desarrollo, son competencias de otros procesos. 1. 2.

Desarrollo Organizacional con respecto a la planeación de la estructura administrativa y la planeación de la planta global de empleos. Atención Ciudadana.

OBJETIVO 1 Lograr el direccionamiento unificado del desarrollo del talento humano, implementando políticas para el ámbito administrativo y operativo, de tal forma que aseguren crecimiento y desarrollo integral de las potencialidades individuales e institucionales OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ESTRATEGÍAS

ACCIONES

1. POLÍTICAS Orientar el desarrollo humano integral del personal administrativo y operativo, mediante la incorporación de políticas unificadas para la vinculación, evaluación, desarrollo de competencias, bienestar, estímulos y compensaciones del personal administrativo y operativo del Hospital, respetando la normatividad reguladora específica.

Optimizar los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y el talento humano, mediante la implementación de estrategias interrelacionadas y diferenciables que potencien la capacidad profesional y personal en armonía con los objetivos y metas institucionales

Analizar la normatividad vigente del personal administrativo y operativo Determinar la orientación estratégica en los temas conducentes al desarrollo humano integral. Monitorear la aplicación de las políticas emitidas. Direccionamiento estratégico del desarrollo humano integral

Identificación de líneas estratégicas potenciadoras del talento humano para la obtención de objetivos y metas institucionales en armonía con el desarrollo personal

Analizar el impacto de nueva reglamentación y las debilidades recurrentes para ajustar o actualizar políticas. Concretar las áreas claves determinantes del desarrollo humano integral para el personal administrativo y operativo, en desarrollo de las políticas emitidas. Proyectar el impacto de la interacción de estrategias para asociar afinidades de contribución.

2. TEMAS CORPORATIVOS Seguimiento a la gestión. Monitorear el comportamiento de los indicadores de gestión y resultados y redireccionar desviaciones. Relaciones Laborales.  Administrar las relaciones sindicales del personal administrativo y operativo.

 Resolver demandas instauradas, tutelas, derechos de petición y reclamaciones en temas de talento humano. Comisión de Personal. Resolver las peticiones en temas de carrera administrativa y operativa. Centro de Prácticas. Conectar la academia con el ámbito laboral, vinculando estudiantes de práctica que trasmitan su actualización y simultáneamente adquieran el aprendizaje laboral. Agilizar la gestión de temas claves corporativos, mediante la retroalimentación permanente y directa con la Subdirección Administrativa

Sistemas de Información. Fortalecimiento de aspectos de impacto interno y externo

 Diseñar módulos de interacción de variables relacionadas con áreas claves.  Administrar bases de datos de planta de empleos y planta de personal con generación de reportes coherentes a las variables relacionadas.  Administrar bases de datos del personal operativo. Adquisición de bienes y servicios. Aplicar el proceso en todas sus etapas, para satisfacer los requerimientos de bienes y servicios que soportan el cumplimiento de los objetivos de la Subdirección Administrativa.

OBJETIVO 2 Innovar el desarrollo de conocimientos, habilidades, destrezas, valores, actitudes y aptitudes de acuerdo a los requerimientos de calidad esperados en los resultados de la gestión 3. COMPETENCIAS

Desarrollar metodológicamente el modelo que permita caracterizar la capacidad laboral del personal administrativo y operativo para desempeñarse

Diseñar Metodología Identificar competencias Ajustar o actualizar el manual específico de competencias

en diferentes contextos, y especialmente para responder a Mejoramiento de los los requerimientos de calidad requerimientos sus resultados ocupacionales del personal administrativo

laborales Formalizar y divulgar el manual específico de competencias laborales Analizar requerimientos de competencias en los procesos corporativos asignados Implementar el modelo

Posibilitar la certificación de las competencias de los servidores públicos. Analizar el estatuto y la normatividad reglamentaria del personal operativo Diseñar metodología Viabilización del concepto de competencias en el personal operativo

Identificar competencias Proyectar manual específico de funciones y competencias del personal operativo Administrar historia laboral Administrar base de datos

Sostenibilidad de la capacidad técnica y personal

Monitorear la efectividad del modelo Investigar mejores prácticas en competencias del personal administrativo y operativo Estudiar factibilidad, de acuerdo a la normatividad vigente Incorporar mejoramiento en los manuales del personal administrativo y operativo Socializar ajustes

4. FORMACIÓN Establecer un Plan de Capacitación orientado a formar, fortalecer o potencializar las competencias, según

Instrumentación correlacionada de áreas y temas de aprendizaje, actualización o fortalecimiento

Analizar los insumos provenientes de competencias, evaluación, talento humano y procesos corporativos clasificados por competencias comunes,

las necesidades evidenciadas

comportamentales o funcionales Determinar necesidades de formación, actualización, fortalecimiento o potenciación de competencias del personal vinculado Determinar necesidades de inducción, reinducción y entrenamiento Diseñar e implementar el Plan de Capacitación Institucional Sostenibilidad del modelo de aprendizaje vinculado al desempeño individual y organizacional

Monitorear la efectividad del Plan de Capacitación Incorporar mejoramientos Afianzar las interacciones de competencias y desempeño con el proceso de aprendizaje para incrementar la productividad y calidad Sensibilizar sobre las bondades del trabajo en equipo en el contexto de los nuevos retos institucionales

Lograr el desarrollo de equipos de trabajo competitivos conforme a los objetivos y metas institucionales

Formar lideres de programas y proyectos de acuerdo a los procesos corporativos, los objetivos y metas institucionales Fomento del aporte sinérgico a los objetivos y metas institucionales

Asesorar en la conformación de equipos de trabajo competitivos en el Hospital.

5. EVALUACIÓN TALENTO HUMANO Analizar requerimientos de talento humano en los procesos corporativos Fortalecer la capacidad técnica y personal a proveer, mediante la aplicación de los nuevos conceptos de competencias laborales

Provisión de talento humano en correspondencia con los requerimientos ocupacionales

Analizar el manual específico de funciones y competencias del personal administrativo y operativo Aplicar pruebas Seleccionar aspirantes

Desarrollar un sistema de evaluación, como instrumento de mejoramiento

Transformación de la evaluación

Analizar referentes regionales y nacional para el personal administrativo y

profesional y personal, articulado al desempeño organizacional

como instrumento de proyección

operativo Investigar mejoras prácticas Implementar modelo de evaluación, considerando aspectos vitales: objetividad, contribución a objetivos y metas institucionales, retroalimentación, fortalecimiento de competencias Asesorar en la formulación de Acuerdos de gestión Consolidar los acuerdos de gestión pactados con los gerentes públicos Consolidar las evaluaciones acuerdos de gestión

Sostenibilidad valoración de competencias en el logro de objetivos y metas institucionales

de

los

Determinar la efectividad del modelo e incorporar correctivos Consolidar relaciones de mejoramiento profesional y personal

OBJETIVO 3 Fortalecer estrategias de desarrollo organizacional para apoyar el avance en la transformación cultural 6. DESARROLLO ORGANIZACIONAL Formalizar políticas para la gestión de procesos Expandir la cultura de procesos Actualización de la Estructura Corporativa

Ajustar el modelo de operación conforme a nuevos requerimientos Valorar los ajustes implementados Investigar mejores prácticas Retroalimentar el modelo Optimizar procesos Analizar estructura corporativa

Ajustar la Estructura Organizacional,

Realizar estudios técnicos de estructura

considerando la dinámica de la entidad y los nuevos enfoques

administrativa y planta de empleos Proyectar niveles responsabilidad Formalizar y administrativa

Actualización de la Estructura Administrativa

de

autoridad

divulgar

y

estructura

Homologar y clasificar la planta de empleos según la normatividad vigente Ajustar o actualizar manuales específico de funciones Formalizar y divulgar el manual específico de funciones Identificar equipos de trabajo Instrumentar planta global

Sostenibilidad y capacidad de respuesta organizacional

Monitorear la efectividad de la estructura corporativa y de la estructura administrativa Monitorear la efectividad de la planta global y equipos de trabajo Incorporar mejoramientos

7. REMUNERACIÓN Administrar hojas de vida del personal administrativo Soporte administrativo a administración de personal

la

Optimizar la gestión del talento humano, mediante el adecuado soporte técnico y administrativo, y la administración de la historia laboral

Investigar soporte tecnológico y proponer alternativa de incorporación Tramitar y notificar novedades personal administrativo y docente

Sostenibilidad soporte técnico y administrativo de la gestión del talento humano

del

Evaluar los procedimientos de soporte técnico y administrativo Proponer mejoramiento permanente

Optimizar procedimientos y trámites del sistema de remuneración

Administrar nómina.

sistema

de

información

 Liquidar nóminas y conexos

Administración nómina, prestaciones, provisiones y pensiones del personal administrativo

 Tramitar nóminas y conexos  Ingresar novedades al sistema  Emitir resoluciones liquidación de cesantías Administración pensiones.  Liquidar pensiones  Ingresar novedades al sistema  Proyectar provisión  Tramitar pensiones Analizar procedimientos y trámites y proponer mejoramiento Administrar nómina y conexos

Administración nómina, prestaciones, provisiones y pensiones del personal operativo

Administrar pensiones Proyectar provisiones Proyectar presupuestos con fundamento en las necesidades de incorporar personal operativo Evaluar confiabilidad y efectividad de la tecnología Analizar confiabilidad de la información Detectar desviaciones

Sostenibilidad sistema de remuneración personal administrativo y operativo

Incorporar mejoramiento

OBJETIVO 4 Obtener un mejoramiento sustancial del clima organizacional mediante la transformación de hábitos y prácticas del personal administrativo y operativo 8. CLIMA ORGANIZACIONAL Definir metodología para la intervención del clima organizacional:  Clima laboral  Familia  Programas especiales  Plan de retiro  Salud ocupacional  Variables ambiente sicosocial Aplicar instrumentos de diagnóstico, evaluación, de resultados, estudios de

impacto y aplicación de acciones conducentes a consolidar el clima motivacional de la Entidad y la cultura organizacional.

Implementar estrategias efectivas para mejora el estado de las variables que interactúan en el ambiente sicosocial del personal administrativo y operativo

Apropiación de herramientas adecuadas para el fortalecimiento del clima organizacional

Desarrollar acciones, estrategias e intervenciones en materia de salud ocupacional que contribuyan a la recuperación de condiciones laborales adecuadas, al bienestar integral y a la estabilidad mental y física de las entidades públicas, tendientes al aumento de la productividad organizacional. Asesorar al responsable de la variable evaluada para la reorientación de acciones Retroalimentar a los lideres de equipos para la incorporación de estrategias que mejoren el estado de las variables. Asesorar en la implementación de planes de mejoramiento.

Sostenibilidad en la interacción de estrategias y variables de clima organizacional

Realizar monitoreo al estado de las variables determinantes del ambiente sicosocial, una vez implementado el plan de mejoramiento Analizar la interacción de estrategias y su impacto en las variables determinantes del ambiente sicosocial. Investigar mejores prácticas Incorporar mejoramientos

9. ESTÍMULOS Adecuar el sistema de estímulos para potenciar los equipos de trabajo hacia el logro efectivo de objetivos y metas institucionales, como instrumento motivador del servidor público en

Analizar impacto de estímulos en el clima organizacional Consolidación de acciones generadoras de bienestar

Analizar el impacto de estímulos en la productividad y calidad de la gestión Implementar

modificaciones

para

todos sus escenarios

fortalecer estímulos efectivos Investigar mejores prácticas Sostenibilidad de la provisión de bienestar

Analizar la estímulos

viabilidad

para

Incorporar mejoramientos

MATRIZ DE IMPACTO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

POLÍTICAS TEMAS CORPOTARIVOS COMPETENCIAS FORMACIÓN EVALUACIÓN TALENTO HUMANO DESARROLLO ORGANIZACIONAL CLIMA ORGANIZACIONAL ESTÍMULOS REMUNERACIÓN

PARAMETRIZACIÓN

5

IMPACTO ALTO

3

MEDIO IMPACTO

1

BAJO IMPACTO

nuevos

DESAGREGACIÓN DE IMPACTOS POLÍTICAS TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

FORMACIÓN

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

Determinante en la Determinante en el Determinante en la Determinante en las aplicación de correctivos y desarrollo del modelo orientación del Plan de consideraciones soluciones de competencias Capacitación estratégicas DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLIMA ORGANIZACIONAL

ESTÍMULOS

REMUNERACIÓN

Determinante en el diseño Determinante para lograr Determinante en la Determinante en el organizacional y el la interacción efectiva de aplicación e diseño de propuestas variables y estrategias incorporación sistema de actores de conducentes al nuevos estímulos mejoramiento del clima

TEMAS CORPORATIVOS POLÍTICAS

COMPETENCIAS

FORMACIÓN

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

Determinante en la Retroalimenta la Retroalimenta la Retroalimenta la valoración de la gestión y resultados gestión y resultados gestión y resultados efectividad de las políticas obtenidos obtenidos obtenidos DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLIMA ORGANIZACIONAL

ESTÍMULOS

REMUNERACIÓN

Retroalimenta la gestión y Retroalimenta la Retroalimenta la Retroalimenta la resultados obtenidos gestión y resultados gestión y resultados gestión y resultados obtenidos obtenidos obtenidos COMPETENCIAS POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

FORMACIÓN

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

Determinante en la Aporta el contexto a la Determinante en la Determinante en la valoración de la solución de inquietudes construcción del Plan valoración de factores efectividad de las políticas de Capacitación de desempeño

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Aporta el contexto conocimientos habilidades

CLIMA ORGANIZACIONAL

de y

ESTÍMULOS

No Impacta

REMUNERACIÓN

Aporta a las variables del sistema de evaluación para la estructuración de la escala

No Impacta

FORMACIÓN POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

Determinante en el fortalecimiento de Determinante en la Aporta el contexto a la conocimientos, Determinante en la valoración de la solución de inquietudes habilidades, destrezas, superación de las efectividad de las políticas valores, actitudes y debilidades evaluadas aptitudes DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLIMA ORGANIZACIONAL

Aporta en talento humano Aporta el mejoramiento fortalecido en del clima conocimientos y organizacional habilidades

ESTÍMULOS

REMUNERACIÓN

No Impacta

No Impacta

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

Determinante en la Aporta el contexto a la Determinante valoración de la solución de inquietudes estado efectividad de las políticas competencias DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLIMA ORGANIZACIONAL

en

FORMACIÓN

el Determinante en la de construcción del Plan de Capacitación

ESTÍMULOS

Aporta el talento humano Aporta variables objeto Determinante en evaluado de análisis acceso a estímulos DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REMUNERACIÓN

el

No Impacta

POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

Determinante en la Aporta el contexto a la Aporta los valoración de la solución de inquietudes conocimientos y efectividad de las políticas habilidades requeridas para operar los procesos

FORMACIÓN

Aporta los requerimientos para fortalecer o actualizar conocimientos en las áreas de desempeño

EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

CLIMA ORGANIZACIONAL

ESTÍMULOS

REMUNERACIÓN

Aporta el contexto de objetivos institucionales

No Impacta

No Impacta

No Impacta

CLIMA ORGANIZACIONAL POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

Determinante en la Aporta el contexto a la valoración de la solución de inquietudes efectividad de las políticas EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

No Impacta

No Impacta

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

No Impacta

ESTÍMULOS

FORMACIÓN

Aporta variables fortalecer REMUNERACIÓN

Determinante en la Retroalimenta en el valoración de la estado de satisfacción efectividad de los por este concepto estímulos

ESTÍMULOS POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

Determinante en la Aporta el contexto a la valoración de la solución de inquietudes efectividad de las políticas EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

a

COMPETENCIAS

FORMACIÓN

No Impacta

No Impacta

CLIMA ORGANIZACIONAL

REMUNERACIÓN

No Impacta

No Impacta

Aporta al mejoramiento del clima organizacional

No Impacta

REMUNERACIÓN POLÍTICAS

TEMAS CORPORATIVOS

COMPETENCIAS

FORMACIÓN

No Impacta

No Impacta

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

CLIMA ORGANIZACIONAL

ESTÍMULOS

No Impacta

Propicia el mejoramiento del clima organizacional

Retroalimenta la política Aporta el contexto a la de tema solución de inquietudes EVALUACIÓN TALENTO HUMANO

No Impacta

No Impacta

RESOLUCIÓN No. 0631 del 22 de abril de 2009 “por la cual se establece en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, las políticas de Desarrollo del talento Humano”

EL GERENTE DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, ESE, en uso de sus atribuciones legales, y CONSIDERANDO: 1- Que el inicio 1° del artículo 209 de la constitución política establece que la función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en el principio de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. 2- Que el decreto 1537 de julio 26 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1.993 establece que reviste de gran importancia continuar con la implementación de estrategias para el desarrollo transparente, eficiente y eficaz de las entidades y organismos públicos, que consoliden la modernización del estado. 3- Que mediante la Resolución No. 0407 de Marzo 11 de 2008 se adoptó para el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado MECI 1000: 2005 4- Que para dar cumplimiento al objetivo de fortalecer el Control Interno en el sector público, el Desarrollo del talento Humano es un eje estratégico que atraviesa transversalmente el quehacer organizacional en todas sus dimensiones y por consiguiente es consustancial el buen funcionamiento de las entidades. Que en mérito de lo expuesto. RESUELVE: ARTICULO 1°. Establecer en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, las Políticas de Desarrollo del Talento Humano, que a continuación se describen y hace parte integrante de presente acto Administrativo. ARTICULO 2°. Estas políticas reflejan el sentir Institucional y se convierten en la manifestación de nuestros compromisos con el desarrollo de competencias, habilidades aptitudes e idoneidad del Servicio Público. ARTICULO 3°. Que para garantizar la implementación, puesta en marcha, mantenimiento, ajustes y autocontrol de las Políticas de Desarrollo del talento Humano, se tendrá como responsable directo, a la Subgerencia Operativa del Hospital Universitario de Sincelejo ESE,. POLÍTICAS DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Hospital Universitario de Sincelejo ESE,

1.

Política General de Desarrollo del Talento Humano

Con el despliegue de un modelo de talento humano, ágil, eficiente, y alineado con el proceso de transformación de la gestión pública, se galardonarán los desempeños individual e institucional, a través de la compensación e incentivos que permitan estimular a los servidores que demuestren un alto rendimiento. El Hospital Universitario de Sincelejo ESE, se compromete a mantener un talento Humano competente con sentido de compromiso y pertenencia hacia la Institución, afianzada en la ética, los valores y el crecimiento personal, bajo buenas prácticas de manejo y uso eficiente de los recursos, a través de la compensación e incentivos que permiten estímulos a los servidores que demuestren un alto rendimiento con la obtención de los resultados esperados. Dando cuenta de la importancia de los Servicios de Salud Pública en el desarrollo de la función pública del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, la Entidad se compromete a cumplir las siguientes políticas: Generar espacios que integren a las diversas dependencias mejorando la comunicación y coordinación de funciones entre los Servicios Públicos. Los derechos de los Servidores Públicos se protegen con el desarrollo de condiciones justas y equitativas en el ambiente laboral. Buscar el desarrollo integral de los servicios públicos de la Institución, conjuntamente con directivos de cada área, realizarán, al menos cada mes, una auto evaluación de resultados de la gestión con su equipo de trabajo (Grupo primario en función de los objetivos y los resultados esperados de conformidad con los planes y los proyectos acorde con el plan estratégico. Todos y cada uno de los servidores públicos se comprometen a velar por la implementación, puesta en marcha, mantenimiento y ajuste al Sistema de Control Interno de la Institución. Los servicios públicos del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, actúan con responsabilidad e integridad en el cumplimiento de la legislación y las normas, logrando los objetivos trazados en los planes para la comunidad en general, con una adecuada utilización de los recursos humanos y financieros. 2.

Políticas de Selección. Todo cargo dentro del Hospital Universitario de Sincelejo ESE, tendrá un diseño específico que será la base para todos los procesos de Gestión Humana. El análisis de la creación de un cargo lo realizarán conjuntamente el Subgerente Operativo y la Gerencia de la entidad. Para la vinculación de cargos de libre nombramiento y remoción, se realizará convocatoria abierta (externa), podrán participar todas las personas que demuestren poseer los requisitos del empleo. Los empleados de carrera que participen deberán acreditar que no se les ha sido impuesta sanción disciplinaria en el año inmediatamente anterior.

Todo proceso de vinculación (provisionalidad o libre nombramiento) debe tramitarse con la Subgerencia Operativa.

La vinculación de empleados en cargos de carrera administrativa se regirán por las directrices impartidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC y la ley 909 de 2004. Sólo iniciarán labores las personas que cumplen con el lleno de los requisitos legales. Todo aspirante a cargo de libre nombramiento y remoción debe cumplir con una entrevista formal. Todo aspirante a cargo de carrera debe realizar las pruebas escritas y orales como lo estipula la CNSC y la ley 909 de 2004. Se realizará evaluación de periodo de prueba de su desempeño laboral (competencias). Siempre se realizará entrevistas de desvinculación por parte de la Subgerencia Operativa, a través de Talento Humano. La Subgerencia Operativa, a través de Talento Humano ejecutará programas de desvinculación especialmente para el personal próximo a jubilarse.

3. Políticas de Inducción.

Toda persona que ingrese a laborar al Hospital Universitario de Sincelejo ESE, debe pasar por el proceso de inducción. La inducción se realiza en los quince días posteriores a la vinculación. 4. Políticas de Reinducción.

El programa de reinducción se impartirá a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzca dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización a cerca de las normas. 5. Políticas de Entrenamiento.

Toda posesión que se realice, sea por ingreso, traslado, licencias, préstamos o cambios debe tener el proceso de entrenamiento. La persona no asumirá la responsabilidad de su cargo mientras no le hayan realizado el correspondiente entrenamiento. El proceso de entrenamiento es responsabilidad del jefe de cada Dependencia.

6. Políticas de Capacitación. Toda solicitud de capacitación debe venir avalada por el jefe inmediato para ser estudiada por la Subgerencia Operativa, para la verificación de la necesidad, el requerimiento del área de trabajo y la aprobación respectiva en el presupuesto. Se aceptará la no asistencia a las diferentes capacitaciones del personal inscrito sólo por motivos de incapacidad, licencia de maternidad, vacaciones o fuerza mayor y deberá quedar constancia escrita. Toda actividad realizada deberá tener control de asistencia y evaluación de seguimiento. La información que se encuentre en la evaluación de desempeño servirá de insumo para determinar las necesidades de capacitación que tengan los funcionarios. El funcionario deberá firmar la cláusula de compromiso donde se compromete que una vez concluidos los estudios (postgrado, especialización o diplomado) no podrá retirarse de la entidad por razones voluntarias, hasta por un término de un (1) año siguiente a la terminación del estudio y deberá poner en práctica sus conocimientos adquiridos a favor de la Institución, en caso que el funcionario se retire al término de los estudios deberá reintegrar el 100% del costo total del 70% de los semestres que ha cursado, al rubro presupuestal de capacitación.

7.

Políticas de Gestión del Desempeño.

El personal evaluador (comisión evaluadora) debe estar capacitado en gestión del desempeño para que permita una buena retroalimentación al interior de la organización y sus empleados. Los compromisos laborales se concertarán de acuerdo a los planes de acción de cada dependencia, al plan de desarrollo de la dependencia y a las funciones y competencias de cada cargo. La Subgerencia Operativa velará por cada vez que se inicie un nuevo periodo de calificación de servicios se realice todo el proceso de evaluación del desempeño. Cuando se concerté, modifique, se realice seguimiento en la mitad del periodo o se evalué, se deben firmar los respectivos formularios señalando la fecha de estos actos. Los compromisos laborales pueden ser ajustados respecto a la descripción, al peso porcentual o a las limitaciones humanas, técnicas o administrativas que impidan el alcance de lo esperado. El seguimiento de la evaluación es cualitativo, y es de vital importancia para la retroalimentación y la comunicación entre el evaluador y el evaluado. Mediante la evaluación final se señalaran los aspectos de mejoramiento y desarrollo los cuales se pueden utilizar como soporte para la concertación de compromisos laborales del periodo inmediatamente siguiente. La calificación de servicios será indelegable y su responsabilidad estará a cargo de los subgerentes misional, de apoyo y demás integrantes de la comisión evaluadora.

8.

Políticas de Compensación Salarial.

Adecuada: la compensación salarial no se podrá distanciar de los estándares establecidos por el gobierno. Equitativa: cada persona debe ser pagada proporcionalmente de acuerdo con su esfuerzo, habilidades, responsabilidades y al nivel jerárquico. Eficacia en cuanto a costos: los salarios no pueden ser excesivos, si no en función en que la entidad pueda pagar. Segura: los salarios pueden ser suficientes para ayudar a los empleados a sentirse seguros y satisfacer sus necesidades básicas. Incentivadora: los salarios deben motivar eficazmente el trabajo productivo. Aceptable para los empleados: los empleados deben comprender el sistema de salario y sentir que representa un sistema razonable para ellos y para la organización.

9.

Nómina de Empleados. Todo los profesionales o coordinadores con personal a cargo suministrarán las novedades que se generen en el periodo de pagos a realizar (horas extras, licencias, suspensiones, retiros, ingresos, vacaciones y suspensión de vacaciones) en las fechas establecidas para tal fin. La oficina de Talento Humano se encargará de la revisión de la documentación del personal vinculado, trasladado, encargado, comisionado o desvinculado e ingresar esta información a la base de datos de nómina en las fechas establecidas para dicho proceso de acuerdo con los periodos de liquidación de nomina. Las fechas establecidas para todos los procesos de nomina son: Nomina Mensual. Las novedades ocasionales como resultados de una transacción de un empleado con un tercero serán de acuerdo a las condiciones que establezca la dirección de talento Humano en cuantos horarios y plazos para su aprobación en las fechas establecidas en que se liquide la nomina. Los informes generados en la nómina serán entregados a los diferentes usuarios internos y externos en las fechas establecidas en que se liquida la nómina. Los derechos prestacionales se harán de conformidad a lo que establezca la Ley para las entidades territoriales, como son prima de navidad, vacaciones, subsidio familiar, auxilio de cesantías, intereses a las cesantías, calzado y vestido de labor, pensión de vejez, prima de servicios, bonificación por servicios prestados, etc. Toda novedad relacionada con la autoliquidación como es incapacidades, autorización de incapacidades, traslado de fondos privados o de EPS, deberán cumplir con las fechas establecidas por el área de nómina así: • •

Incapacidades y autorizaciones de acuerdo al período de liquidación de la nómina. Traslado de fondos privados o EPS.

La Oficina de Talento Humano brindará la asesoría y el acompañamiento en el reconocimiento de cualquier prestación pensional.

10. Políticas de Bienestar Laboral.

El Hospital Universitario de Sincelejo ESE, fomenta y estimula el bienestar de los empleados y su familia como base de la calidad de vida. Todo empleado del Hospital enviará la documentación requerida para mantener actualizada su hoja de vida en la base de datos (certificados de estudios, registro civiles, certificado de trabajo, etc). Todo personal administrativo y operativo acreditará la documentación requerida para mantener actualizado el software de nómina (ingresos, retiros, libranzas, entre otras). La Oficina de Talento Humano motivará la asistencia a los programas de formación integral los cuales se inscriban los empleados y su grupo familiar. 11. Políticas de Salud Ocupacional.

Cada unidad de trabajo cumplirá con las condiciones básicas de higiene ocupacional y seguridad industrial. El personal asistirá a los programas de capacitación, de acuerdo al factor de riesgo de exposición. Todo evento que genere o no ausentismo (accidente de trabajo, enfermedad común o profesional, licencia de maternidad y paternidad) será reportado al área responsable de salud ocupacional. Al ingresar a la unidad de trabajo se debe utilizar todos los elementos de protección que se hayan sido asignados.

12. Políticas de Incentivos y Estímulos.

Ofrecer a los empleados mayores condiciones para acceder a los prestamos del programa de bienestar Social. La Subgerencia Operativa, a través de Talento Humano, será la encargada de liderar y clasificar los diferentes incentivos como, capacitaciones, apoyo financiero para estudio y bonificaciones, que se otorguen a los funcionarios de la Institución.

El Hospital Universitario de Sincelejo ESE, como encargada de garantizar la vigencia del principio de meritocracia, actuará conforme los principios de objetividad, independencia e imparcialidad en la comisión de todas sus funciones.

Por último, el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, velará porque todos sus servidores públicos conozcan el contenido del Código de Ética, Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad y sean capacitados en el mismo de la siguiente manera: siempre en los procesos de inducción y reinducción que realice la Institución, además, mediante la realización de talleres programados. ARTÍCULO 4°. La presente resolución rige a partir de su expedición y publicación. NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE Dado en Sincelejo a los, 22 de abril de 2009

JUAN ARANA CHACON GERENTE

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

MANUAL DE INDUCCIÒN Y REINDUCCIÒN

JUAN JOSE ARANA CHACON GERENTE

ESTELLA VASQUEZ GARCIA SUBGERENTE OPERATIVA

OSCAR BARRIOS GUARDIOLA SUBGERENTE DE SERVICIOS DE SALUD (E)

LUZ ELENA FONTALVO BAQUERO LIDER DE TALENTO HUMANO

SINCELEJO - SUCRE

MISIÓN HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Somos una empresa social des Estado que brinda servicios integrales de salud de mediana y alta complejidad en el Departamento de Sucre, apoyando la investigación y formación universitaria, buscando generar satisfacción integral con los más altos estándares de calidad, ética y rentabilidad social, respetando los deberes y derechos de nuestros usuarios, racionalidad técnico – científica, en condiciones de equilibrio financiero, excelente recurso humano fundamentado en valores y principios comprometido en la prestación de los servicios. VISIÓN HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO El Hospital Universitario de Sincelejo, será para el año 2012, la Empresa Social del Estado Líder en la región en prestar servicios de Salud, con énfasis en alta complejidad, acreditada y reconocida por su excelencia en la gestión, éxito financiero, investigación científica, docencia y como modelo del Hospital de referencia orientado hacia la satisfacción del usuario con eficiencia, calidad y responsabilidad social. VALORES HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO El Hospital Universitario de Sincelejo se rige bajo los siguientes valores: RESPETO: Apreciar, aceptar y valorar las cualidades de los demás, considerar de forma tolerante sus opiniones. TOLERANCIA: Capacidad para saber escuchar a los demás. HONESTIDAD: Expresarse y comportarse con coherencia y sinceridad y de acuerdo con valores de verdad y justicia. CREATIVIDAD: Organizar, producir y desarrollar una actitud innovadora y valiosa. COMPROMISO: Establecer el ir más allá del simple deber, trascender la norma y lograr el deber ser. SOLIDARIDAD: Integración adecuada de las personas para asociar esfuerzos con el propósito de obtener determinados fines para algunos o para todos. PERTENENCIA: Compromiso con la realización de nuestra organización. RESPONSABILIDAD: Hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en la cantidad esperada y con la calidad deseada. VOCACIÓN SOCIAL: Capacidad de interpretar la necesidad del otro y ofrecer alternativas de solución desde el servicio. Planeación Corporativa Misión Visión Valores Corporativos Política de Calidad Objetivo de Calidad

RESEÑA HISTÓRICA HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO En 1928 según Resolución Nº 54 expedida por el Ministerio de Gobierno fue creado como Hospital San Francisco de Asís de Sincelejo. Su infraestructura se concluyó en el año de 1974 durante el gobierno del DR Misael Pastrana Borrero, en los predios ubicados en la carrera 15Nº 14ª – 14D. Inicia su funcionamiento el 1º de Enero de 1977 como Hospital Regional de Sincelejo. La ordenanza Nº 015 de Noviembre 27 de 1992 de la Asamblea Departamental, le otorgó personería Jurídica. Mediante Ordenanza Nº 018 del 10 de Diciembre de 1994, lo define como Empresa Social de Estado, de orden departamental. Con los procesos de descentralización, sucre no exento de ellos, se descentraliza a partir del 31 de Diciembre de1995, existiendo en la actualidad muchos municipios certificados entre ellos Sincelejo. A partir del 29 de Diciembre de 1995, se transforma el Servicio Seccional de Salud de Sucre en Departamento Administrativo de Seguridad Social en Salud. El Hospital Regional II de Sincelejo ESE, tenía a su cargo 33 centros y puestos de salud y una Unidad Intermedia, hasta el 31 de Diciembre de 1996, los cuales fueron entregados al Departamento Administrativo de Seguridad Social en Salud de Sucre. El 23 de Agosto de 2007, según Ordenanza Nº 09, expedida por la Asamblea Departamental de Sucre, ordena la transformación del Hospital Regional II Nivel de Sincelejo, en Hospital Universitario de Sincelejo ESE de mediana y alta complejidad. En la actualidad el Hospital Universitario de Sincelejo, está organizado administrativamente de la siguiente manera: Junta Directiva – Gerencia – Dos Subgerencias (de Prestación de Servicios de Salud y Operativa).

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Junta Directiva

Revisor Fiscal

Gerente

Subgerencia de Servicios de Salud Grupo de servicios de Urgencias Grupo de servicios ambulatorios Grupo de Imagen logia Grupo de Laboratorio Clínico Grupo de Cirugía General y Especialidades Quirúrgicas Grupo de Ginecología y Obstetricia Grupo de Medicina interna Grupo de Pediatría Grupo de subespecialidades no Quirúrgicas Grupo de Cuidados Intensivos Adultos Grupo de Cuidados Intensivos Neonatal Grupo de Cuidados Intensivos Pediátrico Grupo de Cuidados Intensivos Obstétrico Grupo de Cuidados Intermedios Adultos Grupo de Apoyo Terapéutico Grupo de Atención al Usuario

Subgerencia Operativa

Grupo de Talento Humano Grupo Financiero Grupo de Recurso Físico

Reseña Histórica

Organigrama H.U.S.

Mapa de Procesos

Funciones Directivas del H.U.S.

Gerente.

Subgerente Operativo

Subgerente de Prestación de Servicios de Salud.

Descripción de Funciones (Gerente).

1.

Expedir las disposiciones Administrativas que sean necesarias para la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO de conformidad con la Constitución, las Leyes, los Decretos, las Ordenanzas y demás normas y reglamentos emanados de autoridad superior.

2.

Fijar políticas para la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO conjuntamente con la Junta Directiva, que conlleven al desarrollo económico, político y social.

3.

Planear, organizar, coordinar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO buscando cumplir con objetivos establecidos.

4.

Coordinar y solicitar informes a las diferentes dependencias de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO.

5.

Coordinar dentro del marco de la descentralización administrativa la prestación de servicios.

6.

Planear todas las acciones, procesos, procedimientos y actividades que se deban ejecutar para la satisfacción de las necesidades de la sociedad civil.

7.

Garantizar el establecimiento de una Estructura Organizacional adecuada, plana que garantice el uso racional de los Recursos Humanos, Físicos y Tecnológicos, y que permita establecer relaciones y distribuciones de actividades.

8.

Dirigir la acción Administrativa asumiendo el liderazgo que se requiere para el complemento de los Planes y Programas, estableciendo relaciones tanto al interior de la Administración como con otras instituciones fuera de la administración.

9.

Administrar eficientemente los Recursos de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, Humanos, Físicos, Financieros y de Información.

10. Desarrollar la función Administrativa aplicando los principios rectores de la Administración de Eficacia, Eficiencia, Publicidad, Transparencia, Moralidad, Responsabilidad e Imparcialidad. 11. Hacer que se cumplan las funciones constitucionales, legales y reglamentarias establecidas para la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO. 12. Desarrollar y mantener sistemas de información de soportes a las labores de Planeación, Administración, Ejecución y Control, referidos a los asuntos propios de la Entidad. 13. Realizar los estudios iníciales y de factibilidad técnica y económica que servirán de base para la incorporación de programas de la dependencia en el plan de desarrollo del Hospital. 14. Adelantar los programas y proyectos sectoriales asignados a las dependencias dentro del plan general de desarrollo,

15. Diseño e Interventoría de obras civiles. 16. Elaborar los planos y diseños necesarios para la ejecución de las obras de infraestructura que adelante la EMPRESA. 17. Elaborar en coordinación con grupo de Financiera, el proyecto de presupuesto. 18. Autorizar los pagos a contratistas, con base en los contratos y evaluaciones correspondientes. 19. Servir de medio para la vinculación y armonización entre la planeación del Hospital con la planeación nacional y departamental. 20. Preparar los estudios técnicos necesarios para la elaboración del Plan de Desarrollo y velar por su actualización. 21. Conceptuar sobre la conveniencia técnica y económica de los proyectos que se van a financiar con recursos del crédito. 22. Estudiar y proponer formas de financiación para los programas y proyectos de mejoramiento considerando su conveniencia técnica y económica. 23. Recomendar la planeación y/o modificación de los esquemas e instrumentos de Gestión Administrativa. 24. Realizar investigaciones sobre los siguientes aspectos de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO: Mercado, Oferta de Servicios, Equilibrio Financiero, Capacidad Resolutiva y la interrelación de estas con la Red Departamental y Regional de Salud. 25. Promover y apoyar el proceso de sistematización de la información que posea el Hospital y establecer bases de datos. 26. Recolectar, analizar, procesar y proyectar las estadísticas de producción, financieras, fiscales, administrativas y contables que se requiera para formular políticas tantos específicos como globales para el mejoramiento continuo de la Empresa. 27. Asesorar a la administración del Hospital de Sincelejo en el establecimiento de un sistema de programación, evaluación y control de actividades que garantice un racional aprovechamiento de los recursos disponibles. 28. Rendir informes conforme a los reglamentos, a la Junta Directiva, Ministerio de la Protección Social, Superintendencia de Salud, Secretaria de Salud Departamental y la Contraloría Departamental. 29. Garantizar la observancia de las leyes, reglamentos y directrices de gestión de la EMPRESA. 30. Prevenir errores, desaciertos, fraudes o irregularidades financieras y administrativas. 31. Garantizar que la Empresa tenga un adecuado Sistema de Planeación y mecanismos adecuados de desarrollo organizacional.

32. Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y procesos, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones encaminadas al logro de la Misión de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO. 33. Garantizar la correcta y permanente evaluación, análisis y seguimiento de la gestión organizacional. 34. Permitir que la EMPRESA disponga de los mecanismos propios de verificación, evaluación y examen crítico que den cuenta oportuna de la marcha y desarrollo de la entidad. 35. Obtener que los medios y sistemas de información sean oportunos, confiables y consistentes, para la toma de decisiones. 36. Proteger los recursos Humanos, Físicos y financieros.

Descripción de Funciones: (Subgerente de Servicios de Salud).

1.

Establecer las Metas de producción, de cada unos de los servicios establecidos en el portafolio de servicios, velar por su cumplimiento y efectuar los análisis y evaluaciones correspondientes.

2.

Desarrollar las acciones para que previo visto bueno de la Gerencia se impartan las directrices en la prestación de los servicios de salud en la ESE así como de cada uno de los puntos de atención que tenga la misma.

3.

Organizar los elementos y procesos y procedimientos para que la atención administrativa demandad por el usuario se desarrolle con eficiencia y eficacia.

4.

Hacer que los servicios de salud de Hospital de Sincelejo, se presten dentro de los principios de accesibilidad, eficiencia, equidad, oportunidad demandados por la Ley.

5.

Coadyuvar para que se efectúe la implementación dentro de la ESE de las políticas de prestación de servicios de salud expedida para el efecto por parte del Ministerio de la Protección Social y adoptadas para el efecto por la Entidad.

6.

Gestionar para la oportuna de la implementación de todos los comités de vigilancia y control que tiene que ver con la prestación de servicios y contemplados en las normas vigentes.

7.

Llevar el registro organizado de la prestación de los servicios, para que el procesamiento y envío de la información pertinente y determinadas por las normas vigentes en cuanto a la prestación de los servicios de salud, tanto a los órganos de control como a las entidades del Estado que así lo soliciten se haga en forma oportuna y con la calidad que ella requiere.

8.

Velar por que se le dé la debida utilización de los insumos, suministros y equipos médicos durante la prestación de los servicios de salud.

9.

Las que defina la Junta Directiva y la Gerencia de la ESE.

Descripción de Funciones: (Subgerente Operativo)

1.

Dirigir, coordinar y controlar el Talento Humano que prestan servicios a la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO.

2.

Coordinar con la Planeación y Pagaduría la elaboración del Plan Anual de Compra, en el cual se incorporarán los programas de cada una de las dependencias.

3.

Preparar el Plan de Mantenimiento y coordinar la prestación de los servicios de aseo y adecuación física de las oficinas, reparaciones locativas, instalaciones eléctricas, teléfonos.

4.

Suministrar los bienes inmuebles, equipos y papelería que requieren las diferentes dependencias para su normal funcionamiento.

5.

Organizar, dirigir y coordinar los servicios de celaduría.

6.

Organizar y manejar el sistema de archivo y correspondencia del Hospital de Sincelejo.

7.

Reconocer las prestaciones económicas a que tiene derecho los funcionarios al servicio de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO.

8.

Establecer el Kardex, con la información de todos y cada uno de los funcionarios que prestan sus servicios a la EMPRESA, tanto activos como los ex funcionarios.

9.

Proponer y desarrollar Programas de Bienestar Social para los empleados de la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO.

10. Proponer y desarrollar Programas de Capacitación para los funcionarios que prestan sus servicios a la Empresa. 11. Expedir la Constancias y Certificaciones de tiempo de servicios, vacaciones, licencias, y demás situaciones Administrativas de los Empleados. 12. Adelantar las investigaciones preliminares para aplicación de las Sanciones Disciplinarias. 13. Velar por que las acciones disciplinarias que se adelanten y apliquen a los funcionarios de la Empresa, se hagan con la observación del debido proceso y la aplicación del Régimen disciplinario. 14. Informara oportunamente las novedades de Personal para la elaboración de la Nómina. 15. Organizar convocatorias, en los concursos que adelante el Hospital para proveer cargos de carrera administrativa. 16. Organizar los concursos para la selección del personal de la Empresa. 17. Responder por todas las actividades que deba adelantar la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO en el sistema de carrera administrativa.

18. Formular las políticas que en materia fiscal y financiera consideren más convenientes para la EMPRESA SOCIAL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, dentro del marco que las normas y disposiciones legales le permitan. 19. Preparar el Proyecto Anual de Presupuesto de ingresos y gastos, en colaboración con las demás Dependencias y la coordinación de Planeación. 20. Controlar la ejecución presupuestal y presentar los correspondientes informes. 21. Llevar el registro y control de las operaciones financieras del Hospital. 22. Estudiar y analizar las necesidades de financiamiento y proponer la obtención de crédito público cuando se considere necesario, ante los organismos. 23. Velar por el oportuno recaudo de la venta de servicios de salud, aportes y demás ingresos de la Empresa. 24. Registrar y controlar las operaciones financieras, elaborando balances y demás informes con la oportunidad requerida. 25. Ejercer control administrativo y contable del presupuesto y de la deuda pública del Hospital. 26. Manejar y controlar las cuentas bancarias del Hospital. 27. Efectuar las condiciones y conciliaciones bancarias y preparar los boletines e informes correspondientes. 28. Efectuar oportunamente los pagos ordenados por el Gerente con el lleno de los requisitos establecidos. 29. Enviar los giros oportunamente a las entidades beneficiarias de descuento. 30. Custodiar mediante procedimientos establecidos, los títulos valores y demás documentos de patrimonio. 31. Llevar y mantener actualizados los registros de las diferentes operaciones de tesorería. 32. Adelantar las acciones necesarias para lograr de los deudores morosos el pago de las obligaciones a favor del Hospital. 33. Preparar los informes conforme a los reglamentos a la Junta Directiva, Ministerio de la Protección Social, Superintendencia de Salud, Secretaría de Salud Departamental y Contraloría Departamental. 34. Ejercer la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el recaudo de los impuestos que se adeuden al Hospital, en caso de que el Gerente le delegue ésta función. 35. Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad de acuerdo a la naturaleza del cargo y a las necesidades del servicio.

CAPITULO I SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

El Empleado Público puede encontrarse en las siguientes situaciones activas: Servicio Activo.

El Empleado Público se encuentra en servicio cuando está ejecutando las funciones del Empleo del cual ha tomado posesión (Art. 59 del Decreto 1950 / de 1973). Licencia.

Un Empleado Público se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo por solicitud propia (ordinaria), por enfermedad, por maternidad o por paternidad. La licencia ordinaria se da por solicitud propia y sin sueldo hasta por 60 días al años, continuos o discontinuos – si ocurre justa causa, a juicio de la autoridad competente, ésta podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más. Debe solicitarle al Gerente del Hospital Universitario de Sincelejo. (Artículo 61, Decreto 1950 de 1973). Los Empleados tienen derecho a licencia remunerada por enfermedad y de doce (12) semanas por maternidad. (Artículo 20 del Decreto 2400 de 1968). Las licencias remuneradas de paternidad, se concede por cuatro (4) días en el caso que solo el padre esté cotizando al Sistema General de Seguridad en Salud. En el evento que donde ambos padres estén cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia remuneradas por paternidad. (Ley 755 de 2002). Permiso:

El Empleado tiene derecho hasta por tres (3) días de permiso remunerados, concedidos por el Gerente del Hospital Universitario de Sincelejo, siempre y cuando medie justa causa. (Artículo 74 del Decreto 1950 de 1973). Comisión:

El Empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de la autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes, a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas inherentes al empleo de que es titular. (Artículo 75 del Decreto 1950 de 1973).

Las comisiones pueden ser de servicio, para adelantar estudios, para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, cuando el nombramiento recaiga en un funcionario escalafonado en carrera administrativa, y para atender invitaciones de Gobiernos Extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas. Encargo:

Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las funciones propias de su cargo. Mientras se surte el proceso de selección para la provisión de los empleos, estos podrán ser provistos mediante encargo a empleados de carrera, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004. El término de duración del encargo no podrá ser superior a seis (6) meses, salvo autorización de la Comisión Nacional del servicio Civil (C.N.S.C), cuando el concurso no hubiere culminado en el tiempo previsto, caso en el cual este se extenderá hasta que se produzca el nombramiento en período de prueba. Cuando excepcionalmente, no existan lista de elegibles vigentes que permitan la provisión del empleo temporal. La entidad realizará un proceso de evaluación del perfil requerido para su desempeño a los aspirantes a ocupar dichos cargos, de acuerdo con el procedimiento que establezca cada entidad. (Decreto 1227 de 2005). Una vez se dé por terminado el encargo, el funcionario de carrera cesará automáticamente en el ejercicio de sus funciones y regresará al empleo del cual es titular (Art. 7º del Decreto 1572 de 1998). Vacaciones:

Disfrute de quince (15) días hábiles por año. (Este tema se amplia en el capitulo siguiente) CAPITULO II REGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL

Mediante la Ley 4ª de 1992, se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen Salarial y prestacional de los empleados públicos. (De conformidad con lo establecido en el Artículo 150 numeral 19, literales “e” y “f” de la constitución política).

Régimen Salarial:

Constituye salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución por sus servicios. El régimen salarial de los empleados públicos está consagrado en el Decreto 1042 de 1978 y hacen parte de el: •

Asignación Básica Mensual: La asignación básica mensual, corresponde a cada cargo, está

determinada por su denominación y grado, y se realiza a final de cada mes. •

Prima de Servicios: Es el reconocimiento en dinero de 15 días de remuneración, que se pagará

en los primeros quince días del mes de Julio de cada año, a los empleados del sector público. Se le dará este reconocimiento al empleado que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad oficial. •

Bonificación por Servicios Prestados: Es el reconocimiento y pago en dinero de un porcentaje

del valor conjunto de la asignación básica, cada vez que el empleado cumple un año continuo de labores en entidades regidas por el Decreto 1042 de 1978. •

Auxilio de Alimentación: Es el pago en dinero de una suma establecida anualmente por el

Gobierno Nacional a aquellos empleados regidos por el Decreto 1042 de 1978, que no superen el monto específico de su asignación básica mensual. Criterios para otorgar auxilio de Alimentación:



El empleado devengue una asignación básica mensual no superior a UN MILLON CINCUENTA MILCIENTO VEINTISIETE PESOS M/cte. ($1.050.127.oo)

•



El empleado no se encuentra en disfrute de vacaciones.



El empleado no se encuentre en uso de licencia.



El empleado no se encuentre suspendido en el ejercicio de sus funciones.



Que la entidad no suministre la alimentación.

Auxilio de Transporte: Este es un derecho para aquello servidores públicos que devenguen

mensualmente hasta dos salarios mínimos legales vigentes, el cual se pagará en todos los lugares donde se preste el servicios público de transporte. •

Viáticos: Se le reconoce a los empleados públicos de este Hospital, los gastos de alojamiento y

alimentación cuando previa resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

Dentro del territorio nacional sólo se reconocerá viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión y fuera de su sede habitual de trabajo. (Decreto 627 de 2007). Régimen Prestacional:

•

Prima de Navidad: Esta prima será equivalente a un mes de salario que corresponderá al cargo

desempeñado a 30 de noviembre de cada año y se pagará en la primera quincena del mes de diciembre. Cuando el servidor público no ha laborado durante todo el año civil, tiene derecho a la mencionada prestación, proporcionalmente al tiempo laborado, a razón de una doceava parte de cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último promedio mensual si fuere viable. (Artículo 32 del Decreto 1045 de 1978). •

Vacaciones: Los empleados públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por

cada año de servicio, los cuales se liquidarán en el salario que el funcionario esté devengando en el momento del disfrute. •

Prima de Vacaciones: Es un reconocimiento que la Ley 1045 de 1978 otorga a los servidores

públicos al cumplir cada año de servicio, con el fin de que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el pleno goce de las vacaciones. La prima de vacaciones la otorga la Ley cuando de tiene derecho a las vacaciones por haber laborado el período de servicio exigido, esto es un año. •

Subsidio Familiar: Tiene derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya

remuneración mensual fija o variable no sobrepase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLV), siempre y cunado laboren al menos 96 horas al mes; y que sumados sus ingresos con los del conyugue o compañero (a), no sobrepasen seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes (Art. 3º de la Ley 789 de 2002).

•

Auxilio de Cesantías: Las cesantías son una prestación social consistente en un auxilio

monetario equivalente a un mes de sueldo por cada año de servicios continuos o discontinuos y proporcionalmente por fracciones del año laborado. (Art. 1º del Decreto 1160 de marzo de 1947).

Su objetivo o finalidad es “cubrir o prever las necesidades que se originan para el trabajador con posteridad al retiro de una empresa, por lo que resulta un ahorro obligado orientado a cubrir el riesgo del desempleo. •

Dotación: Calzado y Vestido de Labor: Es una prestación social consistente en la entrega

gratuita y material de un vestido y un calzado a cargo del Hospital Universitario de Sincelejo, para uso de los trabajadores oficiales en las labores propias del empleo que ejerce, de conformidad con el artículo 2 del Decreto 1978 de 1989.

Condiciones para su entrega: 

Ser trabajador permanente vinculado mediante relación legal y reglamentaria.



Encontrase al servicio del Hospital Universitario de Sincelejo.



El servidor debe haber laborado para la empresa por lo menos tres meses en forma ininterrumpida, antes de fecha de dicho suministro.



Devengar una asignación básica mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente.

•

Bonificación por Recreación: Es un reconocimiento a los empleados públicos equivalentes a dos

(2) días de la asignación básica mensual, los cuales se pagarán en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Esta bonificación especial por recreación la contempla el Decreto 451 de 1984. CAPITULO III EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La Comisión Nacional del Servicio Civil, establece las directrices generales para la evaluación del desempeño mediante el acuerdo Nº 17 de enero de 2008. Artículo 1º - Noción y Objeto de la Evaluación: La evaluación es un proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral de acuerdo con las condiciones previas establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales, su aporte al logro de las metas institucionales y generación del valor agregado que debe entregar las instituciones.

La evaluación del desempeño laboral se soporta preferentemente en evidencia. Artículo 2º - Finalidad de la Evaluación: La evaluación del desempeño laboral tiene como finalidad suministrar a la administración información basada en evidencias que den cuenta de la competencia laboral del empleado, con el fin de orientar la toma de decisiones relacionadas con la permanencia en el servicio, la formulación de planes de incentivos, estímulos y de capacitación y las demás acciones de mejoramiento individual e institucional a que haya lugar. La evaluación del desempeño laboral debe ser objetiva, imparcial y fundada en principios de equidad. Para realizarlas deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas del evaluado, referirse a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el período de evaluación y considerar las circunstancias y condición en que ejerza su labor. Tipos de Evaluación:

El sistema desarrollado por la entidades distinguirá (3) tipos de evaluación: definitivas, parciales y eventuales e incluirá la metodología y los procedimientos para su realización. 1.

Son evaluaciones definitivas la anual u ordinarias, la del período de prueba y la extraordinaria. – Son evaluaciones parciales las dos (2) semestrales que conforman la evaluación anual u ordinaria y las eventuales que haya necesidad de realizar dentro de cada semestre por situaciones administrativas contempladas en la Ley y en sus reglamentos.

2.

La evaluación extraordinaria sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurridos por lo menos tres (3) meses de la última evaluación definitiva. Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de Enero del siguiente año, constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales a las que hubiere lugar.

3.

Las dos (2) evaluaciones parciales que conforman la evaluación anual u ordinaria, se realizarán así:

a)

La primera, correspondiente al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a mas tardar el quince (15) de agosto del mismo año.

b) La segunda, correspondiente al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero del mismo año.

Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación parcial semestral, en proporción a los días correspondientes al período evaluado. CAPITULO IV CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS Capacitación:

Tiene como finalidad el desarrollo de aptitudes (manejo de las herramientas y técnicas de la calidad) y actitudes (condiciones personales como la escucha activa y cooperación), necesarias para que cada funcionario sepa agregar valor a su labor cotidiana y cómo contribuir a que los procesos y productos del Hospital Universitario de Sincelejo, se realicen con los atributos de calidad requeridos por el usuario. Se soporta en (Art. 4º Decreto 1572 de 1998) Bienestar Social:

Se orienta a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del Empleado, el mejoramiento del nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. (Decreto 1567 de 1998). Actividades de Bienestar Social: 

Deportivas, recreativas y vacacionales.



Artísticas y culturales.



Capacitaciones.



Auxilios por calamidades domésticas y funerarias.



Prestamos de libre inversión.

Incentivos:

Están dirigidos a dar reconocimiento al desempeño del mejor empleado de la entidad y cada uno de los niveles jerárquicos que la conforman, así como a los equipos de trabajo que alcancen niveles de excelencia. Tendrá derecho a incentivos pecuniarios y no pecuniarios todos los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo. Incentivos Pecuniarios: Los planes de incentivos pecuniarios estarán constituidos por

reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública. Dichos reconocimientos económicos serán hasta de cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en las entidades de los órdenes nacionales y territoriales de acuerdo con la disponibilidad de recursos y se distribuirán entre los equipos seleccionados. (Art. 31 del Decreto 1567 de 1998) El Gobierno Nacional reglamentará los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos para la selección y la premiación de los equipos de trabajo. Incentivos no pecuniarios: Están conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a

reconocer individuos o equipos de trabajo por su desempeño productivo en niveles de excelencia, estos incluyen: Traslados, ascensos, encargos, comisiones, becas para educación formal, participación en proyectos especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, reconocimientos públicos a labor meritoria, financiación de investigaciones programas de turismo social, puntaje para adjudicación de vivienda y otros que establezca el Gobierno Nacional. Requisitos de Selección: Para aplicar los respectivos incentivos previstos en este plan, se tendrá en

cuenta lo establecido en el Art. 128 del Decreto 1572 de 1998. Mejor empleado de carrera y mejores empleados de carrera de cada nivel jerárquico: Tener un

tiempo de servicios en el Hospital Universitario de Sincelejo, no inferior a un (1) año, no haber sido sancionado disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a la fecha de postulación y acreditar nivel de excelencia en la última calificación de servicios. Mejores equipos de trabajo: El proyecto u objetivo del equipo de trabajo debe haber concluido los

resultados del proyecto o el logro de los objetivos previstos deben ser presentados y sustentados por el equipo aspirante y el equipo debe inscribirse ante el comité de incentivos por intermedio del jefe de la dependencia.

Mejor empleado de libre nombramiento y remoción: (Para los niveles ejecutivo, profesional,

técnico, administrativo u operativo – asistencial): El desempeño laboral de estos empleados deberá ser evaluado bajo los mismos criterios y con los instrumentos de evaluación del desempeño laboral que se aplican para los empleos de carrera. CAPITULO V DEBERES, DERECHOS, PROHIBICIONES Y SANCIONES Derechos

Además de los contemplados en la constitución, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público: •

Percibir puntualmente la remuneración fijada o convenida para el respectivo cargo o función.

•

Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas en la Ley.

•

Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.

•

Participar en todos los programas de bienestar social que para los servidores públicos y sus familiares establezca el estado, tales como los de educación, recreación, cultura, deporte y vacacionales.

•

Disfrutar los estímulos e incentivos conforme a las disposiciones legales o convencionales vigentes.

•

Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley.

•

Recibir tratamiento cortés con arreglo a los principios básicos de las relaciones humanas.

•

Participar en concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio.

•

Obtener el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones consagradas en los regímenes generales y especiales.

•

Solicitar por escrito, permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Art.74 Decreto 1950.

•

Rendir informe sobre su cumplimiento de la comisión de servicios, dentro de los ocho (8) días siguientes al del vencimiento de la misma.

Deberes

Son deberes de todo servidor público:

•

Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la constitución, los tratados de derecho internacional, las leyes y demás actos administrativos.

•

Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de actos u omisiones que causen la suspensión o perturbación injustificada del servicio o que implique abuso indebido del cargo o función.

•

Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público.

•

Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.

•

Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

•

Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio.

•

Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes.

•

Acreditar los requisitos exigidos por la Ley para la posesión y el desempeño del cargo.

•

Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados.

•

Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales.

•

Resolver los asuntos en el orden en que hayan ingresado, salvo prelación legal o urgencia manifiesta.

•

Motivar las decisiones que lo requieran, de conformidad con la ley.

•

Registrar en la oficina de recursos humanos, o en la que haga sus veces, su domicilio o dirección de residencia y teléfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio.

•

Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo.

•

Hacer los descuentos conforme a la ley o a las órdenes de autoridad judicial y girar en el término que señale la ley o la autoridad judicial los dineros correspondientes.

•

Dictar y seguir los reglamentos manuales de funciones de la entidad, así como los internos sobre el trámite del derecho de petición.

•

Calificar a los funcionarios o empleados en la oportunidad y condiciones previstas por la ley o el reglamento.

•

Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

•

Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley.

•

Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio.

•

Publicar mensualmente en sitio visible, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano, una lista de las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluirá el objeto y valor de los mismos y el nombre del adjudicatario.

•

Hacer las apropiaciones en los presupuestos y girar directamente a las contralorías departamentales y municipales, como a la Contraloría General de la República y las personerías municipales y distritales dentro del término legal, las partida por concepto de a cuota de vigilancia fiscal, siempre y cuando lo permita el flujo de caja.

•

Ejercer dentro de los términos legales, la jurisdicción coactiva para el cobro de las sanciones de multa.

•

Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna que trata la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

•

Implementar el Control Interno Disciplinario.

•

Adoptar el sistema de Contabilidad Pública y el Sistema Integrado de información Financiera SIIF.

•

Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del estado.

•

Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos de control social.

•

Acatar y poner en práctica los mecanismos que se diseñen para facilitar la participación de la comunidad en la planeación del desarrollo la concertación y la toma de decisiones en la gestión administrativa.

•

Capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.

Prohibiciones

A todo servidor público le esta prohibido: •

Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales, las leyes y los demás actos administrativos.

•

Imponer a otro servidor público trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el cumplimiento de sus deberes.

•

Solicitar directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

•

Ejecutar actos de violencia contra superior, subalterno o compañeros de trabajo, demás servidores públicos o injuriarlos o calumniarlos.

•

Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio al que está obligado.

•

Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, sí como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

•

Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres.

•

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los asuntos a su cargo, de sus representantes o apoderados, de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o de su cónyuge o compañero o compañera permanente.

•

Incumplir de manera reiterada e injustificada obligaciones civiles, laborales, comerciales o de familia impuestas en decisiones judiciales o administrativas

admitidas en diligencia de

conciliación. •

Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o en ascensos o para justificar una situación administrativa.

•

Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

•

Desempeñar simultáneamente más de un empleo público o recibir más de una asignación que provenga del tesoro público.

•

Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados o por cuantía superior a la legal.

•

Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el programa anual mensualizado de caja (PAC).

•

Nombrar o elegir, para el desempeño de cargos públicos, personas que no reúnan los requisitos Constitucionales, legales o reglamentarios o darles posesión a sabiendas de tal situación.

•

Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la ley.

•

Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

•

Proferir en acto oficial o en público expresiones injuriosas o calumniosas contra cualquier servidor público o las personas que intervienen en los mismos.

•

Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución.

•

Ejercer la docencia, dentro de la jornada laboral, por número de horas superior al legalmente permitido.

•

Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, o efectuarlo en forma irregular.

•

Tener a su servicio, en forma estable para las labores propias de su despacho, personas ajenas a la entidad.

•

Adquirir, por sí o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales.

•

Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo.

Faltas y sanciones (Régimen Disciplinario)

Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002.




Las faltas disciplinarias se clasifican como gravísimas, graves y leves.




La acción disciplinaria es procedente aunque el servidor público ya no esté ejerciendo funciones públicas.




Iniciada la investigación disciplinaria se notificará al investigado y se dejará constancia en el expediente respectivo. En la comunicación se debe informar al investigado que tiene derecho a designar defensor.




El término de la investigación disciplinaria será de seis meses, contados a partir de la decisión de apertura.

El servidor público está sometido a las siguientes sanciones:

Destitución e inhabilidad general

Implica la terminación de la relación del servidor público con el Hospital Universitario de Sincelejo, sin que importe que sea de libre nombramiento y remoción, de carrera o elección. Implica la imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo y la exclusión del escalafón o carrera. La inhabilidad general será de diez a veinte años; la inhabilidad especial no será inferior a treinta días ni superior a doce meses; pero cuando la falta afecte el patrimonio económico del Estado la inhabilidad será permanente. Suspensión

Implica la separación del ejercicio del cargo en cuyo desempeño se originó la falta disciplinaria y la inhabilidad especial, la imposibilidad de ejercer la función pública, en cualquier cargo distinto de aquel, por el término señalado en el fallo. La suspensión no será inferior a un mes ni superior a doce meses. Multa

Es una sanción de carácter pecuniario. La multa no podrá ser inferior al valor de diez, ni superior al de ciento ochenta días del salario básico mensual devengado al momento de la comisión de la falta. Amonestación escrita

Implica un llamado de atención formal, por escrito, que debe registrarse en la hoja de vida. Delitos contra la administración pública – Ley 599 de 2000

Las siguientes conductas están catalogadas como delitos contra la administración pública y como sujetos activos de ellas los servidores públicos. Peculado A. Por apropiación. Cuando el servidor público se apropie en provecho suyo o de un tercero de

bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de bienes o fondos parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones. B. Por uso. Cuando el servidor público indebidamente use o permita que otro use bienes del

Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte, o bienes de particulares cuya

administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones. C.

Por aplicación oficial diferente. Cuando el servidor público de a los bienes del estado o de

empresas o instituciones en que éste tenga parte, cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, aplicación oficial diferente de aquella a que están destinados, o comprometa sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utilice en forma no prevista en éste, en perjuicio de la inversión Social o de los salarios o prestaciones sociales de los servidores. D. Culposo. Cuando el servidor público respecto a bienes del Estado o de empresas o instituciones

en que éste tenga parte, o bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, por culpa dé lugar a que se extravíen, pierdan o dañen.

Concusión

El servidor público que abusando de su cargo o de sus funciones constriña o induzca a alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra utilidad indebidos. Cohecho A. Propio. El servidor público que reciba para sí o para otro, dinero u otra utilidad, o acepte

promesa remuneratoria, directa o indirectamente, para retardar u omitir un acto propio de su cargo o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales. B. Impropio. El servidor público que acepte para sí o para otro, dinero u otra utilidad o

promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones. C.

Por dar u ofrecer. El que dé u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos

anteriores.

Celebración indebida de contratos A. Cuando se viole el régimen legal o Constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. B. Interés indebido en la celebración de contratos. Cuando el servidor público se interese en

provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones.

C.

Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Cuando el servidor público por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos.

Tráfico de influencias

Cuando el servidor público utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer. Enriquecimiento ilícito

Cuando el servidor público durante su vinculación con la administración, o quien haya desempeñado funciones públicas y en los dos años siguientes a su desvinculación, obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial injustificado. Prevaricato A. Por acción. Cuando el servidor público profiera resolución, dictamen o concepto

manifiestamente contrario a la Ley. B. Por omisión. Cuando el servidor público omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de

sus funciones.

Abusos de autoridad y otras infracciones A. Por acto arbitrario e injusto. Cuando el servidor público fuera de los casos especialmente

previstos como conductas punibles, con ocasión de sus funciones o excediéndose en el ejercicio de ellas, cometa acto arbitrario e injusto. B. Por omisión de denuncia. Cuando el servidor público que teniendo conocimiento de la comisión

de una conducta punible cuya averiguación deba adelantarse de oficio, no dé cuenta ala autoridad. C.

Revelación de secreto. Cuando el servidor público indebidamente dé a conocer documento o

noticia que deba mantener en secreto o reserva. D. Utilización de asunto sometido a secreto o reserva. Cuando el servidor público utilice en

provecho propio o ajeno, descubrimiento científico, u otra información o dato llegados a su conocimiento por razón de sus funciones y que deban permanecer en secreto o reserva.

E.

Utilización indebida de información oficial privilegiada. Cuando el servidor público como

empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública, haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones y que no sea objeto de conocimiento público, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o jurídica. F.

Asesoramiento y otras actuaciones ilegales. Cuando el servidor público ilegalmente represente,

litigue, gestione o asesore en asunto judicial, administrativo o policivo. G. Intervención en política. Cuando el servidor público ejerza jurisdicción, autoridad civil o política,

cargo de dirección administrativa, o se desempeñe en los órganos judicial, electoral, de control, forme parte de comités, juntas o directorios políticos, o utilice su poder para favorecer o perjudicar electoralmente a un candidato, partido o movimiento político. H. Empleo ilegal de la fuerza pública. Cuando el servidor público obtenga el concurso de la fuerza

pública o emplee la que tenga a su disposición para consumar acto arbitrario o injusto, o para impedir o estorbar el cumplimiento de orden legítima de otra autoridad. I.

Omisión de apoyo. Cuando el agente de la fuerza pública rehúse o demore indebidamente el

apoyo pedido por autoridad competente, en la forma establecida por la ley.

Usurpación y abuso de funciones públicas A. El particular que sin autorización legal ejerza funciones públicas. B. El que únicamente simulare investidura o cargo público o fingiere pertenecer la fuerza pública. C.

El servidor público que abusando de su cargo realice funciones públicas diversas de las que legalmente le correspondan.

Retiro del servicio

El retiro del servicio de los empleados de carrera se produce en los siguientes casos: Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia de calificación no satisfactoria en la evaluación del desempeño laboral; por renuncia regularmente aceptada; por retiro con derecho a jubilación; por invalidez absoluta; por edad de retiro forzoso; por destitución, desvinculación o remoción como consecuencia de investigación disciplinaria; por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo; por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para desempeñar el empleo por orden o decisión judicial (Art. 37 Ley 443 de 1998).

A tener en cuenta COMFASUCRE

Es una caja de compensación familiar, inscrita en el campo de la seguridad social, cuyo objetivo esencial es el cumplimiento integral de la filosofía del subsidio familiar. Su trabajo se centra en un conjunto de acciones que constituyen el bienestar de sus afiliados dando privilegio a la salud para toda la familia. El Hospital Universitario de Sincelejo, nos afilia como sus funcionarios a COMFASUCRE, para la cual debemos llenar un formulario de inscripción, que nos permite acceder a créditos educativos, de vivienda y de libre inversión, participar de cursos de educación no formal, hacer uso de centros recreativos y vacacionales, también recibimos el subsidio de escolaridad siempre y cuando nuestro sueldo no supere los cuatro salarios mínimos mensuales vigentes. Seguridad social

Gracias al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones, podemos elegir el servicio de la empresa que más se acomode a nuestras necesidades. Es importante saber que:

•

Cuando nos incapaciten, debemos presentar en el Grupo de Talento Humano, las incapacidades debidamente tramitadas ante la EPS en un plazo no mayor a tres días de ser incapacitado.

•

Los afiliados al Seguro Social deben pedir en los cinco primeros días fotocopia de autoliquidación.

•

Tres días después de haber tramitado sus afiliaciones en la entidad, pueden reclamar las copias respectivas en el Grupo de Talento Humano.

•

La afiliación de los familiares se da por realizadas, una vez hallamos entregados los documentos exigidos.

•

Cuando la incapacidad es mayor a tres días, se nos descontará una tercera parte del valor correspondiente a la incapacidad.

Riesgos profesionales

Todos los funcionarios estamos afiliados a la ARP POSITIVA, quien nos presta sus servicios a través de asesorías en salud ocupacional y protección laboral. Debemos tener en cuenta que en momento de presentarse un accidente de trabajo, hay que reportarlo inmediatamente al Grupo de Talento Humano del HUS

Horario

Los empleados del Hospital Universitario de Sincelejo, deben dedicar la totalidad de tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones que les han sido encomendadas. •

La jornada de trabajo, en el Hospital Universitario de Sincelejo para el personal administrativo es de lunes a viernes de 7:30 AM a 12:30 m y de 2:30 PM a 6:00 PM. Y los cargos directivos cuando sea necesario. Quienes laboran en el área misional su jornada de trabajo se desarrolla por turnos así: o

Turno 1: 7:00 am – 3:00 pm

o

Turno 2: 3:00 pm – 10:00 pm

o

Turno 3: 6:00 am – 6:00 pm personal medico y paramédico

Los que desempeñan funciones de conducción, tendrán horarios según las necesidades del servicio. Cuando por necesidad del servicio se requiera laborar un día sábado, debe solicitarse el ingreso a través de la Subgerencia Operativa. Carnet de identificación

Por razones de seguridad, y con el fin de tener acceso a las diferentes dependencias, es obligatorio portar el carnet de identificación, el cual lo entrega el Grupo de Talento Humano. DE LA SUBGERENCIA OPERATIVA:

Corresponde a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles el cumplimiento de las siguientes responsabilidades: 1.

Organizar, administrar, vigilar, controlar y registrar los bienes muebles e inmuebles del Hospital Universitario de Sincelejo tanto fiscales como de uso público y adoptar los mecanismos necesarios para garantizar la protección y buen uso de los mismos. (Ac. 70/00, Art. 3)

2.

Efectuar y mantener actualizado el inventario pormenorizado de los bienes inmuebles fiscales y de los bienes inmuebles de uso público a cargo o bajo administración del Hospital Universitario de Sincelejo. (Ac. 01/96, Art. 69 y 70)

3.

Organizar y mantener actualizado el Registro Inmobiliario de bienes inmuebles fiscales y de los bienes inmuebles de uso público a cargo o bajo administración del Hospital Universitario de Sincelejo. (Ac. 01/96, Art. 69 y 70)

4.

Revisar y mantener actualizados los títulos de propiedad de los bienes inmuebles fiscales y de los bienes inmuebles de uso público a cargo o bajo administración del Hospital Universitario de Sincelejo. (Ac. 01/96, Art. 69 y 70)

5.

Estudiar las necesidades inmobiliarias y proponer alternativas de solución

6.

Formar y mantener actualizado el inventario detallado y sistematizado de todos los predios de propiedad del Hospital Universitario de Sincelejo, de todos los bienes de uso público a cargo o bajo administración del mismo, y el archivo de los títulos y documentos que acrediten dicha propiedad.

7.

Ejecutar las acciones necesarias para evitar o corregir irregularidades en relación con la propiedad o titularidad de los bienes inmuebles fiscales del Hospital Universitario de Sincelejo.

8.

Adelantar todas las actuaciones necesarias para la salvaguarda de los bienes inmuebles fiscales de propiedad del Hospital Universitario de Sincelejo y de los bienes de uso público a cargo o bajo administración del mismo. (Ac. 01/96, Art. 69 y 70)

9.

Adelantar todas las actuaciones necesarias para obtener tanto la restitución de bienes inmuebles de propiedad del Municipio y de bienes de uso público a cargo o bajo administración del mismo, que se encuentren en posesión o tenencia de terceros, así como para la debida titulación de los mismos si es que esta ha sufrido modificación alguna (Ac. 01/96, Art. 69 y 70)

10. Negociar, adquirir, en forma directa o por expropiación, enajenación y administración los bienes inmuebles cedidos al Hospital Universitario de Sincelejo, o requeridos para vías, zonas verdes, servicios comunales y equipamiento y amueblamiento urbano. (Acu. 70/00, Art. 3; Ac. 01/96, Art. 416) 11. Recaudar, negociar y administrar los recursos financieros necesarios para las negociaciones de predios y los originados en negociaciones de los mismos. (Acu. 70/00, Art. 3; Ac. 01/96, Art. 416) 12. Aplicar las órdenes del Gerente tendientes a la racionalización de los recursos materiales y de servicios del Hospital Universitario de Sincelejo. 13. Ejecutar de común acuerdo con las dependencias, los programas y estrategias que permitan mejorar la posición del Hospital Universitario de Sincelejo en los negocios de adquisición de bienes y servicios. 14. Programar, coordinar y controlar la adquisición de la dotación convencional de los trabajadores oficiales Hospital Universitario de Sincelejo. (Ac. 01/96, Art. 76)

ANEXO DE SALUD OCUPACIONAL Plan de Prevención y Prevención y Preparación de Emergencias:

El plan de prevención y preparación de emergencias se fundamenta en la estructuración de acciones administrativas, funcionales y flexibles que permitan la prevención y control de emergencias generadas por los riesgos, especialmente biológicas en el Hospital Universitario de Sincelejo.

La empresa Hospital Universitario de Sincelejo, reconoce la responsabilidad en todos los niveles de la organización por la ejecución del programa permanente de salud ocupacional en los lugares de trabajo, comprendido en las actividades de medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, la preservación del medio ambiente y la conformación y funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional. Política de Salud Ocupacional.

El Hospital Universitario de Sincelejo, como punto de partida de su programa de salud ocupacional, ha definido su política de prevención de riesgos, estableciendo la importancia de este tema dentro de la organización. El HUS considera el Recurso Humano como parte vital de la actividad de prestación de servicios de salud, que cumplen los trabajadores en los diferentes sitios de trabajo, y por tanto dentro de sus objetivos considera imprescindible el mejoramiento de la calida de vida de la población laboral en su área de trabajo. Así mismo establece su compromiso con el programa de salud ocupacional y la responsabilidad de cumplir con la normatividad existente. Teniendo en cuanta lo anterior, la política de salud ocupacional de la empresa, estará basada en los siguientes puntos:



Tomar todas las medidas preventivas que sean necesarias para reducir la probabilidad de que ocurran accidentes o enfermedades profesionales a los empleados.



La empresa mantendrá una organización de salud ocupacional acorde don sus necesidades y los programas de prevención se estructuran conforme a los riesgos específicos de las diferentes áreas.



Todos los trabajadores se obligan a atender las normas sobre seguridad e higiene del trabajo y a utilizar los equipos de protección personal suministrados por la empresa.



El control de los riesgos debe estar incorporado en las tareas que desarrollen los empleados.

Declaración de la Política de Salud Ocupacional.

Derechos de los trabajadores en salud 1.

Estar

afiliados

promotora

a (EPS)

administradora

2.

una

Deberes de los trabajadores en salud

entidad y

de

una riesgos

salud. 2.

clara,

de salud.

adecuadas

condiciones

de

3.

Colaborar

y

velar

por

el

higiene y seguridad, donde se

cumplimiento de las obligaciones

establezcan métodos de trabajo

contraídas por los empleados con

con el mínimo de riegos para su

respecto a la ley.

A

4.

que

el

empleador

Conocer y cumplir las normas,

adopte

reglamentos e instrucciones de los

medidas efectivas para proteger y

programas de salud ocupacional de

promover su salud, mediante la

la empresa.

operación

mantenimiento

en

la

y

5.

Participar en la prevención de los

forma

riesgos profesionales a través de

eficiente de los sistemas y equipos

los comités paritarios de salud

de control necesarios para prevenir

ocupacional

enfermedades

ocupacionales, o de cualquier otro

profesionales

y

accidentes en los sitios de trabajo.

ocurridas

en

6.

la

que se realicen para la protección

7.

Informar sobre los accidentes de

Utilizar

en

los

programas

dar

mantenimiento

protección personal suministrados

que

se

encuentran

por la empresa. 8.

Los pensionados por invalidez por

expuestos sobre los métodos de su

riesgos

prevención y control.

mantener

Estar

y

adecuado de los elementos de

educativos sobre los riesgos para la a

vigía

como sucedan o sean detectados.

de su salud.

salud

como

trabajo e incidentes tan pronto

empresa, así como las actividades

Participar

o

mecanismo adoptado.

Ser notificados de los accidentes y enfermedades

6.

información

Laborar en un ambiente de trabajo

instalación,

5.

Suministrar

veraz y completa sobre su estado

salud.

4.

Procurar el cuidado integral de la

profesionales (ARP).

con

3.

1.

incluidos

dentro

de

profesionales

deberán

actualizadas

la

las

información sobre su domicilio,

actividades del programa de salud

teléfono y demás datos que sirvan

ocupacional,

realizado

por

el

para

empleador, el cual está destinado a proteger, mantener y mejorar la

7.

efectuar

las

visitas

de

reconocimiento. 9.

Los pensionados por invalidez de

salud de los empleados.

riesgos

Reconocimiento y pago por parte

informar a la ARP correspondiente

de la administradora de riesgos

del

profesionales a que se encuentre

desaparezca o se modifique las

afiliado,

causas por la cual se otorgó esa

de

las

prestaciones

asistenciales y económicas, como

profesionales

momento

en

deberán

el

cual

pensión.

consecuencia de un accidente de trabajo

y/o

enfermedad

profesional, según lo estipulado en el Artículo 5º y 7º del Decreto 1295 de 1994.

Planes de Emergencias

El Hospital Universitario de Sincelejo cuenta con un plan de control de emergencias que comprende además, un plan de evacuación y procedimientos en caso de incendios. El plan de control de emergencias comprende los niveles de responsabilidad y las acciones que deban tomarse ante una emergencia, ya sea dentro de las propias instalaciones o en otras empresas del área que puedan afectar directa o indirectamente nuestras instalaciones. El plan de evacuación está diseñado para aplicarlo ante una emergencia que por su magnitud y alcance requiera de esta acción para evitar las lesiones y pérdidas de vida entre los trabajadores. El procedimiento en caso de incendio y escape de gases establecen las acciones que se deben tomar en esos casos y las responsabilidades de quienes actúan en ellos. El plan de control de emergencias se encamina de acuerdo a los siguientes parámetros: 1) En esta fase inicial se realiza un estudio técnico por todas las instalaciones del Hospital, con el fin de identificar y valorar, cuales de los riesgos presentes pueden generar emergencias.

Para cumplir esta fase será necesario: a)

Realizar una inspección de los factores generadores de emergencias.

b) Recopilar la información necesaria para el desarrollo inicial de esta fase, siendo de gran importancia los planos de las instalaciones, de los cuales se extraerá parte de la información técnicas para el desarrollo de esta primera actividad, los cuales posteriormente se diseñarán las vías de evacuación y sitio de reunión final.

2) Conocidos los resultados de esta primera fase, se podrán establecer los objetivos del plan para emergencias, los cuales estarán ligados con los riesgos a los cuales la empresa presenta mayor vulnerabilidad, proyectándose los mismos a corto, mediano o largo plazo. 3) Capacitación a los que conforman las brigadas de emergencias, en primeros auxilios, básico contra incendios y evacuación en edificaciones. 4) Definición de la secuencia de acciones a realizar en caso de presentarse una emergencia, absteniéndose respuestas referentes a ¿Qué se hará?, ¿Cuándo se hará?, ¿Quién lo hará?, ¿Cómo? Y ¿Dónde será?

DECRETO 1950 DE 1973 (septiembre 24)

por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en uso de las facultades que le confieren la Constitución y la ley, oída la sala de consulta y servicio civil del Consejo de Estado, DECRETA: TÍTULO I EMPLEADOS, TRABAJADORES Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN Artículo 1º.- El presente Decreto Nacional regula la administración del personal civil que presta sus

servicios en empleos de la rama ejecutiva del poder público en lo nacional, con excepción del personal del ramo de la defensa. Los empleos civiles de la rama ejecutiva integran el servicio civil de la república.

Artículo 2º.- Las personas que prestan sus servicios en la rama ejecutiva del poder público son

empleados o funcionarios públicos, trabajadores oficiales, o auxiliares de la administración. Ver Artículo 5 Decreto Nacional 3135 de 1968 Artículo 2 Decreto Nacional 1950 de 1973 Artículo 2

Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 3º.- Las personas que presten sus servicios en los ministerios, departamentos

administrativos, superintendencias y establecimientos públicos, son empleados públicos; sin embargo los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales. En los estatutos de los establecimientos públicos se precisará qué actividades pueden ser desempeñadas por personas vinculadas mediante contrato de trabajo. Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado son trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan calidad de empleados públicos. Ver: Artículo 5 Decreto Nacional 3135 de 1968 , Radicación 1072 de 1998 Sala de Consulta y Servicio Civil. Artículo 4º.- Quienes prestan al Estado servicios ocasionales, como los peritos, obligatorios, como

los jurados de conciencia o de votación; temporales, como los técnicos y obreros contratados por el tiempo de ejecución de un trabajo o una obra, son meros auxiliares de la administración pública y no se consideran comprendidos en el servicio civil, por no pertenecer a sus cuadros permanentes. Ver: Artículo 2 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 83 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 5º- Las personas a quienes el gobierno o las corporaciones públicas confieran su

representación en las juntas directivas de los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, o los miembros de juntas, consejos o comisiones no tienen por ese solo hecho el carácter de funcionarios públicos. Su responsabilidad, lo mismo que sus incompatibilidades e inhabilidades, se regirán por las leyes. Ver Decreto Nacional 128 de 1976 Nota: A nivel Departamental y Municipal ver Decreto Nacional 1333 de 1986 TÍTULO II DE LOS EMPLEOS CAPÍTULO I

DE LA NOCIÓN DE EMPLEO Artículo 6º.- Se entiende por empleo el conjunto de deberes, atribuciones y responsabilidades

establecidas por la Constitución, la ley, el reglamento o asignados por autoridad competente, para satisfacer necesidades permanentes de la administración pública, y que deben ser atendidas por una persona natural. Ver Ley 443 de 1998 Artículo 2 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 75 Decreto Nacional 1042 de 1978 artículo 8 del presente Decreto Nacional. Artículo 7º.- Salvo lo que dispone la ley para los trabajadores oficiales, en ningún caso podrán

celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de funciones públicas de carácter permanente, en cuyo caso se crearán los empleos correspondientes mediante el procedimiento que se señala en el presente Decreto Nacional. La función pública que implique el ejercicio de la autoridad administrativa no podrá ser objeto de contrato ni delegarse en el personal vinculado mediante esta modalidad. Ver: Artículo 2 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 75 Decreto Nacional 1042 de 1978 artículo 8 del presente Decreto Nacional. CAPÍTULO II DE LA CREACIÓN, SUPRESIÓN Y FUSIÓN DE EMPLEOS Artículo 8º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. En ejercicio de la facultad

constitucional que corresponde al Presidente de la República, el Gobierno Nacional podrá crear, suprimir y fusionar los empleos que requiera el servicio público y fijar sus dotaciones y emolumentos, de conformidad con las siguientes normas: a.

La creación de empleos debe hacerse ajustándose a la nomenclatura de cargos que la ley señala, al Manual General Descriptivo de Funciones elaborado por el Departamento Administrativo del Servicio Civil y al Manual Descriptivo de Empleos de cada Organismo. b) Ningún empleo puede tener funciones básicas distintas de las señaladas en el Manual General para cada una de las clases de la nomenclatura legal, ni remuneración diferente a la señalada en la nomenclatura para cada clase, con referencia a las escalas de remuneración fijadas por la ley.

c.

En la remuneración de los empleados o funcionarios públicos en igualdad de circunstancias, a igual trabajo debe corresponder igual remuneración. El Departamento Administrativo del Servicio Civil será responsable de la observancia de este principio.

d.

La creación de empleos debe hacerse sin exceder el monto global de las apropiaciones fijadas inicialmente para el respectivo servicio en la ley de presupuesto. e) Si en las dependencias de la administración pública nacional resultaren necesarias funciones distintas de las comprendidas en los empleos existentes, ya sea por su naturaleza o por la mayor responsabilidad y calidades exigidas para su desempeño, se suprimirán los empleos que resultaren innecesarios y se crearán los nuevos que demande el servicio. f) Todo Decreto Nacional de supresión, fusión o creación de empleos requiere la firma del Jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil y el concepto del Consejo Superior del Servicio Civil. Ver Artículo 74 Decreto Nacional 1042 de 1978 y Código Sustantivo del Trabajo

Artículo 9º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. La conformación o reforma

de las plantas de personal en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y unidades administrativas especiales, se hará mediante Decreto Nacional que llevará la firma del ministro o jefe del departamento administrativo correspondiente, la del jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil y la del Ministro de Hacienda y Crédito Público como certificación de que existe apropiación presupuestal suficiente para cubrir su costo. Ver: Artículo 20 Decreto Nacional 1950 de 1968 Artículo 75 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 10º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Compete al Departamento

Administrativo del Servicio Civil velar por el cumplimiento de las normas legales y de lo dispuesto en el presente capítulo, para lo cual el Departamento dirigirá los estudios, prestará la asesoría correspondiente y coordinará con los demás organismos oficiales la intervención que se requiera. Artículo 11º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Toda solicitud de

conformación o reforma de plantas de personal deberá presentarse al Departamento Administrativo del Servicio Civil, acompañada de los siguientes documentos: a) Certificación sobre apropiación presupuestal. b) Informe del jefe de personal del organismo sobre los siguientes puntos:

1. Funciones y responsabilidades del empleo o empleos que se solicita suprimir, fusionar o crear, y su ubicación dentro de la estructura del organismo. 2. Indicación de los requisitos exigibles para su desempeño, de acuerdo con el Manual Descriptivo de Funciones. c) Copia del Decreto Nacional que fija la planta de personal vigente y la norma orgánica de la entidad, si la creación, supresión o fusión de cargos obedece a reestructuración del organismo. d) Proyecto de Decreto Nacional. Parágrafo.- El Departamento Administrativo del Servicio Civil se pronunciará sobre la solicitud, la

remitirá al Ministerio de Hacienda para lo de su competencia, organismo que enviará el proyecto de Decreto Nacional con todos sus documentos al Presidente de la República para su decisión. Ver: Artículo 75 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 78 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 12º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. La creación, supresión,

fusión y reclasificación de empleos en los establecimientos públicos se hará conforme a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Ver Artículo 74 Decreto Nacional 1042 de 1978 CAPÍTULO III DE LA REMUNERACIÓN Artículo 13º.- El sistema de remuneración de los empleados a que se refiere el presente Decreto

Nacional se rige por las leyes sobre fijación de escalas de remuneración correspondientes a las categorías de empleos, dictadas de conformidad con el ordinal 9o. del artículo 76 de la Constitución Nacional. Ver Ley 4 de 1992 Artículo 14º.- La creación de prima técnica para los cargos de especial responsabilidad o superior

especialización, comprendidos dentro de los niveles técnico y ejecutivo, con destino a atraer o mantener en tales cargos personal altamente calificado, corresponde al Presidente de la República y se hará por conducto del Departamento Administrativo del Servicio Civil mediante solicitud razonada del jefe del respectivo organismo, acompañada de los siguientes documentos: 1. Certificado de la división de presupuesto de la entidad, en el cual se demuestre que con dicha creación no se excede el monto global fijado para el respectivo servicio en la ley de apropiaciones iníciales.

2. Informe de la unidad del organismo sobre las funciones y responsabilidades del empleo para el que se solicita crear prima técnica, su ubicación dentro de la estructura del organismo, y sobre los requisitos especiales exigibles para su desempeño, tales como experiencia, competencia excepcional o títulos profesionales que habiliten para su desempeño. 3. Relación de cargos para los cuales se haya creado prima técnica en el organismo con la referencia a los respectivos actos. 4. Exposición motivada que demuestre la justificación del señalamiento propuesto, y 5. Proyecto de Decreto Nacional, debidamente firmado. Ver Artículo 9 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 54 Decreto Nacional 1042 de 1978 Decreto Nacional 1661 de 1991 para los funcionarios y empleados de la Rama Ejecutiva de Poder Público; Decreto Nacional 2573 de 1991 Prima Técnica. Artículo 15º.- La creación y asignación de prima técnica se tramitará por conducto del Departamento

Administrativo del Servicio Civil, y se ordenará por Decreto Nacional que llevará la firma del Presidente de la República, del Ministro de Hacienda y Crédito Público, del Jefe del Organismo y del Jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil, previo concepto favorable del Consejo Superior del Servicio Civil, de acuerdo con las normas que regulan la materia. Parágrafo 1º.- El dictamen del Consejo Superior del Servicio Civil versará precisamente sobre las

calidades excepcionales de la persona para quien se solicita la prima técnica, analizándolas por separado y valorando la calificación que se les haya dado. Parágrafo 2º.- La creación y asignación de prima técnica en los establecimientos públicos, se hará

conforme a sus estatutos aprobados por el gobierno. Ver: Artículo 53 y ss. Decreto Nacional 1042 de 1978 Decreto Nacional 1661 de 1991 Decreto Nacional 2573 de 1991 Artículo 16º.- La asignación de prima técnica se hará en atención a las calidades personales y

profesionales acreditadas por quien ocupa actualmente o haya de ocupar el empleo, mediante una ponderación de factores correspondientes a los títulos, experiencia y calidades cuya valoración exceda los normalmente exigidos para su desempeño ordinario. Ver Decreto Nacional 1661 de 1961 Decreto Nacional 2573 de 1991

Artículo 17º.- Asignada una prima técnica cesará su disfrute por cambio de empleo.

Sin embargo, si el nuevo empleo tuviere creada prima técnica, podrá solicitarse su asignación mediante el trámite establecido en el presente Decreto Nacional. CAPÍTULO IV DEL CARÁCTER DE LOS EMPLEOS Artículo 18º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. (Modificado por el artículo 1 de la Ley 61 de 1987). Artículo 19º.- La inclusión de empleos en la carrera, o su exclusión a que se refiere el artículo 3o. del

Decreto Nacional 2400 de 1968, se hará por el Gobierno por conducto del Departamento Administrativo del Servicio Civil, mediante solicitud motivada del jefe del organismo interesado, acompañada de documentos donde conste: 1. Funciones, responsabilidades y requisitos señalados para el empleo. 2. En los casos de exclusión de empleos de la carrera, deberá indicarse el nombre del empleado de carrera que lo desempeña y los empleos de la misma naturaleza a donde podría ser trasladado el funcionario. 3. Si con anterioridad se había solicitado el cambio y qué decisión se tomó. 4. Acreditar la conveniencia de la inclusión o exclusión. 5. Las demás que determine el Departamento Administrativo del Servicio Civil. Artículo 20º.- El Departamento Administrativo del Servicio Civil se pronunciará oído el concepto del

Consejo Superior del Servicio Civil y enviará la solicitud y sus anexos al Consejo de Estado. Nota: No tiene aplicación por la inexequibilidad del Parágrafo 1 del artículo 3 del Decreto Nacional

2400 de 1968 Artículo 21º.- Emitido concepto por el Consejo de Estado, sala de consulta y servicio civil, el

Departamento Administrativo del Servicio Civil, enviará el proyecto de Decreto Nacional y los documentos respectivos para decisión del Presidente de la República.

CAPÍTULO V DE LA VACANCIA DE LOS EMPLEOS Artículo 22º.- Para efecto de su provisión se considera que un empleo está vacante definitivamente: 1. Por renuncia regularmente aceptada. 2. Por declaratoria de insubsistencia. 3. Por destitución. 4. Por revocatoria del nombramiento. 5. Por invalidez absoluta del empleado que lo desempeña. 6. Por retiro del servicio civil con pensión de jubilación o de vejez. 7. Por traslado o ascenso. 8. Por declaratoria de nulidad del nombramiento. 9. Por mandato de la ley. 10. Por declaratoria de vacante en los casos de abandono del cargo, y 11. Por muerte del empleado. Ver: Artículo 25 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 105 Decreto Nacional 1950 de 1973 Artículo 23º.- Para los mismos efectos se produce vacancia temporal cuando quien lo desempeña se encuentra: 1. En vacaciones. 2. En licencia. 3. En comisión, salvo en la de servicio. 4. Prestando servicio militar. 5. Cuando se encarga al empleado de otro empleo desligándolo de las funciones que ejerce, y

6. En los casos de suspensión en el ejercicio del cargo. TÍTULO III DE LA PROVISIÓN DE EMPLEOS CAPÍTULO I DE LAS FORMAS DE PROVISIÓN Artículo 24º.- El ingreso al servicio se hace por nombramiento ordinario para los empleos de libre

nombramiento y remoción y por nombramiento en período de prueba o provisional para los que sean de carrera. El movimiento del personal en servicio se puede hacer por: 1. Traslado,

2. Encargo, y 3. Ascenso. Ver: Artículo 18 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 25º.- Para ejercer un empleo de la rama ejecutiva del poder público se requiere:

a. Reunir las calidades que la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones exijan para el desempeño del empleo. b. No encontrarse en período de inhabilitación como consecuencia de una destitución. c. No estar gozando de pensión o ser mayor de 65 años, con excepción de los casos a que se refieren los artículos 121 y 122 del presente Decreto Nacional. d. No encontrarse en interdicción para el ejercicio de funciones públicas. e. No haber sido condenado a pena de presidio o prisión, excepto por delitos culposos, f. Ser designado regularmente y tomar posesión. Parágrafo.- La entidad nominadora solicitará al Departamento Administrativo del Servicio Civil,

informe sobre si ha pertenecido a la administración y sus antecedentes. Ver: Artículo 45 Decreto Nacional 1950 de 1973 Artículo 11 Decreto Nacional 1042 de 1978 CAPÍTULO II DE LOS NOMBRAMIENTOS Artículo 26º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Los empleos de libre

nombramiento serán provistos por nombramiento ordinario. Ver: artículo 4 Ley 61 de 1987. Artículo 5 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 27º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Los empleos de carrera

administrativa se proveerán en período de prueba con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, según el procedimiento que se señala en el título noveno del presente Decreto Nacional. Artículo 28º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Cuando no sea posible

proveer un empleo de carrera con personal seleccionado por el sistema de mérito, podrá proveerse mediante nombramiento provisional.

La duración de un nombramiento provisional no podrá exceder de cuatro (4) meses, circunstancia esta que deberá consignarse en el acto administrativo correspondiente, término dentro del cual se dará cumplimiento a lo prescrito en el Título Noveno del presente Decreto Nacional. Al vencimiento del período a que se refiere el presente artículo, si el titular no ha sido seleccionado, se produce vacante definitiva y el empleado quedará retirado del servicio. Nota: La Ley 36 de 1982 estableció que la provisionalidad no podría excederse de 12 meses. Posteriormente el artículo 7 de la Ley 61 de 1987 estableció que los nombramientos provisionales no podrán tener una duración mayor de 4 meses, prorrogable por cuatro meses más. CAPÍTULO III DE LOS TRASLADOS Artículo 29º.- Se produce traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo

vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares. También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño. Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente Decreto Nacional. Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce. Los reglamentos de las carreras especiales, en lo referente a los traslados y permutas, se ajustarán a lo que se dispone en este Decreto Nacional. Ver: Artículo 73 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 30º.- El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique

condiciones menos favorables para el empleado. Podrá hacerse también cuando sea solicitado por los funcionarios interesados, y siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio.

Artículo 31º.- El funcionario de carrera trasladado conserva los derechos derivados de ella. Artículo 32º.- El empleado trasladado no pierde los derechos de la antigüedad en el servicio. Artículo 33º.- Cuando el traslado implique cambio de sede, el funcionario tendrá derecho al

reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado conforme a la ley y los reglamentos. Ver: Artículo 73 Decreto Nacional 1042 de 1978 CAPÍTULO IV DEL ENCARGO Artículo 34º.- Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o

parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. Ver: Artículo 23 Decreto Nacional 2400 de 1968 y Decreto Nacional 325 de 1954. Sobre el encargo en comisión de un funcionario. Artículo 35º.- Cuando se trata de vacancia temporal, el encargado de otro empleo solo podrá

desempeñarlo durante el término de esta, y en el caso de definitiva hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. Al vencimiento del encargo, quien lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y recuperará la plenitud de las del empleo del cual es titular, si no lo estaba desempeñando simultáneamente. Ver: Artículo 23 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 36º.- El encargo no interrumpe el tiempo para efectos de antigüedad en el empleo de que

se es titular, ni afecta la situación de funcionario de carrera. Artículo 37º.- El empleado encargado tendrá derecho al sueldo de ingreso señalado para el empleo

que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular. (Ver Decreto Nacional 325 de 1954). CAPÍTULO V DEL ASCENSO Artículo 38º.- El ascenso se regirá de acuerdo con lo dispuesto en el capítulo VI del Título Noveno del

presente Decreto Nacional. CAPÍTULO VI

DE LA COMPETENCIA Y DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PROVISION DE EMPLEOS Artículo 39º.- Compete al Presidente de la República, el nombramiento de los ministros del

despacho, jefes de departamento administrativo, directores, gerentes o presidentes de los establecimientos públicos. Igualmente le compete la provisión de los demás empleos públicos que por la Constitución o las leyes no corresponda a otra autoridad. Los ministros del despacho y los jefes de departamento administrativo podrán proveer los empleos vacantes en los términos de la delegación que les hubiere sido conferida por el Presidente de la República. En las superintendencias y en las entidades descentralizadas los nombramientos se harán conforme a la ley o el estatuto que las rijan. (Ver Decreto Nacional 406 de 1989 y Decreto Nacional 3333 de 1986). Artículo 40º.- Toda provisión de empleos de competencia del Presidente de la República se hará por

Decreto Nacional; los de competencia de los ministros, jefes de departamento administrativo y superintendentes por resoluciones y en las entidades descentralizadas nacionales conforme a sus estatutos. Artículo 41º.- Conforme al artículo 57 de la Constitución Nacional, ningún nombramiento o remoción

que hiciere el Presidente de la República, tendrá valor ni fuerza alguna mientras no sea refrendado y comunicado por el ministro del ramo respectivo o por el jefe del departamento administrativo correspondiente, quienes, por el mismo hecho, se constituyen responsables. Se exceptúan los nombramientos de ministros del despacho y jefes de departamento administrativo. Artículo 42º.- Las resoluciones sobre provisión de empleos de competencia de los ministros, jefes de

departamento administrativo o superintendentes, llevarán la firma del jefe del organismo y del secretario respectivo. Artículo 43º.- Prohíbase la provisión de empleos con efectos fiscales anteriores a la posesión. Ver: Artículo 79 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 44º.- Toda designación debe ser comunicada por escrito con indicación del término para

manifestar si se acepta, que no podrá ser superior a diez (10) días, contados a partir de la fecha de la

comunicación. La persona designada deberá manifestar por escrito su aceptación o rechazo, dentro del término señalado en la comunicación. CAPÍTULO VII DE LA MODIFICACIÓN, ACLARACIÓN O REVOCATORIA DE LA DESIGNACIÓN Artículo 45º.- La autoridad podrá o deberá, según el caso, modificar, aclarar, sustituir, revocar o

derogar una designación en cualesquiera de las siguientes circunstancias: Ver Oficio No. 1780/6.05.98. D.A.S.C.D. Funcionarios Públicos. CJA10051998

a) Cuando se ha cometido error en la persona. b) Cuando la designación se ha hecho por acto administrativo inadecuado. c) Cuando aún no se ha comunicado. d) Cuando el nombrado no ha manifestado su aceptación o no se ha posesionado dentro de los plazos legales. e) Cuando la persona designada ha manifestado que no acepta. f) Cuando recaiga en una persona que no reúna los requisitos señalados en el artículo 25 del presente Decreto Nacional. g) En los casos a que se refieren los artículos 53 y 67 del presente Decreto Nacional, y h) Cuando haya error en la denominación, clasificación o ubicación del cargo o en empleos inexistentes. CAPÍTULO VIII DE LA POSESIÓN Artículo 46º.- Dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de aceptación de un empleo, la

persona designada deberá tomar posesión.

Este término podrá prorrogarse si el designado no residiere en el lugar del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora, pero en todo caso la prórroga no podrá exceder de noventa (90) días y deberá constar por escrito. (Ver artículo 53 del presente Decreto Nacional). Artículo 47º.- Ningún empleado entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de respetar,

cumplir y hacer cumplir la Constitución y las leyes, y de desempeñar los deberes que le incumben. De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en acta que firmarán quien da la posesión, el posesionado y un secretario, y en su defecto dos testigos. (Ver artículo 122 de la Constitución Nacional).

La omisión del cumplimiento de cualquiera de los requisitos que se exigen para la posesión, no invalidará los actos del empleado respectivo, no lo excusa de responsabilidad en el ejercicio de sus funciones. Artículo 48º.- Los ministros y jefes de departamento administrativo tomarán posesión ante el

Presidente de la República. Los superintendentes, los presidentes, gerentes o directores de entidades descentralizadas conforme a sus estatutos, y en su defecto ante el jefe del organismo al cual esté adscrita o vinculada la entidad. Los demás empleados ante la autoridad que señala la ley o ante el jefe del organismo correspondiente o el funcionario en quien se haya delegado esta facultad. Artículo 49º.- Para tomar posesión deberán presentarse los siguientes documentos:

a) Cédula de ciudadanía para los mayores de edad, y tarjeta de identidad o cédula de extranjería para los demás. a. Los que acreditan las calidades para el desempeño del cargo. b. Certificado de encontrarse a paz y salvo con el tesoro nacional, o autorización del director

regional de impuestos. (El certificado fue suprimido por la Ley 1a. de 1981). d) Certificado judicial. c. Documento que acredite tener definida la situación militar, en los casos en que haya lugar.

f) Certificado médico de aptitud física y mental expedido por la Caja Nacional de Previsión, o por el organismo asistencial a cuyo cargo esté la seguridad social de los funcionarios de la entidad, salvo cuando la vinculación sea transitoria y no sobrepase los noventa (90) días. a. Documento que acredite la constitución de fianza cuando sea el caso, debidamente aprobada, y h) Estampillas de timbre nacional conforme a la ley. En los casos de traslados, ascensos, encargos o incorporación a una nueva planta de personal, deberá presentarse el documento de identidad, el que acredite la constitución de fianza cuando sea del caso y pagar el impuesto de timbre por la diferencia del sueldo cuando hubiere lugar. Ver: Artículo 4 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 11 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 50º.- Los jefes de personal de los organismos administrativos o quienes hagan sus veces

deberán verificar el cumplimiento de los requisitos y calidades a que se refiere el artículo anterior. El incumplimiento de esta obligación constituye causal de mala conducta. Artículo 51º.- Para efectos de la posesión no requieren presentación de certificado judicial las

personas elegidas por las Cámaras o por el Congreso pleno para desempeñar cargos en la rama ejecutiva, los militares en servicio, los ministros y jefes de departamento administrativo, los secretarios y abogados de la presidencia, los procuradores delegados, el subcontralor y secretario general de la Contraloría, los miembros del cuerpo diplomático y consular y los secretarios generales de los ministerios y departamentos administrativos. Artículo 52º.- No están obligados a presentar libreta militar los seminaristas, integrantes del clero

católico, secular o regular, siempre que acrediten debidamente esa condición. Artículo 53º.- No podrá darse posesión cuando:

1. La provisión del empleo se haga con personas que no reúnan los requisitos señalados para el empleo o se encuentren dentro de las provisiones contempladas en los literales b, c y d, del artículo 25 del presente Decreto Nacional. 2. La provisión del cargo no se haya hecho conforme a la ley y con lo dispuesto en el presente estatuto.

3.

No se presenten los documentos a que se refiere el artículo 49 de este Decreto Nacional,

salvo las excepciones consignadas en los artículos 51 y 52. 4. La persona nombrada desempeñe otro empleo público del cual se haya separado en virtud de licencia. 5. Haya recaído auto de detención preventiva en la persona designada. 6. La designación haya sido efectuada por autoridad competente. 7. Se hayan vencido los términos señalados en los artículos 44 y 46 del presente Decreto Nacional, sin que se hubiese aceptado la designación, o se hubiere prorrogado el plazo para tomar posesión, y 8. La designación recaiga en miembros del ministerio sacerdotal, salvo lo previsto en el artículo 54 de la Constitución Política. Ver: Artículo 4 Decreto Nacional 2400 de 1968 artículo 45 literal g) y artículo 46 del presente Decreto Nacional CAPÍTULO IX DE LA INICIACIÓN EN EL SERVICIO

Artículo 54º.- El funcionario a cuyo cargo esté el manejo del personal en los organismos

administrativos, o en cualesquiera de sus reparticiones, deberá recibir al nuevo empleado para facilitarle el buen desempeño de sus funciones, y para tal efecto será de su obligación: 1. Explicarle el funcionamiento del organismo, los servicios que le están adscritos y la ubicación jerárquica y física del empleo. 2. Entregarle los manuales correspondientes al organismo y al empleo de que ha tomado posesión, y 3. Presentarlo a sus superiores jerárquicos. Parágrafo.- El funcionario a cuyo cargo esté el manejo del personal en los organismos

administrativos, o en cualesquiera de sus reparticiones, tomará los datos necesarios para la actualización de censos de empleado públicos y para la elaboración del documento que lo acredite como funcionario de la entidad. Hará además, los registros sobre control de personal y los referentes a la seguridad y bienestar social.

Artículo 55º.- El jefe de la unidad en donde deba prestar sus servicios el nuevo empleado deberá:

1. Explicarle el funcionamiento interno de la dependencia y sus procedimientos específicos, las funciones que le competen y las modalidades de su ejercicio, y 2. Disponer lo conducente para que le sean entregados los elementos para el ejercicio del cargo, conforme a las normas de la Contraloría General de la República. Artículo 56º.- Es obligación de los empleados del organismo dar al nuevo empleado las explicaciones

e informes necesarios para la prestación de los servicios. Artículo 57º.- Dentro de los ocho (8) días siguientes al de la posesión, deberá entregarse al

empleado el documento que lo acredite como funcionario de la entidad. El documento a que se refiere el presente artículo es devolutivo; en consecuencia, deberá ser entregado a la unidad de personal al retiro del servicio. Todo cambio de empleo deberá registrarse en el citado documento. En caso de pérdida, el funcionario está obligado a dar aviso inmediato a la unidad de personal o a quien corresponde expedirlo. La omisión del cumplimiento de esta obligación será sancionada disciplinariamente. Nota: El presente Capítulo fue complementado por el Decreto Nacional 614 de 1989 TÍTULO IV DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Artículo 58º.- Los empleados vinculados regularmente a la administración, pueden encontrarse en

las siguientes situaciones administrativas: a) En servicio activo. b) En licencia. c) En permiso. d) En comisión. e) Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo. f) Prestando servicio militar. g) En vacaciones, y

h) Suspendido en ejercicio de sus funciones. Ver Ley 13 de 1984. Artículo 18 Decreto Nacional 2400 de 1968 CAPÍTULO I DEL SERVICIO ACTIVO Artículo 59º.- Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce actualmente las funciones

del empleo del cual ha tomado posesión. (Ver artículos 36 y 39 del presente Decreto Nacional). CAPÍTULO II DE LA LICENCIA, VACACIONES Y SUSPENSIÓN Artículo 60º.- Un empleado se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio

de su cargo, por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad. Ver: Artículo 19 Decreto Nacional 2400 de 1968 (Ley 100 de 1993). Artículo 61º.- Los empleados tienen derecho a licencia ordinaria a solicitud propia y sin sueldo,

hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Si ocurre justa causa a juicio de la autoridad competente, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más. Artículo 62º.- Cuando la solicitud de licencia ordinaria no obedezca a razones de fuerza mayor o de

caso fortuito, la autoridad competente decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. Artículo 63º.- La licencia no puede ser revocada por la autoridad que la concede, pero puede en

todo caso renunciarse por el beneficiario. Artículo 64º.- Toda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por escrito,

acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requieran. Artículo 65º.- Las licencias ordinarias para los ministros y jefes de departamentos administrativos,

superintendentes, directores o gerentes y presidentes de los establecimientos públicos y empresas industriales y comerciales del Estado, serán concedidas por el Presidente de la República, y para los demás empleados por el jefe del organismo correspondiente, quien podrá delegar la facultad. Artículo 66º.- Al concederse una licencia ordinaria el empleado podrá separarse inmediatamente del

servicio, salvo que en el acto que la conceda se determine fecha distinta.

Artículo 67º.- Durante las licencias ordinarias no podrán desempeñarse otros cargos dentro de la

administración pública. La violación de lo dispuesto en el presente artículo, será sancionada disciplinariamente y el nuevo nombramiento deberá ser revocado. (Ver artículo 45 literal g) presente Decreto Nacional). Artículo 68º.- A los empleados en licencia les está prohibido cualquier actividad que implique

intervención en política. Ver: Artículo 10 Decreto Nacional 2400 de 1968 Oficio No. 370855/23.02.98. Secretaría de Educación. Funcionarios Públicos. Licencia ordinaria. CJA10351998 Artículo 69º.- El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún

efecto como tiempo de servicio. Ver (Ley 100 de 1993); artículo 59 del presente Decreto Nacional). Artículo 70º.- Las licencias por enfermedad o por maternidad se rigen por las normas del régimen de

seguridad social para los empleados oficiales y serán concedidas por el jefe del organismo o por quien haya recibido delegación. Ver: (Ley 100 de 1993). Artículo 20 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 19 Decreto Nacional 3135 de 1968 Artículo 71º.- Para autorizar licencia por enfermedad se procederá de oficio o a solicitud de parte,

pero se requerirá siempre la certificación de incapacidad expedida por autoridad competente. Ver: Ley 100 de 1993. Artículo 72º.- Al vencerse cualquiera de las licencias o sus prórrogas el empleado debe

reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo conforme al presente Decreto Nacional. (Ver artículo 126 del presente Decreto Nacional). Artículo 73º.- Las vacaciones se regirán por las normas legales sobre la materia y la suspensión por

las normas sobre régimen disciplinario a que se refiere el presente Decreto Nacional. Ver (Ley 100 de 1993); Decreto Nacional 3135 de 1968 Decreto Nacional 1045 de 1978 CAPÍTULO III DEL PERMISO Artículo 74º.- El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días,

cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos. Ver (Ley 100 de 1993). Artículo 21 Decreto Nacional 2400 de 1968

NOTA: Ver Radicación 250 de 1988 Sala de Consulta y Servicio Civil. CAPÍTULO IV DE LA COMISIÓN Artículo 75º.- El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad

competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Ver Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 22 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 76º.- Las comisiones pueden ser:

a. De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración u que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado. b. Para adelantar estudios. c. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, cuando el nombramiento recaiga en un funcionario escalafonado en carrera administrativa, y d. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas. Radicación 747 de 1995 Concepto Sala de Consulta y Servicio Civil. Artículo 77º.- Solamente podrá conferirse comisión para fines que directamente interesen a la

administración pública. Ver: Artículo 22 Decreto Nacional 2400 de 1968 NOTA: Ver Radicación 287 de 1989 Sala de Consulta y Servicio Civil. Artículo 78º.- Las comisiones en el interior del país se confieren por el jefe del organismo

administrativo, o por quien haya recibido delegación para ello; las comisiones al exterior exclusivamente por el gobierno. A - COMISIÓN DE SERVICIO Artículo 79º.- Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye

forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene

derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional. Ver: Artículos 61 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 71 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 80º.- En el acto administrativo que confiera la comisión deberá expresarse su duración que

podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones de servicio y por una sola vez hasta por treinta (39) días más, salvo para aquellos empleos que tengan funciones específicas de inspección y vigilancia. Prohíbase toda comisión de servicio de carácter permanente. Ver: Artículo 65 Decreto Nacional 1042 de 1978 Artículo 81º.- Dentro de los ocho (8) días siguientes al del vencimiento de toda comisión de servicios

deberá rendir informe sobre su cumplimiento.

B - COMISIÓN DE ESTUDIO Artículo 82º.- (Modificado por el Decreto Nacional 2632 de 1988, Decreto Nacional 838 de 1989 y posteriormente por los Decreto Nacional 1666, 2164 y 2173 de 1991). Artículo 83º.- Los funcionarios inscritos en el escalafón de la carrera administrativa, en igualdad de

condiciones con los demás empleados, tendrán prelación para las comisiones de estudios. Artículo 84º.- Las comisiones de estudio solo podrán conferirse para recibir capacitación,

adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo de que se es titular, o en relación con los servicios a cargo de que se es titular, o en relación con los servicios a cargo del organismo donde se halle vinculado el empleado. Artículos 85 a 87.- (Modificados por los Decretos Nacionales 2632 de 1988 y 838 de 1989 y posteriormente por el Decreto Nacional 1666 de 1991). Artículo 88º.- El gobierno y los jefes de los organismos administrativos podrán revocar en cualquier

momento la comisión y exigir que el funcionario reasuma las funciones de su empleo, cuando por cualquier medio aparezca demostrado que el rendimiento en el estudio, la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o se han incumplido las obligaciones pactadas. En este caso el empleado deberá reintegrarse a sus funciones en el plazo que le sea señalado y prestar sus servicios conforme a lo dispuesto en el artículo 86, so pena de hacerse efectiva la caución y sin perjuicio de las medidas administrativas y las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Artículo 89º.- Al término de la comisión de estudio, el empleado está obligado a presentarse ante el

jefe del organismo correspondiente o ante quien haga sus veces, hecho el cual se dejará constancia escrita, y tendrá derecho a ser reincorporado al servicio si dentro de los treinta (30) días siguientes al de su presentación no ha sido separado, queda relevado de toda obligación por razón de la comisión de estudios. Artículo 90º.- Todo el tiempo de la comisión de estudios se entenderá de servicio activo. Artículo 91º.- En los casos de comisión de estudios podrá proveerse el empleo vacante

transitoriamente, si existieren sobrantes no utilizados en el monto global fijado para pago de sueldos en la ley de apropiaciones iniciales del respectivo organismo, y el designado podrá percibir el sueldo de ingreso correspondiente al cargo, sin perjuicio del pago de la asignación que pueda corresponderle al funcionario designado en comisión de estudio. (Ver artículo 23 del presente Decreto Nacional). C- COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR EMPLEOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Artículo 92º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. La comisión para

desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción sólo podrá conferirse bajo las siguientes condiciones: 1. El empleado debe estar escalafonado en carrera administrativa, y 2. El término será señalado en el acto que confiere la comisión. Artículo 93º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Al finalizar el término de la

comisión o cuando el funcionario comisionado haya renunciado a la misma antes del vencimiento de su término, deberá reintegrarse al empleo de carrera de que es titular. Si no lo hiciere, incurrirá en abandono del cargo conforme a las previsiones del presente Decreto Nacional. (Ver artículo 105 del presente Decreto Nacional). Artículo 94º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. La comisión para

desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción no implica pérdida ni mengua de los derechos como funcionario de carrera.

Artículo 95º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. El acto administrativo que

confiere la comisión para desempeñar otro empleo deberá ser autorizado conjuntamente por el jefe del organismo en donde presta sus servicios el empleado y por el jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil. D - COMISIONES PARA ATENDER INVITACIONES Artículo 96º.- Modificado por el Decreto Nacional 2197 de 1996, decía así: "Las comisiones para

atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades particulares, solo podrán ser aceptadas previa autorización del gobierno nacional y conforme a las disposiciones legales vigentes e instrucciones que imparta el mismo gobierno". Ver: Decreto Nacional 2164 de 1991 Decreto Nacional 2573 de 1991 Artículo 97º.- Corresponde a los jefes de los respectivos organismos ejercer el control y velar por el

cumplimiento de las disposiciones que en el presente capítulo se establecen. CAPÍTULO V DEL ENCARGO Artículo 98º.- La situación de encargo en cuanto a sus diferentes modalidades, términos, y

procedimientos se rige por lo dispuesto en el título tercero, capítulo IV, del presente Decreto Nacional. CAPÍTULO VI DEL SERVICIO MILITAR Artículo 99º.- Cuando un empleado sea llamado a prestar servicio militar obligatorio, o convocado

en su calidad de reservista, su situación como empleado en el momento de ser llamado a filas no sufrirá ninguna alteración, quedará exento de todas las obligaciones anexas al servicio civil y no tendrá derecho a percibir la remuneración que corresponda al cargo del cual es titular. Ver: Artículo 24 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 100º.- Al finalizar el servicio militar el empleado tiene derecho a ser reintegrado a su

empleo, o a otro de igual categoría y de funciones similares. Artículo 101º.- El tiempo de servicio0 militar será tenido en cuenta para efectos de cesantía, pensión

de jubilación o de vejez y prima de antigüedad, en los términos de la ley.

Artículo 102.- El empleado que sea llamado a prestar servicio militar o convocado en su calidad de

reservista, deberá comunicar el hecho al jefe del organismo, quien procederá a conceder licencia para todo el tiempo de la conscripción o de la convocatoria. (Ver artículo 60 del presente Decreto Nacional). Artículo 103º.- La prestación del servicio militar suspende los procedimientos disciplinarios que se

adelanten contra el empleado, e interrumpe y borra los términos legales corridos para interponer recursos. Reincorporado al servicio se reanudarán los procedimientos y comenzarán a correr los términos. Artículo 104º.- Terminada la prestación del servicio militar o la convocatoria, el empleado tendrá

treinta (30) días para reincorporarse a sus funciones, contados a partir del día de la baja. Vencido este término si no se presentare a reasumir sus funciones o si manifestare su voluntad de no reasumir, será retirado del servicio. Ver: Artículo 24 Decreto Nacional 2400 de 1968 TÍTULO V EL RETIRO DEL SERVICIO Artículo 105.- El retiro del servicio implica la cesación en el ejercicio de funciones públicas y se

produce: 1.

Por declaración de insubsistencia del nombramiento.

2.

Por renuncia regularmente aceptada.

3.

Por supresión del empleo.

4.

Por invalidez absoluta.

5.

Por edad.

6.

Por retiro con derecho a pensión de jubilación.

7.

Por destitución.

8.

Por abandono del cargo.

9.

Por revocatoria del nombramiento, y

10. Por muerte. Ver: Artículo 239 del presente Decreto Nacional; artículo 25 del Decreto Nacional 2400 de 1968

Artículo 106º.- Al producirse retiro del servicio, el jefe de personal enviará al Departamento

Administrativo del Servicio Civil copia autenticada de la hoja de vida del empleado para el registro correspondiente. Ver: Artículo 25 Decreto Nacional 2400 de 1968 CAPÍTULO I DE LA DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA Artículo 107º.- En cualquier momento podrá declararse insubsistente un nombramiento ordinario o

provisional, sin motivar la providencia, de acuerdo con la facultad discrecional que tiene el gobierno de nombrar y remover libremente sus empleados. "En los empleos de libre nombramiento y remoción la designación de una nueva persona implica la insubsistencia del nombramiento de quien lo desempeña". Nota: Inciso 2 suspendido provisionalmente Auto de abril 10 de 1987 Consejo de Estado. Artículo 108º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Los empleados

pertenecientes a la carrera administrativa sólo podrán declararse insubsistentes por las causas y procedimientos que se establecen en el Título Noveno del presente Decreto Nacional. Ver artículos 240 y ss. del presente Decreto Nacional. Artículo 109º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. La declaratoria de

insubsistencia de un nombramiento es de competencia de la autoridad nominadora. (Ver artículos 39 a 240 del presente Decreto Nacional). CAPÍTULO II DE LA RENUNCIA Artículo 110º.- Todo el que sirva un empleo de voluntaria aceptación puede renunciarlo libremente. Ver: Artículo 27 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 111º.- La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito, en forma

espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio. Ver: Artículo 27 Decreto Nacional 2400 de 1968

Artículo 112º.- Si la autoridad competente creyere que hay motivos notorios de conveniencia

pública para no aceptar la renuncia, deberá solicitar el retiro de ella, pero si el renunciante insiste deberá aceptarla. La renuncia regularmente aceptada la hace irrevocable. Artículo 113º.- Presentada la renuncia, su aceptación por la autoridad competente se producirá por

escrito y en la providencia correspondiente deberá determinarse la fecha en que se hará efectiva, que no podrá ser posterior a treinta (30) días de su presentación. Vencido el término señalado en el presente artículo sin que se haya decidido sobre la renuncia, el funcionario dimitente podrá separarse del cargo sin incurrir en abandono del empleo, o continuar en el desempeño del mismo, caso en el cual la renuncia no producirá efecto alguno. (Ver artículo 126, ordinal 3 presente Decreto Nacional). Artículo 114º.- La competencia para aceptar renuncias corresponde a la autoridad nominadora. (Ver artículo 39 presente Decreto Nacional). Artículo 115º.- Quedan terminantemente prohibidas y carecerán de absoluto valor las renuncias en

blanco, o sin fecha determinada, o que mediante cualquiera otra circunstancia pongan con anticipación en manos de la autoridad nominadora la suerte del empleado. Artículo 116º.- La presentación o la aceptación de una renuncia no constituye obstáculo para ejercer

la acción disciplinaria en razón de hechos que no hubieren sido revelados a la administración, sino con posterioridad a tales circunstancias. Tampoco interrumpen la acción disciplinaria ni la fijación de la sanción. Ver Estatuto Único Disciplinario CAPÍTULO III DE LA SUPRESIÓN DEL EMPLEO Artículo 117º.- (Modificado por los artículos 7 y 8 Ley 27 de 1992). Artículo 118º.- Derogado por el art. 165, Decreto Nacional 1572 de 1998. Cuando se trate de

supresión de empleos pertenecientes a la carrera administrativa, se procederá de acuerdo con las normas que se establecen en el Título Noveno del presente Decreto Nacional. Ver: Artículo 48 Decreto Nacional 2400 de 1968 y artículos 7 y 8 Ley 27 de 1992.

CAPÍTULO IV DEL RETIRO POR PENSIÓN Artículo 119º.- El empleado que reúna los requisitos determinados para gozar de pensión de retiro

por jubilación, por edad o por invalidez, cesará en el ejercicio de funciones en las condiciones y términos establecidos en la ley de seguridad social y sus reglamentos. Modificado por la Ley 33 de 1985 Artículo 120º.- El empleado que tenga derecho a pensión de jubilación o llegue a la edad de retiro,

está obligado a comunicarlo a la autoridad nominadora, tan pronto cumpla los requisitos, so pena de incurrir en causal de mala conducta. El retiro para gozar de pensión de jubilación o de vejez, se ordenará por la autoridad nominadora, mediante providencia motivada, pero no se hará efectiva hasta que no se haya liquidado y ordenado el reconocimiento y pago de la pensión por resolución en firme. (Subrayado, en cursiva y negrilla, declarado nulo. Fallo H.C. de E. del 20 de septiembre de 1982. Juicio 5786). Artículo 121º.- Adicionado por el art. 1 Decreto Nacional 2040 de 2002 , Adicionado por el Decreto

Nacional 4229 de 2004, Adicionado por el Decreto Nacional 863 de 2008. La persona retirada con derecho a pensión de jubilación no podrá ser reintegrada al servicio, salvo cuando se trate de ocupar las posiciones de: 1. Presidente de la República. 2. Ministro del despacho o jefe del Departamento Administrativo. 3. Superintendente. 4. Viceministro o secretario general de ministerio o departamento administrativo. 5. Presidente, gerente o director de establecimiento público o de empresa industrial o comercial del Estado. 6. Miembro de misión diplomática no comprendida en la respectiva carrera. 7. Secretario privado de los despachos de los funcionarios anteriores. 8. Consejero o asesor. 9. Las demás que por necesidades del servicio determine el gobierno, siempre que no se sobrepase la edad de los sesenta y cinco (65) años. Ver: Artículo 29 Decreto Nacional 2400 de 1968 Ver el Concepto del Consejo de Estado 786 de 1996

Artículo 122º.- La edad de sesenta y cinco (65) años constituye impedimento para desempeñar

cargos públicos, salvo para los empleos señalados en el inciso segundo del artículo 29 del Decreto Nacional 2400 de 1968, adicionado por el 3074 del mismo año. Ver el Concepto del Consejo de Estado 786 de 1996 Artículo 123º.- En los casos de retiro por invalidez, la pensión se debe desde que cese el subsidio

monetario por incapacidad para trabajar y su pago se comenzará a hacer inmediatamente después del señalamiento de la incapacidad. Ver (Ley 100 de 1993). Artículo 124º.- Al empleado oficial que reúna las condiciones legales para tener derecho a una

pensión de jubilación o de vejez, se le notificará por la entidad correspondiente que cesará en sus funciones y será retirado del servicio dentro de los seis (6) meses siguientes, para que gestione el reconocimiento de la correspondiente pensión. Ver: artículo 8 Ley 71 de 1988 Si el reconocimiento se efectuare dentro del término indicado, se decretará el retiro y el empleado cesará en sus funciones. Modificado por el Decreto Nacional 625 de 1988 y posteriormente por el artículo 8 Ley 71 de 1988

Si el reconocimiento del término indicado, se decretará el retiro y el empleado cesará en sus funciones. (Ley 100 de 1993). CAPÍTULO V DE LA DESTITUCIÓN Artículo 125º.- El retiro del servicio por destitución, sólo es procedente como sanción disciplinaria y

con la plena observancia del procedimiento señalado en el título sexto del presente Decreto Nacional. CAPÍTULO VI DEL ABANDONO DEL CARGO Artículo 126º.- El abandono del cargo se produce cuando un empleado sin justa causa:

1. No reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, permiso, vacaciones, comisión, o dentro de los treinta (30) días siguientes al vencimiento de la prestación del servicio militar. 2. Deje de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos.

3. No concurra al trabajo antes de serle concedida autorización para separarse del servicio o en caso de renuncia antes de vencerse el plazo de que trata el artículo 113 del presente Decreto Nacional, y 4. Se abstenga de prestar el servicio antes de que asuma el cargo quien ha de reemplazarlo. Ver: Artículo 25 Decreto Nacional 2400 de 1968 Artículo 72 y 105 Decreto Nacional 1950 de 1973 Artículo 127º.- Comprobado cualquiera de los hechos de que trata el artículo anterior, la autoridad

nominadora declarará la vacancia del empleo, previos los procedimientos legales. Artículo 128º.- Si por el abandono del cargo se perjudicare el servicio, el empleado se hará acreedor

a las sanciones disciplinarias y a la responsabilidad civil o penal que le corresponda. CAPÍTULO VII DE LA REVOCATORIA Artículo 129º.- El retiro por revocatoria se rige por lo dispuesto en el capítulo VII del Título Tercero

del presente Decreto Nacional. TÍTULO VI DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO Artículos 130 a 167.- Derogados por el art. 59, Decreto Nacional 482 de 1985 . TÍTULO VII DE LOS ESTÍMULOS Artículo 168º.- Modificado y adicionado por el art. 14, Decreto Nacional 671 de 1989. Los

empleados que se distingan por sus méritos en la prestación de sus servicios, se harán acreedores a los estímulos y distinciones que determine el gobierno. Adicionado por Decreto Nacional 1661 de 1991

Lo dispuesto en el presente Título tiene por finalidad exaltar los méritos, virtudes y talentos de los servidores públicos. Artículo 169º.- Modificado y adicionado por el art. 14, Decreto Nacional 671 de 1989. Son estímulos

y distinciones entre otros, los siguientes:

a) La felicitación verbal o escrita. b) La postulación y otorgamiento de becas. c) La designación para adelantar estudios. d) La publicación de trabajos meritorios por cuenta del Estado. e) Las condecoraciones, y Las demás que determine el Gobierno. Modificado y adicionado por el Decreto Nacional 1661 de 1991 Artículo 170º.- Modificado y adicionado por el art. 14, Decreto Nacional 671 de 1989. La felicitación

verbal o escrita corresponde darla al jefe del organismo o al superior directo del funcionario, se hará pública y se consignará en la hoja de vida, registrando el hecho o las circunstancias que la justificaron y que se tuvieron en cuenta para concederla. La designación para el otorgamiento de becas, la participación en cursos especiales y las publicaciones, serán concedidas por los jefes del respectivo organismo. Toda comisión de estudios se concederá de acuerdo con lo dispuesto en el presente Decreto Nacional, y a título de estímulo. Las condecoraciones serán otorgadas por el Gobierno a solicitud de los jefes de los organismos respectivos. Cuando se establezcan otros estímulos o distinciones, en el acto de su concesión se determinarán las modalidades de su otorgamiento. TÍTULO VIII. DE LA CAPACITACIÓN, ADIESTRAMIENTO Y PERFECCIONAMIENTO ARTÍCULO 171. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Los empleados públicos

tienen derecho a recibir capacitación, para los siguientes objetivos: a) Ampliar los conocimientos, desarrollar las habilidades y aptitudes. b) Obtener un mayor rendimiento en el desempeño de sus funciones. c) Incrementar los conocimientos a efecto de poder participar en concursos que les permitan obtener promociones en el servicio. d) Ingresar en la Carrera Administrativa, y

e) Recibir formación en las ciencias y técnicas concernientes a la Administración Pública. ARTÍCULO 172. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Corresponde al Gobierno la

fijación de la política de capacitación, adiestramiento y perfeccionamiento. La formulación de dicha política y la preparación de los planes generales de adiestramiento y perfeccionamiento les corresponde al Departamento Administrativo del Servicio Civil y a la Escuela Superior de Administración Pública con base en las necesidades establecidas por los organismos públicos. ARTÍCULO 173. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Es deber de los organismos

de la administración pública determinar las necesidades de capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento de los empleados que en ellos presten sus servicios, formular y ejecutar los programas específicos, de conformidad con la política del Gobierno. ARTÍCULO 174. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Los organismos públicos

podrán ejecutar los programas de adiestramiento y perfeccionamiento directamente, o contratarlos con entidades públicas o privadas, debidamente calificadas, cuando estos servicios no los pueda prestar la Escuela de Administración Pública. ARTÍCULO 175. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Los convenios con

entidades privadas requieren la previa aprobación del Consejo Superior del Servicio Civil. ARTÍCULO 176. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Los empleados designados

o autorizados para seguir los cursos a que se refiere el presente Título, tienen la obligación de atenderlos con regularidad, realizar las prácticas, rendir las pruebas y observar los reglamentos correspondientes. El incumplimiento de estas obligaciones será sancionado disciplinariamente, sin perjuicio de cancelar la comisión de estudios conforme al artículo 88 del presente decreto, si hubiere lugar a ello. Los organismos públicos deberán permitirles la asistencia a los cursos y liberarlos de sus funciones habituales por el lapso que requieran las clases y prácticas. ARTÍCULO 177. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. En el presupuesto de todo

organismo administrativo deberán incluirse las partidas necesarias para financiar los programas de capacitación y adiestramiento del personal a su servicio, sin perjuicio de las obligaciones que establecen la ley 58 de 1963 y demás disposiciones legales sobre la materia.

ARTÍCULO 178. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. El Departamento

Administrativo del Servicio Civil llevará un inventario de centros de capacitación que funcionen en el país, lo mismo que el programa de sus cursos, intensidad horaria y demás informaciones que se consideren conducentes para el desarrollo de los planes y programas adoptados por el Gobierno. ARTÍCULO 179. Derogado por el art. 15, Decreto Nacional 1221 de 1993. Corresponde al

Departamento Administrativo del Servicio Civil y a la Escuela Superior de Administración Pública, la asesoría, coordinación y control de lo dispuesto en el presente Título, la promoción o ejecución de los planes generales y programas de adiestramiento, y la evaluación de los mismos, que deberá realizarse conjuntamente con los organismos interesados. TÍTULO IX. Nota: El presente Título fue totalmente derogado por el Artículo 72 del Decreto Nacional 256 de

1994 DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA ARTÍCULO 180. La Carrera Administrativa es un sistema de administración de personal que tiene por

objeto mejorar la eficiencia de la Administración y ofrecer a todos los colombianos igualdad de oportunidades para el acceso al servicio público, la estabilidad en sus empleos y la posibilidad de ascender conforme a las reglas que el presente Decreto establece. ARTÍCULO 181. Para alcanzar estos objetivos, el ingreso a empleos de carrera y los ascensos se harán

exclusivamente con base en el mérito, mediante concursos u oposiciones; la permanencia en ellos se determinará por calificación de servicios. En ningún caso la fijación política de la persona o consideraciones de otra índole pueden tener influencia alguna. ARTÍCULO 182. La dirección y administración de la carrera compete al Departamento Administrativo

del Servicio Civil con la asesoría del Consejo Superior del mismo. ARTÍCULO 183. El empleado ingresa a la Carrera Administrativa cuando inicia el período de prueba,

se confirma al ser inscrito en el Escalafón y pierde su carácter de empleado de Carrera por las causales establecidas en el presente Título.

CAPÍTULO II DEL PROCESO DE SELECCIÓN ARTÍCULO 184. La provisión de los empleos comprendidos en la Carrera Administrativa se hará

mediante la selección de candidatos capacitados por el sistema de concursos, de acuerdo con los reglamentos que expida el Departamento Administrativo del Servicio Civil. La selección de personal para ingreso a la carrera será de competencia del organismo interesado, bajo la dirección, coordinación y asesoría del Departamento Administrativo del Servicio Civil. El proceso de selección comprende la convocatoria, el reclutamiento, la oposición o concurso y el período de prueba. ARTÍCULO 185. El Departamento Administrativo del Servicio Civil al reglamentar los sistemas de

selección dispondrá la descentralización de los exámenes y demás medidas conducentes a que los aspirantes tengan la posibilidad efectiva de participar en ellos. ARTÍCULO 186. La admisión a concursos será libre para todas las personas que demuestren poseer

los requisitos exigidos por los reglamentos de dichos concursos y que puedan ser legalmente nombrados para los empleos de que se trate. A -CONVOCATORIA ARTÍCULO 187. Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 2263 de 1989. La convocatoria se hará

conjuntamente por el Jefe del organismo al cual pertenezcan los empleos por proveer y el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil, o por aquellos funcionarios a quienes se delegue esta función. La convocatoria se hará con no menos de quince (15) días calendario de anticipación a la fecha señalada para la realización del concurso, término que podrá prorrogarse cuando las conveniencias así lo aconsejen. ARTÍCULO 188. El aviso de convocatoria para todo concurso deberá contener las siguientes

informaciones: 1.- Indicación de los empleos así: a). Nombre del empleo. b). Ubicación orgánica y jerárquica c). Lugar de trabajo

d). Sueldo de ingreso e). Funciones, atribuciones y responsabilidad, y f) Calidades para su desempeño. 2.- Clase de pruebas o medios de selección. 3.- Criterios y sistemas de calificaciones y puntaje mínimo para aprobar. 4.- Sitio y fecha de recepción de inscripciones. 5.- Duración del período de prueba a que será sometido el funcionario seleccionado, cuando se trate de concurso para ingreso, y 6.- Fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo el concurso. ARTÍCULO 189. La convocatoria es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la

Administración como a los participantes. No podrán cambiarse sus bases una vez iniciada la inscripción de aspirantes, salvo en los aspectos de que tratan los apartes 4 y 6 del artículo anterior, casos en los cuales deberá darse oportuno aviso a los interesados. B - RECLUTAMIENTO ARTÍCULO 190. Hecha la convocatoria al concurso u oposición, deberá publicarse en el Boletín de

Cargos Vacantes que expida el Departamento Administrativo del Servicio Civil, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o del artículo 44 del Decreto 2400 de 1968. Será obligación de los organismos a los cuales pertenezcan los empleos por proveer, hacer la divulgación de la convocatoria que tiene por objeto atraer al servicio público las personas que reúnan los requisitos para desempeñar los empleos objeto de los concursos y se hará por los medios más idóneos, tales como radio, televisión, prensa y otros. ARTÍCULO 191. Con base en el resultado de las inscripciones se elaborarán y harán conocer las listas

de aspirantes admitidos y rechazados, indicando en este caso los motivos que no podrán ser otros que la carencia de los requisitos señalados en la convocatoria. ARTÍCULO 192. Deberá hacerse nueva convocatoria dentro de los quince (15) días siguientes, cuando

no se inscribieren candidatos de conformidad con los términos y condiciones de las respectivas convocatorias. C - CONCURSOS U OPOSICIONES ARTÍCULO 193. Los concursos son de dos clases:

a) Abierto, para ingreso de nuevo personal a la Carrera Administrativa, y b) De ascenso para personal escalafonado. ARTÍCULO 194. Las oposiciones o concursos consistirán en pruebas escritas u orales u otros medios

igualmente idóneos; cualquiera que sea su desarrollo, se prepararán de manera que conduzcan a establecer la capacidad, aptitud o idoneidad de los aspirantes, según la naturaleza de los empleos que deben ser provistos. ARTÍCULO 195. El Departamento Administrativo del Servicio Civil por iniciativa propia o a solicitud de

los organismos interesados podrá promover y realizar concursos para empleos de grupos ocupacionales comunes a varios organismos. Igualmente podrá organizar procesos de selección en los que la clasificación en pruebas generales realizadas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil sea requisito para inscribirse en los concursos que realicen los diferentes organismos. ARTÍCULO 196. Quienes no aprobaren un concurso u oposición, no podrán ser inscritos para

concursar en otro empleo de la misma clase o de superior categoría dentro de la serie, durante los seis (6) meses siguientes. ARTÍCULO 197. Modificado por el art. 2, Decreto Nacional 2263 de 1989. De cada concurso se

elaborará acta que deben firmar el Secretario General del organismo o su delegado y el representante del Departamento Administrativo del servicio Civil, en la que constará: 1. Número, fecha de la convocatoria y empleo por proveer. 2. Nombre de las personas que se inscribieron, con indicación de los empleos para los cuales concursaron. 3. Nombre de los inscritos que fueron aceptados o rechazados, y en este caso la razón del rechazo. 4. Relación de los participantes en el concurso, y 5. Calificaciones individuales de quienes aprobaron, en orden de mérito.

ARTÍCULO 198. Los reclamos o irregularidades que se presenten durante la práctica del concurso u

oposición deberán ser puestos en conocimiento del Departamento Administrativo del Servicio Civil por cualesquiera de los participantes o de los organismos interesados. El Departamento resolverá dentro de los quince (15) días siguientes al de presentación de la queja, de acuerdo con el concepto del Consejo Superior del Servicio Civil, que para el efecto podrá oír a los interesados. ARTÍCULO 199. La selección de estudiantes, su formación profesional y el otorgamiento de los

correspondientes grados y títulos académicos por la Escuela Superior de Administración Pública, en su conjunto constituyen concursos para ingreso a la Carrera Administrativa en las clases de empleo que exijan esta calificación profesional para su ejercicio. ARTÍCULO 200. La Escuela Superior de Administración Pública pasará semestralmente al

Departamento Administrativo del Servicio Civil, en orden de mérito, según los resultados académicos obtenidos, la relación delos egresados a los que se otorgue el correspondiente grado. Con estos nombres, y en el orden de mérito indicado por la Escuela Superior de Administración Pública, el Departamento integrará listas de elegibles en relación con las clases de empleo indicadas en el artículo anterior. ARTÍCULO 201. Para la designación de personal en los empleos que requieran grado profesional

expedido por la Escuela Superior de Administración Pública, la entidad nominadora interesada solicitará al Departamento Administrativo del servicio Civil, los candidatos siguiendo los procedimientos ordinarios. Mientras exista personal disponible en estas listas, los empleos no podrán proveerse por medio distinto. ARTÍCULO 202. El Departamento Administrativo del Servicio Civil, procederá a indicar en el Manual

Descriptivo de Funciones y requisitos mínimos, las clases de empleo que exigen como requisito indispensable para su desempeño, el grado profesional expedido por la Escuela Superior de Administración Pública y a integrar el cuadro ocupacional correspondiente que sirva de base para expedir el estatuto especial de carrera de este cuerpo de funcionarios. ARTÍCULO 203. En las listas a que se refiere el artículo 200 de este Decreto, la Escuela Superior de

Administración pública incluirá las personas tituladas en Administración Pública en otras universidades nacionales debidamente autorizadas por el Estado para expedirlo, o en universidades

extranjeras, cuando hubieren obtenido el reconocimiento de su título por el Ministerio de Educación Nacional previo concepto de la Escuela Superior de Administración Pública. ARTÍCULO 204. Los egresados de la Escuela Superior de Administración Pública que posean u

obtengan los títulos o grados a que se refiere el artículo 199, y estén vinculados a la Administración Pública en cargos de carrera para los cuales se exija como requisito mínimo dichos grados o títulos, de acuerdo con los manuales descriptivos de funciones, podrán solicitar su inscripción en el Escalafón de la Carrera Administrativa, siempre que tengan calificación de servicios satisfactorios. Los graduados y titulados en la Escuela Superior de Administración Pública que no estuvieren vinculados al servicio público nacional, o estén desempeñando empleos diferentes a su especialidad, tendrán derecho a solicitar a la Escuela Superior de Administración Pública, en todo momento, la inclusión de sus nombres en las listas de personal que debe pasar al Departamento Administrativo del Servicio Civil. ARTÍCULO 205. El Departamento Administrativo del Servicio Civil podrá organizar concursos de

ingreso a Carrera Administrativa o promoción dentro de ella con base en los cursos o adiestramiento o perfeccionamiento cuando a juicio del Consejo Superior del Servicio Civil llenen los siguientes requisitos: a) Los cursos deberán referirse a las funciones propias de los empleos o a los servicios técnicos a cargo de los organismos. b) La intensidad deberá ser suficiente para dar una capacitación adecuada, según los objetivos del curso. c) Las pruebas finales deberán ser elaboradas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil o aprobadas por éste, con base en el programa de los cursos. PARÁGRAFO. Estos concursos sólo podrán ser validados para aquellos funcionarios que reúnan los

requisitos mínimos señalados para el desempeño del empleo, fijados en los manuales descriptivos de funciones, o en su defecto los que señale el Consejo Superior del Servicio Civil. D - LISTAS DE ELEGIBLES ARTÍCULO 206. Modificado por el art. 3, Decreto Nacional 2263 de 1989. Con base en los resultados

del concurso u oposición, el Jefe o Jefes de los organismos para los cuales se practicó y el jefe del

Departamento Administrativo del Servicio Civil, por resolución conjunta, establecerán con los candidatos aprobados y en riguroso orden en mérito listas de elegibles para los empleos objeto del concurso. ARTÍCULO 207. La lista de elegibles tendrá vigencia hasta de un (1) año y durante este lapso se

deberán proveer las vacantes que se presenten en cargos para los cuales se formó la lista, con las personas que figuren en ella, teniendo en cuenta la prelación de que tratan los artículos 201 y 210 del presente Decreto, y la que corresponda a los inscritos en el Escalafón, cuyo cargo haya sido suprimido. ARTÍCULO 208. La persona que figure en lista de elegibles será retirada de la misma cuando se

compruebe que ha hecho fraude en el concurso, se establezca error evidente en el proceso de selección de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 198, o comunicado el nombramiento no lo acepte, sin justa causa a juicio de la Administración. CAPÍTULO III DE LA PROVISIÓN DEL EMPLEO ARTÍCULO 209. Cuando se produzca una vacante definitiva en un empleo de carrera, dentro de las

veinticuatro (24) horas laborales siguientes, el Jefe de Personal del organismo correspondiente, o quien haga sus veces, deberá enviar al Departamento Administrativo del Servicio Civil un documento que contenga las siguientes informaciones: 1. Identificación del organismo. 2. Nombre del empleo con indicación de: a). Ubicación orgánica y jerárquica. b). Lugar de trabajo. c). Sueldo de ingreso. d). Funciones, atribuciones y responsabilidades, y e). Calidades para su desempeño. 3. Nombre y causal de retiro de quien venía desempeñándolo y si pertenecía o no a la carrera. 4. Si hay listas de elegibles o listas para ascenso, y 5. Los demás datos que el organismo considere oportunos. ARTÍCULO 210. Cuando sea necesario proveer un empleo por vacancia o creación y no fuere posible

hacerlo por ascenso, deberá designarse a una de las personas que se encuentren entre los cinco primeros puestos de la lista de elegibles, formada por concurso abierto. Hecho uno o varios nombramientos, el grupo se reintegrará con los nombres de la lista general que sigan en orden descendente.

ARTÍCULO 211. Solo cuando sea imposible proveer los cargos por ascenso o con personal tomado de

listas de elegibles, podrán hacerse nombramientos provisionales. CAPÍTULO IV DEL PERÍODO DE PRUEBA ARTÍCULO 212. La persona escogida por el sistema de concurso abierto será nombrada en período

de prueba, durante el cual serán calificados sus servicios para apreciar la eficiencia, adaptación y condiciones personales en el ejercicio de las funciones propias del cargo. ARTÍCULO 213. El período de prueba será hasta de seis (6) meses y su duración se determinará en el

acto de convocatoria al concurso de acuerdo con la naturaleza y categoría del cargo por proveer. ARTÍCULO 214. El empleado en período de prueba tiene derecho a permanecer en el cargo por el

término señalado en el acto de su nombramiento siempre y cuando observe buena conducta y cumpla con lealtad, eficiencia y honestidad los deberes del mismo y a obtener la oportuna calificación de sus servicios para los efectos de su escalafonamiento. CAPÍTULO V. DEL ESCALAFONAMIENTO. ARTÍCULO 215. El escalafonamiento es la confirmación del funcionario en la Carrera Administrativa,

le otorga la plenitud de los derechos inherentes a ella, conforme a la ley y los reglamentos; procede cuando se haya obtenido calificación satisfactoria de servicios y no haya objeción por parte de la Administración o cuando así lo ordene el Consejo Superior del Servicio Civil. ARTÍCULO 216. Compete al Departamento Administrativo del Servicio Civil inscribir en el Escalafón

de la Carrera a los empleados que tengan a ello derecho, y registrar los cambios que se produzcan en el curso de la misma. ARTÍCULO 217. Al vencerse el período de prueba el funcionario deberá solicitar su inscripción en el

Escalafón, en un plazo de treinta (30) días. El Departamento Administrativo del Servicio Civil y las oficinas de personal harán las gestiones necesarias para que los funcionarios presenten oportuna y debidamente su solicitud, y si no lo hacen su situación se definirá de oficio.

ARTÍCULO 218. Recibida la petición el Departamento Administrativo del Servicio Civil, dentro de los

quince (15) días siguientes, solicitará al Secretario General de la entidad donde el empleado presta sus servicios, o al funcionario que haga sus veces, concepto sobre la conducta y eficiencia del peticionario y de la conveniencia de incorporarlo a la Carrera Administrativa, debidamente motivada. Recibido el concepto favorable o corridos quince (15) días de recibida su solicitud sin que haya habido respuesta, se presume favorable y el Departamento Administrativo del Servicio Civil, dentro de los quince (15) días siguientes procederá a efectuar el escalafonamiento. ARTÍCULO 219. Cuando el concepto del Secretario General no sea favorable, el Consejo Superior del

Servicio Civil, previa audiencia en la que participen el representante de la entidad y el empleado o su representante, resolverá discrecionalmente y en definitiva sobre el escalafonamiento, la prórroga del período de prueba o el retiro del servicio. La no asistencia de las partes o de algunas de ellas a la audiencia, no invalida el acto y el Consejo deberá decidir con base en los elementos de juicio que reposen en el expediente, salvo que ocurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas dentro de los ocho (8) días siguientes al señalado para la audiencia, caso en el cual se citará para una nueva. La determinación del Consejo Superior se hará constar en resolución motivada que dictará el Jefe del Departamento Administrativo del Servicio Civil dentro de un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días contados a partir del recibo del informe del Secretario General, providencia que se comunicará inmediatamente al interesado y al organismo correspondiente. ARTÍCULO 220. El acto por el cual el Departamento Administrativo del servicio Civil resuelva sobre la

inscripción en el escalafón de la carrera, deberá motivarse, contener el nombre e identificación del empleo, indicar el cuadro ocupacional o carrera especial a la que se le incorpora, categoría en la que se le escalafona y demás elementos que determinen la carrera del funcionario. ARTÍCULO 221. No podrán ser escalafonados los empleados que reúnan los requisitos para gozar de

pensión de jubilación, invalidez o vejez o que estén disfrutando de cualquiera de las pensiones citadas, ni los militares que disfruten de pensión de retiro.

CAPÍTULO VI DE LA PROMOCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA ARTÍCULO 222. Los empleados de Carrera Administrativa escalafonados, gozarán de prelación

respecto de los otros servidores públicos y de las personas ajenas al servicio civil para ser ascendidos a los empleos vacantes de la categoría inmediatamente superior. Los ascensos se determinarán mediante concursos, tomando en consideración la antigüedad, las calidades especiales, las calificaciones de servicio y demás condiciones que fijen los respectivos reglamentos de la carrera. ARTÍCULO 223. Los concursos para ascensos se harán anualmente y las listas que de ellos resulten

tendrán vigencia hasta de doce (12) meses. En caso de agotarse la lista antes de este término, se hará nuevo concurso de ascenso. ARTÍCULO 224. El ascenso es procedente para proveer empleos de la misma serie o de series afines

o complementarias o empleos del mismo cuadro ocupacional en las carreras especiales. El ejercicio de un cargo por ascenso no requiere período de prueba. ARTÍCULO 225. Solo cuando verificado el concurso ninguno de los participantes haya obtenido las

calificaciones necesarias para ascender o cuando la naturaleza del cargo lo exija, podrán proveerse los cargos vacantes por concurso abierto. ARTÍCULO 226. Para la provisión de las vacantes definitivas se realizará primero el concurso para

ascenso. Cuando se hayan vencido las listas de elegibles para ascenso o cuando verificado el concurso ninguno de los participantes haya obtenido las calificaciones necesarias para ascender deberá convocarse a concurso abierto. ARTÍCULO 227. El empleado inscrito en el Escalafón que apruebe un concurso abierto, tendrá

derecho a que su nombramiento se efectúe como ascenso dentro de la Carrera Administrativa, cuando el empleo para el que concursó sea de la misma serie o de series afines o complementarias o

del mismo cuadro ocupacional de la carrera especial en que esté escalafonado. En estos casos podrá establecerse un período de prueba, cuando las conveniencias de la Administración así lo justifiquen, el que se señalará en el acto de la convocatoria. CAPÍTULO VII DE LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS ARTÍCULO 228. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. El rendimiento, la calidad del

trabajo y el comportamiento de los empleados de Carrera Administrativa serán objeto de calificación de servicios. ARTÍCULO 229. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. La calificación de servicios se

tendrá en cuenta para: 1. Determinar la permanencia o el retiro del servicio. 2. Escalafonar en Carrera Administrativa o prorrogar el período de prueba. 3. Participar en los concursos para ascensos. 4. Formular programas de adiestramiento o perfeccionamiento. 5. Evaluar los sistemas de selección de personal e ingreso al servicio. 6. Otorgar becas o comisiones de estudio y conceder estímulos a los empleados, y 7. Determinar la prioridad para la participación en los programas de bienestar social. ARTÍCULO 230. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Compete al inmediato

superior la calificación de servicios de los empleados bajo su dirección, la cual deberá ser aprobada por el superior del calificador. ARTÍCULO 231. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. La calificación debe ser:

1. Objetiva, imparcial y fundada en principios de equidad y no constituye premio ni sanción. 2. La justa valoración del empleado como funcionario público, y en su determinación deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas, y

3. Referidas a hechos concretos y condiciones demostradas por el calificado durante el lapso que abarca la calificación, apreciados dentro de las circunstancias en que se desempeñan sus funciones. ARTÍCULO 232. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. La calificación de servicios

deberá ser notificada personalmente al interesado. Si no estuviere de acuerdo con ella tendrá derecho a solicitar de los calificadores reconsideración de lo resuelto, dentro de los dos días siguientes. ARTÍCULO 233. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Si la reconsideración pedida

fuere desfavorable al empleado, éste podrá recurrir, en el término de dos días, ante el Jefe del organismo respectivo, o su delegado, quien decidirá definitivamente, previo concepto de la Comisión de Personal. La Comisión de Personal tendrá un plazo de seis (6) días para rendir su concepto documentado y el Jefe del organismo tendrá luego un plazo de cinco (5) días para resolver. ARTÍCULO 234. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Los empleados serán

calificados en el mes de noviembre de cada año, pero la Administración para casos especiales podrá ordenar calificación de servicios por períodos mensuales. También deberán ser calificados cuando ocurra cambio en su empleo que implique igualmente cambio del superior inmediato, salvo que haya sido calificado dentro de los seis (6) meses anteriores. Cuando un funcionario se retira o cambie de cargo, deberá dejar calificados a sus subalternos. Los funcionarios en período de prueba dentro de la Carrera Administrativa serán calificados mensualmente. ARTÍCULO 235. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Los empleados que

conforme al presente Decreto deban calificar los servicios del personal que de ellos dependa, tendrán la obligación de hacerlo en los períodos y circunstancias señalados en el artículo anterior. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionado disciplinariamente sin perjuicio de que cumplan su obligación de calificar. ARTÍCULO 236. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. El empleado que se afecte

en sus derechos por la omisión de su superior en calificar sus servicios oportunamente, podrá exigir que esta sea efectuada por alguno de sus superiores dentro de los quince (15) días siguientes a la solicitud.

ARTÍCULO 237. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Los documentos originales

de la calificación de servicios se agregarán a la hoja de vida del calificado. Los documentos de funcionarios en período de prueba se remitirán mensualmente al Departamento Administrativo del Servicio Civil, para efectos del escalafonamiento. ARTÍCULO 238. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. El Departamento

Administrativo del Servicio Civil, con base en lo dispuesto en el presente Decreto, elaborará los modelos de formularios, determinará la ponderación de los factores e impartirá las instrucciones para la adecuada y oportuna calificación de servicios. CAPÍTULO VIII DEL RETIRO DE LA CARRERA ARTÍCULO 239. La cesación definitiva de funciones por cualquiera de las causales de que trata el

artículo 105 del presente Decreto, implica el retiro de la Carrera Administrativa, salvo el caso del numeral tres (3). A - DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA ARTÍCULO 240. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Los empleados en Carrera

Administrativa deberán ser declarados insubsistentes en los siguientes casos: a) Cuando el funcionario en período de prueba obtenga dos (2) calificaciones de servicios sucesivas no satisfactorias. b) Cuando al término del periodo de prueba el funcionario no obtenga calificación de servicios satisfactorios para ser escalafonado. c) Cuando el Consejo Superior del Servicio Civil así lo disponga conforme al artículo 45 del Decreto extraordinario 2400 de 1968 y d) Cuando el rendimiento del empleado escalafonado sea deficiente de acuerdo con tres (3) calificaciones de servicio sucesivas hechas con intervalos no inferiores a un (1) mes. ARTÍCULO 241. Derogado por el art. 16, Decreto Nacional 770 de 1988. Cuando se trate de declarar

la insubsistencia del nombramiento de un funcionario escalafonado, debe oírse previamente el concepto de la respectiva Comisión de Personal.

ARTÍCULO 242. El acto administrativo por el cual se declare la insubsistencia de un empleado de

carrera deberá ser siempre motivado. B - SUPRESIÓN DEL EMPLEO ARTÍCULO 243. Cuando se suprima un empleo de libre nombramiento y remoción desempeñado en

comisión por un empleado escalafonado, este deberá ser reintegrado inmediatamente al cargo de Carrera Administrativa de que es titular. ARTÍCULO 244. Modificado por el Decreto Nacional 1223 de 1993. Los efectos de la supresión de un

empleo de carrera son: 1. Cesación definitiva de funciones de la persona que lo desempeña con carácter provisional. 2. Reintegro de quien lo desempeña como encargado al cargo del cual es titular. 3. Incorporación del empleado que se encuentra en período de prueba, a la lista de elegibles a que se refiere el artículo 206 del presente Decreto, y 4. El empleado escalafonado en Carrera Administrativa deberá ser nombrado sin solución de continuidad en otro empleo de carrera que se encuentre vacante u ocupado por un empleado provisional, de conformidad con lo previsto en el artículo 48 del Decreto 2400 de 1968. En caso de que no sea posible su designación por no haber empleo o por no existir en las condiciones anotadas, deberá ser nombrado, dentro delos seis (6) meses siguientes, en el primer empleo de carrera que se cree similar al suprimido o en el que se produzca vacante definitiva. PARÁGRAFO 1o. Cuando la supresión del empleo obedezca a traslado de funciones de un organismo

a otro, los escalafonados tendrán derecho a ser nombrados en los cargos de carrera que se creen en el organismo a donde se trasladen las funciones. PARÁGRAFO 2o. Para los casos contemplados en los numerales 3 y 4 y el parágrafo 1o del presente

artículo el empleado no requerirá la presentación de un nuevo concurso. ARTÍCULO 245. Derogado por el art. 17, Decreto Nacional 1223 de 1993. En los casos del numeral 4o

del artículo anterior y cuando a juicio de la autoridad nominadora o del interesado no se dieren las circunstancias a que se refiere la mencionada norma, a solicitud de éste, el Consejo Superior del

Servicio Civil decidirá sobre la petición, previa audiencia en que se oirá a un delegado del organismo y al peticionario o a su representante. La solicitud deberá presentarse por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes al de la supresión, creación, vacancia, o reincorporación. La audiencia deberá practicarse, y la decisión deberá tomarse dentro de los ocho (8) días siguientes al de la petición. PARÁGRAFO. La no asistencia de las partes o de alguna de ellas a la audiencia, no invalida el acto. Sin

embargo, si ocurren circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas, dentro de los ocho (8) días siguientes al de la audiencia, se citará para una nueva. ARTÍCULO 246. En los casos de reintegro al servicio de un empleado de carrera conforme a los

artículos 244 y 245, el tiempo del servicio prestado con anterioridad al retiro, se computará para efectos de antigüedad conforme a las disposiciones legales. CAPÍTULO IX DE LAS CARRERAS ESPECIALES A - DE LOS CUADROS OCUPACIONALES ARTÍCULO 247. A fin de organizar las carreras especiales que den desarrollo y estructura a la Carrera

Administrativa, con los empleos de la Administración asimilables por la naturaleza de sus funciones y la calificación profesional exigida para su desempeño, se formarán cuadros ocupacionales. ARTÍCULO 248. La agrupación de los empleos en cuadros ocupacionales se hará por el Departamento

Administrativo del Servicio Civil con base en las series y clases de empleos de la nomenclatura legal y en el Manual Descriptivo de Funciones y requisitos mínimos, tomando en consideración: a) La naturaleza general de las funciones y responsabilidades inherentes a los empleos. b) Las calidades exigidas para su ejercicio. c) La remuneración, y d) La posibilidad de someter a quienes los desempeñen a un mismo estatuto especial de carrera. ARTÍCULO 249. Los cuadros ocupacionales así determinados comprenden los empleos que en la

Administración corresponden a los funcionarios pertenecientes a un cuerpo profesional.

ARTÍCULO 250. Las clases de las diferentes series de empleos incorporados a cada cuadro

ocupacional se ordenarán en grupos jerárquicos, de manera tal que sirvan de estructura para establecer el sistema de ascenso que desarrolle la Carrera Administrativa. La ordenación de las clases se hará con base en la naturaleza de las funciones, responsabilidad, complejidad, jerarquía y remuneración y calidades exigidas para el ejercicio de los empleos que comprenden. B - DE LOS CUERPOS PROFESIONALES ARTÍCULO 251. Los empleados de Carrera Administrativa se clasificarán y organizarán en Cuerpos

Profesionales. Constituye un cuerpo el conjunto de funciones que tienen calificación profesional o calidades similares y en consecuencia el derecho a ejercer en la Administración los empleos del cuadro que les está reservado en razón de su aptitud profesional. Los empleados de Carrera Administrativa que desempeñen los empleos comprendidos en un cuadro ocupacional constituyen los efectivos del respectivo cuerpo. ARTÍCULO 252. Los funcionarios pertenecientes a un cuerpo estarán sometidos al mismo estatuto

para el desarrollo de su carrera en la Administración. Dentro de cada cuerpo se establecerán categorías que correspondan a los grupos jerárquicos de empleos establecidos en el respectivo cuadro. ARTÍCULO 253. El escalafonamiento de los empleados en cada cuerpo se hará con relación a las

categorías. La inscripción en una categoría confiere a su beneficiario derecho a desempeñar uno de los empleos de las clases que en el respectivo cuadro correspondan a esa categoría. ARTÍCULO 254. La Carrera Administrativa de cada funcionario se desarrollará dentro del cuerpo al

cual pertenece por el ascenso de una categoría a la siguiente, comenzando por la categoría en la que haya ingresado, según las normas del estatuto particular del respectivo cuerpo. Los ascensos se llevarán a cabo teniendo en cuenta las vacantes en los empleos correspondientes a la categoría inmediatamente superior y siguiendo el orden de mérito de la lista de ascensos que anualmente se establecerá mediante concurso para cada cuerpo, según las normas que fije el Departamento Administrativo del Servicio Civil, de acuerdo con el Consejo Superior del mismo.

ARTÍCULO 255. El Gobierno por medio de decretos, oído el Consejo Superior del Servicio Civil y

previo concepto favorable del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, adoptará el estatuto especial de cada cuerpo de funcionarios en el cual se determinará: a) Las funciones generales que correspondan al cuerpo como entidad profesional y los servicios que le están adscritos. b) Las series y clases de empleos reservados al cuerpo en la Administración con señalamiento de los grupos de jerarquía para los ascensos. c) Las categorías en que se divide el cuerpo y las clases de empleos correspondientes a cada una de ellas. d) Los requisitos generales para ingresar al cuerpo y los particulares para cada una de sus categorías. e) Las normas sobre selección de los funcionarios para ingresar al cuerpo, según el sistema de méritos y de acuerdo con el estatuto general. f) Las normas para el escalafonamiento en cada una de las categorías del cuerpo, y la situación de los empleados escalafonados cuando se suprima el empleo que desempeñan. g) El período de prueba h) Los sistemas de calificación de servicios. i) El tiempo de servicios en la categoría inferior, las condiciones y formas del concurso para elaborar las listas de ascensos, el procedimiento para ventilar los recursos a que de lugar la formación de estas listas, cuando estos sean procedentes de conformidad con dicho reglamento y los casos en que las vacantes no deben ser llenadas por ascenso. j) Las normas transitorias para la integración inicial del cuerpo, y k) En general, las normas particulares en relación con el desarrollo de las carreras profesionales y el manejo del personal administrativo, que sea necesario adoptar en consideración a la naturaleza propia y modalidades de cada profesión.

ARTÍCULO 256. Podrán organizarse carreras especiales incorporando en los cuadros ocupacionales

respectivos empleos de diferentes organismos o servicios; quienes los desempeñen estarán sometidos al mismo estatuto de carrera. CAPÍTULO X DE LA ORDENACIÓN DE LOSEMPLEOS POR NIVELES ARTÍCULO 257. Como orientación para determinar los requisitos de ingreso al servicio público y las

condiciones de ascenso y fijar la remuneración, los empleos se dividirán en los siguientes niveles: a) Nivel ejecutivo, que comprende los empleos cuyas funciones se relacionan principalmente con el estudio, concepción y fijación de políticas administrativas, con la asesoría técnico-científica, con la dirección general de las actividades administrativas, según la política adoptada por el Gobierno, y con la competencia para tomar decisiones. b) Nivel técnico, que comprende los empleos cuyas funciones se relacionan principalmente con la aplicación de leyes, reglamentos y políticas administrativas o técnicas profesionales, y que implican facultades de iniciativa y decisión dentro del ámbito de su competencia. c) Nivel asistencial, que comprende los empleos caracterizados por labores de ejecución para los que la iniciativa individual es limitada, y d) Nivel auxiliar, que comprende los empleos caracterizados preponderantemente por labores materiales. ARTÍCULO 258. Con base en los criterios que sirven para determinar cada uno de los niveles

señalados en el artículo anterior, el Departamento Administrativo del Servicio Civil, fijará en los Manuales Descriptivos de Funciones los requisitos mínimos que se exigen para el desempeño de los empleos comprendidos en los mismos, previo concepto del Consejo Superior del Servicio Civil. ARTÍCULO 259. Cuando el empleo tenga el nombre de la profesión, arte u oficio regulado por ley o

por reglamento debidamente expedido, o las funciones específicas impliquen necesidad de grados o títulos, licencias o autorizaciones previstas en leyes o reglamentos, tales grados, títulos, licencias o autorizaciones y los requisitos señalados para el ejercicio del arte, profesión u oficio, constituirán requisitos mínimos además de la experiencia.

TÍTULO X. Nota: El presente Título fue totalmente derogado por el artículo 72 del Decreto Nacional 256 de

1994. DISPOSICIONES VARIAS Y TRANSITORIAS CAPÍTULO I. DEL REGISTRO Y CONTROL DE NOVEDADES DE PERSONAL ARTÍCULO 260. Dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, para efectos del registro y control

de novedades de personal, y registro y actualización del Escalafón, los Ministros, los Jefes de Departamento Administrativo, los Superintendentes, los Gerentes o Directores de los Establecimientos Públicos, por conducto de la Jefatura de Personal, enviarán al Departamento Administrativo del Servicio Civil una relación detallada del movimiento de personal, correspondiente al más inmediatamente anterior, de acuerdo con el modelo que para el efecto elabore este organismo. ARTÍCULO 261. Conforme a lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 2400 de 1968 modificado por

el decreto 3074 del mismo año, a partir de la vigencia de este decreto la provisión de los empleos deberá hacerse de acuerdo con lo que en el presente se establece. Los establecimientos públicos que no tengan organizado sistema de selección por mérito, podrán obtener del Departamento Administrativo del Servicio Civil un plazo hasta de seis (6) meses para dar aplicación a este decreto en la provisión de los cargos de carrera, mientras organizan dicho sistema conforme a los criterios que el Departamento señale. ARTÍCULO 262. La autoridad que dispusiere el pago de remuneración o personas cuyo

nombramiento hubiere sido efectuado en contravención de las disposiciones del presente decreto, será responsable de los valores indebidamente pagados. En igual responsabilidad incurrirán los pagadores que realicen el pago. La Contraloría General de la República velará por el cumplimiento de esta disposición y para el efecto dictará los reglamentos respectivos. ARTÍCULO 263. Las funciones que la ley señala a las unidades de personal de los organismos

administrativos serán ejercidas bajo la dirección, coordinación y control del Departamento Administrativo del Servicio Civil.

CAPÍTULO II. DE LOS CONCURSOS Y CURSOS DE ADIESTRAMIENTO PARA INGRESO A LA CARRERA DEL PERSONAL EN SERVICIO Artículo 264º.- El ingreso a la carrera administrativa de las personas que al regir el presente Decreto

Nacional estén al servicio de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos en empleos de carrera y sin pertenecer a ella, que reúnan los requisitos mínimos exigidos para el desempeño del cargo en los respectivos manuales de empleo, se hará mediante el sistema de concurso en los cuales se apreciarán como factores determinantes la experiencia en la administración y la eficiencia en el cumplimiento de sus funciones. Artículo 265º.- A partir de la vigencia del presente Decreto Nacional los organismos administrativos

con la dirección, coordinación y asesoría del Departamento Administrativo del Servicio Civil, procederán a organizar y realizar los concursos a que se refiere el artículo anterior. Artículo 266º.- Los empleados que conforme a los artículos precedentes aprueben los concursos,

lleven el desempeño del empleo más de seis (6) meses y cuyos servicios sean calificados satisfactoriamente, podrán ser inscritos en el escalafón de la carrera administrativa, de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo V, Título Noveno, del presente Decreto Nacional. El tiempo servido les será habilitado como período de prueba. Artículo 267º.- Los empleados que hayan ingresado al servicio en virtud de concurso, celebrado con

la participación del Departamento Administrativo del Servicio Civil, o en concursos hechos independientemente por los distintos organismos públicos, mediante procedimiento de selección que el Departamento considere idóneo para garantizar el sistema de méritos y que tengan calificación de servicios satisfactorios, podrán solicitar su inscripción en el escalafón de la carrera administrativa de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo V, Título Noveno de este Decreto Nacional. El tiempo de servicio les será habilitado como periodo de prueba. Igual solicitud podrán formular los funcionarios que hayan realizado cursos de adiestramiento o perfeccionamiento, que se habiliten como concursos cuando llenen las condiciones señaladas en el artículo 205 del presente Decreto Nacional, siempre que reúnan los requisitos para el desempeño del empleo y tengan calificación de servicios satisfactoria.

TÍTULO XI DE LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Artículo 268º.- De acuerdo con los artículos 143 y 145 de la Constitución Nacional, corresponde al

Procurador General de la Nación y a los demás funcionarios del ministerio público supervigilar la conducta de los empleados oficiales para hacer que desempeñen cumplidamente sus deberes. (Ver Decreto Nacional 3403 de 1983. D.O. No.36427). Artículo 269º.- La vigilancia administrativa de la Procuraduría General de la Nación la ejercen el

Procurador General, el Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa, los procuradores de los distritos judicial y los jefes de oficinas seccionales. (Ver Ley 25 de 1974). Artículo 270º.- El Procurador General de la Nación y el Procurador Delegado para la vigilancia

administrativa, podrán aplicar a los empleados oficiales las siguientes sanciones disciplinarias: a) Amonestación escrita con orden de que se anote en la hoja de vida. b) Multa hasta de quinientos pesos ($500.oo). c) Solicitud de suspensión hasta por treinta (30) días, y d) Solicitud de destitución. Artículo 271º.- El nominador está en la obligación de satisfacer, dentro del término de diez (10) días,

la solicitud de suspensión o de destitución que le haga el Procurador General de la Nación o el Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa, so pena de incurrir en causal de mala conducta. CAPÍTULO I DEL PROCEDIMIENTO PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Artículo 272º.- La vigilancia administrativa de la Procuraduría General de la Nación se adelantará de

oficio, o a solicitud o por información de funcionario público, o por queja presentada por cualquier persona.

Cuando la averiguación se inicie en virtud de queja, el funcionario encargado de adelantarla ordenará su ratificación bajo juramento, pero si por cualquier circunstancia no pudiere obtenerse la ratificación, el Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa, los procuradores de distrito judicial y los jefes de oficinas seccionales podrán ordenar, cuando así lo aconseje la gravedad o la índole de los hechos denunciados, que la investigación se adelante sin ese requisito. Artículo 273º.- El Procurador General, el Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa, los

procuradores del distrito judicial y los jefes de oficinas seccionales adelantarán la investigación o por medio de funcionario comisionado. Artículo 274º.- El investigador tendrá un término de treinta (30) días para perfeccionar la

investigación, vencido el cual decidirá, dentro de los tres (3) días siguientes, si hay lugar o no a la formulación de cargos. Si el investigador fuere un comisionado, una vez perfeccionada la investigación pasará las diligencias al comitente, con informe evaluativo, para que resuelva sobre formulación de cargos. Artículo 275º.- Cuando el investigador o el comitente, en su caso estimaren que hay lugar a la

formulación de cargos, así lo dispondrán por medio de auto, en el cual determinarán objetivamente los que aparezcan de la investigación, según las pruebas aportadas; se señalarán las disposiciones legales que se consideren infringidas y se ordenará dar en traslado los cargos al acusado. En caso contrario, el comitente remitirá el informativo al Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa. Artículo 276º.- El traslado de cargos se hará enviando al acusado copia de la providencia a que se

refiere el artículo anterior. Artículo 277º.- El acusado dispondrá de un término común de ocho (8) días para presentar sus

descargos y para solicitar y aportar pruebas, durante el cual el expediente permanecerá a su disposición en secretaría. Vencido dicho término, el investigador tendrá veinte (20) días para diligenciar las pruebas solicitadas por el acusado que estimare procedente y las demás que considere necesario practicar para el mejor esclarecimiento de los hechos. Artículo 278º.- Practicadas las pruebas a que se refiere el artículo anterior, o vencido el término de

ocho días sin que el acusado solicitare la practica de ellas, el comitente, si no lo fuere el Procurador

Delegado para la Vigilancia Administrativa, ordenará enviar a este el informativo para que tome decisión de fondo, la cual deberá producirse en el término de diez (10) días. Si el que practicare las pruebas fuere un comisionado, pasará las diligencias al comitente y este ordenará remitirlas, con el mismo fin, al Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa. Artículo 279º.- Cuando el Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa recibiere el

expediente sin formulación de cargos y estimare que es procedente formularlos, procederá en la forma indicada en el artículo 276 del presente Decreto Nacional y ordenará además que se devuelva el expediente al procurador de distrito judicial o al jefe de la Oficina Seccional para que se dé traslado de los cargos al acusado. En caso contrario, ordenará que se archive el expediente y se dé cuenta de ello al jefe del organismo correspondiente. Artículo 280º.- Cuando, antes de fallar, el procurador delegado considere que es necesario ampliar

la investigación, señalará un término no mayor de quince (15) días para que el investigador practique las diligencias que le hubiere ordenado. Artículo 281º.- Contra las resoluciones del Procurador General de la Nación o del Procurador

Delegado para la Vigilancia Administrativa que impongan o soliciten sanciones, sólo procederá el recurso de reposición. Artículo 282º.- El superior inmediato o el jefe del organismo que inicie acción disciplinaria deberá

dar aviso inmediato de ello a la Procuraduría General de la Nación. Si ésta estuviere adelantando investigación por los mismos hechos y en relación con el mismo o los mismos acusados, o resolviere adelantarla, lo comunicará así a los mencionados funcionarios, con el fin de que suspendan el diligenciamiento y le remitan las diligencias en el estado en que se encuentren. Artículo 283º.- El Procurador Delegado para la Vigilancia Administrativa, los procuradores del distrito

judicial y los jefes de oficinas seccionales informarán al jefe del organismo o al superior inmediato, según el caso, de las investigaciones disciplinarias que adelanten en relación con la conducta de empleados bajo su dependencia, a fin de que se abstengan de abrir investigación administrativa por los mismos hechos. Artículo 284º.- El presente Decreto Nacional rige a partir de la fecha de su expedición.

DECRETO 1567 DE 1998

(agosto 5) Reglamentado por el Decreto Nacional 1572 de 1998 , Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1227 de 2005 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el artículo 66 de la Ley 443 de 1998,

DECRETA: TÍTULO PRELIMINAR CAPÍTULO I Disposiciones comunes Artículo 1º.- Campo de Aplicación. El presente Decreto - Ley se aplica a los empleados del Estado

que prestan sus servicios en las entidades regidas por la Ley 443 de 1998. Parágrafo.- En caso de vacíos respecto a la capacitación y a los estímulos en las normas que regulan

las carreras especiales a las cuales se refiere la Constitución Política, o en las normas que regulan los sistemas específicos de carrera de que trata el artículo 4 de la Ley 443 de 1998, serán aplicadas las disposiciones contenidas en el presente Decreto - Ley y demás normas que lo reglamenten y complementen. TÍTULO I SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACIÓN CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 2º.- Sistema de Capacitación. Créase el sistema nacional de capacitación, definido como el

conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación,

dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios. Artículo 3º.- Componentes del Sistema. El sistema está integrado por los componentes que se

relacionan a continuación: a.

Disposiciones Legales. El conjunto de disposiciones legales relacionadas con la materia delimita las competencias y responsabilidades y constituye el marco jurídico que facilita la coordinación de acciones. La capacitación de los empleados se rige por las disposiciones del presente Decreto - Ley y por los decretos reglamentarios que expida el Gobierno Nacional, así como por los actos administrativos emanados de cada entidad, en concordancia con las leyes generales de educación y de educación superior, con las disposiciones reglamentarias de éstas, así como con las normas sobre organización y funcionamiento de la administración pública, sobre carrera administrativa y administración de personal;

b.

Plan Nacional de Formación y Capacitación. El Gobierno Nacional, mediante el Plan Nacional de Formación y Capacitación, orientará la formulación de los planes institucionales que deben elaborar las entidades públicas. El Plan tiene por objeto formular la política en la materia, señalar las prioridades que deberán atender las entidades públicas y establecer los mecanismos de coordinación, de cooperación, de asesoría, de seguimiento y de control necesarios.

c.

Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. Este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación, con los principios establecidos en el presente Decreto - Ley y con la planeación institucional. Para ello las entidades podrán solicitar asesoría de la Escuela Superior de Administración Pública y el Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad ésta que podrá revisar los planes, hacerles las observaciones que considere pertinentes y ordenar los ajustes que juzgue necesarios, los cuales serán de forzosa aplicación. La Comisión de Personal participará en la elaboración del plan y vigilará su ejecución.

d.

Recursos. Cada entidad contará para la capacitación con los recursos previstos en el presupuesto, así como sus propios recursos físicos y humanos, los cuales debe administrar con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará la búsqueda de mecanismos de coordinación y de cooperación institucional que hagan posible utilizar con mayor eficiencia los recursos disponibles para hacer capacitación en las entidades del Estado.

e.

Organismos. Además de sus responsabilidades desde el punto de vista de su propia gestión interna, las siguientes entidades tienen atribuciones especiales en relación con el sistema de capacitación:

1.

Departamento Administrativo de la Función Pública. Como organismo superior de la administración pública le corresponde establecer las políticas generales, formular y actualizar el Plan Nacional de Formación y Capacitación conjuntamente con la Escuela Superior de Administración Pública y coordinar su ejecución; expedir normas, brindar asesoría, diseñar y adaptar metodologías, llevar a cabo acciones de divulgación y seguimiento.

2.

Escuela Superior de Administración Pública. Además de las funciones establecidas en sus estatutos, le corresponde participar en la elaboración, la actualización y el seguimiento del Plan, así como prestar asesoría a las entidades que lo soliciten para la ejecución de éste. Le corresponde igualmente diseñar el currículo básico de los programas de inducción y de reinducción, siguiendo las orientaciones que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública.

3.

Entidades. Cada entidad tiene el deber de ejecutar internamente las políticas impartidas por el Gobierno Nacional, formular los planes internos y participar en programas conjuntos con otros organismos para optimizar el uso de los recursos.

4.

Escuelas Públicas de Formación y Capacitación. Se entiende por escuelas públicas de formación y capacitación aquellas dependencias de organismos públicos organizadas para impartir de manera permanente formación y capacitación a empleados del Estado y que, para tal efecto, llevan a cabo actividades docentes y académicas. Como componentes del sistema de capacitación deben propender por actuar integradamente para el mejor aprovechamiento de los recursos, diseñar conjuntamente soluciones de formación y capacitación, incentivar la investigación en temas propios de la función pública y desarrollar fortalezas pedagógicas.

Artículo 4º.- Definición de capacitación. Se entiende por capacitación el conjunto de procesos

organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. Parágrafo.- Educación Formal. La educación definida como formal por las leyes que rigen la materia

no se incluye dentro de los procesos aquí definidos como capacitación. El apoyo de las entidades a programas de este tipo hace parte de los programas de bienestar social e incentivos y se regirá por las normas que regulan el sistema de estímulos. Artículo 5º.- Objetivos de la Capacitación. Son objetivos de la capacitación.

a.

Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus entidades y organismos;

b.

Promover el desarrollo integral del recurso humano y el financiamiento de una ética del servicio público;

c.

Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del Estado y de sus respectivas entidades;

d.

Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales;

e.

Facilitar la preparación pertinente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa.

Artículo 6º.- Principios Rectores de la Capacitación. Las entidades administrarán la capacitación

aplicando estor principios. a.

Complementariedad. La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales;

b.

Integralidad. La capacitación debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y el aprendizaje organizacional;

c.

Objetividad. La formulación de políticas, planes y programas de capacitación debe ser la respuesta a diagnósticos de necesidades de capacitación previamente realizados utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas;

d.

Participación. Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados;

e.

Prevalencia del Interés de la Organización. Las políticas y los programas responderán fundamentalmente a las necesidades de la organización;

f.

Integración a la Carrera Administrativa. La capacitación recibida por los empleados debe ser valorada como antecedentes en los procesos de selección, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia.

g.

Prelación de los Empleados de Carrera. Para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo, tendrá prelación los empleados de carrera. Los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.

h.

Economía. En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interistitucional.

i.

Énfasis en la Práctica. La capacitación se impartirá privilegiando el uso de metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad.

j.

Continuidad. Especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formación ética y a producir cambios de actitudes, requieren acciones a largo plazo. CAPÍTULO II Inducción y Reinducción

Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben

incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y

suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares: a.

Programa de Inducción. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período. Sus objetivos con respecto al empleador son:

1.

Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética.

2.

Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.

3.

Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

4.

Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre la inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

5.

Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad;

a.

Programas de Reinducción. Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que más adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes:

1.

Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones.

2.

Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.

3.

Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética.

4.

Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.

5.

A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, así como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.

6.

Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos.

Artículo 8º.- Currículo Básico de los Programas de Inducción y de Reinducción La Escuela Superior de

Administración Pública diseñará el contenido curricular de los programas de inducción y reinducción, de acuerdo con las políticas impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Parágrafo.- Mientras la Escuela Superior de Administración Publica expide le currículo básico de los

programas de inducción y de reinducción, las entidades diseñarán sus propios programas siguiendo las orientaciones generales contenidas en el presente Decreto - Ley y en todo caso deben estar dirigidos a lograr todos los objetivos aquí señalados. CAPÍTULO III Áreas y modalidades de la capacitación Artículo 9º.- Áreas. Para efectos de organizar la capacitación, tanto los diagnósticos de necesidades

como los planes y programas correspondientes se organizarán teniendo en cuenta dos áreas funcionales: a. Misional o Técnica. Integran esta área las dependencias cuyos o servicios constituyen la razón de ser de la entidad. Sus clientes o usuarios son externos a la entidad; b. De Gestión. Esta área constituida por las dependencias que tienen por objeto suministrar los bienes y los servicios que requiere internamente la entidad para su adecuado funcionamiento. Artículo 10º.- Modalidades de Capacitación. La capacitación podrá impartirse bajo modalidades que

respondan a los objetivos, los principios y las obligaciones que se señalan en el presente Decreto Ley. Para tal efecto podrán realizarse actividades dentro o fuera de la entidad. CAPÍTULO IV Régimen de obligaciones

Artículo 11º.- Obligaciones de las Entidades. Es obligación de cada una de las entidades:

a.

Identificar las necesidades de capacitación, utilizando para ello instrumentos técnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales;

b.

Formular, con la participación de la Comisión de Personal, el plan institucional de capacitación, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional;

c.

Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación; Ver Resolución 6 de 1999 Contraloría. Resolución 192 de 1999 Dirección General del Instituto de Desarrollo Urbano.

d.

Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal;

e.

Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados su asistencia a las mismas;

f.

Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitación, las condiciones que éstas deberán satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologías, objetivos, duración y criterios de evaluación;

g.

Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitación de organismos públicos como de antes privados, en el cual se indiquen la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como observaciones evaluativas acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad;

h.

Evaluar, con la participación de la Comisión de Personal, el impacto del plan de capacitación, adoptado y aplicando para ello instrumentos técnicos e involucrando a los empleados;

i.

Presentar los informes que soliciten el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública.

j.

Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus recursos humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitación o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia.

k.

Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere este Decreto Ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo a las orientaciones curriculares que imparta la

Escuela Superior de Administración Pública bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública. Artículo 12º.- Obligaciones de los Empleados con Respecto a la Capacitación. El empleado tiene las

siguientes obligaciones en relación con la capacitación: a.

Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de su dependencia o equipo de trabajo;

b.

Participar en las actividades de capacitación para las cuales haya sido seleccionado y rendir los informes correspondientes a que haya lugar;

c.

Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio a cargo de la entidad;

d.

Servicio de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando se requiera;

e.

Participar activamente en la evaluación de los planes y programas institucionales de capacitación, así como de las actividades de capacitación a las cuales asista;

f.

Asistir a los programas de inducción o reinducción, según su caso, impartidos por la entidad. TÍTULO II SISTEMA DE ESTÍMULOS PARA LOS EMPLEADOS DEL ESTADO CAPÍTULO I Disposiciones generales del sistema de estímulos

Artículo 13º.- Sistema de Estímulos para los Empleados del Estado. Establécese el sistema de

estímulos, el cual estará conformado por el conjunto interrelacionado y coherente de políticas, planes, entidades, disposiciones legales y programas de bienestar e incentivos que interactúan con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del Estado en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales. Artículo 14º.- Finalidades del Sistema de Estímulos. Son finalidades del sistema de estímulos las

siguientes: a.

Garantizar que la gestión institucional y los procesos de administración del talento humano se manejen integralmente en función del bienestar social y del desempeño eficiente y eficaz de los empleados:

b.

Proporcionar orientaciones y herramientas de gestión a las entidades públicas para que construyan una vida laboral que ayude al desempeño productivo y al desarrollo humano de los empleados;

c.

Estructurar un programa flexible de incentivos para recompensar el desempeño efectivo de los empleados y de los grupos de trabajo de las entidades;

d.

Facilitar la cooperación interinstitucional de las entidades públicas para la asignación de incentivos al desempeño excelente de los empleados.

Artículo 15º.- Fundamentos del Sistema de Estímulos. Son los principios axiológicos que sustentan y

justifican el sistema: a.

Humanización del Trabajo. Toda actividad laboral deberá brindar la oportunidad de que las personas crezcan en sus múltiples dimensiones cognitiva, efectiva, valorativa, ética, estética, social y técnica y desarrollen sus potencialidades creativas mejorando al mismo tiempo la gestión institucional y el desempeño personal.

b.

Equidad y Justicia. Este principio considera que sin desconocer la singularidad de cada persona, el sistema de estímulos deberá provocar actitudes de reconocimiento para todos en igualdad de oportunidades, de tal manera que la valoración de los mejores desempeños motive a los demás para que sigan mejorando.

c.

Sinergia. Este principio se orienta en buscar que todo estímulo que se dé al empleado beneficie a la organización en su conjunto a través de la generación de valor agregado; más que considerar la motivación de unos pocos empleados en el corto plazo, debe procurar el bienestar del conjunto de empleados en relación con la organización y dentro de la continuidad del tiempo;

d.

Objetividad y Transparencia. Los procesos que produzcan a la toma de decisiones para el manejo de programas de bienestar e incentivos deberán basarse en criterios y procedimientos objetivos, los cuales serán conocidos por todos los miembros de la entidad.

e.

Coherencia. Este principio busca que las entidades desarrollen efectivamente las responsabilidades que les corresponden dentro del sistema de estímulos. Las entidades deberán cumplir con los compromisos adquiridos a través de sus programas de bienestar e incentivos.

f.

Articulación. La motivación del empleado deberá procurarse integrando acciones, proyectos, programas y estrategias que contribuyan simultáneamente a la satisfacción de sus necesidades materiales y espirituales.

Artículo 16º.- Componentes del Sistema de Estímulos. El sistema de estímulos está integrado por los

siguientes componentes: a.

Políticas Públicas. Las orientaciones y los propósitos del sistema de estímulos estarán definidos por las políticas de administración pública, de organización y gestión administrativa, de gestión del talento humano y en especial por las políticas de bienestar social a través de las cuales se garantizará el manejo integral de los procesos organizacionales y de la gestión humana;

b.

Planes. La organización de las acciones y de los recursos para el desarrollo institucional de las entidades y para el manejo y la promoción del talento humano en función de un desempeño efectivo, estará consignada en sus respectivas programaciones y en éstas se incluirán, en forma articulada, los planes, programas y proyectos de capacitación, bienestar e incentivos con el fin de garantizar su efectivo cumplimiento.

c.

Disposiciones Legales. Las leyes, los decretos y las disposiciones que regulan la organización y el funcionamiento de la administración pública y el sistema de administración de personal, en especial aquellas disposiciones que desarrollan el manejo del bienestar social y los programas de incentivos, constituirán el marco de actuación de las entidades en el diseño y la ejecución de programas de bienestar e incentivos para los empleados del Estado. Las normas sobre bienestar social e incentivos serán flexibles y adaptables y propenderán por la gestión autónoma y descentralizada de las entidades.

d.

Entidades. El elemento dinamizador del sistema de estímulos será el conjunto de las entidades públicas. Estas actuarán según su competencia administrativa como:

a.

Directoras del sistema;

b.

Coordinadoras o proveedoras;

c.

Ejecutoras

a.

Los programas de bienestar social e incentivos. El sistema de estímulos a los empleados del Estado expresará en programas de bienestar social e incentivos. Dichos programas serán diseñados por cada entidad armonizando las políticas generales y las necesidades particulares e institucionales.

Artículo 17º.- Competencia y Responsabilidades. El sistema de estímulos a los empleados estará

a cargo de las siguientes entidades, las cuales tendrán las responsabilidades que a continuación se describen:

a.

El Departamento Administrativo de la Función Pública. Ejercerá la dirección del sistema; para ello formulará las políticas de administración pública, de desarrollo del talento humano y de bienestar social que orienten el sistema; asesorará sobre la materia y fomentará la coordinación interinstitucional para el diseño y la ejecución de los programas;

b.

Entidades Públicas de Protección y Servicios Sociales. Facilitarán, mediante convenios, sus servicios y programas especiales para el desarrollo de programas de bienestar social e incentivos que diseñen las entidades públicas;

c.

Entidades Públicas del orden Nacional y Territorial. Actuarán con autonomía administrativa en el marco de las disposiciones vigentes para diseñar en su interior y poner en marcha en coordinación con otras entidades de los sectores administrativos nacionales y territoriales, sus respectivos programas de bienestar social e incentivos. Para el desarrollo de sus programas de bienestar e incentivos las entidades podrán realizar acuerdos o convenios interinstitucionales;

d.

Comités Institucionales e Interinstitucionales de Empleados del Estado. Participarán en el diseño y la ejecución de programas. CAPÍTULO II Programas de bienestar social e incentivos

Artículo 18º.- Programas de Bienestar Social e Incentivos. A través de los programas de bienestar

social y de los programas de incentivos que formulen y ejecuten las entidades, se pondrá en funcionamiento el sistema de estímulos para los empleados. Artículo 19º.- Programas Anuales. Las entidades públicas que se rigen por las disposiciones

contenidas en el presente Decreto - ley están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos. CAPÍTULO III Programas de bienestar social Artículo 20º.- Bienestar Social. Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las

iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora.

Parágrafo.- Tendrá derecho a beneficiarse de los programas de bienestar social todos los empleados

de la entidad y sus familias. Artículo 21º.- Finalidad de los Programas de Bienestar Social. Los programas de bienestar social que

formulen las entidades deben cumplir al logro de los siguientes fines: a.

Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño;

b.

Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social;

c.

Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad;

d.

Contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar;

e.

Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

Artículo 22º.- Áreas de Intervención. Para promover una atención integral al empleado y

proporcionar su desempeño productivo, los programas de bienestar social que adelanten las entidades públicas deberán enmarcarse dentro del área de protección y servicios sociales y del área de calidad de vida laboral. Artículo 23º.- Área de Protección y Servicios Sociales. En esta área se deben estructurar programas

mediante los cuales se atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado y su familia, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación. Los programas de esta área serán atendidos en forma solidaria y participativa por los organismos especializados de seguridad y previsión social o por personas naturales o jurídicas, así como por los empleados, con el apoyo y la coordinación de cada entidad.

Artículo 24º.- Área de Calidad de Vida Laboral. El área de la calidad de vida laboral será atendida a

través de programas que se ocupen de problemas y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional. Los programas de esta área deben recibir atención prioritaria por parte de las entidades y requieren, para su desarrollo, el apoyo y la activa participación de sus directivos. Artículo 25º.- Proceso de Gestión de los Programas de Bienestar. Para el diseño y la ejecución de los

programas de bienestar social las entidades deberán seguir el proceso de gestión que se describe a continuación: a.

Estudio de las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas del Gobierno Nacional

b.

Diseño de programas y proyectos para atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles;

c.

Ejecución de programas en forma directa o mediante contratación con personas naturales o jurídicas, o a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o la problemática a resolver.

d.

Evaluación y seguimiento a los programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decidir sobre su modificación o continuidad.

Parágrafo.- En el proceso de gestión debe promoverse la participación activa de los empleados de la

identificación de necesidades, en la planeación, en la ejecución y en la evaluación de los programas de bienestar social. CAPÍTULO IV Programas de incentivos Artículo 26º.- Programa de Incentivos. Los programas de incentivos, como componentes tangibles

del sistema de estímulos, deberán orientarse a: 1.

Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos.

2.

Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia.

Los programas de incentivos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral, Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos. Artículo 27º.- Proyectos de Calidad de Vida Laboral. Los programas de incentivos que se desarrollen

mediante proyectos de calidad de vida laboral tendrá como beneficiarios a todos los empleados de la entidad. Estos proyectos serán diseñados a partir de diagnósticos específicos, utilizando para ello metodología que las ciencias sociales y administrativas desarrollen. Las entidades, de acuerdo con sus políticas de gestión, podrán adaptar a sus particulares requerimientos proyectos de calidad de vida laboral orientados a lograr el buen desempeño. Para ello contarán con la orientación y asesoría del Departamento Administrativo de la Función Pública. Artículo 28º.- Comisión para Desempeñar Empleos de Libre Nombramiento y Remoción o de

Período. Como uno de los incentivos que deben concederse a los empleados de carrera, los nominadores deberán otorgarles la respectiva comisión para ejercer cargos de libre nombramiento y remoción o de período cuando hubieren sido nombrados para ejercerlos. Artículo 29º.- Planes de Incentivos. Los planes de incentivos para los empleados se orientarán a

reconocer los desempeños individuales del mejor empleado de la calidad y de cada uno de los niveles jerárquicos que la conforman, así como el de los equipos de trabajo que alcancen niveles de excelencia. Artículo 30º.- Tipos de Planes. Para reconocer el desempeño en niveles de excelencia podrán

organizarse planes de incentivos pecuniarios y planes de incentivos no pecuniarios. Tendrá derecho a incentivos pecuniarios y no pecuniarios todos los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo. Artículo 31º.- Planes de Incentivos Pecuniarios. Los planes de incentivos pecuniarios estarán

constituidos por reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública. Dichos reconocimientos económicos serán hasta de cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en las entidades de los órdenes nacionales y territoriales de acuerdo con la disponibilidad de recursos y se distribuirán entre los equipos seleccionados.

El Gobierno Nacional reglamentará los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos para la selección y la premiación de los equipos de trabajo. Artículo 32º.- Planes de Incentivos no Pecuniarios. Los planes de incentivos no pecuniarios estarán

conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por un desempeño productivo en niveles de excelencia. Parágrafo.- Para los demás equipos no beneficiados con incentivos pecuniarios se podrán organizar

incentivos no pecuniarios, los cuales se determinarán en el plan de incentivos institucionales, en el capítulo especial. Artículo 33º.- Clasificación de los Planes de Incentivos no Pecuniarios. Las entidades de las órdenes

nacional y territorial podrán incluir dentro de sus planes específicos de incentivos no pecuniarios los siguientes: ascensos, traslados, encargos, comisiones, becas para educación formal, participación en proyectos especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, reconocimientos públicos a labor meritoria, financiación de investigaciones programas de turismo social, puntaje para adjudicación de vivienda y otros que establezca el Gobierno Nacional. Cada entidad seleccionará y asignará los incentivos no pecuniarios para el mejor equipo de trabajo y para sus mejores empleados, de acuerdo con los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos que establezca el Gobierno Nacional. Parágrafo 1º.- La prima técnica no hará parte de los planes de incentivos que se establezcan en

desarrollo del presente Decreto - Ley. Parágrafo 2º.- Los traslados, los ascensos, los encargos y las comisiones se regirán por las

disposiciones vigentes sobre la materia y por aquellas que las reglamenten, modifiquen o sustituyan. Parágrafo 3º.- Los incentivos no pecuniarios que no estén regulados por disposiciones espaciales

deberán ser concedidos, diseñados y organizados por cada entidad de acuerdo con sus recursos y mediante convenios que realicen con entidades públicas o privadas, en el marco de la ley y de sus competencias. Artículo 34º.- Plan Mínimo de Incentivos. El jefe de cada entidad deberá a adoptar y desarrollar

internamente planes anuales de incentivos institucionales, de acuerdo con la ley y los reglamentos.

Artículo 35º.- Forma de Acto y Recursos. Los actos administrativos mediante los cuales se concedan

los incentivos deberán ser motivados y contra ellos no procederá ningún recurso. Artículo 36º.- Consideraciones Generales para la Asignación de Incentivos. Para asignar los

incentivos, las entidades deberán observar las siguientes consideraciones: a.

La selección y la asignación de incentivos se basarán en registros e instrumentos objetivos para medir el desempeño meritorio;

b.

En todo caso los criterios de selección considerarán la evaluación del desempeño y los resultados del trabajo del equipo como medidas objetivas de valoración.

c.

Cada empleado seleccionado tendrá derecho a escoger el reconocimiento de su preferencia dentro de los planes de incentivos diseñados por la entidad de la cual labora;

d.

Siempre debe hacerse efectivo el reconocimiento que se haya asignado por el desempeño en niveles de excelencia.

e.

Todo empleado con desempeño en niveles de excelencia debe tener conocimiento por parte del superior inmediato. Dicho reconocimiento se efectuará por escrito y se anexará a la hoja de vida.

Artículo 37º.- Recursos. Las entidades públicas a las cuales se aplica este Decreto - Ley deberán

apropiar anualmente, en sus respectivos presupuestos, los recursos necesarios para el efectivo cumplimiento de las obligaciones emanadas de los programas de bienestar social o incentivos que se adopten. Los recursos presupuestales se ejecutarán de conformidad con los programas y proyectos diseñados. Los programas de bienestar social que autoricen las disposiciones legales incluirán los elementos necesarios para llevarlos a cabo, con excepción de bebidas alcohólicas. Artículo 38º.- Prohibiciones. Los incentivos pecuniarios y no pecuniarios, concedidos a los

empleados en desarrollo de programas de bienestar social e incentivos, no pueden tener por objeto modificar los regimen salariales y prestacional de los empleados. CAPÍTULO V Disposiciones varias

Artículo 39º.- Adecuación del Presupuesto. Durante 1998 los recursos destinados a capacitación se

ejecutarán dé acuerdo con lo previsto por la ley de presupuesto para este año. Para las vigencias fiscales de 1999 y años siguientes, los recursos destinados a apoyar a los empleados en programas de educación formal harán parte del rubro destinado a bienestar social e incentivos. Artículo 40º.- Vigencia y Derogatorias. El presente Decreto rige a partir de su publicación, modifica

en lo pertinente el artículo 22 del Decreto - Ley 2400 de 1968, deroga el Decreto - Ley 1221 de 1993, los artículos 11 a 16 del Decreto - Ley 1661 de 1991, el Decreto - Ley 3129 de 1968 y las disposiciones que le sean contrarias. Publíquese y cúmplase. Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 5 de agosto de 1998. El Presidente de la República, ERNESTO SAMPER PIZANO. El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, PABLO ARIEL OLARTE CASALLAS. NOTA: El presente Decreto aparece publicado en el Diario Oficial No. 43.358 de agosto 10 de 1998

DECRETO 1978 DE 1989

(agosto 31) Diario Oficial 38.962, 31 de agosto de 1989

.

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 3o. del artículo 120 de la Constitución Política.

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. Los trabajadores permanentes vinculados mediante relación legal y reglamentaria o por contrato de trabajo, al servicio de los Ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales o comerciales de tipo oficial y sociedades de economía mixta tanto en el orden nacional como en las entidades territoriales; tendrán derecho a que la respectiva entidad les suministre en forma gratuita, cada cuatro meses, un par de zapatos y un vestido de trabajo.

ARTÍCULO 2o. El suministro a que se refiere el artículo anterior deberá hacerse los días 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. La entrega de esta dotación para el trabajo, no constituye salario ni se computará como factor del mismo en ningún caso.

ARTÍCULO 3o. Para tener derecho a la dotación a que se refiere este Decreto, el trabajador debe haber laborado para la respectiva entidad por lo menos tres (3) meses en forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro, y devengar una remuneración mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente.

ARTÍCULO 4o. La remuneración a que se refiere el artículo anterior corresponde a la asignación básica mensual.

ARTÍCULO 5o. Se consideran como calzado y vestido de labor, para los efectos de la ley 70 de 1988 y de este Decreto, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.

ARTÍCULO 6o. Las entidades a que se refiere la ley 70 de 1988 y este Decreto, definirán el tipo de calzado y el vestido de labor correspondientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a). Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad;

b). Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador;

c). Clima, medio ambiente, instrumentos, materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada.

ARTÍCULO 7o. Los beneficiarios de la dotación de calzado y vestido de labor quedan obligados a recibirlos debidamente y a destinarlos a su uso en las labores propias de su oficio, so pena de liberar a la empresa de la obligación correspondiente.

ARTÍCULO 8o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario oficial.

EQUIPO MECI 1000:2005 GRUPO DIRECTIVO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE Coordinador Grupo Directivo NOMBRE:_

CARGO: P.U de Planeación

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE COORDINADOR DEL MECI 1000:2005 Y/O COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO

EQUIPO MECI 1000:2005 GRUPO OPERATIVO

FIRMA

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE Coordinador: NOMBRE:____________________________CARGO_________________ _______________ INTEGRANTES DEL EQUIPO MECI 1000:5005 NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

FUNCIONES: • Adelantar el proceso de diseño de implementación del Modelo bajo las orientaciones del representante del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. • Capacitar a los servidores de la ESE CAMU DE CHIMA CORDOBA en el Modelo.

• • •

Asesorar a las áreas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. en el diseño e implementación del Modelo Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuesta de diseño e implementación del Modelo al representante de la Dirección para su aplicación

. •

Trabajar en coordinación con los servidores designados por áreas en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del modelo.

JUAN ARANA CHACON Gerente

• •

•

• •

FUNCIONES: Estructura el plan de trabajo que orientará la implementación del MECI 1000 – 2005 Diseñar, implementar, evaluar y hacer seguimiento al Sistema de Control Interno que se adopte para la ESE CAMU DE CHIMA CORDOBA, conforme al MECI 1000-2005.

Convocar a todos los servidores públicos de la Administración, para poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de los fines institucionales. Adelantar la sensibilización sobre el MECI 1000 – 2005 y generar estímulo hacía los Servidores Públicos bajo su responsabilidad. Analizar y poner en práctica las recomendaciones y observaciones producto de la evaluación independiente de la Oficina Asesora de Control Interno, como insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento.

JUAN ARANA CHACON Gerente

NORMOGRAMA DE CONTROL INTERNO

El Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 adoptado mediante Resolución 142 de marzo 8 de 2006 por el Departamento Administrativo de la Función Pública, publica el nomograma que regula el Sistema de Control Interno desagregado por los diferentes elementos de control. Con base en este modelo se diseña el normograma por procesos al interior de cada entidad.

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Control Interno

NORMA Constitución Política de 1991 Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

1

Constitución Política de 1991

Principios del Sistema de Control Interno

ARTÍCULO 209, 269

209

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1

Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto de Contratación de la Administración Pública.

23, 24, 25, 26

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del articulo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

3, 4

Directiva Presidencial N° 02 de 1994. Asunto: Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva de Orden Nacional. Fundamentos

Objetivos

Todo

Constitución Política de 1991

1, 209, 269, 287, 298

Constitución Política de 1991

2, 365, 366

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

2

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

NORMA Constitución Política de 1991 Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Decreto Ley 1567 de 1998 Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

19 a 31, 66

34 al 41

24

Decreto 1227 de 2005.

75 Numeral 75.4

Decreto 3622 de 2005.

7

Constitución Política de 1991.

Desarrollo del Talento Humano

ARTÍCULO 1,5,11,13,15,16, 18,19,28,83,127

6, 25, 26, 29, 38, 39, 42, 43, 48, 53, 54, 55,122, 123, 124, 125, 126, 128.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la 1 a 7, 9, 10, 11,13, Administración Pública y se fijan disposiciones con el 14, 15, 16, 64, 66 objeto de erradicar la corrupción administrativa. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 443 de 1998. Por la cual se dictan normas de carrera administrativa.

24, 58, 81, 82

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

30, 31, 32

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Desarrollo del Talento Humano

NORMA ARTÍCULO Ley 617 de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986. Se adiciona la Ley 20, 22, 27, 28, 71, Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, 72, 77, 82, 84 se dictan las normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto público social nacional. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Todo

Decreto 0272 de 1993 por el cual se reglamenta la Ley 05 de 1991 sobre el ejercicio de la profesión de administrador público.

Todo

Decreto 1567 de 1998. Por el cual se reglamenta la Ley 489 de 1998 de carrera administrativa.

7, 14, 20

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Todo

Decreto 760 de 2005

7, 14, 20

Decreto 3622 de 2005

Todo

Decreto 770 de 2005

Todo

Decreto 785 de 2005

Todo

Decreto 2772 de 2005

Todo

Decreto 2539 de 2000. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 noviembre de 1999.

Todo

Decreto 1227 de 2005

Titulo II. IV. V. VI. VII

Decreto 682 de 2001

Todo

Resolución 415 de 2003

Todo

Directiva Presidencial Nº 01 de 1997. Desarrollo del Sistema de Control Interno.

Todo

Directiva Presidencial N° 10 de 2002. Programa de Auditoria Interna, renovación de la administración pública: Hacia un estado Comunitario.

Todo

Decreto 190 de 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002.

Todo

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Estilo de Dirección

NORMA ARTÍCULO Directiva Presidencial N° 02 de 1994. Asunto: Desarrollo de la función de control interno en las Todo entidades y organismos de la Rama Ejecutiva de Orden Nacional. Directiva Presidencial N° 04 de 2002. Fortalecimiento del Control Interno en el marco de la política de lucha contra la corrupción y el nombramiento de los jefes de control interno a nivel nacional.

Todo

Directiva Presidencial N° 10 de 2002. Programa de Auditoría Interna, renovación de la administración pública: Hacia un Estado Comunitario.

Todo

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Titulo VIII

Ley 1010 de 2006. Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Todo

Decreto 2539 de 2000. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 noviembre de 1999.

Todo

Constitución Política de 1991

Planes y Programas

80, 106, 298, 339 a 355

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 152 de 1994. Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

2 a 7, 13 a 17, 19, 20, 21, 22, 25, a 28, 31 a 34, 36 a 41, 44, 45, 46, 48, 50

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las 16,17, 21, 106,107 atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

NORMA

ARTÍCULO 4a Decreto 111 de 1996. Por la cual se compilan las 15,17,18,20,21,36 Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 que , 37, 38, 39, 41, conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto. 51, 52, 53

Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

12

Decreto 1363 de 2000

19

Planes y Programas

Plan Nacional y Territorial de Desarrollo Directiva Presidencial Nº 01 de 1997. Desarrollo del Sistema de Control Interno.

Modelo de Operación

Todo

Decreto 841 de 1990

2, 5, 7, 22, 26, 28, 32, 34

Constitución Política de 1991

113 a 121, 173,174,178, 189, 200, 202, 208, 209,216, 235, 237, 241, 249, 256, 265, 282, 298, 305, 311, 315, 354

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356, y 357 (Acto Legislativo del 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de salud y educación entre otros.

5 a 9, 27, 42 a 46, 73, 74, 75, 76

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

NORMA ARTÍCULO Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad de la Rama Ejecutiva del Poder Todo Público. Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.

1, 2

Directiva Presidencial Nº 01 de 1997. Desarrollo del Modelo de Operación Sistema de Control Interno.

Todo

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

NTCGP 1000:2004

Todo

Decreto 4110 de 2004

Todo

Decreto 3622 de 2005

7

Constitución Política de 1991

Estructura Organizacional

113 a 119, 138, 150, 71,176, 188, 189,200, 201, 202, 208, 234, 236, 239, 249, 264, 268, 277, 282, 286, 287, 306, 314, 320, 322, 328

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.

1 a 5, 8

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de 1, 49, 50, 51, 54, orden nacional, se expiden disposiciones, principios 56, 57, 64 a 69, y reglas generales para el ejercicio de las 70, a 73, 82 a 85, atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del 88, 89, 91, 97, 101 artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencial Nº 01 de 1997. Desarrollo del Sistema de Control Interno.

Todo

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Contexto Estratégico

Identificación de Riesgos

Valoración de Riesgos

NORMA ARTÍCULO Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos 4 y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.

4

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.

Todo

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Todo

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Política de Administración de Riesgos

NORMA ARTÍCULO Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan Todo disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

17

Directiva Presidencial 09 de 1999 Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

Políticas de Operación

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

1-4

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Procedimientos

NORMA ARTÍCULO Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y 4 organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

9 a 13, 18

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

Todo

Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

Controles

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

11, 48

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Indicadores

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Manual de procedimientos (operación)

NORMA ARTÍCULO Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y 4 organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Decreto 2539 de 2000. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 noviembre de 1999. Código Contencioso Administrativo

Información primaria

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

12, 40, 51, 56 a 61, 65, 77, 78

Constitución Política de 1991

Información

15, 20, 23

Ley 134 de 1994. Por la cual se dictan normas sobre los mecanismos de participación ciudadana.

7, 8, 9

Ley 152 de 1994. Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Todo

Constitución Política de 1991

20

Secundaria

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1, 2

Ley 850 de 2003. ciudadanas.

Todo

Información

a

veedurías

Ley 142 de 1994. Información sobre servicios públicos domiciliarios.

Todo

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Información Secundaria

NORMA Ley 594 de 2000

ARTÍCULO

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Actos administrativos expedidos por la entidad

Sistemas de Información

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

3, 4

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

48, 49, 53

Ley 298 de 1996. Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

7

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

36, 37

Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356, y 357 (Acto Legislativo del 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de salud y educación entre otros.

32, 66, 93

Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

12, 21

Directiva Presidencial 12 de 2002 Asunto Lucha contra la Corrupción en la contratación estatal.

Todo

Ley 594 de 2000

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

NORMA Documento Conpes 3072 de 2004

ARTÍCULO

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Directiva presidencial 02 de 2000 en la contratación estatal. Sistemas de Información

Constitución Política de 1991 Decreto 111 de 1996. Por la cual se compilan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto.

Comunicación Organizacional

334,339

8,9,68

Decreto 841 de 1990

2, 5, 7, 22, 26, 28, 32, 34

Decreto 1363 de 2000

19

Decreto 4110 de 2000

Todo

Constitución Política de 1991

16, 20

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Constitución Política de 1991

Comunicación Informativa

Todo

15, 20, 23, 74, 78, 268, 270, 272, 274, 277,284

Ley 42 de 1993. Sobre la organización del control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

36 a 41, 46

Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto de Contratación de la Administración Pública.

66

Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

3

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la constitución política y se dictan otras disposiciones.

22, 23, 33, 34

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Comunicación Informativa

Medios de Comunicación

Autoevaluación del Control

NORMA Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

ARTÍCULO

Directiva Presidencial Nº 12 de 2002. Lucha contra la corrupción en la contratación estatal.

Todo

Resolución Orgánica 05544 de 2003 Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.

Todo

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

76

Directiva Presidencial Nº 01 de 1997. Desarrollo del Sistema de Control Interno.

Todo

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

Autoevaluación de Gestión

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Ley 42 de 1993. Sobre la organización del control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

12

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Autoevaluación de Gestión

Evaluación del Sistema de Control Interno

NORMA Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.

ARTÍCULO

3

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

14

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

3, 4, 8, 9

Ley 42 de 1993. Sobre la organización del control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

9,18

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

13 a 17

Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las entidades del Estado. Normas de aceptadas

Plan de Mejoramiento Institucional

auditoria

interna

generalmente

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Todo

4

4

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

13 a 17

Resolución Orgánica 05544 de 2003 Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.

Todo

NORMOGRAMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO

Planes de Mejoramiento Funcional

Planes de Mejoramiento Individual

NORMA Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

ARTÍCULO

4

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Resolución Orgánica 05544 de 2003 Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.

Todo

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

Todo

Resolución Orgánica 05544 de 2003 Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.

Todo

NORMOGRAMA POR PROCESOS Dentro del Modelo Estándar de Control Interno, además del Nomograma del Sistema de Control Interno, clasificado por elemento de control que nos presenta la metodología DAFP, se deben elaborar nomogramas por procesos, partiendo del hecho que la operación de todo proceso parte de las normas que lo reglamentan, sean éstas de origen externo o interno, siendo requisito para su operación el conocimiento de ella por parte de los servidores públicos que direccionan y ejecutan los procesos.

La base legal de los procesos y procedimientos corresponde al conjunto de normas, políticas y reglamentos que fundamentan su ejecución, identificándolas y socializándolas entre los servidores que laboran en las áreas responsables del proceso y en lo posible, dándose a conocer por todos los servidores de la entidad.

Para una efectiva aplicación se consignan en un documento de consulta que hace parte del Manual de Operación, identificado como Nomograma de la entidad. NORMOGRAMA Proceso: Nombre del proceso Jerarquía de la norma

Número/Fec ha

Indicar la Indicar el Jerarquía de número que la Norma, el correspond nivel e a la correspondie norma y la nte: fecha de Constitución expedición Nacional, Ley, Decreto, Ordenanza, Acuerdo, Resolución, Políticas, reglamentos, entre otros

Código: Identificación del proceso

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Registrar el Registr Indicar el Resumen Código del ar el número del puntual del Proceso / nombr artículo o artículo o artículos Procedimie e que artículos que se identifi relacionado(s) nto al cual aplica el ca la relacionan resaltando los artículo aspectos norma el Proceso/ Procedimie relevantes relacionado que apliquen nto al Proceso / Procedimiento

Nombre

Registrar el Nombre del Proceso / Procedimiento al cual aplica el artículo relacionado.

NORMOGRAMA

A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de gestión del talento humano y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO NORMOGRAMA Proceso: Gestión del Talento Humano Jerarquía de la norma

Número /Fecha

Constitució n Política de Colombia

1991

Ley

909 de 2004

Título

Constitución Política de Colombia 1991

Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, de carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones Por el cual se

Código:

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

6, 122, 123, 124, 126, 127, 129, 150.19.e, 150.23, 189.14, 189.18, 251.2, 253, 264, 266 Inciso 3o., 268.4, 278.1, 278.6, 279.10, 312 Inciso 2o.

Disposiciones .............. constitucionales .......... en materia de administración de personal al servicio del Estado.

Gestión del Talento Humano

Toda

Empleo público, .............. carrera .......... administrativa y gerencia pública

Gestión del Talento Humano

Decreto Ley

785 de 2005

establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004

Todo

Sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales

.............. ..........

Gestión del Talento Humano

.............. ..........

Nombramiento Ordinario

.............. ..........

Definición de la escala salarial

.............. ..........

Proyección y adopción de la planta de personal

Elaboración y/o .............. actualización del .......... manual específico de funciones y competencias laborales

NORMOGRAMA Proceso: Gestión del Talento Humano Jerarquía de la norma

Decreto

Número /Fecha

1227 de 2005

Título

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto- Ley 1567 de 1998

Código: Artículo (s)

Aplicación Específica

Títulos I y II

- Provisión de empleos

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

................ ........

Gestión del Talento Humano

................ ........

Provisión de empleos de carrera administrativa

- Carrera Administrativa Títulos II y III - Evaluación del Desempeño Evaluación del Título IV - Sistema de Capacitación y Estímulos

................ Desempeño ........

Título V - Retiro del Servicio

Título VI

................ ........

- Gerencia Pública

Programa de estímulos y reconocimientos

Retiro del servicio ................ ........

Título VIII Empleos de Gerencia pública

Decreto

1228 de

Por el cual se reglamenta el

Todo

Comisión de

................

Gestión del Talento

2005

Decreto

Ley

artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las comisiones de Personal

Personal

2539 de Por el cual se 2005 establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005

Todo

734 de 2002

Todo

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único

Elaboración del manual específico de funciones y competencias laborales

Régimen disciplinario de los servidores públicos

........

Humano

................ Gestión del Talento ......... Humano

................ .........

Elaboración y/o actualización del manual específico de funciones y competencias laborales

................ .........

Gestión del Talento Humano

................ .........

Aplicación del régimen disciplinario

(*) Se incluyen de forma adicional las normas, reglamentos, planes y programas adoptados internamente en la entidad, tales como:

-

Normas para la organización y funcionamiento y las funciones generales por dependencia o estatuto básico. Escala salarial. Plan de cargos. Manual específico de funciones y competencias laborales. Plan anual de cargos. Plan de formación y capacitación. Plan o programa de bienestar social. Plan de incentivo. Reglamento de higiene y seguridad industrial. Plan de salud ocupacional. Manual de inducción y/o reinducción. Políticas de Talento Humano

NORMOGRAMA DE PROCESO: CONTROL INTERNO

NORMOGRAMA

Proceso: Control Interno Jerarquía de la norma

Número /Fecha

Código:

Título

Artícu lo (s)

Constitución Política de Colombia

1991

Constitución Política de Colombia 1991

209, 269

Ley

87 de 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

Toda

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Disposición constitucional en .............. materia de .......... Control Interno

Ejercicio del Control Interno

Nombre

Control Interno

Control Interno .............. ..........

Por la cual se expide el 65 El control previo Estatuto General administrativo de Contratación numera de los contratos de la l 3) le corresponde a Administración las oficinas de Pública control interno

Ley

80 de 1993

Directiva Presidencial

01 de 1997

Desarrollo del Sistema de Control Interno

Toda

Decreto

2145 de 1999

Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos de la administración

8

.............. ..........

Control Interno

.............. ..........

Control Interno

Presentación del .............. informe ejecutivo .......... anual de evaluación del sistema control interno

Control Interno

Desarrollo del Sistema de Control Interno

pública de orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones

Decreto

2539 de 2000

Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 noviembre de 1999

Todo

Presentación del .............. informe ejecutivo .......... anual de evaluación del sistema control interno

Control Interno

NORMOGRAMA Proceso: Control Interno Jerarquía de la norma Ley

Ley

Número /Fecha 489 de 1998

617 de 2000

Código: Artículo (s)

Aplicación Específica

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden Nacional, se expiden las disposiciones, principios, reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones

27, 28, 29

Sistema Nacional de Control Interno

Por la cual se reforma parcialmente la ley 136 de 1994, el decreto extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el decreto

75

Título

Proceso/Procedimiento

............... .........

Control Interno

Organización ............... del ejercicio ......... de control interno

Control Interno

1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional

Resolución

196 de 2001

Contaduría General de la Nación.

Toda

Control Interno Contable

............... .........

Control Interno Contable

Todo

Manuales de Procesos y Procedimientos.

............... .........

Control Interno

Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable

Decreto

1537 de 2001

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos del Estado

Funciones Oficinas de Control Interno.

Políticas de Control Interno.

NORMOGRAMA Proceso: Control Interno Jerarquía de la norma

Circular

Código:

Número /Fecha

Título

042 y 048 de 2001

Contaduría General de la Nación.

Artícul o (s)

Aplicación Específica

Todo

Control interno contable y estructura

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

.................... ....

Control Interno Contable

Establece las actividades mínimas a realizar por los jefes de control interno o quien haga sus veces en relación al control interno contable y determina la estructura de los informes

Ley

Decreto

Resolución

734 de 2002

1599 de 2005

142 de 2006

de los informes

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único

34 numera l 31)

Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano

Todo

Por el cual se adopta el manual de implementac

Todo

Adopción .................... Control .... Interno y Auditoría Interna Independien .................... .... te

Generalidad .................... es y .... estructura necesaria para establecer, .................... .... documentar, implementar y mantener un Sistema de control Interno en las entidades del Estado Manual de implementac .................... ión del .... MECI

Control Interno

Auditoría Interna

Control Interno

Auditoría Interna

Control Interno

ión del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Estado Colombiano

1000:2005 .................... ....

Auditoría Interna

*

(*) Se incluyen de forma adicional las normas, reglamentos, planes y programas adoptados internamente en la entidad, tales como:

-

Mapa de procesos. Manuales de procesos y procedimientos. Indicadores. Manual de control interno y/o auditoría interna. Programa de auditoría.

NORMOGRAMA

A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad. NORMOGRAMA DE PROCESO: PREPUPESTO NORMOGRAMA Proceso: PRESUPUESTO Jerarquía de la norma

Número /Fecha

Código:

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

Constitución Política de Colombia

1991

Constitución Política de Colombia 1991

350-352353

LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

LEY

38/89

Normas del presupuesto

Todos

Principios del sistema presupuestal

PRESUPUESTO

LEY

179/94

Algunas modificaciones ley 38/89

Todos

Presupuesto, Responsabilidad, y Transparencia Fiscal

PRESUPUESTO

DECRETO

111/96

Estatuto Orgánico del Presupuesto

Todos

PREUPUESTO

PREUPUSTO

DECRETO

568/96

Regalmentació n ley 38-179 y 225

Todos

Políticas presupuestales

PRESUPUESTO

115/96

Normas sobre elaboración, conformación y ejecución de los presupuesto

Todos

Organización del presupuesto

PRESUPUESTO

DECRETO

• •

•

Manual de procesos y procedimientos Certificado de presupuesto Registro de presupuesto

NORMOGRAMA

A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: INFORMACION

NORMOGRAMA Proceso: INFORMACION Jerarquía de Número/ la norma Fecha ley

715 de 2001

Código:

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

Por el cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencia de conformidad y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros

42,43,93

Sistema de información

INFORMACION

resolución

1446 de 2006

Por el cual se define el sistema de información para la calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención en salud

todo

Sistema de información para la calidad

INFORMACION

decreto

1011 de 2006

Por el cual se establece el sistema de

todo

A los prestadores de servicios de salud la entidad

INFORMACION

garantía de calidad de la atención de salud del sistema general de seguridad social en salud

es promotoras de salud ,las entidades adaptadas , las empresas de medicina propagada y alas entidades departamentales , distritales y municipales de salud

decreto

4747 de 2007

Por la cual se adopta procedimientos, formatos, tiempo y mecanismo entre entidades prestadoras y responsables de pago en los servicios de salud

Art 6

Línea de base de datos de los afiliados al SGSSS

INFORMACION

decreto

2193 de 2004

Por el cual se reglamenta n parcial mente los art 42 de la ley 715 de 2001 y 17 de la ley 812 de 2003

todo

Sistema de evaluación y control de gestión técnica ,financiera y administrativas a las instituciones que participan en el sector y en el sistema general de seguridad social en salud

INFORMACION

RESOLUCIO N

1991 DE 1999

Por el cual se establecen normas para el manejo de la historia clínica

Toda

Historia clínica

INFORMACION

Resolución

3374 de 2000

Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades

Toda

Rips

Información

administradoras de planes beneficios sobre los servicios de salud prestados circular

030 de 2006

Por el cual se definen indicadores en materia de calidad

Toda

Indicadores de calidad

resolución

0951 de 2002

Por la cual se fijan algunos lineamientos en relación con el registro individual de prestación de servicios de salud

Toda

Rips

1995 de 1999

Por la cual se establecen normas para el manejo de las Historias Clínicas

Todos

1716 de 2008

Por el cual reglamenta el funcionamiento del comité de historias clínicas

Todos

Resolución

Resolución

información

INFORMACION

Historias Clínicas Archivo de historias clínicas

Historias Clínicas Comité de Historias clínicas

NORMOGRAMA

A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad. NORMOGRAMA DE PROCESO: CONTABILIDAD NORMOGRAMA Proceso:

Código: Número /Fecha

Constitución política de Colombia

1991

Constitución política de Colombia 1991

209,269,354

Disposiciones constitucionales en materia de control interno

Contabilidad

ley

298 de 1996

Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la constitución política, se crea la contaduría general de la nación como una unidad administrativa especial adscrita al ministerio de hacienda y crédito publico y se dictan otras disposiciones sobre la materia

toda

Contaduría general de la nación

CONTABILIDAD

ley

716 de 2001

Por el cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria

toda

Los organismos que conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional, las entidades de control, organismos electorales ,entidades y organismos

CONTABILIDAD

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento

Jerarquía de la norma

Código

Nombre

estatales sujetos a régimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que administre recursos públicos y si hace parte del balance general del sector publico ley

901 de 2004

Por la cual se deroga la vigencia de la ley 716 de 2001 prorrogada y modificada por la ley 863 de 2003

toda

Saneamiento contable

CONTABILIDAD

decreto

2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad general aceptados en Colombia

todo

Normas contables

CONTABILIDAD

decreto

1282 de 2002

Por el cual se reglamentan la ley 716 del 24 de diciembre de 2001 sobre el saneamiento contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria

todo

Saneamiento contable

CONTABILIDAD

decreto

2539 de 2000

Por el cual se modifican parcialmente el

todo

Presentación del informe ejecutivo anual de

CONTABILIDAD

decreto 2145 de noviembre 4 de 1999

evaluación del sistema de control interno

decreto

143 de 2004

Por la cual se modifica la estructura de la contaduría general de la nación y se determinan las funciones de sus dependencias

todo

Contaduría general

CONTABILIDAD

ley

734 de 2006

Por la cual se expide el código disciplinario único

48 nral 52

Adoptar el sistema nacional de contabilidad

CONTABILIDAD

Resolución

250 de 2003

Resquicitos y plazos para presentación de información

todos

Por el cual se establecen los resquicitos y plazos

CONTABILIDAD

Resolución

356 de 2007

Se adopta el manual de contabilidad

todos

Elaboración del manual de contabilidad

CONTABILIDAD

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: CARTERA NORMOGRAMA Proceso:

Código:

Jerarquía de Número/ la norma Fecha

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

Ley

1122 de 2007

Por la cual hacen modificaciones al sistema de seguridad social en Salud

Art. 6, 9,11, 16

Financiación y recursos

CARTERA

LEY

1066 de 2006

Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera publica

Todos

Cartera en general

CARTERA

LEY

716 de 2001

Normas para el saneamiento contables

Todos

Saneamiento de cartera

CARTERA

LEY

901 de 2004

Modificación de la ley 716 de 2001

Todos

Saneamiento de cartera

CARTERA

DECRETO

4747 de 2007

Regulación de aspectos relacionados entre prestadores y responsables de pagos

Todos

Relación entre prestadores y responsable de pago

CARTERA

DECRETO

4473 de 2006

Por la cual se reglamenta la ley 1066 de 2006

Todos

Reglamento de la cartera

CARTERA

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: FACTURACION NORMOGRAMA Proceso: FACTURACION Jerarquía de Número/ la norma Fecha

Código:

Título

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre FACTURACION

Ley

1231 de 2008

Por la cual se unifica la factura como titulo valor

Todos

Presentación de facturas

FACTURACION

Decreto

4747

Por la cual se adoptan procedimien tos, formatos, tiempo y mecanismo de envió entre prestadores y entidades responsable s de pago de servicios de salud

Todo s

Presentación y pago de facturas

FACTURACION

Ley

1122 de 2007

Por la cual se hacen algunas modificacion es en el sistema general de seguridad social

todo

Sistema general de seguridad social en salud

FACTURACION

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: CALIDAD NORMOGRAMA Proceso: CALIDAD Jerarquía de la norma

Código:

Número/F echa

Proceso/Procedimiento Título

Artículo (s)

Aplicación Específica Código

Nombre

Regula el control de calidad de bienes y servicios, el bienestar general. Constitución política

1991

Constitución política de Colombia 1991

49, 78, 366

CALIDAD

Dirigido a todos los prestadores de servicios de salud, cualquiera sea su naturaleza jurídica.

Ley

715

42,43,44 Y 56

CALIDAD

La calidad de la atención en salud como provisión de servicios accesibles y equitativos para logre la adhesión y satisfacción del usuario.

Decreto

2309

Decreto 2309 de 2000

Todo

CALIDAD

De la auditoria para el mejoramiento de la calidad. Decreto 1011 de 2006 Decreto

Todo

1011

CALIDAD Expida el gobierno, las

Establece sistema de control a los servicios para garantizar

Ley

100 de 1993

instituciones prestadoras que deben estar acreditadas ante las entidades de vigilancia.

153,173, 176,178, 180, 186189, 199, 227, 232

a los usuarios calidad en la atención oportuna, personalizada, humanizada ,integral y de acuerdo con los estándares aceptados en procedimientos y práctica profesional CALIDAD

La calidad de la atención en salud dada por conjunto de características técnico científicos, humanas, financieras que deben tener la seguridad social en salud.

Decreto

2174

Decreto 2174 de 1996

3

CALIDAD

Ley

1122 de 2007

Por la cual se hacen algunas modificacion es en el sistema general de seguridad social

todo

Sistema general de seguridad social en salud

Calidad en los Servicios de Salud

Resolución

1721 de 2008

Por el cual se reglamenta el comité de calidad en HUS

Todo

Funcionamiento del Comité de Calidad

Comité de Calidad

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD NORMOGRAMA Proceso: SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD Jerarquía de Número/ la norma Fecha

Título

Artícul o (s)

Código: Proceso/Procedimiento Aplicación Específica Código

Nombre

Ley

10 de 1990

Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras disposiciones.

todo

Sistema nacional de salud

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

ley

100 de 1993

Por el cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

todo

Sistema de seguridad social

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

ley

1122 de 2007

Por la cual se hacen algunas modificaciones en el sistema general de seguridad social

todo

Sistema general de seguridad social en salud

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

Decreto

1011 de 2006

Por el cual se establece el sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención de salud del sistema general de seguridad social en salud

Prestadores de servicios de servicios de salud,, las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado , las entidades adaptadas ,las empresas de medicina propagada y a las entidades departamentales,

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

distritales y municipales de salud Decreto

4747 de 2007

Resolución

1717 de 2008

Por la cual se reglamenta el comité técnico científico del HUS

Resolución

1718 de 2008

Por la cual se reglamenta el funcionamiento del Comité de Infecciones Intrahospitalaria

315 de 2006

1043 de 2006

Resolución

Resolución

Por la cual se Art. 10adoptan 11-12procedimientos, 13-14formatos, tiempo, 15-16y mecanismo entre 17-18 prestadores y entidades responsables de pago de servicio de salud.

Procesos de Atención medica

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

Todos

Funcionamiento del Comité Técnico Científico

Comité Técnico Científico

Todos

Funcionamiento del Comité de infecciones Intrahospitalaria

Comité de Infecciones Intrahospitalaria

Por medio del cual se modifica la resolución 315 de 2005,en lo relacionado con la combinación de niveles de riesgo para establecer el indicador financiero agregado

Resolución 315 de 2005

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

Por el cual se establece las condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoría para el

Prestadores de servicios de salud

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

mejoramiento de la calidad de la atención y se dictan otras disposiciones Resolución

1445 de 2006

Por el cual se definen las funciones de las entidades acreditadoras

Sistema único de acreditación

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

Resolución

1446 de 2006

Por el cual se define el sistema de información para la calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención en salud

Sistema obligatorio de la garantía de la calidad de la atención en salud

SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD

Resolución

1719 de 2008

Por la cual se reglamenta el comité de ética hospitalaria del HUS

todos

Funcionamiento del comité de ética hospitalaria

Comité de Ética Hospitalaria

Resolución

1720 de 2008

Por la cual se reglamenta el funcionamiento del Comité de Vigilancia Epidemiológica del HUS

Todos

Funcionamiento del comité de Vigilancia Epidemiológica

Comité de Vigilancia Epidemiológica

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA DE PROCESO: FARMACIA Y ALMACEN NORMOGRAMA Proceso:

Código:

Jerarquía de Número/ la norma Fecha Constitución Política 1991

Resolución

Resolución

Decreto

Decreto

1403

255

2200 de 2005

1011 de 2006

Título

Constitución política de Colombia 1991 Modelo de gestión del servicio farmacéutic o Adopción del código único nacional de medicament os Por la cual se reglamenta el servicio farmacéutic o Sistema obligatorio de garantía de calidad

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

189

Todos

Disposiciones del Servicio Farmacéutico

Farmacia

Servicio de medicamento Todos

Todos

Farmacia

Servicio Farmacéutico

Farmacia

Sistema Farmacéutico

Farmacia

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad. NORMOGRAMA DE PROCESO: CONTRATACION NORMOGRAMA Proceso: CONTRATACION

Código:

Jerarquía de Número/ la norma Fecha Título Ley

Artículo (s)

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre Contratación

1122 de 2007

Por la cual se hacen algunas modificaciones en el sistema general de seguridad social

Artículos 16-17

Sistema general de seguridad social en salud en contratación

1876 de 1994

Por la se reglamentan artículos del decreto 1298/94 con relación a las empresa sociales del Estado

Articulo 16

Aplicación de norma del derecho privado

Contratación

Ley

789 de 2002

Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social,

Articulo 50

Paz y salvo en seguridad social

Contratación

Ley

828 de 2003

Paz y salvo en seguridad social

Contratación

Ley

100 de 1993

Procesos de contratación específicos para la salud

Contratación

Ordenanza

18 de 1994

Articulo 10

Contratación

Acuerdo

14 de 1999

Articulo 81

Contratación

Decreto

 

Por la cual para el Articulo 1 control a la evasión del Sistema Seguridad Social Por la cual se crea el sistema de Seguridad Social Integral

Manual de Contratación Manual de Procesos y procedimientos

Articulo 195

NORMOGRAMA A continuación se presentan dos modelos de Nomograma por proceso, que incluyen los procesos de y de control interno, debiendo ser complementados con las normas, políticas y reglamentos que tienen un carácter interno en cada entidad.

NORMOGRAMA PROCESO DE TESORERIA NORMOGRAMA Proceso: TESORERIA

Código:

Jerarquía de Número/ la norma Fecha Título CPN 1991

Artículo (s)

Constitución 13,15,23, política de 48,74,95, Colombia 98,117,11 9,124,127 1991 ,130,345, 352,353 y 356

Aplicación Específica

Proceso/Procedimiento Código

Nombre

RESOLUCIÓN No. 0407 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO E.S.E., y se dictan otras disposiciones”

El GERENTE DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus atribuciones Constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO: a) Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley";

b) Que, a su vez, entre otros aspectos, el Artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley";

c) Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos";

d) Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana, MECI 1000:2005”, en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto.

e) Que le Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

f)

Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al Sistema de Control Interno de la Entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz.

g) Que en cumplimiento del artículo 3º del Decreto 1599 de 2005 el Departamento Administrativo de la Función Pública adoptó y difundió el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, dentro del cual se establecen los lineamientos conceptuales y metodológicos para implementar el modelo en mención.

h) Que, las definiciones y conceptos aquí utilizados corresponden a los establecidos en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios en especial el Decreto 1599 de 2005 sobre el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, por lo que se reconoce la autoría intelectual de quienes los elaboraron.

RESUELVE: TITULO I SISTEMA DE CONTROL INTERNO ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 1000:2005. Adoptar para el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE el Modelo Estándar de Control Interno y su estructura establecida para el Estado colombiano en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen: a) Principios constitucionales y legales del control interno

-

Igualdad: Este principio tiene como fin garantizar que las actuaciones y decisiones de la administración del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE respecto de sus empleados y la comunidad en general se generen en igualdad de condiciones.

-

Moralidad: Con fundamento en este principio, el Sistema de Control Interno ha de velar por que los actos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE sean claros y éticos, que reflejen una gestión pública pulcra y transparente, evitando la corrupción, la deshonestidad, el despilfarro, malversación e irresponsabilidad en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos que presten sus servicios a la entidad.

-

Eficiencia: El Sistema de Control Interno deberá garantizar que todos los planes, programas y proyectos, así como cada una de las actividades que se realicen al interior de la entidad, se realicen en el menor tiempo posible, a los menores costos y a la más alta calidad.

-

Economía: Tiene como objetivo orientar la acción del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE hacia una política de sana austeridad y mesura en el gasto, garantizando una proporcionalidad en términos de costo - beneficio.

-

Celeridad: El principio de celeridad tiene como fin garantizar la agilidad y rapidez en los procesos y desarrollos administrativos en procura de obtener resultados óptimos y oportunos.

-

Publicidad: A través de este principio se ha de garantizar que todos los actos, procedimientos y resultados del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE sean del conocimiento de sus empleados y de la comunidad en general, en forma oportuna y veraz, de tal manera que refleje una imagen clara y confiable de la gestión de la entidad.

-

Imparcialidad: El Sistema de Control Interno, debe garantizar mecanismos que orienten y posibiliten un tratamiento, desarrollo y comportamiento justo e imparcial de la administración del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE hacia la comunidad en general, evitando descriminaciones en relación con los beneficios, responsabilidades, obligaciones y servicios a cargo de cada uno de estos.

-

Valoración de Costos Ambientales: En el ejercicio de las funciones propias del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, todos sus empleados deberán consultar los costos, efectos y consecuencias ambientales, con el fin de preservar el ecosistema y la conservación de un ambiente sano.

a) Principios del Sistema de Control Interno

-

De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

-

De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

-

De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

Artículo 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes: 4.1. Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control al Cumplimiento de la función administrativa del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE los siguientes: a)

Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.

b)

Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación.

c)

Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.

4.2. Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Control Estratégico del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE los siguientes:

a)

Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.

b)

Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.

c)

Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.

4.3. Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control de Ejecución del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE los siguientes: a)

Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

b)

Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.

c)

Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.

d)

Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

4.4. Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Control de Evaluación del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE los siguientes:

Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. a)

Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.

b)

Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno, auditoría interna o quien haga sus veces sobre el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.

c)

Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

d)

Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.

4.5. Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE los siguientes:

a)

Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.

b)

Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los Órganos de Control externo.

c)

Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad.

d)

Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.

ARTÍCULO 5. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, A fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la Entidad, configurándose para este fin los Subsistemas, Componentes y Elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una Estructura de Control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad así: 1.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO.

1.1.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL:

1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano. 1.1.3. Estilo de Dirección.

1.2.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. ELEMENTOS DE CONTROL:

1.2.1. Planes y Programas. 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos. 1.2.3. Estructura Organizacional. 1.3.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. ELEMENTOS DE CONTROL:

1.3.1. Contexto Estratégico. 1.3.2. Identificación del Riesgo. 1.3.3. Análisis del Riesgo. 1.3.4. Valoración del Riesgo. 1.3.5. Políticas de Administración del Riesgo.

2.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.

2.1.

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL:

2.1.1. Políticas de Operación. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 2.1.5. Manual de Procedimientos. 2.2.

COMPONENTE INFORMACIÓN. ELEMENTOS DE CONTROL:

2.2.1. Información Primaria. 2.2.2. Información Secundaria. 2.2.3. Sistemas de Información. 2.3.

COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. ELEMENTOS DE CONTROL:

2.3.1. Comunicación Organizacional. 2.3.2. Comunicación Informativa. 2.3.3. Medios de Comunicación. 3.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN.

3.1.

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. ELEMENTOS DE CONTROL:

3.1.1. Autoevaluación del Control. 3.1.2. Autoevaluación de Gestión. 3.2.

COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. ELEMENTOS DE CONTROL:

3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno. 3.2.2. Auditoría Interna. 3.3.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. ELEMENTOS DE CONTROL:

3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional. 3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos. 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual.

Parágrafo: Los Artículos siguientes definen los Subsistemas, los Objetivos de los Componentes y los criterios básicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operación del Sistema de Control Interno. TÍTULO II SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS CAPÍTULO I SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO ARTÍCULO 6. SUSBISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.

ARTÍCULO 7. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. ARTÍCULO 8. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. El Componente Ambiente de Control esta integrado por los siguientes Elementos de Control: 8.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: Elemento de Control, que define el estándar de conducta del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los Servidores Públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del Estado. 8.2. Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos del Estado. 8.3. Estilo de Dirección: Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. ARTÍCULO 9. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. hacia el cumplimiento de su Misión, el alcance de su Visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

ARTÍCULO 10. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El Componente Direccionamiento Estratégico está integrado por los siguientes Elementos de Control: 10.1. Planes y Programas: Elemento de Control, que permite modelar la proyección del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. 10.2. Modelo de Operación por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión institucional orientándola hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. 10.3. Estructura Organizacional: Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión. ARTÍCULO 11. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función. ARTÍCULO 12. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. El Componente Administración del Riesgo está integrado por los siguientes Elementos de Control: 12.1. Contexto Estratégico: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su Función, Misión y Objetivos Institucionales. 12.2. Identificación de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. 12.3. Análisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. para su aceptación y manejo. 12.4. Valoración del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

12.5. Políticas de Administración de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. CAPÍTULO II SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ARTÍCULO 13. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. ARTÍCULO 14. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. ARTÍCULO 15. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. El Componente Actividades de Control está integrado por los siguientes Elementos de Control: 15.1. Políticas de Operación. Elemento de Control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la Administración del Riesgo previamente definidos por la Entidad. 15.2. Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional. 15.3. Controles: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. 15.4. Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. 15.5. Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos del

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. ARTÍCULO 16. COMPONENTE INFORMACIÓN. Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. ARTÍCULO 17. ELEMENTOS DEL COMPONENTE INFORMACIÓN. El Componente Información está integrado por los siguientes Elementos de Control: 17.1. Información Primaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., pero que afectan su desempeño. 17.2. Información Secundaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la Gestión de la Entidad. 17.3. Sistemas de Información: Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. ARTÍCULO 18. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de 1998. ARTÍCULO 19. ELEMENTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. El Componente Comunicación Pública está integrado por los siguientes Elementos de Control: 19.1. Comunicación Organizacional. Elemento de Control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad. 19.2. Comunicación Informativa. Elemento de Control, que garantiza la difusión de información del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.

19.3. Medios de Comunicación: Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

CAPÍTULO III

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

ARTÍCULO 20. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. ARTÍCULO 21. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. Conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. ARTÍCULO 22. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. El Componente Autoevaluación está integrado por los siguientes Elementos de Control: 22.1. Autoevaluación del Control: Elemento de Control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. 22.2. Autoevaluación a la Gestión: Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. ARTÍCULO 23. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoria Interna o quién haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad.

ARTÍCULO 24. ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. El Componente Evaluación Independiente está integrado por los siguientes Elementos de Control: 24.1. Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. 24.2. Auditoría Interna: Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. ARTÍCULO 25. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. ARTÍCULO 26. ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. El Componente Planes de Mejoramiento está integrado por los siguientes Elementos de Control: 26.1. Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la Entidad Pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés. 26.2. Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la Organización Pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad en su conjunto. 26.3 Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. T ÍT U L O III ROLES Y RESPONSABILIDADES CAPÍTULO I ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad. ARTÍCULO 28. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece la Resolución 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Representante Legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.

A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva Entidad. ARTÍCULO 29. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999. ARTÍCULO 30. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen. ARTÍCULO 31. OFICINA DE CONTROL INTERNO, UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES. La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces con base en los artículos 3º numeral d), 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha.

TÍTULO IV FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ARTÍCULO 32. FUNCIÓN DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Es el examen autónomo del Sistema de Control Interno y de las acciones llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno, será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana, y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. ARTÍCULO 33. FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los

recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento, Soporte Organizacional, Gestión y Resultados. ARTÍCULO 34. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. El Grupo Evaluador de la Oficina de Control Interno, para llevar a cabo la evaluación del Control Interno, de la gestión y resultados de la Entidad, así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y Órgano de Control Fiscal correspondiente. ARTÍCULO 35. INFORMES A PRESENTAR POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, presentará al Representante Legal de la Entidad, y al Comité de Coordinación de Control Interno, los siguientes informes relacionados con la Evaluación Independiente del Control Interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. 35.1. Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quién haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar a su Representante Legal a más tardar el 30 de Enero de cada año, el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la Implementación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de 1999. Así mismo, también lo deberán presentar a sus respectivas Juntas o Consejos Directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos.

De otra parte, los Representantes Legales a su vez, remitirán al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República, 35.2. Informes de Auditoría Interna: El Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quién haga sus veces, reporta al Representante Legal y al Comité de Coordinación de Control Interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.

Toma como base las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los métodos y herramientas de Auditoría Interna que permiten una Evaluación Independiente cierta sobre la gestión y los resultados de la Entidad. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el Plan de Auditoría establecido y ejecutado formalmente por la Oficina de Control Interno y validado por el Comité de Coordinación de Control Interno.

ARTÍCULO 36. FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de Evaluación del Control Interno y de Auditoría Interna, elaborados y presentados por la Oficina de Control Interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la Entidad y los Órganos de Control Externos cuando estos lo requieran.

Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder la Oficina de Control Interno y del archivo general de la Entidad, conforme a los criterios sobre Tablas de Retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidas en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. ARTÍCULO 37. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, comunicará oportunamente por escrito al Representante Legal de la Entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno, los resultados de la Evaluación del Control Interno de la Entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. ARTÍCULO 38. DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el Representante Legal de la Entidad, los directivos y el Comité de Coordinación de Control Interno son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del Control Interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de Auditoría Externa de los Órganos de Control Fiscal. T ÍT U L O V DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO 39. NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de Control Interno Contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información. ARTÍCULO 40. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente Resolución, expedirá a través de un Acto Administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del Sistema de Control Interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

ARTÍCULO 41. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN: La presente Resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE., y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por las cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes. ARTÍCULO 42. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Dada en Sincelejo, a los 11 de marzo de 2008 PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE

JUAN JOSE ARANA CHACON Gerente

ACTA DE COMPROMISO PARA LA IMPLEMENTACION DEL MECI 1000:2005 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ENTIDAD: HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO E.S.E

ACTA No. 001 LUGAR Y FECHA: MARZO 12 DE 2008 El suscrito GERENTE máxima autoridad representante legal de la entidad, conjuntamente con el Equipo Directivo de la Entidad manifiestan su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO E.S.E a través de la expedición de un acto administrativo por medio del cual se adopta y reglamenta el Modelo Estándar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la Entidad Pública y en particular a lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005.

El Sistema de Control Interno que se adopta, se constituirá un instrumento gerencial que permita el cumplimiento de los objetivos fijados por la Entidad en desarrollo de su función institucional y el mejoramiento de la gestión, así como la cualificación del ejercicio del Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales. Esta herramienta fundamental, le permitirá a la Entidad Pública desarrollar, implementar y mantener en operación del Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de 1993. Con base en este Modelo Estándar de Control Interno se busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado. Este Sistema se constituye en una herramienta de control que tiene la ciudadanía para analizar el grado de gestión de la Entidad, contribuye a la calidad de la gestión institucional, a la cualificación de los Planes de Mejoramiento, el fenecimiento de las Cuentas, el ejercicio del Control Interno Contable, el cumplimiento de las medidas de austeridad y Lucha contra la Corrupción, entre otros aspectos. El suscrito el gerente y su Equipo Directivo expresan su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno que se adopta para la Entidad, conforme al Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y convoca a los demás niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que

el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales de la Entidad Pública. Igualmente, el suscrito y su equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilización sobre el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y a generar y estimular la participación de los Servidores Públicos a su cargo en pro del Diseño, Implementación, Desarrollo, Seguimiento y Evaluación del mismo. Así mismo, se compromete a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, como un insumo básico dentro del proceso de planeación y seguimiento. Para constancia se firma en la ciudad de Sincelejo Sucre a los 12 días del mes de marzo de 2008.

JUAN JOSE ARANA CHACON Gerente NOTIFICADOS:

ESTELLA VASQUEZ GARCIA Subgerente Operativa Directivo Primer Nivel

OSCAR BARRIOS GURDIOLA Subgerente de Servicios de Salud Directivo Primer Nivel

CÓDIGO DE ÉTICA O DE CONDUCTA INTRODUCCION El código de ética del Hospital Universitario de Sincelejo está fundamentado en los principios y valores de la empresa, según los postulados de la constitución política de Colombia para la prestación de servicios de salud artículo 49 y la ley 734 de 2002 código único disciplinario. Sus proposiciones deberán ser acogidas por toda persona que labore o preste servicios en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE.

TITULO I DISPOSICIONES GENERALES EL CÓDIGO DE ETICA: Es el documento que ayudará al logro de los objetivos y compromisos éticos de la dirección con respecto a la gestión, garantizando la adecuada administración, el acatamiento de las normas tanto internas como externas, la transparencia de todas las actuaciones administrativas y la actuación ética de los funcionarios.

PARA QUE EL CÓDICO DE ÉTICA Para fortalecer una cultura ética y de servicio. Para priorizar los valores y principios que aplicados conllevan la humanización en el servicio. Para fomentar unos ideales de convivencia, integración, participación y solidaridad. Para que el servicio de los servidores y servidoras de los servicios de salud no solo se rija por la normatividad sino también por las acciones y emociones de unos hombres y unas mujeres para quienes servir a la comunidad da sentido a su labor.

ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente código de Ética o de Conducta, es de obligatorio cumplimiento para todos y cada uno de los empleados en cualquier nivel y en cada una de sus áreas.

NATURALEZA JURÍDICA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO: Es una institución pública descentralizada del orden Departamental con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, bajo la dirección del Ministerio de la Protección Social.

ORIENTACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE: CAPITULO I MISIÓN: Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios integrales de salud de mediana y alta complejidad, en el Departamento de Sucre, apoyando la investigación y formación universitaria, buscando generar satisfacción integral con los más altos estándares de calidad, ética y rentabilidad social, respetando los deberes y derechos de nuestros usuarios, con racionalidad técnico – científica, en condiciones de equilibrio financiero, excelente recurso humano fundamentado en valores y principios comprometidos en la prestación de los servicios.

VISIÓN: El Hospital Universitario de Sincelejo, será para el año 2012 la Empresa Social del Estado líder en la región en prestar servicios de salud, con énfasis en alta complejidad, acreditada, y reconocida por su alta excelencia en la gestión, con viabilidad financiera, investigación científica, docencia y como Hospital de referencia, orientado a la satisfacción del usuario con eficiencia, calidad y responsabilidad social.

VALORES: El Hospital Universitario de Sincelejo se rige bajo los siguientes valores:

RESPETO: Apreciar, aceptar opiniones.

y valorar

las cualidades de los demás, considerar de forma tolerante sus

TOLERANCIA: Capacidad para saber escuchar a los demás.

HONESTIDAD: Expresarse y comportarse con coherencia y sinceridad y de acuerdo con valores de verdad y justicia.

CREATIVIDAD: Organizar producir y desarrollar una actitud innovadora y valiosa.

COMPROMISO: Establecer el ir más allá del simple deber, transcender la norma y lograr el deber ser.

SOLIDARIDAD: Integración adecuada de las personas para asociar esfuerzos con el propósito de obtener determinados fines para algunos o para todos.

PERTENENCIA: Compromiso con la realización de nuestra organización

RESPONSABILIDAD: Hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en la cantidad esperada y con la calidad deseada.

VOCACIÓN SOCIAL: Capacidad de interpretar la necesidad del otro y ofrecer alternativas de solución desde el servicio.

PRINCIPIOS: El Hospital Universitario de Sincelejo se rige bajo los siguientes principios.

CALIDAD: Buscar siempre la excelencia en la prestación de los servicios.

ECONOMÍA: Relación costo beneficio (construir, mantener y operar entregando nuestro mejor recurso el servicio).

la entidad, minimizando los costos y

TRANSPARENCIA: La entidad seleccionará de manera objetiva las mejores propuestas, a través de procesos que aseguren la imparcialidad y la igualdad de oportunidades.

PUBLICIDAD: Los procesos se adelantaran, de tal forma que se garantice el libre acceso de las personas naturales y jurídicas que manifiesten interés en contratar y cumplan todos los requisitos. ECOLOGÍA: Relación hombre – medio ambiente, contribuir al equilibrio con el entorno natural. Esto en aras de optimizar los procesos y procedimientos, con la finalidad de hacerlos más equitativos y transparentes, minimizar los riesgos que ponen en peligro el ejercicio de los valores institucionales.

CAPITULO II OBJETIVO GENERAL Sensibilizar a los servidores de la empresa y darles las herramientas necesarias para que por convicción se comprometan a cambiar los hábitos que impiden su desarrollo individual y por lo tanto el desarrollo de todo el personal. Proporcionándonos un modelo de cultura moral buscando fortalecer la voluntad de servicio, vivir con mayor conciencia y actuar con compromiso, para obtener la responsabilidad, la unión y la fortaleza que demanda la misión del Hospital Universitario de Sincelejo.

TITULO II RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO EN EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES. Artículo 1º. Como persona comprometida con la esencia de su actividad laboral, el funcionario del hospital, conoce la responsabilidad social implicada en su trabajo, por ello se mantiene alerta frente a situaciones o presiones personales, sociales, institucionales, económicas o políticas, que puedan conducirlo al abuso de su prestigio o influencia. Todos los funcionarios deberán velar exclusivamente por la tutela y protección de los intereses de la ESE, sin privilegiar intereses propios o de terceros. Artículo 2º. Como funcionario de la institución, desarrollará su trabajo con rectitud y sentido profesional, con respeto, pertenencia, solidaridad, participación, productividad, eficiencia, ética, responsabilidad, compromiso, honestidad, transparencia, calidad y tiene la responsabilidad de permanecer alerta y no aceptar presiones que puedan distorsionar sus informes, y las labores propias de sus funciones e impedir el uso apropiado de los mismos. Artículo 3º. Los funcionarios deberán proponerse realizar todas las acciones tendientes a mejorar constantemente su rendimiento, proponiéndose actualizar sus conocimientos partiendo de su capacidad y formación individual. Articulo 4º. La custodia de los bienes del Hospital Universitario de Sincelejo y los de terceros recibidos en comodato son responsabilidad de los empleados, quienes los cuidarán, sacándoles el máximo beneficio en el desempeño de las funciones para el logro de los objetivos y metas institucionales. Estos bienes no se usarán para fines distintos a los asignados en el desempeño del objeto social de la institución, de igual manera se comunicará inmediatamente cualquier daño o pérdida.

TITULO III DE LA SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS CAPITULO I PROCESO DE SELECCIÓN Articulo 5º. Para el proceso de reclutamiento de funcionarios y contratistas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 1.- El hospital Universitario de Sincelejo vinculará a sus empleados con fundamento en sus meritos profesionales y experiencia, todos los procesos que se realicen en la entidad, se harán con transparencia y honestidad. 2.- El Gerente, los subgerentes y líder de talento humano, tienen el deber como parte del proceso de selección considerar los siguientes aspectos: los requisitos de acuerdo al manual de funciones y competencia, integridad y moralidad; así mismo se verificarán los certificados de estudio y experiencia profesional y se comprobarán las referencias y la autenticidad de los documentos. 3.- Dando cumplimiento al artículo 122 de la Constitución política que dice, no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento para proveer los de carácter remunerado se

requieren que estén contemplados en la respectiva planta de personal y provistos sus emolumentos, en el presupuesto correspondiente. - Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben. - Antes de tomar posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente lo solicite deberá declarar, bajo juramento, el monto de sus bienes y rentas. - Dicha declaración solo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servidor público. - Sin perjuicio de las demás sanciones que establezca la ley, el servidor público que sea condenado por delitos contra el patrimonio del estado, quedará inhabilitado para el desempeño de funciones públicas. - Y las demás disposiciones que tenga la empresa.

TITULO IV MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y LEALTAD CON LA ENTIDAD CAPITULO I CONFIDENCIALIDAD Artículo 6º. No podrán ser divulgados ni utilizados en provecho propio o de un tercero, los datos personalísimos de los directivos y funcionarios o beneficiarios, las reservas legales o bancarias y todo lo que tenga relación con los derechos o registros de la empresa. Artículo 7º. Los funcionarios obviarán facilitar información con la intención de beneficiar o perjudicar a cualquier individuo, en los procesos que se adelanten en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE, en desarrollo de su actividad contractual.

CAPITULO II DE LA LEALTAD Artículo 8º. Compete a todos los funcionarios velar por el buen nombre de la empresa en todo el globo terrestre, hacer con ánimo constructivo las criticas para corregir posibles errores y fomentar un clima de comunicación cimentado en el respeto, la lealtad, la cooperación, el trabajo en equipo para así elevar la calidad de los servicios.

TITULO V COMPORTAMIENTO DEL FUNCIONARIO DENTRO DE LA EMPRESA: CAPITULO I

DEL ACTUAR DE LOS FUNCIONARIOS Artículo 9º. Las relaciones de los empleados dentro de la ESE se basaran en el respeto, compañerismo, tolerancia, lealtad, solidaridad y la bondad. Artículo 10º. Los empleados procederán en todos los casos con criterio justo, evitando dar o propiciar comentarios de hechos que beneficien a personas en perjuicio de la empresa, del estado o de terceras personas. Artículo 11º. Los directivos y funcionarios del Hospital no podrán participar en la selección y adjudicación de contratos, administración de recursos, operaciones financieras, en las que sea parte su conyugue y parientes que se encuentren hasta el segundo grado consanguinidad o afinidad o con personas jurídicas en las que posean más del 25% de su capital social u ocupen cargos de dirección y manejo. Articulo 12º. Los funcionarios no podrán recibir dadivas por parte de los proveedores del hospital en ninguna época del año. Así mismo les está prohibido recibir beneficios de farmacias, laboratorios, ópticas entre otras instituciones similares encargadas del suministro de elementos de prescripción médica.

Artículo 13º. Los empleados comunicarán a sus superiores todo hecho o irregularidad cometido por si mismo, por parte de otro funcionario o de un tercero que pueda lesionar los intereses de la empresa. No intervendrán en situaciones que permitan actos incorrectos o punibles, o que puedan utilizarse para excitar a error o usarse en forma contraria al interés público.

TITULO VI EL MEDICO Y SUS FUNCIONES Articulo 14º. Los médicos tendrán en cuenta los principios éticos que protegen los interese de la ciencia y los derechos de la persona, e igualmente se obliga a trasmitir conocimiento al tiempo que ejerce la profesión conservando la salud de las personas.

CAPITULO I INTERACCIÓN MÉDICO - PACIENTE Artículo 15º. La interacción medico paciente puede darse mediante cualquiera de las siguientes situaciones: 1.- Por disposición voluntaria de ambas partes. 2.- Por solicitud de terceras personas. 3.- Por decisión personal del médico en caso de accidente. 4.- Por compromiso adquirido con una entidad prestadora de servicios de salud. Artículo 16º. El médico utilizará los procedimientos y medicamentos a su disposición, mientras subsista la esperanza de aliviar o curar la enfermedad. Artículo 17º. El médico no prestará sus servicios para actos que le sean contrarias a su ética e

impidan el libre y correcto ejercicio de la profesión, respetará la decisión del paciente de prescindir de sus servicios; en su consultorio puede recibir y tratar a todo paciente que lo solicite con el decoro y la responsabilidad que se requiere, en su evaluación expedirá los exámenes necesarios para precisar el diagnostico y prescribir el tratamiento correspondiente. No podrá exigir al paciente exámenes innecesarios, ni lo someterá a tratamientos o procedimientos quirúrgicos que no se justifiquen. Articulo 18º. El médico no intervendrá quirúrgicamente a personas incapaces, en estado de inconsciencia o a menores de edad sin la autorización de las personas responsables a menos que la urgencia del caso así lo amerite.

Artículo 19º. Los tratamientos médicos y quirúrgicos que sean indispensables y puedan afectar física o psíquicamente al paciente, el profesional de la salud tiene el deber de informar por anticipado al paciente o al responsable de tales consecuencias. Artículo 20º. La responsabilidad médica por reacciones adversas, inmediatas o tardías causadas a consecuencia del tratamiento, no irá más allá del riesgo previsto, el médico hará la advertencia al paciente o a sus familiares.

TITULO VII DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS Artículo 21º. Las historias clínicas deberán ser diligenciadas con claridad y en cumplimiento de la resolución Nº 1995 de 1999 del ministerio de la protección social. El conocimiento que de estas tengan las auxiliares de los profesionales de la salud no son violatorios del carácter privado y reservado de ésta (D.3380/81. Art. 23). Artículo 22º. Cuando haya cambio de médicos, el médico saliente está obligado a entregar la historia con sus anexos a su reemplazante. Articulo 23º. Podrán tener acceso a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la ley: a) el equipo de salud, b) el usuario, c) las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la Ley Resolución 1995 de 1999 art. 14. Artículo 24º. El secreto profesional médico es aquel que no es ético revelar sin justa causa, el personal asistencial está obligado a guardar el secreto hasta cuando reciba orden contraria de autoridades competentes.

TITULO VIII DEL PERSONAL ASISTENCIAL Y SU COMPORTAMIENTO EN LA EMPRESA Artículo 25º. Además de las establecidas para el personal administrativo, se contemplan las siguientes normas de conductas para el personal asistencial de la ESE. Hospital Universitario de Sincelejo. 1.- Los funcionarios del área asistencial tendrán por sus colegas y personal auxiliar subalterno

respeto, lealtad, aprecio, solidaridad y la consideración que se merecen, sin descuidar su categoría profesional y cumplimiento de sus deberes como superior; es de anotar que los valores antes mencionados son la base fundamental de las relaciones entre los funcionarios. 2.- Los médicos no criticaran los procedimientos efectuados por sus colegas ni expresaran dudas sobre los métodos de trabajo ni de sus capacidades. Así mismo no los calumniaran ni los injuriaran ni trataran de perjudicarlo en su ejercicio profesional. 3.- Los especialistas de la salud se centraran únicamente en la atención de su especialidad cuando se trate de un paciente remitido. 4.- Los médicos tienen la obligación de proteger la salud de sus pacientes sin comisionar en personas menos calificadas cualquier procedimiento que requiera de su idoneidad profesional, de igual forma prescribirán y supervisaran la labor del personal auxiliar con el objeto de prestar al paciente un excelente servicio. 5.- Los médicos tienen la obligatoriedad de requerir el apoyo de sus colegas que por su experiencia y capacidades puedan contribuir a mejorar la salud de sus pacientes, de igual forma éste obligado a prestar su colaboración cuando le sea requerida. 6.- Los médicos no podrán recibir emolumentos de los pacientes que atienden en el Hospital Universitario de Sincelejo como paga por sus servicios, al igual que el personal auxiliar. 7.- El personal auxiliar no está facultado para cambiar los tratamientos prescrito por los médicos aún cuando se lo solicite el paciente, u otro médico sin el consentimiento del colega. 8.- Es de estricto cumplimiento del personal asistencial informar por escrito a la subgerencia Servicios Asistenciales de cualquier acto deshonesto y anti ético cometido por cualquier colega.

TITULO IX INHABILIDADES, IMPEDIMENTOS, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES CAPITULO I DE LAS INHABILIDADES Se entiende por inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades, y conflicto de intereses los señalados en la constitución y en la Ley. Artículo 26º: Inhabilidades sobrevinientes. Las inhabilidades sobrevinientes se presentan cuando al quedar en firme la sanción de destitución e inhabilidad especial o cuando se presente el hecho que las generan el sujeto disciplinable sancionado se encuentra ejerciendo cargo o función pública diferente de aquel o aquella en cuyo ejercicio cometió la falta objeto de la sanción. En tal caso, se le comunicará al actual nominador para que proceda en forma inmediata a hacer efectivas sus consecuencias.

CAPITULO II

DE LAS INCOMPATIBILIDADES Artículo 27º. Constituyen incompatibilidades para desempeñar cargos públicos los siguientes: Para todo servidor público, adquirir o intervenir directa o indirectamente, en remate o venta de bienes que se efectúen en la entidad donde labore o en cualquier otra en la cual ejerza control jerárquico o de tutela o funcione de inspección, control y vigilancia. Esta prohibición se extiende aún encontrándose en uso de licencia.

CAPITULO III DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES Artículo 28º: Conflicto de intereses. Todo empleado deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o di lo tuviere su conyugue, compañero (a) permanente, o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público, el empleado deberá declararse impedido.

TITULO X CAUSALES DE DISTITUCIÓN Según los literales f) y g) del artículo 37 de la Ley 443 de 1998, son causales de retiro del cargo los siguientes: f) Por destitución, desvinculación o remoción como consecuencia de investigación disciplinaria. g) Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo. El Código Disciplinario Único, art. 44, establece que el servidor público está sometido a las siguientes sanciones: a) Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima. b) Suspensión en e ejercicio del cargo e inhabilidad especial para las faltas graves dolosas o gravísimas culposas. De conformidad con el código Disciplinario, son faltas gravísimas las contempladas en el art. 48 en cada uno de sus 63 incisos. Rige a partir de la fecha de su expedición y será divulgado a todo el personal que preste sus servicios en la empresa.

JUAN JOSÉ ARANA CHACON GERENTE

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO E.S.E

MANUAL DE CONTROL INTERNO

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO E.S.E

JUAN ARANA CHACON GERENTE

NOVIEMBRE, 2008

1. EL CONTROL INTERNO 1.1 DEFINICIÓN

El Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. "El control interno es el conjunto de planes y métodos, procedimientos y normas necesarios para garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones del ente prestador del servicio de salud, así como el ejercicio de las funciones de sus servidores, se realicen de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes y de acuerdo con estrictos criterios de eficacia y eficiencia". "Control Interno es el plan de organización y métodos adoptados dentro de la entidad, con el fin de proteger y salvaguardar los activos, dificultando la comisión de fraudes o errores no intencionados que se traduzcan en perdidas; además de asegurar el grado de confianza de la información contablefinanciera, promover la eficiencia operativa y garantizar la adhesión a las políticas estableadas por la entidad."

Para el Comité de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores el Control Interno se define como: "El plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para la protección de sus activos, la promoción de la eficiencia de operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección". De acuerdo a las anteriores concepciones y teniendo en cuenta los preceptos constitucionales, se puede definir el Control Interno a escala oficial como: El Control Interno es una función asesora de la administración estatal que mediante un plan de organización y coordinación de todos los métodos, medidas adoptadas en una entidad bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía celeridad, imparcialidad y publicidad permite salvaguardar los bienes comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables y ayudar en forma eficiente y precisa a las políticas administrativas con el propósito de que se cumplan con los fines generales del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, mediante un servicio íntegro a la comunidad y a la promoción de la prosperidad general.

Control Interno para el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO se genera tomando como base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. El Control Interno que se establece para el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

Este CONTROL INTERNO se ha formulado con el propósito de que el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO pueda mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO – HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales.

Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:

a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

El Sistema de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo. El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, la implementación de algunos de los requisitos estipulados por la ley ya se han dado en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, por lo que su existencia permite inferir que hacen parte integral del presente documento, en capitulo final se hará mención detallada de cada uno de estos manuales.

ESTRUCTURA DE CONTROL.

Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, el SISTEMA DE Control Interno DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SUCRE estará integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma: 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL

1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano 1.1.3. Estilo de Dirección 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTOS DE CONTROL

1.2.1. Planes y Programas 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos 1.2.3. Estructura Organizacional 1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ELEMENTOS DE CONTROL

1.3.1. Contexto Estratégico 1.3.2. Identificación del Riesgo 1.3.3. Análisis del Riesgo 1.3.4. Valoración del Riesgo 1.3.5. Políticas de Administración del Riesgo 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL

2.1.1. Políticas de Operación 2.1.2. Procedimientos 2.1.3. Controles 2.1.4. Indicadores 2.1.5. Manual de Procedimientos 2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN ELEMENTOS DE CONTROL

2.2.1. Información Primaria 2.2.2. Información Secundaria 2.2.3. Sistemas de Información

2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN ELEMENTOS DE CONTROL

2.3.1. Comunicación Organizacional 2.3.2. Comunicación Informativa 2.3.3. Medios de Comunicación 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN ELEMENTOS DE CONTROL

3.1.1. Autoevaluación del Control 3.1.2. Autoevaluación de Gestión 3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE ELEMENTOS DE CONTROL

3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno 3.2.2. Auditoría Interna 3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO ELEMENTOS DE CONTROL

3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional 3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Con base en la Estructura establecida anteriormente, los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de La implementación del Control Interno. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad. 1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Entidad Pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad. 1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Este control, define el estándar de conducta del Hospital y establece las declaraciones explícitas de forma participativa en relación con las conductas de los Servidores Públicos para la aplicación de los propósitos del Hospital, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado. Para esto, requiere que su formulación sea explícita para que se convierta

en un parámetro del comportamiento que oriente la actuación de todos los servidores y se propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de la Institución. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: Este elemento, define el compromiso del Hospital con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por el Hospital de la cual se aplica los principios de justicia equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores del Estado. 1.1.3 Estilo de Dirección: Este control define la filosofía y el modo de administrar del Gerente. El modo o la manera que asume el nivel directivo la conducción de la Institución, define un estilo de gestión propio que tiene como base los principios y valores individuales. El Estilo de Dirección constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la Institución, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas del Hospital, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los Servidores Públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos.

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de Elementos de control define la ruta organizacional que debe seguir el Hospital para lograr sus objetivos misionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo sus funciones; encausa su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la Institución, así como los parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su composición a través de tres elementos: • • •

Planes y programas Modelo de operación Estructura Organizacional.

1.2.1 Planes y Programas. Los planes y programas permiten modelar la proyección del Hospital a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. Los planes y programas materializan las estrategias de la organización establecidas para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Institución. Al realizar la planeación, se debe tomar en cuenta el Presupuesto Público, expresión financiera de los planes y programas, garantizando que exista una total coherencia e integración entre ellos. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos: Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación del Hospital, armonizando la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causaefecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Institución. La gestión por procesos define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener un producto. Un modelo de operación se establece a partir de la identificación de los procesos y sus interacciones. 1.2.3 Estructura Organizacional Es un elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en el Hospital, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal. La Estructura Organizacional está compuesta por la estructura u organización interna de la Institución, por su planta de personal y por el manual específico de funciones y competencias laborales; se define a partir de los procesos y procedimientos que conforman el modelo de operación y que permiten cumplir los objetivos institucionales. La parte que la dinamiza

es el recurso humano, por lo tanto, el diseño de los perfiles de los cargos o empleos debe estar acorde con dicho Modelo.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la del Hospital evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la Institución, autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos 1.3.1 Contexto Estratégico: El contexto estratégico, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones del Hospital, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales 1.3.2 Identificación de Riesgos: La identificación de riesgos es un elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales que estén o no bajo el control del Hospital, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo causas y efectos de su ocurrencia. La identificación de riesgos se realiza tomando como referente el Componente de Direccionamiento Estratégico, para ello, se determinan los eventos generados en el entorno o dentro de la Institución que puedan afectar el logro de los objetivos. A continuación se presentan los conceptos que identifican el riesgo. Riesgo: representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Hospital y afectar el logro de sus objetivos. Causas: son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgos.

Efectos: constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos del Hospital; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales como: daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental. 1.3.3 Análisis del Riesgo: Este elemento, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad del Hospital para su aceptación y manejo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:

La Calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. La Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición del Hospital al riesgo y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento, confianza, interrupción del servicio y daño ambiental. 1.3.4 Valoración del Riesgo: Determina el nivel o grado de exposición del Hospital al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. La valoración del riesgo toma como base la calificación y evaluación de los riesgos, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. 1.3.5 Políticas de Administración de Riesgos: Este elemento de control permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del Hospital. De esta forma se establecen las guías de acción para que todos los servidores coordinen y administren los eventos que pueden lograr de los objetivos de la Institución. Las Políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos con base en su valoración y permiten tomar

decisiones adecuadas para evitar, reducir, compartir o transferir, o asumir el riesgo. Para ello continuación se consideran los siguientes aspectos. Evitar el riesgo: tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Reducir el riesgo: implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). Compartir o Transferir el riesgo: reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en l caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Asumir un riesgo: aceptar la pérdida residual probable y elaborar los planes de contingencia para su manejo. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Es el conjunto de componentes de control que aseguran el control a la ejecución de los procesos del Hospital, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. Este Subsistema está compuesto por estándares de control que deben ser diseñados, adoptados e integrados a la operatividad del modelo de operación, buscando garantizar el cumplimiento de los resultados esperados, fijados mediante el proceso de direccionamiento estratégico de la Institución. Por lo tanto es necesario establecer las reglas, acciones, métodos, Procedimientos e instrumentos necesarios en el Hospital que le aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos previstos, a través de tres Componentes, a saber: Actividades de Control, Información y Comunicación Pública. 2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de Elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas del Hospital, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

El Componente se desagrega en los siguientes elementos: • Políticas de operación • Procedimientos • Controles • Indicadores • Manual de procedimientos 2.1.1 Políticas de Operación: Las políticas de operación establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución del Hospital y define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Institución. Establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que afectan el cumplimiento de las metas y sus resultados. 2.1.2 Procedimientos: Está conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación del Hospital. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Las actividades que conforman un procedimiento se elaboran de forma grafica con los diagramas de flujo, los cuales permiten identificar las actividades y áreas que participan en su ejecución, y es un medio ágil para detectar dificultades de operación y establecer posibles soluciones.

2.1.3 Controles. Lo constituyen el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del Hospital. Los Controles se diseñan para las actividades, tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación, con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Los Controles se clasifican en:

Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización. Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. 2.1.4 Indicadores: Los indicadores están, conformados por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión del Hospital. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Institución, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la Institución, y estos son: Indicadores de Eficiencia: establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Indicadores de Eficacia: miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el modelo de operación. Indicadores de Efectividad (impacto): miden la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas. 2.1.5 Manual de Procedimientos. Es un elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos del Hospital, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. El diseño del Manual de Procedimientos (de Operación) de la Institución, le permite consolidar todos los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos y Actividades de Control, asegurando que contenga todos los aspectos necesarios para dirigir las operaciones hacia el logro de sus objetivos. 2.2 COMPONENTE INFORMACIÓN. Conjunto de Elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés del Hospital a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Institución al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. La información constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos del Hospital. Por esta razón, es indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin.

Como componente de control, la información se estructura en los siguientes elementos: • • •

Información primaria Información secundaria Sistema de información

2.2.1 Información Primaria. La información primaria esta compuesto por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con el Hospital, pero que afectan su desempeño. La información primaria proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la Institución esta fuente externa la componen la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismo. Se puede obtener esta información a través de mecanismos como las solicitudes de quejas y reclamos, que son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales; a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia 2.2.2 Información Secundaria. Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del Hospital, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Institución. La información secundaria toma como base la información primaria y la relacionada con los hechos financieros, económicos y sociales que se generan en el desarrollo de su función administrativa. 2.2.3 Sistemas de Información. Esta conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones del Hospital. Constituyen el conjunto de tecnologías informáticas construidas, procedimientos diseñados, mecanismos de control implementados y asignación de personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información. 2.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Conjunto de Elementos de control que permiten que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización. El diseño de la comunicación del Hospital, debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos o de Gobierno, la gestión administrativa y a proyectar la imagen de la Institución.

Este componente de Control se fundamenta en tres elementos: • • •

Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación

2.3.1 Comunicación Organizacional. La comunicación organizacional es un elemento, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del Hospital para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la Institución 2.3.2 Comunicación Informativa. Este control garantiza la difusión de información del Hospital sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. Es decir, es uno de los mecanismos que deben implementar la Institución, que facilita la participación de la ciudadanía en la gestión pública. Para esto se debe implementar estrategias permanentes de rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las Leyes.

2.3.3 Medios de Comunicación: Los medios de comunicación lo constituyen el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el Hospital, para garantizar la

divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de las políticas fijadas en materia de comunicación organizacional e informativa, la Institución debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación.. 3. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno del Hospital; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización. El Subsistema de Control de Evaluación desarrolla mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Institución.

El Subsistema se estructura bajo tres Componentes: • • •

Autoevaluación Evaluación independiente Planes de Mejoramiento.

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN: Conjunto de Elementos de control que al actuar en forma coordinada en el Hospital, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos. La Autoevaluación monitorea los controles en la operación de los procesos institucionales a través de la medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito es tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

Cuenta con los siguientes elementos: • •

Autoevaluación del Control. Autoevaluación de la Gestión

3.1.1 Autoevaluación del Control. Es un control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada unidad funcional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. 3.1.2 Autoevaluación a la Gestión. La evaluación de gestión se basa en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos del Hospital que permite una visión clara de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Institución hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

3.2 Componente: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Conjunto de Elementos de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos del Hospital por parte de la Oficina de Control Interno, instancia que tiene como características principales la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la Institución. Se ejecuta a través de dos Elementos: • • •

Evaluación del Sistema de Control Interno. Auditoría Interna. Evaluación Independiente al sistema de Control Interno

Este elemento de control tiene como objetivo verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos del Hospital. La Oficina de Control Interno, es la responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración. Igualmente dentro de sus obligaciones presenta informes a la Gerencia y al Comité de MECI Directivo de la Institución, haciendo énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema. Auditoria Interna Es un elemento que permite realizar un examen objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados del Hospital. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión. Su propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la Institución, apoyando a la Dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes. 3.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos del Hospital se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.

Este Componente se estructura en tres Elementos: • • •

Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional. El plan de mejoramiento institucional permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales del Hospital. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la norma de creación y la ley. El plan de mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y

análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. 3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos. Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro del Hospital, que deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Institución en su conjunto. Los planes de mejoramiento por procesos contienen las acciones para subsanar las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. 3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual. El plan de mejoramiento individual contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. Los planes de mejoramiento individual contienen los compromisos que asume el funcionario con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él.

ROLES Y RESPONSABILIDADES. 5.1. Responsabilidad de la Alta Dirección.

La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad. 5.2. Representante de la Dirección.

Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, el representante legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva Entidad. 5.3 Comité de Coordinación de Control Interno.

El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999. 5.4 Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

Los Servidores Públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

5.5 Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga susveces.

La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces, con base en los artículos 3º numeral d), 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha. 1.2 OBJETIVOS 1.2.1 Eficiencia operativa

a) En el sistema de control interno puesto que debe ser: oportuno, objetivo, planeado, sistemático, confiable, exacto, seguro, integro y asesor. b) En el sistema general administrativo y financiero del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Sucre puesto que debe lograr dar cumplimiento a políticas y planes trazados por la administración. 1.2.2' Garantizar que todas las actividades y operaciones del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, así como el ejercicio de las funciones de sus servidores cumplan con las normas constitucionales y legales vigentes. 1.2.3 Salvaguardar los recursos materiales y financiaros del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

a) PREVENIR FRAUDES, LOCALIZAR ERRORES, SI ESTOS SUCEDEN, Y PODER FIJAR SU MONTO. En la mayoría de casos los fraudes surgen por falta de un adecuado sistema de Control Interno, pero por perfecto que este sea nunca dará una garantía total. b) COMPROBAR LA VERACIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. El propósito del control interno en este sentido es garantizar que los informes y los estados financieros provenientes de la contabilidad sean correctos, oportunos, y que estén de acuerdo tanto con las necesidades del Hospital como la normatividad constitucional y disposiciones específicas.

C) ESTIMULAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL

Un adecuado Control Interno permite descubrir la mala utilización o destilación de los recursos y facilita la formulación de los correctivos pertinentes, redundando en el mejoramiento de la eficiencia de los jefes y empleados. d) SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS U OBTENER UN CONTROL EFECTIVO SOBRE TODOS LOS ASPECTOS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO El control Interno debe garantizar que los bienes del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO se mantengan bajo conservación y custodia, y que se utilicen correcta y eficazmente de acuerdo con los fines establecidos.

1.2.4 Garantizar la producción de información financiera, administrativa y de gestión veraz, así como su entrega oportuna a los niveles adecuados. 1.2.5 Garantizar la salvaguarda de los activos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, así como los puestos bajo su custodia. 1.2.6 Fomentar la eficiencia y eficacia operacional. 1.3 ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1.3.1 Plan de Organización

De be existir una estructura orgánica en la que estén perfectamente definidas diversas actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO para un adecuado cumplimiento de los objetivos, contando así la Administración con una base firme y sólida que le sirva de apoyo y progreso, sin obstáculos ni tropiezos. Para ello deben tenerse en cuenta lo siguiente: a) Dirección: Ente o grupo de personas que asumen la responsabilidad de diseñar la política general del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y las decisiones tomadas para su desarrollo. Dadas las circunstancias las obligaciones de la dirección pueden ser delegadas en parte, a empleados subalternos, para lo cual es condición indispensable que haya un encadenamiento continué y se precise la responsabilidad en cada nivel de autoridad. En consecuencia es indispensable que los mecanismos de Control Interno estén coordinados con los principios de organización, de tal manera que cada Dependencia este destinada a realizar una función, asignando a los jefes o encargados, así como a los empleados respectivos, sus obligaciones prescribiendo claramente las responsabilidades que de cada una se derivan. b) Asignación de Funciones: Con el fin de alcanzar un mayor nivel de eficiencia, eficacia, economía y respnsabilidad en los trabajos que se desarrollan en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, es importante distribuir convenientemente entre el personal las labores a realizar, de esta manera cada entidad se divide en departamentos, secciones o divisiones, asignando a cada una sus funciones; así mismo, los funcionarios de estos deben conocer de manera clara y explicita sus atribuciones correspondientes. El trabajo de los empleados debe ser entre sí complementario con el propósito de que ninguna persona posea el control absoluto de las operaciones, permitiendo así verificar de manera automática el resultado de las labores y detectando inmediatamente errores o fraudes y su origen. c) Coordinación: La coordinación consiste en la integración homogénea y armónica que debe existir tanto para las diferentes dependencias como para los miembros que las conforman, definiendo claramente los lineamientos básicos de autoridad entre los mismos. Asignación y determinación de responsabilidades: Posterior a la asignación viene la fijación de responsabilidades, lo que consiste en precisar los límites y alcance de las mismas.

Para obtener una real aplicación de lo anterior es necesario que: •

Cada empleado sepa ante quien es responsable.

•

Cada empleado debe saber de lo que es responsable,

•

Cada empleado tendrá la autoridad correspondiente a su responsabilidad.

•

Cada empleado será responsable ante una sola persona para garantizar una mejor vigilancia.

•

No deberán ser responsables ante la misma persona muchos empleados.

Para garantizar una asignación y determinación de responsabilidades, es necesaria la implantación de un manual de funciones que defina las labores, deberes y responsabilidades distintas dependencias del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y señalar sus responsabilidades.

1.3.2 Contabilidad

Su finalidad más importante consiste en asegurar un registro correcto y detallado de modo que permita presentar de una manera periódica los Estados Financieros, Económicos y ambiental con el fin de que la Gerencia pueda tomar cursos de acción con base en la información suministrada. Es importante aclarar la necesidad de contar con personal idóneo que realice las operaciones y registros teniendo en cuenta los principios de general aceptación. La Contabilidad es por lo tanto una herramienta necesaria para implantar un buen Control Interno, garantizando la efectividad de este mediante la utilización de un manual de contabilidad, correcta utilización de los libros, formularios y formas especiales que permitan en un momento determinado hacer el seguimiento del proceso contable y determinar casi de manera inmediata las posibles fallas encontradas que en muchos cases se reflejan en errores o en fraudes. Con los adelantos técnicos, la contabilidad se debe procesar por computador y no manualmente.

1.3.3 El Presupuestos

Consisten en una planeaci6n anticipada de todas las fases de la actividad de los negocios, junto con la contratación posterior de los resultados obtenidos. En el ámbito macroeconómico es posible definir esta variable mediante el Plan de Desarrollo o Estratégico de la institución, que contempla los propósitos y objetivos de la institución a largo plazo, las metas y prioridad de Plan de Operativo Anual a mediano plazo, y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental adoptadas, mediante su evaluación posterior con base en los resultados es posible determinar si el cumplimiento de los objetivos propuestos se logro, o si por el contrario los mecanismos de acción adoptados no alcanzaron la realización de estos.

Podemos concluir así, que el presupuesto no es otra cosa que un medio eficaz de Control Interno, representando la tabla de medida del resultado que deben mostrar las operaciones presupuestadas. Es decir que debe medir que se proyecto, que se ejecuto, que se evaluó y cuales fueron las variaciones que se asignaron investigando las causas que originaron dichas variaciones. 1.3.4 Las Estadísticas

A pesar de que es un instrumento eficaz de Control, es utilizado que permite dar los resultados esperados. Debido a la complejidad de las operaciones, es necesario resumir de manera clara y técnica los datos requeridos que permitan conocer el desarrollo de los servicios prestados con relación con los pasados, con el fin de tomar desiciones claros en la política a seguir para el cabal cumplimiento de los objetivos trazados. Las estadísticas son un gran apoyo de control, mediante la utilización de gráficos, índices, indicadores, muestras estadísticas, etc. 1.3.5 Los Equipos

No cabe duda que la aplicación de los dispositivos mecánicos y electrónicos para oficinas como, calculadoras, protectores de cheques, y los computadores ahorran tiempo y dinero, dan seguridad en la ejecución de las diversas operaciones, contribuyendo al establecimiento de Control Interno mediante la prevención de fraudes y errores. Su correcta y transparente utilización garantiza un firme sistema de Control Interno; para contrarrestar los posibles ilícitos mediante su utilización es necesario revisar periódicamente su ejecución e implementación. 1.3.6 El Personal

El proceso contable y el desarrollo de la totalidad de las operaciones realizadas dentro del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO deben ser ejecutadas por personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para el desarrollo de las labores asignadas. Es necesario destacar el conjunto de aspectos claves que permitan desarrollar con alto nivel de eficiencia los trabajos, procurando así reducir a un nivel mínimo los fraudes y errores. SELECCION Y CAPACITACION

Para tal efecto es necesario contar con ciertos aspectos primordiales que deben ser llenados por un empleado tales como la moralidad, situación económica, antecedentes, hábitos, etc., que permitan valorar a la persona por su intelectualidad. Posterior a la selección es necesario adiestrar o capacitar al empleado con el propósito de definirle los lineamientos de responsabilidades y posición dentro de la Administración Departamental, para tal efecto se debe hacer conocer los manuales de instrucciones que le permitan al empleado desarrollar las funciones para lo cual fue contratado.

VACACIONESY ROTACION

Las vacaciones anuales del personal constituyen por si solas un instrumento de Control Interno, teniendo como condición indispensable que el trabajo a cargo del empleado ausente, se realice íntegramente por otro, permitiendo definir así si este ha cumplido con las instrucciones destinadas en la ejecución de ese trabajo, si los asuntos se llevan en orden y si los bienes están resguardados. Así mismo la rotación en los diferentes puestos es una medida óptima para incrementar la eficiencia del personal, conllevando así la "estructuración de los diferentes puestos que conducen a un abuso de ejecución". FIANZAS DE MANEJO

Es recomendable sustituir fianzas de manejo a favor de la entidad, para asegurar empleados que tienen a su cargo valores o bienes pero su ejecución debe acompañarse de las complementarias medidas de protección de los bienes. CONDICIONES DE TRABAJO Las condiciones contribuyen a que las actividades desarrolladas por el personal se efectúen con entusiasmo, pues la obtención de un bienestar social, y personal permite la realización de las labores un mayor nivel de dedicación. Las condiciones ambientales, higiénicas, etc. permiten un beneficio general y garantizan un cabal cumplimiento en su realización. DISCIPLINA

El cumplimiento de las normas establecidas, permite por sí solas la ejecución de los programas y proyectos de manera eficaz. Pues esta debe estar subordinada a las reglas instituidas empezando su aplicación por la máxima jerarquía de la organización hasta llegar a la base de la misma. Teniendo en cuenta lo anterior el Control Interno: 

Permite salvaguardar los bienes y patrimonio de la entidad asegurando su integridad y contrarrestando su uso indebido.



Permite la toma de decisiones mediante una información financiera y administrativa confiable.



Permite evaluar la eficiencia de la gestión administrativa en cuanto al logro de sus metas de acuerdo a su plantación.

1.3.7 Información

La información dentro de las actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , y de su control, juega un papel importante, ya que la información producida debe ser integrada y coordinada, constituyéndose en un "sistema de Información Institucional", el cual es un elemento básico y clave en el funcionamiento de cualquier ente económico.

Por lo tanto se necesita que la información este disponible en la toma de decisiones, de cualquier carácter al interior de la Administración.

1.3.8 Evaluación

Para garantizar la efectividad del Control Interno, es necesario realizar revisiones constantes a sus políticas, con el fin de que estos no pierdan vigencia y permitan desarrollar de manera eficaz los planes y programas de la Administración de esta entidad. La vigilancia del Manual de Control Interno y su evaluación debe ser realizada por el Sistema de Control Interno, integrado por tres o cuatro funcionarios idóneos que posean un pleno conocimiento de la entidad, con el fin de asegurar que los métodos implantados funcionen de manera adecuada, mediante su actualización que responda a las nuevas necesidades surgidas en el giro normal de las operaciones. 1.4 IMPORTANCIA



Proporciona a la Gerencia las condiciones necesarias para poder confiar en la solidez de los procedimientos, operaciones y actividades que se realizan en los distintos niveles y lugares.



Da una seguridad razonable acerca del cumplimiento y acatamiento de los requisitos legales y reglamentarios.



Garantiza en alto grado, la protección y utilización prudente de los recursos públicos.



Provee orden y disciplina en una organización, determina además, estrictos criterios de eficacia y eficiencia.



Sirve como instrumento y parámetro de medición en el cumplimiento desarrollo de objetivos, planes y programas.



Es un órgano asesor de la administración.

1.5 CARACTERISTICAS

Un buen sistema de Control Interno debe tener las siguientes características: a) INTEGRAL: El sistema de control interno debe estar dirigido a nivel de toda la organización tanto en sus actividades, operaciones y actuaciones como también en el ejercicio de las funciones de sus servidores, y en la custodia de todos sus recursos. b) COORDINADO: Su proceso debe ser acorde a) proceso del desenvolvimiento general de la administración; se concibe como un órgano auditor- nivel de toda la administración, su sistema de control debe ser amplio, ordenado sistemático y eficiente.

c) CONTINUO: Su realización debe ser asumida permanentemente por quienes ejecutan las actividades de control interno.

d) CONFIABLE: Su proceso de evaluación y procedimiento debe estar cimentado sobre bases certeras que aseguren el logro de los objetivos propuestos. Un sistema en el que se pueda creer. e) CONSTRUCTIVO: Al detectarse situaciones anómalas de las personas encargadas de ejecutar los procedimientos, el control interno sugerirá los métodos para realizar las respectivas correcciones. f) OPORTUNO: Su aplicación debe garantizar que el procedimiento se haga a tiempo. g) OBJETIVO: Su enfoque debe ser justo y no permitir que tendencias afecten su objetividad; debe mantener una actitud imparcial. h) DOCUMENTADO: Puesto que debe documentar aquellos asuntos que sean importantes para proporcionar el criterio de que el control se llevo a cabo de acuerdo a los principales básicos. i) PLANEADO: Para lograr que la aplicación de su sistema siga un ordenamiento racional, y este dotado de los elementos necesarios para su funcionamiento, orientado hacia objetivos específicos de manera que su efecto pueda ser evaluado. j) GERENCIAL: Se encargara de medir y evaluar la eficiencia del auto- control, asesorando los procesos administrativos. 1.6 COBERTURA

El Control Interno abarca todos las dependencias, áreas, actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ; incluye métodos y sistemas y procedimientos que determina como la dirección de una entidad, delega autoridad y asigna responsabilidades a sus distintos subalternos; tales como ingresos, egresos compras, contabilidad, producción, personal, contratación, etc., incluyendo control, mediante el análisis de la Información Financiera y Estadística y la utilización de técnicas presupuéstales, estándares de producción, inspección, estudio de tiempos y movimientos, políticas de selección, capacitación y evaluación del personal.

2. PLANEACION CLARA Y LOGICA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La planeación consiste en decidir anticipadamente los procedimientos que se van a emplear, la extensión que se va a dar, las líneas de responsabilidad que se le van a asignar, las funciones de operación, registro y custodia, la oportunidad de su aplicación, la papelería de trabajo que se utilizara y la asignación del personal que deberá realizar el trabajo. La planeación en el control interno cubre tres fases: a) Conocimiento de la actividad o estructura financiera, administrativa y técnica del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, así como las características de sus operaciones que cubre entre otros; > > > >

Leyes Decretos Acuerdos reglamentarios Normas legales vigentes

> > > > > > > > > > > > > > > > > >

Informes internos de administración financiera Archivos Estructura planta de personal Manuales de política y procedimientos Papelería utilizada en las transacciones Evolución actual de la administración Existencias de almacén Sistema de contabilidad Sistema presupuestal Sistema de cobro Sistema de pago Normas vigentes sistemas de: Contratación Presupuestal Fiscal Sistemas anteriores de control interno Planes y Programa Productividad

Conocer toda esta estructura, ayuda identificar áreas que requieren consideración especial de auditoria y a formarse un juicio con relación a lo apropiado de las políticas de eficiencia y eficacia que se quiere buscar. b) Elaboración de un Plan General de Control Interno:

Para llevar a cabo el plan general de control interno se deben considerar primero las condiciones de trabajo, la actividad general del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y la responsabilidad legal de las personas encargadas de realizar la labor de control interno. Definiendo claramente lo siguiente:

Objetivos Asignación de personal que posea la capacidad, formación, y experiencia requerida para desempeñar satisfactoriamente sus funciones. > Sistema apropiado de autorización de las transacciones y operaciones. > Procedimientos idóneos de registro de las operaciones, actividades y resultados de gestión. Sistemas de información y canales de comunicación adecuados que proporcionen información suficiente, oportuna y debidamente respaldada al nivel que corresponda. Observaciones importantes del control interno > Identificación de áreas de gran riesgo > Sistemas de evaluación. > Formas de elaboración y emisión de informes por periodos. c) Programación de su Aplicación.

Que puede llevarse a cabo de una sola vez o por etapas. Se programa también las fases de control del sistema, las de evaluación y resultado.

3. CLASIFICACION DE LOS CONTROLES

Los controles se clasifican básicamente en tres categorías, controles de gestión, controles de administración y controles financieros. Los controles de gestión, son aquellos que están encaminados a verificar la estructura detallada de la organización y el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que necesitan los empleados para alcanzar los objetivos de la Alta Gerencia. El control de gestión, debe incluir el fomento de los principios de economía, eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el máximo de rentas, bienes y servidos. Los principales elementos que contribuyen al control de gestión son los siguientes: a) Una planificación estratégica de los diversos elementos funcionales del HOSPITAL UNIVERSIATIO DE SINCELEJO, mediante un sistema presupuestario, que provea un mecanismo de control de las operaciones a corto, mediano y largo plazo. b) Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas. c) Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a los funcionarios. d) Un sistema de informes para los niveles de la administración y los niveles de la operación basados en datos de los registros y documentos contables, diseñado, para presentar un resumen informativo de las operaciones, así como para informar a la administración los factores favorables o adversos. Los controles administrativos abarcan los procedimientos y registros relacionados con la adopción de decisiones, por los que se rige el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones, y todos los métodos y procedimientos que están relacionados con el debido acatamiento de las disposiciones legales y reglamentarias y a la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración. El control administrativo interno debe incluir controles tales como: Análisis estadísticos, informes de actuación, programas de entrenamiento al personal y controles de calidad y servicio. Los principales elementos que contribuyen en el control administrativo interno son los siguientes: a) El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización. b) La clara definición de funciones y responsabilidades de cada uno de los empleados de la administración. c) Un mecanismo de comprobación interna, en la estructura de operación, con el fin de proveer un funcionamiento efectivo y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abuses, errores e irregularidades.

d) La disposición de los controles anteriores en tal forma que se estimule y obtenga una completa y continua participación de los recursos humanos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, cuyo pleno reconocimiento y ejercido evite la necesidad de otros controles.

Los controles financieros abarcan los procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda de los activos y la validez y confiabilidad de los registros financieros. Los elementos de este control son exclusivos de la entidad, en nuestro caso la administración del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Sucre debe diseñar un sistema que sea compatible a las siguientes reglas de aplicación general: A. Definición de autoridad y responsabilidad de conformidad con la Ley. El HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO debe contar con definiciones y descripciones de los deberes documentados en un manual de funciones relacionadas con la parte contable, de recaudo y de pago.

B. Segregación de deberes.  Las funciones de operación y contabilidad deben estar separadas, de tal manera que ningún funcionario pueda ejercer simultáneamente tanto el control físico como el control contable sobre cualquier activo.  Para tal fin, el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO servicios y de contabilidad separada y autónoma.

debe establecer las operaciones o

 Ningún funcionario tendrá completa autoridad sobre una parte importante de cualquier transacción para efectos contables o de operación.

B.

Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes.

La comprobación interna consistirá en la disposición de los controles de las transacciones, (cronograma de la cuenta de cobro, cronograma de ingresos) para que aseguren una organización y un funcionamiento efectivos, y para que ofrezcan protección contra fraudes.

4. METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO El Articulo 9o. de la Ley 87 de 1993, la define como; "Es uno de los componentes del sistema de control interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, la eficacia y la economía de los demás controles, asesorando a la administración en la continuidad del proceso administrativo, la revelación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el complemento de las metas u objetivos propuestos. PARAGRAFO: Como mecanismo de verificación y evaluación del sistema de control interno se utilizaran las normas de auditoria generalmente aceptadas, selección de indicadores, de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO El Jefe de la Oficina de Control Interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO SINCELEJO será un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Director: Para desempeñar el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, se deberá acreditar formación profesional áreas relacionadas con las actividades objeto del control interno (Art. 11 Ley 87 de 1993) de acuerdo al manual de funciones por competencias de la entidad.

AUTORIDAD El Jefe de la Oficina de Control Interno, tendrá autoridad directa e inmediata sobre todo el personal adscrito a la oficina. El Jefe de la Oficina de Control Interno, no tendrá facultad para impartir órdenes a los demás servidores públicos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, pero si estará autorizado para dar la asesoría necesaria encaminada a que se corrijan y se subsanen los errores o deficiencias que se puedan presentar.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Las funciones de los servidores públicos que deben ejercer la evaluación del control interno están señalados en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, articulo 9o. del Decreto 2232 de 1995 y el artículo 65 de la Ley 80 de 1993: a)

Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno;

b) Verificar que el sistema de control interno este formalmente establecido dentro del HOSPITAL UNVERSITARIO DE SINCELEJO y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando; c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que el área o servidores públicos encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y recomendar los ajustes necesarios; f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de obtener los resultados esperados;

g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y recomendar los correctivas que sean necesarios; h) Fomentar en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento, continué en el cumplimiento de la misión institucional; i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; l) Vigilar que la atención a través de la dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver que las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen, se preste de acuerdo con las normas legales vigentes. n) Efectuar el control previo administrativo de los contratos que celebre el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO (Art. 65 Ley 80 de 1993) PARAGRAFO: En ningún caso podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO a través de autorizaciones o refrendaciones.

SERVIDORES PUBLICOS ADSCRITOS A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO FUNCIONES ESPECÍFICAS Son funciones específicas del grupo de servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, las siguientes: > Estudiar, evaluar y dictaminar sobre los estados contables e informes complementarios, presupuéstales y de operación. > Verificar el cumplimiento de políticas, planes y programas de la Administración, de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos. > Examinar permanentemente la celebración de las transacciones u operaciones, los actos y documentos que las originan y /o respondan para garantizar el cumplimiento de las normas vigentes y procedimientos establecidos. > Revisar y constatar las operaciones y transacciones que afecten y comprobar la exactitud y confiabilidad de los datos presupuéstales. > Verificar la adecuada utilización y seguridad de los bienes del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

> Comprobar la existencia de los bienes muebles en almacén así como de los asignados a las distintas dependencias, bajo custodia y responsabilidad de los servidores públicos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y recomendar las medidas que garanticen su adecuada custodia, conservación y registro. > Evaluar el funcionamiento y aplicación del Sistema de Control Interno implantado por cada área administrativa en cada una de las dependencias, proponiendo los cambios necesarios con el fin de proteger el Patrimonio del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y asegurar el cumplimiento de sus objetivos. ^ Presentar los informes sobre control de gestión que le soliciten los entes de control y /o las demás entidades competentes. > Responder por los perjuicios que ocasione a la Administración o a terceros, por sus actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones sin menoscabo de las sanciones disciplinarias, penales y fiscales a que hubiere lugar. > Rendir informe sobre sus actividades y responder ante las autoridades competentes cuando estas en desarrollo de sus atribuciones determinen que han sido violadas las normas vigentes en materia de Control Interno. > Fomentar el desarrollo de las políticas administrativas establecidas y velar por el estricto cumplimiento de las mismas. > Velar porque el desempeño de las funciones administrativas se encuentre al servicio de los intereses generales del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y se desarrollen con fundamento en los principales de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, claridad e imparcialidad, mediante la descentralización, la delegación, desconcentración y segregación de funciones. > Ejercer oportunamente el Control Interno en los términos que señala la Ley. > Vigilar la gestión Administrativa y de los particulares o entidades facultadas, para manejar Fondos o Bienes de la Nación conforme a los procedimientos establecidos por el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y la ley. > Comprobar que la gestión publica cumpla sus objetivos en los diversos niveles administrativos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO evaluando sus resultados.

RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS ADSCRITOS A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO > Serán responsables directos de la ejecuci6n del cronograma de trabajo aprobado por la Dirección General o el Comité de Coordinación del Sistema de Control interno. Esta responsabilidad será individualmente exigible en lo que respecta a los trabajos expresamente designados. > Los servidores públicos asignados a la oficina de Control Interno, tendrán la responsabilidad de velar por los intereses del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO con el mismo celo y diligencia

que lo hagan en su lugar los servidores públicos de máxima jerarquía del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Así mismos serán responsables de rendir una labor de la mas alta calidad profesional de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas.

OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS ADSCRITOS A LA OFICINA DE CONTROLINTERNO Tendrán las siguientes obligaciones específicas: > Informar al Jefe de la Oficina con la mayor brevedad posible cualquier irregularidad, desfalco, malversación y distracción de fondos conducta impropia de un servidor publico o de otra irregularidad grave que puedan conocer como resultado de una misión de trabajo o por cualquier otro medio. > Dar cuenta inmediata al Jefe de la Oficina de cualquier inconveniente que pueda dificultar en forma sustancial el cumplimiento del plan de trabajo aprobado y proponer las medidas de emergencia que estime apropiadas para la regularización del mismo. > Conocer oportunamente las disposiciones administrativas, legales y demás documentos, así como cualquier modificación que los mismos puedan sufrir en el futuro, con el propósito de mantener permanentemente actualizada la información que interesa al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , como: Creación, estructura orgánica, delegación de funciones, manuales de procesos y procedimientos, de verificación y evaluación del sistema de control interno, control, de contabilidad general, acuerdos, resoluciones, leyes, decretos e informes de la Contraloría General de la Republica. > Tener conocimiento oportuno de los términos de los contratos y convenios entre entidades del orden nacional, internacional, departamental y municipal. > Conocer a su debido tiempo los informes de la Contraloría General de la Republica y demás organismos de control. > Cumplir su trabajo profesional con el mayor celo, diligencia, prontitud y al menor costo posible. > Investigar cualquier caso de importancia no previsto en el cronograma o en las instrucciones recibidas, de la cual tenga conocimiento e informar oportunamente el resultado obtenido. > Estudiar su iniciativa personal y el espíritu de superación profesional. > Sugerir a su superior, preferiblemente por escrito, las modificaciones que de acuerdo con los cambios de política del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y la evolución de los métodos de operación, que a su juicio resulten convenientes introducir en el manual, en las instrucciones reglamentarias o en el cronograma, con el fin de incrementar la eficiencia del control interno.

ATRIBUCIONES ESPECIALES El grupo de servidores públicos designados para evaluar el Sistema de Control Interno, tendrá libertad de examinar y evaluar los valores bienes y fondos, políticas, planes, procedimientos, registros y documentos e igualmente presentar las observaciones y recomendaciones que consideren pertinentes en el ejercicio de su trabajo.

AUTORIDAD Ningún servidor público de la Oficina de Control Interno estará facultado para ejercer autoridad directa sobre los servidores públicos cuyo trabajo tenga que examinar y evaluar.

INDEPENDENCIA Los servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno tendrán plena independencia de acción y de criterio para el desempeño de su trabajo. Serán responsables de sus actos ante el Jefe de la Oficina de Control Interno. El servidor público asignado emitirá su informe con total independencia de acción y de criterio. Nadie ni nada deberán influir, directa o indirectamente en la objetividad de los resultados, en las conclusiones y recomendaciones de su trabajo.

REQUISITOS MINIMOS Los servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno deberán reunir los siguientes requisitos mínimos: > Identificación plena con los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Sentido integral de la auditoria interna y de los propósitos de su aplicación en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Conocimiento del sistema contable del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y de sus normas generales de operación > Dignidad, criterio y ética profesional > Moralidad > Elevado concepto de responsabilidad y disciplina > Discreci6n y reseña > Sinceridad y lealtad para informar honestamente la verdad, sin reservas. > Organización personal > Uniformidad en sus métodos de trabajo > Habilidad en el análisis > Objetividad y precisión en sus juicios e informes > Aptitud positiva para la crítica constructiva > Facilidad y diligencia para asesorar > Agilidad mental para descubrir errores y plantear probables soluciones > Iniciativa personal > Cortesía en sus relaciones con los servidores públicos y con los usuarios del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y público en general.

Los servidores públicos de la Oficina de Control Interno deberán actuar con sentido profesional. Es decir, con capacidad de discernir el valor real de las cosas y de diferenciar entre lo importante y lo trivial, con el fin de concentrar su atención en los asuntos que verdaderamente merezcan la atención de los directivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Así mismo, debe poseer la habilidad necesaria para analizar y evaluar cada acto, proceso y operaci6n. En ejercicio de sus funciones, el servidor público no se limitara a una sola fase de las operaciones con exclusión de otras, sino mas bien habrá de realizar su trabajo con visión de conjunto, para lo cual analizara cada proceso de las operaciones en forma coordinada con la organización y el funcionamiento del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

CONDUCTA OFICIAL DE LOS SERVIDORES PUBLICOS Todos los actos oficiales de los servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno, deberán ajustarse a los principios que gobiernan la ética profesional. El respeto al principio de autoridad jerárquica, base fundamental de la disciplina que debe prevalecer en toda institución, habrá de caracterizar la conducta oficial del profesional. Todos los actos oficiales, verbales o por escrito, deberán ser realizados con estricta observación del conducto regular administrativo, así como con la debida consideración a la jerarquía individual de cada servidor público por modesto que fuere. Las relaciones ente los servidores públicos deberán desarrollarse en un ambiente de cordialidad. El servidor público deberá observar, en relación con el resto del personal la actitud de respeto mutuo propia de un profesional analista y asesor cuya misión es cumplir con la mayor efectividad su trabajo y cooperara para el mejor desenvolvimiento de la dependencia en la que tenga que actuar.

SECRETO PROFESIONAL Los servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno deberán informar al Jefe de la Oficina, sobre los resultados que se obtengan al cumplir con la misión oficial asignada y harán uso prudente del acceso a la información que en desarrollo de sus funciones necesiten verificar. Para asegurar una aplicación efectiva del control interno, este debe cumplir con una serie de procedimientos y mecanismos de comprobación y pruebas según sea el tipo de control que se establezca. Como por ejemplo entre otros podemos citar los siguientes: > Proceso de comprobación rutinaria, obtención independiente de informaciones de control. > Uso de procedimientos de auditoría interna. Pruebas de auditoría como son entre otras: revisiones analíticas, revisiones detalladas de saldos en operaciones inusuales, recálculos y pruebas de

exactitud numérica, revisión de formas y documentos esenciales, pruebas de corte, conciliado de cuentas de control. > Los programas de trabajo deben incluir pruebas de la exactitud matemática de la acumulación de datos contables, revisión de las normas y practicas autorizadas de contabilidad y de la concordancia de métodos y registros con las políticas establecidas. > Observación e inspección física de los activos, y la confirmación selectiva con terceros de las cuentas. > Evaluación de la efectividad, a través de la aplicación de pruebas, cuestionarios y entrevistas. > Relación escrita de los procedimientos > Revisión simultanea de procedimiento y ejecución de los pasos de control interno. > Verificación del cumplimiento de los objetivos propuestos. > Verificación de la evidencia.

4.1 ÁREA FINANCIERA 4.1.1 Módulo de Presupuesto A. OBJETIVOS DEL CONTROL 1. Verificar la correcta ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la Entidad. 2. Evaluar y comprobar el funcionamiento de los controles internos en los siguientes eventos. > Elaboración del presupuestal > Certificado de Disponibilidad Presupuestal > Registro presupuestal > Autorizaciones > Compromisos > Modificaciones

B. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO 1. Tomar el acuerdo de la Junta Directiva por el cual se aprueba el Presupuesto de Ingresos y Gastos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO. Que coincidan los códigos de la estructura presupuestal (capitulo, programa, articulo y proyecto) con los registros del sistema presupuestario del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO b) Que correspondan los valores aprobados con los ítems y códigos del presupuesto. c) Que existan las Resoluciones del Hospital, que autoricen las modificaciones necesarias en caso de variaciones. d) Que los compromisos estén legalmente autorizados por el Gerente del Hospital o a quien haya delegado esta responsabilidad. e) Que los documentos soportes existan y estén correctamente diligenciados. h) Que estén debidamente registrados. i) Que el valor este dentro del compromiso tenga disponibilidad presupuestal suficiente, j) Que los pagos no excedan los compromisos, ni las autorizaciones. k) Que los compromisos no excedan las apropiaciones. l) Que la imputación presupuestal sea correcta.

2. Seleccionar una muestra representativa de contratos y compruebe: a) Que estén debidamente registrados. b) Que tengan la apropiación correspondiente. c) Que tenga el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.. d) Que la cuantía este correcta y tenga saldo disponible de apropiación que garantice su pago, e) Que las cuentas de cobro y demás documentos soporte estén firmadas por el beneficiario y el ordenador. g) Que citen en el contrato las normas (Ley, Decreto, Acuerdo o Resolución) que lo autorice. h) Que estén vigentes y debidamente perfeccionados. i) Que la cuantía, por la cual se efectuó el registro presupuestal de cada contrato, haya sido la correcta y que este amparada en saldos disponibles de la apropiación. 3. Verificar que las autorizaciones que respaldan los giros estén debidamente tramitadas. 4. Comprobar que el valor de los giros no sea superior a los compromisos ni las autorizaciones. 5. Comprobar que el valor de los compromisos no sea superior al valor de las Apropiaciones. 6. Tomar una muestra representativa de los documentos soporte que originan los ingresos y verifique: a) Que los registros sean correctos. b) Que los soportes estén bien diligenciados. c) Que estén respaldados legalmente. 7. Verificar periódicamente datos básicos de: a) b) d)

Apropiaciones y saldos. Ordenación mensual de gastos. Compromisos registrados.

8. Seleccione una muestra representativa de cuentas por pagar de la vigencia anterior y compruebe: a) La constitución y creación de la resolución de cuentas por pagar. 9. Tomar los documentos soporte de apropiación y autorización y verifique: a) Que los valores asignados sean los correctos. b). Que estén registrados en el rubro respectivo). 10. Verificar periódicamente los saldos de apropiación, autorización, compromisos pendientes de pago antes del registro presupuestal. 11. Tomar los documentos soporte (resoluciones, relaciones de pago, ordenes de pago, órdenes de compra, órdenes de trabajo, contratos, nomina) y verifique: Que estén debidamente legalizados, legibles sin enmendaduras. a)

Que las operaciones matemáticas sean correctas.

b) c) d) e)

Que el valor en letras y número coincidan. Que las resoluciones y relaciones tengan número de radicaci6n y fecha. Que tengan la imputación presupuestal correcta. Que tengan código contable y nombre del beneficiario.

12. Después del registro presupuestal verificar: a).Que los registros presupuéstales hayan afectado los rubros (resoluciones) afectan compromisos, relaciones de pago y ordenes de pago afectan giros) b) Que los saldos no queden en rojo.

13. Consolide y verifique al final de la vigencia la ejecución tanto de ingresos como de egresos y compruebe el superávit y déficit presupuestal.

4.1.2 TESORERIA A. OBJETTVOS DE CONTROL 1. Comprobar la existencia y la correcta aplicación de las normas y procedimientos vigentes. 2. Comprobar la existencia real de los recursos financieros mantenidos en caja y Bancos. 3. Comprobar el adecuado manejo de los dineros que ingresen o salgan de la Entidad. 4. Comprobar el adecuado registro de las operaciones que afecten el movimiento y Bancos. 5. Comprobar la existencia y medidas de seguridad para la Administración de los recursos financieros.

B. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 1. Solicite a los funcionarios de manejo, la póliza de seguros y verifique:

a) Cuantía b) Vigencia c) Cobertura

2. Verifique la existencia del libro de caja y la correcta actualización de los registros. 3. Solicite los recibos de caja, talonarios y comprobantes de consignación existentes al momento de hacer un arqueo y verifique: a) Que estén correctamente diligenciados. b) Que no presenten alteraciones, enmendaduras y que sean legibles. c) Que tengan las formas y sellos que los respaldan d) Que las operaciones matemáticas estén correctas. 4. Solicite el conteo de dinero existente en el momento del arqueo, junto con los cheques respectivos y verifique:

a) Que el valor de los recibos de caja, talonarios y comprobantes de consignación coincidan con el conteo del dinero y el valor de los cheques recibidos en caja. b) Que el valor y el número de cheques corresponda con los registros de la caja. c) Que el valor del efectivo coincida con el registrado en la caja y los respectivos recibos. d) Que los cheques estén correctamente girados a nombre del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO e) Que los recibos de caja estén prenumerados y se cumpla la secuencia numérica.

5. Verifique la existencia y correcta actualización del Libro de Bancos. 6. Solicite los libros de bancos y compruebe con el extracto bancario los saldos respectivos. 7. Verifique que los ingresos a bancos por concepto de consignaciones coincidan con el valor de los ingresos reales recibidos en caja. 8. Verifique la existencia y custodia de chequeras y cheques en caja fuerte y compare con los registros de solicitadas, recibidas, anuladas y destruidas (libro, chequeras) 9. Verifique la existencia y aplicación de las medidas de seguridad para la custodia y manejo de dinero, documentos y títulos valores. 10. Verifique la existencia de recursos financieros y la disponibilidad presupuestal para efectuar inversiones de conformidad con las normas, 11. Verifique la existencia, registro y actualización del libro de inversiones. 13. Examine los cheques girados, confrontando la cantidad con los documentos de pago, nombre de beneficiario y observe el registro en el Libro Auxiliar.

14. Solicite los informes de descuentos que se hacen a través de Tesorería y verifique su correcta liquidación y su inclusión en la nomina respectiva, cruce de información con Contabilidad para aclarar diferencias. 15. Compruebe que en la expedición de cheques se conserve el orden secuencial. 16. Compruebe las medidas de seguridad para el tratamiento y custodia de los cheques consignados y devueltos por el banco por fondos o por omisión de requisitos. 17. Solicite el boletín de tesorería y verifique:

a) Los registros de ingresos y egresos b) Los documentos soporte c) Las operaciones matemáticas d) Las firmas de los funcionarios responsables.

d) La exactitud, veracidad, oportunidad, legibilidad y correcto diligenciamiento, tanto de los documentos soporte como del boletín.' La oportunidad del envió a las dependencias encargadas de su revisión y consolidación. e) Examine las medidas de seguridad para el manejo y control de dinero y cheques verificando. f) Que los funcionarios de Tesorería endosen los cheques girados al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO para su consignación con los correspondientes controles (sellos). g) Que no se cambien cheques personales. h) Que existan pólizas de seguro para transporte de títulos valores (efectivo, cheques e inversiones)

4.1.3 CONTABILIDAD A. OBJETIVOS 1. Comprobar el correcto y oportuno registro de las operaciones institucionales que afectan la existencia y el movimiento de los bienes del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 2. Comprobar que la información registrada en el sistema contable sea correcta, segura, confiable y oportuna. 3. Comprobar que el Sistema de Contabilidad que se lleva corresponda a los principios y procedimientos establecidos en las normas vigentes. 4. Comprobar las medidas de seguridad para el archive y custodia de la información contable y sus soportes. 5. Comprobar que la información contable para los estados financieros sea correcta, veraz y confiable. 6. Verificar la eficacia, oportunidad y funcionalidad del sistema contable institucional en todo su proceso.

B. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 1. Solicite los libros de contabilidad y verifique: a) La correcta apertura de los libros, examinando firmas. b) Que ninguno de los folios hayan sido remplazado. c) Que los registros se lleven en tinta en forma legible, sin borrones ni enmendaduras. d) Que cualquier modificación este previamente autorizada. e) Que los soportes que respaldan las operaciones contables existan y estén previamente autorizados. La exactitud numérica comparando los documentos y comprobantes de soporte contra los registros contables. g) Que el registro de las operaciones corresponda las cuentas afectadas e incluidas en el plan de cuentas. h) Que las operaciones registradas en los libros correspondan a transacciones reales. 2. Al cierre de la vigencia, examine' los saldos de las cuentas y sub cuentas del balance y examine la razonabilidad de los activos y la exigibilidad de los pasivos. 3. Solicite una muestra representativa de los asientos de diario y verifique: a) Que los datos del asiento coincidan con los registros en libros. b) Que la información de los asientos este debidamente soportada.

c) La exactitud de las operaciones matemáticas. d) Las firmas autorizadas e) La legibilidad/ corrección y presentación de los datos. f) La oportunidad en la elaboración y presentación. 4. Revise selectivamente las cuentas mensuales que deben rendir los empleados de manejo a la Contraloría General del Departamento y verifique: a) Que la documentación soporte este completa, sea legible y este bien diligenciada. b) Que las operaciones matemáticas estén correctas. 5. Compruebe que la inclusión, supresión o cambio de denominación de las cuentas, sub cuentas, códigos y registros estén debidamente autorizados. 6. Comprobar las medidas de seguridad para el archivo, custodia y confidencia de la información contable. Otras actividades que se deben llevar a cabo por parte de Control Interno en el Área Financiera son las siguientes: 1. Velar por que lleve a cabo el registro e ingreso de los recursos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 2. Velar porque se mantenga actualizado el registro y kardex de distribuidores. 3. Verificar que se lleve a cabo en tesorería un boletín diario y mensual de caja y bancos. 4. Verificar repentinamente la documentación que expiden en la Tesorería. 5. Comprobar que las formas PRE-numeradas que se utilicen en tesorería lleven un orden consecutivo. 6. Verificar que se encuentran debidamente custodiados los documentos negociables del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 7. Verificar el control de arrendamientos de activos fijos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO a terceros si es adecuado y si esta debidamente aprobado o autorizado y comprobar si los contratos están debidamente registrados y si el arrendatario cumple con su compromiso. 8. Verificar que los comprobantes de pago cumplan con los requisitos legales y tengan los documentos soportes para la contratación y adquisición de bienes y los soportes necesarios de liquidación con las normas vigentes sobre el pago de viáticos y gastos de viaje, pago de vacaciones, primas, cesantías, transferencias de Ley a, SENA, Caja de Compensación Familiar, etc. 9. Verificar el boletín diario y mensual de caja y bancos. 10. Verificar que los cheques emitidos por tesorería se giren única y exclusivamente al primer beneficiario de la cuenta y no a representantes de este o a terceros. Cuando el pago se realice a entidades, el cheque será girado a nombre de la Entidad y no a funcionarios que la representen.

11. Verificar que los cheques averiados se mutilen, retengan y archiven debidamente con el fin de llevar el respectivo orden numérico en el momento de realizar la conciliación bancaria. 12. Verificar que los pagos con cheques se hacen por el valor que corresponde a la cuenta de cobro aprobada con la documentación del soporte respectivo. 13. Corroborar la información de caja y bancos con los extractos de bancos respectivos, es decir la conciliación bancaria mensualmente. 14. Verificar la preparación y elaboración de la nomina y los registros individuales. 15. Comprobar que las deducciones en nomina permitidas por ley se hagan correctamente. 16. Verificar que los registros presupuéstales y contables estén debidamente hechos. 17. Velar porque la contabilidad se mantenga actualizada y el Gerente pueda sobre la base de informes financieros tomar decisiones. 18. Velar porque los funcionarios encargados del control presupuestal produzcan la información mensual de la ejecución de los mismos. 19. Hacer recomendaciones para mejorar el proceso presupuestal, financiero y contable. 20. Verificar que en contabilidad se reciba copia de las adquisiciones de activos fijos que haga el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO para mantener actualizado el inventario de activos fijos.

4.2 AREA ADMINISTRATIVA 4.2.1 SUBGERENCIA LOGISTICA A. COMPRA Y SUMINISTRO DE ELEMENTOS OBJETIVOS DEL CONTROL 1. Verificar el cumplimiento de las normas administrativas y fiscales que reglamentan el suministro y compra de elementos que requieran las distintas dependencias del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 2. Verificar la existencia real y la propiedad de los bienes, equipos y elementos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 3. Comprobar la exactitud, veracidad, seguridad, confiabilidad y oportunidad de los registros. 4. Comprobar la existencia y actualización del catalogo de proveedores, así como la calificación y clasificación de los mismos. 5. Verificar si los elementos y equipos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO están debidamente protegidos con pólizas de seguros, planes de contingencia y demás normas de seguridad industrial.

PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO 1. Seleccione un grupo representativo de facturas, ordenes de compra, cotizaciones, memorandos de solicitud y verifique: a) Que coincidan con el proveedor, precio, cantidad, fecha de entrega y otros términos convenidos. b) Que estén debidamente aprobados por los funcionarios autorizados, tanto los memorandos de pedido, como las cotizaciones y las ordenes de compra. c) Que los documentos este completes, legibles y bien diligenciados. d) Que no haya concentración en las compras en uno o varios proveedores.

2. Seleccione las compras efectuadas en los últimos meses y compruebe: a) La correcta imputación presupuestal y contable de cada compra. b) La firma de los funcionarios autorizados. c) La existencia de contrato, vigencia y cuantía o licitación. d) La existencia de cotizaciones y observen cuantas se tramitaron en cada caso. 4. Verificar la firma del funcionario autorizado, la vigencia, cuantía y cumplimiento de cada contrato. 5. Comprobar que la celebración de contratos haya hecho con personas naturales o jurídicas, se encuentren inscritas, calificadas y clasificadas en Cámara de Comercio según su naturaleza del contrato. 6. Solicite los contratos de obra y compruebe el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Que si se llevo a cabo un contrato sin las formalidades plenas no debe sobrepasar los montos estipulados. c) De lo contrario se debe contratar mediante los términos que establece la Ley para los contratos que necesita el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

7. Solicite el kardex (o registros automatizados) de elementos de consumo y devolutivos en depósito, inservibles en depósito y devolutivos en servicio y verifique sus registros, actualización y conciliaciones contra la cuenta mensual. 8. Verificar el cumplimiento el nivel mínimo de la existencia de elementos para determinar el punto de recompra.

B. ALMACEN OBJETIVOS DE CONTROL 1. Verificar la existencia real y la propiedad tanto de los bienes de consume y devolutivos que están en deposito como los bienes devolutivos en servicio entregados a los funcionarios del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO para la ejecución de sus fundones.

2. Verificar la exactitud, veracidad, seguridad, confiabilidad y oportunidad de los registros de compras y almacén. 3. Comprobar las adecuadas medidas y condiciones de seguridad, manejo y estado de conservación de los elementos y equipos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 4. Verificar el correcto registro y evaluación de los inventarios del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 5. Comprobar la adecuada determinación y asignación de costos unitarios a las existencias del almacén. 6. Comprobar si los elementos y equipos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO protegidos con póliza de seguros y planes de contingencia.

están

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO 1. Seleccione inventarios individuales de un grupo de funcionarios y verifique: a) Apertura y actualización de carpetas individuales. b) Apertura y movimiento de las cuentas corrientes para registro y control de inventarios individuales. c) Registro actualizado en los kardex de devolutivos en servicio. d) Conciliación de cuenta corriente del funcionario contra la carpeta individual. e) Existencia y aplicación del reglamento para solicitud, entrega y devolución de elementos. f) Existencia de solicitudes pendientes de despachos. 2. Seleccione un grupo de elementos y verifique: a) Que estén organizados y clasificados según el código universal de inventarios. b) Que sea adecuada y fácil su localización y contabilización. c) Que se cumplan con las normas de seguridad industrial requeridas. d) Que los registros en el kardex sean ciertos, oportunos y correctos. e) Que haya existencias mínimas de seguridad para cada elemento. f) Que los elementos estén plenamente identificados. g) Que estén protegidos por póliza de seguros. 3. Solicite las cuentas de Almacén en los últimos meses y compruebe: a) Las fechas y lugares a donde se rindieron dentro y fuera del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO b) Conciliación de la cuenta consolidada contra kardex de elementos de consume y devolutivos en depósito, kardex de elementos devolutivos en servicio e inservibles.

4. Verificar las medidas de seguridad de los elementos que permanecer en depósito. 5. Seleccione un grupo de elementos y examine:

a) La correcta determinación y asignación de costos unitarios. b) El registro e incorporación oportuna al almacén. 6. Solicite las pólizas de manejo a los funcionarios del almacén y compruebe: a) Existencia y vigencia de la póliza. b) Si la cuantía por la cual esta amparado el elemento es suficiente. c) Riesgos que cubre.

7. Seleccione un grupo de solicitudes de elementos despachados y verifique: a) Oportunidad, veracidad, exactitud y calidad del despacho. b) Descargue en kardex. c) Existencia y diligenciamiento de las órdenes de baja. d) Movimiento de la cuenta corriente de elementos devolutivos en servicio del funcionario. 8. Solicite al funcionario encargado de llevar los registros de almacén, los documentos o sistemas empleados para registrar el movimiento de los bienes de consumo y devolutivos y verifique. a) Que el registro de la información se haga por personas distintas a quienes manejan el almacén. b) Que los documentos base de registro estén correctamente diligenciados, sin enmendaduras y estén actualizados. c) Que los registros de movimientos de almacén estén debidamente soportados con los comprobantes de almacén. d) Examine las medidas de seguridad para la conservación y cuidado de los registros de almacén. 9. Haga una prueba selectiva del ingreso de elementos de almacén y verifique contra la factura y la orden de compra. a) Cumplimiento de requisitos de calidad, cantidad y estado de los bienes recibidos. b) Correcto y oportuno diligenciamiento de las órdenes de ingreso. c) La oportuna y correcta incorporación contable de los bienes ingresados al almacén, con base en las órdenes de ingreso. 10. Compruebe el estado e ingreso real de los bienes al almacén, cuando haya reintegro de ellos por parte de los funcionarios del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 11. Verifique que todo egreso de bienes del almacén este respaldado por el documento de salida, debidamente autorizado. 12. Haga una prueba selectiva de los egresos de elementos del almacén y compruebe: a) Que el egreso físico coincida con el comprobante de salida y con la autorización respectiva. b) Que el registro sea oportuno y adecuado. c) Que en los comprobantes de salida se indique el funcionario que recibe el bien y que se legalice dicho recibo con la firma correspondiente al momento de su entrega. 13. Verifique los elementos que por su desgaste, deterioro u obsolencia se hayan dado de baja y solicite:

a) Acto administrativo motivado, autorizando la baja, indicando el destine y tos bienes respectivos. b) Acta de la baja de elementos. c) Los documentos que soportan la entrega de los elementos a la entidad receptora. d) Los demás documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos legales y administrativos vigentes.

14. Solicite los siguientes documentos en los casos de pérdida total o parcial, hurto de fondos, bienes o documentos. a) Solicitud de exoneración de responsabilidad fiscal, presentada por el funcionario responsable dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que recurrieron los hechos. b) Relación pormenorizada de los hechos. c) Resultado de la investigación administrativa. d) Copia autentica de la denuncia presentada ante autoridad competente. 15. Compruebe que se hayan pagado o repuesto los bienes en caso de negarse la solicitud de exoneración de responsabilidad fiscal. 16. Haga una prueba selectiva sobre las existencias de bienes en el almacén y verifique: a) Que los registros de inventario estén actualizados. b) Que el conteo físico sea igual al valor registrado. c) Que si hacen falta elementos, sea por errores de omisión en el registro. d) Que si sobran elementos se incorporen en los registros previa expedición del comprobante de ingreso. e) Que se haya abierto una cuenta de responsabilidades en el caso de faltantes. 17. Examine en forma selectiva los inventarios anuales de bienes de consume y devolutivos que estén en el almacén, así como los devolutivos en servicio y demás activos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y verifique: a) Que los formularios y demás documentos utilizados en la toma de inventarios, sean los correctos y estén debidamente diligenciados. b) Que no se hayan omitido durante el conteo, bienes que deben inventariarse. c) Que coincidan los valores asignados a los bienes inventarios, con los valores que figuran en los registros de inventario. d) Las diferencias resultantes de la toma de inventarios, investigando las causas de las diferencias y comprobando selectivamente los faltantes y sobrantes. 18. Solicite las cuentas mensuales que se rinden a la Contraloría y verifique: Que tengan los soportes necesarios. Que estén debidamente diligenciados. Que las operaciones matemáticas estén correctas.

C. CAJAS MENORES

OBJETIVOS 1. Comprobar la existencia real de los fondos que se manejan a través de la caja menor. 2. Comprobar la exactitud, veracidad, confiabilidad y oportunidad de los registros. 3. Determinar el cumplimiento de las normas administrativas y fiscales que reglamentan su funcionamiento. 4. Comprobar el adecuado y correcto destino de los fondos, cumplimiento de cuantías y demás requisitos de la caja menor.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO 1. Solicitar la resolución que creo y reglamento la caja menor, los documentos soporte (facturas, recibos de caja, libros auxiliares) y verificar: a) Que se hayan pagado solamente los conceptos y valores máximos autorizados en la resolución. b) Que los documentos soportes sean originales y se encuentren debidamente cancelados por los beneficiarios. c) Que haya correspondencia entre los documentos soporte y los pagos. d) Que los registros estén actualizados en el libro respectivo.

2. Solicitar la póliza de manejo a los funcionarios encargados del manejo de las cajas menores y verificar: a) Vigencia de la póliza b) La cuantía c) Cubrimiento

3. Hacer periódicamente arqueos a los fondos que se mantengan en la caja menor y verifique: a) Que estén registrados en el libro auxiliar los giros efectuados para constituir o renovar la caja menor. b) Que la suma del efectivo contado y los comprobantes o facturas que respaldan los gastos coincidan con el saldo disponible que aparece en el libro auxiliar. En caso de encontrar diferencias investigue las causas. c) Que los comprobantes o facturas sean originales y correspondan a gastos que por su naturaleza y cuantía se pueden sufragar con los fondos de la caja menor. d) Que los documentos soporte sean legibles, no tengan enmendaduras y estén debidamente legalizados con firma e identificación del beneficiario. e) Que las chequeras y el dinero estén en caja fuerte y se cumplan las normas de seguridad.

4. Verifique que haya segregación de funciones entre el pagador y el responsable de la caja menor para evitar transposición de fondos y ocultación de faltantes.

5. Verifique que los comprobantes y facturas presentadas para la legalización y reembolso de la caja menor correspondan al precio de reembolso, en caso de irregularidades haga las observaciones pertinentes. 6. Verifique el ingreso real al almacén de los bienes que por su naturaleza deban ingresar al y que se hayan comprado con fondos de caja menor. 7. Revise la correcta imputación presupuestal y contable de los gastos efectuados. 8. Haga pruebas selectivas para confirmar la corrección y veracidad de los precios que aparecen en los comprobantes de gastos. 9. Verifique que el valor del gastado hasta la fecha de solicitud del reembolso corresponda al porcentaje estipulado para la legalización y el respectivo reembolso. Entre otras funciones en el Área Administrativa el Control Interno tiene las siguientes: 1. Velar por mantener actualizado el registro de proponentes de la entidad en sus diversas modalidades o clasificaciones. 2. Revisar el procedimiento para calificación y clasificación de proponentes. 3. Verificar que todo proceso de contratación se ajuste a las normas legales vigentes incluyendo el proceso de licitación. 4. Realizar un seguimiento oportuno de los contratos en ejecución. 5. Corresponde al control interno en ejercido de sus funciones supervisar a los empleados de manejo y comprobar que dichos empleados reúnen los requisitos indispensables para el desempeño de su respectivo cargo. 7. Revise la correcta imputación presupuestal y contable de los gastos efectuados. 8. Haga pruebas selectivas para confirmar la corrección y veracidad de los precios que aparecen en los comprobantes de gastos. 9. Verifique que el valor del gastado hasta la fecha de solicitud del reembolso corresponda al porcentaje estipulado para la legalización y el respectivo reembolso. Entre otras funciones en el Área Administrativa el Control Interno tiene las siguientes: 1. Velar por mantener actualizado el registro de proponentes de la entidad en sus diversas modalidades o clasificaciones. 2. Revisar el procedimiento para calificación y clasificación de proponentes. 3. Verificar que todo proceso de contratación se ajuste a las normas legales vigentes incluyendo el proceso de licitación. 4. Realizar un seguimiento oportuno de los contratos en ejecución.

5. Corresponde al control interno en ejercido de sus funciones supervisar a los empleados de manejo y comprobar que dichos empleados reúnen los requisitos indispensables para el desempeño de su respectivo cargo. 6. Velar por que las garantías que deben acreditar los empleados de manejo se encuentren vigentes. 7. Velar porque todos los funcionarios que tengan carácter de tesoreros, pagadores, secretarios habilitados, jefe de almacén y en general todos aquellos funcionarios que dentro de sus fundones tengan recaudar, recibir, pagar, custodiar administrar, manejar o mantener fondos, bienes, especies, materiales o elementos de propiedad del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , rindan las cuentas correspondientes a la Contraloría General del Departamento en forma mensual y dentro de los quince días siguientes al mes que corresponda esa cuenta. 8. En cumplimiento de la Resolución Orgánica 826 emanada por la Contraloría General del Departamento, la rendición de la cuenta mensual se hará en los formularios que para efecto adopte esa entidad y la información suministrada en esos formularios, deberá ser refrendada por el Ordenador del Gasto y por el Jefe de Control Interno. 9. Los estados financieros del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO deberán estar suscritos por el Señor Gerente y refrendados por el Jefe de Control Interno. 10. Supervisar el procedimiento de compras suministros y adquisiciones. La entrada y salida de Almacén. 11. Velar por mantener actualizado el movimiento de almacén tanto de bienes muebles como inmuebles. 12. Velar porque el almacenista rinda oportunamente las cuentas. 13. Velar porque el inventario general de almacén se mantenga actualizado y se lleven los controles correspondientes (kardex) 14. Supervisar la ejecución de los Contratos que realice el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

4.2.2 Modulo de Personal A. NOMINA OBJETIVOS DEL CONTROL 1. Comprobar que existan y se apliquen correctamente las normas y procedimientos vigentes para la liquidación de la nomina. 2. Comprobar que los pagos y descuentos efectuados por nomina a los funcionarios, estén debidamente autorizados y liquidados conforme a las normas y procedimientos vigentes.

3. Comprobar que los registros de personal y archivos correspondientes sean correctos, y estén actualizados. 4. Comprobar las medidas de seguridad y custodia de los documentos soporte y de la información que se maneja en el proceso de nomina. 5. Constatar que las novedades de personal tengan los documentos que soporten la liquidación de la nomina y coincida su información. 6. Verificar que los datos de las novedades se reporten, procesen e incluyan en la nomina en forma completa, exacta y oportuna. 7. Comprobar que el proceso de la nomina tenga los suficientes controles para su acceso y modificaciones pertinentes. 8. Verificar que los actos administrativos que respaldan las novedades estén debidamente elaborados y legalizados. 9. Verificar que se cumpla con las fechas establecidas para la elaboración, entrega de novedades y proceso de pre nomina y nomina definitiva. 10. Que los pagos de nomina se hagan dentro de la fecha ordenada. 11. Que la nomina se elabore en los formatos autorizados.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 1. Tome las novedades de personal y verifique: a) La existencia, legalidad, y correcta elaboración de los documentos que soportan las novedades. b) La correcta y oportuna elaboración de los reportes de novedades. c) La correcta y oportuna actualización de los registros de personal. d) Que se haya liquidado debidamente la información reportada. e) Que se haya liquidado debidamente la información reportada.

2. Tome la nomina y verifique: a) Que este firmada por los funcionarios autorizados. b) Que los funcionarios que figuran en ella estén vinculados legalmente y estén activos. c) Que los valores devengados y descontados correspondan a los conceptos y valores autorizados. d) Que cuente con los documentos soporte. e) Que los reportes que origina la nomina para diferentes dependencias y entidades se hayan liquidado correctamente y enviado en forma oportuna. f) Que las operaciones matemáticas sean exactas. g) Que los topes y cuantías para el pago de salarios y prestaciones sociales se cumplan conforme a las normas vigentes; igualmente para las deducciones ordenadas.

h) Que se haya previamente verificado la disponibilidad presupuestal y se haya efectuado correctamente el descargue respectivo. i) Que se encuentren adecuadamente registrados los valores cancelados tanto en tesorería como en contabilidad.

3. Verificar las medidas de seguridad para el acceso a los programas de nomina, registros, archivos y documentos fuente. 5. MANUAL DE FUNCIONES 5.1 A NIVEL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 5.1.1 Manejo de los Ingresos 1. Comprobar que la liquidación de impuestos y tasas municipales se realicen correctamente y de acuerdo a las normas vigentes en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 2. Velar por que lleve a cabo el registro e ingreso de los recursos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 3. Velar porque se mantenga actualizado el registro y kardex de contribuyentes. 4. Verificar que se lleve a cabo en tesorería un boletín diario y mensual de caja y bancos. 5. Verificar repentinamente la expedición de documentos que realiza la Tesorería. 6. Comprobar que las formas pre-numeradas que se utilicen en tesorería lleven un orden consecutivo. 7. Verificar que se encuentran debidamente custodiados los documentos negociables del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 8. Verificar el control de arrendamientos de activos fijos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO a terceros si es adecuado y si esta debidamente aprobado o autorizado y comprobar si los contratos están debidamente registrados y si el arrendatario cumple con su compromiso.

5.1.2 Manejo de los Egresos 1. Verificar que los pagos cumplan con los requisitos legales y tengan los documentos soportes para la contratación y adquisición de bienes y los soportes necesarios de liquidación con las normas vigentes sobre el pago de viáticos y gastos de viaje, pago de vacaciones, primas, cesantías, transferencias de Ley a ESAP, SENA, Caja de Compensación Familiar, etc. 2. Velar porque se apruebe el programa anual de caja mensualizado y PAC oportunamente y con la periodicidad establecida por la administración de la Asamblea.

3. Verificar el boletín diario y mensual de caja y bancos. 4. Verificar que los cheques emitidos por tesorería se giren única y exclusivamente al primer beneficiario y no a representantes de este o a terceros. Cuando el pago se realice a Entidades, el cheque será girado a nombre de la entidad y no a funcionarios que la representen. 5. Verificar que los cheques averiados se mutilen, retengan y archiven debidamente con el fin de llevar el respectivo orden numérico en el momento de realizar la conciliación bancaria. 6. Verificar que los pagos con cheques se hagan por el valor que corresponde al documento aprobado y con la documentación del soporte respectivo. 7. Corroborar la información de caja y bancos con los extractos de bancos respectivos, es decir la conciliación bancaria mensualmente. 8. Verificar la preparación y elaboración de la nomina y los registros individuales. 9. Comprobar que las deducciones en nomina permitidas por ley se hagan correctamente.

5.1.3 Registro Presupuestal v Contable 1. Verificar que los registros presupuéstales y contables estén debidamente hechos. 2. Velar porque la contabilidad se mantenga actualizada y el ejecutivo pueda basándose en informes financieros tomar decisiones. 3. Velar porque los funcionarios encargados del control presupuestal produzcan la información mensual de la ejecución de los mismos. 4. Hacer recomendaciones para mejorar el proceso presupuestal, financiero y contable. 5. Verificar que en contabilidad se reciba copia de las adquisiciones de activos fijos que haga el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , para mantener actualizado el inventario de activos fijos.

5.2 MANEJO DEL PROCESO DE CONTRATACION 1. Velar por mantener actualizado el registro de proponentes de la entidad para contratación de cuantía mínima, en sus diversas modalidades o clasificaciones. 2. Revisar el procedimiento para calificación y clasificación de proponentes. 3. Verificar que todo proceso de contratación se ajuste a las normas legales vigentes incluyendo el proceso de licitación. 4. Realizar un seguimiento oportuno de los contratos en ejecución.

5.3 EMPLEADOS DE MANEJO 1. Corresponde al control interno en ejercicio de sus funciones supervisar a los empleados de manejo y comprobar que dichos empleados reúnen los requisitos indispensables para el desempeño de su respectivo cargo. 2. Velar por que las garantías que deben acreditar los empleados de manejo se encuentren vigentes. 3. Que tenga su póliza de seguro

5.4 MANEJO DE ALMACEN 1. Supervisar el procedimiento de compras suministros y adquisiciones. La entrada y salida de Almacén. 2. Velar por mantener actualizado el movimiento de almacén tanto de bienes muebles como inmuebles. 3. Velar porque el almacenista rinda oportunamente las cuentas a Contraloría. 4. Velar porque el inventario general de almacén se mantenga actualizado y se lleven los controles correspondientes (kardex)

5.5 FUNCIONES GENERALES 1. Evaluar permanentemente el proceso de control, verificar su eficiencia operativa y comprobar su bondad. 2. Revisar y evaluar el grado de cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos establecidos. 3. Revisar y evaluar permanentemente la suficiencia y confiabilidad de la información. 4. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la administración municipal y recomendar los ajustes necesarios. 5. Atender quejas y reclamos que presenten los ciudadanos sobre el mal desempeño de las dependencias o funcionarios que conforman al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , iniciar las investigaciones necesarias y si hay merito, dar traslado al despacho del señor Gerente. 6. Las demás que le asigne el señor Gerente de acuerdo con el carácter de sus funciones.

6. METODOLOGIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO La evaluación del Control Interno contemplara: > Controles Financieros > Controles no Financieros > Controles Administrativos

METODOS PARA EVALUAR Y VERIFICAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El evaluador debe examinar una serie de documentos para verificar el control interno, si el volumen y tamaño de estos documentos es alto, deberá programar pruebas selectivas con una muestra que de confiabilidad hacia el universo de una operación; además utilizar programas, entrevistas y cuestionarios.

MUESTREO ESTADÍSTICO Una forma de asegurar que la prueba selectiva sea objetiva es a través del muestreo estadístico. Por consiguiente el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre este método, de tal forma que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúen las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del sistema de control interno. El evaluador al usar su juicio para determinar el tamaño de la muestra, tendrá en cuenta los siguientes criterios: > La muestra o grupo de documentos seleccionados para el examen, debe ser representativa. > El tamaño de la muestra varía directamente con la calidad del sistema de control interno. > El examen de los documentos incluidos en la muestra debe ser exhaustiva, de tal forma que permita sacar conclusiones respecto al universo. > El muestreo involucra riesgos, puesto que del examen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada. La selección se hará de tal manera que permita al evaluador examinar suficiente evidencia para expresar una opinión respecto a lo razonable del sistema Control Interno. En la evaluación del control Interno el muestreo se usa en las pruebas sustantivas o de cumplimiento. El muestreo sobre bases estadísticas le permite al evaluador cuantificar la seguridad obtenida de la información, midiendo al mismo tiempo el riesgo de sobre-revisión o de revisión insuficiente. Esta habilidad para medir el riesgo y la seguridad es una de las principales ventajas del muestreo estadístico. Se pueden utilizar programas de computador para el cálculo del tamaño de la muestra la selección de la misma y la evaluación de sus resultados. Existen dos tipos de programas utilizados para el muestreo estadístico. Programadas que ejecutan rutinas estadísticas sobre archivos de datos de lectura mecánica y programas de tiempo distribuido. El primero puede utilizarse para seleccionar partidas de archivo de cantidades registradas o para suministrar un perfil de la población registrada. Los programas de tiempo distribuidos se usan en planeación, como también para calcular el tamaño de la muestra y evaluar sus resultados.

PLANEACION DE UN MUESTREO En la planeación de una muestra estadística, el evaluador debe definir el objetivo de la prueba, la población, el marco de referencia y la unidad de muestra. Definir los objetivos de la prueba implica además dos objetivos estadísticos básicos: El cálculo y la toma de decisiones. Un objetivo de cálculo tiene lugar el construir un índice de algunas características dentro de un sistema contable. Por ejemplo calcular la frecuencia de solicitudes de la comunidad no atendidas. Un objetivo de decisión implica la utilización de los resultados de la muestra para tomar una resolución. Además, el evaluador debe determinar la predsi6n y la confiabilidad deseada, y la técnica o método de muestreo que va a utilizar.

SELECCION DE LA MUESTRA ESTADÍSTICA Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita un método de selección aleatorio. Las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo el azar no restringido, el muestreo estratificado el azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada, el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada y el muestreo de variables que se evalúa como una muestra de atributos. La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos distinguen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de error ocasionado para la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para examinar la población. En la evaluación del sistema de control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error del muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente a las que resultará aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluación estadística. puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados.

El evaluador no

Cuando se utiliza el muestreo estadístico tanto en la planeación como en la evaluación, implica un estudio de cuatro factores relacionados: precisión, confiabilidad, toma de la muestra y una medida de la dispersión o variabilidad.

EMPLEO DEL MUESTREO ESTADISTICO EN LAS PRUEBAS SUSTENTATIVAS El muestreo estadístico puede utilizarse en cualquier ocasión en la cual una prueba detallada comprende un número menor que el total de la población. Comúnmente se fijan políticas sobre cuándo debe considerarse la utilización del muestreo estadístico y cuando deben consultarse especialistas en auditoria estadística. Si el evaluador considera que un muestreo estadístico es apropiado, tiene que definir la población, la unidad de muestreo y determinar la confiabilidad y precisión apropiadas. Las decisiones estadísticas del evaluador deben estar relacionadas con las otras decisiones en la planeación detallada de un programa para una cuenta o clase de transacción particular. En la planeación y evaluación de muestras estadísticas, la precisión y la confiabilidad se relacionan con los criterios sobre materialidad y riesgo en la evaluación del sistema de control interno. Al planear una prueba estadística sustantiva el evaluador debe considerar: > La cantidad de error que sería considerable para un balance de cuentas o clase de transacción particular. > El riesgo de que otras pruebas sustantivas aplicadas a la cuenta o transacciones no permitan detectar un error considerable. > La confianza depositada en los controles internos contables pertinentes.

METODOS DE CUESTIONARIOS Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los servidores públicos responsables de las distintas áreas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO El evaluador recoge las respuestas de los servidores públicos en una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia pero adicionalmente, debe utilizar procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la práctica los procedimientos que el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO tiene previstos, solicitando por ejemplo, documentos que comprueben las afirmaciones. La aplicación del cuestionario sirve de guía para el relajamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme. Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente formulados, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quien tiene a su cargo dichas funciones. El cuestionario es formulado de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada médica de control por la Dependencia, mientras que las negativas indican una falla en el sistema establecido.

RECOMENDACIONES EN UNA ENTREVISTA > Entrevista a la persona adecuada. > Programar la entrevista anticipadamente y explicar el objetivo de la misma. > Asignar tiempo suficiente a la entrevista, asegurando la no-interrupción. > Formular por escrito la lista de preguntas y confirmar la información requerida. > El entrevistador es quien dirige la entrevista. > Tomar nota de la entrevista o grabaría con la respectiva autorización del entrevistado. > Escuchar activamente y en la mejor forma para asegurar el 100% de atención. > Es necesaria también la comprensión de lo contrario se repetirán algunos comentarios. > Después de la entrevista, el entrevistador debe enviarle al entrevistado un memorando resumiendo los aspectos básicos e importantes para confirmar la información suministrada. > Evaluar la entrevista, indicando las observaciones, recomendaciones y proyecciones, debido al considerable número de comprobaciones y evaluaciones es aconsejable dotar a los servidores públicos de la Oficina de Control Interno de un instrumento de trabajo regular detallado y único en donde se determine las áreas específicas a tratar.

FINALIDAD > Facilitar el cumplimiento ordenado de los procedimientos y evaluaciones de naturaleza análoga. > Servir de guía con el propósito de evitar en lo posible que se incurra en omisiones o repeticiones. > Ahorrar tiempo al evaluador

El programa además servirá de estimulo a la imaginación del evaluador con el fin de sugerirle, por analogía, otros procedimientos o evaluaciones que debieran efectuarse.

FLEXIBILIDAD El programa no será aplicado con criterio inflexible. El evaluador por consiguiente estará facultado para hacer uso del mismo con un grado razonable de flexibilidad. En todo caso tendrá que justificar en su informe cualquier variación de importancia, realizado al desarrollar el programa. Toda modificación al programa debe ser aprobada por el Jefe de la oficina de control Interno. No se admitirá la excusa de que una comprobación o labor determinada no fue prevista en el programa, como descargo de una eventual omisión de esta índole en su trabajo.

ETAPA INICIAL El evaluador deberá asistir a la dependencia objeto del examen con la información pertinente y antecedentes relacionados con la misma, con el objeto de no llegar desconociendo las características especiales del área. Antes de dar comienzo a su trabajo en cualquier dependencia el evaluador examinara el informe y los papeles de trabajo del período anterior. Al examinar los documentos tomará nota de las observaciones y recomendaciones que contengan los mismos con el fin de: > Disponer de la ventaja que significa conocer por anticipado los puntos débiles a los cuales deberá prestar especial atención. > Poder comprobar para comentario en su informe, los cambios negativas que, con su caso, pudieran haberse producido en el funcionamiento de la dependencia inspeccionada, en el trabajo y en la conducta de los empleados, en relación con el examen precedente. > También examinara los originales, copias o extractos de los informes de la Contraloría General de la República, de los contratos, actas y otros documentos que directa o indirectamente se relaciones con la dependencia a evaluar.

ESTUDIO Y EVALUACION DEL SISTEMA CONTROL INTERNO Con el fin de cumplir con la segunda norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo en el estudio y evaluación del sistema de control interno, además de los anteriores métodos se utilizara las siguientes herramientas: Pruebas de cumplimiento: Se define como prueba de cumplimiento la verificación de la efectividad y razonabilidad de un control, una operación, un dato o conjunto de datos, sobre el cumplimiento de normas administrativas, financieras, legales, fiscales o de calidad. Pruebas Sustantivas: Se define como prueba sustantiva la verificación independiente que se efectúa sobre un saldo y sobre un número determinado de registros o transacciones para comprobar su razonabilidad a una fecha dada.

VERIFICAR DE LA CORRECTION Y OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Con el propósito de efectuar la revisión a los Estados Contables básicos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y con el fin de expresar una opinión sobre ellos, se utilizaran las técnicas de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Para el case, el estudio se desarrollara de acuerdo con las pruebas selectivas mediante dos tipos de procedimientos de auditoría.

> Pruebas de detalle de las transacciones y saldos. > Inspección analítica de razones y tendencias significativas e investigaciones resultantes de fluctuaciones anormales y partidas cuestionables. El objeto de estos procedimientos es obtener evidencia acerca de la validez y tratamiento contable apropiados de las transacciones y saldos o de otra manera, de errores o irregularidades que pueden estar allí reflejados. Las pruebas de detalle pueden aplicarse ya sea sobre base subjetiva o estadísticas.

OBSERVACIONES GENERALES

La Oficina de Control Interno como resultado de la gestión deberá formular observaciones y en cada una de ellas se referirá a uno o varias de los siguientes aspectos. > Funcionamiento general de la dependencia visitada. > Resultados de control y pruebas selectivas aplicadas a las diferentes unidades del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Las observaciones de los evaluadores adscritos la Oficina de Control Interno se clasificaran de la siguiente forma: > Observaciones corregibles por la dependencia evaluada: Estas observaciones se referirán a errores mecánicos o a irregularidades, infracciones o deficiencias no sustanciales originadas en la incorrecta interpretación o aplicación de los procedimientos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Observaciones corregibles por los jefes de oficina y división sección y de grupo. En esta categoría de observaciones, se incluirán las irregularidades graves, las infracciones y deficiencias de trascendencia significativa, relativa al Sistema de Control Interno. A esta categoría corresponderán las observaciones cuya corrección resultare difícil, debido al carácter especial o grave de los hechos consumados.

ACCIONES CORRECTIVAS

> La acción necesaria para la corrección de observaciones o para la adaptación de las medidas disciplinarias que fuesen procedentes deberán ser tomadas por los Jefes de división, Jefes de Oficina, Jefes de Unidades Administrativas Especiales, la Dirección, según el tipo de observación de que se trate.

> Las observaciones corregibles por las divisiones y grupos generalmente no tendrán que ser incluidas en el texto o en el anexo del informe, a menos que dichas observaciones tengan algún tipo de interés especial para la revisión efectuada. > Las observaciones corregibles por las Subdirecciones, Unidades Administrativas, Direcciones serán incluidas en su totalidad en el texto del informe.

ELABORACIÓN DEL INFORME

Como resultado de la verificación y evaluación del sistema de control interno, el evaluador presentara al responsable del Control Interno un informe escrito que contendrá el resultado, las observaciones y recomendaciones que resulten de la visita practicada para su análisis y aprobación.

DISCUSIÓN DEL INFORME

La Oficina de Control Interno deberá cerciorarse, que una vez emitido su informe no contenga punto débil. A través de la discusión previa del borrador de su informe el responsable del Control Interno, podrá conocer los puntos de vista de los máximos responsables del funcionamiento de las áreas analizadas. Además tendrá la oportunidad de comprobar por si mismo, a tiempo para su corrección, si se ha incurrido en errores de apreciación o de juicio en los resultados, conclusiones o-recomendaciones surgidas de la revisión efectuada. La discusión previa del informe en modo alguno significara que el responsable del Control Interno quede supeditado al resultado de la misma ni que invariablemente tendrá que aceptar los argumentos de los servidores públicos y modificar su informe. Si dichos servidores públicos no pueden demostrar en la discusión a plena satisfacción del Jefe de Oficina. Que existen razones fundadas para variar el criterio original de este último, no se deberá alterar la redacción del borrador. El Jefe de la Oficina de Control Interno conservara como papel de trabajo la parte del borrador de su informe discutido con los servidores públicos superiores de la dependencia inspeccionada.

FINALIDADES

La discusión del informe, en borrador, con los Jefes de las diferentes dependencias del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO tendrá las siguientes finalidades: > Informar sobre los resultados, conclusiones y recomendaciones de mayor trascendencia contenidas en el informe.  Efectuar una crítica constructiva de las operaciones revisadas y una evaluación imparcial individual del elemento humano de la dependencia, con el fin de reconocer los meritos individuales

o colectivos que haya lugar y señalar las áreas y operaciones en las que se han observado puntos débiles que requieran atención

> Conocer la reacción y posibles argumentos de los Jefes de la dependencia.  Hacer constar en el borrador del informe mediante notas al margen o en un papel de trabajo aparte los puntos de interés que se expandan durante el desarrollo de la discusión.

> Efectuar las modificaciones necesarias al borrador del informe. > Prestar asesoría en relación con asuntos de competencia en el área analizada, así como aclarar las dudas de interpretación o aplicación de los procedimientos internos que puedan tener los servidores públicos de la dependencia.

PAPELES DE TRABAJO CONCEPTO

Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por los evaluadores de la Oficina de Control Interno, que fundamentan y respaldan sus informes, como los resultados de las pruebas realizadas durante el examen. La denominación de papel de trabajo se aplicara a cualquier documento capaz de servir de soporte material a un informe sin hacer parte de este. De conformidad con el concepto enunciado, cualquier documento elaborado por el evaluador y/o suministrado por la dependencia constituirá un papel de trabajo.

OBJETIVOS

Los objetivos de la elaboración de los papeles de trabajo son: > Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos, > Suministrar la base para los informes, > Constituir una fuente de información. > Delimitar el alcance y detalle de la labor realizada > Mostrar los pormenores de las informaciones legales, reglamentarias y demás observaciones. > Contener la justicia de rigor cuando no fue posible cumplir con algún punto del programa, o si el tiempo empleado en la evaluación fue mayor o menor que el estimado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

> Facilitar los medios para una revisión que determina la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas. 

Servir de ayuda al evaluador al momento de sacar las conclusiones de su trabajo.

RESPONSABILIDAD

Los servidores públicos de la Oficina de Control Interno son responsables de la veracidad, exactitud y custodia de los papeles de trabajo, en que se basa cualquier informe que elabore en cumplimiento de su trabajo.

CARACTERÍSTICAS

> Que sea veraz y exacto en los datos > Que sea soporte suficiente para demostrar que el Sistema Control sobre las que se está produciendo el informe, concuerden con las normas administrativas y legales. > Que demuestre que el examen haya sido planeado mediante el uso de programas de trabajo. > Que la eficiencia del Sistema de Control Interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO haya sido revisada y evaluada al determinar el alcance de las pruebas a las cuales se limitaron los procedimientos de revisión. > Que sea soporte de los procedimientos de revisión aplicados y las verificaciones realizadas para obtener los elementos que respaldaran su informe. > Que evidencie la forma como se resolvieron las excepciones o asuntos importantes que resultaron de los procedimientos de auditoria aplicados. > Que refleje los comentarios preparados por el evaluador indicando sus conclusiones con respecto a aspectos importantes del trabajo. Los papeles de trabajo correspondientes a los arqueos de caja, de almacén y en general, todos los que impliquen entrega o recepción de valores u otros bienes, así como los que por cualquier circunstancia puedan tener alguna importancia especial, tendrán que ser escritos íntegramente a tinta y no deben contener enmendadoras u otro serial de alteración. Para otros papeles de trabajo será preferible utilizar lápiz negro regular. En ocasiones, sin embargo se podrá tachar en vez de borrar, especialmente cuando se trata de papeles de trabajo preparados por otra persona y revisados por él. En tales cases el evaluador hará sus tachaduras de manera que, aun cuando debidamente inusitada la cifra, letra o palabra que no se deseare, fuere, no obstante posible su lectura, ya que en alguna oportunidad posterior puede ser de interés conocer los escritos originales. Dicho evaluador tendrá en cuenta al respecto la importancia de dejar huella escrita de todos los pasos de auditoria siempre que ello fuere razonablemente posible.

Las observaciones o notas que se refieren a los arqueos, prueban selectivas de almacén, conciliaciones bancarias, análisis de cuentas y otros resultados similares, deberán hacerse constar en los propios papeles de trabajo. El evaluador tratara que en sus papeles de trabajo quede constancia de los cálculos que realice especialmente estos contienen importancia significativa. Si estos cálculos se realizan manualmente las operaciones aritméticas se efectuaran en el anverso o reverse del correspondiente papel de trabajo. Si son mecánicos la cinta de la maquina calculadora será adherida en forma conveniente al respectivo papel de trabajo ya sea en su anverso o reverse (esto cuando la cinta tiene valor como elemento de prueba, en particular cuando se trate de probar algún error atribuible a falla mecánica de dichos implementos de trabajo). Normalmente no deberá escribirse al dorso de ningún papel de trabajo. La única excepción estará representada por los cálculos que realicen los evaluadores. En los papeles de trabajo las fechas serán presentadas preferiblemente en forma abreviada. Para el nombre de cada mes-emplearan las tres primeras letras, y para el ahorro deberán utilizar los dos últimos dígitos. El orden para escribir las fechas será: Día, mes y ano. En forma abreviada el mes ira entre dos rayas inclinadas. Cada papel de trabajo tendrá las iníciales de evaluador que lo prepare, en la sección de: hecho por... Fecha..., en la cual se hará constar así mismo el día, mes y ano en que dicho papel de trabajo fue terminado. CONTENIDO

Cada papel de trabajo debe contener su encabezamiento con la siguiente información: > HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO - Oficina de Control Interno > En la primera fila el nombre de la planilla, > En la segunda fila margen superior izquierdo, el nombre de la Dependencia a que se refiere el trabajo. > En la margen superior derecha a la altura del nombre del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO se anotara el índice de la cedula o memorando con lápiz color rojo. > Si se trata de una planilla o cedula, la misma contendrá el trabajo ejecutado, la conclusión a que llego, la firma y fecha de la persona que ejecutó el trabajo.

MARCAS DE REVISIÓN

El evaluador necesariamente tendrá que utilizar determinadas marcas de revisión de libros, formularios y otros documentos que examine, con el propósito de dejar constancia fehaciente de la comprobación realizada, así como para indicar la existencia o no de alguna observación como resultado de la comprobación.

MARCAS DE COMPROBACIÓN

Los servidores públicos de la Oficina de Control Interno en la realización del examen, harán uso de ciertos signos de revisión denominados marcas de auditoria cuyo fin es servir de guía sobre documentos, libros o formularios examinados para evitar retrocesos en el trabajo. Además debe identificar las planillas o papeles de trabajo para facilitar su manejo tanto en el trabajo, como en la revisión y seguimiento. Las marcas son símbolos particulares; sin embargo existen algunas de uso general, como las siguientes: : verificado : compute o calculo verificado : Verificado y de acuerdo Se puede usar las que se considere pertinente, siempre y cuando se identifique al inicio.

CONCLUSIONES

Cada cedula sumaria en la cual se ha desarrollado de manera completa un trabajo, debe contener la conclusión adecuada basada en e! trabajo de auditoria realizado, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo que correspondan a los objetivos que se perseguían. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo. Para facilitar el manejo y archivo de las cedulas o planillas, se usan índices, los cuales no son a cosa que numero o letras que se colocan en la esquina superior derecha de la hoja. Además de indicar el sito precise donde se debe archivar cada planilla, sirven para hacer referencia o cruces de una planilla con otra.

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO

Los papeles de trabajo se organizaran en dos secciones principales: Archivo permanente: Es el que contiene la información de interés y de utilización continua o necesaria en las auditorias subsiguientes: En dicho archive debe incluirse: a) Historial normativo de la dependencia: políticas, planes y operaciones de las dependencias; organización y personal; evaluaciones de control interno; manual de procedimientos, información contable y otros. b) Organización.

INFORMES INSTRUCCIÓN

El objetivo final del Control Interno es la de informar al despacho de Gerente sobre cualquiera de los aspectos observados en los exámenes aplicados. En consideración a que el informe representa el producto final del trabajo, será de gran importancia que el Jefe de la Oficina de control Interno dedique la mayor atención al documento que se elabore.

CONCEPTO

Es el resultado presentado por escrito al alcalde, del trabajo realizado por la Oficina de Control Interno, en desarrollo de la verificación y evaluación de los diferentes sistemas de control adoptados por el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad del informe es del Jefe de la Oficina de Control Interno.

INFORMES CONFIDENCIALES

El desarrollo de un trabajo normal es posible que haya necesidad de informar de manera confidencial ciertos asuntos que requieren un manejo reservado. Para esto se marcarán los papeles de trabajo, en la margen superior derecha con el término "CONFIDENCIAL". El Jefe de la Oficina manejara la información como tal confirmando cada una de las partes materia de informe y de él dará el trámite que le corresponda de acuerdo con la gravedad de los hechos. Aunque todo informe de la Oficina de Control Interno tendrá como característica, la de ser un documento intrínsecamente confidencial, todas las personas autorizadas a leer dicho informe deberán extremar el cumplimiento de las disposiciones sobre el secreto profesional de la auditoria interna cuando se tratase de un informe señalado con el término "confidencial".

INFORME ANUAL

El informe anual constara de los siguientes elementos: Destinatario El informe se dirigirá al señor Gerente. Periodo Revisado Se indicara el periodo que comprende el informe.

Alcance del Examen En esta sección deberá hacerse constar que se aplico el programa aprobado por la Oficina de Control Interno y que el examen fue practicado de acuerdo a los principios de auditoría generalmente aceptados, por consiguiente incluye pruebas de los libros y documentos de contabilidad, y otros procedimientos de auditoría que se consideren necesarios según las circunstancias. También se informara en esta sección, en su caso, si el programa ha sido aplicado integralmente o con alguna limitación.

RESULTADO

En esta sección, se compilaran los resultados sobre: > Los estados Contables e informes complementarios > La adecuada administración de los recursos financieros, económicos y sociales del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Si las operaciones administrativas y programas se ajustan a las disposiciones legales, al estatuto de personal y a los acuerdos. > Las investigaciones administrativas especiales. > La gestión del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , respecto a los logros o actividades alcanzados y si los programas o actividades están obtenidos los objetivos propuestos y demás relacionados, con examen. > Cuando se trate de informes parciales, solamente se tratará los puntos críticos., etc.

RECOMENDACIONES

En esta parte del informe, el Jefe de la Oficina de Control Interno formulara las recomendaciones pertinentes. Dichas recomendaciones habrán de responder en cada caso, a corregir las deficiencias existentes y mejorar el funcionamiento general del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

CONCLUSIONES

El Jefe de la Oficina de Control Interno, según su criterio profesional concluirá sobre la razonabilidad como se desarrollo la gestión de cada una de las dependencias del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , de acuerdo al cronograma presentado y aprobado.

FIRMA

El informe será firmado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y sobre el recae toda la responsabilidad del mismo.

FECHA

Todo informe debe contener la fecha de su información

ANEXOS

Los anexos se destinaran a contener el detalle de las observaciones resultantes de las comprobaciones efectuadas por la Oficina de Control Interno y sus finalidades serán: > Presentar los pormenores necesarios en forma separada aunque formando parte del contenido general del informe. > Facilitar la agrupación adecuada de las observaciones de naturaleza similar.

PROGRAMAS DE TRABAJO

Los servidores públicos adscritos a la Oficina de Control Interno deben tener en cuenta los siguientes parámetros.

OBJETIVOS

> Observar si las áreas administrativa, financiera y operativa han cumplido con eficiencia las funciones y objetivos propuestos. > Determinar el correcto y adecuado manejo de los recursos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Verificar el cumplimiento de las normas legales, administrativas y fiscales vigentes. > Velar porque la función administrativa se desarrolle con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

INSTRUCCIONES GENERALES

> Estudiar las normas legales, administrativas y fiscales aplicables en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Conocer las funciones y programas especiales asignados a cada una de las dependencias que integran al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Conocer los procedimientos administrativos de las dependencias, con el fin de recomendar políticas de eliminación de trámites inocuos, simplificación y mejoramiento de otros. > Determinar la razonabilidad y lógica de los procedimientos en estudio.

> Determinar los puntos críticos donde se produzcan demoras, incumplimiento de normas, sobrecarga de trabajo, inadecuados flujos de información y demás inconvenientes que interfieran el normal desarrollo de la gestión administrativa y establecer las causas efectos y comentarios con Jefes y demás servidores públicos involucrados. > Si los servidores públicos no pueden ofrecer solución a los inconvenientes presentados, estos deberán ser planteados a jerarquías superiores de la administración, > Observar si los servidores públicos asignados a alas diferentes tareas poseen los niveles de conocimiento para el ejercicio de las mismas y analizar las dificultades que se les presentan. > Destacar las funciones, programas o metas que han sido cumplidas a satisfacción. > Soluciones y cambios propuestos, aceptados durante el periodo y los resultados que se han obtenido. > Funciones, programas, metas objetivos que no se lograron o que solo se cumplieron parcialmente, describiendo las causas, efectos presentados y posibles consecuencias. > En el informe deberán incluirse los demás aspectos observados y analizados que se consideren de vital importancia, teniendo en cuenta los efectos producidos por los informes anteriores. Para que el informe produzca los resultados esperados, deberá ser producto de evaluaciones sobre casos reales e intercambios de opiniones con los Jefes de las dependencias involucradas, quienes conocerán sus conclusiones y recomendaciones para que expresen sus sugerencias, antes de ser presentadas al Gerente. En lo posible, el informe debe sustentarse con cifras estadísticas y documentos probatorios de los hallazgos que se pretenden destacar. Así mismo, deberá referirse a la utilización eficiente de los recursos Financieros, Económicos y Sociales del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO , con el fin de serle útil al Gerente. MÉTODOS PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

En la obtención de la información necesaria para el análisis y evaluación, se utilizaran los métodos que se consideren más apropiados según la dependencia y los procedimientos a estudiar, entre los cuales se pueden citar: a) Cuestionarios para evaluar el Sistema de Control Interno. b) Entrevistas con los Jefes o servidores públicos que directamente ejecutan los procedimientos. c) Solicitud de la información pertinente. d) Estudio de informes, libros y registros. e) Las demás que se consideren necesarias.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DE LA PLANEACIÓN EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 1. VISIÓN GENERAL Consideraciones del medio ambiente externo 1.1. Tiene el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO una buena imagen publica? 1.2. El servicio y la atención que presta en cuanto a discusión con relación al beneficiario y/o usuario son: Excelente Regular

______ ______

Bueno Malo

1.3. Las relaciones con Entidades Nacionales o Departamentales son: Excelente Regular

______ ______

Bueno Malo

2. OBJETIVOS 2.1. ¿Son desarrollados los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ? 2.2. ¿Ha comunicado el Gerente de manera clara a su personal los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ? 2.3. Se cuida el despacho del Gerente de que los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO sean compatibles con: > Planes? > Estrategias? > Programas? > Políticas? > Procedimientos? > Normas? 2.4. ¿Se encuentran expresados por escrito los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO. 2.5. ¿Existe una red de objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO que relacione un área con otra? 2.6. ¿Dispone el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO Dependencias?

de los objetivos para cada una de las

2.7. ¿Se llevan a cabo revisiones periódicas para determinar si sus objetivos fueron alcanzados? 2.8. ¿Existe una evaluación anual de la actuación de los servidores públicos del UNIVERSITARIO DE SINCELEJO?

HOSPITAL

3. PLANES 3.1. ¿Los planes a corto plazo son un reto suficiente para motivar al personal del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO? 3.2. ¿Son lo suficiente flexible los planes para acomodarse a condiciones cambiantes? 3.3. ¿Han sido suficientemente estudiadas las provisiones para trazar estos planes? 3.4. ¿Se revisan periódicamente, los planes a corto plazo?

4. ESTRATEGIAS 4.1. ¿Son compatibles las estrategias con los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ? 4.2. Están integradas las estrategias con: > Los programas? > Las políticas? > Los procedimientos? > Disposiciones Gubernamentales? 4.4. ¿Forman las estrategias especificas parte esencial de la planeación estratégica general? 4.5. Son comprendidas las estrategias por el personal del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO 4.6. ¿Se revisan periódicamente las estrategias?

5. PROGRAMAS 5.1. ¿La planeación de los programas se realiza de acuerdo con los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO?. 5.2. ¿El despacho aprueba y apoya los programas presentados por las distintas dependencias? 5.3. Se integran los programas con: > Estrategias? > Procedimientos?

> Disposiciones gubernamentales? 5.4. ¿Se revisan y actualizan los programas?

6.1 TAMAÑO DE LA PRUEBAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Dependiendo de un adecuado Control Interno, de su aplicabilidad y de su permanente actualización y evaluación, los Auditores encaminaran sus pruebas y exámenes hacia el muestreo y selectividad y así se determinara el numero y la naturaleza de los errores descubiertos los cuales son directamente proporcionales a la eficiencia y calidad del Control Interno, o de lo contrario se requiera de una investigación más amplia y detalla.

6.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO MEDIANTE CUESTIONARIOS El uso de cuestionarios para evaluar el Control Interno se basa en la suposición de que los procedimientos fueron desarrollados previniendo cualquier configuración haga el fraude, basados en una adecuada segregación de funciones y responsabilidades, dándole firmeza a los controles establecidos, así el Auditor podrá determinar desviaciones importantes de los procedimientos preestablecidos de Control Interno. Esto significa que en la evaluación del Control Interno no es suficiente el hecho de tener unos procedimientos descritos en Manual o Instrucciones sino que se requiere hacer la evaluación mediante el desarrollo de pruebas, observación personal, conciliación, descripción del flujo de las operaciones, de los registros, plantear preguntar a los funcionarios apoyados por explicaciones y verificaciones e investigaciones detalladas.

6.3 FUENTES 0 BASES PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO > Gráficos y flujo gramas que muestren la organización, líneas de autoridad, separación de responsabilidad al nivel de divisiones, secciones, oficinas, etc. > Manuales de contabilidad general y costos que incluyan catalogo de cuentas, significado y manejo de las cuentas. Control Interno de cada cuenta aplicable. Plan de Registros, libros, listados, documentos, formularios, Proceso Contable, Informes, Frecuencia y utilización de las mismas. > Manuales de Procedimientos y Métodos que describan las prácticas aprobadas que deberán seguirse en cada operación. > Descripción de fundones por cargos, detallando el alcance de las actividades y responsabilidades para clasificar labores. Ejemplos: Cajeros, Contadores. > Entrevista con funcionarios Directivos y Operativos. > Discusiones con el personal de la Entidad, manejadas con altura y criterio profesional para así obtener valiosa información respecto a actividades operativas, recogiendo recomendaciones e ideas de cambios para mejorar.

> Utilización de informes, papeles de trabajo, programas de auditorías, auditorias anteriores internas y externas. > Observación personal mediante el análisis de registros contables, formularios, equipos, computadores, y programas, analizando los resultados de la información financiera, estadística, y operativa. > Visitas conocer las instalaciones, el flujo de documentos, personal, materiales, equipos y así visualizar la organización general de la Entidad. > Verificación de operaciones desde su inicio hasta su terminación pasando por la comprobación de firmas, documentos, aprobaciones, autorización, giros de cheques, entregas, y conciliaciones. > Elaboración de papeles de trabajo e informes relativos al resultado de la evaluación del Control Interno, utilizando archivos, pruebas, y si se requiere, solicitar investigaciones más detalladas en actividades de alto riesgo, recomendado que se modifiquen las normas y procedimientos de Control Interno para hacerlos más efectivos y eficientes. Por lo tanto, como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno el Gerente deberá velar por el establecimiento formal de este sistema de evaluación, según las características propias de la administración del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás normas vigentes.

7. FACULTADES DEL CONTROL INTERNO > Tener libre acceso en cualquier momento a libros, archivos, valores y documentos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO > Solicitar de cualquier funcionario, en cualquier momento y de la forma que estime conveniente informes y documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. > Solicitar colaboración, cooperación y asesoría de cualquier funcionario de cualquier nivel jerárquico para el desempeño de sus actividades. > Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que afecten el logro de sus objetivos.

8. INDICADORES DE GESTIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Calidad total en la gestión l

PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión universalmente conocida y utilizada para medir la eficiencia, eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión de la organización, se clasifican así:

a) Indicadores de Gestión de procesos Es el indicador que vigila una serie importante y discreta de pasos, eventos o acciones que intervienen en la atención de los pacientes. Los mejores indicadores de este tipo se centran en los estándares de procesos que están estrechamente vinculados con los resultados en los pacientes, lo cual significa que existen fundamentos científicos para creer que el proceso. Estos indicadores nos muestran la capacidad administrativa para evaluar y medir el fin de hacer ajustes para un mejoramiento continuo, y permite clasificar su importancia:

Promedio día estancia = Número de día estancia de los egresos del periodo Número de egreso del periodo

Día cama ocupada = Número de día cama ocupada es la sumatoria de las camas ocupadas durante los días del periodo, se denomina también paciente día.

Día cama disponible = El número de día cama disponible es el resultado de la sumatoria de las camas disponibles durante los días del periodo.

Porcentaje de Ocupación = Número de días cama ocupadas en el periodo x 100 Número de días cama disponibles en el periodo

% de Consulta Externa = Número de consulta externa en el periodo X 100 Número de consulta externa

% Consulta urgencias = Número de urgencias en el periodo

X

100

Número de con. Externa + urgencia periodo

Número de cirugía electiva = Es la sumatoria de procedimientos quirúrgicos realizados posteriores a un proceso de programación quirúrgica previa durante el periodo.

Número de cirugías de urgencias = Es la sumatoria de procedimientos quirúrgicos realizados durante el periodo y que no fueron programadas previamente.

% Cirugías electivas = Número de cirugías electivas en el periodo

X 100 Número cirugía electiva + urgencia en el periodo

b) Indicadores de Proceso Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Para establecer el cumplimiento en cuanto a: > Extensión y etapas del proceso administrativo. > Extensión y etapas de la planeación. > Agilidad de la prestación de los servicios. > Aplicaciones tecnológicas y su comparación evolutiva.

No. de proyectos realizados Proyectos aprobados y realizados =

No. de proyectos aprobados

c) Indicadores de Personal Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administración del talento humano, para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia para comparar clase, calidad y cantidad de los servicios.

Presupuesto ejecutado

Índice inversión en bienestar laboral = Presupuesto asignado a bienestar

Ausentismo = Horas fun. Ausente / Horas fun. Trabajados

Productividad = Producción / Horas Hombres trabajadas

9. CONCLUSIONES A MANERA DE RECOMENDACIÓN Cabe anotar como recomendaciones que deben tenerse en cuenta en el ejercicio mismo de la aplicación del control interno, las conclusiones que se obtuvieron en el Foro Nacional para discutir las nuevas orientaciones institucionales dadas por la Constitución Política de 1.991 particularmente en lo que tiene que ver con el control fiscal; en lo que se refiere al Control Interno se anota que: > Un aspecto de singular importancia para ejercer eficiente acción fiscalizadora, es indudablemente el grado de confianza que pueda merecer el sistema de control interno implantado en la Entidad sujeta a la fiscalización. Muchas veces la ausencia de adecuados procedimientos de Control Interno, obligan a que la vigilancia y el control de tipo externo se pierdan en asuntos de poca materialidad y de menor significado y no enfoque el aspecto sustancial de asegurarle al Estado la conservación y adecuado rendimiento de los bienes e ingresos públicos. Por ello, es muy trascendental tener una concepción exacta de lo que constituye el sistema de Control Interno dentro de una entidad. > Cualquier institución sea pública o privada tiene la responsabilidad de implantar ciertos mecanismos de orden interno que son inherentes al proceso administrativo de índole gerencial y que se traducen en medidas que adopta la propia administración para salvaguardar sus activos, asegurar la confiabilidad de la información financiera y administrativa y promover la eficiencia en las operaciones.

> El diseño de un adecuado plan de organización con la consiguiente distribución de fundones, el establecimiento de procedimientos ágiles y dinámicos, un buen sistema de reclutamiento para asegurar la incorporación idónea, la práctica de arqueo de fondos, conciliaciones bancarias y recuento físico de existencias, la separación de fundones incompatibles, etc., son medidas de tipo administrativo que la dirección de la entidad debe implantar para su propio beneficio y sobre las cuales descansa en gran parte la efectividad que pueda obtener una acción de control de tipo externo. > En otras palabras, de qué serviría un control perceptivo sobre el ingreso y salida de bienes del almacén y farmacia, si no existe un buen sistema de registro a través de inventarios permanentes y si no están debidamente limitadas o separadas las funciones de registro y custodia de bienes, o que finalidad tendría revisar previamente todo el proceso de una orden de pago si no existen registros aceptables de cuentas principales y auxiliares de la deudas, de tal forma que no se produzcan pasivos inexistentes. > Finalmente, es necesario insistir en que no se debe confundir el sistema de control interno con la oficina de control interno o auditoría interna. Lo primero, como se ha mencionado, es inherente a toda la administración en su conjunto, es decir se presenta en todos los niveles y en todas las operaciones. En cambio, la oficina de Control Interno o auditoría interna configura una unidad orgánica encargada de velar porque todas las medidas, procedimientos y objetivos señalados por la dirección de la entidad se cumplan en toda su extensión, es decir, su rol está enfocado a formular las recomendaciones necesarias para mejorar el funcionamiento interno de la institución a través de la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía conque las distintas unidades orgánicas de la entidad cumplen sus fundones y objetivos. Ello indudablemente no es fácil. Se requiere contar con personal calificado e idóneo que conceptué claramente que su principal función consiste en ayudar a la institución de la cual depende, detectando problemas y sugiriendo acciones para superarlos, de tal forma que el resto de la organización lo visualice no como "policía interno", sino como el asesor interno que coadyuva permanentemente el desarrollo eficiente y eficaz de toda la entidad en su conjunto.

ADMINISTRACION DE RIESGO MARCO LEGAL Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Busca proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. Ley 489 de 1998. ESTATUTO BÁSICO de Organización y funcionamiento de la administración pública. Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000.

Directiva presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado que en el parágrafo del Artículo 4º señala los objetivos del sistema de control interno (…) define y aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones y en su Artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoración de riesgos. Así mismo establece en su Artículo 4º la Administración de riesgos, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas (…). Decreto 188 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI 1000:2005.

MARCO CONCEPTUAL La Administración Pública al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión, no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas tendencias en administración, para lo cual requiere estar en constante actualización y estar abierta al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentos que le permitan a las entidades ser cada vez más eficientes, por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos institucionales. Por lo anterior, se hace necesario introducir el concepto de la Administración del Riesgo en las entidades, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza, tamaño y razón de ser están permanentemente expuestas a diferentes riesgos o eventos que pueden poner en peligro su existencia. Desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia del control es la reducción de los riesgos, es decir: el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los mismos propendiendo porque el proceso y sus controles garanticen, de manera razonable que los riesgos están minimizados o se están reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la organización van a ser alcanzados. Para el caso de las organizaciones públicas, dada la diversidad y particularidad de las entidades en cuanto a funciones, estructura, manejo presupuestal, contacto con la ciudadanía y el carácter del compromiso social entre otros, es preciso identificar o precisar las áreas, los procesos, los procedimientos, las instancias y controles dentro de los cuales puede actuarse e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestión y la obtención de resultados para tener un adecuado manejo del riesgo.

Es importante tener en cuenta que los riesgos están determinados por factores de carácter externo, también denominados del entorno y factores de carácter interno. Entre los factores externos se destacan: la normatividad, a vía de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el

de 1991 que propuso un Estado Social de Derecho, jurisprudenciales como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pública y por lo tanto sus objetivos. El Componente de la Administración del Riesgo en el Subsistema de Control Estratégico del Modelo Estándar de Control Interno, habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de eventos (riesgos) que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Para ello se integran cinco Elementos de Control: el Contexto Estratégico que permite establecer los factores internos y externos que generan posibles situaciones de riesgo; la Identificación de Riesgos que define las causas (factores internos o externos) y efectos de las situaciones de riesgo; el Análisis de Riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; la Valoración de Riesgos para medir la exposición de la entidad a los impactos del riesgo. Todos estos elementos conducen a la definición de criterios base a la formulación del estándar de control que se consolida en la Políticas de Administración de Riesgos. Para la implementación de este componente se toman como base los Planes y programas, el Modelo de Operación y sus diferentes niveles de despliegue, a fin de establecer los posibles riesgos de los procesos y las actividades. Este componente toma como base la identificación de los factores internos o externos y de operación que puedan afectar el desarrollo de la función administrativa de la entidad; una vez identificados se asocian a los procesos, analizándolos, valorándolos y calificándolos en términos de su impacto en la gestión. Finalmente, este resultado permitirá definir las directrices para la Administración del Riesgo.

CONTEXTO ESTRATEGICO Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados:

 Identificar los factores externos que pueden ocasionar la presencia de riesgos, con base en el análisis de la información externa y los planes y programas de la entidad.  Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos con base en el análisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la entidad.  Aportar información que facilite y enriquezca las demás etapas de la Administración del Riesgo.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO GENERAL: Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos

ESPECIFICOS: Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos

Introducir dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitigación resultado de la administración del riesgo. Involucrar y comprometer a todos los servidores de cualquier entidad de la Administración Pública, en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones. Proteger los recursos del Estado Al terminar la implementación del Componente de Administración de Riesgo se espera obtener los siguientes productos:

•

Análisis de los factores externos e internos que implican exposición al riesgo.

•

Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

•

Medidas de respuesta ante los riesgos identificados.

•

Políticas de Administración de Riesgos identificados.

Ilustración. Insumos y productos del Componente la Administración del Riesgo

ROLES Y RESPONSABILIDADES Representante De La Dirección 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del proyecto.

Equipo MECI 1. 2. 3. 4.

5.

Adelantar el proceso de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Componente del proyecto. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo al representante de la dirección, para su aplicación. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo

Oficina de Control Interno •

•

Rol directo: Asesorar el proceso de identificación de los riesgos institucionales y con base en ellos, realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de los procesos. Igualmente, la Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas, con el fin de verificar el cumplimiento de las mismas y proponer mejoras. Rol indirecto: Verificar que en la entidad se implementen políticas de la Administración del Riesgo y se implementen mecanismos reales para la Administración del Riesgo.

DEFINICION DE RIESGOS RIESGO:

“Contingencia o proximidad de un daño, contratiempo o peligro”

Posibilidad de que ocurra algo que tendrá impacto sobre los objetivos.( NTC 5254) Posibilidad de ocurrencia de situaciones que pueden entorpecer el normal funcionamiento de la Entidad, le impiden el logro de los objetivos, afectan su imagen o ponen en peligro su supervivencia

IDENTIFICACION DE RIESGOS El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo basado en el resultado del análisis del Contexto Estratégico, en el proceso de planeación y debe partir de la claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de resultados. El Decreto 1599 de 2005 lo define como: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores2, las causas y los efectos de su ocurrencia. La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando los factores internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. Es la base del análisis de riesgos que permite avanzar hacia una adecuada implementación de políticas que conduzcan a su control.

FORMATO DE IDENTIFICACION DE RIESGOS

CLASIFICACION DEL RIESGO Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnología disponible satisfaga las necesidades.

Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir su compromiso ante la comunidad

Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos financieros

BENEFICIOS DE LA IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados Determinar las causas (factores internos o externos) de las situaciones identificadas como riesgos para la entidad Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad Describir los riesgos identificados con sus características Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:

La Calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. La primera representa el número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse, y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos.

La Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

Probabilidad: posibilidad de ocurrencia del riesgo. Se puede medir con criterios de: 1. 2.

Frecuencia, si se ha materializado Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo

ANALISIS DE RIESGOS Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

MATRIZ DE CALIFICACION, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, que pueden disminuir la capacidad institucional de la entidad, para cumplir su propósito. Establecer criterios de calificación y evaluación de los riesgos que permiten tomar decisiones pertinentes sobre su tratamiento.

Medir el impacto las consecuencias del riesgo sobre las personas, los recursos o la coordinación de las acciones necesarias para llevar el logro de los objetivos institucionales o el desarrollo de los procesos.

CLASIFICACION DE LOS RIESGOS Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización

EL PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO ¿Los controles están documentados? ¿Se está aplicando en la actualidad? ¿Es efectivo para minimizar el riesgo?

MATRIZ DE VALORACION DE RIESGOS

POLÍTICAS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo, a su vez transmite la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.

OPCIONES PARA EL MANEJO DE RIESGOS EVITAR EL RIESGO: Tomar medida para prevenir su materialización. Se logra con mejoramiento de procesos. Requiere plan de contingencia. REDUCIR EL RIESGO: Toma de medidas para disminuir probabilidad (prevención), como el impacto (protección). Se logra con optimización de procedimientos y la implementación de controles.

COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO: Traspaso de las pérdidas a otras organizaciones (Aseguradoras).

ASUMIR EL RIESGO: Se acepta la pérdida o efecto y se elaboran planes de contingencia.

MAPA DE RIESGOS

Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad.

Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo Evaluación del Riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificación, evaluación y respuesta a los riesgos.

Controles existentes: especificar cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Valoración del Riesgo: es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la entidad al riesgo. Opciones de Manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo

Acciones: es la aplicación concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo.

Responsables: son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas.

Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo.

Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas.

FORMULACION DE LAS POLITICAS Se deben tener en cuenta aspectos como:

    

Los objetivos que se esperan lograr. Las estrategias para establecer como se va a desarrollar las políticas, a largo, mediano y corto plazo. Los riesgos que se van a controlar Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido. El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas

El fin de la Administración del Riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales

GLOSARIO DE CONTROL ORGANIZACIONAL Queremos entregar este glosario Organizacional, en el cual el responsable del Control Interno podrá establecer con estas herramientas teóricas, métodos de evaluación y gestión propios para el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

"GERENCIA TOTAL" ADMINISTRACIÓN: Procesos técnicos eficientes de dirección, orientados organizar, coordinar y controlar, para lograr unas metas, objetivos o propósitos definidos.

ADMINISTRACIÓN PUBLICA: Práctica de anticipación de los problemas y toma de medidas para reducir las dificultades, en vez de esperar al problema para entonces entrar en acción.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS: Técnica en la que el empleado y el jefe establecen conjuntamente objetivos a futuro. Los empleados serán evaluados dependiendo del grado en que hayan alcanzado los objetivos fijados. ADMINISTRACIÓN RECREATIVA: Estilo administrativo en el cual los tomadores de decisiones responden a los problemas, en vez de anticiparse a ellos.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Estudio de la forma en que las organizaciones obtienen, desarrollan, evalúan, mantienen y conservan el número y el tipo adecuado de trabajadores. Su objetivo es suministrar a las organizaciones una fuerza laboral efectiva. ADQUISICIÓN DE RECURSOS HUMANOS EXTERNOS: Fundón de personal que se descompone en el reclutamiento, la selección y la contratación de nuevos empleados. Generalmente, esta función corresponde a un Director específico en los grandes departamentos de recursos humanos.

ALCANCE O EXTENSIÓN: Relación que existe entre el número de partidas individuales examinadas y el número total de partidas susceptibles a ser evaluadas.

AMBIGÜEDAD DE FUNCIONES: Incertidumbre respecto a las obligaciones y los deberes del puesto que se desempeña.

ANÁLISIS DEL MERCADO DE TRABAJO: Estudio de las fuentes de provisión de recursos humanos para determinar la disponibilidad presente y futura de nuevos empleados. ANÁLISIS DE PARETO: Técnica para la obtención de datos sobre las causas de los problemas de producción, en orden descendente de frecuencia. ANÁLISIS DE PUESTO:

Recolección, evaluación y organización de información referente a

puestos o cargo.

APERTURA DE NUEVAS IDEAS: Actitud de recepción de nuevas posturas e ideas y disposiciones de explorarlas y aprender de ellas.

APRENDIZAJE EXPERIMENTAL: Técnica en la que los participantes aprenden al experimentar durante el período de su capacitación los problemas que enfrentarán en su puesto de trabajo. ASESORÍAS: Proceso de discusión, con un empleado, de un problema que este último enfrenta, para ayudarle a solucionarlo en forma óptima.

ASESORÍA DIRECTIVA: Proceso de escuchar los problemas emocionales de un empleado, para decidir junto con éste que debe hacer y al final del proceso decírselo específicamente y motivarlo a seguir la guía.

ASESORÍA INTERNA: Organismo asesor de la administración en asuntos de control con independencia respecto a sus métodos y frente a las actividades e informes.

ASESORÍA PARTICIPATIVA: Asesoría que pretende establecer distintas técnicas de asesoría (directiva o no directiva.

ASESORÍA PROFESIONAL: Ayuda que proporcionan expertos para que cada empleado pueda encontrar curso profesional y los objetivos más idóneos.

ATENCIÓN RECEPTIVA: Esfuerzo positivo de un receptor para captar y codificar un mensaje. AUDICIÓN ACTIVA: La audición activa requiere que el oyente cese de hablar, que evite las distracciones, que sea paciente y que empatice con el emisor del mensaje.

AUTONOMÍA: Control que se ejerce sobre labores propias. AUTORIDAD: Facultad para mandar y tomar decisiones de obligatorio cumplimiento. AUTORIDAD FUNCIONAL: Capacidad de los funcionarios de un departamento para tomar decisiones, en ciertas ocasiones, sobre asuntos que normalmente competen a los Directores de línea.

AUTORIDAD DE LÍNEA: Facultad de asesorar pero no de emitir órdenes directas. Generalmente los miembros de un departamento gozan de autoridad indirecta respecto a otros integrantes de la organización.

CALIDAD: Es un principio para darle a la comunidad lo que por derecho espera. Se basa en el principio de que la calidad es la solución a un problema, lo que hace que mejore el desempeño de un sistema de personas y máquinas, y al mejorarla se disminuye los desperdicios, los costos y se incrementa la productividad, llegando a un producto final de calidad con gran competitividad. La calidad comienza en el señalamiento de métodos y/o objetivos.

CALIDAD DEL ENTORNO LABORAL: Balance general de la supervisión, condiciones de trabajo, niveles de compensación y puestos de trabajo de una organización. CAPACITACIÓN: Actividades que enseñan a los empleados de desempeñar su puesto actual. CELERIDAD: Agilidad y oportunidad para la ejecución de los actos públicos. CÍRCULOS DE CALIDAD: Grupos pequeños de empleados que se reúnen en forma periódica con un líder común para identificar y resolver problemas relacionados con el trabajo. CLIMA DE LA ORGANIZACIÓN: Grado en el que el entorno es favorable o desfavorable para las personas que integran la organización.

COMPENSACIÓN: Aportaciones que confiere la organización a cada persona a cambio de su trabajo.

COMPOSICIÓN DE LA FUERZA LABORAL: Estructura demográfica del personal de una compañía; por ejemplo, la proporción de hombres y mujeres, o la media de edad.

COMUNICACIÓN: Transferencia de información comprendida de una a otra persona.

Proceso por el cual se muestran unos resultados y son conocidos por otras personas, permitiendo compartir e intercambiar ideas y opiniones con el objeto de mejorar la ejecución de una actividad que sea juzgada y evaluada.

COMUNICACIÓN ABIERTA: Situación en la que los integrantes de la organización se sienten libre para comunicar todos los mensajes relevantes. COMUNICACIÓN ASCENDENTE; Información que se inicia en un punto jerárquico relativamente bajo de la organización, y que circula de más ubicación, a fin de informar o influir en otras personas.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Información que se origina en un punto jerárquico intermedio o superior y que se hace del conocimiento de empleados de nivel inferior a fin de proporcionar las directrices que deben seguirse.

COMUNICACIÓN EN DOS SENTIDOS: Hecho de que un emisor y un receptor se encuentran sosteniendo un intercambio de mensajes, de manera que se mantiene un flujo comunicativo regular.

COMUNICACIÓN NO VERBAL: Transmisión de mensajes por medios orales. CONTABILIDAD: Sistema de registro ordenado y sistemático de todas las transacciones de una entidad con el fin de estructurar y presentar estados financieros que muestren los resultados de un período y su estado económico en una fecha determinada.

CONTABILIDAD DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO: (Art. 36 ley 42 de 1993). La contabilidad de la ejecución del presupuesto, que de conformidad con el artículo 354 de la Constitución Nacional es competencia de la Contraloría General de la República, registrará la ejecución de los ingresos y los gastos que afectan las cuentas del tesoro nacional, para lo cual tendrán en cuenta los reconocimientos y los recaudos y las ordenaciones de gastos y de pagos. Para configurar la cuenta del tesoro se observarán, entre otros, los siguientes factores: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecución presupuesta!.

CONTROL: Es la medición de resultados en relación con lo programado o presupuestado y previo el análisis y la investigación de las causas que los originarán. Servirán para formular futuros planes o medidas. El control se realiza mediante la selección, examen y estudio de datos y la confrontación con los presupuestos; es decir, lo obtenido con lo esperado, lo que constituye el control sobre resultados. Esta medición compara los resultados con unos indicadores o índices para determinar así la eficiencia o ineficiencia de la administración. Indica también acción de controlar, censurar y examinar por autoridad suficiente y capacitada mediante el mecanismo para la confrontación entre lo programado o presupuestado y el resultado de la ejecución de tareas, con el fin de analizar el cumplimiento de los objetivos propuestos y adoptar las medidas correctivas oportunas, para proyectarlas hacia el futuro, previas las investigaciones respectivas.

CONTROL CONTABLE: Proceso mediante el cual la administración asegura la incorporación de todos los registros de las operaciones financieras, la correcta cuantificación de los activos, pasivos y patrimonio y la confiabilidad de la información contable. CONTROL DE CALIDAD: El grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y servicios que se les prestan.

CONTROL DE GESTIÓN: (Art. 12 Ley 42 de 1993). Es el examen de la eficiencia y eficacia que las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

CONTROL DE LEGALIDAD: (Art. 11 Ley 42 de 1993). Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. CONTROL DE RESULTADOS: Art. 13 Ley 42 de 1993). Es el examen que se realiza para establecer en que medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas, y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. CONTROL DEL ESTADO: (Art. 75 C.P.N.). Poder que tiene el Estado para controlar una actividad económica o de servicios.

CONTROL FINANCIERO: (Art. 10 Ley 42 de 1993). Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditorias de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

CONTROL FISCAL: (Art. 267 y 268 C.P.N. y Art. 4 Ley 42 de 1993) Función pública a cargo de la Contraloría para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del estado en todos sus ordenes y niveles. El control fiscal será de carácter posterior y selectivo. Se fundamenta en determinar la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

CONTROL INTERNO; (Art. 209, 268 y 269 C.P.N.). La administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno. El control interno es responsabilidad de la administración la cual está obligada a diseñarlo y aplicarlo. El control interno contempla métodos, sistemas, reglas y procedimientos según la naturaleza de las funciones de la entidad respectiva. Por lo tanto comprende planes conjuntos de métodos y medidas (manuales de control interno) cuyos objetivos

son salvaguardar los bienes, garantizar la exactitud y veracidad de la información, promover la eficiencia de las operaciones y cumplir las políticas de la administración.

CONTROL PERCEPTIVO: Examen y comprobación entre existencias físicas y los registros (libros, documentos, kárdex, etc.)

CONTROL POLÍTICO: (Art. 114, 112 y 138 C.P.N.) Le corresponde al congreso ejercer control político sobre el gobierno y la administración, para determinar el cumplimiento de objetivos del gobierno.

CONTROL POSTERIOR: (Art. 267 C.P.N.) Examinar las operaciones ejecutadas contra cuentas y documentos y registros comprobando aspectos numéricos-legales. Examen y evaluación constructiva y objetiva de las operaciones y actividades de la administración para detectar tareas críticas, dar recomendaciones y, si es .el caso, iniciar juicios fiscales e investigaciones. Evaluar resultados, cumplimiento de objetivos, eficiencia, eficacia, economía, equidad, racionabilidad de estados e informes y efectividad del control interno.

CONTROL PRESUPUESTARIO: Proceso mediante el cual la administración asegura la capacitación de recursos y su empleo eficaz y eficiente en procura de objetivos. CONTROL PREVIO: Examen anterior a la ejecución de una operación para comprobar aspectos numérico-legales.

CONTROL SELECTIVO: (Art. 267 C.P.N.) Lo ejercerán las Contralonas basadas en programas preestablecidos para mejorar los resultados del control mediante el muestreo técnico de la estadística. COSTOS AMBIENTALES: Cuantificación económica del impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el ambiente; y la evaluación de la forma como se cumple la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. COSTOS PSICOLÓGICOS: Factores de tensión y ansiedad que pueden afectar a una persona durante un período de cambio. CUENTA: (Art. 15 Ley 42 de 1993). Para efecto de la presente Ley se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.

CUESTIONARIOS: Conjunto de preguntas que guardan concordancia con los mecanismos de control interno y buscan establecer el grado de cumplimiento. CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS: Forma estandarizada, preparada con anterioridad, orientada a la obtención de información específica sobre puestos.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD: El proceso de conferir a varias personas la responsabilidad de varias funciones. Requiere que el dirigente asigna deberes, garantice autoridad, creé un sentido de responsabilidad y pida informes. DESARROLLO: Actividades que preparan a un empleado para ejercer responsabilidades en el futuro.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Estrategia que utiliza procesos de grupo para centrarse en la totalidad de la organización a fin de producir cambios planeados.

DESARROLLO PROFESIONAL: Suma de las experiencias, acciones propias y oportunidades del individuo para lograr sus objetivos profesionales. DESCRIPCIÓN DE PUESTO: Especificación por escrito que incluye los deberes laborales y otros aspectos de un puesto determinado. DESCRIPCIÓN REALISTA Y ANTICIPADA DEL PUESTO: Técnica que permite al solicitante ver el tipo de trabajo y equipo y las condiciones laborales que integran el puesto antes de que concrete la decisión de integrar al solicitante a la organización.

DIRECCIÓN: Elemento de la administración mediante el cual se logra la realización de la planeación, con autoridad para la toma de decisiones bajo su control directo.

DISCIPLINA: Acción administrativa dirigida a garantizar el cumplimiento de las normas de la organización.

DISCIPLINA CORRECTIVA: Acción que sigue a la trasgresión de una regla y que se propone desalentar otras transgresiones a fin de lograr el cumplimiento de las y políticas en vigencia. DISCIPLINA PREVENTIVA: Acción emprendida para alentar a los empleados a acatar las normas y políticas en vigencia, para prevenir las posibles desviaciones.

DISCIPLINA PROGRESIVA: Administración de medidas correctivas en escala ascendente; a más repeticiones de la falta corresponden medidas de creciente gravedad.

ECONOMÍA: (control): Estudio de la asignación que hacen las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios, de sus recursos humanos, físicos y financieros entre sus diversas actividades, para determinar si dicha asignación es la más conveniente para maximizar sus resultados en un período determinado. Análisis de efectos dinámicos y estadísticos de las actividades de los organismos del Estado que tienen entre sí o sobre otros agentes económicos que interactúan con ellos; buscando variables cualitativas o cuantitativas que indiquen consecuencias en la toma de decisiones administrativas.

EFICACIA: Análisis de la oportunidad, conque las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios, logran sus resultados; Para determinar la relación que estos

guardan con sus objetivos y las metas que sus organismos de dirección les definen para un período determinado. (Art. 209 y 268 C.P.N.) Se entiende como la relación que guardan los resultados alcanzados con los objetivos definidos por los organismos del estado (presupuesto, programas, proyectos, planes)

EFICIENCIA: Examen de los costos con que las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios alcanzan sus objetivos y resultados. Este estudio debe verificar que, en igualdad de condiciones de calidad, unos y otros se obtengan al mínimo costo.

La eficiencia de la administración pública debe ser medida mediante el análisis de gestión estableciendo la rentabilidad pública de las entidades, la distribución del excedente público que genere y la identificación de los beneficiarios de sus actividades, complementado con la utilización de índices de acuerdo con la naturaleza y el examen del control interno de los procesos administrativos. (Art. 268 C.P.N.) Se analiza desde el punto de vista de la maximización de la rentabilidad o beneficio social, de eficiencia productiva o producción al mínimo costo, y eficiencia económica o asignación de recursos cuyo resultado sea precio, servicios y cantidades óptimas.

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA: (Art. 356 C.P.N.) Que la administración produzca resultados al menor tiempo en el menor costo administrativo para así participar de los recursos nacionales.

EFICIENCIA FISCAL: (Art. 350 C.P.N.) Relación entre el control fiscal y la administración para hacerlo productivo y lograr el máximo de beneficios compartidos. ELEMENTOS: Concepto básico que concurre a la información del sistema de control interno. Su conjunto estructura del sistema. Estudio de las actuaciones de la administración tendiente a identificar los receptores de su acción económica, para así determinar la forma como se distribuyen equitativamente los costos y beneficios de dicha acción entre los distintos sectores sociales y económicos en las diversas regiones del país.

ENCUESTAS DE ACTITUD: Métodos sistemáticos para determinar qué piensan sobre su organización los empleados. Estos sondeos se llevan a cabo generalmente mediante cuestionarios. La retroalimentación que pueda proporcionar a los propios responsables es de gran importancia. Generalmente, a este proceso lo siguen acciones para la identificación y solución de problemas en áreas específicas.

ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO: grado de control a un puesto.

Proceso de añadir más responsabilidades, autonomía y

ENTREVISTAS BASADAS EN LA EVALUACIÓN DE LA RESPUESTA A LA TENSIÓN: Constan de una serie de preguntas rápidas y agresivas, que tienen el objetivo de perturbar al entrevistado y poner en evidencia su manera de enfrentarse a la tensión.

ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS: En ellas se utiliza una lista de verificación preparada con anterioridad, las preguntas de la lista de verificación se formulen a todos los solicitantes.

ENTREVISTAS DE EVALUACIÓN: Sesiones de verificación del desempeño que proporcionan retroalimentación a los empleados sobre su desempeño o sobre su potencial futuro.

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA: Consiste en dirigir pocas -o ninguna- preguntas preparadas con anterioridad, a fin de posibilitar al entrevistador la dirección de exploración que desee.

ENTREVISTA DE SALIDA: Conversaciones metódicas con los empleados que abandonan la organización, para conocer sus puntos de vista sobre la entidad. ENTREVISTAS DE SELECCIÓN: Paso del proceso de selección en el cual el solicitante y un representante del departamento de personal sostienen una entrevista de intercambio de información.

ENTREVISTAS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: Están basadas en preguntas limitadas exclusivamente a situaciones o problemas hipotéticos. La evaluación del solicitante dependerá de la forma en que haya resuelto los problemas.

EQUIDAD: Exige que los costos y beneficios de la acción económica del Estado sean asumidos y recibidos de acuerdo con el carácter redistributivo para favorecer regiones o sectores o grupos de población específicos, combinando aspectos generales con la justicia.

ERGONOMÍA: Estudio de las relaciones biotécnicas entre las características físicas de los trabajadores y las demandas físicas de un puesto de trabajo. El objetivo es lograr la reducción de tensión física y mental a fin de incrementar la productividad y la calidad del entorno laboral.

ERROR DE TENDENCIA CENTRAL: Distorsión que se presenta cuando un evaluador califica el desempeño como ni bueno ni malo y se inclina sistemáticamente por las puntuaciones intermedias.

ESCALAS DE EVALUACIÓN BASADAS EN LA CONDUCTA: Escalas que confieren puntuaciones basadas en mediciones inspiradas en ejemplos conductuales que guían al evaluador.

ESCALA DE PUNTOS: Forma de evaluación del desempeño en la cual el que la aplica debe proporcionar una evaluación subjetiva del desempeño de un empleado junto con una escala de bajo a alto. ESPECIALIZACIÓN: Circunstancia de asignar un número muy limitado de funciones a un solo puesto.

ESPECIALIZACIÓN DE PUESTO: Descripción de las demandas de un puesto determinado al empleado que lo desempeña, así como de las calificaciones y aptitudes que requiere.

ESTÁNDARES DEL DESEMPEÑO: Patrones contra los cuales se evalúa el desempeño del empleado.

ESTÁNDARES DEL DESEMPEÑO EN EL PUESTO: Niveles de logros que se estipulan para las personas que ocupan un puesto determinado.

ESTRATEGIAS: Opciones o maneras elegidas por la entidad para utilizar sus recursos y dirigir los esfuerzos hacia el logro de los objetivos, considerando sus propias fortalezas y debilidades y las oportunidades y amenazas que caracterizan su entorno. ESTRATEGIA DE DIRECCIÓN DE OBJETIVOS: Técnica utilizada por el departamento de personal para provocar la búsqueda adecuada de cierto objetivo, para mejorar también los resultados obtenidos al final del proceso. ESTUDIOS UNIVERSITARIOES DE SUELDOS Y SALARIOS: Investigaciones llevadas a cabo para descubrir los niveles de compensación prevalecientes en el mercado, especialmente en lo que respecta a puestos clave. ESTUDIOS DE TIEMPOS: Medición de las necesidades de tiempos para llevar a cabo una tarea determinada.

EVALUACIÓN: Examen analítico y crítico del sistema de control interno orientado a prevenir, subsanar u obviar fallas en el proceso.

EVALUACIONES COMPARATIVAS: Grupo de métodos basados en la comparación del desempeño de una persona con el de sus compañeros de trabajo. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO: (Art. 18 Ley 42 de 1993) Es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. La Contraloría reglamentará los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Proceso de determinar, en la forma más objetiva posible, cómo ha cumplido el empleado las responsabilidades de su puesto.

EVALUACIÓN DE NECESIDADES: Diagnóstico de los problemas presentes y de los desafíos futuros que pueden enfrentarse mediante capacitación y desarrollo.

EXPECTATIVAS PERSONALES: Fuerza relativa de la confianza que una persona deposita en cierto acto conducirá a un resultado determinado.

EXPERIMENTO DE CAMPO: Investigación que permite a quienes la conducen estudiar a los empleados en condiciones reales para determinar la forma en que el grupo de experimentación y el grupo de control reaccionan a nuevos programas y a otros cambios.

EXTRAPOLACIÓN: Técnica de origen matemático que consiste en proyectar tasas y tendencias del pasado hacia el futuro.

FACILITADOR: En la práctica de los círculos de calidad, persona que proporciona su ayuda al grupo en general y al líder del círculo en especial en el área de identificar y solucionar problemas relacionados con la labor. FACTORES DE MOTIVACIÓN: Elementos en el entorno que provocan el impulso que conduce a la acción del individuo.

FACTORES TENSIONANTES: Elementos de diversa índole (desde un sonido molesto, Hasta la necesidad de cumplir plazos difíciles)) que tienden a provocar tensión en el empleado.

FENECIMIENTO: (Art. 178 C.P.N.) Labor aprobatoria de las cuentas. Fundón de la Cámara de Representantes. Examinar la cuenta general del presupuesto y del tesoro que le presente el Contralor General de la República.

FLUJO DE LABORES DE LA ORGANIZACIÓN: Secuencia de los procesos llevados a cabo en una entidad para proporcionar determinados bienes o servicios.

FUNCIONES DE ASESORÍA: Conjunto de actividades llevadas a cabo por los asesores profesionales, que incluye sugerencias orientadas, confirmación de logros, comunicación, liberación de tensión, ayuda para establecer planteamientos más claros y reorientación.

GRÁFICA O FLUJOGRAMA: Esquema que representan visual mediante la graficación de las operaciones, su proceso y su interrelación. GUÍA: Instrucciones. IGUALDAD: Tratamiento uniforme y equitativo en las actuaciones de los servidores públicos con la comunidad.

IMPARCIALIDAD: Objetividad en el juicio y actuaciones del servidor público frente a la comunidad.

INFORMES A LOS EMPLEADOS: Informes elaborados por la dirección para comunicar al personal sobre el desempeño económico de la entidad.

INNOVACIÓN: Es la introducción de nuevos procesos o productos en la entidad o en el mercado. Requiere de actividades del grupo; requiere ser organizados (en dinero, materiales, métodos, máquinas y personas). INVENCIÓN: Es crear una alternativa que antes no existía. Inventar no es un proceso de grupo, ya que éstos tienden a eliminar la invención. INVENTARIO DE HABILIDADES DIRECTIVAS: Compendio de las habilidades, los conocimientos y las potencialidades del personal ejecutivo de una organización. INVESTIGACIÓN APLICADA: Estudio de problemas prácticos, cuya solución conduce a mejores niveles de desempeño y competencias. JERARQUÍA DE NECESIDADES: Debido al hecho de que no todas las necesidades se pueden expresar al mismo tiempo, se establece un sistema de prioridad para que éstas se clasifiquen según su importancia relativa.

MANUAL: Documento detallado de las instrucciones e información sobre las políticas, funciones, sistemas, responsabilidades, documentos, informes, medidas de seguridad de los procedimientos o actividades de la entidad, en forma ordenada y sistemática.

MANUAL DE BIENVENIDA: Documento que explica las prestaciones básicas, las políticas más importantes, el reglamento o un resumen de él y las características de la entidad.

METAS: Objetivos cuantificados que deben alcanzarse dentro de plazos determinados. Se refieren a los resultados deseados en un lapso de tiempo.

MÉTODO DE EVALUACIÓN DE LOS INCIDENTES CRÍTICOS: Método para la evaluación del empleado en el que el evaluador debe llevar un registro de las acciones más destacadas del evaluado, sean éstas positivas o negativas. Mediante un balance entre ambos tipos de acciones se confiere puntuación al empleado.

MISIÓN: Declaración formal que establece la finalidad de la entidad y las fundones que ésta pretende desempeñar en la sociedad.

MODELO DE ALIENTO AL DESEMPEÑO: Combinación de los aspectos positivos de varios modelos de motivación. Sostiene que la conducta adecuadamente reforzada impulsa la auto-imagen de un individuo, y por ende, las expectativas individuales. Estas expectativas conducen a mayores esfuerzos, y el aliento conseguido lleva a su vez a mejor desempeño.

MODELOS COGNOSCITIVOS DE LA MOTIVACIÓN MORALIDAD: Modelos basados en los pensamientos y/o sentimientos de cada persona. Fundamentada en la práctica de sanos principios de conducta, comportamiento de buena fe y honradez del servidor público.

MOTIVACIÓN: Impulso interno que experimenta una persona para emprender una acción con libertad.

OBJETIVO: Fin al que se lleva después de una acción. Intenciones y finalidad de la entidad, expresadas en forma general y cuya definición especifica los resultados a obtenerse.

OBJETIVO DE CAMBIO: Los departamentos buscan provocar cambios que incrementan los beneficios (de todo tipo).

OBSOLENCIA DEL PERSONAL: Proceso por el que el empleado deja de poseer los conocimientos o las habilidades necesarias para desempeñarse con éxito.

OBSTÁCULOS AL CAMBIO: Factores que interfieren con la aceptación y práctica del cambio por empleado.

ORDEN: Principio administrativo: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. ORGANIZACIÓN; Estructura administrativa con delimitación de la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios de la entidad, para cumplir los objetivos definidos.

PARTICIPACIÓN DEL EMPLEADO: Varios métodos sistemáticos que capacitan a los empleados y les permiten participar en las decisiones que los afectan.

PERVERSIDAD: Es el principio que trata de aumentar la productividad y bajar los Costos y Gastos mediante restricción cuantitativa a los sistemas y procedimientos y así lograr en su defecto aumentar los costos de otros sistemas y procedimientos, en cumplimiento del principio de Lechatelier, en química, que dice: Un sistema en equilibrio para sacarlo de éste, se creará una fuerza que resiste a su acción y así se empuja al sistema de nuevo hacia el equilibrio. Por lo tanto este principio debe evitarse mediante la identificación de que los funcionarios trabajan en un sistema y la tarea de las directivas es trabajar sobre éste para mejorarlo pero con "la ayuda de todos". PLAN: Conjunto de disposiciones adoptadas para la ejecución de un proyecto o para organizar y dirigir la actividad administrativa económica de una entidad. Un plan se origina cuando se sabe qué se quiere hacer, cómo hacerlo y lo próximo a realizar. Sus pasos están diseñados tomando en cuenta el siguiente paso.

PLANEACIÓN: Fijación de directrices concretas de una acción, estableciendo los principios que hay que orientar mediante operaciones a realizar y determinación de tiempo y recursos necesarios para su cumplimiento.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: Proceso que a partir de la misión de la entidad, define sus políticas y objetivos y genera, controla y ajusta, permanentemente las acciones, para la obtención de los resultados previstos en los objetivos.

PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Estimados sistemáticos de la producción a futuro y de las demandas de recursos humanos de una organización. POLÍTICAS: Criterio para orientar una acción. Decisiones adoptadas previamente por la dirección de la entidad para orientar y canalizar las líneas de pensamiento de todos los participantes en los procesos de planificación y de toma de decisiones. POLÍTICAS DE ACCIDENTE Y ENFERMEDAD: Las políticas de las entidades para los casos de accidentes y enfermedad generalmente incluyen el suministro de ayuda especial para que la persona recupere la salud. PRACTICAS LABORALES: La forma instituida de llevar a cabo el trabajo en una institución. PREDICCIONES: Determinación a futuro de las necesidades de la organización. PRESUPUESTO: Cuantificación de las metas y objetivos. PRESUPUESTO GENERAL DEL SECTOR PÚBLICO: (Art. 37 Ley 42 de 1993). Está conformado por la consolidación de los presupuestos general de la Nación y de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden a que pertenezcan, de los particulares o entidades que manejen fondos de la Nación, pero solo con relación a dichos fondos y de los fondos sin personería jurídica denominados Especiales o Cuenta creados por ley o con autorización de esta. Corresponde a la Contraloría General de la República uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecución del presupuesto general del sector público y establecer la forma, oportunidad y responsables de la presentación de los informes sobre dicha ejecución, los cuales deberán ser auditados por los órganos de control fiscal respectivos.

PRINCIPIO: Fundamento regulador de los actos administrativos. PREVISIÓN: Anticiparse a los acontecimientos y situaciones futuras; es la base de la planeación y, de hecho, evita errores y/o fraudes. Se debe considerarse como un riesgo. PROCEDIMIENTO: Instrucciones que conducen a la realización de un sistema o planes para obtener eficientes y mejores resultados de cada actividad o función. (Se aplican gráficas explicativas, flujo grama)

PROCESO COMUNICATIVO: Método por el cual el emisor establece contacto con su receptor. Requiere que la idea se desarrolle, se codifique, se transmita, se reciba, se decodifique y se utilice.

PROCESO DE DESARROLLO: Proceso complejo que consta de varias etapas: Diagnóstico inicial, recolección de datos, retroalimentación y confrontación de datos, planeación de la acción y solución de problemas, integración de equipos, desarrollo y evaluación, ínter grupos y seguimiento.

PRODUCTIVIDAD: Razón entre los frutos tangibles que logra la organización en bienes y servicios y los insumes que consume (personal, capital, materiales, tiempo).

PROGRAMAS: Son planes en los cuales se fijan objetivos y secuencias de tiempo, para realizar una operación en cada una de sus partes. Verificar el resultado de la instrumentación de las estrategias, a través de la asignación y organización en el tiempo de los recursos existentes y por adicionar.

PROGRAMAS DE ASISTENCIA AL EMPLEADO: Son emprendidos por la organización para ayudar a los empleados a superar sus problemas personales mediante asistencia directa de la compañía, asesoría o remisión a una fuente externa de ayuda.

PROGRAMA DE ORIENTACIÓN: Acciones coordinadas, encaminadas a familiarizar al nuevo empleado con sus funciones, la organización, las políticas y los otros empleados.

RECLUTAMIENTO: Proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capaces e idóneos.

RECURSOS HUMANOS: El grupo de personas dispuesto, capaz y deseoso de contribuir a los objetivos de la organización.

REFERENCIAS LABORALES: Evaluaciones del desempeño anterior del empleado en perspectiva, proporcionadas por las organizaciones para las que trabajó en el pasado.

REGLAS: Canon, estatuto, ley, norma, prescripción o reglamento. REGLAMENTO: Conjunto de órdenes, reglas, normas e instrucciones para la obtención de objetivos específicos. REPRESENTACIONES DE FUNCIONES: Técnica de capacitación que requiere que él capacitando asuma diferentes identidades, para advertir los sentimientos de las otras personas en diferentes circunstancias.

RESISTENCIA AL CAMBIO; Reluctancia a abandonar los hábitos psicológicos anteriores a una modificación.

RETROALIMENTACIÓN: Información que ayuda a determinar el éxito o fracaso de una acción o un sistema.

REUNIONES DE CONTACTO VERTICAL: Sesiones en las que una o más personas de nivel directivo se reúnen con subordinados de sus áreas para enterarse de sus inquietudes, dudas, etc.

REVISIÓN DE CUENTAS: (Art. 14 Ley 42 de 1993). Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

ROTACIÓN DE PUESTOS: Proceso de trasladar a los empleados de uno a otro puesto para conseguir mayor variedad en las actividades y la oportunidad de aprender nuevas habilidades.

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES: Asignación de tareas incompatibles de un proceso a diferentes personas cuyas actividades serán revisadas y controladas por otra.

SESIONES DE CONTACTO CON LA BASE: Reuniones de las directivas con grupos de empleados para ventilar quejas, sugerencias, opiniones o preguntas.

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO: Eliminación de labores innecesarias o reducción del número de labores mediante técnicas de combinación.

SISTEMA: Conjunto de reglas ordenadas entre sí para lograr un objetivo definido según un plan determinado.

SISTEMA COMUNICATIVO: Sistema de comunicación que proporciona métodos formales e informales para la diseminación de información en una organización, con el objetivo de que tomen decisiones adecuadas.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Comprende el plan de organización, todos los métodos y medidas adoptadas en una entidad para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos administrativos, financieros, técnicos y operacionales, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.

SISTEMA DE INCENTIVOS: Los sistemas de incentivos vinculan la compensación y el desempeño, cubriendo determinadas compensaciones por resultados y no por antigüedad o por horas de trabajo.

SISTEMA DE PUNTOS PARA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Técnica de compensación mediante la cual se evalúa la importancia relativa de cada uno de los factores esenciales de un puesto, a fin de fijar su valor relativo global.

SISTEMA DE SUGERENCIA; Método formal para la generación, evaluación y puesta en práctica de las ¡deas creativas de los empleados.

SOCIALIZACIÓN: Proceso por el cual un empleado se adapta a la organización por medio de la comprensión y aceptación de los valores, normas y convicciones que sostienen los miembros de la entidad. Los programas de orientación que básicamente familiarizan a los nuevos empleados con su función, la organización, sus políticas y los otros empleados aceleran el proceso de socialización. SUPERVISIÓN: Implica inspeccionar y revisar la ejecución de tareas asignadas al persona! simultáneamente con la ejecución. TASA DE ROTACIÓN: Pérdida de empleados que sufre la organización, expresada en términos de porcentaje respecto del total. (Una tasa de rotación del 5% del personal abandona la institución todos los años).

TASA DE SELECCIÓN: Razón entre el número de solicitantes contratados y el número total de solicitantes.

TÉCNICAS DE CONTROL FISCAL Y/O AUTOCONTROL: Auditoria financiera de la calidad, control de gestión y de resultados, revisión de cuentas y evaluación del control interno y otras técnicas. TÉCNICAS DE MEDICIÓN DE TRABAJO: Métodos para la determinación de estándares de puestos.

TÉCNICAS NOMINALES DE GRUPO: Método de grupo para obtener ¡deas sobre un tema determinado. Requiere que los participantes hagan una lista de sus ¡deas y que a continuación la compartan, por turno, con el grupo, que actúa como facilitador. Tras la expresión de las ¡deas, se eliminan las que se duplican o se repiten en alguna forma y se produce un proceso de aclaración. A continuación, los miembros del grupo votan para escoger lo que consideran mejor.

TEORÍA DE LA EQUIDAD: Sostiene que las personas se encuentran motivadas para reducir la diferencia que perciben entre sus esfuerzos y la compensación global que les da la organización. TEORÍA DE LAS EXPECTATIVAS: Teoría que sostiene que la motivación es el resultado de los objetivos que persigue el individuo y el estimado personal de que la acción conducirá al objetivo deseado.

TEORÍA DE LA MOTIVACIÓN BASADAS EN LA SATISFACCIÓN: Grupo de teorías que describe las necesidades y los deseos que dentro de cada persona inician una conducta determinada.

TENSIÓN: Situación de demandas de variada índole, que afectan las emociones, los procesos intelectuales y el bienestar físico de una persona.

TOMA DE DECISIONES: Escoger entre varias alternativas, una que satisfaga un propósito o un objetivo, previo el análisis o juicio de sus resultados posibles, mediante una acción acompañada de su correspondiente riesgo. Estas pueden ser tomadas por intuición, sugestión o por hechos concretos, por experiencia o por autoridad. TORMENTA DE IDEAS: Proceso en el cual los participantes proporcionan sus ¡deas respecto a cierto problema durante una sesión de grupo de libre flujo.

UBICACIÓN: Proceso de instalar a un empleado en un puesto nuevo o diferente. VALUACIONES DE PUESTOS: Procedimientos sistemáticos para determinar el valor y la contribución relativa de cada puesto.

GUIA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS

Presentación Las empresas como parte integral de sus actividades y buenas prácticas gerenciales desarrollan planes, programas y proyectos tendientes a lograr de manera eficiente el cumplimiento de sus objetivos estratégicos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. La administración pública al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión, no puede ser ajena a las nuevas prácticas administrativas, para ello requiere una permanente actualización y aplicación de diferentes instrumentos que le permitan ser cada vez más eficientes. El Mapa de Riesgos es el término aplicado a un método lógico y sistemático que busca establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso, de tal forma que permita a las empresas minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. Dicho concepto se ha venido introduciendo en las entidades del Estado, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza y tamaño están permanentemente expuestas a diferentes riesgos que pueden en un momento dado poner en peligro su existencia. El Hospital Universitario de Sincelejo, en cumplimiento de su Misión y Visión debe tener como propósito fundamental mejorar la gestión institucional, para lo cual no puede ser ajeno a las exigencias de la administración moderna y por consiguiente debe estar en capacidad de administrar los riesgos teniendo en cuenta que éstos no solo son de carácter económico, profesional u operativo, sino que hacen parte de todas las actividades programadas. Por lo tanto, para el Hospital Universitario de Sincelejo, es indispensable la implementación de esta herramienta, teniendo en cuenta que en la evaluación del Sistema de Control Interno correspondiente a la vigencia del año 2008, el componente relacionado con la Administración del Riesgo, fue valorado en un rango MEDIO, lo cual requiere de la ejecución de acciones tendientes al fortalecimiento y mejoramiento continuo que contribuya al desarrollo del sistema. Para realizar esta labor, la oficina de Control Interno, liderando este proceso con la participación activa de los funcionarios de cada una de las áreas, adoptó la metodología presentada por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la recolección y consolidación de la información, así como para la elaboración y presentación del presente Mapa de Riesgos. Se espera que esta importante herramienta, sirva para que todos los funcionarios asuman el reto y la responsabilidad de administrar adecuadamente los riesgos inherentes a los procesos que directamente ejecutan y participan.

Asimismo, el documento pretende generar al interior de la entidad, mecanismos que fortalezcan la cultura de la prevención de riesgos en el desarrollo de la gestión institucional y la consecución de los objetivos propuestos. Teniendo en cuenta que el Hospital Universitario de Sincelejo, es una empresa que busca su mejoramiento continuo, el presente instrumento (Mapa de Riesgos) está expuesto a los cambios necesarios para mantenerlo actualizado, por lo tanto se espera contar con su colaboración a fin de lograr dicho objetivo.

1. OBJETIVOS 1.1.General Garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales del Hospital Universitario de Sincelejo E.S.E. a través de la prevención y administración de los riesgos.

1.2. Específicos 

Disponer de una herramienta que facilite al Hospital Universitario de Sincelejo E.S.E. una adecuada administración del riesgo.



Propender por que todos los funcionarios busquen y apliquen acciones de control encaminadas a prevenir los riesgos.



Facilitar el cumplimiento de los objetivos y metas del Hospital Universitario de Sincelejo E.S.E.



Proteger los recursos que conforman el patrimonio de la entidad.



Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones.

2. MARCO LEGAL Ley 87 de 1993; por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, en sus Literales A y F del artículo 2º, hacen referencia a:

Artículo 2º. Objetivos del Sistema de Control Interno. “Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten”. b. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”.

Ley 489 de 1998; Estatuto Básico de organización y funcionamiento de la Administración Pública.

Decreto 2145 de 1999; por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de la Entidades y Organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

Directiva presidencial 09 de 1999; lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción.

Decreto 1537 de julio 26 de 2001; por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos del Estado, en sus Artículos 3º y 4º manifiesta: Artículo 3º. De las oficinas de Control Interno. “En desarrollo de las funciones señaladas en el Artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: VALORACIÓN DE RIESGOS, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos”.

Artículo 4º. Administración de Riesgos. “Como parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes, establecerán y aplicarán políticas de Administración del riesgo.

MARCO CONCEPTUAL La administración al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión, no puede ser ajena a las herramientas disponibles y las nuevas tendencias en administración, para la cual requiere estar en constante actualización y estar al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentos que le permitan al Hospital, ser cada vez más eficiente, por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos institucionales. Es importante tener en cuenta que los riesgos están determinados por factores externos, también denominados del entorno y factores de carácter interno.

Entre los factores internos se destacan: el manejo de los recursos, la estructura organizacional, los controles existentes, los procesos y procedimientos, las disponibilidades presupuestales, la forma como se vincula el personal, los interés de los directivos, el nivel de talento humano, la motivación y los niveles salariales, entre otros. Rol Directo: Liderar y coordinar el proceso de levantamiento de los mapas de riesgos institucionales y con base en ellos, realizar recomendaciones preventivas o correctivas con los responsables de los procesos. Igualmente la oficina de control interno debe hacer un monitoreo periódico y realizar seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas, con el fin de verificar el cumplimiento de las misma y proponer mejoras. Rol Indirecto: Velar porque al interior del hospital se implementen políticas de administración de riesgos y se conformen equipos de trabajo que apoyen dicho proceso y propendan porque se implementen mecanismo reales para la administración del riesgos para tal efecto se encuentra la oficina de calidad que apoye todo los procesos que se ejecutan en la entidad.

2. DESCRIPCION METODOLOGICA El Hospital María Inmaculada, en desarrollo de sus objetivos institucionales y en cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 1537 de julio 2001, inició a través de la oficina de Control Interno el proceso de elaboración del Mapa de Riesgos, en el cual se contó con la participación de las diferentes dependencias que conforman la institución, quienes a través de actividades programadas con cada una de ellas facilitaron el suministro de la información pertinente para el tema. Para la consolidación de la información y elaboración del Mapa de Riesgos, se aplicó la metodología adoptada por la Función Pública, sobre la cual se hace necesario aclarar los siguientes conceptos:

a. Factor de Riesgo:

Es la posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda

entorpecer el normal desarrollo de las funciones del hospital y le impidan el logro de sus objetivos. Esos riesgos se pueden clasificar así: - Riesgos estratégicos: Son los que se asocian con la forma en que se administra la entidad y se enfoca a asuntos globales relacionados con el cumplimiento de la misión.

-

Riesgos operativos: Comprende riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de

información, procesos, estructura, que conducen a ineficiencias, oportunidad de corrupción o incumplimiento de los derechos fundamentales.

- Riesgos financieros: Se relacionan con las exposiciones financieras de la entidad, actividades de tesorería, presupuesto, contabilidad y reportes financieros. - Riesgos de cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos regulativos, legales, contractuales, de ética pública, democracia, participación, servicio a la comunidad, interacción con el ciudadano, etc. - Riesgos de tecnología: Hacen referencia a la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga las necesidades y soporten el cumplimiento de la misión.

- Riesgos profesionales: Se asocia con el conjunto de entidades, normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Con base en los conceptos anteriores, cada dependencia de acuerdo a las funciones y procesos que se desarrollan en su interior, identificaron los posibles riesgos que se pueden presentar y los cuales se escriben en el correspondiente mapa.

b. Descripción del Riesgo:

Una vez que se identificó el riesgo, se procedió a

describir las características generales o las formas en que observa o manifiesta el riesgo identificado.

c. Posibles consecuencias:

Se presentan los posibles efectos que se podrían

ocasionar en caso de suceder el riesgo, los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico, social, administrativo, jurídicos, entre otros.

d. Nivel de Riesgo: Se procedió a determinar el nivel del riesgo, valorándolo como ALTO, MEDIO o BAJO, de acuerdo a los siguientes criterios:

Alto: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable, el Hospital deberá utilizar políticas para la disminución del mismo.

Medio:

Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media (impacto alto – probabilidad

baja o impacto bajo – probabilidad alta vs controles).

Bajo:

Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja (impacto y probabilidad baja vs

controles).

- La Probabilidad;

es decir la posibilidad de que ocurra en la realidad.

- El Impacto; es la magnitud de la pérdida, si el riesgo llegara a suceder. Con base en lo anterior, el Nivel es:

NIVEL DEL RIESGO

PROBABILIDAD

IMPACTO

ALTO

Alta Baja

Alto Alto

MEDIO

Media

Medio

BAJO

Alta Baja

Bajo Bajo

e. Estrategias: Se definieron acciones de control factibles y efectivas, orientadas a evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir los posibles riesgos, a través de la implantación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos entre otros, que forman parte de un plan de manejo.

f. Responsables:

Se establecieron las dependencias responsables de desarrollar las

acciones planteadas y dar cumplimiento a lo estipulado en cada una de ellas.

g. Cronograma:

Se establecieron fechas para implementar y desarrollar las acciones

pertinentes.

h. Indicadores:

Se constituyeron como elementos de gestión los indicadores que

permitirán determinar en forma práctica el comportamiento de las variables de riesgo y que van a permitir medir el impacto de estas acciones. Una vez elaborado el documento preliminar con base en la información suministrada, nuevamente se procedió a socializar los conceptos definidos en el Mapa de Riesgos con cada una de las áreas, con el propósito de hacer la revisión, corrección y ajustes pertinentes para definir el documento final.

MANEJO DEL REISGO Para el manejo del riesgo se debe tener en cuenta las siguientes opciones: Evitar el riesgo: La primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultados de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Reducir el riesgo: Si el riesgo no se puede evitar porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. Compartir o transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otra parte el riesgo. Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene.

4. SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION Teniendo en cuenta que pocos riesgos permanecen estáticos y nunca dejan de representar una amenaza para el Hospital, el seguimiento es esencial para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que puedan estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas y verificar la efectividad del plan de tratamiento de los riesgos, el sistema de administración y las estrategias implementadas para asegurar que están siendo efectivas. La oficina de Control Interno, en coordinación con los directos responsables de las áreas, realizará el seguimiento, con base en el cronograma y los indicadores de gestión diseñados para tal fin, esto permitirá conocer como ha sido el comportamiento, los nuevos riesgos que hayan aparecido y aplicar correctivos y ajustes necesarios para asegurar el efectivo manejo del riesgo; asimismo, dentro de su función asesora comunicará a las respectivas áreas y a la Gerencia, los hallazgos y sugerencias para la prevención y tratamiento de los riesgos detectados. Con todo lo anterior se espera generar un ambiente de autocontrol, compromiso y pertenencia institucional, que permita el mejoramiento en el logro de los objetivos.

5. ELABORACION DEL MAPA DE RIESGOS El Mapa de Riesgos puede ser entendido como la representación o descripción de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la metodología anteriormente descrita y aplicada en la entidad, la cual permite visualizar todo el proceso de la valoración del riesgo y el plan de manejo a seguir. La oficina de Control Interno a través de cada una de las áreas, mediante el ejercicio sistemático, identificó los principales riesgos de la Empresa y a partir de esta información, se calificó cualitativamente el nivel del riesgo y se definieron algunas estrategias a seguir para garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales. El mapa de riesgo debe identificar los controles existentes, las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones, definir un cronograma que permita verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

DESCRIPCIÓN DEL MAPA DE RIESGO Riesgo: Posibilidad de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de los objetivos

Impacto: Consecuencias que pueden ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Probabilidad: Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya presentado nunca.

Control Existente: Controles que la entidad viene implementando para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.

Causas: Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos. Acciones: Aplicación concreta de las alternativas para el manejo del riesgo que entraran a prevenir o a reducir el riesgo.

Responsables: Personas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Cronograma: Fechas en las que se implementaran las acciones por parte del grupo de trabajo Indicadores: Se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas.

1. Resolución donde se reglamenta el plan de capacitación

RESOLUCIÓN No. Por la cual se implementa un programa y se nombra su junta directiva.

El GERENTE DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus atribuciones Constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO Que se hace necesario implementar en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE el programa de Bienestar Social. Que el programa se encuentra reglamentado de conformidad a lo dispuesto en la ley 909 de 2004. Que en consecuencia de lo anterior.

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Implementar el programa de Bienestar Social en el Hospital Universitario de Sincelejo de conformidad con la ley 909 de 2004. ARTICULO SEGUNDO: Constitúyase el comité de Bienestar Social en el Hospital Universitario de Sincelejo ESE , integrado de la siguiente manera: Presidente: Vicepresidente: Secretaria: Representante De Los Trabajadores:

GERENTE SUBGERENCIA OPERATIVA LIDER DE TALENTO HUMANO

ARTICULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Dado en Sincelejo a los

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

JUAN ARANA CHACON Gerente

RESOLUCIÓN No. 0990 DE 2009

“Por la cual se reconocen a dos funcionarios elegidos como representantes de los Trabajadores ante el programa de Bienestar Social del Hospital Universitario de Sincelejo E.S.E.”

El GERENTE DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, en uso de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO Que el día 05 de junio de 2009 se publicó en convocatoria para la inscripción de candidato al Bienestar Social. Que el día 26 de junio de 2009 se llevaron a cabo las elecciones de los candidatos inscritos al Bienestar Social. Que escrutada la mesa de votación, la primera votación fue para la Plancha No. 2 integrada por los funcionarios MANUAL ALFREDO VALDERRAMA MENDOZA Y ENA LUZ MONTES ARROYO. Que por lo anterior.

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Reconózcase como representante de los trabajadores del Hospital Universitario de Sincelejo, E.S.E ante el Bienestar Social a los señores: MAUEL ALFREDO VALDERRAMA MENDOZA Y ENA LUZ MONTES ARROYO. ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Sincelejo, a los 06 JULIO DE 2009

JUAN ARANA CHACON Gerente

GUIA PARA LA AUTOEVALUACION DEL CONTROL

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE

JUAN ARANA CHACON

GERENTE

GUIA AUTOEVALUACION DEL CONTROL

OBJETIVO:

Proporcionar una herramienta que permite evaluar el estado de cada uno de los

elementos del modelo estándar de control interno en el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, con el fin de emprender acciones que conlleven al mejoramiento continuo.

ALCANCE:

La presente guía orienta desde la selección de las preguntas a realizar por cada

componente hasta la priorización de temas que requieren acciones de mejora.

REFERENCIAS NORMATIVAS: Decreto 1537 de 2001 Decreto 1599 de 2001 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000 Resolución 042 de 2008

DEFINICIONES: ACTIVIDADES DE CONTROL:

Conjunto de elementos que garantizan el control a la

ejecución de la función, planes y programas de el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados metas y objetivos.

ADMINISTRACION DEL RIESGO:

Conjunto de elementos de control que al

interrelacionarse permiten al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, evaluar aquellos eventos negativos tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función.

AMBIENTE DE CONTROL:

Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse

otorgan una conciencia de control del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.

AUTOEVALUACION DEL CONTROL: Elemento de control que apoya la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las gestiones humanas del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO con sus grupos de interés interno y externo facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

Conjunto de elementos de control que al

interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta al HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, hacia el cumplimiento de su misión, visión y de sus objetivos institucionales.

INFORMACION:

Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser

ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, a los que va dirigido.

GENERALIDADES PROCESO: AUTOEVALUACION PROCEDIMIENTO: AUTOEVALUACION DE CONTROL El auto evaluación del control del, HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, debe orientar la existencia de cada uno de los elementos de control así como evaluar su efectividad en los procesos, áreas responsables y el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. Debe verificar la efectividad del control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos. Toma como base los parámetros de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los elementos del control interno, así como la existencia de controles que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones.

METODOLOGIA: 1.

2. 3.

4.

Planear conjuntamente con cada una de las áreas, la ejecución de los procesos de auto evaluación de control, coordinando su oportuna realización y consolidando los resultados en un informe final. Definir el cronograma de trabajo para la aplicación de la encuesta a través de la cual se realizara la auto evaluación. Responsable equipo MECI. Aplicar el cuestionario definido en el formato 3.1.1 Cuestionario de auto evaluación del control a manera de encuesta. Responsable oficina de control interno. La encuesta contiene afirmaciones que corresponden a los componentes del modelo estancar de control interno. Tabular, valorar y analizar la información recolectada a través de las encuestas; una vez analizada la información se entregan los resultados al representante de la dirección, junto

5.

6.

con las acciones correctivas o de mejoramiento que garanticen el funcionamiento del sistema de control interno. Responsable oficina de control interno. Someter a consideración del comité de coordinación de control interno, los resultados de la auto evaluación del control y las acciones correctivas o de mejoramiento formulada por la oficina de control interno. Responsable representante de la dirección. Analizar los resultados de la auto evaluación del control y adoptar las acciones correspondientes para asegurar el funcionamiento del sistema de control interno.

ELABORO: EDER VILORIA VILORIA CARGO: JEFE DE CONTROL INTERNO FECHA: 18 DE MAYO DE 2009

REVISO: JUAN ARANA CHACON CARGO: GERENTE FECHA : 18 DE MAYO DE 2009

GUIA PARA LA AUTOEVALUACION DE GESTION

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO

JUAN ARANA CHACON GERENTE

EDER VILORIA VILORIA CONTROL INTERNO

GUIA AUTOEVALUACION DE GESTION

OBJETIVO:

Verificar y evaluar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de

Estratégico Institucional del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE.

ALCANCE: Inicia con el análisis de resultados y termina con la adopción de correcciones y mejora continua, aplica a todas las áreas o procesos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE

NORMAS DE REFERENCIAS: Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Ley 489 de 1998

GENERALIDADES PROCESO: AUTOEVALUACION PROCEDIMIENTO: AUTOEVALUACION DE GESTION La auto evaluación de la gestión es un elemento de control del componente de auto evaluación, que permite tener una visión clara e integral del comportamiento del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO, basado en el cumplimiento de las metas y los resultados obtenidos de la gestión, gracias a la aplicación de un conjunto de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad diseñados para medir el comportamiento del plan estrategico, los programas, los proyectos y los procesos. Esto permite identificar las desviaciones del sistema sobre las cuales se establecerán las medidas correctivas necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Asimismo, la auto evaluación de la gestión se convierte en un proceso periódico, en el cual participa los servidores que dirigen y ejecutan los planes, los programas, los proyectos y los procesos, según el grado de responsabilidad y autoridad para su operacionalizacion.

METODOLOGIA:

Toma como base los resultados de la medición de los indicadores de

eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y los proyectos y los compara con los parámetros fijados. 1.

Analizar los resultados obtenidos con la aplicación de cada indicador de la siguiente forma:

•

Evaluar si el comportamiento del indicador presenta desviaciones frente a la meta y los rangos de gestión definidos, o si presenta cualquier tipo de comportamiento que amerite su revisión. Definir las acciones correctivas inmediatas. Responsable: Equipo MECI y servidores responsables del proceso.

•

2.

Analizar el conjunto de controles e indicadores establecidos para el HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, para determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos. Responsable: Equipo MECI y servidores responsables del proceso.

3.

Elaborar un informe de auto evaluación de la gestión por área organizacional o por procesos. Responsable: Representante de la dirección, equipo MECI y servidores responsables del proceso.

4.

Presentar el informe de auto evaluación de la gestión al comité de coordinación de control interno. Responsable: Representante de la dirección.

ELABORO: EDER VILORIA VILORIA CARGO: JEFE DE CONTROL INTERNO FECHA: 18 DE MAYO DE 2009

REVISO: JUAN ARANA CHACON CARGO: GERENTE FECHA : 18 DE MAYO DE 2009

GUIA PARA LA EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE

GUIA DE EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO: Evaluar el nivel de implementación y mantenimiento del sistema de control interno del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, con el fin de emprender acciones que conlleven a su mejoramiento.

ALCANCE: Inicia con la preparación de la encuesta a aplicar y finaliza con el seguimiento a las acciones propuestas con motivo de la evaluación.

NORMAS DE REFERENCIA: Ley 87 de 1993 Decreto 1537 de 2001 Decreto 2145 de 1999

GENERALIDADES PROCESO: AUTOEVALUACION PROCEDIMIENTO: EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO La evaluación del sistema de control interno consiste en verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE. La oficina de control interno es la responsable de realizar la evaluación del sistema de control interno observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración. Como una herramienta de apoyo a la evaluación del sistema de control interno, la oficina de control interno o quien haga sus veces puede realizar informes de evaluación eventuales, que permitan establecer los mecanismos para definir los acuerdos sobre planes de mejoramiento, los cuales, se diseñan conjuntamente con los servidores del nivel directivo responsables de los procesos y el área organizacional correspondiente.

METODOLOGIA:

Para implementar este elemento de control se elaboran los siguientes

informes: 1.

2.

•

•

•

Informe de evaluación del sistema de control interno: para evaluar el desarrollo de los elementos del sistema de control interno, se utiliza la encuesta referencial que para tal fin expide el concejo asesor del gobierno nacional en materia de control interno, la cual también se utiliza como insumo para la presentación del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, en cumplimiento del decreto 2145 de 1999, en los términos, formatos y bajo los requerimientos establecidos por este órgano consultor. Informes de evaluaciones eventuales independientes: para la elaboración de estos informes, se debe tener en cuenta:

presentar por parte de la oficina de control interno, los procedimientos que registran el trabajo, las recomendaciones propuestas derivadas de la evaluación, así como los procedimientos para la socialización de dichos resultados a los directivos correspondientes. Los informes serán dirigidos a la máxima autoridad del HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO ESE, con copia a los directivos responsables de cada uno de los procesos así como al comité de control interno. Para el desarrollo de estos informes se requiere los resultados de los procesos de auto evaluación de control, de la evaluación independiente del control interno y los informes de auditorías anteriores y de los planes de mejoramiento. Preparar el informe cuando sea necesario realizar un examen sobre la efectividad del control sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello.

Para tal fin se sugiere utilizar el siguiente formato:

INFORME DE EVALUACIONES EVENTUALES INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE ELEMENTO: EVALUACION INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PERIODO: FECHA DE ELABORACION: DESTINATARIO: COPIA A: PROCESO AREA ELEMENTO EVALUACION DEBILIDADES ACCIONES DE SEGU EVALUADO RESPONSABLE DE DE CONTROL ENCONTRADAS MEJORAMIENTO CONTROL INTERNO ACORDADAS EVALUADO

ELABORO: EDER VILORIA VILORIA CARGO: JEFE DE CONTROL INTERNO FECHA: 18 DE MAYO DE 2009

REVISO: JUAN ARANA CHACON CARGO: GERENTE FECHA : 18 DE MAYO DE 2009

PLANES DE MEJORAMIENTO

Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Auto evaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de control.

El siguiente grafico ilustra los insumos requeridos para el diseño de este componente de Control, así como los productos que se obtiene de su operación. En algunos casos los productos serán tomados como insumos de otros componentes:

INSUMOS PRODUCTOS Competencias constitucionales y legales y norma vigente.

Instrumentos de apoyo al mejoramiento de la funcion administrativa

Ambiente de Control

Direccionamiento Estratégico

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Administración de Riesgo Actividades de Control

Componente: PLANES DE MEJORAMIENTO Elementos:

Información Comunicación Autoevaluacion Evaluación Independiente

Mecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los planes.

Ilustración: Insumos y productos del componente Planes de Mejoramiento

El objetivo primordial de los Planes de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.

La Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad complementario a los Sistemas de Control Interno y Desarrollo Administrativo, de manera expresa consagra para el Estado Colombiano, la adopción de acciones correctivas y preventivas que permitan a la administración establecer mecanismos eficientes y oportunos que conllevan a hacer mas eficaces los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de sus objetivos y resultados.

Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la Republica, las Contralorías Territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que estas prescriban.

El Plan de Mejoramiento acordado con la Contraloría General del Departamento de Sucre (de conformidad con la Resolución No. 826 de 2001 emanado de dicho órgano y la Directiva Presidencial del 8 de Septiembre de 2003), se entiende como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral con e fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental.

El Contralor General del Departamento conforme ala atribuciones a este conferidas por la Constitución Política, le corresponde prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas a los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. Entre los métodos prescritos contra la Contraloría General del Departamento de Sucre, se encuentra el referido a la metodología de los Planes de Mejoramiento.

La Auditoria General de la Republica y las contralorías territoriales les corresponden dictar normas sobre Planes de Mejoramiento de las entidades sujetas de Control y Vigilancias respectivas.

Las siguientes son las normas de referencia:

Constitución política Art. 119, 268 y 269. Resolución 826 de 2001 de la Contraloría General del Departamento de Sucre “por la cual se reglamenta la rendición de cuentas y la metodología de los Planes de mejoramiento.

Resolución 003 de 2005 de la Auditoria General de la Republica “por la cual se dictan Normas sobre Planes de mejoramiento de las Contralorías “.

Los Planes de mejoramientos consolidan acciones derivadas de la Auditoria Interna y des recomendaciones generadas por la Evaluación Independiente, tomando como base la definición de un programa de mejoramiento de la entidad a partir de:

• • • • • • • •

Los objetivos definidos. La aprobación por la Autoridad competente. La asignación de los recursos necesarios para la realización de los Planes. La definición del nivel de responsabilidad. El seguimiento a las acciones planeadas. La fijación de la fechas limites de Implementación. La determinación de los indicadores de logro. El seguimiento a las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.

En el Orden territorial, las entidades deberán adoptar los lineamientos que para tal efecto establezcan las contralorías Territoriales.

Los Planes de Mejoramiento generados por la Auditoria realizadas por las Contralorías operan de manera Independientes respecto de los obtenidos como producto de la Auditoria Interna y Evaluación Independiente.

Este componente se estructura en tres Elementos:

• Plan de Mejoramiento Institucional. • Plan de Mejoramiento por Proceso. • Plan de Mejoramiento Individual.

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad publica. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la norma de creación y la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas.

El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. La entidad debe estructurar el Plan de Mejoramiento que ha de adelantarse en un periodo determinado, ajustado con su misión, visión, objetivos institucionales, funciones y los recursos disponibles.

Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.

Metodología

Para el diseño del Elemento de control Planes de Mejoramiento Institucional, es necesario tener en cuenta cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoria interna y control fiscal los pasos a seguir son:

1. Elaborar y consolidar el Plan d Mejoramiento Institucional considerando entre otros los siguientes aspectos:

-

Procesos Área organizada responsable Causas Acciones

-

Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronogramas de ejecución Observaciones

Responsable: Representante legal y los servidores responsables de los procesos. 2.

Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional al Comité de Coordinación de Control Interno.

Responsable: Representante de la Dirección, los servidores responsables de los procesos y equipo MECI.

3.

Hacer seguimiento y evaluación Plan de Mejoramiento Institucional.

Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESO

Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y las áreas responsables dentro de la organización publica, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento d los objetivos de la entidad en su conjunto.

Los Planes de Mejoramiento por Procesos contienen las acciones para subsanar las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. En su formulación se incluye:

La descripción de las causas, y consecuencias de dichas variaciones de objetivos, alcance, acciones a implementar y metas de logro en el tiempo; la asignación de los responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento. Además, debe incluir aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento Institucional que contribuyen a su desarrollo.

Metodología.

Para el diseño del Elemento de Control Planes de Mejoramiento por Procesos, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Auto evaluación del control, Auto evaluación de la Gestión, la evaluación independiente al Sistema de Control interno, y las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna. De igual manera para este diseño se deberá tener en consideración las observaciones producto de las auditorias que adelanten el órgano de Control Fiscal que den lugar a la concertación de Planes de Mejoramiento con la entidad pública vigilada. Los pasos a seguir son:

1.

Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos:

-

Procesos Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Observaciones

Responsable: Representante Legal y servidores responsables de los procesos. 2.

Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento por Procesos al Representante Legal.

Responsable: Servidores responsables de los procesos y Equipo MECI. 3.

Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos.

Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

Los Planes de Mejoramiento Individual contiene los compromisos que asume el Servidor Publico con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de el. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño, los Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos.

Estos planes deben guardar coherencia con la evaluación por dependencias que debe presentar la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento del articulo 39 de la Ley 909 de 2004.

Metodología

Para el elemento de Control de Planes de Mejoramiento Individual es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Auto evaluación del Control, Auto evaluación de la Gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeño (empleados de carrera administrativa) y de los Acuerdos de Gestión (gerentes públicos).

Los pasos a seguir son: 1.

Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Individual, consignado en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo.

Responsable: Cada servidor y su superior inmediato. 2.

Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual.

Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.

Normas de referencia  

Ley 909 de 2005 Decreto 2770 de 2005

Documentos Técnicos emitidos por el DAFP   

Plan Nacional de Formación y Capacitación. Actualización del Plan Nacional de formación y capacitación. Guía Metodológica para la elaboración de los acuerdos de Gestión.

MAPA DE PROCESO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SINCELEJO