Los Tipos Documentales Y Su Disposición Final Son.docx

TIPOS DOCUMENTALES Y DISPOSICION FINAL Que es un documento?? Es la información conservada en un soporte físico que adquiere un valor documental por tal motivo de procura garantizar su conservación mediante almacenamiento y orden para facilitar su utilización.

Importancia de los documentos… El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que puede ser requerida debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su gestión, objetivos y sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la información que contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes. Encontramos 2 clases de documentos y cada uno con sus respectivas características internas y externas.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

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DOCUMENTO ELECTRONICO: Información y procesos de tipo electrónico

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CARACTERISTICAS INTERNAS: Aquellas que le dan la esencia al documento. o Entidad productora: hace referencia a la persona o empresa que expide el documento. o Orígenes funcionales: refiere a la función o trato que motiva su elaboración o Fecha y lugar de producción: señala la precisión de la realización del documento o Contenido sustantivo: cuerpo del documento

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CARACTERISTICAS EXTERNAS: Aquellas que no dependen del cuerpo del documento o Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir o Textual: escrito en papel o No textuales: se elaboran para ser interpretados visual, auditiva o manualmente como registros fotográficos, mapas, planos…. o Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento

o Forma: señala su contenido original o copia, se debe identificar con algún tipo de señal o Formato: refleja la presentación en físico del documento Se divide también por caracteres, son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica. algunos de estos son:  Carácter seriado: son aquellos que llevan un consecutivo como por ejemplo las actas. 

Carácter de unicidad: como su nombre lo indica cada documento es único, no hay más ejemplares.

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Carácter de objetividad: debe cumplir con el objeto por el cual fue elaborado.

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Integridad: los documentos no deben ser alterados.

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Interrelación: pueden ir una de la otra como eslabones; es decir si se devuelve una factura este hecho desencadena en otros documentos.

Lo definen algunas características que hacen posible su clasificación como soporte, técnica, estructura y contenido. Se clasifican según su función su principal función es la rápida y efectiva localización de la información. 

Soporte: material atreves del cual se realiza la trasmisión o Textuales: se utilizan en su mayoría por empresas, como memorandos, actas… o Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información o Imagen: reflejan la información plasmada en el texto o Cinta: son medios audiovisuales o Otros: discos duros, material óptico, sellos…

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Autor: se refiere a persona o empresa que elabora el documento o Documento público: son documentos recibidos o enviados por funcionarios públicos o Documento privado: recibidos o enviados por entidades privadas o personas naturales

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Finalidad: el objetivo que deben cumplir o Documentos dispositivos: impactan normas de estricto cumplimiento como las leyes

o Documentos informativos: conforman la generalidad de los documentos de función administrativa como los memorandos o Documentos testimoniales: son los que sirven como prueba o testimonio, por ejemplo contratos 

Difusión en el tiempo: Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.

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Funcionalidad: o Específicos: soportan las funciones y objetivos de la empresa

o Comunes: además de apoyar la gestión de la empresa también cuenta con documentos diferentes como nomina, hojas de vida… TIPOLOGIA DOCUMENTAL

La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa. Un ejemplo de tipo documental son; resoluciones, memorandos, informes, entre otros. La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones por parte de la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado soporte —papel, microfilm, medio electrónico, entre otros. Generalmente, los tipos documentales de un mismo soporte, acude por estructura, a caracteres internos específicos a cada uno de ellos determinando su contenido. Es importante considerar, que los tipos documentales se derivan propiamente de cada una de las instancias o dependencias que los generan dentro de cada institución, lo que implica de manera práctica, que cada función produce uno o varios tipos de documentos.

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