Makalah Manajemen Perubahan Ridwan.docx

MAKALAH MANAJEMEN PERUBAHAN

DISUSUN OLEH

:

MUHAMMAD RIDWAN FIRDAUS

1211408505

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. Perubahan mulai disadari menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya

perubahan bagi

peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan. Terjadi perubahan besar - besaran di dunia bisnis dari sektor komputer sampai jasa keuangan, dari sektor telekomunikasi sampai layanan kesehatan. Saat ini banyak organisasi sepakat bahwa kehidupan berorganisasi semakin menjadi tidak pasti, seiring dengan langkah perusahaan yang makin terpacu dan masa depan menjadi makin sulit diprediksi. Namun demikian semua sepakat perubahan semakin cepat terjadi. Dunia bisnis sedang dan akan terus mengalami perubahan yang makin cepat, walau arah perubahan tidak mudah diprediksi. Walhasil para manager dan pembuat keputusan perlu lebih memahami kemana angin perusahaan bertiup, karena setiap waktu dapat menentukan hidup matinya perusahaan. Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi adalah peningkatan pola perubahan organisasi menuju perkembangan yang berkualitas

B. Rumusan Masalah Melihat pentingnya fungsi manajemen perubahan, artinya memahami dan menerapkan strategi yang diperlukan dalam menghadapi perubahan dan perkembangan kehidupan baik dari sisi kultur, social maupun lingkungan sebagai tempat sebuah organisasi hidup dan berinteraksi, maka dalam makalah ini, diantaranya akan membahas mengenai:

A. Definisi Perubahan dan Manajemen Perubahan B. Mazhab-mazhab Dasar Teori Perubahan, C. Tipologi Perubahan,

BAB II PEMBAHASAN

A. Definisi Perubahan dan Manajemen Perubahan 1. Definisi Perubahan Jeff Davidson menjelaskan bahwa perubahan merujuk pada sebuah terjadinya sesuatu yang berbeda dengan sebelumnya. Perubahan bisa juga bermakna melakukan hal-hal dengan cara baru, mengikuti jalur baru, mengadopsi teknologi baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur manajemen baru, penggabungan (merging), melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang bersifat mengganggu (disruptive) yang sangat signifikan. Rumusan perubahan yang diungkapkan oleh Davidson tersebut, bahwa perubahan organisasi termasuk lembaga pendidikan tinggi bisa terjadi di berbagai aspek kehidupan organisasi (Davidson,2005:3). Michel Beer (2000: 452) menyatakan berubah itu adalah memilih tindakan yang berbeda dari sebelumnya, perbedaan itulah yang menghasilkan sustu perubahan. Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan memperkuat status quo yang ada. Selanjutnya Winardi (2005: 2) menyatakan, bahwa perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini menuju ke kondisi masa yang akan dating menurut yang di inginkan guna meningkatkan efektivitasnya. Sejalan dengan itu Anne Maria (1998: 209) berpendapat, bahwa perubahan organisasi adalah suatu tindakan menyusun kembali komponen-komponen organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Mengingat begitu pentingnya perubahan dalam lingkungan yang bergerak cepat sudah saatnya organisasi tidak menunda perubahan, penundaan berarti akan menghadapkan organisasi pada proses kemunduran. Potts dan LaMarsh melihat bahwa perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang suatu organisasi menuju keadaan yang diinginkan di masa depan. Perubahan dari keadaan sekarang tersebut dilihat dari sudut struktur, proses, orang dan budaya. Perubahan lembaga menurut Potts dan LaMarsh dibatasi pada aspek struktur organisasi, proses, orang dan budaya organisasi (Potts, 2004:36). Menurut Hussey, faktor pendorong terjadinya perubahan adalah perubahan teknologi yang terus meningkat, persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global, pelanggan semakin banyak tuntutan, profil demografis negara berubah,

privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut dan stakeholders minta lebih banyak nilai (Hussey, 2000:6).

2. Definisi Manajemen Perubahan Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut Manajemen perubahan merupakan suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari perubahan tesebut. (Wibowo, 2006:36).

B. Mazhab-mazhab Dasar Teori Perubahan Teori dan praktek manajemen perubahan melibatkan banyak disiplin serta tradisi ilmu – ilmu sosial. Managemen Perubahan bukanlah suatu disiplin ilmu terpisah dengan batasanbatasan kaku yang terdefinisikan dengan jelas. Masalahnya kemudian semakin dipersulit lagi karena kesalingterkaitan ilmu-ilmu sosial itu sendiri. Misalnya, teori pembelajaran, yang membantu kita memahami perilaku mereka yang mengelola perubahan, tidak dapat dilepaskan sepenuhnya tanpa kita mengacu ilmu psikologi. Ada tiga mazhab pemikiran sebagai pembentuk fondasi untuk bersandarnya teoriteori managemen: 1. Mazhab Perspektif Individual Pedukung mazhab ini dibagi menjadi dua kelompok yaitu : a. Psikolog Behavioris Memandang perilaku sebagai hasil interaksi seseorang dengan lingkungannya. Bagi Behavioris, semua perilaku dipelajarai dan dalam mewujudkan perubahan organisasi dengan cara mengubah stimuli eksternal yang mampu mempengaruhi individu. b. Gestalt-Field Meyakini bahwa penjelasan itu belum mencakup konsepnya secara utuh. Mereka menyatakan bahwa perilaku seseorang merupakan produk lingkungan dan penalaran sedang pembelajaran merupakan suatu proses perolehan atau perubahan

wawasan, pandangan, ekspektasi atau pola pemikiran. Perilaku bukan sekedar produk stimuli eksternal, namun lebih bisa dijelaskan dari cara individu memakai penalarannya untuk menginterprestasikan stimuli. Kedua kelompok di atas terbukti sangat berpengaruh dalam literatur managemen perubahan; bahkan sejumlah penulis menyarankan penggunaan kedua teori tersebut secara berurutan. 2. Mazhab Dinamika Kelompok Mazhab ini memiliki sejarah sangat panjang dan menekankan pada pencapaian perubahan organisasi melalui team atau kelompok kerja, ketimbang pada individu. Menurut Lewin, bahwa orang-orang dalam organisasi bekerja dalam kelompok, maka perilaku individual bisa dimodivikasi atau diubah dalam kaitannya dengan praktekpraktek dan norma kelompok. Lewin menyatakan bahwa perilaku kelompok merupakan rangkaian rumit interaksi simbolik dan daya-daya kekuatan yang tidak hanya mempengaruhi struktur kelompok, namun juga mampu mengubah perilaku individu. Karenanya, perilaku individu merupakan fungsi dari lingkungan kelompok atau medan dari mana tercipta kekuatan dan ketegangan yang bersumber dari tekanan kelompok pada setiap anggotanya. 3. Mazhab Sistem Terbuka Menurut Mazab Sistem Terbuka, organisasi terdiri dari pelbagai subs istem yang saling berkaitan. Perubahan salah satu sitemnya berdampak pada bagian lain dalam sistem, akhirnya pada kinerja keseluruhan. Pendekatan perubahan Mazab Sistem Terbuka didasarkan

pada

metoda

diskripsi

dan

evaluasi

pel

bagai

sub

sistem.

Organisasi dipandang sebagai sistem “terbuka” dijelaskan dalam dua sudut pandang yaitu: a. Pertama Organisasi terbuka dan berorientasi dengan lingkungan eksternalnya b. Kedua Organisasi terbuka secara internal saling berkaitan satu sama lain Tujuan pendekatan Sistem Terbuka adalah untuk menata fungsi suatu bisnis sedemikian rupa melalui koordinasi dan saling ketergantungan lini-lini yang didefinisikan dengan jelas. Sistem utama organisasi menurut Miller ada 4 sub : a. Sub-sistem tujuan dan nilai organisasi :

Organisasi memastikan tujuan dan nilainya selaras tidak hanya antara keduanya namun dengan lingkungan eksternal dan internal. b. Sub-sistem teknis: Merupakan kombinasi spesifik dari pengetahuan, tekhnik dan tekhnologi organisasi dapat berfungsi. Keselarasan dan kelayakan kombinasi kaitannya dengan tuntutan spesifik organisasi c. Sub-sistem psikologi: Tersusun dari relasi peran, nilai – nilai dan norma yang mengikat orang menjadi satu dan membuat masyarakat miniatur tertentu, dipengaruhi lingkungan organisasi. Jika sub sistem psikologi lemah, maka akan terpecah belah. d. Sub-sistem manajerial : Menjangkau seluruh organisasi, menghubungkan dengan lingkungan, menentukan nilai, mengembangkan rencana strategis dan operasional secara utuh, merancang struktur menerapkan proses kontrol. Sub-sistem ini yang bertanggung jawab mengarahkan organisasi dan memastikan tercapainya tujuan.

Perubahan menurut Burke dipengaruhi oleh 3 hal : 1. Sub sistem saling bergantung. Organisasi tanpa mengindahkan ketergantungan terhadap keseluruhan organisasi, maka hasilnya kemungkinan besar tidak akan optimal. 2. Pelatihan sebagai mekanisme perubahan tidak akan berhasil tanpa dukungan mekanisme lainnya. Seperti dinyatakan Burke “Walau pelatihan mampu membawa perubahan individual pada kelompok kecil namun tidak cukup bukti bahwa upaya - upaya untuk mengubah individu pada akhirnya mampu mengubah organisasi”.

3. Supaya sukses, organisasi mesti membuka sumbat dan mengarahkan energi serta bakat para karyawannya. Lantaran mengubah pula norma – norma, sitem imbalan dan struktur pekerjaan, maka harus dengan pendekatan perspektif organisasional, tidak sekedar perspektif individu dan kelompok. Butler mengatakan bahwa “Sistem sosial adalah entitas amat dinamis dan kompleks yang sulit didesskripsikan dan dianalisa, maka kita bisa saja mudah tersesat dalam upaya memilah-milahkan hubungan sebab - akibatnya”

C. Tipologi Perubahan 1. Pemicu Perubahan Perusahaan makin berorientasi pada pelanggan dan pertumbuhan, maka makin bergerak cepat dan menggelobal. Champy dan Nohria dari AS menyebutkan 3 pemicu utama yang menggerakkan perubahan : a. Tehnologi : Khususnya TI, yang menstranformasi bisnis yang sedemikian dramatis. b. Pemerintah : Peninjauan ulang dalam bisnis, hampir semua pemerintah di seluruh dunia menggerakkan deregulasi, privatisasi dan perdagangan bebas. c. Globalisasi : Banyak perusahaan di seluruh dunia bersaing men-deliver layanan yang sama, di mana saja, kapan saja dengan harga yang kompentitif pada organisasi dan perusahaan agar mampu menata diri dengan cara radikal. Hussey mengidentifikasi “persaingan” konsumen makin menuntut, kecepatan teknologi menjadi usang dan tekanan untuk men-deliver value bagi pemegang saham sebagai pemicu perubahan berjangka panjang. Daya penggerak yang sama mengubah karakteristik baik organisasi bisnis maupun organisasi publik untuk komparasi pelbagai respon organisasi terhadap perubahan. Menurut Champy dan Nohria, organisasi bisnis bertransformasi ke bentuk baru berkat persaingan global, terobosan teknologi, menunjukkan ciri – ciri sebagai berikut: a. Berbasis informasi. b. Makin terdesentralisir, makin terjalin lewat teknologi. c. Cepat beradaptasi dan sangat lincah. d. Kreatif dan kolaboratif dengan struktur berbasis tim. e. Stafnya lebih banyak diwarnai pekerja pakar.

f. Swakendali, prinsip kerja dan kepercayaan nyata Jenis – jenis Perubahan Sifat – sifat perubahan organisasi ada 3 jenis menurut Grundy: a. Perubahan sebagai, “Smooth incremental change” Perubahan ini terjadi secara lambat, sistematis dan dapat diprekdisikan. Smooth incremental change mencakup perubahan yang berlangsung pada kecepatan konstan. b. Perubahan sebagai, “Bumpy incremental change,“ sebagai periode relatif, tenang di sela percepatan gerak perubahan. Perubahan ini mencakup perubahan lingkungan organisasi, bersumber dari perubahan internal seperti tuntutan peningkatan efisiensi dan perbaikan metode kerja. Contoh: Reorganisasi secara periodik dilakukan perusahaan. c. Perubahan sebagai, “Discontinuous change,“ Perubahan yang ditandai pergeseran cepat atas strategi, struktur atau budaya. Contoh: Privatisasi sektor strategis yang dikuasai negara yaitu privatisasi sektor telekomunikasi.

Konvergensi dan pergolakan perusahaan penggambaran perubahan ala Tushman, Newman, Romanelli, walau mirip dengan Grundy, didasarkan pada penelitian berbagai perusahaan. Tushman dkk. mengajukan dua jenis converging change: a. Penyetelan atau fine tuning. b. Penyesuaian inkremental atau incremental adaptation

2. Tujuan Perubahan Perubahan itu bertujuan menjaga kecocokan antara strategi, struktur, proses organisasional. Penyetelan atau fine tuning uintuk memperbaiki aktifitas yang berjalan baik, Penyesuaian inkremental sebagai respon atas pergeseran kecil lingkungan di mana perusahaan beroperasi. Kebutuhan discontinuous change timbul karena faktor sebagai berikut: 1. Fenomena diskontinuitas industri, perubahan drastis situasi hukum politik yang mengubah sifat dan aturan persaingan. Hal ini mencakup deregulasi, subsitusi, teknologi produk, subsitusi teknologi proses, ekonomi secara nyata. Contoh: krisis minyak.

2. Pergeseran daur hidup. Perubahan strategi dari peluncuran produk baru hingga tahap penguasaan pasar.

Perubahan sistem yang bersifat revolusioner lebih cepat ketimbang perubahan inkremental dalam sistem, hal ini mencakup sebagai berikut: 1. Reformasi misi dan nilai – nilai inti – perumusan ulang misi perubahan. 2. Pergeseran kekuasaan dan status – merefleksikan pergeseran persaingan dan alokasi sumber daya. 3. Reorganisasi – strategi memerlukan modifikasi struktur, sistem dan prosedur, perubahan bentuk organisasi. 4. Revisi terhadap pola interaksi – pembaharuan prosedur arus kerja, jaringan komunikasi, pola pengambilan keputusan. 5. Eksekutif baru – biasanya dari luar perusahaan.

Frame breaking change sebagai perubahan revolusioner karena sifat perubahannya menuntut perumusan keseluruhan perusahaan. Alasan dibalik implementasi frame breaking change: 1. Sinergi – semua perusahaan bergerak serentak. 2. Kantong resistensi – peluang berkembang dan memperkuat diri apabila frame breaking change berjalan lambat. 3. Kebutuhan perubahan yang dibatasi – apabila hambatan diperlonggar, perubahan menjadi mode. 4. Resiko dan ketidak pastian - semakin lama waktu implementasi berlangsung ketidakpastian dan ketidak stabilan.

Planned change dan Emergent change, perusahaan berupaya menjaga keseimbangan antara daya kekuatan pendorong perubahan dengan pendorong stabilitas. Jika perusahaan mampu merespon kebutuhan secara berkesinambungan, tak perlu mengalami pergolakan secara periodik. Relevansi isyarat ditentukan bukan oleh aktifitas kompetitief, namun oleh konstruk paradigma, fenomena penyimpangan strategis akan terjadi secara perlahan, tidak begitu kentara yaitu dimana strategi perusahaan akan tidak memadai menghadapi pelbagai tuntunan lingkungan. Perubahan perencana dan Emergent change tidak bisa

dibedakan secara tajam. Komparasi berbagai permodelan perubahan dikaitkan dengan daya pendorong perubahan lingkungan. 3. Perubahan Terprediksi Daur perkembangan dan aktifitas merupakan bagian dalam kehidupan, konsep daur hidup organisasi dipakai untuk menggambarkan perusahaan ketika tumbuh dan berkembang ditinjau dari aspek ukuran dan kedewasaan perusahaan. Menurut Greiner aktifitas perusahaan melalui 5 tahapan yang masing – masing merupakan tahap evolusi dan revolusi dilengkapi oleh kategorisasi Clarke mengenai karakteristik dan masa krisis setiap tahap pertumbuhan. a. Tahap Entrepreneurial Meredam pertumbuhan dan tetap menjadi kecil resikonya tak mampu bersaing dan merekrut manajemen professional. b. Tahap Kolektif Organisasi makin mantap, tugas – tugas internal dialokasikan serta pemegang wewenang untuk mengerjakan yang makin jelas. c. Tahap Formalisasi Menurut keputusan strategis dan mengimplementasikan kebijakan tugas manajemen menengah yang menjalankan dan mengawasi keputusan operasional. d. Tingkat Globalisasi Mengidentivikasi situasi perusahaan, membantu para manajer merencanakan perubahan yang diperlukan dan memahami perubahan. Perusahaan perlu mengembangkan cara untuk merealisasikan perubahan dari satu tahap ke tahap berikutnya.

Diagnosa Situasi Perubahan Menurut Pettigren dan Whipp dalam laporan penelitian perusahaan Inggris ada 4 sektor industri yaitu: a. Sukses bersaing. b. Manajemen perubahan strategis. c. Operasi harus mempertimbangkan proses yang tak pasti. d. Emergent Model Greiner tentang daur hidup perusahaan untuk mengetahui saat kapan perubahan organisasi menghasilkan kesepakatan rencana perusahaan. Mencari Break Point. Strebel mengajukan model perilaku industri mirip dengan model Greiner tentang konsep daur perilaku organisasi. Jika Greiner mengaitkan modelnya pada

perubahan struktur dan manajemen organisasi, Strebel mengaitkan modelnya pada kompetitief perusahaan. Daur perilaku kompetitief evolussioner mengenalkan ide breakpoint yaitu periode dimana perusahaan harus merubah strategi untuk merespon perubahan perilaku pesaing. Daur perilaku kompetitief mencakup 2 tahapan utama: a. Tahapan inovasi ketika seseorang menemukan peluang bisnis baru. b. Pemusatan, persaingan memotong biaya dan berkonsolidasi sehingga keuntungan merosot dari pemotongan biaya. Daur kompetitief menunjukkan ada 2 tipe breakponit: a. Divergent Breakpont yang terkait dengan peningkatan tajam keberagaman jenis tawaran kompetitief dengan penekanan bagaimana memberi lebih banyak value bagi pelanggan. b. Convergent Breakpoint yang terkait dengan perbaikan tajam dalam sistem dan proses dalam men-deliver tawaran, jadi mendorong deliverid cost yang lebih rendah Sejumlah indikator umum untuk memicu breakpoint: a. Kompetitor : Convergence muncul berbagai produk jasa dan image makin mirip. b. Konsumen : perbedaan produk dianggap semu dan segmentasi pasar mulai terpecah. c. Distributor : daya tawar industri kerap bergeser kepada distributor yang mengadu domba pelaku persaingan d. Pemasok : tak dapat menyediakaan keunggulan kompetitief, karena setiap orang tahu bagaimana memakai input mereka

Divergen lebih sulit diantisipasi lantaran didasarkan pada produk yang belum ada. Namun jika faktor berikut telah ada maka industri telah siap menerima produk baru yang memisahkan dengan masa lalu, yaitu: a. Pelanggan

: Pasar makin jenuh diiringi kemerosotan pertrumbuhan dan

ketidak puasan konsumen. b. Pesaing baru

:

keresahan

pelanggan

mengundang

pelaku

baru

3. Kompetitor : penurunan laba memaksa pelaku persaingan bereksperimen dengan. c. Tawaran baru atau mencari keuntungan di bidang lain. d. Distributor : mereka tertinggal karena harus beradaptasi dengan tawaran baru.

4. Tipe perubahan Tipe perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah: a. Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi; b. Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi; c. Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya. Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan. Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan.

BAB III PENUTUP

Secara sederhana, kita bisa membagi masalah manajemen perubahan menjadi dua pertanyaan utama, yaitu: ‘Perubahan apa yang mesti kita terapkan?’ dan ‘Bagaimana cara kita menerapkannya agar bisa sukses?’ Untuk menjawabnya, kita butuh dua ketrampilan khusus: untuk mendiagnosa kebutuhan perubahan; mengaudit kinerja; mengembangkan visi perbaikan; menggambarkan atau merumuskan strategi baru. Mencapai tujuan perubahan juga butuh ketrampilan untuk menyelesaikan tugas secara tuntas, untuk mendorong aksi. Perubahan kerap mengganggu dan merusak. Memang mnurut definisinya, perubahan mengusik keadaan ‘status quo’. Kepemimpinan sangatlah penting karena untuk mencapai tujuan perubahan, kita mesti menempatkan analisa dan aksi di atas konsensus, meski ketiganya sama-sama diperlukan. Kita akan membicarakan perpaduan manajerial yang baru ini agar proses perubahan bisa jalan secara efektif. Untuk itu, perlu dikembangkan dua tema utama, yaitu: 1. Ketrampilan manajerial apa yang dibutuhkan untuk mendorong perubahan organisasi secara efektif? 2. Perubahan berpotensi mengganggu dan merusak. Bagaimana orang mengalami perubahan dan bagaimana cara membantu mereka mengatasi tekanan dari perubahan? Agar bisa efektif mengelola perubahan, diperlukan kemampuan untuk menciptakan keterpaduan antara anggota organisasi, sumber daya, gagasan, peluang, dan tuntutan-tuntutan. Manajer butuh ketrampilan seorang konduktor orkestra. Visi penting, dan kreatifitas bahkan lebih penting. Namun, kemampuan menyusun rencana sistematis untuk penyediaan logistik sumber daya, dukungan, pelatihan, dan s.d.m. merupakan inti semua program perubahan.