Makalah Manperpus 10.docx

MAKALAH “PERENCANAAN STRATEGIS DI PERPUSTAKAAN” Mata Kuliah Manjemen Perpustakaan Dosen Pengampu Zainal Arifin, M.Si

Disusun Oleh: 1. Aeni Rokhmatun Nisa

12490053

2. Imro’atul Karimah

12490059

3. Nahla Diani Pramono

124900

4. Ufi

124900

Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta 2014

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Rumusan Masalah C. Tujuan

BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Perencanaan Strategis Perpustakaan Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang memerlukan perencanaan dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak jelas tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lambannya perkembangan perpustakaan. Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi/lembaga. Maju mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai. Oleh kaena itu, kebutuhan tenaga untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan yang lain. Perencanaan merupakan suatu proses analitis yang berhubungan dengan penilaian terhadap masa depan untuk menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan mengembangkan berbagai alternatif untuk mencapai tujuan yang dimaksud (Stueart & Moran, 1987). Perencanaan dimaksudkan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang terjadi pada saat itu dan perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.1 Perpustakaan yang baik, perlu direncanakan dengan baik pula. Keberhasilan program kerja yang dibuat oleh perpustakaan, tergantung pada seberapa baik perpustakaan “menduga” perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan strategi yang melibatkan 1 http://arwendria.wordpress.com/2010/12/16/manajemen-perpustakaansekolah/, di akses tanggal 10 Mei 2014 pkl. 14.18 wib.

berbagai pihak dalam membuat perencanaan atau dalam konsep manajemen dikenal dengan istilah perencanaan strategis. Perencanaan stategis adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi beberapa strategi. Tujuan utamanya adalah agar suatu orgaisasi dapat melihat secara objektif berbagai kondisi internal dan eksternalnya, sehingga diperoleh suatu keputusan yang mendasar (Rangkuti, 1999). Dimana sebuah organisasi akan dibawa kemana di tahun-tahun mendatang dan bagaimana cara untuk sampai ke tujuan tersebut (McNamara, 1999). Perencanaan strategis terdiri dari beberapa bagian, yaitu pernyataan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Untuk perpustakaan sekolah, visi, misi, tujuan, dan sasarannya harus sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran lembaga induknya, yaitu sekolah.2 King

(1982)

menyatakan

bahwa

bila

para

pustakawan

ingin

memanfaatkan perencanaan strategis, yang pertama harus dipahami adalah lingkungan mereka bekerja dan dimana perpustakaan tersebut berada. Kekuatan terbesar dari perencanaan strategis adalah terletak pada proses dimana administrator perpustakaan dapat menganalisa lingkungannya dan menghubungkan hasilnya dengan tujuan, sasaran, dan rencana masa depan organisasi. Mengingat begitu pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan, dalam penyusunannya diperlukan pengetahuan dan pengalaman luas (Sulistya-Basuki, 1993). Perencanaan ini terkait masalah sumber daya manusia, dana, dan fasilitas lain sebagai pendukung pelaksanaan. Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena halhal berikut ini:3

1. Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas

2 http://arwendria.wordpress.com/2010/12/16/manajemen-perpustakaan-sekolah/, di akses tanggal 10 Mei 2014 pkl. 14.18 wib. 3 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal. 58-59

Pimpinan perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan fungsi menajemen dan kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaan yang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sitem organisasi, prosedur dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan ke arah mana tenaga harus digerakkan untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan. 2. Perencanaan merupakan alat pengawasan Dengan adanya perencanaan akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan pengukuran signifikansi penyimpangan itu. Oleh karena itu, pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan mampu meningkatkan efektivitas pengawasan. 3. Perencanaan yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi Dengan adanya perencanaan, seorang pimpinan perpustakaan akan berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk (barang/jasa) yang lebih besar. Oleh karena itu, dalam penyusuna rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang tidak dikehendaki dan sedapat munkin dihindarkan atau setidaknya dikurangi. B. Fungsi Perencanaan Perencanaan merupakan titik awal kegiatan yang akan dilakukan maka dari itu harus dipersiapkan secara matang. Perencanaan yang matang berfungsi untuk4: 1. Membantu tercapainya tujuan Suatu perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu dan sebuah perencanaan harus membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menegah, maupun jangka panjang. 2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi Dengan adanya perencanaan

diharapkan

dapat

membantu

perpustakaan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi. Dimana perencanaan

dari

teresbut hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh

4 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal.60

lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga pikiran, dan mesin yang digunakan. C. Tahapan Perencanaan Tahap-tahap dari perencanaan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Penetapan Visi, Misi, dan Tujuan Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang. Penetapan visi penting dalam pengembangan perpustakaan sekolah sebab visi memiliki fungsi untuk memperjelas arah yang akan dituju oleh perpustakaan sekolah.5 Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata. Penyusunan misi biasanya dalam bentuk kata kerja untuk untuk merealisir visi.6 Sedangkan tujuan merupakan sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan. Tujuan yang akan dicapai perpustakaan harus jelas.7 2. Perumusan Keadaan Sekarang Tahapan yang kedua yaitu memahami keadaan perpustakaan sekarang, baik kekurangan maupun kelebihannya. Sebelum perpustakaan merumuskan keadaan yang diinginkan di masa mendatang, terlebih dahulu harus dilakukan kajian terhadap lingkungan organisasi internal maupun eksternal. Karena satu-satunya pangaruh yang paling penting terhadap kebijakan dan strategi organisasi adalah lingkungan dalam dan luar organisasi. Lingkungan internal perpustakaan meliputi struktur organisasi, staf, koleksi dan akses, jenis layanan, gedung, anggaran dan pelayanan teknis. Sedangkan lingkungan eksternal perpustakaan antara lain geografi dan

5http://boboyalbaroni.blogspot.com/2011/12/perencanaan-perpustakaan.html, diakses tanggal 10 Mei 2014, pkl.14.30 wib 6 ibid, 7 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal.61

iklim, sosial dan budaya, ejarah dan politik, telekomunikasi dan tranportasi, dan ekonomi. Dengan pemahaman mengenai faktor-faktor internal dan eksternal, organisasi perpustakaan akan berada dalam posisi yang ideal untuk menanggapi perubahan-perubahan lingkungan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah tepat. 3. Identifikasi Kemudahan dan Hambatan Setelah kita merumuskan keadaan perpustakaan sekarang, tahap selanjutnya yaitu menidentifikasi kelemahan dan hambatan yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan hambatan perpustakaan bisa dilakukan dengan analisis SWOT. SWOT merupakan singkatan dan Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Kekuatan dan kelemahan merupakan bagian internal dari organisasi tersebut, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal dari organisasi tersebut. Analisis SWOT ditujukan untuk mengidentifikasi berbagai faktor untuk merumuskan strategi organisasi. Dengan adanya analisi SWOT ini dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman perpustakaan tersebut. 4. Pengembangan Perencanaan Dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik , maka perencanaan perlu memperhatikan beberapa komponen. Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu:  Koleksi  SDM pustakawan dan tenaga administrasi  Jenis dan bentuk layanan  Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.)  Fasilitas pendukung (gedung dan alat)

Prioritas diberikan pada komponen yang paling mendukung target pengembangan perpustakaan. Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana yang dimiliki.