Manual

1. Introdução.(Texto redigido DSA) O Sistema de tesouraria de igrejas - TSI, foi desenvolvido em Artur Nogueira - São Paulo, Brasil, pela UCB (União Central Brasileira) da Igreja Adventista do Sétimo dia, com o objetivo de padronizar e agilizar os procedimentos da tesouraria, desde um grupo até grandes igrejas. Atualmente é utilizado em todo o território da DSA (Divisão Sul-Americana), e é mantido pela equipe de programadores da UCB, que é responsável pelo treinamento e suporte a esta ferramenta. Desenvolvido em Visual Basic, utiliza banco de dados Microsoft Access, aplicativo incluso no pacote Microsoft Office, sendo de fácil instalação e compatível com os sistemas operacionais Microsoft.

2. Requisitos Mínimos. .(Texto redigido DSA) Elias 3. Instalação A instalação consiste nas seguintes etapas: - Instalação padrão do sistema -Atualização * (Somente se não estiver na versão 3.1.1) -Alocação do banco de dados

3.1. Insira o CD de instalação do sistema no Drive, ou baixe o mesmo diretamente do site.

Figura 1 Caso o instalador não inicie automaticamente, o usuário devera localizar o arquivo Install_Tesouraria_311.exe, e executá-lo, iniciando a instalação.

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Figura 2 Aguardar até o botão “Avançar” estar ativo para prosseguir. Na seqüência, 4 telas serão apresentadas: 1ª Selecionar idioma; 2ª Boas vindas; 3ª Diretório da instalação do Sistema (não alterar o caminho sugerido para pasta destino, para não ter problemas em atualizações futuras); 4ª Progresso da instalação.

Figura 3 – Instalação concluída

3.2. Atualização (Somente se não estiver na versão 3.1.1). Pg.2

Figura 4 As atualizações virão com o nome Atu_Tesouraria(XXX).exe, aonde (XXX) representa o numero da versão. Para atualizar o sistema o usuário devera localizar este arquivo na mídia fornecida pela Associação/Missão e/ou baixá-lo do site www.abac-remessa.org e executá-lo.

Figura 5 Clicar em “Unzip” para iniciar a atualização.

Figura 6 Aguardar a mensagem indicando que os arquivos foram descompactados com sucesso. A atualização esta concluída. Pg.3

3.3. Banco de Dados.

Figura 7 Após instalar o sistema e também atualizá-lo, copiar o arquivo “TesIgr.mdb”, disponibilizado pela Associação/Missão, no local indicado na figura 7.

4. Controle de acesso.

Figura 8 No primeiro acesso, o sistema solicita uma senha que, neste momento, deve ser definida pelo Usuário.

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Figura 9 Para acessar o sistema é necessário informar idioma, Igreja, usuário e a senha definida na figura 8

Figura 10 No primeiro acesso ao sistema, é necessário informar ano, mês e semana do inicio das Atividades.

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9 10 11 12 13 14 15 1 – Abandonar o sistema 2 – Definição da semana de trabalho 3 – Cadastro membros/doadores 4 – Digitação de comprovantes 5 – Conferência da digitação 6 – Atualização da digitação de comprovantes 7 – Impressão de recibos 8 – Definição de formulários 9 – Cadastro de despesas 10 – Destino dos valores da semana 11 – Guia de remessa de fundos 12 – Relação de saldo de departamento 13 – Configuração da impressora 14 – Calculadora 15 – Cópia de segurança/Backup

Figura 11 Tela principal do sistema. Para acessar as telas operacionais, o usuário poderá fazê-lo através dos menus no topo da tela ou pelos botões correspondentes na barra de ferramentas logo abaixo dos menus. 5. Cadastros operacionais Básicos.

Figura 12

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O departamento “Administração” é pré-cadastrado no banco de dados fornecido pela Associação/Missão. É necessário criar os demais departamentos da Igreja, conforme figura 12. Podem ser criados quantos departamentos forem necessários. Após criar os departamentos usuário devera definir o orçamento do período – figura 13.

Figura 13 Todo orçamento deverá ser votado pela comissão da Igreja, e a sua distribuição registrada no ”Cadastro de orçamento”. Para distribuir o orçamento entre os departamentos, o Usuário deverá selecionar o departamento, informar o percentual (Entradas Igreja local) e o seu saldo inicial e “Gravar”.

Figura 14 Pg.7

Os formulários são fornecidos pela Associação/Missão com controle de numeração, e precisam ser cadastrados no sistema.

Figura 15 Criar tipos de destino dos valores da semana. Necessário para informar destinos das entradas do período (detalhado posteriormente neste manual). 6. Rotina da Tesouraria. A rotina da Tesouraria consiste nas seguintes etapas: -Definição da semana de trabalho -Digitação dos Comprovantes -Conferência da digitação -Atualização dos Comprovantes - Copia de Segurança - Backup -Impressão dos Comprovantes (Cancelamento de formulários e reimpressão) -Definição de formulários -Destino dos valores da semana -Digitação de despesas -Geração da Guia de remessa 6.1. Definição da Semana de trabalho

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Figura 16 O Primeiro item da rotina da Tesouraria é a definição da semana de atividades. A cada nova semana o usuário deverá clicar em “Próxima Semana” logo que finalizar a semana na qual esta trabalhando, e tenha feito o seu fechamento através da geração da “Guia de remessa”.

6.2. Digitação dos comprovantes

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Figura 17 Na tela “Comprovante de Entrega” será feita entrada dos valores da semana. Os campos “Ano”, “Mês”, “Semana” e “Comprovante” são gerados automaticamente pelo sistema e não podem ser alterados. Seqüência da digitação: No campo “Membro” informar o numero ou as iniciais do nome (Ao teclar Enter, caso o doador não exista será apresentado uma nova tela conforme a figura 17 – Digitar nome completo e clicar em Novo para gravar o novo doador e prosseguir com a digitação do comprovante). No campo “Oferta” informar o código ou as iniciais da verba (Caso seja uma oferta de departamento “verba 55” o campo Departamento devera ser preenchido o valor irá integralmente para o departamento). Informar o Valor e teclar Enter (Para finalizar o comprovante teclar Enter novamente ou clicar no botão “Gravar”).

Figura 18 – Novo doador, a partir da tela de digitação de comprovantes

6.3. Conferencia da digitação

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Figura 19 Após digitação dos comprovantes, imprimir relatório de conferencia - figura 19.

Figura 20 – Relatório de conferência de comprovantes listado na tela.

6.4. Atualização dos comprovantes.

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Figura 21 Após a conferência acessar a tela de Atualização de Comprovantes conforme figura 20, e clicar em “Atualizar”. 6.5. Impressão dos comprovantes

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Após a atualização acessar a tela de impressão conforme figura 22 e clicar em listar. Obs: Caso haja perda de formulário durante a impressão seguir passos abaixo: 6.5.1.Cancelamento de formulário

Figura 23 Para cancelar, o usuário deverá marcar os formulários perdidos. 6.5.2.Liberação para reimpressão do comprovante

Figura 24 Após o cancelamento do formulário é necessário liberar o recibo para reimpressão conforme figura 24.

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6.5.3.Reimpressão do comprovante

Figura 25 – Acesso pelo menu Recibos/Imprimir Recibos ou botão 7 da barra de ferramentas(figura 11) Colocar novo formulário na impressora e “Listar”. 6.6. Definição de formulário

Figura 26 Após a completa impressão de recibos, é necessário fazer a definição de formulários. Na pratica significa dizer qual recibo foi impresso em qual formulário. Se a seqüência dos formulários estiver em ordem inversa, clicar no checkbox “Recibos foram impressos em ordem inversa”. Para completar o procedimento o usuário devera clicar no botão “Auto” então “Gravar”. Pg.14

Caso a impressão não estiver na ordem, colocar o numero dos formulários manualmente na coluna “Formulários” então clicar em gravar. 6.7. Destino dos valores da semana

Figura 27 Após os recibos digitados e impressos o usuário deverá informar o destino das entradas conforme figura 27. Os tipos de destino de valores devem ser pré-cadastrados conforme figura 15. Ex: banco, caixa, diversos, caixa fixo. Obs: Não deve haver diferença entre o total de entradas e os valores registrados nesta tela. 6.8. Digitação de despesas

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Figura 28 Para registrar as despesas, selecionar o “Departamento”, digitar o “Valor”, “Histórico”, “Classificação” de despesa e “Gravar”. 6.8.1.Conferência das despesas

Figura 29 Para listar todas as despesas de todos os departamentos, deixar em branco os campos “Departamento” e “Classificação”.

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Figura 30 Para visualizar este relatório - figura 29. Conferir digitação de despesas com NF. - figura 30. 6.9. Geração de Guia de remessa

Figura 31 Após termino das atividades do período, gravar remessa – figura 32.

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Figura 32 Para imprimir a guia da remessa, clicar em “Listar”. Para gerar arquivo da Guia de remessa, clicar em “Arquivo” – figura 32.

Figura 33 Usuário pode selecionar o local em que o arquivo da Guia de remessa deve ser salvo, e clicar em “Gravar”.

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Figura 34 Obs: O arquivo devera ser encaminhado para Associação/Missão, clicando no botão “Enviar Internet” ou manualmente por E-mail/Pen drive/Disquete/Outros. 6.9.1.Como configurar “Enviar Internet”

Figura 35 Para “Enviar Internet” a Associação/Missão deve fornecer uma chave de autenticação que deve ser importada no menu “Cadastro/Igreja/Igreja”, na aba “Configurações” (Figura 35). Obs: O usuário precisa gravar a chave de autenticação apenas uma vez. Para “Enviar Internet” o computador deverá estar conectado a internet. Pg.19

6.10.

Copia de Segurança – Backup

Figura 36 O campo “Efetuar Backup do Arquivo” não deverá ser alterado. No campo “Destino do Backup” o usuário pode escolher o caminho no qual a cópia de segurança será gravada. Obs: Recomenda-se que não sejam gravadas cópias de segurança na máquina local, ex: “c:\”, e sim em mídias externas como CD/Pen drive/Etc. 7. Principais Relatórios. Relatório anual de Ofertas.

Figura 37 – Acesso menu Relatório/Relatório anual Oferta.

Relação de Departamento e distribuição de orçamento.

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Figura 38 – Acesso menu Relatório/Departamento/Departamento. Balancete de Departamento.

Figura 39 Acesso Relatório/Departamento/Balancete departamento. Listagem de Membros/Doadores

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Figura 40 Acesso menu Relatório/Membro/Listagem de Membros. Extrato departamento.

Figura 41 Acesso menu Relatório/Departamento/Extrato departamento.

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Balancete Departamentos.

Figura 42 Acesso menu Relatório/ Departamento/ Balancete Departamento. Resumo do mês.

Figura 43 Acesso menu Relatório/Resumos/Resumos do mês.

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Extrato Membro/Doador.

Figura 44 Acesso menu Relatório/Membro/Extrato Membro.

Resumo anual de Ofertas.

Figura 45 Acesso menu Relatório/Resumos/Resumo Anual de Ofertas.

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