Komunikasi Berkesan

ABU BAKAR BIN MOHD HUSAIN KAUNSELOR CR 01068

“SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS YANG DIHARAPKAN”

Sambungan…… “PENGHANTARAN MAKLUMAT DAN KEFAHAMAN DARI SESEORANG KEPADA SESEORANG YANG LAIN MELALUI CARA YANG BERKESAN”

“PROSES MEMINDAHKAN IDEA/ FIKIRAN/PERASAAN DAN MAKLUMAT”

TUJUAN KOMUNIKASI 

Untuk Memberitahu

-

tumpukan kandungan yang bernas dan logik, soal dasar disiplin. “Sila hantar Lapuran Prestasi kepada Pejabat Pentadbiran sebelum 20 Januari, 2006”

-



Untuk Menghibur/Mententeramkan Khalayak/Organisasi

-

sebelum jamuan, keramaian, ada unsur light & easy “Hadirin dijemput menikmati hidangan yang disediakan” “Keadaan masih terkawal, proses pemindahan rakyat Malaysia akan dilaksanakan sekiranya perlu”.

 Untuk Mencapai Hasrat (Perundingan) - bersetuju/tidak bersetuju/puas hati dsbg. “Kita memang berpuas hati dengan kata sepakat yang dipersetujui.”

 Untuk Mempengaruhi - mengubah sikap, ambil tindakan – menyakinkan kelebihan, akibat, untuk merangsang, kempen, dll. “Jagalah jantung anda! 50,000 rakyat Malaysia mati setiap tahun akibat serangan jantung”. “TAK NAK ROKOK”

Kepentingan Komunikasi  Sekiranya komunikasi anda berkesan:    

memperoleh status dalam kerjaya; diberi pengiktirafan/respect; senang mengurus orang lain; menyebar ilmu.

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI  PENGIRIM  Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain  PENGKODAN (ENCODES)  Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)  MESEJ  Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin disampaikan dan yang diterima  SALURAN  Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI  PENERIMA  Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan menerima simbol berkenaan  PENTERJEMAH KOD (DECODES)  Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi maklumat dan kemudian memahami mesej  MAKLUMBALAS  Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi  GANGGUAN  Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

Halangan Menghantar Penyampai

Mesej Maklumbalas

Penerima

PENERIMA

PENGIRIM MESEJ DIHASRAT

MESEJ DI ENCODES

MESEJ DITAFSIR

GANGGUAN

SIMBOL DIHANTAR

SIMBOL DITERIMA SALURAN KOMUNIKASI

MAKLUMBALAS DIPERIKSA

MAKLUMBALAS DIHANTAR

SIMBOL DI DECODES

JENIS KOMUNIKASI  SEHALA  Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima  Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

 DUA HALA  Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim  Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat  Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang betul

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ☎ MENGGUNAKAN PERKATAAN (VERBAL)/LISAN ✍TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-VERBAL) ☛CAMPURAN- TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN DAN MENGGUNAKAN PERKATAAN (NONVERBAL DAN VERBAL)

KOMUNIKASI LISAN • Satu proses Komunikasi yang melibatkan Suara. • Menitikberatkan kepada: – – – –

Nada Suara Bahasa yang digunakan Kefasihan Sebutan Kelancaran perkataan yang digunakan.

• Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan, memek muka dan gerak mata.

PROSES KOMUNIKASI BUKAN LISAN • BERTULIS • BERCETAK • PENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOL • PERGERAKAN ANGGOTA BADAN

KOMUNIKASI BUKAN LISAN  POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok badan  GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka  PROXIMITY – jarak, kedekatan  SUARA – tinggi, rendah  APPEARANCE – kekemasan, cara berpakaian, jenis pakaian  MASA – cepat, lambat

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward Communication) KOMUNIKASI KE ATAS (Upward Communication) KOMUNIKASI MENDATAR (Lateral Communication)

Pelaku

Superior menghantar mesej kepada subordinat

Bentuk Autoritatif (kuasa dan autoriti)

Tujuan Memberi arahan Memaklumkan peraturan Meminta maklumat Kebaikan Tugas cepat dilaksana Berkesan dalam suasana kritikal

Kekurangan Rasional mungkin tidak difahami Motivasi staf mungkin terjejas

Pelaku Subordinat menghantar mesej kepada superior

Bentuk Demokratik dan konsultatif (penyertaan) Tujuan Memberi maklumbalas Mengemukakan idea Menyampaikan hasrat

Kebaikan Prestasi subordinat Diketahui.Tindakan pembetulan Kekurangan Dilakukan PenambahbaikanMaklumat bersifat selektif dirancang Tidak digemari superior Kurang diberi perhatian

Pelaku Mesej disampaikan antara bahagian/unit/ seksyen/rakan sekerja

Kebaikan Mempercepat aliran Maklumat Meningkatkan kordinasi

Bentuk Selari dan dua hala

Tujuan Membentuk kerjasama Memupuk semangat berpasukan

Kekurangan Sukar untuk dicapai Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah

Boleh saya jelaskan sesuatu?

• • • • • • •

PENGURUS DAN KOMUNIKASI

Silakan

Menggalakkan staf memberi idea Bersedia mendengar Reaksi yang positif Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf Menjelaskan rasional tindakannya Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya

EGO

SENDER

PREJUDIS & EMOSI

BAHASA (SEMANTIK)

SALURAN TIDAK TEPAT

KURANG KEMAHIRAN

TAFSIRAN

RECEIVER

JARAK FIZIKAL

HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT BIMBANG – bos marah TAKUT – bos black-list jika banyak cakap ANGGAPAN – bos yang dapat kredit PERCAYA – bos sibuk dan tiada masa PREJUDIS – bos ada ‘anak emas’

 MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’  MENDAPATKAN MAKLUMBALAS 

TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK



GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT



AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT



MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

KENAPA KITA TIDAK MENDENGAR DENGAN BAIK? Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik untuk diperkatakan 2. Kita tidak sedar faedah mendengar 3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan 4. Terlalu banyak halangan 5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya 6. Fikiran kita tertutup 7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak dengar 8. Kita cepat membuat kesimpulan 9. Kita biarkan fikiran kita melayang 1.

TEKNIK MENDENGAR  Memandang kepada penyampai  Tanya untuk mendapat keterangan jika kurang jelas  Jangan buat penyampai bercakap tergesagesa  Beri perhatian rapi kepada mesej yang disampaikan  Jangan ganggu penyampai  Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai mengemukakan pandangannya

KEMAHIRAN MENDENGAR

✆ Biar orang yang bercakap habis bercakap sebelum anda menjawab ✆ Cuba hapuskan gangguan luar semasa perbualan ✆ Tumpukan perhatian kepada apa yang dikatakan oleh orang yang bercakap ✆ Angguk kepala anda sekali-sekala untuk menunjukkan anda sedang mendengar

“Orang yang mampu mendengar dengan tenang dan sabar ialah orang yang sering menambah maklumat,idea dan ilmu pengetahuan.”

“Setiap manusia dijadikan dengan dua mata, dua telinga dan satu mulut supaya mereka lebih banyak melihat dan mendengar daripada banyak bercakap”

1. Mengawal perilaku serta menunjukkan kesopanan dan kehalusan budipekerti

2. Menggunakan perkataan yang tepat, ringkas serta tekanan suara yang jelas 3. Mengawal pergerakan diri daripada boleh memberi makna yang bertentangan dengan maksud 4. Menunjukkan kesediaan untuk berkhidmat dan memberi kerjasama 14. Cuba memahami masalah dan memberi pertolongan, 6. Mengelak daripada menggunakan perkataan yang boleh menyinggung perasaan orang lain 7. Mendengar dengan baik

PETUA KOMUNIKASI BERKESAN (FORMULA 7K) 1.

KEPERCAYAAN Penyampai perlu memperolehi kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif

2.

KEBENARAN Mesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan

3.

KEFAHAMAN Kandungan mesej hendaklah difahami selaras dengan hasrat penyampai

4.

KEJELASAN Pilihan kata-kata dan simbol yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej

5.

KEUPAYAAN Penyampai perlu memahami keupayaan pendengar untuk memahami mesej

6.

KAEDAH Pemilihan wacana (medium) komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya

7.

KESINAMBUNGAN Idea hendaklah ada kaitan dan urutan antara satu sama lain

Faktor-faktor Mempengaruhi Keberkesanan Komunikasi • Perbezaan latarbelakang dan pengalaman - Suku bangsa, bahasa, tahap pendidikan, pengetahuan kemahiran • Perhatian Terhad - memilih mesej yang disukai atau sesuai • Prasangka/prejudis/tanggapan awal - mesej diterima ditafsir mengikut kehendak sendiri

• Faktor situasi - Rasa tidak selamat, kebisingan, marah, takut • Perasaan dan emosi - mesej yang diterima akan ditafsir mengikut perasaan dan emosi

CARA KOMUNIKASI RASULULLAH SAW ‘Aisyah Ummul Mukminin RA menceritakan: “Rasulullah saw tidak berbicara cepat sebagaimana anda. Tetapi Baginda berbicara dengan kata2 yang jelas dan tegas. Orang duduk bersamanya akan dapat menghafal (kata-katanya)” (At Termizi) Baginda berkomunikasi: jika perlu  lebih banyak diam  bicaranya padat dengan makna dan jelas  tidak kasar dan tidak ada nada menghina  nikmat Allaah Taala dibesarkan walaupun sedikit.

Peribahasa Melayu ‘Sebab pulut santan binasa, sebab mulut badan binasa’ ‘Cakap siang pandang-pandang, cakap malam dengar-dengar’ ‘Seperti anjing menyalak bukit’

4 KATEGORI MANUSIA • • •

•

PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA; Contoh dan Buat. PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri. PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain. TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan Kerajaan, Tidak Amanah.

Komunikasi yang berkesan akan dapat mengubah cara seseorang berfikir, seterusnya boleh mengubah perilakunya kepada yang dikehendaki. Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak yang baik. Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat, tetapi untuk bertindak dan berubah.