Managementul Proiectelor 2

Organizaţia Naţională “Cercetaşii României”

MANAGEMENTUL PROIECTELOR ŞI SCRIEREA CERERILOR DE FINANŢARE Suport de curs pentru modulul ”Proiecte” - formare lideri de unitate -

Acest document a putut fi elaborat datorită echipamentului pus la dispoziţie de Regiunea Europeană Scout prin Fondul Centenarului-pentru ONCR. Materialul inclus nu poate fi folosit în afara organizaţiei fără acordul autorilor. Ultima versiune : 2.03.2000 Stadiul documentului : în lucru

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

INTRODUCERE: A scrie un proiect, al gestiona şi a obţine bani pentru a-l pune în practică este una din provocările la care trebuie să răspundă orice organizaţie implicată în comunitatea din care face parte. Ca lideri SCOUT veţi fi puşi deseori în această poziţie, de coordonatori de proiecte.Indiferent de unde provine ideea, dinspre cercetaşi sau lideri, ea va trebui transpusă într-un proiect şi va trebui să obţineţi bani pentru a o pune în practică. Manualul care urmează, deşi poate vi se va părea prea teoretic sau prea complicat pentru necesităţile de moment la care trebuie să faceţi faţă, se doreşte a fi un instrument util de lucru în acest demers, al scrierii şi gestionării eficiente a unui proiect. Ceea ce vă propunem, în paginile ce urmează, cu referire în special la modulul ”Scrierea cererilor de finanţare” are structura unui joc de puzzle, este alcătuit din elemente separate pe care trebuie să le fabricaţi şi să le puneţi laolaltă într-o anumită poziţie şi ordine pentru a obţine produsul final O perspectivă utilă din care poate fi privit conceptul de “puzzle –book” este cea a fabricantului de puzzle.Este prea dificil pentru el să alcătuiască imaginea. Morala ar fi: ” IA FIECARE PARTE ŞI OCUPĂ-TE DE EA PĂNĂ O TERMINI, DUPĂ CARE POŢI ÎNCEPE ALTA” Este totuşi de menţionat că nu se poate vorbi de o “reţetă universală” ce se poate aplica în orice situaţie. Ceea ce urmează este numai un instrument acordat la principiile unei majorităţi a finanţatorilor .Fiţi flexibili şi căt mai creativi.

Pentru orice nelămuriri, comentarii sau adăugiri în ceea ce priveşte conţinutul materialului, vă puteţi adresa direct lui Paul Iacobaş pe adresa de e-mail [email protected].

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

2

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

A.MANAGEMENTUL PROIECTULUI CONCEPTE: Program: -un set de activităţi sau proiecte care constituie o abordare integrată pentru îndeplinirea misiunii sau obiectivelor organizaţiei Propunere(cerere de finanţare):- un document, de multe ori scris pentru surse de finanţare, care expune o activitate ce urmează a fi întreprinsă şi resursele necesare pentru a o realiza. Proiect: - un set de activităţi specifice pentru atingerea unui scop sau a unui obiectiv. Elementele caracteristice ale unui proiect sunt: Are un început şi un sfărşit bine definite  Implică o varietate de activităţi, evenimente şi sarcini  Utilizează o varietate de resurse  Are un grad mai mare sau mai mic de autonomie faţă de activităţile zilnice ale organizaţiei.  Are ca scop o schimbare, percepută ca favorabilă de către iniţiatorii săi Astfel, o posibilă definiţie a proiectului ar putea fi: 

Orice ansamblu care implică un număr oarecare de activităţi, are un început şi un sfărşit şi are ca drept scop o schimbare. Tipuri de proiecte: Proiectul educativ: este un ansamblu de principii generale, de obiective pe termen lung al organizaţiei necesită punerea în practică a unei succesiuni de proiecte pedagogice Proiectul pedagogic: este o sumă de obiective pedagogice, însoţite de mijloace specifice, cu scopul de a pune în practică proiectul educativ. obiectivele se prezintă în termeni de : a şti, a şti să faci, a şti să fii şi ţin cont de cei cărora li se adresează se traduce prin realizarea unuia sau mai multor tipuri de activitate. Proiectul de activitate: este un scop stabilit de noi şi pentru care ne organizăm este găndit şi realizat pentru a rezolva o problemă a organizaţiei sau a comunităţii

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

3

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

CICLUL MANAGERIAL AL UNUI PROIECT (SPIRALA PROIECTULUI): 1.REVEDEREA situaţiei din prezent

4.EVALUAREA rezultatelor

2.PROIECTAREA acţiunilor viitoare

3.IMPLEMENTAREA Proiectului În “viaţa” unui proiect se pot descrie 4 faze, care în principiu, se circumscriu ciclului managerial al unui proiect: I.concepţie II.planificare III.implementare IV.încheiere 1.CONCEPŢIE: ♦ Identificarea problemei şi definirea scopului proiectului ♦ Formularea obiectivelor ♦ Estimarea surselor financiare necesare ♦ Pregătirea propunerii de proiect 2.PLANIFICARE: ♦ Realizarea unei planificări şi a unui buget al proiectului ♦ Alocarea resurselor(umane, materiale, financiare, timp şi informaţionale) ♦ Formarea echipei de proiect 3.IMPLEMENTARE ♦ Pregătirea şi derularea activităţilor ♦ Monitorarea permanentă a costurilor şi activităţilor ♦ Evaluarea periodică a proiectului ♦ Realizarea rapoartelor intermediare 4.ÎNCHEIERE ♦ Încheierea tuturor angajamentelor şi contractelor legate de proiect ♦ Evaluarea finală ♦ Realizarea rapoartelor finale Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

4

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

I CONCEPTIA: Problema Asa cum am mai spus, orice proiect are ca drept scop o schimbare, in bine a situaţiei beneficiarilor proiectului.Deci iniţiatorii doresc umplerea lacunei dintre situaţia prezentă şi cea pe care ei o doresc la sfârşitul proiectului.Situaţia de la sfârşitul proiectului poate reprezenta fie soluţia finală dorită pentru problemă, fie soluţia parţială, dar realistă, care poate fi atinsă cu resursele limitate avute la dispoziţie. Scopul proiectului Scopul unui proiect reprezintă rezolvarea problemei, sau cu alte cuvinte scopul este stadiul în care dorim să ajungă problema în urma proiectului. Recomandări: ♦ Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis ♦ Încercaţi să evitaţi apariţia conjuncţiei”şi” pentru a despărţi doua propoziţii, pentru că altfel s-ar putea să fie vorba de două scopuri. Obiectivele proiectului Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului.Obiectivele sunt paşii care trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop. Trebuie avută mare atenţie cănd se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu metodele .Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele.Obiectivele reprezintă un sfărşit în timp ce metodele reprezintă un drum.Cea mai bună regulă de deosebire este următoarea :dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul enunţat, probabil că, de fapt, aţi enunţat o metodă.Un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci ceea ce vrei să obţii prin ceea ce faci. De asemenea, pentru ca un obiectiv să fie corect definit el trebuie să fie SMART (Sspecific, M-măsurabil, A-uşor de Atins, R-realistic, T-definit în Timp). Grupul ţintă: Reprezintă persoanele sau categoria de persoane căreia i se adresează proiectul. Beneficiarii: Reprezintă persoanele sau categoria de persoane care vor avea de căştigat în mod direct sau indirect , de pe urma proiectului.Ei pot fi aceiaşi cu grupul ţintă sau nu.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

5

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

II.PLANIFICAREA: De ce să planificăm? “dacă nu ştii unde vrei să ajungi, orice plan e bun”(Peter Drucker) O bună planificare va lua ceva timp şi resurse , dar va salva cheltuieli, timp şi va evita multe erori în cursul derulării proiectului.De multe ori, planificarea poate duce la concluzia că proiectul nu este fezabil sau este prea mare pentru puterile organizaţiei şi va permite renunţarea la el înainte de a intra în cheltuieli majore. Prin planificare vei putea:  Şti ce şi cănd trebuie făcut,  Şti ce resurse sunt necesare şi cănd,  Întocmi un buget al proiectului,  Monitora, evalua şi eventual corecta cursul proiectului,  Realiza proiectul în timpul, cu costurile şi la performanţa dorită.

Planificarea în timp a activităţilor are scopul de a:  Stabili dependenţele între activităţi şi succesiunea optimă,  Estima durata reală a fiecărei activităţi şi lista resurselor necesare. Iată o metodă de planificare a activităţilor: 1.Pentru fiecare obiectiv al proiectului, decide strategia optimă şi acţiunile pe care le implică. 2.Pentru fiecare acţiune, descrie activităţile elementare pe care le presupune. 3.Pentru fiecare activitate estimează durata şi resrsele necesare(poţi utiliza o foaie separată pentru fiecare activitate). 4.Ordonează activităţile în succesiunea lor logică.Unele activităţi pot avea loc în paralel. 5.Unele activitaţi pot depinde de aceaşi resurse sau de rezultatul altor activităţi.Reordoneazăle într-o succesiune corectă. 6.Stabileşte limitele de timp în care o activitate poate avea loc. Pentru a avea o vedere de ansamblu a etapelor proiectului este bine să foloseşti o diagramă GANTT. Proiect: Stagiu de instruire lideri de unitate Deva, modulul: Proiecte, data 10-12 martie 1999 Activitate

Durată

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

Responsabil

IAN

6

FEB

Departamentul Formare 1999

MAR

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

a) Întrunirea echipei de 1 zi X organizare b) activităţi ale echipei 10 zile Y pt.pregătire stagiu şi trimitere invitaţii c) expediere invitaţii 1 zi Y ……………………… …. d) derularea stagiului 2 zile Z Planificarea resurselor umane(echipa):

X X

X X XX

Deşi resursele includ o varietate de elemente (echipament, materiale, bani, informaţii), cea mai importantă resursă a unui proiect şi a unei organizaţii este cea umană. În continuare vă invităm să parcurgeţi următorul test de autocunoaştere, pentru a vă putea determina rolul într-o echipa(vezi anexa 3). Stadii de dezvoltare a unei echipe: Echipa “imatură”:  relaţii personale caracterizate prin dependenţă  membrii se bazează pe comportamente cunoscute, pe autoritatea conducătorului  o parte mare din timp este alocată de fiecare acceptării sale de către ceilalţi  se evită confruntările Echipa”fracţionată”:  se caracterizează prin conflict şi competiţie  apar momente mai tensionate, în care membrii trebuie să-şi modeleze comportamentele  se structurează o ierarhie informală  unii membrii au un comportament de retragere alţii au tendinţa de a domina Echipa”unită”:      Echipa”eficientă”:     

creşte coeziunea între membrii grupului apare conştiinţa de apartenenţă la grup grupul îşi stabileşte norme şi tipare de funcţionare există un real şi eficient schimb de informaţii între membrii grupului există pericolul ca membrii să fie prea ataşaţi de valorile grupului, fiind reticenţi la scimbare, la includerea de noi membri nu toate grupurile ajung în această etapă apare interdependenţa reală între membrii grupului se poate lucra la fel de bine individual, in subgrupe sau cu întreg grupul loialitatea şi eficienţa grupului este maximă identitatea grupului este cristalizată

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

7

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

 teama de schimbare dispare Încheierea: Neluarea în seamă a acestei etape poate duce la crize majore.Cănd încheierea unei sarcini nu se realizaeză , problemele neterminate într-un grup vor fi transferate către alte grupuri, blocăndu-le.Este foarte important ca pentru sănătatea grupului, ca fiecare acţiune să fie dusă la bun sfărşit.Încheierea reprezintă atingerea unui echilibru între participanţi care le va permite să se despartă şi să plece chiar dacă există un conflict.Ca manager, este bine să cunoşti aceste etape.În viaţa unui grup”nu există scurtături” iar “sărirea peste etape” nu poate aduce nimic bun. Idei pentru un bun conducător: Puneţi-vă în locul celorlalţi:  imaginaţi-vă tipul de lider pe care aţi dori să îl aveţi şi apoi comparaţi-vă cu acea imagine  faceţi distincţie între calităţi şi aptitudini, primele vă conturează ceea ce sunteţi ca om, iar ultimele pot fi îmbunătăţite  vedeţi ce aptitudini vă sunt absolut necesare, iar acolo unde aveţi puncte slabe, “faceţi rost “ de oameni care sunt mai buni în acele domenii Luaţi decizii:  pănă la un punct, orice decizie este mai bună decăt niciuna.  Nu lăsaţi povara deciziilor dificile pe umerii altora, decăt dacă aceasta intră în responsabilitatea lor şi doresc să şi le asume  Nu luaţi toate deciziile singuri, consultaţi echipa, altfel ea se va simţi inutilă Încercaţi să vă menţineţi EU-l în afara problemei  Încurajaţi recunoşterea meritelor echipei.Nu ţineţi totul pentru voi.  Dacă există unele avantaje: (excursii, dineuri, înstruiri) împărţiţi-le cu ceilalţi.  Evitaţi să spuneţi”EU” cănd ar trebui să spuneţi “NOI”, sau “AL MEU” cănd trebuie să spuneţi “AL NOSTRU”.  Nu uitaţi, succesul este al tău, dar în primul rănd datorită echipei pe care o coordonezi Căutaţi să fiţi un lider eficient:      

Fiţi sigur că sunteţi clar în tot ceea ce comunicaţi echipei Aşteptaţi-vă la calitate superioară, nu la perfecţiune Căutaţi să fiţi cel mai bun lider, nu cel mai bun prieten Creaţi oameni de rezervă în cadrul echipei Delegaţi responsabilităţi Administraţi-vă timpul corect

Coordonaţi oamenii într-un mod care să-I ajute:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

8

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Ajutaţi oamenii să reuşească Ajutaţi oamenii să evolueze şi să-şi descopere numeroasele lor calităţi Ajutaţi oamenii să se simtă importanţi, implicaţi şi valoroşi Descoperiţi ce fel de apreciere motivează o persoană Fiţi precis, scurt şi clar în instrucţiunile pe care le daţi Fiţi flexibil Folosiţi-vă umorul pentru ai ajuta pe ceilalţi în momentele dificile Informaţi oamenii Implicaţi oamenii în hotărările care îi afectează Fiţi întotdeauna corect Apreciaţi pe fiecare cu “mulţumesc” şi cu recompense corespunzător cu ceea ce le face plăcere, cu nevoile, motivaţiile şi aşteptările lor.  Recompenseaza-te, şi tu eşti un lucrător! Planificarea financiară a proiectului(bugetul de proiect):           

Etape în realizarea bugetului: 1. Planifică activităţile proiectului 2. estimează cheltuielile pentru fiecare activitate 3. estimează posibilele surse de venit 4. realizază o planificare în timp a cheltuielilor şi veniturilor Bugetul proiectului poate fi organizat în mai multe moduri: 1.Buget pe categorii de cheltuieli( masă, cazare, transport, salarii, consumabile, chirii, promovare, publicaţii, diurne, protocol,cheltuieli neprevăzute, etc,) 2. Buget pe acţiuni 3. Buget pe surse de venit 4. O combinaţie între acestea . III.FAZA DE IMPLEMENTARE: De ce să controlăm proiectul?: Aşa cum arătam mai devreme, doar a face ceva nu este suficient, trebuie şi să atingi obiectivele, să respecţi programarea şi să nu depăşeşti resursele alocate. Controlul timpului: Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului, este neprevăzutul.E incontestabil că neprevăzutul apare, aici nu e nimic de făcut.Alte probleme de implementare ce ţin de timp sunt: • Nerespectarea termenelor pentru acţiuni • Prea multe”sarcini aproape gata” • Prea multe”acţiuni prioritare” pe listă • Un număr prea mare de întâlniri extraordinare ale echipei Aceste probleme , şi altele, pot fi rezolvate prin:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

9

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

• • • • •

suport de stagiu

Evaluare permanentă Acţiuni corective la timpul potrivit Negociere, cănd e cazul Acordarea de suficientă libertate managerului de proiect Sprijin pentru proiect din partea restului organizaţiei

Controlul costurilor: Folosirea corectă a resurselor financiare şi respectarea bugetului sunt responsabilităţi de bază a managerului de proiect.Acest lucru presupune trei cerinţe de bază: 1. bugetul iniţial a fost bine găndit 2. bugetul este continuu monitorat pe parcursul proiectului 3. nivelul de responsabilitate şi limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toţi membrii echipei. Dacă, în ciuda acestora, proiectul intră în criză financiară aveţi de ales dintre mai multe alternative: suplimentarea veniturilor proiectului nerealizarea în întregime a obiectivelor nerespectarea calităţii nerespectarea planificării în timp  oprirea proiectului În general toate aceste decizii depăşesc nivelul de autoritate al managerului de proiect, mai ales cea referitoare la oprirea proiectului, unde decisiv în luarea unei decizii va fi politica sau prestigiul organizaţiei.    

IV.FAZA DE ÎNCHEIERE: La terminarea proiectului e momentul să răspundem la întrebarea:A fost sau nu acesta un succes?Răspunsul la o asemenea întrebare se realizază prin evaluare.Să ne reamintim că: un proiect cu adevărat de succes este realizat la timpul prevăzut , cu resursele alocate şi la nivelul de performanţă dorit. Evaluarea va trebui să răspundă la toate aceste elemente.Pentru acesta trebuie să stabilim , încă de la început o schemă de evaluare a proiectului, schemă ce presupune stabilirea unor criterii, indicatori şi standarde de performanţă şi calitate al căror rol este de a ne ajuta să răspundem la întrebarea: A avut proiectul rezultatul şi impactul dorit? EVALUAREA: Ce evaluăm? Evaluarea se concentreză asupra a patru aspecte principale:  resurse investite

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

10

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

 activităţi desfăşurate  rezultate obţinute  impactul realizat şi trebuie să răspundă la următoarele întrebări:     

În ce măsură proiectul şi-a atins obiectivele şi dacă nu, de ce nu? În ce măsură munca (activitatea) a meritat să fie prestată? În ce măsură a fost bine făcută? În ce măsură resursele au fost utilizate eficient? Ce anume a rămas nerezolvat?

Cănd evaluăm?  Înaintea începerii proiectului  În timpul derularii proiectului  La terminarea proiectului Cum evaluăm?(depinde de obiectivele proiectului) În orice proces de evaluare, e bine să ne stabilim criterii de evaluare, indici de performanţă şi standarde la care vrem să ajungem.Putem folosi:  Observarea directă şi indirectă  Chestionare  Nivelul cererilor pentru un serviciu(dacă proiectul îşi propune spre exemplu furnizarea unui nou serviciu beneficiarilor).  Discuţii şi interviuri, etc ELEMENTE CHEIE ÎN MANAGEMENTUL UNUI PROIECT: PERFORMANŢĂ

TIMP COSTURI Triunghiul elementelor cheie în managementul proiectului PERFORMANŢĂ: respectarea specificaţiilor (atingerea obiectivelor şi asigurarea calităţii dorite) TIMP: durata realizării proiectului COSTURI: resursele cheltuite pentru proiect. Managementul proiectului presupune ca cele trei elemente să fie echilibrate şi în armonie.În mod ideal fiecărui element trebuie să i se acorde importanţă egală(de aceea triunghiul este

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

11

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

echilateral).Întrebările esenţiale pe care trebuie să le punem înainte de a opera o schimbare sunt:  Dacă performanţa este prioritară, putem utiliza mai multe resurse sau lungim durata?  Dacă costul este prioritar, putem reprograma sau schimba obiectivele?  Dacă elementul timp este prioritar, putem utiliza mai multe resurse sau modifica obiectivele? PROCESUL DE LUARE A DECIZIILOR: Privit în mod simplificat procesul de luare a deciziilor presupune trei etape: 1. Analiza opţiunilor 2. Elaborarea deciziei 3. Comunicarea deciziei

Analiza opţiunilor: În acestă etapă este important să consultaţi nu doar cei care au autoritatea luării deciziei, dar şi toţi cei care vor trebui să o implementeze şi , pe căt posibil, cei afectaţi de implementarea ei. Elaborarea deciziei Luaţi în considerare următoarele aspecte:  Cine răspunde pentru decizia luată?  Cine are autoritatea să ia decizia respectivă?  Cine are competenţa de a decide pe subiectul respectiv? În funcţie de acestea se poate răspunde la întrebarea cheie: Cine ia decizia? Cel/cea/cei care vor decide trebuie în mod normal să aibă şi responsabilitatea, şi autoritatea, şi competenţa luării deciziei. Comunicarea deciziei: Se poate face direct sau prin intermediar, verbal sau în scris, în funcţie de circumstanţe. Există 6 căi de luare a deciziilor în activitatea zilnică a unei echipe: 1. Autorizaţia 2. Expertul 3. Autoritatea delegată 4. Votarea 5. Decizia prin lipsa deciziei 6. Consensul

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

12

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

O decizie bună trebuie să îndeplinească două cerinţe: să rezolve problema şi să fie acceptată de cei care o pun în practică şi de cei asupra cărora are un impact. NU UITAŢI! PENTRU A AVEA UN PROIECT DE SUCCES TREBUIE SĂ: PLANIFICAŢI: obiectivele si etapele ce trebuiesc străbătute pentru atingerea lor, precum şi resursele necesare pentru aceasta ORGANIZAŢI: alocarea resurselor organizaţiei şi să urmăriţi utilizarea eficientă a resurselor disponibile IMPLEMENTAŢI: activitaţile planificate cu resursele alocate şi conform specificaţiilor CONTROLAŢI: progresul obţinut în direcţia obiectivelor, corectitudinea costurilor şi evaluarea rezultatelor CONDUCEŢI: oamenii împlicaţi pentru asigurarea coordonării eforturilor lor individuale.

B.SCRIEREA CERERILOR DE FINANŢARE I.Ce este o cerere de finanţare? O cerere de finanţare este o solicitare de sprijin(de obicei bani sau ajutor tehnic) pe care o adresaţi în scris unei fundaţii, întreprinderi sau unei alte instituţii cu scopul de a folosi capacitatea organizaţiei pe care o reprezentaţi pentru a aborda o problemă existentă în cadrul comunităţii din care faceţi parte. De asemenea, nu uitaţi, propunerea de proiect nu poate fi făcută împotriva a ceva, ea trebuie făcută pentru ceva.O propunere de proiect este totdeauna pozitivă. O cerere de finanţare de calitate îndeplineşte următoarele cinci funcţii: Cererea de finanţare reprezintă un proiect Cererea de finanţare reprezintă proiectul pe care l-aţi creat.Scopul acestuia este de a rezolva o problemă reală şi presantă.Dacă nu există o problemă clară şi uşor de identificat, nu puteţi propune un proiect pentru rezolvarea ei.Cererea de finanţare reprezintă ideile voastre şi soluţiile pe care le propuneţi. Cererea de finanţare reprezintă un plan Cererea de finanţare conţine un plan de activităţi detaliat pe care l-aţi creat şi care va fi pus în aplicare aşa cum a fost formulat, cu excepţia cazului în care cădeţi de acord cu finanţatorul asupra unor modificări. Cererea de finanţare este o solicitare

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

13

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Este necesar să păstraţi acestă idee în minte.Dumneavoastră solicitaţi fonduri, sprijin de specialitate, echipamente, cărţi, etc.O cerere de finanţare nu este o rugăminte de a primi sprijin.Este o solicitare bine găndită.Acesta înseamnă că o cerere de finanţare nu trebuie să pară o cerere de fonduri din partea cuiva cuprins de panică. Cererea de finanţare este un instrument de convingere O cerere de finanţare este un instrument prin care convingeţi pe cineva să vadă lucrurile în felul în care le vedeţi dumneavoastră.Este de asemenea un mod de a-l face pe potenţialul finanţator să creadă că prin finanţarea proiectului pe care îl propuneţi dă o utilizare sigură şi eficientă fondurilor de care dispune. Cererea de finanţare este o promisiune şi un angajament În cererea pe care o faceţi promiteţi să rezolvaţi o problemă şi vă angajaţi să urmaţi întocmai planul propus.Promisiunea şi angajamentul sunt de natură morală dar odată obţinută finanţarea ele capătă un caracter legal. II.Ce trebuie să faceţi înainte de a redacta cererea de finanţare: 90% din cererile de finaţare sfărşesc prin a fi respinse de potenţialii donatori.De ce? De cele mai multe ori datorită documentării insuficiente realizată de solicitant privind modul în care trebuie întocmită şi prezentată cererea respectivă.Căutarea de fonduri necesită timp şi multă muncă, şi presupune următoarele: (a) Clarificaţi căt se poate de bine scopul proiectului pe care îl propuneţi.Ce problemă urmează să rezolve acesta?Ce parte a populaţiei sau ce grup urmează să beneficieze de acest proiect? În ce mod se vor manifesta aceste beneficii?Căutaţi să fiţi căt se poate de la obiect. (b) Documentaţi-vă.Găsiţi şi alţi donatori sau posibili susţinători care sunt interesaţi în domeniul în care se desfăşoară proiectul.Trebuie să vă documentaţi, de asemenea, în problema pe care o propuneţi spre rezolvare.Necesitatea proiectului pe care îl propuneţi trebuie temeinic documentată.Dacă nu faceţi această muncă de documentare , nu veţi avea pe ce să bazaţi cererea de finanţare. Toate aceste par să implice foarte mult efort, o mulţime de lucruri de ţinut minte şi totuşi nu sunteţi încă nici măcar la jumătatea drumului! De ce trebuie să dedicaţi atăt de mult timp documentării? Centrul pentru Donaţii din SUA recomandă ca , date fiind 100 de ore de muncă, acestea să fie distribuite după tipul de activitate după cum urmează:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

14

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Pănă la 25% din timp va fi dedicat documentării.O bună documentare vă va ajuta să economisiţi timp mai tărziu şi va oferi informaţiile necesare privind organizaţia şi proiectul dumneavoastra (uşurănd astfel munca ulterioară de evaluare şi raportare).

45 Documentare

40 35

Scrierea cererii de finatare

30 25 20

Administrarea proiectului

15

Evaluare

10

Intocmirea de rapoarte

5 0

Ce oferiţi? Cănd căutaţi bani, găndiţi-vă că vindeţi o idee.Donatorul face un parteneriat cu dumneavoastră, el aduce banii, dumneavoastră ideea şi munca.Ca şi partener, trebuie să-l consideraţi egalul dumneavoastră. Aveţi de vănzare trei lucruri principale:

• • •

Importanţa muncii pe care o faceţi Valoarea organizaţiei dvs. Abilitatea pe care o aveţi în a îndeplini munca propusă.

Donatorul va recompensa o idee, dar şi organizaţii şi oameni care au dovedit că merită, care şi-au arătat abilitaţile pe care le pot oferi. Credeţi în ceea ce faceţi: Trebuie să vă puneţi două întrebări:

• •

De ce ar trebui cineva de pe lumea asta să vă sprijine? De ce este atăt de important, de deosebit ceea ce faceţi?

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

15

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Pentru a reuşi trebuie să credeţi în ceea ce v-aţi propus şi în importanţa muncii dvs.De ce este importantă munca dvs.?Ceea ce faceţi este nou sau deosebit? Există o nevoie presantă pentru care faceţi acest lucru? Acestea sunt lucrurile pe care le aveţi de oferit, iar propunerea dumneavoastră de finanţare trebuie să comunice acest lucru. Înţelegeţi-vă slăbiciunile: Iată căteva posibile motive pentru a vă fi refuzată cererea: • • • • • • • • •

Sunt deja prea multe organizaţii care fac acest lucru, deja finanţăm căteva…. Nu am fost niciodată…. acolo…şi nu văd de ce am finanţa… Nu am auzit niciodată de ei…poate că nu fac treabă bună… Au un deficit uriaş… nu văd de ce am continua să-i finanţăm… Cheltuiesc prea mult pentru administraţie… Sunt extrem de bogaţi; au patrimoniu şi rezerve uriaşe.Aşa că nu au nevoie de ajutorul nostru. Furnizează servicii scumpe…putem cheltui banii mai inteligent în altă parte… Am auzit de ei…au avut o publicitate rea cănd au demisionat doi membri din conducere… Sunt prea politici…

Exerciţiu: încercaţi să găsiţi căte un posibil răspuns pentru toate aceste afirmaţii: • • • • • • Ce vor potenţialii donatori de la dumneavoastră: vor să finanţeze proiecte care vor crea o bună imagine a propriei lor organizaţii nu vor să ofere fonduri unor organizaţii care sunt prost administrate nu vor să finanţeze proiecte care nu concordă cu propriile lor scopuri nu vor să finanţeze proiecte ce comportă un mare risc din punct de vedere financiar, politic, social  vor să finanţeze proiecte a caror necesitate este clar definită şi care sunt bine documentate    

Nu uitaţi, într-o primă fază cererile de finanţare sunt examinate la repezeală (30 de secunde). Daţi o deosebită atenţie primei pagini şi rezumatului proiectului, folosind caractere care să accentueze ideile importante.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

16

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Trebuie să arătaţi că organizaţia pe care o reprezentaţi are o bună reputaţie, că oferă servicii de calitate, că este bine administrată, dă dovadă de responsabilitate financiară şi dispune de personalul necesar pentru ducerea la îndeplinirea proiectului.Cele mai bune organizaţii nu aşteaptă niciodată ca fondurile să vină la ele, ele sunt în permanentă căutare de fonduri, planificănd şi găndind strategic. Cănd să nu solicitaţi fonduri:  cănd donatorul nu finanţează proiecte în domeniul dumneavoastră de activitate  în cazul în care costurile asociate cu proiectul şi planul de desfăşurare a acestuia sunt nerealiste  atunci cănd nu aţi identificat cu claritate problema pe care vreţi să o rezolvaţi  dăcă nu stăpăniţi îndeajuns domeniul în care urmează să se desfăşoare proiectul. Ce faceţi dacă răspunsul este “nu” Îmbunătăţiţi-vă modul de întocmire a cererii de finanţare. Clădiţi-vă o bună reputaţie. Asiguraţi-vă că donatorii cărora vă adresaţi sunt cei adecvaţi. Traduceţi”nu” prin “încearcă din nou” . Întrebaţi de ce cererea nu a fost aprobată. Înteresaţi-vă dacă mai puteţi aplica din nou după ce aţi făcut modificările de rigoare. Cereţi donatorului să facă sugestii pentru îmbunătăţirea cererii de finaţare sau să vă recomande alţi donatori.Nu abandonaţi. Nu este uşor să obţineţi fonduri dar cu insistenţă şi cu un proiect valoros veţi reuşi.

ALEGEREA SURSEI DE FINANŢARE POTRIVITE: Cele două tipuri de finanţatori dintre care puteţi alege sunt: Surse de finanţare publice:

♦ proiecte guvernamentale la nivel local(ex:DTSJ) ♦ proiecte guvernamentale la nivel regional(ex:Agenţia Regională de Dezvoltare NordVest) ♦ proiecte guvernamentale la nivel naţional(ex:MTS; Eurotin)

♦ proiecte guvernamentale la nivel internaţional(ex:USAID,Delegaţia Comisiei Europene) Surse de finanţare private:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

17

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

♦ fundaţii ale comunităţii ♦ fundaţii la nivel naţional(ex:FDSC) ♦ fundaţii cu scopuri speciale(ex:Charity Know How, Fundaţia Mondială SCOUT) ♦ fundaţii particulare(ex:Fundaţia pentru o Societate Deschisă-SOROS)

♦ fundaţii ale unor companii(ex.American Express Foundation) ♦ companii particulare(ex: MobilRom-DIALOG, Mobil Fon-CONNEX) ♦ persoane particulare

PLANIFICAREA PROIECTULUI ŞI DEZVOLTAREA PROPUNERII Primele secţiuni ale acestui suport de curs au avut ca scop să vă pregătească pentru cea mai importantă dintre sarcini:SCRIEREA PROPUNERII DE FINANŢARE.Următoarele 12 secţiuni sunt cele care vă vor ajuta să aveţi sub control procesul de pregătire a propunerii. Nu uitaţi!Conceptul care stă la baza acestei expuneri este cel de “puzzle book”-acela că prin fragmentarea procesului în etape mici se simplifică rezolvarea sarcinii.Dar nu pierdeţi din ochi imaginea ansamblului general!Găndiţi global şi acţionaţi local.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

18

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

În cele ce urmează, ţineţi cont de faptul că secţiunile sunt aranjate în ordinea în care trebuie să abordaţi etapele procesului de elaborare a cererii de finanţare.Ordinea în care o propunere de finanţare este citită nu este aceeaşi cu cea în care ea trebuie elaborată. Ordinea în care majoritatea finanţatorilor cer să le prezentaţi proiectul vă poate deruta. Ordinea uzuală a părţilor unei propuneri este construită pentru a creşte acurateţea şi înţelegerea sa atunci cănd este citită şi este puţin productivă dacă este aplicată în procesul de scriere a propunerii. ORDINEA TIPICĂ A PROPUNERII ATUNCI CĂND ESTE CITITĂ 8. Metode 1. Scrisoarea de insoţire

9. Planificarea activităţilor

2. Pagina cu titlul

10. Grup ţintă

3. Rezumat

11. Beneficiari

4. Introducere

12. Evaluare

5. Problema/Scop

13. Durabilitate

6. Justificarea problemei/Necesitate

14. Buget

7. Obiective

15. Anexe

ORDINEA ÎN CARE PROPUNEREA ESTE ELABORATĂ Această ordine ţine cont , în primul rănd, de faptul că elementele ce intră în componenţa unei propuneri se împart în două categorii: elemente”esenţiale” şi elemente”de piaţă”. Elementele esenţiale reprezintă “miezul” propunerii de finanţare şi, îndiferent de finanţatorul căruia îi este adresată cererea , sunt definite la fel.Ele sunt concepute în ordinea următoare: 1. DECLARAREA PROBLEMEI/SCOPULUI 2.

OBIECTIVE

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

19

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

3. METODE 4. EVALUARE 5. BUGET Acestea sunt elementele esenţiale, indiferent de finanţator ele sunt definite la fel. 6. Justificarea problemei 7. Finanţări ulterioare/durabilitate 8. Întroducere 9. Pagina de titlu 10. Rezumat 11. Anexe 12. Scrisoare însoţitoare Elementele “de piaţă” sunt elementele secundare şi sunt mai “flexibile” în funcţie de cererile finanţatorului.Cu alte cuvinte, sunt adaptate în funcţie de cerinţele”pieţei” finanţatorilor.

PROBLEMA Orice proiect are drept scop o schimbare.Ce doreşte un proiect să schimbe?Cel puţin din punctul de vedere al iniţiatorilor lui, el urmăreşte o schimbare în bine a situaţiei beneficiarilor proiectului.Orice proiect există deoarece iniţiatorii lui au identificat o problemă pe care doresc fie să o înlăture, fie să o atenueze. Trebuie să arătaţi că problema există şi este presantă, FĂRĂ A FOLOSI PROPRIA OPINIE , ci folosind studii, declaraţii, articole, etc.Finanţatorul trebuie să înţeleagă din documentul pe care îl veţi înmăna că problema pe care a-ţi identificat-o există şi trebuie soluţionată ACUM (

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

20

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

altfel puteţi avea un răspuns de genul: ”problema dumneavoastră este importantă însă o vom finanţa doar anul viitor…”). Deci , prin proiectul pe care îl propuneţi urmăriţi umplerea lacunei dintre situaţia prezentă şi cea pe care o doriţi la sfărşitul proiectului.Situaţia de la sfărşitul proiectului poate reprezenta fie soluţia finală pentru problemă, fie soluţia parţială, dar realistă, care se poate realiza în timpul şi cu resursele avute la dispoziţie. Pentru a vă asigura de faptul că problema este bine aleasă şi că este clar definită, răspunde-ţi la următoarele întrebări: ♦ Este ea într-adevăr problema reală, sau doar un simptom sau o soluţie a unei problemecauză care trebuie încă identificată? ♦ Cum a fost identificată problema?Poate fi susţinută prin rezultatele unor studii şi/sau cercetări? ♦ Este organizaţia dumneavostră capabilă să abordeze şi să rezolve acestă problemă? ♦ În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului? Cum este enunţată problema în prezent? Care este gradul de cunoaştere al problemei?

LACUNA Este lacuna dintre stadiul actual şi cel pe care preconizăm să îl atingem . Este cea pe care organizaţia doreşte să o

micşoreze sau să o facă să dispară. Care este stadiul la care vrem să ajungă problema în urma proiectului?

SCOPUL Scopul unui proiect reprezintă rezolvarea problemei.Aşadar, odată definită problema, trebuie să fie foarte uşor să definim scopul. Dacă privim la diagrama cu lacuna, scopul este stadiul în care dorim să ajungă problema la finalul proiectului. Recomandări: ♦ Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis. Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

21

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

♦ Nu trebuie să apară necesitatea de a folosi conjuncţia”şi” pentru a despărţi două propoziţii.Dacă se întămplă acest lucru , s-ar putea să fie vorba de două scopuri. O formulare posibilă a scopului unui stagiu de formare sefi de unitate-modulul proiecte ar putea fi” Am dori ca 80% din liderii de unitate care vor participa la acest stagiu să fie capabili să scrie o cerere de finanţare şi să administreze un proiect”

OBIECTIVELE: Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului. Obiectivele sunt paşii ce trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop.Pe măsură ce organizaţia atinge obiectivele proiectului, lacuna dintre stadiul actual şi scop se limitează.

Stadiul actual al situaţiei (problema)

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

Ob

O Ob

22

Ob3

Stadiul final la care se doreşte a se ajunge (scopul proiectului)

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Trebuie avut mare atenţie cănd se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu metodele.Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele.Obiectivele reprezintă un sfărşit , în timp ce metodele reprezintă drum.Cea mai bună regulă de deosebire a lor este următoarea:dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-aţi enunţat probabil că, de fapt, aţi enunţat o metodă. Un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci ceea ce vrei să obţii prin ceea ce faci. De asemenea, ca un obiectiv să fie bine definit el trebuie să fie SMART(isteţ). S-specific( specific= este obiectivul clar:cine, ce, cănd, unde, cum, grup-ţintă?). M-measurable( măsurabil=sunt rezultattele măsurabile, uşor de cuantificat?). A-achievable(tangibil=este un obiectiv care poate fi în general atins?). R-realistic(realist= are organizaţia eresursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat?) T-timely(încadrat în timp=există un termen limită?). Exemplu: Obiectivul nr. 1: Anunţarea programului de instruire şi primirea cererilor de participare într-o perioadă de 1 lună. Obiectivul nr.2:Selectarea a 30 de lideri de unitate care vor participa la stagiu, într-o perioadă de 2 saptamani, etc

METODE: În această secţiune va trebui să descrieţi în detaliu cum urmează să puneţi în practică proiectul şi ce veţi face pentru atingerea obiectivelor.Metoda este un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie reţinut faptul că pentru atingerea unui obiectiv este necesară punerea în practică a mai multor metode. Menţionarea fiecărei metode presupune:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

23

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

1.Enunţarea activităţii ce trebuie derulată; 2.Specificarea responsabilului activităţii respective; 3.Specificarea resurselor de care este nevoie(personal. echipament, timp); 4.Descrierea secvenţelor în timp şi modul cum se interferează activităţile. Pentru a elabora metodele de atingere a obiectivelor, răspunde-ţi la următoarele întrebări:

♦ Ce anume aveţi de făcut pentru atingerea obiectivului?(Răspunsul la acestă întrebare îl constituie acţiunile ce trebuie întreprinse).

♦ Ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acţiuni?(Răspunsul vă ajută să evaluaţi resursele de care aveţi nevoie şi planificarea în timp) ♦ Ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini?

♦ Care sunt datele de începere şi terminare a sarcinilor?(Răspunsul la această întrebare vă ajută să determinaţi secvenţele în timp).

♦ Cum se vor selecta participanţii?(Răspunsul vă ajută să vă daţi seama dacă veţi avea oamenii necesari pentru ducerea activitaţilor la bun sfărşit).

Metoda SCOUT. Daca dorim ca proiectul pe care il facem sa fie unul specific cercetasesc, atunci trebuie sa folosim intr-o mai mica sau mai mare masura elementele metodei SCOUT..Metoda SCOUT este fara indoiala elementul fundamental care ne deossebeste de alte organizatii de tineret din lume. Ca definitie, in Constitutia Mondiala, ea reprezinta: “Un sistem de auto-educatie progresiva, prin:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

24

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

•

suport de stagiu

Un Legamant si o Lege(Legamantul este o angajare solemna:” pe onoarea mea,

promit ca voi face tot posibilul sa…” , iar Legile stabilesc principiile si scopurile Miscarii SCOUT in forma unui cod de comportament. Principalele elemente ale Legii Scout sunt:<> Aceste elemente sunt “fundatia” pe care este cladit edificiul Scout si orice program cercetasesc adevarat poate fi redus la unul sau mai multe dintre ele. •

Invatarea prin actiune( cercetasia nu se bazeaza pe o serie de lectii si examene, pentru a atinge scopul sau educativ liderul nu da lectii ci propune cercetasilor niste activitati care le permit sa descopere si sa puna in practica caliatatile, atitudinile, aptitudinile si cunostintele pe care liderul doreste ca el sa le dobandeasca.

•

Viata in grupuri mici (patrule, spre exemplu) urmarind, sub supravegherea adultilor, descoperirea progresiva si acceptarea responsabilitatilor, formarea spiritului de autodeterminare in dezvoltarea caracterului, acumularea de informatii si deprinderi, castigarea increderii in fortele proprii, capacitatea de adaptare si abilitatile de a coopera si conduce.

•

Programe de activitati progresive si stimulante, bazate pe interesul participantilor, incluzand jocuri, cunostinte practice utile si servicii in folosul comunitatii, desfasurate, in general, in cadrul oferit de natura, in stransa legatura cu aceasta.”

•

Cadrul simbolic( care se refera la toate acele elemente cu un inteles special: numele patrulei, uniforma, steagul, strigatul patrulei, ceremonii, povesti, etc, tot ceea ce poate crea o atmosfera care sa duca la atingerea scopurilor educative unde explicatiile abstracte nu ar reusi niciodata).

•

Viata in natura( activitatile au loc in principal in exterior, in contact cu natura, unde se pot organiza activitati incitante ce pot fi adaptate fiecarei ramuri de varsta: hike-uri, explorari, observarea faunei si florei, campare, etc)

•

Prezenta unui lider adult care ofera sfaturi si suport

EVALUAREA Evaluarea este una din părţile cele mai importante ale unui proiect, deşi de obicei o tratăm cu superficialitate.O evaluare corectă ne poate ajuta să economisim resurse şi să învăţăm cum să facem lucrurile mai bine data viitoare.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

25

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

În general, orice finanţator este foarte atent la ceea ce scrieţi în această secţiune, deoarece doreşte să poată măsura progresul realizat în atingerea obiectivelor şi să poată verifica dacă banii sunt gestionaţi corect. Pentru a putea face o evaluare corectă a proiectului este de dorit să puteţi răspunde următoarelor întrebări:  În ce măsura proiectul şi-a atins obiectivele?  În ce măsură atingerea acestor obiective poate fi atribuită direct proiectului Dvs?  În ce măsură proiectul s-a desfăşurat conform planificării propuse în cererea de finanţare?  Ce parte din activităţile proiectului s-au desfăşurat mai bine şi în ce fel?  Ce parte a proiectului nu s-a desfăşurat la înălţimea aşteptărilor, şi de ce?  Care a fost părerea participanţilor despre proiect?  Aţi schimbat metodologia pe parcursul proiectului, şi de ce anume?  A fost suficient timpul pe care l-aţi planificat?  A fost bugetul prea mic sau prea mare? Acestea sunt căteva întrebări, dumneavostră puteţi formula şi altele, iar dacă răspundeţi în scris sunteţi foarte aproape de a avea o evaluare.Nu uitaţi că evaluarea nu este numai o activitate pe care o veţi face la sfărşitul proiectului ci trebuie făcută pe tot parcursul proiectului.De asemenea, pentru a transmite mai uşor rezultatele evaluării folosiţi diagrame şi scheme.

BUGETUL

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

26

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Bugetul descrie proiectul în termeni financiari.Acesta arată toate cheltuielile legate de proiect şi cum vor fi ele asigurate din diverse surse.Găndiţi-vă la un buget ca la un plan de cheltuieli.Alcătuiţi un buget bine găndit.Nu ghiciţi. Există mai multe tipuri de buget pe care le puteţi folosi în scrierea cererii de finanţare. Este bine sa alegeţi acel tip de buget care explică cel mai bine finanţatorului pe ce veţi cheltui banii şi cănd anume. 1.Buget pe categorii de cheltuieli( masă, cazare, transport, salarii, consumabile, chirii, promovare, publicaţii, diurne, protocol,cheltuieli neprevăzute, etc,) 2. Buget pe acţiuni 3. Buget pe surse de venit 4. O combinaţie între acestea . Majoritatea finanţatorilor nu acoperă toate cheltuielile proiectului, şi mai mult, acordă destul de rar întreaga suma solicitată.Motivele ar fi: fie că nu am explicat acţiunea şi costul asociat destul de clar, fie că am cerut mai mult decăt este necesar.Nu uitaţi, anumiţi finanţatori acceptă contribuţii în natură(munca voluntarilor, echipament, etc), contribuţii care pot fi evaluate şi introduse în buget ca şi contribuţie din partea organizaţiei.

JUSTIFICAREA PROBLEMEI Există mereu tentaţia de a solicita bani pentru nevoile proprii (salariile angajaţilor, costurile administrative, echipament sau un proiect).Dar acestea nu sunt probleme reale.Un computer Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

27

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

este doar un computer.Dacă însă el este necesar pentru a produce buletinul informativ al organizaţiei contribuind astfel la o mai bună comunicare, asta are o altă relevanţă în ochii finanţatorului. Descrierea problemei este probabil cel mai important element al propunerii, din care rezultă toate celelalte, şi pentru a putea fi bine concepută, vă oferim căteva recomandări: Problema este a oamenilor, nu a resurselor: În redactarea unei propuneri de finanţare fii conştient de diferenţa dintre percepţiile interne ale organizaţiei şi cele ale comunităţii.Comparaţi cele două formulări: “Dorim să amenajăm un Centru de Informare pentru tinerii din oraşul nostru, deoarece nu avem unde organiza activităţi de informare şi cursuri de instruire” Aceasta e doar o problema de resurse “Datorită sistemului educativ promovat în ultimii 10 ani, căt şi a nevoii tot mai mari de a accede la informaţia de care au nevoie, foarte mulţi tineri sunt dezorientaţi şi sunt incapabili să găsească informaţii de interes, într-un timp minim şi cu costuri reduse. Amenajarea unui Centru de Informare pentru tineri, dotat cu bibliotecă, acces Internet, sală de întruniri şi asistat de psihologi, sociologi şi jurnalişti ar permite creşterea cantitaţii şi calităţii informaţiei primite de către tineri …” Aceasta e o problemă a oamenilor. Ambele reprezintă moduri de a descrie o problemă, dar care este mai expresivă ? Orientată spre nevoi şi nu spre ofertă Încercaţi să demonstraţi că există o nevoie a comunităţii şi nu doar o ideea a organizaţiei.Pentru asta e bine să căutaţi ceva studii sau dovezi obiective privind existenţa

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

28

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

problemei.Pentru asta folosiţi sondaje de opinie, date publicate de ONG-uri sau agenţii guvernamentale, opinii ale unor experţi sau articole din presă, sau de pe Internet. O problemă “bună” este o problemă rezolvabilă. Descrieţi o problemă care se rezolvă prin soluţia dată. Nu spuneţi” există peste 5.000 de adolescenţi care se droghează şi noi dorim să ajutăm 35 prin proiectul nostru” ci “ astfel vom contribui la dezintoxicarea şi reintegrarea socială a 35 de adolescenţi toxicomani din judeţul nostru” O problemă “bună” are efecte negative serioase. Luănd exemplul Centrului de Informare pentru tineri, putem arăta că:  Mulţi tineri nu-şi aleg o carieră în conformitate cu aspiraţiile lor şi datorită lipsei de informaţii privitor la oportunităţile pe care i le oferă comunitatea  Mulţi tineri se contaminează cu virusul HIV, deoarece nu dispun de informaţii referitoare la modalităţile de protecţie, etc O problemă “bună” este urgentă. Unele probleme sunt mai urgente decăt celelalte.O campanie de lobby privind modificarea legii sponsorizării poate fi mai importantă decăt organizarea unui festival pentru copii de 1 Iunie. Apreciază urgenţa cauzei tale şi descrie problema cu un simţ rezonabil al urgenţei.

FINANŢARE ULTERIOARĂ/DURABILITATE Deseori una din problemele de care ne lovim când proiectăm o acţiune viitoare nu reuşim să întrevedem ce va urma, adică nu reuşim să găndim pe termen lung, strategic.Această secţiune trebuie să cuprindă exact acest lucru.Acest lucru este benefic pentru că ne ajută să fim

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

29

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

pregătiţi mai bine pentru ce va urma, iar în al doilea rănd orice finanţator va aprecia dacă proiectul va continua şi după terminarea finanţării, adică va fi un proces durabil. Cei mai mulţi căutători de finanţare nu au forţa sau capacitatea de a descrie urmarea unui proiect. Nu faceţi ca ei.Arătaţi finanţatorului că v-ati găndit la o continuare a proiectului şi după ce s-a sfărşit respectiva finanţare.Potenţiale surse de finanţare viitoare pot include: 

Donaţii ale altor finanţatori



Taxe pe servicii prestate



Cotizaţii ale membrilor



Donaţii sau contribuţii ale unor persoane fizice interesate de proiect



Programe de autofinanţare



Donaţii ale aceluiaşi finanţator(finanţare susţinută)

INTRODUCEREA Introducerea este momentul potrivit pentru a oferi ceva informaţii şi demonstra competenţa dumneavoastră, pentru a vă “vinde” mai bine organizaţia înainte de a intra în problema propriu-zisă.În acestă secţiune vă construiţi credibilitatea.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

30

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Introducerea va include: 

Cine şi ce sunteţi, cănd v-aţi înfiinţat şi de ce faceţi ceea ce faceţi,



Detalii privind proiectele din trecut



Detalii privind membri şi simpatizanţii



Numele persoanelor care pot oferi recomandări



Cine v-a mai finanţat în trecut



Evidenţierea pregătirii profesionale a personalului care se va ocupa de proiect



Date despre coordonatorul proiectului

Nu uitaţi să includeţi data, numărul dumneavostră de fax şi telefon, e-mail, adresa poştală şi persoana de contact.Oricăt de incredibil vi s-ar părea acestea lipsesc deseori din cererile de finanţare.

TITLUL Titlul este primul element al cererii care va fi citit.Va trebui deci să “construiţi “ un titlu căt mai sugestiv care sa-l facă pe finanţator să vă citească cu interes propunerea iar pe beneficiari să-i facă să se simtă reprezentaţi.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

31

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

De obicei titlul trebuie :



Să fie descriptiv



Să scoată în evidenţă rezultatele proiectului şi metodele folosite



Să descrie avantajele pe care le vor dobăndi beneficiarii sau comunitatea de pe urma proiectului



Să fie clar, concis şi uşor de ţinut minte

Recomandări:



E bine să nu folosiţi acronime atunci cănd finanţatorul nu menţionează explicit că doreşte acest lucru



Nu încercaţi să impresionaţi finanţatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon, şi nu facţi referinţe la vasta dumneavoastră cultură generală, s-ar putea ca finanţatorul să nu aibă aceleaşi hobby-uri cu ale dumneavoastră.



Nu concepeţi titluri prea lungi dar nici foarte scurte

REZUMATUL Rezumatul este o “condensare” clara si concisă a propunerii.Motivele pentru care o cerere de finanţare trebuie să cuprindă un rezumat sunt următoarele;

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

32

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

1) De multe ori, rezumatul este singura parte a cererii care se citeşte, fiind astfel unica bază de luare în considerare sau respingere a proiectului. 2) Fiind prima parte a propunerii care se citeşte, poate trezi interesul finanţatorului pentru proiect, find foarte important ca prima reacţie a cititorului să fie pozitivă. 3) Rezumatul oferă o trecere în revistă a ceea ce urmează, făcănd propunerea mai uşor de înţeles. 4) De cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de către finanţator. Punctele cheie ale unui rezumat sunt: 

Scurtă descriere a organizaţiei



Problema abordată



Modalitatea în care intenţionaţi să o abordaţi



Care e rezultatul la care vreţi să ajungeţi



Căt va costa şi căt cereţi



Menţionarea modului de finanţare în viitor(durabilitatea proiectului).

Rezumatul trebuie să fie scurt, maxim o jumătate de pagină.Aici vă prezentaţi pe scurt experienţa, punctele tari, arătaţi urgenţa problemei şi prezentaţi soluţia dumneavoastră. Rezumatul trebuie pus întotdeauna în prima parte a propunerii, însă e secţiunea care este redactată ultima, deşi este citită prima.De exemplu:”ONCR reprezentată aici prin …, solicită 4000 de dolari de la Fundaţia Scout Bani cu Găleata pentru proiectul de formare a liderilor de unitate.Fondurile vor fi necesare începănd cu 1 mai 1999 pănă la 20 decembrie 1999.Costul total al programului este de 6000 dolari, 2000 de dolari fiind oferiţi de DTSJurile locale şi Fundaţia Prietenii Cercetăşiei.Acest program este rezultatul a şase luni de studiu realizat de Departamentul de Formare a ONCR şi este o etapă a planului nostru de implementare a unui nou tip de formare SCOUT, program care se desfăşoară pe o perioadă de trei ani.

ANEXE De multe ori, acestă secţiune poate face diferenţa între dumneavostră şi ceilalţi solicitanţi de finanţare.Ea poate contribui la întregirea imaginii finanţatorului despre organizaţie şi la sporirea credibilităţii ei.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

33

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

De regulă, anexele sunt solicitate de către finanţatorul căruia îi adresaţi cererea.Este bine să aveţi în vedere următoarele elemente pentru a fi incluse în anexe, chiar dacă ele nu sunt solicitate de către finanţator: 

Copie după statutul organizaţiei



Copie după hotărărea judecătorească de înfiinţare



Lista membrilor din conducerea organizaţiei



Curriculum vitae al coordonatorului de proiect



Explicitarea bugetului



Raportul de activitate pe anul trecut



Bugetul pe anul in curs



Alte materiale de susţinere a propunerii (articole din presă despre proiectele

organizaţiei) 

Scrisori de recomandare

Reguli pentru o propunere de proiect de succes: 1.Atrage atenţia donatorului şi păstreaz-o

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

34

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Unii donatori văd sute de propuneri într-o saptămână.Ei trebuie să-şi aducă aminte de organizaţia pe care o reprezinţi.Modul în care le poţi atrage atenţia ţine de cum realizezi pagina de introducere a cererii de finanţare, rezumatul si anexele. 2. Foloseşte limbajul donatorului. Asigură-te că foloseşti aceiaşi termeni pe care îi foloseşte si donatorul.Multe confuzii sunt create deseori prin folosirea unor definiţii diferite pentru aceiaşi termeni. 3.Foloseşte ghidul pentru aplicanţi editat de fiecare donor. El l-a scris cu un scop, urmează-l intocmai.Dacă în acest îndrumar , scrie că finanţează numai schimburi de tineret, nu-i propune spre finanţare un proiect ce priveşte implicarea tinerilor în rezolvarea problemelor comunităţii. 4.Urmăreşte să respecţi cerinţele lui intocmai: dacă iţi cere să prezinţi cererea de finanţare dactilografiată şi în trei exemplare, fă-o intocmai. 5.Foloseşte un limbaj clar: nu folosi cuvinte ca”ar trebui”, “poate”, “s-ar putea”, “noi credem”.Intotdeauna foloseşte” vom”.Dacă arăţi că nu ai încredere în propria ta propunere, donatorul va reacţiona la fel: nu va avea nici el încredere în propunerea ta. 6.Foloseşte un design bun: organizează-ţi propunerea într-un mod căt mai logic cu putinţă, astfel încăt totul să pară că decurge firesc. 7.Fii realist: Nu încerca să faci foarte mult.Cel mai bun proiect e acel care are rezultate măsurabile pe care le poate atinge cu cele mai mici costuri, într-o perioadă de timp rezonabilă. 8.Foloseşte Teoria Chicken McNugget*:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

35

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

toată informaţia trebuie despărţită în piese de mici dimensiuni, destul de mici pentru a putea fi inghiţite dintr-o dată.Dacă o frază sau propoziţie este prea lungă pentru a putea fi inţeleasă la o simplă citire, reformuleaz-o sau elimin-o. 9.Concentrează, concentrează, concentrează: fii concis si clar, dacă scri o propunere despre iniţiativele de tineret nu te apuca să vorbeşti despre altceva.Dacă poţi să concentrezi ceea ce vrei să spui într-un număr redus de pagini, ai facut un lucru bun.Nu uita că nimeni nu are timp şi disponibilitate să citească documente mamut. 10.Arată ca eşti calificat in problema respectivă: calificarea pe care o ai trebuie să reiasa din Curriculum Vitae, din descrierea experienţei pe care o ai ca organizaţie, scrisori de sprijin si recomandări de la alte organizaţii sau persoane. 11.Fă din proiectul tău un model şi reliefează relevanţa lui: donatorii sprijină în mod deosebit iniţiativele originale , cu caracter de model dar şi proiecte care se înscriu într-o strategie generală, cu impact asupra întregii comunităţi. *Chicken McNuggets este un produs al companiei McDonalds format din bucăţi mici de pui prăjit.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

36

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Acum aveţi o cerere de finanţare clară şi bine scrisă.Dar înainte de a o trimite finanţatorului mai citiţi-o o dată şi verificaţi-o folosind următoarea listă: 1. Verificaţi formularea problemei.Este ea bine definită? 2. Aţi explicat cu claritate diviziunea muncii şi responsabilităţile fiecărui participant la proiect? 3. Există o legătură clară între caracterul problemei şi soluţia propusă? 4. Verificaţi încă o dată calculele.Aţi adunat corect? 5. Există un program clar de desfăşurare a proiectului? 6. Aţi inclus datele dumneavostră de contact? 7. Aţi inclus în anexă toate documentele cerute? 8. Asiguraţi-vă că tonul cererii este adecvat şi că documentul arată îngrijit, curat şi bine formulat. Odată verificarea încheiată, aveţi de făcut două lucruri: puneţi cererea de finanţare la poştă şi felicitaţi-vă.Aţi muncit din greu dar aţi făcut o treabă excelentă.Aveţi un avantaj important în comparaţie cu acele organizaţii care nu au investit timp şi energie şi au trimis o cerere de finanţare prost întocmită.

CONSIDERAŢII FINALE:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

37

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

După ce aţi obţinut fonduri, indiferent căt anume şi de la cine, spune-ţi “mulţumesc”, astfel ei îşi vor aminti cu plăcere de tine.A spune “mulţumesc” este de fapt una din “cele zece porunci ale obţinerii de fonduri”.Acestea sunt: 1) Numai cei ce caută găsesc aur. Nu uitaţi că numai căutănd cu insistenţă veţi obţine fonduri.Uneori este mai important să ştii de la cine să ceri decăt cum să ceri. 2) Faceţi puţină “curte “ înainte de a face o cerere. Nu aţi face cuiva o cerere în căsătorie înainte de a vă asigura că sunteţi compatibil cu persoana( în engleză “proposal” înseamnă şi cerere în căsătorie şi cerere de finanţare). 3) Adaptaţi cererea de finanţare. Cererea de finanţare trebuie adaptată în funcţie de donator. 4) Dacă vreţi bani , aveţi nevoie de bani. Donatorii au tendinţa să dea bani celor care au primit şi din altă parte, fiind mult mai dispuşi să combine fondurile, decăt să vă finanţeze complet. 5) Cănd cereţi fonduri presupuneţi că răspunsul va fi “da”. Dacă cineva care işi cunoaşte meseria a încercat vreodată să vă vândă ceva , vă amintiţi probabil că acesta nu spune niciodată”dacă veţi cumpăra…” ci mai degrabă “cănd veţi cumpăra…”.Evitaţi să păreţi nesigur, comportaţi-vă ca şi cănd ştiţi că veţi sfărşi prin a primi fondurile cerute. 6) În cererile scrise, dacă nu puteţi citi un lucru dintr-o privire, eliminaţi-l. Cele mai multe cereri de finanţare sunt citite la repezeală.Dacă informaţia cerută nu poate fi remarcată în cursul acelei citiri ea este inutilă. 7) Atunci cănd întocmiţi un buget folosiţi corect aritmetica. Un buget în care calculele nu sunt corect făcute inspiră neîncerdere în o chii finanţatorului , arătând că nu sunteţi capabili să administraţi chestiunile financiare. 8) Ori de căte ori nu sunteţi sigur, folosiţi un limbaj simplu. Limbajul de specialitate sau cel tehnic impresionează arareori.Un limbaj simplu este întotdeauna cel mai potrivit. 9) Dacă răspunsul este “nu” nu îl consideraţi “atac la persoană”. Este neplăcut să vi se respingă cererea , în special dacă aveţi o fire sensibilă. Încercaţi să traduceţi “nu “ prin “poate”. 10) Oricăt de des aţi spune mulţumesc , nu este niciodată prea mult. Menţionarea donatorilor în presă şi publicaţii este un alt mod de a arăta recunoştinţă şi a cultiva relaţii bune cu ei.Nu uitaţi niciodată să mulţumiţi. Impresia pe care şi-o fac donatorii despre dumneavoastră se bazează pe contactul direct şi pe ceea ce scrieţi.Documentaţi-vă temeinic, scrieţi şi rescrieţi, citiţi şi corectaţi, verificaţi bugetul , programul de desfăşurare al proiectului, verificaţi totul.Lucraţi cu răbdare şi faceţi totul căt se poate de bine şi veţi sfărşi prin a obţine fondurile de care aveţi nevoie.

SUCCES !

ANEXA1

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

38

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Puncte “de vănzare” Exerciţiu 1: Prezentaţi căteva puncte despre organizaţia dvs. şi proiectul pentru care doriţi să obţineţi bani: Problema şi necesitatea: Eficienţa organizaţiei: Efectul mobilizator/părghie: Alte puncte în plus: Exerciţiul 2: Scrieţi şase puncte “de vănzare”, motivele pentru care credeţi că proiectul şi organizaţia dvs.sunt importante şi care să dovedească că propunerea dvs. merită să fie susţinută: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dacă vă blocaţi, completaţi următoarele propoziţii: Suntem cei mai buni pentru că… Munca noastră este unică pentru că… Problema/necesitatea este importantă în special pentru că… Dacă propunerea nu este susţinută noi nu vom fi capabili să ne continuăm munca aşa încăt (se va întămpla)….

ANEXA 2 Exerciţiu:

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

39

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Estimaţi finanţabilitatea unui proiect:

Luaţi în considerare o listă de propuneri de proiecte(idei). Analizaţi-le din următoarele puncte de vedere: Care dintre ele sunt atractive în mod real pentru F? Care pot să fie făcute să pară active printr-o prezentare adecvată? Care sunt mai puţin adaptate finanţatorului? De unde ar putea să vină cel mai uşor banii? Care sunt ţintele cele mai uşoare pentru obţinere de fonduri? (Fundaţii, membri, sponsorizări, surse guvernamentale). Care dintre ele sunt conforme cu misiunea ONCR? Care dintre ele sunt realizabile pentru ONCR? Care dintre ele răspunde cu adevărat la o problemă? Propuneri ONCR: 1. 2. 3. 4. 5.

SPORIŢI FINANŢABILITATEA PROIECTULUI ANEXA 3

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

40

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Ciclul programelor SCOUT Aceasta anexa vine in completarea Spiralei proiectului ( prezentata in paginile 4-7 ale acestui suport de curs), pentru a va ajuta sa faceti o paralela intre ciclul unui proiect oarecare si ciclul programului SCOUT pe care fiecare din voi trebuie sa-l implementati la nivelul unitatii voastre. Ciclul programelor SCOUT are 5 pasi si se refera in principal la ce trebuie facut ca unitatea pe care o coordonezi sa “Imbrăţişeze” programul de activitate pe care îl propui. Fazele unui ciclu de programe SCOUT sunt legate unele de altele, si fiecare este in mod natural consecinta fazei premergatoare si pregateste drumul spre urmatoarea faza.Asta in asa de mare masura, incat ultima faza se transforma inevitabil in prima faza a ciclului urmator. 1.Evaluarea grupului de

cercetasi si pregatirea propunerii

2.Propunerea selectarea activitatilor

3.Organizarea,

proiectarea si pregatirea activitatilor

4.Monitorizarea

si evaluarea activitatii

5. Concluzio-

narea progresului personal

1. Evaluarea grupului de cercetasi si pregatirea propunerii Facand o conexiune stransa intre cicluri, aceasta faza termina un ciclu cu evaluarea grupului si imediat porneste urmatorul ciclu stabilind scopurile, preselectand activitatile si pregatind propunerea de program care va fi facuta de catre tineri. In acesta faza liderul analizeaza in primul rand rezultatele ciclului care tocmai a luat sfarsit si face o evaluare generala a grupului de cercetasi luand in calcul cat de bine au fost aplicate metodele, cat de succes au fost activitatile si progresul pe care tinerii le-au realizat in atingerea obiectivelor educative.Aceasta trecere in revista le va arata liderilor, unde trebuie sa puna accentul mai mult in ciclul urmator in relatie cu tipul de activitati si ariile de dezvoltare personala. 2. Propunerea si selectarea activitatilor. Activitatile preselectate sunt propuse tinerilor de catre lideri in modalitati diferite pentru a le stimula creativitatea si ai incuraja sa-si exprime opiniile.Unitatea raspunde la propunerea facuta de lider.Ei pot sa o accepte asa cum este, sau sa faca anumite schimbari sau chiar sa adauge activitati intregi pe care le-au gandit ei insisi. Toate activitatile rezultate din aceasta propunere sunt supuse deciziei unitatii, pentru a selecta activitatile pentru ciclul care urmeaza. Exista un numar de jocuri democratice ce pot fi folosite pentru a realiza aceasta selectie, cu scopul de a te asigura ca tinerii au un rol activ in acesta alegere.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

41

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Unele posibilitati sunt: simularea unei dezbateri parlamentare, o zi electorala, o curte de justitie, sau orice situatii similare care pun tinerii in pozitia de a li se cere sa-si faca publice ideile, sa-si apere optiunile, sa invete sa argumenteze, sa ia decizii si sa-si descopere multe din abilitatile si atitudinile care sunt parti ale luarii deciziei in mod democratic. 3. Organizarea, proiectarea si pregatirea activitatilor Odata ce tinerii au decis asupra activitatilor pentru urmatorul ciclu de programe, echipa de lideri trebuie sa organizeze aceste activitati intr-un calendar.Aceasta faza necesita un anumit nivel de aptitudini in a pune activitatile alese de catre tineri intr-un calendar atractiv, prin pozitionarea activitatilor de diferite tipuri si durata intr-un program care sa tina cont de variabilele de timp si resurse. In aceasta faza este foarte important sa realizam ca fiecare activitate trebuie cu atentie proiectata si pregatita. 4. Monitorizarea si evaluarea activitatii si urmarirea progresului personal Aceasta faza este cea care va ocupa cea mai mare parte din timpul disponibil al unui ciclu de programe.Asa si trebuie sa fie, deoarece “ a face un lucru” este cea mai atractiva parte a lucrurilor din punctul de vedere al tinerilor.Este de asemenea o parte de mare interes si pentru lideri deoarece ei trebuie sa-I ajute pe tineri sa se dezvolte prin “lucrurile” pe care le realizeaza.Daca faza anterioara a necesitat destul de mult timp pentru organizarea activitatilor si luarea deciziilor, aceasta faza, cea mai lunga, se refera la actiune, la realizarea activitatilor pe care le-am ales si gandit. In aceasta faza trebuie sa facem o distinctie clara intre realizarea si evaluarea activitatilor si monitorizarea progresului personal. Activitatile par ca niste parti multicolore ale unui puzzle.Fiecare piesa, in felul ei poate parea insignifianta, dar impreuna formeaza o imagine la care fiecare a contribuit si care nu ar fi la fel daca ar lipsi chiar si o singura piesa. Activitatile sunt evaluate atat de catre tineri cat si de catre lideri in timpul activitatilor, la sfarsitul ei sau dupa un anumit timp. 5. Concluzionarea progresului personal In acesta ultima faza fiecare tanar realizeaza cat de mult s-a dezvoltat in cadrul acestui ciclu de programe si isi stabileste impreuna cu liderul obiectivele pe care le are de atins pentru urmatorul ciclu. Aceasta faza este de asemenea un bun prilej pentru a sarbatori obiectivele atinse precum si sfarsitul unui ciclu si inceputul altuia

Anexa 4 TEST DE AUTOCUNOASTERE

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

42

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

(R. Meredith BELBIN) Pentru fiecare sectiune se distribuie un TOTAL de 10 puncte intre raspunsurile care credeti ca descriu cel mai bine comportarea dvs. Aceste puncte pot fi distribuite intre cateva raspunsuri sau in unele cazuri poate veti dori sa dati cate un punct fiecarui raspuns sau toate cele 10 puncte unuia singur. Notati punctajul obtinut in tabelul care urmeaza. 1. Cu ce cred ca pot contribui la o echipa: a) Cred ca pot vedea si obtine foarte rapid avantaje de pe urma noilor oportunitati. b) Pot lucra bine cu o gama variata de oameni. c) Producerea ideilor este una din calitatile mele naturale. d) Capacitatea mea consta in a sustine oamenii oricand vad ca ei au ceva de valoare cu care ar putea contribui la obiectivele grupului. e) Capacitatea mea de a urmari lucrurile pana la capat este strans legata de eficienta mea personala. f) Sunt pregatit sa imi pierd popularitatea pentru o vreme daca stiu ca asta va duce la rezultate bune in final. g) Imi dau seama rapid ce s-ar potrivi sa facem intr-o situatie ce imi este familiara. h) Pot oferi un mod rezonabil de rezolvare pentru diferite feluri de actiuni fara a produce prejudicii si fara a fi partinitor. 2. Daca am un posibil neajuns in munca de echipa s-ar putea sa fie pentru ca: a) Nu ma simt in largul meu daca intalnirile (de lucru) nu sunt bine structurate si controlate si bine conduse in general. b) Sunt inclinat sa fiu prea generos cu cei care au un punct de vedere valid dar care nu a fost luat in considerare. c) Am tendinta sa vorbesc mult de indata ce grupul discuta despre idei noi. d) Punctele mele de vedere obiective imi creeaza probleme in a ma alatura colegilor gata pregatit si entuziast. e) Sunt uneori privit ca plin de forta si autoritar cand trebuie sa se faca ceva. f) Imi vine greu sa conduc din frunte, poate pentru ca reactionez prea tare la atmosfera de grup. g) Sunt capabil sa ma las atât de prins de ideile pe care le am incat pierd din vedere ce se intampla in jur. h) Colegii tind sa ma vada ca pe o persoana care se ingrijoreaza peste masura din cauza detaliilor sau a posibilitatii ca lucrurile sa nu iasa cum trebuie. 3. Cand sunt implicat intr-un proiect cu altii: a) Am aptitudinea de a influenta oamenii fara a face presiuni asupra lor. b) Vigilenta mea ma face ca in general greselile datorate lipsei de grija sau omisiunile sa nu aiba loc. c) Sunt pregatit sa preiau controlul ca sa fiu sigur ca o intalnire nu este o pierdere de timp sau ca se ignora obiectivele principale ale intalnirii. d) Se poate conta pe mine cand e nevoie de o contributie originala. e) Sunt intotdeauna gata sa sprijin o sugestie buna cand este in interesul comun. f) Sunt foarte interesat sa aflu care sunt ultimele noutati in privinta noilor idei si desfasurarea lor. g) Cred ca cei din jur apreciaza capacitatea mea de a hotari la rece. h) Se poate conta pe mine pentru ca toata munca esentiala sa fie organizata cum trebuie.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

43

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

4. Abordarea mea caracteristica fata de grup consta in: a) Am un fel de linistit in a-mi manifesta interesul de a-mi cunoaste colegii mai bine. b) Nu ma opun schimbarii opiniei celorlalti sau sa am un punct de vedere singular. c) De obicei pot gasi argumente necesare pentru a combate o propunere lipsita de sens. d) Cred ca am talentul de a face lucrurile sa mearga odata ce un plan trebuie pus in aplicare. e) Am tendinta de a evita ceea ce este evident si de a scoate la iveala aspecte neasteptate. f) Aduc o nota de perfectionism in orice munca de echipa pe care o fac. g) Sunt gata sa ma folosesc de contractele facute in afara grupului. h) Desi sunt interesat de toate punctele de vedere prezentate nu ezit sa ma hotarasc odata ce trebuie luata o decizie. 5. Obtin satisfactie intr-o munca deoarece: a) Imi place sa analizez situatiile si sa cantaresc toate sansele posibile. b) Sunt interesat sa gasesc solutii practice la problemele ivite. c) Imi place sa simt ca adopt relatii de lucru bune. d) Pot avea o influenta puternica in luarea deciziilor. e) Pot intalni oameni care au ceva nou de oferit. f) Pot sa-i fac pe oameni sa cada de acord in urmarea cursului necesar unei actiuni ce trebuie indeplinite. g) Ma simt in elementul meu cand pot acorda unei sarcini intreaga mea atentie. h) Imi place sa gasesc un subiect care sa-mi stimuleze imaginatia.

6. Daca mi se da deodata o sarcina dificila ce trebuie sa o rezolv intr-o perioada de timp limitat si cu persoane cu care nu am mai lucrat: a) M-as simti ca si cum as vrea sa ma retrag intr-un colt pentru a stabili modul de a depasi impasul inainte de a stabili solutia. b) As fi gata sa lucrez cu persoana care a aratat cea mai pozitiva abordare indiferent cat de dificila ar fi persoana. c) As gasi un mod de a reduce marimea sarcinii prin a stabili cu ce poate contribui mai bine fiecare membru al echipei. d) Dorinta mea de a urgenta lucrurile va ajuta la indeplinirea sarcinilor la timp. e) Cred ca mi-as reprima nelinistea de a atinge scopul in pofida oricaror presiuni. f) As fi pregatit sa iau o atitudine conducatoare pozitiva daca as simti ca nu se face nici un progres. g) As deschide o discutie cu dorinta de a stimula noi idei si de a face lucrurile sa se miste. 7. In legatura cu problemele la care sunt predispus cand lucrez in echipa: a) Sunt capabil sa-mi manifest nerabdarea cu cei care obstructioneaza progresul. b) Cei din jur m-ar putea critica pentru ca sunt prea analitic si insuficient de intuitiv. c) Dorinta mea de a fi sigur ca lucrurile s-au facut bine poate tine din loc treaba. d) Am tendinta de a ma plictisi repede si ma bazez pe unul sau doi membri ai echipei care sa ma scoata din aceasta stare. e) Imi este foarte greu sa pornesc daca scopurile actiunii nu-mi sunt clare. f) Cateodata nu reusesc sa explic si sa clarific dacat cu mare greutate punctele complexe ce se ivesc.

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

44

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

g) Sunt constient ca trebuie sa-i rog pe ceilalti sa faca lucrurile pe care eu nu la pot face. h) Ezit in a-mi prezenta punctele de vedere cand vad ca intampin o reala opozitie. Puneti scorul acordat fiecarui raspuns in casutele aferente: Sectiune a b c d e f 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

G

H

Pentru interpretarea testului de autocunoastere, studiati urmatoarea fisa de analiza: Transpuneti punctajele preluate din tabelul anterior, introducandu-le unul cate unul in tabelul de mai jos. Adunati apoi punctajul obtinut pe fiecare coloana si treceti totalul pentru fiecare sectiune. Sectiune 1 g 2 a 3 h 4 d 5 b 6 f 7 e total -

I

C d b a h f c g -

M f e c b d g a -

IN

IR

c g d e h a f -

a c f g e h d -

ME h d g c a e b -

LE b f e a c b h -

F e h b f g d c -

Interpretarea punctajelor totale: Punctajul maxim va indica cat de bine poate persoana in cauza sa se faca remarcata in cadrul unei echipe. Urmatorul punctaj mare indica rolul spre care se poate indrepta persoana in cazul in care pentru vreun motiv sau altul exista o cerinta mai mica in cadrul echipei de a ocupa rolul cu cel mai mare punctaj obtinut de persoana respectiva. Cele mai slabe doua punctaje in cadrul echipei indica posibile arii de slabiciune. Dar, in loc de a incerca sa schimbati atitudinea managerului in aceste arii, ar fi mai bine sa se ceara sprijinul unui coleg cu calitati complementare. Experienta obtinuta pana acum cu ajutorul acestui test indica ca cele mai preferate roluri pentru comitetul director sunt cele de Modelator, iar cele mai putin preferate cele de

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

45

Departamentul Formare 1999

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

suport de stagiu

Finalizator. Se poate concluziona deci ca imaginea tipica a managerului este de a initia actiuni, de a impinge lucrurile mai departe, de a fi extrovertit si de a actiona prompt dar slab in ceea ce priveste urmarirea proceselor de lucru. Aceasta concluzie trebuie tratata insa cu unele rezerve, deoarece la orice chestionar exista tendinta de a fi mai popular decat ceilalti. De aceea, aste util sa vedem cum reactioneaza in general fiecare membru al achipei in comparatie cu comitetul director.

ROLUL ÎN CADRUL ECHIPEI , CONFORM TESTULUI BELBIN TIPUL COORDONATOR(C)

LUCRĂTOR AL ECHIPEI(LE)

Cel mai bun rol Organizează munca echipei , foloseşte calităţile şi talentul membrilor echipei, delegă sarcinile Ajută pe ceilalţi, promovează un mod de lucru cooperant şi eficient, valoros în perioada de criză Sursă de inovaţii; generează noi idei;

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

46

Calităţi caracteristice Bun comunicator, inspiră încredere, calm, oferă motivaţie,încrezător, controlat,bun ascultător

Slăbiciuni acceptabile Poate fi manipulativ, nu este în mod special creator

Diplomat, sociabil, flexibil, conciliant, sensibil, adaptabil

Indecis, în special în perioadele de criză

Creator, introvertit, reacţionează la laude şi

Poate ignora practicul şi refuza protocolul; capul

Departamentul Formare 1999

Ati Co def cal de opo Ală me evi com

Ap pen

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

INOVATOR(IN)

suport de stagiu

găndire spre soluţii alternative în rezolvarea problemelor

critici, poate lucra singur, abordări”neortodoxe”, plin de imaginaţie, serios

în nori; poate fi uneori nestăpânit.

Analizază ideile; evaluează sugestiile; monitorizează obiectivele

Judecăţi de valoare; prudent; fără emoţii; perspicace;

Mişcările greoaie; lipsa de inspiraţie; arareori îi inspiră pe cei din jur

Transpune planurile în scheme concise; foloseşte abordări sistematice; vede latura practică

Auto-disciplinat; munceşte din greu

Lipsa de flexibilitate; îi displac ideile neverificate; se adapteză doar dacă i se spune “de ce”

Se asigură că nimic nu a fost scăpat din vedere; urmăreşte lucrurile pănă la capăt; atenţie deosebită pentru detalii Modelează activitatea echipei; modifică starea de inerţie; produce urgentarea acţiunilor

Meticulos

Ezitare în a delega; îngrijorări; poate părea prea pedant cu detaliile

Dinamic; produce schimbări; fire decshisă; gereu de condus

Tendinţa spre asprime sau grosolănie; nerăbdarea; iritabilitatea

INVESTIGATOR DE RESURSE(IR)

Răspunde la întrebări ; explorează noi idei sau posibilitaţi; negociază resursele; multe contacte

Entuziast; bun comunicator; fire deschisă ; curios

SPECIALIST(S)

Oferă cunoştinţe specializate; contribuie cu experienţă tehnică

Hotărât; devotat, singuratic, iniţiator de acţiune

Atenţie de scurtă durată; indisciplină; se plictiseşte uşor; lipsa capacităţii de a urmări lucrurile pănă la capăt Domeniu restrâns de interese

MONITOR/ EVALUATOR(ME)

IMPLEMENTATOR(I)

FINALIZATOR(F)

MODELATOR(M)

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

47

Departamentul Formare 1999

în d de ofe cre într Cri de com coo ino rem Co fără org nec sug de Scă crit con det ved Asu aut IN “vo oc Ad păs pen pro dec Nu sau

Managementul proiectelor şi scrierea cererilor de finanţare

Organizaţia Naţională ”Cercetaşii României”

suport de stagiu

48

Departamentul Formare 1999