Manual Proceduri Sistem Penitenciar 1

MINISTERUL JUSTIŢIEI ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR

MANUALUL DE PROCEDURI AL SISTEMULUI PENITENCIAR

MINISTERUL JUSTIŢIEI Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Manual de Proceduri

Bucureşti 2008

DECIZIE Nr. 452 din 04.07.2008

Directorul General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor În baza art. 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, Având în vedere prevederile art. 2 alin. (1) şi art. 3 din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul art. 7 alin (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1849/2007 privind organizarea şi funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulteriore Emite următoarea DECIZIE Art.1. Prin prezenta decizie se aprobă "Manualul de proceduri al sistemului penitenciar" prevăzut în anexă. Manualul a fost conceput în baza prevederilor legale in vigoare specifice fiecărui compartiment de activitate şi urmăreşte aplicarea unitară. Art.2. „Manualul de proceduri al sistemului penitenciar” se tipăreşte şi se multiplică prin grija Serviciului Cabinet din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Serviciul Cabinet va lua măsuri pentru tipărire (multiplicare) şi informare a unităţilor subordonate despre conţinutul prezentei decizii. Art.3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor si unităţile penitenciare vor dispune toate măsurile necesare punerii in aplicare a prevederilor prezentei privind activitatea proprie a "Manualului de proceduri".

Procuror Gheorghe ŞPAIUC Director General Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România www.anp-just.ro

Avizat

Avizat

Comisar şef Marin DUMITRU

Comisar şef Petre STAN

Director General Adjunct

Director General Adjunct

Avizat

Avizat

Comisar şef Manuela PIELEANU

Subcomisar Marius CORĂŢU

Şef Serviciu Juridic

Şef B.E.E.A.N.A.

Subcomisar Bogdan COSTAŞ Director Direcţia Economico – Administrativă Inspector principal Adina – Cristina HOBLEA – LICHERDOPOL – BURA Director Direcţia management Resurse Umane Comisar Marian STANCOVICI Director Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar Comisar Iuliana GIURGEA Director Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială Subcomisar Florin STANCIU Director Direcţia Inspecţie Penitenciară Comisar şef Primavera CONDEESCU Director Direcţia Medicală Comisar şef Tiberiu UNGUREANU Director Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar Comisar Romeo VASILIU Director Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT Comisar şef Manuela PIELEANU Şef Serviciul Juridic Inspector principal Cristina UNGUREANU Şef Serviciu arhivă şi Registratură Generală Comisar Cristian PLEŞA Şef Serviciu Cooperare şi Programe Inspector principal Maria GEORGESCU Şef Serviciul Cabinet Comisar şef Niculina GHIŢĂ Şef Birou Informaţii Clasificate Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România www.anp-just.ro

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Cuprins Capitolul I Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor….………..………………………… De ce un Manual de proceduri ……………………………………….………..…………….…………….. Abrevieri………………………………………………………………….……..……………….……………. Definiţii ………………………………………………………………………..………………….……………

1 3 4 5

Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor……………..……………………………………………………

11

Capitolul III A001 Cooperare Internaţională şi Programe………………………………………………………….. A00101 Cooperare Internaţională…………………………………………………………………… A00101001 Realizarea traducerilor………………………..……………………………………….. A00101002 Elaborarea diferitelor rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar…………..... A00101003 Încheierea Protocoalelor de colaborare………………………..…………………….

14 14 14 15 15

A00101004 Elaborarea documentaţiei necesare deplasării specialiştilor români în străinătate, în interes de serviciu………………..……………………………………

17

A00101005 Efectuarea demersurilor privind confecţionarea/eliberarea paşapoartelor de serviciu …………………………………………………………………………………..

20

A00101006 Derularea activităţilor de protocol şi organizarea vizitelor oficiale ……………….

21

A00101007 Organizarea unor evenimente cu participare internaţională: seminarii, conferinţe, simpozioane, mese rotunde, întruniri etc. ………………………………

24

A00102 Programe ………………………………………..…………………………………………… A00101001 Elaborarea, implementarea, monitorizarea, raportarea şi evaluarea programelor finanţare comunitară……………………………………………………………………

27

A001020012 Stabilirea priorităţilor şi necesităţilor de finanţare …………………………………

27

A001020012 Stabilirea oportunităţilor de finanţare existente ……………………………………

28

A00103 Pregătire contractare ………………………………………………………………………. A001030014 Pregătirea contractării ................................................................... .................... A0010300141- Elaborarea fişei de twinning …………………………………………………….

29 29 29

27

I

Manual de proceduri

A0010200142 a - Asistenţă tehnică – elaborarea anunţului preliminar de licitaţie………. A0010200142 b - Asistenţă tehnică - elaborarea termenilor de referinţă şi a anunţului de licitaţie............................................................................................. A0010200143 a – Investiţii - elaborarea anunţului preliminar de licitaţie........................... A0010200143 b - Investiţii - elaborarea specificaţiilor tehnice şi a anunţului de licitaţie..

30

A00105 Contractare…………………………………………………………………………………… A001020015 Contractarea ....................................................................................................... A0010200151 a– Twinning – selectarea partenerilor de twinning...................................... A0010200151 b – Twinning – elaborarea contractului....................................................... A0010200152 a – Asistenţă tehnică – precalificarea......................................................... A0010200152 b – Asistenţă tehnică – evaluarea ofertelor ................................................ A0010200152 c – Asistenţă tehnică – contractarea .......................................................... A0010200153 – Investiţii – evaluarea (peste 150.000 euro)................................................. A00106 Monitorizare şi evaluare……………………………………………………………………. A001020016 Monitorizarea şi evaluarea ................................................................................ A0010200161 - Completarea şi transmiterea TPR-ului......................................................... A0010200162 a – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de asistenţă tehnică şi twinning................................................................................................ A0010200162 b – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de achiziţii de echipamente.. A0010200163– Evidenţa generală a repartizării şi utilizării bunurilor................................... A001020017 – Îndosarierea şi arhivarea documentelor...........................................................

33 33 33 34 34 35 36 36 37 37 37

A002 Economic ……………………………………………………………………………………………..

42

A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor ................................ A00201002 Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu............................................. A00202001 Procedură generală privind fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli pentru anul N........................................................................................................ A00203001 Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în unităţile subordonate A.N.P. ............................................................................................. A00203002 Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară ............................................................................ A00203003 Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnicomaterială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare......................................................................................................... A00203004 Hrănirea persoanelor private de libertate............................................................ A00203005 Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare ........................................... A00203006 Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule........................................................................................................

44 50

A00203007 Testarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă....................................................................................................................

II

31 31 32

37 38 40 40

56 57 58 62 63 64 65 69

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00203008 Planificarea activităţii zilnice de transport.............................................................

70

A00203009 Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs ...........................

70

A00203010 Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe.................................................

71

A00203011 Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe.....................

74

A00203012 Procedura privind achiziţiile publice – cererea de oferte.......................................

76

A00203013 Procedura operaţională privind achiziţionarea directă conform ordonanţei de urgenţă a guvernului nr. 34 modificată şi completată..........................................

96

A00203014 Procedura privind achiziţiile publice – licitaţie deschisă.......................................

101

A00203015 Procedura privind achiziţiile publice - dialogul competitiv......................................

121

A00203016 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.....................................................................................

141

A00203016 Procedura privind achiziţiile publice – concursul de soluţii ……………………….

151

A00203018 Procedura privind achiziţiie publice - licitaţia restrânsă.......................................

165

A00203019 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare ....................................................................................

180

A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi.................................................

191

A00203021 Privind stabilirea răspunderii patrimoniale.............................................................

192

A00203022 Procedura privind executarea controlului ierarhic.................................................

193

A00203023 Procedura operaţională – inventarierea patrimoniului .........................................

194

A00204001 Procedură privind executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la construcţii.............................................................................................................

200

A00204002 Procedură privind executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.........................................................................................................

202

A00204003 Procedură privind executarea lucrărilor de investiţii.............................................

205

A00204004 Procedură privind recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii............................

209

A00204005 Procedură privind constituirea cărţii tehnice a construcţiei..................................

211

A00204006 Alocarea la drepturi de combustibil pentru încălzire...........................................

212

A003 Educaţie şi Asistenţă Psihosocială....................................................................................... A00301 Educaţie........................................................................................................................

213 213

A00301001: Procedura de organizare şi desfăşurare a programelor de instruire şcolară: învăţământul primar, gimnazial, liceal şi vocaţional.............................................

214

A00301002: Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare.................

218

A00301003: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele private de libertate...............................................................................................

221

A00301004: Procedura de iniţiere a programelor educaţionale destinate persoanelor private de libertate...........................................................................................................

224

III

Manual de proceduri

A00301005: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active pentru persoanele private de libertate.................................................................

227

A00301006: Desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate...........

229

A00301007: Desfăşurarea activităţilor educative şi de asistenţă psihosocială în comunitate..

231

A00301008: Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu alte persoane private de libertate .......................................................................

233

A00301009: Asigurarea accesului la programele radio-tv şi la publicaţii..................................

234

A00302 Asistenţă Psihosocială............................................................................................... A00302001: Consilierea psihologică a persoanelor private de libertate………………………..

237

A00302002 Consilierea socială a persoahelor private de libertate ..........................................

240

A00302003 Desfăşurarea activităţilor psihoterapeutice cu persoanele private de libertate …

242

A00302004 Iniţierea programelor de asistenţă psihosocială pentru persoanel private de libertate ................................………………………………….………………………

244

237

A00303 Managementul activităţilor de educaţie/asistenţă psihosocială ………...…………

247

A00303001 Planificarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială……………………..

247

A00303002 Monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială……

250

A00303003 Managementul riscului în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale………….

254

A00303004 Desfăşurarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale……………………………….

256

A00303005 Evaluarea iniţială a persoanelor private de libertate în scopul individualizării regimului de executare a pedepsei…………………….……….......................……

258

A00303006 Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate în scopul actualizării planului individulizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a pedepsei.......................................................

263

A00303007 Realizarea evaluării finale a persoanelor private de libertate în scopul discutării în comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată……………………….……..

268

A004 Informatică............................................................................................................................. A00401 Administrare hardware................................................................................................ A00401001 Elaborare documentaţie tehnică echipament achiziţionat, întreţinere şi implementare hardware........................................................................................

271 271

A00402 Sisteme de operare şi pachete de aplicaţii................................................................

271

A00402001 Procedură de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2..................................................

271

A00402002 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000...................

272

A00402003 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005...................

273

A00402004 Procedură de instalare şi configurare File Server................................................

273

IV

271

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00402005

Procedură de instalare şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2.................................................................................................

274

A00402006 Procedură de instalare şi configurare Print Server...............................................

275

A00402007 Procedură de instalare şi configurarea IIS............................................................

276

A00402008 Procedură de instalare şi configurare a serverului DHCP....................................

277

A00402009 Procedură de instalare şi configurare a serverului DNS.......................................

277

A00402010 Procedură de instalare şi configurarea WSUS.....................................................

278

A00403 Securitate IT..................................................................................................................

279

A00403001 Securizare perimetre L.A.N. şi W.A.N...................................................................

279

A00403002 Securizare sisteme Windows XP...........................................................................

280

A00403003 Securizare sisteme Windows server 2000............................................................

281

A00403004 Securizare servere Windows 2003.......................................................................

283

A00403005 Implementarea produselor antivirus......................................................................

284

A00403006 Backup stare sistem. Generare task......................................................................

285

A00403007 Securizarea fişierelor în sistemele standalone cu Windows xpXP, folosind EFS (Encrypting File System)......................................................................................

286

A00404 Aplicaţii.........................................................................................................................

288

A00404001 Procedura de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server ……………………….…

288

A00404002 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget la client ..........................................

288

A00404003 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server...................................

289

A00404004 Procedura de backup a aplicaţiei ZBuget ........................................................….

290

A00404005 Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget.

290

A00404006 Procedură de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal....................................

291

A00404007 Procedură de modificare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal ...............................

293

A00404008 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli de Personal........

296

A00404009 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Cheltuieli De Personal

297

A00404010 Procedură de instalare a aplicaţiei Regim de executare......................................

299

A00404011 Procedură de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor.............

301

A00404012 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim De Executare a Pedepselor...........................................................................................................

304

A00404013 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor............................................................................................................

305

A00404014 Procedură de instalare a aplicaţiei Secretariat …………….............………………

307

A00404015 Procedură de modificare a aplicaţiei Secretariat...................................................

309

A00404016 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat ……………...…

312

A00404017 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Secretariat....................

313

V

Manual de proceduri

A00404018 Procedură de instalare a aplicaţiei Acces Documente ........................................

315

A00404019 Procedură de modificare a aplicaţiei Acces Documente......................................

317

A00404020 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente..............

320

A00404021 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Acces Documente........

321

A00404022 Procedură de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise............................................

323

A00404023 Procedură de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise.........................................

325

A00404024 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise.................

328

A00404025 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Obiecte Interzise………

329

A005 Inspecţie Penitenciară……………………………………………………………………………….

333

A00501 Inspecţii……………………………………………………………………………….………..

333

A00501001 Activităţi desfăşurate cu ocazia inspecţiilor generale exercitate la nivelul direcţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia………..………………

333

A00501002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP……………………………………………………………..………

337

A00501003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP………………………………………………………………

341

A00502 Petiţii……………………………………………………………………..…………………… A00502001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionare a petiţiilor care impun verificarea la faţa locului....................................................................................................................

344 344

A00502002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impun deplasarea la faţa locului………………………………………..……………………

347

A006 Medical………………………………………………………………………………………………… A00601 Asistenţă Medicală şi Medicină Preventivă……………………………….……………..

350 350

A00601001 Măsuri la primirea în penitenciar ……………………………………………………..

351

A00601002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei ………………………………………….

353

A00601003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale ……………………….

355

A00601004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de libertate ………………..

357

A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici ………………………………………………………. A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate………………………………………….

359 360

A00601007 Asistenţa medicală a femeii gravide ………………………………………………….

362

A00601008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană ……………………………………

363

A00601009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare ……………….

364

A00601010 Acordarea medicamentelor ……………………………………………………………

365

A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale …………………………………………………..

367

A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale …………………………………………………

368

VI

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00601013 Asistenţa medicală în caz de transfer ………………………………………………..

370

A00601014 Asistenţa medicală la liberare …………………………………………………………

371

A00601015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul ………………………………………...

372

A00601016 Asistenţa medicală în infirmerie ………………………………………………………

374

A00601017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de libertate …………………………………………………………………………………. A00601018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate …………..

375 376

A00601019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate

377

A00601020 Educaţia pentru sănătate (EPS)………………………………………………………

380

A00601021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de muncă ……………………………………………………………………………………

383

A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor transmise sexual (ITS)……………………………………………………………...

386

A00601023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral …………………………………..

390

A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA ………….

392

A00601025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare ………………..

394

A00601026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în mediul penitenciar ……………………

397

A00601027 Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virale acute (HVA) în sistemul penitenciar.............................................................................................................

402

A00601028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii, activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate …………..

406

A007 Registratură Generală şi Arhivă………………………………………………………………….

411

A00701 Registratură…………………………………………….………….…………………………

411

A00701000 Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea documentelor.....................................

411

A00701100 Primire cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit .........................................

412

A00701101 Înregistrare cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit.................................... A00701102 Întocmire adresă de înaintare către arhiva anp din cadrul BAGR, DSDRP – Serviciul evidenţă şi transfer, D.M.R.U. şi unităţile de penitenciare……………… A00701103 Tehnoredactarea răspunsului ...............................................................................

413

A00701200 Corespondenţa primită .........................................................................................

414

A00701201 Repartizare...........................................................................................................

414

A00701202 Corespondenţă expediata ...................................................................................

415

A00701300 Întocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor......................................................................................................

416

A00701400 Arhivarea documentelor......................................................................................

416

A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative...............................................

417

413 414

VII

Manual de proceduri

A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre depozitul de arhiva..............................................................................................................

418

A00701403 Evidenta/Selectionarea/Folosirea/Pastrarea si conservarea documentelor neoperative din depozitul de arhiva......................................................................

419

A008 Relaţii publice şi comunicare……………………………………………………………………..

420

A00801 Informare publică……..……………………………………………………………………..

420

A00801001 Desemnarea unei persoane pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice……

420

A00801002 Stabilirea unei comisii de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002)................................

421

A00801003 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu ……………………………………………………………………

421

A00801004 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentru consultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8 alin.1 din H.G. nr.123/2002)…………...................................................................

422

A00801005 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupa programul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr. 544/2001)...........................

423

A00801006 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de interes public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face inregistrarea adreselor...............................................................................................................

424

A00801007 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public ..................................

425

A00801008 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public …………………………………………...

428

A00802 Relaţii cu mass-media şi comunicare……………………………….……………………

430

A00802001 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanţilor massmedia şi actualizarea acesteia...……………………………………………………

430

A00802002 Crearea unor fişe speciale privind principalii colaboratori din presă………………

431

A00802003 Solicitările din partea mass-media…………………………………………………….

433

A00802004 Procedura de acces a presei în penitenciare ......................................................

436

A00802005 Relaţiile cu presa în afara locului de deţinere………………………………...........

438

A00802007 Realizarea ştirilor de presă…………………………………………………………….

439

A00802008 Organizarea conferinţelor de presă…………………………………………………...

VIII

441

A00802009 Organizarea de interviuri cu reprezentanţi din conducerea ANP sau alţi specialişti din sistemul penitenciar……………………………………………………

445

A00802010 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate........................………

448

A00802011 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate ……….

452

A00802012 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea presei

453

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00802013 Crearea paginilor web aparţinând unităţilor penitenciare…………………………..

455

A00802016 Organizarea şi actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul administraţiei penitenciarelor şi a înlocuitorilor acestora…………………………..

456

A00802017 Crearea unei baze de date cu diverse statistici……………………………………..

458

A00802018 Realizarea analizei lunare de presă……….…………………………………………

459

A00802019 Informarea purtătorului de cuvânt…………………..…………………………………

461

A00802020 Organizarea unui calendar cu principalele activităţi şi evenimente la nivelul Administratiei Nationale a Penitenciarelor/ unităţilor penitenciare........................

462

A00803 Secretariat…………………………………………………………..…………………………

464

A00803001 Repartizarea lucrărilor în serviciul cabinet……………………………………………

464

A00803002 Evidenţa concediilor de odihnă, medicale, de studii, a învoirilor etc. ……..………

464

A00803003 Întocmirea ordinelor de serviciu pentru deplasarea în misiuni, concedii de odihnă etc. ……………………………………………………………………………… A00803004 Organizarea activităţii de primire în audienţă……………………………..…………

465

A00803005 Prezentarea mapelor cu corespondenţa externă directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate………………………..……… A00803006 Prezentarea mapelor cu corespondenţa internă directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate…………….........................................…… A00803007 Prezentarea mapei cu corespondenţă clasificată…………………………………… A00803008 Prezentarea corespondenţei clasificate directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate............................................................................... A009 Resurse Umane (D.M.R.U.).................................................................................................... A00901 Resurse umane............................................................................................................

465 466 467 468 468 470 472

A0901001 Întocmirea dosarului de încadrare..........................................................................

473

A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare.........................................................................................................

477

A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieI penitenciare............................................................................................................

482

A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare...........................................................................................................

485

A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare.................................................... A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru ACADEMIA DE POLIŢIE „ALEXANDRU IOAN CUZA” şi ACADEMIA NAŢIONALĂ DE INFORMAŢII.......................................................................................................... A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special................................................

492

A00902 Formare profesională………………………………………………………………………..

497

A00902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi……………………………………………………

497

489

495

IX

Manual de proceduri

A00902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltrea carierei .....…………..

502

A00902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei……...……..……………………………..

504

A00902004 Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi ……………………..…

505

A00902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special………………………………………...............................………… A00602006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere..................................................

507 509

A00902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri..............

513

A00902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special.................................................................... A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate...................................................................... A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special ....................................

517

A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special....................................

522

A0902012 Acordarea concediului de studii plătit.....................................................................

526

A00903 Evidenţă personal……………………………………………………………………………

527

A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor................................................ A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor, după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare..................................................................... A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care au absolvit studii superioare...................................................................................... A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor......................................

X

515 516

527 529 532 533

A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului de odihnă suplimentar................................................................................................ A0903006 Acordarea concediilor fără plată..............................................................................

534

A0903007 Acordarea învoirilor plătite.......................................................................................

539

A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a indemnizaţiei şi a stimulentului lunar.................................................................... A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă

540 541

A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu......................................

541

A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie........................................

544

A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50 %.........

548

A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare........................................................................................................... A00904 Psihologia personalului………………………………………………..……………………

554

A00904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului..............................

573

A00904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului..............

581

A00904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare..............

585

537

573

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru ..............................

587

A00904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului sistemului administraţiei penitenciare.................................................................. A00904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii............... A00904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a personalului..........................................................................................................

593

A010 Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar............................................................................. A01001 Siguranţa deţinerii……………………………………………………………………………

597 597

A01001001 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în unităţile de penitenciare …………………………………………….……………..………………..

599

A01001002 Realizarea controlului şi accesului persoanelor sosite în vizită la persoanele private de libertate. ………………………………………………..…………………..

600

A01001003 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au acces în unităţile de penitenciare. ……………………………………………………………

602

A01001004 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în unităţile de penitenciare. …………………………………………………………………………….

604

A01001005 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în sectorul de deţinere al unităţilor de penitenciare…………….…………………………………………………

605

A01001006 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii în sectorul de deţinere al unităţilor. ……………………………………………………………………

607

A01001007 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în sectorul de deţinere. …………………………………………………………………………………

608

A01001008 Realizarea controlului şi accesului persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere……..……………………………………………………………………….

610

A01001009 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de pază. ………………………………………..

613

A01001010 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de patrulă. …………………………………….

615

A01001011

587 589

Succesiunea desfăşurării operaţiunilor destinate încărcării/descărcării armamentului şi regulile de păstrare, manipulare, folosire şi întreţinere a armamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu. ……………………

618

A01001012 Efectuarea uzului de armă cu ocazia efectuării serviciului pe perimetrul locului de deţinere………………………………………..…………………………..…………

621

A01001013 Modul de deschidere şi închidere a uşilor şi grilajelor de la camerele de deţinere, izolatoare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere. ……

622

A01001014 Modul de executare al serviciului de către agenţii aflaţi în posturi temporare de supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere. …………………

625

A01001015 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate în coloană pe jos. ……………………………………………………………………………………….

626

XI

Manual de proceduri

XII

A01001016 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu mijloace de transport auto….………………………………………………………………………..

630

A01001017 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu ambarcaţiuni fluviale………..………………………………………………………………………….

634

A01001018 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la punctele de lucru exterioare. ………………………………………………………………………..

637

A01001019 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la organele judiciare. ………………..………………………..................................................….

641

A01001020 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la unităţi spitaliceşti din afara unităţilor de penitenciare………………………………………

646

A01001021 Modul de realizare al însoţirii şi supravegherii persoanelor private de libertate clasificate în regim semideschis, în afara locurilor de deţinere. …………………

650

A01001022 Folosirea mijloacelor de imobilizare cu ocazia escortării persoanelor private de libertate în afara locurilor de deţinere…………………………………………………

653

A01001023 Efectuarea uzului de armă cu ocazia escortării persoanelor private de libertate în afara locurilor de deţinere. …………………………………………………………

657

A01001024 Modalitatea de utilizare a câinilor de serviciu.......................................................

659

A01001025 Modalitatea de utilizare a mijloacelor speciale......................................................

660

A01002 Aplicarea Regimului Penitenciar…………………………………………………….……

661

A01002001 Profilarea unităţilor……………………………….……………………………………..

661

A01002002 Asigurarea dreptului la informaţie……………………………………………………..

662

A01002003 Asigurarea dreptului la consultarea documentelor de interes personal…………..

662

A01002004 Asigurarea dreptului la petiţionare…………………………………………………….

664

A01002005 Asigurarea dreptului la corespondenţă………………………………………………

665

A01002006 Asigurarea dreptului la convorbiri telefonice…………………………………………

667

A01002007 Asigurarea dreptului la plimbare zilnică………………………………………………

667

A01002008 Asigurarea dreptului de a primi vizite…………………………………………………

668

A0100209 Asigurarea dreptului de a primi bunuri……………………………………………….

669

A01002010 Asigurarea dreptului de a efectua cumpărături………………………………………

670

A01002011 Asigurarea dreptului la asistenţă diplomatică………………………………………..

671

A01002012 Procedura de acordare a recompenselor …….…………………………………….

672

A01002013 Punerea în aplicare a recompenselor persoanelor private de libertate …………

675

A01002014 Procedura disciplinară………………………………………………………….………

676

A01002015 Punerea în aplicare a sancţiunilor disciplinare………………………………………

677

A01002016 Efectuarea percheziţiei.........................................................................................

680

A01003 Asigurarea legalităţii deţinerii……………………………….…………………….………

682

A01003001 Primirea persoanelor private de libertate în locurile de deţinere…................…..

682

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A01003002 Înregistrarea modificărilor în situaţia juridică………………………………………..

687

A01003003 Liberare condiţionată……………………………………………………………….….

692

A01003004 Stabilirea regimului de executare……………………………………………………..

695

A01003005 Schimbarea regimului de executare………………………………………………....

697

A01003006 Transferarea persoanelor private de libertate………………………………….……

700

A01003007 Punerea în libertate a persoanelor private de libertate…………………………….

704

A01003008 Aducerea la cunoştinţa persoanelor private de libertate a actelor de procedură..

707

A01003009 Activităţi specifice serviciului/biroului evidenţă în caz de evadare........................

708

A01003010 Gestionarea dosarului individual………………………..….…………………………

710

A010030011 Situaţii statistice……………………..........……..…………………….………………

713

A01003012 Rezolvarea corespondenţei referitoare la situaţia juridică, aplicarea instituţiei liberării condiţionate, transfer persoane private de libertate.................................

715

A01003013 Întocmirea situaţiilor statistice………………………….…………………………….

716

A01003016 Ţinerea evidenţei cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene sau ale Spaţiului Economic European care execută o pedeapsă privativă de libertate şi împotriva cărora a fost dispusă măsura de siguranţă a expulzării…..……………

718

A011 Prevenirea Criminalităţii În Mediul Penitenciar................................................................... A01101 Prevenirea criminalităţii…………………….……………………………………………… A01102 Analiză – sinteză……………………………………..………………………………………

720 720 720

A012 Informaţii clasificate............................................................................................................... A01201 Informaţii clasificate……………………….………………………………………………..

722 722

A01201001 Întocmirea şi actualizarea listelor cu informaţiile clasificate elaborate şi păstrate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor…………….………………..…………

722

A01201002 Consultarea documentelor clasificate existente în arhiva curentă a biroului informaţii clasificate…………………………………………………………………….

723

A01201003 Multiplicarea informaţiilor clasificate…………….……………………………….……

723

A01201004 Organizarea evidenţei, păstrarea şi actualizarea certificatelor de securitate/ autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat ……..........………

724

A01201005 Elaborarea normelor interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit actelor normative în vigoare……………………….………………………………..…

725

A01201006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea, păstrarea, depozitarea şi evidenţa acesteia……………………..…………….……

726

A01201007 Exercitarea controlului asupra măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate………………………………………………………………………………..

726

A01201008 Elaborarea şi avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Administraţia Naţională a Penitenciarelor…………………

727

A0120109 Managementul activităţilor privind inventarierea anuală a documentelor clasificate la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor……………………

728

XIII

Manual de proceduri

A013 Juridic...................................................................................................................................... A01301 Contencios şi contracte…………………………….……………………………………… A01301001 Redactarea şi depunerea, în termenele procedurale, a cererilor de chemare în judecată, plângerilor penale, întâmpinărilor, notelor de şedinţă, probelor şi a concluziilor scrise, a motivelor care stau la baza exercitării căilor de atac, în dosarele în care Administraţia Naţională a Penitenciarelor este parte, şi reprezentarea în faţa organelor de urmărire penală şi în faţa instanţelor de judecată………………………………………………………………………………….

XIV

730 730

730

A01301002 Avizarea actelor interne………………………….……………………………………..

731

A01301003 Avizarea contractelor încheiate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor. …

732

A01302 Elaborare şi evidenţă acte normative şi administrative………………………………

733

A01302001 Elaborarea actelor normative…………………………..………………………………

733

A01302002 Întocmirea punctelor de vedere cu privire la problemele de drept ce se ivesc în activitatea de aplicare a actelor normative……..……………………………………

734

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Capitolul I Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se desfăşoară în conformitate cu prevederile Constituţiei României, Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului, cu Recomandările Consiliului Europei cu privire la tratamentul deţinuţilor, cu dispoziţiile Legii nr. 293/2004 privind statutul funcţionarilor publici din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 51/1991 privind siguranţa naţională a României, legislaţiei execuţional-penale şi ale hotărârilor Guvernului date în aplicarea acestei legislaţii. Administraţia Naţională a Penitenciarelor aplică, în domeniile ce o privesc, strategia Guvernului României în executarea pedepselor şi măsurile privative de libertate pronunţate de instanţele de judecată. Administraţia Naţională a Penitenciarelor contribuie la apărarea ordinii publice şi a siguranţei naţionale prin asigurarea pazei, escortării, supravegherii. Activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor este completată cu aplicarea regimului de detenţie, organizarea şi desfăşurarea de activităţi cu caracter lucrativ, de asistenţă socială şi educaţie destinate reinserţiei sociale a persoanelor private de libertate. Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 1849/2004, Administraţia Naţională a Penitenciarelor este o instituţie subordonată Ministerului Justiţiei, finanţată din subvenţii acordate de la bugetul de stat şi din venituri proprii. Funcţionează în baza regulamentului propriu de organizare şi funcţionare, aprobat prin Ordinul ministrului justiţiei nr. 2936/C/2003. În prezent, în subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se află: 35 penitenciare, 3 centre de reeducare pentru minori, 6 penitenciare spital precum şi alte unităţi specifice: ƒ

Şcoala de Formare şi Perfecţionare a Pregătirii Agenţilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Târgu Ocna;

ƒ

Centrul de Formare şi Specializare a Ofiţerilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Arad;

ƒ

Baza de Aprovizionare, Gospodărire şi Reparaţii Bucureşti;

ƒ

Subunitatea de pază şi escortare deţinuţi transferaţi.

În conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 1849/2004 privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, conducerea administraţiei se exercită de către directorul general şi 3 directori adjuncţi. Structura Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se compune din: 8 direcţii de specialitate – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, Direcţia Management Resurse Umane, Direcţia Economico - Administrativă, Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT, Direcţia Medicală, Direcţia Inspecţie Penitenciară, Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar; 5 servicii – cooperare şi programe, arhivă şi registratură generală, cabinet, juridic, audit intern; 1 birou informaţii clasificate.

1

Manual de proceduri

Principalele atribuţii şi competenţe ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: ¾ organizează şi coordonează activităţile referitoare la modul de executare a pedepselor privative de libertate, a măsurii arestării preventive şi a măsurii educative de internare a minorilor în centre de reeducare, pronunţate de instanţele judecătoreşti; ¾ coordonează, îndrumă şi controlează asigurarea pazei, escortării şi supravegherii condamnaţilor, arestaţilor preventiv şi minorilor din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, astfel încât să se asigure prevenirea evenimentelor negative; ¾ elaborează strategia de aplicare a regimului penitenciar, urmăreşte transpunerea ei în practică, ţine evidenţa nominală şi statistică a persoanelor private de libertate şi urmăreşte folosirea lor la activităţi productive, potrivit legii; ¾ evaluează nevoile de asistenţă socială, educaţie şi terapeutice ale persoanelor private de libertate şi stabileşte strategia şi modalităţile de realizare a activităţilor de reintegrare socială a acestora; ¾ organizează şi îndrumă activitatea de pregătire şcolară şi de calificare a persoanelor private de libertate şi coordonează planificarea etapelor şi a programelor educaţionale; ¾ coordonează nemijlocit aplicarea şi respectarea legilor, instrucţiunilor şi ordinelor ministrului justiţiei şi deciziilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, referitoare la problematica resurselor umane, aplică legislaţia specifică numirii şi eliberării din funcţie a personalului, a recompensării şi sancţionării acestuia;

2

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

De ce un Manual de proceduri ?

Îmbunătăţirea managementului la nivelul administraţiei penitenciare a fost un obiectiv aflat întotdeauna în agenda fiecărui director. Şi un neîncetat deziderat. În acest scop , preocupările au vizat şi s-au îndreptat cu predilecţie către ameliorarea diferitelor funcţii specifice managementului. Unele dintre ele s-au orientat către resurse: materiale, financiare sau umane. De asemenea, unele au căutat transferul bunelor practici. Cu toate au contribuit, mai mult sau mai puţin, la schimbare. Unele au creat şi confuzie. De multe ori întrebările „ce să facem?”, „de ce facem?”, „cum facem?”, „când facem?”, sunt întrebări care au rămas fără răspuns. În tot acest ansamblu de preocupări manageriale s-a omis un instrument deosebit de important prin rigurozitate, simplitate şi eficienţă: regula. Un manual despre proceduri specifice reprezintă fără discuţie piatra de temelie pentru orice tip de organizaţie sau sistem administrativ. Cu atât mai mult pentru un sistem complex de servicii cum se prezintă administraţia naţională a penitenciarelor. Depăşind zona teoretică, un manual de proceduri reprezintă o necesitate în condiţiile unui sistem penitenciar aflat în permanenţă schimbare şi căutare de o nouă identitate. Absenţa unor instrumente programatice clare şi însuşite de toţi factorii responsabili a condus la apariţia unor disfuncţionalităţi evidente, dar mai cu seamă la o multitudine de soluţii aplicate în cazul aceleaşi activităţi, sau acţiuni. Fiecare responsabil funcţional se vede de multe ori pus în situaţia rezolvării diferitelor speţe fără să dispună de un mijloc care să–i îndrume demersul, iar rezultatele nu sunt în măsură să satisfacă aşteptările. De asemenea, sistemul administraţiei penitenciare resimte nevoia unor etaloane de evaluare a activităţilor derulate de către personal. Imposibilitatea evaluării corecte este, poate, elementul perturbator cel mai evident. Lipsa unui ghid, cu dublul rol de îndrumare şi control, induce în orice organizaţie ideea de sistem negestionat. Constatarea nu este foarte departe de adevăr! Amploarea şi complexitatea acţiunilor derulate într-un sistem complex de servicii de natura administraţiei penitenciare nu mai permite prezenţa managerului în orice loc şi în orice moment. Din acest punct de vedere, Manualul de proceduri trebuie să fie un eficient suplinitor. În acest context, buna funcţionare a administraţiei penitenciare şi obţinerea unor rezultate la nivelul aşteptărilor sunt condiţionate de existenţa unui astfel de instrument managerial. Ca în orice acţiune de pionierat, suntem conştienţi că registrul primului manual de proceduri trebuie continuu dezvoltat. Complexitatea şi dinamica problematicii penitenciare vor impune benefice corecţii şi adăugiri. Acest lucru se va întâmpla, ori de câte ori situaţia o cere, cu aportul tuturor celor care sunt angrenaţi în acest complicat, important şi în acelaşi timp atrăgător demers. Bucureşti 2008

3

Manual de proceduri

Abrevieri ACIS – Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale AI – Autoritate de Implementare ANP – Administraţia Naţională a Penitenciarelor BIC – Biroul Informaţii Clasificate BRUFP – Biroul Resurse Umane şi Formare Profesională CI – Control inopinat CT – Control tematic DEA – Direcţia Economico-Administrativă DEAP – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială DIP – Direcţia Inspecţie Penitenciară DM – Direcţia Medicală DMRU – Direcţia Management Resurse Umane DSDRP – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar DPCMP – Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar DTICIT – Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT DSPO – Adjunctul Responsabilului de Program FPSS – Funcţionar public cu statut special FPSSD - Funcţionar public cu statut special debutant FPSSDEF - Funcţionar public cu statut special definitiv NAC – Coordonatorul Naţional al Asistenţei ORNISS - Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat OPCP – Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare PAO – Responsabil cu Autorizarea Programării PRAG – Ghid Practic RTA – Consilier Rezident Înfrăţire SAI – Serviciul Audit Intern SARG – Serviciul Arhivă şi Registratură Generală SC – Serviciul Cabinet SCP - Serviciul Cooperare şi Programe SJ – Serviciul Juridic SFP – Serviciul Formare Profesională SM – Stat Membru SPO – Responsabil de Program TRP – Raport Tehnic de Progres TW – Înfrăţire UIP – Unitate de Implementare a Programelor

4

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Definiţii Termen Acreditare (pentru jurnalişti)

Definiţie prezenţa unui jurnalist, ca reprezentant al unei publicaţii, în sediul sau la activităţile unei organizaţii/ instituţii, la care accesul mass-media este permis. Acurateţe 1. grijă deosebită, atenţie mare, exactitate în executarea unui lucru. 2. corectitudinea informaţiei în text, atât în ce priveşte conţinutul, cât şi forma. Corectitudinea gramaticală, nume, instituţii, cifre corecte, relaţii corect stabilite între persoane, instituţii, fenomene, soluţionarea corectă a datelor de context, raţionament condus corect, ierarhizarea corectă a informaţiei, neamestecul în acelaşi text a informării cu opinia. Asistenţa psihologică consilierea psihologică a personalului în situaţiile în care, în viaţa personală sau profesională a acestora, au avut loc evenimente negative care se pot asocia cu un accentuat disconfort psihologic. Afiş document publicitar sau de informare, format de obicei dintr-un element iconografic însoţit de un text scurt. Mesajul conţinut poate fi: politic, social, cultural, medical, comercial. Poate fi adresat direct publicului prin expunere în locuri intens circulate sau răspândit sub formă de foi volante cu suprafeţe relativ mari Asistenţa medicală spitalicească Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi Articol termen generic pentru orice text în mass-media tipărită. Relatarea, reportajul, ancheta, editorialul, cronica, recenzia etc. sunt articole. Asistenţă medicală Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii pentru asigurarea stării de sănătate Asistenţă medicală primară Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim contact, indiferent de natura problemei de sănătate, în contextul unei relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa acesteia Asistenţa medicală de urgenţă Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care pun în pericol viaţa pacientului Asistenţa medicală de specialitate Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim ambulatoriu Broşură publicaţie sub 50 de pagini care conţine: rapoarte, comunicări şi conferinţe publice, extrase, texte de mici dimensiuni. Briefing de presă tehnică de comunicare, asemănătoare cu o conferinţă de presă, în care se supune atenţiei un singur subiect. Caiet de evidenţă a pregătirii Caietul şi documentaţia întocmite de către funcţionarul public profesionale a funcţionarului debutant în perioada de stagiu, prin care se consemnează şi se certifică activităţile zilnice desfăşurate de acesta. public debutant Campanie de presă acţiune constantă a unei instituţii de presă/a mass-media, care constă în accentuarea pentru o vreme a unei atitudini/opinii în legătură cu un fapt/ cu o serie de fapte/ cu bunul mers al unei instituţii etc. Se obţine, astfel, un curent de opinie.

5

Manual de proceduri

Canal de comunicare

mediul prin intermediul căruia un mesaj ajunge de la emiţător la receptor şi/sau invers. (ex.: poşta electronică, televiziunea etc.) Chestionarul de personalitate un ansamblu de întrebări scrise, ordonate logic şi psihologic, care determină din partea persoanelor examinate răspunsuri înregistrate în scris. Cod deontologic norme ale eticii profesionale, liber asumate. Colaborarea cu medicul psihiatru principala activitate prin care se evaluează, în cazul angajaţilor care prezintă vulnerabilităţi psihologice accentuate (de risc), aptitudinea / inaptitudinea temporară sau definitivă / limitele de adaptare la solicitările profesionale specifice. Discipline de sprijin Obiectele de studiu care, fără a face parte din categoria celor de specialitate, contribuie la îndeplinirea atribuţiilor profesionale. Comunicare proces de transmitere de informaţii, idei, opinii, păreri fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul. Comunicare de criză strategie de control a transmiterii de informaţii în situaţii deosebite. Comunicare externă comunicare adresată către un public-ţintă din afara unei organizaţii/instituţii. Comunicare internă comunicare destinată personalului din interiorul unei organizaţii/instituţii. Comunicat de presă formă a comunicării instituţionale; invariabil, comunicatul de presă apare din iniţiativa sursei şi este intotdeauna scris. Criza mediatică caz particular al crizei de comunicare în care mass-media intervin pentru a umple vidul de informaţie din surse oficiale, tinzând să devină surse de informaţie şi nu canale de transmitere a acesteia. Cultura instituţională un set de valori care definesc o organizaţie şi care îi permit acesteia să se adreseze societăţii cu o singură voce, clară, pentru promovarea acestora; constituie unul din elementele ce determină credibilitatea şi încrederea publicului în respectiva organizaţie. Declaraţie de presă formă verbală a comunicării instituţionale. Se realizează din iniţiativa emiţătorului în cadrul conferinţei de presă sau la solicitarea mass-media. Debutul în carieră Etapa de familiarizare a funcţionarilor publici debutanţi cu problemele profesionale ale funcţiei pe care au ocupat-o prin concurs. Dreptul la imagine dreptul persoanei/instituţiei ca activitatea acesteia să fie corect reflectată în mass-media. Evaluarea psihologică periodică a activitatea prin care se urmăreşte cunoaşterea vulnerabilităţilor personalului personalului şi propunerea unor măsuri de gestionare eficientă a acestora în scopul evitării producerii evenimentelor negative. Evaluarea psihologică la sesizare activitatea solicitată de conducerea unităţii din care face parte angajatul implicat într-un eveniment profesional grav; are ca scop identificarea eventualelor aspecte psihopatologice care au condus la producerea evenimentului şi formularea recomandărilor de specialitate, în vederea ameliorării comportamentului dezadaptativ al angajatului în cauză.

6

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Evaluator

Eveniment

Etalon

INFOSEC

Interviul psihologic

Feed-back

Fişa - tip interviu

Formare specializată Funcţii unice Funcţionar public debutant

Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei care este, de regulă, şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public debutant. În cazul în care nu există funcţionar public de conducere care să coordoneze activitatea compartimentului, evaluator va fi numit funcţionarul public definitiv cu ceea mai mare funcţie de conducere din domeniul de activitate. 1. întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate. 2. schimbare de situaţie cu impact asupra unui public-ţintă, ce poate face obiectul unei acţiuni de relaţii publice. 3. ceea ce decid jurnaliştii că este o ştire scara valorică de referinţă la care sunt raportate diferite performanţe individuale, care permite situarea unei valori individuale, prin raportarea la ansamblul valorilor obţinute de o populaţie, la un anumit nivel şi interpretarea ei în conformitate. conform art. 237 din HG 585/2002 – ansamblul măsurilor şi structurilor de protecţie a informaţiilor clasificate care sunt prelucrate, stocate sau transmise prin intermediul sistemelor informatice de comunicaţii şi al altor sisteme electronice, împotriva ameninţărilor şi a oricăror acţiuni care pot aduce atingere confidenţialităţii, integrităţii, disponibilităţii autenticităţii şi nerepudierii informaţiilor clasificate precum şi afectarea funcţionării sistemelor informatice, indiferent dacă acestea apar accidental sau intenţionat. Măsurile infosec acoperă securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea criptografică, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţărilor la care sunt expuse informaţiile şi sistemele; tehnica de obţinere, prin întrebări, a informaţiilor legate de cunoaşterea unei persoane, a opţiunilor sale, a experienţei personale, dar şi a modului de a interpreta situaţii, probleme, reacţii, evenimente în care a fost implicată. 1. mesaj specific prin care Emitentul primeşte de la Receptor un anumit răspuns cu privire la mesajul comunicat. 2. Informaţie recepţionată din partea unei audienţe ca răspuns la o activitate de relaţii publice. proba care constă în solicitarea adresată candidaţilor de a analiza şi soluţiona, fără limită de timp şi fără nici un fel de alte restricţii, o serie de situaţii ipotetice construite pe baza similarităţii lor cu situaţiile cu care ocupanţii postului vizat se confruntă în mod obişnuit / se pot confrunta în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu. Totalitatea activităţilor destinate dobândirii cunoştinţelor teoretice şi formării deprinderilor practice din perioada de stagiu a funcţionarului public debutant. Funcţie care este unică în ştatul de organizare al unităţii şi care este subordonată în mod direct directorului unităţii (de exemplu, consilier juridic). Persoana care ocupă, în urma concursului o funcţie publică în sistemul administraţiei penitenciare şi care are mai puţin de 3 ani vechime în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite sau care are mai puţin de 3 ani vechime în instituţii de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională.

7

Manual de proceduri

Gestionarea crizelor

activitate complexă ce implică pe de o parte anticipare, realizarea unor scenarii de ţinere sub control şi rezolvare a crizelor, iar pe de altă parte un răspuns rapid la apariţia crizei, o disciplină fermă în respectarea soluţiei adoptate, atât din partea echipei de relaţii publice, cât şi a conducerii organizaţiei. Informaţie de interes public orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori forma sau modul de exprimare a informaţiei. Informaţie cu privire la datele orice informaţie privind o persoană fizică identificată sau personale identificabilă Internet totalitatea calculatoarelor şi a reţelelor de calculatoare de pe tot cuprinsul globului, care comunică între ele prin intermediul protocolului TCP/IP. Interviu dialog în care, în mod ideal, jurnalistul pune întrebări, iar interlocutorul său (sursa) răspunde. Întrucât scopul este colectarea informaţiei, întrebările trebuie să vizeze factualul, începând cu mesajul esenţial şi continuând cu întrebări care vizează detaliile Intervenţie medicală Orice examinare, tratament medical în scop preventiv, terapeutic sau de reabilitare reţea de calculatoare proiectată pentru a asigura comunicarea şi Intranet schimbul de informaţii în cadrul unei organizaţii. În general, fişierele şi programele dintr-o reţea Intranet sunt protejate împotriva accesului utilizatorilor din afara reţelei. Prin utilizarea reţelei Intranet se urmăreşte asigurarea accesului la baze de date specifice, distribuirea pe cale electronică a diferitelor documente şi programe, asigurarea unor servicii angajaţilor. Instituţie publică instituţie care utilizează resurse financiare publice. Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei, Îndrumător de regulă din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public debutant. Îndrumătorul trebuie să aibă experienţă, abilităţi şi competenţe specifice recunoscute. Este desemnat în scopul îndrumării profesionale a unui funcţionar public debutant, pe perioada determinată a stagiului, conform unei planificări prealabile şi în baza unor criterii specifice: să fie mai mare cu cel puţin un grad profesional faţă de funcţionarul public debutant, să aibă vechime de minim 2 ani în unitate şi să fi fost apreciat cu calificativul „foarte bun” sau „excepţional” în ultimii 2 ani. Nu poate avea calitatea de îndrumător, funcţionarul public definitiv care este incompatibil, conform art. 10 din OMJ 2793/C/2004). domeniu specializat care creează şi menţine relaţii cu guvernul Lobby în scopul influenţării iniţiativelor acestuia, prin diferite mijloace de presiune sau persuasiune. Luare de poziţie difuzare a unui comunicat de presă exprimând un punct de vedere asupra unui subiect controversat. acţiune prin care din interiorul sau exteriorul unei organizaţii, în Manipulare mod premeditat se pun în funcţiune strategii de deformare a reprezentărilor pe care membrii unei organizaţii le au cu privire la rolul şi statutul lor şi cu privire la organizaţia din care fac parte, pentru a obţine slăbirea, destructurarea, pierderea legitimităţii şi identităţii, controlul fără nici un fel de rezistenţă.

8

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

termen generic care desemnează orice mijloc de comunicare în masă (presă tipărită, agenţie de presă, radio, televiziune, cinema, afişaj) şi care desemnează, în acelaşi timp, un intermediar care transmite un mesaj către un grup. Multimedia programe suplimentare introduse în calculator pentru a trata sunetul, datele, imaginile ori toate la un loc. Necesar de pregătire Diferenţa dintre starea existentă şi ceea ce se doreşte a fi. Reprezintă totalitatea activităţilor de pregătire profesională care urmează a se desfăşura în baza diagnosticării activităţilor profesionale precedente. Notele standardizate punctajele brute raportate la etalon, în vederea comparării scorurilor brute la probe diferite ale aceleaşi persoane sau ale unor persoane diferite. Opinie publică ansamblul opiniilor individuale asupra unor chestiuni de interes public care pot influenţa comportamentul indivizilor şi al grupurilor. Document prin care se reglementează categoria de personal, Ordin de tragere categoria de armament şi muniţie folosită, personalul de serviciu planificat în poligon, personalul responsabil cu ridicarea modul de transport şi distribuirea armamentului şi muniţiei. ORNISS conform art. 3 din HG 585/2002 – Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat Planuri strategice planuri pe termen lung. Planul anual de pregătire Documentul care reglementează activitatea de pregătire a funcţionarilor publici cu statut special pe parcursul unui an de pregătire. Persoană privată de libertate Persoana aflată în executarea unei pedepse privative de libertate, a unei măsuri educative de internare într-un centru de reeducare sau aflată în arest preventiv Planuri tactice planuri pe termen scurt pentru îndeplinirea planurilor strategice Ansamblul activităţilor desfăşurate de-a lungul carierei Perfecţionarea profesională profesionale a funcţionarilor publici cu statut special definitivi din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi din unităţile subordonate, activităţi care asigură dezvoltarea competenţelor profesionale necesare îndeplinirii atribuţiilor prezente şi preconizate ale posturilor pe care aceştia le ocupă. Pregătirea de specialitate Procesul de pregătire prin care se asigură cunoştinţe şi deprinderi necesare îndeplinirii atribuţiilor specifice. Procesul prin care se compară un rezultat cu un obiectiv, situaţia Proces de evaluare de la care s-a plecat şi la care s-a ajuns. Reprezintă un feedback indispensabil pentru formator şi, în acelaşi timp, constituie un mijloc de informare. Programa analitică Modalitatea prin care cursanţii trec de la nivelul existent sau cel iniţial al cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei lor, prin condiţii impuse de organizatorii cursanţilor, la nivelul final al acestora. Promovarea sănătăţii Procesul care oferă individului şi colectivităţilor posibilitatea de aşi controla şi îmbunătăţi sănătatea sub raport fizic, psihic şi social şi de a contribui la reducerea inechităţilor în sănătate; Public-ţintă grup de persoane fizice/juridice ce fac obiectul acţiunilor de relaţii publice. Punctajul brut pentru fiecare numărul răspunsurilor corecte oferite de o persoană la probă. probă

Mass-media

9

Manual de proceduri

Raportul de evaluare psihologică Răspunsul simptomatic Selecţia psihologică personalului Solicitarea de interes public

informaţii

Sondaj (de opinie ) Stagiul de practică Supravegherea medicală

Şef profesional Ştire Testul de atenţie

Testul de nivel intelectual Vaccinarea Vaccinurile

10

documentul care cuprinde într-o formă sintetică toate informaţiile din fişele de observaţie completate individual de fiecare psiholog cu ocazia susţinerii interviului psihologic cu o persoană. răspunsul prin care persoana admite prezenţa unor comportamente, trăiri, manifestări potenţial dezadaptative. a activitatea prin care se urmăreşte admiterea în concurs a candidaţilor ale căror capacităţi intelectuale, abilităţi psihice generale, structură de personalitate permit îndeplinirea în condiţii lipsite de risc a sarcinilor profesionale. de acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie sau electronic), prin care o persoană (fizică sau juridică, română sau străină) poate cere informaţii considerate ca fiind de interes public. tehnică de observare statistică, prin investigarea unui eşantion reprezentativ al unei populaţii. Program de formare derulat la locul de muncă al funcţionarului public debutant, destinat dezvoltării de competenţe şi aptitudini specifice, necesare în exercitarea atribuţiilor. Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza, interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate a populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza cărora sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt instituite măsurile de prevenire şi control; Şeful direct, care coordonează şi îndrumă activitatea funcţionarului, având în acelaşi timp şi atribuţii de control. text succint de agenţie, de ziar, de radio, de televiziune, care reprezintă o primă avizare a unui fapt socialmente semnificativ. proba care măsoară fie capacitatea de concentrare a subiectului pe o singură sarcină pe care o are de rezolvat (focalizarea atenţiei), fie capacitatea de comutare rapidă de la un aspect la altul al sarcinii (distributivitatea atenţiei). proba care măsoară capacitatea individului de a surprinde logica diferitelor situaţii, în vederea acţionării adecvate. Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin inocularea unui vaccin. Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse vaccinării

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Capitolul II Responsabili cu elaborarea procedurilor •

Direcţia Management Resurse Umane

1. Subcomisar Elena MÂNDRU 2. Subinspector Raluca STUPARU 3. Comisar Sorin MUNTEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Iftinca Gheorghe – Penitenciarul Gherla 2. Inspector Asandei Ana – Penitenciarul Poarta Albă 3. Subcomisar Mureşan Dorin – Penitenciarul Spital Dej 4. Inspector principal Românu Claudiu – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava 5. Subinspector Vădan marius – Penitenciarul Bacău 6. Subinspector Bâlc Cătălin – Penitenciarul Bacău 7. Subcomisar Miklos Zoltan – Penitenciarul Târgu Mureş 8. Agent şef principal Gavrilă Constantin – Penitenciarul Focşani 9. Comisar Puşcaş MIrcea – Penitenciarul Tulcea 10. Subcomisar David Costin – Penitenciarul Slobozia 11. Comisar Hădărag Gabriela Emilia - S.F.P.P. A. Târgu Ocna •

Direcţia Economico – Administrativă

1. Subcomisar Mariana DUPLEA 2. Inspector principal Mircea Spiridon 3. Comisar Relu MANOLACHE •

Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1. Comisar Cornel MARIN 2. Subcomisar Denis DARIE 3. Inspector Daniel MICLESCU 4. Comisar şef Valentin LUPU Responsabili teritoriu: 1 Comisar şef Moldovan Adrian – Penitenciarul Gherla 2 Comisar şef Diţă Ion – Penitenciarul Focşani 3. Comisar Căminişteanu Gheorghe – Penitenciarul Bucureşti Jilava 4. Subcomisar Dinişor Viorel – Penitenciarul Colibaşi 5. Subcomisar Coţofană Răzvan – Penitenciarul Bucureşti Rahova 6. Subcomisar Mureşan Dorin – Spitalul Penitenciar Dej 7. Comisar şef Chitoşcă Ion – Penitenciarul Iaşi 8. Comisar şef Dobra Petru – Penitenciarul Arad 9. Comisar şef Muscalu Florentin – Penitenciarul Giurgiu

11

Manual de proceduri

•

Direcţia de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială

1. Inspector principal Loredana CORDUNEANU Responsabili teritoriu: 1. Subcomisar Preda Roxana – Penitenciarul Colibaşi 2. Subcomisar Fetche Alin – Penitenciarul Gherla 3. Subcomisar Aparaschivei Doru – Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Livadariu Cristina – Penitenciarul Botoşani •

Direcţia Inspecţie Penitenciară

1. Inspector principal Iulian NEAGU 2. Inspector principal Cristina DUMITRAN •

Direcţia Medicală

1. Comisar Geta CUCU 2. Subinspector Mădălina SPIRESCU Responsabili teritoriu: 1. Comisar şef Apăvăloaei Mihai – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava 2. Comisar Mocanu Adrian – Penitenciarul Spital Rahova 3. Comisar şef Burea Cristian – Penitenciarul Spital Rahova 4. Comisar şef Hulpoi Lucian 5. Comisar şef Bârzan Cristina 6. Comisar şef Nădrag Dumitru •

Direcţia Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar

1. Subcomisar Marian POPESCU 2. Comisar Cornel RĂDUŢĂ •

Direcţia Exploatarea Tehnologiei şi Informaţiei

1. Comisar şef Mircea PETRESCU 2. Subcomisar Eugen FÂNTÂNĂ 3. Subcomisar Sorin GRECU Responsabili teritoriu: a) pentru proceduri hardware (instalare, intervenţii, depanare, etc.) 1. Subcomisar Voiculeţ Cătălin – Penitenciarul Slobozia 2. Comisar şef Bucur Ovidiu – Penitenciarul Codlea b) pentru proceduri administrare software de bază şi aplicaţii uzuale (sisteme de operare, client de mail, office, ISA, etc.) 1. Subcomisar Oprea Adrian – Penitenciarul Colibaşi 2. Inspector principal Vochici Manuc – Penitenciarul Giurgiu c) pentru proceduri securitate (antivirus, securizare incinte, securizare DMZ, gestiune utilizatori, politici de securitate, etc.) 1. Subcomisar Lorentz Adrian – Penitenciarul Târgşor 2. Inspector principal – Iordan Marius – Penitenciarul Vaslui

12

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

d) pentru proceduri aplicaţii (toate aplicaţiile care rulează în sistemul penitenciar) 1. Inspector principal Aghiorghiesei George – Penitenciarul Iaşi 2. Subcomisar Dumitracu Maria – Penitenciarul Miercurea Ciuc •

Serviciul Juridic

1. Subinspector Laura IVAN Responsabili teritoriu: 1. Tornean Adrian – Penitenciarul Arad 2. Darângă ulian – Penitenciarul Botoşani 3. Blăgan Laura – Penitenciarul Focşani 4. Stănică Florinel – Penitenciarul Giurgiu 5. Stroie Eena – Penitenciarul Ploieşti 6. Gurgu Emilian – Penitenciarul Poarta Albă 7. Chertes Adrian – Penitenciarul Târgu Jiu 8. Cristovescu Alexandra – Penitenciarul Spital Bucureşti Rahova 9. Docan Vasile – C.R. Târgu Ocna •

Serviciul Arhivă şi Registratură Generală

1. Inspector principal Daniela MARCOŞANU 2. Agent şef adjunct Mirela ŞTEFAN 3. Agent Mona GRIGORIU •

Serviciul Cooperare şi Programe

1. Comisar Mihaela BONAŢIU 2. Inspector principal Mariana IARÂM •

Serviciul Cabinet

1. Subinspector Valentin MUNTEAN 2. Comisar şef Dana Cenuşă Responsabili teritoriu: 1. Subinspector Donciu Dan – Penitenciarul Gherla 2. Agent şef Barbu Dan – Penitenciarul Craiova 3. Subinspector Rusu Dan – Penitenciarul Codlea 4. Subcomisar Necula Denisa – Penitenciarul Colibaşi 5. Agent principal –Ilieş Ramona – C.R. Buziaş 6. Subinspector Crăciun Gianina – Penitenciarul Galaţi 7. Agent principal Johanna Popescu – Penitenciarul Bucureşti - Rahova •

Biroul Informaţii Clasificate

1. Comisar şef Niculina GHIŢĂ

13

Manual de proceduri

Capitolul III A001 Cooperare internaţională şi programe A00101 Cooperare internaţională PROCEDURA A00101001: REALIZAREA TRADUCERILOR Scop: Transmiterea de informaţii relevante pentru domeniul penitenciar. Premise: Facilitarea înţelegerii de către specialiştii români a informaţiilor elaborate într-o limbă de circulaţie internaţională, facilitarea comunicării cu partenerii străini prin înţelegerea de către aceştia a informaţiilor elaborate în limba română, precum şi diseminarea acestor informaţii, în scopul îmbunătăţirii cunoştinţelor de specialitate ale personalului de penitenciare. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Acţiuni A. Traduceri iniţiate în cadrul SCP: Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP documentul tradus, spre avizare. Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus. Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus, spre avizare. Secretariatul SCP 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi. 8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP. B. Traduceri realizate la solicitarea altor părţi: Secretariatul SCP 1. Primeşte solicitarea de realizare a traducerii, în scris, prin Condica de predare-primire a documentelor. Documentul va conţine rezoluţia/decizia conducerii ANP privind realizarea traducerii. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Membrii SCP 3. Traduc documentul. 4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP documentul tradus, spre avizare. Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus. Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus, spre avizare. Secretariatul SCP 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi. 8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP. Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101001) Nr. crt. Denumire document 1 Document original (netradus) 2 Traducere / Document tradus

14

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3 4 5

Notă de înaintare a traducerii Notă prin care se solicită efectuarea traducerii Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101002: ELABORAREA DIFERITELOR RAPOARTE REFERITOARE LA SITUAŢIA SISTEMULUI PENITENCIAR Scop: Întocmirea unor rapoarte la solicitarea diferitelor organisme şi in stituţii naţionale şi internaţionale din domeniu. Premise: Întocmirea de diverse rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar românesc, la solicitarea diferitelor organisme şi instituţii internaţionale, în special în ceea ce priveşte monitorizarea şi respectarea drepturilor omului, precum şi respectarea angajamentelor luate de ţara noastră în domeniul judiciar. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP Şeful SCP Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP

Membrii SCP Şeful SCP Secretariatul SCP

Acţiuni 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. 2. Repartizează lucrarea. 3. Redactează o Notă prin care solicită informaţii relevante pentru redactarea materialului. 3.1. Nota cuprinde, după caz: - tipul de informaţii solicitate; - perioada de referinţă, - termenul de primire a informaţiilor. 4. Avizează Nota de mai sus. 5. Transmite Nota Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu competenţe în domeniu. 6. Primeşte Notele cu răspunsurile Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu competenţe în domeniu. 7. Centralizează şi sintetizează informaţiile primite. 8. Redactează un Raport. 9. Avizează Raportul. 10. Înaintează Raportul conducerii ANP, spre aprobare. 11. După aprobare, transmite Raportul către solicitanţi. 12. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP, împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101002) Nr. crt. Denumire document 1 Solicitare / Document iniţial 2 Notă prin care solicită informaţii 3 Notă de răspuns de la Direcţiile / Serviciile / Unităţile penitenciare 4 Raport 5 Condică predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101003: ÎNCHEIEREA UNOR ACORDURI / PROTOCOALE DE COLABORARE Scop: Asigurarea unui schimb reciproc de informaţii relevante, exemple de bună practică, precum şi a continuităţii relaţiilor cu partenerii străini prin semnarea unor Acorduri / Protocoale de colaborare.

15

Manual de proceduri

Premise: Colaborarea cu instituţii străine similare, din domeniul penitenciar, îmbunătăţeşte activitatea desfăşurată în cadrul sistemul penitenciar din ţara noastră, prin realizarea unui schimb reciproc de experienţă. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP Şeful SCP Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Secretariatul SCP

Secretariatul SCP Membrii SCP

Conducerea ANP Membrii SCP

16

Acţiuni 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. 2. Repartizează lucrarea. 3. Redactează şi negociază cu partenerii străini un Proiect de Protocol de colaborare. Poartă corespondenţă cu partenerii străini în vederea stabilirii unei forme, agreate de comun acord. Colaborează cu reprezentanţii Ministerului Justiţiei şi ai altor ministere. 4. Definitivează şi propune conducerii ANP avizarea formei finale a Proiectului de Protocol de colaborare. 5. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Proiectul de Protocol de colaborare. 6. Redactează un Proiect de Memorandum prin care se propune aprobarea negocierii şi semnării Protocolului de colaborare. Memorandumul se adresează primului ministru, se semnează de ministrul justiţiei şi se avizează de ministrul afacerilor externe. 7. Redactează o Notă prin care înaintează Proiectul de Protocol de colaborare şi Memorandumul, spre analiză şi aprobare, reprezentanţilor Direcţiei Drept Internaţional şi Tratate, din cadrul Ministerului Justiţiei. 8. Propune conducerii ANP avizarea Notei de mai sus. 9. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Nota de înaintare a Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului către Ministerul Justiţiei. 10. Redactează un Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Scrisoarea se semnează de ministrul justiţiei şi se trimite la Ministerul Afacerilor Externe, de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei. 11. Redactează un Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Adresa se semnează de către ministrul justiţiei şi se trimite de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei, la Secretariatul General al Guvernului. 12. Transmite către Ministerul Justiţiei următoarele documente: - Nota de înaintare a Proiectului de colaborare şi a Memorandumului; - Proiect de Protocol de colaborare; - Memorandum; - Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului; - Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului. 13. Clasează exemplarul 2 al documentelor de mai sus la SCP. 14. După semnarea documentelor de mai sus de către toţi factorii interesaţi, colaborează cu partenerii străini în vederea stabilirii unei întâlniri ce va avea ca scop semnarea Protocolului de colaborare. 14.1. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara noastră, se aplică procedura nr. A00101006. 14.2. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara parteneră, se aplică procedura nr. A00101004. 15. Semnează Protocolul de colaborare cu partenerii străini. 16. Iniţiază şi derulează activităţile prevăzute în cadrul Protocolului de colaborare.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101003) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniţial (adresă, mail etc) 2 (Proiect de) Protocol de colaborare 3 Memorandum 4 Notă de înaintare a Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului 5 (Proiect de) Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului 6 (Proiect de) Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului 7 Condică de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101004: ELABORAREA .DOCUMENTAŢIEI NECESARE STRĂINĂTATE, ÎN INTERES DE SERVICIU

DEPLASĂRII ÎN

Scop: Elaborarea documentelor şi realizarea demersurilor necesare deplasării în străinătate, în interes de serviciu. Premise: Respectarea prevederilor legale privind efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Secretariatul SCP Membrii SCP

Şeful SCP

Acţiuni 1. Primeşte şi înregistrează Invitaţia sau documentul privind aprobarea deplasării. 2. Redactează o Notă de fundamentare referitoare la deplasarea în străinătate, în interes de serviciu. 2.1. Nota de fundamentare cuprinde date privind: - denumirea evenimentului; - locaţia, ţara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasării; - numele, gradul şi funcţia participanţilor; - cheltuielile suportate de partea română; - cheltuielile suportate de alte părţi; - mijloacele de transport; - cuantumul diurnei. 3. Redactează un Proiect de Ordin al ministrului justiţiei, referitor la deplasarea în străinătate, în interes de serviciu. 3.1. Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei cuprinde: - temeiul legal; - denumirea evenimentului; - locaţia, ţara; - organizatorii evenimentului; - perioada deplasării; - numele, gradul şi funcţia participanţilor; - cheltuielile suportate de partea română; - cheltuielile suportate de alte părţi; - mijloacele de transport; - cuantumul diurnei. 4. Redactează o Adresă prin care informează participanţii cu privire la obligaţiile pe care aceştia le au, înainte şi după efectuarea deplasării (elaborare Proiect mandat, elaborare Raport vizită, returnare paşaport serviciu, efectuare decont etc.). 5. Semnează Adresa mai sus menţionată.

17

Manual de proceduri

Secretariatul SCP Membrii SCP

Şeful SCP

Secretariatul SCP

Membrii SCP

Secretariatul SCP

Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

18

6. Transmite persoanei care urmează să efectueze deplasarea în interes de serviciu un exemplar al Adresei de informare, prin Condica de predare primire a documentelor, fax, e-mail etc. 7. Centralizează informaţiile transmise de persoanele care urmează să efectueze deplasarea în interes de serviciu şi elaborează un Proiect de mandat, în conformitate cu modelul menţionat în anexa OMJ nr. 979/C/31.03.2008. 8. Redactează o Notă de înaintare a documentelor de mai sus către Ministerul Justiţiei, spre a fi analizate şi semnate de ministrul justiţiei. 9. Propune spre avizare/aprobare, la nivelul ANP, următoarele documente: - Nota de înaintare a documentaţiei către Ministerul Justiţiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Proiectul de mandat. 10. Înaintează Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei la SJ, spre avizare. 11. Înaintează următoarele documente la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare: - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Nota de fundamentare. 12. Înaintează conducerii ANP, spre semnare şi avizare, următoarele documente: - Nota de înaintare a documentelor către Ministerul Justiţiei; - Nota de fundamentare; - Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei; - Proiectul de mandat. 13. Pregătesc documentaţia ce urmează a fi înaintată la Ministerul Justiţiei: (Nota de înaintare a documentelor, Nota de fundamentare, Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei, Proiectul de mandat, invitaţia oficială, documentaţia anexă relevantă etc). 14. Înaintează documentele de mai sus, spre analiză şi semnare, la Ministerul Justiţiei. 15. După aprobarea acestora la Ministerul Justiţiei, transmite copii ale Notei de fundamentare şi Ordinului ministrului justiţiei, prin Condica de predare-primire a documentelor, către DEA. 16. Efectuează demersurile necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii a deplasării: - rezervă bilete transport; - rezervă camere hotel; - înregistrează participanţii la eveniment; - poartă corespondenţă cu organizatorii; - efectuează demersurile necesare obţinerii de vize; - demarează procedura de solicitare a paşapoartelor de serviciu A00101005. 17. Redactează un Raport de necesitate (sau mai multe, după caz) în vederea avansării sumelor necesare achiziţionării de bilete de transport, asigurări medicale, vize, paşapoarte de serviciu, plata taxelor de înscriere la anumite evenimente etc. 18. Propune spre avizare Raportul de necesitate. 19. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 20. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. 21. Ridică avansul de la casierie. 22. Achiziţionează cele necesare, conform Raportului de necesitate. 23. Redactează un Raport de decont (sau mai multe, după caz) pentru sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete, asigurări medicale etc, originale sau copii).

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful SCP

Membrii SCP

24. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora. 25. Avizează Raportul de decont. 26. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi aprobare. 27. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. 28. Înmânează participanţilor documentele de călătorie (Invitaţie, Ordin MJ, bilete, asigurări medicale, rezervări etc. în original sau copie). 29. La întoarcerea din deplasare, înaintează Raportul vizitei la Ministerul Justiţiei şi solicită acordul conducerii ANP în vederea publicării acestuia pe site-ul ANP.

Secretariatul SCP

30. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu toată documentaţia anexă.

Secretariatul SCP

Menţiuni: • 1) În cazul în care invitaţia nu este nominală, participanţii vor fi selectaţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei. În cazul în care în invitaţie nu sunt menţionate cheltuielile suportate de partenerii străini, se va lua legătura cu aceştia pentru a se clarifica aceste aspecte; în acest sens, se va purta corespondenţă internaţională cu partenerii străini, în vederea retransmiterii invitaţiei; Dacă invitaţia este completă, se trece la punctul următor. • 2) În cazul în care, după semnarea actelor conform procedurii de mai sus, din motive obiective, una sau mai multe persoane nu mai pot efectua deplasarea în interes de serviciu, vor fi selectaţi alţi participanţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei. • 3) În această situaţie, se impune reluarea procedurii cu noua componenţă a delegaţiei, cu excepţia punctelor 1-3, iar documentul menţionat la punctul 9, Proiect de Ordin al ministrului justiţiei se va numi Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin. Noua denumire a documentului se va păstra şi la punctele următoare. • 4) Specialiştii care efectuează deplasări în străinătate trebuie să transmită documentaţia necesară la Serviciul Cooperare şi Programe din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu cel puţin zece zile lucrătoare înainte de efectuarea deplasării, pentru ca membrii acestui serviciu să poată întocmi documentaţia necesară. Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101004) Nr. crt. Denumire document 1 Invitaţie 2 Adresă informare 3 Proiect de mandat 4 Notă de fundamentare 5 Ordin al ministrului justiţiei 6 Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin 7 Notă prin care se înaintează documentaţia la Ministerul Justiţiei 8 Raport de necesitate 9 Raport de decont 10 Raport al vizitei 11 Condică de predare-primire a documentelor

19

Manual de proceduri

PROCEDURA

A00101005:

EFECTUAREA DEMERSURILOR PRIVIND CONFECŢIONREA ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR DE SERVICIU

/

Scop: Asigurarea documentelor necesare deplasării în străinătate. Premise: Deţinerea unui paşaport de serviciu facilitează deplasarea în interes de serviciu în străinătate; garantează dreptul de a călători în străinătate, în calitate oficială, în interesul autorităţii sau instituţiei publice din care fac parte. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Acţiuni A. Efectuarea demersurilor privind confecţionare a paşapoartelor de serviciu Secretariatul SCP 2. Ridică formularele tip necesare confecţionării paşaportului de serviciu de la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară. Membrii SCP 3. Transmit solicitantului de paşaport de serviciu, formularele de mai sus, spre completare şi semnare. 4. Informează solicitantul cu privire la actele necesare confecţionării paşaportului de serviciu (document identitate în copie şi original, poze tip paşaport etc.). 5. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită confecţionarea paşapoartelor de serviciu. Nota conţine datele personale ale solicitanţilor de paşapoarte de serviciu. 6. Redactează un Raport de necesitate prin care solicită avansarea sumelor necesare plăţii taxelor de confecţionare. Şeful SCP 7. Avizează Raportul de necesitate. Secretariatul SCP 8. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 9. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare. Membrii SCP 10. Ridică avansul de la casierie. 11. Achită taxele necesare. 12. Înştiinţează DEA cu privire la necesitatea efectuării ordinelor de plată pentru virarea sumelor necesare confecţionării paşaportului de serviciu. 13. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, originale sau copii). Şeful SCP 14. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora. 15. Avizează Raportul de decont. Secretariatul SCP 16. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi semnare. Membrii SCP 17. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite. 18. Asigură completarea dosarului (formulare, poze, dovada plăţii taxelor necesare, documentul de identitate în original şi copie – originalul va fi reţinut la MAE). Secretariatul SCP 19. Înaintează dosarul complet, împreună cu Nota menţionată la punctul 5, la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, pentru confecţionarea paşaportului de serviciu. 20. După confecţionare, ridică paşaportul de la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi îl înmânează membrului SCP care a efectuat lucrarea. Membrii SCP 21. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se deplaseze în străinătate, în interes de serviciu. Secretariatul SCP 22. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.)

20

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

B. Efectuarea demersurilor privind eliberarea paşapoartelor de serviciu Membrii SCP 2. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu existent. Nota conţine numărul paşaportului de serviciu care trebuie eliberat, datele personale ale posesorului. Şeful SCP 3. Avizează Nota adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu existent. Secretariatul SCP 4. Înaintează Nota conducerii ANP, spre semnare. 5. Înaintează Nota la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, împreună cu documentul de identitate al solicitantului şi ridică paşaportul de serviciu. 6. Depune la Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Consulară documentul de identitate al persoanei care urmează să efectueze o deplasare în străinătate, în interes de serviciu, ridică paşaportul de serviciu şi îl înmânează membrilor SCP care s-au ocupat de lucrare. Membrii SCP 7. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se deplaseze în străinătate, în interes de serviciu. Secretariatul SCP 8. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.) Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101005) Nr. crt. Denumire document 1 Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită confecţionarea/eliberarea unui paşaport de serviciu 2 Raport de necesitate 3 Raport de decont 4 Paşapoarte de serviciu 5 Condică de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101006: DERULAREA ACTIVITĂŢILOR DE PROTOCOL ŞI ORGANIZAREA VIZITELOR OFICIALE Scop: Asigurarea ceremonialului şi a protocolului necesare desfăşurării în bune condiţii a vizitelor şi întâlnirilor oficiale. Premise: Asigurarea elementelor de protocolul creează cadrul oficial în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre părţi. Protocolul guvernează negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor acorduri / protocoale / documente specifice şi garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, în cadrul desfăşurării acţiunilor oficiale, vizitelor de studiu, schimburilor de experienţă etc. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni A. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii române Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea. Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea. Conducerea ANP 3. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră. Membrii SCP 4. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada de comun acord). Şeful SCP şi membrii 5. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în

21

Manual de proceduri

SCP Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP

Membrii SCP

22

vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz). 6. Colaborează cu membrii DEA, în vederea identificării unor posibilităţi de finanţare a vizitei. 7. Redactează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională o Invitaţie, care va conţine, după caz: - motivul vizitei; - locaţia; - numele, prenumele, funcţia invitaţilor; - instituţia pe care o aceştia o reprezintă; - perioada de efectuare a vizitei; - programul; - cheltuieli suportate de partea română. 8. Avizează Invitaţia/Traducerea acesteia. 9. Înaintează conducerii ANP Invitaţia/Traducerea acesteia, spre semnare. 10. Transmite Invitaţia tradusă către persoanele în cauză. 11. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de realizare pentru: - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători auto); - preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - cazarea oaspeţilor (rezervări hotel); - asigurarea de mese zilnice, oficiale, coctail-uri (meniuri) etc; - asigurarea translaţiei; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe; - închirierea instalaţiei de sonorizare; - angajarea traducătorilor interpreţi. 12. Redactează o Notă prin care se solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei acţiuni de protocol. Nota cuprinde, după caz: - ţara de provenienţă a delegaţiei, contextul/motivul vizitei; - perioada; - temei legal; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor, traducătorilor, şoferilor etc; Documentul de mai sus poate fi însoţit de următoarele anexe: 12.1. Programul vizitei; 12.2. Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români); 12.3. Bază de calcul pentru avansarea sumelor de bani necesare (cazare, masă zilnică, masă oficială, coctail, cadouri etc.). 14. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu anexele aferente. 15. Transmite Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu anexele, la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv (baza de calcul) şi avizare. 16. Înaintează conducerii ANP, spre aprobare, Nota de organizare a acţiunii de protocol împreună cu anexele acesteia. 17. Transmite Nota, împreună cu anexele – dacă este cazul, prin fax, către conducerea unităţilor ce urmează a fi vizitate, în vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local. 18. Ridică avansul necesar şi efectuează cheltuielile conform bazei de calcul.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

19. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea ANP. 19.1. În cazul în care se solicită/intervin schimbări în cadrul Programului deja stabilit, cer acordul superiorilor în acest sens. 19.2. Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc. 19.3. Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul). 19.4. Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului aprobat de conducerea ANP. 19.5. Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. 19.6. Asigură traducerea. 20. La sfârşitul acţiunii, conduc delegaţia străină la aeroport/gară/frontieră etc. 21. Redactează un Raport de decont pentru sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale sau copii). Şeful SCP 22. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora. Secretariatul SCP 23. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. Membrii SCP 24. Restituie la casierie sumele necheltuite. 25. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, prin care se solicită publicarea raportului pe site-ul instituţiei. În raport se pot insera fotografii din timpul acţiunii de protocol. Şeful SCP 26. Avizează Adresa şi Raportul vizitei, anexat. Secretariatul SCP 27. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare. 28. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor. 29. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă. B. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii străine Conducerea ANP 1. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră. Şeful SCP şi membrii 2. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în SCP vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz). Membrii SCP 3. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de realizare pentru: - asigurarea transportului intern; - preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - cazarea oaspeţilor; - asigurarea meselor zilnice, oficiale, coctail-uri etc; - asigurarea translaţiei; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe; - închiriere instalaţiei de sonorizare; - angajarea interpreţilor. 4. Redactează o Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, prin care solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei astfel de acţiuni. Nota cuprinde, după caz: - temeiul legal; - ţara de provenienţă a delegaţiei, - contextul/motivul vizitei; - perioada; - desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor, traducătorilor, conducătorilor auto etc; Documentul de mai sus este însoţit de următoarele anexe: 4.1. - Programul vizitei; 4.2. - Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români). 5. Elaborează o Adresă privind acordarea accesului în penitenciar/spital penitenciar/centru reeducare etc. pentru delegaţia străină. Documentul va fi

23

Manual de proceduri

Şeful SCP Secretariatul SCP

Membrii SCP

Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP

emis în atenţia conducerii instituţiei respective şi va conţine: - numele şi prenumele participanţilor străini; - numărul şi seria documentelor de identitate ale acestora; - perioada vizitei; - numărul de înmatriculare al autoturismului cu care circulă (dacă se cunoaşte). 6. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu anexele aferente, precum şi Adresa de acordare a accesului în penitenciar pentru delegaţia străină. 7. Înaintează conducerii ANP, documentele de mai sus, spre aprobare. 8. Transmite Adresa de acordare a accesului în penitenciar pentru delegaţia străină şi, după caz, Nota, prin fax, către conducerea unităţilor interesate (ce urmează a primi vizite), în vederea stabilirii aranjamentelor pe plan local. 9. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea ANP: - Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc. - Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul). - Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului aprobat de conducerea ANP. - Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc. - Asigură traducerea. 10. La sfârşitul acţiunii, însoţesc delegaţia străină până la aeroport/gară/frontieră etc. 11. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, spre informare. 12. Avizează Adresa şi Raportul vizitei. 13. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare. 14. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor. 15. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101006) Nr. crt. Denumire document 1 Document iniţial 2 Invitaţie / Traducerea invitaţiei 3 Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, cu următoarele anexe: 4 Anexa - Programul vizitei 5 Anexa - Componenţa delegaţiei 6 Anexa - Bază de calcul 7 Adresă privind acordarea accesului în penitenciar pentru o delegaţie străină 8 Raport de decont 9 Raport al vizitei 10 Condică de predare-primire a documentelor PROCEDURA A00101007: ORGANIZAREA DE EVENIMENTE CU PARTICIPARE INTERNAŢIONALĂ: SEMINARII, CONFERINŢE, SIMPOZIOANE, MESE ROTUNDE, ÎNTRUNIRI ETC. Scop: Asigurarea comunicării şi desfăşurarea în condiţii normale a relaţiilor interinstituţionale cu partenerii naţionali şi internaţionali, în vederea îmbunătăţirii relaţiilor internaţionale şi stabilirii de noi contacte la nivel de sisteme penitenciare.

24

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Organizarea unor evenimente cu participare internaţională (seminarii, simpozioane, conferinţe, mese rotunde, ateliere de lucru etc.), duce la îmbunătăţirea cunoştinţelor specialiştilor români prin schimbul de experienţe şi informaţii care se realizează cu partenerii străini. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Responsabili Acţiuni Şeful SCP şi membrii 1. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada SCP şi locaţia de comun acord). 2. Stabilesc aranjamentele organizatorice; dacă e cazul, identifică posibilităţi de realizare pentru: - preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră; - organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători auto); - cazarea oaspeţilor (rezervări hotel); - organizarea servirii meselor/ pauzelor de cafea etc; - închirierea instalaţiei de sonorizare; - angajarea traducătorilor/interpreţilor; asigurarea translaţiei; - închirierea sălii/sălilor pentru reuniune; - organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe; - închirierea mijloacelor de transport. Membrii SCP 3. Redactează o Notă, prin care se solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea evenimentului aranjamentele care se impun. Nota cuprinde, după caz: - contextul/proiectul în cadrul căreia se organizează evenimentul; - perioada; - numărul participanţilor; - locaţia; - desemnarea persoanelor responsabile de organizarea reuniunii, a persoanelor responsabile pe plan local (dacă este cazul), a traducătorilor, mijloacelor de transport, conducătorilor auto etc; - activităţi de protocol conexe organizării evenimentului respectiv. Documentul de mai sus va fi însoţit, dacă este cazul, de următoarele anexe: 3.1. Programul reuniunii şi eventual al vizitei experţilor străini (vorbitori români şi străini, denumirea alocuţiunilor, timp alocat); 3.2. Componenţa participanţilor (străini şi români); 3.3. Bază de calcul pentru avansarea cheltuielilor necesare (masă oficială, coctail, cadouri etc.) – dacă este cazul. Şeful SCP 4. Avizează Nota de organizare a evenimentului şi anexele acesteia. Secretariatul SCP 5. Înaintează Nota internă de organizare evenimentului şi anexele acesteia la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 6. Înaintează Nota internă şi anexele acesteia, conducerii ANP, spre semnare. Membrii SCP 7. Elaborează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională Invitaţiile, care vor conţine, după caz: - denumirea şi contextul în care se organizează evenimentul; - locaţia; - numele, prenumele, funcţia persoanei invitate; - instituţia pe care acesta o reprezintă; - perioada; - informaţii referitoare la transportul, masa şi cazarea participanţilor. Şeful SCP 8. Avizează Invitaţiile/Traducerea acestora. Secretariatul SCP

9. Înaintează conducerii ANP Invitaţiile/Traducerea acestora, spre semnare. 10. Transmite Invitaţiile traduse către persoanele în cauză.

25

Manual de proceduri

Membrii SCP

Şeful SCP Secretariatul SCP Conducerea ANP Membrii SCP

Membrii SCP Şeful SCP Secretariatul SCP Membrii SCP

Membrii SCP Şeful SCP Secretariatul SCP

11. Primesc şi centralizează materialele reuniunii, în vederea introducerii în Broşura conferinţei, le traduc în limbile de lucru şi le tehnoredactează. Broşura cuprinde: - date despre locaţie; - programul conferinţei, lista participanţilor; - rapoarte şi intervenţii ale participanţilor. 12. Stabilesc necesarul de articole de birotică şi papetărie (mape, ecusoane, pixuri etc.) şi redactează un Raport de necesitate în vederea avansării sumelor necesare achiziţionării acestora. 13. Avizează Raportul de necesitate. 14. Înaintează Raportul de necesitate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 15. Transmite conducerii ANP Raportul de necesitate şi Broşura conferinţei, spre semnare. 16. Ridică avansul necesar şi achiziţionează materialele necesare (birotică, papetărie etc.). 17. Derulează activităţile conform Programului aprobat de conducerea ANP, în anexa Notei de mai sus, ex: - închiriază săli pentru desfăşurarea evenimentului; - închiriază instalaţia de sonorizare; - angajează interpreţi; asigurară translaţia; - organizează transportul intern (mijloace de transport/conducători auto); - preiau delegaţia de la aeroport/gară/frontieră; - asigură cazarea oaspeţilor; - organizează servirea meselor/ pauzele de cafea etc; - la finalizarea evenimentului, conduc străinii la aeroport/gară/ frontieră etc. 18. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale sau copii) şi restituie sumele de bani necheltuite la casierie. 19. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi legalitatea acestora. 20. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare. 21. Înaintează conducerii ANP Raportul de decont, spre aprobare. 22. Restituie sumele de bani necheltuite la casierie. 23. Organizează activităţile post-eveniment: - Centralizează datele relevante ale participanţilor; - Transmit mesaje de mulţumire pentru participare; - Redactează, traduc şi transmit participanţilor materiale informative post-eveniment; 24. Redactează un Raport al evenimentului cuprinzând activităţile principale şi concluziile finale, precum şi o Adresă de înaintare a acestuia către conducerea ANP, spre informare. 25. Avizează Adresa şi Raportul evenimentului. 26. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul evenimentului, spre avizare. 27. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului evenimentului pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar, trece la punctul următor. 28. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101007) Nr. crt. Denumire document 1 Notă internă de organizare a reuniunii/evenimentului. 2 Anexa – Programul.

26

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3 4 5 6 7 8 9 10 11

Anexa - Componenţa delegaţiei. Anexa – Bază de calcul. Invitaţiile/Traducerea acestora. Raportul de necesitate. Broşura conferinţei. Raportul de decont. Adresa. Raportului reuniunii/evenimentului. Condică de predare-primire a documentelor.

A00102 PROGRAMARE PROCEDURA A00102001: ELABORAREA, IMPLEMENTAREA, MONITORIZAREA, RAPORTAREA ŞI EVALUAREA PROGRAMELOR CU FINANŢARE COMUNITARĂ Scop Organizarea, coordonarea şi monitorizarea programării, implementării tehnice, raportării şi evaluării programelor cu finanţare comunitară de care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Premise Derularea programelor presupune: programarea, implementarea tehnică, raportarea şi evaluarea. Programarea se face în baza evaluărilor oportunităţilor de finanţare şi a priorităţilor pe termen scurt şi mediu stabilite prin strategiile la nivel instituţional şi naţional, definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială, analizei resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor. Întocmirea documentelor se face cu respectarea prevederilor cuprinse în ghidurile specifice fiecărui program. Implementarea tehnică presupune derularea procedurilor de achiziţie, de selectare a ofertelor şi derulare activităţilor prevăzute în proiect în vederea îndeplinirii obiectivelor. Raportarea şi evaluarea presupune centralizarea datelor referitoare la progresul tehnic al proiectului şi aprecierea măsurii în care au fost realizate obiectivele stabilite. Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate A001020012 - STABILIREA PRIORITĂŢILOR ŞI NECESITĂŢILOR DE FINANŢARE Scop: Stabilirea priorităţilor pe termen scurt şi mediu, pe baza cărora va fi elaborată fişa de proiect Premise: Strategiile la nivel naţional şi instituţional Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile subordonate Responsabili Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Solicită de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor informări privitoare la necesităţile din domeniul propriu de activitate şi analiza situaţiei existente în unităţile subordonate 2. Primesc şi centralizează rezultatele analizei de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor

27

Manual de proceduri

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

3. Întocmesc lista obiectivelor pe termen mediu 4. Alocă un număr lucrării şi înaintează lista obiectivelor pe termen mediu către direcţiile / serviciile / unităţile implicate pentru observaţii şi propuneri, cu un termen de primire a răspunsului 5. Primesc în termenul stabilit observaţiile şi propunerile cu privire la lista obiectivelor pe termen mediu 6. Înregistrează răspunsurile, centralizează şi analizează observaţiile şi propunerile venite de la structurile/ instituţiile implicate; organizează reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme apărute în alegerea priorităţilor 7. Înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor lista obiectivelor pe termen mediu întocmită pe baza propunerilor direcţiilor / serviciilor / unităţilor implicate 8. În baza observaţiilor / recomandărilor conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor centralizează şi definitivează lista finală a obiectivelor 9. Înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor lista finală a obiectivelor pe termen mediu

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020011) Nr. Denumire document crt. 1. Notă către direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu termen de răspuns - acestea vor solicita informări din unităţile subordonate 3. Document centralizator - lista obiectivelor pe termen mediu 4. Notă înaintare listă obiective pe termen mediu către direcţii / servicii 6. Document centralizator 8. Document centralizator cu observaţii / recomandări 9. Lista finală a obiectivelor A001020012: STABILIREA OPORTUNITĂŢILOR DE FINANŢARE EXISTENTE Scop: Furnizarea de informaţii esenţiale privind oportunităţile de finanţare Premise: Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor pe termen mediu. Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială. Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP

28

Acţiuni 1. Se documentează cu privire la liniile de finanţare active sau care urmează a fi lansate 2. Participă la reuniunile de lucru inter - instituţionale legate de iniţierea programelor de finanţare, la evenimentele şi reuniunile naţionale şi internaţionale care au ca scop lansarea de programe de finanţare etc. 3. Centralizează oportunităţile 4. Coroborează oportunităţile cu necesităţile existente în sistem şi stabilesc obiectivele exerciţiului de programare 5. Pe baza priorităţilor identificate şi a oportunităţilor de finanţare fac propuneri de proiecte pe care le supun avizării conducătorului SCP 6. Avizează propunerile de proiecte şi le înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020012) Nr. crt. Denumire document 3. Document centralizator 5. Propuneri de proiecte 6. Propuneri de proiecte aprobate A001020013: ELABORAREA DOCUMENTELOR DE PROGRAMARE ŞI OBŢINEREA APROBĂRII Scop: Furnizarea informaţii esenţiale şi detalii suficiente privind acţiunile planificate şi obţinerea avizului favorabil pentru derularea programului Premise: Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială. Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Completează fişa de proiect în conformitate cu priorităţile stabilite în lista obiectivelor pe termen mediu şi regulile specifice liniei de finanţare (Program Operaţional Sectorial, Ghidul Aplicantului etc.) 2. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect conducătorului SCP Conducătorul 3. Avizează / recomandă modificări şi aprobă înaintarea acesteia către direcţiile / SCP serviciile / unităţile beneficiare Membrii SCP – 4. Înaintează Fişa de proiect către direcţiile, serviciile / unităţile beneficiare programare 5. Urmăresc şi primesc observaţiile de la direcţiile / serviciile / unităţile implicate, centralizează şi analizează observaţiile primite 6. Definitivează Fişa de proiect Conducătorul SCP 7. Avizează Fişa de proiect şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Membrii SCP – 8. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect către SPO/DSPO programare Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020013) Nr. crt. Denumire document 1. Fişa de proiect propusă 4. Notă înaintare Fişă de proiect către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 5. Note observaţii şi propuneri 6. Fişa de proiect 7. Fişa de proiect aprobată 8. Notă înaintare Fişă de proiect către SPO/DSPO

A001030014 PREGĂTIREA CONTRACTĂRII A0010300141- ELABORAREA FIŞEI DE TWINNING Scop: Elaborarea Fişelor de Twinning, în concordanţă cu Manualul de Twinning, în vederea transmiterii acestora către punctele naţionale de contact din Statele Membre. Premise: Fişa de Twinning reprezintă un document necesar pentru contractarea proiectelor de twinning de care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

29

Manual de proceduri

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Solicită informaţii relevante de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare în vederea completării formatului standard al Fişei de Twinning 2. Verifică conformitatea fişei de Twinning cu criteriile din Anexa C1 – Manualul de Twinning 3. Înaintează Fişa de Twinning completată către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare şi solicită observaţii 4. Efectuează modificările necesare 5. Înaintează conducătorului SCP Fişa de Twinning spre avizare Conducătorul SCP 6. Avizează Fişa de Twinning şi o prezintă conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Aprobă înaintarea Fişei de Twinning către SPO/DSPO Membrii SCP – 8. Înaintează Fişa de Twinning către SPO/DSPO programare 9. În caz că există modificări propuse de SPO/DSPO, amendează în mod corespunzător Fişa de Twinning. Consultă direcţiile / instituţiile beneficiare cu privire la modificările survenite ( dacă este cazul) 10. Înregistrează şi transmit Fişa de Twinning

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010300141) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare format standard Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 3. Notă înaintare Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 5. Fişa de Twinning 8. Notă înaintare Fişă de Twinning către SPO/DSPO 9. Fişa de Twinning amendată; note direcţii / instituţii beneficiare 11. Notă înaintare Fişă de Twinning finală A0010200142 a - ASISTENŢĂ TEHNICĂ – ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor. Premise: Fişa aprobată Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

30

Acţiuni 1. Solicită direcţiilor / serviciilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie (Service Contract Forecast ) 2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut în cazul în care există solicitări de modificare 4. Efectuează modificările necesare 5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare. 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul preliminar de licitaţie) pentru înaintare către SPO/DSPO şi OPCP

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 a) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare model standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile beneficiare 2. Anunţ preliminar de licitaţie completat 5. Notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat 7. Transmission Note, Anunţul preliminar de licitaţie A0010200142 b

- ASISTENŢĂ TEHNICĂ - ELABORAREA TERMENILOR DE REFERINŢĂ ŞI A ANUNŢULUI DE LICITAŢIE

Scopul: Asigură că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de asistenţă tehnică sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelelor standard de Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie 2. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare 3. Completează Termenii de referinţă şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 4. Colaborează cu direcţiile beneficiare pentru completarea documentelor însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat) 5. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare 6. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare 7. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO 8. Înaintează documentele către SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 b) Nr. crt. Denumire document 4. Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie completate conform PRAG 5. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat 7. Documente aprobate 8. Notă înaintare Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO A0010200143 a – INVESTIŢII - ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor. Premise: Fişa aprobată Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

31

Manual de proceduri

Responsabili Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie ( Supply Contract Forecast ) 2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare 4. Efectuează modificările necesare 5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare 8. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul preliminar de licitaţie) pentru înaintarea către OPCP şi SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 a) Nr. crt. Denumire document 1. Notă înaintare modelul standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile beneficiare 2. Anunţ preliminar de licitaţie completat 3. Note interne; notă înaintare 5. Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat 8. Transmission Note, notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie către OPCP şi SPO/DSPO A0010200143 b - INVESTIŢII - ELABORAREA SPECIFICAŢIILOR TEHNICE ŞI A ANUNŢULUI DE LICITAŢIE Scopul: Asigurarea că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG. Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de investiţii sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

32

Acţiuni 1. Înaintează direcţiilor beneficiare modelele standard de Caiet de sarcini şi Anunţ de licitaţie în vederea elaborării acestora 2. Verifică dacă Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie sunt completate în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect 3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare 4. Completează Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente in Fişa de proiect 5. Colaborează cu direcţiile beneficiare în completarea documentelor însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat) ale Caietului de sarcini şi Anunţului de licitaţie şi trimit formatul standard al acestora 6. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare. 7. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre semnare 8. Avizează înaintarea documentelor către SPO/DSPO 9. Înaintează documentele către SPO/DSPO

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 b) Nr. crt. Denumire document Notă înaintare modelul standard Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către direcţiile / 1. serviciile beneficiare Note interne 3. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie completate şi verificate 4. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat 5. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi 6. obiectivitate, Buget estimat completate conform PRAG Notă înaintare Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO 9. A001020015: CONTRACTAREA A0010200151 a– TWINNING – SELECTAREA PARTENERILOR DE TWINNING Scop: Alegerea variantei celei mai bune pentru beneficiar Premise: Partenerii de Twinning se angajează să obţină rezultate operaţionale în termenii ţării beneficiare şi care să îndeplinească totodată cerinţele acquis-ului comunitar. Partenerii proiectului trebuie să realizeze un proiect detaliat al unui plan de lucru, în care să se regăsească toate activităţile necesare obţinerii de rezultate măsurabile cât şi ordinea în care acestea se vor desfăşura. Pe baza acestui plan, care este de fapt fişa proiectului de Twinning beneficiarii vor alege cea mai bună variantă pentru ei. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Întocmesc calendarul întâlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat 2. Informează direcţiile / serviciile beneficiare de ziua şi ora când au loc reuniunile, în vederea desemnării persoanelor care vor face parte din comitetul de evaluare 3. Identifică împreună cu beneficiarii persoana care poate îndeplini funcţia de şef de proiect român 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Conducătorul SCP Penitenciarelor componenţa comitetului de evaluare şi persoana propusă ca şef de proiect 5. Participă împreună cu beneficiarii la reuniunile de evaluare în vederea Membrii SCP – selectării partenerului de twinning programare Comisia de evaluare 6. Comisia completează grilele de evaluare atât pentru ofertele selectate cât şi pentru cele refuzate 7. Redactează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării 8. Avizează şi semnează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării Conducătorul SCP către SPO/DSPO şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor 9. Înaintează decizia beneficiarilor către SPO/DSPO, ACIS şi o copie către şeful Membrii SCP – de proiect programare Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 a ) Nr. crt. Denumire document Calendarul întâlnirilor 1. Notă înaintare a calendarului întâlnirilor către direcţiile / serviciile beneficiare 2. Notă înaintare componenţă comitet de evaluare 4. Note interne 5. Grile de evaluare completate 6. Scrisoarea de comunicare a rezultatelor evaluării 7. Notă înaintare decizie beneficiari către SPO/DSPO, ACIS, şef de proiect 8.

33

Manual de proceduri

A0010200151 b – TWINNING – ELABORAREA CONTRACTULUI Scop: Redactarea în comun a contractului care stă la baza transferului de know-how între cele două administraţii publice. Premise: În termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie să existe o variantă matură a contractului. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare

Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

Acţiuni 1.Oferă consultanţă beneficiarilor (direcţii / servicii / unităţi beneficiare) în ceea ce priveşte forma generală a contractului de Twinning 2. Se asigură că sunt respectate criteriile de evaluare la elaborarea contractului 3. Participă, cu rol de observator, la întâlnirile de lucru care au loc între beneficiari şi partenerii străini 4. Definesc împreună cu beneficiarii şi partenerii obiectivele (componente, activităţi, rezultate parţiale) 5. Împreună cu beneficiarii propun si negociază cu partenerii resursele umane si materiale necesare (inclusiv bugetul) 6. Redactează şi verifică contractul de Twinning în toate fazele elaborării lui 7. Înaintează contractul spre avizare şefului de proiect 8. Participă la organizarea primei sesiuni de negociere împreună cu şeful de proiect 9. Înaintează varianta finală a convenţiei conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre aprobare 10. Înaintează convenţia Ministerului Justiţiei spre aprobare

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 b ) Nr. crt. Denumire document 4. Contractul redactat în ceea ce priveşte componentele, activităţile, rezultatele 6. Contractul de Twinning redactat 7. Notă înaintare a contractului de Twinning către şeful de proiect 9. Varianta finală a Convenţiei de Twinning aprobată de conducerea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor 10. Notă înaintare Convenţie de Twinning A0010200152 a – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – PRECALIFICAREA Scopul: Alegerea consultantului. Premise: Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes şi stabilirea listei scurte şi a unui Comitet de Evaluare pentru aprecierea ofertelor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare Conducătorul SCP Membrii SCP – programare

34

Acţiuni 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de precalificare (aproximativ 5 membri, experţi ai direcţiilor / serviciilor beneficiare) 2. Înaintează componenţa Comitetului de precalificare* şi CV-urile experţilor nominalizaţi conducătorului SCP spre avizare 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa Comitetului de precalificare 4. Transmit către SPO/DSPO componenţa Comitetului de precalificare spre avizare

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de precalificare 6. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de precalificare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului * Membrii Comitetului de Precalificare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; Analizează fiecare ofertă şi o punctează din punctul de vedere al îndeplinirii cerinţelor din TOR; în urma întâlnirilor avute întocmesc Raportul de precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare ofertă; transmit raportul către OPCP

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 a ) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de precalificare către direcţiile / serviciile beneficiare 3. Componenţa Comitetului de precalificare şi CV-urile experţilor 4. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor 5. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor 6. Notă către Comitetul de precalificare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului A0010200152 b – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – EVALUAREA OFERTELOR Scopul: Alegerea consultantului. Premise: Înainte de semnarea contractului/contractelor de asistenţă tehnică. Organizarea precalificării şi constituirea unui comitet de evaluare a ofertelor precalificate Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – programare Conducătorul SCP

Membrii SCP – programare

Acţiuni 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) 2. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare 4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare spre avizare 6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare 7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de evaluare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului 8. Întocmesc grilele de evaluare pe baza Termenilor de referinţă

* Membrii Comitetului de evaluare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; evaluează ofertele şi le punctează în funcţie de cerinţele TOR şi modelul de Grilă de evaluare; pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentând maximum) se organizează întâlniri bilaterale la nivel de experţi; selectează oferta; întocmesc Raportul de evaluare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare ofertă; transmit raportul către OPCP

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 b ) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare 2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 4. Componenţă Comitet de evaluare aprobată 5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului 8. Grile de evaluare

35

Manual de proceduri

A0010200152 c – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – CONTRACTAREA Scopul: Semnarea contractului de asistenţă tehnică Premise: Selectarea celei mai bune oferte de asistenţă tehnică, în vederea îndeplinirii obiectivelor stabilite şi a derulării cu succes a activităţilor propuse în cadrul proiectului/ proiectelor aprobate Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni Membrii SCP – 1. Informează SPO/DSPO periodic sau la solicitarea expresă a acestora despre programare stadiul elaborării documentelor de contractare a Asistenţei Tehnice 2. Contribuie la redactarea contractului de Asistenţă Tehnică 3. Înaintează contractul de Asistenţă Tehnică către Conducătorul SCP Conducătorul SCP 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor contractul de Asistenţă Tehnică Membrii SCP – 5. Înaintează către SPO/DSPO contractul de Asistenţă Tehnică programare 6. Înregistrează şi îndosariază Contractul semnat de către toţi factorii de decizie implicaţi Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 c) Nr. Denumire document crt. 1. Notă informare SPO/DSPO 2. Contractul de Asistenţă Tehnică 5. Notă înaintare către SPO/DSPO a Contractului de Asistenţă Tehnică 6. Contractul de Asistenţă Tehnică semnat de către toţi factorii implicaţi A0010200153 – INVESTIŢII – EVALUAREA (PESTE 150.000 EURO) Scopul: Alegerea contractorului. Premise: Autoritatea de Contractare a înregistrat ofertele în ordinea sosirii şi au remis ofertanţilor o dovadă de primire; a avut loc întâlnirea pregătitoare, înainte de deschiderea ofertelor Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Acţiuni Membrii SCP – 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de programare evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) şi a întocmirii CV-urilor experţilor 2. Înaintează componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor conducătorului SCP spre avizare Conducătorul SCP 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare 4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor Membrii SCP – 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile programare experţilor spre avizare 6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor 7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetului de evaluare despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

* Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; participă la şedinţa pregătitoare; primesc, anterior deschiderii ofertelor, Caietul de sarcini; participă la deschiderea ofertelor în şedinţă publică şi semnează raportul de deschidere a ofertelor; evaluează ofertele din punct de vedere administrativ şi tehnic, pe baza grilei de evaluare publicate în Caietul de sarcini; ofertele considerate satisfăcătoare din punct de vedere tehnic sunt analizate din punct de vedere financiar; redactează şi semnează raportul de evaluare.

36

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200153) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare şi CVurile experţilor 2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-uri experţi 4. Componenţă Comitet de evaluare aprobat 5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor 7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului A001020016 MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA A0010200161 - COMPLETAREA ŞI TRANSMITEREA TPR-ULUI Scopul: Analiza activităţilor derulate în luna precedentă şi a activităţilor prevăzute a se derula în luna curentă. Premise: Pentru toate proiectele aflate în derulare, în cadrul UIP se întocmeşte un document în format Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunică SPO/DSPO. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – implementare Conducătorul SCP Membrii SCP – implementare

Acţiuni 1. Completează în formatul de TPR activităţile desfăşurate efectiv şi cele prevăzute pentru luna curentă 2. Actualizează (dacă este cazul) situaţia Addendum-uri / Side Letter-uri 3. Înaintează TPR –ul completat conducătorului SCP spre avizare 4. Verifică TPR - ul şi face modificări dacă este cazul 5. Semnează adresa de înaintare a TPR-ului către SPO/DSPO 6. Înaintează către SPO/DSPO TPR–ul completat, atât pe hârtie cât şi în format electronic

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200161) Nr. Denumire document crt. 1. TPR completat 6. Notă înaintare TPR către SPO/DSPO A0010200162 a – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ ŞI TWINNING Scopul: Monitorizarea şi evaluarea în mod sistematic şi periodic (trimestrial) a activităţilor desfăşurate în cadrul fiecărui proiect (de asistenţă tehnică / twinning ) de la începutul proiectului până la data de raportare. Premise: Procedura are la bază raportările transmise de echipa proiectului aflat în derulare (beneficiar/asistenţi străini) în cadrul sistemului de monitorizare elaborat de către UIP. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabili Membrii SCP – implementare

Acţiuni 1. Analizează informaţiile lunare primite de la direcţiile / serviciile beneficiare, conform sistemului de monitorizare al UIP

37

Manual de proceduri

Conducătorul SCP

2. Elaborează situaţiile lunare şi trimestriale 3. Evidenţiază sub formă grafică gradul de realizare a activităţilor raportate la durata de implementare 4. Discută cu direcţiile / serviciile beneficiare modificările necesare. 5. Înaintează lucrările coordonatorului UIP în vederea avizării sau semnării 6. Analizează documentele înaintate 7. Propune modificările necesare (dacă este cazul)

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 a) Nr. Denumire document crt. 1. Note de informare lunare de la direcţiile / serviciile beneficiare 2. Situaţii lunare (TPR) şi situaţii trimestriale 3. Grafic activităţi 4. Note către direcţiile / serviciile beneficiare A0010200162 b – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII DE ECHIPAMENTE Scopul: Furnizarea de instrucţiuni exacte privind monitorizarea din punct de vedere tehnic a proiectelor de achiziţii de echipamente Premise: Contractele de achiziţii de echipamente implică furnizarea produselor. Evaluarea produselor după cumpărare şi recepţie face obiectul monitorizării din punct de vedere al respectării calităţii tehnice a acestora. După cumpărare, echipamentele trebuie să facă obiectul procedurilor de control al calităţii. Acesta are loc la livrare şi pe durata utilizării produselor. a) Livrarea La livrare, se verifică următoarele elemente: - Cantitatea - Conformitatea articolelor cu specificaţiile tehnice în funcţie de descrierile din contract - Conformitatea articolelor cu toleranţele maxime specificate - Promptitudinea în livrare - Instrucţiuni pentru utilizarea echipamentelor, dacă s-a solicitat prin contract - Training pentru utilizare, dacă s-a solicitat prin contract - Sprijinirea în întreţinere sau contracte financiare, dacă s-a solicitat prin contract - Claritatea şi conformitate sprijinului, dacă s-a solicitat prin contract. Responsabilitatea verificării acestor elemente aparţine beneficiarului care raportează cu privire la modul de realizare a lor autorităţii contractante. Dacă există nereguli la oricare dintre elementele menţionate, furnizorul va fi notificat conform contractului şi este pasibil de penalizări conform aceluiaşi contract. b) Utilizarea (dacă este prevăzut în contract) Pe durata utilizării, se realizează înregistrări privind performanţele produselor achiziţionate. Următoarele elemente reprezintă baza pentru indicatorii specifici: - Defectări ale produselor sau frecvenţa acestora - Plângerile utilizatorilor - Comentarii ale utilizatorilor în baza unui chestionar de evaluare - Costurile de instalare - Costurile de întreţinere

38

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Costurile în utilizare - Servicii post-vânzare. Responsabilitatea instituirii procedurii care să permită culegerea informaţiilor menţionate aparţine instituţiei care utilizează produsele. Aceasta presupune elaborarea regulată a unor rapoarte cu privire la elementele menţionate, diferite în funcţie de tipul de produs. c) Evaluarea poate avea loc în trei etape: - La livrare; aceasta permite o reacţie rapidă dacă rezultatul este negativ - La un moment dat, pe durata utilizării; - Când este necesară reaprovizionarea Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni Membrii SCP – 1. Solicită Contractorului programul de livrare implementare 2. Informează unităţile beneficiare finale ale asistenţei cu privire la componenţa loturilor care urmează a fi livrate, programul de livrare şi solicită constituirea Comisiei de Recepţie* şi numirea unei persoane de contact din unitatea respectivă 3. Sesizează Contractorul cu privire la o livrare necorespunzătoare 4. Redactează Certificatele de Acceptanţă Provizorie / Finală 5. Verifică concordanţa dintre datele existente în Contract şi cele menţionate în Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală pentru instalare şi training primite de la unitatea beneficiară şi redactează, (unde este cazul), Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală 6. Înaintează DEA Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală şi unde este cazul Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală spre verificare 7. Dacă se constată neconcordanţe între datele existente în Contract şi documentele de acceptanţă notifică în scris Contractorul şi solicită îndeplinirea obligaţiilor contractuale 8. Notifică în scris OPCP şi SPO/DSPO cu privire la situaţia existentă 9. Înaintează lunar către SPO/DSPO Raportul tehnic de progres -TPR 10. Înaintează direcţiilor/serviciilor/unităţilor beneficiare solicitarea de raportare cu privire la funcţionarea echipamentelor achiziţionate *Comisia de Recepţie din unitatea beneficiară: Recepţionează echipamentele livrate de Contractor sau de către reprezentanţii legali ai acestuia, întocmeşte Procesul verbal de recepţie şi comunică SCP efectuarea recepţiei; înaintează spre semnare directorului unităţii Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală pentru instalare şi trening şi le transmit în original către SCP;

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 b) Nr. crt. Denumire document Notă solicitare program de livrare către Contractor 1. Note de informare către unităţile beneficiare finale şi solicitare constituire Comisie de 2. Recepţie şi nominalizare persoană de contact Note de informare către Contractor 3. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală 4. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală verificate; Certificate Globale de Acceptanţă 5. Provizorie / Finală Note înaintare DEA Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală şi Certificate Globale de 6. Acceptanţă Provizorie / Finală Note către Contractor 7. Note către OPCP şi SPO/DSPO 8. Raport de progres tehnic 9. Note solicitare raportare către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare 10.

39

Manual de proceduri

A0010200163– EVIDENŢA GENERALĂ A REPARTIZĂRII ŞI UTILIZĂRII BUNURILOR Scopul: Să asigure că bunurile achiziţionate în cadrul proiectelor din fonduri PHARE, alte fonduri nerambursabile sau prin cofinanţare de la buget ajung la beneficiari şi să ţină o evidenţa a repartizării acestora. Premise: În urma licitaţiilor organizate în cazul proiectelor de investiţii, bunurile achiziţionate sunt repartizate în direcţiile/serviciile/unităţile beneficiare. Pentru a ţine o evidenţă clară şi corectă a acestora, UIP ţine un dosar de achiziţii care conţine informaţii relevante cu privire la destinaţia şi utilizarea bunurilor. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni Membrii SCP – 1. Solicită de la OPCP copii ale documentelor justificative - contracte, facturi, implementare ordine de plată, împreună cu membrii DEA 2. Verifică corectitudinea documentelor primite, împreună cu membrii DEA şi iau legătura cu responsabilul OPCP, dacă este cazul 3. Îndosariază documentele primite 4. Solicită informări trimestriale de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare pentru actualizarea dosarului de achiziţii şi semnalarea oricăror modificări apărute în ceea ce priveşte locaţia / utilizatorul echipamentelor respective Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200163) Nr. crt. Denumire document 1. Notă solicitare documente OPCP 2. Note către OPCP 3. Dosare documente proiect 4. Note solicitare informare către direcţii / servicii / unităţi beneficiare A001020017 – ÎNDOSARIEREA ŞI ARHIVAREA DOCUMENTELOR Scopul: Să asigure că documentele referitoare la programele şi proiectele cu finanţare comunitară sunt îndosariate şi arhivate corespunzător. Premise: procedurile de arhivare şi îndosariere specifice fiecărui program sau proiect. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate Responsabili Acţiuni Conducătorul SCP 1.Stabileşte încadrarea documentelor în categoria de clasificare a informaţiilor publice şi a informaţiilor secrete, pentru a se asigura păstrarea confidenţialităţii, în conformitate cu reglementările în vigoare 2. Repartizează documentele primite către membrii SCP, în funcţie de responsabilităţile acestora şi fixează termenul pentru rezolvarea lucrărilor Membrii SCP 3. Alocă un cod şi nume dosarelor curente în funcţie de clasificarea stabilită şi le etichetează

Conducătorul SCP Membrii SCP

40

4. Constituie bibliorafturi pentru fiecare program derulat, precum şi pe probleme specifice (de ex. Resurse umane UIP, Proceduri, Legislaţie etc) 5. Elaborează documentele primite în lucru şi le înaintează, în termenul prevăzut, către conducătorul SCP. Dacă există modificări acestea sunt operate, iar varianta finală este transmisă conducătorului SCP spre aprobare pe suport hârtie. Dacă este cazul întocmesc scrisoarea de înaintare a documentului 6. Verifică şi aprobă documentele în forma finală 7. Înregistrează documentele întocmite în registrul de ieşiri, le trimite solicitanţilor şi păstrează un exemplar / copia acestora pe care îl remit autorului lucrării

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8. După finalizarea unei activităţi, îndosariază documentele în dosarul corespunzător, pe domenii / subdomenii, în ordine cronologică 9. Elaborează opisul pentru fiecare biblioraft Conducătorul SCP 10. Verifică periodic respectarea procedurii de păstrare şi arhivare a documentelor de către membrii SCP Membrii SCP 11. La finalizarea unui proiect, verifică dacă dosarele sunt complete şi numerotează paginile fiecărui dosar 12. Întocmesc o fişă de arhivare în care sunt evidenţiate codul dosarului, numele dosarului, numărul de pagini, anul la care se referă documentele, persoana care a întocmit dosarul Conducătorul SCP 13. Avizează fişa de arhivare Membrii SCP 14. Atribuie fiecărei fişe un număr unic pentru identificare 15.Depun dosarele la arhiva Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, după expirarea termenului de 7 ani 16. Întocmesc registrul general de arhivare (repertoar) Responsabilul cu procedura 17. Controlează, cel puţin o dată în timpul derulării unui proiect, modul în „patru ochi” care se realizează păstrarea şi arhivarea documentelor şi întocmesc un proces verbal 18. Analizează modul de aplicare a prezentelor proceduri şi propun modificări, dacă este cazul Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020017) Nr. crt. Denumire document 1. Documentele încadrate în categoria de clasificare 3. Dosare prevăzute cu cod şi nume 5. Documente elaborate 6. Documente elaborate în forma finală 7. Registrul de intrări / ieşiri 9. Opis biblioraft 11. Dosare cu paginile numerotate 12. Fişa de arhivare 14. Fişa de arhivare avizată şi numerotată 16. Registrul general de arhivare (repertoar)

41

Manual de proceduri

A002 Proceduri operaţionale pentru domeniul Economico - Administrativ Codul: A00201000 A00202000 A00203000 A00204000

Denumirea subdomeniului: Financiar – Contabilitate Planificare Bugetară Logistică Cazarmare, Construcţii - Investiţii

Codul procedurii: A00201001:

Denumirea procedurii: Financiar contabilitate – Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor Financiar contabilitate – Exercitarea controlului financiar preventiv propriu Planificare Bugetară - Procedură generală privind fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli pentru anul „N” Logistică - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în unităţile subordonate A.N.P. Logistică - Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare tehnicomaterială şi financiară Logistică - Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare. Logistică - Hrănirea persoanelor private de libertate Logistică - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare Logistică - Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule Logistică - Atestarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă Logistică - Planificarea activităţii zilnice de transport Logistică - Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs Logistică - Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe Logistică - Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe Logistică – Achiziţii publice – cerere de ofertă Logistică – Achiziţii publice – achiziţia directă Logistică – Achiziţii publice – licitaţie deschisă Logistică – Achiziţii publice – dialogul competitiv Logistică – Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare Logistică - Achiziţii publice – concurs de soluţii Logistică – Achiziţii publice – licitaţie restrânsă Logistică - Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare Logistică – Activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi Logistica – Răspunderea patrimoniala Logistica– Executarea controlului ierarhic Logistica – Inventarierea patrimoniului – elaborarea pe baza pct. 7 din anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004

A00201002: A00202001 A00203001 A00203002 A00203003 A00203004 A00203005 A00203006 A00203007 A00203008 A00203009 A00203010 A00203011 A00203012: A00203013: A00203014: A00203015: A00203016: A00203017: A00203018: A00203019: A00203020: A00203021: A00203022: A00203023:

42

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00204001: A00204002: A00204003: A00204004: A00204005: A00204006:

Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la construcţii Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de investiţii Cazarmare, constructii-investiţii – Recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii Cazarmare, constructii-investiţii – Constituirea cărţii tehnice a construcţiei Cazarmare, constructii-investiţii – Alocarea la drepturi de combustibil pentru încălzire

Abrevieri ai termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat 1. P.O. Procedura operaţională 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare Ach. Achizitor 7. 8. BS Birou secretariat 9. SEAP Sistemul electronic de achiziţii publice 10. CPV Vocabularul comun al achiziţiilor publice 11. Comp./compart. Compartimentul 12. HG/Hot Hotărârea de Guvern 13. OUG Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului 14. DEA Director adjunct economico-administrativ 15. PD Persoana desemnată (gospodar, lucrător, cadru tehnic, utilizator, etc.) 16. CS Contabil sector 17. R Referat de necesitate 18. NJ Notă justificativă 19 Of. Ofertă 20. AD Achiziţionare directă 21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli 22. AC Autoritate contractantă 23. PAAP Programul anual al achiziţiilor publice 24. CFPP Control financiar preventiv

43

Manual de proceduri

Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor Scop: a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi plata cheltuielilor; b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Cadrul Legal: a) Legea nr.500/2002, privind finanţele publice; b) Legea Contabilităţii nr.82/1991; c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale. A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR: Responsabil ACTIVITATEA DESFĂŞURATĂ Persoana nominalizată Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai în limita pentru întocmirea şi prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituţiei şi cu respectarea dispoziţiilor legale. evidenţa ALOP Persoana nominalizată Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de pentru întocmirea şi angajament: a) angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea evidenţa ALOP rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice; b) angajamentul bugetar – orice act prin care se rezervă fonduri publice unor anumite destinaţi, în limita creditelor bugetare aprobate Angajamentul bugetar îmbracă două forme: a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei singure operaţiuni noi care urmează să se efectueze; b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu. Persoana nominalizată Angajamentul bugetar precede angajamentul legal . pentru întocmirea şi Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidenţe contabile potrivit prevederilor legale sunt: evidenţa ALOP 1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de achiziţie publică, comandă, contract de muncă, acord de împrumut). 2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional) 3 - propunere de angajare a unei cheltuieli 4 - angajament bugetar individual global. compartimentul de Proiectul de angajament legal individual – este întocmit de compartimentul specialitate de specialitate din cadrul Direcţiei Economico – Administrativă/ Serviciului Logistic, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de necesitate” întocmit de direcţiile şi serviciile independente din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/unitate prin care se solicită angajarea cheltuielilor. Proiectul de angajament legal individual se întocmeşte în situaţia în care cheltuiala propusă nu se regăseşte în bugetul previzional. Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele „Propunere de angajare a unei cheltuieli” (Anexa nr.1) şi de „Angajament Bugetar Individual” (Anexa nr.2) de către compartimentul de specialitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar-Contabilitate. Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1) Persoana nominalizată Însoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de pentru întocmirea şi comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de împrumut ). evidenţa ALOP Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru rezervarea acestora.

44

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP

Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP

Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli circulă la: - compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2) Angajamentul bugetar este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comandă, referat de necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ). Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei cheltuieli: - la compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu ; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare. Proiectul de angajament legal provizoriu – îmbracă forma unui buget previzional. Bugetele previzionale se întocmesc potrivit clasificaţiei bugetare pe: titlu, capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuială de către Direcţia Economico – Administrativă/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor direcţiilor şi serviciilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor respectiv serviciilor unităţilor penitenciare. Bugetul previzional va fi însoţit de „Angajamentul bugetar global” . Bugetul previzional va fi întocmit de şeful Serviciului Financiar - Contabilitate, se supune vizei controlului financiar preventiv şi se supune aprobării ordonatorului secundar/terţiar de credite. Angajamentele bugetare globale se întocmesc pentru cheltuielile curente, ce se efectuează în mod repetat, pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, cum ar fi: - cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal; - cheltuieli cu contribuţii pentru asigurări sociale de stat; - cheltuieli cu contribuţii pentru ajutorul de şomaj; - cheltuieli de deplasări, detaşări, transferuri; - cheltuieli cu contribuţiile pentru constituirea fondului de asigurări sociale de sănătate; - cheltuieli privind drepturile cu caracter social; - cheltuieli privind hrana (norma de hrană); - cheltuieli cu chiriile. Pe parcursul anului, pentru cheltuielile înscrise în bugetul previzional, se întocmeşte „Propunerea de angajare a unei cheltuieli” pe baza solicitărilor direcţiilor şi serviciilor independente din unitate. Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

45

Manual de proceduri

B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizată Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care pentru întocmirea şi se urmăreşte: - existenţa angajamentelor; evidenţa ALOP - realitatea sumei datorate; - condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiile respective. Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind: - livrarea bunurilor ; - prestarea serviciului; - efectuarea lucrării; - existenţa unui titlu executoriu; - existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc. Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală. Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către conducătorii compartimentelor care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe). Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de către ordonatorii secundari/terţiari de credite . Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori. C. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizată Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care pentru întocmirea şi se confirmă că: - livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate; evidenţa ALOP - cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor; - plata poate fi realizată. Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru unităţile penitenciare) să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Modelul formularului "Ordonanţare de plată" este prezentat în Anexa nr. 4 la prezentele norme. Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului FinanciarContabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în conducerea şi evidenţa angajamentelor bugetare. Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original. Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor

46

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor. În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegată cu aceste atribuţii privind evidenţa angajamentelor bugetare. În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele: - prima ordonanţare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective; - ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului Serviciului Financiar-Contabilitate. La emiterea ordonanţării de plată finale persoana delegată cu atribuţii pe linia conducerii evidenţei angajamentelor bugetare şi a întocmirii ordonanţărilor de plată consemnează, iar ordonatorul secundar/terţiar de credite delegat confirmă, că operaţiunea s-a finalizat. După întocmire, „Ordonanţarea de Plată” circulă la: - compartimentul contabilitate pentru obţinerea vizei de compartiment. -compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor, pentru a se obţine viza de compartiment cu aplicarea amprentei ştampilei „Certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii” prin care se confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor; - persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnăturii şi amprenta ştampilei; - ordonatorul secundar/terţiar de credite pentru aprobare; - Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plăţii şi pentru arhivare. În cazul în care ordonanţarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile pct. 1 "Angajarea cheltuielilor". Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că ordonanţările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi că sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanţările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru şeful Serviciului Financiar Contabilitate, care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prezentelor norme. După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului Serviciului Financiar Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare, pentru plată. Nici o ordonanţare de plată nu va fi semnată de ordonatorul de credite decât dacă: - este completată cu toate datele cerute de formular; - este însoţită de toate documentele justificative - poartă semnătura compartimentului de specialitate şi a compartimentului financiar contabil; - poartă viza de control financiar preventiv propriu. D. PLATA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII şeful Serviciului Plata cheltuielilor – este faza finală a execuţiei bugetare prin care instituţia Financiar - Contabilitate publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţi creditori. Plata cheltuielilor este asigurată de directorul Direcţiei EconomicoAdministrativ şi şeful Serviciului Financiar-Contabilitate, după ce au fost verificate următoarele aspecte: - cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate;

47

Manual de proceduri

- există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităţi în conturi de disponibil; - subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective; - există toate documentele justificative care să justifice plata; - semnăturile de pe documentele justificative aparţin persoanelor desemnate să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii; - beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat; - suma datorată beneficiarului este corectă; - documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar preventiv; - documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; - alte condiţii prevăzute de lege. Plata nu poate fi efectuată: - în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente; - când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru "Bun de plată"; - când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii; - când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de plată; - când nu există aprobarea ordonatorului principal de credite. În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată, persoana împuternicită cu efectuarea acestei operaţiuni suspendă plata. Motivele deciziei de suspendare a plăţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăţilor. Având în vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative în vigoare, lunar se va întocmi o singură „Ordonanţare de plată”, pentru: - plata salariilor şi îndemnizaţiilor; - plata compensării chiriei stabilită pentru locuinţele de serviciu şi chiria datorată pe baza unui contract de închiriere; - plata contravalorii transportului prevăzut în actele normative în vigoare. Dispoziţii generale privind efectuarea plăţilor DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizată Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile pentru întocmirea şi publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului. evidenţa ALOP În vederea efectuării cheltuielilor, Direcţia Economico–Administrativă/ Serviciul Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare are obligaţia de a întocmi şi de a prezenta unităţii de trezorerie şi contabilitate publică la care instituţia are conturile deschise: - bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor; - programul de investiţii aprobat în condiţiile legii; - lista cu specimenele de semnături ale persoanelor delegate cu atribuţii de ordonator secundar/terţiar de credite, ale persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor cât şi amprenta ştampilei. Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate numai după deschiderea de credite şi/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.

48

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare exerciţiu bugetar. Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri efectuate în condiţiile legii. Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, se poate ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor de salarii, premii, deplasări, protocol precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: - contravaloarea medicamentelor; - contravaloarea transportului; - contravaloarea chiriei; - ajutoare etc. În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat. În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plată / încasare către casierie", semnată de directorul Direcţiei EconomicoAdministrativă şi de persoana care acordă viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitanţe, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizează cu respectarea actelor normative în vigoare la data efectuării plăţii. Organizarea evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale DESCRIEREA PROCEDURII Persoana nominalizată Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută în cadrul Serviciului pentru întocmirea şi Financiar - Contabilitate. Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza evidenţa ALOP informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor. Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se conduce utilizând metoda „partidă simplă”, de către persoanele desemnate. Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ţine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate". Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita alocaţiilor bugetare aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare". Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.

49

Manual de proceduri

Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita alocaţiilor bugetare aprobate se ţine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale". Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066 "Angajamente bugetare" este necesară pentru determinarea alocaţiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.

Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activităţii de control financiar preventiv. Descrierea procesului:Procedura vizează stabilirea unui set de reguli si operaţiuni unitare, precum şi a responsabilităţilor în procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu. Premise: Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Definiţie: Control financiar preventiv reprezintă activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea documentelor în care sunt consemnate operaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea sa devină acte juridice, prin aprobarea lor de către titularul de drept al competentei sau de către titularul unei competente delegate în condiţiile legii. Obiectul controlului financiar preventiv vizează, în principal: - angajamentele legale şi angajamentele bugetare; - deschiderea şi repartizarea de credite bugetare; - modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite; - ordonanţarea cheltuielilor; - constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare; - concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale; - alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice. Sferă de aplicare: Se exercita asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public, cu excepţia analizei şi certificării situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor deja efectuate. Modalitate de exercitare: Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea sigiliului personal. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.

50

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA Pas Responsabil(i) Descriere Se îngrijeşte de obţinerea vizelor şi certificărilor necesare pentru efectuarea operaţiilor prin care se afectează patrimoniul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Transmit documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv, persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu. Acestea vor fi însoţite de documente justificative corespunzătoare, certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunii şi a documentelor prin ştampila şi semnătura persoanei din Compartiment compartimentul de specialitate, desemnată să efectueze 1 de specialitate această operaţiune prin Decizia Directorului General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Răspunde pentru realitatea,regularitatea,şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial Administraţia Naţională a Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic şi Direcţiei Economico-Administrativă, înainte de a fi supuse controlului financiar preventiv . Primeşte documentele care privesc operaţiuni asupra cărora trebuie exercitat controlul financiar preventiv, împreună cu documentele justificative. Verifică din punct de formal: • Dacă documentele au fost completate în concordanţă cu conţinutul acestora; • existenta semnăturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; Persoana care • existenta actelor justificative specifice operaţiunii acordă viza de prezentate la viza. 2. control Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului financiar administrativ, în astfel de situaţii nu se face preventiv consemnarea refuzului de viza, procedându-se la restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea, indicându-se motivele restituirii. Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaţiunii, în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv . După efectuarea controlului formal, înregistrează documentele în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (Anexa 1) şi controlează, prin parcurgerea listei de verificare: a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor (control de legalitate); b) îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse controlului (control de regularitate); c) încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz (control bugetar).

Riscuri

Să nu poată fi obţinute toate avizele specifice fiecărei operaţiuni în termenul propus. Certificările să fie în neconcordanţă cu competenţele stabilite prin Decizia Directorului general al ANP.

Restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea din cauza neîndeplinirii / nerespectării unei condiţii formale

51

Manual de proceduri

Dacă necesităţile o impun, în vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, se pot solicita şi alte acte justificative, precum şi avizul Serviciului Juridic. Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii, pentru a dispune măsurile legale. Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea semnăturii şi a sigiliului pe exemplarul documentului care se arhivează la entitatea publica. Sigiliul personal, cuprinde următoarele informaţii: • denumirea entităţii publice; • menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; • numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului acestuia); • data acordării vizei (an, luna, zi). După acordarea vizei, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se înscriu în Registrul cu privire la operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaţie informatică de contabilitate şi al cărui conţinut este redat în Anexa nr.1. Prin acordarea vizei se certifică implicit şi îndeplinirea condiţiilor menţionate în listele de verificare. Răspunde în raport de culpa ei în privinţa operaţiunilor pentru care a acordat viza de control financiar preventiv. Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.

REFUZUL DE VIZĂ

Persoana care acordă viza de control financiar preventiv

52

Refuză motivat, în scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dacă în urma controlului se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de verificare nu este îndeplinit şi în esenţa, operaţiunea nu întruneşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, Consemnează acest fapt în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. La refuzul de viza anexează şi un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a cărui/ale căror cerinţa/cerinţe nu este/ nu sunt îndeplinită/îndeplinite. Aduce la cunoştinţa conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii refuzul de viza, însoţit de actele justificative semnificative Restituie celelalte documente sub semnătura, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea.

Refuzul de acordare a vizei din cauza neîndeplinirii condiţiilor de legalitate, regularitate şi bugetare (verificarea de fond) Volumul de documente ce trebuie analizat să fie inegal repartizat pe persoanele desemnate să exercite viza de control financiar preventiv propriu, ceea ce poate conduce la întârzieri în verificarea şi acordarea vizei CFPP.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3

4

Ordonatorul de credite

Aprobă efectuarea operaţiunilor care au primit viza de control financiar propriu. Poate decide, printr-un act de decizie internă, efectuarea pe propria sa răspundere a operaţiunilor care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv propriu pentru alte motive decât neîncadrarea în valoarea creditelor bugetare şi/sau de angajament.

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv

Informează în scris: • Organul ierarhic superior; • Curtea de Conturi, cu ocazia efectuării controalelor de descărcare de gestiune sau a altor controale ce intra în competenta sa ; • Ministerul Economiei şi Finanţelor asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere. Sesizează inspecţia centrală şi/sau inspecţiile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor, dacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de către ordonatorul principal de credite, se prejudiciază patrimonial entitatea.

Necomunicarea deciziei de efectuare a operaţiunii pe proprie răspundere către persoanele îndreptăţite

53

Manual de proceduri ANEXA NR.1 Administraţia Naţională a Penitenciarelor

REGISTRUL privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv

Valoarea Denumirea Conţinutul Data Compartioperaţiunilor Nr. documentului operaţiunilor prezentării la mentul pentru care crt Nr./Data înscrise în viză a emitent s-a acordat emiterii documente documentului viză 0 1 2 3 4 5

Valoarea Data operaţiunilor restituirii pentru care actelor Observaţii s-a refuzat justificative / viză semnătură 6 7 8

*

NOTĂ: *Se exceptă completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semnează pentru restituirea documentelor, având in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaţiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv.

54

Administraţia Naţională a Penitenciarelor ANEXA NR.2 Administraţia Naţională a Penitenciarelor Nr. .................../..................

Domnului/Doamnei .......................................................................... (Conducătorul entităţii publice)

În conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, va aduc la cunoştinţa refuzul de viza de control financiar preventiv intern pentru ....................../(tipul documentului, numărul şi data emiterii, suma, compartimentul emitent) din următoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative şi condiţiile prevăzute de acestea care se considera a fi nerespectate dacă s-ar efectua operaţiunea înscrisă în documente) ....... În situaţia în care dispuneţi efectuarea operaţiunii pe răspunderea dumneavoastră, în condiţiile art.25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, aceasta se poate face numai cu încadrarea în creditele bugetare aprobate. Actul (decizie, ordin) prin care dispuneţi efectuarea operaţiunii ………......../(se nominalizează operaţiunea) ...... ……………….va însoţi documentele justificative pe baza cărora operaţiunea se înregistrează şi în contul de ordine şi evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar preventiv" şi se întocmesc informările prevăzute de lege. …………........./(persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................

55

Manual de proceduri PROCEDURA: A00202001 PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PENTRU ANUL N Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea şi fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli Premise: - existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare; - existenţa cadrului legal de dotare a unităţilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor tabelelor de înzestrare şi normelor specifice de dotare; - existenţa personalului specializat în evaluarea tehnico-economică a categoriilor de bunuri din dotarea unităţilor de penitenciare şi de stabilire a necesarului de aprovizionat. Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia Procedura:

Responsabil Directorul general – aprobă Directorul general adjunct – avizează Directorul D.E.A. – propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia Directorul D.E.A.- A.N.P. Directorul adjunct D.E.A. din unităţile subordonate

Activitatea desfăşurată 1. Elaborarea Instrucţiunilor de fundamentare a bugetelor de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea instrucţiunilor se face în mod unitar pentru structurile financiar – contabilitate, logistică, cazarmare – construcţii şi producţie bugetară. Se transmit în unităţi, de regulă, până la termenul: 31.10.N-2 2. Instruirea personalului desemnat pentru întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N ; Termen: 25.11.N-2 Colectivul desemnat 3. Întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate; Secretariatul unităţilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri şi cheltuieli se transmit la Administraţia Naţională a Penitenciarelor – Direcţia Economico Administrativă până la data de 15.02.N-1. Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcţia Economico Administrativă prin structurile desemnate D.E.A. verifică, centralizează proiectele de buget de venituri şi cheltuieli pentru anul N; Termen: 20.03.N-1 Directorul general – aprobă 6. Întocmirea, verificarea, avizarea şi aprobarea Proiectului de Directorul general adjunct – buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, avizează titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Directorul D.E.A. – propune spre Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N avizare Termen: 31.03.N-1 Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N la Ministerul Justiţiei Termen: 31.03.N-1 D.E.A.Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecţii impuse de Ministerul de Justiţiei bugetară şi / sau Ministerul Economiei şi Finanţelor. Termen: 15.10.N-1

56

Administraţia Naţională a Penitenciarelor D.E.A.bugetară

Serviciul

Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N cu prevederile Legii bugetului şi repartizarea acestuia pe unităţi teritoriale, aparat central, etc.; Termen: 15.10.N-1 Sectoarele de specialitate şi 10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget structurile de achiziţie publică din transmisă de A.N.P. Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget şi A.N.P. şi unităţile subordonate transmiterea acestuia către B.A.G.R. Structurile de achiziţie publică Întocmirea Programelor de achiziţii publice Termen: 31.12.N-1 11. Începerea anului bugetar N; Directorul adjunct D.E.A. / 12. Raportări periodice: - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară; Contabilul şef din unităţile - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul subordonate Financiar; - anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară, Serviciul Logistic, Serviciul Financiar. PROCEDURĂ: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R. ÎN UNITĂŢILE SUBORDONATE A.N.P. Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţii de introducere în gestiune şi de distribuire a bunurilor materiale, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Procedura de introducere în gestiune şi distribuire a bunurilor materiale, reprezintă activitatea prin care se creează cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : A.N.P. şi unităţile subordonate. Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată Centralizează solicitările de bunuri materiale transmise de unităţile Responsabilul sectorului de teritoriale. specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’ Întocmeşte Planul anual asigurare tehnico - materială centralizat Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N’’ funcţie dede data aprobării Legii bugetului. specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’

Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentru anul ,,N’’, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele Responsabilul sectorului de aferente bunurilor aprobate a fi achiziţionate prin Planul anual de specialitate din A.N.P. asigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’ Verifică şi avizează Planul anual de asigurare tehnico - materială Directorul adjunct şi directorul centralizat pentru anul ,,N’’. D.E.A. din A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’ Aprobă Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentru Directorul general adjunct al anul ,,N’’. A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’ Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - materială Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N’’. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’ Întocmeşte proiectul Programului anual al achiziţiilor publice de bunuri pe anul ,,N’’. Şeful S.A. din B.A.G.R. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’ 57

Manual de proceduri Verifică şi avizează Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pe anul ,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’ Aprobă Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pentru anul ,,N’’. Directorul B.A.G.R. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’ Aplică procedurile de achiziţie publice de bunuri conform OG nr. B.A.G.R. 34/2006. Întocmeşte raportul de evaluare şi îl înaintează spre avizare şi B.A.G.R. aprobare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A. Înaintează spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A B.A.G.R. mostrele de bunuri materiale solicitate. Efectuează Comisia de recepţie din B.A.G.R. achiziţionate.recepţia cantitativă şi calitativă a bunurilor materiale Responsabilul sectorul de Certifică realitatea şi legalitatea documentelor care însoţesc bunurile specialitate din B.A.G.R. achiziţionate şi le înaintează serviciului financiar-contabilitate. Vizează pentru C.F.P., certifică BUN DE PLATĂ şi înregistrează în S F C din B.A.G.R evidenţa contabilă materialele prevăzute în documente. Gestionarul Sectorului de specialitate din Înregistrează în fişele de magazie materialele aprovizionate. B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonate SA din B.A.G.R. A.N.P. Înaintează sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare şi aprobare graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonate Directorul B.A.G.R A.N.P. Aprobă graficul de distribuţie privind repartiţia bunurilor materiale Directorul D.E.A. aprovizionate. Şeful S.A. şi contabilul şef al B.A.G.R.

B.A.G.R. Responsabilul sectorul de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P.

Întocmeşte documentele privind distribuirea, scăderea din evidenţa cantitativă şi cea de gestiune a bunurilor materiale, către unităţile subordonate A.N.P. Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru bunurile materiale achiziţionate centralizat. de regulă până la sfârşitul lunii Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. de regulă până la sfârşitul lunii Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.

PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA ŞI ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE TEHNICO-MATERIALĂ ŞI FINANCIARĂ Anexă la PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001) Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentării şi elaborării, de către unităţile de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-materială Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate

58

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico Administrative şi unităţile subordonate din sistemul administraţiei penitenciare Procedura: Responsabil

Activitatea desfăşurată La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico Elaborează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului Administrativă – Serviciul de aprovizionare tehnico-materială şi financiară, la care se anexează machetele: logistic Serviciul construcţii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luaţi în calcul la fundamentarea proiectului de plan, detaliată pe structuri funcţionale, articole si alineate cazarmare Serviciul producţie şi bugetare; 2. Cererea de materiale; venituri proprii 3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce fac obiectul aprovizionării; 4. Cererea de subvenţii; cererea de subvenţii are următoarea structură: - denumire indicator - cod indicator (art. şi alineat bugetar) - realizările anului „N-3” - realizările anului „N-2” - estimările anului „N-1” (an curent) - estimările anului „N” (anul de bază pentru care se întocmeşte proiectul bugetar) - estimările anului „N+1” - estimările anului „N+2” - estimările anului „N+3” Propunerile anului „N” vizează resursele financiare preconizate a fi alocate, iar estimările anilor „N+1”, „N+2” şi „N+3” sunt estimarea valorică a obiectivelor stabilite în documentul de politică, strategie şi performanţă pe următorii 3 ani. Înaintează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară spre avizare şi aprobare; Directorul Direcţiei Avizează Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-materială şi financiară Directorul general adjunct Aprobă Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară Direcţia Economico Transmite Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului Administrativă – de aprovizionare tehnico-materială şi financiară către unităţile subordonate Secretariat La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii Numeşte prin decizie zilnică colectivul de lucru pentru fundamentarea şi întocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară Colectivul de lucru Întocmeşte Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară care cuprinde documentele menţionate în Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnicomaterială şi financiară : - Cererea de subvenţii; - Cererile de materiale întocmite separat pe articole si alineate bugetare, pe structuri funcţionale, valorile rezultate se cumulează in cererile de subvenţii; - Bazele de calcul întocmite pe articole si alineate bugetare pentru determinarea materialelor si subvenţiilor din cererile de bunuri materiale; - Lista indicatorilor luaţi in calcul pentru determinarea nevoilor financiare si materiale la nivelul unităţii, detaliata pe structuri funcţionale, articole si alineate bugetare; 59

Manual de proceduri -

Nota de fundamentare pentru susţinerea nevoilor materiale si financiare solicitate; - Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susţin nevoi specifice unităţii – acestea se justifica in nota de fundamentare. Contabilul sef / Seful Verifică Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară serviciului logistic Directorul Direcţiei Avizează Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară Economico-Administrative Directorul unităţii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară aprobat de directorul unitatii. La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico - Analizează si centralizează Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico Administrativă – Serviciul materială şi financiară, pe structuri funcţionale, capitole de cheltuieli, articole si alineate bugetare; logistic Serviciul construcţii - Întocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare cazarmare Serviciul producţie şi centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; - Transmit Serviciului planificare bugetară cererile de subvenţii centralizate, venituri proprii pe unităţi, structuri funcţionale, articole si alineate bugetare. Directorul adjunct al Verifică Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Direcţiei Economico- Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizată al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Administrative Directorul Direcţiei Avizează Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraţiei Economico-Administrative Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico Întocmeşte Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Administrativă – Serviciul Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare planificare bugetară Directorul adjunct al Verifică Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Direcţiei Economico- Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Administrative Directorul Direcţiei Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru Economico-Administrative Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general adjunct Avizează: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Directorul general Aprobă: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; - Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare Direcţia Economico -Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri Administrativă – Serviciul si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; planificare bugetară -Primeşte bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite; - Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producţie şi venituri proprii, 60

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Serviciului construcţii cazarmare şi unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Transmite unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare. Direcţia Economico - Corelează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale Administrativă – Serviciul a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite; - Înaintează spre avizare şi aprobare Planul de aprovizionare centralizata al logistic Serviciul construcţii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii Directorul adjunct al Verifică Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Direcţiei Economico- Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Administrative Directorul Direcţiei Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al Economico-Administrative Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general adjunct Avizează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul general Aprobă Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Direcţia Economico Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Administrativă – Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite. Secretariat La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii / Coordonează corectarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi Directorul Direcţiei financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Economico-Administrative Colectivul de lucru Corelează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Contabilul sef / Seful Verifică Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu serviciului logistic bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direcţiei Avizează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu Economico-Administrative bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul unităţii Aproba Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia EconomicoAdministrativa - Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite Directorul Direcţiei 1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative materială; / Contabilul sef / Şeful 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul Serviciului logistic îndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite. Directorul Direcţiei 1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico Economico-Administrative materială; / Contabilul sef / Şeful 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul Serviciului achiziţii îndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico materială şi financiară. 61

Manual de proceduri PROCEDURĂ : A00203003 PRIVIND ELABORAREA ŞI FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ CENTRALIZAT PRIVIND ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAŢIE PENITENCIARE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare şi fundamentare a planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii de echipare a personalului din sistemul administraţie penitenciare. Premise: Elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare, reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure echiparea corespunzătoare a personalului. Aplicabilitate: A.N.P. şi unităţile subordonate. Procedura: Cine execută activitatea

Activitatea desfăşurată Emite instrucţiunile specifice privind întocmirea proiectului de buget Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N’’ specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2’’

Transmite unităţilor subordonate instrucţiunile specifice privind Responsabilul sectorului de fundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N’’ specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2’’

Instruieşte persoanele desemnate pentru elaborarea şi fundamentarea Directorul adjunct D.E.A. din bugetului pentru anul ,,N’’ A.N.P. 15 noiembrie an ,,N-2’’ Unitatea subordonată transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N’’ Directorul unităţii subordonate 15 februarie an ,,N - 1’’ Verifică şi centralizează proiectele de buget transmise de unităţile Responsabilul sectorului de subordonate specialitate din A.N.P. 20 martie an ,,N - 1’’ Responsabilul sectorului de Supune spre avizare şi aprobare proiectul de buget centralizat specialitate din A.N.P. 24 martie an ,,N -1’’ D.E.A din A.N.P. Depune la Ministerul Justiţiei proiectul de buget aferent anului ,,N’’ 31 martie an ,,N - 1’’ Stabileşte şi comunică echivalentul valoric al cotei părţi anuale a de echipament pentru anul ,,N’’, precum şi instrucţiunile privind Responsabilul sectorului de drepturilor calcularea şi acordarea drepturilor de echipament pentru personalul din specialitate din A.N.P. unitate. de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Dispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate Directorul unităţii subordonate de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Responsabilul sectorului de Supune Consiliului de Conducere al unităţii proiectul de Decizie privind specialitate din unitatea încadrarea personalului pe categorii de echipare subordonată de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Stabileşte şi aprobă încadrarea nominală la drepturi de echipament a funcţionarilor publici din subordine la următoarele categorii de drepturi: - numai echipament; Consiliul de Conducere şi - echipament pentru completarea uniformei şi diferenţa în bani; directorul unităţii subordonate - numai bani. de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Emite decizia privind încadrarea nominală la drepturi de echipament a Directorul unităţii subordonate personalului din unitate de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ 62

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Personalul din unitatea subordonată Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonată Directorul adjunct D.EA. din unitătea subordonată Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea subordonată Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.

Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. B.A.G.R B.A.G.R B.A.G.R Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P. Directorul B.A.G.R Directorul D.E.A din A.N.P.

PROCEDURA : A00203004

Întocmeşte cererea individuală de echipament pe articole şi date antropometrice de regulă până la 15 octombrie an ,,N – 1’’ Centralizează cererile de echipament, pe categorii de personal, articole şi date antropemetrice. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’ Analizează şi avizează situaţiile centralizate. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’ Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaţiilor centralizate. de regulă până la 30 octombrie an ,,N – 1’’ Centralizează solicitările de bunuri materiale aferente anului ,,N’’, întocmeşte planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat, corelează datele centralizate cu bugetul aprobat şi supune spre avizare şi aprobare planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’ Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat aprobat, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele privind distribuţiile pe talii şi mărimi pentru bunurile materiale care au fost aprobate prin planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’ Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice de bunuri. de regulă până la 30 decembrie an ,,N - 1’’ Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articolele de echipament din componenţa ţinutei de vară. de regulă până la 30 iunie an ,,N’’ Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articole de echipament din componenţa ţinutei de iarnă. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N’’ Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru bunurile materiale achiziţionate centralizat. De regulă până la sfârşitul lunii Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţia privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. De regulă până la sfârşitul lunii Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la stadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R. HRĂNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de hrănire a persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise: Procedura pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Cine execută activitatea -Responsabilul compartimentului hrănire - Bucătarul - Medicul şef al unităţii

Activitatea Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare normă de hrană în parte, având în vedere următoarele : - perioada de iarnă - vară - structura alimentelor din fiecare normă 63

Manual de proceduri produsele alimentare existente în depozite gradul de calificare al bucătarilor Stabilirea numărului de persoane private de libertate pentru care se asigură hrănirea pe fiecare normă, în funcţie de nota de efective. -

-Responsabilul compartimentului hrănire - Compartimentul evidenţă ppl -Responsabilul Întocmirea Listei de distribuţie a alimentelor compartimentului hrănire - Şef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuţie a alimentelor Distribuţia alimentelor din magazia de alimente şi operarea modificărilor - Gestionar hrănire în evidenţa operativă - Personalul blocului alimentar, Preluarea alimentelor şi transportul la blocul alimentar - Ofiţerul de serviciu Depozitarea corespunzătoare a produselor agroalimentare până în ziua - Personalul blocului alimentar următoare. alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva - Seful schimbului de bucatari Preluarea si calitativa in vederea prepararii hranei Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei – pe baza - Personalul blocului alimentar retetarelor - Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei - Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere PROCEDURA : A00203005

PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de aprovizionare cu produse agroalimentare pentru asigurarea hrăniri persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Cine execută activitatea

Activitatea Determinarea necesarului normat şi a rămasului de asigurat pentru produsele agroalimentare : - Necesarul normat (Nn) reprezintă cantitatea dintr-un produs agroalimentar calculată conform raţiilor din normele de hrană ale ppl şi efectivele pentru o perioadă determinată. Se calculează conform formulei : Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss În care : Ef = efectivele care urmează a fi hrănite în perioada respectivă ; Responsabilul compartimentului Z = numărul de zile pentru care se calculează ; hrănire R = raţiile prevăzute de normele de hrană conform perioadei de consum, respectiv iarnă – vară ; Ss = stocul de siguranţă ( se constituie pentru asigurarea hrănirii efectivelor în situaţii neprevăzute, din produse agroalimentare cu termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantităţile destinate nevoilor de consum lunare. Pentru determinarea cantităţilor de produse agroalimentare care urmează a fi aprovizionate, se determină existentul preliminat - Existentul preliminat(Exp) reprezintă cantităţile de produse 64

Administraţia Naţională a Penitenciarelor agroalimentare preliminate a exista în depozitul unităţii la începutul perioadei pentru care se calculează necesarul normat. Se calculează potrivit formulei : Exp = ( Exo + P – C ) În care : Exo = existentul aflat în depozitul unităţii la data stabilirii necesarului normat ; P = cantităţile de produse care urmează a fi aprovizionate, în perioada cuprinsă între data stabilirii necesarului normat şi data când începe perioada pentru care s-a calculat. C = cantităţile de produse care se vor consuma în perioada cuprinsă între data stabilirii necesarului normat şi data începerii perioadei pentru care s-a calculat. Determinarea rămasului de aprovizionat - Rămasul de aprovizionat (Ra) reprezintă cantităţile de produse agroalimentare care urmează a se aproviziona şi pentru care se vor solicita alocaţiile bugetare. Se calculează potrivit formulei : Ra = ( Nn - Exp ) + K În care : Nn = necesarul normat ; Exp = existentul preliminat ; K = perisabilităţii legale care se aplică asupra cantităţilor care urmează să se aprovizioneze ( Nn – Exp ) Responsabilul compartimentului Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionării produselor hrănire agroalimentare Responsabilul compartimentului Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaţiile bugetare asigurate. hrănire Comisiile de achiziţii Demararea procedurilor de achiziţii a produselor agroalimentare. Directorul unităţii Încheierea contractelor şi determinarea graficului de livrări Director ec. adm. Juristul unităţii Recepţia produselor agroalimentare în depozitele unităţilor, în funcţie Gestionar de graficul de livrare stabilit. PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA ŞI REALIZAREA LUCRĂRILOR DE ÎNTREŢINERE TEHNICĂ LA AUTOVEHICULE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare şi realizare a lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa unui personal tehnic specializat Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conducătorul auto

Activitatea desfăşurată Întreţinerea tehnică zilnică (ITZ) -execută verificarea autovehiculului, înaintea plecării în cursă privind starea tehnică, de întreţinere şi de completare a mijlocului de transport cu materialele, sculele, piesele şi accesoriile prevăzute în inventarul completului -execută verificarea tehnică, în parcurs, a autovehiculului, după fiecare 150-200 km sau după 3-4 ore de circulaţie, precum şi cu ocazia staţionării, privind starea 65

Manual de proceduri anvelopelor, starea sistemului de frânare, apariţia de scurgeri de carburanţilubrifianţi şi lichide speciale - la terminarea zilei de lucru, execută: - alimentarea autovehicului cu carburant - curăţarea, spălarea şi dezinfectarea autovehiculului - parcarea şi asigurarea autovehiculului Ziua de verificare şi întreţinere a tehnicii auto (ZVIT) -execută: Conducătorul auto, - verificarea şi punerea în ordine a elementelor de parc (sectorul de şeful de garaj, şeful întreţinere, sectorul de reparaţii, punctul de alimentare cu carburanţi-lubrifianţi, atelierului de punctul de control tehnic), conform prevederilor în vigoare reparaţii, - verificare, repararea şi completarea mijloacelor tehnice responsabilul de - greasarea sau schimbul de ulei, dacă acestea coincid în timp sau rulaj cu sector ziua în care se execută această activitate, precum şi operaţiunile prevăzute în normativul tehnic de linie Reviziile tehnice periodice RT1 şi RT2 - execută: Conducătorul auto, Verificarea stării de completare generală. şeful de garaj, şeful atelierului de reparaţii Curăţirea cabinei şi caroseriei. Salubrizarea şi dezinfectarea autovehiculelor şi remorcilor pentru transport şi personalul aflat la marfa, conform prevederilor reglementărilor sanitar-veterinare în vigoare deservire Curăţirea băi de ulei şi a sorbului pompei de ulei. Curăţirea şi verificarea rezervoarelor şi conductelor, sistemului de alimentare cu carburanţi. Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru închiderea-deschiderea şi blocarea uşilor, capotelor, capacelor obloanelor etc. Verificarea plinurilor (lichid de răcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frână, lichid spălat parbrizul, ulei acţionare instalaţii hidraulice). Pornirea şi urmărirea funcţionării motorului la diferite turaţii. Verificarea stării şi întinderii curelelor de transmisie. Verificarea fixării motorului pe cadru. Reglarea jocului la supape. Verificarea şi strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor împingătoare,arcurilor supapelor, a fixării colectorului, conductelor de evacuarea gazelor şi a bridelor tobei de eşapament la conducte de evacuare. Verificarea şi completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comandă al direcţiei la autovehiculele dotate cu sisteme de comandă servoasistat al direcţiei Verificarea tubulaturii de aspiraţie şi evacuare a turbosuflantelor şi verificarea stărilor, la motoarele supraalimentate. Verificarea cadrului la autovehicule remorci şi semiremorci (şasiu, platformă, lonjeroane). Verificarea presiunii în cilindrii motorului. Verificarea jocului axului pompei de apă şi a etanşeităţii garniturilor. Verificarea etanşeităţii şi stării de fixare a tuturor instalaţiilor şi sistemelor autovehiculelor. Verificarea elementelor de prindere şi de acţionare a compresorului. Verificarea intensităţii zgomotului la eşapare şi a concentraţiei oxidului de carbon (la m.a.s) şi a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare. Verificarea ruptorului-distribuitor, starea şi distanţa dintre contacte, jocul în bucşă, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii, condensatorului, bobinei de inducţie. Curăţirea bujiilor şi verificarea distanţei şi stării electrozilor, a fişelor de înaltă tensiune şi a elementelor antiparazitare. Verificarea avansului fix al motorului. Curăţirea sitei carburatorului.

66

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Curăţirea, spălarea şi reglarea carburatorului, pompei de alimentare şi a filtrului de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se goleşte de apă săptămânal. Schimbarea elementului de hârtie al filtrului de combustibil la treapta 1. Idem, la treapta a II-a când înlocuirea coincide la ambele trepte, se va lăsa un interval de 100-1000 km între cele două trepte. Spălarea şi verificarea elementului filtrant de combustibil din pâslă la m.a.c. RABA sau MAN-D 2156. Verificarea funcţionării corecte a injectoarelor şi reglarea pompei de injecţie. Curăţirea filtrului de aer. Verificarea stării şi fixării radiatorului de apă şi a paletelor ventilatorului. Verificarea funcţionării termostatului şi a cuplajului electromagnetic al ventilatorului. Verificarea jocului tijei cilindrului de acţionare şi a cursei libere a pedalei ambreiajului. Verificarea strângerii carcasei ambreiajului fixării pompei centrale şi a cilindrului receptor. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii cutiei de viteze, de distribuţie, organelor transmisiei cardanice, punţilor, arborilor planetari etc. Verificarea asigurării şi funcţionării mecanismelor de comandă a transmisiei, jocul furcilor glisante, a pinionului de atac şi strângerea şuruburilor de la carcase şi capace. Verificarea mecanismului de direcţie (eventuale jocuri). Verificarea şi asigurarea levierului de comandă a direcţiei a levierelor fuzetelor, articulaţiilor sferice, a pârghiilor şi a mecanismelor de direcţie. Verificarea şi reglarea unghiurilor direcţiei Verificarea fixării volanului şi a jocului articulaţiilor axului volan Verificarea jocului pivoţilor Verificarea etanşeităţii şi poziţiei corecte, a conductelor şi îmbinărilor direcţiei asistate. La autovehicule prevăzute cu sistem de protecţie împotriva îngheţului în instalaţii de frânare, sub 5 0 C se asigură umplerea la capacitatea cu lichid contra îngheţului a rezervorului pompei şi se acţionează pompa în timpul umplerii rezervoarelor cu aer, cât şi în parcurs de mai multe ori în timpul zilei de lucru. Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat. Verificarea sistemului de frânare (eficacitatea acestuia). Verificarea stării şi fixării racordurilor şi burdufurilor din cauciuc de la instalaţia de frânare. Verificarea etanşeităţii instalaţiei de frânare. Verificarea şi asigurarea cilindrilor dubli de frână. Verificarea stării şi fixării elementelor din sistemul de frânare al remorcilor sau semiremorcilor. Verificarea funcţională a supapelor din sistemul de frânare. Eliminarea aerului din circuitul hidraulic şi completarea cu lichid. Verificarea şi reglarea jocului pedalei de frână şi a jocului dintre tambur şi ferodou. Curăţirea filtrului compresorului şi a separatorului de apă şi ulei. Reglarea limitatorului de frânare a regulatorului de sarcină şi a regulatorului de presiune. Verificarea stării şi fixării frânei de staţionare şi a eficacităţii funcţionării instalaţiei pentru frâna de motor (m.a.c.) Curăţirea şi verificarea cilindrilor receptori, apărătorilor, tamburilor, saboţilor de frână, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor şi plăcuţelor de frână, camerelor sau cilindrilor de frână. Verificarea şi curăţirea filtrului servomecanismului de frânarea filtrului regulator de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel, site de la rezervorul de egalizare (pompa centrală), dozatorul de ulei de la

67

Manual de proceduri compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaţiei de frânare. Curăţirea şi verificarea pompei centrale de frână şi ambreiaj şi a cilindrilor receptori, servo-mecanismului supapelor de reţinere, verificarea membranelor camerelor de frânare Din 2 în 2 ani sau după o staţionare de peste 1 an, se verifică elementele componente ale instalaţiei de frânare, inclusiv se înlocuiesc garniturile de cauciuc şi materiale plastice, lichidul de frână, dacă este cazul. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii amortizoarelor şi a barelor antiruliu. Verificarea articulaţiilor, barelor superioare şi inferioare ale suspensiei la autovehicule cu suspensie independentă. Verificarea strângerii bridelor arcurilor şi a şuruburilor de fixare a suporturilor de arc. La autobuze în funcţie de soluţia constructivă, se execută verificarea şi reglarea pernelor de aer, a pârghiilor şi articulaţiilor sferice, purjarea rezervoarelor de aer (etanşeitatea). Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.). Verificarea şi reglarea unghiului de convergenţă a roţilor şi a altor unghiuri la automobilele cu suspensie independentă, inclusiv calarea direcţiei Verificarea stării arcurilor, a bolţurilor şi piuliţelor de la prezoanele roţilor. Demontarea roţilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmenţi, curăţirea de praf şi înlocuirea unsorii (roţi spate şi faţă). Verificarea presiunii în pneuri. Verificarea adâncimii profilului şi a echilibrării roţilor la autoturisme. Verificarea funcţionării instalaţiei de climatizare şi aer condiţionat. Verificarea instalaţiei electrice de semnalizare, iluminare etc. Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului. Verificarea densităţii electrolitului şi a tensiunii bateriei de acumulatori. Întreţinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor, desfundarea orificiilor buşoanelor). Verificarea şi reglarea releului regulator de tensiune şi releului de pornire. Verificarea şi reglarea luminii farurilor. Verificarea stării, fixării şi a contactelor conductorilor electrici. Verificarea existenţei şi stării siguranţelor calibrate din instalaţia electrică. Verificarea stării periilor generatorului de curent alternativ şaua generatorului de curent continuu. Demontarea curăţirea şi verificarea demarorului. Verificarea funcţionării şi a indicaţiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la instalaţia de ungere, temperatura apei de răcire, presiunea aerului în instalaţia de frânare etc. Verificarea etanşeităţii şi funcţionării sistemelor de răcire, ungere, alimentare, direcţie, frânare, transmisie. Verificaea fixării şi strângerii lăzii de scule, lăzii bateriei de acumulatoare şi a barelor de protecţie Verifcarea funcţionării dispozitivelor pentru blocarea şi reglarea scaunului şoferului, fixării scaunelor paasagerilor Controlul repartizării uniforme a încărcăturii, nedepăşirea sarcinii admise. Curăţirea şi verificarea cârligului de remorcare, ungerea şi verificarea suportului şi a capacelor de protecţie. Verificarea funcţionării sistemului hidraulic de acţionare a instalaţiilor speciale. Curăţirea, verificarea gresoarelor şi înlocuirea celor defecte. Se execută gresarea conform schemei şi la periodicitatea recomandată în cărţile tehnice de exploatare. Se spală filtrul de aer de tip umed şi se înlocuieşte uleiul. Se unge axul distribuitorului de aprindere şi se îmbibă cu ulei ungătorul camei. Se ung toate punctele articulaţiilor de comandă, balamalele şi mecanismele de

68

Administraţia Naţională a Penitenciarelor închidere a uşilor, macaralele de geam şi articulaţiile capotelor şi portbagajului. Ungerea articulaţiilor de la jaluzelele frontale. Înlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcţie, cutia de viteze, cutia de distribuţie şi reductor, punţile motoare (când coincid cu rulajele indicate în cărţile tehnice).

PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STĂRII TEHNICE ŞI DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI ÎNAINTE DE PLECAREA ÎN CURSĂ Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa personalului tehnic de specialitate Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil Conducătorul auto

Şeful de garaj

Conducătorul auto Şeful de garaj

Activitatea desfăşurată -prezintă şefului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA, rovigneta şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) - verifică: astarea tehnică a autovehiculului privind: - eficacitatea sistemelor de frânare, direcţie, rulare, iluminaresemnalizare, încălzire şi ventilaţie - nivelul emisiilor poluante (cantitatea şi concentraţia gazelor de evacuare la o accelerare a motorului la turaţie maximă) - etanşeitatea caroseriei - existenţa plinului de rezervor, nivelul lichidului de frână, lichidului de răcire de răcire, uleiurilor de transmisie şi hidraulic, alte lichide speciale bstarea de integritate şi dotare a habitaclului interior (starea de fixaţie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire, existenţa trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a triunghiurilor reflectorizante, a stingătoarelor portabile) c- documentele de înmatriculare (certificat de înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA) şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR) d- starea fizică a conducătorului auto (verificarea alcoolemiei cu alcooltester-ul) - în funcţie de constatări, avizează sau respinge plecarea în cursă a autovehiculului şi consemnează hotărârea, prin semnătură, în foaia de parcurs - în funcţie de hotărârea şefului de garaj, desfăşoară activitatea de transport planificată sau introduce autovehiculul în atelierul unităţii, în vederea remedierii neajunsurilor constatate - dacă autovehiculul verificat nu corespunde circulaţiei, în siguranţă, pe drumurile publice, planifică un alt autovehicul pentru executarea activităţii de transport, consemnând acest lucru în planul zilnic de transport

69

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII ZILNICE DE TRANSPORT Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificării activităţii zilnice de transport Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil

Activitatea desfăşurată

Şefii (responsabilii) - întocmesc, zilnic, până la orele 1300, solicitările privind deplasările compartimentelor de planificate pentru ziua următoare activitate Şeful de garaj - centralizează, zilnic, până la orele 1300, solicitările scrise ale compartimentelor de activitate din unitate (economic-administrativ, siguranţa deţinerii şi regim penitenciar, intervenţie psihosocială, medical, etc.) privind deplasările planificate pentru ziua următoare - întocmeşte proiectul planului de transport potrivit solicitărilor primite - înaintează Şefului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de transport, în vederea avizării - verifică şi avizează proiectul planului de transport, urmărind: Şeful Serviciului - evitarea executării de curse în gol economico- evitarea rutelor ocolitoare sau încrucişate administrativ -folosirea autovehiculelor la capacitatea nominală, în vederea utilizării raţionale a acestora şi pentru optimizarea fluxurilor de circulaţie - predă proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto Responsabilul - înaintează directorului unităţii proiectul planului de transport, în vederea sectorului auto aprobării Directorul unităţii aprobă sau respinge proiectul planului de transport Şeful de garaj - informează pe conducătorii autovehiculelor planificate în cursă şi pe şefii (responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra măsurilor dispuse de directorul unităţi PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA ŞI CALCULUL FOII DE PARCURS Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare şi calcul a foii de parcurs Premise: existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:

70

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Responsabil Responsabilul sectorului auto

Activitatea desfăşurată - eliberează foaia de parcurs, după completarea urmatoarelor: - datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor - prezintă foaia de parcurs, spre semnare, şefului serviciului logistic Şeful Serviciului - verifică şi certifică, prin semnătură, realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele logistic conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor şi o restituie responsabilului sectorului auto Responsabilul - predă foaia de parcurs conducătorului auto sectorului auto Conducătorul auto - primeşte foaia de parcurs şi certifică primirea acesteia, sub semnătură, pe cotorul carnetului de foi de parcurs - solicită şefului de garaj certificarea stării tehnice zilnice a autovehiculului şi înscrierea rulajelor aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor - completează citeţ, fără ştersături sau modificări, rubricile aferente rulajelor parcurse - certifică, prin semnătură, primirea carburantului, lubrifiantului şi lichidelor speciale - certifică, prin semnătură, exactitatea şi realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs Şeful de garaj - certifică, zilnic, prin semnătură, starea tehnică corespunzătoare a autovehiculului - completează rulajele aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor, certificând, prin semnătura, executarea acestor operaţiuni la rulajele planificate Conducătorul auto - predă foaia de parcurs, după terminare, resposabilului de sector Responsabilul sector

de - primeşte foaia de parcurs, după terminare, şi determină rulajul total parcurs şi consumurile de carburant şi lubrifiant aferente (normat şi real), evidenţiind consumurile înregistrate peste normă - certifică, sub semnătură, datele înscrise în document - prezintă foaia de parcurs, pentru verificare, ofiţerului inginer auto (*similar) Ofiţerul inginer auto - verifică modul de completare a foii de parcurs şi certifică, prin semnătură, (*similar) realitatea şi legalitatea datelor înscrise - predă foaia de parcurs responsabilului de sector Responsabilul de - centralizează foaia de parcurs, în vederea justificării consumurilor lunare de sector motokilometri, carburanţi şi lubrifianţi PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE ŞI CASAREA ACTIVELOR FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funcţiune şi casare a activelor fixe Premise: existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare existenţa personalului specializat în evaluarea stării de întreţinere şi exploatare a activelor fixe aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia

71

Manual de proceduri Procedura: Responsabil

Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, pe inventariere care le consemnează în procesul verbal de inventariere Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe - analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea Directorul adj. economico-administr- contabilului şef de iniţiere a procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a ativ / Şeful Serviciului activelor fixe - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a economicopropunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe administrativ Directorul unităţii

-

numeşte, prin decizie zilnică pe unitate comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe *Notă: comisia se compune din 3-5 membri, după cum urmează: a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti *Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.

Directorul adj. - instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea economicoatribuţiilor privind: administrativ/Şeful - modul de verificare a stării fizice şi de întreţinere a activelor fixe Serviciului economico- modul de verificare a înregistrării activelor fixe în evidenţa contabilă a administrativ unităţii - modul de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe Comisia de analiză şi - verifică existenţa activelor fixe în evidenţa contabilă a unităţii avizare a propunerilor - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor privind scoaterea din respective funcţiune şi casarea - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; activelor fixe - respinge de la scoatere din funcţiune şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi; - întocmeşte lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe şi o certifică, prin semnătură Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – - verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe înaintată de Administrativă unitate /Serviciul Logistic - verifică existenţa şi conţinutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe

72

Administraţia Naţională a Penitenciarelor - avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funcţiune şi casare pentru fiecare din activele fixe prevăzute - întocmeşte şi înaintează, directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe Directorul General al - aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de scoatere din Administraţiei Naţio- funcţiune şi casare a activelor fixe nale a Penitenciarelor C – la nivelul unităţilor subordonate Directorul unităţii

- dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru scoatere din funcţiune şi casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002*

Directorul adj. economico-administrativ/Şeful serviciului economicoadministrativ Directorul unităţii

- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea activelor fixe care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare

Directorul adj. economicoadministrativ/Şeful serviciului economicoadministrativ Responsabilul cu securitatea şi sănătatea în muncă

Comisia de casare

Directorul unităţii Contabilul şef

- aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a activelor fixe - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea activelor fixe - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării activelor fixe ce fac obiectul casării - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării activelor fixe, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal - verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că activele fixe sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare a activelor fixe şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii - avizează procesul verbal de casare a activelor fixe - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

73

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA ŞI CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECÂT ACTIVELE FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasării şi casării valorilor materiale, altele decât activele fixe Premise: existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare existenţa personalului specializat în evaluarea stării fizice a valorilor materiale, altele decât activele fixe, aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţilor din subordinea acesteia Procedura: Responsabil Comisia de inventariere

Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate - face propuneri privind declasarea şi casarea valorilor materiale, pe care le consemnează în procesul verbal de inventariere

Contabilul şef

- verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economicoadministrativ (similar), demararea procedurii de declasare şi casare a valorilor materiale - analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea Directorul adj. economico-administrativ/ contabilului şef de iniţiere a procedurii de declasare şi casare - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a Şeful Serviciului propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale economicoadministrativ - numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de analiză şi avizare a Directorul unităţii propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale *Notă: care va fi compusă din 3-5 membri, după cum urmează: a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti *Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de declasare şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.

adj. - instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind: - modul de verificare a stării fizice a valorilor materiale - modul de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale Comisia de analiză şi - verifică existenţa valorilor materiale în evidenţa contabilă a unităţii avizare a - verifică dacă bunurile materiale figurează în listele de inventariere la starea de propunerilor privind casare; declasarea şi - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective casarea valorilor - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, materiale, altele negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; - respinge de la declasare şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite decât activele fixe şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi; - întocmeşte lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale şi o certifică, prin semnătură Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării Directorul economicoadministrativ

74

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – - verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi Administrativă / casare a valorilor materiale - avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare şi casare a Serviciul Logistic valorilor materiale - întocmeşte şi înaintează directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de declasare şi casare a valorilor materiale Directorul General al - aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor C – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele decât activele fixe, potrivit prevederilor legislaţiei în vigoare Directorul adj. economicoadministrativ/ Şeful serviciului economicoadministrativ Directorul unităţii Directorul economicoadministrativ serviciului economicoadministrativ

- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea bunurilor materiale care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare

- aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a valorilor materiale adj. - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea valorilor materiale /Şeful - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării valorilor materiale ce fac obiectul casării

Responsabilul cu - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării valorilor securitatea şi materiale, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal Comisia de casare

Directorul unităţii Contabilul şef

- verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că acestea sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii - avizează procesul verbal de casare a valorilor materiale - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative

75

Manual de proceduri Cadrul general al procedurii de achiziţie publică Responsabil Activitate ANP - DEA Emite instrucţiuni plan aprovizionare Responsabili structuri logistice Întocmesc planul de aprovizionare tehnico-materială unităţi teritoriale ANP - DEA Centralizează planurile de aprovizionare tehnico – materiala teritoriale ANP - DEA Centralizează necesarul de materiale ANP - DEA Centralizează necesarul de subvenţii ANP – DEA Fundamentează bugetul de venituri şi cheltuieli ANP – DEA Repartizează bugetul pe unităţi Sef serviciul logistica unitate Corelează planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul teritorială aprobat Responsabilul achiziţii din Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice unitatea teritoriale Avizează programul anual al achiziţiilor publice Dir. Adj economico – administrativ , contabil şef unitate teritorială Director unitate teritorială Aprobă programul anual al achiziţiilor publice Dir. Adj economico– Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de administrativ unitate teritorială achiziţii publice Director unitate teritorială Desemnează prin decizie zilnică persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziţii publice PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CEREREA DE OFERTE 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Cerere de oferte” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2. Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai în cazul în care valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât sau egală cu echivalentul în lei al următoarelor praguri: a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro; b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro; c) pentru contractul de lucrări: 500.000 euro. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „cerere de oferte” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziţii. Definiţie: Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziţie de produse servicii lucrări, prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai mulţi operatori economici.

76

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt.

1.

1.1.

1.2.

3.

Acţiuni desfăşurate

Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru de achiziţie publică. obţinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile plătibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorările preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de începereurmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmirea calendarului procedurii Verificarea existenţei Se verifică de către compartimentul financiarsurselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţiei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii de buget Elaborarea notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

La data Compart. logistic demarării procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achiziţii

La data Compart. întocmirii achiziţii planului

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. Sef

Director Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

La data Compart. achiziţii demarării Compart. procedurii financiar data Compart. Se anexează baze de calcul justificative, prin La achiziţii care se evidenţiază valoarea contractului demarării exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în procedurii pragurile specifice legislaţiei in vigoare. Alegerea unei alte proceduri decât cele prevăzute La data Compart. de regulă se face pe baza unei note justificative. demarării achiziţii Notă justificativă se aprobă de către conducătorul procedurii autorităţii contractante, cu avizul compartimentului juridic, şi constituie un înscris esenţial al dosarului achiziţiei publice şi trebuie să conţină motivele pentru care s-a optat pentru această procedură.

77

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

caietului

Acţiuni desfăşurate

1

Elaborarea sarcini.

de

2

Elaborarea contractuale

3

Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.

clauzelor

Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (contabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

La data Compart. de D.E.A. Cont. şef specialitate demarării Şef procedurii compart. Specialitate

Director Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. şef Jurist

Director Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. şef

Director Compart. achiziţii

data Compart. achiziţii Serv. fin. Jurist (după caz) La data Compart. achiziţii demarării Compart. procedurii specialitate

La întocmiri planului

Manual de proceduri

78

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:

4

5

6

7

Completarea fişei de date a achiziţiei;

Până la data Compart. achiziţii demarării procedurii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Până la data Compart. achiziţii demarării procedurii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Până la data Compart. achiziţii deschiderii ofertelor

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Până la data Compart. achiziţii demarării procedurii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

79

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pt. atribuirea contractelor de achiziţie publică Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită. Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiece obiect în parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planificarea procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitorizarea internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura

Nr. crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Redactarea şi aprobarea Invitaţia de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: invitaţiei de participare. a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. (3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective. Transmiterea invitaţiei de Se realizează numai prin mijloace participare către operatorul electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.eSEAP. licitaţie.ro

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba

Arhivează

La data demarării Compart. procedurii achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

10 zile inainte de Compart. data dep. ofertei achiziţii care se pot reduce cu 4 zile in cazul public. docm de atrib in SEAP 6 zile conf. cadr. legal

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Manual de proceduri

80

4.3. Transmiterea spre publicare a invitaţiei de participare:

4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt.

1

1.1 2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. a Comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii Modul de lucru al comisiei de Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea externi, dacă este cazul. respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba

Arhivează

Până la demarării procedurii

data Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Până la deschiderii ofertelor Până la deschiderii ofertelor

data Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

data Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire Nr. crt.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

1

Autoritatea contractantă are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.

max. 4 zile de la data solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de depunere a of.

2

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

81

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

1 2

3

4

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie înregistrat în informare, notificare şi altele momentul transmiterii şi în momentul primirii. asemenea trebuie să se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalităţi : prin poştă, transmită în scris. prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituţiei. Primirea ofertelor Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta

Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

În mom. primirii Secretariat solicitării

Compart. achiziţii

DEA

În cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziţii unei solicitări de clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

În mom. Secretariat transmiterii şi în mom. primirii.

Compart. achiziţii

Director Compart. achiziţii

În mom. sosirii

Compart. achiziţii

Director Compart. achiziţii

Secretariat Resp. sector

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

82

4.6. Perioada de aşteptare

4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt.

1

1.1

2

Descrierea activităţilor

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data,ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Se completează declaraţia de confidenţialitate Înainte de Membrii şi imparţialitate deschiderea ofertelor. comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

Directorul unităţii, care a numit comisia de În mom. apariţiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenţei comisiei.

Reprez. din Director Compart. achiziţii partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

Ofertele se deschid de către comisia de Şedinţa evaluare deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare

Orice ofertant are dreptul de Prezenţa acestuia se consemnează a fi prezent la şedinţa de procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a ofertelor.

in Şedinţa deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare

2.2

În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere ofertelor comisia de evaluare verifică atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.

de Membrii a comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

83

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.1

Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

de Preşed. a Comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

Compart. achiziţii

Şedinţa deschidere ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

4

Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor Şedinţa întocmi un proces - verbal de trebuie să includă informaţiile anunţate de deschidere ofertelor către preşedintele comisiei. deschidere

de Membrii a comisiei de evaluare

4.1

Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere Şedinţa de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de către membrii deschidere comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor ofertelor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor

de Membrii a comisiei de evaluare

4.2

Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.

Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)

3.1

Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele către preşedintele comisiei de informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa evaluare garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare. Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare deschidere

Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.

Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor

Membrii comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Manual de proceduri

84

Şedinţa deschidere ofertelor

3.

5

Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.

Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Membrii comisiei de evaluare

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. crt

1

Descrierea activităţilor

Examinare şi evaluarea ofertelor

1.1 Verificarea ofertelor

2.1 Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.

Interval de timp

Elaborează

Comisia de evaluare are obligaţia de a Cât mai desfăşura activităţile de examinare şi evaluare posibili numai la sediul autorităţii contractante

curând Membrii comisiei de evaluare

Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de: eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă. Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal.

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

72 ore solicitare

de

la Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Verifica

Aproba

Arhivează

Preşed. Comisiei de evaluare Preşed. Comisiei de evaluare Preşed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii

85

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.2 Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.

Acţiuni desfăşurate

Maxim 72 ore de la Membrii comisiei de solicitarea evaluare clarificărilor

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

După expirarea Membrii termenului limită comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Manual de proceduri

86

2.3 Cazuri în care oferta este Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în considerată neconformă care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă, 3 Se resping ofertele Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta necorespunzătoare, respectiv care:a fost depusă după data şi ora limită de cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de şi/sau neconforme. participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident

4.

5.

Oferte admisibile

Stabilirea ofertei câştigătoare

5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare. 5.3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu câştigătoare, aceasta rămâne poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică fermă. care urmează să fie încheiat 5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”

După expirarea Membrii termenului limită comisiei de evaluare După expirarea Membrii termenului limită comisiei de evaluare

Preşed. Comisiei de evaluare Preşed. Comisiei de evaluare Preşed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

87

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.

7

dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului. Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii Anularea procedurii, este cazul.

7.1 Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.

de Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o sub contractează împreuna cu denumirea/numele sub contractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Cât mai posibil

curând Membrii comisiei de evaluare

Preşed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Director Compart. achiziţii

Preşed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Manual de proceduri

88

6.

4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt.

1

1.1 1.2

2 2.1.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Elaborează

Verifica

Aproba Arhivează

curând Resp. achiziţii

Preşed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziţii

Preşed. Comisiei de eval. Preşed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Preşed. Comisiei de eval. Preşed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Cât mai posibil

Maxim 3 zile / 5 zile de la emiterea deciziei

Resp. achiziţii

Maxim 3 zile de Resp. la emiterea deciziei achiziţii Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziţii deciziei

89

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile hotărârii comisiei de evaluare lucrătoare de la emiterea deciziilor respective a ofertelor Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se rezultatului realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare înaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare Ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători se Acceptarea ofertelor informează cu privire la acceptarea câştigătoare ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror respinşi despre rezultatul ofertă nu a fost declarată câştigătoare se hotărârii comisiei şi informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: motivarea acesteia. fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată câştigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică

Interval de timp

Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului. 4.10. Perioada de aşteptare: Nr. crt.

1

1.1 2.

2.1

2.1.1

2.1.2

Descrierea activităţilor

Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi câştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului. Acţiuni desfăşurate

Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziţii deciziei Interval de timp

Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează perioadei de aşteptare după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legătură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta. 5 zile Termenul de aşteptare până Perioada de aşteptare până la semnarea la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea rezultatului Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările În termenul fixat este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul înregistrare şi rezoluţia autorităţii contractante şi fac parte din dosarul motivată a autorităţii achiziţiei. contractante la contestaţia depusă. Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire. În termenul fixat Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este contestaţiilor dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.

Elaborează

Preşed. Comisiei de eval. Verifica

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Contabil sef

Secretariat

DEA

Director

Aproba Arhivează

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

Consiliul sau Instanţa de judecată. Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. Achiziţii

Manual de proceduri

90

3

2.1.3 2.1.4

Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora Soluţionarea contestaţiei

Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 5 zile procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante in 5 zile. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica, in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”

Contestatar

D.E.A. Jurist

Compart. Achiziţii

Consiliul

Compart. Achiziţii

4.11. Semnarea contractului: Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Interval de timp

Elaboreaza

atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. achiziţii achiziţie finalizează prin semnarea contractului de contractului achiziţie publică .

Finalizarea contractului publică.

2.

Incheierea contractului achiziţie publică.

3

Cuprinsul contractului de achiziţie publică.

de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel puţin următoarele: a)propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.

5 zile (fct. de Compart. valoare contract) de achiziţii la comunicarea Juridic hotararii de atribuire

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director Compart. achiziţii

Director Compart. Achiziţii Serv. Financiar –contabil

91

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1

de

Acţiuni desfăşurate

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Termenul maxim de publicare Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 Max. 48 zile de zile după ce s-a finalizat procedura de a anunţului de atribuire. licitaţie deschisă. 1.1 Cuprinsul anunţului de Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu atribuire mai mult de 650 de cuvinte. 2 Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia atribuire. dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană. 4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: 1

Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Definitivarea dosarului de achiziţie publică.

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba Arhiveaza

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

D.E.A. Jurist Cont. Sef

Director Compart. Achiziţii

Elaboreaza

După finalizarea Compart. procedurii achiziţii

Verifica

D.E.A

Aproba Arhiveaza

Director Compart. achiziţii

Manual de proceduri

92

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

2.

Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică

proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi Cel puţin 5 ani se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.

Compart. achiziţii

D.E.A Cont. sef

Director Compart. achiziţii

4.14. Derularea contractului: Nr. crt.

1

Acţiuni desfăşurate

93

Constituirea garanţiei de buna Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: executie, daca este cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba Arhiveaza

cu Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achiziţii

Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziţii executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achiziţii

Odata incheierea contractului

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

1

Efectuarea receptiei finale

2

Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul

3

Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/ executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Acţiuni desfăşurate

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

de Compart. a achiziţii

Interval de timp

Elaboreaza

D.E.A. Cont.sef

Verifica

Director Compart. achiziţii

Aproba Arhiveaza

Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii de achiziţii buna executie

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Manual de proceduri

94

propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul contractului stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.15. Finalizarea contractului:

4.16. Analiza procesului: Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

finalizarea Compart. Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea După achiziţii desfăşurării procedurii si a contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului contractului respectiv, măsura in care au fost îndeplinirii contractului satisfăcute toate necesităţile autorităţi, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achizitie publica

Verifica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Aproba Arhiveaza

Director Compart. achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

95

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ CONFORM ORDONANŢEI DE URGENŢĂ A GUVERNULUI NR. 34 MODIFICATĂ ŞI COMPLETATĂ 1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea procesului de achiziţionare directă de produse, servicii sau lucrări în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe bază de document justificativ, autoritatea contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor directe de produse, servicii sau lucrări conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006 nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari. 4. Descrierea procedurii Persoana desemnată (responsabilul de sector) identifică nevoile şi Persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar întocmeşte NOTA INTERNĂ (Anexa 3) (responsabilul de sector) După caz, persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar va întocmi şi semna fişa tehnică a produsului, serviciului sau lucrării necesare. Fişa tehnică va fi avizată de şeful compartimentului beneficiar, si aprobata de ordonatorul terţiar/secundar de credite. Fişa tehnică se anexează notei interne. şi după caz are anexate bazele de calcul justificative. Nota internă este vizată de şeful compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul terţiar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu În baza notei interne responsabilul cu achiziţia va întocmi REFERATUL DE achiziţia NECESITATE (anexa nr. 1). Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar – viza CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct aconomico-administrativ şi aprobat de ordonatorul terţiar/secundar de credite. După aprobarea referatului de necesitate, va efectua o prospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei cea mai eficienta şi avantajoasa pentru unitate. Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele metode: -consultarea catalogului electronic SEAP -consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri -consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici 96

Administraţia Naţională a Penitenciarelor - contactarea potentialilor furnizori În cazul în care un ofertant va refuza să emită o ofertă scrisă achizitorul va înscrie preţul ofertei pe proprie răspundere. Numărul minim de oferte solicitate se stabileşte în funcţie de valoarea achiziţiei şi de situaţia furnizorilor / prestatorilor / executanţilor disponibili pe piaţa zonală (minim 3 pentru achiziţii în valoare de peste 1000 EURO, fără TVA.) În urma prospectării pieţei se propune operatorul economic de la care se va face achiziţia. Achizitorul/ responsabilul cu După efectuarea prospectării pieţei va întocmi achiziţia *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ a produsului, serviciului sau lucrării La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă (anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota internă, referatul de necesitate aprobat , fisa tehnica (daca este cazul), ofertele : * În Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă a produsului, serviciului sau lucrării se va propune aprobarea efectuării achizitiei directe de la operatorul economic a cărei ofertă este mai avantajoasă d.p.v. al preţului si corespunde cerintelor tehnice ; *va fi semnată de achizitorul/ responsabilul cu achiziţia, şeful serviciului logistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ şi aprobată de ordonatorul terţiar/secundar de credite. Achizitorul/ responsabilul cu După aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionarea achiziţia directa a produsului, serviciului sau lucrării, după caz: * se va efectua achiziţia propriu-zisă pe baza facturii (fiscale) ce va fi înregistrată în cadrul unităţii penitenciare sau * se va transmite comanda scrisă, însoţită de fişa tehnică (dacă este cazul) către operatorul economic selecţionat. Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui contract încheiat cu operatorul economic selecţionat. (în special pentru servicii şi lucrări) Achizitorul/ responsabilul cu Nota internă, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor achiziţia/Comp Financiar - pentru achizitionarea directa, anexele , factura în original/ contractul de Contabil achiziţie publică în fotocopie, înregistrate în ordinea cronologică a întocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil. Fotocopii după nota internă, referatul de necesitate, nota de evaluare şi după caz a facturii /contractului se vor păstra la Compartimentul Achiziţii.

97

Manual de proceduri ANEXA 1 Avizat, Director Adjunct economico-administriv

Aprobat, Ordonator de credite

Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic REFERAT DE NECESITATE Privind achiziţionarea următoarelor produse/servicii/lucrări…… Temei legal : ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; ● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată; ● Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată; Justificare : Pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul sectorului.....................…………………………………..vă rugăm să aprobaţi achiziţionarea directă, conform prevederilor legale, a următoarelor produse/servicii/lucrări:

Nr Articol crt. bugetar

Cod C.P.V.

Denumire produs

U/M

Valoare achiziţii până la Valoare Cantitate data de: estimată necesară …………….. la lei fără TVA acest C.P.V. (fără TVA)

Valoare prevăzută in PAAP 2008 la acest C.P.V. ( fără TVA)

1 2 3 1. Necesitatea : 2. Data la care sunt necesare produsele: 3. Procedură de achiziţii propusă. Temei legal 4. Persoana responsabila de achiziţie: 5. Date sau anexe care sa susţină referatul. Prenume NUME,

98

Funcţia,

Compartimentul,

Responsabil Viza CFPP

Financiar – Contabil

Responsabi achiziţii

Achiziţii

Responsabil logistică

Logistic

Data,

Semnătura,

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ANEXA 2 Aprobat, Ordonator de credite

Avizat, Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA

Temei legal: ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; ● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată; ● Hotărârea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată; ● Alte prevederi legale ce vizează achiziţia În urma evaluarii preţurilor pieţei şi a primirii ofertelor au reiesit următoarele : Nr. Crt

Cod CPV

Denumire produs

Caracteristici tehnice

U.M. Cant.

Preţ oferit de : (lei fără TVA)

Oferta Oferta Nr.1 Nr.n

Pretul cel mai avantajos LEI/ BUC

Val Totală.* (+TVA) LEI

1 2 3 *) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV în parte Din analiza preţurilor de mai sus a reieşit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma /firmele…………………………………………..., pentru …………...……………. , drept pentru care propun achizitia directa de la aceasta/acestea. Prenume/NUME Întocmit

Funcţia Şef compartiment Ofiţer specialist/agent

Direcţia/Serviciul

Semnătura

Sector beneficiar Compartimentul Achiziţii

99

Manual de proceduri ANEXA 3 Nr.…………/…………….

Domnului subcomisar Bogdan COSTAŞ, Director D.E.A.

NOTĂ INTERNĂ Ref.: achiziţia de produse/servicii/lucrări Temei legal: - Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Justificare: (privind achiziţionarea de produse/servicii/lucrări) ……………………………………………………………………………………………………. • Denumire produse/ servicii/ lucrări • Unitate de măsură / U.M. • Cantitate • Valoare estimată (cu TVA inclus) • Termen de furnizare/ prestare/execuţie a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate • Anexe: - caiet de sarcini /fişa tehnică (după caz) a produsului/serviciului/lucrării - avizat(ă) de şeful / directorul compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul secundar de credite.

Prenume NUME,

Funcţia, Director Şef Serviciu Întocmit

100

Direcţia/Serviciul

Data,

Semnătura,

Administraţia Naţională a Penitenciarelor PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – LICITAŢIE DESCHISĂ 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Licitaţie deschisă” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: Licitaţia deschisă reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă, în conformitate cu art. 73din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, procedura de licitaţie deschisă se desfăşoară, de regulă, într-o singură etapă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „licitaţie deschisă” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ. Interesat are dreptul de a depune oferta

101

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

1.1. Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor de achiziţie publică. necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor]] ce se intenţionează a se acorda. Se specifică data estimativă de începereAlegerea procedurii care 1.2. urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenţei surselor Se verifică de catre compartimentul financiarde finanţare din Fila de buget contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii 2.

Elaborarea Notei de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.

3.

Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO dacă este cazul.

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhiveaza

La data Compart. logistic demarării procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director Compart. achizitii

La data Compart. achizitii întocmiri planului

D.E.A.

Director Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef

Director Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

La data Compart. achizitii demarării Compart. procedurii financiar Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. care se evidenţiază valoarea contractului demarării Achizitii exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în procedurii pragurile specifice legislaţiei in vigoare. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea după Achizitii de reducere a termenelor şi dacă : începerea valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte anului bugetar pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, opţional de la 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anună simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană

Manual de proceduri

102

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt.

1

3

Acţiuni desfăşurate

Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională. Elaborarea sarcini.

caietului

de

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhiveaza

Director Compart. La data Compart. de D.E.A. achizitii Cont.sef specialitate demarării Şef procedurii compart. specialitate

La data Compart. achizitii întocmiri Serv.fin. planului Jurist (dupa caz) La data Compart. demarării achizitii procedurii Compart. specialitate

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director Compart. achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

103

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

5

6

7

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Stabilirea formularelor şi următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, modelelor care se vor ataşa Formularul de ofertă, Formularul de contract, documentaţiei de atribuire. Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită. Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. estimativ al procedurii Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura Completarea fişei de date a achiziţiei;

Pana la data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Pana la data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Pana la data Compart. deschiderii Achizitii ofertelor

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Pana La data demarării proced.

Manual de proceduri

104

4

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. crt.

1

2

Acţiuni desfăşurate

Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: anunţului de participare. a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. 3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective. Transmiterea anunţului de Se realizează numai prin mijloace electronice, participare către operatorul folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro SEAP. Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări

Interval de timp

Elaborează

Verifica

Aproba Arhiveaza

La data Compart. Achizitii demararii proced.

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de la publicare transmiterea la MO. Începând cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea în SEAP anunţurilor prevăzute de prezenta ordonanţă în Monitorul Oficial al României este facultativă.“cf.OUG 94/2007

105

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Emiterea deciziei de numire a Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii 1.1. Modul de lucru al comisiei de Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia Autoritatea contractantă poate solicita opinia 2 Întocmirea Notei justificative experţilor externi, în cazul în care instituţia nu privind cooptarea de experţi deţine personal calificat pentru verificarea externi, dacă este cazul. respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini. 1

Interval de timp

Elaborează

Pana La data Compart. achizitii demarării proced. Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert.

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A.

Director Compart. Achizitii

Presed.com. de evaluare

D.E.A.

Director Compart. Achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. Achizitii

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

1

Autoritatea contractantă are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.

2

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă. Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Max. 4 zile de Compart. la data achiziţii solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de dep. a of.

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Manual de proceduri

106

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

4.6. Perioada de aşteptare Nr. crt

1 2

4

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. primirii solicitării Autoritatea contractantă are obligaţia de a În cel mult 3 răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. zile lucr. de la Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 primirea unei zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, solicitări de către toţi operatorii economici care au obţinut clarificări, nu documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia mai tarziu de 6 este disponibilă în SEAP, clarificările sau zile inainte de modificările acesteia se fac cunoscute prin data limita crearea unui nou fişier electronic la care se va stabilita pentru depunerea asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări ofertelor. care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor. mom. Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie înregistrat în în momentul transmiterii şi în momentul primirii. transmiterii şi informare, notificare şi altele mom. asemenea trebuie să se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare în din următoarele modalitati : prin poştă, prin fax, primirii. transmită în scris. prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate. Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul Primirea ofertelor sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Secretariat

Compart. Achizitii

DEA

Compart. Achizitii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Secretariat

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziţii

Secretariat Responsabil de sector

Compart. Achizitii

Director Compart. achiziţii

107

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

1

1.1

2

Descrierea activităţilor

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de imparţialitate deschiderea ofertelor.

Membrii comisiei de evaluare

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)

Directorul unitatii, care a numit comisia de În mom. evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariţiei conflictului de componenţei comisiei. interese

D.E.A.

Director Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)

Ofertele se deschid de către comisia de evaluare

Şedinţa de Membrii deschidere a comisiei de evaluare ofertelor

2.1

de Membrii Orice ofertant are dreptul de a Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa deschidere a comisiei de fi prezent la şedinţa de verbal de deschidere a ofertelor. evaluare ofertelor deschidere a ofertelor.

2.2

de Membrii În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de evaluare ofertelor comisia de evaluare verifică atribuire modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)

Arhiveaza

Compart. achiziţii

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Manual de proceduri

108 4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere

3.

3.1

Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare. Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare deschidere

Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare

Şedinţa de Presedintele deschidere a Comisiei de ofertelor evaluare

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)

Compart. achiziţii

Şedinţa de Membrii deschidere a comisiei de ofertelor evaluare

Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent) Reprez. din partea Min.Finant elor (daca e prezent)

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie Şedinţa de Membrii întocmi un proces - verbal de să includă informaţiile anunţate de către deschidere a comisiei de deschidere preşedintele comisiei. ofertelor evaluare

4.1

de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de evaluare de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor prezenţi la deschiderea ofertelor

4.2

Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere. Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.

5

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.

Imediat după Membrii comisiei de încheierea şedinţei de evaluare deschidere a ofertelor

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.

Imediat după Membrii încheierea comisiei de şedinţei de evaluare deschidere a ofertelor

Presed. Compart. Comisiei achiziţii de evaluare

109

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura Cat mai curand Membrii activităţile de examinare şi evaluare numai la posibil comisiei de sediul autorităţii contractante evaluare

1

Examinare şi evaluarea ofertelor

1.1.

Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse Termenul de completare a Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă documentelor lipsă de către în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă. participanţii la procedură.

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite completări a documentelor şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost lipsă. menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal. Cazuri în care oferta este Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în care considertată neconformă explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă,

Membrii comisiei de evaluare

2.1.

2.2.

2.3.

Verificarea ofertelor

72 ore de la Membrii solicitare comisiei de evaluare

Maxim 72 ore Membrii de la comisiei de evaluare solicitarea clarificarilor

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

110

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor

Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile si/sau neconforme.

4.

Oferte admisibile

Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a fost depusă după data şi ora limită de depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate. Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.

După expirarea termenului limita

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

După expirarea termenului limita

Membrii comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

111

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3

Stabilirea câştigătoare

ofertei

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte. Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare. Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

După expirarea termenului limita Cat mai curand posibil

Membrii comisiei de evaluare

5.1.

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

5.2.

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”

5.3

Odată stabilită câştigătoare, rămâne fermă.

6.

Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii atunci când:au fost depuse numai oferte posibil este cazul. comisiei de inacceptabile, neconforme sau evaluare necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.

oferta aceasta

Membrii comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

112

5.

7

Elaborarea raportului evaluare al procedurii

de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cat mai curand Membrii comisiei de evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil evaluare evaluare a procedurii Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Nr. crt.

1

1.1.

Cuprinsul Raportului evaluare a procedurii.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

113

Informarea ofertanţiilor Cat mai despre deciziile referitoare la curand posibil atribuirea contractului de achiziţie publică Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotărârii comisiei de evaluare lucrătoare de la emiterea deciziilor respective deciziei a ofertelor

Elaboreaza

Verifica

Compart. achiziţii Compart. achiziţii

Aproba Arhiveaza

Resp. achiziţii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Resp. achiziţii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

de Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o subcontractează împreuna cu denumirea/numele subcontractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotârârii de anulare a procedurii de atribuire. 4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: 7.1.

Presed. Comisiei de evaluare Director

2 2.1.

3

Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant motivarea acesteia. respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Invitaţia ofertanţilor declaraţi Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi câştigători pentru semnarea caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului. contractului.

Maxim 3 zile Resp. de la emiterea achiziţii deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Resp. achiziţii Resp. achiziţii

Maxim 3 Resp. zile de la achiziţii emiterea deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Manual de proceduri

114

1.2.

4.10. Perioada de aşteptare: Nr. crt.

1

1.1.

2.1.

Acţiuni desfăşurate

Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează după perioadei de aşteptare o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legatură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta. Termenul de aşteptare până Perioada de asteptare până la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206-207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);A se vedea şi punctual 4.9.1.2 Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei. motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă. Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.

Interval de timp

Elaboreaza

Compart. achiziţii

Verifica

D.E.A. Jurist Contabil sef

Aproba Arhiveaza

Director Compart. achiziţii

10 zile sau 5 zile cu majorările de punctul 4.9.1.2

In termenul Secretariat fixat

DEA

Compart. achiziţii

115

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.

Descrierea activităţilor

2.1.2

2.1.3

Competenţa în soluţionarea contestaţiilor

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Înştiinţarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaţiei şi transmiterea către Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia. Contestaţia poate fi depusă în toate fazele Termenele de depunere a procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al contestaţiilor şi momentul autorităţii contractante in 10 zile de la luarea la depunerii acestora cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acorduluicadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); si 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor

Compart. Achiziţii

In termenul Consiliul sau fixat Instanţa de judecată. Maxim 5 zile

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director Compart. Achiziţii

10 zile sau 5 zile

Contestatar

D.E.A. Jurist

Compart. Achiziţii

Manual de proceduri

116

2.1.1

2.1.4

Solutionarea contestaţiei

Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”

Consiliul

Compart. Achiziţii

4.11. Semnarea contractului: Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

2.

Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de achiziţie publică. atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef Cuprinsul contractului de Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel achiziţie publică. puţin următoarele: a) propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.

10 zile sau Resp. 5 zile (fct. achiziţii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (punctul 4.9.1.2.) Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. Achiziţii Serv.finan -ciar – contabil

D.E.A. Jurist Contabil sef

Director

Compart. achiziţii

117

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Finalizarea contractului publică.

3

Elaboreaza

data Resp achiziţii atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La achiziţie finalizează prin semnarea contractului de achiziţie semnarii contractului publică .

1

de

Interval de timp

Nr. crt.

1 1.1 2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Termenul maxim de Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de Max. 48 zile publicare a anunţului de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie deschisă. atribuire. Cuprinsul anunţului de Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile atribuire legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.elicitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

D.E.A., Jurist, Cont. Şef

Director

Compart. Achiziţii

Manual de proceduri

118

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt.

1

2.

Descrierea activităţilor

Definitivarea dosarului de achiziţie publică. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. Achiziţii

Compart. Achiziţii

D.E.A. Cont. Şef

Director

Compart. Achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

4.14. Derularea contractului: Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

D.E.A. Cont.şef

119

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cu Compart. Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata achiziţii incheierea buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului.

3

Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Compart. Dupa achiziţii constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti

D.E.A. Cont.şef

Director

Compart. achiziţii

Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziţii contractului

D.E.A. Cont.şef

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

4.15. Finalizarea contractului: Nr. crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. Eliberarea garanţiei de buna Se eliberează garanţia de buna executie, după executie, daca este cazul indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Interval de timp

Elaboreaza

Efectuarea receptiei finale

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art. 92, alin(4) din OUG 34, pentru contratele de lucrări

Compart. achiziţii

D.E.A.

Manual de proceduri

120

2

3

Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de Compart. informatii referitoare la indeplinirea contractului la elib.scris. de achiziţii de catre furnizor/prestator/executant si la buna executie eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataşează dosarului procedurii.

4.16. Analiza procesului: Interval de Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate timp crt. 1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizează modul de îndeplinire a finalizarea contractului respectiv, măsura in care au fost contractului indeplinirii contractului satisfăcute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Elaboreaza Compart. achiziţii

D.E.A.

Verifica D.E.A. Jurist Cont.şef

Director

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. Achiziţii

1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări, prin procedura „Dialog competitiv”, în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziţie publică de furnizare, servicii sau lucrări, dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ, următoarele condiţii: 121

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV

3. Aplicabilitate: Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziţii publice de furnizare, servicii sau lucrări prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţi admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală. Conform art. 96 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de dialog competitiv se desfăşoară în trei etape: a) etapa de preselecţie a candidaţilor; b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi vor depune oferta finală; c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt.

1.1.

Descrierea activităţilor

Estimarea contractului publică.

de

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

data Compart. valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La logistic achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

122

a) contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; b) aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză.

1.2.

1.3. 1.4.

Alegerea procedurii care Se verifică întrunirea condiţiilor prevăzute la art. 94 din ordonanţa de urgenţă: urmează să fie aplicată. - contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; - aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaborează nota justificativă conf art. 5 din Hot 925/2006. privind alegerea procedurii Aceasta face parte din dosarul achiziţiei. Întocmirea calendarului Se specifică data estimativă de începerefinalizare a procedurii. procedurii Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget

2.

Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MOdacă este cazul.

3.

La data Compart. achizitii demarării procedurii La data Compart. achizitii demarării procedurii data Compart. Se verifică de catre compartimentul financiar- La Achizitii contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării Compart. procedurii efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii financiar Compart. Se anexează baze de calcul justificative, prin Achizitii care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.

Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, facultativ, incepand cu data de 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană

Cât mai curând Compart. Achizitii după începerea anului bugetar

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Jurist

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

123

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.5.

La data Compart. achizitii întocmiri planului

Nr. crt.

Descrierea activităţilor

1

Elaborarea descriptive

documentaţiei

2

Elaborarea contractuale.

3

Stabilirea criteriilor de preselecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.

clauzelor

Acţiuni desfăşurate

Acesta va cuprinde: - o descriere a necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor autorităţii contractante; - orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile; - primele care vor fi acordate participanţilor la dialog; - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte. Sarcina elaborării documentaţiei descriptive revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Pana la data Compart. de specialitate demararii proced.

Director D.E.A. Cont.sef Şef compart. de specialitate

Compart. achizitii

La data Compart. achizitii întocmiri Jurist (dupa planului caz) Serv.fin. La data Compart. achizitii demarării Compart. procedurii specialitate

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

124

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:

4

5 6

7

Numărul minim al candidaţilor nu trebuie să fie Pana la data Compart. mai mic de 3. achizitii demarării procedurii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Pana la data demarării proced. Stabilirea formularelor şi Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana la data modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced. Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită. Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare Pana la data participare, daca este cazul. in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale ofertelor că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei. Pana la data Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui demarării estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de proced. achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura

125

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8

Stabilirea numărului minim al candidaţilor şi dacă este cazul numărul maxim al acestora Completarea fişei de date a achiziţiei

Nr. crt.

1

2

3

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute inclusiv criteriile de anunţului de participare. preselecţie şi regulile aplicabile, numărul minim al candidaţilor pe care intenţionează să îi preselecteze şi dacă este cazul numărul maxim al acestora, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană Transmiterea anunţului de Se realizează numai prin mijloace electronice, participare către operatorul folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro SEAP.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

La data Compart. achizitii demararii proced.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

30 zile inainte de data dep. candidaturilor care se pot reduce conf.cadr legal Transmiterea anunţului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Unitatea pentru Coor- transmiterea la MO. de la publicare donarea şi Verificarea în SEAP Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata, fără TVA este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări

Manual de proceduri

126

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:

4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt.

1

1.1 2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii a Comisiei de evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii Modul de lucru al comisiei Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor de evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea externi, dacă este cazul. respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Pana la data Compart. achizitii demarării proced.

D.E.A.

Director

Compart. Achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

Pana la data deschiderii ofert. Pana la data deschiderii ofert.

4.5.Etapa de preselectare a candidaţilor 4.5.1. Depunerea candidaturilor Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

1

Autoritatea contractantă are Punerea la dispoziţie a informaţiilor solicitate obligaţia de a asigura privind condiţiile de participare la procedura de oricărui operator economic atribuire informaţii complete cu privire la condiţiile de participare

D.E.A.

Director

Compart. Achizitii

2

Depunerea candidaturilor

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziţii

Compart. Perioada cuprinsă între achizitii data publicării anunţului de participare şi data limită de depunere a candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituţiei. In momentul Secretariat Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându- sosirii se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

127

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nr. crt

Nr crt

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare Plicurile se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Reprez. Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii comisiei de din partea imparţialitate deschiderea Min. evaluare plicurilor Finanţelor candidaţilor . (dacă e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de În evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea apariţiei conflictului de componenţei comisiei. interese

Director

Plicurile ce conţin candidaturile se deschid de către comisia de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

4

Evaluarea candidaturilor

Comisia de evaluare verifică îndeplinirea cerinţelor minime de calificare privind capacitatea tehnică şi cea economico-financiară a candidaţilor, criterii de preselectie prevazute in anuntul de participare.

5

Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează este cazul. atunci când numărul minim al candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, cu modificarile şi completările ulterioare)

1

2

3

Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent) Reprez. Şedinţa de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanţelor (dacă e prezent) Reprez. Şedinţa de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanţelor (dacă e prezent) Reprez. Şedinţa de Membrii evaluare a comisiei de din partea Min. evaluare candidaturilor Finanţelor (dacă e prezent)

Arhiveaza

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

128

4.5.2. Desfăşurarea şedinţei de evaluare a candidaturilor

6

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min. evaluare Finanţelor (dacă e prezent)

Elaborarea raportului După stabilirea candidaţilor care îndeplinesc intermediar de evaluare al criteriile de selecţie, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii de atribuire procedurii

4.5.3 Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire Nr. crt

1 2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Informarea tuturor candidaţilor privind rezultatul primei etape a procedurii Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 3 zile lucrătoare

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Compart. achizitii Imediat după aprobarea raportului intermediar al primei etape

Presed. Comisiei de eval. Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

4.6. Etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei 1

Descrierea activităţilor

Elaborarea participare

invitaţiei

Acţiuni desfăşurate

de

Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii : - referinţe privind anunţul de participare; - adresa la care va avea loc dialogul şi data si ora lansării acestuia; - limba/limbile în care se va derula dialogul; - dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă.

Interval de timp

Elaboreaza

129

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nr. crt

Invitaţia la etapa a doua a ofertanţilor declaraţi admişi.

3

Derularea dialogului

4

Semnarea procesului verbal de şedinţă şi informarea participanţilor la dialog despre rezultatul fazei intermediare

5

Închiderea etapei de dialog

Dialogul se derulează cu fiecare candidat admis, în parte, cu scopul identificării soluţiilor/opţiunilor referitoare la aspecte tehnice, montajele financiare, probleme legate de cadrul juridic precum şi alte elemente ale viitorului contract. Procesul verbal privind şedinţa de dialog se întocmeşte la sfârşitul fiecărei întâlniri şi cuprinde problemele discutate şi aspectele convenite. Se semnează de către membrii comisiei şi de către candidaţii admisi. Imediat după aprobare procesului verbal de către directorul unităţii, Compartimentul achiziţii are obligaţia de a informa toţi participanţii la dialog în legătură cu rezultatul fazei intermediare. Următoarea rundă de dialog se derulează numai cu participanţii selectaţi în cadrul fazei intermediare organizate anterior. Autoritatea contractantă derulează dialogul până când identifică soluţia/soluţiile corespunzătoare necesităţilor sale obiective

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Şedinţa dialog

Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziţii

Şedinţa dialog

Presed. de Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziţii

4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse 4.7.1. Invitaţia de depunere a ofertelor Nr. crt

1

Descrierea activităţilor

Elaborarea invitaţiei de depunere a ofertelor finale

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Invitaţia de depunere a ofertei finale trebuie să După închiderea cuprindă cel puţin următoarele informaţii : etapei a doua - referinţe privind anunţul de participare; - data si ora limită stabilite pentru depunerea ofertelor; - adresa la care se tranzit ofertele; - limba/limbile în care trebuie elaborată oferta;

Elaboreaza

Manual de proceduri

130

2

-

2

Transmiterea invitaţiilor pentru depunerea ofertelor

3

Primirea ofertelor

data deschiderii ofertelor; dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă. Invitaţiile se transmit participanţilor selectaţi să Un număr depună oferta finală suficient de zile pentru elaborarea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de evaluare evaluare

Director

Compart. achiziţii

Secretariat

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

4.7.2. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt.

1

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Director Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)

Compart. achiziţii

Reprez. Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii comisiei de din partea imparţialitate deschiderea Min. evaluare ofertelor. Finanţelor (dacă e prezent)

mom. D.E.A. Directorul unitatii, care a numit comisia de În evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariţiei conflictului de componenţei comisiei. interese

Arhiveaza

131

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.1

Descrierea activităţilor

Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de către comisia de evaluare ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

2.1

Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

2.2

În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele către preşedintele comisiei informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa de evaluare . garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare. Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie întocmi un proces - verbal să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei. de deschidere

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

3

4

Reprez. Şedinţa de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanţelor (dacă e prezent) Reprez. Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa de Membrii verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanţelor (dacă e prezent) Reprez. de Membrii Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor atribuire Finanţelor (dacă e prezent)

Compart. achiziţii

Reprez. Şedinţa de Presed. deschidere a Comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanţelor (dacă e prezent)

Reprez. Şedinţa de Membrii deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare ofertelor Finanţelor (dacă e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

132

2

4.1

4.2

5

Reprez. de Membrii Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de din partea Min. evaluare de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor Finanţelor prezenţi la deschiderea ofertelor (dacă e prezent) Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea comisiei de procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, şedinţei de evaluare deschidere şi celorlalţi deschidere a ofertanţi participanţi la atât prin poştă cât şi prin fax. ofertelor procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere. Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii comisiei de evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea de evaluare întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în şedinţei acest sens o Notă individuală care se ataşează la deschidere a 2/3 dintre membrii săi. ofertelor Raportul procedurii de atribuire.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Descrierea activităţilor

1

Examinare şi evaluarea ofertelor

2

Verificarea ofertelor

3

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura Cat mai curand Membrii activităţile de examinare şi evaluare numai la posibil comisiei de sediul autorităţii contractante evaluare

Verificarea de către comisia de evaluare a Cat mai curand condiţiilor de : eligibilitate, calificare, posibil corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse După expirarea Se resping ofertele termenului necorespunzătoare, limita respectiv cele care sunt: inacceptabile şi/sau neconforme.

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Verifica

Aproba

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Arhiveaza

Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii

133

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nr. Crt

Stabilirea câştigătoare

ofertei

5

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în urma aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

6.

Anularea procedurii, dacă este cazul.

7

Elaborarea raportului evaluare al procedurii

de

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Dacă criteriul utilizat fiind "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte. Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când: au fost depuse numai oferte inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte care , deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului. După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei de evaluare

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

După expirarea termenului limita Cat mai curand posibil

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

134

4

4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Resp. achiziţii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Resp. achiziţii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Resp. achiziţii

Resp. achiziţii Resp. achiziţii

135

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Autoritatea contractantă are obligaţia de a Cat mai curand informa ofertanţii despre deciziile referitoare la posibil atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. 1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile de la emiterea hotărârii comisiei de lucrătoare de la emiterea deciziilor respective deciziei evaluare a ofertelor 1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile. 2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea ofertei/ofertelor prezentate. deciziei 2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează zile de la hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant deciziei respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor 1

Elaboreaza

Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.

Manual de proceduri

136 3

câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficată şi completată Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.

Maxim 3 Resp. zile de la achiziţii emiterea deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

4.10. Perioada de aşteptare: Nr. crt.

1

2.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Termenul de aşteptare până Perioada de asteptare până la semnarea la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); A se vedea si punctul 7.9.1.2 Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei. motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

10 zile sau 5 zile, după caz cu majorările prevăzute la punctul 4.9.1.2.

In fixat

termenul Secretariat

DEA

Compart. achiziţii

3

4

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată In termenul de opţiunea părţii vătămate: fixat fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Înştiinţarea privind instiinteze despre aceasta si pe ceilalti depunerea contestaţiei şi participanti la procedura de atribuire. transmiterea catre Consiliu a De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea punctului de vedere copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia.

Competenţa în soluţionarea contestaţiilor

Compart. achiziţii

Consiliul sau Instanţa de judecată.

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziţii

4.11. Semnarea contractului: Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Finalizarea contractului publică.

2.

Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef , consilierul juridic şi responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

de

Elaboreaza

atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Compart. achiziţie finalizează prin semnarea contractului de achiziţie semnarii achiziţii publică. contractului 10 zile sau Compart. 5 zile (fct. achiziţii de valoare Juridic contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (pct. 4.9.1.2)

Verifica

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. Achiziţii Serv.financiar – contabil

137

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1

Interval de timp

Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, atribuire. disponibilă la adresa de Internet www.elicitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si va fi facultativă.“ , începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director Compart. achiziţii

Elaboreaza

Verifica

Aproba

D.E.A. Cont. sef

Director

4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt

1.

Descrierea activităţilor

Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică

Acţiuni desfăşurate

Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia. În cazul anulării procedurii de atribuire, dosarul se păstrează cel puţin 5 ani de la data anulării respectivei proceduri.

Interval de timp

Cel puţin 5 ani Compart. de la data achiziţii finalizării contractului respectiv.

Arhiveaza

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

138

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

4.14. Derularea contractului: Nr. crt.

1

3

Acţiuni desfăşurate

Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea garanţiei de buna care poate fi sub mai multe forme: buna executie, daca este executie, -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de buna executie se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini autoritatea contractantă are dreptul de a emite pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie, în limita prejudiciului creat . Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a contractului fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Odata cu Compart. incheierea achiziţii contractului

Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term.convenit de parti Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Verifica

139

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

Nr. crt.

1

2

3

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. Eliberarea garanţiei de buna Eliberarea garanţiei de buna executie, se face dupa indeplinerea totala a contractului şi plata executie, daca este cazul ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Efectuarea receptiei finale

Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului

Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.

Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art.92, alin (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări Max. 3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

4.16. Analiza procesului: Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. contractului respectiv, masura in care au fost indeplinirii contractului satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

Elaboreaza

finaliz. Compart. achiziţii

Verifica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Manual de proceduri

140

4.15. Finalizarea contractului:

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FĂRĂ PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar; b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.” 2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ în următoarele cazuri: a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic; b) ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare; c) atunci când produsele ce urmează a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente; d) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai dacă schimbarea furnizorului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse care, datorită caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere. Perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie să depăşească, de regulă, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniţial; e) pentru achiziţionarea de materii prime cotate la bursele de mărfuri, achiziţia acestora realizânduse ca urmare a tranzacţiilor de pe piaţa la disponibil; f) atunci când produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase, de la un operator economic care îşi lichidează definitiv afacerile, de la un judecător-sindic care administrează afacerile unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o altă procedură similară cu cele anterioare, reglementată prin lege; g) atunci când, ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit, conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător sau unuia dintre concurenţii câştigători ai concursului respectiv, în acest din urmă caz, autoritatea contractantă având obligaţia de a transmite invitaţie la negocieri tuturor concurenţilor câştigători; h) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: 141

Manual de proceduri - atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; - lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia; - valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu depăşeşte 50% din valoarea contractului iniţial; i) atunci când, ulterior atribuirii unui contract de lucrări sau de servicii, autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze noi lucrări, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrărilor sau serviciilor achiziţionate prin atribuirea contractului iniţial şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: - atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii, constau în repetarea unor lucrări sau servicii similare celor prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele prevăzute în caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrări/servicii iniţial a fost atribuit prin procedura de licitaţie deschisă sau restrânsă; - valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări/servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrărilor/serviciilor similare care pot fi achiziţionate ulterior; - în anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul că autoritatea contractantă are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în cadrul procedurii respective; - autoritatea contractantă are dreptul de a aplica această procedură într-un interval care nu poate depăşi 3 ani de la atribuirea contractului iniţial. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico–Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.

142

4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt.

1.

2.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

valorii Se identifică toate costurile aferente pentru achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de începereurmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmirea calendarului procedurii Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiarsurselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii de buget Estimarea contractului publică.

de

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

La data Compart. logistic demarării procedurii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

La data Compart. achizitii întocmiri planului

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

La data Compart. Achizitii demarării Compart. procedurii Financiar data Compart. 4. Elaborarea Notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin La Achizitii de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului demarării contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în proced. pragurile specifice legislaţiei in vigoare. publică. 4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: 3.

Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data Compart. sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici demarării de tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, procedurii specialtate serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.

Arhiveaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Cont. şef Şef compart. de specialtate

Director

Compart. achizitii

143

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Verifica

3

clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai calificare si selecţie la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau sau la capacitatea tehnică profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. şi/sau profesională.

4

Completarea fişei de date a achiziţiei

5

Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.

6

Elaborarea contractuale.

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.

Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită. Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie.

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achizitii

D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarării Compart. de procedurii specialit.

Director

Compart. achizitii

La data întocmiri Compart. planului achizitii Serv.fin.

Pana la data de- Compart. marării proced. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Pana la data Compart. achizitii des-chiderii ofertelor

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Pana la data demarării proced.

4.3. Transmiterea invitaţiei de participare la negocieri: Nr. crt

1

Descrierea activităţilor

Redactarea şi transmiterea invitaţiei de participare la negocieri odată cu documentaţia de atribuire

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

În cazul în care acest lucru este posibil şi în La măsura în care nu se încalcă condiţiile prevăzute demararii la art. 122 lit. h), i) şi j), autoritatea contractantă proced. are obligaţia de a invita la negocieri un număr de operatori economici care să asigure o concurenţă reală

Elaboreaza

data Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

144

2

4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziţii Autoritatea contractantă poate solicita opinia Întocmirea Notei experţilor externi, în cazul în care instituţia nu justificative privind deţine personal calificat pentru verificarea cooptarea de experţi respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul externi, dacă este cazul. de sarcini.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Pana la data Compart. achizitii demarării proced.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

4.5. Perioada de aşteptare Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Primirea preliminare

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

4.6. Derularea negocierilor Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

145

Reprez. de Membrii Completarea de către Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte comisiei de din partea verificarea fiecare membru al imparţialitate Min. evaluare candidaturilor. comisiei de evaluare şi de Finanţelor către experţii externi (dacă e cooptaţi, a declaraţiilor prezent) privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

In momentul Secretariat ofertelor Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui sosirii punctul de pornire al negocierilor. Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.

3

4

Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte

La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă. Negocierile se derulează până în momentul în Depunerea ofertei finale care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finală, să aducă modificări elementelor stabilite în procesul de negociere. Imediat dupa Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de deliberare evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare al procedurii evaluare a procedurii

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Membrii comisiei de evaluare Membrii comisiei de evaluare

Membrii comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

4.7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt.

1

1.1 1.2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor Modalitatea de comunicare a rezultatului

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective

Interval de timp

Elaboreaza

Cat mai curand Resp. posibil achiziţii

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare

Resp. achiziţii Resp. achiziţii

Manual de proceduri

146

2

2 2.1

3

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

4.8. Perioada de aşteptare: Nr. crt

1.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Primirea contestaţiilor, Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat dacă este cazul, cu număr primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii de înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei. motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.

Elaboreaza

Secretariat

Verifica

DEA

Aproba

Arhiveaza

Compart. achiziţii

147

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. achiziţii informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Resp. respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea achiziţii hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Resp. declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea achiziţii deciziei pentru semnarea semnarea contractului. contractului.

Acceptarea câştigătoare

Competenţa soluţionării contestaţiilor

3

Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei

4

Soluţionarea contestaţiei

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta. Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”

Compart. Achiziţii

Consiliul sau Instanţa de judecată. Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Consiliul

Compart. Achiziţii Compart. Achiziţii

4.9. Semnarea contractului: Nr. crt

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

1

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Resp. contractului achiziţii contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . publică.

2.

Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de achiziţie publică. atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau Resp. 5 zile (fct. de achiziţii Juridic valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

Verifica

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. Achiziţii Serv.finan -ciar– contabil

Manual de proceduri

148

2

4.10. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Transmiterea de atribuire.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Compart. achiziţii

anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si este facultativa, incepand cu data de 01.01.2008; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul .

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

4.11. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt.

1

Definitivarea dosarului de achiziţie publică. Păstrarea dosarului de achiziţie publică

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.

Elaboreaza

Compart achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Compart achiziţii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achiziţii

149

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.

Descrierea activităţilor

Nr. crt

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; cazul . -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Odata cu Compart. achiziţii incheierea contractului

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Dupa cons- Compart. tituirea garantiei achiziţii de buna executie de parti

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

4.13. Finalizarea contractului: Nr. crt.

1

2

3

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

receptiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. Eliberarea garanţiei de Se elibereaza garanţia de buna executie, dupa buna executie, daca este indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din ant a confirmarii aceste documente se ataseaza dosarului indeplinirii a contractului procedurii.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Efectuarea finale

Max 14 zile de Compart. achiziţii la finaliz.rec.finale

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Max.3 zile de la Compart. data elib. achiziţii scrisorii de buna executie

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

150

4.12. Derularea contractului:

4.14. Analiza procesului: Nr. crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziţii desfasurarii procedurii si cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. a indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica

Verifica

D.E.A. Jurist Cont.sef

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CONCURSUL DE SOLUŢII 1. Scop: Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Concurs de soluţii” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluţii conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. 151

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 131 şi art. 132 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a organiza un concurs de soluţii, astfel ca o procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare, sau ca parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, având obligaţia de a preciza în cadrul documentaţiei de concurs orice informaţie, cerinţă, regulă, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenţialilor concurenţi o informare completă şi corectă cu privire la modul de aplicare al concursului de soluţii.

4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

valorii Se identifică toate costurile aferente pentru 1.1. Estimarea contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile publică. pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda. Se specifica data estimativa de începere-finalizare Alegerea procedurii care 1.2. urmează să fie aplicată a procedurii. şi întocmirea calendarului procedurii existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar1.3. Verificarea surselor de finanţare din contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Fila de buget 2.

3.

Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MOdacă este cazul.

Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică:

Interval de timp

Elaboreaza

La data Compart. logistic demarării procedurii

La întocmiri planului La data demarării procedurii

data Compart. achizitii Compart. achizitii Compart. financiar Compart. achizitii Compart. achizitii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A. Cont. Sef

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

152

Definiţie: Concurs de soluţii - o procedură specială prin care se achiziţionează, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii. Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de proiecte.

- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice; facultativ de la 01.01.2008 - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană 4.2. Elaborarea documentaţiei de concurs: Nr. crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

3

Completarea fişei de date a achiziţiei;

4

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Director La data Compart. de D.E.A. Cont.sef specialitate demarării Şef procedurii compart. specialitate

Compart. achizitii

Director

Compart. achizitii

D.E.A. La data Compart. Cont.sef achizitii demarării Compart. de procedurii specialit.

Pana la data demarării proced. Stabilirea formularelor şi Documentaţia de concurs trebuie să conţină Pana la data modelelor care se vor următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării ataşa documentaţiei de Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced. concurs. Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

153

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Elaborarea caietului de Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în sarcini. colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita calificare,daca e cazul) Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: calificare si selecţie situaţia personală a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau sau la capacitatea profesională; standarde de asigurare a calităţii; tehnică şi/sau standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. profesională.

1

Interval de timp

Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul . 6 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz. internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura 4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. Crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin anunţului de participare. informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro operatorul SEAP. Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de participare si data depunerii proiectelor trebuie sa fie stabilit astfel incat operatorii economici sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea lor

Pana la data deschiderii ofertelor Pana La data demarării proced.

Interval de timp

La demarării procedurii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

Elaboreaza

Verifica

data Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

52 zile inainte Compart. de data dep. achizitii proiectelor care se pot reduce conf.cadr legal

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

154

5

Transmiterea anunţului Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de Compart. la publicare în achizitii la Unitatea pentru transmiterea la MO. SEAP Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări 4.4. Numirea juriului: 3

Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Emiterea deciziei de numire a juriului

2

Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.

Interval de timp

Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile Pana pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 demararea membrii, persoane fizice independente fata de proced. concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu, cu experienta relevanta in domeniu, probitate morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau una echivalenta Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.

Elaboreaza

Verifica

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

la Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

155

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1

Acţiuni desfăşurate

D.E.A.

Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Punerea la dispoziţie a documentaţiei de concurs, la cererea operatorului economic.

Elaboreaza

Compart. Achizitii

Verifica

Aproba

D.E.A.

Director

Arhiveaza

Compart. achizitii

4.6. Perioada de aşteptare Nr. Crt

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Înreg. adreselor privind Înregistrarea acestora se face la secretariatul div. solicitările de instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. clarificări, de la oper. ec.; Autoritatea contractanta are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca schimbul de mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se asigure integritatea si confidentialitatea deplina a tuturor informatiilor comunicate de concurenti. Continutul planurilor sau proiectelor prezentate trebuie sa ramana confidential cel putin pana la data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul urmand a lua cunostiinta de continutul respectivelor proiecte numai dupa aceasta data Autoritatea contractantă are obligaţia de a Transmiterea adreselor răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. privind răspunsurile la Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 solicitările de clarificări, zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii către toţi operatorii economici care au obţinut economici care au documentaţia de concurs; Dacă documentaţia este obţinut documentaţia de disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou concurs fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

În mom. primirii Secretariat solicitării

Compart. Achizitii

DEA

Compart. Achizitii

În cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziţii primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a pr.

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

156

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de concurs

3

Primirea proiectelor

4

Selectia preliminara

necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a proiectelor. Proiectele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul Secretariat sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta. Pentru dep. ofertelor se acordă o per. de cel puţin 52 de zile de la data transmiterii spre publ. a anunţului de participare.Acest termen poate fi modificat, fara a aduce atingere prevederilor alin 2 art.134 Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o Compart. selectie preliminara a concurentilor, utilizand in achiziti acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii care trebuie precizate in documentatia de concurs. Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala

Director

Compart. Achiziţii

Comisia de Director preselectie

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere 1

1.1

2

Descrierea activităţilor

Completarea de către fiecare membru juriului şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării juriului şi se modifică decizia de numire a juriului Solutiile/proiectele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

Arhiveaza

Se completează declaraţia de confidenţialitate şi înainte de Membrii juriului imparţialitate deschiderea soluţiilor/proiect elor.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune În mom. D.E.A. modificarea componenţei comisiei. apariţiei conflictului de interese Solutiile/proiectele se deschid de către juriu şedinţa de Membrii deschidere a juriului soluţiilor/ proiectelor

Director

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

157

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nr. crt.

Nr. crt.

Verificarea modului de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a soluţiilor/proiectelor şi a documentelor care le însoţesc. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele juriului.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

de Membrii a juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

de Presedintel a e juriului

de Membrii a juriului de Membrii a juriului

Interval de timp

Elaboreaza

1

Examinare şi evaluarea soluţiilor/proiectelor

Juriul are obligaţia de a desfăşura activităţile de In cadrul sed. Membrii examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii De deschidere juriului contractante

2

Verificarea soluţiilor/proiectelor

Verificarea de către juriu a condiţiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii juriului calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre de deschidere documentaţia de atribuire şi ofertele depuse

3

Se resping proiectele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile sau neconforme.

După expirarea Membrii juriului termenului limita

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Aproba

Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii Compart. achiziţii

Arhiveaza

Compart. achiziţii Compart. achiziţii Compart. achiziţii

Manual de proceduri

158

Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor şedinţa prevăzute în documentaţia de concurs deschidere soluţiilor/ proiectelor Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele şedinţa 4 informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere modificările şi retragerile de oferte; existenţa soluţiilor/ garanţiilor de participare; elementele principale ale proiectelor propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea soluţiilor/proiectelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care juriul le consideră necesare. Comisia de evaluare va întocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor şedinţa 5 trebuie să includă informaţiile anunţate de către deschidere proces - verbal de deschidere preşedintele juriului. solutiilor/ proiectelor Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a şedinţa 6 solutiilor/proietelor va fi semnat de către membrii deschidere deschidere a solutiilor/proiectelor juriului şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt solutiilor prezenţi la deschiderea solutiilor/proiectelor 4.8. Examinarea şi evaluarea proiectelor 3

5.

5.1

5.2

7

solutiei/proiectului Juriul are obligaţia de a evalua proiectele exclusiv pe baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. Juriul are dreptul de a invita concurenţii sa răspundă la problemele consemnate in vederea clarificării oricăror aspecte referitoare la soluţia /proiectul propus Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului câştigător avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea proiectelor se realizează prin acordarea, în cazul în care se aplică criteriul de pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat atribuire „oferta cea mai avantajoasă ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în din punct de vedere economic” documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al juriului de evaluare în parte. Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", Calcularea punctajului pentru atunci evaluarea proiectelor se realizează prin stabilirea solutiei/proiectului câştigător compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în în cazul în care se aplică criteriul de parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a atribuire „preţul cel mai scăzut” preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.

159

Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului. Elaborarea raportului de evaluare al Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea procedurii calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, precum si daca este cazul lista de probleme care urmeaza afi clarificate. Anularea procedurii, dacă este cazul.

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand posibil

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand posibil

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. Compart. Achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Cat mai curand posibil

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

După expirarea termenului limita

Membrii juriului

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

6.

Stabilirea câştigător

Solicitare de clarificari

Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda la problemele care au fost consemnate in raport in vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la solutia propusa

Imediat dupa intocmirea rap.juriului

Membrii juriului

Presed. Comisiei de evaluare

Director

4.9.Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt

1

1.1

Descrierea activităţilor

Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică Comunicarea rezultatului hotărârii juriului

1.2

Modalitatea de comunicare a rezultatului

2

Acceptarea câştigătoare

2.1

Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.

ofertelor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Cat mai curand posibil ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea deciziei Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate. Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Membrii juriului

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Membrii juriului

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de eval. Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. achiziţii

Membrii juriului

Membrii juriului Membrii juriului

Manual de proceduri

160

7.1

3

Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.

câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272. Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.

Maxim 3 zile Membrii de la emiterea juriului deciziei

Presed. Comisiei de eval.

Director

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

4.10. Perioada de aşteptare: Nr. Crt

1

3

Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă. Obiectul contestaţiei

Soluţionarea contestaţiilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.

Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire. Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie înstiintati de autoritatea contractanta,

Elaboreaza

Secretariat

Consiliul sau Instanţa de judecată.

Verifica

DEA

Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

161

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

Nr. Crt

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Consiliul

Elaboreaza

1

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Compart. contractului achiziţii contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . publică.

2.

Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziţie publică. atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziţii valoare contract) Jurist de la comunicarea hotararii de atribuire,

Compart. Achiziţii

Compart. Achiziţii

Verifica

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Contabil sef Jurist

Aproba

Arhiveaza

Director Compart. achiziţii Director Compart. Achiziţii Serv.financiar – contabil

Manual de proceduri

162

Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii Înştiinţarea privind Maxim 5 zile depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire. transmiterea către Consiliu a punctului de vedere Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile 5 comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.” 4.11. Semnarea contractului: 4

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, de atribuire. disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost şi este facultativă începând cu 01.01.2008, cf OUG 94/2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă e cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.

Elaboreaza

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

D.E.A. Jurist Cont. sef

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. Crt

Descrierea activităţilor

1

Definitivarea dosarului de achiziţie publică.

2.

Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se cel puţin 5 ani păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.

Elaboreaza

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont. sef

Director

Compart. achiziţii

163

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Verifica

Nr. Crt

1

2

3

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: - prin scrisoare de garantie bancara; este cazul. -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.

Interval de timp

Verifica

Aproba

cu Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziţii

Dupa constituirea Compart. garantiei de buna achiziţii executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziţii

Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziţii contractului

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziţii

Odata incheierea contractului

Elaboreaza

Arhiveaza

4.15. Finalizarea contractului: Nr. Crt

1

Descrierea activităţilor

Efectuarea finale

Acţiuni desfăşurate

receptiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Manual de proceduri

164

4.14. Derularea contractului:

2

3

Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţia de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conţin ANRMAP si catre informaţii referitoare la îndeplinirea contractului de furnizor/prestator/execut către furnizor/prestator/executant si la eventualele ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a contractului aceste documente se ataşează dosarului procedurii.

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34 , pentru contractele de lucrări Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

4.16. Analiza procesului: Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

D.E.A. Jurist Cont.sef

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

PROCEDURĂ: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIIE PUBLICE - LICITAŢIA RESTRÂNSĂ 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura licitaţie restrânsă, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „licitaţie restrânsă”, c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „ licitaţie restrânsă”, 165

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. achiziţii desfasurarii procedurii cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului si a indeplinirii contractului respectiv, măsura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele contractului tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Verifica

3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: Licitaţie restrânsă: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferte 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

1.1.

Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii Analiza necesarului de achiziţii functie de fondurile alocate

1.2.

1.3.

Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget

Acţiuni desfăşurate

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Se specifica data estimativă de începere-finalizare La data întocmiri a procedurii. planului

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarării impreuna cu compartimentele de resort si procedurii compartimentul de achizitii

Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii Compart. financiar

D.E.A. Cont. Sef Sef comp logistic D.E.A. Cont. Sef

Director

Compart. achizitii

Director

Compart. achizitii

Se verifică de catre compartimentul financiarcontabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii

Interval de timp

La data demarării procedurii

Manual de proceduri

166

2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de licitaţie restrânsă se desfăşoară, de regulă, în două etape: etapa de selectare a candidaţilor, prin aplicarea criteriilor de selecţie şi respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi, prin aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

1.4.

2.

Programul anual al Achiziţiilor publice se aprobă Până la 15.12 Compart. de către directorul instituţiei. Dacă nu au fost Achizitii cuprinse unele produse, lucrări sau servicii, se pot face modificari sau completări dacă sunt asigurate sursele de finanţare. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care La data demarării Compart. justificative de estimare se evidenţiază valoarea contractului exprimata în procedurii Achizitii a valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare. achiziţie publică.

Definitivarea şi aprobarea Programului anual al Achiziţiilor publice

D.E.A.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. Crt.

1

3

Acţiuni desfăşurate

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici sarcini. tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

La data demarării Compart. de D.E.A. procedurii specialit.

La data întocmiri Compart. planului Achizitii Jurist Serv.fin.

Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data demarării la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de procedurii exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.

Compart. Achizitii Comp.de specialit.

Director Compart. achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

D.E.A. Cont.sef

Director Compart. achizitii

167

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

5

6

7

Completarea fişei de date a achiziţiei; Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire. Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .

Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate. Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei. Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.

Pana La data demarării proced. Pana La data demarării proced.

Pana la deschiderii ofertelor

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

data Compart. Achizitii

Pana la data demarării proced.

Compart. Achizitii

D.E.A. D.E.A.

Director Compart. achizitii Director Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

D.E.A.

Director Compart. achizitii

ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAŢILOR 4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

1

Redactarea şi Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin - 37 zile înainte de Compart. aprobarea anunţului de informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu depunere a Achizitii participare. mai mult de 650 de cuvinte candid.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

2.

Solicitării obligatorii în Solicitarea operatorilor economici interesaţi pentru anunţul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de selecţie şi regulile aplicabile, numărul minim de candidaţi care se intenţionează a fi selectaţi şi, dacă este cazul, numărul maxim al acestora. Numărul minim de candidaţi indicat nu poate fi mai mic de 5.

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

168

4

3. 4

Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP. Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, valoarea estimata este > 75000 euro

Se realizează numai prin mijloace electronice, - 16 zile folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro. Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la publicare în SEAP transmiterea la MO.-facultativ

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achizitii

4.4. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire Nr. Crt.

1

Acţiuni desfăşurate

Autoritatea contractantă are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire.

Punere la dispoziţie a documentaţiei de atribuire punerea la dispoziţie oricărui operator economic care a înaintat o solicitare în acest sens sau, după caz, căruia i s-a transmis o invitaţie de participare a unui exemplar din documentaţia de atribuire, pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.

Interval de timp

Elaboreaza

max.4zile de la Compart. data solicitării, dar Achizitii max.2zile pana la data limita de dep. a of.

Verifica

D.E.A.

169

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Descrierea activităţilor

Nr. Crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la candidaţii selectaţi.; Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. solicitării Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat - Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

În cel mult 3 zile Compart. lucr. de la primirea achiziţii unei solicitări /clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achizitii

DEA

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

4.6. Numirea comisiei de evaluare: Nr. Crt.

1

1.1.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziţii Modul de lucru al Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor comisiei de evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia

Interval de timp

Elaboreaza

Arhiveaza

Pana La data Compart. demarării proced. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Pana la data Compart. deschiderii ofert. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

170

4.5. Primirea de clarificări privind documentaţia de atribuire şi răspunsul la acestea:

2

Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.

Autoritatea contractantă poate solicita opinia Pana la data Compart. experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii ofertei Achizitii deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

4.7.Primirea candidaturilor: Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

Primirea candidaturilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Orice operator economic are dreptul de a-şi In moment. sosirii depune candidatura pentru prima etapă. Candidaturile se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.

Elaboreaza

Secretariat

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

4.8.Examinarea candidaturilor: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Arhiveaza

Presed. Compart. Reprez. Verificarea îndeplinirii Se verifică de către membri comisiei dacă La sedinta de Membrii comisiei de din partea Comisiei achiziţii cerinţelor minime de candidaţii îndeplinesc criteriile de selecţie privind selectare a cand. Min.Finan- de evaluare capacitatea tehnică şi economică, care au fost calificare telor (daca evaluare stabilite şi anunţate prin anunţul de participare. e prezent) 4.9. Stabilirea clarificărilor la documentele prezentate de ofertanţi şi primirea răspunsurilor la acestea, precum şi a documentelor solicitate a fi completate: 1

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Termenul de Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă 72 ore completare a în limita a 72 de ore de la momentul solicitării solicitare documentelor lipsă de pentru completarea documentelor lipsă. către participanţii la procedură.

de

Elaboreaza

Verifica

Reprez. la Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Aproba

Arhiveaza

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

171

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nr. Crt.

Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi completări a de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost documentelor lipsă. menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire.

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent) Reprez. Imediat dupa Membrii etapa de selectare comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Imediat dupa Membrii Reprez. etapa de selectare comisiei de din partea evaluare Min.Finantelor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

4.10. Stabilirea operatorilor economici selectaţi: Nr. Crt.

1

2

3.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Stabilirea operatorilor Candidaţii selectaţi trebuie să îndeplinescă economici selectaţi criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi economică, care au fost stabilite. Numărul de candidaţi selectaţi după prima etapă a procedurii trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare. Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaţia de a elabora un intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidaţilor, procedurii, sau dacă care se înaintează directorului unităţii, spre este cazul, a unui aprobare. proces verbal intermediar de evaluare. Anularea sau În cazul în care numărul candidaţilor care continuarea procedurii îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare: a) fie se anulează procedura; b) fie se continua procedura, numai cu acei candidaţi care îndeplinesc criteriile solicitate, în măsura în care numărul acestora este, cel puţin 3.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Manual de proceduri

172

2

4.11. Informarea candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

1

Informarea candidaţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Imediat dupa Compart. Informarea candidaţilor în legătură cu rezultatul aplicării primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii respectiv a celor, respinşi sau neselectaţi. Comunicarea trebuie să conţină motivele concrete care stau la baza deciziei de respingere a candidaturilor .

Verifica

D.E.A.

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR 4.12. Transmiterea invitaţiei de participare candidaţilor selectaţi Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Redactarea şi aprobarea invitaţiei de participare

2.

Transmiterea invitatiei de participare şi a documentaţiei de atribuire candidaţiilor selectaţi

Interval de timp

Invitaţia de participare trebuie să cuprindă: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) data limită stabilită pentru depunerea ofertelor c) adresa la care se transmit ofertele; d) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; e) data deschiderii ofertelor; f) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare. În cazul în care documentaţia de atribuire este min. 40 zile accesibilă direct prin mijloace electronice în SEAP, înainte de data atunci invitaţia de participare va include informaţii limită de depunere privind modul de accesare a documentaţiei a ofertelor respective.

Elaboreaza

Verifica

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

173

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.

Acţiuni desfăşurate

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momen. sosirii sunt înreg. la secretariat, consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei, când a fost depusă oferta. 4.14. Deschiderea ofertelor şi întocmirea procesului verbal de deschidere 1

Nr. Crt.

1

2

3 4 5

Primirea ofertelor

Descrierea activităţilor

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare Ofertele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor Comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor anexate.

Acţiuni desfăşurate

Elaboreaza

Secretariat

Interval de timp

Se completează declaraţia de confidenţialitate înainte şi imparţialitate deschiderea ofertelor.

Verifica

Aproba

Compart. Achizitii

Director

Elaboreaza

de Membrii comisiei evaluare

Directorul unităţii, care a numit comisia de În mom. apariţiei D.E.A. de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului interese componenţei comisiei. Ofertele se deschid de către comisia de şedinţa evaluare deschidere ofertelor Prezenţa acestuia se consemnează in şedinţa procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere ofertelor Se verifică dacă acestea sunt conform şedinţa specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere ofertelor atribuire.

de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare

Aproba

Arhiveaza

Compart. achiziţii

Arhiveaza

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

Director

Compart. achiziţii

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

Manual de proceduri

174

4.13. Primirea ofertelor Nr. Crt.

6 7

8

Comisia de evaluare va întocmi un Procesul verbal de deschidere a ofertelor proces - verbal de deschidere trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei. Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind şedinţa de deschidere deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor transmiterea procesului verbal de Procesul verbal de deschidere a ofertelor se deschidere şi celorlalţi ofertanţi trimite fiecărui participant la procedură, fie că participanţi la procedură, dar ai căror a fost prezent la deschidere sau nu, în copie reprezentanţi nu au fost prezenţi la xerox, atât prin poştă cât şi prin fax. deschidere.

şedinţa deschidere ofertelor şedinţa deschidere ofertelor

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii eval. Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

de Membrii a comisiei evaluare de Membrii a comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare

Imediat după Membrii comisiei încheierea şedinţei de evaluare deschidere a ofertelor

Compart. achiziţii

4.15. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Examinare şi evaluarea ofertelor

2.

Verificarea ofertelor

3

Oferte admisibile

4

Stabilirea ofertei câştigătoare

Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate ,calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile. Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

Arhiveaza

Compart. achiziţii

Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare

După expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

După expirarea Membrii termenului limita comisiei evaluare

Presed. Compart. de Comisiei de achiziţii evaluare

Compart. achiziţii

175

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1

Acţiuni desfăşurate

Nr. Crt.

1

2

Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective

Cat mai curand Membrii posibil comisiei evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

Cat mai curand Membrii comisiei posibil evaluare

Compart. Presed. de Comisiei de achiziţii evaluare

Cat mai curand posibil

Presed. Compart. de Comisiei de achiziţii evaluare

Interval de timp

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Membrii comisiei evaluare

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

176

Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare . 6 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se stabilirea ofertei câştigătoare în realizează prin compararea preţurilor, fără cazul în care se aplică criteriul de TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin atribuire „preţul cel mai scăzut” întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare. 7 Anularea procedurii, dacă este Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai cazul. oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului. 8 Elaborarea raportului de evaluare al După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia procedurii de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii 4.16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: 5

3

4

5

Acceptarea câştigătoare

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Compart. achiziţii

Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Compart. achiziţii

Interval de timp

Aproba

Arhiveaza

ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea deciziei prezentate.

Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia. Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.

4.17. Perioada de aşteptare: Nr. Crt.

1

Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă. Soluţionarea contestaţiilor

3

Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei

4

Soluţionarea contestaţiei

Acţiuni desfăşurate

Elaboreaza

Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.

Secretariat

Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Maxim 5 zile Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. 5 zile / 10 zile Soluţionarea se face de către Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile;

Consiliul sau Instanţa de judecată.

Compart. achiziţii Consiliul

Verifica

DEA

Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

D.E.A. Jurist

Director Compart. Achiziţii Compart. Achiziţii

177

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2

Descrierea activităţilor

Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

1

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Compart. contractului achiziţii contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . publică.

2.

Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de de achiziţie publică. atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziţii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

Verifica

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. Achiziţii Serv.finan -ciar – contabil

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

4.19. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, de atribuire. disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost ; “

Elaboreaza

Compart. achiziţii

Verifica

D.E.A. Cont. sef

4.21. Derularea contractului: Nr. Crt.

1.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziţii contractului fie la termenul convenit de parti. executie daca a

Verifica

D.E.A. Cont.sef Jurist

Manual de proceduri

178

4.18. Semnarea contractului:

Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale 2. Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de asumate prin contract vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect. 4.22. Finalizarea contractului: Nr. Crt.

1

2

Acţiuni desfăşurate

recepţiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa buna execuţie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se este cazul elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din indeplinirii a aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului

Pe perioada de Compart. valabilitate a achiziţii contractului

Interval de timp

Elaboreaza

D.E.A. Cont.sef Jurist

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Efectuarea finale

Max 14 zile de la Compart. finaliz.rec.finale achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziţii

Max.3 zile de la Compart. data elib.scrisorii achiziţii de buna executie

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziţii

179

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3

Descrierea activităţilor

fost solicitata, fie la term.onvenit de parti

Manual de proceduri PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE 1. SCOP a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar ; b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.” 2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006.modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, în următoarele cazuri: a) atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei restrânse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere în acest caz este posibilă numai după anularea procedurii iniţiale de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau cerere de oferte şi numai dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire nu sunt modificate substanţial. În acest caz autoritatea contractantă are dreptul de a nu transmite spre publicare anunţul de participare dacă invită la negocieri numai şi pe toţi acei ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare şi selecţie în cadrul procedurii anterioare şi care au depus oferte conform regulilor formale prevăzute în documentaţia de atribuire. b) în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrărilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a preţului viitorului contract de achiziţie publică; c) atunci când serviciile care urmează să fie achiziţionate, îndeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevăzute în categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului menţionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implică proiectarea lucrărilor, sunt de aşa natură încât caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse; d) atunci când lucrările ce urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.

180

4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

2.

3.

Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO-dacă este cazul.

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Compart. logistic

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Compart. financiar Compart. Achizitii

D.E.A. Contabil şef

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare. Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea după începerea Achizitii de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală anului bugetar estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”; - în SEAP

181

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile publică. pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda. 1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de începerecare urmează să fie finalizare a procedurii. aplicată şi întocmirea calendarului procedurii 1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiarsurselor de finanţare contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii din Fila de buget

Interval de timp

Nr. Crt.

1

2

3

5 6

7

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice sarcini. cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: calificare si selecţie situaţia personală a ofertantului; capacitatea de referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau sau la capacitatea profesională; standarde de asigurare a calităţii; tehnică şi/sau standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. profesională. Completarea fişei de Completarea Fişei de date a achiziţiei se face date a achiziţiei; conform anexei prezentate. Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Stabilirea formularelor şi modelelor care se următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, vor ataşa Formularul de ofertă, Formularul de contract, documentaţiei de Formularul de scrisoare de garanţie, daca se atribuire. solicită. Constituirea garanţiei Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi de participare, daca într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. este cazul . Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Compart. de D.E.A. specialit.

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Jurist Serv.fin.

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Comp.de specialit.

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

D.E.A.

Director

Compart. achizitii Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Manual de proceduri

182

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:

8

Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. Crt.

1

2

4

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Compart. Achizitii Interval de timp

Verifica

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

Compart. Achizitii

D.E.A.

Director

Compart. achizitii

183

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Redactarea şi Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin aprobarea anunţului de informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu participare. mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte de de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de data dep. ofertei operatorul SEAP. Internet www.e-licitaţie.ro care se pot reduce conf.cadr. legal cel mult o zi de la Transmiterea anunţului publicare în la Unitatea pentru SEAP Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata fără TVA este este > 75000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500000 euro pentru contractele de lucrări

Elaboreaza

D.E.A.

Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

1

2

3

Interval de timp

Aproba

Arhiveaza

Descrierea activităţilor

Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.; Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire

Acţiuni desfăşurate

Elaboreaza

Director

Compart. achizitii

Aproba

Arhiveaza

Compart. Achizitii

DEA

Compart. Achizitii

În cel mult 3 zile Compart. lucr. de la achiziţii primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a of.

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

In momentul Secretariat sosirii

Compart. Achizitii

Director

Compart. achiziţii

Compart. Achizitii

Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, evaluare din cadrul compartimentului intern de achiziţii

4.5. Perioada de aşteptare Nr. Crt.

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. solicitării

Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor. Primirea candidaturilor / Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data ofertelor sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.

Verifica

D.E.A.

Verifica

Manual de proceduri

184

4.4. Numirea comisiei de evaluare:

Desfăşurarea şedinţei de preselecţie a candidaţilor Nr. Crt

1

Descrierea activităţilor

Interval de timp

Aproba

Arhiveaza

Reprez. Se completează declaraţia de confidenţialitate şi înainte de Membrii comisiei de din partea imparţialitate verificarea Min.Finanevaluare candidaturilor. telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Reprez. de Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Reprez. Membrii comisiei de din partea Min.Finanevaluare telor (daca e prezent)

Presed. Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Candidaturile se verifică de către comisia de Înainte începerea evaluare. Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel negocierilor puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare.

Este interzisă invitarea la etapa a doua a procedurii de negociere a unui operator economic care nu a depus candidatura în prima etapă sau care nu a îndeplinit criteriile de preselecţie. Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) adresa la care vor avea loc negocierile şi data lansării acestora; c) limba/limbile în care se vor derula negocierile; d) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare;

Elaboreaza

Verifica

185

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea 2 Înainte de începerea negocierilor, autoritatea contractantă are dreptul de a realiza o preselecţie a candidaţilor care vor participa la negocieri, utilizând în acest sens numai criterii referitoare la capacitatea tehnică şi cea economico-financiară. 2.1 Autoritatea . contractantă are obligaţia de a transmite, concomitent, o invitaţie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare tuturor candidaţilor preselectaţi.

Acţiuni desfăşurate

4.8. Derularea negocierilor Nr. Crt.

1

2

3

4

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte

Autoritatea contractantă are obligaţia de a derula negocieri cu fiecare candidat preselectat în parte. La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă. Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul de pornire al negocierilor. Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. comisia de negociere a autorităţii contractante are dreptul de a stabili o întâlnire finală cu fiecare participant în parte. Fiecare participant are obligaţia de a prezenta elementele finale ale propunerii sale tehnice şi financiare, pentru care urmează să se aplice factorii de evaluare. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi câştigătoare, aceasta modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat rămâne fermă.

Elaborarea raportului evaluare al procedurii

de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii

Interval de timp

Elaboreaza

Aproba

Arhiveaza

Membrii comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Membrii comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Membrii comisiei evaluare

Presed. de Comisiei de evaluare Presed. de Comisiei de evaluare

Compart. achiziţii

Membrii comisiei evaluare

Compart. achiziţii

Manual de proceduri

186

e) informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, corespunzător prevederilor cap. V secţiunea a 3-a.

4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

1

Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică 1.1. Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor 1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului 2

3

Verifica

Aproba

Arhiveaza

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Presed. Membrii comisiei de Comisiei de eval. evaluare

Director

Compart. achiziţii

Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Compart. achiziţii

Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.

Presed. Maxim 3 zile Membrii de la emiterea comisiei de Comisiei de eval. evaluare deciziei

Director

Compart. achiziţii

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective

Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.

Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia. Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.

Interval de timp

Maxim 3 zile de la emiterea deciziei

Elaboreaza

187

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.1.

Acceptarea câştigătoare

Acţiuni desfăşurate

Nr. Crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă. Obiectul contestaţiei

Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.

3.

Competenţa de soluţionare a contestaţiilor

4

Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei

5

Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora

5.1.

Solutionarea contestaţiei

Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta, Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire. Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităşii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în funcţie de valoarea contractului care urmează a fi atribuit. Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor. Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă

Interval de timp

Elaboreaza

Secretariat

Verifica

Aproba

DEA

Compart. achiziţii

Compart. Achiziţii

Consiliul sau Instanţa de judecată. Maxim 5 zile 10 zile sau zile

5 zile/10 zile

5

Arhiveaza

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. Achiziţii

Contestatar

DEA Jurist

Compart. Achiziţii

Consiliul

DEA Jurist

Compart. Achiziţii

Manual de proceduri

188

4.10. Perioada de aşteptare:

4.11. Semnarea contractului: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Interval de timp

Elaboreaza

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Director

Compart. Achiziţii Serv.finan -ciar – contabil

Aproba

Arhiveaza

Director

Compart. achiziţii

Verifica

Aproba

Arhiveaza

cu Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A. Cont.sef

Director

Compart. achiziţii

Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . publică.

Compart. achiziţii

2.

Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in 2 exemplare in urma procedurii de de achiziţie publică. atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef

10 zile sau 5 Compart. zile (fct. de achiziţii valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. Crt.

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; 4.14. Derularea contractului:

Interval de timp

Compart. achiziţii

1

Nr. Crt.

1

2

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Elaboreaza

Interval de timp

Constituirea garanţiei Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata incheierea de buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: contractului -prin scrisoare de garantie bancara; este cazul . -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie contractului la termenul convenit de parti.

Elaboreaza

D.E.A. Jurist Contabil sef D.E.A. Jurist Contabil sef

Verifica

D.E.A.

189

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aproba

1

Verifica

4.16. Analiza procesului: Nr. Crt.

1

Descrierea activităţilor

Acţiuni desfăşurate

Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea desfăşurării procedurii contractantă analizează modul de îndeplinire a si a îndeplinirii contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesităţile autorităţii, punctele tari contractului si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achiziţie publica

Interval de timp

Elaboreaza

Verifica

Aproba

Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări Max.3 zile de la data elib.scris de buna executie

Compart. achiziţii

D.E.A. Jurist

Director

Compart. achiziţii

Compart. achiziţii

D.E.A.

Director

Compart. achiziţii

Interval de timp

Elaboreaza

Compart. achiziţii

Verifica

D.E.A. Jurist Cont. şef

Aproba

Arhiveaza

Arhiveaza

Director Compart. achiziţii

Manual de proceduri

190

4.15. Finalizarea contractului: Nr. Descrierea Acţiuni desfăşurate Crt. activităţilor 1 Efectuarea recepţiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala. 2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa buna executie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. 3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele tant a confirmarii indeplinirii a prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii. contractului

Administraţia Naţională a Penitenciarelor PROCEDURĂ : A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi. Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi provocate de acţiunea negativă a factorilor naturali asupra culturilor agricole. Premise: Elaborarea şi fundamentarea documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete pentru a asigura darea la scădere din evidenţa contabilă a părţii din pagubă, pentru care nu se stabileşte răspunderea materială. Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraţiei penitenciare. Procedura : Cine execută activitatea

Activitatea desfăşurată

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Responsabilul sectorului vegetal din unitate

Informează ierarhic, în termen de 24 ore, despre apariţia calamităţilor naturale care au produs distrugerea unor culturi agricole

Constituie, în termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisie a unităţii de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi. Se cooptează în comisie organul tehnic de specialitate de la Direcţia Agricolă sau Centrul Agricol din zonă În termen de 24 ore de când a fost informat despre calamitate, solicită Directorul o adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie, în vederea unităţii subordonate certificării factorului natural care a determinat calamitatea În termen de 5 zile, efectuează, în prezenţa şefului de sector vegetal Comisia de constatare a măsurători în vederea determinării procentului de distrugere a culturilor pierderilor din calamităţi Directorul unităţii subordonate

actul de constatare iniţială a pierderilor din calamităţi, în Comisia de constatare a Întocmeşte care, se specifică procentul de calamitare, factorul care a produs pierderilor din calamităţi calamitatea şi măsurile propuse Directorul Avizează actul de constatare iniţială a calamităţii şi îl înaintează la ANP, unităţii subordonate în termen de 48 ore. Comisia de constatare a Întocmeşte baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare pierderilor din calamităţi După evaluare, întocmeşte procesele verbale de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi, pentru culturile afectate, astfel: - pentru culturile la care daunele nu depăşesc 30% din producţie, comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preţului Comisia de constatare a pierderilor din calamităţi de cost - pentru culturile la care daunele depăşesc 30% din producţie, comisia propune scăderea pierderilor din evidenţa contabilă a unităţii. Întocmeşte documentaţia de constatare a calamităţii, care trebuie să conţină următoarele : - Act de constatare iniţială a calamităţii - Proces verbal de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi, Comisia de constatare a întocmit pentru fiecare cultură calamitată, după încheierea ciclului de pierderilor din calamităţi producţie - Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare - Adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie – Centrul Meteorologic Regional

191

Manual de proceduri

Directorul unităţii subordonate

Avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul şi adresa de la A.N.M.) şi le înaintează spre aprobare ANP , în termen de 30 de zile de la întocmirea documentaţiilor. Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului terţiar de credite şi le înaintează serviciului financiar-contabilitate din unitate

La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Analizează şi verifică documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi Responsabilul Întocmeşte sau notele pentru aprobarea documentaţiilor compartimentului producţie Înaintează adresele documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţa vegetală contabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoarea acestora şi, implicit, de competenţele de aprobare Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi Directorul Direcţiei Înaintează pentru aprobarea scăderii din evidenţa Economico - Administrative contabilă a documentaţiile pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoarea acestora şi, implicit, de competenţele de aprobare Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi spre aprobare directorului general al ANP documentaţiile Directorul General Adjunct Propune pentru aprobarea scăderii din evidenţa contabilă a pagubelor produse prin calamitare, care, în funcţie de valoarea acestora, sunt de competenţa ordonatorului secundar de credite Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului secundar de credite Directorul General Înaintează ministrului justiţiei sau secretarului de stat, în funcţie de competenţele de aprobare, documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţa contabilă a pagubelor produse prin calamitare Responsabilul Întocmeşte adresele de restituire a documentaţiilor aprobate, în funcţie Compartimentului de competenţe producţie vegetală Înaintează la unităţi documentaţiile aprobate La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Serviciul Financiar Efectuează scăderea efectivă din evidenţa contabilă a unităţii a Contabilitate pagubelor produse prin calamitare, din toate documentaţiile aprobate. PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RĂSPUNDERII PATRIMONIALE Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind stabilirea răspunderii patrimoniale Premise: Existenţa unui prejudiciu Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura: Responsabil Directorul unităţii

-

192

Activitatea desfăşurată Dispune efectuarea cercetării administrative de îndată ce a luat la cunoştinţă de eventualitatea existenţei unei pagube materiale Numeşte, prin decizie zilnică, componenţa comisiei de cercetare administrativă, perioada efectuării cercetării şi locul / domeniul unde se va efectua cercetarea Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare administrativă în procesul verbal Emite dispoziţia de imputare

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Comisia de cercetare administrativă

Consilierul juridic Persoana care consideră că imputarea sau reţinerea a fost făcută fără temei legal

Comisia de cercetare administrativă efectuează următoarele activităţi: - stabilirea împrejurărilor în care a fost produs prejudiciul , prin luarea de note explicative de la persoanele implicate , personalul care asigură supravegherea persoanelor private de libertate, precum şi oricărei alte persoane ce poate da informaţii concrete în acest sens ; - întocmirea procesului verbal de cercetare administrativă , cu menţionarea bazei legale de înregistrare a debitului şi reţinerii sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au întocmit note explicative şi calitatea acestora,a împrejurărilor în care s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de săvârşirea lui , precum şi a valorii pagubei ce urmează să fie recuperată ; - prezentarea concluziilor şi propunerilor de recuperare a pagubei , în cadrul procesului verbal de cercetare administrativă. - solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care rezultă valoarea unei eventuale reparaţii efectuate pentru ca bunul material să redevină funcţional sau a negaţiei tehnice din partea unui prestator specializat din care să rezulte că bunul material nu mai poate fi reparat datorită stării în care se găseşte ; - stabilirea valorii de înlocuire a bunului material distrus sau degradat , ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ; - ia angajamentul de plată persoanei vinovate de producerea pagubei ,în cazul în care aceasta consimte să acopere prejudiciul cauzat ; - întocmeşte proiectul dispoziţiei de imputare , în cazul în care directorul unităţii stabileşte acest lucru ; - predarea unui exemplar din dispoziţia de imputare , precum şi a procesului verbal de cercetare administrativă şi a angajamentului de plată ( dacă persoana vinovată de producerea pagubei consimte să-l semneze) , contabilului-şef , în vederea înregistrării pagubei în evidenţa contabilă şi urmăririi acesteia pentru recuperare. - avizează procesul verbal de cercetare administrativă - se poate adresa instanţei de contencios administrativ competente în condiţiile legii.

PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind executarea controlului ierarhic Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a ROF Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura Responsabil Directorul unităţii

Directori adjuncţi / şefi de serviciu

Activitatea desfăşurată Emite, la începutul anului calendaristic, decizia anuală privind persoanele şi compartimentele cu atribuţii de control ierarhic - Aprobă planurile de control ierarhic întocmite de şefii structurilor din subordine - Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control - Verifică respectarea planului de control 1. Întocmesc planurile de control anuale, trimestriale şi lunare, care vor cuprinde: - Perioadele în care se execută aceste controale -

193

Manual de proceduri

Echipa/Persoana desemnată să execute controlul ierarhic

- Persoanele care vor executa controalele - Structurile şi documentele care vor fi supuse controlului 2. Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control 3. Verifică respectarea planului de control - Execută controlul la data şi locul stabilite asupra obiectivelor, documentelor sau persoanelor supuse controlului - Completează registrul de controale ierarhice - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanelor controlate şi şefului structurii din care acesta face parte - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanei care dispus controlul

PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – INVENTARIEREA PATRIMONIULUI Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a elementelor de patrimoniu Aplicabilitate: în unităţile ANP Procedura Responsabil Directorul unităţii

Directorul adjunct economico - administrativ

194

Activitatea desfăşurată 1. Emite decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere În decizia de numire se menţionează obligatoriu următoarele elemente: • componenţa comisiei - în componenţa comisiei vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică - în comisia de inventariere nu pot fi numiţi gestionarii depozitelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective • numele responsabilului comisiei • modul de efectuare a inventarierii • gestiunea supusă inventarierii • data de începere a operaţiunilor • data de terminare a operaţiunilor 2. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, va lua măsura emiterii dispoziţiei de imputare. În cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensări (dacă sunt întrunite toate condiţiile legale) sau poate propune ordonatorului de credite competent scăderea din contabilitate. În cazul constatării unor plusuri în gestiune va dispune conform legislaţiei în vigoare 3. Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale. 1. În vederea bunei desfăşurări ale activităţii de inventariere ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin: • organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft; • ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor •

Comisia de inventariere

participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere; • asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.; • asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise; • dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formulare şi rechizite necesare; • dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate; • asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii; • asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. 1. Ia următoarele măsuri organizatorice: a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă: • gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; • în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; • are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă; • are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente; • a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; • deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; • are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa; b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate; c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea. Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul 195

Manual de proceduri gestiunii inventariate, în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere; d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul, care folosesc metoda globalvalorică, gestionarul trebuie să întocmească şi să depună la contabilitate, înainte de începerea inventarierii, raportul de gestiune în care să se înscrie toate documentele de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmit până în momentul începerii inventarierii; e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii; f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare. În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii respective. Conducerea unităţii are obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar. g) Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită expedieri la clienţi, iar operaţiunile respective se vor efectua numai în prezenţa comisiei de inventariere, care va menţiona pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor. h) Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil. 2. Realizează următoarele activităţi specifice inventarierii: • Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la unităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, al know-how şi al mărcilor de fabrică este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate. • Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare. • Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora. • Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii, căile ferate şi altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deţinătorii acestora. 196

Administraţia Naţională a Penitenciarelor •

•

•

•

•

•

•

•

•

Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara unităţii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, maşinile de forţă şi utilajele energetice, maşinile, utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi mijloacele de transport date pentru reparaţii în afara unităţii se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc. În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat. Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective. La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare, conţinutul vaselor - stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ţinându-se seama de densitate, compoziţie şi de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz. Materialele de masă ca: ciment, oţel beton, produse de carieră şi balastieră, produse agricole şi alte materiale similare, ale căror cântărire şi măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice. În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele 8-10 se menţionează modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor. Bunurile din domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale, date în administrare instituţiilor publice şi regiilor autonome potrivit legii, se inventariază şi se evidenţiază în mod distinct în cadrul acestor unităţi. Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe formaţii şi locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă. Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora. 197

Manual de proceduri • • •

•

•

• •

•

•

•

198

Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii. Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri. Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile. Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere. În caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 5 zile de la primirea sesizării. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate sau situaţii analitice separate, după caz. Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri. Bunurile aflate în expediţie se inventariază de către unităţile furnizoare, iar bunurile achiziţionate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de unitatea cumpărătoare şi se înscriu în liste de inventariere separate. Înainte de începerea inventarierii producţiei în curs de execuţie şi a semifabricatelor din producţia proprie, este necesar: să se predea la magazii şi la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile şi agregatele a căror prelucrare a fost terminată; să se colecteze din secţii sau ateliere toate produsele reziduale şi deşeurile, întocmindu-se documentele de constatare; să se întocmească documentele de constatare şi să se clarifice situaţia semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică. În cazul producţiei în curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producţie, cât şi produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele şi accesoriile lor. În cadrul producţiei în curs de execuţie se cuprind, de asemenea, lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenţia în conturile iniţiale de

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

•

•

•

•

•

•

•

• •

• •

cheltuieli. Inventarierea producţiei în curs de execuţie din cadrul secţiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor (reparaţii, lucrări pentru terţi etc.). Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor, maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere separată, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei, gradul de executare a lucrării, costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate. Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi. Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanţie, acreditivele, ipotecile, precum şi alte valori aflate în casieria unităţilor se inventariază în conformitate cu prevederile legale. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora. Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria unităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate. Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, tichetelor de călătorie, bonurilor cantităţi fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziţii şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepţia timbrelor cu valoare filatelică. Pentru toate celelalte elemente de activ şi de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării. Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar. În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor. Inventarierea elementelor de activ ale unităţii se materializează prin înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături, în formularul "Lista de inventariere" Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor 199

Manual de proceduri

Consilierul juridic Conducătorul compartimentului financiar - contabil

constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate. • Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile. • Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal. • Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii. • Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii. Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii. 1. Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii. 2. Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.

PROCEDURA:A00204001 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE ÎNTREŢINERE ŞI REPARAŢII CURENTE LA CONSTRUCŢII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea reglementările privind asigurarea menţinerii capacităţii funcţionale şi a condiţiilor de rezistenţă, confort şi aspect al construcţiilor, precum şi prevenirea şi remedierea la timp a degradărilor şi avariilor constatate. 2. Premise: - aducerea clădirilor şi instalaţiilor la standardele impuse de actele normative; - existente în domeniul construcţiilor, precum şi a celor prevăzute în Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor. 3. Aplicabilitate: în unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii Responsabil Director adjunct DEA Directorul unităţii Comisia de constatare

200

Activitatea desfăşurată Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului periodic al construcţiilor din folosinţa unităţii. Numirea comisiei. Verificarea în teren a tuturor construcţiilor din folosinţa unităţii din punct de vedere al comportării si întreţinerii construcţiilor la sfârşitul anului în curs pentru anul următor.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Comisia de constatare

Întocmirea procesului – verbal de constatare în care se va consemna măsurile ce se impun precum şi natura lucrărilor de executat. Directorul unităţii la propunerea Verificarea şi avizarea procesului – verbal de constatare de directorului adjunct economico directorul adjunct economico administrativ şi aprobarea de către directorul unităţii. administrativ Întocmirea caietelor de măsurători (ataşamente) pentru lucrările Inginerul/tehnicianul de reparaţii curente. constructor/responsabilul cazarmare Întocmirea devizelor estimative de lucrări (încadrarea pe categorii Inginerul/tehnicianul de lucrări şi pe articole de deviz a cantităţilor de lucrări din constructor/responsabilul ataşamente). cazarmare Directorul unităţii la propunerea Stabilirea la începutul anului a lucrărilor de reparaţii curente directorului adjunct economico- prioritare în funcţie de fondurile prevăzute în bugetul unităţii. administrativ Directorului adjunct economico Planificarea lunară a lucrărilor de reparaţii curente. administrativ Întocmirea dispoziţiei de lucru Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare Gestionarul Eliberarea materialelor de construcţie pe baza bonurilor de consum din magazie Preluarea materialelor de construcţie şi punerea în operă Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil acestora. cazarmare Întocmirea situaţiilor de lucrări de reparaţii curente şi de Inginerul/tehnicianul întreţinere. constructor/responsabil cazarmare Directorul unităţii după viza Aprobarea situaţiilor de lucrări directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepţie a lucrărilor Recepţia lucrărilor de reparaţii curente şi de întreţinere de reparaţii curente şi de întreţinere numită la începutul anului prin Decizie a Directorului unităţii Inginerul/tehnicianul constructor/ Raportarea trimestrială şi anuală ANP- Serviciul cazarmare responsabil cazarmare construcţii-investiţii a lucrărilor de reparaţii curente executate (valoarea lucrărilor şi imobilul asupra căruia s-a intervenit). Şeful serviciului cazarmare Trimestrial şi anual se întocmeşte o notă de informare către construcţii investiţii directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate penitenciară pentru reparaţii curente precum şi imobilele care au fost supuse lucrărilor de reparaţii. NOTĂ: - Lucrările de reparaţii curente se pot realiza numai la expirarea garanţiei de bună execuţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii. - La construcţiile la care se execută lucrări de reparaţii capitale, în cursul aceluiaşi an, nu se vor realiza lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere, acestea fiind cuprinse în documentaţia lucrărilor de reparaţii capitale. - Lucrările de întreţinere se pot realiza şi în perioada de garanţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii. - În cazul schimbării destinaţiei diferitelor spaţii se înaintează la ANP – DEA – Serviciul Cazarmare, Construcţii – Investiţii o nota justificativă pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative în Consiliul Tehnico Economic şi comunicarea către unitatea beneficiară a rezoluţiei consiliului. 201

Manual de proceduri PROCEDURA: A00204002 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE REPARAŢII CAPITALE, CONSOLIDARE ŞI MODERNIZARE. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor de reparaţii capitale; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente lucrărilor de reparaţii capitale. 2. Premise: Realizarea reparaţiilor capitale conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare) Directorul unităţii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic

Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Directorul unităţii Directorul unităţii Şef serviciu logistic Institutul de proiectare/persoana autorizată (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare/responsabilul cazarmare) Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare

Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii 202

Activitatea desfăşurată Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare. Aprobarea notei de fundamentare şi înaintarea acesteia la ANP – Serviciul cazarmare construcţii - investiţii. Analizarea notei de fundamentare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea expertizei tehnice; - elaborarea studiului de fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (expertiză tehnică) Aprobarea documentaţiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (expertiză tehnică). Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (expertiză tehnică). Efectuarea expertizelor tehnice şi stabilirea clasei de importanţă a clădirii. În baza rezultatelor expertizei întocmeşte o nota cu propunerea de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.

Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale. Întocmirea temei de proiectare. Înaintare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a următoarelor documente: expertiza tehnică şi nota cu rezultatele expertizei tehnice; tema de proiectare. Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic

Prezentarea rezultatele expertizei tehnice şi susţinerea temei de proiectare în cadrul C.T.E. al A.N.P. şi luarea măsurilor ce se impun fie pentru continuarea lucrării, sistarea acesteia sau propunerea de demolare.

Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcţia Economico Administrativă Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţiiinvestiţii – compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei Directorul unităţii Directorul adjunct economico administrativ

Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare. Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan. Transmiterea filei de plan.

Şeful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unităţii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii Secretarul Economic Secretarul Economic

Consiliul

Tehnico

Consiliul

Tehnico

Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)

Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie ). Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie). Elaborarea studiului de fezabilitate; Recepţionarea studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie. Analiza studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei. Aprobarea procesului verbal de analiză. Înaintarea studiului de fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiul de fezabilitate va fi însoţit de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat. Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării. Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrările de reparaţii capitale a căror valoare de execuţie depăşeşte 250000 EURO fără TVA Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaţii capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare. Elaborarea celorlalte documentaţii de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie) contractate . Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie 203

Manual de proceduri Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Persoana autorizată (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de şantier Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de şantier/antreprenorul Dirigintele de şantier

Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico 204

Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie). Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie). Aprobarea documentaţiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie. Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare. Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii. Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări. Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări. Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie. Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie. Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional. Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare. Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului. Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaţiilor de lucrări. În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de

Administraţia Naţională a Penitenciarelor administrativ la propunerea dirigintelui de şantier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie Antreprenorul lucrării Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepţie

Comisia de recepţie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepţie Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepţie

construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţiiinvestiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie. Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită. Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor Desemnarea comisiei de recepţie. Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare. Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale. Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie. În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.

NOTĂ: În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. Documentaţiei înaintate va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete va întocmi răspuns în consecinţă. Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA: A00204003 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE INVESTIŢII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor investiţii; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente lucrărilor de investiţii. 2. Premise: Realizarea investiţiilor conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii 205

Manual de proceduri Responsabil Responsabilul tehnic (inginerul/ tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare) Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unităţii Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Secretarul Consiliului Tehnico Economic Direcţia Economico Administrativă Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţiiinvestiţii – compartimentul plan Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unităţii Directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare) Comisia de elaborare a temei de proiectare Directorul unităţii Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare) 206

Activitatea desfăşurată Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de investiţii. Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale. Întocmirea temei de proiectare. Aprobarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare şi înaintarea acestora la ANP – Serviciul cazarmare construcţii investiţii. Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiţii cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie. Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de investiţii. Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan (includerea obiectivul în lista de investiţii a ANP la cap. C – studii de prefezabilitate şi fezabilitate). Transmiterea filei de plan. Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate). Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare(studiul de prefezabilitate şi fezabilitate). Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate) Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate). Elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate; Recepţionarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie. Analiza studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei. Aprobarea procesului verbal de analiză. Înaintarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiile vor fi însoţite de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii Secretarul Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul economico administrativ Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii investiţii Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Institutul de proiectare (contractantul) Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare) Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Persoana autorizată (contractantul) Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor) Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de elaborare a documentaţiei

Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării. Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrări ce fac obiectul aprobării de către guvern) Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiţii ordonatorului principal de credite pentru avizare. Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare. Includerea obiectivului în lista de investiţii a ANP la cap. B – lucrări noi Transmiterea filei de plan unităţii beneficiare a lucrării de investiţii. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie). Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie). Aprobarea documentaţiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie). . Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Elaborarea documentaţiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie). Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie). Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie). Aprobarea documentaţiei. Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie. Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare. Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii. Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare. Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări. Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări. 207

Manual de proceduri Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Şeful serviciului logistic Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de şantier Directorul unităţii Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Dirigintele de şantier/antreprenorul Dirigintele de şantier

Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ Directorul adjunct economico administrativ la propunerea dirigintelui de şantier Consiliul Tehnico Economic Secretarul Consiliul Tehnico Economic Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie Antreprenorul lucrării Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct ecadministrativ Comisia de recepţie

Comisia de recepţie Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare Comisia de recepţie 208

Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări. Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie. Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier. Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie. Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional. Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare. Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului. Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului). Decontarea situaţiilor de lucrări. În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţiiinvestiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie. Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită. Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente. Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor Desemnarea comisiei de recepţie. Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat. Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare. Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare Comisia de recepţie

Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie. În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.

NOTĂ: - În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. - Documentaţia înaintată va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. - În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete se va întocmi răspuns în consecinţă. - Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA:A00204004 PROCEDURĂ PRIVIND RECEPŢIA LUCRĂRILOR DE CONSTRUCŢII ŞI INSTALAŢII 1. Scopul procedurii: a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de recepţie a lucrărilor de construcţii si instalaţii; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi; 2. Premise: efectuarea recepţiilor lucrărilor de construcţii şi instalaţii în mod unitar conform legislaţiei în vigoare. 3. DESCRIEREA PROCEDURII Responsabil Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor) Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ Comisia de recepţie

Activitatea Desfăşurată Pregătirea documentaţiilor tehnico-economice, a cărţii tehnice a construcţiei, a documentaţiei pentru recepţie şi invitarea la recepţie a unui reprezentant din partea Serviciului Controlul Calităţii în Construcţii cu cel puţin 10 zile înainte de efectuarea recepţiei. Numirea comisiei de recepţie.

Transmiterea invitaţiilor de participare la recepţie a reprezentanţilor investitorului, proiectantul lucrării, executantului RECEPŢIA LA TERMINAREA LUCRĂRILOR Convocarea comisiei de recepţie la terminarea lucrărilor care se Directorul unităţii la propunerea face în maximum 15 zile de la notificarea terminării lucrărilor de directorului adjunct economico către antreprenorul lucrării. administrativ Proiectantul lucrării Prezentarea punctului de vedere de către proiectantul general al obiectivului privind execuţia construcţiei. Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziţia comisiei de recepţie a documentelor de execuţie. 3.Comisia de recepţie examinează obligatoriu: Comisia de recepţie a) respectarea prevederilor din autorizaţia de construire, precum si avizele si condiţiile de execuţie impuse de autorităţile competente; b) executarea lucrărilor in conformitate cu prevederile contractului, 209

Manual de proceduri

Secretarulcomisiei (dirigintele de şantier) Comisia de recepţie

Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ RECEPŢIA FINALĂ Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economicoadministrativ Comisia de recepţie

Comisia de recepţie Secretarulcomisiei (inginerul/ tehnicianul constructor ) Comisia de recepţie Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ 210

ale documentaţiei de execuţie si ale reglementarilor specifice, cu respectarea exigentelor esenţiale, conform legii; c) referatul de prezentare întocmit de proiectant cu privire la modul in care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmări ca aceasta activitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare; d) terminarea tuturor lucrărilor prevăzute in contractul încheiat intre investitor si executant si in documentaţia anexa la contract. In cazurile in care exista dubii asupra înscrisurilor din documentele cărţii tehnice a construcţiei, comisia poate cere expertize, alte documente, încercări suplimentare, probe si alte teste; e) valoarea declarata a investiţiei. Examinarea se efectuează in toate cazurile prin cercetarea vizuala a construcţiei si analizarea documentelor conţinute in cartea tehnica a construcţiei. Întocmirea procesului-verbal de recepţie cu consemnarea observaţiilor, concluziilor şi a recomandărilor comisiei. Comisia de recepţie recomandă: a) admiterea recepţiei in cazul in care nu exista obiecţii sau cele care s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarea lucrării conform destinaţiei sale. b) amânarea recepţiei când: - se constata lipsa sau neterminarea unor lucrări ce afectează siguranţa in exploatare a construcţiei din punct de vedere al exigentelor esenţiale; - construcţia prezintă vicii a căror remediere este de durata si care, daca nu ar fi făcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrării; - exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrărilor si este nevoie de încercări de orice fel pentru a le clarifica. c) respingerea recepţiei daca se constata vicii care nu pot fi înlăturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a mai multor exigente esenţiale, caz in care se impun expertize, reproiectări, refaceri de lucrări etc. La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte din garanţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera la terminarea lucrărilor”. Numirea comisiei de recepţie. Convocarea comisiei de recepţie finale lucrărilor care se face în maximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrării. Comisia de recepţie finala se întruneşte la data, ora şi locul fixate şi examinează următoarele: a) procesele-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor; b) finalizarea lucrărilor cerute de "recepţia de la terminarea lucrărilor"; c) referatul investitorului privind comportarea construcţiilor si instalaţiilor aferente in exploatare pe perioada de garanţie, inclusiv viciile aferente si remedierea lor. Comisia de recepţie poate cere, in cazuri foarte bine justificate si/sau in cazul apariţiei unor vicii, efectuarea de încercări si expertize. Întocmirea procesul-verbal de recepţie finală. Propunerea de măsuri pentru înlăturarea neregulilor semnalate în cazul în care comisia de recepţie finală recomandă admiterea cu obiecţii, amânarea sau respingerea recepţiei. La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte din garanţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera la terminarea perioadei de garanţie”.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor PROCEDURA

A00204005

PROCEDURĂ PRIVIND CONSTITUIREA CĂRŢII TEHNICE A CONSTRUCŢIEI

1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activităţii de întocmire şi verificare a documentelor care constituie cartea tehnică a construcţiei; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. 2. Premise: Prezenta procedură contribuie la implementare sistemului calităţii în construcţii din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, uşurând activitatea de întocmire a cărţilor tehnice ale construcţiilor, care se alcătuiesc pas cu pas, pe măsura executării lucrărilor 3. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor 4. Descrierea procedurii RESPONSABIL Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare) Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)

ACTIVITATEA DESFASURATA 1. Întocmirea Fişei de date sintetice care conţine informaţii generale despre proiectantul lucrării cu subproictanţii pe specialităţi (după caz) şi antreprenorul lucrării cu subantreprenorii de specialitate (după caz). 2. Documentaţia privind proiectarea ce fac parte din cartea tehnică a construcţiei sunt: 2.1. Tema de proiectare, elaborată de investitor (beneficiar) 2.2. Amplasarea obiectului – judeţ, localitate, stradă, număr 2.3. Avize şi acorduri 2.4. Documentaţia tehnică – partea scrisă şi partea desenată 3. Documentaţia privind execuţia parte componentă a cărţii Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor tehnice se compune din: 3.1. Autorizaţia de construire al unităţii/responsabilul 3.2. Ordinul de începere al lucrărilor cazarmare) 3.3. Proces verbal de predare – primire al amplasamentului şi a bornelor de repere 3.4. Înregistrări de calitate cu caracter permanent efectuate pe parcursul executării lucrărilor, precum şi documentaţii care atestă calitatea lucrărilor: - certificate de calitate a materialelor; - rezultatul încercărilor pe materiale; - proces verbal trasare lucrări; - proces verbal faze determinante; - proces verbal aspect beton după decofrare; - condica de betoane; - proces verbal de recepţie a terenului de fundare, a fundaţiilor şi a structurii de rezistenţă; - proces verbal privind montarea instalaţiilor de măsurare; - jurnalul principalelor evenimente; - registrul unic de comunicări şi dispoziţii de şantier; - nota de constatare a organelor de control; - expertize tehnice; - caiete de ataşament. 4. Documentele privind recepţia lucrărilor care sunt elemente Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor componente ale cărţii tehnice sunt: 4.1. Proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor al unităţii/responsabilul 4.2.Proces verbal de recepţie finală cazarmare) 4.3. Alte acte suplimentare 5. Documentele privind exploatarea construcţiei sunt: Dirigintele de şantier 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la: (inginerul/tehnicianul constructor - urmărirea comportării construcţiei al unităţii/responsabilul 211

Manual de proceduri cazarmare)

5.2. 5.3.

Dirigintele de şantier (inginerul/ tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)

exploatare şi întreţinere lista prescripţiilor de bază pentru exploatare interpretarea urmăririi exploatării Proiectele cu modificările ulterioare recepţiei construcţiei Proiectul de urmărire specială a construcţiei (dacă este cazul) 5.4. Acte de constatare a unor deficienţe apărute ulterior recepţiei 5.5. Proces verbal de predare primire a instalaţiilor de măsurare (dacă este cazul) 5.6. Proces verbal de predare primire a construcţiei 6. Jurnalul evenimentelor

PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU ÎNCĂLZIRE Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru încălzit spaţii Aplicabilitate: în cadrul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura: Responsabil

Activitatea desfăşurată

A – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare Directorul unităţii la propunerea - numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia pentru directorului adj. economico - alocarea la drepturi de încălzire formată - din comisie este obligatoriu sa facă parte Şeful serviciu administrativ logistic şi inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare Comisia pentru alocare drepturi de încălzire

la

-stabileşte destinaţia fiecărei încăperi ocupate de unitate ce urmează a se încălzi, a volumului acestora şi a regimului de lucru - stabileşte consumul în funcţie de tipul combustibilului folosit

Comisia pentru alocare drepturi de încălzire

la

- întocmeşte procesul verbal pentru alocarea la drepturi, în fiecare an, la începutul perioadei de încălzire stabilind cantitatea de combustibil estimativă pe care unitatea are dreptul să o aprovizioneze pentru încălzirea spaţiilor - Verifică şi avizează procesul verbal de alocare la drepturi

Şef serviciu economico administrativ/Director adj. economico administrativ Directorul unităţii Fochist

-

aprobă procesul verbal de alocare la drepturi -

Responsabil cazarmare

-

212

întocmeşte situaţia privind consumul zilnic şi notează în registru temperatura minimă care s-a înregistrat în situaţii speciale, justifică consumurile mari de combustibil ( în cazul temperaturilor mult mai scazute decât media anuală) transmite aceasta situaţie decadal responsabilului de cazarmare urmăreşte încadrarea consumului în drepturi justifică consumul de încălzit anual în perioada 15-30 mai pentru întreaga perioada de încălzire întocmeşte situaţia privind consumul şi depăşirile, eventual economiile de combustibil şi le înaintează spre informare Directorului adj. economico – administrativ şi responsabilului cazarmare din Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A003 DOMENIUL: EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 03 SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de instruire şcolară în ciclul primar, gimnazial, liceal şi în învăţământului vocaţional. Nr.002 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniţierea programelor educaţionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor educative în comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) în activităţi educaţionale desfăşurate cu alţi deţinuţi. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV şi ziare SUBDOMENIUL: ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 02 Nr. 001 Procedura pentru realizarea consilierii psihologice; Nr. 002 Procedura pentru realizarea consilierii sociale; Nr. 003 Procedura pentru realizarea activităţilor psihoterapeutice; Nr. 004 Procedura pentru iniţierea programelor de asistenţă psihosocială destinate persoanelor private de libertate cu nevoi speciale; SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE/ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 03 Nr. 001 Procedura pentru planificarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; Nr. 002 Procedura pentru monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă socială; Nr. 003 Procedura privind managementul riscului în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale; Nr. 004 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale; Nr. 005 Procedura pentru realizarea evaluării iniţiale a persoanelor private de libertate în vederea individualizării regimului de executare a pedepsei Nr. 006 Procedura pentru realizarea evaluării periodice a persoanelor private de libertate în scopul actualizării planului individualizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a pedepsei Nr. 007 Procedura pentru realizarea evaluării finale a persoanelor private de libertate în scopul discutării în comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 Nr.001 - Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de instruire şcolară în ciclul primar gimnazial, liceal şi în învăţământului vocaţional. Nr.002 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare; Nr.003 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele private de libertate; Nr.004 Procedura pentru iniţierea programelor educaţionale; Nr.005 Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active pentru persoanele private de libertate Nr.006 Procedura pentru desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; Nr.007 Procedura pentru desfăşurarea activităţilor educative în comunitate Nr.008 Procedura pentru implicarea persoanelor (recompensate) în activităţi educaţionale desfăşurate cu alţi deţinuţi. Nr.009 Procedura pentru asigurarea accesului la programele radio-TV şi ziare

213

Manual de proceduri

SUBDOMENIUL : EDUCAŢIE cod 01 PROCEDURA 001: PROCEDURA DE ORGANIZARE ŞI DESFĂŞURARE A PROGRAMELOR DE INSTRUIRE ŞCOLARĂ: ÎNVĂŢĂMÂNTUL PRIMAR, GIMNAZIAL, LICEAL ŞI VOCAŢIONAL. Scop: Creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară. Premise: - Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de şcolarizare a persoanelor private de libertate; - Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului universitar; - Legea nr. 84/1995 privind legea învăţământului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 366/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, cu modificările şi completările ulterioare. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Învăţământ primar, gimnazial, liceal şi vocaţional (şcoală de arte şi meserii) Persoana responsabilă

Acţiunea 1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire şcolară ale persoanelor private de libertate şi propune înscrierea la programul de şcolarizare. 2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, referitoare la includerea în programele de şcolarizare. 3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate, organizarea cursurilor şcolare şi condiţiile înscrierii la acestea. 4. Primeşte cererile de înscriere în programul de şcolarizare şi le înaintează educatorului coordonator. Aceste cereri trebuie să fie solicitate în perioada 01 martie – 31 mai a fiecărui an, astfel încât să fie posibilă procurarea foilor matricole necesare înscrierii în documentele şcolare. În cazul în care apar solicitări în timpul anului şcolar acestea sunt preluate şi înaintate educatorului coordonator. să 1. Centralizează şi selectează cererile primite din partea de persoanelor private de libertate. Aceste cereri trebuie să aibă precizate: - datele de identificare ale solicitantului; - clasa în care doreşte înscrierea; - numărul de clase absolvite şi unitatea de învăţământ. Solicită, din partea celor care doresc înscrierea în clasa I, o declaraţie , pe proprie răspundere, din care să reiasă că nu au urmat cursurile vreunei şcoli. Pentru cei care doresc înscrierea în

Educatorul din cadrul secţiei de deţinere

Educatorul desemnat coordoneze activitatea şcolarizare

214

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful Serviciului Educaţie

clasele II – VIII, la şcolile de arte şi meserii şi la învăţământul liceal, solicită foile matricole care să ateste numărul de clase absolvite. În cazul existenţei unor solicitări de includere în programul de şcolarizare, făcute după începerea anului de învăţământ, acestea sunt aduse la cunoştinţă şefului Serviciului Educaţie. 2. În cazul în care persoanele private de libertate nu pot obţine foaia matricolă de la instituţia de învăţământ pe care au urmat-o, întocmeşte adrese în vederea obţinerii acestora. 3. Întocmeşte documentaţia necesară înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare şi face demersurile necesare înaintării acestora, pe bază de proces verbal de predare - primire, către unitatea de învăţământ. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare şi le reactualizează ori de câte ori apar modificări, supunându-le avizării şi aprobării şefilor ierarhici. 5. Propune programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau comasate, programul „A doua şansă”). 6. Monitorizează prezenţa persoanelor private de libertate la orele de curs şi întocmeşte o situaţie zilnică, pe baza prezenţei făcute de personalul didactic. 7. Semestrial, întocmeşte materiale de sinteză referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program. 8. Completează informaţiile din Fişa educativă cu privire la clasele absolvite în perioada de detenţie şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative , făcând menţiuni cu privire la participarea la programul de şcolarizare. 1. Întocmeşte o situaţie statistică referitoare la nevoile de instruire şcolară ale persoanelor private de libertate, în baza recomandărilor din Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, pe care o prezintă directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Stabileşte, împreună cu directorul adjunct intervenţie psihosocială, condiţiile de includere în programul de şcolarizare a persoanelor private de libertate, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 3. Identifică spaţiile necesare amenajării sălilor de curs şi înaintează propunerea de a fi utilizate în scopul şcolarizării persoanelor private de libertate. 4. Solicită achiziţionarea materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 5. Avizează adrese către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 6. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, solicită, în scris, trimiterea situaţiei şcolare până la momentul transferului. 7. Avizează trimiterea către unitatea şcolară, pe bază de procesverbal de predare-primire, a documentaţiei necesare înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare. 8. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 9. Definitivează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional, cursuri de zi sau simultane, programul „A doua şansă”) . 10. Cererile de înscriere la programul de şcolarizare, formulate după începerea anului de învăţământ, vor fi analizate împreună cu 215

Manual de proceduri directorul unităţii şcolare şi, dacă sunt respectate condiţiile legale, li se va da curs, întocmindu-se tabele suplimentare. 11. Avizează prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs. 12. Avizează materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program. Directorul adjunct educaţie şi 1. Pe baza statisticii referitoare la nevoile educaţionale ale persoanelor private de libertate, ia legătura cu inspectoratul şcolar asistenţă psihosociala judeţean în vederea înfiinţării unei unităţi de învăţământ de sine stătătoare în cadrul penitenciarului sau pentru desemnarea unei unităţi şcolare cu care va colabora în vederea organizării programelor de şcolarizare. 2. Stabileşte, împreună cu şeful Serviciului Educaţie, condiţiile de includere în programul de şcolarizare a persoanelor private de libertate, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare. 3. Întocmeşte proiectul de protocol de colaborare între unitatea şcolară desemnată şi penitenciar în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de şcolarizare. 4. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 5. Avizează solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 6. Avizează adresele înaintate către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 7. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, avizează solicitările de trimitere a situaţiei şcolare până la momentul transferului. 8. Aprobă trimiterea către unitatea şcolară, pe bază de procesverbal de predare-primire, a documentaţiei necesare înscrierii persoanelor private de libertate în evidenţele şcolare. 9. Menţine permanent legătura, telefonic şi în scris, cu unitatea şcolară în vederea stabilirii modului de desfăşurare a orelor de curs, precum şi a datelor şi condiţiilor în care se vor organiza examenele. 10. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare şi, după aprobarea lor de către directorul unităţii, distribuie câte o copie la Serviciul Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, la Biroul/Compartimentul Organizarea Muncii şi Serviciul Financiar. Avizează, de asemenea, tabelele suplimentare cu cei care au solicitat înscrierea la programul de şcolarizare după începerea anului de învăţământ. 11. Stabileşte, împreună cu unitatea de învăţământ, numărul de clase ce urmează să funcţioneze în cadrul penitenciarului şi propune înaintarea situaţiei către unitatea şcolară în vederea repartizării personalului didactic. 12. Avizează tabelele primite din partea unităţii de învăţământ, cu personalul didactic ce urmează să-şi desfăşoare activitatea în penitenciar. 13. Avizează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau simultane) . 14. Avizează tabelul lunar ce cuprinde prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs şi, după aprobarea de către directorul unităţii, o înaintează sectorului economicoadministrativ. 15. Avizează materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program 216

Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi, după aprobarea directorului unităţii, repartizează câte o copie Serviciului Financiar, Compartimentului/Biroului Organizarea Muncii, precum şi Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. Directorul unităţii 1. Aprobă solicitarea de înfiinţare a unei şcoli sau a unor clase afiliate la o unitate de învăţământ din comunitate, adresată inspectoratului şcolar judeţean. 2. Aprobă protocolul de colaborare între penitenciar şi unitatea de învăţământ care şcolarizează persoane private de libertate. 3. Aprobă propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 4. Aprobă solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. 5. Aprobă adresele înaintate către unităţile şcolare în vederea eliberării foilor matricole pentru persoanele private de liberate care nu le pot obţine prin intermediul familiei. 6. În cazul transferurilor de la un alt penitenciar, aprobă solicitările de trimitere a situaţiei şcolare până la momentul transferului. 7. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 8. Aprobă numărul de clase ce urmează să funcţioneze în cadrul penitenciarului şi înaintează situaţia către unitatea şcolară în vederea repartizării personalului didactic. 9. Aprobă programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele de învăţământ şi tipuri de cursuri (învăţământ primar, gimnazial, liceal, vocaţional , cursuri de zi sau comasate, programul „A doua şansă”). 10. Aprobă accesul personalului didactic în unitatea de detenţie. 11. Aprobă materialele de sinteză semestriale referitoare la situaţia şcolară a persoanelor private de libertate incluse în program. 12. Aprobă tabelele cu prezenţa zilnică a persoanelor private de libertate la orele de curs. Directorul adjunct siguranţa 1. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private deţinerii şi regim penitenciar de libertate. 2. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programul de şcolarizare. 3. Avizează programul de desfăşurare a activităţilor de şcolarizare, pe nivele şi forme de învăţământ (primar, gimnazial, vocaţional, liceal, cursuri de zi sau comasate, programul „ A doua şansă”). 4. Avizează tabelele de acces în unitate pentru personalul didactic desemnat să desfăşoare activităţi şcolare cu persoanele private de libertate. Directorul adjunct economico - 1. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii din unitate în administrativ vederea organizării programului de şcolarizare a persoanelor private de libertate. 2. Avizează solicitarea de achiziţionare a materialelor necesare derulării procesului instructiv educativ, precum şi pentru amenajarea sălilor de clasă. Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Da Nu Obs. crt. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie 1. psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea cursurilor de şcolarizare. 217

Manual de proceduri

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

9.

10.

11.

12.

13. 14.

Protocolul încheiat între penitenciar şi unitatea de învăţământ desemnată de inspectoratul şcolar judeţean pentru a colabora în vederea şcolarizării persoanelor private de libertate. Fişa educativă şi Fişa nr.VII – Desfăşurarea intervenţiei educative completate cu date referitoare la nivelul de şcolarizare al persoanelor private de libertate, precum şi cu informaţii legate de participarea la cursurile şcolare. Existenţa spaţiilor necesare derulării cursurilor de şcolarizare amenajate corespunzător ( săli de curs, ateliere). Nota raport cu privire la materialele şcolare necesare derulării procesului instructiv – educativ. Existenţa afişelor de anunţ pentru organizarea cursurilor şcolare care să cuprindă condiţiile necesare înscrierii. Cererile persoanelor private de libertate de a urma cursurile de şcolarizare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii . Procesul verbal de predare – primire între reprezentanţii şcolii şi ai penitenciarului, încheiat cu ocazia înaintării documentelor necesare înscrierii persoanelor private de libertate în documentele şcolare. Tabelele nominale cu participanţii la cursurile de şcolarizare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii. Orarul desfăşurării programului de şcolarizare, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Prezenţa zilnică/lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs, întocmită de educatorul coordonator şi avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii. Situaţia şcolară semestrială şi anuală a persoanelor private de libertate şcolarizate, vizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii – înaintată spre informare Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Aprobarea inspectoratului şcolar judeţean de înfiinţare a unei unităţi şcolare în cadrul penitenciarului, acolo unde acest lucru se impune. Tabelul de acces al personalului didactic ce îşi desfăşoară activitatea în incinta unităţii de detenţie, avizat de directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii.

PROCEDURA 002: PROCEDURA PENTRU ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA CURSURILOR UNIVERSITARE Scop: creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare cursul procesului penal; 218

în

Administraţia Naţională a Penitenciarelor -

H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului; Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de şcolarizare a persoanelor private de libertate; Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului universitar;

Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea 1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire Educatorul din cadrul secţiei şcolară ale persoanelor private de libertate. de deţinere 2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, referitoare la înscrierea sau continuarea studiilor universitare. 3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate, posibilitatea înscrierii sau continuării cursurilor la învăţământul universitar, precum şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească participanţii. 4.Primeşte cererile persoanelor private de libertate care doresc să se înscrie sau să-şi continue studiile universitare şi le înaintează educatorului coordonator al activităţilor şcolare. Educatorul coordonator 1. Selectează cererile primite de la educatori şi le înaintează şefului Serviciului Educaţie. 2. Solicită, din partea persoanelor private de libertate, dovada acceptării de a urma cursurile universitare şi a plăţii taxelor şcolare, precum şi angajamentul de a suporta toate cheltuielile necesare participării la un astfel de program. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare şi le reactualizează ori de câte ori apar modificări, supunându-le avizării şi aprobării şefilor ierarhici. 5. Propune un program de studiu pentru persoanele private de libertate care urmează cursurile unor facultăţi. 6. Întocmeşte un material statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar. 7. Completează informaţiile din Fişa educativă făcând referire la participarea persoanelor private de libertate la cursuri universitare şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative. 1. Întocmeşte situaţia statistică referitoare la nevoile de instruire Şeful Serviciului Educaţie universitară ale persoanelor private de libertate, în baza recomandărilor din Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, pe care o prezintă directorului adjunct intervenţie psihosocială. 2. Avizează documentaţia care atestă că persoana privată de libertate este înscrisă la cursuri universitare. 3. Stabileşte, împreună cu directorul adjunct intervenţie psihosocială, condiţiile de includere în programul de învăţământ universitar, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 4. Identifică eventualele spaţii în care persoanele private de libertate pot susţine examenele . 5. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Avizează programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi. 219

Manual de proceduri 7. Avizează materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar. Directorul adjunct educaţie şi 1. Avizează cererile de înscriere la cursurile de învăţământ universitar, pe baza documentaţiei justificative. asistenţă psihosocială 2. Stabileşte, împreună cu şeful Serviciului Educaţie condiţiile de includere în programul de învăţământ universitar, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi informează educatorii cu privire la acestea. 3. Întocmeşte proiectul de protocol de colaborare între penitenciar şi universitate, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de învăţământ. 4. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program. 5. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Avizează tabelele primite din partea unităţii de învăţământ, cu personalul didactic ce urmează să-şi desfăşoare activitatea în penitenciar, în cazul în care comisiile de examinare se deplasează la unitatea de detenţie. 7. Avizează programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi, precum şi programul de susţinere a examenelor. 8. Avizează materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar şi, după aprobarea lui de către directorul unităţii, îl înaintează, spre informare, Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. Directorul unităţii 1. Aprobă cererile de înscriere la cursurile de învăţământ universitar, pe baza documentaţiei justificative. 2. Aprobă documentaţia necesară includerii persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar. 3. Aprobă protocolul de colaborare între penitenciar şi universitate, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a programului de învăţământ. 4. Aprobă propunerea de a utiliza anumite spaţii pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program. 5. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la studii universitare. 6. Aprobă accesul în penitenciar al personalului didactic ce face parte din comisiile de examinare. 7. Aprobă programul de studiu pentru cei care urmează cursurile unor facultăţi, precum şi programul de susţinere a examenelor. 8. Aprobă materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar şi îl înaintează, spre informare, Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. Directorul adjunct economico- 1.În cazul în care persoana privată de libertate precizează că îşi va administrativ achita toate cheltuielile legate de urmarea cursurilor universitare din fondurile proprii, aflate în contul unităţii de detenţie, avizează cererile de înscriere la facultate. 2. Avizează propunerea de a utiliza anumite spaţii, altele decât cele utilizate pentru derularea activităţilor educative, pentru susţinerea examenelor universitare ale persoanelor private de libertate incluse în program. Directorul adjunct siguranţa 1. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile învăţământului deţinerii şi regim penitenciar universitar. 2. Avizează programul examenelor pe care persoanele private de libertate urmează să le susţină în exteriorul locului de detenţie. 220

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie 1. psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea cursurilor universitare. Protocolul încheiat între penitenciar şi unitatea de învăţământ 2. superior la cursurile căreia a fost acceptată persoana privată de liberate. Fişa educativă şi Fişa nr.VII – Desfăşurarea intervenţiei educative completate cu date referitoare la nivelul de şcolarizare al 3. persoanelor private de libertate, precum şi cu informaţii legate de participarea la programul de completare nivelul de pregătire şcolară. Existenţa spaţiilor necesare derulării examenelor, în cazul în care 4. comisia de examinare se deplasează la penitenciar. Tabelul nominal cu membrii comisiilor de examinare a persoanelor private de libertate înscrise la învăţământul 5. universitar, avizat de directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Cererile persoanelor private de libertate de a-şi continua studiile, însoţite de dovada înscrierii la cursurile universitare, avizate de 6. şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii . Tabelele nominale cu participanţii la cursurile universitare, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie 7. psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii. Programul examenelor pe care trebuie să le susţină fiecare student, de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct 8. intervenţieavizat psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. persoanei înscrise la cursuri universitare că 9. Angajamentul suportă toate cheltuielile legate de participarea la aceste cursuri. Programul de studiu al persoanelor private de libertate care urmează cursuri universitare, avizat de şeful Serviciului Educaţie, 10. directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Materialul statistic anual referitor la participarea persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului universitar, avizat 11. de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii.

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA 003: ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE FORMARE PROFESIONALĂ CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: stabilirea condiţiilor de desfăşurare a formării profesionale a persoanelor private de libertate, în concordanţă cu cerinţele actuale ale pieţei forţei de muncă; Premise: - Formarea profesională a persoanelor private de libertate presupune două acţiuni: 221

Manual de proceduri a) organizarea unor activităţi de informare, consiliere profesională şi medierea muncii; b) organizarea cursurilor de calificare profesională, finalizate cu diplome recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse; - Protocolul de colaborare nr. 227147/2007, încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; - Legea nr.76 / 2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 174/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 76 / 2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârii Guvernului nr. 377/2002 pentru aprobarea Procedurilor privind accesul la măsurile pentru stimularea ocupării forţei de muncă, modalităţile de finanţare şi instrucţiunile de implementare a acestora, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinului ministrului muncii, solidarităţii sociale şi familiei nr. 171 / 2004 pentru aprobarea Procedurilor privind modul de acordare a drepturilor de care beneficiază persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă pe durata participării la o formă de pregătire profesională, cu modificările şi completările ulterioare; - Legii nr. 116 / 2002 privind prevenirea şi combaterea marginalizării sociale; - Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârii Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei Guvernului 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor, cu modificările şi completările ulterioare. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul desemnat să 1. Anunţă la fiecare cameră de deţinere – şi prin afişe ce vor fi coordoneze activitatea de expuse cel puţin 7 zile în locurile accesibile persoanelor private de calificare profesională a libertate - organizarea cursurilor de calificare şi condiţiile pe care persoanelor private de trebuie să le îndeplinească participanţii. 2. Centralizează cererile primite din partea persoanelor private de libertate libertate şi verifică îndeplinirea condiţiilor impuse de includerea la cursurile de calificare. 3. În cazul în care persoanele private de libertate nu pot obţine foia matricolă de la instituţia de învăţământ pe care au urmat-o, întocmeşte adrese în vederea obţinerii acestora. 4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate care doresc să participe la cursul de calificare pe care le înaintează spre avizare medicului şef al unităţii. 5. Înaintează către conducerea unităţii, spre avizare şi aprobare, tabelele finale cu participanţii la cursul de calificare. După aprobare tabelele sunt transmise către Biroul/Serviciul: Evidenţă deţinuţi / Producţie bugetară şi venituri propriu. 6. Înaintează, către instituţia care oferă formarea profesională, tabelele cu persoanele incluse la cursul de calificare, documentele necesare înscrierii lor, precum şi tabelele cu participanţii la activităţile de medierea muncii şi consiliere vocaţională. 7. Anunţă furnizorului acreditat care oferă cursurile de formare profesională orice schimbare care poate surveni în colectivul de participanţi la curs. 8. La finalizarea cursului, întocmeşte tabelele cu absolvenţi şi le înaintează, spre aprobare conducerii unităţii. 222

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 9. Predă pe bază de proces verbal Serviciului/Biroului Evidenţă deţinuţi diplomele obţinute în urma absolvirii cursurilor de calificare în vederea clasării la dosarul de penitenciar. Aceste diplome sunt eliberate de unitatea care oferă formarea profesională şi sunt recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse. 10. Completează Fişa educativă şi Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative din Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială al fiecărui participant la cursurile de calificare, făcând menţiuni cu privire la conduita şi modul de participare la şedinţele teoretice şi practice. 1. Pe baza evaluărilor parţiale făcute în vederea stabilirii sau a Şeful Serviciului Educaţie revizuirii Planurilor individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, stabileşte necesarul de cursuri pentru calificarea profesională a persoanelor private de libertate. 2. Ia legătura cu unitatea care oferă cursuri de informare şi formare profesională, autorizate şi recunoscute de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse, în vederea stabilirii condiţiilor de desfăşurare a acestui tip de activităţi. Stabileşte criteriile de selecţie a participanţilor pentru fiecare tip de curs. 3. Identifică spaţiile şi dotările necesare desfăşurării cursurilor de calificare. 4. Întocmeşte raportul prin care solicită achiziţionarea materialelor necesare derulării cursului de calificare profesională. 5. Stabileşte orarul de desfăşurare a activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 6. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs. Directorul adjunct educaţie şi 1. Iniţiază şi avizează protocolul de colaborare între instituţia penitenciară şi unitatea care oferă cursurile de formare profesională. asistenţă psihosocială 2. Avizează orarul de desfăşurare al activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 3. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Avizează raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare. Directorul economic 1. Avizează raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare Directorul adjunct siguranţa 1. Avizează orarul de desfăşurare a activităţilor teoretice şi a celor deţinerii şi regim penitenciar practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 2. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 1. Aprobă protocolul de colaborare între unitatea de detenţie şi Directorul unităţii instituţia care oferă cursurile de pregătire profesională. 2. Aprobă orarul de desfăşurare al activităţilor teoretice şi al celor practice din cadrul cursului, precum şi orarul activităţilor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii. 3 Aprobă tabelele cu participanţii la cursurile de calificare şi la activităţile de medierea muncii, precum şi prezenţa lunară a persoanelor private de libertate la orele de curs. 4. Aprobă raportul de achiziţionare a materialelor necesare derulării cursului de calificare. 223

Manual de proceduri Medicul şef

1. Avizează tabelele cu participanţii la cursurile de calificare profesională. 2. Centralizează adeverinţele medicale eliberate în vederea înscrierii la cursurile de calificare.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Crt. Planurile individualizate de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică din Dosarul de educaţie şi intervenţie 1. psihosocială să aibă recomandări legate de urmarea unor cursuri de calificare profesională Adrese care să ateste demersurile întreprinse de unitatea 2. penitenciară în vederea organizării unor cursuri de calificare. Existenţa spaţiilor necesare derulării cursurilor de calificare şi a 3. dotărilor aferente (atelier pentru practică şi sală de curs pentru pregătirea teoretică). Nota - raport referitoare la achiziţionarea materialelor necesare derulării cursurilor de calificare, avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul 4. adjunct economico-administrativ şi aprobată de directorul unităţii. Orarul de desfăşurare a cursului de calificare profesională şi tabelele cu participanţii, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct 5. siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii. Existenţa avizului medical pe tabelele cu participanţii la curs, dacă acest lucru se impune Orarul pentru derularea şedinţelor de informare, consiliere profesională şi medierea muncii şi a tabelelor cu participanţii la aceste activităţi, avizate de şeful Serviciului Educaţie, directorul 6 adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobate de directorul unităţii. Protocolul încheiat între unitatea de detenţie şi instituţia care oferă cursuri de formare profesională recunoscute de Ministerul 7. Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse. Existenţa afişelor de anunţ pentru organizarea cursurilor de 8. calificare profesională care să cuprindă condiţiile de înscriere. Tabelul nominal cu absolvenţii cursului de calificare 9. profesională, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii. Existenţa diplomelor de absolvire a cursului clasate la dosar 10. sau predate, pe bază de semnătură, persoanelor private de libertate. Fişa educativă şi Fişa VII- Desfăşurarea intervenţiei educative, 11. completate cu informaţii legate de participarea şi absolvirea unor cursuri de calificare profesională.

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA 004: PROCEDURA DE INIŢIERE A PROGRAMELOR EDUCAŢIONALE DESTINATE PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: diminuarea carenţelor educative ale persoanelor private de libertate

224

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; - Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13 octombrie 1989 (educaţia în penitenciar); Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul 1. Stabileşte nevoile educaţionale ale populaţiei carcerale, pe baza evaluării educative iniţiale şi periodice. 2. Stabileşte problematica ce urmează să fie inclusă într-un program educativ nou, destinat unui anumit grup din populaţia carcerală. 3. Elaborează proiectul mapei programului pe care doreşte să-l iniţieze. Acesta trebuie să cuprindă: - justificarea iniţierii programului; - stabilirea scopului; - formularea obiectivelor generale; - stabilirea grupului ţintă; - stabilirea duratei programului şi a frecvenţei şedinţelor; - selectarea tematicii ce urmează să fie parcursă; - precizarea metodelor de lucru, a resurselor materiale şi umane implicate în program; - descrierea activităţilor (obiective operaţionale, conţinuturi, metode utilizate, forme de evaluare); - stabilirea modalităţilor de evaluare a programului (iniţială, parţială şi finală). 4. Înaintează mapa programului educativ pentru a fi avizată şi aprobată de şefii ierarhici. 5. Propune achiziţionarea materialelor necesare derulării programului. 6. Stabileşte criteriile de selecţie a participanţilor la program. 7. Anunţă la camerele de deţinere sau prin afişe expuse timp de cel puţin 7 zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate iniţierea programului şi criteriile de selecţie a participanţilor. 8. Alcătuieşte tabelele finale şi orarul programului pe care le înaintează spre avizare şi aprobare conducerii unităţii. 9. Întocmeşte o copie după tabelul cu participanţii la program şi o înmânează agenţilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul secţiei de deţinere unde se desfăşoară programul. 10. Derulează programul educativ şi evaluează rezultatele obţinute pe care le înaintează şefilor ierarhici. 11. Monitorizează prezenţa persoanelor private de libertate la programul educativ. 12. Revizuieşte conţinuturile programului în funcţie de rezultatele obţinute şi le înaintează spre avizare şi aprobare şefilor ierarhici. 13.Completează Fişa educatorului din Dosarul de educaţie şi intervenţie psihosocială individualizat al celor care au participat la programul educativ. 225

Manual de proceduri 1. Avizează mapa programului educativ. Stabileşte împreună cu educatorul criteriile de selecţie a participanţilor. 2. Avizează orarul de desfăşurare şi tabelele cu participanţii la program . 3. Avizează propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului. 4. Monitorizează derularea programului educativ iniţiat. 5. Analizează şi avizează rezultatele evaluării programului şi eventualele modificări ce au survenit în conţinutul mapei program. Directorul adjunct educaţie şi 1. Avizează mapa programului educativ ce urmează să se deruleze. 2. Înştiinţează Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu privire la asistenţă psihosocială iniţierea programului educativ şi solicită aprobare pentru derularea acestuia în variantă experimentală. 3. Avizează tabelele cu participanţii şi orarul cu programului educativ. 4. Analizează rezultatele obţinute în urma derulării programului şi le înaintează Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 5. Avizează modificările conţinuturilor programului şi le înaintează Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Directorul economic 1. Avizează propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului. Şeful Serviciului Siguranţa 1 Avizează tabelele cu participanţii la programul educativ iniţiat, Deţinerii şi Regim Penitenciar precum şi orarul derulării acestuia. Directorul unităţii 1. Aprobă mapa programului educativ ce urmează să se deruleze. 2. Aprobă propunerea de achiziţionare a materialelor necesare derulării programului. 3. Aprobă tabelele cu participanţii şi orarul programului educativ. 4. Aprobă înaintarea către Administraţia Naţională a Penitenciarelor a rezultatelor derulării programului educativ iniţiat. 5. Aprobă modificarea conţinuturilor programului educativ, survenite în urma evaluării acestora. Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Da Nu Obs. crt. Mapa programului educativ care trebuie să cuprindă: justificarea iniţierii programului, scopul, obiectivele generale, grupul căruia i se adresează, frecvenţa şi durata, tematica prezentată pe 1. şedinţe, metodele de lucru utilizate, resursele materiale şi umane implicate, formele de evaluare iniţială, parţială şi finală – avizată de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobată de directorul unităţii. Existenţa aprobării Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – 2. Direcţia Intervenţie Psihosocială pentru derularea programului nou. Nota – raport întocmită în vederea achiziţionării materialelor necesare derulării programului avizată de şeful Serviciului 3. Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul adjunct economico-administrativ şi aprobată de directorul unităţii. Afişele de anunţare a organizării programului în care să fie 4. specificate condiţiile de participare. Tabelul nominal cu persoanele private de libertate participante la program, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct 5. intervenţie psihosocială, directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Şeful Serviciului Educaţie

226

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Orarul desfăşurării programului avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială, directorul 6. adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Raportul de evaluare a programului întocmit de educatorul cere îl 7. iniţiază, avizat de şeful Serviciului Educaţie, directorul adjunct intervenţie psihosocială şi aprobat de directorul unităţii. Fişa nr. VII – Desfăşurarea intervenţiei educative din Dosarul de 8. educaţie şi asistenţă psihosocială completată cu precizări legate de participarea la programul educativ iniţiat. Existenţa la supraveghetorul fiecărei secţii de deţinere a unei 9. mape care include tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la programele educaţionale şi terapeutice. Existenţa unei fişe colective de prezenţă a persoanelor private de 10. libertate la sesiunile programului. PROCEDURA

005:

ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DESTINATE MENŢINERII UNEI VIEŢI ACTIVE PENTRU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Crearea unui cadru favorabil de petrecere a timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de sociabilitate, formarea şi dezvoltarea la persoanele private de libertate a unor abilităţi şi deprinderi care să contribuie la îmbunătăţirea imaginii de sine, descoperirea şi dezvoltarea unor aptitudini şi talente artistice. Premise: - Crearea cadrului favorabil pentru desfăşurarea unor acţiuni educative agreabile, de petrecere a timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de sociabilitate. - Domeniul activităţilor desfăşurate de către persoanele private de libertate pentru menţinerea unei vieţi active cuprinde: concursuri tematice, competiţii şi activităţi sportive, dezbateri în grup, audiţii muzicale, vizionări TV şi proiecţii cinematografice, cercuri de lectură, cenacluri literare, ateliere ocupaţionale, formaţii artistice, spectacole literare, de teatru şi muzicale, expoziţii de lucrări, emisiuni radio-tv transmise prin circuit închis în unitate, gazete volante, întâlniri în cadrul unităţii cu personalităţi din viaţa publică. - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal; - H.G. 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006; - Ordinul ANP nr. 544/21.06.2007 referitor la părţile componente şi regulile de manipulare, consultare şi informare operativă a dosarului individual al persoanei private de libertate; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; - Decizia A.N.P. 549/25.06.2007 referitoare la întocmirea/completarea dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială a persoanelor private de libertate. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul 1. Identifică persoane private de libertate care pot participa la activităţile de menţinere a unei vieţi active, pe baza recomandărilor cuprinse în planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică. 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au 227

Manual de proceduri

Şeful serviciului educaţie

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

Directorul adjunct Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

228

participat la activităţi de menţinere a unei vieţi active, conform consemnărilor din Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele pentru care în urma unei evaluări iniţiale este recomandabilă includerea în activităţi de menţinere a unei vieţi active. 4. Stabileşte criteriile de selecţionare a persoanelor private de libertate la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 5. Întocmeşte tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 6. Cuprinde în Orarul individual de activitate al educatorului planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de menţinere a unei vieţi active. 7. Elaborează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice 8. Desfăşoară cu persoanele private de libertate activităţile de menţinere a unei vieţi active. 9. Propune organizarea de activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 10.Completează Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială 1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active 2. Avizează Orarul individual de activitate al educatorului 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice 4. Întocmeşte necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active. 5. Verifică modul în care sunt completate fişele din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială (Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiilor educative). 6. Avizează propunerile de organizare a unor expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate 1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Avizează propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate; 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive. 4. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de menţinere a unei vieţi active desfăşurate cu persoanele private de libertate. 5. Avizează necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active. 1. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Avizează propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 3. Avizează regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Directorul unităţii

1. Aprobă tabelele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active; 2. Aprobă propunerile de organizare a unor activităţi şi competiţii sportive, expoziţii, spectacole, manifestări teatrale, muzicale pregătite şi prezentate de persoanele private de libertate. 3. Aprobă regulamentele de desfăşurare a concursurilor tematice şi a competiţiilor sportive. 4. Aprobă necesarul de materiale pentru derularea activităţii de menţinere a unei vieţi active.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Tabelele nominale cu persoanele private de libertate care 1. urmează să participe la activităţile de menţinere a unei vieţi active, aprobate de directorul unităţii Documentele de planificare precum si regulamentele de 2. desfăşurare a activităţilor şi competiţiilor sportive, a concursurilor tematice, aprobate de directorul unităţii 3. Realizarea activităţilor planificate de menţinere a unei vieţi active

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA 006: DESFĂŞURAREA CONVORBIRILOR INDIVIDUALE CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Soluţionarea solicitărilor scrise sau verbale ale persoanelor private de libertate care vizează domeniul educaţional; identificarea nevoilor educaţionale şi a situaţiilor de sprijin, a unor situaţii de conflict, criză relaţională, stări temporare de incapacitate, neclarităţi legate de întocmirea diferitelor cereri către organele competente etc. Premise: - Toţi membrii Serviciilor de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială au obligaţia de a desfăşura activităţi ce presupun interacţiunea directă, nemediată cu persoanele private de libertate; - Procedura de desfăşurare a convorbirilor individuale de informare este adusă obligatoriu la cunoştinţa persoanele private de libertate în perioada de observare - carantinare; - În situaţia în care persoanele private de libertate solicită verbal sprijin membrilor Serviciilor Educaţie, aceştia au obligaţia de a informa solicitantul în legătură cu procedura de urmat pentru a beneficia de convorbiri individuale de informare în condiţiile programului unităţii; Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul secţiei 1. Întocmeşte Registrul educatorului, ca document de lucru în care se notează datele obţinute în urma derulării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. Întocmeşte Orarul activităţilor specialistului cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 3. Zilnic identifică solicitările persoanelor private de libertate şi, în funcţie de numărul solicitărilor stabileşte priorităţile. 4. Identifică persoanele private de libertate care au stabilite convorbiri individuale în ziua respectivă, conform unei planificări anterioare. 5. În intervalul de timp stabilit în orarul de activităţi al secţiei desfăşoară discuţiile individuale cu persoanele private de libertate în ordinea stabilită de priorităţi. 229

Manual de proceduri

Serviciul Secretariat Şeful Serviciului Educaţie

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

6. Identifică modalităţile de soluţionare sau necesitatea includerii în programe şi activităţi (în funcţie de solicitare, pregătire, aptitudini, conduită). Selecţia problemelor prezentate de către persoanele private de libertate se realizează prin decelarea ariilor de competenţă în intervenţia specifică. Este obligatoriu ca educatorul să precizeze persoanei private de libertate cui aparţine domeniul de competenţă în rezolvarea problemei şi dacă unitatea dispune de personal specializat. Recomandarea făcută se va consemna în Registrul educatorului. 7. În cazul în care solicitarea persoanei private de libertate necesită informare/documentare suplimentară, educatorul informează solicitantul cu privire la faptul că răspunsul (modalitatea de soluţionare) a solicitării îi va fi transmis ulterior, precizându-i data la care i se va comunica modalitatea de soluţionare; a) Data comunicării modalităţilor de soluţionare şi modalitatea de soluţionare vor fi consemnate în Registrul educatorului b) Contactează personalul de specialitate în legătură cu solicitările apărute, în cel mai mult două zile lucrătoare. c) Are obligaţia, ca în maxim trei zile lucrătoare să comunice persoanei private de libertate modalitatea de soluţionare a solicitării acesteia. 8. În cazul în care convorbirea individuală s-a desfăşurat în baza unei programări anterioare, măsurile propuse/luate şi/sau modalitatea de soluţionare comunicată persoanei private de libertate cu privire la solicitarea sa, se consemnează în registrul educatorului. 9. Dacă este cazul, consemnează în Fişa I – Fişa educativă – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială recomandările sale, sau schimbări survenite în situaţia persoanei private de libertate despre care a fost informat în cursul convorbirilor individuale. 10. Situaţiile disfuncţionale apărute pe parcursul convorbirilor individuale de informare vor fi comunicate şefului ierarhic care va dispune măsurile ce se impun. 1. Înregistrează Registrul educatorului. 1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de educator, care cuprinde planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate; 2. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială convorbirile individuale cu persoanele private de libertate. 3. Verifică modul în care Fişa I – Fişa educativă – din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială a fost completată; 4. Verifică modul de întocmire şi completare al Registrului educatorului cu persoanele private de libertate; 1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării convorbirile individuale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Registrul educatorului este înregistrat şi conţine toate rubricile 1. prevăzute. 230

Da

Nu

Obs.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. 3. 4. 5.

Datele obţinute ca urmare a derulării convorbirilor individuale sunt consemnate conform rubricilor Registrului educatorului . Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din perspectiva educativă şi din perspectiva soluţionării problemelor ridicate de persoanele private de libertate. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială conţine modificările semnificative, rezultate în urma desfăşurării convorbirilor individuale.

PROCEDURA 007: DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR EDUCATIVE ŞI DE ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ ÎN COMUNITATE Scop: Asigurarea unei imagini pozitive a serviciului penitenciar la nivelul societăţii prin implicarea societăţii civile în susţinerea activităţii serviciului penitenciar şi prin creşterea transparenţei privind activitatea serviciului custodial. Premise: - Serviciul penitenciar cultivă şi menţine relaţii de colaborare cu partenerii din comunitate cu scopul de a obţine sprijinul tuturor factorilor interesaţi în asigurarea unui mediu custodial corespunzător şi promovează necesitatea diminuării efectelor negative ale privării de libertate, în conformitate cu Legea 275/2006, Hotărârea 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006 şi Recomandarea R(89)12 a Uniunii Europene. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Educator/preot/psiholog/asistent 1. Identifică persoanele private de libertate care, conform recomandărilor de intervenţie specifică cuprinse în Planul social individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică pot participa la următoarele tipuri de activităţi desfăşurate în comunitate: - cultural artistice (expoziţii, spectacole, concursuri tematice/de cultură generală etc.); - formare profesională în condiţiile Legii 275/2006; - moral-religioase; - excursii de o zi; - ocupaţionale, sportive. 2. Identifică resurse financiare, materiale şi umane necesare. 3. Identifică şi face propuneri şefului serviciului /directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială cu privire la partenerii din comunitate, furnizori de servicii educative/ sociale/moral-religioase, instituţii publice, organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale, asociaţii, fundaţii, specialişti şi personalităţi din diferite domenii de interes, agenţi economici, voluntari etc.. 4. Face propuneri superiorilor ierarhici privind condiţiile de desfăşurare a activităţii de comun acord cu partenerul din comunitate (ONG, OG, Agenţii naţionale/Direcţii judeţene etc.) 5. Face propuneri superiorilor ierarhici în vederea încheierii protocolui bilateral de colaborare între partenerul din comunitate şi directorul unităţii 6. Face propuneri privind proiectul de desfăşurare în comunitate a activităţii propuse şi le înaintează spre avizare şefului serviciului educaţie / asistenţă psihosocială. 231

Manual de proceduri 7. Pe baza proiectului avizat întocmeşte Programul activităţii cu orarul aferent. 8.Înaintează programul şefului serviciului educaţie / asistenţă psihosocială, directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială pentru avizare şi directorului unităţii pentru aprobare. 9. Desfăşoară activităţile necesare (studiu Dosar de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, convorbiri individuale care se consemnează în documentele specifice) în vederea selecţionării persoanelor private de libertate la activitatea planificată. 10. Întocmeşte tabelele nominale cu persoanele private de libertate participante la activitate. 11. Tabelele sunt avizate de şeful serviciului educaţie/asistenţă psihosocială, directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială, Directorul adjunct Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar şi aprobate de către directorului unităţii. 12. Prelucrează cu personalul partener normele şi regulile penitenciare. 13. Prelucrează cu persoanele private de libertate normele de comportament. 14. Obţine semnăturile, privind luarea la cunoştinţă a normelor de comportament, din partea persoanelor private de libertate. 15. Completează fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine activităţile la care a participat persoana privată de libertate. 16. În colaborare cu purtătorul de cuvânt al unităţii vor stabilii un plan de mediatizare al activităţilor desfăşurate în comunitate (reportaje, articole în presă etc.). Agent tehnic 1. Realizează, în baza dispoziţiilor directorului unităţii, materiale pe suport audio-vizual (înregistrare video, audio, fotografii) care reflectă activitatea desfăşurată. Şeful Serviciului 1. Avizează protocoale de colaborare cu parteneri externi, ce au Educaţie/Asistenţă psihosocială ca scop organizarea şi derularea unor proiecte educative destinate persoanelor private de libertate. 2. Identifică oportunităţi şi înaintează propuneri privind desfăşurarea activităţilor şi programelor în comunitate cu persoanele private de libertate. Directorul adjunct educaţie şi 1. Stabileşte şi menţine legătura cu partenerii sociali/instituţii asistenţă psihosocială specializate, în vederea organizării şi derulării unor proiecte comune care să vizeze desfăşurarea activităţilor educative şi de asistenţă psihosocială în comunitate. Directorul adjunct Siguranţa 1. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare al Deţinerii şi Regim Penitenciar activităţilor în comunitate. Directorul unităţii 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor în comunitate. Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Justificarea desfăşurării activităţii. 2. Caracterul adecvat al condiţiilor de desfăşurare a activităţii. 3. Corectitudinea încheierii Protocolului bilateral. 4. Întocmirea proiectului. 5. Stabilirea programului. Tabelul cu persoanele private de libertate selecţionate pentru 6. activitate. 7. Avizarea şi aprobarea desfăşurării activităţii. 232

Da

Nu

Obs.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8. 9. 10.

Semnăturile persoanelor private de libertate pentru luarea la cunoştinţă a normelor comportamentale. Realizarea materialelor pe suport audio vizual. Fişa numărul VII a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului, pentru fiecare persoană privată de libertate participantă.

PROCEDURA

008:

IMPLICAREA PERSOANELOR RECOMPENSATE ÎN ACTIVITĂŢI EDUCAŢIONALE DESFĂŞURATE CU ALTE PERSOANE PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Stimularea persoanelor private de libertate pentru menţinerea unei conduite pozitive. Premise: - Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu alte persoane private de libertate ca activitate, are 2 părţi componente : a) evaluarea conduitei din perspectiva criteriilor prevăzute de lege şi regulamentul de aplicare al acesteia; b) întocmirea şi înregistrarea documentelor. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate care urmează să fie propuse spre recompensare în cadrul comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate

Şeful secţiei de deţinere

Comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate

Acţiunea 1. Identifică persoanele private de libertate care întrunesc criteriile de selecţie prevăzute de lege; 2. Întocmeşte, motivat, propunerile privind persoanele private de libertate care întrunesc criteriile de selecţie prevăzute de lege şi le înaintează şefului de secţie; 3. Identifică sectoarele, domeniile sau zonele precum şi tipul de responsabilitate în care persoanele private de libertate ar putea fi investite; 4. Instruieşte, împreună cu şeful secţiei de deţinere,persoanele recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura activitatea şi apoi vor înmâna acestora angajamentul în vederea semnării; 5. Stabileşte programul de lucru al persoanei respective şi apoi îl va aduce la cunoştinţă şefului de secţie şi după avizarea de către acesta îl va înainta şefului ierarhic în acelaşi scop precum şi directorilor adjuncţi şi directorului unităţii pentru aprobare; 6. Ţine evidenţa orelor lucrate de persoanele responsabilizate pentru a fi pontate corespunzător; 1. Întocmeşte lunar rapoartele de recompensare, după ce în prealabil au consultat cadrele ce desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate; 2. Înaintează spre analiză comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate rapoartele de recompensare întocmite; 3. Participă, împreună cu personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate, la instruirea persoanelor recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura activitatea; 1. Analizează lunar rapoartele de recompensare prezentate de şefii de secţii; 2. Înainte de formularea răspunsului, comisia pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate poate 233

Manual de proceduri consulta, nemijlocit, personalul care desfăşoară activităţi directe cu persoanele private de libertate; 3. Aprobă rapoartele de recompensare prezentate; 4. Consemnează recompensele în registrul prevăzut în art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal; Fişa de control a procedurii: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5.

Aspecte de verificat

Da

Nu

Obs

Existenţa propunerilor motivate privind persoanele private de libertate care urmează să fie recompensate. Existenţa angajamentului semnat de persoana recompensată. Existenţa programului de lucru al persoanei recompensate, avizat de şeful secţiei, şeful serviciului, directorii adjuncţi şi aprobat de directorul unităţii. Existenţa evidenţei orelor lucrate de persoanele responsabilizate. Existenţa consemnării rapoartelor de recompensare aprobate în registrul prevăzut în art.79 lit.b) din Legea nr.275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal;

PROCEDURA 009: ASIGURAREA ACCESULUI LA PROGRAMELE RADIO-TV ŞI LA PUBLICAŢII Scop: Menţinerea de către persoanele private de libertate a contactului permanent cu realităţile vieţii sociale şi îmbogăţirea nivelului lor de cunoştinţe generale. Premise: - Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal; - H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006; - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; - O.M.J. nr. 3042/C/2007 privind durata şi periodicitatea vizitelor, greutatea şi numărul pachetelor, precum şi categoriile de bunuri ce pot fi primite, păstrate şi folosite de persoanele aflate în executarea pedepselor privative de libertate; - Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13 octombrie 1989 (educaţia în penitenciar); - Ansamblul de reguli minime pentru tratamentul deţinuţilor (O.N.U. – 1955); - Recomandarea Comitetului de miniştrii ai statelor membre, referitoare la Regulile penitenciare europene REC (2006)2. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Agentul tehnic

234

Acţiunea 1. În baza cererilor aprobate de către directorul unităţii, primeşte în cadrul sectorului vizite, aparatura radio-TV de la aparţinătorii persoanei private de libertate sau, în funcţie de caz, o predă acestora; 2. Verifică la primirea/predarea aparaturii radio-TV, integritatea şi buna funcţionare a acesteia, completând documentele de primire/predare conform legislaţiei referitoare la domeniul său de activitate; 3. După primirea aparaturii radio-TV, sigilează aparatele electronice şi le distribuie spre folosinţă persoanelor private de libertate care au aprobare, în caz contrar le predă la magazia unităţii spre păstrare,

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Persoana desemnată să desfăşoare activităţi de bibliotecă

Persoana desemnată cu distribuirea presei

Şeful secţiei de deţinere Şeful Serviciului Educaţie

întocmind documentele necesare; 4. Întocmeşte următoarele documente: - orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare la magazia unităţii a aparaturii electronice aflată pe secţiile de detenţie. - orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, - orarul de difuzare a semnalului radio-TV şi le înaintează spre avizare directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială; 5. Afişează pe fiecare secţie de deţinere, în locuri accesibile persoanelor private de libertate, câte o fotocopie după acestea. 6. Afişează în sala de aşteptare de la sectorul vizite, în locuri accesibile vizitatorilor, o fotocopie după orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV. 7. Întocmeşte, sau, după caz, actualizează lunar tabelele referitoare la evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora, pe care le înaintează spre avizare directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială; 8. Participă periodic la apelul persoanelor private de libertate realizat în camerele de detenţie în scopul verificării integrităţii sigiliilor aparatelor electronice date spre folosinţă, conform tabelelor cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora. 9. Informează, în cazul neregulilor constatate, directorul penitenciarului cu privire la abaterile constatate şi/sau întocmeşte rapoarte de incident în vederea declanşării procedurii disciplinare. 10. Verifică periodic respectarea normelor de utilizare a aparaturii radio – tv, conform instructajului de folosire a bunului şi de prevenire împotriva electrocutării şi repetă acest instructaj ori de câte ori situaţia o impune. 11. Înregistrează, montează şi difuzează emisiunile şi programele audio-vizuale destinate persoanelor private de libertate în cadrul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială; 12. Întocmeşte graficul de distribuire a publicaţiilor şi îl înaintează spre avizare directorului adjunct intervenţie psihosocială; 1. Întocmeşte orarul activităţilor de bibliotecă al persoanelor private de libertate; 2. Afişează câte o fotocopie a orarului activităţilor de bibliotecă: la biblioteca unităţii şi în locuri accesibile persoanelor private de libertate, pe fiecare secţie de deţinere 3. Consemnează în fişa de împrumut individuală cărţile împrumutate de către fiecare persoană privată de libertate; 4. Asigură evidenţa fondului de carte, conform reglementărilor în vigoare. 5. Coordonează activitatea de lectură din spaţiul bibliotecii şi celelalte activităţi specifice acestui domeniu de activitate. 1. Preia publicaţiile şi efectuează distribuirea zilnică a acestora la camerele de detenţie, conform graficului de repartizare şi consemnează în Registrul de distribuire a presei: numele persoanei private care primeşte publicaţia/ data /semnătura de primire. 2. Cel puţin câte un exemplar din publicaţiile la care sunt realizate abonamente din fondurile financiare ale unităţii se predă la biblioteca unităţii, pentru colecţia de ziare şi reviste pusă la dispoziţia persoanelor private de libertate; 1. Avizează tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora 1. Întocmeşte nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste), în funcţie de cerinţele impuse de specificul populaţiei penitenciare, de nevoile reale de informare ale acesteia, de 235

Manual de proceduri îmbunătăţirea demersurilor destinate facilitării reinserţiei sociale a persoanelor private de libertate; 2. Întocmeşte orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate; Directorul adjunct educaţie 1. Avizează cererile persoanelor private de libertate prin care se şi asistenţă psihosocială solicită primirea/predarea prin sectorul vizită a aparaturii radio-TV, primirea de aparatură radio-TV aflată în gestiunea unităţii sau cumpărarea de aparatură radio-TV din fondurile financiare proprii; 2. Avizează orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii şi tabelele cu evidenţa aparaturii radio-TV şi a posesorilor acesteia; 3. Avizează tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora; 4. Avizează orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate; 5. Desemnează persoana care desfăşoară activităţi de bibliotecă şi persoana responsabilă cu distribuirea presei către persoanele private de libertate. 6. Avizează nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste; 7. Avizează cererile persoanelor private de libertate care solicită primirea/predarea/cumpărarea de publicaţii din fondurile financiare proprii. 8. Avizează orarul bibliotecii. Directorul adjunct siguranţa 1. Avizează orarul de difuzare a semnalului radio-TV, orarul de deţinerii şi regim penitenciar primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV, orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii, tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora. 2. Avizează orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare la magazia unităţii a aparaturii electronice aflată pe secţiile de detenţie Directorul unităţii 1. Analizează şi decide cu privire la: - cererile persoanelor private de libertate prin care se solicită primirea/predarea prin sectorul vizită a aparaturii radio-TV, primirea de aparatură radio-TV aflată în gestiunea unităţii sau cumpărarea de aparatură radio-TV din fondurile financiare proprii; - cererile prin care persoanele private de libertate solicită primirea/predarea/cumpărarea de publicaţii din fondurile financiare proprii; - orarul de primire/predare la sectorul vizite a aparaturii radio-TV.; - orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia unităţii; - orarul de difuzare a semnalului radio-TV; - tabelele cu evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora; - orarul de acces la bibliotecă al persoanelor private de libertate - orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din unitate; - orarul de distribuire pe secţiile de detenţie a aparaturii electronice depozitată la magazia unităţii şi de predare a aparaturii electronice; - aprobă nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi reviste)

236

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat Crt. Orarul de primire/predare prin sectorul vizită a aparaturii radio1. TV, aprobat de directorul unităţii, se află afişat în locuri accesibile persoanelor private de libertate şi vizitatorilor. Orarul de primire/predare a aparaturii radio-TV la magazia 2 unităţii, aprobat de directorul unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere. Orarul de difuzare a semnalului radio-TV, aprobat de directorul 3. unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere. Orarul de difuzare şi programele emisiunilor cu caracter educativ transmise prin intermediul studioului radio-TV cu circuit închis din 4. unitate, aprobat de directorul unităţii se află afişat în locuri vizibile, pe fiecare secţie de deţinere. Evidenţa aparatelor radio-TV şi a posesorilor acestora, aprobată 5. de directorul unităţii este întocmită conform prevederilor legale. Documentele de primire/predare a aparaturii radio-TV sunt 6. completate conform legislaţiei referitoare la domeniul de activitate Existenţa sigiliilor la aparatele radio-TV. date spre folosinţă în 7. camerele de deţinere şi a celor depozitate la magazia unităţii. Nota de necesitate pentru abonamente la publicaţii (ziare şi 8. reviste), aprobată de directorul unităţii. 9. Graficul de repartizare a publicaţiilor, aprobat de directorul unităţii Completarea rubricilor din Registrul de distribuire a presei către 10. persoanele private de libertate Orarul de acces la bibliotecă este avizat de toate persoanele 11. responsabile şi aprobat de directorul unităţii Afişarea orarului de acces la bibliotecă în locuri accesibile 12. persoanelor private de libertate şi la biblioteca unităţii Consemnarea în fişa de împrumut individuală a cărţilor 13. împrumutate de către fiecare persoană privată de libertate

Da

Nu

Obs.

SUBDOMENIUL: ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ cod 02 PROCEDURA 001: CONSILIEREA PSIHOLOGICĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Dezvoltare personală, autocunoaştere, prevenţia şi remiterea problemelor emoţionale, cognitive şi de comportament. Premise: - Utilizarea tehnicilor de intervenţie psihologică se realizează în baza competenţei dobândite prin cursuri formative specifice, organizate la nivel universitar sau prin asociaţii profesionale acreditate în acest sens de către Colegiul Psihologilor din România; - Consilierea psihologică se poate realiza în regim individual, în grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere psihologică sunt: • evaluarea cerinţelor (problemelor) persoanei • conceptualizarea psihologică a problemelor persoanei private de libertate • relaţia de consiliere • intervenţii psihologice individuale şi de grup • evaluare a procesului de consiliere psihologică şi a rezultatelor acestuia 237

Manual de proceduri Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Psihologul

238

Acţiunea 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la activităţile de consiliere psihologică, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere psihologică, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de liberatate (medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă consilierea psihologică. 4. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele pentru care în urma unei evaluări iniţiale este recomandabilă includerea în acest tip de activitate. 5. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de consiliere psihologică. 6. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaţii deosebite (deces in familie, divorţ, etc) solicită consiliere din partea psihologului, vor beneficia de asistenţă de specialitate în baza solicitărilor verbale, chiar dacă nu sunt incluse pe tabel. 7. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări de consiliere psihologică depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, sunt identificate persoanele care necesită consiliere psihologică cu prioritate, iar pentru celelalte se formulează recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care pot beneficia de consiliere psihologică . 8. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de consiliere psihologică cu persoanele private de libertate. 9. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de consiliere psihologică şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante. 10. Stabileşte data următoarei consilieri şi informează persoana privată de libertate cu privire la planificarea următoarei activităţi. 11. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de psihologul din unitatea de destinaţie. 12. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de consiliere sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul psihologului alături de celelalte informaţii de semnificaţie psihologică consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful serviciului asistenţă psihosocială

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

13. Comunică medicului recomandările sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric în vederea instituirii tratamentului medicamentos – unde este cazul. 14. Stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 15. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog. 2. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de consiliere psihologică. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială, activităţile de consiliere psihologică. 1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de consiliere psihologică cu persoanele private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate 1. care urmează să beneficieze de consiliere psihologică. Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog, cuprinzând 2. planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a consilierii psihologice cu persoanele private de libertate, este avizat de Şeful serviciului asistenţă psihosocială. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi 3. asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de consiliere psihologică Registrul psihologului este completat cu informaţiile relevante 4. conform rubricilor corespunzătoare. Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de 5. Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul 6. de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă 7. şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere psihologică este completată, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea în Registrul psihologului a recomandărilor de 8. includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate) Existenţa notei interne, către persoanele responsabile cu privire 9 la măsurile de prevenire a situaţiilor de risc.

Da

Nu

Obs.

239

Manual de proceduri

PROCEDURA 002: CONSILIEREA SOCIALĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Acordarea de sprijin calificat în vederea soluţionării problemelor sociale cu care se confruntă persoanele private de libertate şi pregătirea acestora pentru reintegrarea în comunitate. Premise: Consilierea socială se poate realiza în regim individual, în grup sau de grup. Componentele unui proces de consiliere socială sunt: • evaluarea cerinţelor (problemelor) persoanei • relaţia de consiliere • intervenţii specifice • evaluarea procesului de consiliere socială şi a rezultatelor acestuia. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea Asistentul social 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la activităţile de consiliere socială, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de consiliere socială în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa socială – Concluzii şi recomandări, şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de libertate (educator, psiholog medic, agent supraveghetor, preot, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă consilierea socială. 4. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate mai sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de consiliere socială. 5. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaţii deosebite, (deces în familie, plasamentul copilului în regim de urgenţă etc.), solicită consiliere din partea asistentului social vor beneficia de asistenţă de specialitate în baza solicitărilor verbale, chiar dacă nu sunt incluse pe tabel. 6. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări de consiliere socială depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, sunt identificate persoanele care necesită consiliere socială cu prioritate, iar pentru celelalte se formulează recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care pot beneficia de consiliere. 7. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de consiliere socială cu persoanele private de libertate. 8. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de consiliere socială şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante. 9. Stabileşte data următoarei consilieri şi informează persoana privată de libertate cu privire la planificarea următoarei activităţi. 10. În cazul în care soluţionarea situaţiei persoanei private de libertate presupune iniţierea unor demersuri către instituţii guvernamentale sau neguvernamentale acest lucru îi va fi comunicat direct acesteia, stabilindu-se totodată data la care îi va fi comunicată modalitatea de soluţionare. 240

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful serviciului asistenţă psihosocială

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

11. Informează şi consiliază persoanele private de libertate cu privire la demersurile pe care acestea trebuie să le întreprindă în vederea încheierii căsătoriei, obţinerii certificatului de încadrare într-o categorie de handicap sau a diferitelor tipuri de pensii. 12. În cazul încheierii unei căsătorii, asistentul social înaintează o adresă către Casa de căsătorii pentru prezentarea la unitate a unui reprezentant al instituţiei. 13. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de asistentul social din unitatea de destinaţie. 14. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, psihologului sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de consiliere sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul asistentului sociali alături de celelalte informaţii de semnificaţie consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate. 15. Dacă este cazul, stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de asistenţă psihosocială specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa socială – Concluzii şi recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 16. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea întrun program de asistenţă psihosocială specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de asistentul social. 2. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de consiliere socială. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială activităţile de consiliere socială. 1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de consiliere socială cu persoanele private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate care 1 urmează să beneficieze de consiliere socială Orarul activităţilor desfăşurate de asistentul social, cuprinzând 2. planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a consilierii sociale cu persoanele private de libertate, este avizat de şeful serviciului asistenţă psihosocială. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi 3. asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de consiliere socială. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile 4. relevante conform rubricilor corespunzătoare. În situaţia în care situaţia socială a petentului necesită iniţierea 5. demersurilor către instituţii abilitate, acest lucru, împreună cu

Da

Nu

Obs.

241

Manual de proceduri

6.

7.

8.

9.

planificarea datei stabilite pentru comunicarea modalităţii de soluţionare se regăsesc în Registrul asistentului social . Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa socială - Concluzii şi recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de consiliere socială este completată, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea în Registrul asistentului social a recomandărilor de includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate)

PROCEDURA 003: DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR PSIHOTERAPEUTICE CU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Autocunoaşterea şi dezvoltarea personală precum şi modificarea factorilor psihologici implicaţi în tulburările psihice, psihosomatice, somatice şi în situaţii de risc. Premise: - Utilizarea tehnicilor psihoterapeutice se realizează în baza competenţei dobândite prin cursuri formative specifice, organizate de asociaţii profesionale acreditate în acest sens de către Colegiul Psihologilor din România. Psihoterapia se poate realiza în regim individual sau în grup iar procesul de psihoterapie are următoarele componente: - psihodiagnostic şi evaluare clinică - conceptualizarea clinică - relaţia psihoterapeutică - intervenţii psihologice individuale, de grup şi în grup - evaluarea procesului de psihoterapie şi a rezultatelor acestuia. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Psihologul cu competenţe în 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la psihoterapie activităţile de tip psihoterapeutic, pe baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au beneficiat de psihoterapie, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 Recomandări şi a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către medic, persoanele private de libertate pentru care există un diagnostic medico-psihiatric şi/sau recomandarea de psihoterapie (ex: pentru tulburările psihice, psihosomatice, somatice). 4. Identifică, în baza unor demersuri evaluative anterioare (evaluare iniţială, consiliere la solicitare) persoanele private de libertate pentru 242

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful serviciului asistenţă psihosocială

care psihoterapia este o formă de intervenţie necesară. 5. Centralizează şi analizează solicitările/recomandările de psihoterapie identificate prin demersurile prezentate anterior. 6. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu recomandări pentru psihoterapie depăşeşte posibilităţile de desfăşurare a activităţii, psihologul cu competenţe în psihoterapie, stabileşte, în baza evaluării psihologice (circumscrise de forma specifică de psihoterapie) criteriile de includere în activitate şi realizează selecţia persoanelor private de libertate. 7. Pentru persoanele private de libertate care nu vor fi incluse în această formă de asistare psihologică, sunt formulate recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până la momentul în care sunt îndeplinite condiţiile de includere în activitate. 8. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate anterior, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să beneficieze de psihoterapie. 9. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de psihoterapie desfăşurate cu persoanele private de libertate selecţionate. 10. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de psihoterapie şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante. 11. Planifică data următoarei întâlniri şi informează persoana privată de libertate cu privire la data următoarei activităţi. 12. Completează periodic, conform rubricilor imprimatului, Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate, astfel încât, în situaţia transferului persoanei private de libertate intervenţia să poată fi continuată de psihologul din unitatea de destinaţie. 13. Comunică – atunci când este cazul - educatorului, asistentului social sau preotului, în perioada includerii persoanei private de libertate în activităţile de psihoterapie sau la finalizarea intervenţiei, recomandările sale cu privire la cuprinderea acesteia în anumite activităţi sau programe, în scopul ameliorării sau stabilizării condiţiei psihosomatice, aspect consemnat în Registrul psihologului alături de celelalte informaţii de semnificaţie psihologică consemnate pentru respectiva persoană privată de libertate. 14. Comunică medicului recomandările sale cu privire la efectuarea consultului psihiatric în vederea instituirii tratamentului medicamentos – unde este cazul. 15. Stabileşte recomandări cu privire la includerea într-un program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi consemnează acest lucru în Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 16. Consemnează, anterior discutării persoanei private de libertate în Comisia pentru individualizarea regimului de executării pedepselor privative de libertate, recomandările sale cu privire la includerea întrun program de tip psihoterapeutic specific rezolvării problemei identificate şi în Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 1. Avizează Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog. 2. Avizează tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a beneficia de psihoterapie. 3. Cuprinde, în recomandările pentru întocmirea Orarului lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială activităţile de psihoterapie. 243

Manual de proceduri Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

1. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile destinate desfăşurării activităţilor de psihoterapie cu persoanele private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa situaţiei cuprinzând nevoile de psihoterapie 1. identificate. Existenţa tabelelor nominale cu persoanele private de libertate 2. care urmează să beneficieze de consiliere psihologică. Orarul activităţilor desfăşurate de psiholog, cuprinzând planificarea pe zile, intervale orare şi spaţii de desfăşurare a 3. activităţii de psihoterapie cu persoanele private de libertate, este avizat de Şeful serviciului asistenţă psihosocială. În Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială aprobat de directorul unităţii, se regăsesc 4. planificate pe zile, ore şi spaţii de desfăşurare activităţile de psihoterapie. Registrul psihologului este completat cu informaţiile relevante 5. conform rubricilor corespunzătoare. Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de 6. libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa III – Fişa psihologică, punctul 8 - Recomandări din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de 7. libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului. Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică – Asistarea psihologică din Dosarul de 8. Educaţie şi Asistenţă Psihosocială al persoanei private de libertate care a beneficiat de psihoterapie este completată, conform rubricilor imprimatului. Consemnarea în Registrul psihologului a recomandărilor de 9. includere la alte activităţi şi programe de către specialiştii serviciului (în situaţiile menţionate) Existenţa notei interne, către persoanele responsabile cu privire 10. la măsurile de prevenire a situaţiilor de risc.

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA 004 INIŢEREA PROGRAMELOR DE ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ PENTRU PERSOANELE PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Intervenţia, prin utilizarea metodelor şi tehnicilor specifice pentru lucrul în grup, în vederea optimizării şi dezvoltării personale, a autocunoaşterii şi a formării deprinderilor de gestionare a situaţiilor de criză pentru persoanele private de libertate. Premise: - Includerea persoanelor private de libertate în programele de asistenţă psihosocială se face în baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică. Programele de asistenţă psihosocială se adresează persoanelor private de libertate identificate ca necesitând asistenţă psihosocială, în urma evaluării iniţiale şi a evaluărilor de parcurs. Principalele categorii de persoane private de libertate cărora li se adresează programele de asistenţă psihosocială sunt: persoanele cu antecedente la consumul de droguri, persoanele cu afecţiuni psihice, persoanele cu risc de suicid, agresorii sexuali, persoanele condamnate la executarea unei pedepse

244

Administraţia Naţională a Penitenciarelor privative de libertate de lungă durată, persoanele private de libertate cu comportament agresiv şi persoanele private de libertate vârstnice. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la Psihologul / Asistentul social activităţile cuprinse în programele de asistenţă psihosocială, pe baza recomandărilor existente în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică, după evidenţierea unor nevoi de intervenţie specifică; 2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au fost incluse, în secţia/unitatea de provenienţă, conform consemnărilor din Fişa VII – Fişa de intervenţie specifică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială în programe de asistenţă psihosocială. 3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează activităţi directe cu persoanele private de libertate(medic, agent supraveghetor, educator, preot, asistent social, şef secţie) persoanele private de libertate pentru care este recomandabilă asistenţa psihosocială prin includerea în programe de tip psihoterapeutic. 4. Identifică, în baza solicitării persoanelor private de libertate, pe cele care în urma unei evaluări iniţiale, îndeplinesc condiţiile de includere într-un program de asistenţă psihosocială. 5. Analizează, din perspectiva cantitativă (nr. persoane cu nevoi specifice de asistenţă psihosocială) şi din perspectiva calitativă (problemele ridicate de categoria respectivă de persoane private de libertate) necesitatea derulării unui anumit tip de program de asistenţă psihosocială. 6. Înaintează proiectul programului către şeful serviciului asistenţă psihosocială sub forma unei propuneri argumentate. 1. Stabileşte, împreună cu membrii echipei, numărul de persoane Coordonatorul programului private de libertate care vor fi incluse în program, durata programului, etapizarea intervenţiei, spaţiile de desfăşurare, resursele necesare iar în baza acestor evaluări şi planificări iniţiază completarea şi întocmirea documentelor constitutive ale Mapei programului. 2. Iniţiază, împreună cu echipa desemnată, demersurile de selecţionare a persoanelor private de libertate eligibile pentru includerea în programul de asistenţă psihosocială (în concordanţă cu criteriile specifice stabilite pentru fiecare program de asistenţă psihosocială). 3. - Persoanele private de libertate care, deşi au recomandarea de a participa la acest tip de activitate, pentru moment nu îndeplinesc condiţiile stabilite pentru a fi incluse în grup vor fi reorientate spre alte activităţi şi programe urmând ca ulterior, în funcţie de posibilităţile de includere dar şi de evoluţia psiho-comportamentală să fie incluse în programul respectiv. 4. Întocmeşte şi propune spre avizare şefului serviciului asistenţă psihosocială tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează să fie incluse în programul de asistenţă psihosocială. 5. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor specifice programului de tip psihoterapeutic care urmează a fi iniţiat. 6. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării programului psihoterapeutic. 245

Manual de proceduri

Şeful serviciului asistenţă psihosocială

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Directorul unităţii

246

7. Derulează, conform Mapei program, Orarului specialistului, Orarului activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială avizate şi aprobate, activităţile programului. 8. Consemnează în Fişa 7 - Desfăşurarea intervenţiei specifice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială includerea persoanei private de libertate în programul de asistenţă psihosocială . 1. Analizează propunerea înaintată de psihologul/asistentul social care a identificat nevoile de intervenţie specifică pentru persoanele private de libertate cu care desfăşoară activităţi directe şi, în cazul în care propunerea este susţinută de argumente valide şi poate fi pusă în practică (ţinând cont de resursele materiale şi umane) avizează propunerea formulată, şi o înaintează directorului adjunct pentru intervenţie psihosocială. 2. Verifică şi avizează documentele constitutive ale Mapei programului şi o înaintează spre avizare directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 3. Avizează Orarul activităţilor (orarul specialistului) desfăşurate de coordonatorul programului de asistenţă psihosocială şi membrii echipei. 4. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială. 5. Formulează recomandări pentru cuprinderea în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială a activităţile specifice programului. 1. Analizează, în cadrul unei şedinţe de lucru cu specialiştii în educaţie şi asistenţă psihosocială posibilitatea derulării programului de asistenţă psihosocială propus. 2. Avizează programul de asistenţă psihosocială propus (Justificarea programului) şi înaintează directorului unităţii, spre aprobare, materialul scris care fundamentează acest demers. 3. Stabileşte coordonatorul programului de asistenţă psihosocială care urmează a fi derulat şi, împreună cu specialiştii serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, identifică personalul care va face parte din echipa care va derula programul respectiv (în funcţie de caz: asistent social/psiholog, educator,monitor sportiv, preot etc.). 4. Avizează Mapa program şi o înaintează spre aprobare directorului unităţii 5. Cuprinde în Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială zilele, intervalele orare şi spaţiile alocate. 6. Avizează tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială. 1. Avizează tabele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială. 1. Analizează şi decide cu privire la desfăşurarea programului de asistenţă psihosocială propus. 2. Analizează şi decide cu privire la propunerea de desfăşurare a programului de asistenţă psihosocială propus. 3. Aprobă desfăşurarea programului cuprins în Mapa programului precum şi numărul de persoane private de libertate care vor fi incluse în program, durata programului, etapizarea intervenţiei, spaţiile de desfăşurare, resursele necesare. 4. Aprobă tabelele nominale cu persoanele private de libertate care sunt luate în evidenţă pentru a fi incluse în programul de asistenţă psihosocială.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa unei centralizări a nevoilor de asistenţă psihosocială 1. pentru persoanele private de libertate. Existenţa unei justificări argumentate – Justificarea programului 2. pentru iniţierea programului de asistenţă psihosocială Justificarea programului este avizată de şeful serviciului 3. asistenţă psihosocială, directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi aprobată de directorul unităţii. Mapa program are avizul şefului serviciului asistenţă 4. psihosocială, a directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi este aprobată de directorul unităţii Existenţa tabelului nominal conţinând persoanele private de libertate care participă la program, avizat de directorul adjunct 5. pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobat de directorul unităţii. Orarul activităţilor (pentru fiecare membru al echipei ) cuprinde 6. activităţile specifice programului, pe zile, ore, spaţii de desfăşurare, fiind avizat de şefii serviciilor. Orarul lunar al activităţilor şi programelor de educaţie şi asistenţă 7. psihosocială cuprinde zilele, intervalele orare şi spaţiile de desfăşurare pentru activităţile specifice programului.

Da

Nu

Obs.

SUBDOMENIUL:MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE / ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ - cod 03 PROCEDURA

001:

PLANIFICAREA ACTIVITĂŢILOR PSIHOSOCIALĂ

DE

EDUCAŢIE

ŞI

ASISTENŢĂ

Scop: Planificarea activităţilor Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială fundamentează din perspectivă funcţională managementul acestui domeniu de activitate şi îşi propune să anticipeze ce obiective trebuie atinse anual, în ce termen/orizont temporal, de către cine/reponsabili, în ce mod/pe ce cale şi cu ce consum de resurse umane şi materiale Premise: - În sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, raportările semestriale şi anuale ale activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială precum şi bilanţurile anuale de activitate la nivelul unităţilor penitenciare fundamentează direcţiile de acţiune şi obiectivele Planului Anual de Muncă. - Planificarea activităţilor încearcă să stabilească o corelaţie între nivelul resurselor umane şi materiale avute la dispoziţie (număr specialişti/număr spaţii Æ orar de activitate), metodele şi tehnicile ce pot fi aplicate (programe educaţionale cu durată definită: Şcolarizare clasele I– IV / Curs de calificare în meseria de tâmplar pe o durată de trei luni, activităţi educaţionale cu durată nedefinită: activităţi de educaţie fizică şi sport), obiectivele individuale anuale de activitate particularizate în funcţie de specialitate şi indicatorii activităţii fundamentaţi de standardele naţionale în acest domeniu de activitate. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Educatorul/ Psihologul/ Asistentul social /Preotul

Acţiunea 1. Supune spre avizare/aprobare obiectivele individuale, anuale ale activităţii. 2. Participă la întâlnirile de lucru organizate în vederea planificării activităţilor. 247

Manual de proceduri 3. Planifică propria activitate sub forma orarelor individuale propuse spre avizare Şefului Serviciului Educaţie/Asistenţă Psihosocială. 1. Analizează raportările anuale şi semestriale pe anul precedent,evaluările profesionale individuale precum şi bilanţul activităţii în domeniul de activitate, propunerile de planuri de măsuri rezultate în urma controlului extern şi al misiunilor de audit. Prezintă o sinteză a acestora Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Organizează întâlniri de lucru în cadrul Serviciului coordonat pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile şi riscurile asociate fiecărei activităţi (tehnici: brainstorming, chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit şi control finalizate cu planuri de măsuri). 3. Întocmeşte fişele posturilor pentru personalul aflat în subordine, în concordanţă cu metodologiile specifice de lucru. 4. Planifică anual şi semestrial activitatea serviciului, precizând termenele de finalizare ale activităţilor, responsabilii, riscurile şi indicatorii cu relevanţă statistică precum şi mijloacele de monitorizare şi control, înaintând propunerile Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 5. Elaborează / avizează orarul activităţii desfăşurate de către fiecare specialist. 6. Planifică activităţile desfăşurate de fiecare specialist, astfel încât timpul de lucru să presupună activităţi directe cu persoanele private de libertate cel puţin 4 ore/zi, din care maximum 2 ore de convorbiri individuale 7. Desemnează specialiştii din cadrul serviciului pe care îl coordonează pentru a face parte din comisii şi echipe de lucru. Directorul adjunct educaţie şi 1. Centralizează datele furnizate de Şefii Serviciilor asistenţă psihosocială Educaţie/Asistenţă Psihosocială privind raportările anuale şi semestriale pe anul precedent,evaluările profesionale individuale, bilanţul activităţii în domeniul de activitate, propunerile de planuri de măsuri rezultate în urma controlului extern şi al misiunilor de audit. 2. Organizează întâlniri de lucru pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile,responsabilii şi riscurile asociate fiecărei activităţi. 3. Elaborează Planul anual/semestrial de activitate, având în vedere specificul unităţii, particularităţile persoanelor private de libertate aflate în custodie, personalul, numărul spaţiilor adecvate avute la dispoziţie (cluburi, săli de clasă, bibliotecă, terenuri şi săli de sport, cabinet de psihologie şi asistenţă socială etc.) precum şi implicarea comunităţii în activităţile desfăşurate. 4. Supune aprobării directorului unităţii Planul anual de activitate, document ce va fi înaintat spre avizare Direcţiei de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. 5. Planifică activităţile de educaţie şi asistenţă psihosocială desfăşurate cu persoanele private de libertate în cadrul unui orar lunar, adaptat la resursele umane şi spaţiile disponibile, astfel încât să asigure includerea unui număr cât mai mare de persoane private de libertate în activităţi în afara camerelor de deţinere. Orarele lunare vor include : - orarul lunar al activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială pentru fiecare tip de regim/secţie de deţinere - orarul de funcţionare al bibliotecii - orarul lunar al activităţilor desfăşurate cu minorii, tinerii şi femeile private de libertate - orarul de difuzare a programelor radio TV. Şeful Serviciului Educaţie/ Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială

248

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul unităţii

6. Întocmeşte fişele posturilor pentru Şefii Serviciilor Educaţie/Asistenţă Psihosocială şi avizează fişele posturilor tuturor membrilor personalului din subordine. 7. Planifică şi distribuie sarcinile de serviciu pentru personalul din subordine după amiaza, în zilele de sâmbătă şi duminică şi în sărbătorile legale. 8. Întocmeşte lunar Fişa de prezenţă colectivă. 9. Întocmeşte şi pune în aplicare planul anual de pregătire profesională continuă a subordonaţilor. 10. Elaborează planul de formare profesională pentru personalul nou angajat în conformitate cu cerinţele postului şi specificul activităţii din penitenciar. 11. Planifică activităţile de practică şi documentare în unitate a studenţilor şi a absolvenţilor facultăţilor de profil. 12. Organizează în cadrul serviciului un punct documentar care să cuprindă lucrări de specialitate şi legislative. 13. Planifică realizarea documentaţiei şi modalităţile de raportare periodică a activităţii către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. 14. Participă la realizarea unor documente de sinteză, analiză, planificare la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 1. Aprobă Planul semestrial /anual de activitate în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale 2.. Aprobă întreaga documentaţie rezultată în urma activităţilor de planificare a activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existenţa Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru membrii personalului serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială 2. Existenţa Planului anual şi semestrial de activitate 3. Existenţa orarelor individuale şi a orarului centralizator al activităţii 4. Existenţa Matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale 5. Existenţa fişelor posturilor, întocmite în două exemplare, pentru toţi membrii personalului în concordanţă cu prevederile cadrului metodologic 6. Există o planificare a activităţilor cu partenerii din comunitate 7 Există o planificare a activităţilor desfăşurate după amiază, în . zilele de sâmbătă şi duminică şi cu ocazia Sărbătorilor Legale 8. Există planul anual de pregătire profesională continuă a angajaţilor 9. Există planul de formare profesională a personalului nou angajat 10. Este întocmită lunar Fişa de prezenţă colectivă 11. Existenţa raportărilor semestriale şi anuale de activitate 12. Existenţa unor documente de sinteză, analiză şi planificare realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al ANP. 13. Existenţa raportărilor ce surprind stadiul de punere în aplicare al planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau audit. 14. Existenţa evaluărilor performanţelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială

Da

Nu

Obs.

249

Manual de proceduri 15. Existenţa registrului de activităţi/de sarcini 16. Existenţa proceselor verbale de şedinţă, în urma întâlnirilor de lucru privind planificarea semestrială şi anuală a activităţii PROCEDURA 002: MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ Scop: Asigurarea consistenţei şi continuităţii activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială prin stabilirea bunelor practici în monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, în conformitate cu un etalon unic, care să asigure standardele calitative ale acestora, utilizând indicatori relevanţi. Premise: - Monitorizarea performanţelor (supraveghere, urmărire de către coordonatori/colaboratori/ supervizori a activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială prin raportare la indicatori relevanţi) şi controlul (“monitorizare” manifestată sub forma autocontrolului, controlului în lanţ şi a controlului ierarhic) activităţilor specifice se manifestă în diferite paliere ale vieţii instituţionale: - în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total, control selectiv; - în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate, control de perfecţionare, control de adaptare; - în funcţie de executanţi: autocontrol, control mutual, control ierarhic, control exterior; - în funcţie de modul de execuţie: control direct, control indirect, control încrucişat; - în funcţie de orientarea sa: control tematic, control nedirijat; În sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor principalele activităţi circumscrise monitorizării şi controlului activităţii de educaţie şi asistenţă psihosocială sunt următoarele: observare, comparare, aprobare, coordonare, verificare, analiza, supervizare, examinare, monitorizare. Activităţile au ca finalitate întocmirea unui fond documentar sau de analiză ce permite reorientarea activităţii,continuarea şi eficientizarea activităţii, rezolvarea incidentelor de parcurs, perfecţionarea cadrului de reglementare a activităţii etc. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul/psihologul/asisten 1. Autoevaluează modul de derulare a activităţilor şi programelor tul social /preotul proprii pe care le derulează. 2. Intermonitorizează în cadrul echipelor multidisciplinare constituite pentru concretizarea demersurilor recuperative, educaţionale, psihoterapeutice sau de asistare socială propuse în cadrul recomandărilor planului individualizat. 3. Supune spre avizare obiectivele individuale, anuale ale activităţii. 4. Desfăşoară activităţi specifice profesiei. 5. Completează fişele de monitorizare în cadrul mapelor de program. 6. Respectă, în completarea documentaţiei specifice activităţii (registre, fişe de specialitate), recomandările şi indicaţiile proprii domeniului de activitate precum şi faptul că acestea pot fi supuse controlului sau activităţilor de auditare. Şeful Serviciului Educaţie/ 1. Planifică anual şi semestrial activitatea serviciului precizând Asistenţă Psihosocială termenele de finalizare ale activităţilor, responsabilii şi indicatorii cu relevanţă statistică precum şi mijloacele de monitorizare şi control. 2. Avizează şi verifică activităţile desfăşurate de personalul specializat, în concordanţă cu fişele postului: a) monitorizarea şi controlul documentelor specifice fiecărei specialităţi: educator, psiholog, asistent social, instructor sportiv, preot, agent tehnic. 250

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

b) monitorizarea şi controlul derulării activităţilor de asistare individuală a persoanelor private de libertate: - verificarea, avizarea rezultatelor muncii în diverse etape ale asistării individuale, astfel: educator: - evaluarea nevoilor educaţionale, - consilierea informaţională, psiholog: - evaluarea nevoilor psihoterapeutice, - consiliere psihologică individuală; asistent social: - evaluarea nevoilor de asistare socială, - consilierea socială, inclusiv asistarea socială bazată pe medierea cu alte instituţii, 3. Avizează şi verifică orarul activităţilor desfăşurate de către fiecare specialist. 4. Monitorizează şi verifică desfăşurarea programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială. a) monitorizarea şi controlul derulării activităţilor de grup destinate persoanelor private de libertate: educator, psiholog, asistent social, preot: - monitorizarea şi controlul derulării şedinţelor programelor educaţionale, de asistenţă psihologică sau de asistenţă socială; - monitorizarea şi controlul derulării efective a şedinţelor pentru programele educaţionale, de asistenţă psihologică / socială; - monitorizarea şi controlul respectării tematicii stabilite pentru programele educaţionale, de asistenţă psihologică sau socială; - monitorizarea şi controlul evoluţiei fiecărui subiect în cadrul grupului ţintă, precum şi a coeziunii grupului în ansamblu; - monitorizarea şi controlul implementării modificărilor impuse de specificul grupului, în funcţie de feed-back-urile din partea participanţilor; 5. Verifică şi avizează informaţiile de specialitate cuprinse în fişele din dosar. 6. Verifică şi avizează mapele programelor. 7. Verifică din perspectivă administrativă, activităţile de consiliere individuală. 8. Avizează şi verifică desfăşurarea activităţilor desfăşurate în cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 9. Verifică conţinutul punctului documentar al fiecărui specialist. 10. Avizează şi verifică desfăşurarea activităţilor de formare profesională a ofiţerilor specialişti debutanţi. 11. Colaborează la redactarea unor documnete de sinteză şi analiză la solicitarea factorilor de decizie de la nivelul penitenciarului sau al administraţiei centrale. 12. Centralizează datele relevante privind desfăşurarea activităţilor specifice domeniului de competenţă, pentru a fundamenta raportările de activitate, semestriale şi anuale. 13. Monitorizează apariţia disfuncţionalităţilor în domeniul de competenţă. 14. Informează, atunci când se impune, directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială în legătură cu depăşirea termenelor de finalizare a activităţilor, lipsa resurselor pentru realizarea activităţilor. 15. Evaluează performanţele profesionale individuale ale personalului din subordine, completând documnetaţia specifică. 1. Evaluează activităţile desfăşurate de membrii serviciilor de specialitate. 2. Avizează şi verifică fişele posturilor precum şi obiectivele individuale anuale ale activităţilor. 3. Realizează planificarea în serviciu a personalului şi verifică 251

Manual de proceduri prezenţa. 4. Planifică activitatea de pregătire/formare profesională şi întocmeşte referatul de evaluare pentru fiecare nou încadrat. 5. Monitorizează desfăşurarea activităţilor în funcţie de planificarea anuală şi semestrială: a) Sinteza rezultatelor monitorizării se concretizează în: - rapoarte despre deficienţe sau progrese înregistrate; - rapoarte despre excepţii de la regulă; - rapoarte sau alte modalităţi care confirmă respectarea prevederilor activităţilor specifice; b) Oferirea unui feed-back despre monitorizarea/controlul desfăşurat; Diseminarea rezultatelor cu întregul colectiv al Serviciului Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, în funcţie de specificul activităţilor: - informarea cu privire la rezultatele monitorizării şi controlului; - dezbateri, focus grup, brainstorming cu scopul identificării unor măsuri de remediere a neajunsurilor constatate sau ameliorare a activităţilor în viitor; d) întocmirea şi transmiterea către cei implicaţi sau către forurile superioare/ supervizori a următoarelor: - planuri de măsuri; - rapoarte despre revizuiri ce se impun, raportat la modul de derulare a activităţilor; e) stabilirea unui termen de implementare a modificărilor; f) implementarea modificărilor şi remedierea neajunsurilor constatate: - rapoarte individuale de informare despre rezultatele implementării măsurilor; 6. Verifică respectarea planificării lunare a programelor şi activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială, în baza orarului lunar. 7. Monitorizează şi controlează derularea activităţilor care presupun sarcini în cadrul comisiilor: de liberare condiţionată, de individualizare a regimurilor de executare a pedepselor privative de libertate, de stabilire a gradului de risc, de selecţie la muncă a persoanelor private de libertate. - monitorizarea / controlul asigurării componenţei comisiilor, în conformitate cu prevederile legale; - monitorizarea / controlul valorificării informaţiilor despre persoanele private de libertate în cadrul comisiilor; - monitorizarea / controlul pertinenţei deciziilor luate în cadrul comisiilor, - monitorizarea) / controlul documentelor pentru comisiil. 8. Verifică informaţiile cuprinse în Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 9. Verifică punerea în aplicare a recomandărilor din Planul Individualizat de Intervenţie. 10. Verifică mapele programelor şi tabelele nominale cu participanţii la programe şi activităţi. 11. Verifică documentaţia întocmită de agentul tehnic, distribuitorii de presă. 12. Organizează periodic întâlniri de lucru la care participă toţi membrii serviciilor de specialitate. 13. Verifică îndeplinirea sarcinilor de serviciu repartizate subordonaţilor prin Registrul de activităţi dispuse /Registru de sarcini, precum şi respectarea termenului stabilit 14. Întocmeşte semestrial şi anual raportul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială. 252

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul unităţii

15. Verifică conţinutul punctului documentar. 16. Analizează nevoile existente la nivelul serviciilor specializate, dinamica raportului resurse/necesităţi. 17. Verifică desfăşurarea activităţilor desfăşurate în cadrul protocoalelor bilaterale de colaborare. 18. Informează directorul unităţii şi directorul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor în legătură cu apariţia disfuncţionalităţilor în desfăşurarea activităţilor, apariţia unor situaţii conflictuale sau de criză şi în legătură cu depăşirea termenelor de finalizare a activităţilor sau nerealizarea obiectivelor specifice. 19. Verifică punerea în aplicare a planurilor de măsuri rezultate în urma activităţilor de control extern sau a misiunilor de audit şi raportează administraţiei centrale stadiul îndeplinirii acestora. 20. Evaluează performanţele profesionale individuale ale şefilor Serviciilor de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială şi avizează evaluările personalului din subordine, completând documentaţia specifică. 1. Aprobă întreaga documentaţie rezultată în urma activităţilor de evaluare, monitorizare şi control al activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială. 2. Dispune măsuri de intervenţie în criză, de reorientare a activităţii, de rezolvare a situaţiilor conflictuale, de punere în practică a planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau de audit. 3. Urmăreşte respectarea de către personalul subordonat a prevederilor actelor normative, a deciziilor şi a instrucţiunilor Ministerului Justiţiei şi Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

Fişa de control a procedurii: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Aspecte de verificat

Da

Nu

Obs.

Existenţa Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru membrii personalului serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială Existenţa Planului anual şi semestrial de activitate Sunt întocmite, avizate şi aprobate tabelele cu persoanele private de libertate incluse în programele educaţionale şi de asistenţă psihosocială. Orarul, tematicile şi activităţile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii. Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din perspectiva educativă, privitoare la persoanele private de libertate. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate. Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost incluse în programe şi activităţi. Existenţa protocoalelor de colaborare bilaterală între unitatea penitenciară şi colaboratorii externi 253

Manual de proceduri

10. 11. 12. 13. 14. 15.

16.

17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

Fişa psihologică şi Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa de asistenţă moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat şi revizuit conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare carantinare cuprinde un nou Angajament de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate. Datele consemnate periodic de către specialiştii serviciilor de educaţie / asistenţă psihosocială se regăsesc în fişa nr.7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. Existenţa orarelor individuale şi a orarului centralizator al activităţii Existenţa mapelor programelor de educaţie şi asistenţă psihosocială Existenţa raportărilor semestriale şi anuale de activitate Existenţa documentelor de sinteză şi analiză realizate la solicitarea unor factori de decizie de la nivelul unităţii sau al Administraţia Naţională Penitenciarelor. Existenţa raportărilor ce surprind stadiul de punere în aplicare a planurilor de măsuri rezultate în urma misiunilor de control extern sau audit. Existenţa evaluărilor performanţelor profesionale individuale ale personalului din structura serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială Existenţa registrului de activităţi/de sarcini

PROCEDURA 003: MANAGEMENTUL RISCULUI ÎN DOMENIUL EDUCAŢIEI ŞI ASISTENŢEI PSIHOSOCIALE Scop: Managementul riscului în activităţile din domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale este procesul prin care administraţia locului de deţinere se adresează tuturor riscurilor ce pot apărea pe parcursul desfăşurării activităţilor specifice (factori interni sau externi penitenciarului), în scopul îmbunătăţirii eficienţei şi eficacităţii operaţionale, îmbunătăţirii planificării activităţii şi luării deciziilor, alocării judicioase a resurselor umane şi materiale precum şi al asigurării consistenţei activităţilor de monitorizare şi control specific. Premise: - Managementul riscului este un proces dinamic, asociat planificării activităţii prin planurile de muncă semestriale şi anuale (obiective, indicatori) şi are în vedere: 254

Administraţia Naţională a Penitenciarelor a) Examinarea/Expertizarea riscurilor (assessment) cu două componente: 1.analiza riscurilor (identificarea riscurilor, descrierea riscurilor, estimarea riscurilor) 2.evaluarea riscurilor b) Raportarea riscurilor c) Deciziile privind metodele de intervenţie asupra riscurilor (la nivel local şi central) d) Monitorizarea riscurilor/Riscuri reziduale Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea Şeful Serviciului de Educaţie / 1. Organizează întâlniri de lucru în cadrul Serviciului coordonat Asistenţă Psihosocială pentru a identifica obiectivele strategice, activităţile şi riscurile asociate fiecărei activităţi (tehnici: brainstorming,chestionare, analiza scenariilor posibile, analiza evenimentelor nedorite, analiza rapoartelor de audit şi control finalizate cu planuri de măsuri). 2. Înaintează Directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială propunerile privind planurile semestriale şi anuale de activitate precum şi descrierea şi estimarea riscurilor identificate sub forma unor matrice ale riscurilor specifice domeniului de activitate Directorul adjunct educaţie şi 1. Centralizează propunerile şefilor de servicii şi elaborează asistenţă psihosocială planurile semestriale şi anuale de activitate precum şi matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale. 2. Realizează evaluarea riscurilor prin compararea riscurilor estimate (probabilitate de apariţie şi consecinţe asupra activităţii) cu standardele normative, legislative, etice, economice existente în sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Comunică directorului penitenciarului şi administraţiei centrale matricea generală a riscurilor. 4. Propune măsuri de intervenţie asupra riscurilor ce vor fundamenta deciziile manageriale. 5. Reevaluează semestrial schimbările survenite ca urmare a deciziilor de intervenţie asupra riscurilor şi comunică rezultatele la nivel local şi al administraţiei centrale. 6. Identifică riscurile reziduale. 7. Comunică directorilor de departamente riscurile care le intersectează domeniul de competenţă Directorul unităţii 1. Aprobă matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale precum şi măsurile de tratament instituite. Lucrătorul desemnat din cadrul 1. Va centraliza raportările tuturor unităţilor penitenciare, matricele Direcţiei Educaţie şi Asistenţă riscurilor şi măsurile de tratament instituite. Psihosocială din Administraţia Naţională a Penitenciarelor 1. Elaborează matricea generală a riscurilor în domeniul educaţiei Directorul Direcţiei Educaţie şi şi asistenţei psihosociale la nivelul sistemului Administraţiei Asistenţă Psihosocială din cadrul Administraţia Naţională a Naţionale a Penitenciarelor şi monitorizează măsurile de tratament. Penitenciarelor Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa proceselor verbale de şedinţă, în urma întâlnirilor de 1. lucru privind planificarea semestrială şi anuală a activităţii Existenţa unei matrice a riscurilor specifice domeniului 2. Educaţiei/Asistenţei Psihosociale

Da

Nu

Obs.

255

Manual de proceduri

3. 4. 5.

Existenţa Matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale, document aprobat de directorul penitenciarului Existenţa confirmării de primire a matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale precum şi a măsurilor de tratament, din partea lucrătorului desemnat din cadrul Direcţiei Educaţie şi Asistenţă Psihosocială Existenţa matricei generale a riscurilor în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale la nivelul sistemului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

PROCEDURA

004:

DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE EDUCAŢIE ŞI ASISTENŢĂ PSIHOSOCIALĂ ÎN COLABORARE CU INSTITUŢIILE STATULUI ŞI ORGANIZAŢIILE NEGUVERNAMENTALE

Scop: Demersurile de educaţie şi asistenţă psihosocială desfăşurate în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale se realizează pentru a răspunde unei game cât mai largi de nevoi a persoanelor private de libertate, în condiţiile existenţei unui nivel limitat de resurse umane şi materiale ce pot fi alocate direct şi sunt condiţionate de stabilirea bunelor practici pentru activităţile derulate în comun. Premise: - Parteneriatul cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale se realizează în baza protocoalelor de colaborare, întemeiate pe: - stabilirea prevederilor, obligaţiilor părţilor implicate în cadrul acordului de parteneriat; - evaluarea calităţii educaţiei sau asistenţei psihosociale oferite de organizaţiile implicate în derularea activităţilor /programelor; - evaluarea capacităţii organizaţiei furnizoare de educaţie sau asistenţă psihosocială de a satisface aşteptările beneficiarilor şi standardele de calitate; - asigurarea protecţiei beneficiarilor direcţi şi indirecţi de programe prin producerea şi diseminarea eficientă de informaţii sistematice, coerente despre calitatea educaţiei în penitenciar. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul/psihologul/asistentul 1. Desfăşoară activităţi în cadrul colaborărilor, în limitele cadrului social / preotul metodologic ce reglementează domeniul de competenţă. 2. Întocmeşte tabelele cu participanţii la activităţi. 3. Centralizează datele privind nevoile de asistenţă ale persoanelor private de libertate ce pot fi acoperite prin colaborarea cu partenerii din comunitate şi instituţiile statului. 4. Completează Fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine măsurile / activităţile la care a participat persoana privată de libertate. Şeful Serviciului Educaţie/ 1. Identifică oportunităţi, stabileşte contacte şi menţine legătura cu Asistenţă Psihosocială parteneri comunitari. 2. Realizează demersurile necesare identificării, pe plan local, a reprezentanţilor organizaţiilor cu care s-au semnat protocoale de colaborare la nivel naţional sau a altor organizaţii / instituţii guvernamentale sau neguvernamentale cu disponibilitate pentru derularea de activităţi în parteneriat, în unităţi penitenciare. 3. Avizează protocoalele de colaborare cu parteneri externi ce privesc domeniul său de competenţă. 4. Stabileşte sarcinile membrilor serviciilor de specialitate implicaţi în derularea protocolului. 256

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

Directorul unităţii

5. Desemnează persoana de contact, responsabilizată în domeniul colaborării cu partenerul comunitar. 6. Informează partenerii în legătură cu modificările apărute în planificarea sau desfăşurarea activităţilor. 7. Monitorizează derularea / stadiul activităţilor şi programelor realizate în baza protocoalelor şi informează directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. 8. Întocmeşte un fond documentar în care sunt clasate şi păstrate tabelele cu participanţii la activităţi, orarul de desfăşurare al activităţilor, tematica, monitorizările, evaluările activităţilor. 1. Centralizează toate protocoalele încheiate între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi instituţiile statului sau organizaţiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate asistenţa persoanelor private de libertate. 2. Identifică oportunităţi, stabileşte contacte şi menţine legătura cu parteneri comunitari. 3. Iniţiază şi avizează protocoale de colaborare cu filialele locale / judeţene ale instituţiilor statului / organizaţiile neguvernamentale ce au ca obiect de activitate educaţia şi asistenţa persoanelor private de libertate. 4. Reprezintă instituţia în raporturile cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale interesate în domeniul de activitate. 5. Planifică semestrial şi anual activităţile desfăşurate în colaborare cu instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale. 6. Informează conducerea unităţii, Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi organizaţia cu care este semnat protocolul privind monitorizările efectuate pe baza standardelor proprii şi propune măsuri de îmbunătăţire a colaborării. 7. Analizează gradul de îndeplinire a obiectivelor în cadrul protocoalelor, cu accent pe: gradul de satisfacţie a beneficiarilor; carenţe/dificultăţi în respectarea obligaţiilor ce revin ambelor părţi, acţiuni de intervenţie pe cale amiabilă în rezolvarea diferendelor de opinie, situaţii de nerespectare a prevederilor contractuale ce impun rezilierea protocoalelor. 8. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor derulate cu persoanele private de libertate. 9. Elaborează sinteze anuale sub forma rapoartelor de autoevaluare şi de evaluare a activităţii pe care le înaintează spre aprobare directorului unităţii, cât si Adminstraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 10. Aprobă evaluarea anuală a rezultatelor obtinute, propunând modificările care se impun. 11. Dispune măsuri pentru mediatizarea activităţilor desfăşurate în baza colaborărilor. 1. Avizează tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul şi repartizarea spaţiilor în activităţile educaţionale şi de asistenţă psihosocială derulate cu persoanele private de libertate care vor participa la activităţi. 2. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate. 1. Aprobă tabelele nominale privind accesul voluntarilor, orarul şi repartizarea spaţiilor în activităţile educaţionale derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate. 3. Aprobă distribuirea de alimente, bunuri, publicaţii şi materiale informative. 257

Manual de proceduri Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa protocoalelor de colaborare la nivelul unităţilor de 1. deţinere. Existenţa tabelelor avizate şi aprobate cu persoanele private de 2. libertate ce participă la activităţi. Modalitatea de întocmire, avizare şi aprobare a tabelelor cu 3. voluntarii ce solicită accesul în unitatea de detenţie. Orarul, tematicile şi activităţile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi 4. asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii. Fişa nr. 7 din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială 5. este completată conform rubricilor imprimatului. Există acordul de participare sub forma declaraţiei scrise, pentru 6. toate persoanele private de libertate incluse în activităţi.

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA 005: EVALUAREA INIŢIALĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE ÎN SCOPUL INDIVIDUALIZĂRII REGIMULUI DE EXECUTARE A PEDEPSEI Scop: Evaluarea iniţială a persoanelor private de libertate constituie primul pas în vederea individualizării regimului de executare a pedepselor; Premise: - În perioada de carantină şi observare se studiază comportamentul şi personalitatea persoanelor private de libertate, se efectuează examene medicale, activităţi de educaţie sanitară, examene psihologice, se evaluează necesităţile educaţionale, mediul sociocultural de provenienţă, în scopul formulării diagnosticului şi gradul de adaptabilitate la privarea de libertate. - Serviciul de educaţie şi asistenţă psihosocială întocmeşte şi urmăreşte punerea în aplicare, pentru fiecare persoană privată de libertate nou-primită a Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică, prin care se precizează programele şi activităţile în care aceasta urmează a fi inclusă pe perioada deţinerii, document care se completează şi se modifică ori de câte ori este necesar. - Evaluarea iniţială, ca activitate, are următoarele părţi componente: a) întocmirea şi înregistrarea documentelor; b) demersurile evaluative din perspectiva educativă, psihologică, socială şi moral-religioasă. c) stabilirea, individualizată, a nevoilor de intervenţie educativă şi de asistenţă-psihosocială pentru fiecare persoană privată de libertate Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Persoana responsabilă

Acţiunea

Educatorul desemnat să desfăşoare activităţi educative cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare - carantinare

1. Ridică de la directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, în baza tabelelor primite de la Serviciul Evidenţă deţinuţi, dosarele de educaţie şi asistenţă psihosociale corespunzătoare numărului de persoane nou-intrate. 2. Completează datele iniţiale, corespunzătoare deschiderii dosarului, după cum urmează: a) completează rubricile de pe coperta dosarului (numele / prenumele persoanei private de libertate/ data naşterii / părinţii / condamnarea / fapta/ matricola de origine) b) notează, în spaţiul corespunzător de pe coperta dosarului, numărul dosarului, constituit din: nr. intern / matricola locală/data)

258

Administraţia Naţională a Penitenciarelor c) înregistrează fiecare dosar iniţiat în registrul-opis de la nivelul serviciului completând rubricile prevăzute de imprimat. Registrul opis se ţine pe perioada unui an şi are termen de păstrare permanent. Registrul opis este comun pentru toate categoriile de persoane private de libertate. 3. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse, în vederea includerii în programul de adaptare la viaţa instituţionalizată. 4. Întocmeşte, în colaborare cu asistentul social, psihologul şi preotul, orarul şi tematicile activităţilor derulate în vederea realizării evaluării iniţiale cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare. 5. Tematicile întâlnirilor individuale şi de grup realizate cu persoanele private de libertate urmăresc: a) cunoaşterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - descrierea locului de detenţie, - drepturi şi obligaţii general valabile, - drepturi şi obligaţii specifice (în funcţie de categoria juridică), - descrierea regimurilor aplicate (regimul de deţinere, regimul de muncă, regimul de educaţie şi instruire, regimul de ordine şi disciplină, regimul de stimulare şi recompensare, regimul acordării drepturilor persoanelor private de libertate), - programele zilnice; - modele standard de cereri, sesizări şi reclamaţii - oferta de programe şi activităţi la care poate participa fiecare persoană privată de libertate, în funcţie de necesităţi: activităţi educaţionale, activităţi de pregătire profesională, activităţi socioculturale, activităţi religioase, activităţi sportive, programul zilnic al persoanelor private de libertate etc. - cadrul normativ şi legislativ care reglementează executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedură penală referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise în temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Regulamentul de ordine interioară a penitenciarului. 6. Orarul activităţilor derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare cuprinde: ziua/ora/activitatea desfăşurată/locul desfăşurării/cine derulează activitatea/observaţii 7. Desfăşoară convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul educatorului cu informaţiile relevante din perspectiva nivelului educaţional. 8. Completează Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfăşoară întâlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului şi tematicilor aprobate. 10. Redactează, în baza evaluării iniţiale, recomandări de specialitate în vederea îmbunătăţirii nivelului educaţional. 11. Informează directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în 259

Manual de proceduri

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Directorul unităţii Psihologul desemnat să desfăşoare activităţi cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare

260

urma evaluării educative iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau a altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 12. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 13. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea stabilirii traseului execuţional şi a elaborării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 14. Înmânează persoanelor private de libertate, pentru a semna, procesul verbal prevăzut la art.43 alin (4) din Legea 275/2006 care atestă informarea acestora în cadrul programului de observare şi carantinare şi îl clasează la dosarul individual. 15. Prezintă spre a fi semnate de către persoanele condamnate care au fost discutate în Comisia de individualizare a regimului de executare a pedepselor privative de libertate Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică. 1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare. 1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare. 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de evaluare iniţială derulate cu persoanele private de libertate, în perioada de observare şi carantinare. 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate, completând Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă psihologică. 3. Informează persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenţialitate, la scopul şi obiectivele evaluării psihologice, în vederea obţinerii consimţământului informat. 4. Consemnează în Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică. 5. Aplică individual sau în grup (dacă este cazul) instrumentele psihodiagnostice în vederea realizării evaluării psihologice iniţiale. 6. Realizează interpretarea rezultatelor obţinute în urma utilizării instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate. 7. Completează Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială – punctele 1,2,3,5. 8. Formulează şi completează Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, în baza evaluării psihologice şi a interpretării rezultatelor obţinute.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asistentul social desemnat să desfăşoare activităţi cu persoanele private de libertate în perioada de observare şi carantinare

Preotul

9. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 10. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 11. Prezintă, la finalul perioadei de observare – carantinare, Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea stabilirii traseului execuţional şi a elaborării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine interviul (structurat, semi-structurat,) cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale; 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Consemnează datele sociale de interes şi completează recomandările de specialitate în Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 5. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul) şi şeful de secţie, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care, în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 6. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate aflate în perioada de observare şi carantinare, concluziile şi recomandările sale ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat şi completează Fişa moralreligioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul preotului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă moral – religioasă. 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Consemnează datele de interes obţinute şi completează cu recomandările de specialitate Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 261

Manual de proceduri

Agentul tehnic

Şeful Serviciului Educaţie Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

5. Informează directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială şi şeful secţiei de deţinere în vederea luării măsurilor corespunzătoare, dacă în urma evaluării iniţiale identifică existenţa unor situaţii de risc major (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 6. Prezintă, la finalul perioadei de observare - carantinare, în cadrul întâlnirii cu toţi membrii echipei care au derulat activităţi cu persoanele private de libertate, concluziile şi recomandările ce urmează a fi incluse în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică în vederea stabilirii priorităţilor de intervenţie. 1. Informează persoanele private de libertate cu privire la procedura de primire şi predare a aparaturii radio-TV; 2. Efectuează instructajul persoanelor private de libertate privitor la prevenirea împotriva electrocutării şi clasează procesul-verbal de consemnare a instructajului, semnat de persoana privată de libertate la Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială. 1. Verifică modul în care Fişa educativă şi Fişa moral religioasă au fost completate. 1. Verifică modul în care Fişa psihologică şi Fişa socială au fost completate. 1. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate nou-depuse 1. primit de la serviciul Evidenţă deţinuţi. Existenţa unui număr de Dosare de Educaţie şi Asistenţă 2. Psihosocială corespunzător numărului de persoane nou-depuse. Coperta dosarului este completată, conform rubricilor imprimatului, cu 3. datele iniţiale necesare deschiderii dosarului Numărul dosarului este stabilit şi consemnat pe coperta dosarului şi 4. în Registrul-opis. Fiecare dosar deschis este înregistrat în Registrul-opis de la nivelul 5. serviciului, fiind completate toate rubricile prevăzute de imprimat. Sunt întocmite, avizate şi aprobate tabelele cu persoanele private de libertate nou depuse incluse în programul de adaptare la viaţa 6. instituţionalizată. Orarul tematicilor şi activităţilor derulate în perioada de observare şi carantinare cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului 7. adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii. Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din 8. perspectiva educativă, privitoare la persoanele private de libertate. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială 9. este completată conform rubricilor imprimatului. Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din 10. perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele 11. private de libertate care au fost evaluate psihologic. Existenţa protocoalelor de testare psihologică corespunzătoare 12. instrumentelor psihodiagnostice utilizate în evaluarea psihologică a persoanelor private de libertate. 262

Da

Nu

Obs.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

20.

Fişa psihologică şi Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa de asistenţă moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Procesul-verbal, semnat de persoana privată de libertate, cu privire la efectuarea instructajului privitor la prevenirea electrocutării este clasat la Dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare - carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate.

PROCEDURA 006: EVALUAREA PERIODICĂ A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE ÎN SCOPUL ACTUALIZĂRII PLANULUI INDIVIDULIZAT DE EVALUARE EDUCATIVĂ ŞI TERAPEUTICĂ ŞI A ASIGURĂRII REGIMULUI PROGRESIV DE EXECUTARE A PEDEPSEI Scop: Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate se realizează în scopul actualizării planului individualizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a pedepsei. Premise: - Evaluarea periodică se realizează obligatoriu o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate. Datele consemnate de specialiştii serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială (fişa nr. 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială) sunt puse la dispoziţia Comisiei pentru individualizarea regimurilor de executare a pedepselor. Comisia poate dispune menţinerea persoanei private de libertate în acelaşi regim de executare sau modificarea regimului. - Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică poate fi modificat ţinând cont de situaţia persoanei custodiate la momentul evaluării, semnarea unui nou angajament de participare la activităţi fiind obligatorie. Din punct de vedere operaţional se evidenţiază două etape: a) evaluarea periodică a persoanelor private de libertate, din perspectivă educativă, psihologică, socială şi moral-religioasă, consemnarea datelor în dosar – cel puţin odată la trei luni; b) întocmirea şi înregistrarea documentelor. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

263

Manual de proceduri

Persoana responsabilă Acţiunea Educatorul responsabil de caz 1. Ia pe bază de semnătură din biroul şefului Serviciului de Educaţie / Asistenţă psihosocială dosarele de educaţie şi asistenţă psihosocială ce urmează a fi completate. 2. Completează datele corespunzătoare evaluării educaţionale (nivel de instrucţie şcolară, cursuri de calificare profesională etc.). 3. Selecţionează persoanele private de libertate ce vor fi incluse în programele şi activităţile educaţionale, în funcţie de nevoile identificate/progresele educaţionale şi întocmeşte documentaţia impusă de cadrul metodologic (tabelele, fişe din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială etc.). 4. Întocmeşte (în colaborare cu asistentul social, psihologul şi preotul) orarul şi tematicile activităţilor derulate în vederea realizării evaluării periodice a persoanelor private de libertate. 5. Tematicile întâlnirilor individuale şi de grup realizate cu persoanele private de libertate urmăresc: a) cunoaşterea persoanelor private de libertate b) informarea persoanelor private de libertate cu privire la: - oferta de programe şi activităţi la care poate participa fiecare persoană privată de libertate, în funcţie de necesităţi: activităţi educaţionale, activităţi de pregătire profesională, activităţi socioculturale, activităţi religioase, activităţi sportive, programul zilnic al deţinuţilor etc. - cadrul normativ şi legislativ care reglementează executarea pedepselor privative de libertate, respectiv: Codul Penal, Codul de procedură penală referitoare la executarea pedepselor privative de libertate, Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal, Regulamentul de aplicare a Legii 275, Decizii emise în temeiul Legii 275, Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, Regulamentul de ordine interioară a penitenciarului. 6. Orarul activităţilor derulate cu persoanele private de libertate cuprinde: ziua / ora / activitatea desfăşurată / locul desfăşurării / cine derulează activitatea / observaţii. 7. Desfăşoară convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul educatorului cu informaţiile relevante din perspectivă educaţională. 8. Completează Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 9. Desfăşoară întâlniri de grup cu persoanele private de libertate conform orarului şi tematicilor aprobate. 10. Redactează, în baza evaluării periodice, recomandări de specialitate în vederea îmbunătăţirii nivelului educaţional. 11. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 12. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea 264

Administraţia Naţională a Penitenciarelor persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 13. Înmânează persoanelor private de libertate, pentru a semna, Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică. 14. Completează fişa numărul 7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, ce conţine activităţile recomandate persoanei private de libertate. 15. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată. Psihologul responsabil de caz 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate, completând Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Aplică tehnici de psihodiagnostic, pentru a fundamenta demersurile de asistenţă psihologică şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul psihologului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor persoanelor private de libertate. 3. Realizează interpretarea rezultatelor obţinute în urma utilizării instrumentelor psihodiagnostice aplicate persoanelor private de libertate. 4. Selecţionează persoanelor private de libertate ce vor fi incluse în programele şi activităţile specifice, în funcţie de nevoile identificate/traseul terapeutic şi întocmeşte documentaţia impusă de cadrul metodologic ( tabelele, fişe din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială etc.). 5. Informează persoanele private de libertate cu privire la limitele de confidenţialitate, scopul şi obiectivele intervenţiei, cu respectarea principiului consimţământului informat. 6. Consemnează în Fişa psihologică din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică sau participarea la şedinţele de consiliere sau grup terapeutic (în condiţiile în care s-au încercat toate posibilităţile de repartizare a cazului în cadrul serviciului de specialitate). 7. Formulează şi completează Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 8. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 9. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 10. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată. 265

Manual de proceduri Asistentul social responsabil de caz

Preotul

266

1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul asistentului social cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistare sociale. 3. Desfăşoară activităţi de grup (în cadrul unor programe sau la nevoie) şi activităţi de consiliere socială a persoanelor private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Desfăşoară activităţi de prevenire a excluziunii sociale a persoanelor private de libertate, de întărire a relaţiilor cu familia, de mediere a relaţiilor cu instituţiile statului, de dezvoltare a unor deprinderi sociale prin cunoaşterea cadrului instituţional, normativ etc. 5. Consemnează datele sociale de interes şi completează recomandările de specialitate în Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 6. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 7. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale, , în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 8. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată. 1. Desfăşoară întâlniri individuale şi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului aprobat, şi completează Fişa moralreligioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, conform rubricilor imprimatului. 2. Susţine convorbiri individuale cu fiecare persoană privată de libertate şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul preotului cu informaţiile relevante din perspectiva nevoilor de asistenţă moral – religioasă. 3. Desfăşoară activităţi de grup cu persoanele private de libertate, conform orarului şi tematicilor aprobate. 4. Desfăşoară slujbe religioase şi activităţi confesionale, de suport moral şi sensibilizare a unor factori de decizie din comunităţile locale, în scopul identificării unor parteneri de colaborare. 5. Consemnează datele de interes obţinute şi completează cu recomandările de specialitate Fişa moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială. 6. Informează directorul adjunct pentru intervenţie psihosocială, cabinetul medical (pentru realizarea unui consult psihiatric de specialitate, dacă este cazul), şeful de secţie sau alţi factori decizionali ce pot fi responsabilizaţi, în vederea luării măsurilor corespunzătoare, în situaţia în care sunt identificate situaţii ce pun în

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful Serviciului Educaţie/ Asistenţă Psihosocială Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Directorul unităţii

pericol cadrul instituţional, integritatea psihosomatică a unor persoane, siguranţa locului de deţinere (risc de suicid, automutilare, risc de agresiune asupra cadrelor sau altor deţinuţi, decompensare psihică, risc de evadare). 7. Prezintă Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate, o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de libertate, concluziile de specialitate şi recomandările sale în vederea revizuirii traseului execuţional şi a modificării Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică. 8. Întocmeşte un fond documentar individual în care sunt clasate şi păstrate instrumente de lucru, concluzii de specialitate pentru fiecare persoană privată de libertate asistată sau consiliată. 1. Verifică periodicitatea şi modul în care au fost completate fişele de specialitate şi documentaţia specifică domeniului de activitate 1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate ce sunt supuse evaluării periodic. 2. Verifică şi avizează Dosarele de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială completate. 3. Ia cunoştinţă de conţinutul Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică şi de concluziile de specialitate, prezentându-şi punctul de vedere în cadrul Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate. 1. Avizează tabelele nominale şi orarul de desfăşurare a activităţilor educaţionale derulate cu persoanele private de libertate supuse evaluării. 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor educaţionale şi de evaluare derulate cu persoanele private de libertate. 2. Aprobă conţinutul Planului individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică şi măsurile de individualizare a traseului execuţional al persoanelor private de libertate.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate supuse analizei Comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate. 2. Existenţa unei similitudini între numărul de Dosare de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială şi numărul de persoane aflate în custodie ce corespund criteriilor de întocmire a dosarelor. 3. Modalitatea de întocmire, avizare şi aprobare a tabelelor cu persoanele private de libertate incluse în programele educaţionale şi de asistenţă psihosocială. 4. Orarul, tematicile şi activităţile derulate cu persoanele private de libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii. 5. Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative, din perspectiva educativă, privitoare la persoanele private de libertate. 6. Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.

Da

Nu

Obs.

267

Manual de proceduri 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16.

17.

Registrul psihologului este completat cu informaţiile semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la persoanele private de libertate. Toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic şi-au exprimat acordul în scris pentru participarea la această activitate. Existenţa protocoalelor de testare psihologică corespunzătoare instrumentelor psihodiagnostice utilizate în evaluarea psihologică a persoanelor private de libertate. Fişa psihologică şi Concluziile şi recomandările psihologice din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială sunt completate conform rubricilor imprimatului. Registrul asistentului social este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa socială din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Registrul preotului este completat cu informaţiile semnificative cu privire la persoanele private de libertate. Fişa de asistenţă moral-religioasă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului. Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică este completat şi revizuit conform rubricilor imprimatului de către toţi specialiştii, fiind avizat de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială. Dosarul de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială întocmit pentru fiecare persoană privată de libertate în perioada de observare carantinare cuprinde Angajamentul de participare la Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi terapeutică semnat de persoana privată de libertate. Datele consemnate periodic de către specialiştii serviciilor de educaţie / asistenţă psihosocială se regăsesc în fişa nr.7 a Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială.

PROCEDURA 007: REALIZAREA EVALUĂRII FINALE A PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE ÎN SCOPUL DISCUTĂRII ÎN COMISIA DE PROPUNERI PENTRU LIBERAREA CONDIŢIONATĂ Scop: Evaluarea finală a persoanelor private de libertate reprezintă ultimul pas în vederea intrării acestora în discuţia comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. Premise: - Evaluarea finală, ca activitate, are 2 părţi componente: a) întocmirea şi înregistrarea documentelor; b)evaluarea finală din perspectiva educativă, psihologică, socială. Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Persoana responsabilă Acţiunea Lucrătorul desemnat din 1. Ridică, de la Serviciul Evidenţă, tabelele cu persoanele care cadrul serviciului educaţie urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 2. Anunţă educatorii,psihologii şi asistenţii sociali implicaţi în activităţile de reintegrare socială a persoanelor condamnate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată cu privire la datele de identificare ale acestora; 268

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Educatorul care desfăşoară activităţile educative cu persoanele private de libertate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată

Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială Directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Directorul unităţii

Psihologul care desfăşoară activităţile de asistenţă psihologică cu persoanele private de libertate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată

1. Se documentează, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială,registrul educatorului,etc.)cu privire la conţinutul informaţiilor pe care le va consemna în rubricile ce îi revin spre completare din fişa tip a caracterizării;aceste informaţii vor fi notate în agenda sa de lucru; 2. Discută individual cu persoana privată de libertate care urmează să fie discutată în cadrul Comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată, consemnând apoi faptul în registrul educatorului; 3. Completează datele corespunzătoare, în rubricile aferente din fişa tip a caracterizării; 4. După completare,predă fişa tip a caracterizării psihologului care a fost implicat în programul de reintegrare socială a persoanei private de libertate care urmează să fie discutată în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată 5. După completarea acesteia şi de către psiholog o va aduce la cunoştinţă şefilor Serviciului Educaţie şi Asistenţă psihologică precum şi directorului adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială apoi, o va preda la Serviciul Evidenţă deţinuţi; 6. Se prezintă la Comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată unde, după citirea caracterizării, îşi va exprima opinia în legătură cu posibilitatea liberării condiţionate a persoanei în cauză; 7. Stabileşte, împreună cu asistentul social, contactele cu instituţiile civile care pot furniza sprijin pentru reintegrarea socială, a persoanelor private de libertate declarate „Admis” de către Comisia de propuneri pentru liberare condiţionată. 1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate, după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 1. Avizează tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate ,după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 1. Aprobă tabelele nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate,după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată. 2. Aprobă mapele program, protocoalele de colaborare cu instituţiile din cadrul administraţiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanţii societăţii civile; 1. Se documentează, din sursele specifice(dosarul de penitenciar,dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială,registrul psihologului,etc.)cu privire la conţinutul informaţiilor pe care le va consemna în rubricile ce îi revin spre completare din fişa tip a caracterizării;aceste informaţii vor fi notate în agenda sa de lucru; 2. Aplică tehnici de psihodiagnostic, în baza consimţământului informat - dat în scris - al persoanei private de libertate, cu scopul elaborării profilului psihologic necesar la întocmirea caracterizării. În situaţia în care persoana privată de libertate refuză evaluarea psihologică, acest lucru se consemnează în rubrica aferentă din fişa tip a caracterizării; 3. Predă fişa tip a caracterizării educatorului, după completarea acestei rubrici; 4. Expune concluziile de specialitate Comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată, participând astfel la decizia acesteia în legătură cu posibilitatea liberării condiţionate a persoanei în cauză; 5. Susţine, împreună cu personalul implicat, Programul specific de pregătire pentru liberare şi desfăşoară activităţi de consiliere 269

Manual de proceduri

Şeful Serviciului Educaţie Şeful Serviciului Asistenţă Psihosocială Directorul adjunct educaţie şi asistenţă psihosocială

psihologică şi intervenţie în criză cu persoanele private de libertate declarate „Admis” de către Comisia de propuneri pentru liberare condiţionată. 1. Verifică modul în care au fost completate fişele tip ale caracterizărilor de către educatori; 1. Verifică modul în care au fost completate fişele tip ale caracterizărilor de către psihologi; 1. Verifică şi avizează fişele tip ale caracterizărilor, mapele program,protocoalele de colaborare cu instituţiile din cadrul administraţiei publice guvernamentale/neguvernamentale, cu reprezentanţii societăţii civile.

Fişa de control a procedurii: Nr. Aspecte de verificat crt. 1. Existenţa tabelului cu persoanele private de libertate care urmează să fie discutate în cadrul comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată primit de la serviciul Evidenţă deţinuţi. 2. Existenţa informaţiilor obţinute din sursele specifice de documentare în agenda de lucru a educatorului; 3. Existenţa consemnărilor făcute,cu prilejul discuţiei individuale, în registrul educatorului;. 4. Fişa tip a caracterizării este completată conform rubricilor imprimatului. 5. Existenţa tabelelor nominale, orarul şi tematicile de desfăşurare a activităţilor de pregătire pentru liberare derulate cu persoanele private de libertate (după primirea avizului favorabil al comisiei de propuneri pentru liberarea condiţionată) 6. Orarul tematicilor şi activităţilor derulate cu persoanele private de libertate incluse în programul de pregătire pentru liberare au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii. 7. Existenţa consemnărilor făcute din perspectiva educativă,în urma consilierilor derulate în colaborare cu asistentul social, în registrul educatorului; 8. Existenţa informaţiilor obţinute din sursele specifice de documentare în agenda de lucru a psihologului; 9. Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele private de libertate care au fost evaluate psihologic. Existenţa protocoalelor de testare psihologică corespunzătoare 10. instrumentelor psihodiagnostice utilizate în evaluarea psihologică a persoanelor private de libertate. 11. Existenţa consemnărilor făcute în registrul psihologului, cu ocazia activităţilor de consiliere psihologică şi intervenţie în criză,pentru persoanele private de libertate cuprinse în programul de pregătire pentru liberare; 12. Existenţa mapei programului de pregătire pentru liberare în formă completă,avizată de şeful Serviciului Educaţie şi de directorul adjunct pentru educaţie şi asistenţă psihosocială şi aprobată de directorul unităţii; este completat cu informaţiile 13. Registrul asistentului social semnificative cu privire la persoanele private de libertate.

270

Da

Nu

Obs.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A004 INFORMATICĂ A00401 Administrare hardware PROCEDURA : A0.04.01.001 Elaborare documentaţie tehnică echipament achiziţionat, întreţinere şi implementare hardware Scop: Stabilirea modalităţii de constituire a depozitului de documentaţie tehnică, a modului de implementare şi întreţinere hardware a echipamentelor achiziţionate. Premise: Instalarea, implementarea în structura existentă şi întreţinerea echipamentelor I.T. achiziţionate se face numai de către personal specializat delegat de firma ce a livrat produsele sau firma care a preluat serviciile tip on-site pe aceste echipamente. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Responsabilul cu 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea administrarea aplicaţiilor de intervenţiei. sistem şi Responsabilul cu 2. Cu aprobarea obţinută, procedează la anunţarea firmei, stabilind data şi ora intervenţiei. securitatea I.T. Responsabilul cu 3. Acordă asistenţă cu informaţii de configurare şi privitoare la administrarea aplicaţiilor de evenimentele ce au avut loc, specialiştilor firmei prestatoare de sistem şi Responsabilul cu servicii 4. Verifică integrarea echipamentelor pe principalele componente securitatea I.T. din topologia reţelei. Şeful serviciului/ direcţiei 5. Se asigură de funcţionarea corespunzătoare a reţelei locale şi a responsabile comunicaţiilor în W.A.N. dacă este cazul. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

A00402 Sisteme de operare şi pachete de aplicaţii PROCEDURA A0.04.02.001: Procedură de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 Premise: Instalarea şi configurarea pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Inginerul de sistem 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni.

271

Manual de proceduri Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaţie de la http://office.microsoft.com/enus/ork2003/HA011402001033.aspx 7. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 8. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă pachetul Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcţionează corespunzător.

Inginerul de sistem

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.002 : Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000 Premise: Instalarea şi configurarea serverului SQL Server 2000 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Administratorul bazelor de 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre date necesitatea acestei operaţiuni. Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii serviciului/ direcţiei IT solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului SQL 2000 Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul bazelor de date, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului SQL 2000 Server, conform documentaţie instalare SQL Server 2000 (http://technet.microsoft.com/enus/library/aa197926(SQL.80).aspx) 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.

272

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul SQL 2000 Server funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului bazelor de date finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.003: Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005 Premise: Instalarea şi configurarea serverului SQL Server 2005 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul bazelor date Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Inginerul de sistem

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Tabelul 1 de 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005 şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul bazelor de date, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005, conform documentaţie de la http://technet.microsoft.com/en-us/library/ms143219.aspx. 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul SQL Server 2005 funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului bazelor de date finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.004 : Procedură de instalare şi configurare File Server. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare File Server Premise: Instalarea şi configurarea File Server se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. 273

Manual de proceduri

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea

Tabelul 1 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare File Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare File Server, conform documentaţie de la: http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/72ad137125c2-458f-9639-77889d78a9761033.mspx?mfr=true. 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă File Server funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Inginerul de sistem

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.005: Procedură de instalare şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 Premise: Instalarea şi configurarea sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

1. 2. 3. 4. 5.

274

Tabelul 1 Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizează lucrarea inginerului de sistem. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Inginerul de sistem

6.

Analizează solicitarea de instalare şi configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2 şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a sistemului de operare Microsoft Windows XP SP2, conform documentaţie de la http://www.microsoft.com/windowsxp/using/setup/winxp/ install.mspx. 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a)Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b)Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2 funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.006: Procedură de instalare şi configurare Print Server. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare Print Server Premise: Instalarea şi configurarea Print Server se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Inginerul de sistem

Tabelul 1 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare Print Server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare Print Server, conform http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/173a5abd -17b5-4a02-8e08-c1484e2717fb1033.mspx?mfr=true. 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.

275

Manual de proceduri Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă Print Server funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.007: Procedură de instalare şi configurarea IIS Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a IIS Premise: Instalarea şi configurarea IIS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea

Tabelul 1 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a IIS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a IIS, conform documentaţiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/42b0d059dd84-4aa8-be26-dbeaa2d971ac1033.mspx?mfr=true. 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă IIS funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Inginerul de sistem

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

276

Da

Nu

Observaţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor PROCEDURA A0.04.02.008: Procedură de instalare şi configurare a serverului DHCP. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului DHCP Premise: Instalarea şi configurarea serverului DHCP se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea

1. 2.

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

3. 4. 5. 6.

Inginerul de sistem

7. 8. 9.

10.

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

11. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Tabelul 1 Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizează lucrarea inginerului de sistem. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului DHCP şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului DHCP, conform documentaţiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/599241a44374-4a98-af9b-c38f766fbfbe1033.mspx?mfr=true. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a)Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b)Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul DHCP funcţionează corespunzător. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.009: Procedură de instalare şi configurare a serverului DNS. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului DNS Premise: Instalarea şi configurarea serverului DNS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Tabelul 1 Administratorul de reţea 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, serviciului/ direcţiei IT financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 277

Manual de proceduri Analizează solicitarea de instalare şi configurare a serverului DNS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a serverului DNS, conform documentaţiei de la http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/66add8fa0348-4cc4-94d1-6d68127290881033.mspx?mfr=true 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Şeful compartimentului/ 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă serverul DNS funcţionează serviciului/ direcţiei IT corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Inginerul de sistem

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

6.

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA A0.04.02.010 : Procedură de instalare şi configurarea WSUS. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a WSUS Premise: Instalarea şi configurarea WSUS se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Administratorul de reţea Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Inginerul de sistem

Şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

278

Tabelul 1 Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a WSUS şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a WSUS, conform http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/9d55bda59eb9-46d2-a204-62034936eb131033.mspx?mfr=true 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi configurare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă WSUS funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. 1.

Da

Nu

Observaţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00403 Securitate IT PROCEDURA : A0.04.03.001 Securizare perimetre L.A.N. şi W.A.N. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului Internet Security and Acceleration (ISA Server) Premise: Instalarea şi configurarea serverului ISA Server se realizează de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor de sistem şi Responsabilul cu securitatea I.T.

Tabelul 2 Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea instalării prima dată pe un server dedicat sau ca urmare a unor evenimente nedorite, care au afectat rolul serverului existent. 2. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie, expediază un mail către grupul [email protected] , anunţând că traficul Internet şi eventual comunicaţiile vor fi întrerupte, până la un nou mail. Şeful serviciului/ direcţiei 3. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet şi eventual a comunicaţiilor. 4. Urmează instrucţiunile din manualul în format electric, aflat la Responsabilul cu DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi administrarea aplicaţiilor Comunicaţii IT, privitoare la instalarea şi configurarea serverului ca de sistem şi soft de aplicaţie: paginile 29-61. Responsabilul cu 5. Se introduce prin aplicaţia cmd.exe linia Route add 10.0.0.0 mask securitatea I.T. 255.0.0.0 10.51.0.1 -p, cu rolul ca pachetele destinate W.A.N. sa fie dirijate prin router-ul 10.51.0.1 6. Filtrele de IP-uri se preiau din ultima salvare realizată zilnic. 7. Log-urile se direcţionează către baza de date Internet de pe SAN. Partiţia este accesibilă prin sectorul alocat SERVER11 – 10.51.0.66 8. Dacă se optează pentru cumularea log-urilor într-o bază de date localizată pe un alt server, atunci configurarea serverului SQL de pe server11 se va realiza pentru a accepta sursa de date a ISA conform instrucţiunilor din manualul în format electric, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT, referitoare la setarea serverului SQL pentru jurnalizarea operaţiunilor serverului ISA. Atenţie: ISA nu se porneşte până când aceasta configurare nu este realizată. De reţinut că această soluţie poate fi temporară întrucât ritmul de creştere a dimensiunilor bazei de date este extrem de rapid. Recomandat pentru o soluţie curentă este utilizarea motorului implicit al ISA, adică MSDE. 9. Efectuează operaţiunea de testare a comunicaţiilor din W.A.N. şi a accesului la Internet. 10. Dacă testele sunt reuşite, comunică şefului serviciului/ direcţiei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet şi comunicaţiilor. Şeful serviciului/ direcţiei 11. Verifică funcţionarea corespunzătoare a traficului Internet şi comunicaţiilor. responsabile 12. Dispune anunţarea prin e-mail a grupului de informaticieni şi a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1.

279

Manual de proceduri PROCEDURA : A0.04.03.002 Securizare sisteme Windows XP Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în exploatare şi administrării sistemelor Microsoft Windows XP la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi implementarea următoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows XP: a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, infrastructură de comunicaţii, infrastructură de servicii, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate), b) Instalarea şi configurarea Windows XP (sistem operare, chipset placă de bază, drivere de dispozitiv, servicii de reţea), c) Configurarea securităţii accesului la serviciile furnizate de reţea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit, d) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel: 1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. crt 1.

2.

3.

280

Denumire element

Drept

Active Directory Users Adăugare/modificare/ştergere and Computers – numai obiecte pe domain controller

Tip modificare

Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates Security policies Security Configuration Modificare obiecte Account Policies and Analysis – pe Local Policies domain controller şi pe Event Log sistemul XP Restricted Groups System Services Registry File System Security Templates – pe Adăugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security domain controller şi pe fişiere de configurare a securităţii templates sistemul XP

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului 1. Întocmeşte o notă cu justificarea solicitării Windows XP 2. Prezintă nota şefului compartimentului informatică al unităţii în vederea obţinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unităţii căreia îi aparţine în vederea obţinerii avizului şefului unităţii. Secretariatul unităţii 4. Înregistrează nota de solicitare 5. Înştiinţează şeful compartimentului informatică al unităţii despre avizul şefului unităţii Şeful compartimentului 6. În cazul avizului nefavorabil, înştiinţează beneficiarul sistemului informatică al unităţii 7. În cazul avizului favorabil, identifică şi alocă resursele necesare instalării şi configurării sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software 8. Stabileşte metodologia de rezolvare a solicitării privind: a. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor b. Instalare, actualizare şi configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului şi serviciilor furnizate în reţea d. Configurarea securităţii sistemului în reţea în conformitate cu documentul în format electronic „Windows XP Security Guide”, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT. e. Darea în exploatare 9. Stabileşte împreună cu beneficiarul sistemului personalul responsabil cu exploatarea precum şi condiţiile de exploatare a sistemului 10. Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei Personalul responsabil cu 11. Primeşte sistemul instalat şi configurat exploatarea sistemului 12. Verifică dacă sistemul corespunde cerinţelor formulate 13. Asigură exploatarea sistemului Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.03.003 Securizare sisteme Windows Server 2000. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în exploatare şi administrării sistemelor Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi implementarea următoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows Server 2000: a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, infrastructură de comunicaţii, infrastructură de servicii, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate), 281

Manual de proceduri b) Instalarea şi configurarea Windows Server 2000 (sistem operare, chipset placă de bază, drivere de dispozitiv, servicii de reţea), c) Rolul în cadrul arhitecturii domeniului: domain controller, additional domain controller, file/web/print/database server, d) Configurarea securităţii serviciilor furnizate în reţea şi a mecanismelor de acces la acestea: model de securitate, autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit, relaţii de încredere, e) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel: 1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P. 2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P. Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip modificare crt 4. Active Directory Adăugare/modificare/ştergere Server roles obiecte Users, groups, and computers User rights Auditing security events Access control Authentication mechanisms Stored data security Network data security Managing security templates 5. Security Configuration Modificare obiecte Security policies and Analysis Account Policies Local Policies Event Log Restricted Groups System Services Registry File System 6. Security Templates Adăugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security fişiere de configurare a securităţii templates Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unitaţile subordonate Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul sistemului 1. Întocmeşte o notă cu justificarea solicitării 2. Prezintă nota şefului compartimentului informatică al unităţii în Windows 2000 Server vederea obţinerii avizului acestuia 3. Trimite nota secretariatului unităţii căreia îi aparţine în vederea obţinerii avizului şefului unităţii. 4. Înregistrează nota de solicitare Secretariatul unităţii 5. Înştiinţează şeful compartimentului informatică al unităţii despre avizul şefului unităţii 6. Înaintează nota de solicitare direcţiei de specialitate a A.N.P.

282

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 7. Recepţionează avizul direcţiei de specialitate a A.N.P. 8. În cazul avizului nefavorabil, înştiinţează beneficiarul sistemului 9. În cazul avizului favorabil, identifică şi alocă resursele necesare instalării şi configurării sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software 10. Stabileşte metodologia de rezolvare a solicitării privind: a. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor b. Instalare, actualizare şi configurare sistem de operare c. Configurarea rolului sistemului şi serviciilor furnizate în reţea d. Configurarea securităţii sistemului în reţea în conformitate cu documentul în format electric „Securing Windows 2000 Server”, aflat la DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi Comunicaţii IT e. Testarea funcţionalităţii f. Darea în exploatare 11. Stabileşte împreună cu beneficiarul sistemului personalul responsabil cu exploatarea precum şi condiţiile de exploatare a sistemului 12. Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei 13. Înştiinţează direcţia de specialitate a A.N.P. despre finalizarea activităţilor Personalul responsabil cu 14. Primeşte sistemul instalat şi configurat 15. Verifică dacă sistemul corespunde cerinţelor formulate de beneficiar exploatarea sistemului 16. Asigură exploatarea sistemului

Şeful compartimentului informatică al unităţii

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.03.004 Securizare sisteme Windows Server 2003 Scop: Stabilirea modalităţii de securizare a sistemelor Windows Server 2003 Premise: Securizarea sistemelor Windows Server 2003 se face imediat după instalarea sistemului de operare în funcţie de rolul dedicat serverului: domain controller, de infrastructură (DHCP, WINS), de fişiere, de imprimare, IIS, IAS (Internet Authentication Service identic cu RADIUS), cu serviciu de certificare, servere bastioane în Internet. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: 1. Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor 2. de sistem şi Responsabilul cu securitatea I.T. Şeful serviciului/ direcţiei 3.

Tabelul 2 Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea scoaterii din producţie a serverului, datorită securizării. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie şi prin rolul său poate afecta traficul Internet şi eventual comunicaţiile, expediază un mail către grupul [email protected] , anunţând acest lucru. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet şi eventual a comunicaţiilor.

283

Manual de proceduri 4. Responsabilul cu administrarea aplicaţiilor 5. de sistem şi Responsabilul cu 6. securitatea I.T. Şeful serviciului/ direcţiei 7. responsabile 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Urmează instrucţiunile din anexa privitoare la instalarea şi configurarea serverului în funcţie de rolul dedicat al serverului. Efectuează operaţiunea de testare a comunicaţiilor din W.A.N. şi a accesului la Internet. Dacă testele sunt reuşite, comunică şefului serviciului/ direcţiei disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet şi comunicaţiilor. Verifică funcţionarea corespunzătoare a traficului Internet şi comunicaţiilor. Dispune anunţarea prin e-mail a grupului de informaticieni şi a personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor. Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.03.005 Implementarea produselor antivirus. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate instalării, configurării, dării în exploatare şi administrării produselor antivirus la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi implementarea următoarelor concepte vizând produsele antivirus: a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, arhitectură hardware i software, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate cu ajutorul produselor antivirus), b) Instalarea şi configurarea produselor antivirus, c) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării. Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcţionare şi asigurării disponibilităţii sistemelor informatice. Din aceste motive nu pot fi executate decât numai de personal de specialitate astfel: 1. din proprie iniţiativă a personalului 2. la distribuirea către beneficiar a unui sistem Pentru a putea realiza opera iunile sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe următoarele elemente: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip modificare crt 1. Fi iere sistem Adăugare/modificare/ştergere Open/Read/Write obiecte 2. Registry Modificare intrări Open/Read/Write 3. Security Configuration and Adăugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Analysis fişiere de configurare a securităţii Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Procedura: Şeful compartimentului informatică al unităţii 284

1.

Analizează sistemul informatic din punct de vedere al: a. Destinaţiei b. Arhitecturii hardware i software

Tabelul 2

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.

3.

4. 5. 6. 7.

Persoana responsabilă cu instalarea produsului antivirus

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Beneficiarul sistemului

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

c. Vulnerabilităţii şi riscurilor la adresa securităţii la care este supus d. Stabilirii configura iei serviciilor de securitate şi a mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate cu ajutorul produsului antivirus Identifică şi alocă resursele necesare instalării şi sistemului: a. Umane b. Hardware c. Software Stabileşte metodologia de implementare a produsului antivirus privind: a. Persoana responsabilă cu instalarea produsului antivirus b. Pregătirea echipamentelor şi dispozitivelor c. Instalare produs antivirus în conformitate cu instruc iunile furnizorului d. Actualizare fi iere sistem şi configurare produs antivirus e. Verificare online existen a actualizărilor sistemului de operare f. Testarea funcţionalităţii g. Darea în exploatare Comunică beneficiarului condiţiile de exploatare a sistemului Actualizează setările şi configurările la nivelul reţelei Face parte din structura compartimentului informatic Pregăte te echipamentele, dispozitivele i pachetul software al produsului antivirus Instaleaza produsul în conformitate cu instruc iunile furnizorului Realizează actualizarea fi ierelor sistem i configurarea produsului Realizează actualizarea online a sistemului de operare i produsului antivirus Execută testarea func ionalită ii sistemului Primeşte sistemul instalat şi configurat Verifică func ionalitaea sistemului corespunzător cerinţelor formulate Asigură exploatarea sistemului Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.03.006 Backup stare sistem. Generare task. Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate realizării copiilor de siguran ă ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea si executarea opera iunilor vizând realizarea copiilor de siguran ă ale sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din aceste motive nu pot fi executate decât numai de personal de specialitate astfel: 1. pe baza unei planificări 2. din proprie iniţiativă Pentru a putea realiza opera iunile, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces la următoarele elemente:

285

Manual de proceduri

Nr. Denumire element crt 1. Fi iere de boot i fi iere sistem 2. Active Directory (numai pe domain controller) 3. Sysvol (numai pe domain controller) 4. Registry 5. Performance counter configuration 6. Component Services Class registration database

Drept

Tabelul 1. Tip acces

Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator

Read/Write Read/Write

Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator Administrator/Backup Operator

Read/Write Read/Write Read/Write Read/Write

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Planifică executarea opera iunilor sau avizează executarea acestora la Şeful ini iativa personalului compartimentului 2. Identifică şi alocă resursele necesare executării opera iunilor: informatică al unităţii a. Umane b. Hardware c. Software 3. Urmăre te executarea opera iunilor în conformitate cu metodologia Backing Up System State Data privind: a. Pregătirea echipamentelor, dispozitivelor i mediilor de backup b. Respectarea succesiunii opera iunilor c. Verificarea validită ii fi ierelor i mediilor de backup 4. Asigură condi iile de păstrare a fi ierelor i mediilor de backup 5. Pregăte te echipamentele, dispozitivele i mediile de backup Personalul de 6. Execută opera iunile de backup specialitate 7. Verifică validitatea fi ierelor i mediilor 8. La încheierea opera iunilor predă mediile de backup efului compartimentului informatică Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.03.007 Securizarea fişierelor în sistemele standalone cu Windows XP, folosind EFS (Encrypting File System) Scop: Procedura se va aplica pentru securizarea fişierelor de pe staţiile neincluse într-un domeniu şi pe care rulează Windows XP. De regulă, aceste staţii sunt destinate prelucrării documentelor cu caracter secret. Premise: Prin aplicarea sistemului EFS se generează securitatea fişierelor. Deoarece pe un sistem pot exista mai multe profile, fiecare fiind dedicat unui utilizator, inclusiv administratorul, s-a optat pentru această soluţie deoarece folosirea partajării fişierelor în modalitate EFS conferă acces la documente foarte strict. Astfel, dacă pentru un utilizator în cadrul profilului său, se realizează un folder cu specificarea de încriptare a conţinutului datelor conţinute în el, nici un alt utilizator (exclusiv administratorul) nu pot vizualiza datele din acel folder. În mod concret, vom nota cu A – utilizatorul cu drept deplin asupra folderului şi cu X – un utilizator necunoscut (exclusiv administratorul). Asupra unui fişier generat de A într-un folder partajat EFS, se constată prin teste că: 286

Administraţia Naţională a Penitenciarelor o A poate face ce vrea cu fişierul pe HDD, adică îl poate muta, redenumi, şterge o A poate copia fişierul pe un suport extern, dar este avertizat că acesta îşi pierde proprietatea de încriptare o A poate salva cheia pe suport extern, iar dacă o pierde o poate adăuga prin import de pe suportul pe care a salvat-o anterior o X nu poate vizualiza fişierul o X nu poate să copieze fişierul pe suport extern o X nu poate să copieze fişierul într-un alt folder de pe acelaşi HDD o X nu poate adăuga utilizatori cu drept de vizualizare a fişierului o X nu poate exporta cheia privată a lui A În acest mod, practic toată răspunderea menţinerii caracterului secret al unui fişier revine celui care îl generează iniţial. Administratorul sistemului este in mod implicit DRA, adica Data Recovery Agent. Deci numai el poate accesa datele criptate, în afara utilizatorului. Accesarea se face pe baza de ordin scris şi printr-o comisie al cărui membru este. Trebuie reţinut, că prin generarea fiecărui fişier în header-ul său se vor înscrie două chei: una privata din partea user-ului si una publica din partea DRA. Cu oricare din cele doua chei se poate accesa documentul. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea Responsabilul cu administrarea generării unui nou folder cu partajare EFS activată, într-un aplicaţiilor de sistem şi nou profil de utilizator pe un sistem Windows XP, neinclus în Responsabilul cu securitatea I.T. domeniu. 2. Dacă sistemul este în producţie, oferă delegare de Şeful serviciului/ direcţiei competenţă celui ce relaizează configurarea realizează autentificarea cu credenţialele Responsabilul cu administrarea 3. Se administratorului şi pe profilul utilizatorului care a solicitat aplicaţiilor de sistem şi încriptarea, se generează un folder. Responsabilul cu securitatea I.T. 4. Se dă dreapta click pe folderul selectat şi se selectează Utilizatorul care doreşte utilizarea Properties. partajării EFS. 5. Se selectează apoi Advanced. 6. Se încriptează fişierele prin selectarea opţiunii Encrypt contents to secure data. Click OK pentru a încripta fişierele. 7. Se ruleaza START\Run\mmc.exe. Apoi Add/Remove SnapIn si dublu click pe Certificates. 8. În interiorul Certificates, se alege Current User, Personal si apoi se da click pe certificat certificatului. 9. Apoi dreapta mouse si All tasks si apoi Export. 10. Apoi se alege Yes, export the private key si Next. 11. Se alege formatul de export si se bifeaza Delete the private key if the export is successful. 12. Certificatul exportat se salvează pe suport extern, notânduse cartacteristicile sale. 13. Se face log off, parasindu-se profilul administratorului. 14. Se informeaza utilizatorul despre operaţia realizata. Şeful serviciului/ direcţiei 15. Este informat despre finalizarea operaţiei. responsabile Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

287

Manual de proceduri

A00404 Aplicaţii A0.04.04.001 - Procedura de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server Premise: Instalarea aplicaţiei ZBuget pe un server se face o singură dată înainte de instalarea clienţilor pe staţii. Instalarea se face numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

Tabelul 1 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. serviciului/ direcţiei IT 3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un Inginerul de sistem server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Şeful compartimentului/ 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, dacă pe server în SQL există serviciului/ direcţiei IT baza de date ZBuget, dacă aceasta conţine tabele, view-uri, proceduri stocate, conturi de login, etc. şi aceasta funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

A0.04.04.002 - Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget la client. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei ZBuget la client. Premise: Modificarea aplicaţiei ZBuget la client se face ori de câte ori este necesar, după instalarea aplicaţiei la client. Modificarea se face numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

288

1.

Tabelul 1 Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Şeful compartimentului/ 2. serviciului/ direcţiei IT 3.

Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem. 5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. 6. Analizează solicitarea de operare a modificării aplicaţiei ZBuget Inginerul de sistem la un client şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 7. Efectuează operaţiunea de modificare a aplicaţiei ZBuget la un client, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare 8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de modificare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Şeful compartimentului/ 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă la client aplicaţia serviciului/ direcţiei IT funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

A0.04.04.003 - Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server. Premise: Modificarea aplicaţiei ZBuget pe un server se face ori de câte ori este necesar, după instalarea aplicaţiei pe server. Modificarea se face numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

1.

Şeful compartimentului/ 2. serviciului/ direcţiei IT 3.

Inginerul de sistem

4. 5. 6.

7.

8.

Tabelul 1 Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre necesitatea acestei operaţiuni. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii solicitate. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizează lucrarea inginerului de sistem. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. Analizează solicitarea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. Efectuează operaţiunea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a)Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b)Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. 289

Manual de proceduri Şeful compartimentului/ 9. serviciului/ direcţiei IT

Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă după modificările aduse pe server, la client aplicaţia funcţionează corespunzător. 10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii, eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

A0.04.04.004 - Procedura de backup a aplicaţiei ZBuget. Scop: Stabilirea modalităţii de realizare a unui backup pentru aplicaţia ZBuget. Premise: Backup-ul ( salvarea ) aplicaţiei ZBuget se face zilnic sau ori de câte ori este necesar. Backup-ul se face numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura: Şeful compartimentului/ 1. serviciului/ direcţiei IT 2. 3. 4. 5.

Persoana desemnată

6.

Şeful compartimentului/ 7. serviciului/ direcţiei IT Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Tabelul 1 Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de backup. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). Repartizează lucrarea unei persoane specializate. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de backup a aplicaţiei şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. Efectuează operaţiunea de backup a aplicaţiei, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele şi în termenul stabilit. Observaţii

A0.04.04.005 - Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget. Scop: Stabilirea modalităţii de refacere a datelor în urma unui dezastru. Premise: Refacerea bazei de date a aplicaţiei ZBuget se face în situaţia unui dezastru sau dacă este strict necesar. Refacerea se face numai de către personal specializat. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. 290

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Procedura: Tabelul 1 Şeful compartimentului/ 1. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de serviciului/ direcţiei IT refacere. 2. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale, umane, financiare, timp). 3. Repartizează lucrarea unei persoane specializate. 4. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii. Persoana desemnată 5. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de refacere a bazei de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar. 6. Efectuează operaţiunea de refacere a bazei de date, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Dacă este cazul, efectuează operaţia de instalare a aplicaţiei la client. 7. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT: a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare, b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate. Şeful compartimentului / 8. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu serviciului / direcţiei IT cerinţele şi în termenul stabilit. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.006 Procedură de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal Premise: Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind centralizarea informaţiilor privind cheltuielilor de personal. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (Cheltpers). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS 291

Manual de proceduri Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ două ore pentru instalare şi testare Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)

292

Tabelul 2 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei. 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: c) Instalarea şi configurarea bazei de date, d) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, e) Problemele apărute în procesul de instalare, f) Eventuale observaţii cu privire la instalare.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal pe serverul Web întreţinerea aplicaţiei – nivelul 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei. funcţionalitate şi interfaţă de 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, utilizare (b). ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Şeful serviciului responsabil 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu cu întreţinerea aplicaţiei întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei: a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu exploatarea aplicaţiei întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Secretariatul direcţiei 29. Înregistrează nota de răspuns specializate în exploatarea 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaţiei. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.007 Procedură de modificare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal Premise: Modificările aduse aplicaţiei Cheltuieli De Personal pot fi: a) Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei 293

Manual de proceduri Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare Baza de date Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a) 1. AccesDocumente de date Baza de date SetariAplicaţii Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a) 2. de date Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în b) 3. folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea exploatarea aplicaţiei aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii Şeful serviciului responsabil 7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării cu întreţinerea aplicaţiei modificărilor solicitate 9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.) d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor. Lucrătorul responsabil cu 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile întreţinerea aplicaţiei – nivelul nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a baze de date (a) solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.008 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea cu privire la bazele de date. 294

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi viewurilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat d) Trece la următoarea modificare. 15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: g) Modificările efectuate, h) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, i) Problemele apărute în procesul de modificare, j) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, k) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. Lucrătorul responsabil cu 17. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile întreţinerea aplicaţiei – nivelul nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare funcţionalitate şi interfaţă de a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită utilizare (b) intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.008 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei. 20. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat, d) Trece la următoarea modificare. 21. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu 295

Manual de proceduri

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 55. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. 56. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 59. Înregistrează nota de răspuns 60. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările aplicaţiei. Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.008 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal. Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Cheltuieli De Personal. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt. 1. Baza de date cheltpers Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

296

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Procedura: Şeful serviciului responsabil 1. cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date

cu 2. – 3. 4.

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul salvare fişiere

cu 5. –

6. 7. 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Tabelul 2 Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu există. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: a) codurile sursă ale aplicaţiei, b) documentaţia aplicaţiei c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.009 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Cheltuieli De Personal Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fişier de backup a bazei de date cheltpers 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei 297

Manual de proceduri Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt. 1. Serviciul SQL unde vor fi Echivalent cu System Administrator (sa) instalate bazele de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Şeful direcţiei specializate în 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. exploatarea aplicaţiei 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor 5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. Secretariatul direcţiei 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune. specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. cu întreţinerea aplicaţiei 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere. 9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Lucrătorul responsabil cu 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni. întreţinerea aplicaţiei – 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în nivelul baze de date manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date 13. Verifică integritatea datelor refăcute. 14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor. Lucrătorul responsabil cu 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a întreţinerea aplicaţiei – existenţei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fişiere 16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea Instalarea aplicaţiei Cheltuieli De Personal pe serverul Web. 17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei. 18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei. 298

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor 21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: a) Data şi ora la care a apărut problema. b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor d) Problemele apărute în refacerea datelor e) Modalităţi de rezolvare a problemelor 22. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.010 Procedură de instalare a aplicaţiei Regim de executare a pedepselor. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Regim de executare a pedepselor Premise: Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea regimurilor de executare a pedepselor de către persoanele private de libertate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (PMSDB_Extensie). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare

299

Manual de proceduri Resurse de timp - Aproximativ două ore pentru instalare şi testare Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date (a)

cu –

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate interfaţă de utilizare (b).

cu – şi

300

Tabelul 2 Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Regim de executare a pedepselor 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei. 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date 1.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei: a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 29. Înregistrează nota de răspuns 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaţiei.

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.011 Procedură de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor Premise: Modificările aduse aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor pot fi: a) Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date b) Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare 1. Baza de date Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de a) PMSDB_Extensie date 301

Manual de proceduri 2. 3.

Baza de date PMSDB Fişierele aplicaţiei

Citire a) - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul b) de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date (a)

302

Tabelul 2 Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării modificărilor solicitate 9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.) d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.012 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea cu privire la bazele de date. 14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi view-urilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, 1.

cu –

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate interfaţă de utilizare (b)

c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat, d) Trece la următoarea modificare. 15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. cu 17. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare – a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită şi intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.012 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei. 20. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat, d) Trece la următoarea modificare. 21. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate.

303

Manual de proceduri Şeful serviciului responsabil 23. cu întreţinerea aplicaţiei 24. 25. a) b) c) 26. Şeful direcţiei specializate în 27. exploatarea aplicaţiei 28. Secretariatul direcţiei 29. specializate în exploatarea 30. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: Modificările efectuate Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Înregistrează nota de răspuns Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările aplicaţiei.

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.012 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim De Executare A Pedepselor Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Regim De Executare A Pedepselor. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1 Nr. crt 1. 2. 3. 4.

Denumire element

Drept

Baza de date PMSDB_Extensie Baza de date master Baza de date msdb Fişierele aplicaţiei

Acces la baza de date Acces la baza de date Acces la baza de date Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful serviciului responsabil 1. cu întreţinerea aplicaţiei

304

Tabelul 2 Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Lucrătorul responsabil cu 2. întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date 3. 4. Lucrătorul responsabil cu 5. întreţinerea aplicaţiei – nivelul salvare fişiere

6. 7. 8.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu există. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: a) codurile sursă ale aplicaţiei, b) documentaţia aplicaţiei c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.013 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. crt 1. 2. 3. 4.

Denumire element Fişier de backup a bazei de date PMSDB_Extensie Fişier de backup a bazei de date msdb Fişier de backup a bazei de date master Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei

Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

305

Manual de proceduri Tabelul 2 Nr. crt 1. 2. 3.

Denumire element

Drept

Serviciul SQL unde vor instalate bazele de date Serviciul IIS Scripturile aplicaţiei

fi Echivalent cu System Administrator (sa) Drept de configurare a IIS Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei.

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Tabelul 2 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor 5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune.

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. cu întreţinerea aplicaţiei 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere. 9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Lucrătorul responsabil cu 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni. întreţinerea aplicaţiei – 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în nivelul baze de date manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date 13. Verifică integritatea datelor refăcute. 14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor. Lucrătorul responsabil cu 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a întreţinerea aplicaţiei – existenţei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fişiere 16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea Instalarea aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor pe serverul Web. 17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei. 18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei. 306

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Şeful serviciului responsabil 19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă cu întreţinerea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor 21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: 22. Data şi ora la care a apărut problema. 23. Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei 24. Soluţiile găsite pentru refacerea datelor 25. Problemele apărute în refacerea datelor 26. Modalităţi de rezolvare a problemelor Şeful direcţiei specializate în 27. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă exploatarea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 28. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei Secretariatul direcţiei 29. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei. specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.014 Procedură de instalare a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Secretariat Premise: Instalarea aplicaţiei Secretariat se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieşite din unitate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. Fişierele bazei de date folosite (secretariat_2008 – pentru sediu, smp – pentru unităţi). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane Utilizatori având următoarele drepturi: Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instalează aplicaţia Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare Nu sunt necesare resurse financiare 307

Manual de proceduri Resurse de timp Aproximativ două ore pentru instalare şi testare Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare (b).

308

Tabelul 2 Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Secretariat Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei. 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date 1. 2.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, b) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Şeful serviciului responsabil 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei: a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu Şeful direcţiei specializate în întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea exploatarea aplicaţiei beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Secretariatul direcţiei 29. Înregistrează nota de răspuns specializate în exploatarea 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaţiei. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.015 Procedură de modificare a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Secretariat Premise: Modificările aduse aplicaţiei Secretariat pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:

309

Manual de proceduri

Nr. crt 1.

Denumire element

2.

Fişierele aplicaţiei

Tabelul 1. Drept Tip modificare Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de a) date - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de b) pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia.

Baza de date Secretariat

Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

1. 2.

Secretariatul direcţiei 3. specializate în exploatarea 4. aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 5. exploatarea aplicaţiei 6. Şeful serviciului responsabil 7. 8. cu întreţinerea aplicaţiei 9. 10. a) b) c)

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date (a)

d) cu 11. –

12. 13.

14. a)

b) 310

Tabelul 2 Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Secretariat, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării modificărilor solicitate Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: Stabileşte modificările care pot fi efectuate Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.016 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat, secţiunea cu privire la bazele de date. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi viewurilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării,

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

c)

d) 15.

16. a) b)

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate interfaţă de utilizare (b)

c) d) e) cu 17. – şi 18. 19.

20. a)

b)

c)

d) 21. 22. a) b) c) d) e)

revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat, Trece la următoarea modificare. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: Modificările efectuate, Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, Problemele apărute în procesul de modificare, Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.016 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat, Trece la următoarea modificare. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: Modificările efectuate, Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, Problemele apărute în procesul de modificare, Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. 311

Manual de proceduri Şeful serviciului responsabil 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea exploatarea aplicaţiei beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 29. Înregistrează nota de răspuns Secretariatul direcţiei 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările specializate în exploatarea aplicaţiei. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.016 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Secretariat. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date Secretariat Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful serviciului responsabil 1. cu întreţinerea aplicaţiei

312

a) b) c) d) e) f)

Tabelul 2 Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: locaţiei de stocare a fişierelor, suporturile de stocare, tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), modul de arhivare a fişierelor, frecvenţa salvărilor, modul de versionare a salvărilor.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Lucrătorul responsabil cu 2. întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date 3.

Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu există. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute. Lucrătorul responsabil cu 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: a) codurile sursă ale aplicaţiei, întreţinerea aplicaţiei – b) documentaţia aplicaţiei nivelul salvare fişiere c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. 6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale. 7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător. 8. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.017 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Secretariat. Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Secretariat. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt Fişier de backup a bazei de date Secretariat 1. Fişier de backup a bazei de date msdb 2. Fişier de backup a bazei de date master 3. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei 4. Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt SQL unde vor fi instalate Echivalent cu System Administrator (sa) 1. Serviciul bazele de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei. 3. Scripturile aplicaţiei 313

Manual de proceduri Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 Şeful direcţiei specializate în 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei exploatarea aplicaţiei şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor 5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. Secretariatul direcţiei 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune. specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina cu întreţinerea aplicaţiei lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere. 9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web. 10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Lucrătorul responsabil cu 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni. întreţinerea aplicaţiei – 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în nivelul baze de date manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare – Refacerea bazelor de date 13. Verifică integritatea datelor refăcute. 14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor. Lucrătorul responsabil cu 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a întreţinerea aplicaţiei – existenţei celei mai recente versiuni. nivelul salvare fişiere 16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.014 – Procedura de instalare a aplicaţiei Secretariat, secţiunea Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul Web. 17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.014 – Procedura de instalare a aplicaţiei Secretariat, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei. 18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei. Şeful serviciului responsabil 19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. cu întreţinerea aplicaţiei 20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor 21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: a) Data şi ora la care a apărut problema. b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor d) Problemele apărute în refacerea datelor Modalităţi de rezolvare a problemelor 314

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

22. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.018 Procedură de instalare a aplicaţiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Acces Documente Premise: Instalarea aplicaţiei Acces Documente se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea documentelor intrate sau ieşite din unitate. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (AccesDocumente şi SetariAplicaţii). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ două ore pentru instalare şi testare Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

1. 2.

Tabelul 2 Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Acces Documente Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 315

Manual de proceduri Secretariatul direcţiei 3. specializate în exploatarea 4. aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 5. exploatarea aplicaţiei 6. Şeful serviciului responsabil 7. cu întreţinerea aplicaţiei 8.

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date (a)

cu –

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate interfaţă de utilizare (b).

cu – şi

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 316

Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei, sub aspectul Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Instalarea aplicaţiei Acces Documente pe serverul SQL 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei. 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Instalarea aplicaţiei Acces Documente pe serverul Web 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: e) Instalarea şi configurarea aplicaţiei, f) Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, g) Problemele apărute în procesul de instalare, h) Eventuale observaţii cu privire la instalare. 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei: a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu exploatarea aplicaţiei întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Secretariatul direcţiei 29. Înregistrează nota de răspuns specializate în exploatarea 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea aplicaţiei aplicaţiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.019 Procedură de modificare a aplicaţiei Acces Documente. Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Acces Documente Premise: Modificările aduse aplicaţiei Acces Documente pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare Baza de date Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a) 1. AccesDocumente de date Baza de date SetariAplicaţii Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a) 2. de date Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul b) 3. de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

317

Manual de proceduri Procedura: Beneficiarul aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date (a)

318

Tabelul 2 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Acces Documente, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării modificărilor solicitate 9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.) d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.020 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea cu privire la bazele de date. 14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi viewurilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat, d) Trece la următoarea modificare. 15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. Lucrătorul responsabil cu 17. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare a întreţinerea aplicaţiei – solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită nivelul funcţionalitate şi intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii interfaţă de utilizare (b) responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 18. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.020 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei. 20. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat, d) Trece la următoarea modificare. 21. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. Şeful serviciului responsabil 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate 319

Manual de proceduri 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea exploatarea aplicaţiei beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Secretariatul direcţiei 29. Înregistrează nota de răspuns specializate în exploatarea 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările aplicaţiei. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.020 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Acces Documente. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date AccesDocumente Acces la baza de date 2. Baza de date SetariAplicaţii Acces la baza de date 3. Baza de date master Acces la baza de date 4. Baza de date msdb Acces la baza de date 5. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a Şeful serviciului responsabil aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: cu întreţinerea aplicaţiei a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor. Lucrătorul responsabil cu 2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului întreţinerea aplicaţiei – serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care nivelul baze de date acesta nu există. 3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute. 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: Lucrătorul responsabil cu a) codurile sursă ale aplicaţiei, întreţinerea aplicaţiei – b) documentaţia aplicaţiei nivelul salvare fişiere c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. 320

Administraţia Naţională a Penitenciarelor 6. 7. 8. Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. Observaţii

PROCEDURA: A0.04.04.021 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Acces Documente Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Acces Documente. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fişier de backup a bazei de date AccesDocumente 2. Fişier de backup a bazei de date SetariAplicatii 3. Fişier de backup a bazei de date msdb 4. Fişier de backup a bazei de date master 5. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt 1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele Echivalent cu System Administrator (sa) de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful direcţiei specializate în 1. 2. exploatarea aplicaţiei 3.

Tabelul 2 Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 321

Manual de proceduri 4.

5. Secretariatul direcţiei 6. specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil 7. 8. cu întreţinerea aplicaţiei 9. 10. Lucrătorul responsabil cu 11. întreţinerea aplicaţiei – nivelul 12. baze de date 13. 14. Lucrătorul responsabil cu 15. întreţinerea aplicaţiei – nivelul salvare fişiere 16.

17. 18. Şeful serviciului responsabil 19. cu întreţinerea aplicaţiei 20. 21. a) b) c) d) e) Şeful direcţiei specializate în 22. exploatarea aplicaţiei 23.

322

Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date Verifică integritatea datelor refăcute. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a existenţei celei mai recente versiuni. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.018 – Procedura de instalare a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea Instalarea aplicaţiei Acces documente pe serverul Web. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.018 – Procedura de instalare a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: Data şi ora la care a apărut problema. Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei Soluţiile găsite pentru refacerea datelor Problemele apărute în refacerea datelor Modalităţi de rezolvare a problemelor Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei

Administraţia Naţională a Penitenciarelor Secretariatul direcţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei. specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Observaţii PROCEDURA : A0.04.04.022 Procedură de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise Premise: Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise se face în scopul punerii la dispoziţia serviciilor implicate a instrumentului de lucru privind gestionarea obiectelor interzise descoperite în penitenciare. Instalarea aplicaţiei se face numai de personal specializat. Pentru a putea face instalarea aplicaţiei, sunt necesare următoarele resurse: Resurse materiale - Server având instalat unul din sistemele de operare Microsoft Windows 2000, 2003, 2008. - Serviciul IIS instalat şi pornit pe acest server. - Framework ASP.NET minimum versiunea 2.0, configurat pentru a fi folosit cu IIS, pe acest server. Dacă ASP.NET nu este înregistrat să funcţioneze cu IIS, se configurează folosind instrucţiunile specificate la adresa http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/k6h9cz8h(VS.71).aspx. - Serviciul de acces la baze de date MSSQL instalat, configurat şi pornit pe acest server. - Scripturile pentru versiunea funcţională a aplicaţiei care va fi instalată. - Fişierele bazei de date folosite (ObiecteInterzise). Fişierele pot fi sub forma backup-ului sau fişiere .mdf şi .ldf. Resurse umane - Utilizatori având următoarele drepturi: - Drept de acces la resursele serverului pe care se instalează aplicaţia (discuri, servicii, reţea) - Drept de scriere a fişierelor pe discurile serverului - Drept de adăugare/modificare/ştergere a bazelor de date MSSQL de pe serverul SQL pe care se instalează aplicaţia - Drept de adăugare/modificare/ştergere a site-urilor web din IIS Resurse financiare - Nu sunt necesare resurse financiare Resurse de timp - Aproximativ două ore pentru instalare şi testare Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Obiecte Beneficiarul aplicaţiei Interzise 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei exploatarea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii Şeful serviciului responsabil 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o cu întreţinerea aplicaţiei 323

Manual de proceduri rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită: a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul SQL întreţinerea aplicaţiei – nivelul 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de date a aplicaţiei. baze de date (a) 11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit. 13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date. 14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare accesului la baza de date. 15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Instalarea şi configurarea bazei de date, b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d) Eventuale observaţii cu privire la instalare. Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul Web întreţinerea aplicaţiei – nivelul 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a aplicaţiei. funcţionalitate şi interfaţă de 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea, utilizare (b). ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie. 19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit. 20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date Verificarea funcţionării aplicaţiei 21. Face o verificare a funcţionării aplicaţiei, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a)Instalarea şi configurarea aplicaţiei, b)Eventuala neinstalare a aplicaţiei, împreună cu motivele pentru care aceasta nu a putut fi efectuată, c) Problemele apărute în procesul de instalare, d)Eventuale observaţii cu privire la instalare. Şeful serviciului responsabil 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă instalarea a fost efectuată în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând informaţiile privind instalarea aplicaţiei: a) Stadiul instalării aplicaţiei b) Serverul SQL pe care a fost instalata baza de date 324

Administraţia Naţională a Penitenciarelor c) Serverul IIS pe care au fost instalate scripturile aplicaţiei d) Eventualele motive pentru care aplicaţia nu a fost instalată e) Eventuale observaţii cu privire la instalarea aplicaţiei 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu Şeful direcţiei specializate în întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea exploatarea aplicaţiei beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 29. Înregistrează nota de răspuns Secretariatul direcţiei 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat instalarea specializate în exploatarea aplicaţiei. aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Observaţii

PROCEDURA : A0.04.04.023 Procedură de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise Premise: Modificările aduse aplicaţiei Obiecte Interzise pot fi: 1. Modificări privind funcţionalitatea la nivelul bazelor de date 2. Modificări privind funcţionalitatea şi interfaţa de utilizare a aplicaţiei Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor aplicaţiei. Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1. Nr. Denumire element Drept Tip crt modificare 1. Baza de date ObiecteInterzise Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a) de date - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul b) 2. Fişierele aplicaţiei de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de pe serverul pe care este instalată aplicaţia. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Tabelul 2 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Obiecte Beneficiarul aplicaţiei Interzise, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării 2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei Secretariatul direcţiei 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în specializate în exploatarea exploatarea aplicaţiei aplicaţiei Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei exploatarea aplicaţiei 6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii 325

Manual de proceduri Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date (a)

cu –

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul funcţionalitate interfaţă de utilizare (b)

cu – şi

326

7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei. 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării modificărilor solicitate 9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în care specifică motivele. 10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte: a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale, umane, financiare, timp) c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în tabelul 1.) d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv. 12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor specificate în procedura A0.04.04.024 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea cu privire la bazele de date. 14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi viewurilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul modificat, d) Trece la următoarea modificare. 15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei. 16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. 17. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului de funcţionalitate şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei, colaborează cu lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

18. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările, ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare. 19. Execută o salvare de siguranţă a fişierelor conţinând bibliotecile de funcţii şi a codului sursă, conform celor specificate în procedura A0.04.04.024 – Procedura de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea cu privire la codul sursă a aplicaţiei. 20. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare modificare: a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de funcţiile utilizate în bibliotecile de date şi în clasele de obiecte,a timpului de execuţie a funcţiilor, a funcţionării corespunzătoare a interfeţei, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei, b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării, revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia procesul, c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în fişierul conţinând codul sursă modificat, d) Trece la următoarea modificare. 21. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare finală a funcţionării corespunzătoare a aplicaţiei, împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 22. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei informaţii cu privire la: a) Modificările efectuate, b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au putut fi efectuate, c) Problemele apărute în procesul de modificare, d) Implicaţiile pe care le au modificările efectuate, e) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate. 23. Centralizează informaţiile primite de la lucrătorii responsabili cu întreţinerea aplicaţiei 24. Verifică dacă modificările au fost efectuate în conformitate cu cerinţele, în termenul stabilit, iar aplicaţia funcţionează corespunzător. 25. Întocmeşte o notă sintetică, cuprinzând, pentru fiecare solicitare: a) Modificările efectuate b) Modificările neefectuate, împreună cu motivele pentru care acestea nu au fost efectuate c) Eventuale observaţii cu privire la modificările efectuate 26. Înaintează nota şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 27. Pe baza notei primite de la şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei întocmeşte o notă de răspuns la solicitarea beneficiarului. 28. Trimite nota de răspuns secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 29. Înregistrează nota de răspuns 30. Trimite nota de răspuns beneficiarului care a solicitat modificările aplicaţiei.

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu

Observaţii

327

Manual de proceduri

PROCEDURA: A0.04.04.024 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Obiecte Interzise. Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 1 Nr. Denumire element Drept crt 1. Baza de date Obiecte Interzise Acces la baza de date 2. Baza de date master Acces la baza de date 3. Baza de date msdb Acces la baza de date 4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Tabelul 2 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte: a) locaţiei de stocare a fişierelor, b) suporturile de stocare, c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total), d) modul de arhivare a fişierelor, e) frecvenţa salvărilor, f) modul de versionare a salvărilor.

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul baze de date

2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu există. 3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de date 4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în conformitate cu modificările apărute. 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând: a) codurile sursă ale aplicaţiei, b) documentaţia aplicaţiei c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei. 6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a fişierelor, în raport cu competenţele sale. 7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost arhivate sau salvate corespunzător. 8. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.

Lucrătorul responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul salvare fişiere

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

328

Da

Nu

Observaţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor PROCEDURA: A0.04.04.025 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Obiecte Interzise Scop: Stabilirea modalităţii de reinstalare a bazelor de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise. Premise: Procedura detaliază paşii care trebuie executaţi pentru a aduce aplicaţia în stare de funcţionare. Recuperarea datelor presupune intervenţia pe trei nivele: a) Nivelul de baze de date b) Nivelul serviciului Web c) Nivelul aplicaţie Pentru aducerea aplicaţiei în stare de funcţionare sunt necesare următoarele: Tabelul 1 Nr. Denumire element crt 1. Fişier de backup a bazei de date Obiecte Interzise 2. Fişier de backup a bazei de date msdb 3. Fişier de backup a bazei de date master 4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării: Tabelul 2 Nr. Denumire element Drept crt 1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele Echivalent cu System Administrator (sa) de date 2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS 3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei. Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Procedura: Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Tabelul 2 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei. 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor. 3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia 4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru refacerea datelor 5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii. 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune. 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor. 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de baze de date şi/sau de fişiere. 9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui server de baze de date şi/sau a unui server web. 329

Manual de proceduri

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul baze de date

cu –

Lucrătorul responsabil întreţinerea aplicaţiei nivelul salvare fişiere

cu –

Şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei

Şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei

Secretariatul direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei Aspecte de verificat Aspecte de verificat

330

Da

10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor, existenţei celei mai recente versiuni. 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare – Refacerea bazelor de date 13. Verifică integritatea datelor refăcute. 14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a datelor. 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a existenţei celei mai recente versiuni. 16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.022 – Procedura de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea Instalarea aplicaţiei Obiecte Interzise pe serverul Web. 17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în procedura A0.04.04.022 – Procedura de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise, secţiunea Verificarea funcţionării aplicaţiei. 18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de refacere a aplicaţiei. 19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care au apărut în procesul de refacere a datelor 21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor, descriind: a) Data şi ora la care a apărut problema. b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor d) Problemele apărute în refacerea datelor e) Modalităţi de rezolvare a problemelor 22. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit. 23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea aplicaţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.

Nu

Observaţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Anexa 1 – Refacerea bazelor de date pentru aplicaţia Obiecte Interzise. 1. Restaurarea bazei de date master: a. Se opreşte serviciul SQL Server din Computer Management (Click-dreapta pe My Computer -> Manage -> Services and Applications -> Services) sau Control Panel ->Administrative Tools -> Services. b. Se porneşte serverul SQL în single mode: i. Start -> Run -> cmd.exe ii. cd “CaleSqlServer\mssql\binn\” (de regula este “C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Binn\”) iii. sqlservr.exe –c –m iv. se lasa ferestra de comenzi deschisa

c.

Se deschide Query Analyzer si se face login pe serverul local, cu userul sa. Daca apare un mesaj de eroare care indica faptul ca se poate face doar o conexiune in Single User Mode acesta se ignora (apare din cauza faptului ca este deschis panel-ul Object Browser care incearca sa mai deschida o conexiune). Se ruleaza urmatoarea comanda: RESTORE DATABASE master FROM DISK=’CaleUltimBackupMaster\master1.bak’ [, DISK=’CaleUltimBackupMaster\master2.bak’,…] pentru fiecare fişier masterN.bak din CaleUltimBackupMaster (de regulă este doar un fişier).

331

Manual de proceduri d. Ca urmare a comenzii de mai sus se va opri automat procesul sqlservr si se poate închide fereastra de comenzi DOS. e. Se porneşte serviciul SQL Server din Services. 2. Restaurarea bazei de date msdb: a. Se opreşte serviciul SQL Server Agent, dacă este pornit. b. Se rulează în Query Analyzer comanda: RESTORE DATABASE msdb FROM DISK=’CaleUltimBackupMsdb\msdb1.bak’ [, DISK=’CaleUltimBackupMsdb\msdb2.bak’,…] pentru fiecare fişier msdbN.bak din CaleUltimBackupMsdb (de regulă este doar un fişier). 3. Restaurarea bazei de date ObiecteInterzise: a. Se rulează în Query Analyzer comanda: RESTORE DATABASE ObiecteInterzise FROM DISK=’CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise1.bak’ [, DISK=’CaleUltimBackupObiecteInterzise\ObiecteInterzise2.bak’,…] pentru fiecare fişier ObiecteInterziseN.bak din CaleUltimBackupObiecteInterzise (de regulă este doar un fişier). 4. Se pornesc serviciile SQL Server şi SQL Server Agent din Services.

332