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MANUAL DE BIENVENIDA

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo. Este manual resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible. En sentido estricto, no es posible determinar cuándo se inicia y en dónde termina la introducción del personal de nuevo ingreso; de hecho ésta principia desde el momento en que la persona es recibida para presentar su solicitud y se le proporciona información sobre la vacante que se pretende cubrir. Normalmente, puede considerarse como terminada cuando el empleado ha tenido tiempo suficiente para digerir la información requerida y aplica con un grado razonable de éxito lo que ha estado aprendiendo. Sin embargo, uno de los aspectos más delicados del proceso de inducción tiene lugar el primer día de labores, el cual habitualmente resulta indeleble en la memoria. Es por ello que, independientemente de su contenido técnico, es imperativo considerar que cuando se inician por vez primera las actividades en una organización, los individuos exacerban su necesidad de apoyo, seguridad y aceptación; de tal suerte que las actividades realizadas deben estar matizadas por una actitud cordial. La magnitud y formalidad del plan de inducción estarán determinadas por el tipo de organización de que se trate y por las actividades que realice; sin embargo, la mayoría de los planes contienen información sobre la organización, las políticas de personal, las condiciones de contratación, el plan de beneficios para el empleado, los días de descanso que tiene la organización, el trabajo a desempeñar, la forma de pago (cheque, depósito en banco, efectivo, etc.). Todos estos aspectos y otros más se encuentran contenidos en el llamado Manual de Bienvenida entregado a cada nuevo trabajador. El plan de acogida tiene como objetivo facilitar la toma de contacto del trabajador que se incorpora a una organización con el puesto de trabajo, el entorno dónde se desarrolla y los recursos y servicios de qué dispone para ejercer sus responsabilidades. El plan de acogida regula el proceso de acogida, es decir, establece el protocolo a seguir en las diferentes fases de la recepción de un trabajador. Un proceso de acogida tiene cuatro fases: preparación, acogida previa, incorporación y seguimiento. Es conveniente disponer de un protocolo que recoja los recursos necesarios en cada una de estas fases, tanto materiales como personales. El principal recurso material del plan de acogida es el manual de acogida. El proceso de acogida tiene que ser personalizado. Es deseable hacerlo de manera individual aunque se incorporen varias personas. Manual de acogida: Documento impreso (tiene mucho más impacto que un documento virtual) que se entrega al trabajador antes del día de su incorporación. Contiene una descripción sintética

pero completa de: o Historia de la organización. o Misión y valores de la organización. o Organigrama: órganos, departamentos, áreas, etc. o Marco normativo: legislación del sector, normativa sobre tiempo de trabajo (jornada, permisos, vacaciones, incapacidad temporal, representación sindical, etc.). o Descripción de las instalaciones y su utilización. o Medios materiales de trabajo y normativa de uso. o Protocolos de seguridad (emergencias) y medidas de prevención de riesgos laborales (recomendaciones, Comité de Seguridad y Salud Laboral). Recursos formativos (cursos, formación continua, planes de formación). o Canales de participación y comunicación interna. o Beneficios sociales (servicios de restauración, mutuas, bonificaciones, seguros, servicios de deportes, políticas de conciliación trabajo/vida privada, etc.) o Guía de teléfonos, e-mails y direcciones de interés organizativo. o Glosario de terminología propia de la organización. ß El manual de acogida puede abrirse con una carta de presentación del director o responsable máximo. ß En grandes organizaciones, diversificadas y con múltiples áreas de actividad, pueden elaborarse manuales de acogida específicos para las diferentes áreas.

Tras el proceso de selección, llega el primer día de trabajo. Lo que se encontrará el candidato al cruzar la puerta de la entrada dependerá de muchos factores, pero lo que sí es seguro, en cualquier caso, es que, como decía Oscar Wilde, “no hay una segunda oportunidad para una primera impresión”. Por eso, que las compañías dispongan y elaboren un manual de bienvenida puede llegar a marcar la diferencia en este tipo de situaciones, especialmente si se quiere reclutar y captar al mejor talento y fidelizar a los trabajadores. Ciertos estudios así lo recomiendan, entre ellos el elaborado por la Academy of Management Journal, según el cual los primeros tres meses que una persona pasa en la empresa son fundamentales para entablar una buena relación con la organización y los compañeros de trabajo.

¿Qué es un manual de bienvenida? El manual de bienvenida en una compañía -también conocido como manual de acogida– es un documento que sirve de orientación para las personas que se incorporan a una organización. El objetivo del manual es integrar a la persona en su nuevo entorno de la manera más sencilla que sea posible. Según expone el Gobierno de Canarias en su Guía para la elaboración de un plan de acogida, se trata de un instrumento con una doble finalidad. “Por un lado, cualquier organización necesita que sus empleados se integren cuanto antes en su centro de destino y conozcan las funciones y tareas del puesto de trabajo que van a desempeñar para realizarlas con eficacia en el menor tiempo posible. Por otro lado, también resulta de interés transmitir aquellos valores y cultura de la organización en la que el empleado ingresa”.

¿Qué debe recoger un manual de bienvenida?

Aunque la redacción de un manual de bienvenida varía de unas organizaciones a otras, conviene que contenga la siguiente información:  

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Mensaje de bienvenida, generalmente a cargo del director general o responsable de la organización. Presentación de la empresa. En este apartado conviene ofrecer a la persona que se incorpora nociones básicas de cómo está estructurada la empresa, a qué sector o sectores se dirige, o si la empresa tiene otras sedes. También deben incluirs e aspectos fundamentales de la organización, como la Misión, Visión y Valores, la política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), la historia de la empresa o los premios y distinciones más relevantes logrados hasta la fecha. Información de utilidad para el trabajador. En esta sección incluye toda aquella información necesaria para desempeñar su actividad: desde la normativa interna de la compañía y su política retributiva, hasta el horario de trabajo que el trabajador debe cumplir, la gestión de vacaciones o cómo tramitar los permisos y bajas.

Es importante recordar que el manual de bienvenida debe incluir cualquier información que pueda resultar de interés para los trabajadores que se incorporan. Es importante que se vaya actualizando a medida que evoluciona la empresa y, para que su lectura sea sencilla, su lenguaje debe ser lo más directo, sencillo y atractivo que sea posible.

Dar la bienvenida en equipo Además de un buen manual de acogida en una compañía conviene que el proceso de bienvenida esté bien planificado y que se informe a las personas implicadas de qué deben hacer. Y es que, en este caso, la improvisación no es la mejor manera de crear una buena impresión en la persona que se acaba de incorporar. Además, conviene recordar que el proceso de bienvenida no debe terminar en ese primer día, sino que conviene realizar un seguimiento de las nuevas incorporaciones para garantizar que el proceso de adaptación a la compañía se realiza de manera adecuada.

2.1. BIENVENIDA El manual debe iniciarse en cualquier caso con un saludo o carta de bienvenida por parte de la dirección de la empresa con la que se pretende iniciar un clima de confianza mutua trabajador/empresa, a la vez que sirve como presentación del manual y para que el trabajador entienda la importancia de éste.

Los nuevos empleados necesitan de una buena orientación para introducirse en su puesto de trabajo con éxito, pero muchas empresas no plantean un plan de bienvenida, lo cual repercute en problemas de integración que incluso pueden entorpecer la labor de otros trabajadores. Debemos comprender que la bienvenida debe ser un acto informativo y por ello es positivo comenzar con una reunión con su responsable en la que se presenten los datos básicos sobre la organización, aunque suponga repetir lo ya comunicado en la entrevista de trabajo, pues es ahora cuando esta información resulta más relevante para el trabajador. Es buena idea contar con un manual de bienvenidaque se pueda entregar de forma física al empleado, en el que se transmita información compleja o que es positivo que sea accesible en cualquier momento, sin tener que consultar a otros empleados. El primer día puede dedicarse a su estudio y puede tener datos como por ejemplo: 

Normativa de seguridad (incluyendo la situación de los botiquines de emergencia, salidas de incendios, extintores y otra información relevante ante urgencias)

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Normas básicas de la empresa (uso del material de oficina, respeto de las zonas de trabajo, etc...)

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Horarios, turnos de trabajo, establecimiento de vacaciones...

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Organigrama actualizado con fotografías de los principales responsables, para que puedan ser reconocidos

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Historia resumida de la empresa y su filosofía

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Procedimiento ante incidentes o momentos críticos (con quién debe hablar, a quién debe consultar y con qué medios)

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Directorio telefónico y/o de extensiones telefónicas

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¿Qué gastos soporta la empresa? Se puede informar sobre qué gastos de transporte, comidas, horas extras, etc... soporta la empresa y qué proceso debe seguirse

Ahora que se ha incorporado debería ser presentado ante sus compañeros. Se creará un seguimiento inicial que se puede configurar mediante reuniones semanales y un plan de formación que le ayudará a manejar los sistemas informáticos de su puesto, entre otras cosas, pudiendo serle asignado un tutorque le ayudará en sus primeras semanas. El empleado debe sentirse arropado por la propia organización, además de por otros trabajadores, de modo que gane en confianza y pueda alcanzar rápidamente un buen rendimiento. Aún así, la bienvenida es una asignatura pendiente para muchas empresas. El manual de bienvenida: los apartados básicos

¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde Talentos Reunidos queremos facilitarte esta tarea con las siguientes sugerencias: 3 Objetivos del Manual:  

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Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida…) con la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa. Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

Redacción de contenido digital y/o impreso    

Información actual y verídica. Estilo ameno, atractivo y sencillo Texto breve, conciso y directo Imágenes impactantes y adecuadas .

Estructura del contenido

Organizado y ordenado, acompañado con ilustraciones y un diseño versión móvil, impactante, con colores acordes a la identidad de la empresa.

6 Apartados básicos #1 Portada y contraportada : diseño personalizado y creativo.

#2 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida personalizado del Director o Gerente de la empresa.

#3 Presentación de la empresa Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios que ofrece…. Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc. El proyecto corporativo : misión, visión y valores. Logros: clientes, premios y distinciones. Política y estrategia de calidad e innovación. Política de RSC y compromisos de la empresa. Política de igualdad de oportunidades.

#4 Información de interés general

Respecto al puesto de trabajo: – Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca de las medidas de prevención; servicio médico, reconocimientos médicos. – Normativa interna respecto instalaciones…

al

tabaco,

cuidado

de

las

–Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas en el puesto de trabajo… – Trámites de contratación, nómina, pagas extras y fecha de cobro de salario. – Política retributiva. – Horario, permisos, bajas y ausencias. – Vacaciones. – Gestión del talento: política de formación, promoción interna, evaluación del desempeño… – Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros, servicios adicionales que ofrece la empresa…

#5 Información útil – Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna disponibles. – Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.

– Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones… – Servicio de documentación físico y virtual. – Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada área o departamento. – Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos. -Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones… –Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso. -Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales. – Actividades sociales y programas de voluntariado.

#6 Otra información práctica -Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad. -Teléfonos y correos electrónicos de interés.

Bibliografía Alba, J. C. (Noviembre de 2014). Guía para la elaboración de un manual de acogida en prevención de riesgos laborales. Obtenido de www.diba.cat: https://www.diba.cat/documents/467843/53227647/guia_+elaboracion_manual_acogida _prl.pdf/e2afc455-c86b-448f-9083-8b62a60b78bb Humà, F. F. (Diciembre de 2004). UNIDAD DE CONOCIMIENTO, El plan de acogida. Obtenido de factorhuma.org: https://factorhuma.org/attachments_secure/article/8316/acollida_def_cast.pdf Víctor Heredia Espinosa, F. A. (s.f.). Unidad 8, Inducción. Obtenido de ual.edu.mx: http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Admon_Recursos_Humanos/Pdf/Unidad_8.pdf Zapata, L. (26 de Febrero de 2014). El manual de bienvenida. Obtenido de talentosreunidos.com: https://talentosreunidos.com/2014/02/26/el-manual-de-bienvenida/