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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos a través de la historia han tomado mucha importancia para la sociedad en general ya que nos permiten controlar, organizar y ordenar de una manera fácil, lógica y practica el fondo acumulado que poseamos. El proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el profesional debe archivar implementando los métodos apropiados para conseguir la funcionalidad del archivo que está manejando. Toda empresa tiende a ser una gran productora de documentos, tales como: contratos, fichas, actas, comunicaciones, memorandos, etc. Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información Institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. En los archivos se encuentra la información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales reclamaciones. Los documentos registran información del pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá que partir de su puesto o inconsistencias poco creíbles. Una excelente custodia en un archivo garantiza que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos. El buen manejo de un archivo dado por personal idóneo y capacitado en servicios y procesamiento de documentos permite que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.

En Colombia existe un ente regulador y veedor de que a los archivos se le dela importancia, valor y cuidado que estos merecen, este es el Archivo General de la Nación quien apoyado en los parámetros fijados en la ley 594 indica cómo debe constituirse un archivo con indicaciones, características y funcionalidad del mismo para que brinde así los servicios de salvaguardar toda la documentación que allí sea necesario depositar. Y de este modo es como se le da cumplimiento a la ley obligando a las empresas públicas, privadas y privadas que cumplan con funciones públicas a tramitar y disponer de los documentos que se produzcan teniendo en cuenta el origen y orden natural. ¡Correcto! Su tarea aparece en esta página. El número de confirmación de la tarea es 8e2511ca-0b8b-4888-b810-cc8aad58b108. Copie y guarde este número como prueba de la entrega. Vea todos sus recibos de entregas en Mis calificaciones.