Importancia De Los Archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son muy importantes porque son aquellos que nos permiten servir de testigo por lo que contiene para cualquier tramite administrativo o a nivel general, que los podemos encontrar clasificados de acuerdo al tiempo establecido en 3 etapas, que son archivo de gestión, central, o histórico. Donde según la organización podemos encontrar que el archivo centralizado es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización, por ejemplo, en la entidad en donde trabajo, el área de Gestión Documental es quien controla la documentación con Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención, haciendo sus respectivos procesos archivísticos, clasificación, ordenación, foliación y digitalización a estos mismos. Que, según su uso, el archivo activo es porque está en permanente consulta, semiactivo porque su consulta es menor, archivo inactivo son los documentos con una durabilidad perpetua. Según su naturaleza; se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo: público, privado de interés público y privado. Y ya por último es dependiendo su ciclo vital, que ya es cuando retomamos al archivo de gestión que esta sujeta a consulta administrativa, el archivo central donde reposan documentos transferidos por diferentes áreas y su consulta no es muy frecuente y ya por último el histórico que son de conservación permanente. Sus cualidades tienen que ver con las ventajas que prestan a la organización son 5: económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos. Su categorización nos permite clasificarlos dependiendo el orden territorial en que se administra, como lo dice el Archivo General de la Nación, que desde su jurisdicción de competencias se clasifican en: Archivo General de la Nación, que son del Departamento, municipio y distrito. Territorial según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia se clasifican en: archivos de entidades del orden nacional, departamental, distrital, metropolitano, municipal, local, archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley y archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle. Organización del Estado según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia se clasifican en archivos de la rama ejecutiva, legislativa, rama judicial, archivos de los organismos de orden de control y archivos de los organismos autónomos. Así se puede concluir con que los archivos son muy importantes para la organización, ya que tienen cualidades, el buen uso de sus respectivos procesos nos trae ventajas y haciendo buen uso de los elementos para su conservación nos permiten una buena búsqueda y consulta de los mismos.