Los Documentos Administrativos

Los documentos administrativos Agosto de 2008.

FUNCIONES Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: 1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos. 2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la

Principios fundamentales Formalidad: Se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos preestablecidos por las instituciones Simplicidad Todos deben ser elaborados de la manera más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común. Debe ser preciso, concreto, claro y directo. Racionalidad Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Mientras más extenso es un documento, más complicado y costoso. Flexibilidad Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo más importante en el documento es que transmita de manera directa un mensaje no su presentación formal. Eficacia Debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y con el mínimo costo.

El texto: Características vitales. Claridad: Todo texto debe ser claro, fácil de entender. Se debe lograr que las ideas expuestas lleguen al lector con claridad. Integridad: Debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o al asunto. No debe presentar vacíos, dudas o ambigüedades. La información debe ser completa y coherente. Brevedad: Breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Expresar las ideas sin rodeos. Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso y cordial, capaz de persuadir positivamente al lector sin llegar a

Actividades imprescindibles para lograr una buena redacción de documentos administrativos

El hábito de lectura. La práctica de la redacción Existencia de interés personal por superarse. Nota: Cuanto más alto es el nivel cultural de una persona, cuanto más conoce sus funciones, responsabilidades y derechos mejores posibilidades aparecen para redactar un exitoso documento

Recomendacione s -Cuidar la ortografía. -No abusar de las mayúsculas. -Colocar debidamente las tildes y los signos de puntuación. -Usar correctamente los elementos de enlace. -Construir oraciones claras. -Evitar la cacofonía ( la participación de la institución en mención…) -Uso de palabras o expresiones sinónimas. -No se escribe para uno mismo sino para otros quienes se formarán una opinión acerca de nuestra preparación profesional

1. ¿Qué es una solicitud? Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos

La estructura del CONTENIDO de una instancia es la siguiente: 2.Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, DNI, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).

2. Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud. El último párrafo acabará con una coma (,), ya que aprovecharemos para enlazar con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como: ...por todo ello, ...es por lo que, ...y como consecuencia, , ...y por esto,

Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO". 3.Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de ....

La despedida debe indicar: Fecha: lugar, día, mes y año, antefirma, firma de quien presenta la instancia y la pos firma.

............................................................................, con domicilio en C/ Los Álamos , núm. 5, de La Felguera, y DNI número 9.456.234, y tel. 985 23 45 34 EXPONGO: Que reúno todos los requisitos para poder participar en el concurso oposición convocado por ese Ayuntamiento para la provisión de plazas para la Guardería Municipal. Que adjunto los siguientes documentos:         Declaración jurada.         Fotocopia de certificado de trabajo, expedido por el Ayuntamiento de Langreo. Como consecuencia de ello, SOLICITO Ser admitido a las pruebas de selección, en la modalidad de concurso oposición, para la Guardería Municipal de ese Ayuntamiento. La Felguera, 20 de Febrero 2005 Nombre y firma del solicitante

SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE LANGREO

Memorándum

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a UD. Atentamente Luz, María Durán Gerente Ventas