Informe Auditoria Banco Mundo Mujer (1).docx

INFORME AUDITORIA BANCO MUNDO MUJER

PRESENTADO POR: DANIEL EDUARDO ANAYA MUÑOZ JAMES MUÑOZ QUIÑONEZ

PRESENTADO A: LUIS CARLOS VALENCIA HERRERA ASIGNATURA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA SEMESTRE: SEPTIMO NOCHE

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y DE LA ADMINISTRACIÓN POPAYÁN 2017

CONTENIDO Pag. 1. ANALISIS PRELIMINAR……………………………………………………...3 1.1 INFORMACION DE LA EMPRESA………………………………………...3 1.1.1 RESEÑA HISTORICA……………………………………………………..3 1.1.2 MISION……………………………………………………………………....3 1.1.3 VISIÓN……………………………………………………………………….3 1.1.4 OBJETIVOS BANCO MUNDO MUJER………………………………………4 1.1.5 VALORES CORPORATIVOS……………………………………………………4 1.1.6 UBICACIÓN…………………………………………………………………4

1.1.7 ORGANIGRAMA……………………………………………………………….. 5 1.1.8 REGLAMENTO INTERNO……………………………………………… 5 1.1.9 NORMATIVIDAD……………………………………………………….. 6 2. ENTREVISTA………………………………………………………………... 8 3. APLICACIÓN DE MATRICES………………………………………………9 3.1 MATRIZ DOFA……………………………………………………………...10 3.2 MAPA DE RIESGOS…………………………………………………….... 11 3.3 MAPA DE PROCESOS……………………………………………………12 3.4 MAPA DE RIESGOS………………………………………………………..13

1. ANALISIS PRELIMINAR 1.1 INFORMACION DE LA EMPRESA 1.1.1 RESEÑA HISTORICA A finales de los años 70 se creó en Estados Unidos el Women’s World Banking (Banco Mundial de la Mujer), idea iniciada en 1975 en la primera conferencia de Naciones Unidas sobre la mujer, cuya misión era crear una entidad que fomentara la participación de las mujeres empresarias en la economía local; teniendo acceso a las finanzas, la información y los mercados. En Popayán, capital del departamento del Cauca y con la filosofía del Banco Mundial de la Mujer, nació en el año 1985 la Fundación Mundo Mujer como una Organización No Gubernamental, ONG, que con el paso de los años se convirtió en la entidad de microcrédito con mayor desarrollo económico y beneficio social de esta región y del país. Con la experiencia de 29 años en el mercado atendiendo a las comunidades estrato uno, dos y tres de Colombia, otorgando microcrédito de una manera fácil, rápida y oportuna y con atención personalizada, permitiendo la inclusión financiera, promoviendo el empoderamiento, autoestima e independencia de la mujer y en aras de ofrecer nuevos productos a la comunidad; la Fundación Mundo Mujer decide iniciar su proceso de evolución a banco. Es así como el 18 de diciembre del 2014 la entidad recibe con gran satisfacción la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia para operar como un banco y desde febrero de 2015 abre sus puertas, MUNDO MUJER EL BANCO DE LA COMUNIDAD. Conservaremos nuestra esencia, nuestra metodología y a través del microcrédito y del ahorro, seguiremos trabajando con gran responsabilidad para apoyar el crecimiento y el mejoramiento de la calidad de vida de miles de colombianos, que nos verán como una alternativa para hacer realidad sus sueños.

1.1.2 MISION Contribuimos al desarrollo económico de las comunidades trabajadoras del país, estimulando el ahorro y generando acceso fácil y oportuno al crédito y a los servicios financieros complementarios, mediante una metodología personalizada, que genera crecimiento y desarrollo del talento humano de la organización, rentabilidad para los accionistas y la entidad, garantizando su solidez y permanencia en el tiempo.

1.1.3 VISIÓN Seremos el Banco Líder de la Comunidad.

1.1.4 OBJETIVOS BANCO MUNDO MUJER



Contribuir al desarrollo económico de las comunidades trabajadoras del país.



Incentivar el ahorro.



Apoyar a las comunidades vulnerables o escasos recursos con el fin de que puedan sacar un microcrédito para su negocio propio.



Generar inclusión financiera mediante una atención personalizada



Desarrollar el talento humano de la organización

1.1.5 VALORES CORPORATIVOS: Nuestra cultura organizacional está orientada con valores corporativos que enmarcan el direccionamiento del negocio. Todos interiorizamos estos valores y los practicamos porque hacen parte de nuestras vidas e interactúan en los contextos en que nos desenvolvemos. Excelencia: Constancia, responsabilidad, efectividad. Respeto: Para influir, generar afiliación y ser admirado. Liderazgo: Responsabilidad que entraña conducir personas y cumplir objetivos. Integridad: Actuar con honestidad para generar confianza. Humildad: Aceptarnos como somos y reconocer nuestras debilidades para mejorar.

1.1.6 UBICACIÓN El banco Mundo Mujer su sede principal se encuentra ubicada en la Carrera 11 n° 5-56 en la ciudad de Popayán.

1.1.7 ORGANIGRAMA

1.1.8 REGLAMENTO INTERNO CAPÍTULO I ART. 1º—El presente reglamento interno de trabajo prescrito por el banco MUNDO MUJER EL S.A (el cual se llamara en adelante “el banco”) con domicilio principal en la carrera 11 N° 5-56 en el barrio Valencia, de la ciudad de Popayán y con establecimientos de comercio en todo el territorio nacional y a sus disposiciones quedan sometidas tanto el Banco como todos sus trabajadores. Este reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo sólo pueden ser favorables al trabajador.

CAPÍTULO II

Condiciones de admisión Período de prueba ART. 3º—La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular con él un período inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de este, las conveniencias de las condiciones de trabajo (CST, art. 76). Horario de trabajo ART. 8º—Las horas de entrada y salida de los trabajadores son las que a continuación se expresan así: Días laborables. Personal administrativo y operativo Lunes a viernes Mañana: 8:00 a.m. a 12:00 m. Hora de almuerzo: 12:00 m. a 2:00 p.m. Tarde: 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Sábado Hora de entrada: 09:00 am Hora de salida: 12:00 m Con períodos de descanso de diez minutos. Servicio médico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo Prescripciones de orden ART. 38.—Los trabajadores tienen como deberes los siguientes: a) Respeto y subordinación a los superiores. b) Respeto a sus compañeros de trabajo. c) Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo en las relaciones personales y en la ejecución de labores. d) Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal colaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa. e) Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad y de la mejor manera posible.

f) Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa. g) Recibir y aceptar las órdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el trabajo, con su verdadera intención que es en todo caso la de encaminar y perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general. h) Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su respectivo jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos de trabajo. i) Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe desempeñar las labores siendo prohibido salvo orden superior, pasar al puesto de trabajo de otros compañeros.

1.1.9 NORMATIVIDAD LEY 45 DE 1990: Por la cual se expiden normas en materia de intermediación financiera, se regula la actividad aseguradora, se conceden unas facultades y se dictan otras disposiciones”. Es una de las reformas estructurales más importantes del sistema financiero colombiano. Estuvo orientada hacia la liberalización de los mercados y la internacionalización de la economía, y dio paso a la estructura de la multibanca dentro del modelo de matrices y filiales. Mediante ésta se autorizó la participación de los establecimientos de crédito en la propiedad de entidades orientadas a la gestión de portafolios, actividades fiduciarias, la administración de pensiones y cesantías, y la venta de seguros y corretaje. Otro de sus aportes fue la autorización al Ejecutivo para expedir el primer Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el cual estaba contenido en el Decreto Ley 1730 de 1991. LEY 35 DE 1993 Por la cual se dictan normas generales y se señalan en ellas los objetivos y criterios a los cuales debe sujetarse el Gobierno Nacional para regular las actividades financiera, bursátil y aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público y se dictan otras disposiciones en materia financiera y aseguradora ”. Mediante esta ley se reguló la intervención, inspección, vigilancia y control del Gobierno Nacional en las actividades financiera, bursátil y aseguradora. Igualmente, se estableció el procedimiento de venta de acciones del Estado en instituciones financieras y entidades aseguradoras. En desarrollo de las facultades

que esta ley otorgó al Gobierno Nacional para la actualización de la normatividad financiera, se expidió el Decreto 663 de 1993, actual Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. LEY 510 DE 1999: Por la cual se dictan disposiciones en relación con el sistema financiero y asegurador, el mercado público de valores, las Superintendencias Bancaria y de Valores y se conceden unas facultades”. Esta ley, publicada el 4 de agosto de 1999, constituyó una reforma al sistema financiero, que incluyó la modificación del régimen de toma de posesión y de los requisitos para la creación de instituciones financieras. Además, estableció un nuevo sistema de crédito a largo plazo para vivienda. De manera concreta, esta ley reformó el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en las siguientes materias: Condiciones de ingreso al Sistema Financiero, facultades de intervención del Gobierno Nacional, régimen de inversiones de capital, régimen de los establecimientos bancarios, régimen de las corporaciones financieras, régimen de las corporaciones de ahorro y vivienda, régimen de las compañías de financiamiento comercial, medidas cautelares y toma de posesión, Fondo de Garantías de Instituciones Financieras y seguro de depósito, Superintendencia Bancaria, disposiciones relativas al mercado de valores, régimen del Banco Cafetero y financiación de vivienda a largo plazo. Esta ley ha sido modificada y parcialmente derogada por las Leyes 676 de 2001, 964 de 2005 y por el artículo 54 del Decreto 775 de 2005.

2. ENTREVISTA Por medio de una entrevista realizada al personal de la entidad, clientes y su vez por medio del método de observación se pudo apreciar las siguientes falencias o irregularidades que se presentan dentro de Banco mundo mujer.

GESTION OPERATIVA  



TALENTO HUMANO Quejas de los  Pérdida de tiempo usuarios por fallas para las áreas en en el sistema, sus solicitudes Retrasos en el tiempo de respuesta, lo que genera malestar en el cliente y que no se pueda satisfacer su necesidad en el momento oportuno. Deficiencia en la seguridad de la documentación por parte de los encargados de esta área lo que puede acarrear problemas legales, perdidas a la empresa



Demora en tiempo de establecimiento de personal en su cargo e iniciación con capacitaciones.



Mala comunicación influenciada por el mal clima laboral que en ocasiones se maneja como el estrés o sobrecarga laboral debido a que es una entidad financiera

FUERZA COMERCIAL  Falta de capacitación  Fallas al momento de brindar información a los clientes producto de mala comunicación  En cuanto a renovación de créditos no se tienen en cuenta las precauciones en cuanto a verificación de datos como suele hacerse en un crédito nuevo ocasionando errores.  Mal manejo de los procesos de cobranza.

3. APLICACIÓN DE MATRICES 3.1 MATRIZ DOFA FORTALEZAS

MATRIZ DOFA BANCO MUNDO MUJER DEBILIDADES

1. Como fundación y en la actualidad como banco cuenta con una experiencia de 31 años en el ámbito financiero. 2. Respaldo para cumplimiento de sueños de clientes y funcionarios 3. Disponibilidad de equipos y adecuación de instalaciones con excelentes condiciones 4. Soporte adecuado en caso de fallas en el sistema o aplicativo. 5. Control y capacitación continuas que mejoran el desempeño de los funcionarios.

1. Continua rotación del personal. 2. Continuo cambio de procesos. Contratación temporal por reemplazos vacacionales. 4. Quejas de la aseguradora contratada. 5. Archivo de documentación externo.

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIAS (FO)

ESTRATEGIAS (DO)

1. inversionistas externos. 2. Crecimiento económico. 3. Apertura de nuevas oficinas en el territorio nacional. 4. Aceptación del cliente existente y potencial. 5. Nuevos productos financieros.

1. Incentivo constante en el apoyo a sus funcionarios que genera lealtad y compromiso con la organización. 2. Con la apertura de nuevos productos y capacitación al personal generación de nuevos recursos. 3. Con el soporte continuo del sistema se contara con la aceptación del cliente potencial.

1. Con la rotación continua del personal las oficinas nuevas contaran con personal capacitado que ayudara a los demás. 2. La contratación temporal una vez finalizada permitirá contar con personal entrenado para las nuevas oficinas. 3. Realizar nuevos convenios con la aseguradora de tal forma que los clientes estén más satisfechos con la misma.

AMENAZAS

ESTRATEGIAS (FA)

ESTRATEGIAS (DA)

1. Oferta de otras instituciones financieras. 2. Interés más bajo por parte de la competencia. 3. Fraude interno. 4. Fraude externo. 5. Errores en los convenios de pago externos.

1. Crédito fácil, rápido y oportuno frente a otras financieras más demoradas en el proceso de aprobación. 2. Utilizar sistemas sofisticados contra el malware o fraude cibernético. 3. Crear nuevos convenios de pago.

1. Rotar personal nuevo y antiguo con el fin de minimizar riesgos de fraude interno en nuevas oficina 2. Realizar vigilancia de riesgos a la empresa de archivo contratada para evitar filtración de información interna al exterior. 3. Con el intermitente cambio de procesos realizar capacitaciones, retroalimentaciones los puntos de pago externo para minimizar el error.

3.

3.2 MAPA DE RIESGOS

IMPACTO

PROBABILIDAD Alta

Moderado

2 0 Inaceptable 1 0 Importante

Leve

5 Moderado

Catastrófico

RIESGO

DESCRIPCIO CAUSA N

DISTRACCION DEL PERDIDA DE PERSONAL AL DOCUMENTA REALIZAR CION OTRAS LABORES CONTUSIONE S EN FALTA DE CLIENTES O PRECAUCION FUNCIONARI OS

FALTA DE EMPODERAMI ENTO DEL CARGO

REALIZAR LAS COSAS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE RED INHABILITADA FALLAS CAIDA O TECNICAS TEMPORAL SUSPENSION DEL SISTEMA DEL SISTEMA DE ENERGIA O ELECTRICO POR ARREGLOS. FALTA DE CAJA TRASLADO EN EL PDA Y DE DINERO PERDIDA DE REPORTE A LA DE UN PDA A INGRESOS AGENCIA UNA CORRESPONDI AGENCIA ENTE

PROBACION ERRONEA DE UN MONTO DE CREDITO

INGRESO DE DINERO ILEGAL POR CAPTACION

3 6 0 3 0 1 5

Importante Moderado Tolerable

ACCIONES ORGANIZACIONAL ES

EFECTO PERDIDAS ECONOMICAS DEMANDAS JURIDICAS

Media

2 4 0 2 0 1 0

Baja

1

Moderado

20

Tolerable

10

Tolerable

5

IMPACTO

REALIZACION DE CAPACITACIONES O AUNQUE EXISTE CATASTROFICO PERSONAL QUE NO ACATAN LAS RECOMENDACIONES

PROBABILID AD DE CALIFICACION SUCESO

MEDIA

IMPORTANTE

BAJA

TOLERABLE

PLAN DE CONTINGENCIA PERDIDAS REALIZACION DEL ECONOMICAS E PROCESO MANUAL E MODERADO INSATISFACCION INGRESO POSTERIOR DEL CLIENTE AL SISTEMA CUANDO SE ESTABILICE

MEDIA

MODERADO

PERDIDAS ECONOMICAS

SEGURIDAD Y POLIZA MODERADO CONTRA ROBO

MEDIA

MODERADO

VERIFICACION DEL CLIENTE POR EL DIRECTOR DE AGENCIA Y MODERADO CORROBORACION VIA TELEFONICA CON EL ANALISTA DE CREDITO

BAJA

TOLERABLE

CAPACITACIONES EN RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTACION, VERIFICACION EN EL MODERADO SISTEMA NACIONAL DE FRAUDE (POLICIA, REGISTRADURIA, ETC…)

BAJA

TOLERABLE

DEMANDAS JURIDICAS

SI EL MONTO DE CREDITO ES ALTO EL CLIENTE QUIZAS NO EQUIVOCACI PODRA CUMPLIR ON AL CON LA RELACION DE PRESENTAR OBLIGACION CLIENTES LA CREDITICIA Y SI HOMONIMOS PROPUESTA POR EL DE CREDITO CONTRARIO ES BAJO GENERARA INSATISFACCION FRENTE A LA ORGANIZACIÓN PERSONAS INESCRUPULO SAS QUE PRESENTACIO DEMANDAS DESEAN N DE JURIDICAS Y REALIZAR DOCUMENTA DESPIDO DEL LAVADO DE CION FALSA PERSONAL ACTIVOS Y PERSONAL DESCUIDADO

SEÑALIZACIÓN E INDICACION POR MODERADO PARTE DEL PERSONAL DE VIGILANCIA

3.3 MAPA DE PROCESOS

3.4 MAPA DE RIESGOS