Komunikasi Berkesan

KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU, KUMPULAN DAN SISTEM DALAM SEKOLAH. ISU-ISU DAN IMPLIKASI

AIMEE SHAHRIN BIN JAIS

DEFINISI • Mengikut Kamus Dewan (1996) : • komunikasi didefinisikan sebagai perhubungan secara langsung atau dengan perantaraan seperti surat, radio, telefon dan lain-lain.

DEFINISI • Theodorson (1969) dalam buku Samsuddin A. Rahim (1997) menyatakan komunikasi adalah pengiriman maklumat, pemikiran, sikap atau emosi daripada seseorang individu atau kumpulan kepada individu atau kumpulan yang lain dengan menggunakan simbol-simbol.

DEFINISI • Roger (1969) mentakrifkan komunikasi sebagai proses, apabila kedua-dua pihak yang terlibat membentuk dan berkongsi di antara satu sama lain dengan tujuan untuk mencapai kesefahaman.

Definisi Komunikasi A.L. Ramaiah ( 1999 ) menyatakan bahawa komunikasi adalah satu proses antara perseorangan yang melibatkan pertukaran idea, maklumat dan pendapat atau pun melibatkan proses penghantaran dan penerimaan simbol yang bermakna

RUMUSAN • Secara amnya komunkasi merupakan proses penghantaran dan penerimaan mesej melalui simbolsimbol yang bermakna. Dengan lain perkataan komunikasi merupakan pemindahan maklumat dan kefahaman daripada satu individu dengan individu lain melalui simbolsimbol yang bermakna.

FUNGSI KOMUNIKASI • 1. Pengawalan : • Proses komunikasi yang efektif dapat mengawal gelagat ahli dalam organisasi. • Pentadbiran organisasi biasanya mempunyai hieraki,kuasa atau autoriti dan garis panduan rasmi. • Pembentukan carta organisasi membantu pekerja mematuhi arahan kerana membolehkan mereka mengetahui, mereka bertanggungjawab kepada siapa dan mendapat maklumat jelas bidang kuasa masing-masing.

FUNGSI KOMUNIKASI • 2. Motivasi • Komunikasi mampu membangunkan motivasi dengan menerangkan kepada pekerja apa yang perlu dilakukan. Ia juga mendidik pekerja bagaimana sesuatu kerja itu dapat dilakukan dengan cemerlang.

FUNGSI KOMUNIKASI • 3. Meluahkan perasaan • Kebanyakan pekerja menganggap kumpulan kerja masing-masing adalah sumber utama kepada interaksi sosial. Dalam konteks ini komunikasi memainkan peranan di dalam kumpulan sebagai saluran khas atau mekanisma yang dapat membantu ahlinya untuk menyatakan ketidak puasan dan meluahkan isi hati terutama berkaitan tugas yang dilakukan.

FUNGSI KOMUNIKASI • 4. Penyampaian Maklumat • Komunikasi memainkan peranan terhadap pengaliran maklumat daripada satu pihak ke pihak yang lain.

PROSES KOMUNIKASI : • Komunikasi merupakan satu proses untuk mengeluarkan sesuatu dari pemikiran atau hasrat dan seterusnya menyampaikan kepada orang lain. • Dalam hal ini, proses komunikasi adalah sebagai satu sistem yang melibatkan perhubungan dua pihak dan saling bergantung dengan unsur-unsur untuk mencapai tujuan tertentu.

PROSES KOMUNIKASI Sumber

Pesanan Enkod

Pesanan

Saluran

Pesanan

Dekod Pesanan

Penerima Maklumbalas

PROSES KOMUNIKASI a)

Pengirim Sumber :

• Sumber dalam proses komunikasi ialah punca segala maklumat. • Sumber mungkin terdiri daripada seorang individu, sekelompok orang, sebuah persatuan atau organisasi. • Dalam konteks kelakuan, sejauh manakah sumber itu menyampaikan maklumat bergantung kepada keupayaan, personaliti dan kumpulan orang yang terlibat serta pandangan orang lain terhadapnya.

PROSES KOMUNIKASI • b) Mesej : • utusan, idea atau maklumat yang disampaikan dalam proses komunikasi. • Pemindahan idea kepada suatu kod simbolik seperti bahasa atau pergerakan tangan

PROSES KOMUNIKASI

• c) Pengenkodan:

• Keupayaan motor seseorang seperti tangan, mulut, suara,sistem otot dan juga kemahiran perasaan untuk menyampaikan dalam bentuk utusan. • Ia bertanggungjawab untuk membentuk apa yang hendak disampaikan oleh sumber dalam bentuk kod.

PROSES d)KOMUNIKASI Saluran: •

Merupakan media pembawa sesuatu mesej daripada penghantar kepada penerima.

•

Terdapat 2 saluran asas iaitu saluran media massa dan saluran antara personal.

•

Komunikasi antara personal melibatkan hubungan secara langsung di mana sumber dan penerima bersemuka atau dekat. Contoh telefon

PROSES KOMUNIKASI e) Dekoder : •

Keupayaan sensori penerima seperti deria pendengaran,saraf, sistem otot, kemahiran perasaan untuk menterjemahkan sesuatu mesej yang diterima agar mudah difahami oleh penerima.

PROSES KOMUNIKASI

f) Maklumbalas : Ialah reaksi penerima terhadap mesej yang diterima. • Maklumat lisan dan tanpa lisan yang berfungsi sebagai maklumbalas membantu bagi memahami perkembangan komunikasi yang sedang dijalankan.

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI DI SEKOLAH 

Komunikasi boleh berlaku sama ada secara sehala, komunikasi dua hala, komunikasi menurun, komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi menegak-mendatar.

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI DI SEKOLAH 



Komunikasi ini dianggap berbentuk formal kerana aliran makluman biasanya berlaku secara berstruktur iaitu mengikut carta organisasi. Komunikasi tidak formal adalah tidak mengikut struktur carta organisasi. Ia boleh berlaku di mana-mana seperti tempat makan, bilik guru dan lainlain situasi.

Samb. 



Komunikasi berkesan perlu dirancang. Di sekolah, pengetua perlu berkomunikasi ( semasa mesyuarat, taklimat, komunikasi tidak formal dan sebagainya) supaya maklumat yang hendak disampaikan dapat diterima dan difahami matlamat mesejnya oleh para staf. Dengan ini pasukan kerja terbentuk, ke arah pencapaian objektif organisasi yang telah dirancang bersama.

Komunikasi Sehala -Komunikasi sehala terjadi apabila seseorang itu memberitahu orang lain mengenai sesuatu. Ia dilakukan oleh pengirim dan didengar oleh penerima ( Schmuck & Runkel, 1985 ) -Komunikasi sehala adalah satu pendekatan penyuntikan maklumat kepada orang lain. ( Brom and Gaumberg, 1983 ) Cth: Arahan pengetua kepada staf

Komunikasi Dua Hala 





Banyak digunakan oleh pengetua yang bersifat demokratik dalam gaya kepimpinan. Cth : Bertanya khabar secara tidak rasmi, membuat keputusan bersama, dll. Objektif dan matlamat mudah dicapai.

Komunikasi Sehala Dari Atas ke Bawah 







Penghantar maklumat seperti pengetua menyampaikan mesej dengan mengharapkan pihak penerima atau subordinat akan memahaminya. Dalam komunikasi sehala ini penerima atau subodinat akan memahaminya. Pengirim banyak memainkan peranan penting seperti banyak bercakap tetapi penerima kurang diberi untuk mengemukakan pandangan atau jawapan. Tujuan : untuk menjelaskan kepada kakitangan tentang arahan atau perkara yang patut dibuat, menerangkan amalan organisasi, memberi maklum balas kepada subordinat mengenai prestasi dan juga menerangkan matlamat yang harus dicapai. Kakitangan mudah memahami peraturan sesuai dengan sikap dan keperluan mereka.

Komunikasi Menurun 





Mengalirkan maklumat dari peringkat yang tertinggi kepada mereka di peringkat yang bawah dalam hierarki organisasi. Wujud dalam organisasi yang bersifat autokratik. Berlaku di mana terdapat arahan, memo, surat pekeliling, notis, sistem pembesar suara, perhimpunan dan juga peringatan yang disampaikan oleh pentadbir kepada orang-orang bawahannya.

Komunikasi Menegak (Dari Bawah ke Atas) 





Komunikasi ini merupakan maklumbalas dari subordinat kepada pihak pengurusan. Cthnya : permintaan,aduan,rayuan dan laporan. Didapati aliran komunikasi bentuk ini kerap diganggu oleh persekitaran dalam rangkaian komunikasi. Tidak semua maklumat yang dihantar sampai kepada pihak pengurusan.

Komunikasi Mendatar atau Interaktif 



Komunikasi yang berlaku sesama rakan sekerja pada peringkat yang sama dalam organisasi sama ada di antara sesuatu kumpulan atau kumpulankumpulan kerja yang berlainan. Berlaku di mana pengetua memberi peluang kepada kakitangan untuk mengemukakan pendapat bagi menyelesaikan sesuatu masalah dengan segera.

Komunikasi Mendatar atau Interaktif 





Ia menjimatkan masa dan menwujudkan perhubungan yang mesra di antara kakitangan. Matlamat organisasi juga mudah dicapai. Pengetua tidak payah mengadakan perjumpaan rasmi untuk membuat sesuatu keputusan dan dalam menyampaikan maklumat penting.

Komunikasi Menegak-Mendatar  





Merangkumi kedua-duanya sekali. Sangat sesuai bagi sekolah yang mempunyai kakitangan yang ramai dan bilangan bilik yang banyak. Kakitangan berpeluang melakukan aktivti yang sesuai dengan keperluan sekolah. Pengetua hanya memberi sokongan asalkan kegiatan tersebut mendatangkan kebaikan.

Saluran Komunikasi          

Perhimpunan sekolah Mesyuarat staf Alat siar-raya Papan kenyataan Perkhidmatan telefon dan kaunter Penerbitan sekolah Memo Minit mesyuarat Laporan Peti cadangan

         

Surat menyurat Teknologi maklumat/E-mel Perbualan / temubual Sumbangsaran / perbahasan Akta Surat pekeling ikhtisas Kain rentang Surat layang Bahasa isyarat SMS

KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU 

Perhubungan secara bersemuka atau dengan perantaraan seperti SMS , surat, telefon yang berlaku antara dua individu

KOMUNIKASI ANTARA KUMPULAN 

Interaksi antara individu, iaitu 3 orang ataupun lebih, dalam situasi membuat keputusan atau mesyuarat. Komunikasi kumpulan juga melibatkan komunikasi antara perseorangan (Narimah Ismail & Saodah Wok, 2003)

KOMUNIKASI ANTARA SISTEM 

Berlaku dalam jaringan kerjasama yang merangkumi semua jenis komunikasi lain. Ia melibatkan struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia, komunikasi dan proses mengorganisasi dan budaya organisasi. (Narimah Ismail & Saodah Wok, 2003)

Rangkaian Komunikasi Antara Sistem i)

 



Rantai Mengikut arahan rantaian secara formal Penyampaian maklumat adalah sederhana Maklumat paling tepat tetapi tidak mewujudkan pemimpin kerana setiap orang boleh berhubung antara satu sama lain.

Rangkaian Komunikasi ii)







Roda

Komunikasi cepat dan tepat kerana seorang sahaja yang bertindak sebagai penyebar maklumat atau arahan. Kepuasan pekerja agak kurang kerana bentuk interaksinya seorang sahaja. Tidak banyak idea atau maklumat yang boleh diperolehi.

Rangkaian Komunikasi iii)







Semua Saluran Rangkaian ini membenarkan semua ahli dalam kumpulan bebas untuk berkomunikasi secara aktif diantara satu dengan yang lain. Ia juga satu bentuk komunikasi yang cepat tetapi keberkesanan dan ketepatan maklumat adalah kurang. Ketiadaan ketua menjejaskan penyampaian maklumat kerana tidak dikawal

Rangkaian Komunikasi

Rantai

Roda

Semua Saluran

ISU-ISU KOMUNIKASI

Halangan Dalam Komunikasi Lelaki dan Wanita

• Lelaki menggunakan perbualan untuk menonjolkan status dan kebebasan,suka berterus terang manakala wanita menggunakannya untuk menwujudkan silatulrahim dan keakraban dan mudah meminta maaf • Lelaki suka mencelah berbanding dengan perempuan. Implikasinya, lelaki lebih berkuasa menentukan topik perbualan dan arah perkembangan perbualan. • Perempuan merasa dirinya dan fikirannya tidak dianggap penting oleh lelaki • Perempuan lebih banyak mendedahkan maklumat peribadi berbanding lelaki. Mereka lebih banyak mendedahkan maklumat peribadi kepada orang-orang berstatus tinggi berbanding lelaki hanya mendedahkan maklumat peribadi kepada orang tertentu sahaja.

Komunikasi ”benar secara Politikal” • Sensitif tentang pemilihan perkataan yang akan menyinggung perasaan orang lain • Berhati-hati supaya tidak menghadkan kejelasan komunikasi tulisan. • Contoh :

cacat orang tua

- kurang daya upaya - Orang yang berumur / veteran buta - cacat penglihatan Sindrom down - kanak-kanak istimewa

Komunikasi Lintas Budaya • Keadaan ini wujud terutama sekali disebabkan cara komunikasi antara budaya adalah berlainan, baik komunikasi itu berbentuk lisan, tulisan, gambar atau lukisan mahupun berbentuk bahasa badan. • Satu isyarat mungkin boleh difahami dan diterima dalam satu budaya tetapi tidak budaya yang lain. Contoh : • Orang Filipina suka menganggukkan kepala mereka dalam menunjukkan bahawa mereka tidak bersetuju sementara budaya di Malaysia, mengangguk menunjukkan mereka bersetuju.

Komunikasi Elektronik • (Pager, mesin faksimili, e-mel, telefon bimbit, pesanan suara, SMS, dll) • Memudahkan penyebaran dan perkongsian maklumat • Pentadbir perlu menguasai teknologi maklumat

Isu

Implikasi

Halangan -perbezaan menimbulkan banyak salah dalam faham antara lelaki dan wanita komunikas -Wanita sering dikritik oleh kaum lelaki i lelaki dan kerana dikatakan sering meminta wanita maaf. -Lelaki cenderung melihat frasa (minta maaf sebagai satu kelemahan kerana menaksirnya wanita sanggup memikul tanggungjawab walaupun lelaki berkenaan tahu bahawa wanita itu sebenarnya tidak bersalah.

ISU IMPLIKASI Komunikasi - wujudnya kekeliruan, salahfaham, prejudis dan konflik lintas - Komunikasi berkesan sukar budaya berlaku - Pengurus di abad ke 21 perlu bersedia mempelajari dan memahami pengaruh kepelbagaian budaya dalam memilik mesej dan saluran komunikasi untuk mengelak daripada berlakunya salah faham di kalangan pekerja pelbagai budaya.

ISU

IMPLIKASI

Komunikasi ”benar -Tidak menyinggung perasaan secara Politikal” orang lain -Menghadkan bahasa sehingga menghadkan kejelasan komunikasi.

ISU

Komunikasi Elektronik

IMPLIKASI

Bagi mereka yang perlu perhubungan sosial yang tinggi, pergantungan kepada komunikasi elektronik boleh mengurangkan tahap kepuasan terhadap kerja.

ISU DALAM KOMUNIKASI DI SEKOLAH

Struktur Kuasa Kepimpinan • Amalan Birokrasi menyebabkan terdapat berbagai unit atau bahagian di sekolah. • Struktur kuasa dan struktur status menyebabkan kadang-kadang sesuatu mesej yang hendak disampaikan tidak dipedulikan oleh penerima. • Ini berlaku apabila sesetengah guru tidak percaya kepada kekuasaan yang ada pada ketua unit atau ketua panitia. • Cth : Guru-guru tidak menghormati arahan yang dikeluarkan oleh ketua panitia kerana tidak mempunyai kuasa yang sah dan tidak percaya dengan kebolehan mereka.

Kefahaman, Objektif dan Idea Berbeza • Arahan yang dikeluarkan oleh pihak pentadbir kepada kakitangan kadang-kadang menimbulkan juga masalah kerana kedua-dua pihak ini tidak mempunyai kefahaman, objektif dan pendapat yang sama. • Ia mudah juga berlaku dalam masa perbualan atau dalam mesyuarat yang penting.

Maksud • Gangguan berlaku apabila maksud atau terjemahan difahami secara berbezabeza. • Cth . Pengetua telah memberitahu guru supaya datang awal sedikit ke sekolah pada esok hari untuk membuat persiapan majlis. Guru itu telah datang hampir jam 9.00 pagi dan ditegur oleh pengetua. Maksud pengetua datang awal ialah pada jam 8.00 pagi.

Pengalaman dan Keupayaan • Kesamaan dalam pengalaman juga penting. Contoh penyelesaian masalah pelajar oleh Guru Disiplin dan Guru Kaunseling.

Terdapat banyak saluran komunikasi • Semasa membuat sesuatu keputusan, ada juga pentadbir menghadapi banyak sangat mesej dan juga saranan yang diterima dan harus dipertimbangkan. • Tujuan yang hendak disampaikan mesej kemungkinan berbeza-beza seperti membangkitkan semangat, mengarah dan sebagainya.

Gangguan Semantik • Gangguan berkaitan dengan masalah dan struktur ayat. Ia berlaku dimana berlakunya kesilapan dan kelemahan dalam mengenkod dan mentafsir kod. • Gangguan juga berlaku sekiranya sesuatu perkataan dikeluarkan oleh sumber diberi makna yang berbeza-beza oleh beberapa orang penerima mesej. • Cth : Pengetua mengeluarkan arahan supaya semua guru digalakkan hadir untuk Majlis Solat Hajat di sekolah. Tetapi segelintir sahaja guru yang hadir.

Kredibiliti Penghantar Mesej • Kebolehan dan kredibiliti seseorang penghantar mesej perlu ada kerana kemungkinan mesej yang dihantar tidak akan diterima oleh pihak penerima. • Kenyataan yang diberikan secara berulang-ulang mungkin meragukan pendengar.

Stail Komunikasi • Biasanya pendengar tidak suka mendengar penerangan yang meleret-leret, berulang-ulang dan berbentuk paksaan. Sebaliknya kebanyakan pendengar suka menerima mesej yang ringkas, tepat, logik, tegas dan berunsurkan pemikiran.

Sifat Terbuka • Untuk membuat sesuatu perancangan, pengetua seharusnya mempunyai sifat terbuka. Dengan cara tersebut, pendengar dengan rela hati untuk menimbang sesuatu isu, menyelesai bersama dan berminat untuk membuat maklumbalas. • Lazimnya komunikasi yang tidak berkesan berlaku apabila sumber tidak diberi peluang untuk menanya soalan.

Memasuki Emosi dalam Pertuturan dan Arahan • Sesuatu arahan mungkin sukar diterima sekiranya arahan tersebut disampaikan secara emosi .

Perbezaan Status • Perhubungan dari bawah ke atas selalunya tidak mencapai matlamat kerana pihak atasan kurang menerima pandangan dari bawahan. • Untuk mengelakkan masalah ini, lebih baik digunakan perhubungan dua hala. • Pengetua sebagai pentadbir perlu merendahkan tarafnya, sedia mendengar kritikan daripada kakitangan dan tidak ego dengan status yang dimiliki.

Terlampau Banyak Perkara Dalam Suatu Tempat

• Kadang-kadang sukar penerima menerima untuk menerima arahan dan maklumat penting sekiranya ianya diletakkan di tempat yang terlampau banyak dan tidak tersusun. • Cth. Di papan notis sekolah.

Rumusan • Kecemerlangan sesebuah sekolah adalah hasil interaksi perorangan dalam organisasi, kemahiran komunikasi seorang pengetua dan subordinat. • Komunikasi berkesan pengetua melalui sistem komunikasi terbuka, sistem komunikasi dua hala, sistem maklum balas yang baik dan sebagainya dapat meningkatkan lagi keberkesanan komunikasi dalam organisasi

• Komunikasi yang berkesan dalam sekolah membantu memudahkan pembentukan pasukan kerja berkesan ke arah mencapai objektif dan matlamat yang telah ditetapkan bersama pada awalnya. • Komunikasi juga penting dalam pembentukan budaya kerja cemerlang di sekolah.