Kewangan Pss

PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH 1.0

PENGENALAN Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

2.0

SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah: 2.1 Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan. Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 17 Oktober 2002 ( KP. 1573/17/ Jld.14 (5) ), jenis Bantuan Per Kapita dan maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut, 2.1.1 Bantuan Pusat Sumber Sekolah. Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan. 2.1.2 Yuran Pelajar. Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri (RM 3.00 setiap bagi setiap pelajar SM & RM 1.50 bagi setiap pelajar SR) •

Kutipan Yuran Pusat Sumber yang melebihi dari had di atas, mesti mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui permohonan bertulis.

2.1.3 Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan (PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya). Wang Suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli; i. bahan-bahan bacaan ii. bahan rujukan iii. bahan bantu pembelajaran (BBM) iv. perabot v. peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran vi. serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran ( pertandingan, lawatan,kursus). 1

2.2

Sumber-Sumber Tambahan. Pihak sekolah dan Pusat sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan-tujuan khusus ataupun projek-projek khas seperti membuat pengubahasuaian PSS seperti, projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktivitiaktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan, antaranya ialah; i.

Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan Jualan barangan terpakai.

ii.

Aktiviti berterusan, contoh, jualan majalah, surat khabar atau buku-buku.

iii. Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya. iv. Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan, hari guru, dan lain-lain. v. Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah vi. Aktiviti daripada Radio Sekolah vii. Aktiviti menyewa bahan atau peralatan viii.Upah menaip ix. Khidmat laminating, penjilidan x. Jualan akhbar lama xi. Tayangan Video xii. Upah potong huruf Polysterin xiii.Program Riang Ria Satu Sen. xiv.Tabung Derma hari aktiviti sekolah. xv. Kuiz

SUMBER PSS 2

SUMBER TAMBAHAN

-Hari kantin -Jualan akhbar -Tayangan Video -Upah menaip -Program Riang Ria -Aktiviti Siaran Sekolah

KERAJAAN

WANG SUWA

- Geran Perkapita Pusat Sumber Sekolah

Terbahagi 2 a)Yuran Pelajar - RM3.00(S M) - RM1.50(SR ) b)- PIBG -Derma orang Perseorangan

Rajah : Sumber Kewangan Pusat Sumber Sekolah 3.0

AMALAN-MALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH DALAM MEMBUAT PEROLEHAN 3.1

Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali pembelian melalui panjar* wang runcit yang tidak melebihi dari RM 50.00. 3.2 Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan. 3.3 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal. 3.4 Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian. 3.5 Membeli dari wang pengetua/Guru besar sendiri atau lain-lain pegawai dan kemudian dituntut dari sekolah 3.6 Tidak mencatat dalam buku daftar bil 3.7 Pembelian dibuat melalui telefon sahaja. 3.8 Pembelian dari koperasi sekolah. *

4.0

Panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai.

CARTA ALIRAN PEMBELIAN MULA 3

Mesyuarat AJK Kewangan Sekolah Pastikan Baki Peruntukan Mencukupi Dalam Buku Tunai Pastikan Jenis/Kaedah/nilai Pembelian SM> 2,000 SR > 1,000

Senarai Pembelian Melalui Borang Pesanan Sementara

PTJ

TIDAK YA Sediakan Borang Pesanan Tempatan(LO) Terima/Semakan Borang (DO)

Terima Invois/Bil Rekod Daftar Stok Cop terima bil / invois

Merekod Dalam Daftar Bil

TAMAT

4.1

PROSES PEMBELIAN

4

Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan Wang suwa hendaklah direkod. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil Langkah 1 Mesyuarat AJK Induk/AJK Kewangan Sekolah Langkah 2 Penyelaras Pusat sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi. Penyelaras Pusat Sumber juga perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan. Langkah 3 Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2,000.00 bagi sekolah menengah dan melebihi RM 1,000 bagi sekolah rendah. Langkah 4 Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan pentadbir. Langkah 5 Borang pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Hanya 2 Salinan kepada Pembekal. Langkah 6 Pastikan barangan/bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan. Langkah 7 Rekodkan dalam daftar stok/rekod perolehan bahan (buku/bahan bukan buku) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan. Langkah 8 Cop tarikh terima pada bil/invois. Langkah 9 Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois.

5.0

CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

MULA 5

Pastikan Invois dan Salinan Asal Borang Pesanan Diterima Balik.

Pastikan Bil-Bil Dijelaskan Dalam Tempoh 30 Hari.

Sediakan Baucer Pembayaran 2 Salinan

Dapatkan Kelulusan Pengetua/ Guru Besar

Tulis Cek Dan Cop Sudah Bayar Pada Bil/Invois Dan Dapatkan Tandatangan Penanda Tangan Yang Diluluskan Rekod Pembayaran Dalam Buku Tunai

Hantar Cek dan Salinan Baucer Kepada Pembekal

Rekod Pembayaran Dalam Daftar Bil

Failkan Baucer

TAMAT

5.1

PROSES PEMBAYARAN

6

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara. Langkah 1 Pastikan Invois/bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya betul. Langkah 2 Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari. Langkah 3 Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Langkah 4 Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah. Langkah 5 Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN. Langkah 6 Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. Langkah 7 Rekod pembayaran dalam daftar bil. Langkah 8 Simpan salinan baucer di dalam fail.

LAMPIRAN A

7

ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH (NAMA SEKOLAH) ( TAHUN …… ) BIL O1 02 03

PERKARA

JUMLAH (RM)

CATATAN

Bantuan Pusat Sumber Sekolah + baki tahun ………. Wang Suwa + baki tahun ……….. Sumber Lain: 3.1 Sumbangan PIBG 3.2 Sumbangan syarikat/agensi/individu 3.3 Jualan kad keahlian 3.4 Jualan akhbar & majalah/buku 3.5 Aktiviti Jualan JUMLAH BESAR

Disediakan oleh,

………..tt………….. ( NAMA Penyelaras PSS

Disemak oleh,

)

……………tt………….. ( NAMA ) GPK Akademik

Disahkan oleh:

……….tt……………… ( NAMA ) Pengetua / Guru Besar

Tarikh:……………….……

8

LAMPIRAN B ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH (NAMA SEKOLAH) (TAHUN…..)

BIL 01

BUTIRAN Buku

HURAIAN

JUMLAH (RM)

Nisbah bilangan pelajar dengan buku Contoh: 1 orang pelajar = 10 judul buku Pertambahan buku tahun ………… 1: 5 + RM ……………… Pembahagian buku: a) Fiksyen b) Bukan Fiksyen Bahasa Sains & Mate Vok & Tek Kemanusiaan

: 30 % : 70 % : 15 % = RM : 20 % = RM : 15 % = RM : 20 % = RM JUMLAH

02

Majalah

Langanan Selama setahun a) Dewan Masyarakat b) Dewan Siswa c) Dewan Kosmik d) Pelita Bahasa

(12x RM4.50) (12x RM2.90) (12x RM4.50) (12x RM3.00) JUMLAH

03

Akhbar

Langanan Setahun a) Berita harian b) Utusan Malaysia c) N.S.Times

04

Bahan-bahan Proses Teknik

a) Kocek Buku b) Kad Buku c) Slip Tarikh d) Label buku e) Gam

05

Alat tulis dan peralatan pejabat

a) Fail Kertas b) Maker Pen

06

Bahan APD dan BBM

a)Pita audio b)Pita Video c)OHP Filem

(30XRM1.20 X 12 bln) (30XRM1.20 X 12 bln) (30XRM1.00 X 12 bln) JUMLAH ( 2 Kotak x RM35.00) ( 4 Peket x RM17.50) ( 4 Peket x RM17.50) ( 5 Peket x RM 1.50) ( 5 botol x RM 8.00) JUMLAH ( 2 Dozen X RM5.00) (2 Dozen x RM36.00) JUMLAH

JUMLAH

9

07

Aktiviti Pusat Sumber

a)Minggu Pusat sumber b)Perkembangan Staf c)Penghasilan bahan d)Bengkel e)Kursus dalaman f)Lawatan sambil belajar g)Sijil dan hadiah pengawas PSS h)Pameran bertopik

08

Penyelengaraan alatan/ servis / baikpulih

a)Televisyen b)Radio c)Perakam Video d)Komputer e)Projektor Overhead f)Pendawaian g)Alat hawa dingin

09

Projek Khas

a)Pondok bacaan b)Laluan Ilmu c)Keceriaan d)Laman Informasi e)Program Khas

JUMLAH

JUMLAH

JUMLAH JUMLAH BESAR Disediakan oleh: ……………tt……….. ( NAMA ) Bendahari

Disemak oleh:

…………..tt………… ( NAMA ) Penyelaras PSS

……….tt…………. ( NAMA ) GPK Akademik

Disahkan oleh: ……… tt……….. ( NAMA ) Pengetua/ Guru Besar LAMPIRAN C

10

PERBELANJAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH (NAMA SEKOLAH) (TAHUN) PENDAPATAN Perkara Jumlah(RM) 01. Bantuan Pusat Sumber Sekolah RM :……………….

PERBELANJAAN Perkara JUMLAH(RM)

Baki tahun ……… 02. Bantuan Wang Suwa Bil. Pel X RM 3 /1.50 Baki tahun ………… 03. Sumber lain 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10

JUMLAH

JUMLAH LAMPIRAN D1 Senarai Pesanan No: __________________

11

PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN TAHUN : _________ [ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________] --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan *WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER dari Syarikat :. Alamat HARGA JUMLAH BIL PERIHAL/PENENTUAN BANYAKNYA SEUNIT RM RM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia] T.Tangan :___AS______________

T.Tangan :________________________

Nama:

Nama dan Jawatan: _______________________

Tarikh:

Cop: ________________________

Tarikh: ________________________ ______________________________________________________________________________________________ Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tarikh:

________________________ ( NAMA ) PENGETUA ALAMAT & COP ________________________________________________________________________________________________ Peringatan 1. Borang ini hendaklah ditaip atau ditulis dengan jelas 2. Tidak dibenar membuat sebarang pindaan. 3. Buatkan satu garisan di bawah item pesanan yang terakhir.

LAMPIRAN D2 Senarai Pesanan No: __________________

12

PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN TAHUN : 2004 [ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________] --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan *WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER dari Syarikat : PUSTAKA RAKYAT (M) SDN BHD. Alamat : N0 : 24-26-28, GROUND FLOOR, JALAN WAWASAN 2/4 , B.B. AMPANG HARGA JUMLAH BIL PERIHAL/PENENTUAN BANYAKNYA SEUNIT RM RM 1 BUKU TEKS B.M. PERINTIS PERALIHAN 3 9.00 27.00 2 BUKU TEKS AMALAN B.M. 3 15.55 46.65 3 BUKU TEKS KHB ELEKTIF TING 1 7 8.10 56.70 4 BUKU TEKS KHB TERAS TING 1 7 11.50 80.50 5 BUKU TEKS BHS CINA TING 1 1 9.00 6 BUKU TEKS MENITI KACA 7 3.30 23.10 7 BUKU TEKS SEHIJAU WARNA DAUN 7 5.40 37.80 8 SELECTED POEM & SHORT STORIES 6 2.30 13.80 9 BUKU TEKS B.M. TING 2 7 7.30 51.10 10 BUKU TEKS GEOGRAFI TING 2 6 13.50 81.00 11 BUKU TEKS KHB ELEKTIF TING 2 8 7.20 57.60 12 BUKU TEKS PENDIDIKAN ISLAM TING 2 8 8.60 68.80 13 BUKU TEKS P.MORAL TING 2 2 6.30 12.60 14 BUKU TEKS SEJARAH TING 2 6 7.10 42.60 15 BUKU TEKS SEUNTAI KATA UTK DIRASA 7 5.00 35.00 16 THE PHANTOM OF THE OPERA 7 2.30 16.10 17 BAHASA ARAB KOMUNIKASI TING 2 5 10.40 52.00 18 BUKU TEKS SAINS TING 3 6 9.30 55.80 19 BUKU TEKS GOGRAFI TING 3 6 15.40 92.40 Less 20% RM 171.91 RM 687.64 Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia] T.Tangan :___AS______________ Nama:

NORASIAH ABDULLAH

Tarikh: 19.4.2004

T.Tangan :________________________ Nama dan Jawatan: _______________________ Cop: ________________________

Tarikh: ________________________ ______________________________________________________________________________________________ Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tarikh:

________________________ ( AMNAH BINTI HASHIM) PENGETUA SMK ABDUL JALIL 43100 HULU LANGAT ________________________________________________________________________________________________ Peringatan 1. Borang ini hendaklah ditaip atau ditulis dengan jelas 2. Tidak dibenar membuat sebarang pindaan. 3. Buatkan satu garisan di bawah item pesanan yang terakhir.

LAMPIRAN E

13

NAMA SEKOLAH …………………………………… ALAMAT : ……………………………………………

No.Telefon: ………….….

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN, JALAN JAMBU BOL 4/3E, 40604 SHAH ALAM. Ruj. Tuan Ruj.Kami Tarikh

: : :

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2,000.00/RM 1,000.00 Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan RM2,000.00/ RM1,000.00 seperti di bawah:-

khas

lebih

daripada

a)

Perkakas yang hendak dibeli …………………………………………..

b)

Harga yang dianggarkan ……………………………………………….

c)

Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti …………………………… dan baki yang belum dipertanggungjawabkan itu ialah RM ………..

d)

Sebab-sebab perkara itu mustahak ………………………………….. ……………………………………………………………………………..

e)

Disahkan barang/ perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana kontrak

kerajaan

(sama

ada

kontrak

Perbelanjaan/l

kontrak

Kementerian Pendidikan atau kontrak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut (tidak kurang dari 5 syarikat):-

f)

i)

………………………………………………………………………

ii)

………………………………………………………………………

iii)

………………………………………………………………………

iv)

………………………………………………………………………

v)

………………………………………………………………………

Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut:

14

g)

i)

………………………………………………………………………

ii)

………………………………………………………………………

iii)

………………………………………………………………………

iv)

………………………………………………………………………

v)

………………………………………………………………………

Jawatankuasa sebutharga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan sebab:i)

Syarikat …………………………………….. RM ……………….

ii)

Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas:……………………………………………………………………... ……………………………………………………………………...

Tarikh:…………………………

……………………… Pengetua/ Guru Besar

Pengetua/Guru Besar …………………………………………… …………………………………………… Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan Tarikh: ………………………….

…………………………… b.p Pengarah Pendidikan Negeri Selangor Darul Ehsan

LAMPIRAN F

15

BORANG BAUCER BAYARAN BAHAGIAN A KEPADA: TARIKH BEKALAN

NO BAUCER: PERUNTUKAN BUTIR-BUTIR KHIDMAT/BEKALAN

JUMLAH RM

NO. INVOIS Saya sahkan bahawa khidmat/beklan di atas telah dilaksanakan/ diterima dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah: ( RM )

BUTIR-BUTIR BAYARAN NO CEK: TARIKH:

TARIKH:

……………………….. (PENGETUA/GURU BESAR)

Nota: a) Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan penerima (dilekatkan pada cek) b) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan c)* Potong mana yang tidak sesuai BAHAGIAN B Diterima dari pengetua/ Guru Besar …………..… Cek bernombor …………..wang tunai bernilai (RM ) melalui baucer nombor ………………. bertarikh……….. kerana khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan. Tarikh :…………………

Tandatangan:……………..… Nama:………………………. Cop : LAMPIRAN G

16

SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 5 TAHUN 2002 Bertarikh : 17 Oktober 2002 PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA UNTUK SEKOLAH- SEKOLAH JENIS BANTUAN

100 MURID DAN KE BAWAH

1001-500 MURID

501-1000 MURID

1001 DAN KE ATAS

PUSAT SUMBER SEKOLAH (RENDAH)

RM 1500

RM 1 500 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 100 orang

RM 7 086 + RM 13.00 Seorang murid melebihi 500 orang

RM 13 573 + RM 12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang

PUSAT SUMBER SEKOLAH (MENENGAH)

RM 1500

RM 1 500 + RM 14.00 Seorang murid melebihi 100 orang

RM 7 086 + RM 13.00 Seorang murid melebihi 500 orang

RM 13 573 + RM 12.00 Seorang murid melebihi 1000 orang

Maksud Perbelanjaan Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti berikut : I)

Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran

II)

Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain- lain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran

III)

Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran.

IV)

Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan.

V)

Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

VI)

Program Pendidikan Khas Integrasi Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.

17