Informe Final

IDEA UNIVERSIDAD GALILEO IMB-PC San Cristóbal Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Lic. Francisco Regalado Administración de Procesos Administrativos Lunes 18:00 Hrs.

INFORME FINAL

Sussan Analy Hernández Contreras IDE15012478 Semana 8 30/mayo/2018

INTRODUCCIÓN

El diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar determinada situación con el fin de mejorarla por medio de nuevos procedimientos y métodos. La teoría de los sistemas estudia como las cosas se ajustan entre si e interactúan. A continuación en el presente trabajo mostraremos el nuevo Sistema de Emisión de Cheques que creamos para nuestra empresa con el fin de agilizar los procesos y ahorrar el recurso del tiempo tanto para nuestros proveedores como para nuestros empleados.

SISTEMA DISEÑADO A. SISTEMA DE PROVEEDORES

EMISION

DE

CHEQUES

A

En el taller No. 1 se diseñó un sistema en el cual se utilizará el formulario que se muestra en la figura a.1. Por medio de este se ingresa el código asignado al proveedor, los datos de la compra y los datos de la factura, posteriormente a esto el sistema generará una solicitud que deberá ser verificada por el personal indicado y al estar corroborada la información se selecciona la opción generar cheque y este lo generará a través del sistema, por último la salida se va al almacén o archivo tanto físico como virtual

Figura A. 1 B. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES El sistema de información que mejor se adapta a nuestro Sistema de Emisión de Cheques es el Sistema de procesamiento de transacciones, ya que este nos permite administrar y coordinar una actividad operacional de nuestra empresa, por otra parte nos provee medios para almacenamiento y recuperación de nuestra información.

C. FACTORES QUE INDICAN UNA RETROALIMENTACIÒN EXITOSA Dentro de los factores que nos indicarán una retroalimentación exitosa en nuestro sistema serán:  El total en nuestro sistema comparado con el total de la factura  Los datos del proveedor serán los que se indican en la factura que este nos provee. D. BENEFICIOS DE NUESTRO SISTEMA DE EMISIÓN DE CHEQUES: Dentro de los beneficios principales que podemos mencionar en nuestro sistema de emisión de cheques están los siguientes:       

Ahorro de tiempo Agilización del proceso a favor de nuestros colaboradores Consistencia en el proceso Es simple y sin complicaciones para nuestros usuarios Permite realizar un proceso organizado Es económico Nos ayuda a evitar retrasos para la emisión de nuestros cheques.

E. PRESUPUESTO IMPLEMENTACION CHEQUES. EQUIPAMIENTO Computador Impresora Software Antivirus TOTAL

DE DEL

QUIPAMIENTO PARA SISTEMA DE EMISIÓN DE COSTO Q. 5000,00 Q. 4500.00 Q 850.00 Q 600.00 Q. 10,950.00

F. ANALISIS AL VALOR AGREGADO

Figura A. 2 PROCESO ANTIGUO Actividad Descripción 1

2 3

4

5.

6.

TOTALES

Tiempo

Recepción: El mensajero entrega la 3 minutos contraseña e indica lo que necesita a la secretaria Secretaria verifica contraseña y 3 minutos llama a auxiliar de archivo El auxiliar de archivo coloca código 5 minutos único de verificación a contraseña Auxiliar de contabilidad recibe y 3 minutos verifica el código único de verificación El auxiliar de contabilidad entrega el 3 minutos cheque y un Boucher al mensajero El mensajero firma el Boucher y lo 2 minutos devuelve al auxiliar de contabilidad 19 minutos

El tiempo se reduce 26 minutos, es decir, el proceso mejora en un 57.77%. Dentro de los beneficios que se pueden encontrar tenemos los siguientes:  Se hace un proceso menos burocrático, tanto para los empleados como para el mensajero o proveedor.  Se ahorra tiempo en beneficio a ambos  Se realiza cada paso de manera màs ordenada  Se brinda un servicio eficaz al mensajero o proveedor G. PROTOTIPO DE SALIDA PROPUESTA EN EL SISTEMA DISEÑADO

CONCLUSIONES

Finalmente podemos observar que para crear un sistema y una serie de procesos y procedimientos es necesario observar las necesidades de nuestra empresa y los clientes tanto internos como externos para cumplirlas a cabalidad y así obtener una automatización exitosa.

ANEXOS