Hasil Reviewer Kegiatan Seminar International Dan Exhibition.docx

HASIL REVIEWER KEGIATAN SEMINAR INTERNATIONAL DAN EXHIBITION (Perangkum dan Penulis: Laksmita Anggraeni )

Catatan ini dibuat dari hasil masukan yang diperoleh baik secara langsung (meeting evaluasi pada hari SEnin, 10 Desember 2018) maupun tidak langsung (dikumpulkan oleh team reviewer).

A. HASIL REVIEWER YANG TELAH DIANGGAP BAIK

No

Kategori

1

Umum

2

Efisiensi

3

Exhibition

4

SDM / Kepanitiaan

5

Institusi

Hasil Reviewer yang telah dianggap baik

Reviewer

Secara keseluruhan bagus. Dengan melihat indicator: Mencapai sasaran mengenalkan poli dan program aplikasinya dengan zero accident, 1. Memberikan pembelajaran kepada pengunjung tentang revolusi industri 4.0, 2. Menyadarkan poli akan pentingnya kerjasama dengan stake holders 3. Pentingnya mitra industri dan 4. Menyadarkan pentingnya komitmen pimpinan dalam kemajuan (Dari 12 sub even aktifitas, aktivitas yang terbaik adalah ramuan acara, disusul display expo, disusul conferensi, perlombaan generasi pasti, hiburan dan manajemen pengunjung)

Tim Penerima Pekerjaan

6. Secara keseluruhan acara bagus. Untuk event dengan persiapan yang cukup singkat tidak mungkin sempurna 7. Diluar tantangan yang begitu banyak dengan waktu yang begitu mepet dengan beragam kegiatan kegiatan dapat dikatakan berjalan dengan baik, walaupun tidak sempurna (expo, seminar, diskusi public dll)

Harianto

Acara berjalan sesuai anggaran sekaliopun banyak acara tambahan. Hal ini berhasil dilakukan dengan melakukan efisiensi yang sangat ketat Exhibisi cukup bagus, penataan booth dan materi yang ditampilkan cukup baik. Memang ada beberapa booth yang lokasinya agak ngumpet sehingga luput dari perhatian sejumlah pengunjung 1. Semua personil bekerja dengan baik dan dapat bekerjasama melewati batas-batas tupoksi berorientasi pada keberhasilan tujuan akhir 2. harusnya ada panitia dari PMU yang ikut terlibat. Sehingga beberapa pejabat kami sulit untuk berhubungan. Susunan panitia sudah pernah dibuat tetapi tidak dapat jalan. 3. Materi audio visual dibantu oleh team Ciriajasa dengan (mengenai digital 4.0) walaupun pada awal seharusnya menjadi tanggung jawab team Media Promosi

Sutarum W (ADB)

Polinema sebagai Lembaga Pemerintah yang ditugasi Seminar International tidak ada ikatan yang pasti dengan

Edi (Polinema)

Sari S

Sutarum W (ADB)

Sutarum

Ina (Crjasa)

Sari S

Keterangan

tugas tersebut. Dampaknya berat, namun semua bisa diatasi dengan semata suksesnya acara tersebut Acara dan hiburan dipandu dengan baik oleh Profesional

6

Acara

7

Seminar

Jalannya seminar juga cukup lancar, meskipun ada yang terlambat, tetapi ada pemberi informasi

8

Media

Sudah ada 14 liputan media mengenai acara tersebut.

Edi (Polinema) Harianto

B. HASIL REVIEWER YANG PERLU DISEMPURNAKAN :

No

Kategori

Hasil Reviewer yang Perlu disempurnakan

1

Umum

1. Koordinasi dan Komunikasi agak kurang

2

Exhibition

2. Layout booth ada yang terlalu jauh 3. koordinasi booth terlalu lama (booth ada yang belum bisa dipasang sampai dengan pukul 22.00), sehingga pagi-pagi datang ada beberapa booth yang belum siap. 4. Sistem keluar masuk pintu / koordinasi petugas kurang (name tag tidak terkoordinir dengan baik 5. Pameran, booth nya terlambat dibuat. Listrik belum masuk saat malam hari Di Pameran juga perlu route berkunjung. Perlu ada flow pada pemasangan booth. 6.

3

4

Perencanaan

Seminar

Reviewer Bambang (Polinema) Budi S Sutarum W Harianto

Harianto

1. Waktu mulai dari persetujuan program sampai acara dilaksanakan sangat singkat, dua bulan setengah 2. Persiapan harus lebih awal 3. Decision making lebih jelas dan bisa lebih cepat 4. Kesiapan tempat, terutama booth display pamerah, peserta sudah datang, tetapi booth belum siap (D) 5. Dari sisi waktu, persiapan memang termasuk pendek, khususnya untuk all of paper. Terbantu karena ‘gratis’ menjadi banyak yang tertarik untuk mengirimkan papernya.

Sutarum W Sutarum W

1. Pengorganisasian Seminar harus lebih baik 2. Pada Kegiatan Seminar jangan banyak parallel diskusi 3. Agenda harus dicetak lebih dulu dan dibaikan kepada semua peserta di dijelaskan oleh MC 4. Venue seminar harus lebih baik: utamanya terkait peserta yang keluar masuk ruangan supaya tidak mengganggu 5. Kesiapan poli-poli untuk presentasi sedikit terlambat.

Harianto Harianto Harianto

Sutarum W

Harianto T

M Nurdin

Keterangan

6. Waktu presenter juga sangat sedikit (hanya 5’ present dan 2 menit diskusi). 7. Informasi presenter yang terpilh sangat dekat waktunya. Sampai jumat malam baru ada pemberitahuan lolos untuk menjadi call of paper 8. Pada saat pelaksanaan, pengelompokan secara umum sudah bagus, tetapi ada yang kurang pas, misalkan pada Room 1 (per topik kurang sama) 9. Keynote speaker di setiap room perlu ada. Keynote speaker perlu diberi honorarium.

M Nurdin

5

Sarana Pendukung

1. Kesiapan pendukung, seperti toilet. Pada saat pembukaan toilet masih kotor. Padahal toilet disiapka untuk VIP dan closed masih belum flushed setelah ada yang pakai, dialami di toilet pria 2.

Didin

6

Protokoler

1. Agenda penutupan mengundang pejabat, menteri disposisikan kepada Dirjen. Dijen disposisikan kepada Sesditjent. Untuk menutup acara. Bu Sesditjen sudah datang, tetapi yang tampil masih yang membuat. Padahal Kepala Bagian Umum sudah meminta perubahan agenda kepada EO. yang menutup bukan direktur. termasuk pembagian hadiah, sebaiknya yang memberikan hadiah utama pejabat yang paling tinggi atau yang mewakili pejabat tinggi. Hal ini hasil diskusi saya dengan Ka Bagian Umum sebagai Penanggung jawab protokoler di Ditjen Kelembagaan 2. Jadwal kehadiran pejabat yang berubah-ubah menyulitkan penyesuaian perubahan acara. 3. Protokoler perlu diperhatikan. Misalkan pembagian hadiah harusnya yang menyerahkan adalah ibu Sesditjen bukan ibu Direktur 4. Keberadaan VIP dengan ketidak pastian siapa yang hadir dan jadwal yang tidak dapat dipastikan di awal banyak hal yang diluar kendali (protokoler penutupan)

Didin

1. Mobilisasi SMK pada hari pertama masih agak kurang 2. Distribusi Undangan terlalu dekat. Sehingga beberapa kementrian ada yang tidak dapat hadir 3. Koordinasi undangan dengan PMU agak sulit

Harianto Harianto

1. Penampilan DJ di akhir acara agak kurang pas 2. Perlu melibatkan tuan rumah untuk mengisi acara hiburan (penari, DJ, dll) 3. Beberapa schedule berubah-ubah, karena mengikuti schedule dari pejabat kementrian. 4. 1. Narasumber cukup membuat khawatir, ada yang gagal tampil di last minutes (GOJEK). 2. Juga ada yang miss komunikasi tampil (pak Nanang – Veneta) pada hari pertama yang terakhir. Beliau tidak kedengaran saat dipanggil oleh MC.

Tim Media Budi S

7

8

9

Undangan

Acara

Narasumber

Harianto Tundung

Yanti

Ina (Ciriajasa)

Harianto T

Sari S Sari S

Hari terakhir UAS anak SMK

3. Narasumber (Direktur) memberikan banyak hal kepada mahasiswa (magang, beasiswa, ke Canada, hadiah tabungan) . Sama halnya dengan pada saat Direktur keliling group 4. Mengenai Pembicara dari Luar Negeri, karena tidak ada honorarium, membuat beberapa narsumber tidak bersedia hadir. Seharusnya bisa dikondisikan, 1 hari menjadi narasumber dan hari kedua menjadi reviewer

Asti / Tyas

Budi S

Karena pos anggaran mepet, dan karena hanya 2 jam, tidak diperbolehkan untuk memberikan honorarium sebesar 1000 USD.

ANALISA & KESIMPULAN DARI REVIEWER SECARA KESELURUHAN : Secara umum kegiatan Seminar International dan Exhibition dengan persiapan yang sangat singkat (2-3 bulan) dapat dikatakan terselenggara dengan baik. Masalah koordinasi dan komunikasi masih menjadi masalah utama yang ke depan harus lebih diperhatikan. Baik koordinasi dan komunikasi dari pihak EO (Ciriajasa), Tuan Rumah Penyelenggara (POlinema) dan PMU. Kesulitan terbesar adalah mengenai keberadaan VIP yang jadwal dan kehadirannya sulit dipastikan sampai dengan last minutes, membuat beberapa agenda dan protokoler tidak dapat dijalankan dengan sempurna. Dalam kaitannya dengan hiburan panggung dan penampilan booth telah dilaksanakan oleh team EO sesuai dengan harapan. Ada beberapa hal yang perlu diperbaiki, terutama kaitannya dengan Seminar (informasi seminar, materi dalam setiap sesi parallel diskusi dan waktu diskusi pannel) serta beberapa kesiapan pendukung saat pembukaan yang belum sempurna.

Jakarta, 11 December 2018 Perangkum dan Analisa, Laksmita Anggraeni