Manual Utilizador_ofp.pdf

GUIA DE UTILIZAÇÃO

SIGO – Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa http://sigo.gepe.min-edu.pt/areareservada

− Portaria nº 474/2010, de 8 de Julho− − Formações certificadas não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações ANQ, Abril de 2011

V.1.0.

2 de 39

Índice I. Nota preliminar ......................................................................................................................... 5 A. Utilizadores registados – deveres e recomendações ........................................................... 5 B. Política de Privacidade e Segurança ..................................................................................... 6 II. Introdução ................................................................................................................................ 7 III. Identificação ............................................................................................................................ 8 IV. Recursos humanos ................................................................................................................ 10 A. Adicionar novo elemento à equipa e definir as respectivas funções................................. 10 B. Definir novas funções para um elemento pertencente à equipa....................................... 11 C. Editar ficha individual de um elemento pertencente à equipa .......................................... 11 D. Editar informação da ficha de funções de um elemento pertencente à equipa................ 11 V. Outra formação profissional: módulos ................................................................................. 12 A. Adicionar módulos.............................................................................................................. 12 B. Pesquisar módulos registados ............................................................................................ 13 C. Editar ou eliminar módulos registados............................................................................... 13 VI. Outra formação profissional: cursos .................................................................................... 15 A. Adicionar cursos ................................................................................................................. 15 B. Registar o plano de formação de um curso........................................................................ 16 C. Pesquisar cursos registados................................................................................................ 18 D. Editar ou eliminar cursos registados .................................................................................. 18 E. Eliminar módulos associados a cursos registados .............................................................. 18 VII. Acções de formação ............................................................................................................. 20 A. Adicionar os dados base de uma acção.............................................................................. 21 B. Confirmar os dados da entidade e seu responsável........................................................... 22 C. Registar o plano de formação da acção.............................................................................. 23 D. Submeter uma acção.......................................................................................................... 24 E. Adicionar formandos a uma acção ..................................................................................... 24 F. Alterar ou consultar o estado / percurso de uma acção..................................................... 24 VIII. Formandos e inscrições....................................................................................................... 25 A. Adicionar nova inscrição de formando não existente na plataforma ................................ 25 B. Adicionar nova inscrição de formando existente na plataforma ....................................... 27 C. Adicionar um formando a uma acção de formação ........................................................... 27 IX. Gestão de inscrições.............................................................................................................. 29 A. Adicionar um formando inscrito a uma acção de formação .............................................. 30 B. Editar a ficha individual de um formando .......................................................................... 30 C. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando não associado a uma acção....... 31 D. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando associado a uma acção ............. 31 E. Proceder à avaliação e certificação de um formando ........................................................ 31 X. Utilizadores............................................................................................................................. 33 A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos ...................................................... 33 B. Editar um utilizador já existente e redefinir respectivos acessos ...................................... 33 XI. Alterar ou recuperar senha................................................................................................... 34 XI. Serviços de apoio................................................................................................................... 35 Anexo 1 – Percurso de uma acção e respectivos estados .......................................................... 36 Anexo 2 – Ícones utilizados na plataforma e seu significado ..................................................... 37 Anexo 3 – Informação acerca do registo do documento de identificação ................................. 38

3 de 39

4 de 39

I. Nota preliminar A área reservada do Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa (SIGO) constitui-se como uma ferramenta de apoio ao registo da actividade das Entidades que desenvolvam ofertas educativas e formativas para adultos i.e. operadores do Sistema Nacional de Qualificações de acordo com o Decreto-Lei nº 396/2007. Este guia visa, portanto, prestar apoio e esclarecimentos quanto à utilização do SIGO na gestão do registo das actividades destas entidades nas suas diversas etapas de intervenção no que às formações previstas na Portaria nº 474/2010 de 8 de Julho, diz respeito. No sentido de melhorar a monitorização e acompanhamento da oferta educativa e formativa de adultos, este sistema constitui-se como um instrumento de informação e gestão fundamental, tanto para as entidades promotoras/formadoras, como para os organismos centrais e estruturas regionais do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social e do Ministério da Educação.

A. Utilizadores registados – deveres e recomendações: O acesso à área reservada é efectuado através das credenciais de acesso originalmente atribuídas pela entidade gestora da plataforma – GEPE - Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação –, as quais permitem a criação de novos utilizadores. A partir do momento em que uma entidade é detentora das credenciais de acesso, passa a ser integralmente responsável por todas as actividades que ocorram sob a sua utilização, bem como por manter a confidencialidade das mesmas. Em caso de suspeita de uso não autorizado de credenciais de acesso ou de qualquer outra quebra de segurança, recomenda-se que informem imediatamente a ANQ ou o GEPE. Para evitar a utilização não autorizada por terceiros, recomenda-se, ainda, que no final de cada sessão se efectue saída da conta (logout) e se feche a janela do navegador (browser). A ANQ, em articulação com o GEPE, reserva-se o direito de suspender ou cancelar uma conta de utilizador, caso verifique que a informação fornecida é falsa, incorrecta, desactualizada, inadequada ou incompleta. A suspensão ou cancelamento de uma determinada conta apenas ocorrerá após notificação ao respectivo utilizador. A actualização dos dados constantes do SIGO deve ser garantida no prazo máximo de dez dias após o final de cada mês.

5 de 39

B. Política de Privacidade e Segurança: Os dados constantes do Sistema serão respeitados ao abrigo do previsto na Lei de Protecção de Dados Pessoais – Lei nº 67/98, de 26 de Outubro. Com vista a garantir a qualidade e integridade da informação fornecida, foram implementadas as medidas necessárias, tanto a nível tecnológico como organizacional, de forma a assegurar que a informação seja segura, precisa, actualizada e completa. De igual modo, os dados registados nos servidores estão sempre protegidos pelas credenciais de acesso (login e password) que identificam o respectivo utilizador, para maior segurança.

6 de 39

II. Introdução Neste guia apenas abordaremos os aspectos que se prendem exclusivamente com o registo das formações certificadas não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações, pelo que, ao contrário de outros guias já disponibilizados, não iremos percorrer todos os itens do menu dado a informação relativa aos mesmos ser idêntica ou não se aplicar neste caso. Apenas faremos referência a itens já abordados noutros guias quando os mesmos tiverem pertinência para o registo das formações certificadas não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações.

7 de 39

III. Identificação Aqui estão registados os dados de identificação da entidade formadora. Devem estes dados ser confirmados. É também nesta área que se poderá fazer o upload do logótipo da entidade para que o mesmo possa posteriormente sair automaticamente aquando da emissão dos certificados. Para tal, basta clicar em “Procurar” para descarregar o logótipo directamente do computador. Dados de identificação da entidade: upload do logótipo

O logótipo deverá obedecer aos requisitos indicados e ficará localizado no canto superior direito do certificado. Se se pretender substituir um logótipo já carregado, basta repetir o procedimento descrito acima.

8 de 39

Caso pretendam eliminar um logótipo já carregado, deverão clicar em

“Apagar”.

Dados de identificação da entidade: remoção do logótipo

9 de 39

IV. Recursos humanos O elemento que exercer a função de responsável deverá constar do item “Equipa”. Antes de se adicionar um responsável à equipa, caso não se encontre já registado, deverá o mesmo ser localizado na bolsa de recursos humanos através do item “Pesquisar”. A pesquisa pode ser efectuada através de diferentes variáveis isoladamente ou cruzando critérios (nome, parte de nome, nº de identificação fiscal, data de nascimento). Pesquisar recursos humanos

Se o elemento a adicionar estiver já registado (aparecerá na lista de resultados) basta aceder a “Adicionar à Equipa” (coluna do lado direito da lista).


Procedimentos passo a passo A. Adicionar novo elemento à equipa e definir as respectivas funções: “Pesquisar” e localizar o elemento a adicionar através de uma das 1) Aceder a variáveis disponíveis no formulário (nome, parte de nome, nº de identificação fiscal, data de nascimento) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis para evitar erros no registo. 2) Caso a pesquisa não devolva resultados devem seguir os passos a partir de 3); caso o sistema verifique a existência do elemento os procedimentos devem ser os descritos a partir de 9). 3) “Adicionar Recurso Humano”. 4) Preencher todos os campos da ficha individual. 5) Efectuar o upload do Curriculum Vitæ1, clicando em “Procurar” para descarregar o respectivo ficheiro directamente do computador. 6) Gravar e voltar. 7) Efectuar o procedimento descrito em 1). 8) Clicar em “Adicionar à Equipa” (última coluna do lado direito da linha de resultados). 9) Preencher todos os campos base obrigatórios da ficha de funções. 10) Gravar e voltar. 1

O CV, seja qual for o tipo de ficheiro a carregar no sistema, não poderá ultrapassar 1MB.

10 de 39

Ao gravar, o elemento fica automaticamente agregado à equipa da entidade formadora. 11) “Adicionar Função”. 12) Preencher todos os campos. 13) Gravar e voltar.

B. Definir novas funções para um elemento pertencente à equipa: 1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao elemento da equipa para o qual se pretende definir novas funções. 2) “Adicionar Função”. 3) Preencher todos os campos3. 4) Gravar e voltar.

C. Editar ficha individual de um elemento pertencente à equipa: 1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao elemento da equipa pretendido. 2) “Editar Recurso Humano” clicando no ícone (lápis). 3) Alterar os campos pretendidos. 4) Gravar e voltar.

D. Editar informação da ficha de funções de um elemento pertencente à equipa: 1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao elemento da equipa para o qual se pretende editar funções. 2) Clicar no ícone (lápis) da tabela das funções. 3) Alterar a informação pretendida. 4) Gravar e voltar. A informação acerca do período de tempo (determinado pelas datas de início e de cessação de funções) registada para o responsável, é decisiva para que se possa ou não adicionar uma acção de formação. Nota importante: É indispensável e obrigatório que as entidades tenham os dados das equipas permanentemente actualizados.

11 de 39

V. Outra formação profissional: módulos Para registar uma acção de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações há determinados procedimentos prévios a seguir. O 1º passa, obrigatoriamente, pelo registo de módulos de formação e o 2º pelo registo do curso. Menu: “Outra formação profissional”
“Módulos”

Um módulo de formação é visto como equivalente a uma UFCD do Catálogo Nacional de Qualificações.


Procedimentos passo a passo A. Adicionar módulos: 1) Seleccionar o item “Módulos” constante do item do menu do lado esquerdo e accionar “Adicionar módulo”. 2) Preencher todos os campos obrigatórios2 (indicados com asterisco). O código a atribuir ao módulo a registar poderá e é desejável que seja o mesmo utilizado na entidade, caso disponham de um sistema de codificação. 3) Determinar a duração (em horas e números inteiros) que o módulo terá e o tipo de avaliação a que será sujeito. Estão disponíveis três tipos de avaliação: sem avaliação, qualitativa e quantitativa. 4) Gravar e voltar. Adicionar módulos

2

O campo “Área de formação” prevê um menu de opções pré-definidas, de acordo com a Classificação Nacional de Áreas de Educação e Formação contemplada na Portaria nº 256/2005, de 16 de Março. A “Área de formação” seleccionada deve ter por base os conteúdos previstos para cada módulo.

12 de 39

Uma vez gravado o módulo, os campos relativos ao código, à designação e à área de formação não poderão ser alterados, mas caso a duração ou os conteúdos do módulo se alterem, o campo descrição estará editável para o efeito, como se descreve em C..

B. Pesquisar módulos registados: Os módulos já adicionados podem ser pesquisáveis através dos diferentes campos disponíveis, podendo recorrer-se ao cruzamento de diferentes variáveis, facilitando desta forma a localização do resultado pretendido. No formulário de pesquisa de módulos é possível procurar, consultar e gerir os diferentes módulos registados e seus respectivos estados (activo
ou não activo ). Pesquisar módulos

O estado activo
ou não activo  é determinado pela entidade e este último estado serve para indicar que determinado módulo deixou de ser ministrado (porque os seus conteúdos se encontram desactualizados, porque deixou de fazer sentido no contexto do plano de formação da entidade, entre outros motivos).

C. Editar ou eliminar módulos registados: 1) Seleccionar o item “Módulos” constante do item do menu do lado esquerdo. 2) “Pesquisar” o módulo através de uma das variáveis disponíveis no formulário podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização. 3) Assim que for localizado o módulo pretendido, clicar no ícone (lápis) para aceder ao registo. Como já referimos anteriormente, apenas a duração ou os conteúdos podem ser alterados, ficando os restantes campos inactivos.

13 de 39

4) Se se pretender eliminar o módulo da bolsa, basta clicar no ícone (borracha), mas apenas se o mesmo não se encontrar associado a nenhum curso já concluído ou ainda a decorrer. Editar módulos

14 de 39

VI. Outra formação profissional: cursos Com esta funcionalidade permite-se às entidades sistematizar e gerir cursos das acções de formação que oferecem. Um curso é fundamentalmente uma tipificação de nomes de cursos, descrição sucinta de objectivos do mesmo e de algumas características gerais de avaliação. Menu: “Outra formação profissional”
“Cursos”

Para um curso terá sempre de ser definido um plano de formação, i.e., deve ser-lhe associado um ou mais módulos de formação. Esse plano de formação pode ser definido previamente ao registo da acção de formação (cf. B., página 16) ou apenas ser determinado aquando da inserção da acção de formação (cf. VII. Acções de formação).


Procedimentos passo a passo A. Adicionar cursos: 1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item “Outra formação profissional” do menu do lado esquerdo e accionar “Adicionar curso”. 2) Preencher todos os campos obrigatórios3 (indicados com asterisco). O código a atribuir ao curso a registar poderá e é desejável que seja o mesmo utilizado na entidade, caso disponham de um sistema de codificação. 3) Determinar se o curso “Exige nota final”
e/ou se “Exige validação curricular completa” (
), caso aplicável. 4) Gravar e voltar. Uma vez gravado o curso, os campos relativos ao código, à designação e à área de formação não poderão ser alterados, mas caso o tipo de avaliação ou os conteúdos do curso se alterem, o campo descrição estará editável para o efeito, como se descreve em D. (cf. página 18).

3

O campo “Área de formação” prevê um menu de opções pré-definidas, de acordo com a Classificação Nacional de Áreas de Educação e Formação contemplada na Portaria nº 256/2005, de 16 de Março. A “Área de formação” seleccionada deve ter por base os conteúdos previstos para cada curso, muito embora o mesmo possa conter módulos que pertençam a áreas diversas. Poderá, a título de exemplo, existir um curso de armazenagem e conservação de produtos perecíveis, o qual será classificado na área “541 - Indústrias alimentares” e o mesmo curso conter módulos de higiene e segurança no trabalho, estes últimos classificados na área de “862 - Segurança e higiene no trabalho”.

15 de 39

Adicionar cursos

Se um curso for parametrizado para exigir nota final, tal significa que os módulos a ele associados deverão ter avaliação quantitativa e deverá no fim ser apurada uma média. Caso o curso seja parametrizado para exigir validação curricular completa, tal significa que só se considerará a acção de formação concluída se todos os módulos que fazem parte do curso forem concluídos com aproveitamento. Os parâmetros acima indicados podem ser cumulativos. Todavia, o curso pode não exigir nenhum dos parâmetros descritos.

B. Registar o plano de formação de um curso: A partir do momento em que se grava um curso, (cf. A., página 15), é possível editá-lo, ficando disponível um novo separador: Plano de formação. Registar o plano de formação de um curso

16 de 39

Neste separador poderão ser adicionados os módulos previamente registados e que farão parte do curso, como se descreve de seguida. 1) No separador Plano de formação seleccionar “Adicionar módulo”. Apenas aparecerão os módulos que já foram previamente registados. Quando a lista começar a ficar demasiado extensa, os módulos poderão ser localizados através dos campos disponíveis no formulário de pesquisa. Adicionar módulos ao curso

2) Seleccionar os módulos colocando o visto na quadrícula respectiva (
) e clicar em “Adicionar módulos ao plano”. Ao adicionar o módulo ao plano de formação do curso, o mesmo desaparece da lista anteriormente apresentada. Podem ser seleccionados e adicionados mais do que um módulo em simultâneo. 3) Para adicionar mais módulos ao plano de formação ao curso, basta repetir o procedimento descrito em 2). Para localização de um módulo específico ou de módulos de uma dada área de formação ou com determinadas características (duração, tipo de avaliação), podem ser utilizados os campos do formulário e “Pesquisar”. À medida que a bolsa de módulos registados for aumentando, a listagem poderá tornar-se demasiado extensa para ser apresentada no ecrã, pelo que utilizar a funcionalidade de pesquisa através do cruzamento de variáveis disponíveis no formulário será uma necessidade. Os módulos podem ser adicionados ao curso logo à partida, como já explicámos, ou podem ser adicionados ao curso já na acção de formação (cf. VII. Acções de formação). Todavia, a vantagem de se adicionarem módulos a cursos à partida, prende-se com a frequência com que os mesmos são ministrados, podendo assim as entidades dispor de cursos com módulos pré-definidos.

17 de 39

Desta forma, quando for registada a acção de formação a plataforma importará automaticamente o plano de formação associado ao curso ao invés de se estar a adicionar módulos a um curso cada vez que se quer registar uma acção de formação. C. Pesquisar cursos registados: Os cursos já adicionados podem ser pesquisáveis através dos diferentes campos disponíveis, podendo recorrer-se ao cruzamento de diferentes variáveis, facilitando desta forma a localização do resultado pretendido. No formulário de pesquisa de cursos é possível procurar, consultar e gerir os diferentes cursos registados e seus respectivos estados (activo
ou não activo ). Pesquisar cursos

O estado activo
ou não activo  é determinado pela entidade e este último estado serve para indicar que determinado curso deixou de ser ministrado (porque os seus conteúdos se encontram desactualizados, porque deixou de fazer sentido no contexto do plano de formação da entidade, entre outros motivos). D. Editar ou eliminar cursos registados: 1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item do menu do lado esquerdo. 2) “Pesquisar” o curso através de uma das variáveis disponíveis no formulário podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização. 3) Assim que for localizado o curso pretendido, clicar no ícone (lápis) para aceder ao registo. Como já referimos anteriormente, apenas os objectivos e o tipo de avaliação podem ser alterados, ficando os restantes campos inactivos. 4) Se se pretender eliminar o curso, basta clicar no ícone (borracha), mas apenas se o mesmo não se encontrar associado a nenhuma acção de formação já concluída ou ainda a decorrer. E. Eliminar módulos associados a cursos registados: 1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item do menu do lado esquerdo. 2) “Pesquisar” o curso através de uma das variáveis disponíveis no formulário podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização. 18 de 39

3) Assim que for localizado o curso pretendido, clicar no ícone (lápis) para aceder ao registo. 4) Aceder ao separador Plano de formação e clicar no ícone (cruz) correspondente ao módulo que se pretende desassociar do curso. Eliminar módulos associados a cursos registados

Este procedimento não eliminará o módulo da bolsa criada, mas apenas o retirará do plano de formação do curso em causa.

19 de 39

VII. Acções de formação Através dos diferentes campos disponíveis no formulário de pesquisa de acções de formação é possível procurar, consultar e gerir as diferentes acções existentes na entidade e seus respectivos estados. Pesquisar e gerir acções de formação

A pesquisa foi pensada para limitar a procura de uma ou mais acções de formação com base no cruzamento de diferentes variáveis, facilitando desta forma a localização do resultado pretendido. É de referir que determinados campos do formulário vão sendo disponibilizados à medida que se efectua o respectivo preenchimento. Adicionar nova acção

É também nesta área que é possível o registo de novas acções de formação accionando “Adicionar Acção”.

20 de 39

O “Adicionar Acção” levar-nos-á a um novo ecrã onde ficarão disponíveis os vários tipos de acções que podem ser registados pela entidade. Seleccionar o tipo de acção de formação a registar

O registo de informação de uma acção de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações encontra-se distribuído por diferentes separadores que vão aparecendo à medida que se vai preenchendo os dados. Separadores de uma acção

Apenas será possível gravar a acção de formação se o responsável estiver definido tal como descrito em IV. Recursos humanos.


Procedimentos passo a passo A. Adicionar os dados base de uma acção: 1) Preencher os campos obrigatórios constantes do separador Curso. Apenas aparecerão as áreas de formação relacionadas com os cursos registados e que foram parametrizadas anteriormente. 2) Caso a formação decorra numa entidade externa, assinalar a quadrícula correspondente (
) e preencher os dados específicos da entidade. Após a gravação ( ) dos dados base da acção, o sistema gera automaticamente o respectivo código administrativo e mostra os separadores seguintes, os quais devem ser percorridos para preenchimento dos dados específicos da acção em causa.

21 de 39

Registar os dados base da acção

B. Confirmar os dados da entidade e seu responsável: No separador Entidade devem ser confirmados os dados da entidade formadora e do responsável, os quais serão preenchidos automaticamente pela plataforma. Confirmar os dados da entidade e seu responsável

22 de 39

C. Registar o plano de formação da acção: Se o curso tiver módulos previamente associados, o sistema mostrará o plano de formação, pré-definido, ao qual podem ser retirados módulos e/ou serem acrescentados outros. Plano de formação com módulos pré-definidos

Caso o curso não tenha módulos, os mesmos podem ser adicionados nesta fase. Para tal, deverão ser seguidos os procedimentos abaixo. 1) Seleccionar “Adicionar módulo”. Apenas aparecerão os módulos que já foram previamente registados. Quando a lista começar a ficar demasiado extensa, os módulos poderão ser localizados através dos campos disponíveis no formulário de pesquisa. Plano de formação sem módulos pré-definidos

23 de 39

2) Seleccionar os módulos colocando o visto na quadrícula respectiva (
) e clicar em “Adicionar módulos ao plano”. Ao adicionar o módulo ao plano de formação do curso, o mesmo desaparece da lista anteriormente apresentada. Podem ser seleccionados e adicionados mais do que um módulo em simultâneo. 3) Para adicionar mais módulos ao plano de formação ao curso, basta repetir o procedimento descrito em 2). Para localização de um módulo específico ou de módulos de uma dada área de formação ou com determinadas características (duração, tipo de avaliação), podem ser utilizados os campos do formulário e “Pesquisar”. À medida que a bolsa de módulos registados for aumentando, a listagem poderá tornar-se demasiado extensa para ser apresentada no ecrã, pelo que utilizar a funcionalidade de pesquisa através do cruzamento de variáveis disponíveis no formulário será uma necessidade. D. Submeter uma acção: No separador Estados clicar em “Submeter Acção de Formação”. Apenas após este procedimento, é que é mostrado o separador Formandos e poderão ser adicionados formandos à acção. E. Adicionar formandos a uma acção: Para adicionar formandos a uma acção, deverão ser observados os passos descritos no capítulo seguinte (VIII. Formandos e inscrições). F. Alterar ou consultar o estado / percurso de uma acção: É no separador Estados que vão sendo registadas todas as fases por que passa uma acção de formação, desde a submissão até à sua conclusão. É ainda nesta área que se poderá submeter uma acção de formação ( ), tal como indicado em D., colocar uma acção em funcionamento ( ), cancelar uma acção ( ) ou concluir uma acção ( ). Gostaríamos de sublinhar que não será possível colocar uma acção no estado “Concluída” sem que todos os formandos nela inscritos tenham os respectivos processos encerrados (no estado “Certificado”). Salientamos, ainda, que a conclusão de uma acção veda o acesso à mesma, pelo que se pressupõe que todos os formandos participantes foram nela integrados e os respectivos processos concluídos.

24 de 39

VIII. Formandos e inscrições Nesta área aplica-se o conceito de ficha única para registo dos formandos, a qual poderá ser mobilizada para diferentes percursos de qualificação/frequência de diferentes modalidades de educação-formação, em diferentes períodos de tempo e em diferentes entidades (i.e., não há necessidade de preencher novamente a ficha individual para um formando que já se encontre registado no sistema, evitando-se assim a repetição e, por vezes, a diferença nos dados base). O 1º passo antes de se proceder à inscrição de qualquer formando é verificar se o mesmo já se encontra registado no sistema. Para tal é possível e desejável utilizar diferentes critérios para pesquisar um formando, podendo estes ser utilizados separadamente ou de forma combinada (nome, parte de nome, nº de identificação, etc.). Os resultados devolvidos permitem verificar se o formando se encontra registado no sistema e se o seu estado actual permite ou não uma nova inscrição. Tendo em conta a existência da ficha individual, é possível, tal como indicado anteriormente, “Pesquisar” os formandos por nº SIGO, nº de identificação, nome ou parte de nome e data de nascimento ou cruzando estas variáveis. Se o formando estiver já registado (aparecerá na lista de resultados) basta aceder a “Inscrições” (coluna do lado direito da lista). Pesquisar formandos


Procedimentos passo a passo A. Adicionar nova inscrição de formando não existente na plataforma: 1) Pesquisar o adulto através de uma das variáveis disponíveis no formulário (nº SIGO, nº de identificação, data de nascimento, nome completo ou parte do nome) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis para evitar erros no registo. 2) Caso a pesquisa não devolva resultados devem “Adicionar Formando”.

25 de 39

Pesquisar formandos: sem resultados

3) Preencher todos os campos da ficha individual4. 4) Gravar e voltar. 5) Clicar em “Inscrições” (última coluna do lado direito da linha de resultados). Consultar inscrições de um formando

6) Adicionar “Nova Inscrição” ( ). Consultar ou registar inscrições de um formando

7) Seleccionar a modalidade de entre as opções apresentadas. 8) Preencher todos os campos obrigatórios da ficha de inscrição. Por defeito, o sistema apresenta a data actual, pelo que a mesma deverá alterada para que se situe entre a data de início e fim da acção e seja possível, posteriormente, a associação do formando à acção pretendida. 9) Gravar e voltar.

4

Lembramos que todos os dados da ficha individual dos candidatos são passíveis de alteração enquanto o respectivo processo estiver activo, à excepção do nº de identificação. Para mais informações acerca do registo do nº de identificação, deve ser consultado o anexo 3 deste guia.

26 de 39

B. Adicionar nova inscrição de formando existente na plataforma: 1) Pesquisar o adulto através de uma das variáveis disponíveis no formulário (nº SIGO, nº de identificação, data de nascimento, nome completo ou parte do nome) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis para evitar erros no registo de um processo. 2) Clicar em “Inscrições” (última coluna do lado direito da linha de resultados). 3) Adicionar “Nova Inscrição”. 4) Seleccionar a modalidade de entre as opções apresentadas. 5) Preencher todos os campos obrigatórios da ficha de inscrição. Por defeito, o sistema apresenta a data actual, pelo que a mesma deverá alterada para que se situe entre a data de início e fim da acção e seja possível a associação do formando à acção pretendida. 6) Gravar e voltar. Ao gravar, o formando fica automaticamente inscrito na entidade. O preenchimento de informação mais específica no que diz respeito à inscrição efectuada pode ser feito de imediato ou posteriormente, devendo o formando, neste último caso, ser pesquisado tal como se explica no capítulo seguinte (IX. Gestão de inscrições). O registo de informação de uma inscrição encontra-se distribuído por diferentes separadores que vão aparecendo à medida que se vai preenchendo os dados. Separadores da inscrição de um formando

1) No separador Situação profissional preencher os campos obrigatórios e gravar ( ). 2) O separador Outros dados apenas deverá ser preenchido caso exista algum protocolo ou se o formando for portador de deficiência, servindo esta informação exclusivamente para fins estatísticos. C. Adicionar um formando a uma acção de formação: 1) Verificar se a data de inscrição do formando se situa entre a data de início e fim da acção para que seja possível a associação do mesmo à acção pretendida. 2) No separador Plano de Formação, clicar em “Adicionar Acção de Formação”. 3) Apenas aparecerão as acções de formação que se situem temporalmente no período a que diz respeito a data de inscrição registada, que se enquadrem na tipologia em causa e que estejam no estado “Submetida” ou “Em Funcionamento”. 4) Clicar em (última coluna do lado direito) correspondente à acção de formação que se pretende seleccionar. 5) Seleccionar os módulos que o formando irá desenvolver (
). 6) Gravar e voltar.

27 de 39

Ao gravar, o formando fica automaticamente associado à acção de formação seleccionada. O separador Certificação só ficará disponível quando a acção estiver no estado “Em funcionamento”. É nesta área que será possível indicar quais os módulos que o formando concluiu com aproveitamento e posteriormente finalizar a respectiva avaliação. Para proceder a esse registo deverão aceder ao item “Gestão de inscrições” (cf. IX. Gestão de inscrições).

28 de 39

IX. Gestão de inscrições Aqui se pesquisam formandos previamente inscritos e se associam as respectivas inscrições às acções existentes, tal como descrito em VIII. Formandos e inscrições. Esta área permite, por um lado, a localização de um determinado formando, mesmo que não se saiba à partida a acção na qual o mesmo se encontra inserido, ou, por outro, associar um determinado formando a uma acção. Está disponível a pesquisa simples (que aparece por defeito) e a pesquisa avançada. A pesquisa simples contempla os campos mais importantes e é através desta que se pode localizar um formando específico para o mobilizar para uma determinada acção de formação ou consultar e gerir o seu processo na acção. Pesquisar e gerir inscrições: pesquisa simples

A pesquisa avançada foi pensada para localizar um ou mais formandos com base no cruzamento de diferentes variáveis, designadamente modalidade, qualificação, data, entre outras. Pesquisar e gerir inscrições: pesquisa avançada

Para mobilizar uma inscrição de um determinado formando para uma acção, o primeiro passo é localizá-lo na lista de adultos que foram previamente inscritos na entidade. Por conseguinte, deve ser efectuada uma pesquisa que deverá ter em conta as variáveis disponíveis no formulário, de modo a localizar mais facilmente um dado formando. 29 de 39

Pesquisar e gerir inscrições: resultados

A partir do momento em que o formando é localizado na lista de resultados, o procedimento para aceder ao respectivo processo, quer para editar informação relativa aos dados pessoais e/ou de inscrição, quer para registar acções, deve ter em conta os passos que a seguir se descrevem.


Procedimentos passo a passo A. Adicionar um formando inscrito a uma acção de formação: 1) Verificar se a data de inscrição do formando se situa entre a data de início e fim da acção para que seja possível a associação do mesmo à acção pretendida. 2) No separador Plano de Formação, clicar em “Adicionar Acção de Formação”. 3) Apenas aparecerão as acções de formação que se situem temporalmente no período a que diz respeito a data de inscrição registada, que se enquadrem na tipologia em causa e que estejam no estado “Submetida” ou “Em Funcionamento”. (última coluna do lado direito) correspondente à acção de 4) Clicar em formação que se pretende seleccionar. 5) Seleccionar os módulos que o candidato irá desenvolver (
). 6) Gravar e voltar. Ao gravar, o formando fica automaticamente associado à acção de formação seleccionada. Caso seja necessário proceder a alguma alteração na ficha de inscrição de um formando ou mesmo eliminá-la, devem ser tidos em conta os procedimentos seguintes, de acordo com cada situação específica. B. Editar a ficha individual de um formando: (última coluna 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Uma vez no processo, é possível “Editar Formando” localizado do lado direito por cima dos separadores da inscrição do formando.

30 de 39

C. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando não associado a uma acção: 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (última coluna do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Editar dados da inscrição ou eliminar ficha clicando em “Apagar inscrição”. 3) Gravar ou confirmar. D. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando associado a uma acção: (última coluna 1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em do lado direito) para aceder ao respectivo processo. 2) Uma vez no processo, é possível “Limpar acção” localizado do lado direito por cima dos separadores da inscrição do formando. 3) Confirmar. “Apagar inscrição”. 4) Editar dados da inscrição ou eliminar ficha clicando em 5) Gravar ou confirmar. 6) Repetir os procedimentos descritos em A. (cf. página 30) E. Proceder à avaliação e certificação de um formando: O separador Certificação só ficará disponível quando a acção estiver no estado “Em funcionamento”. É nesta área que será possível indicar quais os módulos que o formando concluiu com aproveitamento, registar a nota se for caso disso, e posteriormente finalizar a respectiva avaliação. Se o formando tiver avaliação com aproveitamento, terá direito ao correspondente certificado dos módulos que tiver concluído, pelo que no separador Certificação que consta do respectivo processo, deverão ser assinalados os módulos concluídos, respectivas notas, se aplicável, e finalizar a certificação. O sistema emitirá o correspondente certificado de formação profissional. A data da certificação corresponde, regra geral, à data de fim da acção, a não ser que o formando certifique alguns módulos e desista antes da acção terminar. Neste último caso, a data da certificação a registar deverá ser aquela em que o formando formalizou a sua desistência. O sistema emitirá o correspondente certificado de formação profissional apenas com os módulos concluídos até essa data, salvo se o curso exigir validação curricular completa (cf. página 16), se não tiver tido aproveitamento ou nota positiva (no caso dos cursos que tenham avaliação quantitativa). Salientamos que a plataforma emite sempre uma mensagem de alerta para que se confirme o resultado da certificação e respectiva data de conclusão. Caso o resultado apresentado não corresponda ao esperado, não deve ser confirmada a mensagem, clicando em “Voltar”, de forma a que possa ser revista a informação inserida previamente.

31 de 39

Alerta de certificação

Uma vez confirmada a mensagem de alerta ( “Gravar”), o procedimento é irreversível, pelo que se deve ter a máxima atenção neste registo. Lembramos que os registos das formações efectuadas ao abrigo Portaria nº 474/2010, de 8 de Julho dizem exclusivamente respeito a formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações realizada com aproveitamento. Caso algum formando registado não se enquadre neste cenário, deverá o mesmo ser retirado da acção, devendo ser seguidos os procedimentos descritos em C. ou D. (cf. página 31), consoante a situação aplicável.

32 de 39

X. Utilizadores Esta secção é de acesso exclusivo àqueles que possuem perfil de administrador, ou àqueles a quem estes derem essa permissão. Através das suas credenciais de acesso, o(s) administrador(es) têm a possibilidade de criar novos utilizadores e definir a que itens do menu estes poderão ter acesso. Ao criar um novo utilizador deve-se verificar se o nome a atribuir se encontra disponível, já que este deve ser único no sistema, da mesma forma que ao criarmos uma conta de e-mail de hotmail, por exemplo, a mesma não pode ser repetida. Por esta mesma razão, uma vez gravado, o nome atribuído ao utilizador não pode ser alterado. O utilizador criado deve estar sempre associado a um elemento da equipa. Após a criação do utilizador deve-se passar à definição dos acessos, i.e., devem ser seleccionados os itens do menu nos quais o utilizador em questão poderá entrar.


Procedimentos passo a passo A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos: 1) Aceder ao item “Utilizadores” do menu. 2) Adicionar utilizador ( ). 3) Preencher o nome de utilizador pretendido e verificar a disponibilidade do mesmo ( ). 4) Preencher os campos obrigatórios (o utilizador deve ficar associado ao elemento da equipa correspondente, disponível na lista). 5) Gravar e voltar. 6) Na linha correspondente ao utilizador clicar no ícone (boneco verde com chave inglesa). 7) Seleccionar o(s) acesso(s) que se pretende atribuir ao utilizador em questão. 8) Gravar e voltar. B. Editar um utilizador já existente e redefinir respectivos acessos: Aceder ao item “Utilizadores” do menu. Clicar no ícone (lápis). Editar informação pretendida. Gravar e voltar. Na linha correspondente ao utilizador clicar no ícone chave inglesa). 6) Editar informação pretendida. 7) Gravar e voltar. 1) 2) 3) 4) 5)

(boneco verde com

Sempre que um utilizador deixe de fazer parte da equipa da entidade, o seu acesso deve ser desactivado, bastando para tal seguir os passos indicados em B. e aceder à conta de utilizador, clicando no ícone (lápis) e desmarcar o campo “activo” (
). 33 de 39

XI. Alterar ou recuperar senha Cada utilizador terá a possibilidade de alterar, a qualquer momento, a sua password de acesso, mas não o seu perfil de utilizador. Este último apenas poderá ser alterado pelo utilizador da entidade com perfil de administrador, tal como indicado em X. Utilizadores. Existe também a funcionalidade “Recuperar Senha”, disponível na página de entrada da área reservada. O sistema cria automaticamente uma nova senha que é enviada para a morada de e-mail especificada na conta do utilizador. Aconselhamos a efectuar a alteração de senha após o 1º registo com a nova. Recuperar Senha

34 de 39

XI. Serviços de apoio  Centro de Atendimento Novas Oportunidades ANQ, I.P. Serviço que funciona via telefone, de segunda a sexta-feira, das 10.00 às 18.00 horas. Visa prestar esclarecimentos de carácter técnico-pedagógico, nomeadamente no que diz respeito aos registos na plataforma SIGO. Telefone – 707 24 2004 E-mail – [email protected] URL – http://www.anq.gov.pt

 GEPE – Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação – equipa SIGO Entidade que administra a componente tecnológica da plataforma SIGO, à qual devem ser reportados problemas exclusivamente de ordem técnica que impossibilitem o funcionamento da plataforma SIGO, para posterior resolução. E-mail – [email protected] URL – http://www.gepe.min-edu.pt

35 de 39

Anexo 1 – Percurso de uma acção e respectivos estados

Intenção 67 Submetida

  

Em funcionamento7



Concluída



Cancelada



ESTADO 5

5 6 7

Neste estado é possível apagar a acção. Neste estado é possível cancelar a acção. Este estado permite adicionar formandos à acção.

36 de 39

SIGNIFICADO Registo da acção com os dados base Submissão da acção A acção encontra-se a decorrer (estado despoletado pela entidade) A avaliação dos formandos foi terminada: fim da acção A acção pode ser cancelada a qualquer momento se não se verificarem as condições necessárias à sua realização e desde que a mesma não se encontre no estado “Em funcionamento”

Anexo 2 – Ícones utilizados na plataforma e seu significado Estão disponíveis nos respectivos ecrãs um conjunto de ícones que permitem executar directamente as acções que se identificam de seguida: - edita informação - elimina informação - adiciona registos - ordena os dados da coluna - regressa à página anterior - grava informação / finaliza certificação - apaga informação - regista/edita morada - edita funções dos elementos da equipa - define acessos dos utilizadores

- pesquisa - consulta um registo - avança para a página seguinte da listagem - avança para a última página da listagem - retrocede para a 1ª página da listagem - retrocede para a página anterior da listagem

Page:

5

Go

of 6

- avança ou retrocede para uma página concreta da listagem

- documentos associados à formação - calcula resumo de indicadores por estado, no momento - exporta para uma folha de cálculo os resultados de uma pesquisa com uma ou várias variáveis - selecciona uma acção de formação - submete uma acção de formação - coloca uma acção de formação em funcionamento - cancela uma acção de formação - conclui uma acção de formação

37 de 39

Anexo 3 – Informação acerca do registo do documento de identificação

 Nº de identificação civil: este tipo de documento (exclusivo a cidadãos nacionais) é comum ao antigo bilhete de identidade de cidadão nacional e ao actual cartão de cidadão. Preencher campo do documento nº de identificação civil: bilhete de identidade

Os detentores do bilhete de identidade de cidadão nacional apenas preenchem o 1º campo do nº de identificação, devendo o 2º campo ser mantido em branco. Dos campos numéricos que fazem parte do bilhete de identidade de cidadão nacional apenas deve ser registado o campo indicado com Nº, devendo ser ignorado o dígito de controlo, já que o mesmo não faz parte daquele campo. Informação inscrita no verso do bilhete de identidade de cidadão nacional Campo do nº de identificação

Campo do dígito de controlo Campos numéricos

38 de 39

Preencher campo do documento nº de identificação civil: cartão de cidadão

Para os formandos que sejam detentores do actual cartão de cidadão, dever-se-á preencher os dois campos correspondentes ao nº de identificação (1º campo) acrescidos dos 4 dígitos (2º campo) que compõem o nº do documento. O preenchimento do nº mantém-se como até aqui, sendo colocados, automaticamente, pelo sistema os zeros à esquerda que compõem o nº do cartão de cidadão (se aplicável). Informação inscrita na frente do cartão do cidadão

 Nº de identificação militar: este tipo de documento (exclusivo a cidadãos nacionais) restringe-se aos membros do corpo permanente do Exército, da Marinha, da Força Aérea e da Guarda Nacional Republicana, embora se privilegie sempre a identificação civil, de modo a evitar inscrições em duplicado.  Passaporte: este tipo de documento deverá ser registado para os cidadãos estrangeiros com visto legal de entrada em território nacional e que aguardam pela autorização de residência (cf. ponto seguinte) por parte das autoridades competentes.  Autorização de residência: este tipo de documento, que designámos por autorização de residência, destina-se a abarcar todos os diferentes tipos existentes, os quais atestam a legalidade da permanência dos cidadãos estrangeiros em território nacional, nomeadamente: • • • • • • •

Autorização de residência temporária Autorização de residência permanente Estatuto de residente de longa duração Cartão de residente de familiar da União Europeia Certificado de registo de cidadão da União Europeia Título de refugiado Cartão do Ministério dos Negócios Estrangeiros (aplicável apenas aos funcionários dos consulados e embaixadas com representação em Portugal) 39 de 39