Importancia De Los Archivos.docx

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA ACTIVIDAD N°1

CURSO VIRTUAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

BLANCA LILIA HERNANDEZ CORREDOR 2018

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Ensayo: Importancia de los archivos”. El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país que se desarrolle de una forma correcta, analizando concienzudamente su actividad en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones, empresas e instituciones colombianas; en muchas oportunidades se hablaba que las personas encargadas de llevar acabo el archivo eran personas que les imponían un castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta actividad sin tener en cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para anejar un proceso tan complejo, los métodos que se empleaban para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada persona, lo que aumentaba los riesgos de fracasos en cada una de las actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, lo que afectaba negativamente a determinada empresa u organización. En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una información Útil que forma parte de lo que es posteriormente conocido como banco de datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico. Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura, y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

Se puede afirmar y según mis investigaciones y según mis investigaciones realizadas que a partir del año 2010 el gobierno colombiano observó que el archivo era importante para para el desarrollo de nuestro país y le dio gran importancia al manejo del mismo.. Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, debe legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan de la organización del archivo. Según lo leído en el material de estudio, donde manifiesta que l” la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, donde el archivo nos brinda un apoyo para la toma de decisiones, y no orienta a tomar la mejor, además de tener todos los documentos de la empresa organizados de forma tal que nos permita realizar análisis estadísticos de otros meses o años con el fin de mejorar el bienestar de la empresa.

En el archivo está implícita la tecnología, ya que la Tics están inmersas con el fin de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al uso del que hace el documento y al usuario externo. Los procedimientos están ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX, estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, son fundamentales para ejercer la práctica archivística, pues, a través de ellos es posible ejercer el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas jurídicas o físicas, instituciones u organismos públicos o privados en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional contribuye de forma efectiva a conservar la memoria histórica de los pueblos perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, esta información está al servicio de los investigadores, los ciudadanos y el estado. El uso de las nuevas tecnologías permite que la comunicación se realice de forma efectiva y rápida, donde las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios. El correo electrónico permite intercambiar información de manera rápida y eficaz, ya que por medio de este, es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para la solicitud de documentación, comunicación de transferencias, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, entre el archivero y los proveedores, entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. El uso de internet potencia el uso del archivo en las empresas, multiplica las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Según mis conceptos personales, el archivo es fundamental para las actividades legales de una empresa, no pueden ejercer este tipo de actividades personas que no tengan la suficiente información de cómo desarrollar una acertada planeación lo que se traduce en compañías que no tiene una base sólida para el manejo de la información, recordemos que la información es el activo de más valor de la sociedad. Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las

acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida. Un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión.