Mapro 2008 Pelt

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PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL LAGO TITICACA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAPRO - 2008

PUNO, JUNIO DEL 2008

2

INTRODUCCIÓN La Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático y descentralizado al servicio del ciudadano. Este proceso tiene como finalidad fundamental, la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía optimizando el uso de los recursos públicos. Teniendo en cuenta dicho marco legal, el Instituto Nacional de Desarrollo fue adscrito al Ministerio de Agricultura, mediante D.S. Nº 059-2006-AG, con el objetivo de mejorar la capacidad del Estado en el desarrollo de su política agraria, actuando el INADE como la entidad encargada de conducir, coordinar, supervisar y evaluar los proyectos que le encargue el Gobierno Central, y la de coordinar con los gobiernos regionales, locales y demás entidades la implementación de proyectos y acciones de desarrollo. Igualmente, el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca, creado con el D.S. Nº 023-87MIPRE, tiene por finalidad lograr el conocimiento y el manejo integral de los recursos naturales de la cuenca del Lago Titicaca, para promover y ejecutar su aprovechamiento sostenible, en el marco del proceso de integración fronteriza y de los Convenios suscritos entre las Repúblicas del Perú y Bolivia, con los acuerdos de la Comisión Nacional para Asuntos de la Autoridad Binacional Autónoma del Sistema Hídrico Titicaca, Desaguadero, Poopó y Salar de Coipasa. En este contexto, y en concordancia con las disposiciones legales y administrativas vigentes, se ha formulado el Manual de Procedimientos Administrativos del PELT, que se constituye en un documento descriptivo, normativo y que además tiene un carácter instructivo e informativo. Fija además plazos en días hábiles. Queda claro, que en caso de conflicto entre lo normado en el presente y lo dispuesto en otras normas, prevalece la de mayor rango. Contiene en forma detallada las acciones o fases del procedimiento, entendido como el modo en que se realiza un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las funciones que tienden a alcanzar objetivos dentro del PELT.

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3

SIGLAS (Usadas en el presente documento) CPMPP DDA DE DES DGPM DO DRH EPD GG

Comité de Programación Mensual de Planes y Presupuesto Dirección de Desarrollo Agrícola y Medio Ambiente Dirección Ejecutiva Dirección de Estudios Dirección General de Programación Multianual del Sector Público Dirección de Obras Dirección de Recursos Hidrobiológicos Ejecución Presupuestaria Directa Gerencia General Describe la implantación de las tecnologías de internet para conexiones INTRANET internas MEF Ministerio de Economía y Finanzas OA Oficina de Administración OAJ Oficina de Asesoría Jurídica OCI Oficina de Control Institucional OPI Oficina de Programación e Inversiones OPP Oficina de Presupuesto y Planificación PAAC Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAI Programa Anual de Inversiones PDT Programa de Declaración Telemática PEI Plan Estratégico Institucional PIA Presupuesto Institucional de Apertura PIM Presupuesto Institucional Modificado PIP Proyecto de Inversión Pública POI Plan Operativo Institucional SBN Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SEACE Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera SIMI Software Inventario Mobiliario Institucional SINABIP Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública SOSEM Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo del SNIP TDR Términos de Referencia UASA Unidad de Abastecimiento y Servicios Auxiliares UCON Unidad de Contabilidad UE Unidad Ejecutora UF Unidad Formuladota UIT Unidad Impositiva Tributaria UPER Unidad de Personal

S

3

4

INDICE INTRODUCCIÓN

02

SIGLAS (Usadas en el presente documento)

03

1.

DATOS GENERALES

09

1.1 1.2 1.3 1.4

OBJETIVO ALCANCE APROBACIÓN ACTUALIZACIÓN

2.

DATOS DEL PROCEDIMIENTO

2.1

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

10

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

11

OCI-001 OCI-002 OCI-003

11 13

OIC-004

2.2

FORMULAR Y APROBAR EL PLAN ANUAL DE CONTROL COMUNICACIÓN DE HALLAZGO EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DERIVADAS DE INFORMES DE ACCIÓN DE CONTROL.

15

17

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

19

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

20

OPP-001 OPP-002

INFORME DE LA EVALUACION INSTITUCIONAL SEMESTRAL Y ANUAL A NIVEL UNIDAD EJECUTORA SOLICITUD DE AMPLIACION DE CALENDARIO DE COMPROMISOS

20 25 4

5

OPP-003 OPP-004 OPP-005

OPP-006

OPP-007 OPP-008 OPP-009 OPP-010 OPP-011

OPP-012 2.3

INFORMACIÓN RELACIONADA AL PROCESO PRESUPUESTARIO SOLIITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL FUNCIONAL PROGRAMÁTICO SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – CRÉDITOS SUPLEMENTARIOS OPINION SOBRE PROPUESTA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS PROGRAMACION Y FORMULACION PRESUPUESTAL DE LA UNIDAD EJECUTORA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO DE LA UNIDAD EJECUTORA REPORTES DE METAS Y EJECUCION FISICA – FINANCIERA FORMULACIÓN DE DIRECTIVAS, MANUALES O REGLAMENTOS MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL DEL PELT GESTIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

26 28

30

32 34 38 40 42

44 46

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

46

OAJ-001 OAJ-002

47

OAJ-003

EMISIÓN DE INFORME, OPINIÓN Y/O DICTAMEN LEGAL ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, CARTAS NOTARIALES Y REGLAMENTOS/DIRECTIVAS PROCEDIMIENTO PARA LA REPRESENTACIÓN DEL PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL LAGO TITICACA EN ASUNTOS DE CARÁCTER JURÍDICO – LEGAL

51

56

ÓRGANO DE APOYO 2.4

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES OA-A-001

ELABORACION, APROBACION Y MODIFICACION DEL PLAN DE ADQUISICIONES

61

62

63 5

6

OA-A-002 OA-A-003

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES MANEJO Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO DEL PELT

2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD OA-C-001

OA-C-002 OA-C-003 OA-C-004

COMPROMISO, DEVENGADO, GIRADO Y PAGO DE ORDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE SERVICIO, PLANILLAS DE: REMUNERACIONES, VACACIONES, BONIFICACION, ESCOLARIDAD, GRATIFICACIONES, LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES Y POR SEPELIO Y LUTO. ANTICIPOS CONCEDIDOS POR EJECUCION DE OBRAS O ESTUDIOS COMPROMISO Y PAGO DE VALORIZACIONES DE OBRAS Y/O ESTUDIOS RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS

2.4.3 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE TESORERÍA OA-T-001 OA-T-002 OA-T-003 OA-T-004

HABILITACION, RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO RECEPCION, CUSTODIA Y HONRAMIENTO DE TITULOS VALOR DE GARANTIA REVERSION DE RECURSOS PÚBLICOS AL TESORO PÚBLICO: ANULACIONES, REBAJAS Y/O DEVOLUCIONES REGISTRO Y DEPÓSITO DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

2.4.4 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PERSONAL OA-P-001 OA-P-002 OA-P-003 OA-P-004 OA-P-005

EJECUCION DE CONTRATOS LABORALES ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE SUELDOS, SALARIOS Y SUBVENCIONES ECONOMICAS PLANILLA DE BENEFICIOS SOCIALES CONTROL DE PERMANENCIA DEL PERSONAL SUBSIDIO POR MATERNIDAD, ENFERMEDAD Y ACCIDENTES DE TRABAJO 136

73 80 85

86 90 94 98 101

102 106 109 112 115 116 119 123 125 136

6

7

OA-P-006 OA-P-007

2.5

143

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS

144

DES-002 DES-003 DES-004 DES-005

ELABORACIÓN Y APROBACION DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR) ELABORACIÓN DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA APLICATIVO INFORMÁTICO DEL BANCO DE PROYECTOS PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PIP PRESENTADO EVALUACIÓN EX POST

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE OBRAS DO-001 DO-002 DO-003

DO-004 DO-005 DO-006 DO-007 DO-008

2.7

138 141

ÓRGANOS DE LÍNEA

DES-001

2.6

EJECUCIÓN DE GASTOS POR PLANILLA DE REMUNERACIONES ELABORACION DE PDT – PLANILLA ELECTRÓNICA

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS QUE SE EJECUTAN POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD) PAGO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR CONTRATA RECONOCIMIENTO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD) RECONOCIMIENTO DE AMPLIACIONES Ó REDUCCIÓN DE PLAZO RECEPCIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR CONTRATA RECEPCIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD) LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE EJECUCIÓN DE OBRA LIQUIDACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD).

145 148 151 153 156

159

160 163

165 167 170 172 174 176

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO AGRICOLA Y MEDIO AMBIENTE

178

DDA-001

179

FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES

7

8

DDA-002 DDA-003 DDA-004

2.8

EJECUCION DE METAS PROGRAMADAS EN EL AÑO PRESUPUESTAL SUPERVISION DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE METAS CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA DIRECCION DE DESARROLLO AGRICOLA Y MEDIO AMBIENTE

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HIDROBIOLOGICOS DRH-001 DRH-002 DRH-003 DRH-004

FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES EJECUCION DE METAS PROGRAMADAS EN EL AÑO PRESUPUESTAL SUPERVISION DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE METAS CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HIDROBIOLÓGICOS

GLOSARIO DE TÉRMINOS

181 183 185

187 188 190 192 194

196

8

9

1.

DATOS GENERALES

1.1

OBJETIVO Establecer normas y procedimientos para el ordenamiento racional de los procesos de formulación, ejecución y evaluación de las actividades y proyectos que desarrolla el PELT, como parte del cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.

1.2

ALCANCE Los órganos de apoyo y asesoramiento, y de línea, que conforman el PELT, son responsables del cumplimiento de los procedimientos detallados en este manual. El Órgano de Control Institucional velará por su cumplimiento.

1.3

APROBACIÓN El presente Manual será aprobado mediante Resolución Directoral de la Dirección Ejecutiva del PELT.

1.4

ACTUALIZACIÓN La Oficina de Presupuesto y Planificación, incorporará en su programación anual una actividad orientada a la revisión y actualización periódica del presente documento. Igualmente, cuando se apruebe o modifique una disposición por parte del Gobierno Nacional, del Ministerio de Agricultura y/o del Instituto Nacional de Desarrollo, que afecte el desarrollo de procedimientos contenidos en el Manual, se incorporarán las modificaciones necesarias, en un plazo no mayor de siete (7) días hábiles, a partir de la fecha de la situación creada.

9

10

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

10

11

2.

DATOS DEL PROCEDIMIENTOS ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

2.1

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

OCI-001

1.

FORMULAR Y APROBAR EL PLAN ANUAL DE CONTROL

FINALIDAD Proporcionar a la Contraloría General de la República y a la Dirección Ejecutiva del PELT, el documento de gestión que permita conocer la programación y ejecución de las diferentes Actividades de Control y las correspondientes Acciones de Control Posterior en cada Ejercicio Fiscal

2.

BASE LEGAL o o

3.

Decreto Supremo N° 023-87-MIPRE. Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

REQUISITOS a) b)

Lineamientos de Política para la formulación del Plan Anual de Control correspondiente. Información básica de gestión de los órganos involucrados del PELT.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2. 3. 4.

Requerimiento de información a las Direcciones y Oficinas. Formulación del Proyecto del Plan Anual de Control. Presentar a la Dirección Ejecutiva para conformidad, el Plan Anual de Control y remitir a la Contraloría General de la República. Aprobación del Plan Anual de Control, por la Contraloría General de la República.

5. INSTRUCCIONES La formulación del Plan será efectuado por el OCI – PELT, contando para ello con la información necesaria que debe ser proporcionado por los demás órganos que conforman la estructura organizativa del PELT.

6.

DURACIÓN Tiempo estimado es de cincuenticuatro (54) días, aproximadamente.

11

12

PR O CE D IM IEN TO :

OC I-001

FO R M U LAR Y A P RO B AR EL P LA N A N UA L DE CO N TRO L Contraloría G eneral D irección E jecutiva de la R epública

Órgano de C ontrol Institucional

Direcciones y O ficinas

IN IC IO

D escripción

Tiem po

1. R equerim iento de inform ación a las Direcciones y Oficinas

15 días

2. Form ulación del Proyecto del Plan Anual de C ontrol.

15 días

1 Plan A nual de C ontrol

1

P lan A nual de C ontrol 3. P resentar a D irección E jecutiva para conform idad, el P lan A nual de C ontrol y rem itir a la C ontraloría General de la República

1 R ecepcióna y E valúa

A prueba

Sí

2 días

FIN

No

4. A probación del P lan Anual de Control por la C ontraloría General de la R epública

22 días aprox.

5 P AS O S

54 D ÍAS

1 TOTA L

13

OCI-002 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS 1.

FINALIDAD Comunicar a las personas comprendidas en los hallazgos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones y/o comentarios sustentados documentadamente, para su posterior evaluación y consideración en el informe correspondiente.

2.

BASE LEGAL o o o o o

3.

REQUISITOS a) b)

4.

5.

Constitución Política del Perú Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Manual de Auditoría Gubernamental – MAGU. Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE.

Importancia relativa que amerite ser formulado y comunicado. Basado en hechos y evidencias que acrediten deficiencias o irregularidades pertinentes.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

1.

Como resultado del trabajo de campo, se evidencian las deficiencias o irregularidades.

2.

Poner en conocimiento de las personas comprendidas en el hallazgo, estén o no prestando sus servicios al PELT.

3.

En el caso de no ser ubicadas las personas comprendidos en los hallazgos, materia de la comunicación, por única vez, serán notificadas, ya sea a través del diario oficial El Peruano ó el de mayor circulación de Puno.

INSTRUCCIONES El inicio de comunicación del hallazgo será puesto oportunamente en conocimiento del Director Ejecutivo, con el propósito de que en su condición de máxima autoridad administrativa del PELT disponga a las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de presentación de sus aclaraciones.

6.

DURACIÓN Este procedimiento no debe superar los cinco (5) días hábiles.

14

15 OCI-003

1.

EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA

FINALIDAD Proporcionar a la Contraloría General de la República, vía la Jefatura General de OCI – INADE, el informe de evaluación respectiva para su consolidación y posterior remisión a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General del Congreso de la República y publicación en la página web.

2.

BASE LEGAL o o o o o

3.

Constitución Política del Perú Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE. Directiva Anual emitida por la Contraloría General para tal fin.

REQUISITOS a) b) c) d)

Planilla Única de Pagos. Contratos de Locación de Servicios. Directivas Internas referentes a disposiciones de racionalidad. Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas y otros.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. El Jefe del Örgano de Control Institucional, efectúa el requerimiento de información, que debe ser proporcionada por las áreas que corresponda. 2. Se prepara la información requerida y remiten al Órgano de Control Institucional. 3. El Órgano de Control Institucional formula el Informe de Evaluación que corresponda. 4. El Órgano de Control Institucional, remite el Informe a los entes competentes, a través de la Oficina de Administración.

5.

INSTRUCCIONES La formulación del correspondiente informe de Evaluación será efectuada por el OCI – PELT, contando para ello con la información necesaria que deben ser proporcionado por los órganos que conforman la estructura organizativa del PELT.

6.

DURACIÓN El tiempo estimado promedio es de 15 días calendario por cada período que se informa (semestre)

16

17

OCI-004

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DERIVADAS DE INFORMES DE ACCIÓN DE CONTROL.

1.

FINALIDAD Presentar a la Contraloría General de la República los resultados de la Verificación y Seguimiento de implementación de las Recomendaciones en el periodo establecido.

2.

BASE LEGAL o Ley Nº 26162 Ley del Sistema Nacional de Control. o Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. o Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU. o Directiva Nº 014-2000-CG-B150. o Resolución de Contraloría Nº 279-2000-CG

3.

REQUISITOS a) Auditoria Financiera. b) Auditoria de Gestión. c) Examen Especial

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. El Órgano de Control Institucional, informa a los órganos superiores que corresponda, el resultado de la Acción de Control y las Recomendaciones que deben ser implementadas. 2. La Dirección Ejecutiva adopta acciones disponiendo con precisión, los plazos y funcionarios responsables de implementar las recomendaciones formuladas 3. Los responsables efectúan las respectivas implementaciónes e informan a la Dirección Ejecutiva. 4. La Dirección Ejecutiva deriva el Informe al Órgano de Control Institucional. 5. El Órgano de Control Institucional, verifica la implementación de las recomendaciones efectuadas por los responsables de cada Dirección u Oficina. 6. Las acciones efectuadas son registradas por el Órgano de Control Institucional en el Sistema de Auditoría Gubernamental – SAGU y son remitidas a la Contraloría General de la República.

5.

INSTRUCCIONES El Titular del PELT, en la oportunidad que recepciona un informe resultante de una acción de control, practicada por el OCI – PELT, deberá informar por una sola vez a la Contraloría de la República en un plazo de quince (15) días útiles de recepcionado el mismo, sobre las correspondientes acciones dispuestas por su despacho con precisión de plazos y de los funcionarios responsables de implementar las recomendaciones formuladas. El Órgano de Control Institucional efectúa el seguimiento, verificación y remisión del informe a la Contraloría General de la República.

6.

DURACIÓN. Acción permanente, por cada porceso aproximádamente 20 días

18

19

OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

20 ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO 2.2

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

OPP- 001

1.

INFORME DE EVALUACION INSTITUCIONAL SEMESTRAL Y ANUAL A NIVEL UNIDAD EJECUTORA

FINALIDAD Elaborar y remitir el Informe de la Evaluación Institucional Semestral y Anual a nivel Unidad Ejecutora.

2.

BASE LEGAL o

o o o o o

3.

REQUISITOS a)

4.

Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, que aprueba el Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca; Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto; Ley Anual de Presupuesto del Sector Público; Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público; Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público; Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.

Recopilar, revisar, analizar y Consolidar la información pertinente proveniente de las Direcciones de Líneas de la Unidad Ejecutora PELT.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2.

3.

4.

5.

Recepción de la información remitida por las Direcciones de Líneas. Especialista revisa y realiza la revisión y el análisis, elabora la propuesta de informe y lo presenta al Jefe de la OPP para su revisión y observaciones. El Jefe de OPP recibe la propuesta del informe, emite sus observaciones y recomendaciones y lo devuelve al Especialista para que elabore el informe final. El Especialista elabora el informe final recogiendo las observaciones y recomendaciones y lo presenta al Jefe de OPP. El Jefe de OPP recibe el informe final, visa todas las hojas de trabajo, los cuadros centrales y los formatos del software, y los presenta al Director Ejecutivo con el proyecto de oficio de remisión a la Gerencia General del INADE. 20

6.

5.

INSTRUCCIONES 1.

2. 3.

6.

21 Dirección Ejecutiva recibe el informe final, da su conformidad y visa todas las hojas y firma el oficio de remisión y deriva a la Secretaria para que esta remita a la Gerencia General del INADE.

Para la evaluación del presupuesto institucional se debe tomar como punto de referencia el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). Utilizar los formatos y directivas emitidas por la Dirección Nacional de Presupuesto Público La evaluación presupuestaria se ejecutará en el software correspondiente del Proceso Presupuestario remitido anualmente por la Dirección Nacional del Presupuesto Público a la Oficina de Presupuesto y Planificación

DURACIÓN Cinco (05) días, incluyendo la preparación y recepción de la información remitida por las Direcciones de Línea.

21

22

25 OPP- 002

SOLICITUD DE AMPLIACION DE CALENDARIO DE COMPROMISOS

1.

FINALIDAD Solicitar la modificación del Calendario de Compromisos aprobados mensualmente, a fin de financiar los mayores compromisos contraídos por las Direcciones de Línea, hasta cubrir la diferencia existente entre la Asignación Aprobada y el Calendario Inicial aprobado en el mes; y, excepcionalmente, los mayores recursos respecto a lo asignado.

2.

BASE LEGAL o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. o Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. o Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Recopilar, revisar, analizar y consolidar las solicitudes de Ampliación de Calendarios de Compromisos remitidas por lo órganos del PELT.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Recepción de la documentación y derivación al Especialista. 2. El Especialista revisa si los montos de las solicitudes de Ampliación de Calendarios se encuadran dentro de su asignación y marco presupuestal aprobados y que además estén justificadas y sustentadas. 3. El Jefe de OPP recibe la propuesta de cuadros y Proyecto de Oficio a la OGPP-INADE, y coordina con el Especialista para que elabore los cuadros y oficio de remisión definitivos. 4. El Especialista consolida las solicitudes en el Aplicativo SIAF–MPP, imprime los reportes y trasmite por el SIAF-MPP a la OGPP del Pliego, elabora los Cuadros Resúmenes de la solicitud y proyecta Oficio de remisión a la OGPP - INADE; y entrega al Jefe de OPP. El Jefe de OPP visa los documentos. 5. La Dirección Ejecutiva visa los cuadros y reportes, firma el oficio, para su remisión a Gerencia General del INADE.

5

INSTRUCCIONES 1. La ampliación de Calendarios de Compromiso se debe solicitar a INADE 2. La modificaciones del calendario de compromiso solo ocurren cuando existe ampliación. 3. Para la solicitud de la Ampliación Presupuestaria se debe utilizar formularios de Calendario de Compromisos

6.

DURACIÓN Tres (03) días contados a partir de la recepción de las solicitudes remitidas por las Direcciones de Línea.

25

26 OPP- 003

INFORMACIÓN RELACIONADA AL PROCESO PRESUPUESTARIO

1.

FINALIDAD Efectuar el seguimiento y control relativos a las Modificaciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos, la Programación Trimestral de Gastos, las modificaciones del Calendario de Compromisos (Ampliaciones) y la Ejecución y Evaluación Presupuestaria de la Unidad Ejecutora, a fin de ser remitida dentro de los diez (10) días posteriores de finalizado el Trimestre a la Oficina General de Presupuesto y Planificación del INADE.

2.

BASE LEGAL Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de o Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca o Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. o Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Recopilar, revisar, analizar y consolidar trimestralmente, la información relativa al Proceso Presupuestario de la Unidades Ejecutoras.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Recepción de la información y derivación al Especialista. 2. Especialista revisa la información procesada en el trimestre, imprime los reportes de Ejecución de Compromisos del SIAF-MPP, y trasmite la información al Pliego. 3. Especialista elabora la propuesta de oficio para la Oficina General de Presupuesto y Planificación del INADE. 4. Jefe de OPP recibe el proyecto de oficio para el MEF, emite sus observaciones y recomendaciones y lo devuelve al Especialista encargado para que elabore el documento final. 5. Jefe de OPP visa los documentos y alcanza a la Dirección Ejecutiva para su visación, firma y trámite correspondiente.

5.

INSTRUCCIONES 1. Los montos aprobados en el calendario de compromisos del mes correspondiente, deben estar comprometidos y devengados al nivel de metas, componentes y proyectos 2. Las Direcciones de Línea y la Oficina de Administración deberán remitir mensualmente a la OPP el informe de ejecución Físico– financiero dentro del plazo establecido

6.

DURACION Nueve (09) días contados a partir de la culminación del trimestre.

27

28 OPP-004

SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL FUNCIONAL PROGRAMÁTICO

1.

FINALIDAD Solicitar modificaciones presupuestarias presentadas por las Direcciones de Línea y Oficina de Administración, por Habilitaciones y Anulaciones.

2.

BASE LEGAL o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. o Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. o Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas d e Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Solicitud de la Dirección de Línea u Oficina de Administración sobre propuesta de modificación presupuestaria.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Dirección u Oficina de Administración presenta un informe justificando técnicamente el pedido 2. El Jefe de OPP recibe el documento, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, derivándolo al Especialista para análisis e informe respectivo. 3. El Especialista revisa que los montos de lo solicitado se encuadren en su asignación y marco presupuestal aprobados; igualmente que el pedido esté debidamente sustentado. 4. Informe Técnico de la Oficina de Presupuesto y Planificación respecto a la modificación de metas correspondientes; en caso de tratarse de créditos y anulaciones presupuestarias entre Proyectos, indicará además, el Proyecto que actuará como habilitadora. 5. En el caso de tratarse de la incorporación de nuevos componentes presupuestarios, se requerirá de la codificación que otorgue la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 6. El Jefe de OPP coordina con el Especialista la elaboración de cuadros y proyecto de oficio a la OGPP-INADE. 7. Consolidación de las solicitudes en el SIAF–DNPP, impresión de reportes y trasmite mediante el SIAF-DNPP a la OGPP del Pliego INADE. 8. Elaboración de los Cuadros Resúmen, coordina para la remisión de la información a la OGPP – INADE. El Jefe de OPP revisa, visa y tramita a Dirección Ejecutiva. 9. Dirección Ejecutiva firma y dispone trámite.

5.

INSTRUCCIONES 1. Las modificaciones presupuestarias deben formularse y aprobarse de acuerdo a la Directiva que norma el proceso presupuestario. 2. Las modificaciones presupuestarias en el nivel funcional programático, serán atendidos a solicitud de las Direcciones de Lïnea y Oficina de Administración. DURACIÓN Cinco (05) días, en función a la existencia de observaciones.

6.

29

30 OPP- 005

SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – CRÉDITOS SUPLEMENTARIOS

1.

FINALIDAD Presentar a la sede central del INADE, solicitudes de cambios en los créditos presupuestarios tanto en su cuantía como en el nivel institucional (Créditos suplementarios y transferencias de partidas), en las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados.

2.

BASE LEGAL o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca o Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. o Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas d e Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Solicitud de la Oficina de Administración y/o Direcciones de Línea para la aprobación del Crédito Suplementario, acompañado del Informe de la Oficina de Presupuesto y Planificación. b) Informe técnico favorable de la Oficina de Planificación y Presupuesto respecto a la modificación de metas que involucra su aprobación. c) El registro en el software del proceso presupuestario.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Dirección de Línea u Oficina de Administración presenta un Informe justificando técnicamente el pedido. 2. El Jefe de OPP recibe el documento, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, derivándolo al Especialista para su análisis e informe respectivo. 3. El Especialista realiza el análisis y verificación del cumplimiento de los requisitos correspondientes, formula la propuesta de modificación presupuestaria y proyecta documento para la Sede Central. 4. Jefe de Oficina revisa y firma el informe, visa el proyecto de oficio y deriva a Dirección Ejecutiva. 5. Dirección Ejecutiva firma y dispone trámite

6.

INSTRUCCIONES 1. Deben formularse y aprobarse de acuerdo a la Directiva que norma el proceso presupuestario. 2. Las modificaciones presupuestarias por crédito suplementario, serán atendidos a solicitud de las Direcciones de Línea y Oficina de Administración

6

DURACIÓN Cinco y medio (5 y 1/2) días, en función a la existencia de observaciones

31

32 OPP- 006

OPINIÓN SOBRE PROPUESTA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS

1.

FINALIDAD Presentar a la Sede Central del INADE, solicitudes de cambios en los créditos presupuestarios tanto en su cuantía como en el nivel institucional (Créditos suplementarios y transferencias de partidas), en las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados.

2.

BASE LEGAL o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. o Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. o Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas d e Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Solicitud de la Oficina de Administración y/o Director de Línea sobre la propuesta de modificación presupuestaria, acompañado del Informe del área usuaria correspondiente. b) Informe técnico favorable de la Oficina de Planificación y Presupuesto respecto a la modificación de metas que involucra su aprobación. c) El registro en el software del proceso presupuestario.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Jefe de OPP recibe el documento, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista para su análisis e informe respectivo. 2. Especialista realiza el análisis y verificación del cumplimiento de los requisitos correspondientes, formula la propuesta de modificación presupuestaria y proyecta documento para la sede central. 3. Jefe de Oficina revisa, firma el informe y visa el proyecto de oficio para la Dirección Ejecutiva.

5.

INSTRUCCIONES

1. 2.

6.

Deben formularse y aprobarse de acuerdo a la Directiva que norma el proceso presupuestario. Las modificaciones presupuestarias por transferencia de partidas, serán atendidos a solicitud de las Direcciones de Línea y Oficina de Administración

DURACIÓN

5 y medio (5 y ½) días, en función a la existencia de observaciones.

33

34 OPP- 007

PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN PRESUPUESTAL DE LA UNIDAD EJECUTORA 014 BINACIONAL LAGO TITICACA

1.

FINALIDAD Programar y Formular el Presupuesto Institucional Anual de la Unidad Ejecutora 014 BINACIONAL LAGO TITICACA

2.

BASE LEGAL o Ley Nº 29142 de Presupuesto de la República 2008. o Resolución Directoral Nº 024-2007-EF/7601 o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca o Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. o Directiva para la fase de Programación y Formulación Anual del Presupuesto del Sector Público. o Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.

3.

REQUISITOS a) Publicación de la Directiva de Programación y Formulación Anual. b) Lineamientos generales a nivel Pliego INADE. c) Cronograma, Recopilación, revisión, análisis y consolidación de la información preliminar de las Oficina y Direcciones de Línea. d) Exposición de Jefes de Oficina y Directores de Línea. e) Elaboración del documento final de la formulación presupuestaria, por parte de la Oficina de Administración y Direcciones de Línea. f) Consolidación del documentos final (propuesta de presupuesto) con información provenientes de las Oficinas y Direcciones de Línea. g) Remisión de la información consolidada de Unidad Ejecutora 014 BINACIONAL LAGO TITCACA, a la OGPP del INADE, para la consolidación y sustentación correspondiente.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Programación Presupuestal 1. Jefe de la Oficina de Presupuesto y Planificación formula memorando multiple, impartiendo lineamientos para orientar la labor y solicitando a las Direcciones y Oficina de Administración la programación física – financiera de las obras o actividades a ejecutar. 2. Las Direcciones y Oficina de Administración elaboran la Programación presupuestaria con el objeto de determinar el monto preliminar de la asignación presupuestaria.

35 3.

4.

5. 6. 7.

8. 9.

El Jefe de la Oficina de Presupuesto y Planificación, recibe las propuestas de programación presupuestaria, revisa, analiza y da pautas al Especialista. El Especialista recibe las programaciones presupuestarias, efectúa el análisis detallado, consolida a nivel de Unidad Ejecutora. Jefe de OPP, verifica, revisa. El Comité de Programación Mensual de Planes y Presupuesto, analiza y aprueba la propuesta El Especialista ingresa los reportes según Directiva en el SIAF – SP, efectúa el envío por correo electrónico a la Sede Central del INADE y proyecta el oficio de remisión física a la Sede Central El Jefe de OPP visa la información de la formulación presupuestaria, los deriva a Dirección Ejecutiva. Dirección Ejecutiva, visa, firma y dispone la remisión de la propuesta aprobada por el CPMPP al INADE.

Formulación Presupuestal 1. Recibe y deriva a OPP los lineamientos técnicos y techo presupuestal remitido por INADE. 2. Solicita al CPMPP el análisis y priorización de acciones de acuerdo al monto señalado por el INADE para la formulación del presupuesto anual del ejercicio fiscal siguiente. 3. Analiza, prioriza y aprueba las obras y actividades a ejecutar en función al monto asignado. 4. Formula el presupuesto institucional y alcanza oficio a Dirección Ejecutiva para su remisión a INADE. 5. Remite a INADE el presupuesto institucional formulado. 6 INADE remite Cronograma de Sustentación del Presupuesto. 7. Recibe el comunicado de INADE para la sustentación del presupuesto ante el INADE y el MEF, deriva a OPP. 8. El Director Ejecutivo y el Jefe de OPP se constituyen al INADE y MEF para sustentar el presupuesto del año fiscal siguiente. 9. Dirección Ejecutiva, en el mes de diciembre, recepciona el PIA aprobado por el MEF, a partir el cual la OPP formula la programación mensual de gastos del siguiente año fiscal. 5.

INSTRUCCIONES 1. El Presupuesto Institucional será formulado de acuerdo a las Directiva de Programación y Formulación del Presupuesto del Sector Público. 2. Para la programación y formulación del presupuesto anual de la Unidad Ejecutora PELT, se debe tomar en cuenta el techo presupuestal asignado por el Pliego INADE.

6.

DURACIÓN Ocho y medio (8 1/2) días.

35

36

37

37

38 OPP- 008

1.

FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO EJECUTORA

DE LA UNIDAD

FINALIDAD Establecer la secuencia técnico – administrativa, para la formulación del Plan Operativo de la Sede Central.

2.

BASE LEGAL o o

o

o o

3.

REQUISITOS a) b) c)

4.

Directiva de Formulación del Plan Operativo Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas d e Control Interno. Decreto Supremo Nº 034-82-PCM, Formulación y Aplicación de Políticas de Gestión y Planes Operativos Institucionales y Resoluciones Jefaturales Nrs. 172 y 172-INAP/DIGESNAR, que aprueban las Directivas Nº 003 y 002-82-INAP/DNR

Directiva de Formulación del Plan Operativo para las Unidades Ejecutoras. Programa de Actividades de la Oficina de Administración y Direcciones de Línea. Debe estar definido y aprobado en el Programa de Inversiones

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2.

3.

4.

Directiva para la Formulación del Presupuesto. Jefe de OPP recibe el programa de actividades de cada órgano del PELT, revisa, analiza y orienta las acciones necesarias para el Especialista. Especialista recibe el documento, lo analiza y compatibiliza con la directiva y normas que se relacionan con la materia del requerimiento y con el Presupuesto Institucional de Apertura; efectúa las coordinaciones con los responsables de cada órgano y prepara una primera versión de cada Programa de Actividades. Asimismo desarrolla los items generales del Plan Operativo Institucional y prepara la primera versión. Jefe de OPP recibe y revisa el Plan Operativo Institucional y el Informe pertinente y de encontrarlos conforme, los visa y remite a la Dirección Ejecutiva, para su aprobación mediante Resolución Directoral y posterior remisión a la Sede Central.

5.

INSTRUCCIONES 1. En la formulación del Plan Operativo Anual, participan todas las Direcciones y Oficinas del PELT. 2. Su formulación responde a las disposiciones y directivas que emita INADE

6.

DURACIÓN La duración aproximada del procedimiento es de veinticuatro (24) días

39

40

OPP- 009

1.

REPORTES DE METAS Y EJECUCION FISICA - FINANCIERA

FINALIDAD Establecer la secuencia técnico – administrativa, para el reporte de metas y ejecución física - financiera de la Unidad Ejecutora (PELT).

2.

BASE LEGAL o

o

o 3.

REQUISITOS a)

b) 4.

2. 3.

4. 5.

Cada Dirección emite Informe Físico – Financiero Mensual, en los primeros cuatro (4) días del mes siguiente Jefe de OPP revisa, analiza y orienta con las pautas necesarias para que el Especialista consolide la información. El Especialista analiza y compatibiliza los informes con las metas y presupuesto del Plan Operativo y elabora los reportes consolidados (Ficha Técnica de INADE y SIAF). El Jefe de OPP revisa el documento y de encontrarlo conforme, lo visa y remite al Director Ejecutivo. El Director Ejecutivo revisa el informe y de encontrarlo conforme visa y ordena su remisión vía correo electrónico, así como el documento a la Sede Central.

INSTRUCCIONES 1. 2. 3.

6.

Memorándum Múltiple de la Oficina de Presupuesto y Planificación requiriendo la información a la Oficina de Administración y Direcciones de Línea. Informes de la Oficina de Administración y Direcciones de Línea.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

5.

Resolución Directoral N° 024-2006-INADEPELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas d e Control Interno.

Los Informes Físico - Financieros deben remitirse en los cuatro (4) días siguientes de concluido el mes. Debe guardar concordancia con el POI Los reportes consolidados deben renitirse al INADE, en el plazo Establecido.

DURACIÓN La duración aproximada del procedimiento es de ocho (08) días.

41

42 OPP- 010

1.

FORMULACIÓN REGLAMENTOS

DE

DIRECTIVAS,

MANUALES

Y

FINALIDAD Establecer la secuencia técnico – administrativa, para la formulación de directivas, manuales o reglamentos normativos específicos.

2.

BASE LEGAL o o

3.

REQUISITOS a)

4.

2.

3.

4.

5.

6. 7. 8.

El Director o Jefe de Oficina, que por funciones corresponda, ó en cumplimiento a disposiciones legales ó de Dirección Ejecutiva, formula el documento – propuesta. El Jefe de OPP recibe el documento - propuesta del Director o Jefe de Oficina, revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, derivando al Especialista. El Especialista analiza y compatibiliza la propuesta con otras normas internas del PELT que se relacionan con la materia del requerimiento y prepara informe si hay observaciones. El Jefe de OPP revisa el documento y el informe, si hay observaciones lo remite al Director o Jefe del órgano que formuló el requerimiento para correcciones. El órgano solicitante recibe el documento, lo revisa, efectúa corecciones ó emite su opinión y lo devuelve a la Oficina de Presupuesto y Planificación. Se eleva el documento a la Dirección Ejecutiva. La Dirección Ejecutiva deriva el documento a la Oficina de Asesoría Jurídica La Oficina de Asesoría Jurídica formula resolución que aprueba el documento.

INSTRUCCIONES 1. 2. 3.

6.

Propuesta debidamente fundamentada por el Órgano competente que requiere la norma.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

5.

Resolución Presidencial Nº 007-2004-INADE-1100, Reglamento de Organización y Funciones del PELT. Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca.

Las disposiciones que contenga, necesariamente, tienen base en normas legales en vigente. No modifican normas de rango superior. Sirven para aclarar o especificar acciones, o tareas dentro del PELT La duración aproximada del procedimiento es de trece (13) días.

DURACIÓN La duración aproximada del procedimiento es de trece (13) días.

43

44 OPP- 011

MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL DEL PELT

1.

FINALIDAD Establecer la secuencia técnico–administrativa, para la modificación de los ROF y CAP de las Unidades Ejecutoras.

2.

BASE LEGAL o Resolución Presidencial Nº 007-2004-INADE-1100, Reglamento de Organización y Funciones del PELT. o Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca.

3.

REQUISITOS a) Propuesta debÍdamente fundamentada de la Oficina de Administración y/o Direcciones de Línea conteniendo el Informe Técnico Justificatorio; b) Opinión de la Oficina de Presupuesto y Planificación

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Oficina ó Dirección, que por funciones corresponda, o en cumplimiento a disposiciones legales ó de Dirección Ejecutiva, formula el documento – propuesta. 2. El Jefe de OPP recibe el documento – propuesta, o la disposición para implementar la modificación, lo revisa, analiza y dicta las pautas y deriva al Especialista. 3. El Especialista recibe el documento, lo analiza y compatibiliza con las normas que se relacionen con el requerimiento; luego de ello prepara la primera versión de la propuesta y lo remite al Jefe de OPP. 4. Jefe de OPP recibe el documento y el informe; si hay observaciones lo remite al Director o Jefe del órgano que formuló el requerimiento, para correcciones 5. El órgano solicitante recibe el documento, lo revisa, efectúa correcciones ó emite su opinión y lo devuelve a la OPP. 6. El Jefe de OPP eleva el documento a Dirección Ejecutiva. 7. La Dirección Ejecutiva deriva el documento a la Oficina de Asesoría Jurídica. 8. La Oficina de Asesoría Jurídica emite resolución que aprueba el documento y/o la modificación.

5.

INSTRUCCIONES 1. El documento debe enmarcarse necesariamente en las disposiciones legales vigentes en el l INADE, así como otras disposiciones legales en vigencia 2. Su contenido y estructura, se formula en base a Directiva vigente

6.

DURACIÓN La duración aproximada del procedimiento es de once (11) días.

45

46

OPP- 012 1.

GESTIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

FINALIDAD Establecer los procedimientos administrativos, para gestionar la Cooperación Técnica Internacional en apoyo a los proyectos y/o actividades a cargo de la Unidad Ejecutora PELT.

2.

BASE LEGAL o

o o

3.

REQUISITOS a) b)

4.

2.

3.

4.

5.

El Jefe de OPP recepciona la información referida a la fuente de cooperación técnica o financiera nacional o internacional que interese al PELT El Jefe de OPP, por intermedio de la Dirección Ejecutiva establece contactos con la fuente cooperante y accede a formularios para la presentación de iniciativas de financiamiento. El Jefe de OPP coordina con las Direcciones del PELT vinculados a la naturaleza de la cooperación, quienes desarrollan los formularios correspondientes; asimismo coordina con los órganos institucionales para completar la información requerida. El Jefe de OPP emite la documentación y el proyecto de oficio a la Dirección Ejecutiva para su aprobación y trámite ante la entidad de cooperación y/o a la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del INADE. El Director Ejecutivo establece las coordinaciones necesarias con la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del INADE.

INSTRUCCIONES 1.

6.

Identificación de fuente cooperante, acceso a formato de presentación de proyectos. Perfiles de proyectos de inversión pública con viabilidad en el SNIP y expediente técnico actualizado.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

5.

Decreto Legislativo N° 719; Ley de Cooperación Téc nica Internacional y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 015-92-PCM. Resolución Presidencial Nº 007-2004-INADE-1100, Reglamento de Organización y Funciones del PELT. Resolución Directoral N° 024-2006-INADE/PELT-7315, Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca.

Lo solicitado debe guardar relación con las líneas estratégicas del PELT

DURACION Está en función de los requerimientos y plazos de la fuente cooperante o de la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del INADE. Duración estimada sesenta días (60) días.

47

48

OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

49

2.3

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

OAJ - 001

1.

EMISIÓN DE INFORME LEGAL, OPINION LEGAL, DICTAMEN LEGAL.

FINALIDAD La finalidad del procedimiento es resolver los asuntos jurídicos– legales del PELT, mediante la emisión de un Informe Legal o un Dictamen Legal sobre un asunto específico. La secuencia administrativa para la absolución de consultas, Incluida la Opinión Legal, se ciñe al proceso previo a la toma de decisión.

2.

BASE LEGAL o o o o o

3.

Constitución Política del Estado. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, de creación del PELT. Reglamento de Organización y Funciones del PELT. Manual de Organización y Funciones del PELT. Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS a)

Para Informe Legal: Solicitud dirigida a la Dirección Ejecutiva ó directamente a la Oficina de Asesoría Jurídica, por parte de las Direcciones de Línea o Jefaturas de Oficina, en la cual se requiere el documento, como sustento de un proceso predeterminado por la Ley o el Reglamento.

b)

Para Opinión Legal: Requerimiento escrito para explicar o interpretar una situación o asunto que no tenga un carácter contencioso, a fin de conocer los pormenores de una situación dada de carácter administrativo, a fin de facilitar una decisión o acción posterior. La opinión legal puede o no ser tomada en cuenta por el solicitante.

b)

Para Dictamen Legal: Requerimiento escrito de opinión legal cursado por Direcciones de Línea o Jefaturas de Oficina, previo a la toma de decisión en materia administrativa, laboral, contractual, judicial u otra. La opinión legal versa sobre interpretaciones de hechos en correlato con el Derecho aplicable. Una situación de hecho con consecuencias jurídicas que puedan coadyuvar a la toma de decisión más correcta, desde el plano de la Asesoría Legal.

49

50

4.

ESTRUCTURA Del Informe Legal: Introducción.- En tres o cuatro líneas se resume la situación y el problema planteado. La opinión técnica que antecede y la cuestión de fondo. Antecedentes.- Para el Estado de la Cuestión es importante contar con instrumentos-guía. En este acápite se insertarán las normas legales que servirán al informe y los otros pronunciamientos que sobre la materia se hayan vertido. Análisis.- De manera secuencial, clara, lógica y armónica, se irán analizando una a una las cuestiones planteadas como problema. La interpretación jurídica debe exponerse en este rubro, pues los fundamentos deberán ser comprendidos por todos los operadores internos del PELT. Conclusiones.- En máximo tres líneas, debe mostrarse el resultado del análisis al planteamiento de la situación de hecho o de derecho consultada. Recomendaciones.- Su contenido será altamente objetivo. Iniciará con un verbo activo en su conjugación para dar paso a un curso de acción administrativa. De la Opinión Legal: Antecedentes.- Donde se resumen los hechos o documentos relacionados con el asunto. Análisis.- Solo si es necesario, en este punto se analizarán y evaluarán las circunstancias, que tengan influencia sobre el asunto. Conclusiones.- Se enumeran las conclusiones a las que se ha arribado. Del Dictamen Legal Introducción.- Brevemente se explicará las razones de la consulta legal. Se puede esbozar la opinión técnica que contiene el documento a evaluar. Esta operación se debe realizar muy sucintamente para no perder la perspectiva legal. Antecedentes.- Se deberán citar las normas legales que servirán para el análisis. No se debe descartar las normas internas emanadas de la Sede Central del INADE. Análisis.- Por lo general se consulta sobre la interpretación de la 50

51 norma en determinados hechos o circunstancias. En esta parte debe priorizarse una interpretación sistemática de la norma, aplicable al caso concreto. Opinión.- Bajo las consideraciones que se expresen en el rubro de análisis, la opinión debe ser la más justa, equitativa y correcta posible. El contenido de la opinión legal es siempre el contenido de la Ley, en términos éticos y morales. 5.

6.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Recepción y Registro: (Abogado P-D). Los requerimientos de Informe Legal o de Opinión Legal son registrados por la Oficina de Asesoría Jurídica, con el correspondiente número correlativo, fecha, hora y firma de recepción. El sello de recepción deberá ser nítido para un control de eficiencia y para medir el grado de optimización que resulte necesario. 2.

Requerimiento de Información: (A través de Abogado P-D) De ser incompleta la documentación aparejada con el pedido de informe legal u opinión legal, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, solicitará al responsable de la Dirección de Línea o Jefe de Oficina, la remisión en el día de todo lo faltante. Sin los antecedentes solicitados no es factible evacuar ningún informe o dictamen legal. Para opinión legal no se requiere necesariamente documentación que sustente el pedido.

3.

Estudio y análisis: Alcanzada la documentación solicitada, compulsados los hechos conforme corresponde al Derecho, se procederá al estudio y análisis de lo que es materia de consulta, con la finalidad de evacuar un documento útil a la toma de una decisión acertada. En este ínterin debe privilegiarse la gestión institucional.

4.

Emisión del Informe Legal y/o Dictamen Legal: Cumplidos todos los requisitos, la Oficina de Asesoría Jurídica remitirá al área usuaria el documento conteniendo la consulta requerida. Los antecedentes que sirvieron de base para la emisión pasarán al archivo correlativo que se lleva en la OAJ. Sólo se remite el Informe Legal y/o el Dictamen Legal, con la distribución de copias a otras áreas involucradas. Una copia de estos documentos se alcanzará al Órgano de Control Institucional para el seguimiento que corresponda a efectos del control posterior. Emisión de Opinión Legal: Queda una copia en archivo de la Oficina de Asesoría Jurídica.

ESTIMADO DE RESPUESTA Recepcionada la información fuente, el informe legal y/o dictámen legal deberá emitirse en dos días. Salvo circunstancias que justifiquen una prórroga, la que no deberá exceder de dos días de recibido el pedido. 51

52

52

53

OAJ - 002

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, CARTAS NOTARIALES, REGLAMENTOS Y DIRECTIVAS.

CÓDIGO RESOLUCIÓN DIRECTORAL CÓDIGO CONTRATOS CÓDIGO CONVENIOS CÓDIGO CARTAS NOTARIALES CÓDIGO REGLAMENTOS, DIRECTIVAS 1.

: : : : :

7315 7315 7315 7315 7315

FINALIDAD Formular y visar las resoluciones que emita el Director Ejecutivo en coordinación con el aporte técnico de los órganos del PELT. Asimismo, elaborar los contratos, convenios, cartas notariales y reglamentos, directivas que por funciones le corresponda, que sean requeridos a la OAJ..

2.

BASE LEGAL o o o o o

3.

Constitución Política del Estado. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, de creación del PELT. Reglamento de Organización y Funciones del PELT. Manual de Organización y Funciones del PELT. Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS a)

Para Resolución Directoral: Solicitud dirigida a la Dirección Ejecutiva del PELT, por parte de las Direcciones de Línea o Jefaturas de Oficina, en la cual se requiere el documento, como expresión final de una toma de decisión, así como para aprobar un acto administrativo. Este instrumento se define como el máximo producido por la gestión del PELT.

b)

Para Contratos: Requerimiento cursado por Direcciones de Línea o Jefaturas de Oficina, producto de un proceso selectivo. Los contratos obedecerán a una proforma analizada por las comisiones responsables de la selección tanto de personal, como de proveedores o contratistas.

c)

Para Convenios: Usualmente interinstitucional, que requiere tanto el proyecto del PELT, como de la contraparte. El área usuaria deberá 53

54 formular el aspecto técnico a convenir, dejando a la OAJPELT la inclusión de la base legal necesaria. d)

e)

4.

Para Cartas Notariales: Al ser suscritos por la Dirección Ejecutiva, deberán ser diligenciados desde ese Despacho. Una vez acordado el requerimiento notarial, su emisión se da en el acto. El seguimiento del instrumento hasta la válida notificación del destinatario es responsabilidad de la OAJ-PELT. La solicitud deberá ser dirigida a la Dirección Ejecutiva, a fin de mantenerla informada de la gestión. Para Reglamentos, Directivas: El área usuaria deberá proyectar el documento base del reglamento y/o directiva interna. Sin ese requisito no procede emitir el documento.

ESTRUCTURA De la Resolución Directoral: Parte Expositiva.- Precisa los documentos que en Vistos han de servir de base para la Resolución Directoral. Parte Considerativa.- Propiamente la del análisis, fundamentos y sustento de la Resolución. Parte Resolutiva.- Es la parte de la decisión. Debe ser congruente con la parte considerativa. Del Contrato: Introducción.- Donde se señala con precisión las generales de ley de las partes intervinientes: Por el PELT, la del Director Ejecutivo con expresa mención de la norma que lo designa, su DNI, domicilio legal y de la otra parte, la persona natural o jurídica que contrata, con el nombre completo del representante, domicilio legal, DNI y si actúa por poder, los datos de su registro correspondiente. Cuerpo.- Contenido en cláusulas o condiciones obligatorias. Son de suma importancia: El objeto, el plazo, el costo del servicio, causales de resolución, solución de controversias (de ser aplicable), garantías, y la documentación anexa. Conclusión.- Al final ambas partes manifiestan estar de acuerdo con todo lo acordado en el contrato. Esta parte es importante como manifestación de voluntad.

54

55 Del Convenio: Introducción.- Se consignan las entidades que intervienen, con sus representantes acreditados. Las generales de Ley incluye las normas de designación en ambos casos. Cuerpo.- Al igual que en el contrato, las cláusulas o condiciones deben ser lo más claras posibles. Para esto resulta necesario intercambiar proyectos entre entidades para un producto final. Conclusión.- Siendo un documento de gestión, debe concluirse con el compromiso de su cumplimiento. De las Cartas Notariales: Destinatario.- Siempre debe ser al último domicilio comunicado en el documento que vincula. Sea un contrato, un convenio, una orden de servicio, una orden de compra, etc. Cuerpo.- El requerimiento notarial debe contener necesariamente el plazo otorgado. A su vencimiento se tomarán las acciones administrativas y/o legales que sean precisas. Remitente.- Identificación de la persona que requiere, con expresa mención de su cargo, y el domicilio legal al cual puede dirigirse la respuesta de la contraparte. De los Reglamentos/Directivas: Introducción.- Breve reseña del documento. Partes conformantes.- Obedecen a Directivas de la Sede Central del INADE y a las necesidades del PELT. Responsabilidad de cumplimiento.- Al normar, reglamentar, procedimientos, debe contener una cláusula específica de responsabilidad. 5.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

Recepción y Registro: (Abogado P-D). Los requerimientos son registrados por la Oficina de Asesoría Jurídica, con el correspondiente número correlativo, fecha, hora y firma de recepción. El sello de recepción deberá ser nítido para un control de eficiencia y para medir el grado de optimización que resulte necesario.

2.

Requerimiento de Información: (A través de Abogado P-D) De ser incompleta la documentación aparejada con el pedido, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, solicitará al responsable de la Dirección de Línea o Jefe de Oficina, la remisión en el día de todo lo faltante. Sin los antecedentes solicitados no es factible evacuar ningún instrumento.

55

56

6.

3.

Estudio y análisis: Alcanzada la documentación solicitada, compulsados los hechos conforme corresponde, se procederá al estudio y análisis de lo que es materia del pedido, con la finalidad de evacuar un documento útil a la toma de una decisión acertada.

4.

Emisión del Instrumento: Cumplidos todos los requisitos, la Oficina de Asesoría Jurídica remitirá al área usuaria el documento conteniendo la consulta requerida. Los antecedentes que sirvieron de base para la emisión pasarán al archivo correlativo que se lleva en la OAJ-PELT.

ESTIMADO DE RESPUESTA Recepcionada la información fuente, los proyectos de Resolución Directoral, Contratos y Convenios deberán emitirse en el día. Salvo las Cartas Notariales que se redactan apenas ingrese la disposición a la OAJ. En cuanto a los Reglamentos y/o Directivas se estima un plazo de ocho días hábiles.

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58 OAJ - 003

1.

PROCEDIMIENTO PARA LA REPRESENTACIÓN DEL PROYECTO ESPECIAL BINACIONAL LAGO TITICACA EN ASUNTOS DE CARÁCTER JURÍDICO – LEGAL

FINALIDAD La finalidad del procedimiento es garantizar la defensa y patrocinio de los intereses del PELT en los diversos procesos constitucionales, judiciales, administrativos, arbitrales, contencioso-administrativos y otros en que sea parte activa.

2.

BASE LEGAL o o o o o o o o o o

o

3.

REQUISITOS a) b)

c)

d)

4.

Constitución Política del Estado. Decreto Ley Nº 17537, que crea el Consejo de Defensa Judicial del Estado. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, de creación del PELT. Reglamento de Organización y Funciones del PELT. Manual de Organización y Funciones del PELT. Decreto Supremo Nº 002-2000-JUS, Reglamento del Consejo de Defensa Judicial del Estado. Decreto Supremo Nº 002-2001-JUS, Reglamento para la Designación de Procuradores Públicos. Decreto Supremo Nº 046-2001-JUS, autorizando al Ministerio de Justicia encargue la defensa de organismos públicos. Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General. TUO de la Ley Nº 26850, de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004PCM. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM y modificatorias.

Acciones legales iniciadas por terceros ante el órgano jurisdiccional, en contra del PELT. Acciones legales iniciadas por la Procuraduría Pública a cargo de los Asuntos Judiciales del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, que delega expresa representación procesal en juicio. Solicitud de inicio de proceso arbitral por parte de proveedor o contratista que invoque este derecho, para la solución de controversias. Ocurrencia de Calle Común por ante la Policía Nacional del Perú, que reciba una denuncia contra el PELT y que a su vez, también permita interponerla en su representación.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1.

Las áreas usuarias someten a conocimiento de la OAJ hechos que en concepto del responsable, lesionan los intereses de la 58

59 institución. En ese sentido, debe evacuarse un informe detallado y cronológicamente consistente, a fin de elaborar la denuncia o demanda, según corresponda.

5.

2.

Investido de representación procesal en juicio, el responsable de la OAJ-PELT se apersona al proceso y sigue el mismo, con la obligación de comunicar a la Procuraduría Pública sobre los avances.

3.

En procesos de reacción inmediata, debe darse parte a la Procuraduría Pública, una vez sea emitido el auto apertorio de instrucción, en caso de asuntos penales.

4.

Emisión de Informe.

DURACIÓN. Es la que establece la norma procesal aplicable, así como las actas de instalación de los procesos arbitrales.

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61

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

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UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES

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ÓRGANOS DE APOYO 2.4

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION

2.4.1

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

OA-A-001

APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

1. FINALIDAD: Elaboración, aprobación y modificación del Plan Anual de Adquisiciones para efectuar el aprovisionamiento, contratación y atención oportuna de bienes y servicios que la institución requiere para la consecución de las metas institucionales. 2. BASE LEGAL: o o o o o o o

o o o o o o

o

o

o

Manual de Organización y Funciones del PELT Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal correspondiente. Ley Nº 26850, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, D.S. N° 083-2004-PCM y su s modificatorias. Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus modificatorias. Directiva N° 005-2003-CONSUCODE/PRE, Procedimiento de Elaboración y el Contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones de las Entidades del Sector Público, Resolución N° 380-2003-CONSUCODE/PRE. Decreto Ley Nº 22056, Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento. Decreto Ley Nº 22867, Desconcentración de Atribuciones del Sistema de Abastecimiento. Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Resolución de Contraloría Nº 320-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos. Ley Nº 27143, Ley de Promoción Temporal del Desarrollo Productivo Nacional y su modificatoria por Decreto de Urgencia N° 064-2000. Decreto Supremo Nº 013-2003-PCM. medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software en entidades y dependencias del Sector Público. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM que aprueba el TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y el Decreto Suprema N° 072-2003-PCM, que la reglamenta. Resolución de Contraloría N° 092-2001-CG y Directi va N° 005-2001CG/OATJ, Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N° 031-2002-PCM, Lineamientos de P olíticas Generales del Desarrollo del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE.

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64 o

o

Resolución N° 017-2004-CONSUCODE/PRE y Directiva N ° 001-2004CONSUCODE/PRE, que regula el reporte de información sobre procesos de selección y contratos al SEACE. Resolución Nº 011-2008-CONSUCODE/PRE que aprueba la Directiva Nº 002-2008-CONSUCODE/PRE, sobre Aplicación de Bases Estándar.

3. REQUISITOS: a)

b)

c)

d)

e)

f)

Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Institucional (POI) aprobados, para que en base a ellos su pueda recopilar, revisar, coordinar con las áreas usuarias y consolidar las necesidades de bienes y servicios para el ejercicio fiscal, como requisito para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC). Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y Presupuesto Institucional Modificado (PIM), cuando corresponda, aprobados, como requisito para la elaboración del PAAC. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) aprobado por Resolución Directoral de la Dirección Ejecutiva, como requisito para la planificación de los procesos de selección. Requerimiento proveniente de las áreas con autorización de las Direcciones de línea y de la Oficina de Administración, como requisito para preparar los expedientes de contratación. Calendario de compromisos mensual aprobado por la Dirección Ejecutiva, Direcciones de Línea, Jefe de la Oficina de Administración y Jefe de Planificación y Presupuesto, como requisito para atender los requerimientos diarios y registrar el compromiso en el SIAF. En casos excepcionales, requerimientos del área usuaria, con el compromiso de programación en el calendario del siguiente mes. Programa de mantenimiento de bienes y servicios aprobados.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. 1.

2.

3.

4.

Se inicia con el requisito de aprobación del PIA correspondiente. Se recibe de las Direcciones de línea (áreas usuarias) los requerimientos correspondientes, con un cronograma de las adquisiciones de bienes o servicios. Se revisa, se consolida, se procesa y se coordina con las áreas usuarias la elaboración del PAAC. En el PAAC no se incluirán las compras de bienes y servicios “No Programables”, que se ejecuten con cargo a las Cajas Chicas o Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo monto no supere en cada caso, una (01) Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente al momento de la adquisición o contratación. Se remite el PAAC elaborado para su aprobación con Resolución de la Dirección Ejecutiva a los 30 días naturales después de la aprobación del PIA. Se Ejecutan las modificaciones al PAAC, de conformidad a la reprogramación de las asignaciones presupuestales y/o créditos suplementarios y a las metas institucionales, cuando se incluyen o excluyen procesos y cuando el valor estimado varíe en +/- 25% y cambie el tipo de proceso. Las modificaciones son aprobadas con Resolución de la Dirección Ejecutiva.

64

65 5.

Se publica la elaboración del PAAC y sus modificaciones en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE y en la página Web del PELT a los 5 días hábiles de aprobado.

PLANEAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN y APOYO AL COMITÉ ESPECIAL. 1.

2.

3.

4.

5. 6.

7. 8.

9.

Recibe del área usuaria el requerimiento del bien, servicio u obra. Verifica la correspondiente programación en el PAAC. Si está programado y en caso de no requerir modificaciones al PAAC, se procede a hacer el estudio del mercado o indagaciones de precios (cotizaciones) con las fluctuaciones de precio entre más 10% a menos 70%, en concordancia a normas vigentes. Define las características técnicas y la cantidad en coordinación con el área usuaria. Define el valor referencial, el tipo de proceso de selección y el sistema y modalidad de selección. Si no está considerado en el PAAC se deriva a la Oficina de Administración con el informe correspondiente. La UASA, remite toda la documentación a la OA para la aprobación del expediente del proceso de adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo al Art. 38 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante D.S. Nº 0842004-PCM y sus modificatorias, para su aprobación mediante resolución. La UASA remite la documentación a la Comisión Especial Permanente, para la elaboración de las bases administrativas y convocar el proceso de acuerdo al Art. 45 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante D.S. Nº 0842004-PCM y sus modificatorias, para ser aprobado mediante memorando de Dirección Ejecutiva. Se realiza las publicaciones de la convocatoria en el SEACE. La UASA prepara la información trimestral de contrataciones y adquisiciones ejecutadas para su remisión a CONSUCODE, Contraloría General de la República, PROMPYME, de acuerdo a los plazos establecidos. Absolver los pedidos de impugnaciones efectuados por las partes pertinentes, en los contratos celebrados. Remitir al Tribunal del CONSUCODE la información con el sustento y la documentación correspondiente, que le permita sancionar a los postores y/o contratistas que hayan incumplido las normas de la Ley y el Reglamento. Al finalizar cada proceso de selección, la UASA recaba los documentos del proceso de selección y los archiva en el expediente de contratación, aclarando que el expediente de contratación contiene todas las actuaciones desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: 1.

Para la adquisición de bienes y servicios, que no superen una UIT, el procedimiento es: a) Contar con el requerimiento del área usuaria, mediante el calendario mensual, formato o un memorando. b) Contar con la certificación presupuestal, expedida por el Especialista de OPP. c) Efectuar como mínimo , tres cotizaciones, d) Elaborar Cuadro Compàrativo, e) Elaborar Orden de Compra u Orden de Servicio, utilizando los formatos mecanizados en original para Comprobante de Pago y 4

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f) g) h) i)

copias distribuidos de la siguiente forma: 1 para control (rosado), 1 (verde) para almacén (bienes de consumo) o patrimonio (bienes de capital), 1 para el usuario (celeste), 1 para el archivo correlativo (amarillo). Es entregado al proveedor adjudicatario de la buena pro, en caso de ser bienes o servicios, consultorías, con proceso de selección. Remitir lo actuado a OPP para la afectación presupuestal y Vº Bº, UASA compromete en el SIAF la ejecución presupuestal, UASA remite a la UCON para el devengado correspondiente, UTES efectúa el pago mediante cheque.

2.

Para la adquisición de bienes y servicios, por un monto que supera una UIT, el procedimiento es: a) Contar con el requerimiento del área usuaria (mediante el calendario mensual, formato o un memorando). b) UASA efectúa las cotizaciones para determinar el valor referencial para indicar en las bases. c) UASA coordina con Especialista Administrativo las caraterísiticas y cantidad, con datos del valor referencial, tipo de proceso, sistema y modalidad de selección d) UASA remite el expediente del proceso para aprobación mediante Resolución Directoral, e) UASA remite toda la documentación al Comité Especial para la elaboración de las bases correspondientes de acuerdo al Art .45 del Reglamento de Adquisiciones y Contratos del Estado , hasta la etapa del consentimiento de la Buena Pro y para aprobación de las bases correspondientes f) En caso se requiera de un contrato, UASA remite a la Oficina de Administración todos los documentos correspondientes del proceso, para la suscripción el contrato. g) La Oficina de Administracion remite con proveido a Dirección Ejecutiva para la autorización de la suscripción del contrato h) Dirección Ejecutiva remite a la Oficina de Asesoría Jurídica para la elaboración y/o suscripción del contrato.

3.

Elabora la orden de compra u orden de servicio utilizando los formatos mecanizados en original para Comprobante de Pago y 4 copias distribuidos de la siguiente forma: 1 para control (rosado), 1 (verde) para almacén (bienes de consumo) o patrimonio (bienes de capital), 1 para el usuario (celeste), 1 para el archivo correlativo (amarillo). Es entregado al proveedor adjudicatario de la buena pro, en caso de ser bienes o servicios, consultorías, con proceso de selección. UASA alcanza una copia de la o/c al Almacén para el internamiento de los bienes adquiridos, otorgando la conformidad para el trámite del pago correspondiente. Almacén y el órgano solicitante verifica si los servicios solicitados fueron ejecutados de acuerdo a la o/c ú o/s previsto en el contrato, las bases administrativas, términos de referencia, y requerimiento a fin de dar conformidad al mismo, concluido el servicio. En caso de estar conforme, remite los documentos que sustentan el comprobante de pago a Contabilidad, vía la Oficina de Administración. La orden de servicio debe contar con el informe del proveedor así como la conformidad del servicio del área usuaria para proceder al trámite de pago. Convoca a proveedores con experiencia en los rubros requeridos de acuerdo al registro de proveedores a nivel nacional

4.

5.

6.

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67 7.

Se contratan anualmente las pólizas de seguros por adjudicación, con la finalidad de dar cobertura a los bienes patrimoniales, vehículos y valores de la institución.

CONTROL DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: UASA registra en el SIAF, los contratos por adquisición de bienes, servicios y obras. El SIAF controla los montos del contrato para que no sobrepasen el límite presupuestado; de ser necesario se tramita una ampliación del 30% del valor otorgado en la buena pro (Art. 236 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado). 5. APLICACIÓN DE PENALIDADES El Almacén en concordancia con UASA informa el cumplimiento del internamiento de los bienes y servicios que adquiera el PELT; además contabilliza los días de plazo estipulado en la Bases Administrativas y su propuesta técnica. 6. DURACIÓN Este procedimiento tiene una duración de dieciséis (16) días. 7. FORMATOS Orden de Compra – Guía de Internamiento Orden de Servicio Solicitud de Cotización de Bienes - Servicios Requerimiento de Bienes Requerimiento de Servicios

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OA-A-002 1.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES.

FINALIDAD: Ubicar temporalmente los bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia temporal como vía para trasladarlos físicamente a donde se requiera y justifique.

2.

BASE LEGAL: o o o

3.

REQUISITOS: a) b)

c) 4.

Resolución N° 335-90-INAP/DNA, Manual de Administ ración de Almacenes para el Sector Público. Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Documento fuente; Orden de compra con las características y especificaciones técnicas de: cantidad, unidad de medida firmada por el Jefe e UASA y el responsable de las adquisiciones.. Guía de remisión, según corresponda.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1.

Recepción La recepción se efectúa en base a la Orden de Compra y Guía de Internamiento. Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán de acuerdo a lo siguiente: Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega (Proveedor) el material de acuerdo a especificaciones técnicas , los registros, sellos, envoltorios, embalajes, fecha de caducidad , peso, cantidad, etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad Contar los paquetes, bultos recibidos, no siendo recepcionados si no están acorde a la O/C. Se tiene que efectuar una verificación cuantitativa. Verificación y control de calidad: Retirar los bienes de los embalajes Una vez abiertos los bultos, revisar y verificar el contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La verificación cuantitativa implica comprobar que las cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la documentación (Guía de Remisión), incluye las comprobaciones de dimensiones como: Longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc. La verificación cualitativa implica que las características y propiedades de los

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74 bienes recibidas estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. Esta verificación (Control de calidad) se efectúa en presencia de la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción. Si por el número y características de los bienes recibidos fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el responsable de Almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por el número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo. Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, un especialista del PELT de acuerdo a la O/C revisará y firmará en señal de conformidad o se recurrirá a entes especializados del mismo organismo u otros del Sector Público. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del almacén en el rubro respectivo de la Orden de Compra o Guía respectiva, el que se sustenta en la verificación que éste realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad. 2.

Internamiento: Agrupar los bienes según el Programa y Fuente de Financiamiento, tipo, características, etc. Ubicar los bienes en el lugar designado en la zona de almacenaje; se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna, evitando dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distinto. En casos que los espacios disponibles, resulten reducidos, se procederá a internar el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. Si el Almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservación de determinados bienes, estos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El responsable de Almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al mismo. Registro y Control: Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se registra el ingreso en la Tarjeta de Control Visible la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra, se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra, Guía de Internamiento o Nota de Entrada a Almacén), será remitida al área respectiva para efecto del registro de ingreso en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme el procedimiento establecido en el “Manual de 74

75 Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público, aprobado con Resolución Jefatural N° 126-89-INAP/DNA. Custodia: Los bienes almacenados deben conservar las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes: Protección a los materiales de elementos naturales: Humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Protección del local de almacén, rodeándole de medios para prevenir de riesgos internos y externos a personas, al material almacenado y las instalaciones mismas, tomando medidas a fin de evitar robos, acciones de sabotaje, incendios, etc. Está estrictamente prohibido el ingreso al almacén de personas ajenas a este. 3.

Formulación del pedido y autorización del despacho: La formulación del pedido de salida de material corresponde a la unidad usuaria, con nota de salida autorizada por el representante de la Unidad Ejecutora. Almacenes elaborará el Pedido Comprobante de Salida. El usuario entregará a Almacén para el recojo respectivo. Se entregarán copia de las PCS al solicitante. Cuando el material se utilizará en obra recepcionará y firmará el Responsable designado.

4.

Acondicionamiento de los materiales: El responsable de almacén recibe el PECOSA aprobado, retira los bienes de su ubicación y los coloca en el lugar destinado para despachos. En caso de la distribución con destino a las obras, laboratorios, ó Chucuito (Planta Piloto, Centro de Producción), se procederá previa firma del almacenero o persona designada en obra Control y Entrega de materiales: El que transporta los materiales que son retirados del Almacén para su entrega en los lugares fuera de las oficinas del PELT, está obligado a presentar el PECOSA respectivo para las constataciones que correspondan. Los materiales serán entregados a la dependencia de destino cuyo responsable debe devolver al Almacén el PECOSA debidamente firmado.

5.

Inventario físico: Realizará el control físico periódicamente para comprobar que los registros se mantengan al día, completos y exactos y verificar que las existencias físicas concuerden con el registro de las tarjetas de Control Visible del Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. 75

76 El encargado del Almacén es responsable de los sobrantes, de los faltantes, de las pérdidas, tanto pecuniaria como administrativamente. Baja de bienes. Como resultado del Inventario Físico General, son objeto de baja, los bienes siniestrados en completo estado de inutilidad, la merma producida por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores, los bienes perdidos por robo, bienes que por vencimiento o su estado de descomposición ya no son recomendables para consumo. 5.

DURACIÓN Permanente.

6.

FORMATOS (Documentos Fuente) Tarjeta de Control Visible de Almacén Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén Resumen Mensual de Movimiento de Almacén Informe de Entrada a los Almacenes Informe de Salida de los Almacenes Informe de Bienes en Tránsito Orden de Compra y/o Guía de Internamiento Nota de Entrada al Almacén Pedido–Comprobante de Salida Nota de Salida de Almacén

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OA-A-003

MANEJO Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO DEL PELT

1. FINALIDAD: Control, inventario, registro y codificación de los bienes muebles e inmuebles del PELT. 2. BASE LEGAL: o o o o o

o

o

o

o

o

Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento. Resolución Jefatural N° 126-89-INAP/DNA, que apru eba el Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público. Decreto Supremo N° 107-2003 EF, modificatorio del Decreto Supremo N° 154-2001-EF”. Resolución N° 039-98 SBN. Reglamento para el Inven tario de Nacional Bienes Muebles del Estado. Resolución N° 011-2002/SBN, que aprueba la Directi va N° 0012002/SBN Trámites de Inscripción de la Primera de Dominio de Predios a favor del Estado. Resolución N° 019-2002/SBN, que aprueba la Directi va N° 0022002/SBN, Procedimiento para la Aprobación de la Venta de Predios de Dominio Privado del Estado de Libre Disponibilidad. Resolución N° 021-2002/SBN, que aprueba la Directi va N° 0042002/SBN, Procedimiento para el Alta de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la SBN. Resolución N° 029-2005/SBN, que aprueba la Directi va N° 0022005/SBN, Procedimientos para la Venta de Bienes Muebles dados de Baja por las Entidades Públicas. Ley N° 27995 y su Reglamento aprobado por D.S. N° 013-2004-EF, que estable procedimientos para asignar bienes dados de baja por las entidades estatales, a favor de centros educativos de regiones de extrema pobreza. Resolución N° 031-2002/SBN, que aprueba la Directi va N° 0092002/SBN.

3. REQUISITOS: a) b) c) d) e) f) g)

Orden de Compra Comprobante de pago. Calendario mensual. PECOSA Informe Técnico que determina la obsolescencia del bien (o bienes). Informe sobre extravío, robo, pérdida de bienes. Memorandum, Informes provenientes de diversas áreas solicitando el traslado de los bienes de un área a otra.

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81 4. PROCEDIMIENTO: La Superintendencia de Bienes Nacionales aprueba mediante Resolución todos los actos referidos a primeras inscripciones de dominio, afectaciones en uso y los demás actos de administración, adquisición y disposición de propiedad estatal a su cargo, salvo las ventas directas de inmuebles de propiedad estatal que serán aprobadas mediante Resolución Suprema, con informe favorable de la SBN. La Toma de Inventario: Se conforma la Comisión de Inventario según Resolución Directoral. La Comisión de Toma de Inventario verifica físicamente, en el sitio, cada uno de los bienes existentes en cada una de las dependencias: Contándolo, midiéndolo, pesándolo etc. según su naturaleza y características propias. La verificación física se realiza “al barrer’ o “de extremo a extremo” que, entre otros aspectos, consiste en empezar a verificar los bienes que están ubicados en una esquina del respectivo ambiente y terminar en la otra esquina del mismo, sin omitir ninguno de ellos, chequeándolos uno a uno, según la forma como estén ubicados. Elabora información a solicitud del responsable de la Unidad de Abastecimiento. Todas las unidades orgánicas brindarán facilidades a la Comisión de Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales. De la Codificación: Codifica por grupos genéricos, clases y tipo, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la SBN. Del Registro de los Bienes Muebles e Inmuebles: Bienes Patrimoniales recibe la Orden de Compra de UASA con el que registra los bienes adquiridos por la institución en el Software Inventario Mobiliario Institucional – SIMI - de la SBN. Se registran los activos fijos superiores a 1/8 de una UIT y las cuentas de orden. El registro es realizado en forma cronológica en el que se anota la identificación, códigos según SBN, características generales, valores, referencias relativas, etc. Registra los bienes inmuebles indicando tipo de registro, folio, tomo, ficha registral y área perimétrica que cuenta el inmueble. Los actos administrativos y contratos, por lo que se constituyan, declaren, transmitan, modifiquen, limiten o extingan derechos reales o personales sobre los bienes de propiedad estatal, se inscriben en los Registros Públicos, cuando corresponda, y se registran en el SINABIP, a cargo de la SBN. Remite a la SBN, entre los meses de enero y marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación. Debe ser remitida a través de los medios que señale la SBN y en los formatos que ésta autorice.

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82 De las Altas, Bajas y Enajenación de Bienes: Realiza el Alta (Incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de las entidades públicas) dentro de los 30 días de recibido por la entidad. Recibe de la Unidad de Abastecimiento los Informes provenientes de las diferentes áreas usuarias sobre obsolescencia, extravío y robo de bienes. Elabora un Informe técnico administrativo para puesta en consideración del responsable de la Unidad de Abastecimiento y del Comité de Altas, Bajas y Enajenación de Bienes, este a su vez lo eleva a la Dirección Ejecutiva solicitando la autorización de la baja o venta de bienes, según sea el caso. La disposición de los bienes muebles dados de baja, deberá ejecutarse dentro de los cinco meses de emitida la Resolución de Baja correspondiente. Saneamiento Físico Legal de los Inmuebles: Ejecuta el trabajo de campo para el saneamiento físico legal de los inmuebles de conformidad a la normatividad vigente emitida por la SBN. Ingresos y Salidas de los Bienes: Controla el ingreso y salida de bienes con el formulario “Papeleta de Autorización para el Desplazamiento Interno o Externo de Bienes Patrimoniales”; se considera desplazamiento externo al traslado del bien fuera de las instalaciones del INADE/PELT, para reparación y/o mantenimiento o por necesidad de servicio. 5. DURACIÓN Permanente. 6. FORMULARIOS PECOSA (en software) Afectación de Bienes Patrimoniales (en software) Papeleta de Autorización para el Desplazamiento Interno o Externo de Bienes Patrimoniales Tarjeta de Codificación de Bienes Muebles Inventario Mobiliario Institucional de la SBN (en software)

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UNIDAD DE CONTABILIDAD

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86 2.4.2

UNIDAD DE CONTABILIDAD

OA-C- 001

COMPROMISO, DEVENGADO, GIRADO Y PAGO DE ÓRDENES DE COMPRA, ORDENES DE SERVICIO, PLANILLAS DE: REMUNERACIONES, VACACIONES, BONIFICACION, ESCOLARIDAD, GRATIFICACIONES, LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES Y POR SEPELIO Y LUTO.

1.

FINALIDAD Señalar las diversas etapas que se siguen para efectuar el adecuado registro de los compromisos contraídos por la entidad tanto con los proveedores como con sus propios trabajadores.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. o Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. o Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería. o Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

3.

REQUISITOS a) Calendario de Compromisos aprobado b) Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto c) Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación de Vacaciones, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales, y Sepelio y Luto d) Ordenes de Compra e) Ordenes de Servicio f) Comprobante de Afectación

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Fiscalización Envía a la Unidad de Abastecimiento y a la Unidad de Personal la documentación correspondiente para la elaboración de las O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto y para el ingreso en el SIAF-SP la fase de compromiso recibe de la Unidad de Abastecimiento y de la Unidad de Personal las O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y de Sepelio Luto para su fiscalización. 86

87 Fiscaliza y deriva a la Unidad de Contabilidad y Unidad deTesorería para efectuar las fases de Devengado, Girado y Pagado correspondientes. SEGUNDA ETAPA: Devengado, girado y pagado de las O/C, O/S, Plla. de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto. Efectúa firma electrónica en el SIAF-SP cuando se trata de Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI). Recibe de Tesorería el comprobante de pago en original y una copia, cheque emitido de ser el caso, conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y, Sepelio y Luto. Verifica el contenido del comprobante, su relación con el cheque emitido y demás documentos y procede a efectuar las acciones propias de fiscalización a fin de verificar la corrección del pago. Deja constancia de la acción de fiscalización en el comprobante de pago a través de Vº Bº y sello. Envía a Tesorería el comprobante de pago y copia conjuntamente con los demás documentos, para que continúe la acción de pago cuando se haya emitido cheque. 4.2. AREA DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto No interviene. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto. Efectúa en el SIAF-SP la Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta, Abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) o emite los cheques, según corresponda, tomando como referencia los datos contenidos en el Comprobante de Afectación y documentos anexos. Efectúa firma electrónica en el SIAF-SP, cuando se trata de Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI). Formula el Comprobante de Pago en original y una copia. Envía Comprobante de Pago original, cheques y demás documentación a la Unidad de Contabilidad para que ejerza la acción de su competencia. Recibe de la Oficina de Administración los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse efectuado las acciones de fiscalización. Efectúa los asientos contables en el Módulo Contabiliza del SIAF-SP. Verifica el registro automático de la Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta, Abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) y de los cheques emitidos en el auxiliar de bancos del SIAF-SP. 87

88 4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Verificación y registro del compromiso de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto. Recibe de la UPER o UASA el original de las Ordenes Compra, Órdenes de Servicio y Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto, conjuntamente los documentos sustentatorios originales y previa conformidad. Ingresa en el SIAF-SP la respectiva fase de Devengado. Efectúa los Asientos Contables en el Módulo SIAF-SP. Verifica en el SIAF-SP el registro de compromiso de la afectación presupuestal, que incide directamente en la ejecución del presupuesto. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto. Recibe del Área de Tesorería los Comprobantes de Pago en original y una copia y cheque emitido de ser el caso, conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y Sepelio y Luto. Verifica el contenido del comprobante, su relación con el cheque emitido y demás documentos y procede a efectuar el Vº Bº de conformidad a fin de verificar la corrección del pago. Envía a la Oficina de Administración el comprobante de pago y copia conjuntamente con los demás documentos originales, para que autorice el pago con el Vº Bº. 5.

INSTRUCCIONES En el caso de las O/C y O/S el Tesorero, cuando corresponda, efectuará el abono en cuenta, abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) o girará cheques, previa presentación de la Guía de Remisión por los bienes adquiridos o Acta de conformidad del servicio efectuado por el proveedor. Para el caso de las Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación por Vacaciones, Escolaridad, Gratificaciones y Sepelio y Luto, el Tesorero girará Carta Orden Electrónica a través del SIAF-SP que implica abono en cuenta individual de cada trabajador. Para el caso de las Planillas de Liquidación de Beneficios Sociales, procederá el giro del cheque en tanto se adjunte la entrega del cargo debidamente recibida por el Jefe inmediato y verificada por la Unidad de Abastecimiento a través del encargado del Área de Patrimonio.

6.

FORMULARIOS Comprobante de Pago Nota de Contabilidad

88

89

89

90 OA-C-002

1.

ANTICIPOS CONCEDIDOS POR EJECUCION DE OBRAS O ESTUDIOS

FINALIDAD Efectuar la contabilización de los anticipos en efectivo concedidos a los contratistas para la ejecución de obras y estudios.

2.

BASE LEGAL o o o o o o o

3.

REQUISITOS a) b) c) d) e)

4.

Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Directiva Anual de Tesorería. Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

Calendario de Compromisos aprobado. Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto. Contrato de Obra y/o Estudio. Documento de Garantía emitida por entidad financiera, con características que señal la ley. Comprobante de Afectación

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso del anticipo. Recibe de la Dirección de Línea, el memorándum autorizando el otorgamiento del anticipo, conjuntamente con el documento de garantía a favor de la entidad. Verifica que el monto a otorgarse no exceda del porcentaje señalado en la normatividad vigente. Deja constancia de la acción de fiscalización a través de un Vº Bº Envía a la Unidad de Abastecimientos el memorándum con copia del documento de garantía para la elaboración de la Orden de Servicio y el ingreso en el SIAF-SP, de la fase de compromiso respectiva. Recibe de la Unidad de Abastecimientos la Orden de Servicio para la autorización de la fase de Devengado. Envía a la Unidad de Contabilidad la Orden de Servicio acompañada de la documentación pertinente para efectuar la fase de Devengado en el SIAF-SP. 90

91 Mediante memorándum, envía a la Unidad de Tesorería, el documento de garantía para que se proceda a la custodia del título valor.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo. Recibe de la Unidad de Tesorería la indicación de efectuar firma electrónica en el SIAF-SP por el Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI) del contratista. Constata, previa a la firma electrónica, los datos referidos al anticipo otorgado. Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago en original y una copia, conjuntamente con la documentación sustentatoria, para la visación y firmas correspondientes. Verifica los datos consignados en el comprobante de pago respecto al nombre, concepto, importes, etc. Deja constancia de la fiscalización en el respectivo comprobante de pago con su Vº Bº. Envía a la Unidad de Tesorería el comprobante de pago y demás documentos para que efectúe las acciones de su competencia. 4.2. AREA DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso del anticipo. No interviene. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo. Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación, la Orden de Servicio acompañada de la documentación que autoriza el anticipo. Efectúa la fase de Girado en el SIAF-SP insertando la firma electrónica para el abono en Código en Cuenta Interbancario (CCI). Emite el Comprobante de Pago en original y una copia. Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización que corresponde. Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable, por el giro del anticipo al contratista. Verifica en el Libro Caja del SIAF-SP el registro del comprobante de pago. Verifica en el Libro Bancos del SIAF-SP el registro del CCI emitido Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable, por el pago del anticipo otorgado al contratista.

91

92

4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Registro del compromiso del anticipo. Recibe de la Oficina de Administración la documentación pertinente ordenando efectuar el compromiso de anticipo, luego efectúa la fase devengado. Remite a la Unidad de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para el giro del anticipo de la obra o estudio a nombre del contratista correspondiente. Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable, por el devengo del anticipo otorgado al contratista. Verifica en el SIAF-SP el registro de la afectación presupuestal, que incide directamente en la ejecución del presupuesto. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo. Recibe de la Unidad de Tesorería el comprobante de pago acompañado de la documentación sustentatoria para las acciones de verificación pertinentes. Verifica el contenido de la documentación sustentatoria. Remite a la Oficina de Administración el comprobante de pago para lque autorice el pago. Consigna en el Registro de Control de Obras y Estudios, el importe del adelanto otorgado.

5.

INSTRUCCIONES Los Títulos-Valor que constituyen los documentos de garantía para el otorgamiento de anticipos para la ejecución de estudios u obras, debe cumplir con todos los requisitos estipulados por la legislación vigente.

6.

DURACION Un (01) día.

7.

FORMULARIOS Comprobante de Pago Comprobante de Afectación Nota de Contabilidad

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93

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OA-C-003

1.

COMPROMISO Y PAGO DE VALORIZACIONES DE OBRAS Y/O ESTUDIOS.

FINALIDAD Efectuar la contabilización del compromiso y pago de las valorizaciones a los contratistas para la ejecución de obras y/o estudios.

2.

BASE LEGAL o o o o o o o 3. a) b) c) d) e)

4.

Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Directiva Anual de Tesorería. Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público. REQUISITOS Calendario de compromisos aprobado Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto Contrato de Obra y/o Estudio Valorización mensual Comprobante de Afectación

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la valorización mensual. Recibe de la Dirección de Línea encargada de la ejecución de la obra y/o estudio, el memorándum autorizando el trámite de pago, conjuntamente con la valorización mensual. Deja constancia de la acción de fiscalización a través de un Vº Bº Envía a la Unidad de Abastecimientos el memorándum con copia del documento de garantía para la elaboración de la Orden de Servicio y el ingreso en el SIAF-SP de la fase de compromiso respectiva. Recibe de la Unidad de Abastecimientos la Orden de Servicio para la autorización de la fase de Devengado. Envía a la Unidad de Contabilidad la Orden de Servicio acompañada de la documentación pertinente para efectuar la fase de Devengado en el SIAF-SP.

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SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la valorización mensual. Recibe de la Unidad de Tesorería la indicación de efectuar firma electrónica en el SIAF-SP por el Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI) del contratista. Constata previa a la firma electrónica los datos referidos a la valorización. Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago en original y una copia, conjuntamente con la documentación sustentatoria, para la visación y firmas correspondientes. Verifica los datos consignados en el comprobante de pago respecto al nombre, concepto, importes, etc. Deja constancia de la fiscalización en el comprobante de pago con su Vº Bº. Envía a la Unidad de Tesorería el comprobante de pago y demás documentos para que efectúe las acciones de su competencia. 4.2. AREA DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la valorización mensual. No interviene. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo. Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación, la Orden de Servicio acompañada de la documentación sustentatoria. Efectúa la fase de Girado en el SIAF-SP insertando la firma electrónica para el abono en Código en Cuenta Interbancario (CCI). Emite el Comprobante de Pago en original y una copia. Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización que corresponde. Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable por el giro de la valorización mensual por la ejecución de obra o estudio al contratista Verifica en el Libro Caja del SIAF-SP el registro del comprobante de pago. Verifica en el Libro Bancos del SIAF-SP el registro del CCI emitido Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable por el pago de la valorización mensual por la ejecución de obra u estudio al contratista. 4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Verificación del registro del compromiso de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio. Recibe de la Unidad de Abastecimiento y Servicios Auxiliares la documentación pertinente ordenando efectuar la fase de Devengado, previo compromiso en el SIAF-SP y conformidad del servicio.

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96 Remite a la Unidad de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para el giro de la valorización mensual de la obra o estudio a nombre del contratista correspondiente. Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable por el devengo de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio. Verifica en el SIAF-SP el registro de la afectación presupuestal, que incide directamente en la ejecución del presupuesto. SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio. Recibe de la Unidad de Tesorería el comprobante de pago acompañado de la documentación sustentatoria para las acciones de VºBº de conformidad pertinentes. Remite a la Oficina de Administración el comprobante de pago para que efectúe la autorización de pago que le compete. Consigna en el registro de control de obras y estudios, el importe y número de la valorización mensual correspondiente. 5.

INSTRUCCIONES La valorización mensual debe consignar, cuando corresponde, el importe de la amortización del anticipo otorgado al contratista.

6.

DURACION Dos (02) días.

7.

FORMULARIOS Comprobante de Pago Comprobante de Afectación Nota de Contabilidad

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97

98

OA-C-004

RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS

1.

FINALIDAD Efectuar la contabilización y control de la rendición de cuentas por los encargos otorgados y por viáticos en comisión de servicios.

2.

BASE LEGAL o Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería.

3.

REQUISITOS a) Resolución Directoral autorizando el encargo interno b) Directiva Interna c) Autorización de Viaje Oficial d) Planilla de Viáticos (Rendición de cuentas) e Informe de Viaje

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Fiscalización de la rendición de cuentas. Recibe de la Dirección Ejecutiva la documentación conteniendo la documentación original de los gastos efectuados por el encargo otorgado mediante Resolución Directoral y detallados en el formato de Rendición para Pagos en Efectivo. Recibe Planilla de Viáticos (Rendición de Cuentas) así como el Informe de Viaje con las actividades realizadas en la comisión oficial. Envía a la Unidad de Contabilidad para su revisión, fiscalización y registro contable. Recepciona de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a la rendición, debidamente revisada, para las firmas correspondientes. SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentas. Remite de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a la rendición, debidamente firmada, para el registro y control pertinentes 4.2.

UNIDAD DE TESORERIA

PRIMERA ETAPA: Fiscalización de la rendición de cuentas. No interviene. SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentas. Recepciona de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a las rendiciones de cuentas, debidamente numeradas, para el archivo correspondiente.

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4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Verificación de la rendición de cuentas. Contabiliza la rendición de cuentas SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentas Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable por el registro de la rendición de la cuentas del encargo interno o viáticos en comisión de servicios: 5.

INSTRUCCIONES Las rendiciones de cuenta por encargo otorgado deben ser autorizadas vía Resolución Directoral por el Titular del PELT e ir acompañados del formato de Rendición de Cuentas para Pagos en Efectivo. Las rendiciones de cuenta por viáticos en comisión de servicios deben ir acompañadas de los formatos correspondientes detallados en la respectiva directiva interna. La Oficina de Administración queda encargada de la elaboración de la directiva interna

6.

DURACION Dos (02) días.

7.

FORMULARIOS Rendición de cuentas para Pagos en efectivo Autorización de Viaje Oficial. Planiilla de Viáticos (Rendición de Cuentas) e Informe de Viaje con las actividades realizadas. Declaración Jurada. Nota de Contabilidad

99

100

100

101

UNIDAD DE TESORERÍA

101

102 2.4.2

UNIDAD DE TESORERÍA

OA-T-001

HABILITACION, RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

1.

FINALIDAD Señalar las etapas que se siguen para efectuar el adecuado registro de la habilitación y rendición del fondo para pagos en efectivo.

2.

BASE LEGAL o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería. o Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

3.

REQUISITOS a) Calendario de compromisos aprobado. b) Resolución autoritativa sobre Fondo para Pagos en Efectivo. c) Directiva Interna sobre Manejo y Uso de los Fondos Fijos para Pagos en Efectivo. d) Rendición de Fondo para Pagos en Efectivo. e) Póliza de Seguros contra robos.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1 OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en Efectivo Los Directores de Línea solicitan a la Oficina de Administración, para que esta a su vez solicite a la Dirección Ejecutiva la aprobación por Resolución Directoral de un Fondo para Pagos en Efectivo; La Oficina de Asesoría Jurídica elabora la Resolución Directoral sobre Manejo y Uso de los Fondos Fijos para Pagos en Efectivo. Verifica la correcta emisión del comprobante de pago respecto a la veracidad de los datos que contiene y su relación con la Resolución Autoritativa. Deja constancia de la acción de fiscalización en el comprobante de pago, a través de la firma y sello. Devuelve a la Unidad de Tesorería el comprobante de pago fiscalizado, conjuntamente con los documentos sustentatorios antes indicados para la acción de pago. SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo Recibe de parte del encargado el documento denominado “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”, conjuntamente con los originales de los documentos sustentatorios de los desembolsos en efectivo efectuados por los usuarios. Efectúa la fiscalización para lo cual verifica la correcta presentación de facturas, boletas de venta, planillas de viáticos u otro documento debidamente autorizado según la normatividad vigente, emitidas por la compra de bienes, servicios u otros, en relación a la razón social, 102

103 dirección, artículos, servicios recibidos, fecha, que los comprobantes de gastos se encuentran debidamente justificados y firmados por las personas autorizadas, etc. Deja constancia de la acción de fiscalización a través de la firma. Envía a la Unidad de Abastecimiento para la afectación presupuestal. Recibe de la Unidad de Abastecimiento la referida documentación con el número de Registro del SIAF-SP, que señala la fase presupuestal de compromiso. Remite a la Unidad de Contabilidad con la autorización de Devengado, para procesar la fase subsiguiente en el Registro SIAF-SP. 4.2. UNIDAD DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en Efectivo Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de afectación con la la Resolución Autoritativa del Fondo para Pagos en Efectivo y la documentación pertinente Efectúa la fase de Girado en el SIAF-SP y emite el Comprobante de Pago en original y una copia paralelamente al cheque correspondiente a nombre del encargado del Fondo para Pagos en Efectivo. Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria y el cheque emitido para las acciones de fiscalización que corresponde, (Verificación y VºBº). La Oficina de Administración recibe el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior y luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización del comprobante de pago, firma y sella, y lo devuelve a la Unidad de Contabilidad. La Unidad de Contabilidad efectúa en el SIAF-SP el Asiento Contable. Verifica en el Libro Caja del SIAF-SP el registro del comprobante de pago. Verifica en el Libro Bancos del SIAF-SP el registro del cheque emitido Efectúa en el SIAF-SP la acción contable por el pago de la habilitación de los Fondos para Pagos en Efectivo. SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de afectación con la documentación que constituye la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo. Efectúa la fase de Girado en el SIAF-SP y emite el Comprobante de Pago en original y una copia paralelamente al cheque correspondiente a nombre del encargado del Fondo para Pagos en Efectivo. Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria y el cheque emitido para las acciones de fiscalización que corresponde. Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el SIAF-SP el asiento contable por la reposición del Fondo para Pagos en Efectivo. Verifica en el Libro Caja del SIAF-SP el registro del comprobante de pago. Verifica en el Libro Bancos del SIAF-SP el registro del cheque emitido 103

104 Efectúa en el SIAF-SP la acción contable por el pago de la reposición de los Fondos para Pagos en Efectivo. 4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en Efectivo y/o Caja Chica Recibe de la Oficina de Administración la Resolución Directoral Autoritativa del Fondo para Pagos en Efectivo y Caja Chica (Planta Piloto de Chuchito)) para elaborar el documento de compromiso de gasto por metas presupuestarias, luego tramita a OPP para control SIAF-SP, contabiliza en el mismo SIAF-SP. Una vez aprobada la fase devengado y contabilizado en SIAF-SP se tramita con los documentos sustentorios a la Unidad de Tesorería para la fase girado. SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo y/o Caja Chica Los órganos de línea o apoyo, presentan la rendición documentada firmada por la persona encargada, a la Oficina de Administración solicitando la reposición del Fondo para Pagos en Efectivo y/ o Caja Chica de la Planta Piloto de Chucuito, teniendo en cuenta la previsión del Presupuesto de Gastos. Recibe la Unidad de Contabilidad, fiscaliza y verifica el contenido de la documentación sustentatoria y efectúa el documento de compromiso por metas presupuestarias y tramita a OPP para el control presupuestal y con el VºBº ejecuta la fase Compromiso en el SIAF-SP y luego la fase Devengado aprobado se contabiliza el compromiso en el SIAF-SP. Remite a la Unidad de Tesorería para la fase girado conjuntamente con los documentos sustentatorios de rendición originales y visados, para que prosiga el trámite de giro del cheque y del comprobante de pago a través del SIAF-SP 5.

INSTRUCCIONES La Resolución Autoritativa sobre el Fondo para Pagos en Efectivo, debe contener lo siguiente: El monto, nombre del encargado de su manejo, montos máximos, tipos de gastos a efectuar, fuente de financiamiento, frecuencia de rendición por los recursos utilizados. La Unidad de Tesorería es la encargada de la elaboración de la Directiva Interna para el manejo y uso de los Fondos Fijos para Pagos en Efectivo y proponer a la Jefatura e la Oficina de Administración.

6.

DURACION Medio (1/2) día.

7.

FORMULARIOS Ninguno)

104

105

105

106

OA-T-002

RECEPCION, CUSTODIA Y HONRAMIENTO DE TITULOS VALOR DE GARANTIA

1.

FINALIDAD Describir las acciones que intervienen en la recepción, custodia y honramiento de los títulos valor, que constituyen documentos de garantía emitidas a favor de la entidad.

2.

BASE LEGAL o Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería.

3.

REQUISITOS a) Contrato de Obra y/o Estudio b) Título Valor que constituye documento de garantía

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Recepción Recibe de la Dirección de Línea encargada de la ejecución de la obra y/o estudio, el memorándum en la que se adjunta el original del Título Valor que constituye documento de garantía. SEGUNDA ETAPA: Custodia. Envía a la Unidad de Tesorería el ejemplar en original del Título Valor correspondiente para ser custodiado bajo medidas de seguridad. TERCERA ETAPA: Honramiento. Remite a la Dirección Ejecutiva el informe presentado por la Unidad de Tesorería sobre el estado situacional de los Títulos-Valor para las acciones que le compete. 4.2. AREA DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Recepción Recibe de la Oficina de Administración el ejemplar en original del Título Valor correspondiente para ser custodiado bajo medidas de seguridad. SEGUNDA ETAPA: Custodia Registra en el libro de Títulos-Valor el número, importe, banco y obligado del documento de garantía. Mantiene el Título Valor en caja fuerte. Informa a la Oficina de Administración sobre la vigencia, así como el vencimiento de los Títulos Valor con ocho (8) días de anticipación, con copia a la Dirección de Obras 106

107 Prepara Carta Notarial para solicitar la renovación de las Cartas Fianza, que venzan en el mes. TERCERA ETAPA: Honramiento. La Unidad de Tesorería retiene en custodia el original del Título Valor para el trámite de honramiento correspondiente. 4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Recepción Registra en Cuentas de Orden el importe inicial del Título Valor recibido. Registra en Cuentas de Orden el importe inicial del Título-Valor y el movimiento contable del mismo. SEGUNDA ETAPA: Control de Amortiizaciones Concilia periódicamente el importe de las amortizaciones de los anticipos otorgados a contratistas con el importe de los Títulos Valor, con la Dirección de Obras

4.4. OFICINA DE ASESORIA JURIDICA PRIMERA ETAPA: Recepción, No interviene. SEGUNDA ETAPA: Custodia, No interviene. TERCERA ETAPA: Honramiento. Recibe de la Dirección Ejecutiva el original del Título Valor. Proyecta la documentación solicitando al contratista la renovación del Título Valor y alcanza a la Dirección Ejecutiva para su revisión, firma y remisión al interesado. Inicia el trámite de honramiento ante la entidad financiera correspondiente.

5.

INSTRUCCIONES Adoptar las acciones estipuladas en la normatividad vigente.

6.

DURACION Un (01) día.

7.

FORMULARIOS Ninguno.

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108

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109

OA-T-003

REVERSION DE RECURSOS PUBLICOS AL TESORO PÚBLICO: ANULACIONES, REBAJAS Y/O DEVOLUCIONES

1.

FINALIDAD Efectuar el registro, depósito y contabilización de recursos públicos revertidos por la entidad en el transcurso del ejercicio fiscal, tanto en la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo.

2.

BASE LEGAL o Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería. o Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

3.

REQUISITOS a) Documento que autoriza la reversión, cuando se trata de anulaciones o rebajas presupuestales. b) Fase “Pagado” del Sistema SIAF-SP previamente aprobada, para el caso de devoluciones en efectivo.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA : Fiscalización de las reversiones. Revisa el reporte remitido por la Unidad de Contabilidad respecto del resumen de las reversiones presupuestales, bajo la modalidad de Anulaciones, Rebajas y Devoluciones en efectivo. Remite a la Oficina de Presupuesto y Planificación la información presupuestal mensual de las reversiones efectuadas por la entidad SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo, No interviene. 4.2. UNIDAD DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización de las reversiones. Es sometido a arqueos sorpresivos para comprobar el cumplimiento de la normatividad vigente en lo referente a las devoluciones al Tesoro Público en efectivo SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo. Elabora el Recibo de Caja por las devoluciones en efectivo. Elabora el Recibo de Ingresos por las devoluciones en efectivo. Ingresa en el SIAF-SP las operaciones que corresponden a las

109

110 devoluciones al Tesoro Público: Registro SIAF-SP, tipo de operación (Ingreso Determinado y Recaudado, Hoja T-6), tratándose de devoluciones de ejercicios anteriores. Para el caso de devoluciones del ejercicio vigente, las operaciones se efectúan en el Registro SIAF-SP en el que se efectuó el gasto. Efectúa el Depósito Bancario en la Cuenta Corriente de la entidad. Envía a la Unidad de Contabilidad copia del Recibo de Ingresos. Efectúa en el Módulo Contabiliza los asientos contables que corresponda: - Devoluciones al Tesoro Público de ejercicios anteriores - Devoluciones al Tesoro Público del ejercicio vigente 4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Fiscalización de las reversiones. Efectúa arqueos inopinados a la Unidad de Tesorería por las devoluciones al Tesoro Público en efectivo. Informa a la Oficina de Administración del resultado del arqueo realizado. SEGUNDA ETAPA: Registro de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo. Informa a la Oficina de Administración, en forma mensual, el movimiento de las reversiones presupuestales efectuadas en la modalidad de anulaciones, rebajas y devoluciones en efectivo, para que a su vez sea de conocimiento de la Oficina de Presupuesto y Planificación. Verifica en el SIAF-SP los asientos contables y su concordancia con el concepto recaudado. Efectúa en el SIAF-SP el registro del Asiento Contable-Presupuestal que tiene implicancia directa en la ejecución de los gastos por el registro de las devoluciones en efectivo efectuadas al Tesoro Público. 5.

INSTRUCCIONES La Unidad de Tesorería debe efectuar los depósitos bancarios por concepto de devoluciones en efectivo en un plazo no mayor de 24 horas de haber sido recibidos, en cumplimiento a la normativa vigente.

6.

DURACION Dos (02) días.

7.

FORMULARIOS Recibo de Ingresos Papeleta de Depósito Bancario

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111

112

OA-T-004

REGISTRO, DEPÓSITO DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

1.

FINALIDAD Efectuar el registro, depósito y contabilización de los ingresos propios que capta la entidad en el transcurso del ejercicio fiscal.

2.

BASE LEGAL o Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental. o Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. o Directiva Anual de Tesorería. o Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto. o Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

3.

REQUISITOS a) Marco presupuestal de ingresos

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION PRIMERA ETAPA: Fiscalización de los ingresos Recibe de la Unidad de Contabilidad, a través del Resúmen de la Captación de Ingresos Propios emitidos por el Sistema SIAF-SP y de las Actas de Arqueo Inopinados, la información de los recursos propios. Remite a la Oficina de Presupuesto y Planificación la información presupuestal mensual de ingresos. SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de los ingresos No interviene. 4.2. UNIDAD DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización de los ingresos. Es sometido a arqueos sorpresivos para comprobar el cumplimiento de la normatividad vigente. SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de los ingresos. Efectúa el Depósito Bancario en la Cuenta Corriente de la entidad. Gira B/V ó Factura por el depósito efectuado Envía a la Unidad de Contabilidad copia del Recibo de Ingresos. Ingresa en el SIAF-SP la operación de ingresos en concordancia con el concepto de la recaudación. I/D, I/R con el Clasificador del Objeto del Gasto. Elabora el Recibo de Ingresos Efectúa en el Módulo Contabiliza asientos contables por el Registro del Ingreso Determinado y por el Registro del Ingreso Recaudado. Ejecuta la conciliación de depósitos mensuales con el Banco. 112

113 Envía a la Unidad de Contabilidad copia del Recibo de Ingresos. Informa a la Oficina de Administración en forma mensual la captación de ingresos conciliado con el SIAF-SP y envía copia a OPP

4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD PRIMERA ETAPA: Verificación de los ingresos. Efectúa arqueos inopinados a la Unidad de Tesorería Informa a la Oficina de Administración del resultado del arqueo realizado. SEGUNDA ETAPA: Registro de los ingresos Efectúa en el SIAF-SP el registro del Asiento Contable-Presupuestal que tiene implicancia directa en la ejecución de los ingresos, por el registro del ingreso determinado. 5.

INSTRUCCIONES Los depósitos bancarios por concepto de los ingresos captados deben efectuarse en un plazo no mayor de 24 horas de haber sido recepcionados, en cumplimiento a la normativa vigente.

6.

DURACION Un (01) día.

7.

FORMULARIOS Recibo de Ingresos Papeleta de Depósito Bancario

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114

115

UNIDAD DE PERSONAL

115

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2.4.3

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PERSONAL

OA-P-001

EJECUCION DE CONTRATOS LABORALES

1.

FINALIDAD Establecer el proceso de ejecución de contrato de personal, por las modalidades de contratos a plazo fijo, referidos a directivos, profesionales, técnicos y auxiliares, según el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) y el Presupuesto Analítico de Personal (PAP), vigentes en el PELT, de acuerdo a las normas laborales vigentes, buscando mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 017-96-PCM. o Decreto Supremo Nº 003-97-TR del 27-03-97 Texto Único Ordenado del Decreto Ley Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral. o Manual de Organización y Funciones del PELT, vigente. o Cuadro de Asignación de Personal del PELT, vigente. o Ley de Presupuesto del Sector Público, vigente. o Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, D.S. Nº083-2004-PCM, D.S. Nº084-2004-PCM y sus modificatorias. o Código Civil vigente.

3.

REQUISITOS a) Presupuesto Analítico de Gasto Anual, aprobado (Remuneraciones, Transferencias Corrientes y Pensiones). b) Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Calendario Mensual de Compromisos aprobado. c) Requerimiento de las Direcciones u Oficinas acerca de las plazas vacantes. d) Resolución Directoral, nombrando la Comisión de Evaluación del Personal. e) Acta del Proceso de Selección. f) Currículum Vitae documentado. g) Contrato a Plazo Fijo.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1 CONVOCATORIA DIRECCIONES DE LINEA Y OFICINAS Solicitan mediante memorandum a la Dirección Ejecutiva la contratación de personal, de acuerdo al CAP del Proyecto. DIRECCION EJECUTIVA Recibe y toma conocimiento de la solicitud. Nombra Comisión de Evaluación de Personal. Provee a la Oficina de Administración, para las acciones necesarias

116

117 4.2 SELECCIÓN COMISION DE EVALUACIÓN DE PERSONAL Revisa los currículos de los postulantes Califica de acuerdo a formularios de personal Evalua e informa adjuntando cuadro de méritos a Dirección Ejecutiva 4.3 CONTRATACION DIRECCION EJECUTIVA Aprueba y deriva a la Oficina de Administración OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Recibe el documento, revisa Provee a la Unidad de Personal para formular el contrato respectivo UNIDAD DE PERSONAL Recibe el expediente de evaluación de personal Formula el contrato laboral, tramita el VºBº de OA, OPP, OAJ y la firma del interesado DIRECTOR EJECUTIVO Firma el contrato laboral y el oficio para el tramite de registro en la Dirección de Trabajo y Promoción Social. UNIDAD DE PERSONAL Archiva el contrato laboral en el legajo respectivo y entrega copia al interesado. 5.

INSTRUCCIONES La Dirección Ejecutiva designa una Comisión de Evaluación de Personal en el PELT; en caso se trate de la selección de un Director o Jefe de Oficina, conformará una Comisión Especial, integrada por Directores y/o Jefes de Oficina. El requerimiento de las Direcciones u Oficinas, para cubrir una vacante deberá contar con el perfil del postulante y las funciones a desarrollar y/o la ocupación en la cual se desempeñará y/o las señaladas en el Manual de Organización y Funciones del PELT. La Dirección Ejecutiva remite el requerimiento a la Comisión de Evaluación de Personal del PELT. La Comisión de Evaluación de Personal del PELT, eleva los resultados a la Dirección Ejecutiva. El plazo para el registro de los contratos en el Ministerio de Trabajo es de 15 días calendario. Para cubrir una vacante de personal mediante la modalidad de servicios no personales, se procederá de acuerdo a lo indicado en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

6.

DURACIÓN La duración del proceso de selección es la indicada en el cronograma de la Comisión de Evaluación de Personal y/o en la solicitud de la Dirección o Jefatura correspondiente.

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118

118

119 OA-P-002 ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES, JORNALES Y SUBVENCIONES ECONOMICAS 1.

FINALIDAD Establecer las acciones a desarrollar para la elaboración de la planilla de remuneraciones, jornales y subvenciones económicas, homogenizando la formulación de las planillas mediante el sistema automatizado.

2.

BASE LEGAL o o o o

o

o

o

o 3.

REQUISITOS a) b) c) d) e) f)

4.

Constitución Política del Perú. Ley de Presupuesto del Año Fiscal, vigente. Decreto Supremo Nº 015-72-TR, que obliga a los empleadores a llevar planillas de pago de remuneraciones de sus trabajadores. Ley Nº 25129, que establece que los trabajadores de la actividad privada cuyas remuneraciones no se regulan por negociación colectiva, percibirán asignación familiar. Ley Nº 25139, dispone que los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada, tienen derecho a percibir dos gratificaciones en el año. Decreto Legislativo Nº 713, que legisla sobre descansos remunerados de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada Ley Nº 26504 , que modifica el Régimen de Prestaciones de Salud, Sistema Nacional de Pensiones, Sistema Privado de Fondo de Pensiones. Ley Nº 26790, Ley de Modernización de la Seguridad Social.

Presupuesto Analítico de Gasto Anual aprobado (Remuneraciones, Transferencias Corrientes y Pensiones). Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Calendario Mensual de Compromisos aprobado. Calendario de Compromiso aprobado por el MEF. Inscripción de planilla ante la Dirección Regional de Trabajo y el IPSS. Relación de descuentos autorizados. Contrato de Trabajo o Convenio.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1 CONTROL Y CÓMPUTO DE LA JORNADA DIRECCION DE LINEA Llevan el control del personal obrero en el campo. Permite el control de personal (tareo de dias trabajados) en el campo, informa número de días efectivos laborados y horas extras si hubiese. PERSONAL. Efectúa el resúmen de las tarjetas de Control de Asistencia, así como los permisos y licencias que el trabajador tuviese. 119

120 4.2 CONFECCION DE LA PLANILLA SUELDOS DEL PERSONAL Elabora las planillas de sueldos en original y tres copias, distribuidos en sus correspondientes componentes. Verifica el Código Autogenerado de ESSALUD. Verifica el registro al Sistema Privado de Pensiones. Elabora las boletas de pago en original y tres copias. Elabora el registro SIAF, en lo referente al compromiso. Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración. SALARIOS DEL PERSONAL Verifica que todos los trabajadores cuenten con la Ficha de Ingreso Obrero. Verifica el Código Autogenerado de ESSALUD. Verifica el registro al Sistema Privado de Pensiones. Elabora las planillas de salarios en original y tres copias, afectados a su correspondiente componente. Elabora las boletas de pago en original y tres copias. Elabora el registro SIAF, en lo referente al compromiso. Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración. SUBVENCION ECONOMICA Elabora las planillas de Subvención Económica en original y dos copias distribuidos en sus correspondientes componentes. Elabora el registro SIAF, en lo referente al compromiso. Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración. 4.3 TRÁMITE PARA EL PAGO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Recepciona, toma conocimiento, revisa y firma la planilla de sueldos o salarios y las boletas de pago Provee a Contabilidad, para su afectación presupuestal y patrimonial. 5.

INSTRUCCIONES Al final del mes la Unidad de Personal deberá remitir a la Unidad de Contabilidad la Declaración Jurada del Trabajador, así como la Planilla de Pago de Aportes Previsionales a AFP. La inclusión de personal deberá estar amparada por su contrato y su tarjeta de asistencia y su inscripción ante ESSALUD. La variación de los datos que se registren en las planillas deben estar sustentadas con los documentos expedidos por la autoridad competente. Considera los descuentos establecidos por ley, mandato judicial, y otros aceptados por el trabajador y autorizados por el Jefe de la Oficina de Administración. Elabora las boletas de pago donde figuran los ingresos y egresos, las cuales permiten verificar si los datos contenidos en la planilla son correctos. Asimismo, servirá como documento sustentatorio para posteriores trámites, motivo por el cual llevara la visación en la Entidad pagadora. El resúmen de las Planilla Unica deberá ser firmado por el Especialista en Personal y el Jefe de la Oficina de Administración. 120

121 El resúmen firmado de las planillas, las derivará a la Oficina de Administración, en original y tres copias, para su distribución. La Tarjeta de Control de Asistencia es el documento fuente para elaborar la planilla de sueldos. El Tareo de Días Trabajados es el documento fuente para elaborar la planilla de salarios. CONSIDERACIONES PARA ELABORAR LAS PLANILLAS DE REMUNERACION Disposiciones legales referidas al pago de remuneraciones, descuentos de ley y los autorizados por el trabajador, por resolución o mandato judicial. Evaluar el Gasto y la Planilla Única de Remuneraciones del mes anterior. Verificar la formulación, ejecución y evaluación de la Planilla Única de Remuneraciones, vacaciones, bonificaciones, transferencias corrientes a que tiene derecho el trabajador del PELT. Para efectuar descuentos en las planillas deberá consignar los siguientes datos: a) Apellidos y nombres, DNI, cargo, código autogenerado de ESSALUD, código AFP (CUSSP). b) Ingresos constituidos por las remuneraciones, asimismo, las bonificaciones, beneficios, transferencias corrientes. c) Egresos constituidos por los descuentos determinados por ley, mandato judicial, y otros aceptados expresamente y autorizados por resolución. Para efectuar descuentos en las planillas se considerará el siguiente orden: a) Retenciones establecidos por ley, aportes para pensiones y leyes sociales. b) Mandato judicial (alimentos) c) Adeudos al Estado y amortizaciones de préstamos administrativos d) Otros conceptos aceptados por el personal, autorizados oficialmente. 6.

FORMULARIO Tareo del personal obrero. Planilla de pagos de aportes previsionales – AFP. Tarjeta de Asistencia del Personal.

7.

DURACIÓN La Planilla de Sueldos se cerrará el día 15 de cada mes, el proceso de elaboración en la Unidad de Personal es hasta de ocho (08) días máximo.

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OA-P-003

PLANILLA DE BENEFICIOS SOCIALES - CTS

1.

FINALIDAD Establecer los pasos y vías de trámite a fin de proveer los beneficios sociales por compensación por tiempo de servicios – CTS a los trabajadores el PELT

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 001-97-TR que aprueba el Texto Unico Ordenado del Decreto Legislativo Nº 650 de Compensación por Tiempo de Servicios y CTS. o Decreto Supremo Nº 004-97-TR, reglamento de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicos.

3.

REQUISITOS Trabajadores cuyo contrato se vence indefectiblemente, a) Copia de entrega de cargo, con firma del que entrega y del que recibe y visado por el CENDOC, Almacén, Patrimonio y Unidad de Tesorería y Unidad de Personal. Trabajadores con renovación de contrato, a) Pago sin requisitos

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Unidad de Personal Recibe el documento de desvinculación laboral del trabajador Revisa datos y formula la planilla de beneficios sociales y compromete en el SIAF Elabora Nota de Compromiso, remite a la Unidad de Contabilidad 2. Unidad de Contabilidad Revisa y elabora Nota de Contabilidad Efectua el devengado en SIAF - SP 3. Oficina de Administración Revisa, firma y deriva a UTES 3. Unidad de Tesorería Gira el cheque, efectiviza el pago Devuelve copia de planilla a UPER

5.

INSTRUCCIONES El monto de la planilla de CTS, debe ser depositado por la entidad en la respectiva cuenta bancaria personal, dentro del plazo establecido en normas laborales vigentes, o con cheque a cada servidor. Adicionalmente se entrega el Certificado de Trabajo que debe ser otorgado por el empleador, dentro de las 48 horas de producido el cese.

7.

DURACIÓN En ambos casos el tiempo aproximado es de cinco (05) días.

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OA-P-004

CONTROL DE PERMANENCIA DEL PERSONAL

1.

FINALIDAD Establecer los mecanismos mediante los cuales el personal del PELT, esté debídamente orientado sobre los pasos a seguir para obtener permiso o licencia para ausentarse del centro de tabajo por motivos de trabajo, asuntos personales o particulares; así como mantener datos estadísticos que permitan obtener información oportuna que se requiera para las acciones del Sistema de Personal.

2.

BASE LEGAL o Reglamento Interno de Trabajo del PELT o Decreto Legislativo Nº 713 que consolida la legislación sobre los Descansos Remunerativos de los Trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada. o Decreto Legislativo Nº 854, Ley de Jornadas de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo. o Ley Nº 26644, Goce del Derecho de Descanso Pre y Post-natal de la Trabajadora.

3.

REQUISITOS a) Contrato de Trabajo por Servicios Personales. b) Convenio de Formación Laboral Juvenil. c) Convenio de Prácticas Pre Profesionales. d) Papeleta de Salida. e) Autorización de Viaje Oficial.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.1. ASISTENCIA UNIDAD DE PERSONAL Asigna las tarjetas electrónicas de control de asistencia del personal. 4.2 COMISION DE SERVICIOS REQUISITOS


Papeleta de Salida por comisión de servicio, si es por horas.




Autorización de Viaje Oficial, si la comisión es por uno o más días.

DIRECCION DE LINEA U OFICINA
El servidor tramita Papeleta de Salida, debídamente llenada sin borrones ni enmendaduras, con la firma del Director o Jefe inmediato;
Registra la hora de salida en el Reloj Marcador.
Al retorno, registra la hora de llegada en el Reloj Marcador.
Deja Papeleta de Salida en Portería. 125

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El Especialista en Personal, mensualmente registra el Record de Salida del Personal




Autorización de Viaje Oficial (o ampliación) en original y tres copias, debídamente llenadas sin borrones ni enmendaduras, con la firma del Director o Jefe inmediato, Jefe de Administración y Director Ejecutivo. Distribución de la Autorización de Viaje: - Original para Dirección Ejecutiva; - Copia queda en Portería; - Copia para Unidad de Personal; - Copia para el Chofer (Lo fotocopian para cada comisionado)

UNIDAD DE PERSONAL Recepciona la Autorización de Viaje Oficial, toma conocimiento y verifica. Anota en la Tarjeta de Asistencia del trabajador comisionado, la frase Comisión de Servicio, en las fechas aprobadas. Concluida la comisión, llena en la Autorización de Viaje Oficial, el Control de Personal (Calificación) Anota en el registro Record de Comisiones COMISIONADO Concluida la comisión, llena y firma Planilla de Viáticos (Rendición de Cuentas) e Informe de Viaje con las actividades realizadas. Firma el Director o Jefe que corresponda y el responsable del Componente/Meta. Se deriva a Jefe de Administración para el Vº Bº. Continúa el trámite, según el PROCEDIMIENTO OA-CT-006 RENDICIÓN DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS 4.3 PERMISOS DIRECCION DE LINEA U OFICINAS Con papeleta de salida (Ver diagrama del PROCEDIMIENTO OA-P004-1) Con solicitud, verifica su contenido y los documentos anexados si los hubiera, indica con proveído acerca de la conveniencia y/o procedencia de aceptarla o no. Cuando considere pertinente formula informe a la Unidad de Personal UNIDAD DE PERSONAL Revisa el expediente, verifica la existencia o no de otros permisos solicitados otorgados al trabajador, para la acumulación correspondiente. Informa al Jefe de la Oficina de Administración, sobre la procedencia o no del permiso. OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Recepciona el Informe. Según lo informado por la Unidad de Personal y lo opinado por el Jefe Inmediato, emite memorándum al trabajador, autorizando o denegando, según sea el caso y distribuye 01 copia con los antecedentes a la 126

127 Unidad de Personal y 01 copia a la Dirección u Oficina a la que pertenece el trabajador. 4.4 LICENCIAS DIRECCION EJECUTIVA Recepciona la solicitud, verificando su contenido y los documentos sustentatorios que se anexan. Deriva a la Unidad de Personal. Cuando considere necesario solicita Informe. UNIDAD DE PERSONAL Recepciona la solicitud, anexos y verifica. Formula informe a la Oficina de Administración, indicando la procedencia o no de lo solicitado de acuerdo a la normatividad vigente y consigna además la información sobre el Record del Trabajador, con respecto a lo solicitado. OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Revisa y de encontrarlo conforme según lo informado por Unidad de Personal, emite memorándum al trabajador, autorizando o denegando, según sea el caso. Remite y distribuye 01 copia con los antecedentes a UPER, 01 copia a la Dirección u Oficina a la que pertenece el trabajador. En la UPER, una vez recibido el documento de autorización de la licencia procede a inscribir en el Record de Licencias, archivando copia del mismo en el Legajo Personal del Trabajador. El servidor, para hacer uso de la licencia, deberá efectuar la entrega del cargo a su Director/jefe inmediato, o al trabajador designado para reemplazarlo. 5.

INSTRUCCIONES Las comisiones, permisos, licencias, se efectivizarán una vez que ésta haya sido autorizada, no siendo suficiente la sola presentación del documento o solicitud.

6.

FORMULARIOS Tarjeta de Asistencia del personal. Autorización de Viaje Oficial. Planilla de Viáticos (Rendición de Cuentas) e Informe de Viaje. Papeleta de Salida.

7.

DURACIÓN Actividad permanente.

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136 OA-P-005

1.

SUBSIDIO POR MATERNIDAD, ENFERMEDAD Y ACCIDENTES DE TRABAJO

FINALIDAD Canalizar los subsidios por maternidad, enfermedad y accidentes de trabajo a favor de los trabajadores del PELT, que otorga ESSALUD, con la denominación “Prestaciones Económicas”.

2.

BASE LEGAL o o o o o

3.

REQUISITOS: a) b)

4.

Ley Nº 26644 Goce del Derecho de Escanso Pre y Post- natal. Ley Nº 26790 Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud. Decreto Supremo Nº 009-97-SA Reglamento de la Ley Nº 26790. Resolución Presidencial Nº 007-2004-INADE-1100. Manual de Organización y Funciones del PELT, vigente.

Acreditación respectiva por parte de la entidad empleadora Certificados por Maternidad e Inhabilitación Temporal para el Trabajo otorgados por los facultativos de ESSALUD

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1.

5.

6.

Trámite Documentario recepciona la solicitud, con los requsitos de ley 2. Dirección Ejecutiva, toma conocimiento y deriva para trámite correspondiente. 3. Oficina de Administración recepciona toma conocimiento y ordena su atención 4. Unidad de Personal , verifica requistos y elabora los documentos a efectos de acreditar el derecho de subsidios a favor del solicitante. 5. ESSALUD, luego de su calificación elabora el Cheque de Pago en favor del solicitante. 6. SALUD ? ¿?¿??¿¿?¿?¿? INSTRUCCIONES El subsidio por maternidad se otorga por 90 días inmediatamente anteriores o posteriores al parto. Los subsidios por Enfermedad y Accidentes de Trabajo se otorga por el tiempo establecido por ESSALUD. El monto de los subsidios equivalen al promedio diario de las remuneraciones de los cuatro últimos meses anteriores al inicio de la prestación multiplicado por el número de días de goce de la licencia. No se puede gozar simultáneamente de subsidios por incapacidad temporal para el trabajo y maternidad. DURACIÓN Quince (15) días, según su complejidad este plazo puede extenderse hasta un período mayor. 136

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138 OA-P-006

1.

EJECUCION DE GASTO POR PLANILLA DE REMUNERACIONES

FINALIDAD Establecer el procedimiento de formulación de planillas de remuneraciones, así como registrar en el Sistema Integral de Administración Financiera los gastos remunerativos de personal y obligaciones establecidas en leyes sociales.

2.

BASE LEGAL o o o o o o

5.

REQUISITOS: a) b) c) d)

6.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Directiva Nº 001-2003-EF/76.01 Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Sector Público. Decreto Supremo Nº 001-98-TR Disposiciones sobre Planillas de Remuneraciones. Decreto Supremo Nº 064-99-EF, que aprueba la política remunerativa del Pliego Instituto Nacional de Desarrollo – INADE. Decreto Supremo Nº 003-97-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral.

Presupuesto Analítico de Personal. Informe mensual del record de asistencia. Calendario de compromiso aprobado para retribuciones y leyes sociales. Ingreso de datos personales y laborales en el Módulo de Control de Pago de Planillas y de los Servicios No Personales en el SIAF – SP.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1.

2.

3.

4.

Unidad de Personal Elabora planilla de remuneraciones. Registra en el SIAF la fase de compromiso Remite a la Unidad de Contabilidad, adjuntando la nota de contabilidad. Unidad de Contabilidad Verifica y registra la fase del devengado de la Planilla de Remuneraciones. Remite a la Unidad de Tesorería para el trámite de pago. Unidad de Tesorería Reporta al MEF a través del SIAF – SP Hace firmar las planillas y entrega boleta de pago (En jornales gira cheque y efectúa el pago en ventanilla u obra) Banco de la Nación Abona en cuentas personales de cada trabajador

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139 5.

INSTRUCCIONES El monto total se calculará de acuerdo a la remuneración y días laborados que percibe cada trabajador De la remuneración bruta se deducirán los aportes a AFP, SNP, impuesto a la renta de Quinta Categoría y otros descuentos que tenga el trabajador.

6.

DURACIÓN Cinco (02) días.

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141 OA-P-007

1.

ELABORACION DEL PDT – PLANILLA ELECTRONICA DE REMUNERACIONES Formulario Virtual Nº 0601 y Formulario Virtual Nº 621 de la SUNAT

FINALIDAD Establecer el procedimiento para la elaboración de la Planilla Electrónica, a efecto de presentarlos mediante formularios virtuales en el que se determinan obligaciones tributarias anten la SUNAT.

2.

BASE LEGAL o o

o o

3.

REQUISITOS: a) b) c)

4.

Planillas de Pago que devenga el mes tributario Calendario de compromisos aprobado por el MEF. Sofware Programa de Declaración Telemática (PDT) y sus respectivos formularios virtuales

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. 2. 3. 4. 5.

5.

Decreto Supremo Nº 135-99-EF, que aprueba el TUO del Código Tributario. Resolución de Superintendencia Nº 002-2000/SUNAT y normas modificatorias sobre disposiciones para la presentación de declaraciones tributarias a través de los formularios virtuales generados en el sofware Programa de Declaración Telemática – PDT. Decreto Supremo Nº 209-2007-EF del 21 de diciembre del 2007, que establece el valor de la UIT en S/ 3,500.00. Resolución de Superintendencia Nº 233-2007/SUNAT, que fija la tabla de vencimientos para las obligaciones tibutarias de vencimiento mensual, cuya recaudación la efectúa la SUNAT.

Unidad de Personal Ingresa los datos personales y laborales al PDT - Planilla Electrónica. Ingresa los conceptos que gravan tributos al PDT - Planilla Electrónica. Concilia con la Unidad de Tesorería, respecto a los montos girados por las obligaciones tributarias. Consolida y graba mediante medio magnético la información a enviar a la SUNAT. Unidad de Tesorería Recibe el reporte determinando las obligaciones tributarias y el disket para su envío al Banco de la Nación y la Oficina de la SUNAT.

INSTRUCCIONES Adicionalmente los trabajadores, deberán hacer conocer a la Unidad de Personal, respecto a la actualización de datos personales y de sus derecho habientes , adjuntando en fotocopia los documentos personales pertinentes.

6.

DURACIÓN Dos y medio (2 1/2) días.

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ÓRGANOS DE LÍNEA

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DIRECCIÓN DE ESTUDIOS

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2.5

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS

DES-001

1.

ELABORACIÓN Y APROBACION DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

FINALIDAD Contar con el documento que oriente las actividades para formular y elaborar proyectos de inversión pública, dentro del marco técnico normativo del Sistema Nacional de Inversión Pública; asimismo para la ejecución de estudios básicos.

2.

BASE LEGAL o o

o o o o

o

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599, Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT, vigente. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las leyes Nº 28522 y Nº 28802. Decreto Supremo Nº 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Capítulo II, Art. 7. Decreto de Urgencia Nº 015-2007, de Reestructuración del Sistema Nacional de Inversión Pública que modifica al Decreto de Urgencia Nº 014-2007 que Declara en Emergencia la Ejecución de Diversos Proyectos de Inversión. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

7.

REQUISITOS: a) Estar aprobado en el Programa Anual de Inversiones del PELT.

8.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Evaluación del sector a intervenir e identificación del área geográfica del futuro proyecto. Identificación del problema para establecer el proyecto de intervención. Dirección Ejecutiva dispone contratación. UASA formula contrato El Director de Estudios en coordinación con el Especialista elabora o corrige los TDR. Aprobación de los TDR por parte de la Dirección de Estudios del PELT.

145

146

7.

La Dirección Ejecutiva recepciona los TDR para su revisión, aprobación y visación, para su remisión a la Gerencia de Estudios del INADE. 8. La Gerencia de Estudios del INADE recepciona y revisa los TDR para su remisión a la OPI sectorial correspondiente. 9. La OPI Sectorial recepciona y deriva los TDR al Especialista, quien revisará que los TDR se encuentren enmarcados en los contenidos mínimos necesarios para su correcta ejecución. 10. El Especialista luego de evaluar y encontrar conforme los TDR, elabora su informe y lo remite al Jefe de la OPI. 11. El Jefe de la OPI sectorial aprueba los TDR y comunica su aprobación a la Gerencia de Estudios del INADE. 12. Gerencia de Estudios del INADE comunica al Director Ejecutivo del PELT.

5.

FORMULARIO Términos de Referencia, correspondientes al tipo de servicio. Preformas según tipo de servicio.

6.

DURACIÓN Veinte (20) días, según su complejidad este plazo puede extenderse hasta cuarenta y cinco (45) días.

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DES-002

FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA.

1.

FINALIDAD Contar con el documento que analice, identifique, formule y evalúe desde el punto de vista técnico, económico e impacto ambiental, las posibles alternativas a nivel de perfil, prefactibilidad ó factibilidad, de proyecto de inversión del PELT.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las leyes Nº 28522 y Nº 28802 o Decreto Supremo Nº 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Capítulo II, Art. 7. o Decreto de Urgencia Nº 015-2007, de Reestructuración del Sistema Nacional de Inversión Pública que modifica al Decreto de Urgencia Nº 014-2007 que Declara en Emergencia la Ejecución de Diversos Proyectos de Inversión. o Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

3.

REQUISITOS a) Aprobado en el Programa Anual de Inversiones del PELT y a nivel de perfil los TDR son aprobados por la Gerencia de Estudios del INADE; a nivel de prefactibilidad o factibilidad, los TDR son aprobados por la OPI sectorial correspondiente y la DGPM–MEF.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Dirección de Estudios elabora las actividades y cronogramas a desarrollar. 2. La Dirección de Estudios tramita los TDR y solicita a la Unidad de Abastecimiento la contratación del Consultor. 3. La Unidad de Abastecimiento convoca al proceso de selección del Consultor. 4. El Comité Especial otorga la Buena Pro al Consultor ganador. 5. La Unidad de Abastecimiento gestiona y comunica firma de Contrato al Consultor. 6. El Consultor inicia los trabajos de campo y gabinete en coordinación con la Dirección de Estudios del PELT. 7. Se recepcionan las actas y otros documentos que sustentarán la ejecución del Proyecto. 8. Ejecución de estudios previos a cargo del Consultor.

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9. 10.

11. 12. 13.

14.

15. 16. 17.

Actividades de gabinete del Consultor, en coordinación con la Dirección de Estudios del PELT. Integración de documentos para la consolidación del Estudio de Pre inversión a cargo de la Dirección de Estudios del PELT, para su remisión a la Dirección Ejecutiva. La Dirección Ejecutiva recepciona y remite el Estudio de Pre inversión a la Gerencia de Estudios del INADE. La Gerencia de Estudios del INADE recepciona y revisa el Estudio de Pre inversión para su remisión a la OPI sectorial correspondiente. La OPI sectorial recepciona y deriva el Estudio de Pre inversión al Especialista, quien revisará que se encuentren enmarcados dentro de los contenidos mínimos necesarios para su correcta ejecución. El Especialista luego de evaluar y encontrar conforme el Estudio de Pre inversión, elabora su informe y lo remite al Jefe de la OPI sectorial. El Jefe de la OPI sectorial aprueba el Estudio de Pre inversión y comunica su aprobación a la Gerencia de Estudios del INADE. La Gerencia de Estudios del INADE recepciona y toma conocimiento de la aprobación del Estudio de Pre inversión y comunica al PELT. La Dirección Ejecutiva del PELT, recepciona el Estudio de Inversión aprobado y comunica a la Dirección de Estudios y Obras.

5.

FORMULARIOS Aquellos indicados en la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

6.

DURACIÓN Setenta y siete (77) días, este plazo puede extenderse de acuerdo con la complejidad del Proyecto de Inversión Pública y el nivel del estudio en la fase de preinversión.

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DES-003

APLICATIVO INFORMÁTICO DEL BANCO DE PROYECTOS.

1.

FINALIDAD Registrar el PIP presentado por el PELT, haciendo posible de esta manera la interacción informática entre la unidad formuladora del PELT, las OPI´s sectoriales y la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público, del Ministerio de Economía y Finanzas.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las leyes Nº 28522 y Nº 28802. o Decreto Supremo Nº 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Capítulo II, artículo Nº 7., o Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública y su modificatoria Resolución Directoral Nº 005-EF/68.01

3.

REQUISITOS a) Que no exista un PIP registrado con los mismos objetivos, localización, beneficiarios y componentes b) PIP formulado y elaborado c) Estar inscrito como UF en el Banco de Proyectos.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Dirección de Estudios cuente con el Estudio de Preinversión. 2. El Especialista verifica y extrae la información necesaria para la inscripción del PIP. 3. El Especialista ingresa al Aplicativo Informático. 4. Ingreso de usuario y contraseña. 5. Creación de proyecto nuevo. 6. Ingreso de información del proyecto. 7. Se guarda y se registra el PIP en el Banco de Proyectos del SNIP. 8. Se imprime y se adjunta ficha de registro en el proyecto.

5.

FORMULARIOS Aquellos indicados en la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

6.

DURACIÓN 160 minutos

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DES-004

PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PIP PRESENTADO.

1.

FINALIDAD Ejecutar acciones y actividades de seguimiento para tener conocimiento de las situaciones actuales de los PIPs presentados, con el fin de obtener su aprobación y/o viabilidad.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las leyes Nº 28522 y Nº 28802. o Decreto Supremo Nº 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Capítulo II, artículo Nº 7., o Decreto de Urgencia Nº 015-2007 de Reestructuración del Sistema Nacional de Inversión Pública que modifica al Decreto de Urgencia Nº 014-2007, que Declara en Emergencia la Ejecución de Diversos Proyectos de Inversión. o Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

3.

REQUISITOS a) PIP inscrito en el Banco de Proyectos, reportar código SNIP. b) Contar con toda la información sobre observaciones realizadas por las diferentes instituciones normativas.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Dirección de Estudios del PELT, remite el PIP a la Dirección Ejecutiva, para ser derivado a la Gerencia de Estudios del INADE. 2. Dirección Ejecutiva remite a Gerencia de Estudios del INADE. 3. La Gerencia de Estudios del INADE recepciona y revisa el PIP para su remisión a la OPI sectorial correspondiente. 4. La OPI sectorial recepciona y deriva el PIP al Especialista, quien revisará que el PIP cumpla con los contenidos mínimos para estudios de preinversión. 5. La Gerencia de Estudios del INADE comunica a la Dirección Ejecutiva del PELT, la recepción del PIP por la OPI sectorial. 6. La Dirección Ejecutiva del PELT, comunica a la Dirección de Estudios la recepción del PIP por la OPI sectorial. 7. La Dirección de Estudios toma conocimiento de la recepción del PIP por la OPI sectorial. 8. La Dirección de Estudios del PELT coordina con la OPI sectorial la priorización del PIP.

153

154 9. El Especialista evalúa el PIP remitido por el PELT - INADE. 10. La Dirección de Estudios levanta las observaciones formuladas por la OPI sectorial. 11. La OPI sectorial luego de evaluar y encontrar conforme el estudio aprueba el PIP. 12. La OPI sectorial comunica a la Dirección de Estudios la aprobación del PIP. 13. La Dirección de Estudios del PELT comunica a las Oficinas la aprobación del PIP. 5.

FORMULARIO Ninguno.

6.

DURACIÓN Treinta y seis (36) días, este plazo puede ampliarse, dependiendo de la complejidad del proyecto de inversión pública y el nivel de la fase de preinversión en que se encuentre.

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DES-005 1.

EVALUACIÓN EX POST.

FINALIDAD Evaluar la inversión ejecutada a fin de determinar sistemática y objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas para alcanzar los objetivos planteados en el PIP.

2.

BASE LEGAL o o

o o o o

o

3.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por las leyes Nº 28522 y Nº 28802. Decreto Supremo Nº 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Capítulo II, artículo Nº 7, Decreto de Urgencia Nº 015-2007, de Reestructuración del Sistema Nacional de Inversión Pública que modifica al Decreto de Urgencia Nº 014-2007 que Declara en Emergencia la Ejecución de Diversos Proyectos de Inversión. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

REQUISITOS a)

b)

c)

Inversión ejecutada a nivel de factibilidad, requiere que la evaluación ex post sea realizada por la Unidad Ejecutora a través de una agencia independiente. Los TDR para esta evaluación ex post requieren el visto bueno de la OPI funcionalmente responsable y de la DGPM. Inversión ejecutada a nivel de prefactibilidad, requiere que la evaluación ex post se deberá realizar a una muestra representativa del total de los PIP cuya ejecución finalizó el año anterior. Esta evaluación se realizará a través de una agencia independiente. Inversión ejecutada a nivel de perfil, requiere que la evaluación ex post la puede realizar una agencia independiente o un órgano distinto de la UE que pertenezca al propio sector, sobre una muestra representativa de los PIP cuya ejecución finalizó el año anterior.

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4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2.

3. 4. 5.

5.

La Dirección de Estudios realiza la formulación de los indicadores de impacto del proyecto. La Dirección de Estudios realiza la verificación de campo del proyecto, consistente en la constatación de las metas físicas del proyecto. La Dirección de Estudios evalúa los resultados obtenidos en la etapa de campo y gabinete. La Dirección de Estudios prepara el informe de la evaluación ex Post del proyecto. La Dirección de Estudios actualiza la información del proyecto en el Banco de Proyectos y se culmina con el proceso de Evaluación Ex Post.

FORMULARIOS Aquellos indicados en la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

6.

DURACIÓN Veinte (20) días, este plazo puede ampliarse, dependiendo de la complejidad y el monto invertido en la ejecución del proyecto de inversión.

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DIRECCIÓN DE OBRAS

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160 2.6

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE OBRAS

DO-001

1.

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS QUE SE EJECUTEN POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

FINALIDAD El presente procedimiento, tiene por finalidad establecer los procesos de monitoreo y seguimiento de obras que se ejecuten bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa. Los períodos usuales de control son cada 30 días, es decir, coincidiendo con la valorización mensual.

2.

BASE LEGAL o o

o o o

o 3.

REQUISITOS a) b) c) d)

4.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa. Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa.. Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

Contar con disponibilidad presupuestal. Contar con autorización de Gerencia General La etapa de ejcución de obra concordante con el Plan Operativo Figurar en el Plan Anual de Adquisiciones

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

2.

3.

4. 5. 6.

7.

Dirección de Obras verifica que la obra se encuentre en el Plan Operativo Institucional. De no existir, emite informe a la Dirección Ejecutiva. Dirección de Obras verifica que los procesos de selección para adquisición de materiales, insumos y servicios se encuentren en el PAAC. Dirección de Obras procede a realizar los requerimientos de materiales, insumos y servicios que se requieren para iniciar la ejecución de la obra. Se designa al Residente de Obra. Se designa al Inspector de Obra Dirección de Obras solicita a la Dirección Ejecutiva la conformación y designación mediante Resolución Directoral de la Comisión de Entrega de Terreno. Comisión hace Entrega de Terreno al Residente e Inspector 160

161 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. 15. 16. 5.

Una vez dados todos los eventos antes señalados, se fija la fecha de inicio del plazo de ejecución de obra. Ejecución física de la obra por parte de Residente. Inspector verifica avances mensuales e informa a Dirección de Obras. Se realiza proceso de Reconocimiento de Valorizaciones para Obras por EPD. Se evalúa si la obra se encuentra culminada o próxima a culminarse para proceder a implementar el proceso de recepción de obra. Si existen problemas, la Dirección de Obras emite órdenes, recomendaciones y/o sugerencias al Inspector para ser implementadas. Inspector traslada las recomendaciones de la Dirección de Obras al Residente a través del Cuaderno de Obra. Residente implementa medidas correctivas en la ejecución de obra. Si la obra ha sido culminada se inicia el proceso de recepción.

DURACION Se estima una duración de 186 días calendario, quedando sujetos a los plazos máximos precisados en la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa. Los períodos de control son mensuales.

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162

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163 DO-002

PAGO DE VALORIZACIONES POR CONTRATA

MENSUALES DE OBRAS

FINALIDAD Procesar las valorizaciones mensuales conforme al avance real ejecutado de la obra, para su cancelación respectiva, dentro de los plazos fijados en las normas legales de contratación pública. 2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004PCM. o Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM. o Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre reajuste automático de precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

3.

REQUISITOS a) Informe por parte del Inspector de la Obra, dando a conocer los metrados de los avances mensuales, adjuntando la planilla de metrados correspondiente. b) Fórmula(s) Polinómica(s) del Contrato. Índices Unificados de Variación de Precios, publicados por el INEI. c) Información sobre adelantos otorgados al Contratista. Control de amortizaciones de los adelantos. d) Calendario valorizado de avance de obra. e) Copias del Cuaderno de Obra. f) Ensayos de control de calidad de la obra.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Presentación de los metrados realmente ejecutados en el mes. 2. Revisión y aprobación de los metrados del mes. 3. Elaboración de la valorización del mes entre el Inspector y el Contratista, considerando los pagos realizados al Contratista, reajustes y determinación del pago neto a realizar. 4. Elevar la valorización a la Dirección de Obras para revisión. 5. Revisión de valorización e informe de conformidad. 6. V° B° de la Dirección de Obras a la valorización . 7. Derivar la valorización a la Oficina de Administración para trámite de pago respectivo, adjuntando 01 original de la misma. 8. El contratista presenta su factura ante la Oficina de Administración para su cancelación.

5.

DURACION Se estima una duración de 23 días. 163

164

164

165

DO-003

RECONOCIMIENTO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

1.

FINALIDAD Reconocer las valorizaciones técnicas de avance y valorizaciones finacieras mensuales conforme al avance real de la obra y los documentos fuente de los gastos realmene realizados con la finalidad de determinar el avance técnico de la obra, y mantener un costo real actualizado en la ejecución, para posteriormente determinar el costo de inversión.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa. o Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. o Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201 Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa. o Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.

REQUISITOS a) Información contable alcanzada por la Unidad de Contabilidad. b) Informe físico – financiero del Residente de Obra y el Inspector, en la que consigna las valorizaciones reajustadas y los gastos financieros del mes. c) Fórmula(s) Polinómica(s) del Contrato. Índices Unificados de variación de Precios, publicados por el INEI. d) Copias del Cuaderno de Obra. e) Ensayos de control de calidad de la obra.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. La Unidad de Contabilidad alcanza copia de documentos contables a la Dirección de Obra. 2. La Dirección de Obras alcanza información contable al Residente. 3. Residente elabora el Informe Mensual de Obra en la que consigna el avance físico - financiero y lo eleva al Inspector. 4. Inspector revisa y aprueba la información consignada en el Informe Mensual y lo eleva a la Dirección de Obra. 5. Director de Obras dá su conformidad y lo envía a archivo

5.

DURACION Se estima una duración de 23 días calendario. 165

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DO-004 1.

RECONOCIMIENTO DE AMPLIACION ó REDUCCION DE PLAZO

FINALIDAD Tiene por finalidad establecer el procedimiento para el reconocimiento de ampliaciones o reducción de plazo, que correspondiesen al Contratista en la ejecución de obras.

2.

BASE LEGAL o o

o

o

o

o

3.

Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004PCM. Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM. Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

REQUISITOS a) b) c)

4.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201 Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa.

Que la obra se encuentre en ejecución. Que el plazo contractual esté vigente Que la ampliación ó reducción sea justifica

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1.

2. 3. 4. 5.

El Contratista a través del Residente de Obra, anota en el Cuaderno de Obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliaciones o reduccion de plazo. El Contratista, una vez determinada la causal, solicitará, cuantificará y sustentará la ampliación o reducción de plazo, ante el Supervisor. El Supervisor informará a la Dirección de Obras, expresando su opinión sobre la solicitud. La Dirección de Obras emite opinión sobre la solicitud del Contratista, y lo eleva a la Dirección Ejecutiva. La Dirección Ejecutiva emite la Resolución Directoral. sobre la procedencia o improcedencia de lo solicitado.

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6.

De ser procedente la ampliación o reducción de Plazo, el Contratista deberá alcanzar a la Dirección de Obras el Calendario de Avance Actualizado. 7. De ser improcedente, la Dirección de Obras está a la espera que el Contratista manifieste sus discrepancias y se actúe con un proceso arbitral. 8. El Supervisor elevará el Cronograma concordado con el Residente. 9. La Dirección de Obras eleva el Cronograma Actualizado a la Dirección Ejecutiva con el pronunciamiento que corresponda. 10. La Dirección Ejecutiva emite la Resolución Directoral aprobando el Calendario Actualizado, el que reemplaza al anterior para todos sus efectos. 5.

DURACION La duración del procedimiento, en cuanto a sus plazos máximos, está precisada en los documentos citados en la base legal del presente procedimiento, estimándose un plazo promedio de 56 días.

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DO-005

RECEPCION DE OBRAS EJECUTADAS POR CONTRATA

1.

FINALIDAD Tiene por finalidad, establecer el procedimiento para el proceso de recepción de las obras ejecutadas por contrata.

2.

BASE LEGAL 1. Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca. 2. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93-PRES. 3. Manual de Organización y Funciones del PELT. 4. Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM. 5. Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 0842004-PCM. 6. Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

3.

REQUISITOS a) Que la obra se encuentre culminada

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Al concluir la obra, el Residente anota tal evento en el Cuaderno de Obra y solicita la Recepción de la misma. 2. 2.El Supervisor verifica el término de obra y de ser procedente, informa a la Dirección de Obras. 3. 3.La Dirección de Obras procede a solicitar a la Dirección Ejecutiva la conformación del Comité de Recepción de Obra. 4. La Dirección Ejecutiva emite la Resolución Directoral designando al Comité de Recepción y Liquidación de la Obra. 5. El Comité procede a la recepción de la Obra. 6. Si existen observaciones, el Comité procederá a elaborar el Acta de Observaciones. 7. El Contratista procede al Levantamiento de Observaciones. 8. Subsanadas las Observaciones el Contratista solicita nuevamente la Recepción de Obras en Cuaderno de Obras 9. El Supervisor verifica dicho levantamiento y de ser procedente informa a la Dirección de Obras. 10. La Dirección de Obras procede a notificar al Comité para que proceda con la Recepción. 11. El Comité procede a la recepción y la verificación del levantamiento de observaciones. 12. Si persisten las observaciones, el Comité procederá a informar a la Dirección de Obras 13. De estar conforme se procederá a suscribir el Acta de Recepción de Obras y el Acta de Cesión en Uso Temporal

5.

DURACION Se estima que el presente procedimiento tiene una duración de 59 días.

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DO-006

RECEPCION DE OBRAS EJECUTADAS POR EPD

1.

FINALIDAD Tiene por finalidad, establecer el procedimiento para la recepción de las obras ejecutadas por Ejecución Presupuestaria Directa

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por D. S. Nº 017-93-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa. o Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. o Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201 Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa. o Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.

REQUISITOS a) Que la obra se encuentre culminada

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Al concluir la obra, el Residente comunica a la Dirección de Obras y solicita la conformación de la Comisión de Recepción de Obras. 2. La Dirección de Obras eleva la solicitud a la Dirección Ejecutiva. 3. La Dirección Ejecutiva emite la Resolución Directoral designando al Comité de Recepción y Liquidación de la Obra. 4. El Comité procede a la recepción de la Obra. 5. Si existen observaciones, el Comité procederá a elaborar el Acta de Observaciones, y lo derivará a la Dirección de Obras 6. La Dirección de Obras dispone el levantamiento de observaciones al Residente 7. El Residente procede al levantamiento de Observaciones y una vez culminadas solicita la Recepción de Obras en Cuaderno de Obras 8. La Dirección de Obras procede a comunicar al Comité de Recepción y Liquidación de Obras para la verificación respectiva. 9. Si persisten las observaciones, el Comité procederá a informar a la Dirección de Obras 10. De estar conforme se procederá a suscribir el Acta de Recepción de Obras y el Acta de Cesión en Uso Temporal

5.

DURACION Se estima que el presente procedimiento tiene una duración de 39 días. 172

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DO-007

LIQUIDACION DE CONTRATO DE EJECUCIÓN DE OBRA

1.

FINALIDAD Establecer el procedimiento para Liquidación de Contrato de Ejecución de una Obra, que se haya ejecutado bajo la modalidad de contrata.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE, que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201 Aprobación del Expediente Técnico. o Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM. o Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM. o Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

3.

REQUISITOS a) Contar con el Acta de Recepción de Obra. a) Que no existan discrepancias arbitrales en curso.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Recepcionada la obra, el contratista tiene 60 días ó 1/10 del plazo de ejecución, para elaborar y presentar la Liquidación del Contrato. 2. La Dirección de Obras elabora la Liquidación dentro de un plazo de 30 días. 3. La Dirección de Obras revisa y se pronuncia dentro de un plazo de 30 días de recibida la Liquidación debídamente sustentada por el contratista. 4. El contratista es notificado para que se pronuncie en los 15 días siguientes, acerca de la(s) observación(es) a la Liquidación presentada por el contratista, o una alternativa, elaborada por la entidad. 5. En caso se presentan controversias, esta será manifestada por escrito en el plazo señalado. En este sentido dentro de los 15 días hábiles siguientes, cualquiera de las partes deberá solicitar el sometimiento de esta controversia a conciliación y/o arbitraje. 6. Conocido el resultado de la conciliación y/o arbitraje, se procede con la reelaboración de la Liquidación del Contrato. 7. Se aprueba la Liquidación Técnico Económica del Contrato de Obra.

5.

DURACION La duración del procedimiento, en cuanto a sus plazos máximos, está precisada en los documentos citados como base legal del presente procedimiento. Se estima que el presente procedimiento tiene una duración de 130 días. No se considera el plazo que requiera el Tribunal Arbitral. 174

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175

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DO-008

PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACION DE OBRAS EJECUTADAS POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA

1.

FINALIDAD El presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para liquidar el contrato de ejecución de una obra que se haya ejecutado bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (EPD).

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa. o Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. o Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201 Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa. o Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

3.

REQUISITOS a) Contar con el Acta de Recepción de Obra. b) Residente y el Inspector hayan elaborado la pre liquidación financiera.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Una vez recepcionada la obra, el Residente de Obra presenta la Pre Liquidación. 2. El Inspector revisa la Pre Liquidación y previa conformidad lo eleva a la Dirección de Obras. 3. La Dirección de Obras pone a disposición del Comité el Informe de Pre Liquidación 4. El Comité de Recepción y Liquidación de Obra procede a la revisión. 5. De no encontrarlo conforme pide aclaraciones por escrito, al Residente e Inspector. 6. Una vez aclarado los extremos de la Liquidación la comisión informa a la Dirección Ejecutiva 7. Se aprueba la Liquidación Técnico Económica de Obra.

5.

DURACION Se estima que el presente procedimiento tiene una duración de 130 días.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO AGRÍCOLA Y MEDIO AMBIENTE

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2.7

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLLO AGRICOLA Y MEDIO AMBIENTE

DDA-O01

1.

FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES

FINALIDAD Proporcionar a la Dirección Ejecutiva, y unidades orgánicas del PELT, un documento de gestión, que permita conocer directamente la ejecución de las metas, actividades y proyectos de inversión programados en cada Ejercicio Presupuestal.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Plan Operativo Institucional. o Presupuesto Institucional Anual.

3.

REQUISITOS a) Plan Operativo Institucional. b) Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Revisión de metas de actividades o proyectos aprobados en el Presupuesto Anual. 2. Formulación de Fichas Técnicas en forma desagregada para cada meta. 3. Formulación del presupuesto a nivel de grupos específicos del gasto en forma detallada. 4. Formulación del cronograma de ejecución física de metas. 5. Coordinación con la Oficina de Presupuesto y Planificación para su revisión. 6. Coordinación con la Oficina de Administración para inclusión en el PAAC. 7. Elaboración del Expediente Técnico de cada meta presupuestal. 8. Presentación a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.

5

DURACIÓN Cuarenticinco (45) días.

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DDA-002

EJECUCION DE METAS PROGRAMADAS EN EL AÑO PRESUPUESTAL

1.

FINALIDAD Cumplir con la ejecución de todas las metas programadas y aprobadas en el Presupuesto Anual del PELT, en lo referente a las acciones que debe ejecutar la Dirección de Desarrollo Agrícola y Medio Ambiente.

2.

BASE LEGAL o Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. o Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del o INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017o 93-PRES. o Manual de Organización y Funciones del PELT. o Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. o Plan Operativo Anual.

3

REQUISITOS Plan Operativo Institucional aprobado. Asignación de Recursos presupuestales. Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Coordinación con la Dirección Ejecutiva y la Oficina de Presupuesto y Planificación. 2. Coordinación con la Oficina de Administración para la ejecución de los procesos de selección 3. Programación, aprobación y ejecución del calendario de compromiso mensual. 4. Coordinación para la ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios. 5. Logística para el traslado de bienes y servicios a las subsedes del PELT. 6. Desarrollo de las actividades y/o proyectos. 7. Informe de avance físico mensual del Especialista de campo. 8. Información financiera y remisión a OPP. 9. Informe final de ejecución física y financiera de las metas y Memoria Anual.

5.

DURACIÓN El procedimiento tiene una duración de 30 días calendarios.

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182

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DDA-003

SUPERVISION DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE METAS

1.

FINALIDAD Supervisar las acciones que se realizan en el ámbito del PELT, respecto a las competencias de la Dirección de Desarrollo Agrícola y Medio Ambiente.

2.

BASE LEGAL o o

o o o 3.

REQUISITOS a. b. c.

4.

Aprobación en calendario de compromisos. Autorización de Dirección Ejecutiva. Aprobación del SIAF contable.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2. 3. 4. 5. 6.

5.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Anual.

Solicitud de viaje a Dirección Ejecutiva y su respectiva autorización. Elaboración de Plan de Trabajo y planilla de viáticos. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos. Desarrollo de actividades de campo. Informe final de viaje en comisión de servicios. Informe de viaje a la Dirección Ejecutiva.

DURACIÓN Actividad que se realiza 2 veces al año, sujeta a restricciones de carácter presupuestal, tiene una duración de 14 días calendarios.

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DDA-004

1.

CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA DIRECCION DE DESARROLLO AGRÍCOLA Y MEDIO AMBIENTE

FINALIDAD Programar la capacitación de los recursos humanos de la Dirección, a fin de contar con personal capacitado y eficiente para transmitir a los beneficiarios del ámbito del PELT.

2.

BASE LEGAL o o

o o o o 3.

REQUISITOS a) b) c)

4.

Plan Operativo Institucional aprobado. Asignación de Recursos presupuestales. Aprobación del Plan Anual de contrataciones(PAAC), que incluye los viáticos correspondientes.

Adquisiciones

y

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2.

3. 4. 5. 6. 5.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Institucional. Presupuesto Institucional.

Si la capacitación es fuera de la Ciudad de Puno, programar el presupuesto en calendario de compromiso mensual. Solicitud, con la justificación correspondiente, de viaje a Dirección Ejecutiva, cuando la capacitación sea fuera de la Ciudad de Puno; caso contrario solo se autoria inscripción del participante. Elaboración de planilla de viáticos, cuando la capacitación sea fuera de la ciudad. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos, de ser el caso. Desarrollo de actividades de campo. Informe final de capacitación.

DURACIÓN Actividad permanente, sujeta a restricciones de carácter presupuestal.

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186

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DIRECCIÓN DE RECURSOS HIDROBIOLÓGICOS

187

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2.8

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HIDROBIOLOGICOS

DRH-001 1.

FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES

FINALIDAD Proporcionar a la Dirección Ejecutiva, unidades orgánicas del PELT y otros, un documento de gestión, que permita conocer directamente la ejecución de las metas, actividades y proyectos de inversión programados en cada Ejercicio Presupuestal.

2.

BASE LEGAL o o

o o

o o

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Institucional. Presupuesto Institucional

3.

REQUISITOS a) Plan Operativo Anual. b) Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Revisión de metas de actividades o proyectos aprobados en el Presupuesto Anual. 2. Formulación de Fichas Técnicas en forma desagregada para cada meta. 3. Formulación del presupuesto a nivel de grupos específicos del gasto en forma detallada. 4. Formulación del Cronograma de Ejecución Física de metas. 5. Coordinación con la Oficina de Presupuesto y Planificación para su revisión. 6. Coordinación con la Oficina de Administración para inclusión en el PAAC. 7. Elaboración de Expediente Técnico de cada meta presupuestal. 8. Presentación a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.

5

DURACIÓN Cuarenticinco (45) días.

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189

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DRH-002

EJECUCION DE METAS PROGRAMADAS EN EL AÑO PRESUPUESTAL

1.

FINALIDAD Cumplir con la ejecución de todas las metas programadas y aprobadas en el Presupuesto Anual del PELT, en lo referente a las acciones que debe ejecutar la Dirección de Recursos Hidrobiológicos.

2.

BASE LEGAL o o

o o o o

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Institucional Presupuesto Institucional.

3

REQUISITOS a) Plan Operativo Institucional aprobado. b) Asignación de Recursos presupuestales. c) Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Coordinación con la Dirección Ejecutiva y la Oficina de Presupuesto y Planificación. 2. Coordinación con la Oficina de Administración para la ejecución de los procesos de selección 3. Programación, aprobación y ejecución del calendario de compromiso mensual. 4. Coordinación para la ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios. 5. Logística para el traslado de bienes y servicios a las subsedes del PELT. 6. Desarrollo de las actividades y/o proyectos. 7. Informe de avance físico mensual del Especialista de campo. 8. Información financiera y remisión a OPP. 9. Informe final de ejecución física y financiera de las metas y Memoria Anual.

5.

DURACIÓN El procedimiento tiene una duración de 30 días calendarios.

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191

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DRH-003

1.

SUPERVISION DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE METAS

FINALIDAD Supervisar las acciones que se realizan en el ámbito del PELT, respecto a las competencias de la Dirección de Recursos Hidrobiológicos.

2.

BASE LEGAL o o

o o o 4.

REQUISITOS a. b. c.

5.

Aprobación en calendario de compromisos. Autorización de Dirección Ejecutiva. Aprobación del SIAF contable.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2. 3. 4. 5. 6.

6.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 01793-PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Institucional

Solicitud de viaje a Dirección Ejecutiva y su respectiva autorización. Elaboración de Plan de Trabajo y planilla de viáticos. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos. Desarrollo de actividades de campo. Informe final de viaje en comisión de servicios. Informe de viaje a la Dirección Ejecutiva.

DURACIÓN Actividad que se realiza 2 veces al año, sujeta a restricciones de carácter presupuestal, tiene una duración de 14 días calendarios.

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DRH-004

1.

CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HIDROBIOLOGICOS

FINALIDAD Programar la capacitación de los recursos humanos de la Dirección de Recursos Hidrobiológicos, a fin de contar con personal idóneo y eficiente para el efecto multiplicador a los beneficiarios del ámbito del PELT.

2.

BASE LEGAL o o

o o o 3.

REQUISITOS a) b) c)

4.

Plan Operativo Institucional aprobado. Asignación de Recursos presupuestales. Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye los viáticos correspondientes.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO 1. 2.

3. 4. 5. 6. 5.

Decreto Supremo Nº 023-87-MIPRE que crea el Proyecto Especial Binacional Lago Titicaca – PELT. Decreto Legislativo Nº 599 Ley de Organización y Funciones del INADE y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 017-93PRES. Manual de Organización y Funciones del PELT. Plan de Actividades de la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente. Plan Operativo Institucional

Programar el presupuesto en calendario de compromiso mensual, si la capacitación es fuera de la Ciudad de Puno. Solicitud con la justificación correspondiente, de viaje a Dirección Ejecutiva, cuando la capacitación sea fuera de la Ciudad, caso contrario solo se autoriza inscripción del participante. Elaboración de Planilla de viáticos, cuando la capacitación sea fuera de la Ciudad. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos, de ser el caso. Participación en evento. Informe a la Dirección Ejecutiva.

DURACIÓN Diez (10) días calendarios.

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196

GLOSARIO DE TÉRMINOS (Usados en el presente documento)

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197 GLOSARIO DE TÉRMINOS

-

MAPRO PELT 2008

A Acta de conciliación: Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter interinstitucional porque participan Representantes del pliego Presupuestario, la Dirección Nacional del Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación. Actividad: Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes s y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados. Afectación Presupuestaria de Gastos: Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestal de los gastos previstos en el Presupuesto Institucional, por efecto del registro de una orden de compra, orden de servicio o cualquier documento que comprometa una Asignación Presupuestaria. Aguinaldo: Beneficio pecuniario que se otorga a los trabajadores del sector Público y Privado, por motivo de Fiestas Patrias (Julio) y Navidad (Diciembre) Amortización: Reembolso del principal de los préstamos recibidos, de acuerdo al cronograma de vencimientos del contrato, mediante cuotas periódicas generalmente iguales. Anulación Presupuestaria: Es la supresión total o parcial de las asignaciones presupuestarias de Actividades o Proyectos, considerados no prioritarios durante la ejecución presupuestal. Año fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario. Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la ley Anual de Presupuesto, aprobados para una determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales del Pliego debiendo consignarse –necesariamente – en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad. Autorización Presupuestaria: Es el acto administrativo mediante el cual la Dirección Nacional del Presupuesto Público autoriza el Calendario de Compromisos, a fin que el Pliego Presupuestario inicie los procesos de Ejecución del Gasto de acuerdo a la Programación Trimestral de Gastos y dentro del marco de la Asignación Trimestral aprobada al Pliego y el Presupuesto Institucional. Avance Financiero: Estado que permite conocer la evolución de la ejecución presupuestal de los ingresos y gastos en un período determinado. Avance Físico: Estado que permite conocer el grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias contempladas en los Pliegos Presupuestarios, en un período determinado.

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B Bien: Producto material de la actividad económica, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial. Bienes de Capital: Denominación que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que generalmente no se transforman (como maquinaria y equipo). Se aplica el Activo Fijo, que abarca – algunas veces- gastos que contribuyen a la producción. Es sinónimo de capital (o bienes) de producción. Son los activos destinados para producir otros activos. Bienes de Consumo: Son todas aquellas mercancías producidas en el país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebida, habitación, servicios personales, mobiliario, ornato, etc. Es cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a los bienes de capital (como es el caso de las maquinarias de una fábrica), los cuales se utilizan para producir otros bienes. C Calendario de Compromisos: Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la Dirección Nacional del Presupuesto Público, para establecer el monto máximo para comprometer mensualmente, dentro del marco de las asignaciones presupuestarias aprobados en el Presupuesto Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal. Captación: Proceso propio de la Ejecución de ingresos mediante el cual se perciben recursos Públicos por la prestación de un servicio público de carácter individualizado por parte de las Entidades Públicas. Cargo de Confianza: Es la denominación que corresponde a un funcionario designado por autoridad competente, en aplicación de las disposiciones vigentes. Cierre Presupuestario: Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el año fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de Presupuesto fija el período de Regularización. Clasificación económica: Agrupa los créditos presupuestarios por gasto corriente, gasto de capital y servicios de la deuda, separándolos por categoría del gasto, grupo genérico de gastos, modalidad de aplicación y específica del gasto. Clasificación funcional programática: Agrupa los créditos presupuestarios desagregados en funciones, programas y subprogramas. A través de ella se muestran las grandes líneas de acción que la entidad desarrolla en el cumplimiento de las funciones primordiales del Estado y en el logro de sus objetivos y metas contempladas en sus respectivos planes operativos institucionales y presupuestos institucionales durante el año fiscal. Clasificación geográfica: Agrupa los créditos presupuestarios de acuerdo al ámbito geográfico donde está prevista la dotación presupuestal y de meta a nivel de Región, Departamento, Provincia y Distrito.

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Componente: Es la división de una actividad o proyecto que permite identificar un conjunto de acciones presupuestarias concretas. Cada componente a su vez comprende una o más metas presupuestarias orientadas a cumplir los objetivos específicos de las actividades o proyectos previstos a ejecutar durante el año fiscal. Compromiso: Es la afectación preventiva del Presupuesto Institucional y marca el inicio de la ejecución del gasto. La validez del compromiso se sujeta a las siguientes características: (i) Es un acto emanado por autoridad competente, (ii) No implica –necesariamente- el surgimiento del Devengado ni obligación de pago, y (iii) Es aprobado en función a los montos autorizados por los Calendarios de Compromisos. Los compromisos se clasifican en los siguientes tipos: Compromiso Ordinario: Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe es factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en las respectivas específicas del gasto y su pago es inmediato. Compromiso por estimado: son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe no es determinable, contándose con el financiamiento correspondiente. Afectan preventivamente la atención de gastos de tipo periódico no homogéneo. Contrato de Personal: Es toda relación contractual, que implica vínculo laboral, entre una persona natural y una entidad del Estado. Contrato de locación de servicios: Por la locación de servicios el locador se obliga, sin estar subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un trabajo determinado, a cambio de una retribución, sin que medie vínculo laboral. En el sector público dicho contrato se denomina Contrato de Servicios No Personales. Crédito Presupuestario: Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de actividades y proyectos con cargo a anulaciones de otras actividades y proyectos, producto de una repriorización de metas presupuestarias o de economías resultantes en la ejecución presupuestal. D Designación: Es el acto por el cual la autoridad encarga y autoriza el desempeño de cargos de confianza con los derechos y las limitaciones que las leyes establecen. Se puede designar a un servidor de la Entidad o a una persona que no se encuentra dentro de la misma, para desempeñar cargos de confianza. Devengado : Acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o del derecho del acreedor.

Disciplina Fiscal del Gasto: Criterio rector aplicado en la Ejecución Presupuestaria de Gastos, consiste en programar y comprometer los Recursos Públicos por los Pliegos, siempre y cuando se encuentre debidamente previstos en el Presupuesto Institucional, estén dentro del marco de la Asignación Trimestral y de los Calendarios de Compromisos, sujetándose en todo momento a la disponibilidad de la

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200 Caja Fiscal y a la priorización del gasto según la Escala de Prioridades establecida por el Titular del Pliego. Documento Valorado: Certificados emitidos por el Estado, mediante dispositivo expreso, a la orden de un determinado contribuyente o acreedor de éste, utilizables en el pago de tributos que son ingresos del Tesoro Público y cuyo importe es consignado en Nuevos Soles. Los documentos Valorados son: Documentos Cancelatorios- Tesoro Público, Notas de Crédito Negociable y Certificado Único de Compensación Tributaria (en el caso de estos dos últimos, son endosables). Donación: Ingreso sin contraprestación, no recuperable, procedente de otros gobiernos o de instituciones internacionales o nacionales, públicas o privadas. En materia de cooperación Técnica Internacional se entiende por Donación, a la transferencia a Título gratuito: de dinero y bienes o servicios, a favor del Gobierno Central, regional y/o Local, así como de Entidades e Instituciones Extranjeras de Cooperación Técnica Internacional y organizaciones no gubernamentales de desarrollo receptoras de cooperación técnica internacional, destinados a complementar la realización de un proyecto de desarrollo. Para efectos presupuestarios sólo se incorporan las donaciones en dinero o cuando se hubiera monetizado una donación de bienes. E

Eficacia: Se refiere al grado de avance y/o cumplimiento de una determinada variable respecto a la programación prevista. Para efecto de la Evaluación Presupuestal, la Eficacia se aplica al grado de ejecución de los ingresos y gastos respecto al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), así como al grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Eficiencia: El indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de la Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas. Para efectos de la elaboración de la Evaluación Institucional, este indicador contrasta los recursos financieros y las metas. Ejecución del Gasto: La ejecución del gasto comprende las etapas del Compromiso, Devengado y Pago. El procedimiento de la ejecución del gasto es el siguiente: a) Calendarización: Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestales para un período dado. b) Realización de Compromisos: Emisión de documentos sustentatorios de compromisos (Orden de Compra, orden de Servicio, etc.) c) Determinación de devengados Seguimiento de la obligación de gastar por parte del Pliego. d) Autorización de Giro: Nivel máximo de Giro que el Tesoro Público proporciona a cada pliego presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule saldos en su subcuenta. e) Autorización de Pago: Tope que el Tesoro Público autoriza al Banco de la Nación a abonar a la subcuenta de cada Pliego Presupuestal.

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Ejecución Financiera: La ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan u obtienen los recursos que utiliza un determinado Pliego durante el año fiscal. La Ejecución Financiera de los Egresos comprende el registro del Devengado, girado y pago de los Compromisos realizados.

Ejecución Presupuestaria: La Ejecución Presupuestaria de los Ingresos, es el registro de la información de los recursos captados, recaudados u obtenidos por parte de los Pliegos Presupuestarios. La Ejecución Presupuestaria de los Egresos consiste en el registro de los Compromisos durante el Año Fiscal. La Ejecución Presupuestaria de las Metas Presupuestarias se verifica cuando se registra el cumplimiento total o parcial de las mismas. Ejecución Presupuestaria Directa: Se produce cuando el Pliego con su personal e infraestructura es el ejecutor Presupuestal y financiero de las Actividades y Proyectos así como de sus respectivos Componentes. Ejecución Presupuestaria Indirecta: Se produce cuando la ejecución física y/o financiera de las Actividades y Proyectos así como de sus respectivos Componentes, es realizada por una Entidad distinta al Pliego; sea por efecto de un contrato celebrado con una Entidad Privada a título oneroso, o, con una Entidad Pública, sea a título oneroso o gratuito. Ejercicio Presupuestario: El Ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de enero al 31 de Diciembre de cada año) y el Período de Regularización (desde el 1 de enero hasta el 31 de Marzo del siguiente año). Encargos: Otorgamiento de fondos públicos, de manera excepcional, a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este último caso, con previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces. Escala de Prioridades: Es la prelación de los objetivos Institucionales que establece el Titular del Pliego, en función de la Misión Propósitos y Funciones que persigue la entidad. Dicha prelación expresa la priorización – en cuanto a su logro – de los Objetivos Generales, Parciales y Específicos establecidos por el titular, quien señalará las políticas que implementará y/o desarrollará durante el Año Fiscal. Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. Evaluación Presupuestaria: Es el conjunto de procesos de análisis para determinar, sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos, a un momento dado, y su contrastación con los presupuestos institucionales así como su incidencia en el logro de los objetivos institucionales.

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202 F Fases del proceso presupuestario: Comprende las fases de programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto. Financiamiento: Agrupa los recursos provenientes de operaciones oficiales de crédito interno y externo, así como los saldos de balance de años fiscales anteriores. Fondo para Pagos en Efectivo: El Fondo para pagos en efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y se destina únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados. Fuentes de financiamiento: Es una modalidad de clasificación presupuestaria de los ingresos del Estado. De acuerdo al origen de los recursos que comprende cada Fuente de Financiamiento, se distinguen en: Recursos Ordinarios, Canon y Sobrecanon, Participación en Rentas de Aduanas, Contribuciones a Fondos, Fondo de Compensación Municipal, otros impuestos Municipales, Recursos Directamente Recaudados, Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Interno, Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo, y, Donaciones y Transferencias. Función: Es una categoría presupuestaria que representa la mayor agregación de las acciones que desarrollan las Entidades del Estado respecto a un “deber primordial” de éste. Existen quince (15) funciones registradas en el clasificador de los gastos públicos.

G

Gastos Corrientes: para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios, y, otros gastos de la misma índole. Gastos de capital: para efectos presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en adquisición, instalación y acondicionamiento de bienes duraderos que, por su naturaleza, valor unitario o destino, incrementan el patrimonio del Estado. Gastos Públicos: Son el conjunto de erogaciones que por concepto de gasto corriente, gasto de capital y servicio de deuda, realizan las entidades con cargo a los créditos presupuestarios aprobados en los presupuestos respectivos, para ser orientados a la atención de la prestación de los servicios públicos y acciones desarrolladas por las entidades de conformidad con sus funciones y objetivos institucionales. Gestión Presupuestaria: Es la capacidad de los pliegos presupuestarios para lograr sus objetivos institucionales, mediante el cumplimiento de las metas presupuestarias establecidas para un determinado año fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeño.

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Gobierno Central: Conjunto de entidades constituidas por los Ministerios, oficinas, y otros organismos bajo el ámbito del Poder Ejecutivo. Se incluye las dependencias del Gobierno Central que pueden operar en el ámbito regional o local. Gobierno Local: Son las Municipalidades Provinciales, Distritales y Delegadas conforme a ley, las que constituyen – de acuerdo a la Constitución Política del Perú- los órganos de Gobierno Local. Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Gobierno Regional: son los Consejos Transitorios de Administración Regional (CTAR Departamentales, de acuerdo a la Ley Nº 26922). Constituyen instancias de Gobierno con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Les corresponden, dentro de su jurisdicción, la coordinación y ejecución de los planes y programas socio-económicos regionales así como la gestión de actividades y servicios inherentes al Estado, conforme a ley. Sus bienes y rentas propias se establecen en la ley. Las regiones apoyan a los Gobiernos Locales, No los sustituyen ni duplican su acción ni su competencia.

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Impuesto: Tributo cuyo cumplimiento no origina una Contraprestación directa a favor del contribuyente por parte del Estado. Indicador Presupuestario: Son índices que posibilitan medir la gestión presupuestaria del Pliego, a través de la contrastación de los recursos utilizados y metas alcanzadas, con la programación de los mismos, durante el Año Fiscal. Inflación: Situación económica que se caracteriza por un incremento permanente en los precios o una disminución progresiva en el valor de la moneda. Ingresos corrientes: Agrupa los recursos provenientes de tributo, venta de bienes, prestación de servicios, rentas de la propiedad, multas, sanciones y otros ingresos corrientes. Ingresos de capital: agrupa los recursos proveniente de activos (inmuebles, terrenos, maquinarias, etc., las amortizaciones por los préstamos concedidos (reembolsos), la venta de acciones del Estado en empresas y otros ingresos de capital. Instancias Descentralizadas: Se considera Instancias Descentralizadas a los Pliegos Presupuestarios correspondientes a los niveles de Gobierno Regional y Local, las Instituciones Públicas Descentralizadas, los Organismos Descentralizados Autónomos. Sociedades de Beneficencia Públicas y demás Entidades del Sector Público.

L Licencia: Documento que certifica un permiso para ejercer un derecho de no concurrir a su solicitud, ya sea por asuntos particulares (sin percibir remuneración), de índole personal (a cuenta de vacaciones) y por salud (enfermedad o gravidez).

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M Manual de Procedimientos: Documento descriptivo, normativo que tiene carácter instructivo e informativo . Contiene en forma detallada las acciones o fases del procedimiento para el cumplimiento de las funciones. Es coherente con las disposiciones legales y administrativas. Meta presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el (los) producto (s) final(es) de las actividades y proyectos establecidos para el año fiscal. Se componen de tres (3) elementos a saber: a) Finalidad (precisión del objeto de la meta). b) Unidad de medida (magnitud a utilizar para su medición) c) Cantidad (el número de unidades de medida que se espera alcanzar) La meta presupuestaria –dependiendo del objeto de análisis- puede mostrar las siguientes variantes: a) Meta Presupuestaria de Apertura: es la meta presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) b) Meta Presupuestaria Modificada: es la meta presupuestaria cuya determinación es considerada durante un año fiscal. Se incluye –en este concepto- a las metas presupuestarias de apertura y las nuevas metas que se adicionan durante el año fiscal. c) Meta presupuestaria obtenida: es el estado situacional de la Meta presupuestaria a un momento dada. Como resultado de la aplicación de los indicadores presupuestarios, la meta presupuestaria obtenida se califica como meta cumplida o meta ejecutada, de acuerdo a las siguientes definiciones: - Meta presupuestaria cumplida: es la meta presupuestaria cuyo número de unidades de medida que se esperaba alcanzar (cantidad), se ha cumplido en su totalidad. - Meta presupuestaria ejecutada: es la meta presupuestaria cuyo número de unidades de medida que se esperaba alcanzar (cantidad), no se ha cumplido en su totalidad. Misión: es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada Entidad. Dicha finalidad se asocia a los deberes primordiales que presta el Estado, denominados funciones para efectos presupuestarios. Modificaciones Presupuestarias: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional, los créditos suplementarios, las habilitaciones y transferencias de partidas, las mismas que se tramitan de igual forma que la ley anual de Presupuesto, en concordancia con lo prescrito en el artículo 80º de la Constitución Política del Perú. Las Habilitaciones y Transferencias de partidas, únicamente, pueden efectuarse entre Pliegos Presupuestarios en virtud a dispositivo legal expreso. Son Modificaciones en el nivel funcional programático: los Créditos Presupuestarios y las Anulaciones Presupuestarias, que se efectúen dentro del marco del Presupuesto Institucional vigente de cada pliego.

O Objetivos institucionales: son aquellos propósitos establecidos por el Titular del pliego para cada año fiscal, en base a los cuales se elaboran los presupuestos institucionales. Dichos propósitos se traducen en objetivos institucionales de carácter

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205 general, parcial y específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que responderá cada entidad durante el periodo. Objetivo general: propósito, en términos generales, que parte de un diagnóstico y expresa la situación que se desea alcanzar en términos agregados y que constituye la primera instancia de congruencia entre el planeamiento estratégico del pliego y los presupuestos anuales. Objetivo parcial: propósito, en términos parciales, en que de acuerdo a su necesidad, puede subdividirse un Objetivo General para alcanzarlo. Objetivo específico: propósito particular que se diferencia del objetivo general y parcial por su nivel de detalle y complementariedad.

P Pago: el pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto Devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Esta prohibido efectuar pagos de obligaciones no devengadas. Permiso: Es la autorización para no concurrir por períodos cortos o para ausentarse temporalmente del centro de trabajo, ya sea por asuntos particulares, de índole personal o por motivos de salud, por las mismas causales que para licencia. Pari passu: se utiliza para indicar la proporción de contrapartida nacional frente al aporte externo que los préstamos, generalmente de organismos multilaterales, tienen acordado a lo largo del período de desembolsos. Planeamiento: proceso que permite a las entidades del sector público, definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus objetivos institucionales así como conocer el grado de satisfacción de las necesidades de aquellos a los que ofrece sus bienes y servicios. Plaza: es el cargo contemplado en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) que cuenta con el financiamiento debidamente previsto en el Presupuesto Institucional dentro del Grupo Genérico de Gasto 1. “Personal y Obligaciones Sociales”. Las plazas se encuentran consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal. Pliego presupuestario: son las entidades del sector público a las que se le ah aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley anual de Presupuesto. Política Fiscal: se refiere fundamentalmente a la administración de los ingresos, gastos y financiamiento del sector público. Política Monetaria: Rama de la política económica orientada al diseño y ejecución de medidas para el control de variables monetarias. Política Salarial: Conjunto de directrices, orientaciones, criterios y lineamientos conducentes a fijar las remuneraciones del factor trabajo, de conformidad con los intereses, necesidades y posibilidades del entorno económico. Política Tributaria: Manejo de la estructura y administración impositiva de un país.

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Presión Tributaria: Relación entre los ingresos tributarios y el producto bruto interno. Presupuesto: El Presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Así mismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos. Presupuesto Institucional: Es la previsión de ingresos y gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el año fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de Gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades. Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Ese el Presupuesto Inicial aprobado por el Titular del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del sector público. Presupuesto Institucional Modificado (PIM): Es el Presupuesto actualizado del Pliego. Comprende el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), así como las modificaciones presupuestarias (tanto en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas en el ejercicio presupuestario. Priorización de Gastos: Es el proceso de la gestión presupuestaria en base al cual se efectúa la prelación de las Metas Presupuestarias a realizar, teniendo en cuenta la Escala de Prioridades establecidas por el Titular del Pliego y los factores que hagan realmente posible el cumplimiento de la totalidad de las metas presupuestarias señaladas para el año fiscal. Priorización de metas: es el proceso de selección de las metas presupuestarias, cuando los ingresos proyectados no cubren el total de metas que se deseen ejecutar. Para el efecto, deben considerarse las que correspondan a los Objetivos Institucionales más importantes, teniendo en cuenta el “techo” presupuestal por toda fuente de financiamiento del pliego y la Escala de prioridades. Procedimiento: Es la secuencia y el modo como se realiza un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las funciones que tienden a alcanzar objetivos dentro de una o varias unidades orgánicas. Proceso Presupuestario: Es el conjunto de fases que deben desarrollarse para la aplicación del Presupuesto del sector público. Dichas fases son: programación, formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación. Programa: Es una categoría presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan las entidades del Estado para el cumplimiento de los propósitos y políticas que desenvuelven para el año fiscal. En tal sentido, comprende a los Objetivos Institucionales de carácter general.

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207 Programación Mensual: Es el proceso técnico que tiene por finalidad determinar el comportamiento probable de los niveles de ejecución mensual de los ingresos y gastos de un determinado año fiscal. La Programación Mensual se sustenta en la información estadística y los factores estacionales que inciden en dicho comportamiento, debiendo armonizar la demanda de los gastos necesarios para el cumplimiento de las metas presupuestarias con la disponibilidad de los recursos proyectados con que cuente cada Entidad, durante el año fiscal. Propósito: Es el carácter particular que cada entidad imprime a la misión que detenta. Así por ejemplo, los hospitales –en general- tienen como misión proteger, promover y mejorar la salud individual y colectiva contribuyendo a elevar la calidad de vida de la población. Sin embargo, cada hospital se diferencia de otros por su propósito, dado que unos prestarán servicios de salud a la población materno infantil, otros a enfermedades neoplásicas, emergencias pediátricas, etc. Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de Gobierno. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la entidad. Luego de su culminación, generalmente se integra o da origen a una actividad.

R Recategorización: Es el proceso excepcional de reajuste de las Remuneraciones Básicas, conllevando a la modificación del financiamiento de las plazas contenidas en el Presupuesto Analítico de Personal (PAP). Recaudación: Proceso propio de la ejecución de Ingresos mediante el cual, el Estado percibe Recursos Públicos por concepto de Impuestos, sin generar ningún tipo de contraprestación por parte de éste. Recursos Públicos: Son todos los recursos que administran las Entidades del Sector Público para el logro de sus Objetivos Institucionales, debidamente expresados a nivel de Metas Presupuestarias. Los Recursos Públicos se desagregan a nivel de Fuentes de Financiamiento y se registran a nivel de Categoría del Ingreso, Genérica del ingreso, Subgenérica del Ingreso y Específica del Ingreso. Resultado: Es el producto cuantificable y medible en un determinado Año Fiscal, de las Actividades y Proyectos contemplados en las Estructuras Funcionales Programáticas de los Pliegos. Para efectos presupuestales, los resultados se definen a través de la determinación de las Metas Presupuestarias, siendo estas últimas las que permiten detallar el producto final a obtener durante un determinado Año Fiscal. Registro SIAF : Registro de la información efectuado a través del SIAF, según la normatividad aprobada por los órganos rectores.

S Saldos de Balance: Son los recursos financieros distintos a la fuente de Financiamiento “Recursos Ordinarios”, que no se han utilizados a la culminación del Año Fiscal, los que deben incorporarse mediante Crédito Suplementario – como condición previa para su uso – en los ejercicios siguientes.

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208 Saldo presupuestal: Es el que resulta de deducir del Presupuesto Institucional Modificado (PIM), los compromisos efectuados a una determinada fecha.

Sector Privado: En cuentas nacionales, está constituida por los hogares y las empresas privadas sin fines de lucro.

Sector Público: En cuentas nacionales, se refiere a la parte del sistema económico que está relacionado con la actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las Entidades pertenecientes al Gobierno Central e Instancias Descentralizadas así como a las empresas públicas financieras y no financieras. SIAF – SP : El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores.

Servicio de Deuda: Obligación de pago de amortización e intereses de una deuda de acuerdo al calendario establecido en el contrato de préstamo. Servicio Público: Comprende el conjunto de servicios proporcionados por el Estado, con o sin contraprestación. Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado: Comprende los principios, normas, técnicas, métodos y procedimientos que regulan el proceso presupuestario y sus relaciones con las Entidades del Sector Público, en el marco de la Administración Financiera del Estado. Tales principios, normas técnicas, métodos y procedimientos están contenidos en la Ley N° 26703 Ley de Gestión Presupuestaria del Esta do y su modificatoria la Ley N° 26884, las Leyes Anuales de Presupuesto, así como en los reglamentos y directivas que emita la Dirección Nacional del Presupuestos Público. Sistema Privado de Pensiones: Sistema de previsión social circunscrito al otorgamiento de pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia. Funciona bajo la modalidad de cuentas individuales de capitalización, administradas por las Administradoras de Fondos de Pensiones, reguladas y supervisadas por la superintendencia respectiva. Subprograma: Es una categoría Presupuestaria que reúne acciones parciales para el logro de un Programa. Responde a Objetivos Institucionales parciales, que son necesarios identificar, para el correcto desarrollo de un determinado Programa.

T Tasa: Es el conjunto cuya obligación tiene como hecho generador la prestación efectiva por el Estado de un servicio público individualizado con el contribuyente. No es tasa el pago que se recibe por un servicio de origen contractual. Las Tasas entre otras pueden ser: a) Arbitrios: Son las tasas que se pagan por la prestación o mantenimiento de un servicio público.

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209 b) Derechos: Son tasas que se pagan por la prestación de un servicio administrativo público o el uso o aprovechamiento de bienes públicos. c) Licencias: Son las tasas que gravan la obtención de autorizaciones específicas para la realización de actividades de provecho particular sujetas a control o fiscalización. Tipo de Cambio: Precio de una moneda en términos de otra. Por ejemplo, el precio en Nuevos Soles del dólar de los Estados Unidos de América. Titular de Pliego: Es la mas alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsable del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función a los Objetivos Institucionales definidos para el mismo período. Transferencias: Agrupan los recursos sin contraprestación y no reembolsable provenientes de entidades, de personas naturales o jurídicas domiciliadas o no domiciliadas en el país, así como de otros gobiernos.

U Unidad Impositiva Tributaria (UIT): Monto de referencia que es utilizado en las normas tributarias a fin de mantener en valores constantes las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que, considere conveniente el legislador. Unidad Monetario: Signo monetario de un país alrededor del cual se construye la familia de billetes y monedas.

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