Definicion De Documentos Administrativos

TEMA 12 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. LAS COPIAS DE DOCUMENTOS. EL DESGLOSE DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. LA FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO.

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA

La regulación normativa de los documentos administrativos la podemos encontrar recogida en las siguientes normas:

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Ley 30/1992, 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

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Decreto 204/1995, 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos.

1.1.CONCEPTO Y FUNCIONES

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos1[1] administrativos.

Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la 1[1] Un acto administrativo es cualquier declaración de conocimiento, voluntad o deseo emitida por un órgano o unidad administrativa con arreglo al Derecho Administrativo.

traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

1.2. CARACTERÍSTICAS

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:

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Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.

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Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones.

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Su emisión es válida.

1.3. CLASES

Los documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia o los certificado administrativo.

Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:

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Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos.

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Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos.

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Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores.

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Documentos de constancia: actas y certificados.

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Documentos de juicio: informes

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Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)

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Documentos dictados en el marco de un procedimiento administrativo

Se pueden clasificar asimismo en:

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Documentos administrativos de iniciación.

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Documentos administrativos de instrucción.

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Documentos administrativos de terminación.

1.3.1. Documentos de iniciación

Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciación:

Acuerdo de iniciación del procedimiento

Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.

Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud

Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitación.

Petición de mejora voluntaria de la solicitud

Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.

Acuerdo de adopción de medidas provisionales

Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.

Acuerdo de acumulación de procedimientos

Se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o más procedimientos administrativos.

Acuerdo de práctica simultanea de trámites

Es el documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en aplicación del principio de celeridad procedimental.

1.3.2. Documentos de Instrucción

Son los siguientes:

Acuerdo de apertura de un periodo de prueba

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.

Acuerdo de practica de prueba

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.

Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo

Oficio de petición de informes

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.

Citación de comparecencia

La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.

Concesión del trámite de audiencia

Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.

Acuerdo de apertura del periodo de información publica

Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.

Acuerdo de ampliación de plazos

Es un documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.

Acuerdo de tramitación de urgencia

Es el documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.

Acreditación de la notificación

Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos.

1.3.3. Documentos de terminación

Son aquellos documentos que constatan la terminación de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurídico. Los estudiamos a continuación.

Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado

Se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente.

Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio no susceptible de producir actos favorables

Se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada

Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.

Resolución Es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.

Resolución de inadmisión

Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.

Documento acreditativo del silencio

Es un documento que se expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido.

Acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto

Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias.

Documentos de decisión

Son aquellos que contienen una declaración de voluntar de un órgano administrativo sobre materias de su competencia.

Se clasifican en acuerdos y resoluciones.

El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento antes de la resolución del mismo. Las resoluciones contienen las decisiones del órgano competente que pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en el mismo.

1.3.4. Documentos de transmisión

Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u órganos.

Se pueden clasificar de la siguiente manera:

Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y publicaciones.

Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.

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Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a un interesado una resolución o un acuerdo.

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Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación para su conocimiento por los interesados.

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El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de éstos, a diferentes órganos superiores.

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La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades que pertenecen a un mismo órgano o unidad.

1.3.5. Documentos de constancia

Se definen como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de in órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos.

Se clasifican en actas y certificados.

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Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.

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Los certificados acreditan hechos o situaciones de carácter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídico privadas.

1.3.6. Documentos de juicio.

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, o de una persona física o jurídica pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

Los documentos de juicio clásicos son los informes, que a su vez pueden ser: -

Por la obligación de resolverlos: preceptivos.

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Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.

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Por la vinculación de su contenido: vinculantes.

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Por la libertad de vinculación: no vinculantes.

2. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

En esta materia no se puede hablar, de documentos administrativos, por la propia definición de los mismos que obligan a que sean dictados necesariamente por un órgano administrativo.

Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la Administración por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y estén o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de que tengan forma o fondo defectuosa deberá ser admitido por aquélla, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanación del mismo.

2.1. CLASES Y FORMA DE REDACCIÓN

La clasificación más relevante de documentos administrativos, hace referencia a la existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:

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Solicitudes

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Denuncias

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Alegaciones

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Recursos

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Peticiones

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Reclamaciones

Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los ciudadanos en función de las distintas fases del procedimiento administrativo. Así tenemos los siguientes:

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Fase de preiniciación: solicitudes y denuncias.

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Fases de iniciación, instrucción y terminación: alegaciones.

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Fase postprocedimental: recursos administrativos.

No existen normas generales aplicables a la redacción de documentos por parte de los ciudadanos. La Ley 30/1992, 26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en el caso de la presentación de solicitudes y de recursos.

En el resto de casos, será sólo necesario respetar una serie de extremos formales y generales. Son los siguientes: -

Identificación del emisor y del destinatario: a ese fin habrá de consignarse la identificación2[2] de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional de identidad3[3], en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La

2[2] Real Decreto 1245/1985, 17 de julio, por el que se modifica y complementa la normativa reguladora del D.N.I. Art. 1º: El D.N.I. es el documento público que acredita la auténtica personalidad de su titular, constituyendo el justificante completo de la identidad de la persona. 3[3] Decreto de 6 de febrero de 1976 sobre regulación del Documento nacional de identidad, artículo 16: El número del D.N.I. debe consignarse en las solicitudes o documentos en los que sea necesario acreditar la identidad personal y en particular en los siguientes: documentos que sirvan de base para la confección de nóminas de los trabajadores; solicitudes de ingreso en organizaciones profesionales, asociaciones políticas, acceso a pruebas académicas y de acceso a la función pública; inscripciones en el Padrón municipal; listas del servicio militar; solicitudes para la concesión de becas o ayudas públicas; documentos de apertura de cuentas y cartillas en entidades bancarias

identificación del destinatario se realiza mediante el señalamiento de la denominación del órgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso de fórmulas especiales de tratamiento). -

Identificación de los lugares y medios de notificación preferentes.

2.1.1. Solicitudes

Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo.

Las solicitudes que se formulen deberán contener:

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Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.

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Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

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Lugar y fecha.

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Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad.

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Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez días, así como formular la advertencia que de no hacerlo se le tendrá por decaído en su derecho y se procederá al archivo del expediente.

Las solicitudes pueden ir acompañadas de elementos para completar su contenido, ya sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se trate, debiendo ser admitidos por el órgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta por los órganos gestores.

de cualquier clase; solicitudes y comparecencias escritas ante las oficinas judiciales; inscripciones en alojamientos públicos; permisos o licencias de conducción; pasaportes; contratos turísticos; documentos de naturaleza tributaria.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:

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En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

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En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.

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En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

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En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

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En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

2.1.2. Denuncias

Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo , ya sea o no sancionador, como consecuencia de la puesta en conocimiento de algún hecho concreto, a un órgano administrativo competente.

La presentación de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la condición de interesado, en el caso de que la denuncia dé lugar a la iniciación de un procedimiento, ello sólo ocurrirá si el denunciante es titular de derechos subjetivos o intereses legítimos que puedan verse afectados por la resolución que se dicte al finalizar el procedimiento.

En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la normativa actual, ningún tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No obstante, se pueden señalar los siguientes extremos como básicos en el contenido de una denuncia:

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Identificación de los denunciantes

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Identificación de posibles interesados en el procedimiento

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Exposición de hechos, lugar y fecha en que se produjeron

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Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo

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Indicación del lugar y medios preferentes de notificación

2.1.3. Alegaciones

Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un procedimiento mediante el que se aportan a los órganos responsables del mismo, datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración a las que pueden acompañarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando, deberán ser admitidos por el órgano receptor y tenidos en cuenta por el órgano gestor del procedimiento.

Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o documentos de alegaciones en el trámite de audiencia.

Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al trámite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al momento de su presentación.

Los escritos de alegaciones presentados en el trámite de audiencia se encuentra limitada al momento procedimental del trámite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos formales algunos.

2.1.4. Recursos

Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los ciudadanos en los que éstos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses legítimos, solicitando su anulación por considerar que incurre en algún defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.

La interposición del recurso deberá expresar:

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El nombre y apellidos del recurrente, así como la identificación personal del mismo.

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El acto que se recurre y la razón de su impugnación.

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Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar que se señale a efectos de notificaciones.

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Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.

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Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones específicas.

El error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo para su tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter.

Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrán ser alegados por quienes los hubieren causado.

2.1.5. Peticiones

Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de petición reconocido a los ciudadanos en la Constitución a través de su artículo 294[4].

La redacción de peticiones no está sometida a ningún tipo de requisito formalista, siendo suficiente la identificación del peticionario, del órgano al que se dirige y de las bases y motivos de su petición.

La diferencia básica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud está basada jurídicamente en un derecho del ciudadano a la obtención del objeto de la solicitud, de forma que al comprobarse su adecuación con el ordenamiento jurídico, se autorizará o en caso contrario, se denegará. La petición está basada sin embargo en la concesión

4[4] Art. 29. CE 1. Todos los españoles tendrán el derecho de petición individual y colectiva, por escrito, en la forma y con los efectos que determine la ley.2. Los miembros de las Fuerzas o Institutos armados o de los Cuerpos sometidos a disciplina militar podrán ejercer este derecho sólo individualmente y con arreglo a lo dispuesto en su legislación específica

graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del órgano al que se dirige.

De lo anterior se deduce que la presentación de solicitudes dará siempre lugar a la apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligación para la Administración de resolver, mientras que de la presentación de una petición no nace ningún tipo de obligación para el órgano al que se dirige.

2.1.6. Reclamaciones

Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurídica que, en sus relaciones con la Administración considere que ha sido objeto de desatención, tardanza o cualquier otra anomalía consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.

3. LAS COPIAS DE DOCUMENTOS

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, consagra una serie de derechos del ciudadano en sus relaciones con las Administraciones públicas, que se reflejan en el propio texto legal.

Entre tales derechos destaca, por su importancia, el reconocido en el artículo 35.c) de la citada Ley en cuanto faculta a los ciudadanos a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.

A ello debe añadirse la previsión que efectúa el artículo 70 acerca de la expedición por las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artículo 46, de que los órganos que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada Administración pública, expidan copias auténticas de documentos públicos y privados, lo que constituye una de las novedades más reseñables de la Ley 30/1992.

Todas estas previsiones, junto con la nueva regulación de los lugares de presentación de documentos en el artículo 38, configuran los pilares básicos del marco en el que ha de

desarrollarse en buena medida la participación de los ciudadanos en la tramitación de los procedimientos y actuaciones de la Administración que les atañen.

Precisamente este último precepto ha sido objeto de una importante modificación operada por la reciente Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, que introduce en el texto un nuevo apartado 5 en el que, por una parte se dispone expresamente que las copias de documentos que deban efectuarse para satisfacer los derechos reconocidos a los ciudadanos en el artículo 35.c) deberán expedirse no sólo por los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan, sino también por los de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas o a la de alguna de las entidades que integran la Administración local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio; y, por otro lado, se distinguen con claridad dos supuestos sustancialmente diferentes: la emisión de copias de documentos que deben remitirse al órgano destinatario junto con la solicitud, escrito o comunicación al que acompañan, devolviéndose el original al ciudadano y la de aquéllas que, por el contrario, deben entregarse a éste, cuando el original deba obrar en el procedimiento.

3.1. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

Es un sistema caracterizado por las siguientes notas:

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La ampliación de los lugares de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

La ley 30/1992 habilita a los ciudadanos a presentarlos en todos los registros de cualesquiera órganos administrativos que pertenezcan a la Administración General del Estado o a alguna de las Administraciones de las Comunidades Autónomas, con independencia de la Administración Pública y del órgano o entidad al que se dirigen. También los registros de las entidades que integran al Administración local pueden servir como lugares de presentación de comunicaciones dirigidas a otra administración siempre que previamente hayan suscrito un convenio al efecto.

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Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración.

A estos efectos, el artículo 70 de la LRJ-PAC reconoce a los ciudadanos el derecho a que se les expida un recibo acreditativo de la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia en la que figure la fecha de presentación anotada.

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Aportación de documentos originales al expediente.

Es la innovación introducida en la primera parte del párrafo c) del artículo 35, al reconocer el derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales.

El legislador soluciona una laguna de la anterior normativa: cuando el ciudadano -por razón de la regulación procedimental específica debía aportar documentos originales junto con su solicitud no tenía constancia o acreditación alguna de que tales documentos habían sido entregados y estaban en poder de la Administración. Conforme a la Ley 30/1992, el ciudadano tiene derecho a quedarse con una copia sellada de tales documentos, que le permita acreditar la razón de la no tenencia del documento entregado y facilite el ejercicio de derechos como el de la no presentación de los documentos que ya hubiera aportado a la Administración actuante.

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Expedición de copias compulsadas de los documentos originales.

La segunda parte del párrafo c) del artículo 35 reconoce el derecho a la devolución de los documentos originales salvo cuando deban obrar en el procedimiento. En el supuesto de que la norma procedimental no exija la aportación de documentos originales, se debe proceder al cotejo de original y copia y a la devolución del original al ciudadano; quedando la copia compulsada incorporada a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación.

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Copias auténticas de documentos públicos.

Las copias auténticas, distintas de las anteriores por su función certificante, y su independencia con respecto a la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

3.2. CLASES DE COPIAS

Se distinguen copias autenticas y copias autenticadas. Las copias auténticas son las expedidas sobre la base de un documento administrativo emitido por el mismo órgano que redacta aquélla.

Las copia autenticadas se pueden realizar sobre documentos públicos o privados, cotejando la copia con el original.

En este caso la competencia para realizarla recae en los órganos siguientes:

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Si se trata de copias sobre documentos administrativos emitidos por la Junta de Andalucía le corresponde a las Jefaturas de Sección u órgano asimilado dependiente del órgano que hubiera emitido el documento original y que tengan encomendadas las funciones de tramitación o custodia del expediente al que pertenezca el documento original.

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Si se trata de copias sobre documentos públicos o privados que se presenten en el Registro para ser tramitados en un órgano del cual dependa el mismo, corresponde igualmente a las Jefaturas de Sección u órganos asimilados responsables del Registro general o en su defecto, a las Jefaturas de Servicio o Secretaría general bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

3.3. VALIDEZ Y EFICACIA DE LAS COPIAS

Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.

3.4. REGULACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

Las notas características de este sistema de copias en la Administración de la Junta de Andalucía son las siguientes:

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Las copias autenticas de documentos administrativos gozan de la misma validez y eficacia de los documentos originales.

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Las copias autenticadas de documentos administrativos gozan de la misma validez y eficacia de los documentos originales.

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Las copias autenticadas de documentos públicos o privados que se presenten en el registro del órgano competente para su tramitación o un Registro de distinta localidad y con competencias delegadas, gozan de validez y eficacia en el procedimiento para el cual fueron expedidas.

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Las copias autenticadas de documentos públicos o privados cuyo desglose haya sido autorizado gozan de validez y eficacia que les otorgue el ordenamiento jurídico.

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Las copias expedidas por otras Administraciones, autoridades y fedatarios públicos, tiene validez y eficacia en la forma en que se la reconozca el ordenamiento jurídico,

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Las copias diligencias de copias aportadas u obrantes en los expedientes cuyo desglose se haya autorizado tendrán la virtualidad que a efectos probatorios les reconozca el Código Civil.

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Las demás copias tendrán la eficacia que a efectos probatorios les atribuya el Código Civil

3.5. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Y OBTENCIÓN DE COPIAS

De conformidad con lo dispuesto en el apartado f) del artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, los órganos administrativos de la Junta de Andalucía se abstendrán de exigir la presentación de documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración de la Junta de Andalucía. Igualmente se abstendrán de exigir la acreditación documental de requisitos, circunstancias, actos u otros extremos que les consten.

El interesado podrá ejercer ese derecho, indicando el órgano administrativo al que fueron presentados o por el que fueron emitidos, la fecha de dicha presentación o emisión y el procedimiento al que corresponden, siempre que no hayan transcurrido más de cinco años desde la finalización de éste, y sin perjuicio de la apertura de período probatorio cuando la Administración no tenga por ciertos los hechos que hayan de servir de presupuesto para dictar el acto de que se trate.

3.6. TIPOS DE COPIAS DE DOCUMENTOS

Las copias de documentos en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía, comprenderá los siguientes supuestos:

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Las copias auténticas de documentos administrativos expedidos por el mismo órgano que emitió el documento original.

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Las copias autenticadas de documentos privados y públicos, mediante cotejo con el original y en las que se estampará si procediera la correspondiente diligencia de compulsa.

3.7. OBTENCIÓN DE COPIAS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La competencia para expedición de copias corresponderá a los siguientes órganos:

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La expedición de copias auténticas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía, corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original.

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La expedición de copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía, corresponderá a las jefaturas de sección u órgano asimilado dependiente del órgano que hubiera emitido el documento original y que tengan encomendada las funciones de tramitación o custodia del expediente a que pertenezca dicho documento original. En caso de que el órgano que produjo el documento original hubiese desaparecido, dicha competencia para autenticar le corresponderá a las jefaturas de sección u órganos similares que tengan encomendada la custodia del expediente a que pertenezca dicho documento original.

Los interesados en obtener la copias anteriormente mencionadas las solicitarán ante los órganos competentes para expedirlas.

3.8. PRESENTACIÓN DE COPIAS Y DEVOLUCIÓN DE LOS ORIGINALES

Se dan los siguientes supuestos:

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La competencia para autenticación de copias de documentos corresponderá a las jefaturas de sección y órganos asimilados responsables de cada Registro General de Documentos, los cuales realizarán el cotejo, autenticación de las copias, y devolución de los originales al interesado, de aquellos documentos que se presenten para ser tramitados en el órgano del cual dependa el Registro.

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De no existir tales jefaturas de sección, la competencia corresponderá a la jefatura del servicio o secretaría general bajo cuya responsabilidad se gestione la función de Registro General de Documentos.

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En supuestos especiales y para facilitar la presentación de documentos en localidades distintas a las sedes de los órganos que tenga que tramitarlos y con el objeto de salvar las dificultades que existan para autenticar las copias y recibirlas, los órganos con estas competencias podrán delegarlas en otros órganos o unidades, incluso no dependientes jerárquicamente en cuyo caso se hará previo conocimiento del órgano superior del cual dependan, ubicadas en dichas localidades, sin perjuicio en su caso de la revocación de la delegación conferida.

4. DESGLOSE DE DOCUMENTOS ORIGINALES

El desglose consiste en la entrega de documentos que obren en un expediente a los interesados que los hubieran aportado y que así lo requieran, dejando constancia en el expediente de esa entrega.

Puede realizarse sobre documentos originales o no originales.

En el caso de desglose de documentos originales se autoriza por las Jefaturas de Sección u órganos asimilados que tengan atribuidas las competencias sobre tramitación y custodia de los expedientes.

La autenticación se formaliza practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, que puede realizarse mediante la estampación del sello correspondiente y con la cumplimentación del mismo.

En el caso de desglose de documentos no originales, las copias diligenciadas se realizan mediante el texto adecuado a cada caso y suficiente para dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que da origen a la copia, y que se retira del expediente. Igualmente, puede ser autorizado por las Jefaturas de Sección o por los órganos asimilados a las mismas.

5. FORMACIÓN DE EXPEDIENTES

Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y argumento a la resolución administrativa y a las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Es decir, el expediente conforma la plasmación material de un procedimiento administrativo.

5.1. REGULACIÓN JURÍDICA

Decreto 2568/1986, 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Entidades Locales.

5.2. NORMAS DE FORMACIÓN

Las normas de formación se pueden resumir de la siguiente manera:

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Se considera cabeza de expediente:

En los procedimientos comenzados de oficio, al acuerdo de iniciación. En los procedimientos comenzados a instancia de parte, la solicitud del interesado.

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La formación debe formarse mediante la agregación sucesiva de documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos.

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Todas las hojas del expediente deben ser rubricadas y foliadas por los encargados de realizar su tramitación.

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Al finalizar el procedimiento, se procederá al archivo completo del expediente, con índice alfabético duplicado en que se exprese el asunto, el número de folios y demás especificaciones necesarias para lograr su individualización.

6. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO

Nos remitimos para su estudio a lo señalado en el tema 11.